Ứng dụng essentinal PIM vào công tác quản lý lịch việc tại UBND xã khánh an, huyện yên khánh, tỉnh ninh bình

LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan bài khóa luận tốt nghiệp là do chính tôi thực iện, số liệu
và kết quả nghiên cứu trong luận văn này là trung thực và chưa hề được sử dụng
để bảo vệ một học vị nào. Nhờ sự giúp đỡ của Ủy Ban Nhân Dân xã Khánh An và
thầy cô hướng dẫn tôi chỉ tham khảo và không hề sao chép bài báo cáo nào dưới
mọi hình thức, các thông tin trích dẫn trong luận văn đã được chỉ rõ nguồn gốc rõ
ràng và được phép công bố.
Xin chân thành cảm ơn !
Thái Nguyên, ngày….tháng…..năm 2017
Sinh viên thực hiện
Bùi Thị Huyền

i


LỜI CẢM ƠN
Qua 4 năm học tập và rèn luyện tại trường Trường Đại Học Công Nghệ Thông
Tin và Truyền Thông Thái Nguyên được sự chỉ bảo và giảng dạy nhiệt tình của quý
thầy cô, đặc biệt là quý thầy cô khoa Hệ thống thông tin Kinh Tế đã truyền đạt cho em
những kiến thức về lý thuyết và thực hành trong suốt thời gian học ở trường. Trong
thời gian thực hiện khóa luận tốt nghiệp em cũng đã được UBND xã Khánh An giúp
đỡ và có cơ hội áp dụng những kiến thức học ở trường vào thực tế, đồng thời học hỏi
được nhiều kinh nghiệm thực tế tại văn phòng UBND xã. Cùng với sự nổ lực của bản
thân, em đã hoàn thành Khóa luận tốt nghiệp của mình.
Từ những kết quả đạt được Với lòng biết ơn sâu sắc nhất, em xin gửi lời cảm ơn
đến quý Thầy Cô ở Khoa Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế – Trường Đại Học
Công Nghệ Thông Tin và Truyền Thông Thái Nguyên đã cùng với tri thức và tâm
huyết của mình để truyền đạt vốn kiến thức quý báu cho chúng em trong suốt thời gian
học tập tại trường. Và đặc biệt, trong khóa luận tốt nghiệp này em xin gửi cám ơn chân
thành nhất đến hai giảng viên là Thạc sĩ Lê Triệu Tuấn và Thạc sĩ Phan Thị Thanh
Huyền đã giúp đỡ em hoàn thành bài khóa luận tốt nghiệp.

Đồng thời cảm ơn các lãnh đạo, văn phòng Uỷ Ban và toàn thể UBND xã
Khánh An đã giúp em số liệu tham khảo để thực hiện tốt bài Khóa Luận.
Do kiến thức còn hạn hẹp nên không tránh khỏi những thiếu sót trong cách
hiểu, lỗi trình bày. Em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của quý thầy cô để bài
Khóa luận tốt nghiệp cuả em đạt được kết quả tốt hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!
Thái Nguyên, ngày….tháng…..năm 2017
Sinh viên thực hiện

Bùi Thị Huyền

ii


MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN ......................................................................................................... i
LỜI CẢM ƠN .............................................................................................................ii
MỤC LỤC ................................................................................................................. iii
DANH MỤC HÌNH ẢNH ........................................................................................... v
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT................................................................................... vi
LỜI NÓI ĐẦU............................................................................................................. 1
CHƯƠNG 1. TỔNG QUAN VỀ LÝ THUYẾT QUẢN LÝ LỊCH LÀM VIỆC ........... 3
1.1. Khái quát chung về lý thuyết lịch làm việc ........................................................ 3
1.1.1. Khái quát chung về quản lý ........................................................................ 3
1.1.2. Khái niệm, vai trò và đặc điểm về chương trình, kế hoạch công tác .......... 12
1.1.3. Lịch làm việc............................................................................................ 14
1.1.4. Quản lý lịch làm việc và ứng dụng phần mềm để quản lý lịch làm việc. ... 19
CHƯƠNG 2. KHẢO SÁT QUY TRÌNH QUẢN LÝ LỊCH LÀM VIỆC TẠI UBND
XÃ KHÁNH AN ....................................................................................................... 21
2.1. Giới thiệu tổng quan về UBND xã Khánh An ................................................. 21

2.1.1. Lịch sử của xã .......................................................................................... 21
2.1.2.Cơ cấu tổ chức .......................................................................................... 23
2.2. Thực trạng quản lý lịch làm việc tại UBND xã Khánh An ............................... 28
2.2.1. Xây dựng kế hoạch lịch làm việc của UBND xã. ...................................... 28
2.2.2. Phân tích mô phỏng quy trình quản lý lịch làm việc ................................. 29
2.2.3. Đánh giá thực trạng quản lý lịch làm việc tại xã ....................................... 37
CHƯƠNG 3. ỨNG DỤNG ESSENTIALPIM TRONG QUẢN LÝ CÔNG VIỆC TẠI
UBND XÃ KHÁNH AN, HUYỆN YÊN KHÁNH, TỈNH NINH BÌNH .................... 38
3.1. Đặt vấn đề ....................................................................................................... 38
3.2. Giải quyết vấn đề ............................................................................................ 38
3.3. Giới thiệu về EssentialPIM ............................................................................. 38
3.3.1. Tính năng ................................................................................................. 40
3.3.2. Giao diện và chức năng, hướng dẫn sử dụng ............................................ 42
3.3.3. Trên thanh hành động ............................................................................... 43
3.3.4. Các chức năng hiển thị chính.................................................................... 47
iii


3.4. Ứng dụng EssentialPIM vào quy trình quản lý công việc cho UBND xã Khánh An..... 56
KẾT LUẬN ............................................................................................................... 59
TÀI LIỆU THAM KHẢO ......................................................................................... 60

iv


DANH MỤC HÌNH ẢNH

Hình 2.1. Sơ đồ xã Khán An ...................................................................................... 21
Hình 2.2: Khánh An trong mùa vụ ............................................................................. 22
Hình 2.3: Sơ đồ cơ cấu tổ chức xã ............................................................................. 23

Hình 2.4: Trường cấp 2 Khánh An ............................................................................. 28
Hình 2.5: Lập lịch biểu dựa vào mục tiêu công việc................................................... 29
Hình 2.6: Quy trình làm việc của UBND xã Khánh An.............................................. 31
Hình 3.1: Giao diện tổng quan của Essentinal PIM .................................................... 39
Hình 3.2: Cửa sổ giao diện của EssentinalPI .............................................................. 42
Hình 3.3: Cửa sổ giao diện của cuộc hẹn mới ........................................................... 44
Hình 3.4: Cửa sổ giao diện của Việc làm mới ............................................................ 45
Hình 3.5: Cửa sổ giao diện của Liên hệ mới .............................................................. 46
Hình 3.6: Cửa sổ giao diện mật khẩu mới .................................................................. 47
Hình 3.7: Giao diện tổng quan của EPIM Today ........................................................ 48
Hình 3.8: Giao diện của thẻ lịch................................................................................ 49
Hình 3.9: Cửa sổ giao diện của Việc cần làm ............................................................. 50
Hình 3.10: Cửa sổ giao diện của ghi chú .................................................................... 51
Hình 3.11: Cửa sổ giao diện của liên hệ ..................................................................... 52
Hình 3.12: Cửa sổ giao diện của Mail ........................................................................ 53
Hình 3.13: Cửa sổ giao diện của Mật khẩu................................................................. 54
Hình 3.14: Cửa sổ giao diện của rác........................................................................... 55
Hình 3.15: Giao diện ban đầu khi mở......................................................................... 56
Hình 3.16: Cửa sổ xuất hiện khi muốn đặt lịch mới. .................................................. 57
Hình 3.17: Bảng phân công việc trong tuần của lãnh đạo xã Khánh An. ................... 58

v


DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

UBND: Ủy ban nhân dân
TC-KH: Tổ chức – Kế hoạch
CSSKSS-KHHGĐ: Chính sách sức khỏe sinh sản – Kế hoạch hóa gia đình
QLDA:Quản lý dự án

DQTV: Dân quân tự vệ

vi


LỜI NÓI ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Trong công cuộc đổi mới đất nước, cùng sự hội nhập và phát triển của nền kinh
tế, các cơ quan hành chính nhà nước, các tổ chức xã hội và các doanh nghiệp trên mô
hình hiện đại như ngày nay. Sự phát triển không ngừng của công nghệ thông tin, các
kỹ thuật tiên tiến, các sáng chế thông minh để áp dụng vận hành công việc thì chúng ta
cần quản lý một quỹ thời gian nhằm duy trì, xác lập và hoàn thiện công việc của mình
một cách ổn định và xuất sắc.. Việc quản lý thời gian cho các công việc không chồng
chéo lên nhau là một vấn đề đáng được quan tâm trong thời đại hiện nay.
Để quản lý thời gian cho công việc một cách hợp lý của chính bản thân nói
chung và cho đơn vị công tác của mình nói riêng thì chúng ta cần có những phương
pháp quản lý công việc, sắp xếp lịch trình làm việc một cách khoa học và hiện đại
nhất nhằm đáp ứng được nhu cầu về kiến thức chuyên môn nghiệp vụ, khả năng trình
độ, có thể thích nghi trong mọi điều kiện hòan cảnh để hoàn thành xuất sắc công việc
mà mình đảm nhận.
Trong văn phòng cũng thế, việc quản lý, sắp xếp hay lên những lịch trình công
tác đó là một quy trình đòi hỏi sự hợp lý. Trên cương vị của một sinh viên trong ngành
quản trị văn phòng đã được tham gia học tập tại trường trong suốt thời gian qua , đứng
trên địa vị của một người thư lý, một trợ lý, nhân viên văn phòng tương lai và được
tham gia kì thực tập cơ sở trong chuyên nghành quản trị văn phòng của khoa hệ thống
thông tin kinh tế. Để tham gia vào việc nghiên cứu tìm hiểu chuyên ngành các kiên
thức phục vụ cho quá trình học tập và vận dụng vào công việc sau này thì đề tài “ Ứng
dụng Essentinal PIM vào công tác quản lý lịch việc tại UBND xã Khánh An,
huyện Yên Khánh, tỉnh Ninh Bình” như một trải nghiệm thực tế tìm hiểu về quy
trình nghiệp vụ quản lý lịch làm việc trong một bộ phận cơ quan nhỏ của xã. Từ đó có

cơ sở giúp ta hình dung, sắp xếp, sử dụng và giải quyết công việc trong một quỹ thời
gian nhất định và hợp lý nhất.
2. Mục tiêu nghiên cứu
Trên cơ sở tìm hiểu về thực trạng công tác quản lý lịch làm việc tại UBND xã
Khánh An, việc nghiên cứu đề tài trên nhằm mục tiêu ứng dụng công nghệ thông tin
(EssentinalPIM) vào quản lý lịch làm viêc tại UBND xã, đề ra được giải pháp nhằm

1


nâng cao hiệu quả quản lý của công tác quản lý lịch làm việc của xã nói riêng và công
tác công việc nói chung.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài
- Đối tượng nghiên cứu: UBND xã Khánh An, huyện Yên Khánh, tỉnh Ninh Bình
- Phạm vi nghiên cứu:
+ Những quy trình nghiệp vụ quản lý lịch làm việc tại UBND xã .
+ Thiết kế chương trình ứng dụng phần mềm Essentinal trong việc quản lý lịch công
tác và quản lý làm việc thay cho việc quản lý bằng văn bản ghi chép tay thông thường.
4. Phương pháp nghiên cứu.
+ Khảo sát thực trạng quản lý lịch việc tại UBND xã Khánh An.
+ Thu thập dữ liệu, thông tin về công việc,lịch công tác lãnh đạo trong toàn xã,
từ đó đánh giá, phân tích vấn đề, xây dựng giải pháp.
+ Tìm hiểu phần mềm Essentinal để phục vụ đề tài.
5. Nội dung nghiên cứu
Ngoài phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo, bài thực tập chuyên ngành
gồm 3 chương:
- Chương 1: Tổng quan về quản lý lịch làm việc
- Chương 2: Khảo sát quy trình quản lý lịch làm việc ở UBND xã Khánh An.
- Chương 3: Ứng dụng Essentinal PIM vào quản lý lịch làm việc tại
UBND xã Khánh An.

Mặc dù đã rất cố gắng đề hoàn thiện đề tài nhưng vì còn hạn chế về kinh
nghiệm và kiến thức nên việc tìm hiểu về những ứng dụng của phần mềm
EssentinalPIM còn nhiều thiếu sót. Vì vậy, em rất mong thầy cô và các bạn thông cảm
và đóng góp ý kiến để bài báo cáo của em được hoàn thiện hơn
Em xin chân thành cảm ơn!

2


CHƯƠNG 1.
TỔNG QUAN VỀ LÝ THUYẾT QUẢN LÝ LỊCH LÀM VIỆC
1.1. Khái quát chung về lý thuyết lịch làm việc
1.1.1. Khái quát chung về quản lý
 Khái niệm quản lý
Quản lý (thuật ngữ tiếng Anh là Management [ mæn d m nt], tiếng lat. manum
agere - điều khiển bằng tay) đặc trưng cho quá trình điều khiển và dẫn hướng
tất cả các bộ phận của một tổ chức, thường là tổ chức kinh tế, thông qua việc
thành lập và thay đổi các nguồn tài nguyên (nhân lực, tài chính, vật tư, trí
thực và giá trị vô hình).
“Quản lý là gì” chắc hẳn là câu hỏi mà bất cứ người học quản lý ban đầu nào
cũng cần hiểu và mong muốn lý giải.Vậy suy cho cùng quản lý thời gian là gì? Xét
trên phương diện nghĩa của từ, quản lý thường được hiểu là chủ trì hay phụ trách một
công việc nào đó.
Quản lý là sự tác động có tổ chức, có hướng đích của chủ thể quản lý lên
đối tượng và khách thể quản lý nhằm sử dụng có hiệu quả nhất các nguồn lực, các
thời cơ của tôt chưc để đạt được mục tiêu đặt ra trong điều kiện môi trường luôn
biến động.
Bản thân khái niệm quản lý đã có tính đa nghĩa nên có sự khác biệt giữa nghĩa
rộng và nghĩa hẹp.Hơn nữa, do sự khác biệt về thời đại, xa hội, chế độ, nghề nghiệp
nên có nhiều giải thích, lý giải khác nhau. Cùng với sự phát triển của phương thức xã

hội hóa sản xuất và sự mở rộng trong nhận thức của con người thì sự khác biệt về nhận
thức và lý giải khái niệm quản lý càng trở nên rõ rệt.Xuất phát từ những góc độ nghiên
cứu khác nhau có rất nhiều quan điểm và nhận định về quản lý khác nhau. Xuất hiện
các trường phái quan niệm như sau:
Theo F.W TayLor (1856-1915): là một trong những người đầu tiên khai sinh ra
khoa học quản lý và là “ ông tổ” của trường phái “ quản lý theo khoa học”, tiếp cận
dưới góc độ kinh tế- kỹ thuật đã cho rằng: Quản lý là hoàn thành công việc của mình
thông qua người khác à biết được một cách chính xác họ đã hoàn thành công việc một
cách tốt nhất và rẻ nhất.

3


Theo Henry Fayol (1886-1925): là người đầu tiên tiếp cận quản lý theo quy
trình và là người có tầm ảnh hưởng to lớn trong lịch sử tư tưởng quản lý từ thời kỳ cận
– hiện đại tới nay thì : Quản lý là một tiến trình bao gồm tất cả các khâu: lập kế hoạch ,
tổ chức, phân công điều khiển và kiểm soát các nỗ lực của cá nhân, bộ phận và sử
dụng có hiệu quả các nguồn lực vật chất khác của tổ chức để đạt được mục tiêu đề ra.
J.H Donnelly, James Gibson và J.M Ivancevich trong khi nhấn mạnh tới hiệu
quả sự phối hợp hoạt động của nhiều người đã cho rằng: Quản lý là một quá trình do
một người hay nhiều người thực hiện nhằm phối hợp các hoạt động của những người
khác để đạt được kết quả mà một người hành động riêng rẽ không thể nào đạt được.
Stephan Robbins quan niệm: Quản lý là tiến trình hoạch định, tổ chức lãnh đạo
và kiểm soát những hành động của các thành viên trong tổ chức và sử dụng tất cả các
nguồn lực khác của tổ chức nhằm đạt được mục tiêu đã đặt ra.
Từ những cách tiếp cận khác nhau, có nhiều khái niệm khác nhau về quản
lý như:
- Quản lý là nghệ thuật nhằm đạt mục đích thông qua nỗ lực của người khác.
- Quản lý là hoạt động của các cơ quan quản lý nhằm đưa ra các quyết định
- Quản lý là công tác phối hợp có hiệu quả các hoạt động của những cộng sự

trong cùng một tổ chức.
- Quản lý là quá trình phối hợp các nguồn lực nhằm đạt được những mục đích
của tổ chức. Hoặc đơn giản hơn nữa, quản lý là sự có trách nhiệm về một cái gì đó…
Quản lý là sự tác động có tổ chức, có hướng đích của chủ thể quản lý lên
đối tượng và khách thể quản lý nhằm sử dụng có hiệu quả nhất các nguồn lực, các
thời cơ của tôt chưc để đạt được mục tiêu đặt ra trong điều kiện môi trường luôn
biến động
Theo cách tiếp cận hệ thống, mọi tổ chức, (cơ quan quản lý nhà nước đơn vị sự
nghiệp, doanh nghiệp…) đều có thể được xem như một hệ thống gồm hai phân hệ là:
chủ thể quản lý và đối tượng quản lý.Mỗi hệ thống bao giờ cũng hoạt động trong môi
trường nhất định.
 Đặc điểm của quản lý
- Quản lý là sự tác động có mục đích đã được đề ra theo đúng ý chí của chủ thể
quản lý đối với chính đối tượng chịu sự quản lý.

4


- Quản lý muốn thự hiện được phải dựa trên cơ sở tổ chức và quyền uy.
- Quản lý xuât hiện ở bất cứ nơi nào có hoạt động chung của con người.
- Quản lý hoạt động mang tính tất yếu.
- Quản lý là hoạt động để phối hợp các nguồn lực.

5




Mục tiêu của quản lý

Mục tiêu của quản lý là trạng thái tương lai mà chủ thể mong muốn đạt được
trong quá trình vận động của hệ thống tại thời gian và không gian xác định. Nó là tiêu
đích mà mọi hoạt động của hệ thống hướng tới, nó định hướng và chi phối sự vận
động của toàn bộ hệ thống quản lý. Mục tiêu quản lý phải được xác định trước để chi
phối, dẫn dắt cả chủ thể và đối tượng quản lý trong toàn bộ quá trình hoạt động. Việc
xác định mục tiêu trong quản lý có ý nghĩa đặc biệt quan trọng đối với sự tồn tại và
phát triển của toàn bộ hệ thống quản lý bởi vì nếu xác định mục tiêu sai, mọi hoạt
động của hệ thống sẽ trở thành vô nghĩa, thậm chí gây ra những hậu quả nghiêm trọng.
 Các cách tiếp cận quản lý.
Từ những năm 1950 trở lại đây, do vai trò đặc biệt quan trọng của quản lý đối với
sự phát triển kinh tế, đã xuất hiện rất nhiều công trình nghiên cứu về lý thuyết và thực
hành quản lý với nhiều cách tiếp cận khác nhau. Có thể nêu ra một số cách như sau:
- Tiếp cận theo kinh nghiệm
Cách tiếp cận này phân tích quản lý bằng cách nghiên cứu kinh nghiệm, mà
thông thường là thông qua các trường hợp cụ thể. Những người theo cách tiếp cận này
chi rằng, thông qua việc nghiên cứu sẽ hiểu được phải làm như thế nào để quản lý một
cách hiệu quả trong trường hợp tương tự.
- Tiếp cận theo hành vi quan hệ cá nhân
Cách tiếp cận theo hành vi quan hệ cá nhân dựa trên lý tưởng cho rằng quản lý
là làm cho công việc được hoàn thành thông qua con người và do đó, việc nghiên cứu
nó nên tập trung vào các mối liên hệ giữa người với người.
- Tiếp cận theo lý thuyết quyết định
Cách tiếp cận theo lý thuyết quyết định trong quản lý dựa trên quan điểm cho
rằng, người quản lý là người đưa ra quyết định, vì vậy cần phải tập trung vào việc ra
quyết định, vì vậy cần phải tập chung vào việc ra quyết định. Sau đó là việc xây dựng
lý luận xung quanh việc ra quyết định của người quản lý.
 Nội dung của quản lý
Để quản lý tốt tất cả các công việc , đạt được hiệu quả tốt nhất thì cần phải có
các bước chuẩn bị , đặc biệt quản lý cần có quy trình và có phương pháp quản lý khoa

6


học thì hiệu suất sẽ tăng cao. Theo nghiên cứu, muốn quản lý cần phải chuẩn bị đúng
quy trình sau:
- Lập kế hoạch
- Tổ chức
- Lãnh đạo, điều hành
- Kiểm tra, đánh giá và điều chỉnh
Để hiểu được bản chất của quy trình quản lý , chúng ta cùng đi tìm hiểu từng
bước của quy trình quản lý công việc.
 Lập kế hoạch
 Khái niệm
- Kế hoạch là dự định của nhà quản lý cho công việc tương lai của tổ đuchức
về mục tiêu, nội dung, phương thức quản lý là các nguồn lực được chương trình hóa
- Từ kế hoạch có thể hiểu lập kế hoạch là : tổng thể các hoạt động liên quan tới
đánh giá, dự đoán- dự báo và huy động các nguồn lực để xây dựng chương trình hành
động tương lai cho tổ chức.
 Vai trò của kế hoạch
Việc lập kế hoạch có tầm quan trọng đặc biệt đối với công việc quản lý. Nó là
chức năng cơ bản của mọi nhà quản lý. Các kế hoạch được xây dựng ra một cách hiệu
quả sẽ đóng những vai trò cơ bản như sau:
- Kế hoạch là cơ sở cho các chức năng khác của quản lý.
- Giúp tổ chức ứng phó với sự thay đổi của môi trường.
- Kế hoạch chỉ ra phương án tốt nhất để phối hợp các nguồn lực đạt mục tiêu.
- Tạo sự thống nhất trong hoạt động của tổ chức.
- Là cơ sở cho chức năng kiểm tra.
 Yêu cầu của lập kế hoạch
+ Công tác lập kế hoạch phải được ưu tiên đặc biệt: ưu tiên về mặt nhân lực,
vật lực, tài lực và mặt thời gian.

+ Lập kế hoạch phải mang tính khách quan.
+ Kế hoạch phải mang tính kế thừa
+ Kế hoạch phải mang tính khả thi
+ Kế hoạch phải mang tính hiệu quả

7


+ Quá trình lập kế hoạch phải đảm bảo tính dân chủ.
 Tổ chức
 Khái niệm
Tổ chức là quy trình thiết kế bộ máy, sắp xếp , bố trí, sử dụng và phát triển các
nguồn lực nhằm thực hiện mục tiêu chung.
 Vai trò của tổ chức
- Xây dựng và hoàn thiện bộ máy quản lý cùng với cơ chế vận hành, phối hợp
giữa các bộ phận.
- Nhằm phát huy cao nhất các tiềm năng và khả năng của từng thành viên.
- Phối hợp các sức mạnh riêng lẻ thành một hợp lực.
- Đảm bảo tính hiệu lực và hiệu quả của hoạt động quản lý.
 Nội dung chức năng của tổ chức
Chức năng của tổ chức bao gồm có nhiều nội dung phong phú và đa dạng và tổ
chức thì có 3 nội dung sau:
 Thiết kế bộ máy: thiết kế cơ cấu tổ chức
Khái niệm cơ cấu tổ chức: là tổng hợp các bộ phận được chuyê môn hóa, có
quyền hạn và trách nhiệm cụ thể, được bố trí theo mọt cách thức nhất định và có mối
quan hệ qua lại với nhau nhằm đảm bảo thực hiện các mục tiêu, chức năng nhiệm vụ
đã định trước.
 Phân công công việc
- Mục tiêu phân công công việc
Các nghiên cứu đều khẳng định, thiết kế và phân công công việc khoa học là

một phương pháp nâng cao lao động và hiệu quả sử dụng các nguồn lực trong tổ chức.
Trong đó cần phải thỏa mãn những yêu cầu sau:
+ Chia nhiệm vụ thành những nhiệm vụ đơn giản hơn
+ Có khả năng tác nghiệp và quy trình hóa việc thực hiện các nhiệm vụ
+ Tạo sự hấp dẫn, hứng thú trong khi thực hiện công vệc
+ Nâng cao được chất lượng công việc và tiết kiệm được chi phí lao động
- Cơ sở phân công công việc:
+ Căn cứ vào chức năng nhiệm vụ chung ( mục tiêu chung )
+ Căn cứ vào chức năng nhiệm vụ cụ thể ( mục tiêu bộ phận )

8


+ Căn cứ vào công việc của từng vị trí
+ Căn cứ vào đặc điểm, năng lực của từng cá nhân
- Các yêu cầu khi phân công công việc:
Để phân công công việc được hiệu quả nhà quản lý cần phải thực hiện yêu cầu:
+ Xuất phát từ yêu cầu của công việc để sắp xếp
+ Tập hợp các công việc tương tự vào cùng một nhóm
+ Quy định rõ ràng, chính xác nhiệm vụ của mỗi bộ phận
+ Cung cấp các điều kiện vật chất, kỹ thuật để thực thi công việc
+ Trao quyền tương xúng cho chủ thể phụ trách các bộ phận
- Các nguyên tắc kiểm soát chất lượng hoạt động thiết kế và phân công công
việc trong tổ chức:
+ Chuyên môn hóa công việc
+ Phù hợp với năng lực và khả năng của con người và các nguồn lực, vật chất
kỹ thuật hiện có
+ Hiệu quả, tiết kiệm chi phí duy trì hoạt động
+ Công việc có tính phong phú, hấp dẫn
+ Phát huy được tính độc lập, tự chủ, sáng tạo của người lao động.v.v..

 Lãnh đạo, điều hành
 Khái niệm
Lãnh đạo là tác động bằng nghệ thuật và khoa học để duy trì kỷ luật, kỷ cương
của tổ chức và hướng dẫn, thuyết phục, khích lệ nhân viên nhằm phát huy cao nhất
tiềm năng và năng lực của họ hướng tới thực hiện mục tiêu của tổ chức.
 Đặc trưng của lãnh đạo
- Là một chức năng của quy trình quản lý gắn với chủ thể quản lý
- Chức năng lãnh đạo có 2 phương diện cơ bản: Duy trì kỉ cương, kỷ luật và
động viên, khích lệ nhân viên
- Vừa mang tính khoa học vừa mang tính nghệ thuật vì thế đòi hỏi chủ thể quản
lý phải vận dụng các tri thức của nhiều khoa học.
 Vai trò của lãnh đạo
- Duy trì kỷ luật, kỷ cương nhằm ổn định tỏ chức

9


- Hướng dẫn, thuyết phục, khích lệ nhân viên để phát huy cao nhất tiềm năng và
năng lực của nhân viên nhằm phát triển tổ chức
- Phối hợp các cố gắng riêng lẻ thành cố gắng chung
- Xây dựng văn hóa tổ chức
 Nội dung của lãnh đạo
- Tác động quyền lực trong việc duy trì kỷ luật, kỷ cương đối với nhân viên
- Hướng dẫn, thuyết phục và khích lệ nhân viên
 Phương thức thực hiện
Để thực hiện có hiệu quả những nội dung của chức năng lãnh đạo, nhà quản lý
phải thực thi:
- Các nguyên tắc quản lý
- Các phương pháp quản lý
- Lựa chọn một mô hình và phong cách quản lý phù hợp

 Những yêu cầu nhằm nâng cao hiệu quả của lãnh đạo
- Những yêu cầu để có nội dung tác động hiệu quả tới nhân viên
+ Những nội dung, quy chế của tổ chức phải phù hợp với pháp luật của nhà
nước và điều kiện của đơn vị.
+ Việc xây dựng và thực thi nó phải đảm bảo tính dân chủ: Nó là sản phẩm của
trí tuệ tập thể chứ không phải là sự áp đặt ý muốn chủ quan của chủ thể quản lý.
+ Để động viên khích lệ nhân viên, nhiệt tình phát huy tối đa tiềm năng và năng
lực của họ , nhà quản lý phải nhận thức được các lý thuyết về động cơ thúc đẩy và vận
dụng sáng tạo vào điều kiện của tổ chức.
- Những yêu cầu để có phương thức tác động hiệu quả
+ Chủ thể quản lý phải có năng lực, phẩm chất nhất định
+ Chủ thể quản lý phải biết vận dụng linh hoạt và sáng tạo hệ thống phương
pháp quản lý.
+ Chủ thể quản lý phải lựa chọn phong cách quản lý phù hợp
+ Chủ thể quản lý phải tạo lập và hoàn thiện nghệ thuật quản lý.
 Kiểm tra, đánh giá và điều chỉnh
 Khái niệm

10


- Kiểm tra là quá trình đo lường hoạt động và kết quả hoạt động của tổ chức
trên cơ sở các tiêu chuẩn đã được xác lập để phát hiện những ưu điểm và hạn chế
nhằm đưa ra các giải pháp phù hợp giúp tổ chức phát triển theo đúng mục tiêu.
 Đặc điểm
+ Kiểm tra là một quá trình
+ Kiểm tra là một chức năng của quy trình quản lý.
+ Kiểm tra thể hiện quyền hạn và trách nhiệm của nhà quản lý đối với hiệu lực
và hiệu quả của tổ chức.
+ Kiểm tra là một quy trình mang tính phản hồi.

 Vai trò
+ Thông qua kiểm tra nhà quản lý nắm được nhịp độ, tiến và mức độ thực hiện
công việc của các thành viên, nắm và kiểm soát được chất lượng các công việc được
hoàn thành.
+ Kiểm tra cung cấp các căn cứ cụ thể để hoàn thiện các quyết định quản lý.
Nhờ có kiểm tra mà nhà quản lý biết được quyết định, mệnh lệnh được ban hành có
phù hợp hay không, từ đó có sự điều chỉnh.
+ Kiểm tra giúp đảm bảo thực thi quyền lực của chủ thể quản lý. Người quản lý
biết thái độ, trách nhiệm của nhân viên trong việc thực hiện mục tiêu, nhằm duy trì trật
tự của tổ chức.
+ Thông qua kiểm tra, người quản lý nâng cao trách nhiệm của mình đối với
công việc của mình đối với công việc được phân công và đảm bảo thực thi hiệu lực
của quyết định đã được ban hành.
+ Kiểm tra giúp cho tổ chức n thiện và theo sát và đối phó với sự thay đổi của
môi trường.
+ Kiểm tra tạo tiền đề cho quá trình hòan thiện và đổi mới tổ chức.
 Một số công cụ kiểm tra
+ Bảng tiêu chuẩn công việc
+ Nội quy, quy chế, pháp luật
+ Các công cụ kĩ thuật: Biểu đồ Gantt, PERT…..
 Một số cách kiểm tra
+ Kiểm tra trực tiếp và kiểm tra gián tiếp

11


+ Kiểm tra khâu trọng điểm
+ Kiểm tra chéo giữa các bộ phận
+ Kiểm tra ngẫu nhiên và kiểm tra mặc nhiên
+ Kiểm tra toàn bộ với kiểm tra bộ phận

Các nội dung cơ bản của quản lý: Lập kế hoạch – Tổ chức – Lãnh đạo, điều
hành – Kiểm tra, đánh giá và điều chỉnh có mối liên hệ chặt chẽ với nhau, hỗ trợ cho
nhau. Cần xác định chính xác công việc của một người quản lý phải làm để đạt được
các mục tiêu của tổ chức, cùng với và thông qua các cá nhân.
1.1.2. Khái niệm, vai trò và đặc điểm về chương trình, kế hoạch công tác
 Khái niệm
- Khái niệm chương trình
Chương trình là toàn bộ những việc cần làm đối với một lĩnh vực công tác hoặc
tất cả các mặt công tác của một cơ quan, một ngành chủ quản hay của Nhà nước nói
chung theo một trình tự nhất định và trong thời gian nhất định.
Đối với những chương trình quan trọng, cần có sự phê duyệt hoặc ra quyết định
ban hành của cơ quan có thẩm quyền. Sau khi đã được phê duyệt hoặc ban hành thì
các cơ quan, tổ chức có liên quan phải tổ chức thực hiện nghiêm túc.
- Khái niệm kế hoạch
Kế hoạch công tác là việc xác định phương hướng, nhiệm vụ, chỉ tiêu, biện
pháp tiến hành một lĩnh vực, một nhiệm vụ công tác của Nhà nước nói chung hoặc của
từng ngành, cơ quan, đơn vị, địa phương nói riêng. Kế hoạch thường được xây dựng
cho từng thời gian nhất định theo niên hạn như: kế hoạch dài hạn (5 năm, 10 năm, 20
năm…); kế hoạch trung hạn (2 – 3 năm), kế hoạch ngắn hạn (1 năm, 6 tháng, quý).
Theo nguyên tắc, kế hoạch mỗi khi đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt thì nó
bắt buộc các cơ quan, đơn vị hữu quan triển khai thực hiện và hoàn thành đúng thời
hạn. Kế hoạch đề ra (hoặc được giao) có được hoàn thành tốt và đúng thời hạn hay
không là căn cứ chủ yếu để đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ được giao của một
cơ quan, đơn vị.
 Vai trò
- Chương trình, kế hoạch có vai trò quan trọng trong tổ chức hoạt động của cơ
quan, tổ chức cũng như của cá nhân.

12

+ Chương trình, kế hoạch giúp cho cơ quan, tổ chức đạt được mục tiêu một
cách tương đối chính xác. Chương trình, kế hoạch góp phần đảm bảo tính ổn định
trong hoạt động của cơ quan, tổ chức.
+ Chương trình, kế hoạch giúp tăng tính hiệu quả làm việc của cơ quan, tổ
chức: có chương trình, kế hoạch tốt sẽ giúp tiết kiệm thời gian, chi phí, nhân lực cho
cơ quan, tổ chức trong các hoạt động; có chương trình, kế hoạch tốt sẽ hạn chế được
rủi ro trong quá trình hoạt động. Làm việc theo chương trình, kế hoạch giúp cho cơ
quan chủ động công việc, biết làm việc gì trước, việc gì sau, không bỏ sót công việc.
+ Chương trình, kế hoạch giúp nhà quản lý chủ động ứng phó với mọi sự thay
đổi trong quá trình điều hành cơ quan, tổ chức một cách linh hoạt mà vẫn đạt mục tiêu
đã đề ra. Chương trình, kế hoạch giúp cho lãnh đạo cơ quan phân bổ và sử dụng hợp lý
quỹ thời gian, huy động được các đơn vị giúp việc; bố trí lực lượng tập trung theo một
kế hoạch thống nhất; phối hợp đồng bộ, nhịp nhàng các đơn vị để thực hiện có hiệu
quả những nhiệm vụ đã đề ra. Chương trình, kế hoạch đảm bảo cho thủ trưởng cơ quan
điều hành hoạt động được thống nhất, tránh chồng chéo và mâu thuẫn trong việc lãnh
đạo, chỉ đạo, phát huy được trí tuệ của tập thể lãnh đạo cơ quan.
+ Chương trình, kế hoạch làm cơ sở cho việc kiểm tra, giám sát, đánh giá mọi
hoạt động của cơ quan, tổ chức.
 Những yêu cầu của chương trình, kế hoạch công tác
a) Yêu cầu của chương trình công tác
- Đảm bảo bám sát đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước.
- Đảm bảo tính trọng tâm, trọng điểm: xác định đúng định hướng công tác, mục
tiêu, trọng tâm và các công tác chính trong từng thời gian.
– Đảm bảo tính đồng bộ: triển khai đồng bộ tất cả các lĩnh vực công tác của cơ
quan. Trên cơ sở đó sắp xếp theo thứ tự ưu tiên các việc.
- Tính đúng thẩm quyền: Xác định vấn đề nào thuộc tập thể lãnh đạo, bàn bạc
trước khi quyết; vấn đề nào phải xin ý kiến cấp trên hoặc cấp uỷ đảng trước khi quyết
định. Đối với các nội dung công việc trong chương trình phải xác định rõ cơ quan, đơn
vị chịu trách nhiệm chủ trì và cơ quan, đơn vị chịu trách nhiệm phối hợp.

13


- Đảm bảo tính khả thi: Chương trình phải phù hợp với khả năng và thời gian
thực hiện. Tránh đưa quá nhiều vấn đề vào chương trình để rồi không thực hiện được.
Khi lập chương trình cần có quỹ thời gian dự trữ, dự phòng những việc đột xuất.
- Đảm bảo tính hệ thống: tất cả các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan trực thuộc
Chính phủ và UBND phải xây dựng chương trình công tác của mình phù hợp với
chương trình công tác của Chính phủ. Phải đảm bảo sự ăn khớp giữa chương trình của
cấp uỷ đảng cùng cấp với chương trình của cơ quan. Bảo đảm tính hệ thống giữa
chương trình năm, 6 tháng với chương trình tháng, tuần.
b) Yêu cầu của kế hoạch công tác
- Kế hoạch phải phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của cơ quan tổ chức.
- Kế hoạch phải đáp ứng được chủ trương quyết định của cấp trên.
- Nội dung của kế hoạch cần chỉ rõ danh mục những công việc dự kiến, nguồn
lực (nhân lực, vật lực, tài lực) và phải thể hiện rõ các mục tiêu, nhiệm vụ, biện pháp và
tiến độ cụ thể đối với từng việc.
- Các công việc phải được sắp xếp có hệ thống (tất cả các Bộ, cơ quan ngang
Bộ, cơ quan trực thuộc Chính phủ và Ủy ban nhân dân phải xây dựng kế hoạch công
tác năm, 6 tháng, quý và tháng của mình phù hợp với chương trình công tác của Chính
phủ), có trọng tâm, trọng điểm.
- Các kế hoạch phải cân đối và ăn khớp với nhau.
- Phải đảm bảo tính khả thi, tránh ôm đồm quá nhiều công việc.
1.1.3. Lịch làm việc
 Khái niệm và vai trò lịch làm việc
Lịch làm việc là sự sắp xếp thời gian để tiến hành công việc của một hay một
số cá thể nào đó, thường được bố trí dưới dạng bảng. Đối với một người nào đó, lịch
làm việc có thể là việc bố trí công việc theo thời gian hàng ngày, hàng tuần, hoặc hàng
tháng. Đối với một tổ chức lịch làm việc có thể là sự bố trí công việc cho từng người

theo thời gian. Đối với máy móc thiết bị cũng có thể có lịch làm việc theo thời gian.
Lịch làm việc được tạo ra nhằm giúp người tạo ra nó hoàn thành các mục tiêu
một cách tốt nhất trong khoảng thời gian cố định.
Lịch làm việc là bản ghi ngày giờ thực hiện các công việc được sắp xếp theo
trình tự, thời gian, địa điểm nhất định nào đó để mọi người cùng thực hiện.

14


Lịch làm việc đóng vai trò quan trọng để thực hiện hoạt động trong cơ
quan, tổ chức một cách khoa học, nề nếp và hiệu quả. Lịch làm việc của cá nhân
sẽ giúp cho cá nhân quản trị được thời gian cá nhân và thực hiện công việc được
giao một cách hiệu quả.
Lịch làm việc giúp người sử dụng thưc hiện công việc theo đúng kế hoạch, dễ
dàng kiểm soát các đầu công việc, xử lý có hệ thống, theo mức độ quan trọng.
Lịch làm việc giúp lãnh đạo biết các công việc của cấp dưới đang thực hiện, sẽ
thực hiện và từ đó kiểm tra tiến độ, cũng như chỉnh lại kế hoạch của cấp dưới hay của
của mình trong trường hợp chậm kế hoạch.
 Chức năng
Cung cấp chức năng quản lý lịch họp, lịch công tác. Xây dựng kế hoạch làm
việc chung của cơ quan, phòng ban theo tuần, tháng, quý, năm…
Tạo sự đồng bộ, thống nhất trong hoạt động của các phòng ban, đảm bảo sự
phối hợp ăn khớp của các thành viên, phòng ban trong xử lý công việc, tránh xung đột,
xử lý công việc trùng lặp, từ đó tăng hiệu suất chất lượng công việc, giảm chi phí về
con người và thời gian.
 Yêu cầu của lịch làm việc
- Đảm bảo tính chính xác khi xây dựng lịch làm việc: chính xác tên công
việc; chính xác ngày, giờ thực hiện; chính xác địa điểm thực hiện; chính xác tên
người thực hiện.
- Đảm bảo không có sự trùng lặp: không trùng lặp thời gian, địa điểm, con

người khi thực hiện các công việc.
- Đảm bảo không bỏ sót: không bỏ sót việc; không bỏ sót một trong các yếu
tố: thời gian, địa điểm, thành phần…
- Đảm bảo tính khả thi: khi xây dựng lịch phải tính toán, dự phòng thật sát
thực tế. Tránh tối đa sự thay đổi, điều chỉnh lịch làm việc. Tuy nhiên, trong những
trường hợp bất khả kháng vẫn phải có sự điều chỉnh lịch. Nhưng khi điều chỉnh cần có
sự tính toán đến các yếu tố đảm bảo thực hiện được như thời gian, con người.
- Đảm bảo tính hiệu quả khi thực hiện: ngay từ khi xây dựng lịch cần tính đến
các yếu tố ưu tiên: việc quan trọng hay không quan trọng, cần thiết hay không cần thiết
để ưu tiên bố trí con người, địa điểm và thời gian, …Đồng thời, để đảm bảo khâu thực

15


hiện được hiệu quả, ngay từ khi xây dựng lịch cũng cần tính đến các yếu tố dự phòng:
dự phòng về thời gian, địa điểm, nhân sự…
 Phân loại lịch làm việc
a) Theo chủ thể hoạt động
- Lịch làm việc của cơ quan, đơn vị
Là lịch công tác chung của cả một cơ quan, đơn vị do bộ phận văn phòng lên kế
hoạch để các cán bộ biết được công việc nào làm trước, công việc nào làm sau. Xây
dựng lịch làm việc của cơ quan, đơn vị đảm bảo tính khoa học cũng như hiệu quả công
việc chung được nâng cao, góp phần vào hoạt động phát triển chung của toàn cơ quan,
đơn vị.
- Lịch làm việc của cá nhân
Là lịch của riêng của một cá nhân trong cơ quan, đơn vị như lịch làm việc của
Giám đốc cơ quan, chủ tịch UBND xã..cũng được bộ phận văn phòng dựa vào những
công việc của họ hằng ngày hay những kế hoạch từ cơ quan cấp trên chỉ đạo lên lịch
công tác một cách hợp lý. Đảm bảo công việc không bị chồng chéo, xáo trộn ảnh
hưởng đến hoạt động của cả cơ quan, đơn vị.

b) Theo thời gian
- Lịch làm việc một tuần (lịch công tác tuần): bao gồm công việc trong một
tuần mà cơ quan, đơn vị hay cá nhân phải thực hiện trong tuần đó.
- Lịch làm việc hàng ngày: thường chỉ áp dụng cho cá nhân một người, bao
gồm công việc buổi sáng, buổi chiều được sắp xếp thời gian hợp lý, để công việc
không bị bỏ sót hay không thể giải quyết được.
 Nguyên tắc xây dựng
- Để xây dựng lịch làm việc cho Cơ quan và người lãnh đạo, cần phải nắm vững
một số nguyên tắc sau:
- Nguyên tắc không trùng lặp
- Nguyên tắc này đòi hỏi khi xếp lịch không được để cho các hoạt động bị trùng
lặp ở hai trong ba yếu tố: Thời gian, địa điểm, con người. Xét cho cùng, các hoạt động
đều có liên quan đến ba vấn đề cơ bản, đó là:
- Thời gian mà hoạt động đó bắt đầu diễn ra và kết thúc.

16


- Địa điểm là nơi hoạt động đó được thực hiện (khu vực địa lý, hội trường,
phòng họp).
- Con người tham gia vào hoạt động đó.
- Nếu các hoạt động này bị trùng lặp hai trong ba yếu tố trên thì một trong số
các hoạt động đó sẽ không thể tiến hành được.
- Nguyên tắc ưu tiên
- Khi sắp xếp các chương trình làm việc của Cơ quan cũng như lịch làm việc
của người lãnh đạo, cần phải tính đến tầm quan trọng cũng như tính cấp thiết của hoạt
động đó. Đối với những hoạt động quan trọng, không thể trì hoãn được thì cần ưu tiên
sắp xếp vào khoảng thời gian phù hợp và có thể đẩy các hoạt động khác vào thời gian
trước hoặc sau. Đối với các hoạt động có số lượng thành phần tham gia đông cần được
ưu tiên về mặt địa điểm thuận lợi cho việc đi lại, nghỉ ngơi. Nhưng nếu số lượng ít, lại

là những người có quan hệ đặc biệt với Cơ quan đơn vị hoặc người lãnh đạo thì nên bố
trí lại các phòng họp nhỏ, không gần nơi đi lại của nhiều người và có các trang thiết bị
tốt về âm thanh, ánh sáng.
- Để thực hiện được nguyên tắc này, văn phòng cần yêu cầu các Cơ quan đơn vị
hoặc các bộ phận phải thông báo dự kiến các hoạt động của mình lên văn phòng trước
đó để văn phòng có kế hoạch sắp xếp và bố trí. Mặt khác, văn phòng cũng cần đề nghị
các Cơ quan đơn vị khi đưa lịch cần cho biết hoạt động nào không thể trì hoãn, hoạt
động nào có thể xếp lui lại hoặc sớm hơn để khi cần văn phòng có thể điều chỉnh cho
phù hợp. Đồng thời, để thực hiện các hoạt động này, các Cơ quan đơn vị phải cung cấp
đầy đủ cho văn phòng các thông tin cần thiết như: Thành phần than dự, thời gian dự
kiến, yêu cầu về địa điểm, kinh phí và trang thiết bị…
- Tuy nhiên, thông thường các Đơn vị đều muốn hoạt động hoặc yêu cầu của
mình được đáp ứng, vì thế để thực hiện nguyên tắc ưu tiên khi sắp xếp lịch, cần nắm
vững chức năng, nhiệm vụ của các Cơ quan đơn vị cũng như chức trách của bộ phận
lãnh đạo, cần có sự nhạy cảm và sự phán đoán cần thiết. Cần lưu ý rằng, khi thực hiện
nguyên tắc ưu tiên, văn phòng nên có sự trao đổi với người lãnh đạo và các bộ phận có
liên quan hoặc cần giải thích lý do khi cần thiết.
- Nguyên tắc dự phòng

17


- Nguyên tắc này đòi hỏi khi sắp xếp lịch cần phải có các phương án dự phòng,
bởi lẽ trong thực tế không phải mọi hoạt động đều diễn ra như đã định.
- Nguyên tắc dự phòng còn được hiểu là khi xếp lịch, nhất là xếp lịch cho các
hoạt động của người lãnh đạo, cần bố trí thời gian để họ có thể nghỉ ngơi hoặc kịp
thời di chuyển từ địa điểm này đến địa điểm khác.Thời gian đó được gọi là thời
gian dự phòng.
- Nguyên tắc điều chỉnh lịch
- Về cơ bản, lịch đã sắp xếp thì cần hạn chế tối đa việc thay đổi, nhưng cũng

không có nghĩa là mọi chương trình, kế hoạch đều là bất biến. Vì vậy, khi có những
tình huống đột xuất xảy ra, hoặc vì một điều kiện, một lý do nào đó, cần nhanh chóng
xem xét và có thể quyết định điều chỉnh lại các hoạt động đã định (có thể điều chỉnh
về mặt thời gian, địa điểm, nhân sự). Tuy nhiên, cần lưu ý rằng việc điều chỉnh lịch
phải được hạn chế tối đa vì sự điều chỉnh đó sẽ làm ảnh hưởng đến hoạt động chung
của Cơ quan đơn vị cũng như hoạt động của người lãnh đạo, thậm chí gây ra những
hậu quả khó lường hoặc gây lãng phí về thời gian, công sức và tiền của.
- Do vậy, chỉ điều chỉnh và thay đổi lịch trong những điều kiện sau đây:
- Nếu thay đổi về thời gian thì phải có khả năng kịp thời báo cho nhân sự (thành
phần mời tham dự).
- Nếu thay đổi về địa điểm thì phải đảm bảo khoảng cách giữa hai địa điểm
không quá xa, không gây khó khan cho việc đi lại của người tham dự, không làm tăng
thêm chi phí lớn về kinh tế.
- Nếu thay đổi về nhân sự thì phải được báo trước và đảm bảo không ảnh hưởng
đến mục đích cơ bản của hoạt động đó.
 Bố cục lịch công tác
- Đảm bảo nội dung thể hiện được các yếu tố chính sau:
+ Tên công việc: cần ghi chính xác tên công việc.
+ Thời gian thực hiện: cần ghi chính xác ngày, tháng, năm, giờ, phút.
+ Địa điểm thực hiện: chính xác tên phòng, số phòng, tên nhà, số nhà.
+ Nhân sự: ghi chính xác thành phần.
- Bố cục lịch làm việc của đơn vị và của cá nhân hàng tuần. Đảm bảo nội dung
thể hiện được các hoạt động chính của lãnh đạo và sự tham gia của các đơn vị, cá nhân

18


liên quan; thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc; địa điểm; thành phần; người chủ trì, cá
nhân hoặc đơn vị chịu trách nhiệm về tài liệu, hậu cần…
1.1.4. Quản lý lịch làm việc và ứng dụng phần mềm để quản lý lịch làm việc.

 Khái niệm quản lý lịch làm việc
Từ khái niệm của “quản lý” và khái niệm “ lịch làm viêc” ta có thể thấy được:
“Quản lý lịch làm việc là quá trình sắp xếp thời gian thích hợp cho từng công việc, là
việc lên kế hoạch để đạt được mục tiêu trong khoảng thời gian hoạch định. Bằng thói
quen phác thảo kế hoạch làm việc, chúng ta sẽ có rất nhiều thuận lợi trong việc quản lý
thời gian của mình.”
 Vấn đề thường gặptrong quản lý lịch làm việc
- Khó khăn trong việc lên lịch cho các buổi họp mà tất cả mọi người đều có thể
tham gia.
- Không thể xem nhanh những lịch trình cho từng ngày.
- Các nhân viên không thể xem lịch làm việc của cá nhân và lịch làm việc của
toàn công ty trong cùng một thời điểm, hoặc họ phải sử dụng chương trình bên ngoài
để quản lý lịch làm việc của bản thân.

- Đơn vị, cơ quan muốn có một lịch làm việc chung được phổ biến để mọi
người đều biết và sắp xếp công việc theo lịch đó?
- Không biết sự kiện nào đã diễn ra và sắp diễn ra của đơn vị, cơ quan mình?
- Muốn tìm kiếm một sự kiện của đơn vị, cơ quan đã diễn ra nhưng không nhớ
chính xác ngày?
- Muốn biết lịch làm việc của sếp và đồng nghiệp của mình để sắp xếp lịch hẹn
và công việc cho hợp lý?
- Vì khối lượng công việc nhiều nên nhiều lúc hay bị quên những việc nhỏ?
Để quản lý được công việc của đơn vị, cơ quan hay cá nhân được tốt thì phải biết sắp
xếp thời gian làm việc hợp lý, tránh bị quên việc làm ảnh hưởng đến công việc của cả
đơn vị. Ngoài ra quản lý được thời gian của mình chính là cách bản thể hiện trách
nhiệm của mình đối với công việc và đời sống hàng này.

19