Thực trạng công tác Văn thư Lưu trữ của Cục Hồ sơ nghiệp vụ cảnh sát
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (238.01 KB, 42 trang )
Báo cáo thực tập
Phan Thùy Dương
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
1
Lớp: Trung cấp VTLT 14A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
A. LỜI NÓI ĐẦU
Việt Nam đang trong tiến trình xây dựng và phát triển nền kinh tế hàng
hoá nhiều thành phần vận hành theo cơ chế thị trường có sự quản lý của Nhà
nước, tuy nhiên chúng ta gặp rất nhiều khó khăn về kinh tế, đường lối chưa đúng
đắn. 1986 Đại hội đại biểu toàn quốc của Đảng cộng sản Việt Nam đã thực hiện
công cuộc đổi mới CNH - HĐH trên tất cả các lĩnh vực kinh tế, chính trị, văn
hoá…Hoà vào xu thế đó những năm gần đây nghiệp vụ công tác Văn thư Lưu
trữ có những bước phát triển phong phú và đa dạng đáp ứng những nhu cầu của
nền cải cách hành chính Nhà nước.
Xã hội ngày càng phát triển, tư duy con người ngày càng phong phú thì
các hình thức phản ánh tư duy bằng văn bản ngày càng đa dạng. Do vậy, việc
tiếp nhận, quản lý tài liệu và sử dụng tài liệu lưu trữ càng cần thiết, đòi hỏi con
người phải quan tâm đến tài liệu lưu trữ, đó là cơ sở để hình thành tài liệu lưu
trữ và công tác Văn thư Lưu trữ.
Theo kế hoạch thực tập của nhà trường đồng thời được sự đồng ý của Cục
Hồ sơ Nghiệp vụ Cảnh sát (Cục C53), em đã đến thực tập tại cơ quan từ ngày
16/5 đến ngày 1/7/2016. Tuy đây không phải là thời gian dài nhưng cũng đủ để
em hiểu kỹ hơn, sâu sắc hơn về công việc của Cục, với sự hướng dẫn nhiệt tình
của các đồng chí trong phòng Quản lý, khai thác hồ sơ lưu trữ cũng như sự
nghiên cứu và dựa trên sở trường của bản thân, em đã lựa chọn tiếp nhận, thu
thập, bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ của Cục. Tại đây em không chỉ làm việc
nguyên về công tác lưu trữ mà được củng cố cả về công tác văn thư như tiếp
nhận và giải quyết công văn đến, công văn đi của phòng đây cũng là một trong
những công việc không thể thiếu của phòng. Để có thể hoàn thành tốt bài báo
cáo này, ngoài sự cố gắng nỗ lực của bản thân, vận dụng toàn bộ đề cương
chương trình đã học trong quá trình học tập tại trường vào thực tiễn công việc
em còn được sự trợ giúp của cán bộ chuyên môn tại phòng Quản lý, khai thác hồ
sơ lưu trữ. Các đồng chí đã tận tình chỉ bảo, giúp em giảm được những sai sót
trong công việc cũng như giúp em trở nên tự tin hơn để hoàn thành nhiệm vụ
của mình. Hơn nữa trong quá trình thực tập em vẫn có thể thường xuyên liên hệ
với thầy cô hướng dẫn để giải đáp những thắc mắc của bản thân giúp cho em
Phan Thùy Dương
1
Lớp: Trung cấp VTLT 14A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
hoàn thành báo cáo tốt nhất trong thời gian qui định.
Mặc dù công tác văn thư lưu trữ tại Cục đã có sự quan tâm, chỉ đạo rất sát
sao của thủ trưởng cơ quan nhưng em cũng gặp không ít khó khăn để có thể vận
dụng lý thuyết của mình vào thực hành. Bên cạnh đó trong thời gian học tập tại
trường chúng em ít được cọ xát với thực tiễn cho nên khi đi thực tập, đây là lần
đầu tiên tiếp xúc về công tác nghiệp vụ văn thư lưu trữ nên còn nhiều bỡ ngỡ, và
không thể tránh khỏi một số sai sót nhất định. Rất mong sự đóng góp ý kiến của
các thầy, cô để em có thể hoàn thành tốt hơn bài báo cáo của mình.
Với bài báo cáo của mình em xin trình bày một trong những khâu nghiệp
vụ của công tác Văn thư Lưu trữ đó là tiếp nhận, sắp xếp bảo quản tài liệu
văn thư lưu trữ bởi tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ vô cùng to lớn. Kết quả
thực thu được qua thời gian thực tập được trình bày trong bản báo cáo thu hoạch
gồm nội dung sau:
Chương I : Giới thiệu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của cơ quan.
Chương II: Thực trạng công tác Văn thư Lưu trữ của cơ quan.
Chương III: Báo cáo kết quả thực tập, những đề xuất kiến nghị.
Tuy nhiên nhận thấy mình còn nhiều hạn chế và thiếu sót trong quá trình
tiến hành công việc, vì vậy thông qua bài báo cáo này em Kính mong Ban giám
hiệu, khoa Văn Thư – Lưu Trữ và các Thầy Cô giáo bộ môn góp ý, sữa chữa và
giúp đỡ em hoàn thiện hơn trong công tác nghiệp vụ của mình, để em có cơ sở
bước vào kỳ thi tốt nghiệp sắp tới được tốt hơn.
Em xin chân thành cảm ơn tới Ban giám hiệu trường Đại học Nội Vụ Hà
Nội, Khoa Văn Thư – Lưu Trữ và các Thầy Cô giáo bộ môn; cùng các cô chú
lãnh đạo ở Cục hồ sơ Nghiệp vụ Cảnh sát. Đã giúp em hoàn thành bài báo cáo,
tạo điều kiện cho em thực tập tại cơ quan, để trau dồi thêm những kiến thức quý
báu về công việc, cũng như văn hóa giao tiếp và văn hóa ứng xử.
Em xin chân thành cảm ơn !
Sinh viên
Phan Thùy Dương
Phan Thùy Dương
2
Lớp: Trung cấp VTLT 14A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
B. PHẦN NỘI DUNG
CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CỤC HỒ SƠ NGHIỆP VỤ
CẢNH SÁT
I. Lịch sử hình thành, chức năng nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức
của Cục Hồ sơ nghiệp vụ cảnh sát
1. Lịch sử hình thành và phát triển của Cục Hồ sơ nghiệp vụ cảnh sát
Ngày 19/8/1945 lực lượng Công an nhân dân ra đời, theo sau đó công tác
hồ sơ công an nhân dân được hình thành, trong đó có công tác hồ sơ nghiệp vụ
cảnh sát. Trải qua các giai đoạn cách mạng từ kháng chiến chống Pháp đến từ
thời kỳ đất nước đến thời kỳ đấu tranh chống đế quốc Mỹ, thống nhất nước nhà,
vừa xây dựng chủ nghĩa xã hội, công tác hồ sơ nghiệp vụ cảnh sát từng bước
được xây dựng và trưởng thành phục vụ tốt các yêu cầu của cuộc kháng chiến
trường kỳ, xây dựng hậu phương vững chắc, đảm bảo an ninh trật tự góp phần
đấu tranh, thống nhất đất nước.
Sau đại thắng mùa xuân năm 1975, lực lượng hồ sơ cảnh sát vừa được tổ
chức và thiết lập, quản lý khai thác có hiệu quả hồ sơ, tài liệu của lực lượng
CAND và trở thành lực lượng quan trọng trong đấu tranh phòng chống tội phạm,
quản lý trật tự xã hội và đáp ứng các yêu cầu của các cơ quan, tổ chức và nhân
dân.
Ngày 03/01/1946, Chủ tịch Hồ Chí Minh ký Thông đạt 01 về công tác giữ
gìn hồ sơ, tài liệu, chế độ công tác hồ sơ, thống kê CAND lần thứ nhất (năm
1958), nghị quyết chuyên đề công tác hồ sơ CAND lần thứ II (năm 1984) và dấu
ấn là ngày 12/02/1985, Bộ trưởng Bộ Nội Vụ (nay là Bộ Công an) ra Quyết định
số 23/QĐ-BNV về việc thành lập Cục Hồ sơ nghiệp vụ cảnh sát và đến năm
1987 Cục Hồ sơ nghiệp vụ cảnh sát chính thức được triển khai, hoạt động
chuyên sâu theo đúng chức năng, nhiệm vụ và mô hình tổ chức mới.
Năm 1998, Bộ Công an đã ban hành chế độ công tác hồ sơ, tàng thư thông
tin nghiệp vụ cảnh sát, đây là bản chế độ công tác hồ sơ chuyên sâu về nghiệp
vụ hồ sơ của lực lượng Cảnh sát nhân dân, trong đó quy định những vấn đề có
tính nguyên tắc, định hướng chiến lược, quy định cụ thể công tác lập, đăng ký,
Phan Thùy Dương
3
Lớp: Trung cấp VTLT 14A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
quản lý và khai thác các loại hồ sơ nghiệp vụ, tập trung đầu tư trang bị phương
tiện chuyên dùng cho công tác hồ sơ, tàng thư nghiệp vụ cảnh sát theo hướng
hiện đại hóa nhằm nâng cao chất lượng công tác quản lý lưu trữ, khai thác hồ sơ,
tàng thư nghiệp vụ của lực lượng Cảnh sát nhân dân.
Cùng với sự trưởng thành của lực lượng CAND, tổ chức của lực lượng hồ
sơ cũng được từng bước kiện toàn và ngày càng bám sát yêu cầu vào cuộc đấu
tranh phòng chống tội phạm. Đến nay, lực lượng hồ sơ đã có một hệ thống tổ
chức chuyên ngành từ trung ương đến địa phương. Tính đến năm 2003 đã triển
khai lực lượng chuyên trách đến Công an cấp huyện và lực lượng bán chuyên
trách ở các đơn vị nghiệp vụ.
Có thể khẳng định công tác hồ sơ nghiệp vụ cảnh sát có bước chuyển biến
sâu sắc, căn bản việc thực hiện chế độ công tác hồ sơ ở các đơn vị địa phương
đã đi vào nề nếp gắn kết chặt chẽ với công tác nghiệp vụ đấu tranh phòng chống
tội phạm.
2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục
HSNVCS
Ngày 12/02/1985 Bộ trưởng Bộ Nội vụ (nay là Bộ Công an) đã ký Quyết
định số 23/QĐ-BNV về việc thành lập Cục Hồ sơ nghiệp vụ cảnh sát, qui định
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục như sau:
Về vị trí và chức năng:
Cục Hồ sơ nghiệp vụ cảnh sát là cơ quan trực thuộc Tổng cục cảnh sát,
Bộ Công an thực hiện chức năng quản lý, khai thác, kế thừa và phát huy toàn
diện các mặt công tác hồ sơ nghiệp vụ cảnh sát. Tiếp nhận hồ sơ, tài liệu của các
đơn vị, địa phương và các trại giam để từ đó có căn cứ phục vụ các nhu cầu tra
cứu của các cơ quan, đơn vị và cá nhân trong công tác đấu tranh phòng chống
tội phạm.
Cục Hồ sơ nghiệp vụ cảnh sát là một đơn vị có tư cách pháp nhân, có con
dấu riêng, tài khoản riêng tai Kho bạc nhà nước và có trụ sở tại thành phố Hà Nội.
Về nhiệm vụ và quyền hạn:
Theo Quyết định số 23/QĐ-BNV ngày 12/02/1985 của Bộ trưởng Bộ Nội
Phan Thùy Dương
4
Lớp: Trung cấp VTLT 14A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
vụ (nay là Bộ Công an) về việc thành lập Cục Hồ sơ nghiệp vụ cảnh sát, quyền
hạn và cơ cấu tổ chức của Cục cụ thể như sau :
- Cục Hồ sơ nghiệp vụ cảnh sát có trách nhiệm giúp Tổng cục cảnh sát
nghiên cứu, nắm tình hình, đề xuất các chủ trương, kế hoạch, chế độ, quy định,
quy trình, quy chế về công tác hồ sơ thống kê nghiệp vụ cảnh sát của lực lượng
cảnh sát nhân dân và tổ chức thực hiện các quyết định đó. Thực hiện công tác
xây dựng lực lượng, hậu cần và công tác quản trị trung tâm công nghệ thông tin
lưu trữ và khai thác hồ sơ nghiệp vụ.
Chủ động tham mưu, xây dựng kế hoạch và triển khai thực hiện nghiêm
túc các văn bản chỉ đạo của Đảng, Nhà nước, của Bộ Công an và của Tổng cục
cảnh sát.
- Thực hiện công tác kiểm tra, hướng dẫn và tàng thư thông tin tội phạm
được thành lập theo Quyết định số 24/QĐ-BNV của Bộ Nội vụ (nay là Bộ Công
an). Với chức năng, nhiệm vụ được giao Cục HSNVCS tổ chức chỉ đạo, hướng
dẫn và kiểm tra đôn đốc các đơn vị nghiệp vụ trong lực lượng cảnh sát nhân dân,
trực tiếp đăng ký, quản lý hồ sơ nghiệp vụ trực thuộc Tổng cục cảnh sát.
- Tổ chức, chỉ đạo hướng dẫn các đơn vị trong lực lượng Cảnh sát nhân
dân thực hiện Pháp lệnh lưu trữ quốc gia các chế độ quy định về công tác lưu trữ
hồ sơ nghiệp vụ cảnh sát; tổ chức lưu trữ, khai thác hồ sơ nghiệp vụ của lực
lượng cảnh sát nhân dân phục vụ công tác đấu tranh phòng chống tội phạm,
quản lý nhà nước về trật tự an toàn xã hội và yêu cầu của các cơ quan, tổ chức,
cá nhân theo quy định của pháp luật và Bộ trưởng.
- Trình, lập đề nghị Chính phủ dự thảo chiến lược xây dựng, hoàn thiện hệ
thống pháp luật, chương trình xây dựng luật, pháp lệnh, dự kiến phân công cơ
quan chủ trì, phối hợp soạn thảo, kiểm tra, đôn đốc việc soạn thảo các dự án
luật, dự thảo nghị quyết; Thẩm định dự án, dự thảo văn bản quy phạm pháp luật,
dự thảo điều ước quốc tế theo quy định của pháp luật; tổ chức chủ trì soạn thảo;
Hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc thực hiện chương trình xây dựng luật, pháp lệnh;
hướng dẫn các Bộ, cơ quan ngang Bộ về công tác lưu trữ hồ sơ nghiệp vụ.
- Đơn vị có nhiệm vụ nghiên cứu, hướng dẫn, chỉ đạo hệ thống tàng thư
Phan Thùy Dương
5
Lớp: Trung cấp VTLT 14A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
nghiệp vụ cảnh sát trong cả nước, trực tiếp quản lý, khai thác tàng thư căn cước
can phạm và cơ sở dữ liệu nghiệp vụ và yêu cầu chính đáng của công dân.
- Chỉ đạo thống nhất việc áp dụng tin học và quản lý thông tin nghiệp vụ
trên các loại phương tiện tin học trong công tác hồ sơ, tàng thư nghiệp vụ cảnh
sát, trực tiếp nghiên cứu ứng dụng tin học và kỹ thuật khác phục vụ việc thu
nhận chuyển báo, xử lý, lưu trữ trong các hệ thống hồ sơ nghiệp vụ.
- Quản lý, khai thác các hệ thống thông tin cơ bản về vụ việc, đối tượng
phạm tội, các tổ chức tội phạm, dấu vết vụ việc phạm tội, hoạt động điều tra xử
lý tội phạm và các vi phạm pháp luật khác.
- Quản lý hệ thống tổ chức, biên chế và hoạt động của cơ quan, bồi dưỡng
nghiệp vụ về quản lý về công tác lưu trữ; Quyết định kế hoạch phân bổ kinh phí,
bảo đảm cơ sở vật chất, phương tiện hoạt động của cơ quan; bảo đảm biên chế,
cơ sở vật chất, phương tiện cho công tác lưu trữ.
- Hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra công tác lưu trữ của các đơn vị, địa
phương, thực hiện hoạt động hỗ trợ nghiệp vụ lưu trữ theo quy định của pháp
luật.
- Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch nghiên cứu khoa học, phát
triển, và ứng dụng kết quả nghiên cứu khoa học trong việc cải cách công tác lưu
trữ tại công an các đơn vị, địa phương.
- Quản lý tài chính, tài sản được giao và tổ chức thực hiện ngân sách được
phân bổ theo quy định của pháp luật.
- Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác theo quy định của pháp luật
hoặc do Bộ Công an, Tổng cục cảnh sát giao.
3. Về cơ cấu tổ chức của Cục HSNVCS (Phụ lục 1)
Các phòng ban trực thuộc Cục Hồ sơ nghiệp vụ cảnh sát:
- Phòng Tham mưu – P1
- Phòng quản lý, khai thác hồ sơ hiện hành – P2
- Phòng quản lý, khai thác hồ sơ lưu trữ - P3
- Phòng tàng thư nghiệp vụ cảnh sát – P4
- Phòng nghiên cứu ứng dụng CNTT – P5
Phan Thùy Dương
6
Lớp: Trung cấp VTLT 14A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Phòng tàng thư căn cước thu được của địch – P6
- Trung tâm thông tin quốc gia về tội phạm – P7
II. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của phòng quản lý, khai thác hồ sơ lưu trữ.
Căn cứ theo quyết định số 732/C53(P1) ngày 06 tháng 9 năm 2010 của
Cục Hồ sơ nghiệp vụ cảnh sát qui định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ
cấu tổ chức của phòng quản lý, khai thác hồ sơ lưu trữ như sau:
1. Về chức năng:
Phòng quản lý, khai thác hồ sơ lưu trữ là đơn vị thuộc Cục Hồ sơ Nghiệp
vụ Cảnh sát, có chức năng tổ chức chỉ đạo, hướng dẫn và kiểm tra các đơn vị
trong lực lượng CSND, tiếp nhận lưu trữ hồ sơ nghiệp vụ của các đơn vị, địa
phương thuộc Bộ.
2. Về nhiệm vụ quyền hạn:
- Xây dựng, kế hoạch công tác dài hạn và hàng năm của Phòng; chủ trì
xây dựng, kế hoạch về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ về công tác tiếp nhận,
bảo quản, khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ một cách hiệu quả nhất.
- Tổ chức tiếp nhận, khai thác trả lời hàng triệu yêu cầu nghiệp vụ, hàng
trăm lượt yêu cầu mượn đọc, nghiên cứu sử dụng tài liệu lưu trữ.
- Xây dựng các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn công tác lưu trữ của cơ quan
Bộ, hướng dẫn thực hiện thống nhất các chế độ, quy định về công tác lưu trữ và
tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật; tổ chức kiểm tra công tác lưu trữ tại
các đơn vị thuộc Bộ.
- Tổ chức thu thập tài liệu thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ cơ quan,
- Tổ chức các hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ công tác của
cơ quan Bộ, nghiên cứu khoa học, lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác theo
quy định.
- Thực hiện chế độ, biện pháp kỹ thuật bảo vệ, bảo quản tài liệu lưu trữ cơ
quan.
- Ứng dụng công nghệ thông tin và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng
theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2008 trong quản lý công tác lưu trữ.
Phan Thùy Dương
7
Lớp: Trung cấp VTLT 14A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Thực hiện chế độ báo cáo thống kê về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ
theo quy định.
- Phối hợp với các đơn vị chức năng lập kế hoạch xây dựng, cải tạo, nâng
cấp kho tàng, mua sắm trang thiết bị phục vụ hoạt động lưu trữ.
3. Cơ cấu tổ chức của phòng quản lý, khai thác hồ sơ lưu trữ (phụ lục 2):
- Phòng gồm có: 01 trưởng phòng, 02 phó trưởng phòng, 20 cán bộ chiến sỹ
- Trưởng phòng chịu trách nhiệm trước cục trưởng về thực hiện nhiệm vụ
được giao.
- Phó trưởng phòng giúp Trưởng phòng quản lý, điều hành hoạt động của
Phòng, giải quyết công việc khi Trưởng phòng vắng mặt, được Trưởng phòng
phân công trực tiếp thực hiện một số nhiệm vụ công tác; chịu trách nhiệm trước
Trưởng phòng và trước pháp luật về những nhiệm vụ công tác được phân công.
- Các cán bộ chiến sỹ trong phòng thực hiện nhiệm vụ do Trưởng phòng,
Phó Trưởng phòng giao; chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng và trước pháp
luật về việc thực hiện nhiệm vụ được giao.
Phan Thùy Dương
8
Lớp: Trung cấp VTLT 14A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA
CỤC HỒ SƠ NGHIỆP VỤ CẢNH SÁT
I. Hoạt động quản lý
1. Việc xây dựng, ban hành văn bản về công tác Văn thư Lưu trữ của
Cục HSNVCS
Công tác Văn thư Lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động không thể thiếu được
trong việc quản lý Nhà nước. Hoạt động cơ bản của Văn thư Lưu trữ là tiếp nhận
giải quyết các văn bản đi, văn bản đến, thu thập, quản lý, bảo vệ, bảo quản an
toàn và sử dụng có hiệu quả trên mọi lĩnh vực là một yêu cầu cấp bách. Vì vậy
việc xây dựng, ban hành các văn bản quản lý công tác văn thư cũng như công
tác lưu trữ là một nhiệm vụ đặc biệt quan trọng của mỗi cơ quan, tổ chức. Hệ
thống các cơ quan quản lý công tác Văn thư Lưu trữ và tài liệu lưu trữ quốc gia
đã được xây dựng và từng bước kiện toàn; Tại thời điểm này có thể nói trên lĩnh
vực Văn thư Lưu trữ đã đánh dấu sự hoàn thiện về cơ sở pháp lý cho một lĩnh
vực hoạt động quan trọng của nhà nước. Hàng loạt các văn bản quy định về
công tác Văn thư Lưu trữ được ban hành như: Nghị định 110 về công tác Văn
thư Lưu trữ, Thông tư 04/2013/TT-BNV về việc hướng dẫn xây dựng quy chế
công tác Văn thư Lưu trữ, Thông tư 07/2012/TT-BNV hướng dẫn quản lý văn
bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, Thông tư
04/2013/TT-BNV hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của
các cơ quan, tổ chức.
Xác định được ý nghĩa to lớn và tầm quan trọng của công tác Văn thư
Lưu trữ, tại Cục Hồ sơ nghiệp vụ Cảnh sát hiện nay ngoài việc tuân theo những
quy định của những văn bản trên thì luôn thực hiện những quy định cụ thể của
cơ quan ban hành. Được sự quan tâm sát sao của lãnh đạo cơ quan đến công tác
Văn thư Lưu trữ, Cục HSNVCS đã ban hành quy chế quy định một số điều cụ
thể về quản lý công tác lưu trữ, việc thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ và trách
nhiệm của các cán bộ chiến sỹ đơn vị đối với công tác lưu trữ. Đây chính là nền
tảng để công tác Văn thư Lưu trữ của Cục HSNVCS đi vào nề nếp và hoạt động
có hiệu quả.
Phan Thùy Dương
9
Lớp: Trung cấp VTLT 14A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Cục Hồ sơ nghiệp vụ Cảnh sát là một đơn vị nghiệp vụ chuyên về công
tác lưu trữ, song công tác ban hành văn bản quản lý về công tác lưu trữ còn
nhiều hạn chế vì đây là đơn vị trực tiếp thực hiện công tác lưu trữ. Sau khi có
Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn xây
dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức; Cục HSNVCS
đã lập dự thảo Tờ trình, và hiện đang đề nghị lãnh đạo Bộ ban hành Quy chế
mới về công tác văn thư, lưu trữ.
Về quy chế qui định công tác văn thư lưu trữ của Cục Hồ sơ nghiệp vụ
Cảnh sát, Bộ đã chỉ đạo rà soát, đề xuất, sửa đổi, bổ sung quy chế này nhằm đảm
bảo phù hợp quy định của Luật lưu trữ và tình hình thực tế của Cục. Quy chế
này được áp dụng thống nhất với các phòng chuyên môn của Cục. Việc ban
hành quy chế văn thư lưu trữ trước hết đã thể hiện sự quan tâm của lãnh đạo cơ
quan đối với công tác lưu trữ, cũng như công tác Văn thư, để tạo điều kiện thuận
lợi cho công tác Văn thư Lưu trữ của cơ quan ngày càng được quan tâm và chú
trọng hơn, đặc biệt là về công tác lưu trữ tiến hành triển khai các khâu nghiệp vụ
tiếp theo như phân loại, xác định giá trị, thống kê, bảo quản, và phục vụ tốt công
tác khai thác sử dụng tài liệu hàng ngày và lâu dài về sau.
Theo đó, bảng thời hạn bảo quản này áp dụng đối với các nhóm hồ sơ, tài
liệu hình thành trong hoạt động của ngành Công an như: tài liệu hình thành phổ
biến trong hoạt động của các cơ quan, đơn vị và tài liệu chuyên ngành phân theo
lĩnh vực hoạt động. Xác định được đúng thời hạn bảo quản tài liệu có ý nghĩa rất
quan trọng, nó không chỉ giúp tiết kiệm chi phí bảo quản tài liệu (kho tàng, trang
thiết bị, điện…); khắc phục tình trạng tài liệu tích đống hoặc tiêu hủy tài liệu tùy
tiện mà còn giúp cho việc quản lý tài liệu được chặt chẽ, kiểm soát được thông
tin của tài liệu, tạo điều kiện cho việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ ngày
càng hiệu quả hơn.
Xác định được tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ cũng như để tài liệu lưu
trữ phát huy được giá trị. Như vậy, căn cứ vào Luật Lưu trữ, và các văn bản
hướng dẫn nghiệp vụ của Cục Văn thư lưu trữ nhà nước, Cục Hồ sơ nghiệp vụ
Cảnh sát tiếp tục rà soát, sửa đổi, bổ sung hoặc ban hành mới các văn bản quản
Phan Thùy Dương
10
Lớp: Trung cấp VTLT 14A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
lý về công tác lưu trữ, cũng như công tác văn thư sao cho phù hợp với qui định
của pháp luật hiện hành và tình hình thực tế của cơ quan, tạo ra hành lang pháp
lý cho công tác lưu trữ và công tác văn thư.
2. Quản lý phông lưu trữ của Cục HSNVCS
Việc quản lý phông lưu trữ của Cục HSNVCS đều được quản lý tập trung
thống nhất về tổ chức và nghiệp vụ lưu trữ. Tại Cục HSNVCS đã thành lập
phòng quản lý, khai thác hồ sơ lưu trữ theo quyết định số 732/QĐ-C53(P1)
ngày 06 tháng 4 năm 2010. Phòng có chức năng quản lý toàn bộ tài liệu lưu trữ
hình thành trong quá trình hoạt động của Bộ, các đơn vị trực thuộc Bộ và thực
hiện các nghiệp vụ lưu trữ tại cơ quan trong giai đoạn hiện hành
Phòng quản lý, khai thác hồ sơ lưu trữ là một bộ phận quản lý không thể
thiếu trong cơ cấu tổ chức của Cục Hồ sơ nghiệp vụ Cảnh sát; có chức năng giúp
lãnh đạo quản lý công tác lưu trữ trong cơ quan bằng việc thực hiện các nhiệm
vụ cụ thể như; quản lý và thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ
của cơ quan; đề xuất các phương án đào tạo, bồi dưỡng cán bộ lưu trữ cho cơ
quan và hàng năm báo cáo tình hình thực hiện công tác lưu trữ trong cơ quan,
lập kế hoạch thực hiện công tác tiếp nhận hồ sơ lưu trữ của cơ quan trong thời
gian tới. Quản lý khai thác hồ sơ của các đơn vị nghiệp vụ, rút sử dụng tài liệu,
phục vụ công tác nghiên cứu để đấu tranh phòng chống tội phạm.
Hiện tại, phòng quản lý, khai thác hồ sơ lưu trữ được tổ chức theo hình
thức sau: hoạt động theo quy chế làm việc chung của Cục Hồ sơ nghiệp vụ Cảnh
sát, theo sự phân công chỉ đạo công việc trực tiếp của đồng chí phó cục trưởng
phụ trách phòng.
Đối với hoạt động quản lý của các cơ quan nói chung cũng như tại Cục
Hồ sơ nghiệp vụ Cảnh sát nói riêng thì tài liệu lưu trữ là nguồn thông tin không
thể thiếu. Hàng ngày, hàng giờ các cán bộ lãnh đạo, cán bộ quản lý ở Cục phải
thường xuyên khai thác và sử dụng những thông tin trong tài liệu lưu trữ để
hoạch địch các chương trình, kế hoạch, và ban hành các quyết định quản lý cho
phù hợp. Bởi vậy mà một yêu cầu đặt ra đó chính là việc quản lý tài liệu sao cho
chặt chẽ, thống nhất. Lãnh đạo Cục Hồ sơ nghiệp vụ Cảnh sát đã áp dụng các
Phan Thùy Dương
11
Lớp: Trung cấp VTLT 14A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả trong việc thu thập, quản lý, bảo quản và sử
dụng tài liệu lưu trữ.
3. Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu KHCN
trong hoạt động lưu trữ của Cục Hồ sơ nghiệp vụ cảnh sát:
Cùng với sự phát triển nhanh chóng của khoa học kỹ thuật, công nghệ
thông tin đã và đang được triển khai ứng dụng nhằm hỗ trợ cho việc quản lý và
nâng cao hiệu quả trong việc phục vụ khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại Cục
Hồ sơ nghiệp vụ Cảnh sát.
Hiện nay 100% cán bộ chiến sỹ trong Cục được trang bị mỗi người 01
máy tính kết nối mạng nội bộ (LAN), để đảm bảo cập nhật, trao đổi, xử lý thông
tin nhanh và tiện dụng nhất. Các phòng chuyên môn đều được lắp đặt máy điện
thoại bàn và số máy riêng phục vụ trao đổi công việc. Ngoài ra, các cán bộ
chiến sỹ trong cơ quan còn được trang bị đầy đủ các trang thiết bị tin học cần
thiết khác để phục vụ công tác chuyên môn, nghiệp vụ.
Ngày 28/08/1995 Bộ trưởng Bộ Nội vụ (nay là Bộ Công an) đã ký quyết
định số 540 phê duyệt dự án đổi mới trang thiết bị kỹ thuật quản lý và khai thác
hồ sơ, tiếp đó ngày 05/12/2006 Thủ tướng chính phủ ký quyết định số 1597/QĐTTg phê duyệt đề án xây dựng trung tâm tội phạm. Nhờ vậy Cục đã chủ động
đổi mới mạnh mẽ về công nghệ, nghiên cứu xây dựng mạng máy tính và truyền
báo dữ liệu.
Cục Hồ sơ nghiệp vụ Cảnh sát đã từng bước tổ chức ứng dụng CNTT
trong hoạt động nghiệp vụ lưu trữ với phần mềm tiêu biểu là phần mềm quản lý
tài liệu lưu trữ. Đây là phần mềm quản lý và khai thác hồ sơ, tài liệu lưu trữ hiện
hành trên mạng nội bộ tại phòng quản lý, khai thác hồ sơ lưu trữ. Phần mềm này
xây dựng trên một cơ sở dữ liệu khá đầy đủ, được quản lý phù hợp cho việc lưu
trữ và xử lý dữ liệu dạng văn bản. Chương trình có sẵn nhiều chức năng trợ
giúp. Người sử dụng có đầy đủ khả năng truy cập, tìm kiếm, lưu trữ và tổ chức
thông tin. Với một cơ sở dữ liệu cài trên máy chủ thì người dùng trong hệ thống
có thể truy cập, tác nghiệp được từ các máy trạm tại các phòng làm việc trong cơ
quan. Đồng thời, người dùng cũng có thể dễ dàng truy cập vào một cơ sở dữ liệu
Phan Thùy Dương
12
Lớp: Trung cấp VTLT 14A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
dùng chung thông qua phần mềm và phân quyền cho máy trạm.
Phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ hỗ trợ sẵn các mẫu nhập dữ liệu quản lý
văn bản, hồ sơ, cho việc nhập số liệu…, các khung nhìn cho việc tìm kiếm và
truy cập thông tin, các chương trình cho hiển thị và tự động hóa các tiến trình
công việc có liên quan. Với những tính năng trên có thể đáp ứng được việc quản
lý, tra tìm và khai thác tài liệu lưu trữ tại Cục HSNVCS được nhanh chóng,
chính xác, kịp thời.
Tuy nhiên, phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ cũng còn có một số nhược
điểm cần được khắc phục trong thời gian tới là vấn đề nhập dữ liệu. Để nhập
được dữ liệu vào chương trình phải thực hiện quá nhiều thao tác. Như vậy sẽ
gây nhiều trở ngại, tốn thời gian không ít cho khâu nhập dữ liệu đầu vào của hồ
sơ lưu trữ. Bên cạnh đó việc ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý hồ
sơ, tài liệu lưu trữ còn hạn chế, chưa được thực hiện triệt để tới các đơn vị, bước
đầu hệ thống phần mềm hồ sơ lưu trữ mới chỉ áp dụng tại một số phòng chuyên
môn mà chưa kết nối tới các đơn vị thuộc Bộ, vì vậy việc quản lý, khai thác hồ sơ
lưu trữ vẫn được thực hiện theo phương pháp thủ công thông qua mục lục hồ sơ.
4. Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ chiến sỹ quản lý công tác lưu trữ của
Cục HSNVCS
* Về đào tạo
Trong những năm qua, đội ngũ cán bộ chiến sỹ của Cục HSNVCS luôn
được quan tâm xây dựng, củng cố, kiện toàn. Ngoài việc tuyển chọn, sắp xếp
cán bộ cho phù hợp với nhiệm vụ còn bao gồm cả việc đào tạo, bồi dưỡng và sử
dụng đội ngũ cán bộ làm công tác Văn thư Lưu trữ. Nhìn chung, đội ngũ cán bộ
của Cục HSNVCS đủ về số lượng và trình độ về chuyên môn, lý luận chính trị,
kỹ năng quản lý Nhà nước từng bước được nâng lên, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ.
Cũng trong những năm qua, Cục HSNVCS đã tổ chức nhiều khóa bồi dưỡng kỹ
năng, nghiệp vụ quản lý Nhà nước và nhiều khóa bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên
ngành cho cán bộ chiến sỹ nhằm góp phần nâng cao trình độ của cán bộ chiến sỹ
trong thực thi công vụ.
Cục HSNVCS đã chủ động xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng, mở
Phan Thùy Dương
13
Lớp: Trung cấp VTLT 14A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
các lớp tập huấn nghiệp vụ lưu trữ cho cán bộ chiến sỹ tại đơn vị trực thuộc;
đồng thời cử cán bộ lưu trữ tham gia các lớp tập huấn do Cục Văn thư – Lưu trữ
tổ chức. Qua đó đã góp phần nâng cao nhận thức, kỹ năng nghiệp vụ lưu trữ,
từng bước giúp cho các cơ quan, đơn vị thực hiện tốt các hoạt động Văn thư Lưu
trữ tại cơ quan.
Ngày 22/8/2015 Cục HSNVCS đã phối hợp với Cục công nghệ thông tin
tổ chức buổi tập huấn về công tác văn thư lưu trữ cho 150 cán bộ chiến sỹ của
các đơn vị thuộc Cục HSNVCS. Tại buổi tập huấn, Cục HSNVCS đã phổ biến,
hướng dẫn những văn bản quan trọng về công tác lưu trữ như: Luật lưu trữ
2011, Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ
hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ
quan; Cũng tại buổi tập huấn này, Lãnh đạo Cục HSNVCS cũng có bài tham
luận về thực trạng công tác lưu trữ tại Cục HSNVCS và những giải pháp. Lớp
tập huấn được diễn ra trong 01 ngày với sự có mặt của đông đảo các học viên và
Lãnh đạo Cục HSNVCS, Lãnh đạo công an các tỉnh, thành phố. Qua đó có thể
thấy công tác văn thư và đặc biệt là công tác lưu trữ tại Cục đang được các đơn
vị cũng như lãnh đạo Bộ rất chú trọng và quan tâm.
Việc phổ biến tuyên truyền những nội dung của Luật Lưu trữ, các thông
tư, văn bản quy định về công tác Văn thư Lưu trữ trong các buổi tập huấn có ý
nghĩa hết sức thiết thực, giúp nâng cao ý thức và trách nhiệm trong việc tuân thủ
các quy định về công tác Văn thư Lưu trữ cho mỗi cán bộ của Cục; đẩy mạnh
công tác hiện đại hóa, tăng cường các hoạt động thu thập, sưu tầm, chỉnh lý, bảo
quản và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ, phục vụ sự nghiệp xây dựng và bảo
vệ đất nước thời kỳ đổi mới.
Buổi tập huấn cũng là dịp để cán bộ chiến sỹ làm công tác Văn thư cũng
như công tác lưu trữ hỏi và trao đổi những vấn để còn vướng mắc trong quá
trình thực hiện nghiệp vụ của mình và tất cả những vướng mắc đều được giải
đáp thỏa đáng.
Bên cạnh việc đào tạo, bồi dưỡng cán bộ về công tác Văn thư Lưu trữ,
Cục HSNVCS còn quan tâm đến việc thi đua khen thưởng cho những tấm
Phan Thùy Dương
14
Lớp: Trung cấp VTLT 14A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
gương tiêu biểu, có thành tích xuất sắc trong công việc. Việc tôn vinh, khen
thưởng kịp thời đã cổ vũ tinh thần thi đua sôi nổi trong các cán bộ chiến sỹ và có
tác động tích cực đến công tác Văn thư Lưu trữ.
* Về chế độ bồi dưỡng cho cán bộ lưu trữ:
Căn cứ Thông tư số 07/2005/TT-BNV ngày 05 tháng 01 năm 2005 của
Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn thực hiện chế độ phụ cấp độc hại, nguy hiểm đối
với cán bộ, công chức, viên chức; Công văn số 2939/BNV-TL ngày 04 tháng 10
năm 2005 của Bộ Nội vụ về việc quy định chế độ phụ cấp độc hại, nguy hiểm
đối với cán bộ, công chức, viên chức ngành Lưu trữ; Thông tư liên tịch số
13/TTLT-BLĐTBXH-BYT ngày 30/5/2012 của Bộ Lao động thương binh xã
hội và Bộ Y tế về hướng dẫn thực hiện chế độ bồi dưỡng bằng hiện vật đối với
người lao động làm việc trong điều kiện có yếu tố nguy hiểm, độc hại; Công văn
số 758/VTLTNN-TCCB, ngày 13 tháng 11 năm 2006 của Cục Văn thư và Lưu
trữ nhà nước về việc hưởng chế độ bồi dưỡng bằng hiện vật đối với ngành lưu
trữ. Thực tế, tại Cục việc chi trả mức phụ cấp đặc thù tính theo 10% mức lương
cơ bản đối với cán bộ lưu trữ trực tiếp làm công việc tiếp nhận, bảo quản và tổ
chức sử dụng tài liệu trong kho lưu trữ đã được thực hiện, được hưởng sự hỗ
trợ này. Nhưng sự hỗ trợ này so với sự vất vả, độc hại mà công tác này mang lại
thì quá nhỏ nên đối với một số cán bộ lưu trữ đã tạo ra tâm lý thiếu nhiệt tình và
xu hướng muốn chuyển vị trí trong công việc của một số cán bộ.
II. Tình hình thực hiện các nội dung nghiệp vụ lưu trữ tại Cục
HSNVCS.
1. Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ:
Công tác lưu trữ của Cục HSNVCS bao gồm rất nhiều các khâu nghiệp vụ
khác nhau, nó có sự liên quan chặt chẽ và đòi hỏi mỗi cán bộ làm công tác lưu
trữ phải hiểu được điều đó trong quá trình làm việc của mình. Đặc biệt là đối với
công tác thu thập, bổ sung tài liệu bởi vì đây là thông tin đầu vào, là công đoạn
đầu tiên cho chuỗi công đoạn tiếp theo, nó ảnh hưởng trực tiếp đến việc thu thập
tài liệu có đầy đủ, hoàn chỉnh để phục vụ nhu cầu khai thác sử dụng hay không.
Trong quá trình thực tập tại Cục HSNVCS tôi đã đi sâu khảo sát lịch sử
Phan Thùy Dương
15
Lớp: Trung cấp VTLT 14A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
hình thành và phát triển của Cục, chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của
Cục. Đặc biệt, tôi dành nhiều thời gian để khảo sát khối tài liệu, thành phần tài
liệu, nguồn nộp lưu vào lưu trữ Cục. Qua đó tôi đã phần nào hiểu được thực
trạng của công tác thu thập, bổ sung tài liệu và những kết quả của công tác này
đối với công tác lưu trữ của Bộ nói chung.
Khối tài liệu sản sinh ra trong quá trình hoạt động của cơ quan chủ yếu là
các thông tin về các chuyên án, vụ án, tội phạm chứa đựng rất nhiều thông tin
quan trọng và cần tiến hành thu thập thường xuyên để tránh mất mát, thất lạc.
Nguồn thu thập hồ sơ, tài liệu của Cục HSNVCS cũng khá rộng bao gồm:
Lưu trữ toàn bộ hồ sơ của các đơn vị trực thuộc tổng cục cảnh sát, Bộ Tư lệnh
cảnh sát cơ động đóng quân tại địa bàn phía Bắc (từ Đà Nẵng trở ra); hồ sơ có
thời hạn bảo quản vĩnh viễn của Công an các tỉnh từ Đà Nẵng trở ra. Sở cảnh sát
phòng cháy chữa cháy thuộc các địa phương từ Đà Nẵng trở ra nộp lưu tại trụ sở
Cục đóng tại phía Bắc.
Hồ sơ các đơn vị thuộc các Tổng cục cảnh sát, Bộ Tư lệnh cảnh sát cơ
động đóng quân trên địa bàn phía Nam từ Quảng Nam trở vào. Hồ sơ có thời
hạn bảo quản vĩnh viễn của Công an, sở cảnh sát phòng cháy chữa cháy thuộc
các địa phương từ Quảng Nam trở vào và các tỉnh Tây Nguyên nộp lưu về C53
tại khu vực phía Nam.
Như vậy, lưu trữ Cục đã xác định được nguồn thu thập, bổ sung tài liệu và
việc xác định này đã giúp cho cơ quan thu đúng những chỗ cần phải thu, hạn chế
sự bỏ sót hoặc thu không đúng.
Để có thể làm tốt công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ thì trên cơ
sở các văn bản mà Nhà nước đã ban hành, Cục đã cụ thể hóa, ban hành các văn
bản chỉ đạo về công tác lưu trữ, đặc biệt là công tác thu thập, bổ sung tài liệu.
Có thể nói hệ thống văn bản mà Bộ ban hành rất phong phú, hàng chục văn bản.
Trong đó, quy chế công tác văn thư lưu trữ của Bộ đã quy định về việc thu thập
tài liệu vào lưu trữ cơ quan như sau: Cục HSNV có trách nhiệm:
+ Thông báo cho các đơn vị trong Tổng cục cảnh sát chuẩn bị hồ sơ, tài
liệu để giao nộp.
Phan Thùy Dương
16
Lớp: Trung cấp VTLT 14A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
+ Hướng dẫn các đơn vị, cá nhân lập danh mục hồ sơ, tài liệu cần nộp và
thống kê thành “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” theo biểu mẫu đã qui định.
+ Chuẩn bị kho tàng và các phương tiện để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu tại các
Phòng nghiệp vụ, lập Biên bản bàn giao hồ sơ theo biểu mẫu (01 do phòng lưu
trữ giữ, 01 do đơn vị nộp hồ sơ giữ).
Cuối cùng, căn cứ vào danh mục hồ sơ các đơn vị đã lập, các phòng
nghiệp vụ thuộc Cục tiến hành tiếp nhận hồ sơ tài liệu do các đơn vị nộp và xây
dựng kế hoạch đăng ký hồ sơ theo quy định chung của Cục Văn thư và Lưu trữ
Nhà nước. Như vậy, nhờ có qui định này đã tạo ra một hành lang để các đơn vị
tránh mất mát tài liệu có giá trị, đồng thời theo dõi được các bước tiến hành
công việc cụ thể. Trên cơ sở tài liệu đã thu thập thực tế của từng phông lưu trữ,
cán bộ lưu trữ Cục dựa vào nguồn và thành phần tài liệu thuộc diện phải thu
thập để xem xét mức độ hoàn thiện của các hồ sơ và của phông lưu trữ. Từ đó,
xác định những tài liệu còn thiếu, xác định nguồn bổ sung, đề xuất các biện
pháp, cách thức thực hiện để tiến hành tìm kiếm, bổ sung hoàn chỉnh phông lưu
trữ. Tính đến năm 2014, Cục đã thu thập tương đối nhiều hồ sơ, tài liệu từ các
đơn vị thuộc nguồn nộp lưu của Cục.
Tuy nhiên trên cơ sở các văn bản đó, Cục HSNVCS đã tiến hành thu thập
tài liệu được thuận tiện song công tác này vẫn còn nhiều hạn chế, bất cập như:
Việc thu thập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ tại một số đơn vị chưa thưòng
xuyên và đồng bộ; hầu hết các đơn vị là nguồn nộp lưu giao nộp tài liệu một
cách rất tự phát, chưa chủ động nộp tài liệu theo quy định. Phần lớn tài liệu khi
giao nộp đều trong tình trạng bó gói, chưa được lập thành hồ sơ hoàn chỉnh, tài
liệu chưa được phân loại, sắp xếp còn lộn xộn, cần tiếp tục phải đầu tư kinh phí,
thời gian để tiến hành chỉnh lý.
Ví dụ: hồ sơ thu về một phần chưa được lập thành hồ sơ hoàn chỉnh, sau
khi kiểm tra, rà soát một số hồ sơ còn thiếu những văn bản quan trọng chưa thể
tiếp nhận để đăng ký đưa vào khai thác phục vụ tra cứu khi cần thiết.
Phan Thùy Dương
17
Lớp: Trung cấp VTLT 14A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
2. Xác định giá trị tài liệu và thời hạn bảo quản hồ sơ tài liệu
Công tác xác định giá trị tài liệu là việc nghiên cứu làm rõ những giá trị
về mặt nghiệp vụ, lịch sử, khoa học và pháp lý của hồ sơ, tài liệu để định thời
hạn bảo quản đối với từng hồ sơ cụ thể.
Xác định giá trị để định thời hạn bảo quản cho tài liệu là một trong những
nghiệp vụ khó của công tác lưu trữ. Nên cán bộ chiến sỹ làm công tác lưu trữ
phải quán triệt chủ trương, đường lối, chính sách của Đảng và pháp luật của Nhà
nước về lưu trữ. Đảm bảo kết hợp chặt chẽ giữa yêu cầu khách quan, toàn diện
và lịch sử cụ thể với yêu cầu chuyên môn, nghiệp vụ của lực lượng CSND. Phù
hợp với chức năng, nhiệm vụ và điều kiện lưu giữ, bảo quản hồ sơ, tài liệu của
Ngành công an.
Hồ sơ, tài liệu có giá trị đưa vào lưu trữ phải đảm bảo được sự toàn vẹn
của tài liệu, phản ánh xác thực các hoạt động nghiệp vụ và đối tượng đấu tranh
của lực lượng cảnh sát nhân dân, đáp ứng được yêu cầu nghiên cứu, phục vụ
công tác phòng, chống tội phạm và quản lý nhà nước về an ninh trật tự, phục vụ
bảo vệ đường lối chính sách của Đảng, pháp luật của nhà nước, quyền và lợi ích
hợp pháp của tổ chức, công dân.
Phải xác định đúng mức độ bảo quản, đặc điểm vật mang tin, tính hóa lý
của hồ sơ, tài liệu làm căn cứ lựa chọn phương pháp bảo quản cho phù hợp. Việc
loại, hủy hồ sơ, tài liệu phải được tiến hành cẩn trọng, chỉ được loại hủy những
hồ sơ, tài liệu không có giá trị nghiên cứu, sử dụng, thực hiện loại hủy hồ sơ, tài
liệu phải đúng theo quy định của Ngành và luật lưu trữ.
Từ thực trạng của việc xác định giá trị tài liệu nêu trên có thể thấy việc
nghiên cứu, xây dựng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu là cần thiết, đóng góp vai
trò quan trọng và tích cực trong việc nâng cao trách nhiệm của các cán bộ lưu
trong việc xác định giá trị tài liệu.
Thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu nghiệp vụ cảnh sát là thời gian hồ sơ, tài
liệu đó cần được bảo quản trong tàng thư, cơ sở dữ liệu. Mức độ bảo quản được
chia thành 2 loại:
Bảo quản vĩnh viễn: áp dụng đối với những hồ sơ, tài liệu và các vật mang
Phan Thùy Dương
18
Lớp: Trung cấp VTLT 14A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
tin khác có giá trị cao về mặt nghiệp vụ, pháp lý, lịch sử, khoa học có tác dụng
phục vụ lâu dài trong công tác điều tra, nghiên cứu đấu tranh phòng chống tội
phạm, bảo vệ an ninh quốc gia.
Bảo quản có thời hạn: áp dụng đối với những hồ sơ, tài liệu phục vụ cho
công tác phòng chống tội phạm và phục vụ lợi ích chính đáng của tổ chức, cá
nhân trong một thời gian nhất định.
+ Một số quy định chung về thời hạn lưu hồ sơ tài liệu:
Điều 30 chế độ hồ sơ 2013 quy định thẩm quyền phê duyệt thời hạn bảo
quản như sau:
- Lãnh đạo có thẩm quyền phê duyệt kết thúc đối với hồ sơ nào thì có
thẩm quyền phê duyệt thời hạn bảo quản hồ sơ đó;
- Lãnh đạo các đơn vị nghiệp vụ có thẩm quyền phê duyệt thời hạn bảo
quản đối với hồ sơ, tài liệu và vật mang tin khác trong tàng thư và thông tin
trong cơ sở dữ liệu do đơn vị quản lý.
3. Cung cấp và sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ :
Cung cấp và sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ là việc tổ chức khai thác, cung
cấp và sử dụng thông tin, tài liệu có trong hồ sơ lưu trữ, phục vụ có hiệu quả cao
nhất, yêu cầu nghiệp vụ trong ngành công an, các yêu cầu của tổ chức xã hội và
yêu cầu chính đáng của công dân.
Việc cung cấp, sử dụng thông tin tài liệu phải tuân thủ theo các quy định
của Luật lưu trữ, Pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước, chế độ hồ sơ 2013 và các
quy định khác có liên quan, đảm bảo bí mật nghiệp vụ của ngành công an,
không làm phương hại đến an ninh Quốc gia, lợi ích hợp pháp của cơ quan, cá
nhân.
Đơn vị tiếp nhận thông tin, tài liệu do đơn vị lưu trữ cung cấp phải khẩn
trương tổ chức thẩm tra, xác minh bảo đảm sử dụng có hiệu quả trong công tác
phòng ngừa, đấu tranh chống tội phạm, quản lý nhà nước về an ninh trật tự và
phải quản lý tài liệu theo quy định chế độ mật của ngành.
Chỉ được trích, chép thông tin trong phạm vi hồ sơ, tài liệu được cấp thẩm
quyền phê duyệt. Việc giao nhận hồ sơ, tài liệu phải kiểm tra chặt chẽ, nếu phát
Phan Thùy Dương
19
Lớp: Trung cấp VTLT 14A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
hiện có sai phạm phải lập biên bản, báo cáo lãnh đạo đơn vị xử lý.
Đối với cơ quan, tổ chức, cá nhân nước ngoài phải có thêm giấy giới thiệu
của Bộ Ngoại giao Việt Nam hoặc của cơ quan được Bộ Ngoại giao ủy quyền.
Các phòng nghiệp vụ của Cục sau khi nhận được yêu cầu đề nghị cung
cấp thông tin, tài liệu hoặc mượn tài liệu để nghiên cứu, rút sử dụng lại hồ sơ
phải kiểm tra thủ tục, nội dung, mục đích nghiên cứu, sử dụng phạm vi thông
tin, tài liệu cần cung cấp, đề xuất lãnh đạo có thẩm quyền phê duyệt. Trường
hợp không có thông tin phải có công văn trả lời đơn vị có nhu cầu tra cứu.
Cán bộ nghiệp vụ, cơ quan, tổ chức được nghiên cứu tại phòng đọc của
Cục, khi có sự phê duyệt của lãnh đạo có thẩm quyền, chỉ được nghiên cứu
những tài liệu liên quan đến phạm vi, nội dung đã được duyệt. Chấp hành nội
quy phòng đọc và hướng dẫn của cán bộ quản lý phòng đọc, không được quay
phim, chụp ảnh tài liệu và đưa tài liệu ra khỏi phòng đọc. Trường hợp cần cung
cấp bản sao tài liệu lưu trữ phải có văn bản đề nghị riêng và cần được lãnh đạo
có thẩm quyền phê duyệt.
Như vậy có thể nói Cục đã có những quy định cụ thể về khai thác
và sử dụng tài liệu lưu trữ, đáp ứng được kịp thời cho hoạt động quản lý, điều
hành của cơ quan, lập hệ thống sổ sách theo đúng quy định. Tuy nhiên, công tác
khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại Cục vẫn còn nghèo nàn về hình thức tổ chức
và kém phong phú về mục đích sử dụng; cùng với đó thì việc thông tin giới
thiệu tài liệu tài liệu lưu trữ đến các đối tượng sử dụng chủ yếu vẫn là mục lục
hồ sơ, chưa ứng dụng công nghệ thông tin để quản lý và phục vụ khai thác
sử dụng tài liệu; Hình thức khai thác, sử dụng tài liệu chủ yếu vẫn là đọc và sao
chụp tài liệu lưu trữ chưa có hình thức khai thác qua mạng internet để giảm thiểu
thời gian cho các đối tượng không có nhiều thời gian cho việc ngồi ở phòng đọc,
sử dụng tài liệu lưu trữ ở đây chưa đáp ứng được nhu cầu phát triển của xã hội
ngày nay.
4. Thống kê và xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ
Thống kê trong công tác lưu trữ là nhằm nắm được những số liệu về số
lượng, chất lượng, thành phần, nội dung, tình hình tài liệu và trang thiết bị bảo
Phan Thùy Dương
20
Lớp: Trung cấp VTLT 14A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
quản tài liệu. Trên cơ sở nắm chắc số liệu đó thì Cục sẽ đề ra một số biện pháp
trong quản lý hồ sơ, tài liệu đang bảo quản trong kho.
Thống kê và xây dựng công cụ tra tìm tài liệu nhằm khai thác thông tin
đối tượng, nhằm bổ sung thông tin về lý lịch, kết quả điều tra, xử lý đối tượng
vào cơ sở dữ liệu và hệ thẻ tra cứu, quản lý thông tin về đối tượng. Chủ động
cung cấp thông tin về đối tượng cho các đơn vị nghiệp vụ phục vụ cho công tác
phòng ngừa và đấu tranh phòng chống tội phạm.
Công tác thống kê lưu trữ được Cục tiến hành để thống kê diễn biến của
hồ sơ đối với từng loại hồ sơ được lập từ năm 2013 trở về trước. Thống kê điều
kiện đảm bảo về công tác lưu trữ (tổ chức, biên chế, diện tích kho lưu trữ,
phương tiện và thiết bị chuyên dùng phục vụ bảo quản và xử lý nghiệp vụ lưu
trữ. Thống kê kết quả khai thác, cung cấp và sử dụng hồ sơ, tài liệu.
Lý luận lưu trữ học cung cấp 4 loại công cụ tra cứu và 9 loại công cụ
thống kê tài liệu nhưng tất cả công cụ tra cứu trong kho lưu trữ của cơ quan là
Mục lục hồ sơ. Mục lục hồ sơ lưu trữ là một trong những công cụ tra cứu cơ bản
trong lưu trữ, dùng để thống kê các hồ sơ, cố định trật tự các hồ sơ theo phương
án hệ thống hoá và phản ánh thành phần, nội dung các hồ sơ trong phông lưu
trữ. Mục lục hồ sơ giúp cho việc quản lý chặt chẽ, tra tìm tài liệu lưu trữ.
Hiện nay, Cục HSNVCS vẫn đồng thời xây dựng công cụ tra cứu Mục lục
hồ sơ cả trên Phần mềm Hồ sơ lưu trữ và bản viết tay truyền thống. Về cơ bản,
cấu trúc của bản in trên máy vi tính và bản viết tay đều giống nhau.
Về thực hiện chế độ báo cáo thống kê: 01 năm, tính từ 16/11 năm trước
đến ngày 15/11 năm sau; báo cáo thống kê 06 tháng tính từ 16/11 năm trước đến
ngày 15/5 năm sau; 01 tháng tính từ ngày 16 tháng trước đến ngày 15 tháng sau.
5. Bảo quản tài liệu lưu trữ:
Hiện nay, công tác bảo quản tài liệu lưu trữ ở Cục HSNVCS đã đáp ứng
được những điều kiện cơ bản để đảm bảo an toàn và kéo dài tuổi thọ tài liệu.
Về cơ sở vật chất, kho tàng và trang thiết bị:
Tổng diện tích kho tàng của Cục là hơn 900m2 (bao gồm 9 kho) để bảo
quản tài liệu. Tài liệu đuợc sắp xếp ngăn nắp, gọn gàng, khoa học và đánh số và
Phan Thùy Dương
21
Lớp: Trung cấp VTLT 14A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
ký hiệu cho từng giá tài liệu, kho tàng được trang bị hệ thống thông gió, hút bụi,
ẩm, tăng cường công tác phòng cháy, chữa cháy, bảo vệ an toàn hồ sơ, tài liệu,
phục vụ kịp thời yêu cầu tra tìm khi có nhu cầu, thường xuyên kiểm tra và kịp
thời xử lý sự cố.
Với mục đích bảo vệ, chống sự xuống cấp, kéo dài tuổi thọ của hồ sơ, tài
liệu lưu trữ, Phòng khai thác, quản lý hồ sơ lưu trữ đã tiến hành khử trùng toàn
bộ hệ thống các kho tài liệu nhằm bảo tồn khối tài liệu hiện đang được lưu giữ.
Hiện nay, việc lưu giữ hồ sơ tài liệu tại Cục rất lớn cho nên kho tàng ngày
càng chật. Việc đại tu, xây dựng kho mới chưa được thực hiện nên gây khó khăn
cho việc quản lý. Hệ thống Phòng đọc đáp ứng yêu cầu thực tế chưa có, vẫn
chung với Phòng làm việc dẫn đến hạn chế công việc chuyên môn.
Về tài liệu lưu trữ hiện đang bảo quản trong kho:
Thực hiện nhiệm vụ của lưu trữ, hiện nay Cục đang bảo quản khoảng
750.000 hồ sơ, tài liệu tại các kho. Qua khảo sát tôi thấy tình hình tài liệu hiện
đang bảo quản trong kho như sau:
Trong kho lưu trữ chủ yếu chỉ bảo quản hồ sơ tội phạm, hồ sơ các chuyên
án, vụ án quan trọng hình thành sau khi các đối tượng hết án, hoặc đã chết. Khối
lượng hồ sơ tương đối nhiều, tuy nhiên việc giao nộp hồ sơ chưa được thực hiện
thường xuyên, nhiều khi còn mang tính tự phát gây khó khăn cho đội ngũ cán bộ
lưu trữ khi tiếp nhận hồ sơ.
Hiện nay do còn hạn chế về cơ sở vật chất nên Cục đã dùng các biện pháp
thủ công để bảo quản tài liệu như: Chống ẩm, chống nấm mốc, chống côn trùng,
chống mối, chống chuột.
Với sự nỗ lực phấn đấu của tập thể cán bộ chiến sỹ đã tiến hành thu thập
và bảo quản an toàn tài liệu. Được sự quan tâm của lãnh đạo cơ quan, phòng
quản lý, khai thác tài liệu lưu trữ đã từng bước triển khai ứng dụng công nghệ
thông tin vào quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ, góp phần tạo điều kiện thuận lợi cho
công tác quản lý và bảo quản tài liệu lưu trữ. Bên cạnh đó việc kiểm tra, vệ sinh
tài liệu được thực hiện thường xuyên, nên không xảy ra trường hợp đáng tiếc
nào như làm mất, hư hỏng tài liệu.
Phan Thùy Dương
22
Lớp: Trung cấp VTLT 14A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Bên cạnh những kết quả đạt được, công tác bảo quản tài liệu lưu trữ tại
Cục những năm qua vẫn còn có những hạn chế, bất cập đó là: Nhiều tài liệu
đang bảo quản tại kho lưu trữ Cục được hình thành trong giai đoạn từ 1975 trở
về trước đã và đang xuống cấp nghiêm trọng, có nguy cơ bị hủy hoại nhưng
chưa được tu bổ, phục chế; việc duy trì nhiệt độ, độ ẩm tối ưu để bảo quản an
toàn tài liệu chưa được thường xuyên; đa số tài liệu đang bảo quản tại kho lưu
trữ chưa được khử trùng, khử axit nên tiềm ẩn rất lớn các yếu tố ảnh hưởng bất
lợi đối với việc kéo dài tuổi thọ của tài liệu; ngoài tài liệu giấy ra thì các loại
hình tài liệu khác chưa có kho bảo quản và các trang thiết bị đáp ứng yêu cầu
bảo quản theo quy định.
Cùng với cơ sở vật chất kéo theo điều kiện làm việc của người làm công
tác lưu trữ còn nhiều khó khăn, thiếu thốn. Kho bảo quản tài liệu chật hẹp, chưa
đảm bảo theo quy định. Tại nhiều đơn vị trực thuộc, tài liệu được lưu trữ được
đặt ở các tủ, kệ cá nhân đặt trong phòng làm việc, dẫn đến việc tập trung bảo
quản và thực hiện các khâu nghiệp vụ lưu trữ rất khó khăn và hầu như không
được tiến hành.
6. Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ nghiệp vụ:
Công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ ở Cục nhìn chung đã cơ
bản đáp ứng và phục vụ kịp thời, có hiệu quả cho nhu cầu của các đơn vị nghiệp
vụ khác và các công dân. Theo thống kê từ năm 2010 đến nay tổng số lượt khai
thác hồ sơ, tài liệu là 5000 lượt, trong đó có khoảng 2700 yêu cầu khai thác hồ
sơ nghiệp vụ.
Mục đích khai thác chủ yếu phục vụ cho công tác giải quyết khiếu nại, tố
cáo của công dân và việc kiểm tra, xem xét lại các vụ án khi có yêu cầu nghiệp
vụ. Công cụ tra cứu chủ yếu là mục lục hồ sơ.
Phan Thùy Dương
23
Lớp: Trung cấp VTLT 14A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
CHƯƠNG III: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI PHÒNG QUẢN
LÝ, KHAI THÁC HỒ SƠ LƯU TRỮ VÀ NHỮNG ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ
I. Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và
kết quả đạt được
Trong thời gian thực tập từ 16/5 đến ngày 16/7/2016 tại Phòng, tôi đã được
trực tiếp tham gia vào các khâu nghiệp vụ của phòng, cụ thể tôi được trưởng phòng
giao nhiệm vụ cùng với chị hướng dẫn thực hiện các công việc sau:
- Tiếp nhận và giải quyết văn bản đi đến;
- Pho to, in ấn, scan tài liệu;
- Vệ sinh, lau giá, hộp, hồ sơ tài liệu trong kho;
- Tiếp nhận hồ sơ từ các đơn vị, công an các địa phương;
- Tiếp nhận các yêu cầu tra cứu, khai thác mượn đọc, nghiên cứu hồ sơ,
tài liệu;
- Đăng ký và sắp xếp hồ sơ, tài liệu của Phòng lên giá theo phông, khối để
phục vụ tra cứu yêu cầu.
Trong các công việc thực hiện trên, công việc được thực hiện thường
xuyên và nhiều thời gian nhất là tiếp nhận và đăng ký hồ sơ hết án của tội phạm.
Quá trình thực tập tại đây, tôi đã nhận thấy rằng khối lượng tài liệu trong kho
ngày càng nhiều nhưng hệ thống các kho chưa đáp ứng được thực tế công việc.
Trong khi đó thì việc ứng dụng các thành tựu khoa học trong công tác lưu trữ là
một đòi hỏi, yêu cầu hết sức khẩn trương đối với việc đổi mới công tác lưu trữ.
Song việc ứng dụng công nghệ thông tin để xây dựng các phần mềm quản lý tài
liệu lưu trữ trên máy vi tính có được hay không phụ thuộc rất nhiều ở khâu công
tác chỉnh lý để có cơ sở dữ liệu cập nhật vào phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ
trên máy tính.
Hồ sơ lưu trữ, Phòng tiếp nhận chủ yếu là hồ sơ phạm nhân của các trại
giam, trại tạm giam và cơ sở giáo dục của các tỉnh, bên cạnh đó còn nhận hồ sơ
nghiệp vụ của các đơn vị nghiệp cục trực thuộc Bộ đã được các điều tra viên thụ
lý, hoàn chỉnh, nên việc chỉnh lý tài liệu hầu như chỉ diễn ra tại các phòng hồ sơ
của các đơn vị nghiệp vụ, các tỉnh.
Phan Thùy Dương
24
Lớp: Trung cấp VTLT 14A
