THỰC TRẠNG VĂN HÓA CÔNG SỞ Ở ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN TIÊN DU

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI CẢM ƠN

Trước tiên, cho phép tôi được gửi lời cảm ơn tới thầy Nguyễn Mạnh
Cường – Trưởng khoa Quản Trị Văn Phòng cũng các thầy giáo, cô giáo trong
khoa đã tổ chức đợt kiến tập cho sinh viên khoa mình. Các thầy cô giáo đã giúp
đỡ cho chúng tôi rất nhiều trong quá trình học tập trên lớp cũng như trong thời
gian đi kiến tập thực tế tại cơ quan nơi mình làm việc để chúng tôi có thể hoàn
thành đợt kiến tập thực tế này.
Bài báo cáo này sẽ không hoàn thành nếu không có sự giúp đỡ của của
các Đồng chí trưởng phòng, phó trưởng phòng và toàn bộ cán bộ chuyên viên
trong văn phòng nơi tôi công tác. Qua đó tôi xin có lời cảm ơn chân thành và sâu
sắc nhất.
Với thời gian kiến tập là gần 1 tháng (từ 04/7/2016 đến hết ngày
28/08/2016). Trong thời gian thực tập nhờ sự giúp đỡ của giáo viên hướng dẫn
và cán bộ chuyên môn của cơ quan trực tiếp hướng dẫn đã tạo cơ hội cho tôi
được áp dụng lý thuyết được học vào thực tế cơ quan công tác. Tôi bước đầu đã
thực hành công tác văn phòng và những việc đơn giản như soạn thảo văn bản, in
ấn, sắp xếp, sao chép tài liệu, đăng kí văn bản đến, đăng kí văn bản đi…Qua đó,
tôi đã tự rèn luyện được kỹ năng làm việc và nâng cao hiểu biết của mình trong
công việc trao đổi nghiệp vụ văn phòng, từ đó nhận thức rõ hơn về tầm quan
trọng của công tác văn phòng.
Qua quá trình tự học hỏi của bản thân cộng với sự giúp đỡ nhiệt tình của
các anh chị hướng dẫn các hoạt động văn phòng, tác phong làm việc và kỹ năng
giao tiếp nơi công sở. Bản thân cá nhân tôi đã cải thiện được rất nhiều – đó là
kết quả lớn nhất mà tôi đã đạt được trong thời gian công tác tại cơ quan.
Tôi viết bản báo cáo này để gửi lên khoa Quản Trị Văn Phòng để nhận
được sự đóng góp ý kiến của các thầy cô giáo trong khoa. Tuy nhiên bản báo cáo
này còn nhiều thiếu sót và hạn chế, vì thế rất mong nhận được sự đóng góp của

các thầy cô giáo để cho bản báo cáo được hoàn thiện hơn. Tôi xin chân thành
cảm ơn.

Sinh viên: Nguyễn Thị Hoàn

Lớp: ĐHLT.QTVP K14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN

Sinh viên: Nguyễn Thị Hoàn

Lớp: ĐHLT.QTVP K14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI MỞ ĐẦU

Ngày nay, xã hội ngày càng phát triển đi tới công nghiệp hóa – hiện đại
hóa đất nước. Bộ máy văn phòng với đội ngũ nhân viên và người lãnh đạo quản
lý không thể thiếu được ở bất cứ cơ quan, tổ chức nào. Với xu thế phát triển của
nền kinh tế tri thức hiện nay thì công tác văn phòng đang là nhiệm vụ then chốt
của nhiều cơ quan, đơn vị để bảo quản, cung cấp đầy đủ, kịp thời thông tin có

chất lượng cho quá trình quản lý. Tuy nhiên, không phải bất cứ cơ quan hay tổ
chức nào cũng có nguồn nhân lực có trình độ cao, đáp ứng được tốt yêu cầu của
một người nhân viên trong văn phòng, mà ngược lại nguồn nhân lực có chuyên
môn nghiệp vụ để thực hiện tốt các nghiệp vụ văn phòng nhìn chung về mặt
bằng chung còn rất thiếu.
Xuất phát từ nhu cầu của xã hội và năng lực đáp ứng của Nhà trường. Là
sinh viên khoa Quản Trị Văn Phòng thuộc Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
chúng tôi đã được học những kinh nghiệm về công tác trong văn phòng, những
nghiệp vụ cơ bản mà một nhà quản trị trong văn phòng cần có. Với phương
trâm: “Học thật, thi thật để ra đời làm thật”, cùng với phương trâm gắn liền giữa
lí luận và thực tiễn trong công tác đào tạo của trường: Lấy lí luận làm điểm tựa
làm cơ sở cho thực tiễn và ngược lại từ thực tiễn bổ sung cho những kiến thức
mới, cập nhật và làm phong phú thêm được kho tàng lí luận.
Ngoài những lí thuyết được học trên giảng đường chúng tôi còn có cơ hội
tiếp xúc với thực tế, nói chuyện trực tiếp để có cơ hội cọ sát, va chạm để vận
dụng những kiến thức mà mình đã được lĩnh hội từ các thầy cô giáo vào thực
tiễn, ứng dụng và thực hành vào mô hình cơ quan nơi làm việc thông qua đợt
kiến tập do nhà trường tổ chức cho sinh viên. Để đáp ứng được phương trâm:
“Học thật, thi thật để ra đời làm thật” khoa Quản Trị Văn Phòng đã tổ chức đợt
kiến tập cho sinh viên chúng tôi tại các cơ quan, đơn vị, tổ chức. Việc kiến tập
thực tế này giúp cho chúng tôi làm quen với công việc ở cơ quan, vận dụng
những kiến thức lý thuyết khi còn ngồi trên ghế nhà trường vào công việc thực
tế tại nơi làm việc, đó cũng là dịp để cho sinh viên củng cố, tổng hợp lại những
kiến thức đã được học, tập dượt những kỹ năng, rèn luyện bồi dưỡng phẩm chất
Sinh viên: Nguyễn Thị Hoàn

3

Lớp: ĐHLT.QTVP K14A

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

đạo đức của một nhà quản trị viên, là cơ hội cho sinh viên đúc rút những kinh
nghiệm làm việc, giao tiếp trong cơ quan phục vụ cho công tác sau này. Vâng!
Và đúng như vậy: “nếu coi lý thuyết là vườn ươm của hạt giống thì thực tế chính
là mảnh đất màu mỡ nhất cho hạt giống đó phát triển thành cây”. Bởi vì sao lại
như nói vậy? là bởi vì giữa lý thuyết và thực tế có mối quan hệ khăng khít chặt
chẽ và có mối quan hệ qua lại lẫn nhau. Sau một thời gian tiếp xúc thực tế với
môi trường làm việc ở cơ quan kiến tập, tôi đã được học hỏi những kinh nghiệm,
lý thuyết trên sách vở ở giảng đường để vận dụng vào thực tế nơi mình làm việc,
từ đó rút ra cho mình được bài học để sau này đem những tri thức mình lĩnh hội
được trên lý thuyết và sách vở để phục vụ, cống hiến của mình cho sự phát triển
của nước nhà.
Là sinh viên khoa Quản Trị Văn Phòng được nhà trường tổ chức cho đợt
thực tập sau khi đã cơ bản học xong những môn học về công tác văn phòng
như : Nghi thức Nhà Nước, nguyên lý thống kê, Nhập môn Quản trị Văn Phòng,
Nghiệp vụ văn thư…về cơ bản đã bước đầu định hình được công việc, trọng
trách được giao. Nhà trường phối hợp cùng khoa đã tổ chức đợt kiến tập cho
sinh viên nhằm mục đích chính là:
Thứ nhất: Giúp sinh viên vận dụng những kiến thức lý thuyết đã được học
tại trường đưa vào áp dụng thực tiễn tại các cơ quan; là tiền đề để sinh viên đến
các cơ quan thực tập tự tin trong giao tiếp, và có kinh nghiệm thực tế đưa vào
trong bài học của mình.
Thứ hai: Thông qua thực kiến tập ngành nghề, sinh viên biết vận dụng lý
thuyết để rèn luyện kỹ năng thực hành, nâng cao tay nghề để sau khi ra trường
có thể hoàn thành tốt công việc được giao.
Thứ ba: Có nhận thức đúng đắn về nghề nghiệp mình đang theo học, có

thái độ tích cực trong việc rèn luyện và học tập.
Thực hiện theo chương trình của khoa, tôi đã bắt đầu kì kiến tập của mình
từ ngày tại phòng Nội Vụ huyện Tiên Du. Với mục đích của đợt kiến tập do
khoa định hướng và với đề cương hướng dẫn cụ thể của khoa, bản thân tôi đã
hoàn thành xong đợt kiến tập và đã học hỏi được nhiều kinh nghiệm quý báu
Sinh viên: Nguyễn Thị Hoàn

4

Lớp: ĐHLT.QTVP K14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

cho bản thân cũng với những trải nghiệm thú vị giúp ích cho bản thân. Đồng
thời qua đó có điều kiện đưa những kiến thức mình đã học áp dụng thực tế vào
tình hình ở phòng Nội Vụ huyện Tiên Du, từ đó tự mình có thể so sánh, đối
chiếu và bổ sung cho những phần còn thiếu trong lý thuyết mà tôi đã được học.
Với những đóng góp ý kiến của bản thân tham gia vào một số khâu nghiệp vụ
của văn phòng đã làm thay đổi tư duy của lãnh đạo trong văn phòng tuyển dụng
cán bộ, từ đó có những kế hoạch tuyển dụng cán bộ mới, nhất là đối với vị trí
quản trị văn phòng là phải tốt nghiệp chính quy nghành Quản Trị Văn Phòng. Có
thể nói đây là tín hiệu đáng mừng cho sự phát triển hơn nữa của công tác văn
phòng ở phòng Nội Vụ huyện Tiên Du.

Sinh viên: Nguyễn Thị Hoàn

5

Lớp: ĐHLT.QTVP K14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI
UBND HUYỆN TIÊN DU
I. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, CƠ CẤU TỔ CHỨC
CỦA UBND HUYỆN TIÊN DU.
1. Chức năng của UBND huyện Tiên Du.
UBND huyện Tiên Du là cơ quan chấp hành của HĐND, cơ quan hành
chính nhà nước tại địa phương, chịu trách nhiệm trước HĐND cùng cấp và cơ
quan nhà nước cấp trên.
UBND huyện Tiên Du chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các
văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND cùng cấp
nhằm đảm bảo thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng
cố quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách phát triển khác trên địa bàn
huyện Tiên Du.
UBND huyện Tiên Du thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa
phương, góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành
chính nhà nước từ trung ương đến địa phương.
2. Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện Tiên Du.
- Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng
nhân dân cùng cấp thông qua, tổ chức và kiểm tra thực hiện kế hoạch;
- Tổ chức thực hiện xây dựng và phát triển các làng nghề truyền thống, sản
xuất sản phẩm có giá trị tiêu dùng và xuất khẩu, phát triển cơ sở chế biến nông, lâm,
thủy sản và các cơ sở công nghiệp khác theo sự chỉ đạo của UBND tỉnh;

- Tổ chức chỉ đạo việc dạy nghề, giải quyết việc làm cho người lao
động, tổ chức phong trào xóa đói, giảm nghèo; hướng dẫn hoạt động từ thiện
nhân đạo.
- Thực hiện các biện pháp hướng dẫn tiến bộ khoa học – công nghệ
phục vụ sản xuất và đời sống ở địa phương;
- Tổ chức thực hiện bảo vệ môi trường, phòng, chống, khắc phục hậu
quả thiên tai, bão lụt;
- UBND huyện phối hợp với Thường trực HĐND huyện chuẩn bị các kỳ
Sinh viên: Nguyễn Thị Hoàn

6

Lớp: ĐHLT.QTVP K14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

họp HĐND, phối hợp với các ban nghành của HĐND huyện để xây dựng các Đề
án, Chương trình để HĐND xem xét và quyết định.
- Quản lý nhà nước ở địa phương theo các lĩnh vực: Nông nghiệp, lâm
nghiệp, công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, thương mại, du lịch, giáo dục, y tế,
giao thông, quốc phòng, an ninh, địa giới hành chính.....
- Quản lý tổ chức biên chế cán bộ, , đào tạo đội ngũ công nhân viên chức.
- Quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính huyện;
- Quản lý các cơ sở văn hóa – thông tin, thể dục thể thao của thị xã,
huyện thuộc tỉnh, bảo vệ và phát huy giá trị các di tích lịch sử - văn hóa, danh
lam thắng cảnh do huyện quản lý.
3. Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Tiên Du.

Sơ đồ tổ chức bộ máy của UBND huyện Tiên Du ( phụ lục 01)
3.1. Tổ chức bộ máy hành chính trực thuộc UBND huyện bao gồm:
-

Văn phòng HĐND và UBND huyện;

-

Phòng Nội vụ;

-

Phòng Tài chính – Kế hoạch;

-

Phòng Lao động thương binh và xã hội;

-

Phòng Tư pháp;

-

Phòng Tài nguyên và Môi trường;

-

Phòng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn;

-

Phòng Văn hóa và Thông tin;

-

Phòng giáo dục đào tạo;

-

Phòng Công thương;

-

Thanh tra huyện;

-

Phòng y tế;

-

Trung tâm Văn hóa – Thể thao;

-

Đài phát thanh;

-

Trạm khuyến nông;

-

Ban quản lý các khu công nghiệp;

-

Ban quản lý các dự án xây dựng;

Sinh viên: Nguyễn Thị Hoàn

7

Lớp: ĐHLT.QTVP K14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

-

Văn phòng đăng ký Quyền sử dụng đất;

-

UBND các xã, thị trấn;

-

Trung tâm dạy nghề.

3.2. Chủ tịch, các Phó chủ tịch bao gồm:
3.2.1. Đồng chí Lê Xuân Lợi – Phó bí thư Huyện ủy, Chủ tịch UBND
huyện Tiên Du.
- Phụ trách chung, chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND tỉnh, Huyện
ủy, HĐND huyện về điều hành toàn bộ công việc của UBND huyện, trực tiếp
phụ trách các lĩnh vực: An ninh quốc phòng, công tác đối nội, đối ngoại, quy
hoạch kiến trúc đô thị và nông thôn, tài nguyên và môi trường.
- Phụ trách các cơ quan, đơn vị gồm: Công an huyện, Ban Chỉ huy quân
sự huyện, Phòng Nội vụ, Phòng Tư pháp, Chi cục Thi hành án dân sự huyện,
Phòng Tài chính – kế hoạch, Phòng Tài nguyên và Môi trường.
- Kiêm Chủ tịch hội đồng và Trưởng ban chỉ đạo sau: Hội đồng nghĩa vụ
quân sự, Hội đồng tuyển dụng công chức, viên chức, Ban chỉ đạo chương trình
quốc gia phòng chống tội phạm, Ban chỉ đạo an toàn giao thông, Ban chỉ đạo
phòng chống lụt bão.
- Giữ mối quan hệ với thường trực HĐND huyện, các ban của Đảng, các
cơ quan của Huyện ủy, Viện kiểm sát nhân dân, Tòa án nhân dân, Uỷ ban Mặt
trận tổ quốc và các đoàn thể nhân dân huyện.
3.2.2. Đồng chí Nguyễn Nhân Bình – Uỷ viên Ban thường vụ Huyện
ủy, Phó chủ tịch UBND huyện Tiên du.
- Phụ trách các lĩnh vực: Văn hóa – Xã hội, Nông nghiệp và Phát triển
nông thôn, giải phòng mặt bằng.
- Phụ trách, theo dõi các cơ quan, đơn vị gồm: Văn phòng HĐND và
UBND huyện, Phòng giáo dục đào tạo, Phòng y tế, bệnh viện đa khoa huyện,
trung tâm y tế, Phòng Lao động thương binh và xã hội, trung tâm dạy nghề, bảo
hiểm xã hội, ngân hàng chính sách xã hội, Hội người mù, các hội nghề nghiệp,
Phòng Nông nghiệp và phát triển nông thôn, trạm khuyến nông, trạm bảo vệ
thực vật, trạm thú y, xí nghiệp khai thác công trình thủy lợi.

Sinh viên: Nguyễn Thị Hoàn

8

Lớp: ĐHLT.QTVP K14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Kiêm Chủ tịch hội đồng và các Ban chỉ đạo sau: Chủ tịch Hội đồng thi
đua khen thưởng, Hội đồng giải phóng mặt bằng, Hội đồng giáo dục quốc phòngan ninh, Ban chỉ đạo phòng chống ma túy mại dâm, Ban quản lý quỹ đền ơn đáp
nghĩa, Ban chỉ đạo vì sự phát triển của phụ nữ, Tổ trưởng tổ công tác xây dựng
nông thôn mới xã tân chi, Phó ban phòng chống lụt bão – chống úng nội đồng.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chủ tịch UBND huyện phân công.
3.2.3. Đồng chí Nguyễn Thị Hào – Huyện ủy viên, Phó chủ tịch UBND
huyện.
- Phụ trách các lĩnh vực: Xây dựng cơ bản, Khoa học công nghệ, Thông
tin truyền thông, tiếp dân giải quyết các đơn thư khiếu nại tố cáo.
- Phụ trách, theo dõi các cơ quan, đơn vị: Phòng công thương, Ban quản
lý các dự án xây dựng, Ban quản lý các khu công nghiệp huyện, thanh tra huyện,
Phòng văn hóa và thông tin, Trung tâm văn hóa – thể thao, Đài phát thanh, Chi
cục thuế, Kho bạc nhà nước, các ngân hàng thương mại, Chi cục thống kê, đội
quản lý thị trường, Bưu điện, Viễn thông, Chi nhánh điện, Hội doanh nghiệp vừa
và nhỏ huyện.
- Kiêm Chủ tịch hội đồng các Ban chỉ đạo sau: Hội đồng khoa học huyện,
Hội đồng định giá tài sản, Ban chỉ đạo toàn dân đoàn kết xây dựng đời sống văn
hóa, Ban chỉ đạo chống thất thu ngân sách huyện, Ban chỉ đạo chống hàng giả,
buôn lậu và gian lận thương mại, Ban chỉ đạo áp dụng hệ thống quản lý chất lượng

ISO 9001 – 2000 đối với các cơ quan nhà nước cấp huyện.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chủ tịch UBND huyện phân công.
II. KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÍ, HOẠT ĐỘNG
CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN TIÊN DU
1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng.
1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức.
1.1.1. Chức năng.
- Uỷ ban nhân dân do Hội đồng nhân dân bầu là cơ quan chấp hành của
Hội đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách
nhiệm trước Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên.
Sinh viên: Nguyễn Thị Hoàn

9

Lớp: ĐHLT.QTVP K14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn
bản của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng
cấp nhằm bảo đảm thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội,
củng cố quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn.
- Uỷ ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương,
góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà
nước từ trung ương tới cơ sở.
- Uỷ ban nhân dân do Hội đồng nhân dân bầu là cơ quan chấp hành của
Hội đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách

nhiệm trước Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên.
- Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn
bản của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng
cấp nhằm bảo đảm thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội,
củng cố quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn.
- Uỷ ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương,
góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà
nước từ trung ương tới cơ sở.
- Uỷ ban nhân dân do Hội đồng nhân dân bầu là cơ quan chấp hành của
Hội đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách
nhiệm trước Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên.
- Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn
bản của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng
cấp nhằm bảo đảm thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội,
củng cố quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn.
- Uỷ ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương,
góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà
nước từ trung ương tới cơ sở.
1.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn.
Trình UBND huyện dự thảo các quyết định, chỉ thị; quy hoạch, kế hoạch
dài hạn, trung hạn, hằng năm và dự thảo các đề án; chương trình, biện pháp tổ
Sinh viên: Nguyễn Thị Hoàn

10

Lớp: ĐHLT.QTVP K14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

chức thực hiện các nhiệm vụ về các lĩnh vực thuộc pham vi quản lý nhà nước
được giao theo chức năng, nhiệm vụ của phòng.
Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế hoạch,
đề án, dự án đã được phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, hướng dẫn, kiểm tra,
phổ biến,giáo dục pháp luật về các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước
được giao.
Tham mưu giúp UBND huyện trong việc đề nghị cấp có thẩm quyền
quyết định việc thành lập, sáp nhập, chia tách, giải thể các phòng ban, đơn vị
thuộc huyện quản lý.
Trình UBND huyện về đề án thành lập, sáp nhập, chia tách, điều chỉnh địa
giới hành chính dưới cấp huyện trên địa bàn để trình cấp có thẩm quyền xem xét
quyết định.
Giúp UBND huyện nghiên cứu, hướng dẫn, theo dõi công tác tổ chức và
hoạt động của bộ máy chính quyền các cấp thuộc huyện; phối hợp với các cơ
quan hữu quan của huyện tổ chức và hướng dẫn công tác bầu cử đại biểu Quốc
Hội; tổ chức hướng dẫn công tác bầu cử đại biểu HĐND các cấp theo quy định
của pháp luật và của các cơ quan cấp trên; giải quyết khiếu nại, tố cáo của công
dân về thực hiện các quy định của pháp luật về bầu cử; tổng hợp báo cáo kết quả
bầu cử HĐND và UBND;thực hiện các thủ tục để thường trực UBND phê chuẩn
kết quả bầu cử các chức danh lãnh đạo của HĐND, UBND cấp xã.
Làm đầu mối giúp UBND huyện quản lý công tác bồi dưỡng kiến thức
pháp luật, quản lý nhà nước, quản lý hành chính đối với đại biểu HĐND; tổ
chức thống kê số lượng, chất lượng đại biểu HĐND, thành viên UBND các cấp
để tổng hợp, báo cáo theo quy định.
Tổ chức triển khai các quy định về quản lý, phân vạch, điều chỉnh địa giới
hành chính trên địa bàn Huyện theo hướng dẫn của Chính Phủ và các cơ quan
nhà nước cấp trên.
Theo dõi, quản lý địa giới hành chính trên địa bàn Huyện; chuẩn bị các thủ

tục đề nghị thành lập mới, sáp nhập, chia tách điều chỉnh địa giới hành chính, thành
lập đô thị theo quy định, hướng dẫn và tổ chức thực hiện các quy định của nhà
Sinh viên: Nguyễn Thị Hoàn

11

Lớp: ĐHLT.QTVP K14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

nước về việc thành lập mới, sáp nhập, chia tách, điều chỉnh địa giới hành chính tại
địa phương; giúp Chủ tịch UBND huyện thực hiện, hướng dẫn và quản lý về công
tác phân loại đơn vị hành chính các cấp theo quy định của pháp luật.
Tổng hợp và quản lý hồ sơ bản đồ địa giới, mốc địa giới hành chính của
Huyện theo hướng dẫn của Chính Phủ và các cơ quan nhà nước cấp trên.
Giúp UBND huyện trong việc hướng dẫn, kiểm tra, tổng hợp báo cáo việc
thực hiện Quy chế dân chủ trong hoạt động của cơ quan hành chính, tổ chức sự
nghiệp trên địa bàn Huyện.
Trình UBND huyện các đề án thực hiện về: phân công, phân cấp quản lý
cán bộ, công chức, viên chức nhà nước và cán bộ, công chức cơ sở; chính sách,
chế độ tiền lương, phụ cấp, trợ cấp và các chế độ khác đối với cán bộ, công
chức, viên chức nhà nước, cán bộ dân cử, lao động hợp đồng trong các cơ quan
hành chính, đơn vị sự nghiệp; tuyển dụng, sử dụng, đánh giá, bổ nhiệm, bổ
nhiệm lại, miễn nhiệm, từ chức, luân chuyển, khen thưởng, kỷ luật cán bộ, công
chức, viên chức nhà nướ;cán bộ quản lý doanh nghiệp thuộc thẩm quyền quản lý
của UBND huyện theo quy định của pháp luật.
Giúp UBND huyện quản lý nhà nước đối với đội ngũ cán bộ,công chức,

viên chức nhà nước,cán bộ công chức xã, cán bộ bán chuyên trách. Xây dựng
quy hoạch, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức
nhà nước, cán bộ, công chức xã, công chức dự bị. tham mưu và tổ chức thực
hiện việc thi tuyển, xét tuyển, quản lý và sử dụng, thực hiện chính sách, chế độ
đối với cán bộ, công chức nhà nước và cán bộ, công chức xã.
Trình UBND huyện quyết định theo phân cấp việc tuyển dụng, đánh giá,
bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, luân chuyển, khen thưởng, kỷ luật các chế độ chính sách
khác đối với cán bộ, công chức, viên chức nhà nước thuộc diện UBND huyện
quản lý.
Hướng dẫn kiểm tra, thanh tra việc thực hiện các quy định về chức danh,
tiêu chuẩn cán bộ, công chức, viên chức; việc thực thi công vụ của cán bộ, công
chức, viên chức hành chính sự nghiệp và cán bộ công chức xã thuộc huyện.
Giúp UBND huyện quản lý, sử dụng biên chế hành chính, sự nghiệp: tổ
Sinh viên: Nguyễn Thị Hoàn

12

Lớp: ĐHLT.QTVP K14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

chức thực hiện việc quản lý, sử dụng biên chế hành chính, sự nghiệp theo quyết
định của UBND Tỉnh và UBND Huyện.
Giúp Chủ tịch UBND Huyện chỉ đạo, theo dõi, đôn đốc, kiểm tra công tác
cải cách hành chính nói chung; trình UBND quyết định phân công các cơ quan
chuyên môn thuộc UBND huyện phụ trách các nội dung, công việc của cải cách
hành chính, bao gồm: cải cách thể chế, cải cách tổ chức bộ máy hành chính, xây

dựng và phát triển đội ngũ cán bộ, công chức, cải cách tài chính công, hiện đại
hóa nền hành chính; theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc triển khai thực hiện theo
quyết định của UBND Tỉnh và Huyện.
Trình UBND huyện quyết định các chủ trương, biện pháp cải cách hành
chính, nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý các cơ quan hành chính nhà nước
thuộc cơ quan Huyện; chủ trì, phối hợp với các cơ quan ngành dọc của Trung
ương, của tỉnh đóng trên địa bàn huyện trong việc triển khai công tác cải cách
hành chính.
Tổng hợp công tác cải cách hành chính trình UBND huyện; thực hiện chế độ
báo cáo công tác hành chính với UBND tỉnh và Sở Nội vụ theo quy định.
Hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra các cơ quan chuyên môn thuộc UBND
huyện, UBND các xã triển khai công tác cải cách hành chính theo chương trình,
kế hoạch cải cách hành chính của huyện đã được phê duyệt.
Phối hợp với các cơ quan liên quan để tổng hợp chung việc thực hiện các
quy định về chế độ tự chủ, tự chịu trách nhiệm trong quản lý biên chế, kinh phí
quản lý hành chính đối với cơ quan hành chính và chế độ tự chủ, tự chịu trách
nhiệm về thực hiện nhiệm vụ tổ chức bộ máy, biên chế, tài chính đối với các đơn
vị sự nghiệp nhà nước.
Tham mưu cho UBND huyện quyết định thành lập và quản lý các tổ chức
hội theo phân cấp của Chính Phủ và UBND tỉnh.
Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra các cơ quan hành chính, tổ chức sự nghiệp trên
địa bàn huyện chấp hành các chế độ, quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ.
Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra và tổ chức thực hiện các chủ trương, chính
sách của Đảng và nhà nước về công tác tôn giáo trên địa bàn huyện.
Sinh viên: Nguyễn Thị Hoàn

13

Lớp: ĐHLT.QTVP K14A

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Chủ trì, phối hợp với các cơ quan có liên quan để thực hiện nhiệm vụ
quản lý nhà nước về tôn giáo theo quy định của pháp luật.
Hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ về tôn giáo, làm đầu mối giữa chính
quyền địa phương với các tổ chức tôn giáo trên địa bàn huyện.
Làm nhiệm vụ cơ quan thường trực của Hội đồng thi đua – khen thưởng
huyện, tham mưu giúp UBND huyện và Chủ tịch UBND huyện chỉ đạo, thống
nhất quản lý công tác thi đua, khen thưởng; cụ thể hóa chủ trương, chính sách
của Đảng và nhà nước về công tác thi đua, khen thưởng phù hợp với tình hình
thực tế của huyện.
Tổ chức các phong trào thi đua va triển khai thực hiện chính sách khen
thưởng của Đảng và nhà nước; hướng dẫn việc kiểm tra kế hoạch, nội dung thi
đua, khen thưởng trên địa bàn huyện; xây dựng và quản lý quỹ thi đua, khen
thưởng theo quy định của pháp luật.
Quản lý cấp phát, cấp đổi hiện vật khen thưởng theo phân cấp và theo quy
định của pháp luật; thực hiện việc tổ chức và trao tặng khen thưởng theo quy
định của pháp luật.
Thực hiện công tác kiểm tra, giải quyết khiếu nại,tố cáo theo các lĩnh vực
công tác được UBND huyện giao theo quy định của pháp luật.
Hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ về công tác nội vụ đối với cơ quan
hành chính, tổ chức sự nghiệp thuộc huyện, UBND các xã.
Tổng hợp, thống kê theo hướng dẫn của các cơ quan nhà nước cấp trên vế
tổ chức các cơ quan hành chính, sự nghiệp; số lượng các đơn vị hành chính cấp
xã, thôn; số lượng, chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức nhà nước,
cán bộ công chức cấp xã; về công tác văn thư, lưu trữ nhà nước, tôn giáo, thi
đua, khen thưởng và về các lĩnh vực khác được giao; hướng dẫn thực hiện phân

cấp quản lý hồ sơ cán bộ, công chức theo quy định của pháp luật.
Tổ chức nghiên cứu, ứng dụng các tiến bộ khoa học, kỹ thuật, xây dụng
hệ thống thông tin, lưu trữ, cung cấp số liệu phục vụ công tác quản lý và chuyên
môn, nghiệp vụ được giao.
Thực hiện công tác thông tin, báo cáo định kỳ và đột xuất về tình hình
Sinh viên: Nguyễn Thị Hoàn

14

Lớp: ĐHLT.QTVP K14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

thực hiện nhiệm vụ được giao theo quy định với UBND huyện va Sở Nội vụ.
Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế thực hiện chế độ tiền lương và chính
sách, chế độ đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật, đào tạo và bồi dưỡng về chuyên môn
nghiệp vụ đối với cán bộ, công chức, viên chức của phòng theo quy định.
Quản lý tài chính, tài sản của phòng theo quy định của pháp luật và phân
cấp của UBND huyện.
Thực hiện các nhiệm vụ khác do UBND huyện phân công.
1.1.3. Cơ cấu tổ chức của Phòng Nội vụ huyện Tiên Du.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Phòng Nội vụ huyện Tiên Du (phụ lục 02)
Trưởng phòng Nội vụ huyện chịu trách nhiệm trước UBND, Chủ tịch
UBND huyện và trước pháp luật về việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền
hạn được giao và toàn bộ hoạt động của phòng.
Phó trưởng phòng giúp Trưởng phòng phụ trách và theo dõi một số mặt
công tác; chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng và trước pháp luật về nhiệm vụ

được phân công. Khi Trưởng phòng vắng mặt một Phó trưởng phòng được
Trưởng phòng ủy nhiệm điều hành các hoạt động của phòng.
Việc điều động, bổ nhiệm, luân chuyển, khen thưởng, kỷ luật, miễn
nhiệm, từ chức, thực hiện chế độ, chính sách đối với Trưởng phòng, Phó trưởng
phòng do Chủ tịch UBND huyện quyết định theo quy định của pháp luật và
phân cấp của tỉnh.
* Bản mô tả công việc cho lãnh đạo phòng Nội vụ và các vị trí khác trong
bộ máy phòng Nội vụ
1. Trưởng phòng
Họ và tên: Nguyễn Gia Thanh
Bộ phận: Phòng Nội vụ huyện Tiên Du.
Chức danh: Trưởng phòng Nội vụ.
Chịu trách nhiệm báo cáo cho Chủ tịch, các phó Chủ tịch HĐND và
UBND huyện Tiên Du.
Hệ số lương:
Nhiệm vụ:
Sinh viên: Nguyễn Thị Hoàn

15

Lớp: ĐHLT.QTVP K14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Điều hành chung các hoạt động, nhiệm vụ của văn phòng.
- Trực tiếp phụ trách các lĩnh vực công tác:
+ Xây dựng đề án thành lập, sáp nhập, giải thể các tổ chức sự nghiệp trình

cấp có thẩm quyền quyết định.
+ Tham mưu giúp Chủ tịch UBND huyện quyết định thành lập, giải thể,
sáp nhập các tổ chức phối hợp liên ngành huyện theo quy định.
+ Triển khai, đôn đốc, kiểm tra các cơ quan chuyên môn cùng cấp và
UBND các xã thực hiện công tác cải cách hành chính ở địa phương.
+ Xử lý và giải quyết các văn bản đến theo chức năng, nhiệm vụ, quyền
hạn và theo quy định của pháp luật.
+ Tiếp nhận và giải quyết các yêu cầu của tổ chức, công dân theo nhiệm
vụ, quyền hạn được giao.
+ Quản lý các cơ sở vật chất cho bộ máy, đảm bảo các điều kiện vật chất
cho hoạt động của phòng Nội vụ.
+ Ký các văn bản theo nhiệm vụ, quyền hạn được giao.
+ Tổ chức thực hiện chế độ, chính sách của Đảng và nhà nước các quyết
định của UBND trong phạm vi Phòng Nội vụ.
+ Là người truyền đạt chủ trương của UBND huyện tới các cấp, các
ngành trong huyện khi được UBND huyện ủy nhiệm.
+ Hàng ngày phân công cán bộ về chuyên môn và tổng hợp tham mưu
giúp thường trực UBND huyện về các công việc của cơ quan.
+ Làm chủ tài khoản và quản lý các mặt thu – chi ngân sách của phòng
nội vụ theo quy định của pháp luật.
+ Chịu trách nhiệm về an toàn, an ninh trật tự cơ quan và bảo vệ bí mật
thông tin tư liệu.
+ Thường xuyên quan tâm công tác tổ chức cán bộ, công tác đào tạo, bồi
dưỡng đội ngũ công chức của phòng Nội vụ.
+ Triệu tập và chủ tọa các công việc của Phòng Nội vụ.
2. Phó phòng (phụ trách công tác xây dựng chính quyền và tổ chức cán bộ).
Họ và tên: Trần Đức Tiến.
Sinh viên: Nguyễn Thị Hoàn

16

Lớp: ĐHLT.QTVP K14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Bộ phận: Phòng Nội vụ huyện Tiên Du.
Chức danh: Phó phòng Nội vụ.
Hệ số lương:
Nhiệm vụ:
- Thực hiện các công tác tuyển dụng, hợp đồng công chức theo quy định
hướng dẫn, tổng hợp, đánh giá, xếp loại cán bộ, công chức, viên chức hàng năm.
- Xây dựng các đề án, kế hoạch và biên chế hàng năm.
- Điều hành các công tác xây dựng chính quyền và tổ chức cán bộ trong
địa bàn huyện.
- Chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng và lãnh đạo cấp trên trước công
việc được giao.
- Báo cáo về công tác xây dựng chính quyền và tổ chức cán bộ cho trưởng phòng.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Trưởng phòng phân công.
3. Phó phòng (phụ trách tôn giáo và khen thưởng)
Họ và tên: Nguyễn Đức Giang
Bộ phận: Phòng Nội vụ huyện Tiên Du.
Chức danh: Phó phòng Nội vụ.
Hệ số lương:
Nhiệm vụ:
- Tham mưu trực tiếp cho trưởng phòng về công tác tôn giáo
- Kiểm tra các đình, đền, chùa trên địa bàn huyện.
- Thống kê, kiểm tra các cơ sở thờ tự tôn giáo.

- Kiểm tra các họ đạo công giáo trên địa bàn huyện.
- Bảo tồn và phát huy các giá trị tôn giáo trên địa bàn.
- Dự các lớp tập huấn, họp, hội nghị liên quan đến công tác tôn giáo.
- Giám sát, báo cáo các hoạt động liên quan đến công tác tín ngưỡng tôn
giáo trên địa bàn huyện.
- Tham mưu trực tiếp cho trưởng về công tác thi đua khen thưởng.
- Chuẩn bị các hội nghị ký giao ước thi đua, hội nghị có liên quan đến
khen thưởng tôn giáo.
- Làm xác nhận huân, huy chương kháng chiến cho các đối tượng tham
gia kháng chiến 2 thời kỳ chống Pháp, chống Mỹ.
- Làm công tác kiểm tra hồ sơ khen thưởng thường xuyên, đột xuất trong năm.
- Làm báo cáo, dự họp, tập huấn liên quan đến công tác thi đua, khen thưởng.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Trưởng phòng phân công.

Sinh viên: Nguyễn Thị Hoàn

17

Lớp: ĐHLT.QTVP K14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

4. Chuyên viên (phụ trách công tác chính quyền).
Họ và tên: Đỗ Văn Thực.
Bộ phận: Phòng Nội vụ huyện Tiên Du.
Chức danh: Chuyên viên phòng Nội vụ.
Hệ số lương:

Nhiệm vụ:
- Tham mưu giúp việc về công tác xây dựng chính quyền.
- Theo dõi thực hiện công tác và hoạt động bộ máy chính quyền cấp ã.
- Nghiên cứu chế độ chính sách đối với cán bộ, công chức cấp xã.
- Thực hiện công tác hướng dẫn bầu cử trưởng thôn ở các xã.
- Tổ chức, hướng dẫn về công tác bầu cử ĐHQH và HĐND.
- Ngoài ra thực hiện các nhiệm vụ khác liên quan đến chính quyền ở cơ sở.
5. Chuyên viên (phụ trách công tác cán bộ).
Họ và tên: Trần Thị Cần.
Bộ phận: Phòng Nội vụ huyện Tiên Du.
Chức danh: Chuyên viên phòng Nội vụ.
Hệ số lương:
Nhiệm vụ:
- Quản lí hồ sơ, giấy tờ về cán bộ, công chức, viên chức trên địa bàn huyện.
- Thực hiện công tác tuyển dụng, hợp đồng công chức, viên chức.
- Tổng hợp, đánh giá, xếp loại cán bộ, công chức, viên chức hàng năm.
- Quyết định tuyển dụng, điều động, bổ nhiệm cán bộ.
- Quyết định nâng bậc lương cho cán bộ, viên chức.
- Thực hiện quyết định chuyển loại và xếp lương.
- Giải quyết các chế độ cho cán bộ, công chức, viên chức trên địa bàn huyện.
6. Chuyên viên (phụ trách văn thư lưu trữ kiêm kế toán).
Họ và tên: Cát Thị Loan Phượng.
Bộ phận: Phòng Nội vụ huyện Tiên Du.
Chức danh: Chuyên viên phòng Nội vụ.
Hệ số lương:
Nhiệm vụ:
- Lập hồ sơ lưu trữ của cơ quan, sao lưu văn bản đi, đến.
- Vào sổ các văn bản đi, đến sau khi đã được thẩm định của trưởng phòng.
- Tra cứu tài liệu lưu trữ khi có yêu cầu của cấp trên.
- Bảo quản và sử dụng con dấu cơ quan.

Sinh viên: Nguyễn Thị Hoàn

18

Lớp: ĐHLT.QTVP K14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Cấp phát văn phòng phẩm, giấy đi đường của cơ quan.
- Dự tập huấn, hội nghị liên quan đến công tác văn, thư lưu trữ.
- Tham mưu về việc mua sắm và bảo quản thiết bị cơ sở, vật chất phục vụ
công tác của cơ quan.
- Chịu trách nhiệm về quản lí, sử dụng các nguồn kinh phí được giao hàng năm.
- Lập kế hoạch chi tiêu, điều hành toàn bộ mọi hoạt động: Nhận, cấp phát
và quyết toán kinh phí.
- Lập các báo cáo thống kê theo định kỳ, đột xuất.
2. Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ của ủy ban nhân dân huyện
Tiên Du
2.1. Hệ thống hóa các văn bản quản lí về công tác văn thư, lưu trữ do
UBND huyện Tiên Du ban hành.
Công tác văn thư và công tác lưu trữ là hai công tác có nội dung nghiệp
vụ khác nhau nhưng có mối quan hệ mật thiết với nhau và đều không thể thiếu
được trong hoạt động của mỗi cơ quan.
Hiểu được tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ trong hoạt động
của cơ quan, lãnh đạo và UBND huyện Tiên Du đã ban hành các văn bản quản lí
về công tác văn thư, lưu trữ:
Gồm các văn bản:

1. Quyết định “về việc ban hành quy chế công tác văn thư – lưu trữ của
UBND huyện Tiên Du, tỉnh Bắc Ninh”.
2. Kế hoạch “Kiểm tra và hướng dẫn công tác Văn thư – lưu trữ tại các cơ
quan thuộc UBND huyện và UBND các xã, thị trấn”.
3. Công văn “Về việc kiểm tra công tác văn thư lưu trữ đối với các cơ
quan thuộc UBND huyện và các xã, thị trấn”.
4. Tờ trình về việc ban hành “Quyết định ban hành Danh mục các cơ quan
và thành phần tài liệu nộp lưu vào kho lưu trữ huyện”.
5. Công văn “Về việc báo cáo số lượng, chất lượng cán bộ công chức,
viên chức làm công tác văn thư lưu trữ.
Việc ban hành các văn bản quản lí về công tác văn thư, lưu trữ của UBND
huyện Tiên Du đã mang lại những hiệu quả:

Sinh viên: Nguyễn Thị Hoàn

19

Lớp: ĐHLT.QTVP K14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Giúp cho việc quản lí công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan dễ dàng hơn.
- Giúp nâng cao chất lượng, hiệu quả thực hiện công tác văn thư, lưu trữ
và đẩy mạnh mọi hoạt động của cơ quan.
- Làm tốt công tác văn thư góp phần giảm bớt tệ nạn quan liêu giấy tờ.
- Giữ gìn và đảm bảo bí mật của cơ quan được tốt hơn.
- Giúp cho việc tra tìm, xử lí hồ sơ, tài liệu nhanh chóng và dễ dàng.

2.2. Công tác xây dựng Chương trình - Kế hoạch công tác
Như chúng ta đã biết, trong mọi cơ quan việc xây dựng Chương trình –
Kế hoạch công tác là một trong những nhiệm vụ quan trọng không thể thiếu,
đảm bảo thống nhất việc thực hiện chủ trương, chính sách của cơ quan trên thực
tế. Giúp cơ quan thực hiện tốt các công việc đề ra, tránh tình trạng chồng chéo
và mâu thuẫn trong quá trình hoạt động.
Để thực hiện công việc được tốt, UBND huyện Tiên Du cũng đã xây dựng
Chương trình – Kế hoạch công tác thường kỳ:
* Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng Chương trình – Kế hoạch
công tác thường kỳ của UBND huyện Tiên Du (Phụ lục 03, 04)
2.3. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của UBND huyện Tiên Du.
2.3.1. Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lí của cơ quan
Nhằm giúp cơ quan ban hành văn bản một cách thông suốt và có hiệu lực
pháp lí cao nhất, UBND huyện Tiên Du luôn trú trọng với công tác kiểm tra, rà
soát, hệ thống hóa văn bản luôn tuân thủ nguyên tắc và thực hiện theo quy định.
Sắp xếp các văn bản quy phạm pháp luật vào từng tệp riêng lẻ để thuận
lợi cho việc tra tìm và sử dụng khi cần thiết. Những văn bản mà UBND huyện
Tiên Du ban hành hết hiệu lực thì được loại bỏ và xây dựng văn bản mới.
Lãnh đạo khi ký ban hành văn bản luôn tự kiểm tra thêm một lần nữa
trước khi ký.
Khi có phát hiện sai xót, văn bản được sửa chữa, chỉnh sửa, bổ sung hoặc
hủy bỏ.
2.3.2. Nhân xét về thể thức và kỹ thuật trình bày các loại văn bản ban
hành của UBND huyện Tiên Du.
Sinh viên: Nguyễn Thị Hoàn

20

Lớp: ĐHLT.QTVP K14A

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Nhìn chung công tác soạn thảo văn vản của huyện Tiên Du cơ bản thực
hiện đúng quy trình, thể thức và kỹ thuật trình bày được quy định tại Thông tư
số 01/2011/TT - BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và
kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
Các văn bản ban hành đều đúng với thể thức và kỹ thuật trình bày của
từng loại văn bản.
Tuy nhiên bên cạnh đó vẫn còn những sai sót trong thể thức và kỹ thuật
trình bày như:
- Trích yếu nội dung của những văn bản có tên loại quên không gạch chân.
- Kính gửi 2 cơ quan đơn vị trở lên không xuống dòng gạch đầu dòng mà
viết luôn cùng kính gửi.
- Dấu câu sử dụng không đúng theo quy định.
Từ đó cho thấy công tác văn thư chưa được triệt để, vẫn còn xuất hiện
những thiếu sót về thể thức và kỹ thuật trình bày trong soạn thảo văn bản.
2.4. Nhận xét về quy trình quản lí và giải quyết văn bản
Nhìn chung công tác soạn thảo văn vản của huyện Tiên Du cơ bản thực
hiện đúng quy trình, thể thức và kỹ thuật trình bày được quy định tại Thông tư
số 01/2011/TT - BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và
kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
Các văn bản ban hành đều đúng với thể thức và kỹ thuật trình bày của
từng loại văn bản.
Tuy nhiên bên cạnh đó vẫn còn những sai sót trong thể thức và kỹ thuật
trình bày như:
- Trích yếu nội dung của những văn bản có tên loại quên không gạch chân.
- Kính gửi 2 cơ quan đơn vị trở lên không xuống dòng gạch đầu dòng mà

viết luôn cùng kính gửi.
- Dấu câu sử dụng không đúng theo quy định.
Từ đó cho thấy công tác văn thư chưa được triệt để, vẫn còn xuất hiện
những thiếu sót về thể thức và kỹ thuật trình bày trong soạn thảo văn bản.
2.5. Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản của UBND
Sinh viên: Nguyễn Thị Hoàn

21

Lớp: ĐHLT.QTVP K14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

huyện Tiên Du
Để các văn bản soạn thảo ra đảm bảo chất lượng và đạt được mục đích
yêu cầu đề ra, các nhân viên văn phòng huyện Tiên Du luôn tuân thủ đúng các
bước trong quy trình soạn thảo văn bản đề ra.
Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản huyện Tiên Du gồm:
Bước 1. Xác định nội dung của văn bản.
+ Làm sáng tỏ mục đích của văn bản ban hành nhằm mục đích gì.
+ Xác định được giới hạn của văn bản.
+ Xác định được đối tượng giải quyết và thực hiện của văn bản.
Bước 2. Chọn tên loại văn bản (hình thức).
+ Căn cứ vào mục đích và tính chất của văn bản dự định ban hành.
+ Dựa vào thẩm quyền ban hành văn bản của cơ quan, đối tượng giải
quyết và ban hành văn bản.
Bước 3. Thu thập và xử lý thông tin

+ Thông tin phụ thuộc vào mục đích và nội dung văn bản dự định ban hành.
+ Thông tin gồm:
 Thông tin pháp lý.
 Thông tin thực tế.
 Thời gian, địa điểm, thành phần.
Bước 4. Xây dựng đề cương văn bản và viết bản thảo.
+ Trình bày những điều cốt yếu dự định thể hiện ở nội dung.
+ Triển khai những ý chính của đề cương.
+ Đọc và kiểm tra lại bản thảo.
Bước 5. Duyệt bản thảo.
+ Trình cấp có thẩm quyền duyệt và xem xét lại nội dung.
Bước 6. Nhân bản văn bản.
+ Nhân bản văn bản đúng số lượng và đóng dấu.
Bước 7. Hoàn thiện văn bản để ban hành.
+ Nhân bản xong, người soạn thảo có trách nhiệm đọc lại.
+ Quay về văn thư cơ quan để ký, ghi số, đóng dấu.
Sinh viên: Nguyễn Thị Hoàn

22

Lớp: ĐHLT.QTVP K14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Nhìn vào các bước soạn thảo văn bản của huyện Tiên du cho thấy được
công tác soạn thảo đã được lãnh đạo cơ quan và nhân viên văn thư chú trọng và
tuân thủ đúng theo quy trình. Chính vì vậy mà các văn bản của huyện ban hành

ra cơ bản là tốt và đảm bảo đúng chất lượng và đáp ứng được mọi mục đích yêu
cầu của cơ quan đề ra.
2.6. Nhận xét về quy trình quản lí và giải quyết văn bản
Nhằm giúp cơ quan ban hành văn bản một cách thông suốt và có hiệu lực
pháp lí cao nhất, UBND huyện Tiên Du luôn trú trọng với công tác kiểm tra, rà
soát, hệ thống hóa văn bản luôn tuân thủ nguyên tắc và thực hiện theo quy định.
Sắp xếp các văn bản quy phạm pháp luật vào từng tệp riêng lẻ để thuận
lợi cho việc tra tìm và sử dụng khi cần thiết. Những văn bản mà UBND huyện
Tiên Du ban hành hết hiệu lực thì được loại bỏ và xây dựng văn bản mới.
Lãnh đạo khi ký ban hành văn bản luôn tự kiểm tra thêm một lần nữa
trước khi ký.
Khi có phát hiện sai xót, văn bản được sửa chữa, chỉnh sửa, bổ sung hoặc
hủy bỏ.
Trong 3 năm trở lại đây UBND huyện Tiên Du đã ban hành số văn bản
như sau:
Tên loại văn bản
Nghị quyết
Quyết định
Chỉ thị
Báo cáo
Công điện
Biên bản
Công văn
Thông báo
Văn bản khác

Năm 2013
12
2.067
07

84
05
05
695
88
60

Năm 2014
11
2.165
09
82
04
06
703
86
59

Năm 2015
16
2.032
10
88
05
08
715
70
65

Nhìn vào bảng thống kê cho thấy số lượng ban hành văn bản qua các năm

của huyện Tiên Du tương đối nhiều, tập trung nhiều nhất ở loại văn bản: Quyết
Sinh viên: Nguyễn Thị Hoàn

23

Lớp: ĐHLT.QTVP K14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

định, công văn.
Số lượng mỗi loại văn bản ban hành qua các năm có sự chênh lệch nhau
không đáng kể. Từ đó cho thấy hoạt động điều hành và tổ chức của huyện qua
các năm tương đối ổn định.
Qua đó cho thấy công tác tổ chức, ban hành văn thư huyện Tiên Du thực
hiện tương đối tốt và chấp hành nghiêm chỉnh đúng quy chế văn thư.
2.7. Tổ chức lưu trữ của UBND huyện Tiên Du
Công tác văn thư và công tác lưu trữ là hai công tác có nội dung nghiệp
vụ khác nhau nhưng có mối quan hệ mật thiết với nhau và đều không thể thiếu
được trong hoạt động của mỗi cơ quan.
Hiểu được tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ trong hoạt động
của cơ quan, lãnh đạo và UBND huyện Tiên Du đã ban hành các văn bản quản lí
về công tác văn thư, lưu trữ:
Gồm các văn bản:
1. Quyết định “về việc ban hành quy chế công tác văn thư – lưu trữ của
UBND huyện Tiên Du, tỉnh Bắc Ninh”.
2. Kế hoạch “Kiểm tra và hướng dẫn công tác Văn thư – lưu trữ tại các cơ
quan thuộc UBND huyện và UBND các xã, thị trấn”.

3. Công văn “Về việc kiểm tra công tác văn thư lưu trữ đối với các cơ
quan thuộc UBND huyện và các xã, thị trấn”.
4. Tờ trình về việc ban hành “Quyết định ban hành Danh mục các cơ quan
và thành phần tài liệu nộp lưu vào kho lưu trữ huyện”.
5. Công văn “Về việc báo cáo số lượng, chất lượng cán bộ công chức,
viên chức làm công tác văn thư lưu trữ.”
Việc ban hành các văn bản quản lí về công tác văn thư, lưu trữ của UBND
huyện Tiên Du đã mang lại những hiệu quả:
- Giúp cho việc quản lí công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan dễ dàng hơn.
- Giúp nâng cao chất lượng, hiệu quả thực hiện công tác văn thư, lưu trữ
và đẩy mạnh mọi hoạt động của cơ quan.
- Làm tốt công tác văn thư góp phần giảm bớt tệ nạn quan liêu giấy tờ.
Sinh viên: Nguyễn Thị Hoàn

24

Lớp: ĐHLT.QTVP K14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Giữ gìn và đảm bảo bí mật của cơ quan được tốt hơn.
- Giúp cho việc tra tìm, xử lí hồ sơ, tài liệu nhanh chóng và dễ dàng. 4.
Công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng của UBND huyện Tiên Du
2.8. Những trang thiết vị văn phòng sử dụng phổ biến trong văn
phòng huyện Tiên Du.
Để giúp nhân viên văn phòng hoàn thành tốt công việc văn phòng không
thể không nói đến các trang thiết bị trong văn phòng. Qua việc quan sát và tìm

hiểu các trang thiết bị văn phòng huyện Tiên Du cho thấy được: Hiện nay các
trang thiết bị văn phòng huyện Tiên Du gồm:
- Máy tính
- Điện thoại
- Máy photo
- Máy in
- Bàn ghế uống nước
- Giấy, bút, ghim
- Tủ đựng tài liệu
- Giá đựng tài liệu
- Ô đựng tài liệu
- Điều hòa
- Bàn ghế để máy tính
- Ưu điểm:
+ Cách bố trí đã tạo cho mọi người trong văn phòng thoải mái khi làm việc.
+ Mỗi nhân viên văn phòng đều được trang bị một máy tính để bàn giúp
cho việc trao đổi thông tin giữa mọi người nhanh chóng, dễ dàng, tiết kiệm được
thời gian.
+ Giúp lãnh đạo phòng dễ dàng quản lí, phân chia công việc cho nhân
viên trong phòng.
- Hạn chế:
+ Tủ đựng tài liệu không gần với bàn làm việc của nhân viên văn thư
khiến công tác lưu trữ, cất giữ cũng như tìm tài liệu không được thuận tiện.
Sinh viên: Nguyễn Thị Hoàn

25

Lớp: ĐHLT.QTVP K14A