Hiện đại hóa công tác văn phòng tại văn phòng bộ lao động – thương binh và xã hội

LỜI CẢM ƠN
Được sự đồng ý của Khoa Quản trị Văn phòng và sự hướng dẫn của Thầy
giáo Ths. Nguyễn Mạnh Cường tôi đã thực hiện đề tài “Hiện đại hóa cơng tác
văn phịng tại Văn phịng Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội”
Với tình cảm và lời biết ơn chân thành, tơi xin bày tỏ lịng biết ơn tới:
Các Thầy cơ trong Khoa Quản trị Văn phịng cùng tồn thể Thầy cơ trường
Đại học Nội vụ Hà Nội đã tạo điều kiện giúp đỡ tơi hồn thành chương trình học
tập và có những kiến thức, kỹ năng cần thiết để nghiên cứu, thực hiện luận văn.
Đặc biệt, tơi xin bày tỏ lịng biết ơn chân thành và sâu sắc tới người Thầy mà
cá nhân tôi dành nhiều sự kính trọng và tình cảm: Ths. Nguyễn Mạnh Cường,
người đã tận tâm, nhiệt tình hướng dẫn khoa học và giúp đỡ tôi trong suốt thời gian
thực hiện các nhiệm vụ đề tài.
Tôi xin trân trọng cảm ơn lãnh đạo, cơ chú, anh chị thuộc Văn phịng Bộ
Lao động – Thương binh và Xã hội đã ủng hộ, cộng tác, giúp đỡ tơi nhiệt tình
trong q trình điều tra, khảo sát, thu thập các dữ liệu liên quan đến đề tài.
Sau cùng tôi xin gửi lời cảm ơn đến gia đình, bạn bè đã ln quan tâm, giúp
đỡ, cổ vũ, động viên và tạo mọi điều kiện thuận lợi cho tơi trong suốt q trình học
tập và hồn thành luận văn này.
Mặc dù đã cố gắng rất nhiều song luận văn này vẫn khó tránh khỏi những
thiếu sót, hạn chế. Kính mong nhận được những ý kiến góp ý, chỉ bảo của các
Thầy cô, các nhà Khoa học, bạn bè và những người quan tâm để luận văn được
hoàn thiện hơn.
Xin trân trọng cảm ơn!
Hà Nội, Tháng 4 năm 2016
Tác giả

Ngô Thị Diên


LỜI CAM ĐOAN
Tôi cam đoan đây là đây là đề tài nghiên cứu của tôi. Những kết quả và số

liệu trong khóa luận được thực hiện tại Văn phịng Bộ Lao động – Thương binh và
Xã hội không sao chép bất kỳ nguồn nào khác. Tơi xin hồn tồn chịu trách nhiệm
trước nhà trường về sự cam đoan này.
Hà Nội, Tháng 4 năm 2016
Tác giả

Ngô Thị Diên


MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN
LỜI CAM ĐOAN


DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
Cụm từ thay thế / Chữ cái viết tắt/

Cụm từ đầy đủ

ký hiệu
BLĐTBXH
CNTT
ĐHQGHN
HĐND
LĐVP
LĐLĐTPHN

Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội
Công nghệ thông tin
Đại học Quốc gia Hà Nội

Hội đồng nhân dân
Lãnh đạo văn phịng
Liên đồn Lao động Thành phố

TCVN
UBND
Văn phòng Bộ

Hà Nội
Tiêu chuẩn Việt Nam
Ủy ban nhân dân
Văn phòng Bộ lao động – Thương binh

VPCS

và Xã hội
Văn phòng chia sẻ


A. PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Kinh tế Việt Nam ngày càng hội nhập sâu trên thế giới, đặc biệt là cộng
đồng kinh tế ASEAN ( AEC) được thành lập. Việt Nam không phải là thị trường
của 90 triệu dân nữa mà là thị trường chung của 600 triệu dân có thu nhập hơn
2600.000 tỷ đơ la Mỹ. Không lâu nữa trong tương lai hiệp định TTP, hiệp định đối
tác xuyên Thái Bình Dương bao phủ 40% GDP và 1/3 thương mại Thế giới. Đưa
lại cho Việt Nam rất nhiều cơ hội và thách thức. Đứng trước những thời cơ và
thách thức đó, Việt Nam chúng ta từ các Bộ, ban ngành đều phải có cái nhìn đúng
đắn và đổi mới để hiểu rõ hơn, hòa nhập và phát triển tốt hơn.
Cơng cuộc cải cách hành chính ở nước ta cũng đang đề ra những nhu cầu

bức xúc cần giải quyết. Đó là nhu cầu đảm bảo thơng tin cho lãnh đạo và quản lý,
nhu cầu giải quyết nhanh, gọn các thủ tục hành chính, hài lịng được người dân,
tránh sự phiền hà, sách nhiễu, lạm quyền của cán bộ, công chức. Trong Hội nghị
lần thứ 12 Ban Chấp hành Trung ương Đảng khóa XI đề ra nhiệm vụ “Đẩy mạnh
cải cách hành chính, đặc biệt là cải cách thủ tục hành chính, nâng cao hiệu lực,
hiệu quả quản lý Nhà nước, quản lý xã hội, chấp hành luật pháp gắn với tinh giản
biên chế và cơ cấu lại đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức theo tinh thần nghị
quyết 39 của Bộ Chính trị. Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin, thiết lập hệ
thống cổng thơng tin, mang hành chính điện tử 4 cấp, khẩn trương xây dựng Chính
phủ điện tử. Thực hiện đồng bộ các giải pháp phòng, chống tham nhũng, thực hành
tiết kiệm, chống lãng phí và cơng tác tiếp cơng dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo”.1
Trong Thông báo Hội nghị lần thứ hai Ban Chấp hành Trung ương Đảng
khóa XII diễn ra vào ngày 12 tháng 3 năm 2016 có nội dung nhắc đến cải cách
hành chính “ về Kế hoạch tài chính – ngân sách nhà nước trung hạn 5 năm 20162020, Ban chấp hành Trung ương khẳng định mục tiêu tổng quát là: Tiếp tục đẩy
mạnh xây dựng và hồn thiện thể chế tài chính; huy động, phân phối, quản lý, sử
dụng các nguồn lực tài chính trong xã hội hiệu quả, công bằng theo các yêu cầu và
định hướng phát triển kinh tế - xã hội; từng bước cơ cấu lại ngân sách nhà nước,

1Báo điện tử VTV Đài truyền hình Việt Nam

5


tiếp tục ưu tiên đầu tư hợp lý con người và giải quyết tốt các vấn đề an sinh xã hội,
bảo đảm quốc phòng, an ninh; đẩy mạnh cải cách hành chính và tăng cường cơng
tác quản lý, giám sát tài chính, bảo đảm an tồn nợ cơng.”2
Ơng Vũ Đình Khang Chánh văn phòng HĐND và UBND Thành phố Hải
Phòng đã từng có đề tài“Cải cách hành chính phải gắn liền với đổi mới, hiện đại
hóa cơng tác văn phịng, thực hiện lộ trình điện tử Chính phủ”.3
Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội là Bộ thuộc Chính phủ là Bộ quản lý

đa ngành, đa lĩnh vực .Thực hiện chức năng quản lý nhà nước về các lĩnh vực;
Việc làm, dạy nghề, lao động, tiền lương, tiền công, bảo hiểm xã hội (bảo hiểm xã
hội bắt buộc, bảo hiểm xã hội tự nguyện, bảo hiểm thất nghiệp), an tồn lao động,
người có cơng, bảo trợ xã hội, bảo vệ và chăm sóc trẻ em, bình đẳng giới, phịng
chống tệ nạn xã hội (sau đây gọi chung là lĩnh vực lao động, người có cơng và xã
hội) trong phạm vi cả nước; quản lý nhà nước các dịch vụ công trong các ngành,
lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ.
Văn phịng Bộ hoạt động thơng qua mối quan hệ công tác với các cơ quan,
đơn vị thuộc Bộ các cơ quan chức năng ở trung ương và địa phương, các Sở Lao
động – Thương binh và Xã hội, các chi cục chuyên ngành. Hoạt động của Văn
phòng Bộ là một phần kết quả điều hành, chỉ đạo của Bộ, các thông tin được xử lý
kịp thời, chính xác, các văn bản của Bộ phát hành, bảo đảm các yêu cầu về hình
thức và thời gian, đáp ứng các yêu cầu về hoạt động làm việc của Bộ.
Theo báo cáo kết quả xác định chỉ số cải cách Hành chính – Par inder năm
2014 của các Bộ, cơ quan ngang Bộ do Bộ Nội Vụ đưa ra Bộ Lao động Thương
binh và Xã hội xếp thứ 15 trong tổng số 19 Bộ. Như vậy, tình hình cải cách Hành
chính của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội đang đứng ở vị trí thấp hơn so
với rất nhiều Bộ khác4
Đứng trước nền kinh tế ngày càng hội nhập thế giới với sự thành lập các
cộng đồng kinh tế cũng như yêu cầu phải đổi mới, cải cách hành chính nói chung,
2VOV Báo điện tử Đài tiếng nói Việt Nam
3Kỷ yếu Hội nghị Khoa Quản trị Văn phòng – Lý luận và thực tiễn, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội, 2005
4Báo cáo kết quả xác định chỉ số cải cách Hành chính 2014, tr 23

6


yêu cầu nâng cao uy tín và tăng cường năng lực phục vụ, quản lý công tác điều
hành của Bộ nói chung, Văn phịng Bộ nói riêng. Việc Hiện đại hóa cơng tác văn
phịng Bộ là vơ cùng cần thiết, cơng tác văn phịng Bộphải có những thay đổi theo

hướng tích cực, ứng dụng những tiến bộ khoa học kỹ thuật để hoạt động có hiệu
quả, nhanh chóng và hiện đại hơn, cải thiện vị trí về chỉ số cải cách Hành chính của
Bộ trong thời gian tới.
Được sự giúp đỡ của Nhà trường, Khoa Quản trị văn phòng. Đặc biệt là sự
giúp đỡ tận tình của lãnh đạo, các cơ chú, anh chị thuộc Văn phịng Bộ Lao động –
Thương binh và Xã hội, trong suốt thời gian thực tập tơi đã tìm hiểu về cơ cấu tổ
chức cũng như chức năng, nhiệm vụ, hoạt động của Văn phòng Bộ. Qua đó, tơi đã
thu lượm được rất nhiều kiến thức bổ ích phục vụ cho việc học tập,nghiên cứu tại
Trường cũng như cơng tác của mình sau này. Xuất phát từ thực tế tôi mạnh dạn
nghiên cứu đề tài “Hiện đại hóa cơng tác Văn phịng tại Văn phịng Bộ Lao
động – Thương binh và Xã hội”.
2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Nghiên cứu về các vấn đề thuộc hành chính văn phịng, văn phịng hay quản
trị văn phịng, ta có thể kể đến các cơng trình và đề tài nghiên cứu sau:
Vương Thị Kim Thanh: “Quản trị Hành chính văn phịng”, NXB Thống kê,
Hà Nội, 2009. Cuốn sách được tác giả tổng hợp những kiến thức và kinh nghiệm,
cập nhật những quy định mới, nhằm giúp bạn đọc hiểu được những khó khăn trong
cơng tác quản trị hành chính văn phịng;
Vũ Đình Quyền: “Quản trị Hành chính văn phịng”, NXB Thống kê, 2005.
Trình bày về nghiệp vụ và kỹ năng trong cơng tác hành chính văn phịng; về thư
ký, thu thập, xử lý và cung cấp thông tin trong hoạt động quản lý, giao tiếp hành
chính, tổ chức hội nghị, lễ hội và hội thảo; kỹ thuật soạn thảo văn bản, công tác
văn thư, lưu trữ, quản lý văn bản, đạo đức công cụ và vấn đề thẩm mỹ; tác phong,
nếp sống trong công sở tại các cơ quan, tổ chức…;
Nguyễn Hữu Thân: “Quản trị Hành chính văn phịng”, NXB Thống kê, Hà
Nội, 1996;
Giáo trình: “Quản trị văn phòng” của Nguyễn Thành Độ và Nguyễn Thị
Thảo, NXB Lao động – Xã hội, 2005;
Kỷ yếu hội thảo khoa học được tổ chức tại Trường Đại học Khoa học Xã hội
7

và nhân văn, Đại học quốc gia Hà Nội, có mặt của các nhà nghiên cứu đầu ngành
về lĩnh vực văn phòng và quản trị văn phòng với chủ đề “ Quản trị văn phòng –lý
luận và thực tiễn”. 2005;
Giáo trình “Quản trị văn phịng” của Nghiêm Kỳ Hồng, Lê Văn In, Đỗ Văn
Học..., Đại học Quốc gia Tp. Hồ Chí Minh, 2015. Trình bày những vấn đề cơ bản
về văn phịng ; đổi mới và hiện đại hóa văn phòng trong các cơ quan, tổ chức; lập
và tổ chức thực hiện chương trình, kế hoạch cơng tác trong cơ quan, tổ chức; tổ
chức công tác thông tin phục vụ lãnh đạo, quản lý cơ quan, tổ chức…;
Tuy nhiên, chuyên đề hiện đại hóa cơng tác văn phịng chưa được nghiên
cứu nhiều. Manh nha có các đề tài nghiên cứu như sau:
Trương Hồng Hoa Dun – Khoa QTKD có bài viết:“Những yếu tố quyết
định một văn phòng hiện đại” trên trang chủ của Trường Đại học Duy Tân: Tác giả
đã đưa ra làm sáng tỏ cấu trúc 3 mặt hiện đại hóa tồn diện Văn phịng đó là: Trang
thiết bị kỹ thuật văn phòng, con người làm Văn phòng và nghiệp vụ hành chính
Văn phịng
Đề tài “Hiện đại hóa lưu trữ Liên đoàn Lao động Thành phố Hà Nội” của Đỗ
Thị Liên, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, ĐHQGHN, năm 2008.
Đề tài đã nghiên cứu các yêu cầu và sự cần thiết của việc xây dựng, hồn thiện mơ
hình hiện đại hóa của lưu trữ LĐLĐ TPHN. Đánh giá những ưu điểm và hạn chế
cũng như một số bất cập của công tác lưu trữ LĐLĐ TPHN. Trên cơ sở đó đề xuất
các biện pháp nhằm thúc đẩy xây dựng mơ hình hiện đại hóa lưu trữ của Liên
đồn, góp phần đưa cơng tác lưu trữ của cơ quan có bước phát triển mới, đem lại
những hiệu quả thiết thực trong hoạt động quản lý nói chung của Liên đoàn;
Đề tài : “Thực trạng và giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của văn
phòng điện tử tại Ngân hàng Nhà nước Việt Nam” của Dương Thị Thanh Huyền,
2008;
Đề tài nghiên cứu khoa học: “Vấn đề ứng dụng văn phòng điện tử tại cơ
quan Bộ Nội Vụ” của Lưu Thị Mai Huế, 2009;

Đề tài “Văn phòng điện tử ( E-OFFICE) và những ứng dụng trong việc điều
hành, quản lý và hoạt động của văn phòng” do Trần Thị Dịu, Trường Đại học
Khoa học Xã hội và Nhân văn, ĐHQGHN, năm 2011. Đề tài đã cho mọi người biết
về những tính năng đa dạng của mơ hình “ Văn phòng điện tử - Eoffice” và những
8


lợi ích mà Eoffice mang lại. Từ đó thấy được tầm quan trọng của việc ứng dụng
CNT, cụ thể là ứng dụng Eoffice vào điều hành, quản lý hoạt động của văn phòng.
Đồng thời đưa ra những ưu điểm và nhược điểm khi triển khai Eoffice vào điều
hành, quản lý hoạt động văn phòng tại một số cơ quan ở Việt Nam;
Đề tài “Tìm hiểu và nghiên cứu xây dựng mơ hình dịch vụ văn phịng chia
sẻ đáp ứng nhu cầu xã hội hiện nay” do Vũ Đình Phong, Trường Đại học Khoa học
Xã hội và Nhân văn, 2011. Đề tài đã đưa ra những nhận xét, đánh giá về hoạt động
của dịch vụ VPCS thông qua khảo sát thực tế tại 02 cơng ty cung cấp loại hình
dịch vụ này. Từ thực tiễn khảo sát và tìm hiểu về dịch vụ VPCS, từ những kiến
thức và thế mạnh của ngành học, nghiên cứu và xây dựng mơ hình dịch vụ VPCS
đáp ứng những yêu cầu đặt ra hiện nay;
Đề tài “Tình hình ứng dụng các phần mềm văn phịng điện tử tại các cơ quan
trên địa bàn Hà Nội” do Lê Thị Thuận, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân
văn, ĐHQGHN”, 2012. Đề tài đã chỉ ra được những hiệu quả và bất cập của quá
trình ứng dụng các phần mềm văn phòng điện tử ở các cơ quan, tổ chức. Trên cơ
sở đó, đề xuất một số phương pháp nhằm giải quyết các bất cập và thúc đẩy q
trình ứng dụng các phần mềm văn phịng điện tử ở các cơ quan trên địa bàn Thành
phố Hà Nội nói riêng và các cơ quan ở nước ta nói chung;
Đề tài “Ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong cơng tác văn thư tại Văn phịng
Bộ lao động – Thương binh và Xã hội”, do Nguyễn Thị Thu Hương,Trường Đại
học Khoa học Xã hội và nhân văn, ĐHQGHN, 2013. Đề tài tìm ra được những ưu
điểm tích cực của việc ứng dụng phần mềm cũng như những thuận lợi và khó
khăn trong việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong công tác văn thư tại Bộ Lao

động – Thương bịnh và Xã hội. Đề xuất một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả
ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại cơ quan;
Đề tài : “Hiện đại hóa cơng tác văn phịng tại Trung tâm thương mại
INTIMEX” của Nguyễn Đức Khánh; Đề tài của tác giả cũng đã làm rõ hiện đại
hóa cơng tác văn phịng trên 4 khía cạnh: Cơng tác văn thư – lưu trữ; trang bị
công nghệ thông tin; xử lý thơng tin; bố trí, trang bị nơi làm việc.
Đề tài: “Thực trạng và giải pháp nâng cao công tác văn phịng tại cơng ty
TNHH sản xuất thương mại Hồng Thành” của Phạm Thị Huyền; Tác giả đã đi
vào một cách chi tiết về thực trạng, đánh giá, nhận xét về cơng tác văn phịng của
9


công ty, đồng thời đưa ra được hệ thống giải pháp nâng cao chất lượng cơng tác
văn phịng .
Đề tài : “Nghiên cứu thực trạng và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả cơng
tác văn phịng tại Sở Tài ngun và Môi trường” của Phạm Thị Ánh Tuyết.
Trên các tạp chí có các bài viết: “Đổi mới phương thức và nâng cao chất
lượng đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ, công chức nhà nước đáp ứng yêu cầu hội
nhập của PGS.TS Bùi Đức Kháng; “Chính phủ điện tử trong thế kỷ 21. Cơ hội và
thách thức đổi với Việt Nam” của Th.s Đặng Viết Đạt.
Tuy nhiên chưa có đề tài nào nghiên cứu hiện đại hóa cơng tác văn phịng
hay hiện đại hóa cơng tác văn phịng ở các Bộ hay ở cơ quan nhà nước. Chính vì
vậy đề tài “Hiện đại hóa cơng tác văn phịng tại Văn phòng Bộ Lao động – Thương
binh và Xã hội” là một vấn đề hồn tồn mới và khơng trùng lặp với các đề tài
nghiên cứu về Văn phòng.
3. Mục tiêu nghiên cứu
- Một là, phân tích cơ sở lý luận về cơng tác văn phịng, hiện đại hóa cơng tác văn
phịng
- Hai là, phân tích thực trạng hiện đại hóa cơng tác văn phịng tại Văn phịng Bộ lao
động – Thương binh và Xã hội và so sánh với lý luận để chỉ ra những bất cập, tồn

tại và những nguyên nhân của những bất cập và tồn tại đó.
- Ba là, đề xuất một số giải pháp nhằm tiếp tục hồn thiện hiện đại hóa cơng tác văn
phịng tại Văn phòng Bộ.
4. Nhiệm vụ nghiên cứu
- Một là, nghiên cứu các khái niệm về cơng tác văn phịng, hiện đại hóa
cơng tác văn phịng;
- Hai là, khảo sát, phân tích từ thực tiễn để nhận xét và đánh giá cơng tác văn
phịng tại Văn phịng Bộ nhằm đưa ra những đánh giá cụ thể về hiện đại hóa cơng
tác văn phòng;
- Ba là, nghiên cứu đề xuất giải pháp nhằm góp phần hồn thiện hiện đại hóa
cơng tác văn phòng tại Văn phòng Bộ.
5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu:
Đối tượng nghiên cứu của đề tài khóa luận là tồn bộ những hoạt động liên
10


quan tới hiện đại hóa cơng tác văn phịng. Trong đó, tập trung vào nghiên cứu,
khảo sát 05 vấn đề về cơng tác văn phịng (cơng tác văn thư – lưu trữ; trang bị
công nghệ thông tin; ứng dụng ISO 9001:2008; đội ngũ nhân sự; bố trí, trang thiết
bị văn phịng).
Phạm vi nghiên cứu:
- Về khơng gian: khóa luận tập trung nghiên cứu tại 03 phòng, 01 trung tâm
Văn phòng Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội: Phòng Hành chính, Phịng Kế
tốn – Tài chính, Phịng Quản trị, Trung tâm Thư viện và 01 Trung tâm ngoài bộ
phận Văn phịng Bộ: Trung tâm Thơng tin.
- Về thời gian: Đề tài khóa luận nghiên cứu hiện đại hóa cơng tác văn phòng
Bộ từ năm 2011 đến năm 2015.
6. Giả thuyết nghiên cứu
Hiện nay cơng tác văn phịng đã được Bộ lao động – Thương binh và Xã hội

quan tâm, chú trọng. Tuy nhiên, vẫn chưa có sự đồng bộ, thống nhất cao, chưa phát
huy hết hiệu quả mà công tác văn phịng mang lại. Do đó cần phải nghiên cứu về lý
luận và thực tiễn hiện đại hóa cơng tác văn phòng tại Văn phòng Bộ Lao động Thương binh và Xã hội để góp phần thực hiện tốt chức năng tham mưu, tổng hợp
và chức năng hậu cần của Văn phòng Bộ giúp Lãnh đạo Bộ Lao động – Thương
binh và Xã hội điều hành, quản lý các hoạt động nhanh gọn và hiệu quả hơn.
7. Phương pháp nghiên cứu
Để thực hiện đề tài này, trên cơ sở phương pháp lý luận của chủ nghĩa MácLenin và tư tưởng Hồ Chí Minh
Ngồi các phương pháp chung được áp dụng như: phương pháp tổng hợp,
phương pháp phân tích, đề tài còn sử dụng các phương pháp cụ thể như:
- Phương pháp quan sát:
Quan sát là phương thức cơ bản để nhận thức sự vật và chỉ quan sát những gì
đã và đang tồn tại, khơng có bất kỳ sự can thiệp nào gây biến đổi trạng thái của đối
tượng nghiên cứu
- Phương pháp thu thập thông tin:
Từ các tài liệu, sách báo, tạp chí nhằm mục đích tìm ra những khái niệm và
tư tưởng cơ bản là cơ sở lý luận cho đề tài
- Phương pháp điều tra, khảo sát:
11


Được áp dụng trong khảo sát cơng tác văn phịng tại Văn phòng Bộ
- Phương pháp phỏng vấn đối tượng:
Được áp dụng để phỏng vấn Công chức, viên chức, nhân viên thuộc Văn
phòng Bộ
- Phương pháp nghiên cứu và phân tích các tư liệu có liên quan
Được áp dụng đề tìm hiểu và phân tích các tư liệu trong cơ quan và ngồi cơ
quan để có thể đưa ra những lập luận mang tính khoa học cao, đánh giá, nhìn nhận
một cách khách quan về thực trạng công tác văn phòng tại Văn phòng Bộ Lao
động – Thương binh và Xã hội. Từ đó đề ra một số giải pháp nhằm hiện đại hóa
cơng tác văn phịng tại Văn phịng Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội.

8. Kết cấu của đề tài
Ngồi phần lời nói đầu,danh mục tài liệu tham khảo, kết luận và phần phụ
lục đính kèm. Nội dung chính của đề tài được kết cấu gồm 03 chương như sau:
Chương 1: Cơ sở lý luận về cơng tác văn phịng và hiện đại hóa cơng tác
văn phịng
Ở chương này tơi tìm hiểu về những cơ sở lý luận về cơng tác văn phịng và
hiện đại hóa cơng tác văn phịng . Trang bị cơ sở lý luận, làm tiền đề đi vào khảo
sát thực trạng công tác văn phòng từ Văn phòng của cơ quan thực tiễn: Văn phòng
Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội

12


Chương 2: Thực trạng cơng tác văn phịng tại Văn phòng Bộ Lao động
– Thương binh và Xã hội
Dựa trên những trang bị cơ sở lý luận ở chương 1. Chương 2 này tơi đi vào
tìm hiểu chức năng ,nhiệm vụ; khảo sát thực trạng của Văn phòng Bộ Lao độngThương binh và Xã hội , qua 5 vấn đề: công tác văn thư - lưu trữ; trang bị công
nghệ thông tin; ứng dụng ISO 9001:2008; đội ngũ nhân sự; bố trí, trang thiết bị
văn phịng. Từ đó chỉ ra những ưu điểm cũng như hạn chế và nguyên nhân của
thực trạng đó . Đề ra những nhóm giải pháp góp phần hiện đại hóa cơng tác văn
phịng, giúp Văn phòng Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội thực hiện tốt nhất
chức năng và nhiệm vụ của mình.
Chương 3: Giải pháp hiện đại hóa cơng tác văn phịng tại Văn phòng
Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội
Từ những trang bị lý luận chương 1và khảo sát thực tiễn cơng tác văn phịng
tại Văn phịng Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội ở chương 2, trên nền tảng đó
tơi đã đưa ra những nhận xét, đánh giá ưu điểm và những hạn chế còn tồn tại trong
cơng tác văn phịng tại Văn phịng Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội. Cá nhân
tôi qua quá trình tìm hiểu và cũng như được sự hướng dẫn của giảng viên hướng
dẫn: Ths. Nguyễn Mạnh Cường đã mạnh dạn đưa ra những nhóm giải pháp góp

phần hiện đại hóa cơng tác văn phịng giúp Văn phịng Bộ Lao động – Thương
binh và Xã hội thực hiện tốt nhất chức năng và nhiệm vụ của mình.

13


PHẦN NỘI DUNG
Chương 1:
LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN PHỊNG,
HIỆN ĐẠI HĨA CƠNG TÁC VĂN PHỊNG
1.Lý luận chung về cơng tác văn phịng
2.Khái niệm về văn phịng
Trong hoạt động của bất kỳ cơ quan, tổ chức nào mọi người vẫn ln nhấn
mạnh đến vai trị quan trọng của bộ máy Văn phòng. Văn phòng được xem là bộ
máy thực hiện tốt chức năng tham mưu, giúp việc, phục vụ cho cơ quan và thủ
trưởng cơ quan. Đảm bảo cho công tác lãnh đạo và quản lý được tập trung một
cách thống nhất hoạt động thường xuyên, liên tục và có hiệu quả. Vậy Văn phịng
là gì?
Văn phịng được hiểu theo nghĩa rộng và nghĩa hẹp như sau:
Văn phòng theo nghĩa rộng (Văn phịng tồn bộ) : Bao gồm tồn bộ bộ máy
quản lý của đơn vị từ cấp cao nhất đến cơ sở với các nhân sự làm quản trị trong hệ
thống quản lý của tổ chức; bao gồm tồn bộ cơ sở vật chất kỹ thuật và mơi trường
phục vụ cho hoạt động của tổ chức nói chung, cho hệ thống quản lý nói riêng. Văn
phịng có đầy đủ tư cách pháp nhân trong hoạt động đối nội, đối ngoại để thực hiện
mục tiêu chung của tổ chức.
Văn phòng theo nghĩa hẹp (Văn phòng chức năng): Bao gồm bộ máy trợ
giúp nhà quản trị những việc trong những chức năng được giao; là bộ phận cấu
thành trong cơ cấu tổ chức, chịu sự điều hành của nhà quản trị cấp cao.[19;10]
Văn phòng được hiểu qua các cách tiếp cận:
Một là, Văn phòng là một phòng làm việc cụ thể của lãnh đạo.Người ta có

thể gọi là “Văn phịng Giám đốc”, “ Văn phòng Nghị sỹ”… hay văn phòng của các
tổ chức độc lập được pháp luật thừa nhận như : “Văn phòng luật sư”, “Văn phòng
tư vấn”.
Hai là, Văn phòng được hiểu là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị. Là địa
điểm mà mọi cán bộ, cơng chức hàng ngày đến đó để thực thi cơng vụ.
Ba là, Văn phòng là một thực thể tồn tại để thực hiện các hoạt động tham
mưu, tổng hợp, hậu cần theo yêu cầu của các nhà quản trị tổ chức.
Bốn là, Văn phòng được hiểu là một loại họat động trong các cơ quan Nhà
14


nước, trong các Xí nghiệp: Như vậy, Văn phịng thiên về việc thu nhận, bảo quản,
lưu trữ các loại công văn, giấy tờ, con dấu, tiếp khách… trong cơ quan. Nói đến
Văn phịng là người ta thường nghĩ đến một bộ phận chỉ làm những công việc liên
quan đến Công tác văn thư.
Năm là, Văn phòng là một thực thể tồn tại để thực hiện việc quản lý thông
tin phục vụ cho điều hành của nhà quản trị.
Các cách hiểu trên đều có những khía cạnh đúng nhưng thường nó chỉ phản
ánh được một khía cạnh nào đó của thuật ngữ Văn phịng. Để đưa ra một khái niệm
chính xác về Văn phòng chúng ta cần xem xét đầy đủ, tồn diện các hoạt động diễn
ra ở Văn phịng tại các cơ quan, đơn vị.
Khái niệm Văn phòng được hiểu theo nghĩa chung nhất: “Văn phòng là một
thực thể tồn tại khách quan trong mỗi tổ chức là bộ máy điều hành tổng hợp của
cơ quan, đơn vị; là nơi thu thập, xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý; là
nơi chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho các
hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức được thơng suốt, hiệu quả”[19;12]
3.Chức năng, nhiệm vụ của văn phịng
4.Chức năng của văn phòng
Văn phòng là một bộ phận tồn tại khách quan trong mỗi đơn vị, bởi vậy nó
cũng có những điều kiện tồn tại như bất kỳ một bộ phận nào thông qua mối

quan hệ đặc trưng với mơi trường mà nó tồn tại tức là nó vận động theo quy
luật và chức năng liên hệ, tác động lẫn nhau trong hệ thống và các hoạt động có
ý thức, mục tiêu, chức năng tự điều chỉnh cho phù hợp với mơi trường.
Văn phịng có các chức năng chung như phục vụ sự lãnh đạo điều hành
của lãnh đạo cơ quan cụ thể là thu thập, xử lý, truyền đạt thông tin đảm bảo
điều kiện vật chất, kỹ thuật cho sự hoạt động của công ty, tức là chăm lo cơng
tác hậu cần, quản trị cho tồn bộ cơ quan.
Có hai nhóm chức năng chính: Chức năng tham mưu tổng hợp và chức
năng hậu cần
1). Chức năng tham mưu tổng hợp
Nội dung của công tác tham mưu chỉ rõ hoạt động tham vấn của cơng tác
văn phịng
Văn phịng giúp lãnh đạo cơ quan lập chương trình kế hoạch cơng tác, đề
15


xuất chủ trương chính sách và cơng tác quản lý của cơ quan trong từng thời kỳ,
tham mưu cho lãnh đạo đề ra quyết định quản lý, giúp lãnh đạo tìm biện pháp tổ
chức thực hiện quyết định, tham mưu cho lãnh đạo những phương án, giải pháp
xử lý những tình huống cụ thể.
Tham mưu là một hoạt động cần thiết cho công tác quản lý. Người quản lý
phải quán xuyến mọi đối tượng trong đơn vị kết nối được các hoạt động của họ
một cách nhịp nhàng, khoa học.
Muốn vậy địi hỏi người quản lý phải có kiến thức sâu rộng về mọi lĩnh
vực, có mặt ở mọi lúc, mọi nơi, phải quyết định kịp thời chính xác mọi vấn đề.
Điều đó vượt khả năng thực hiện của các nhà quản lý. Do đó địi hỏi phải có một
lực lượng trợ giúp các nhà quản lý trước hết là công tác tham mưu tổng hợp.
Tham mưu là hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm những hoạt
động tối ưu cho quá trình quản lý để đạt hiệu quả cao nhất. Chủ thể là công tác
tham mưu trong doanh nghiệp có thể là cá nhân hay tập thể tồn tại độc lập

tương đối với chủ thể quản lý. Thực tế các doanh nghiệp thường đặt bộ phận
tham mưu tại văn phịng. Để có ý kiến tham mưu văn phịng phải tổng hợp các
thơng tin bên trong và bên ngồi doanh nghiệp từ đó phân tích, quản lý, sử dụng
thơng tin theo quy tắc trình tự nhất định. Ngồi bộ phận tham mưu tại văn
phịng cịn có các bộ phận nghiệp vụ cụ thể làm tham mưu cho lãnh đạo từng
vấn đề mang tính chun sâu như: Cơng nghệ, tiếp thị, tài chính, kế tốn…Để có
được những thơng tin chun sâu này thì bộ phận tham mưu là đầu mối tiếp
nhận các phương án tham mưu từ phòng ban chuyên môn nghiệp vụ tập hợp.
2). Chức năng hậu cần
Đảm bảo cơ sở vật chất cho các phòng ban đơn vị và cá nhân trong cơ
quan, đơn vị, tổ chức, để thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ, chương trình, kế
hoạch đề ra.
Hỗ trợ trang thiết bị, phương tiện điều kiện cần thiết cho lao động để
nâng cao hiệu quả năng suất làm việc.
Nội dung của công tác hậu cần bao gồm: Quản lý chi tiêu kinh phí, lương
chính, phụ cấp lương, bảo hiểm xã hội, tiền lương, cơng tác phí, sữa chữa lớn,
xây dựng các cơng trình phụ, phúc lợi tập thể.
Công tác hậu cần nhằm thực hiện nhiệm vụ cụ thể sau đây:
16


- Cung cấp các điều kiện, phương tiện, cơ sở vật chất cho cán bộ, nhân viên thực
hiện nhiệm vụ.
- Mua sắm, quản lý, bảo vệ, bảo dưỡng các trang thiết bị trong cơ quan, đảm bảo
cho hoạt động của cơ quan được tiến hành liên tục.
- Quản lý chi tiêu tài chính theo đúng chế độ, chính sách do nhà nước quy
định.
- Đảm bảo an ninh trât tự an toàn lao động trong cơ quan, tổ chức.
- Tổ chức cơng tác lễ tân, giao tiếp, giữ vai trị chiếc cầu nối của đơn vị với các cấp
trên, cấp dưới, ngang cấp.

Tóm lại: Văn phịng là đầu mối giúp lãnh đạo thực hiện công tác quản lý
thông qua các chức năng tham mưu, tổng hợp, hậu cần và các chức năng này
vừa độc lập, vừa hỗ trợ, bổ sung cho nhau nhằm tạo ra sự cần thiết khách quan
cho sự tồn tại, duy trì và phát triển cơng tác văn phịng trên cơ sở các hoạt động
nghiệp vụ của nó.
5.Nhiệm vụ của văn phịng
Từ hai nhóm chức năng chính của văn phòng: tham mưu tổng hợp và hậu
cần, người ta lại phân thành các nhiệm vụ tương ứng ví dụ: với chức năng tham
mưu sẽ có nhiệm vụ trước mắt, nhiệm vụ lâu dài, nhiệm vụ trọng tâm, nhiêm vụ
thường xuyên hay nhiệm vụ đột xuất. Trong tham mưu lại có tham mưu về chiến
lược kinh doanh, tham mưu về cơng tác tuyển dụng, đãi ngộ nhân sự… Đó là
những nhiệm vụ cụ thể mà văn phòng phải thực hiện trong chức năng tham
mưu. Tương tự như vậy các chức năng hậu cần và tổng hợp, với các cách tiếp
cận này nhiệm vụ chính của văn phịng tập trung vào những công việc dưới đây:
1). Xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế hoạt động của cơ quan, đơn
vị

Mọi cơ quan tổ chức muốn đi vào nề nếp hoạt động đều phải tuân thủ theo

những quy định về tổ chức, về cơ chế hoạt động và các điều kiện duy trì hoạt động.
Và các quy định, quy chế của mỗi cơ quan là khác nhau do tính chất hoạt động, vai
trị, chức năng, nhiệm vụ và văn hố làm việc của mỗi cơ quan, tổ chức là khác
nhau.

Trình tự xây dựng dự thảo, lấy ý kiến tham gia, hoàn chỉnh thông qua

lãnh đạo, ban bố thi hành, giám sát, bổ sung, hoàn thiện nội quy, quy chế hoạt
17

động của cơ quan là thuộc về công tác văn phòng. Đây là nhiệm vụ quan trọng
hàng đầu mà văn phòng phải thực hiện khi cơ quan, tổ chức đi vào hoạt động.
2). Xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình kế hoạch cơng tác
tuần, tháng, q, năm của cơ quan hoặc thủ trưởng cơ quan.
Kế hoạch là hình ảnh tương lai của một cơ quan sau một khoảng thời
gian. Nếu không xây dựng và thực hiện kế hoạch tốt thì hướng phát triển của cơ
quan sẽ khơng rõ ràng, khơng có bước đi và đích phải đến cho mỗi chặng đường.
Trong cơ chế càng có nhiều yếu tố, nhiều biến động thì kế hoạch càng phải chặt
chẽ hơn, tránh rủi ro nhiều hơn.
Tất cả các văn phòng đều phải thưc hiện nhiệm vụ xây dựng chương trình
kế hoạch công tác năm,quý, tháng, sắp xếp lịch làm việc hàng tuần của cơ quan
đơn vị. Đặc biệt với công tác văn phòng việc lập kế hoạch hết sức quan trọng vì
nó tránh tình trạng bị lơi kéo của cơng việc hàng ngày mà làm ảnh hưởng đến
những chương trình cần thiết của văn phịng.
Trong các loại kế hoạch thì kế hoạch tài chính có ý nghĩa đặc biệt. Thứ
nhất, kế hoạch tài chính đảm bảo nguồn lực quan trọng cho sự vận hành của cơ
quan. Thứ hai, kế hoạch tài chính phải tuân thủ nhiều quy định chặt chẽ của
quản lý nhà nước, trong đó phải bám sát tình hình thực hiện để có bước điều
chỉnh kịp thời. Kế hoạch thật sự phải đi trước một bước.
3). Thu thập tổng hợp và xử lý thông tin phục vụ cho quá trình ra
quyết định.
Thơng tin trong hoạt động quản lý là một tập hợp nhất định các thông
báo khác nhau về các sự kiện xảy ra trong hoạt động quản lý và trong mơi
trường bên ngồi có liên quan đến hoạt động quản lý, những thay đổi thuộc tính
của hệ thống quản lý và môi trường xung quanh, nhằm kiến tạo các biện pháp tổ
chức các yếu tố vật chất, nguồn lực, không gian và thời gian đối với các khách
thể quản lý.
Đặc biệt đối với văn phòng của cơ quan là nơi trực tiếp giúp lãnh đạo điều
hành bộ máy, cung cấp thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo, cơng tác thơng tin
lại càng giữ vai trị quan trọng nó giữ vị trí then chốt trong cơng tác văn phịng.

Về cơ bản cơng tác thơng tin của văn phịng phải cung cấp cho lãnh đạo cơ
quan, đơn vị những thông tin, văn bản, tư liệu cần thiết để phục vụ nghiên cứu thảo
18


luận, quyết định những công việc đã được đặt ra trong chương trình, kế hoạch cơng
tác.

Thơng tin của văn phịng phục vụ lãnh đạo cơ quan giải quyết công việc

hàng ngày, phối hợp các cơ quan hữu quan giải quyết kịp thời có hiệu quả
những nhiệm vụ, cơng việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của cơ quan.
4). Theo dõi và đôn đốc nhắc nhở việc thực hiện các quyết định, chỉ
đạo của lãnh đạo cơ quan.
Văn phòng phản ánh kết quả phải kiểm tra tình hình thực hiện các quyết
định, chỉ thị, chương trình, kế hoạch cơng tác đã ban hành. Qua việc thu thập
thông tin phản hồi, giúp lãnh đạo đơn vị nắm được nhận thức, dư luận của cán
bộ, công chức và các đơn vị liên quan đối với các quyết định đã ban hành: những
khó khăn, thuận lợi trong thực hiện quyết định và kiến nghị của các cấp, cơng
tác thơng tin có thể phát hiện các giải pháp hay và các mơ hình sáng tạo để nhân
ra diện rộng.
Văn phịng phải tổng hợp được tình hình hàng ngày, hàng tuần trên tất cả
các lĩnh vực hoạt động của cơ quan, để kịp thời báo cáo cho lãnh đạo, giúp lãnh
đạo quyết định các chủ trương, biện pháp lớn nhằm thực hiện chức năng, nhiệm
vụ của đơn vị và tổng hợp báo cáo định kỳ lên cơ quan cấp trên hoặc công khai
trong cơ quan đơn vị.
5). Biên tập, ban hành văn bản.
Hàng ngày văn phòng là nơi tiếp nhận các loại văn bản ra vào cơ quan,
đơn vị vì thế đây là hoạt động thực tiễn diễn ra thường xun, là cơng việc chính
của văn phịng. Việc tiếp nhận giải quyết các loại văn bản cũng phải được tiến

hành một cách khoa học, tuân theo các quy tắc nhất định thì giúp cho hoạt động
của cơ quan, đơn vị được chính xác kịp thời.
Văn bản là một phương tiện lưu trữ, truyền đạt thông tin khá hiệu quả.
Hiện nay nhiều doanh nghiệp sử dụng thông tin này trong quản lý điều hành
hoạt động, điều chỉnh các mối quan hệ giữa chủ thể với các đối tượng bị quản lý
về kinh tế, chính trị, xã hội phải tuân thủ các quyết định một cách chặt chẽ về
việc ban hành văn bản
6). Lưu trữ văn bản
- Thu thập bổ sung tài liệu đã giải quyết xong từ giai đoạn văn thư của cơ quan:
+ Xác định rõ phạm vi thu tài liệu: Ở đơn vị nào? Thành phần tài liệu nào?
19


+ làm kế hoạch cụ thể để thu thập tài liệu từ giai đoạn văn thư
+ Phải hướng dẫn, giúp đỡ về mặt nghiệp vụ đối với các cá nhân đơn vị về
công tác lập hồ sơ, lựa chọn tài liệu để giao nộp.
- Thu thập tài liệu cũ để lại ở các cơ quan
+ Lập kế hoạch tiến hành thu tài liệu
+ Hướng dẫn các đơn vị lập hồ sơ, tất cả các tài liệu đượyc giao nộp vào
lưu trữ cơ quan, tiến hành chỉnh lý.
7).Tổ chức phục vụ các cuộc họp
Có thể nói hội họp là nơi phát huy quyền làm chủ của mọi người, để mọi
người bày tỏ ý kiến quan điểm giúp lãnh đạo đưa ra những ý kiến đúng đắn, tìm
ra những biện pháp tối ưu.
Hội họp cịn nâng cao tinh thần đồn kết, tính tập thể trong công ty
Đánh giá, nhận xét một cách khách quan về hiệu quả công việc của nhân
viên, phương thức quản lý của lãnh đạo. Từ đó nhận thấy được ưu điểm, nhược
điểm trong công tác quản lý của lãnh đạo, đồng thời rút ra những kinh nghiệm
trong việc điều hành hoạt động của lãnh đạo cơ quan.
8). Đảm bảo các yếu tố về vật chất, tài chính cho hoạt động của toàn

bộ cơ quan, tổ chức
Bất kỳ một cơ quan, tổ chức nào muốn tồn tại và phát triển được đều phải
có yếu tố kỹ thuật, vật chất cần thiết. Các yếu tố này vừa là nguyên liệu để duy
trì sự hoạt động của tổ chức, vừa là trung gian để gắn kết tổ chức với môi
trường. Đồng thời nó cịn là phương tiện truyền dẫn các q trình hoạt động
nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức.
Các yếu tố kỹ thuật, vật chất, tài chính mà cơ quan cần cho hoạt động của
mình gồm có: nhà cửa, xe cộ, bàn ghế, các phương tiện truyền và nhận thơng tin,
các cơng cụ lao động, các chi phí cần thiết mang tính thường xun, liên tục. Vì
vậy, văn phịng cần phải căn cứ vào tiến độ thực hiện kế hoạch, chương trình
hoạt động của cơ quan mà cung cấp kịp thời, đầy đủ. Nếu các yếu tố đó khơng
được cung cấp đầy đủ về chất lượng, sai lệch về chủng loại, phẩm chất kém, thời
hạn không đúng, giá thành cao…đều ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động của cơ
quan, tổ chức. Để làm tốt nhiệm vụ cung ứng này các cơ quan, tổ chức thường
ưu tiên tạo điều kiện thuận lợi nhất cho văn phòng thực thi nhiệm vụ.
9).Tổ chức, hồn thiện bộ máy văn phịng
Tổ chức bộ máy văn phòng là xác định, xây dựng, sắp xếp các vị trí việc
20


làm, đội ngũ nhân sự và định biên số lượng, chất lượng nhân sự vào các đơn vị,
phòng ban trong văn phòng một cách hợp lý, khoa học thực hiện một cách tốt
nhất các chức năng, nhiệm vụ của văn phịng. Đây là việc làm thiết thực mang
tính ổn định của bộ máy văn phòng nhằm thực hiện tốt những nhiệm vụ nêu
trên.Việc tổ chức bộ máy văn phòng cũng cần tuân thủ những nguyên tắc chung
của tổ chức để đảm bảo tính thống nhất của tồn bộ hệ thống.
Tuy nhiên, cũng phải thấy được tính thống nhất, đa dạng, phong phú của
cơng tác văn phịng để tổ chức bộ máy sao cho đáp ứng được cao nhất yêu cầu
nhiệm vụ đặt ra. Mặt khác, trong thời đại bùng nổ cơng nghệ thơng tin địi hỏi
các cơ quan, tổ chức phải nỗ lực hết sức để theo kịp với sự phát triển chung.

Trong đó, sự nỗ lực lớn nhất nằm trong khối văn phòng. Nhiệm vụ đặt ra cho
văn phòng yêu cầu rất cao trong công tác tổ chức quản lý và điều hành cơng
việc.

10). Duy trì hoạt động thường nhật của cơ quan nói chung và văn

phịng nói riêng
Khác với hoạt động của các bộ phận, đơn vị khác trong cơ quan, tổ chức,
văn phòng phải hoạt động thường xuyên, liên tục trong lĩnh vực đối nội, đối
ngoại, vừa lập quy vừa thực thi, vừa kiểm tra, giám sát hoạt động của cả cơ
quan, tổ chức. Đặc tính hoạt động này xuất phát từ những chức năng của văn
phòng (tham mưu, tổng hợp và hậu cần) để đảm bảo tiếp nhận mọi nguồn thông
tin của mọi đối tượng với hoạt động của cơ quan tổ chức. Vì lí do đó mà ngồi
bộ phận nhân sự làm việc trong giờ hành chính văn phịng cịn có một bộ phận
phải làm việc vào ban đêm, làm việc cả trong những ngày nghỉ để đảm bảo trật
tự an ninh và thông tin thông suốt trong cơ quan tổ chức.
Như vậy hoạt động của văn phòng vừa gắn liền với hoạt động của lãnh
đạo và đơn vị thông qua các nghiệp vụ trợ giúp tham mưu, vừa gắn với các bộ
phận khác bằng các nhiệm vụ kiểm tra đôn đốc, lại vừa tổ chức theo dõi các hoạt
động của mình cho phù hợp với các hoạt động trên. Vì thế để duy trì hoạt động
của văn phịng cần có sự phối hợp chặt chẽ, đồng bộ của các bộ phận, các cấp
quản lý trong toàn cơ quan, tổ chức.
6.Nội dung hoạt động của văn phòng trong cơ quan, tổ chức
21


7.Tổ chức bộ máy và phân công công việc
1). Tổ chức bộ máy
Cơ cấu tổ chức hay nói cách khác bộ máy của cơ quan, đơn vị đòi hỏi phải
được cơ cấu tổ chức sao cho gọn nhẹ, không cồng kềnh, không tầng nấc. Mọi hoạt

động của bộ máy từ cấp trên xuống cấp dưới phải thơng suốt, có hiệu quả, các mối
quan hệ phải xác định rõ ràng.
Nhà quản lý sẽ tham gia vào việc phân công công việc tức là chỉ định và kết
hợp trong phạm vi trách nhiệm của mình. Những kế hoạch, nỗ lực của cấp thấp
hơn trong tổ chức phải được xem xét vì phải có sự phối hợp của các phịng ban để
tránh sự trùng lặp không cần thiết.
2). Phân công công việc
Trong một tổ chức, đặc biệt là trong cơng tác văn phịng, việc phân công
công việc phải dựa vào những cơ sở sau:
- Phân cơng theo vị trí pháp lý và thẩm quyền, hai yếu tố này do luật quy định. Mỗi
cơ quan tổ chức đều có vị trí pháp lý và thẩm quyền khác nhau. Vì vậy đặc điểm
hoạt động, nhiệm vụ được giao của từng cơ quan, tổ chức đó là hồn tồn khác
nhau. Từ đó việc phân nhân sự trong các cơ quan cũng khác nhau.
- Phân công theo khối lượng công việc. Việc phân công này phải dựa vào kế hoạch
cơng tác được duyệt theo tính chất của mỗi loại công việc, theo yêu cầu của công
việc trong thực tế.
- Nguyên tắc quan trọng của phân công công việc trong cơ quan, tổ chức đó là biên
chế của cơ quan
- Khơng có chức năng, nhiệm vụ nào mà khơng có tổ chức hoặc con người đảm
nhiệm, khơng có tổ chức con người sẽ không được phân công nhiệm vụ.
- Một chức năng, nhiệm vụ không được giao cho nhiều đơn vị hoặc nhiều người
đảm nhiệm.
8.Điều hành công việc văn phịng
Điều hành cơng việc văn phịng là u cầu quan trọng và cơ bản đối với hoạt
động văn phòng.
Điều hành cơng việc văn phịng là sự đảm bảo cho các cán bộ dưới quyền
thực hiện tốt nhất công việc được giao đảm bảo cho họ tiếp nhận một cách chính
xác và kịp thời triển khai cơng việc được giao.
Điều hành cơng việc trong văn phịng là sự tác động đúng đắn vào một khâu
22

cần thiết nào đó nhằm khuyến khích cán bộ, cơng chức, nhân viên làm việc để đem
lại hiệu quả cao nhất.
Để tránh hiện tượng trì trệ của cơng việc văn phịng thì cơng tác điều hành
phải đảm bảo các ngun tắc sau:
- Mệnh lệnh điều hành phải đúng với năng lực thực tế của người thực thi.
- Mục tiêu đặt ra cho việc điều hành phải hài hịa, có thể hỗ trợ nhau trong khuôn
khổ mục tiêu chung của cơ quan.
- Thủ tục áp dụng trong quá trình điều hành phải rõ ràng và dễ thực hiện.
9.Xây dựng quy chế làm việc
Quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức phải được cụ thể hóa bằng hệ thống
văn bản. Quy chế được ban hành căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ
chức để cụ thể hóa cách thức hoạt động công vụ thông qua quy định về trách
nhiệm, quyền hạn của cá nhân, đơn vị để cụ thể hóa quan hệ cơng tác, cách thức
phối hợp và quy định cụ thể về một số chế độ công tác quan trọng. Khi xây dựng
quy chế làm việc cần chú ý có hai loại:
Thứ nhất: Quy chế mang tính quy phạm chung được áp dụng cho toàn bộ
các cơ quan, tổ chức trong bộ máy nhà nước. Đó là những quy định nhằm giải
quyết các nhiệm vụ như: tuyển dụng, xếp ngạch lương, vấn đề đào tạo...
Thứ hai: Quy chế nhằm đề ra những áp dụng đối với các cơ quan, đơn vị,
-

phịng ban mang tính chất đặc thù. Quy chế làm việc tốt góp phần:
Đảm bảo sự thống nhất trong thực thi cơng vụ
Có cơ sở để ngăn ngừa những việc làm sai trái, tùy tiện
Là công cụ để phối hợp trong q trình thực thi cơng vụ
Chống lãng phí các nguồn lực của cơ quan, tổ chức
Là công cụ để phát huy dân chủ trong cơ quan, tổ chức
Là căn cứ để tạo lề lối làm việc khoa học, chuyên nghiệp

Gián tiếp tạo năng suất lao động
Là cơ sở của hoạt động kiểm tra, giám sát
1.1.3.4. Tổ chức các cuộc họp, hội nghị
Tổ chức hội nghị là một trong những nội dung hoạt động quan trọng của văn
phịng. Hội nghị là một hình thức làm việc tập thể nhằm tạo ra sự phối hợp hành
động trong công việc và tạo ra năng suất lao động cao.
Hội nghị được tổ chức tốt sẽ phát huy được tính dân chủ, tạo mọi điều kiện
cho mỗi cá nhân tham dự có cơ hội đóng góp ý kiến, trình bày quan điểm, nêu lên
những hiểu biết của mình về vấn đề mà hội nghị đang bàn bạc, mọi người đang
23


quan tâm.
Qua hội nghị, những tư tưởng mới, quan điểm mới được phổ biến, truyền bá
những khó khăn thách thức được bàn bạc, tháo gỡ, các công việc được triển khai
nhanh ít sai sót và mang lại hiệu quả tốt hơn.
Về mặt kinh tế, nếu hội nghị được tổ chức tốt sẽ thu được nhiều thơng tin bổ
ích, tạo được sự phối kết hợp giữa các tổ chức, các cá nhân trong và ngoài cơ quan,
thu được chất lượng và hiệu quả cao trong công việc.
1.1.3.5. Nghiệp vụ văn thư- lưu trữ
Đối với hoạt động văn phịng thì cơng tác văn thư - lưu trữ rất quan trọng,
làm tốt nhiệm vụ này chính là việc thực hiện các hoạt động văn phịng thơng suốt
và có hiệu quả.
1). Cơng tác văn thư
Cơng tác văn thư là tồn bộ những cơng việc đảm bảo cho việc thông tin
quản lý bằng văn bản. Nó bao gồm quản lý văn bản đến, văn bản đi, soạn thảo văn
bản, lưu trữ văn bản được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan nhà
nước, doanh nghiệp và các tổ chức xã hội. Nội dung của công tác văn thư bao gồm:
- Xây dựng văn bản: đó là việc soạn thảo văn bản, đánh máy văn bản, duyệt văn bản,
trình ký, in ấn và ban hành văn bản.

- Quản lý văn bản bao gồm: quản lý văn bản đi, đến, lưu trữ, lập hồ sơ
- Quản lý con dấu
Công tác văn thư trong mỗi cơ quan, tổ chức phải đảm bảo yêu cầu về tính
nhanh chóng, chính xác, tính bí mật và tính hiện đại.
2). Công tác lưu trữ
Lưu trữ là sự lựa chọn tài liệu, giữ lại và tổ chức một cách khoa học những
văn bản, tài liệu có giá trị được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan,
đơn vị để làm bằng chứng và tra cứu thông tin khi cần thiết. Nôi dung công tác lưu
trữ bao gồm:
- Các khâu nghiệp vụ liên quan đến việc tổ chức khoa học và tổ chức tài liệu phông
lưu trữ quốc gia như: phân loại, xác định giá trị, bổ sung tài liệu vào các phòng,
kho lưu trữ, thống kê và kiểm tra tài liệu, tổ chức phịng đọc, giới thiệu cơng bố tài
liệu, xây dựng các công cụ tra cứu khoa học và bảo quản tài liệu
- Nghiệp vụ lưu trữ cần phải được tiến hành theo phương pháp khoa học lưu trữ.
Từ đó phải giải quyết nhiệm vụ là xây dựng hệ thống lý luận khoa học về lưu trữ.
- Xây dựng một hệ thống tổ chức thích hợp từ trung ương đến cơ sở, có sự chỉ đạo
24


và quản lý thống nhất, có những quy định chặt chẽ về lựa chọn, bổ sung, bảo quản
và sử dụng tài liệu, áp dụng các biện pháp kỹ thuật tổ chức tài liệu. Các khâu
nghiệp vụ chủ yếu của công tác lưu trữ bao gồm:
+ Phân loại tài liệu lưu trữ
+ Xác định giá trị tài liệu lưu trữ
+ Bổ sung tài liệu vào các phông, kho lưu trữ
+ Thống kê tài liệu lưu trữ
+ Chỉnh lý tài liệu lưu trữ
+ Bảo quản tài liệu lưu trữ
+ Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
+ Tiêu hủy tài liệu lưu trữ

1.Thu nhập và xử lý thông tin trong cơ quan, đơn vị
Thông tin được coi là yếu tố vật chất quan trọng trong quản trị nói chung và
trong hoạt động văn phịng nói riêng
Thơng tin là những tin tức mới được thu nhận, cảm thụ và được đánh giá là
có ích cho việc ra quyết định hoặc giải quyết một nhiệm vụ nào đó.
Mục tiêu phục vụ thơng tin cho hoạt động của các cơ quan, đơn vị là đảm
bảo cho hoạt động của cả cơ quan và của từng đơn vị, bộ phận được cung cấp đầy
đủ các thông tin cần thiết. Từ đó tạo điều kiện cho hoạt động của cơ quan có hiệu
quả cao nhất. Mục tiêu đó được thực hiện có thể dựa vào hệ thống các văn bản
quản lý, mệnh lệnh được truyền đạt từ cấp trên xuống cấp dưới.
Việc thu thập và xử lý thơng tin trong hoạt động văn phịng là nhằm thực
hiện các mục đích sau:
- Thực hiện sự thay đổi gây ảnh hưởng lên hoạt động của cơ quan, đơn vị
- Thông tin cần thiết cho việc thực hiện các chức năng quản lý của cơ quan nhằm:
+Xây dựng và phổ biến các mục tiêu của cơ quan, tổ chức
+Lập kế hoạch chi tiêu để đạt được những mục tiêu đó
+Tổ chức và sử dụng các nguồn nhân lực sao cho có hiệu quả cao nhất
+Lựa chọn, đánh giá và phát triển cán bộ, công, nhân viên trong cơ quan
+Kiểm tra việc thực hiện công việc.
2.Công tác hậu cần
Công tác hậu cần được hiểu là các yếu tố có liên quan đến tổ chức nơi làm
việc của cơ quan, cải thiện điều kiện làm việc cho người lao động, các điều kiện
vật chất như nhà cửa, vật tư, thiết bị, tài chính mà văn phịng phải cung ứng.
Nội dung của cơng tác hậu cần bao gồm:
- Quản lý chi tiêu, kinh phí (lương chính, phụ cấp lương, bảo hiểm xã hội, tiền
25