Công tác tổ chức khoa học tài liệu phông lưu trữ bộ nội vụ

MỤC LỤC
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT


DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
Chữ viết tắt
BNV
CBCC
CCTC
CTTCKHTL
CLTL
CNTT
CP
CQBNV
HCVT-LT
HN
NĐ
NXB
PL
PLTBNV
PLT
PLTL
QH
TCKHTL
TLLT
VN
XĐGTTL

Cụm từ đầy đủ
Bộ Nội Vụ
Cán bộ công chức

Công cụ tra cứu
Công tác tổ chức khoa học tài liệu
Chỉnh lý tài liệu
Công nghệ thông tin
Chính phủ
Cơ quan Bộ Nội vụ
Hành chính Văn thư - Lưu trữ
Hà Nội
Nghị định
Nhà xuất bản
Phân loại
Phông lưu trữ BNV
Phông lưu trữ
Phân loại tài liệu
Quốc hội
Tổ chức khoa học tài liệu
Tài liệu lưu trữ
Việt Nam
Xác định giá trị tài liệu


PHẦN MỞ ĐẦU
1. 1.Lí do chọn đề tài
Đất nước ta đang ngày càng hội nhập sâu rộng vào nền kinh tế thế giới,
đa dạng hóa, đa phương hóa quan hệ quốc tế, để bắt kịp với tiến trình hội
nhập đó, đòi hỏi phải có sự đổi mới một cách tích cực, chủ động và toàn
diện, bỏ được thói quen làm việc trì trệ, kém năng động, kém nhạy bén, kém
hiệu quả của thời kỳ bao cấp. Vì thế nền hành chính nước ta phải nhanh
chóng đổi mới theo định hướng tinh gọn, chuyên nghiệp, hiện đại, hoạt động
có hiệu lực, hiệu quả nhằm tạo ra tính cạnh tranh cao. Điều này đòi hỏi từng

bộ phận của nền hành chính phải có những đổi mới nhanh chóng, phù hợp
với xu thế của thời đại.
Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước bao
gồm tất cả những vấn đề về lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới
việc tổ chức khoa học tài liệu (TCKHTL), bảo quản và tổ chức khai thác,
sử dụng tài liệu lưu trữ (TLLT) phục vụ công tác quản lý, nghiên cứu khoa
học và các nhu cầu cá nhân.
Công tác lưu trữ bao gồm 3 quy trình nghiệp vụ cơ bản:
TCKHTL lưu trữ;
Bảo quản tài liệu lưu trữ;
Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.
Mỗi quy trình nghiệp vụ lại có những ý nghĩa quan trọng riêng, gắn bó
khăng khít với nhau. Trong đó TCKHTL lưu trữ là một trong ba quy trình
nghiệp vụ cơ bản của công tác lưu trữ, có mối quan hệ chặt chẽ với quy trình
bảo quản tài liệu và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu, quyết định đến hiệu
quả của công tác lưu trữ. Đây là khâu nghiệp vụ cơ bản gồm nhiều quy trình
nghiệp vụ như: thu thập tài liệu vào lưu trữ, phân loại (PL), chỉnh lý tài liệu
(CLTL), xác định giá trị tài liệu (XĐGTTL) và xây dựng công cụ tra cứu

3


(CCTC). TCKHTL lưu trữ là đầu vào của thông tin TLLT, làm tốt thông tin
đầu vào TLLT, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác bảo quản và đặc biệt là
khai thác sử dụng thông tin TLLT.
Việc TCKHTL lưu trữ ở mỗi phông lưu trữ (PLT) khác nhau phụ thuộc
vào đặc điểm của cơ quan đơn vị hình thành phông, đặc điểm của tài liệu
trong phông. Để làm tốt công tác tổ chức khoa học tài liệu (CTTCKHTL) của
mỗi PLT chúng ta không chỉ áp dụng lý luận chung mà đòi hỏi phải có sự
nghiên cứu thực tiễn, tìm hiểu đặc điểm của từng cơ quan, đơn vị hình thành

phông, đặc điểm của từng loại hình tài liệu trong phông, để từ đó đề ra các
phương pháp TCKHTL riêng cho từng PLT.
Hiện nay, lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ trong các đơn vị hành chính
nhà nước còn nhiều hạn chế, để làm tốt cần có sự đầu tư nghiên cứu, tìm hiểu.
Bộ Nội vụ (BNV) là cơ quan hành chính nhà nước ở cấp Trung ương, giúp
Chính Phủ (CP) thực hiện chức năng quản lý Nhà nước về các lĩnh vực được
phân công trong phạm vi cả nước. Do vậy, vấn đề cải cách hành chính nói
chung, cải cách hoàn thiện công tác CTTCKHTL ở các Bộ nói riêng đóng vai
trò quan trọng, đóng góp vào thành công hay thất bại của công cuộc cải cách
Hành chính Quốc gia.
Với phương châm “Học đi đôi với hành”, “Lý luận phải gắn với thực
tiễn”, trong thời gian học tập tại Trường, tác giả đã có cơ hội được thực tập tốt
nghiệp tại Văn phòng BNV, qua thời gian thực tập đó, tác giả nhận thấy khối
văn bản tài liệu sản sinh hàng năm của BNV tương đối lớn, công tác lưu trữ
của Bộ bên cạnh những ưu điểm còn hạn chế, đặc biệt là CTTCKHTL. Thiết
nghĩ, là một cơ quan Bộ duy nhất của CP, có chức năng giúp CP quản lý công
tác lưu trữ trong phạm vi toàn quốc thì công tác lưu trữ, CTTCKHTL tại
BNV phải được tổ chức thực hiện tốt nhất, chuyên nghiệp nhất. Xuất phát từ
những suy nghĩ nêu trên nên tác giả đã chọn đề tài “Công tác Tổ chức khoa

4


học tài liệu Phông Lưu trữ Bộ Nội vụ” làm đề tài nghiên cứu khóa luận của
mình, để một mặt bước đầu được làm quen với công tác nghiên cứu, ứng
dụng lý luận vào thực tiễn cụ thể, mặt khác hy vọng với kết quả nghiên cứu
bước đầu sẽ phần nào giúp cán bộ lưu trữ BNV có cơ sở khoa học để tham
mưu cho lãnh đạo BNV trong việc cải tiến, nâng cao chất lượng CTTCKHTL
PLTBNV.
2. 2.Lịch sử nghiên cứu vấn đề

TCKHTL là một trong ba quy trình nghiệp vụ cơ bản của công tác lưu
trữ, giữ vai trò quyết định đến hiệu quả của công tác lưu trữ. Do đó đây là vấn
đề nghiên cứu cơ bản được nhiều người quan tâm, đặc biệt là các giáo sư, tiến
sỹ đầu ngành lưu trữ, các giảng viên giảng dạy bộ môn lưu trữ học, cán bộ,
nhân viên trong ngành lưu trữ và các sinh viên, các nghiên cứu sinh chuyên
ngành lưu trữ.
Một số đề tài về tổ chức KHTL phông lưu trữ đã được nghiên cứu như:
Tác giả Hà Văn Phước, sinh viên Trường Đại học Nội vụ HN với đề tài
khóa luận “Tổ chức khoa học tài liệu Phông lưu trữ Công ty TNHH Hãng
Kiểm toán AASC”
Tác giả Nguyễn Thị Hồng Hạnh, sinh viên Trường Đại học Khoa học
Xã hội và Nhân văn với đề tài khóa luận “Tổ chức khoa học tài liệu Phông
lưu trữ Quận ủy Đống Đa”
Tác giả Nguyễn Thị Dung, sinh viên Trường Đại học Khoa học Xã hội
và Nhân văn với đề tài khóa luận “Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ của
Trường Đại học Y Hà Nội”
Tác giả Hán Thị Hồng Hải, sinh viên Trường Đại học Khoa học Xã hội
và Nhân văn với đề tài khóa luận “Tổ chức khoa học tài liệu phông lưu trữ
Tập đoàn Điện lực Việt Nam. Thực trạng và giải pháp”

5


Tác giả Đỗ Thị Phương, sinh viên Trường Đại học Khoa học Xã hội và
Nhân văn với đề tài khóa luận “Tìm hiểu việc tổ chức khoa học tài liệu lưu
trữ tại Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam”
Phần lớn các đề tài trên mới chỉ nghiên cứu công tác này ở các cơ quan
sự nghiệp, các doanh nghiệp…, chưa có đề tài nào nghiên cứu ở cấp bộ, cụ
thể là BNV. Bên cạnh đó, trong các đề tài phần lớn giải pháp được nêu ra
chưa đồng bộ, mang tính đơn lẻ, chưa cụ thể nên sự thay đổi chất lượng

CTTCKHTL phông lưu trữ thiếu tính khả thi.
Đối với CTTCKHTL tại PLTBNV là một đề tài hoàn toàn mới, chưa
được nghiên cứu. Đây cũng là vấn đề khó khăn của người nghiên cứu khi tiếp
cận vấn đề. Để làm tốt đề tài “TCKHTL PLTBNV” tác giả đã vận dụng các
kết quả nghiên cứu, các bài viết của các tác giả khác có liên quan, trên cơ sở
nghiên cứu lý luận và thực trạng CTTCKHTL tại PLTBNV để đưa ra các nội
dung và phương pháp mới về TCKHTL PLTBNV.
3. 3.Mục tiêu nghiên cứu của đề tài
Một là, hệ thống một số vấn đề lý luận cơ bản về TCKHTL;
Hai là, khảo sát, đánh giá tình hình thực tế về công tác TCKHTL
PLTBVN;
Ba là, đề xuất một số giải pháp tổng thể và cụ thể nhằm nâng cao hiệu
quả công tác tổ chức KHTL PLTBNV nói riêng và công tác lưu trữ BNV nói
chung.
4. 4.Nhiệm vụ nghiên cứu
Để thực hiện mục tiêu nói trên, đề tài tập trung giải quyết những nhiệm
vụ sau:
Một là, hệ thống và phân tích một số vấn đề lý luận về công tác
TCKHTL;
Hai là, nghiên cứu những quy định của Nhà nước về công tác

6


TCKHTL;
Ba là, tổ chức điều tra, khảo sát thực tiễn tình hình TCKHTL PLTBNV để
đánh giá thực trạng, phân tích ưu điểm, hạn chế, nguyên nhân của công tác này;
Bốn là, trên cơ sở nghiên cứu lý luận, quy chế pháp lý và khảo sát thực
tế, tác giả đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác
TCKHTL PLTBNV.

5. 5.Đối tượng và phạm vi nghiên cứu.
Đối tượng nghiên cứu của đề tài là CTTCKHTL PLTBNV, bao gồm
các quy trình nghiệp vụ cụ thể như: thu thập tài liệu vào lưu trữ; PLTL;
CLTL; XĐGTTL; Xây dựng CCTC TLLT.
Do khuôn khổ phạm vi của đề tài khóa luận tốt nghiệp, đề tài chỉ tập
trung nghiên cứu công tác TCKHTL PLTBNV mà chưa có điều kiện tìm hiểu
toàn bộ nội dung công tác lưu trữ của Bộ Nội vụ.
6. 6.Phương pháp nghiên cứu của đề tài
Để hoàn thành được nhiệm vụ nghiên cứu đề ra, tác giả đã sử dụng:
Phương pháp luận của chủ nghĩa Mác - Lê nin, tư tưởng Hồ Chí Minh
và các phương pháp nghiên cứu khoa học cụ thể sau:
Phương pháp hệ thống: Tác giả đã nghiên cứu và sử dụng phương pháp
này để hệ thống các quy định pháp lý về TCKHTL; để khái quát chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của BNV;
Phương pháp điều tra, khảo sát, phỏng vấn: Đây là nhóm phương pháp
quan trọng và tác giả đã sử dụng trong quá trình thực hiện đề tài. Phương pháp
này được sử dụng để khảo sát thực tế, tiến hành thu thập thông tin. Tác giả đã
tiến hành khảo sát cụ thể từng nghiệp vụ lưu trữ như thu thập tài liệu, PL,
XĐGTTL, chỉnh lý, xây dựng CCTC. Ngoài ra, tác giả còn trực tiếp trao đổi,
phỏng vấn lãnh đạo Văn phòng Bộ, cán bộ lưu trữ của Bộ và một số cán bộ của
các Vụ chức năng BNV;
Phương pháp phân tích, so sánh, đối chiếu: Tác giả sử dụng phương

7


pháp này để phân tích kết quả điều tra, khảo sát thực tế từ lưu trữ BNV, từ đó
so sánh, đối chiếu giữa lý luận với thực tế để tìm ra ưu điểm, hạn chế, nguyên
nhân của hạn chế.
Các phương pháp này đều được tác giá sử dụng đan xen và kết hợp linh

hoạt với nhau.
7. 7.Kết cấu của khóa luận
Ngoài phần mở đầu, kết luận và phụ lục, nội dung chính của đề tài
được kết cấu gồm 3 chương:
Chương 1. Cơ sở khoa học của công tác tổ chức khoa học tài liệu
PLTBNV.
Trong chương này, tác giả nghiên cứu và đưa ra khái niệm, mục đích,
nội dung về tổ chức khoa học tài liệu, các cơ sở pháp lý, lịch sử đơn vị hình
thành phông và lịch sử phông Bộ Nội vụ. Từ đó làm rõ được cơ sở khoa học
của việc tổ chức khoa học tài liệu PLTBNV.
Chương 2. Thực trạng công tác tổ chức khoa học tài liệu PLTBNV
Với những thông tin thu thập được, tác giả tập trung mô tả thực trạng
công tác tổ chức bộ phận phụ trách công tác lưu trữ; tình hình ban hành văn
bản quy định về CTTCKHTL; tình hình tổ chức các hoạt động nghiệp vụ như
thu thập; PL; chỉnh lý khoa học tài liệu; XĐGTTL; xây dựng CCTCTLLT của
lưu trữ BNV. Qua đó, tác giả đánh giá ưu điểm, hạn chế, tồn tại và nguyên
nhân của hạn chế làm cơ sở để đề xuất các giải pháp tại chương 3.
Chương 3. Các giải pháp nâng cao hiệu quả CTTCKHTL
PLTBNV
Từ kết quả nghiên cứu ở chương 1 và 2 (căn cứ vào cơ sở khoa học và
cơ sở thực tiễn công tác lưu trữ của BNV), tác giả đề xuất các giải pháp tổng
thể nhằm nâng cao hiệu quả CTTCKHTL PLTBNV như: Nhóm giải pháp về
tổ chức quản lý; nhóm giải pháp về cơ sở vật chất, kinh phí; nhóm giải pháp
về nghiệp vụ. Trong các giải pháp tổng thể nêu trên, tác giả đề xuất các giải

8


pháp cụ thể như: Kiện toàn cơ cấu tổ chức của bộ phận lưu trữ; Tổ chức lớp
bồi dưỡng nhằm nâng cao nhận thức cho cán bộ công chức; Xây dựng, hoàn

thiện các văn bản hướng dẫn CTTCKHTL PLTBNV; Tăng cường kiểm tra,
đánh giá về công tác lưu trữ; Đầu tư hơn nữa về cơ sở vật chất; Cải tiến chất
lượng công tác nghiệp vụ…
Trong quá trình thực hiện đề tài khóa luận, tác giả đã nhận được sự giúp
đỡ từ phía giảng viên hướng dẫn - thạc sĩ Trịnh Thị Kim Oanh, từ phía lãnh đạo
Văn phòng Bộ - ông Nguyễn Tiến Thành, trưởng phòng HCVT-LT bà - Nguyễn
Thị Dung, cùng toàn thể cán bộ văn thư, cán bộ lưu trữ cơ quan Bộ.
Bên cạnh những thuận lợi, tác giả đã gặp những khó khăn nhất định
trong quá trình khảo sát, thu thập thông tin như việc chia sẻ thông tin từ các
cán bộ lưu trữ của Văn phòng Bộ còn hạn chế, chưa cụ thể, các thông tin về
PLTBNV còn mang tính chung chung. Điều đáng nói là trong chương trình
đào tạo ngành Lưu trữ học khóa K1 chưa có học phần phương pháp luận
nghiên cứu khoa học. Với những khó khăn nêu trên khóa luận không thể tránh
khỏi những khiếm khuyết. Vì vậy, tác giả rất mong nhận được sự góp ý của
các thầy, cô để bài khóa luận được hoàn thiện hơn.
Nhân đây, tác giả cũng xin trân trọng cảm ơn các thầy cô giáo trong Khoa
Văn thư - Lưu trữ trường Đại học Nội vụ HN - nơi đã truyền thụ kiến thức khoa
học về lưu trữ cho các thế hệ sinh viên; Các cán bộ, công chức BNV đã cung cấp
thông tin, số liệu phản ánh thực tiễn công tác TCKHTL PLT BNV. Hơn nữa, tác
giả xin được gửi lời cảm ơn sâu sắc tới thạc sĩ Trịnh Thị Kim Oanh đã tận tình
hướng dẫn tác giả triển khai và hoàn thiện khóa luận này.
Hà Nội, ngày 15 tháng 4 năm 2016
Sinh viên

Nguyễn Thị Hà

9


PHẦN NỘI DUNG

Chương 1
CƠ SỞ KHOA HỌC CỦA CÔNG TÁC TỔ CHỨC KHOA HỌC
TÀI LIỆU PHÔNG LƯU TRỮ BỘ NỘI VỤ
8. 1.1. Cơ sở lý luận của CTTCKHTL
9. 1.1.1. Khái niệm TCKHTL
10.1.1.1.1. Khái niệm tổ chức
Tổ chức là làm cho thành một chỉnh thể, có một cấu tạo, một cấu trúc
và những chức năng chung nhất định; làm cho thành có trật tự, có nền nếp;
làm những gì cần thiết để tiến hành một hoạt độngnào đó nhằm có được hiệu
quả tốt nhất [29,1228].
11.1.1.1.2. Khái niệm khoa học
Khoa học là sự phù hợp với những đòi hỏi của khoa học: khách quan,
chính xác, có hệ thống [29, 650].
12.1.1.1.3. Khái niệm tài liệu, TLLT
Tài liệu là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của
cơ quan, tổ chức, cá nhân.
TLLT là tài liệu có giá trị, độ chính xác cao, được lựa chọn để lưu trữ
nhằm phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử (điều 2, Luật
Lưu trữ 2011).
13.1.1.1.4. Khái niệm TCKHTL
Tổ chức khoa học tài liệu là tổng hợp các khâu nghiệp vụ cơ bản của
công tác lưu trữ có liên quan tới việc phân loại, XĐGTTL, chỉnh lý và sắp xếp
tài liệu một cách khoa học phục vụ thuận lợi, nhanh chóng, chính xác cho
công tác tra tìm tài liệu [30, 16].
Như vậy, căn cứ vào khái niệm “tổ chức”, “khoa học”, “tài liệu”,
“TLLT”, kết hợp với khái niệm “TCKHTL” nêu trên, có thể hiểu khái niệm
TCKHTLmột cách đầy đủ nhất như sau:
TCKHTL là việc thực hiện các hoạt động cần thiết đối với tài liệu,

10

TLLTđược hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá
nhân theo những đặc trưng nhất định, đảm bảo tính khách quan, chính xác, có
hệ thống nhằm phục vụ tốt nhất nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu.
1.1.2. Mục đích, ý nghĩa của công tác tổ chức khoa học tài liệu
Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước bao gồm
tất cả những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan đến việc
TCKHTL, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng TLLT phục vụ công tác
quản lý, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu cá nhân [27].
Tổ chức khoa học tài liệu là một trong ba nhiệm vụ sự nghiệp của công
tác lưu trữ, có ý nghĩa quan trọng, thiết thực đối với công tác lưu trữ, quyết
định đến hiệu quả của công tác lưu trữ. CTTCKHTL là quy trình nghiệp vụ
đầu tiên, làm tốt công tác này sẽ tạo thuận lợi cho công tác bảo quản và công
tác khai thác sử dụng TLLT. Mỗi quy trình nghiệp vụ trong công tác lưu trữ
đều có mối quan hệ biện chứng với nhau, thực hiện tốt quy trình nghiệp vụ
này là cơ sở để làm tốt các quy trình nghiệp vụ khác.
Một khối tài liệu hay một phông lưu trữ được tổ chức tốt, khoa học
góp phần tối ưu hóa thành phần phông lưu trữ, tiết kiệm được diện tích kho
bảo quản, trang thiết bị bảo quản tài liệu và chi phí khác dành cho công tác
lưu trữ.
Với các ý nghĩa như trên, CTTCKHTL lưu trữ có ý nghĩa vô cùng quan
trọng đối với công tác lưu trữ.
1.1.3. Yêu cầu của CTTCKHTL
CTTCKHTL phải dựa trên đặc điểm của từng loại hình tài liệu, tình
trạng cơ sở vật chất của cơ quan lưu trữ, giữa lý luận và thực tiễn công tác lưu
trữ, dựa trên các nguyên tắc, thống nhất trong một phông lưu trữ và toàn
phông lưu trữ Quốc gia. Tài liệu sau khi được tổ chức khoa học phải đảm bảo
các yêu cầu nghiệp vụ công tác lưu trữ, đảm bảo tính lôgic hợp lý, phản ánh

11


được cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ của đơn vị hình thành phông.
Mục đích cuối cùng của công tác lưu trữ là đưa TLLT và các thông tin
trong TLLT phục vụ các nhu cầu của hoạt động xã hội một cách có hiệu quả,
do đó CTTCKHTL phải đơn giản, dễ tra tìm, dễ thấy, dễ lấy.
Tổ chức khoa học tài liệu là một nghiệp vụ gồm nhiều quy trình theo
một trật tự nhất định, trong đó mỗi nghiệp vụ là một mắt xích có liên quan
chặt chẽ với nhau, vì vậy các nghiệp vụ phải được thực hiện một cách đồng
nhất, hỗ trợ, liên hoàn với nhau. Mỗi một quy trình được thực hiện tốt sẽ tạo
điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện các quy trình tiếp theo.
1.1.4. Nội dung CTTCKHTL
Xuất phát từ khái niệm công tác lưu trữ gồm 3 nội dung nghiệp vụ cơ
bản: TCKHTL; bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng TLLT. Vì vậy, có thể
hiểu TCKHTL gồm: Thu thập tài liệu vào lưu trữ; PLTL; CLTL; XĐGTTL;
Xây dựng CCTCTLLT.
1.1.4.1. Thu thập tài liệu vào lưu trữ
a) Khái niệm
Thu thập tài liệu là quá trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao
nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử (khoản
12, điều 02, Luật Lưu trữ 2011).
b) Mục đích thu thập, bổ sung TLLT
Thu thập TLLT để triển khai những quy định luật pháp của nhà nước;
Để đưa vào phông những tài liệu có giá trị lịch sử,thực tiễn để bảo quản
nhằm thực hiện tốt nguyên tắc quản lý tập trung thống nhất, phục vụ tốt nhất
các nhu cầu nghiên cứu, sử dụng của độc giả.
Việc thu thập, bổ sung TLLT vào phông tốt sẽ làm hoàn chỉnh và phong
phú thêm thành phần PLT cơ quan, tổ chức nói riêng và PLT Quốc gia VN

12


nói chung.
c) Nội dung công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ
Xác định nguồn thu thập, bổ sung;
Xác định thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu để thu thập, bổ sung
vào lưu trữ;
Phân chia các nguồn tài liệu vào mạng lưới kho lưu trữ:
- Kho lưu trữ Đảng thu thập tài liệu thuộc PLT Đảng Cộng sản VN
- Kho lưu trữ Nhà nước thu thập tài liệu thuộc PLT Nhà nước
Thực hiện thủ tục giao nộp tài liệu vào kho lưu trữ.
d) Các nguyên tắc thu thập tài liệu vào các lưu trữ
Hoạt động thu thập tài liệu vào lưu trữ phải đảm bảo những nguyên tắc
sau:Thu thập, bổ sung tài liệu theo thời đại lịch sử; Không phân tán phông;
Thu thập, bổ sung tài liệu theo khối PLT; Thu thập bổ sung tài liệu theo khu
vực thẩm quyền;
1.1.4.2. PLTL
a) Khái niệm
PLTL lưu trữ là căn cứ vào những đặc trưng phổ biến của việc hình
thành tài liệu để phân chia chúng ra các khối, các nhóm, hoặc các đơn vị chi
tiết lớn, nhỏ khác nhau nhằm mục đích quản lý và sử dụng có hiệu quả những
tài liệu đó [30, 59].
b) Mục đích
Việc PLTL có hai mục đích cơ bản sau:
- PL để TCKHTL của các PLT
- PLTL nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý và khai thác, sử
dụng tài liệu.
c) Yêu cầu

13


PLTL cần đạt được hai yêu cầu cơ bản là: tính khoa học và tính triệt để.
- Tính khoa học thể hiện ở chỗ sau khi PL, tài liệu trong phông phải
được sắp xếp một cách khoa học, logic để dễ bảo quản, dễ tra tìm và phản ánh
được nội dung và thành phần tài liệu của một PLT, cũng như làm rõ chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức và những đặc điểm của đơn vị
hình thành phông.
- Tính triệt để thể hiện trong việc cơ quan lưu trữ xây dựng phương án
PL sao cho tài liệu trong phông được phân chia mạch lạc theo từng cấp độ
lớn, nhỏ của các nhóm, đảm bảo không có tài liệu nào thừa ra sau khi tài liệu
được PL theo phương án đã chọn.
d) Nguyên tắc
PLTL cần được thực hiện theo những nguyên tắc nhất định:
- Nguyên tắc xuất xứ: TLLT hình thành trong hoạt động của cơ quan,
tổ chức và cá nhân phải được quản lý theo nguồn sản sinh tài liệu, không phá
vỡ mối quan hệ của tài liệu trong phông.
-Nguyên tắc không phân tán PLT: Đảm bảo thống nhất với công tác
thu thập, bổ sung tài liệu và công tác XĐGTTL trong phông.
đ) Các phương án PL
Phương án PLPLT là bản kê các nhóm tài liệu theo một trật tự khoa
học, làm cơ sở để PL và sắp xếp tài liệu trong một PLT.
Để PLTLPLT cơ quan, thường áp dụng bốn phương án cơ bản sau:
Phương án cơ cấu tổ chức - thời gian
Phương án thời gian - cơ cấu tổ chức
Phương án mặt hoạt động - thời gian
Phương án thời gian - mặt hoạt động
e) Các đặc trưng PL

14


Để xây dựng phương án PLTL cho một PLT cần dựa vào những đặc
trưng cơ bản sau:
Đặc trưng cơ cấu tổ chức
Đặc trưng mặt hoạt động
Đặc trưng thời gian
Đặc trưng địa danh
Đặc trưng vấn đề
Khi PLTL, không chỉ vận dụng một đặc trưng mà phải biết kết hợp một
cách linh hoạt nhiều đặc trưng khác nhau. Vì vậy, các đặc trưng PL nêu trên
không phải đều có ý nghĩa như nhau đối với tất cả các PLT mà trong đó có
những đặc trưng chủ yếu và những đặc trưng thứ yếu. Đặc trưng chủ yếu là
những đặc trưng cơ bản được áp dụng để phân tài liệu thành các nhóm cơ bản
ngay từ những bước đầu tiên tiến hành PLTL trong phạm vi toàn PLT. Những
đặc trưng chỉ áp dụng để PLTL từ những nhóm lớn thành nhứng nhóm nhỏ
được xem là những đặc trưng thứ yếu.
1.1.4.3. Xác định giá trị tài liệu
a) Khái niệm
XĐGTTL là việc đánh giá giá trị tài liệu theo những nguyên tắc,
phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định của cơ quan có thẩm quyền để xác
định những tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản và tài liệu hết giá trị
(khoản 14, điều 02, Luật Lưu trữ 2011).
b)Mục đích,ý nghĩa
Giúp cho việc quản lý TLLT được chặt chẽ.
Tạo điều kiện để bổ sung tài liệu có giá trị vào các PLT, tối ưu hoá PLT
Quốc gia VN, nâng cao hiệu quả phục vụ khai thác sử dụng TLLT.
Tiết kiệm diện tích kho tàng và phương tiện bảo quản tài liệu (khắc
phục tình trạng tài liệu tích đống trong cơ quan).

Việc XĐGTTL tốt sẽ khắc phục tình trạng tiêu huỷ tài liệu một cách
tuỳ tiện.

15


Mục đích của công tác XĐGTTL là để lựa chọn những tài liệu có giá trị
để đưa vào bảo quản, việc loại ra khỏi phông những tài liệu không có giá trị,
hết giá trị và đem tiêu hủy chỉ là hệ quả của công tác XĐGTTL chứ không
phải là mục đích của công tác XĐGTTL.
c)Yêu cầu
XĐGTTL là một công việc khó, phức tạp, có ý nghĩa quyết định đến
số phận của tài liệu, do đó để nâng cao chất lượng của hoạt động chuyên
môn những người làm công tác lưu trữ phải thỏa mãn những yêu cầu sau:
Phải có kiến thức chuyên môn nghiệp vụlưu trữ; Khi thực hiện nghiệp vụ
phải đảm bảo chính xác, thận trọng; Phải có đạo đức nghề nghiệp.
d) Nội dung
Nghiên cứu vận dụng các nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn
XĐGTTL.
Nghiên cứu, xây dựng các bản hướng dẫn XĐGTTL ở giai đoạn văn
thư, lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử.
Lựa chọn tài liệu có giá trị đưa vào các lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử.
Loại ra những tài liệu hết giá trị để tiêu hủy.
đ) Các nguyên tắc XĐGTTL
XĐGTTL là một nhiệm vụ quan trọng cần phải được thực hiện một
cách thận trọng, tuân thủ các nguyên tắc, đây là những phương pháp luận,
những quan điểm trong XĐGTTL bao gồm: Nguyên tắc tính Đảng; Nguyên
tắc lịch sử; Nguyên tắc toàn diện và tổng hợp.
e) Các tiêu chuẩn XĐGTTL
Tiêu chuẩn chính là thước đo để đo lường một đối tượng cụ thể. Trong

quá trình nghiên cứu các nguyên tắc và phương pháp XĐGTTL các nhà
nghiên cứu đã đưa ra một số các tiêu chuẩn làm thước đo cụ thể, chi tiết đánh
giá giá trị của tài liệu. Có rất nhiều tiêu chuẩn được xây dựng và áp dụng
trong XĐGTTL, theo Khoản 3 điều 16 Luật Lưu trữ năm 2011 các tiêu chuẩn

16


xác định giá trị tài liệu bao gồm: Tiêu chuẩn nội dung của tài liệu; Tiêu chuẩn
vị trí của cơ quan, tổ chức, cá nhân hình thành tài liệu; Tiêu chuẩn ý nghĩa của
sự kiện, thời gian và địa điểm hình thành tài liệu; Tiêu chuẩn mức độ toàn vẹn
của phông lưu trữ; Tiêu chuẩn hình thức của tài liệu; Tiêu chuẩn tình trạng vật
lý của tài liệu.
f) Phương pháp XĐGTTL
Khi tiến hành XĐGTTL, việc áp dụng các nguyên tắc, các tiêu chuẩn
như đã trình bày ở trên là chưa đủ. Để tiến hành XĐGTTL cần phải có
phương pháp. Phương pháp ở đây được hiểu như là tổng hợp các biện pháp
hay là các thủ pháp nghiệp vụ. Trong XĐGTTL người ta áp dụng bốn phương
pháp sau: Phương pháp hệ thống; Phương pháp phân tích chức năng; Phương
pháp thông tin và Phương pháp phân tích sử liệu.
g) Tổ chức XĐGTTL
Tổ chức công tác XĐGTTL là việc thực hiện XĐGTTL theo một trình
tự, ở các giai đoạn khác nhau của công tác lưu trữ. Việc tổ chức XĐGTTL có
ý nghĩa đặc biệt quan trọng, quyết định đến số phận của tài liệu do đó phải
được tiến hành một cách thận trọng, người tham gia hội đồng XĐGTTL phải
có kiến thức hiểu biết pháp luật lưu trữ và đặc biệt là phải am hiểu về tài liệu
đưa ra xác định giá trị. Công tác XĐGTTL thường diễn ra ở ba giai đoạn: Văn
thư; Lưu trữ cơ quan; Lưu trữ lịch sử.
h) Thời hạn bảo quản tài liệu
Thời hạn bảo quản tài liệu là khoảng thời gian cần thiết để lưu giữ hồ

sơ, tài liệu tính từ năm công việc kết thúc. Thời hạn bảo quản tài liệu gồm 3
mức: Vĩnh viễn; Có thời hạn (Tài liệu bảo quản có thời hạn là tài liệu được
xác định thời hạn bảo quản dưới 70 năm).
i) Bảng thời hạn bảo quản tài liệu
Bảng thời hạn bảo quản tài liệu là bảng kê các nhóm hồ sơ, tài liệu có

17


chỉ dẫn thời hạn bảo quản. Đây là một trong các loại công cụ XĐGTTL để chỉ
dẫn việc XĐGTTL; Để chỉ dẫn cách ghi thời hạn bảo quản cho từng loại hồ
sơ, tài liệu; Để chỉ dẫn việc chọn hồ sơ có giá trị lưu trữ để đưa vào bảo quản;
Đảm bảo việc XĐGTTL được khoa học, thống nhất.
j) Các loại bảng thời hạn bảo quản tài liệu
Bảng thời hạn bảo quản tài liệu tiêu biểu (bảng mẫu) do BNV ban hành.
Bảng thời hạn bảo quản tài liệu của các cơ quan ngành và liên ngành.
Bảng thời hạn bảo quản tài liệu của cơ quan, tổ chức.
1.1.4.3. Chỉnh lý khoa học tài liệu
a) Khái niệm
Chỉnh lý tài liệu là việc PL, xác định giá trị, sắp xếp, thống kê, lập
CCTC tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá
nhân(Khoản 13, điều 02, Luật Lưu trữ 2011).
Chỉnh lý là một nghiệp vụ tổng hợp bao gồm việc kết hợp nhiều nghiệp
vụ khác nhau trong công tác lưu trữ và cần được thực hiện một cách khoa học,
nghiêm túc.
b) Mục đích, ý nghĩa của công tác chỉnh lý tài liệu
Chỉnh lý tài liệu nhằm mục đích tổ chức sắp xếp tài liệu đưa ra chỉnh lý
một cách khoa học, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý, bảo quản,
khai thác sử dụng tài liệu.
Thực hiện tốt công tác chỉnh lý góp phần tổ chức chức khoa học tài

liệu trong các phông lưu trữ cơ quan, trong toàn Phông lưu trữ Quốc gia
Việt Nam.
Thực hiện tốt công tác chỉnh lý tạođiều kiện thuận lợi để quản lý, khai
thác sử dụng và đặc biệt là phát huy giá trị của TLLT theo tinh thần Chỉ thị số
05/2007/CT-TTg của Thủ tướng CP ban hành ngày 02/3/2007 về việc tăng
cường bảo vệ và phát huy giá trị của TLLT.
Chỉnh lý tài liệu là nghiệp vụ trung tâm trong công tác lưu trữ có mối

18


quan hệ đến hầu hết các khâu nghiệp vụ khác. Giải quyết tốt công tác
chỉnh lý góp phần thực hiện tốt công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ, là cơ
sở để thực hiện tốt công tác quản lý, thống kê, bảo quản và khai thác sử
dụng TLLT.
c) Yêu cầu của công tác chỉnh lý
Tùy theo điều kiện thực tế về cơ sở vật chất, kinh phí và nguồn nhân
lực và tình hình khối tài liệu đưa ra chỉnh lý (mức độ phân loại, lập hồ sơ) mà
thực hiện hoàn chỉnh hay một số công đoạn của quy trình chỉnh lý.
Tài liệu sau khi chỉnh lý phải bảo đảm các yêu cầu cơ bản sau đây:
- Được PL theo nguyên tắc nghiệp vụ lưu trữ;
- Được xác định thời hạn bảo quản;
- Hồ sơ được hoàn thiện và hệ thống hoá;
- Có mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu tra cứu và danh mục tài liệu hết giá trị.
d) Các nguyên tắc chỉnh lý tài liệu
Không phân tán PLT, tài liệu của từng đơn vị hình thành phông phải
được chỉnh lý và sắp xếp riêng biệt.
Tài liệu khi PL, lập hồ sơ phải đảm bảo sự hình thành tự nhiên của tài liệu.
Tài liệu sau khi chỉnh lý phải phản ánh được các hoạt động của cơ
quan, tổ chức phải phản ánh được mối liên hệ lôgic và lịch sử của tài liệu.

đ) Quy trình chỉnh lý tài liệu
Hiện nay việc chỉnh lý TLLT hành chính trên nên giấy phổ biến được
thực hiện theo Công văn 283/VTLTNN-NVĐP của Cục Văn thư Lưu trữ Nhà
nước ban hành ngày 19/5/2004 về việc hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành
chính. Theo văn bản này, quy trình chỉnh lý gồm 3 giai đoạn: Giai đoạn chuẩn
bị chỉnh lý; Giai đoạn thực hiện chỉnh lý; Giai đoạn kết thúc chỉnh lý.
1.1.4.4. Xây dựng công cụ tra cứu TLLT
a) Khái niệm công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ
Công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ là một phương tiện tra tìm tài liệu và
thông tin tài liệu trong các lưu trữ lịch sử và lưu trữ cơ quan.

19


b) Ý nghĩa, tác dụng của công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ
Công cụ tra cứu được tổ chức tốt sẽ giúp độc giả và cán bộ lưu trữ tiết
kiệm được thời gian khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, nâng cao vai trò nhận
thức của độc giả, xã hội đối với công tác lưu trữ.
Công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ không chỉ có thể giới thiệu thành
phần,nội dung tài liệu của một kho lưu trữ, một phông lưu trữ, một khối tài liệu
mà nó phản ánh mà còn có thể chỉ dẫn địa chỉ từng tài liệu được bảo quản.
Công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ là phương tiện thống kê thành phần, số lượng tài
liệu trong các lưu trữ. Ngoài ra công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ còn là biểu hiện
của kết quả tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ.
c) Yêu cầu của công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ
Yêu cầu đối với mỗi loại công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ phải đảm bảo
giới thiệu chính xác nội dung tài liệu lưu trữ được bảo quản trong kho lưu trữ.
Các loại công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ phải được xây dựng thống nhất về
hình thức và nội dung, kết cấu đơn giản, dể hiểu, dễ sử dụng. Công cụ tra cứu
tài liệu lưu trữ phải đảm bảo tra tìm thông tin, địa chỉ, tập hợp tài liệu được

nhanh chóng theo yêu cầu của độc giả.
d) Các loại công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ
Có rất nhiều loại công cụ tra cứu trong các lưu trữ, trong đó phải kể tới
một số các công cụ truyền thống và được sử dụng phổ biến nhất đó là mục lục
hồ sơ. Đây là loại công cụ được sử dụng ở tất cả các lưu trữ lịch sử cũng như
lưu trữ cơ quan.
Sách chỉ dẫn phông lưu trữ, Sổ thống kê mục lục hồ sơ... đây là loại
công cụ tra cứu hầu như chỉ có trong các lưu trữ lịch sử, nơi mà bảo quản một
khối lượng lớn tài liệu và có nhiều phông khác nhau.
Ngoài ra còn có bộ thẻ tra tìm tài liệu lưu trữ. Đây là loại công cụ tra
cứu mà thông tin tài liệu lưu trữ được phân loại theo ngành hoạt động xã hội,

20


theo chuyên đề, sự vật. Loại công cụ này hiện nay ít được xây dựng ở các lưu
trữ của Việt Nam. Hiện tại chỉ có Trung tâm Lưu trữ Quốc gia 1 còn sử dụng
loại công cụ tra cứu này.
Ngày nay cùng với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin một
loại hình công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ mới ra đời: cơ sở dữ liệu lưu trữ. Đây
là loại công cụ tra cứu với nhiều ưu việt như tra cứu nhanh chóng, chính xác,
khả năng tập hợp thông tin hồ sơ theo yêu cầu của độc giả rất nhanh và hiệu
quả, có thể tra cứu từ xa, phục vụ nhiều người tra cứu trong cùng một thời
điểm. Đây sẽ là phương tiện tra cứu phổ biến trong tương lai gần. Hạn chế
của loại công cụ tra cứu này là tồn tại dưới dạng điện tử, khi sử dụng phụ
thuộc hoàn toàn vào máy móc và trình độ người sử dụng.
1.2. Cơ sở pháp lý của việc TCKHTL
1.2.1. Văn bản Luật
Có thể nói, trải qua hơn sáu thập kỷ - kể từ khi Chủ tịch Hồ Chí Minh
ký ban hành Thông đạt số 01/CV cho đến nay, xác định được vai trò, vị trí

quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ trong tiến trình cải cách hành chính
nhà nước, thời gian qua Đảng và Nhà nước ta đã quan tâm nhiều đến lĩnh vực
văn thư, lưu trữ: Hệ thống các cơ quan quản lý công tác văn thư, lưu trữ và
TLLT quốc gia đã được xây dựng và từng bước kiện toàn; Cơ sở pháp lý
cho lĩnh vực lưu trữ đã ra đời: Luật Lưu trữ số 01 được QH khóa XIII, kỳ họp
thứ 2 thông qua đã chính thức có hiệu lực và đi vào cuộc sống. Đây là căn cứ
pháp lý cao nhất cho việc triển khai công tác lưu trữ nói chung và
CTTCKHTL lưu trữ nói riêng.
1.2.2. Văn bản dưới luật

21


Cùng với văn bản Luật Lưu trữ, hàng loạt các văn bản dưới Luật cũng
đã được ban hành để cụ thể hóa và như: NĐ số 01/2013/NĐ-CP quy định chi
tiết thi hành một số điều của Luật lưu trữ; Thông tư số 09/2011/TT-BNV ban
hành ngày 03 tháng 6 năm 2011 quy định về thời hạn bảo quản tài liệu hình
thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức;Thông tư
07/2012/TT-BNV hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài
liệu vào lưu trữ cơ quan…Ngoài ra, để hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ nói
chung nói chung và TCKHTL nói riêng, Cục VTLTNN đã ban hành nhiều
văn bản như: Công văn số 283/VTLTNN-NVĐP ban hành ngày 19 tháng 5
năm 2004 về việc ban hành bảng hướng dẫn CLTL hành chính;Quyết định số
128/QĐ-VTLTNN ngày 01/6/2009 về việc ban hành quy trình chỉnh lý tài
liệu lưu trữ theo tiêu chuẩn VN ISO 9001:2000; Công văn số 879/VTLTNNNVĐP ban hành ngày 19 tháng 12 năm 2006 về việc hướng dẫn tổ chức tiêu
hủy tài liệu hết giá trị…Các văn bản trên là căn cứ pháp lý triển khai
CTTCKHTL.
1.3. Cơ sở thực tiễn của công tác TCKHTL PLTBNV
1.3.1. Lịch sử đơn vị hình thành PLTBNV
Ngày 28-8-1945, theo đề nghị của Chủ tịch Hồ Chí Minh, Ủy ban

dân tộc giải phóng VN do Quốc dân Đại hội Tân Trào bầu ra đã được cải tổ
thành CP lâm thời nước VN Dân chủ Cộng hòa. Trong thành phần CP lâm
thời có BNV do đồng chí Võ Nguyễn Giáp làm Bộ trưởng với nhiệm vụ xây
dựng bộ máy nhà nước, bảo vệ chính quyền cách mạng
Ngày 26-2-1970 Hội đồng CP ban hành Quyết định số 40/CP về việc
điều chỉnh chức năng, nhiệm vụ của BNV. BNV lúc này chỉ thực hiện một số
nhiệm vụ xã hội. Ngày 6-6-1975, tại kỳ họp thứ nhất, QH khóa V đã quyết
định hợp nhất Bộ Công an và BNV thành một Bộ lấy tên là BNV với chức

22


năng bảo vệ an ninh quốc gia và trật tự an toàn xã hội.
Để chuẩn bị cho một Nhà nước thống nhất, trên cơ sở những chức năng,
nhiệm vụ của công tác tổ chức nhà nước được chuyển từ BNV về Phủ Thủ
tướng, ngày 20-2-1973 Hội đồng CP ban hành NĐ số 29/CP lập Ban Tổ chức
của CP để thực hiện nhiệm vụ giúp CP quản lý công tác tổ chức theo chủ
trương, đường lối của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước, xây dựng,
kiện toàn bộ máy nhà nước trong điều kiện tình hình, nhiệm vụ mới.
Khi đất nước tiến hành công cuộc đổi mới, thực hiện nền kinh tế thị
trường định hướng xã hội chủ nghĩa, đòi hỏi phải cải cách bộ máy nhà nước
theo tinh thần Đại hội Đảng lần thứ VI. Hội đồng Bộ trưởng đã ban hành NĐ
số 135/HĐBT ngày 7-5-1990 quy định tên gọi, vị trí, chức năng, nhiệm vụ
của Ban Tổ chức - Cán bộ của CP. Ngày 30-9-1992 tại kỳ họp thứ nhất QH
khóa IX, Ban Tổ chức cán bộ CP được xác định là cơ quan ngang Bộ, ngày 911-1994 CP đã ban hành NĐ số 181/CP quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền
hạn và cơ cấu của Ban Tổ chức - Cán bộ CP.
Để đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ về công tác xây dựng bộ máy và đội ngũ
cán bộ, công chức trong tình hình mới, ngày 5-8-2002 QH khóa XI quyết định
đổi tên Ban Tổ chức - Cán bộ CP thành BNV. Ngày 9-5-2003 CP đã ban hành
NĐ số 45/2003/NĐ-CP quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ

chức của BNV. Theo NĐ này,BNV là cơ quan của CP thực hiện chức năng
quản lý của nhà nước về các lĩnh vực: tổ chức bộ máy hành chính nhà nước; tổ
chức chính quyền địa phương; quản lý địa giới hành chính; cán bộ, công chức,
viên chức nhà nước; tổ chức Hội và tổ chức phi CP; văn thư lưu trữ nhà nước
và quản lý nhà nước về dịch vụ công trong lĩnh vực quản lý của Bộ theo quy
định của pháp luật. Cũngtheo văn bản này, cơ cấu tổ chức của BNV như sau:
1.
2.
3.

Vụ Tổ chức Biên chế
Vụ Chính quyền địa phương
Vụ Công chức Viên chức

23


4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.

Vụ Đào tạo, bồi dưỡng CBCC nhà nước
Vụ Tiền lương
Vụ Tổ chức Phi CP
Vụ Cải cách hành chính

Vụ Hợp tác quốc tế
Vụ Tổ chức cán bộ
Thanh tra Bộ
Văn phòng Bộ (có cơ quan thường trực tại TP Hồ Chí Minh và TP

Đà Nẵng)
12. Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước
13. Học viện Hành chính quốc gia
14. Viện nghiên cứu khoa học tổ chức nhà nước
15. Tạp chí Tổ chức nhà nước
16. Trung tâm Tin học
Năm 2008, với việc triển khai chức năng nhiệm vụ của Bộ đa ngành, đa
lĩnh vực, CP ban hành NĐ 48/2008/NĐ-CP ngày 17/4/2008 quy định chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của BNV, theo đó BNV có chức
năng quản lý nhà nước về các ngành, lĩnh vực: tổ chức hành chính, sự nghiệp
nhà nước; chính quyền địa phương, địa giới hành chính; cán bộ, công chức,
viên chức nhà nước; Hội, tổ chức phi CP; thi đua, khen thưởng; tôn giáo; cơ
yếu; văn thư, lưu trữ nhà nước và quản lý nhà nước đối với dịch vụ công
thuộc lĩnh vực quản lý của Bộ theo quy định của pháp luật. Lúc này, cơ cấu tổ
chức của Bộ được bổ sung các đơn vị, cụ thể như sau:
1. Vụ Pháp chế
2. Vụ Kế hoạch - Tài chính
3. Vụ Tổng hợp
4. Ban Thi đua khen thưởng trung ương
5. Ban Tôn giáo CP
6. Ban Cơ yếu CP
7. Cơ quan đại diện của Bộ tại TP Hồ Chí Minh
8. Cơ quan đại diện của Bộ tại TP Đà Nẵng

24

9. Trung tâm Đào tạo, bồi dưỡng CBCC
Ngày 23-5-2011, CP ban hành NĐ số 37/2011/NĐ-CP về việc sửa đổi
NĐ 48/2008/NĐ-CP ngày 17-4-2008 của CP. Theo đó, Trung tâm Đào tạo,
bồi dưỡng CBCC được đổi tên thành Trường Đào tạo, bồi dưỡng CBCC.
Ngày 10-08-2012, CP ban hành NĐ số 61/2012/NĐ-CP quy định chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của BNV (phụ lục số 1). Theo
đó, BNV là cơ quan của CP thực hiện chức năng quản lý nhà nước về các
ngành, lĩnh vực: Tổ chức hành chính, sự nghiệp nhà nước, chính quyền địa
phương, địa giới hành chính; cán bộ, công chức, viên chức; hội, tổ chức phi
CP; thi đua, khen thưởng; tôn giáo; văn thư, lưu trữ nhà nước; thanh niên và
quản lý nhà nước đối với các dịch vụ công thuộc lĩnh vực quản lý của Bộ theo
quy định của pháp luật. Lúc này, cơ cấu tổ chức của BNV được bổ sung Vụ
Công tác thanh niên, Trường Đại học Nội vụ HN, 2 cơ quan đại diện của Bộ tại
miền Nam, miền Trung thuộc quản lý của Văn phòng Bộ.Chuyển Ban Cơ yếu
CP về Bộ Quốc phòng quản lý.
Để đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ ngày càng tăng và phù hợp với tình hình
thực tế, ngày 16/6/2014 CP ban hành NĐ số 58/2014/NĐ-CP quy định chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của BNV( phụ lục số 2).
Để thực hiện chức năng, nhiệm vụ trên, giai đoạn từ 16/6/2014, cơ cấu
tổ chức của BNV bao gồm 18 đơn vị thực hiện chức năng quản lý nhà nước
và 6 đơn vị sự nghiệp phục vụ chức năng quản lý nhà nước của Bộ. Cụ thể
như sau:
1.
2.
3.
4.
5.
6.

7.

Vụ Tổ chức Biên chế
Vụ Chính quyền địa phương
Vụ Công chức Viên chức
Vụ Đào tạo, bồi dưỡng CBCC nhà nước
Vụ Tiền lương
Vụ Tổ chức Phi CP
Vụ Cải cách hành chính

25