Báo cáo kiến tập Quản trị văn phòng tại Văn phòng hành chính tại Công ty 319.3

LỜI CẢM ƠN
Tôi xin gửi lời cảm ơn đến Văn phòng hành chính tại
Công ty 319.3 đã tạo điều kiện tốt nhất để tôi hoàn thành th ời
gian kiến tập. Trong thời gian qua, tôi đã nhận được sự quan
tâm, giúp đỡ của các anh chị trong văn phòng, đặc biệt là chú
Nguyễn Trọng Thời đã giúp đỡ tôi trong suốt thời gian thực
hiện kiến tập ngành nghề tại quý công ty, giúp đỡ tôi có những
kiến thức thực tiễn nhất.
Tôi xin gửi lời cảm ơn đến các thầy, cô trong khoa Qu ản
trị Văn phòng đã tạo điều kiện cho tôi có thời gian kiến tập
ngành nghề để rút ngắn khoảng cách lý thuyết và thực tiễn.
Và đặc biệt, tôi xin gửi lời cảm ơn đến thầy Nguyễn Đăng Việt,
giảng viên hướng dẫn chúng tôi trong khóa kiến tập ngành
nghề này!
Tôi xin trân thành cảm ơn.

Sinh viên

Lâm Thị Mai Phương


MỤC LỤC

DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT


Chữ viết tắt
TNHH

Nghĩa
Trách nhiệm hữu hạn

I.PHẦN MỞ ĐẦU
Công tác văn ngày càng có vai trò quan tr ọng trong
xã hội, nó được xác định như một hoạt động nghề nghiệp phổ
biến của xã hội. Ở bất kỳ một cơ quan, một đơn vị nào cũng đều
cần đến văn phòng và công tác văn phòng, văn phòng trong


xã hội ngày nay được coi như trung tâm kết nối mọi hoạt
động, tương tác, quản lý điều hành giữa các cấp, bộ phận
trong mỗi một tổ chức, đơn vị đó. Để hoàn thành được những
yêu cầu, nhiệm vụ cũng như đáp ứng được nhu cầu của sự phát
triển xã hội cần phải sắp xếp tổ chức bộ máy văn phòng một
cách khoa học, gọn nhẹ, và đội ngũ cán bộ, nhân viên đáp ứng
được yêu cầu của thời kỳ mới với bản lĩnh, sức khỏe, năng l ực,
phẩm chất của người làm văn phòng. Và hơn thế, những nhà
quản lý phải là người biết đón nhận thời cơ, linh hoạt, nhạy
bén, sáng tạo và nắm bắt được nhiều thông tin một cách
chính xác, nhanh chóng. Công việc này phần l ớn d ựa vào
hoạt động của văn phòng.
Để hiểu rõ hơn về ngành ghề tôi đang theo học, và có
kiến thức thực tế hơn, trong học phần khiến tập ngành nghề,
tôi xin chọn tìm hiểu, khảo sát về hoạt động của văn phòng
hành chính Công ty TNHH một thành viên 319.3 để vận dụng
những kiến thức đã được học trên giảng đường vào môi trường
thực tế, làm quen với các quy trình xử lý văn b ản, phong
cách làm việc, củng cố kiến thức chuyên môn, tìm kiếm và
học hỏi nhiều kinh nghiệm.
Sau đây là bài báo cáo của tôi trong quá trình kh ảo
sát, kiến tập ngành nghề.

I.PHẦN NỘI DUNG
1.Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Công ty Trách nhiệm
hữu hạn một thành viên 319.3 và văn phòng hành chính công ty.
1.1 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Công ty Trách
nhiệm hữu hạn một thành viên 319.3.
1.1.1 Chức năng, nhiệm vụ của Công ty Trách nhiệm hữu hạn một thành
viên 319.3.
Công ty TNHH một thành viên 319.3 thuộc Tổng công ty
319 là loại hình doanh nghiệp công ty trách nhi ệm h ữu h ạn
một thành viên 100% vốn Nhà nước, là doanh nghiệp kinh t ế,
quốc phòng do Bộ Quốc phòng quyết định thành lập, và giao
Tổng công ty 319 quản lý. Với chủ sở hữu công ty là Tổng công
ty 319.
Tên gọi Công ty: Công ty TNHH một thành viên 319.3
Tên viết tắt tiếng Việt: Công ty 319.3
Tên giao dịch bằng tiếng Anh: 319.3 Co., Ltd.
Căn cứ vào quyền của doanh nghiệp theo quy định của
Luật doanh nghiệp, đặc thù về mục tiêu hoạt động và ngành
nghề kinh doanh, pháp luật hiện hành về công ty TNHH một
thành viên do Nhà nước làm chủ sở hữu, Công ty 319.3 th ực
hiện các chức năng và nhiệm vụ kinh doanh sau:


Công ty tổ chức và hoạt động dưới hình thức công ty
trách nhiệm hữu hạn một thành viên 100% vốn nhà n ước, là
doanh nghiệp kinh tế, quốc phòng hoạt động theo quy định
của Luật Doanh nghiệp và pháp luật có liên quan, thuộc sở
hữu của Tổng công ty 319.

Công ty có tư cách pháp nhân, con dấu riêng và được m ở
tài khoản tiền Đồng Việt Nam và ngoại tệ tại Kho b ạc Nhà
nước, các ngân hàng trong nước và nước ngoài theo các quy
định của pháp luật có liên quan.
Công ty có vốn và tài sản riêng, chịu trách nhiệm đối
với các khoản nợ và các nghĩa vụ tài chính khác b ằng toàn
bộ tài sản của mình.
Chủ sở hữu công ty chịu trách nhiệm về các khoản nợ và
nghĩa vụ tài sản khác của Công ty trong phạm vi v ốn điều l ệ
của Công ty.
Công ty là pháp nhân được tổ chức và hoạt động kinh
doanh độc lập; tự chịu trách nhiệm trước pháp lu ật và ch ủ s ở
hữu;
Công ty có Điều lệ tổ chức và hoạt động riêng, được phê
duyệt theo trình tự và thủ tục của pháp lu ật có liên quan
về hình thức tổ chức quản lý và hoạt động của doanh nghiệp.
Ngành nghề kinh doanh
1. Khai thác quặng sắt;


2. Khai thác quặng kim loại khác không chứa sắt;
3. Khai thác đá, cát, sỏi, đất sét;
4. Khai thác và thu gom than bùn;
5. Cưa, xẻ, bào gỗ và bảo quản gỗ;
6. Sản xuất đồ gỗ xây dựng;
7. Sản xuất giường, tủ, bàn, ghế bằng gỗ;
8. Sản xuất giường, tủ, bàn, ghế bằng vật liệu bằng mọi chất liệu;
9. Sản xuất vật liệu xây dựng từ đất sét;
10. Sản xuất vôi;
11. Sản xuất bê tông và các sản phẩm từ xi măng và thạch cao;

12. Sản xuất các cấu kiện kim loại;
13. Phá dỡ công trình;
14. Chuẩn bị mặt bằng;
15. Thoát nước;
16. Xây dựng nhà các loại;
17. Xây dựng công trình đường sắt và đường bộ;
18. Xây dựng công trình công ích;
19. Xây dựng công trình kỹ thuật dân dụng;
20. Lắp đặt hệ thống điện;
21. Lắp đặt hệ thống cấp, thoát nước, lò sưởi và điều hoà không khí;
22. Hoàn thiện công trình xây dựng;
23. Hoạt động xây dựng chuyên dụng khác;


24. Bán buôn máy móc, thiết bị và phụ tùng máy khai khoáng, xây
dựng;
25. Bán buôn xăng dầu và các sản phẩm liên quan;
26. Bán buôn kim loại và quặng kim loại;
27. Bán buôn tre, nứa, gỗ cây và gỗ chế biến;
28. Bán buôn xi măng;
29. Bán buôn gạch xây, ngói, đá, cát, sỏi;
30. Vận tải hàng hoá bằng đường bộ;
31. Vận tải hàng hoá đường thuỷ nội địa bằng phương tiện cơ giới;
32. Kinh doanh bất động sản, quyền sử dụng đất thuộc chủ sở h ữu,
chủ sử dụng hoặc đi thuê.

Công ty được tổ chức và hoạt động theo quy định c ủa
Luật Doanh nghiệp, Bộ Quốc phòng và các quy định pháp lu ật
có liên quan.
Tổng công ty 319 là chủ sở hữu đối với Công ty, Tổng công

ty 319 thực hiện quyền và nghĩa vụ của chủ s ở hữu đối với Công
ty theo quy định của pháp luật, Bộ Quốc phòng và Điều lệ Tổng
công ty 319.
Công ty chịu sự ràng buộc về quyền và nghĩa vụ đối với
Tổng công ty 319 theo quy định tại Điều 10, Điều 11 Điều lệ này,
bao gồm các quyền và nghĩa vụ như sau:
a) Về quản lý sản xuất, kinh doanh:
- Quản lý, sử dụng vốn, tài sản, đất đai và các nguồn lực


khác được Tổng công ty 319 đầu tư để thực hiện các mục tiêu,
nhiệm vụ kinh doanh, phát triển của Công ty;
- Chủ động lựa chọn ngành nghề kinh doanh, địa bàn đầu
tư, hình thức đầu tư, mở rộng quy mô và ngành, nghề kinh
doanh theo định hướng của Tổng công ty 319; quyết định
những dự án đầu tư (tổng các dự án đang thực hiện) có giá trị
nhỏ hơn 20% vốn điều lệ; xây dựng chiến lược phát triển, kế
hoạch sản xuất, kinh doanh phù hợp với chức năng, nhiệm v ụ
của công ty, kế hoạch phối hợp của Tổng công ty 319 và nhu
cầu thị trường;
- Hoạt động kinh doanh theo đúng ngành, nghề đã đăng
ký; chịu trách nhiệm trước Tổng công ty 319 về kết qu ả kinh
doanh; chịu trách nhiệm về chất lượng sản phẩm và dịch vụ
theo quy định của pháp luật;
- Chủ động tìm kiếm thị trường, khách hang và ký kết
hợp đồng; nhân danh Tổng công ty 319 ký kết và thực hiện h ợp
đồng với khách hang trong và ngoài nước khi được T ổng công
ty 319 ủy quyền;
- Tuyển, thuê, đào tạo và sử dụng lao động theo yêu cầu
kinh doanh; lựa chọn các hình thức trả lương; mức l ương,

thưởng trên cơ sở cống hiến và hiệu quả sản xuất, kinh doanh;
thực hiện các quyền khác của người sử dụng lao động theo
quy định của Bộ luật Lao động và các quy định khác của pháp
luật, Bộ Quốc phòng; bổ nhiệm, miễn nhiệm các chức danh


trong bộ máy quản lý Công ty theo phân cấp của Tổng công
ty 319 và của Bộ Quốc phòng; bảo đảm quyền và lợi ích cho
người lao động theo quy định của pháp luật về lao động;
- Chủ động áp dụng hình thức quản lý khoa học, hiện đại;
tổ chức bộ máy quản lý, tổ chức các đơn vị sản xuất, kinh
doanh phù hợp với mục tiêu, nhiệm vụ của Công ty; chủ động đổi
mới công nghệ, trang thiết bị để nâng cao hiệu qu ả kinh
doanh và khả năng cạnh tranh phù hợp với nhiệm vụ được giao
và kế hoạch phát triển của Tổng công ty 319;
- Quyết định giá mua, giá bán vật tư, nguyên liệu, sản
phẩm và dịch vụ chủ yếu trừ những sản phẩm, dịch vụ do Tổng
công ty 319 hoặc Nhà nước định giá;
- Tuân thủ và thực hiện hoạt động sản xuất, kinh doanh
phù hợp với mục tiêu, chiến lước phát triển chung c ủa T ổng
công ty 319.
b) Về quản lý tài chính và hạch toán kinh tế:
- Được thành lập, quản lý và s ử dụng các quỹ theo quy
định của Công ty và theo Quy chế quản lý tài chính của Công
ty;
- Thực hiện đúng chế độ và các quy định về quản lý vốn,
tài sản, các quỹ, hạch toán, kế toán thống kê, chế độ kiểm
toán và các chế độ khác do pháp luật quy định; chịu trách
nhiệm về tính xác thực các báo cáo tài chính;
- Định kỳ báo cáo các thông tin về hoạt động c ủa Công

ty, tình hình tài chính của Công ty theo các quy định c ủa
Nhà nước, của Bộ Quốc phòng và báo cáo b ất thường theo yêu
cầu của Tổng công ty 319 để đánh giá khách quan và đúng đắn
về hoạt động của công ty;
- Đăng ký thuế, kê khai thuế, nộp thuế và thực hiện các
nghĩa vụ tài chính theo quy định của pháp luật và c ủa Bộ
Quốc phòng.
Tổng công ty 319 thực hiện các quyền và nghĩa vụ đối với
Công ty TNHH 319.3 theo quy định tại Khoản 2 Điều 12 Điều lệ
này và Điều lệ Tổng công ty 319, bao gồm các quyền và ngh ĩa
vụ sau:
- Đầu tư vốn đúng cam kết; chịu trách nhiệm về các
khoản nợ và các nghĩa vụ tài sản khác của Công ty trong
phạm vi số vốn điều lệ; trường hợp không đầu tư đủ số vốn đã
cam kết thì phải liên đới chịu trách nhiệm về các kho ản n ợ
và các nghĩa vụ tài sản khác của Công ty;
- Tuân thủ Điều lệ Công ty;
- Tuân thủ các quy định của pháp luật về h ợp đồng và
pháp luật có liên qua trong việc mua, bán, vay, cho vay,
thuê, cho thuê và các giao dịch khác giữa Công ty và T ổng
công ty;
- Quyết định chiến lước phát triển và kế hoạch kinh
doanh hàng năm của Công ty;
- Quyết định nội dung Điều lệ và quy chế quản lý tài


chính của Công ty theo đề nghị của Chủ tịch công ty;
- Quyết định tăng vốn điều lệ của Công ty theo đề nghị của

Chủ tịch công ty;
- Quyết định chuyển nhượng một phần hoặc toàn bộ vốn
điều lệ của Công ty cho tổ chức, cá nhân khác. Việc chuy ển
nhượng một phần hoặc toàn bộ vốn điều lệ thực hiện theo
đúng quy định của pháp luật;
- Quyết định cơ cấu tổ chức quản lý Công ty; bổ nhiệm,
miễn nhiệm, cách chức, quyết định mức tiền lương, tiền thưởng
và các lợi ích khác của Chủ tịch công ty, Giám đốc, Phó giám
đốc, Kế toán trưởng, Kiểm soát viên của Công ty; phân cấp cho
Chủ tịch công ty bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức một số ch ức
danh trong Công ty;
- Quyết định các dự án đầu tư (tổng các dự án đang th ực
hiện) có giá trị bằng hoặc lớn hơn 20% vốn điều lệ;
- Thông qua các phương án huy đọng vốn, các h ợp đồng
vay, cho vay, mua, bán và các hợp đồng khác có giá tr ị b ằng
hoặc lớn hơn 20% vốn điều lệ;
- Quyết định bán tài sản có giá trị còn lại bằng hoặc lớn
hơn 20% vốn điều lệ;
- Tổ chức giám sát, theo dõi và đánh giá hoạt động kinh
doanh, hoạt động quản lý của Công ty theo Điều lệ Công ty;
- Thông qua báo cáo tài chính hàng năm và quyết định
việc sử dụng lợi nhuận sau khi đã hoàn thành các nghĩa v ụ v ề


thuế và các nghĩa vụ tài chính khác của Công ty;
- Xác định và tách bạch tài sản của Công ty với tài sản của
Tổng công ty 319;
- Quyết định các hình thức và biện pháp tổ chức lại và yêu
cầu phá sản Công ty;
- Thu hồi toàn bộ tài sản của Tổng công ty 319 sau khi

Công ty hoàn thành việc giải thể, phá sản;
- Các quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của pháp
luật, Bộ Quốc phòng và Điều lệ Tổng công ty 319.
1.1.2 Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH một thành viên 319.3
Căn cứ theo Luật doanh nghiệp quy định về cơ cấu t ổ
chức của công ty TNHH một thành viên, cơ cấu tổ chức công
ty như sau:
Giám đốc: 1
Phó giám đốc: 2
Kế toán trưởng: 1
Bộ máy giúp việc: Văn phòng, các phòng ban chuyên môn.
Giám đốc do Chủ sở hữu công tyđề nghị cấp có thẩm
quyền bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, miễn nhiệm, thay thế, khen
thưởng, kỷ luật theo Quy chế về công tác cán bộ trong Quân
đội Nhân dân Việt Nam và các quy định hiện hành c ủa pháp
luật.
Giám đốc được bổ nhiệm với nhiệm kỳ năm (05) năm và có thể


bổ nhiệm lại.
Giám đốc có thể do Chủ tịch công ty kiêm nhiệm.
Giám đốc có các quyền sau đây:
Tổ chức thực hiện các quyết định của Chủ tịch công ty;
Quyết định các vấn đề liên quan đến hoạt động kinh
doanh hàng ngày của Công ty;
Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và phương án đầu
tư của Công ty;
Nhân danh Công ty ký kết các hợp đồng kinh tế, liên
danh, liên kết theo Điều lệ công ty và các hợp đồng khác
được Chủ sở hữu ủy quyền, trừ trường hợp thuộc thẩm quyền

của Chủ tịch công ty;
Kiến nghị phương án cơ cấu tổ chức Công ty;
Trình báo cáo quyết toán tài chính hàng năm lên Chủ
tịch công ty;
Kiến nghị phương án sử dụng lợi nhuận hoặc xử lý lỗ
trong kinh doanh;
Tuyển dụng lao động;
Các quyền khác được quy định tại Điều lệ và quyết định
bổ nhiệm;
Giám đốc có các nghĩa vụ sau:
Tuân thủ pháp luật, Điều lệ, quyết định của Chủ tịch
công ty, Chủ sở hữu công ty trong việc thực hiện các quyền


và nhiệm vụ được giao;
Thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao một cách
trung thực, cẩn trọng, tốt nhất nhằm bảo đảm tối đa lợi ích hợp
pháp của Công ty và Tổng công ty 319;
Trung thành với lợi ích của Công ty và Tổng công ty 319.
Không sử dụng thông tin, bí quyết, cơ hội kinh doanh của Công
ty, lạm dụng địa vị, chức vụ và tài sản của Công ty để tư lợi
hoặc phục vụ cho lợi ích của tổ chức, cá nhân khác;
Thông báo kịp thời, đầy đủ và chính xác cho Công ty về
các doanh nghiệp mà Giám đốc và người có liên quan làm ch ủ
hoặc có cổ phần, phần vốn góp. Thông báo này được niêm yết
tại trụ sở chính và chi nhánh của Công ty;
Chịu trách nhiệm cá nhân khi nhân danh Công ty th ực
hiện các hành vi vi phạm pháp luật; tiến hành kinh doanh
hoặc giao dịch khác không nhằm phục vụ lợi ích c ủa Công ty
và gây thiệt hại cho người khác; thanh toán các kho ản n ợ

chưa đến hạn trước nguy cơ tài chính có thể x ảy ra đối v ới
Công ty;
Thực hiện các nghĩa vụ khác theo quy định c ủa Lu ật
doanh nghiệp và pháp luật về công ty trách nhiệm h ữu h ạn
một thành viên do Nhà nước làm chủ sở hữu, quy định của Bộ
Quốc phòng và Điều lệ Tổng công ty 319.
1. Phó Giám đốc giúp Giám đốc điều hành Công ty theo
phân công và ủy quyền của Giám đốc; chịu trách nhiệm tr ước


Giám đốc và trước pháp luật về nhiệm vụ được phân công và
ủy quyền.
2. Kế toán trưởng có nhiệm vụ tổ chức th ực hiện công tác
kế toán của Công ty; giúp Giám đốc giám sát tài chính và
phát huy các nguồn lực tài chính tại Công ty theo pháp lu ật
về tài chính, kế toán; có quyền hạn, nghĩa vụ theo phân công
và ủy quyền của Giám đốc phù hợp với quy định của pháp luật
về tài chính, kế toán; chịu trách nhiệm trước Giám đốc và
trước pháp luật về nhiệm vụ được phân công và ủy quyền. Tiêu
chuẩn đối với Kế toán trưởng theo quy định của Luật Kế toán
và các quy định của pháp luật.
Phó Giám đốc, Kế toán trưởng được bổ nhiệm, miễn nhiệm,
cách chức, hoặc ký hợp đồng, chấm dứt hợp đồng, khen th ưởng,
kỷ luật theo đề nghị của Chủ tịch công ty. Thời hạn b ổ nhiệm
hoặc ký hợp đồng với Phó Giám đốc, Kế toán trưởng không quá
năm (05) năm và có thể được xem xét bổ nhiệm lại hoặc ký tiếp
hợp đồng.
Bộ máy giúp việc gồm văn phòng, các phòng, ban chuyên môn,
nghiệp vụ có chức năng tham mưu, kiểm tra, giúp việc Giám đốc
quản lý, điều hành Công ty, thực hiện ch ức năng, nhiệm v ụ,

quyền hạn của chủ sở hữu đối với các doanh nghiệp khác.
1.2 Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của văn phòng
hành chính Công ty TNHH một thành viên 319.3.
1.2.1 Chức năng của văn phòng hành chính


Văn phòng hành chính có chức năng tham mưu, t ổng
hợp:
Văn phòng thống kê, tổng hợp toàn bộ hoạt động c ủa
công ty, đánh giá, nhận định tình hình của công ty, nghiên
cứu và đề xuất giải pháp nhằm thực hiện các nhiệm vụ một
cách hiệu quả.
Văn phòng hành chính công ty có chức năng tham m ưu,
giúp việc cho giám đốc công ty và tổ chức thực hiện các công
việc trong lĩnh vực tổ chức lao động, quản lý và b ố trí nhân
lực, bảo hộ lao động, chế độ chính sách, chăm sóc sức khỏe
cho người lao động, bảo về quân sự theo luật và quy chế
công ty.
Kiểm tra, đôn đốc các bộ phận trong công ty thực hiện
nghiêm túc nội quym quy chế công ty.
Văn phòng hành chính có chức năng hậu cần, thực hiện
và đảm bảo các thủ tục pháp lý, đảm bảo cơ sở bật chất, hạ
tầng kỹ thuật, đảm bảo về công tác an ninh, an toàn, th ực
hiện lễ tân, khách tiết…của công ty. Làm đầu mối liên l ạc cho
mọi thông tin của giám đốc công ty. Đảm bảo cung c ấp thông
tin phục vụ trong công tác quản lý, chỉ đạo, điều hành của
lãnh đạo công ty.
1.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn của văn phòng hành chính Công
ty TNHH một thành viên 319.3.
a) Tham mưu tổng hợp

Văn phòng xây dựng, quản lý chương trình công tác
của công ty theo quy định của pháp luật.
Theo dõi, đôn đốc các phòng ban chuyên môn thực hiện
nhiệm vụ công tác. Phối hợp thường xuyên với c ơ quan chuyên
môn, tổ chức liên quan trong quá trình chuyển giao và
hoàn chỉnh về các đề án, dự án của công ty.
Thẩm tra về trình tự, thủ tục chuẩn bị và có ý kiến đánh
giá độc lập về các dự án, kế hoạch của công ty; xây d ựng các
đề án, dự thảo, văn bản ban hành theo s ự phân công c ủa c ấp
trên.
Kiểm soát các văn bản của công ty, đảm bảo thể thức
Tham mưu là hoạt động trợ giúp góp phần nhằm tìm
kiếm những quyết định tối ưu cho quá trình quản lý để đạt
kết quả cao nhất. Chủ thể làm công tác tham m ưu trong c ơ
quan đơn vị có thể là cá nhân hoặc tập thể tồn t ại độc l ập
tương đối với chủ thể quản lý
Văn phòng là đầu mối tiếp nhận các ph ương án tham
mưu từ các bộ phận chuyên môn, nghiệp vụ tập h ợp thành h ệ
thống nhất, trình hoặc đề xuất với lãnh đạo những phương
án, hành động tổng hợp trên cơ sở các phương án riêng biệt
của các bộ phận nghiệp vụ.
Văn phòng là nơi thực hiện công tác tham m ưu, tiếp
nhận thu thập, tổng hợp ý kiến của các bộ phận khác cung c ấp
cho lãnh đạo cơ quan.


Chức năng giúp việc điều hành
Văn phòng là đơn vị trực tiếp giúp cho việc điều hành

quản lý của ban lãnh đạo cơ quan đơn vị thông qua các công
việc cụ thể như: Xây dựng chương trình kế hoạch công tác
quý, tháng, tuần, ngày và tổ chức triển khai thực hiện các kế
hoạch đó.
Văn phòng là nơi thực hiện các hoạt động lễ tân, t ổ
chức hội nghị, đi công tác, tư vấn cho lãnh đạo về công tác
soạn thảo văn bản…
Chức năng hậu cần
Hoạt động của các cơ quan đơn vị không thể thiếu các
điều kiện vật chất như nhà cửa, phương tiện, thiết bị, dụng c ụ…
văn phòng là bộ phận cung cấp, bố trí, quản lý các phương
tiện, dụng cụ, thiết bị đó để đảm bảo sử dụng có hiệu qu ả, đó là
chức năng hậu cần của văn phòng.
Công tác đả bảo điều kiện vật chất kỹ thuật cho cơ
quan hoạt động: Văn phòng vừa là đơn vị nghiên cứu, đề xu ất
ý kiến với lãnh đạo, vừa là đơn vị trực tiếp thực hiện công
việc sau khi lãnh đạo có ý kiến phê duyệt. Văn phòng phải mua
sắm, quản lý, tổ chức sử dụng toàn bộ tài sản, kinh phí, trang
thiết bị kỹ thuật của cơ quan.
2.Soạn thảo và ban hành văn bản.
2.1 Các loại văn bản do Công ty TNHH một thành viên ban
hành


Một số văn bản Công ty đã ban hành: đề án, hợp đồng, báo cáo,
quyết định, kế hoạch,…
2.2 Thẩm quyền ban hành văn bản
2.2.1. Thẩm quyền thể thức
Thể thức và kỹ thuật tình bày văn bản được thực hiện
đúng theo Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày

06/5/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về
thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; Thông t ư số
01/2011/TT-BNV ngày 19/1/2011 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn về thể
thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;
Giám đốc công ty được ký các văn bản mà công ty ban
hành được quy định trong Luật doan nghiệp) Quyết định các
vấn đề liên quan đến hoạt động kinh doanh hàng ngày của
Công ty.
Nhân danh Công ty, giám đốc ký kết các h ợp đồng kinh
tế, liên danh, liên kết theo Điều lệ công ty và các h ợp đồng
khác được Chủ sở hữu ủy quyền, trừ trường hợp thu ộc thẩm
quyền của Chủ tịch công ty;
Ký các quyết định các vấn đề liên quan đến hoạt động
kinh doanh hàng ngày của Công ty.
2.2.2 Thẩm quyền về nội dung
Công ty 319.3 banh hành văn bản có nội dung sau:
 Ban hành các quyết định về nội quy, quy chế làm


việc công sở, các công văn, điều lệ, quy định, chỉ đạo
hoạt động của công ty trong việc thực hiện văn bản
của Tổng công ty 319.
 Quyết định vốn điều lệ khi thành lập và điểu chỉnh

vốn điều lệ trong quá trình hoạt động của công ty.
 Quyết định bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, miễn nhiệm, từ chức

khen thưởng, kỷ luật đối với các thành viên trong
công ty.
 Các chiến lược, kế hoạch sản xuất kinh doanh và k ế

hoạch đầu tư phát triển, danh mục các dự án kinh
doanh.
 Thực hiện chủ trương, đường lối phát triển của Tổng

công ty 319, các chủ trương biện pháp trong các l ĩnh
vực kinh doan đã đề ra.
2.3 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản được quy định
rõ tại thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 c ủa Bộ
Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
hành chính và Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP
ngày 06/05/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng
dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
3. Quản lý văn bản đi


3.1 Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày, ghi số, ngày tháng văn bản.
a) Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày, ghi số, ngày
tháng văn bản.
Trước khi thực hiện công việc phát hành văn b ản, cán b ộ
văn phòng của công ty cần kiểm tra văn bản lại một l ần n ữa
về thể thức (đã đầy đủ các thể thức của văn bản yên cầu chưa,
như: Quốc hiệu; tên cơ quan, tổ chức ban hành văn b ản, s ố ký
hiệu của văn bản; địa danh và ngày, tháng, năm ban hành v ăn
bản; tên loại, trích yếu nội dung của văn bản; nội dung văn
bản; quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của ng ười có th ẩm
quyền; dấu; nơi nhận; và một số thành phần khác..) và kiểm
tra hình thức, kỹ thuật trình bày văn bản.
Nếu phát hiện có sai sót, phải kịp thời báo cáo ng ười được

giao trách nhiêm xem xét, giải quyết cáo người được giao
trách nhiệm xem xét, giải quyết.
b) Ghi số và ngày tháng văn bản:
- Ghi số văn bản:
Số của văn bản là số thứ tự đăng ký văn bản tại văn thư
của công ty, số của văn bản được ghi bằng chữ số ả-rập, ngày
đầu năm và ngày kết thúc năm vào ngày 31 tháng 12 hằng
năm.
Việc đánh số văn bản được thực hiện theo quy định của
Thông tư liên tich số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng n ăm
năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về


thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
Công ty ban hành các văn bản và đánh số văn bản và
đăng ký theo từng loại hình văn bản riêng, và tùy theo mức
độ mật khẩn sẽ được đánh số và đăng ký riêng.
-Ghi ngày, tháng văn bản:
Việc ghi ngày, tháng văn bản được thực hiện theo quy
định tại thông tư số 01/2001/TT-BNV của Bộ Nội vụ.
Ngày, tháng năm ban hành văn bản là ngày, tháng, n ăm
văn bản được ban hành. Phải được viết đầy đủ, các chỉ số ngày,
tháng, năm dùng chữ số ả-rập, đối với những số chỉ ngày tháng
năm chữ số nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 phải thêm số 0 ở trước.
3.2 Đăng ký văn bản đi
Đăng ký văn bản đi là ghi chép các thông tin cần thiết
về văn bản mà cơ quan gửi đi hoặc nhận được( Số ký hiệu, ngày
tháng, trích yếu nội dung văn bản…) vào nh ững ph ương tiện
như sổ đăng ký văn bản, máy vi tính.
Sốký Ngay

̀
hiêu
̣

thang
́

văn

văn

ban
̉

ban
̉

(1)

(2)

Tên loaị
và trich
́
Ngư
yêu
́

nôị ời

dung văn ký
ban
̉
(3)

(4)

Nơi

Đơn

vị Số

nhân
̣

vàngươì lượng Ghi

văn

nhân
̣

văn

ban
̉

văn ban
̉

ban
̉

(5)

(6)

(7)

chú

(8)


Văn bản đi được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi và
scan vào phần mềm quản lý các văn bản và hồ sơ công việc.
Căn cứ phương pháp ghi số và đăng ký văn bản đi được
hướng dẫn tại Điểm a, khoản 2, điều 8 Thông tư 07/2012 của Bộ N ội
vụ, mẫu sổ đăng ký văn bản đi và cách đăng ký văn bản đi, kể cả
bản sao văn bản và văn bản mật.
3.3 Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mật, dấu khẩn
a) Nhân bản
Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng và thời
gian quy định, việc nhân văn bản mật được thực hiện quy định
tại khoản 1, điều 8 của Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3
năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành pháp l ệnh
bảo vệ bó mật nhà nước.
b) Đóng dấu cơ quan và dấu mật, dấu khẩn.
Việc đóng dấu cần phải đảm báo các yêu cầu rõ ràng,

ngay ngắn,, đúng chiều, đúng mực dấu theo quy định. Khi đóng
dấu phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
Việc đóng dấu giáp lai, được đóng vào khoảng giữa mép
phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một ph ần các
tờ giấy, mỗi dấu đóng tối đa 5 trang văn bản.
Việc đóng dấu chỉ các mức độ khẩn (Hỏa tốc, Hỏa tốc hẹn
giờ, Thượng khẩn, Khẩn) được thực hiện theo Quy định tại
Thông tư số 01/2011/TT-BNV.
Việc đóng dấu chỉ các mức độ mật ( Tuyệt mật, Tối mật, và


Mật), dấu “Tài liệu thu hổi” trên văn bản được thực hiện theo
thông tư số 12/2002/TT-BCA ngày 13/9/2002 hướng dẫn th ực hiện
Nghị định số 33/2002/NĐ- CP cua
̉ Chinh
́ phủ quy đinh
̣
chi tiêt
́ thi
hanh
̀ Phap
́ lênh
̣
Bao
̉ vệ bímât
̣ nhànươc.
́
3.4 Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi văn bản đi.
-Thủ tục phát hành văn bản:
Văn phòng hành chính cần thực hiện công việc sau:

- Lựa chọn bì;
- Viết bì;
- Vào bì và dán bì;
- Đóng dấu độ khẩn, dấu ký hiệu độ mật và dấu khác lên
bì (nếu có).
- Chuyển phát văn bản đi
Tất cả các văn bản sau khi được đăng ký, cần phải được
trình lên giám đốc công ty để xin ý kiến phân phối và giải
quyết. Giám đốc cơ quan, hoặc người được ủy quyền xem văn
bản, ghi ý kiến phân phối cho đơn bị hoặc người giải quyết (Ghi
vào giấy đính kèm riêng) rồi trả lại cho văn phòng.
Nhân viên trong văn phòng hành chính có trách nhi ệm
hoàn thành thủ tục phst hành và chuyển phát ngay trong
ngày văn bản được ký, chậm nhất là sau ba ngày. Phải có
trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi, cụ thể là:
Lập phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
theo yêu cầu của người ký văn bản.