Khảo sát, đánh giá tình hình tổ chức thực hiện Công tác Văn thư tại Văn phòng Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC
A. PHẦN MỞ ĐẦU..................................................................................................................................1
B. PHẦN NỘI DUNG................................................................................................................................4
Chương 1: Giới thiệu vài nét về cơ quan, tổ chức .................................................................................4
I.Lịch sử hình thành , chức nămg nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan ,tổ chức .....4
1.Lịch sử hình thành Bộ Lao động – Thương binh và xã hội...........................................................4
2.Chức nămg nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức.......................................................................5
2.1.Vị trí và chức năng ...................................................................................................................7
2.2.Nhiệm vụ và quyền hạn ...........................................................................................................7
2.3.Cơ cấu tổ chức........................................................................................................................14
II. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư cơ
quan .............................................................................................................................................15
1. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Văn phòng bộ Lao động – Thương binh và xã hội......16
1.1. Vị trí và chức năng ................................................................................................................16
1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn.............................................................................................................16
1.3. Cơ cấu tổ chức ......................................................................................................................19
2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của phòng hành chính ........................................................19
2.1. Vị trí, chức năng của phòng hành chính.................................................................................20
2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn ........................................................................................................20
2.3. Cơ cấu tổ chức ......................................................................................................................21
Chương 2: Thực trạng công tác văn thư của Bộ Lao động – ...............................................................21
Thương binh và Xã hội..........................................................................................................................21
I. Hoạt động quản lý .....................................................................................................................21
1. Quản lý văn bản, hồ sơ ,tài liệu.................................................................................................21
2. Quy trình thủ tục giải quyết công việc......................................................................................22
3.Thẩm quyền ký văn bản của bộ trưởng, thứ trưởng, thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ..............23
4.Ban hành và phát hành văn bản................................................................................................25
5.Kiểm tra việc thực hiện nhiệm vụ được giao.............................................................................27

SV: Nguyễn Hương Ly
Lớp CĐ Văn thư Lưu trữ 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
6.Đơn vị tự kiểm tra......................................................................................................................27
7.Bộ tiến hành kiểm tra................................................................................................................27
II. Hoạt động nghiệp vụ.................................................................................................................28
1. Soạn thảo và ban hành văn bản ..............................................................................................28
1.1. Hình thức văn bản .................................................................................................................28
1.2. Thể thức văn bản ..................................................................................................................28
1.3. Soạn thảo văn bản ................................................................................................................29
1.4. Duyệt dự thảo văn bản sửa chữa bổ sung dự thảo văn bản đã duyệt...................................30
1.5. Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành................................................................................30
1.6.Ký văn bản..............................................................................................................................31
2. Quản lý văn bản........................................................................................................................31
2.1. Quản lý văn bản đi.................................................................................................................31
2.1.1. Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số ngày, tháng, năm ban hành của văn
bản................................................................................................................................................32
2.1.2. Ghi số và ngày, tháng ban hành văn bản.............................................................................32
2.1.3. Đăng ký văn bản đi..............................................................................................................33
2.1.4. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật....................................................35
2.1.5.Thủ tục phát hành chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi...........................36
2.2. Quản lý văn bản đến..............................................................................................................39
2.2.1. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến ........................................................................................41
2.2.2. Trình, chuyển giao văn bản đến .........................................................................................46
2.2.3. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến.....................................................48
2.3. Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan..................................................................48
2.3.1. Mở hồ sơ............................................................................................................................48

2.3.2.Kết thúc và biết mục hồ sơ..................................................................................................49
2.3.3. Thời hạn nộp lưu hồ sơ tài liệu...........................................................................................49
2.3.4. Thủ tục giao nhận...............................................................................................................49
2.4. Quản lý và sử dụng con dấu ..................................................................................................49

SV: Nguyễn Hương Ly
Lớp CĐ Văn thư Lưu trữ 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Chương 3: Báo cáo kết quả thực tập tại cơ quan , tổ chức và đề xuất, khuyến nghị............................53
I.Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được ...........53
1. Những công việc đã làm trong thời gian thực tập....................................................................53
2.Kết quả đạt được.......................................................................................................................53
II.Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư của cơ quan......................................53
1.Nhận xét của cá nhân................................................................................................................53
2.Một số đề xuất nâng cao chất lượng công tác văn thư .............................................................54
III. Khuyến nghị.............................................................................................................................55
C. PHẦN KẾT LUẬN................................................................................................................................56
D. PHỤ LỤC...........................................................................................................................................58

SV: Nguyễn Hương Ly
Lớp CĐ Văn thư Lưu trữ 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
A. PHẦN MỞ ĐẦU
Trong hoạt động của con người, việc trao đổi thông tin là không thể thiếu

được, trong việc trao đổi thông tin con người có nhiều phương tiện và các cách
thể hiện các nhau. Văn bản được coi là phương tiện quan trọng nhất và nó đã trở
thành phương tiện không thể thiếu được đối với hoạt động quản lý của các cơ
quan tổ chức. Văn bản là căn cứ để điều hành và quản lý xã hội, là căn cứ pháp
lý để tra cứu trách nhiệm. Chính vì vậy, có thể khẳng định rằng: Công tác văn
thư là một trong những hoạt động quan trọng của bộ máy quản lý nói chung và
hoạt động của từng cơ quan nói riêng.
Trong công tác văn phòng, văn thư là hoạt động không thể thiếu được và
là nội dung quan trọng chiếm phần lớn hoạt động của cơ quan, tổ chức. Nó là
hoạt động giúp cho hệ thống của cơ quan hoạt động một cách thống nhất và trơn
chu.
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ
cho lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành công việc của cơ quan. Hoạt động quản lý của
cơ quan, tổ chức cao hay thấp phục thuộc vào một phần của công tác này có
được làm tốt hay không. Vì đây là một công tác mang tính chính trị vừa có tính
nghiệp vụ, kỹ thuật và liên quan nhiều cán bộ, công chức. Làm tốt công tác Văn
thư sẽ hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ và việc lợi dụng văn bản Nhà nước
để làm việc trái pháp luật góp phần lớn vào việc thúc đẩy sự phát triển kinh tế và
bảo vệ đất nước mỗi quốc gia.
Nắm bắt được tầm quan trọng đó, Đảng và Nhà nước ta nhiều năm qua đã
không ngừng cải cách nền Hành chính quốc gia trong đó có công tác Văn thư
được tập trung đổi mới và sáng tạo hơn.
Vì vậy để làm tốt công tác văn thư đòi hỏi phải nắm vững kiến thức lý
luận và phương pháp tiến hành các chuyên môn nghiệp vụ như soạn thảo văn
bản, quản lý văn bản, lập hồ sơ hiện hành…
Ngày nay công tác văn thư có vị trí quan trọng trong mọi lĩnh vực của xã
hội, nó đóng góp một phần đáng kể cho sự phát triển kinh tế đất nước, không ai
SV: Nguyễn Hương Ly

1

Lớp CĐ Văn thư Lưu trữ 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
trong chúng ta phủ nhận được vai trò quan trọng đó. Sống trong một xã hội đang
phát triển đòi hỏi mỗi cá nhân phải biết tự vươn lên, nỗ lực phấn đấu hết mình,
đem năng lực kiến thức mà mình trau dồi được phục vụ cho xã hội, cho đất nước
Xuất phát từ vai trò không thể thiếu của Văn thư đối với cơ quan, tổ chức
cũng như niềm yêu ngành, yêu nghề, sự giảng dạy tâm huyết của các thầy cô
trong trường , sự chỉ bảo tận tình của các cô, các chú, các anh, chị trong cơ quan
nên tôi đã chọn đề tài “Khảo sát, đánh giá tình hình tổ chức thực hiện Công
tác Văn thư tại Văn phòng Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội” để viết
báo cáo và có cái nhìn đúng đắn nhất về hoạt động văn thư.
Với Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội là cơ quan quản lý cấp trung
ương và chịu trách nhiệm trước chính phủ về lĩnh vực của mình. Công tác văn
thư ở Bộ có vị trí và vai trò cự kỳ quan trọng đối với hoạt động của toàn cơ
quan, là đầu mối của ngành Lao động thương binh và Xã hội, có trách nhiệm chỉ
đạo, hướng dẫn nghiệp vụ đối với các đơn vị thuộc Bộ, đơn vị sự nghiệp. Công
tác văn thư có tốt thì công việc của toàn cơ quan sẽ tốt.
Để đáp ứng được phương châm học đi đôi với hành, hằng năm trường Đại
học Nội vụ Hà Nội đã tổ chức cho sinh viên năm cuối đi thực tập tại các cơ
quan, đơn vị, tổ chức để giúp cho các sinh viên có cơ hội được khảo sát, trải
nghiệm về nghiệp vụ của mình. Nhờ sự giới thiệu của nhà trường cũng như sự
đồng ý tiếp nhận của Phòng Hành chính – Văn phòng Bộ Lao động – Thương
binh và Xã hội tôi đã có cơ hội thực tập tại cơ quan kể từ ngày 29/02/2016 đến
ngày29/04/2016.
Trong thời gian thực tập tại Phòng hành chính , tôi đã được tiếp xúc với
công tác Văn thư tại cơ quan, bước đầu được làm các công việc trong văn thư để
rèn luyện kỹ năng nghiệp vụ. Do thời gian thực tập ngắn, khối lượng công việc

của cơ quan lớn, việc áp dụng từ lý thuyết vào thực tế có nhiều điểm khác biệt
cần phải linh hoạt mới có thể hoàn thành được công việc được giao. Với sự nỗ
lực của bản thân, kiến thức các thầy cô trang bị, sự giúp đỡ tận tình của cán bộ
tại Phòng Hành chính nên tôi đã hoàn thành tốt đợt thực tập của mình.
SV: Nguyễn Hương Ly

2
Lớp CĐ Văn thư Lưu trữ 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Trong thời gian thực tập tại đây, tôi đã nhận được sự giúp đỡ tận tình của
chú Nguyễn Tiến Mai - Trưởng phòng Hành chính, chị Đào Thị Thiên Hương –
Phó Trưởng phòng Hành chính cùng toàn thể các anh, chị thuộc Văn phòng.
Tôi xin gửi lời cảm ơn tới các quý thầy cô Khoa Văn thư lưu trữ trường
Đại học Nội vụ Hà Nội đã trang bị những kiến thức và kinh nghiệm bổ ích để có
thể đáp ứng được yêu cầu của công việc. Xin chân thành cảm ơn các chú, các
anh, chị trong phòng Hành chính đã tạo điều kiện để tôi hoàn thành đợt thực tập.
Dưới đây là bài báo cáo của tôi, do thời gian và kiến thức của bản thân có
hạn nên còn nhiều sai sót rất mong nhận được sự quan tâm, góp ý của quý thầy
cô giáo để bài báo cáo thực tập đạt kết quả tốt nhất.
Xin chân thành cảm ơn!
SINH VIÊN

SV: Nguyễn Hương Ly

3
Lớp CĐ Văn thư Lưu trữ 13A

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
B. PHẦN NỘI DUNG
Chương 1: Giới thiệu vài nét về cơ quan, tổ chức

I. Lịch sử hình thành , chức nămg nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của cơ quan ,tổ chức
1. Lịch sử hình thành Bộ Lao động – Thương binh và xã hội
Trong chính phủ đầu tiên của nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa được
thành lập ngày 28-8-1945 và ra mắt ngày 2-9-1945 có Bộ Lao động và Bộ Cứu
tế xã hội trong tổng số 13 bộ. Hai bộ này là tiền thân của Bộ Lao động, Thương
binh và Xã hội ngày nay. Trong Chính phủ liên hiệp lâm thời được thành lập
ngày 2-3-1946, 2 bộ nói trên được thay thế bằng Bộ Xã hội (có 3 Nha: Nha Y tế,
Nha Cứu tế xã hội và Nha Lao động trung ương). Sau đó, trong Chính phủ liên
hiệp kháng chiến cải tổ, thành lập ngày 3-11-1946, Bộ Lao động và Bộ Cứu tế
được lập lại, đồng thời giải thể Bộ Xã hội. Bộ Cứu tế tồn tại đến năm 1947 thì
giải thể và được tái lập vào ngày 20 tháng 9 năm 1955 theo Quyết định của Hội
đồng Chính phủ, nhưng cũng chỉ tồn tại đến tháng 4 năm 1959.
Ngày 19 tháng 7 năm 1947, Bộ Thương binh – Cựu binh được thành lập,
đảm nhiệm công tác thương binh, liệt sĩ mà trước đó thuộc chức năng của Phòng
Thương binh thuộc Chính trị Cục, Bộ Quốc phòng. Tháng 4 năm 1959, Bộ
SV: Nguyễn Hương Ly

4
Lớp CĐ Văn thư Lưu trữ 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Thương binh – Cựu binh giải thể, toàn bộ công tác Thương binh liệt sỹ được
chuyển giao cho Bộ Nội vụ phụ trách.
Như vậy trong Chính phủ nhiệm kỳ Quốc hội khóa II (1960-1964), chức
năng của Bộ Lao động, Thương binh và Xã hội ngày nay do 2 bộ: Nội vụ và Lao
động đảm nhiệm.
Phụ trách công tác thương binh, liệt sĩ ở Bộ Nội vụ ban đầu là Vụ Thương
binh (có thêm công tác đối với quân nhân phục vụ do Hội đồng phục viên Trung
ương chuyển giao), tiếp sau là Vụ Dân chính Thương binh (có thêm công tác hộ
tịch và công tác Quản lý các trại hàng binh Âu Phi) và sau đó là Vụ Thương
binh và An toàn xã hội (có thêm công tác cứu tế xã hội và công tác bảo hiểm xã
hội). Ngày 20 tháng 3 năm 1965, Hội đồng Chính phủ ra Quyết định số 36/CP
thành lập Vụ số 8 trực thuộc Bộ Nội vụ để thống nhất Quản lý các chính sách,
chế độ đối với gia đình những cán bộ đi "công tác đặc biệt"; Quản lý trại nhi
đồng đặc biệt; đón tiếp, bố trí công việc cho đồng bào miền Nam ra Bắc; Quản
lý mồ mả, hồ sơ, di sản của công nhân viên chức và đồng bào miền Nam chết ở
miền Bắc. Ngày 16 tháng 8 năm 1967, Hội đồng Chính phủ ra Quyết định số
129/CP thành lập Vụ Hưu trí thuộc Bộ Nội vụ.
Tháng 7-1975, Bộ Công an và một số bộ phận của Bộ Nội vụ hợp nhất
thành một bộ mới, lấy tên là Bộ Nội vụ, và bộ này không còn thực hiện chức
năng cũ về thương binh, liệt sĩ nữa. Do đó Chính phủ thành lập Bộ Thương binh
và Xã hội trên cơ sở bộ phận làm công tác Thương binh liệt sỹ của Bộ Nội vụ
cũ.
Năm 1987, hợp nhất hai Bộ Lao động, Bộ Thương binh và Xã hội thành
Bộ Lao động, Thương binh và Xã hội.
2. Chức nămg nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức
Căn Luật tổ chức chính phủ ngày 25 tháng 12 năm 2001;
Căn cứ Nghị định số 36/2012/NĐ-CP ngày 18 tháng 4 năm 2012 của
Chính phủ quy định chức năng nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ
Cơ quan ngang Bộ ;
Theo đề nghị của Bộ trưởng Bộ Lao đồng – Thương binh và Xã hội ;

SV: Nguyễn Hương Ly

5
Lớp CĐ Văn thư Lưu trữ 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Chính phủ ban hành Nghị định số 601/2012/NĐ-CP quy định chức năng ,
nhiệm vụ, quyền hạn cơ cấu tổ chức của bộ Lao động – Thương binh và Xã hội

SV: Nguyễn Hương Ly

6
Lớp CĐ Văn thư Lưu trữ 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
2.1. Vị trí và chức năng
Bộ Lao động – Thương binh và xã hội là cơ quan của chính phủ , thực
hiện chính phủ thực hiện chức năng quản lý nhà nước về các lĩnh vực : Việc
làm, dạy nghề , lao động , tiền lương,tiền công, bảo hiểm xãm hội ( bảo hiểm xã
hội bắt buộc, bảo hiểm xã hội tự nguyện, bảo hiểm thất nghiệp ), an toàn lao
động , người có công , bảo trợ xã hội, bảo vệ và chăm sóc trẻ em, bình đẳng
giới, phòng chống tệ nạn xã hội ( sau đây gọi chung là lĩnh vực lao động , người
có công và xã hội ) trong phạm vi cả nước ; quản ký nhà nước các dịch vụ công
trong các nghành, lĩnh vực thuộc phạm vị quản lý nhà nước của Bộ
2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn
Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội thực hiện nhiệm vụ, quyền

hạn quy định tại Nghị định số 36/2012/NĐ-CP ngày 18 tháng 4 năm 2012 của
Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ,
cơ quan ngang Bộ và những nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể sau đây:
1. Trình Chính phủ các dự án luật, dự thảo nghị quyết của Quốc hội, dự án
pháp lệnh, dự thảo nghị quyết của Ủy ban Thường vụ Quốc hội, dự thảo nghị
định của Chính phủ theo chương trình xây dựng pháp luật hàng năm của Bộ đã
được phê duyệt và các nghị quyết, dự án, đề án theo sự phân công của Chính
phủ, Thủ tướng Chính phủ; chiến lược, quy hoạch, kế hoạch phát triển dài hạn,
năm năm, hàng năm và các dự án, công trình quan trọng quốc gia về ngành, lĩnh
vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ.
2. Trình Thủ tướng Chính phủ dự thảo quyết định, chỉ thị, chương trình
mục tiêu quốc gia, chương trình quốc gia, chương trình hành động quốc gia và
các văn bản khác về ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ
hoặc theo phân công.
3. Ban hành thông tư, quyết định, chỉ thị và các văn bản khác về quản lý
nhà nước đối với ngành, lĩnh vực do Bộ quản lý.
4. Chỉ đạo, hướng dẫn, tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật,
chiến lược, quy hoạch, kế hoạch, chương trình mục tiêu quốc gia, chương trình
SV: Nguyễn Hương Ly

7
Lớp CĐ Văn thư Lưu trữ 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
quốc gia, chương trình hành động quốc gia, các dự án, công trình quan trọng
quốc gia sau khi được phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục
pháp luật về các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ.
5. Về lĩnh vực việc làm và bảo hiểm thất nghiệp:

a) Hướng dẫn thực hiện các quy định của pháp luật về chính sách việc
làm, chính sách phát triển thị trường lao động, chỉ tiêu tạo việc làm mới và
khuyến khích tạo việc làm mới; về tuyển dụng và quản lý lao động Việt Nam và
lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam; về chính sách việc làmđối với đối
tượng đặc thù, lao động dịch chuyển; về lao động bị mất việc làm trong sắp xếp
lại doanh nghiệp nhà nước;
b) Hướng dẫn cơ chế thực hiện các dự án của Chương trình mục tiêu quốc
gia về việc làm theo thẩm quyền;
c) Quy định cụ thể điều kiện thành lập, tổ chức và hoạt động của tổ chức
dịch vụ việc làm;
d) Hướng dẫn và tổ chức thực hiện các hoạt động giao dịch việc làm;
đ) Tổ chức hệ thống thông tin thị trường lao động; thu thập, cung cấp cơ
sở dữ liệu về thị trường lao động cho tổ chức, cá nhân có nhu cầu;
e) Hướng dẫn, kiểm tra và tổ chức thực hiện các quy định của pháp luật
về bảo hiểm thất nghiệp.
6. Về lĩnh vực người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo
hợp đồng:
a) Hướng dẫn thực hiện các quy định của pháp luật về người lao động
Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng;
b) Phát triển thị trường lao động ngoài nước;
c) Xây dựng và hướng dẫn thực hiện kế hoạch đào tạo nguồn lao động đi
làm việc ở nước ngoài; quy định nội dung, chương trình và chứng chỉ bồi dưỡng
kiến thức cho người lao động trước khi đi làm việc ở nước ngoài;
d) Quy định về Giấy phép; quyết định việc cấp, đổi, thu hồi Giấy phép
hoạt động dịch vụ đưa người lao động đi làm việc ở nước ngoài;
SV: Nguyễn Hương Ly

8
Lớp CĐ Văn thư Lưu trữ 13A

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
đ) Tổ chức, hướng dẫn việc đăng ký hợp đồng của doanh nghiệp và người
lao động đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng cá nhân; giám sát việc thực
hiện hợp đồng của doanh nghiệp;
e) Phối hợp với Bộ Ngoại giao tổ chức và chỉ đạo công tác quản lý, xử lý
những vấn đề liên quan đến người lao động Việt Nam làm việc ở nước ngoài
theo hợp đồng;
g) Quản lý Quỹ hỗ trợ việc làm ngoài nước.
7. Về lĩnh vực dạy nghề:
a) Tổ chức, kiểm tra và chủ trì, phối hợp với Bộ, ngành liên quan hướng
dẫn về chính sách, chế độ dạy nghề và học nghề;
b) Xây dựng quy hoạch mạng lưới trường cao đẳng nghề, trung cấp nghề,
trung tâm dạy nghề; quy định cụ thể điều kiện thành lập, tổ chức và hoạt động
của cơ sở dạy nghề; điều lệ mẫu trường cao đẳng nghề, trường trung cấp nghề;
quy chế mẫu trung tâm dạy nghề; tiêu chuẩn cơ sở vật chất và thiết bị dạy nghề;
c) Quy định danh mục nghề đào tạo; chương trình khung trình độ cao
đẳng nghề, trung cấp nghề; quy chế tuyển sinh, thi, kiểm tra, công nhận tốt
nghiệp, cấp bằng, chứng chỉ nghề; mẫu bằng, chứng chỉ nghề;
d) Quy định nguyên tắc, quy trình và tổ chức việc xây dựng tiêu chuẩn kỹ
năng nghề quốc gia; quản lý việc đánh giá, cấp chứng chỉ kỹ năng nghề quốc
gia;
đ) Quy định tiêu chuẩn, quy trình kiểm định chất lượng dạy nghề;
e) Quyết định thành lập trường cao đẳng nghề; công nhận hiệu trưởng
trường cao đẳng nghề tư thục theo thẩm quyền.
8. Về lĩnh vực lao động, tiền lương:
a) Hướng dẫn thực hiện về hợp đồng lao động, đối thoại tại nơi làm việc,
thương lượng tập thể, thoả ước lao động tập thể, kỷ luật lao động, trách nhiệm
vật chất, giải quyết tranh chấp lao động và đình công;

b) Hướng dẫn thực hiện tiền lương tối thiểu, chế độ tiền lương đối với
người lao động và người giữ chức danh lãnh đạo, quản lý trong doanh nghiệp
SV: Nguyễn Hương Ly

9
Lớp CĐ Văn thư Lưu trữ 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
nhà nước; chế độ tiền lương trong doanh nghiệp hoạt động theo Luật doanh
nghiệp và tổ chức, cá nhân có sử dụng lao động theo quy định của Bộ luật lao
động;
c) Hướng dẫn thực hiện chế độ tiền lương đối với người lao động trong
doanh nghiệp nhà nước đi học tập, công tác ở nước ngoài; chế độ tiền lương đối
với lao động là người nước ngoài làm việc trong các doanh nghiệp nhà
nước; chế độ ưu đãi đối với lao động đặc thù;
d) Quy định nguyên tắc xây dựng định mức lao động, tiêu chuẩn kỹ thuật
công nhân, tiêu chuẩn chuyên môn, nghiệp vụ trong doanh nghiệp nhà nước.
9. Về bảo hiểm xã hội bắt buộc và bảo hiểm xã hội tự nguyện:
a) Hướng dẫn, kiểm tra thực hiện chế độ, chính sách bảo hiểm xã hội bắt
buộc, bảo hiểm xã hội tự nguyện và các hình thức bảo hiểm xã hội kháctheo quy
định của pháp luật;
b) Quy định chế độ thông tin, báo cáo về bảo hiểm xã hội; giải quyết
khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về bảo hiểm xã hội.
10. Về lĩnh vực an toàn lao động:
a) Hướng dẫn thực hiện các quy định của pháp luật về an toàn lao động,
điều kiện lao động; bồi thường tai nạn lao động và bệnh nghề nghiệp; chế độ
làm việc, thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi đối với người lao động;
b) Phối hợp với Bộ Y tế quy định và hướng dẫn thực hiện chế độ bồi

dưỡng bằng hiện vật cho người lao động làm việc trong điều kiện có yếu tố nguy
hiểm, độc hại theo quy định của pháp luật; ban hành danh mục bệnh nghề
nghiệp;
c) Ban hành danh mục các loại máy, thiết bị, vật tư có yêu cầu nghiêm
ngặt về an toàn lao động; phương tiện bảo vệ cá nhân đối với người lao động;
nghề, công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm và đặc biệt nặng nhọc, độc hại,
nguy hiểm;
d) Quy định và hướng dẫn thực hiện chế độ trang bị phương tiện bảo vệ
cá nhân; tiêu chuẩn phân loại lao động theo điều kiện lao động;
SV: Nguyễn Hương Ly

10
Lớp CĐ Văn thư Lưu trữ 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
đ) Quy định và hướng dẫn chung về kiểm định các loại máy, thiết bị, vật
tư có yêu cầu nghiêm ngặt về an toàn lao động;
e) Ban hành quy trình kiểm định đối với các loại máy, thiết bị, vật tư có
yêu cầu nghiêm ngặt về an toàn lao động thuộc phạm vi quản lý;
g) Thẩm định để các Bộ quản lý ngành, lĩnh vực ban hành quy trình kiểm
định đối với các loại máy, thiết bị, vật tư có yêu cầu nghiêm ngặt về an toàn lao
động; tiêu chí, điều kiện hoạt động của các tổ chức kiểm định;
h) Quy định, hướng dẫn việc kiểm tra chất lượng các sản phẩm, hàng hoá
đặc thù về an toàn lao động theo quy định của pháp luật;
i) Ban hành hệ thống Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về an toàn lao động;
k) Chủ trì và phối hợp hướng dẫn, tổ chức triển khai Chương trình quốc
gia về bảo hộ lao động, an toàn lao động, vệ sinh lao động; Tuần lễ quốc gia về
an toàn, vệ sinh lao động và phòng, chống cháy nổ;

l) Quản lý việc khai báo, điều tra, thống kê, báo cáo về tai nạn lao động;
tổng hợp và báo cáo các cấp có thẩm quyền về tai nạn lao động trong phạm vi cả
nước.
11. Về lĩnh vực người có công:
a) Hướng dẫn, kiểm tra thực hiện chính sách, pháp luật về ưu đãi đối với
người có công với cách mạng;
b) Quy định chế độ, định mức, phương thức trang cấp dụng cụ chỉnh hình
và phương tiện trợ giúp cho người có công với cách mạng;
c) Phối hợp với các Bộ, ngành, địa phương, các đoàn thể chính trị - xã hội
tổ chức các phong trào đền ơn đáp nghĩa, quản lý "Quỹ đền ơn đáp nghĩa";
d) Quy hoạch và hướng dẫn quy hoạch mạng lưới cơ sở nuôi dưỡng, điều
dưỡng người có công, công trình ghi công liệt sĩ;
đ) Quy định việc quản lý các công trình ghi công liệt sĩ;
e) Hướng dẫn công tác tiếp nhận, quy tập hài cốt liệt sĩ; thông tin về mộ
liệt sĩ.
12. Về lĩnh vực bảo trợ xã hội:
SV: Nguyễn Hương Ly

11
Lớp CĐ Văn thư Lưu trữ 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
a) Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về giảm
nghèo và trợ giúp xã hội;
b) Tổ chức thực hiện Chương trình mục tiêu quốc gia giảm nghèo và các
chương trình trợ giúp xã hội theo thẩm quyền;
c) Hướng dẫn xây dựng quy hoạch mạng lưới cơ sở bảo trợ xã hội;
d) Quy định cụ thể điều kiện thành lập, tổ chức và hoạt động của cơ sở

bảo trợ xã hội;
đ) Quy định thủ tục nhận đối tượng vào các cơ sở bảo trợ xã hội và từ cơ
sở bảo trợ xã hội về gia đình.
13. Về lĩnh vực bảo vệ và chăm sóc trẻ em:
a) Hướng dẫn thực hiện các quy định của pháp luật về chính sách bảo vệ,
chăm sóc trẻ em trong phạm vi quyền hạn, trách nhiệm của Bộ;
b) Quy định cụ thể điều kiện thành lập, tổ chức và hoạt động của cơ sở trợ
giúp trẻ em;
c) Quy định thủ tục tiếp nhận trẻ em có hoàn cảnh đặc biệt vào các cơ sở
trợ giúp trẻ em và từ cơ sở trợ giúp trẻ em trở về gia đình;
d) Chủ trì, phối hợp với các Bộ, ngành, địa phương, tổ chức chính trị - xã
hội và các tổ chức khác thực hiện Chương trình hành động Quốc gia vì trẻ em;
Chương trình bảo vệ trẻ em, chăm sóc, giáo dục trẻ em có hoàn cảnh đặc biệt và
các chương trình, kế hoạch khác về bảo vệ, chăm sóc, giáo dục trẻ em;
đ) Quản lý, sử dụng Quỹ Bảo trợ trẻ em Việt Nam.
14. Về lĩnh vực phòng, chống tệ nạn xã hội:
a) Hướng dẫn thực hiện các quy định của pháp luật về chính sách, giải
pháp phòng ngừa tệ nạn mại dâm; cai nghiện ma tuý; quản lý sau cai nghiện; hỗ
trợ nạn nhân bị mua bán;
b) Hướng dẫn xây dựng quy hoạch mạng lưới Trung tâm Chữa bệnh Giáo dục - Lao động xã hội, cơ sở quản lý sau cai nghiện;
c) Quy định cụ thể điều kiện thành lập, tổ chức và hoạt động của Trung
tâm Chữa bệnh - Giáo dục - Lao động xã hội, cơ sở quản lý sau cai nghiện; cấp
SV: Nguyễn Hương Ly

12
Lớp CĐ Văn thư Lưu trữ 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

và thu hồi Giấy phép đối với các cơ sở cai nghiện ma tuý tự nguyện theo quy
định của pháp luật;
d) Quy định chương trình giáo dục, dạy nghề và tái hoà nhập cộng đồng
đối với người bán dâm và người nghiện ma tuý;
đ) Quy định thủ tục đưa đối tượng vào Trung tâm Chữa bệnh - Giáo dục Lao động xã hội, cơ sở quản lý sau cai nghiện.
15. Về lĩnh vực bình đẳng giới:
a) Hướng dẫn thực hiện về bình đẳng giới theo quy định của pháp luật;
b) Tham gia đánh giá việc lồng ghép vấn đề bình đẳng giới trong xây
dựng văn bản quy phạm pháp luật;
c) Tổng kết, báo cáo cơ quan có thẩm quyền về thực hiện bình đẳng giới
theo quy định của pháp luật.
16. Hướng dẫn và tổ chức thực hiện công tác thống kê trong lĩnh vực lao
động, người có công và xã hội theo quy định của pháp luật; xây dựng cơ sở dữ
liệu, hệ thống thông tin thống kê của Bộ, ngành.
17. Quản lý các hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin trong lĩnh vực
lao động, người có công và xã hội theo quy định của pháp luật.
18. Quản lý các hoạt động chuyên môn y tế trong các đơn vị thuộc lĩnh
vực lao động, người có công và xã hội có hoạt động y tế theo quy định của pháp
luật.
19. Về dịch vụ công:
a) Quản lý nhà nước các dịch vụ công trong ngành, lĩnh vực thuộc phạm
vi quản lý nhà nước của Bộ theo quy định của pháp luật;
b) Xây dựng và ban hành tiêu chuẩn, quy trình, quy chuẩn, định mức kinh
tế - kỹ thuật đối với hoạt động tổ chức cung ứng dịch vụ công thuộc ngành, lĩnh
vực;
c) Hướng dẫn các tổ chức thực hiện dịch vụ công theo quy định của pháp
luật.
20. Thực hiện hợp tác quốc tế và hội nhập quốc tế trong lĩnh vực lao
SV: Nguyễn Hương Ly

13
Lớp CĐ Văn thư Lưu trữ 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
động, người có công và xã hội theo quy định của pháp luật.
21. Quyết định và chỉ đạo thực hiện chương trình cải cách hành chính của
Bộ theo mục tiêu và nội dung chương trình cải cách hành chính nhà nước đã
được Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ phê duyệt.
22. Thực hiện quyền và nghĩa vụ của chủ sở hữu nhà nước đối với công ty
trách nhiệm hữu hạn một thành viên do Nhà nước làm chủ sở hữu, phần vốn nhà
nước đầu tư vào các doanh nghiệp khác được tổ chức và hoạt động theo
Luật doanh nghiệp thuộc trách nhiệm quản lý của Bộ.
23. Quản lý hội, tổ chức phi Chính phủ hoạt động trong lĩnh vực lao động,
người có công và xã hội theo quy định của pháp luật.
24. Quản lý về tổ chức bộ máy, biên chế, cán bộ, công chức, viên chức;
thực hiện chế độ tiền lương và các chế độ, chính sách đãi ngộ, khen thưởng, kỷ
luật đối với cán bộ, công chức, viên chức thuộc phạm vi quản lý của Bộ theo
quy định của pháp luật.
25. Nghiên cứu khoa học, ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật, công nghệ
trong lĩnh vực lao động, người có công và xã hội.
26. Thanh tra; kiểm tra; giải quyết khiếu nại, tố cáo; phòng, chống tham
nhũng, tiêu cực và xử lý vi phạm theo quy định của pháp luật.
27. Quản lý tài chính, tài sản được giao và tổ chức thực hiện ngân sách
nhà nước được phân bổ theo quy định của pháp luật.
28. Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác do Chính phủ, Thủ tướng
Chính phủ giao và theo quy định của pháp luật.
2.3. Cơ cấu tổ chức
(Xem phụ lục 01: Sơ đồ hóa bộ máy Bộ Lao động – Thương binh và Xã

hộiLãnh đạo Bộ.)
Bộ trưởng Đào Ngọc Dung
Thứ Trưởng Huỳnh Văn Tý
Thứ trưởng: Nguyễn Trọng Đàm.
Thứ trưởng: Phạm Minh Huân.
SV: Nguyễn Hương Ly

14
Lớp CĐ Văn thư Lưu trữ 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Thứ trưởng: Doãn Mậu Diệp.
Thứ trưởng: Đào Hồng Loan.
Các đơn vị quản lý nhà nước.
1. Vụ Lao động - Tiền lương.
2. Vụ Bảo hiểm xã hội.
3. Vụ Hợp tác quốc tế.
4. Vụ Bình đẳng giới.
5. Vụ Kế hoạch - Tài chính.
6. Vụ Pháp chế.
7. Vụ Tổ chức cán bộ.
8. Thanh tra Bộ.
9. Văn phòng Bộ.
10. Cục Quản lý Lao động ngoài nước.
11. Cục An toàn lao động.
12. Cục Người có công.
13. Cục Phòng, chống tệ nạn xã hội.
14. Cục Việc làm.

15. Cục Bảo trợ xã hội.
16. Cục Bảo vệ, chăm sóc trẻ em.
17. Tổng cục Dạy nghề.
Các đơn vị sự nghiệp phục vụ quản lý nhà nước
18. Trung tâm Thông tin
19. Viện Khoa học Lao động và Xã hội.
20. Viện Chỉnh hình - Phục hồi chức năng.
21. Tạp chí Lao động và Xã hội.
22. Tạp chí Gia đình và Trẻ em.
23. Báo Lao động và Xã hội.
24. Trường Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức lao động - xã hội.
II. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
SV: Nguyễn Hương Ly

15
Lớp CĐ Văn thư Lưu trữ 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
chức của bộ phận văn thư cơ quan
1. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Văn phòng bộ Lao động –
Thương binh và xã hội
Căn cứ luật tổ chức Chính phủ ngày 25 tháng 12 năm 2001
Căn cứ Nghị định số 36/2012/NĐ-CP ngày 18 tháng 4 năm 2012 của
Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ,
cơ quan ngang Bộ;
Căn cứ Nghị định số 106/2012/NĐ-CP ngày 20 tháng 12 năm 2012 của
Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ
Lao động– Thương binh và Xã hội;

Theo đề nghị của Vụ trưởng vụ Tổ chức cán bộ.
Bộ trưởng Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội ban hành quyết định số
989QĐ-LĐTBXH quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức
của Văn phòng Bộ như sau:
1.1. Vị trí và chức năng
Văn phòng Bộ là đơn vị thuộc Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội, có
trách nhiệm giúp Bộ trưởng theo dõi, đôn đốc các tổ chức, cơ quan, đơn vị thực
hiện chương trình, kế hoạch công tác của Bộ; tổ chức thực hiện công tác hành
chính, văn thư, lưu trữ; quản lý cơ sở vật chất – kỹ thuật, tài sản, kinh phí hoạt
động, đảm bảo phương tiện, điều kiện làm việc phục vụ chung cho hoạt động
của Bộ và công tác quản trị nội bộ.
Văn phòng Bộ có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng theo
quy định của pháp luật
1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn
- Tổng hợp, xây dựng chương trình, kế hoạch công tác hàng tháng, hàng
tuần của Bộ; là đầu mối tổng hợp và lập báo cáo định kỳ, báo cáo đột xuất về
công tác chỉ đạo, điều hành và tình hình thực hiện chương trình, kế hoạch công
tác của Bộ đã được phê duyệt.
- Theo dõi, kiểm tra, đôn đốc các cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ và ngành
SV: Nguyễn Hương Ly

16
Lớp CĐ Văn thư Lưu trữ 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của Bộ, các văn bản hành chính thông
thường của Bộ và các nhiệm vụ khác được Bộ giao
- Trình Bộ phân công nhiệm vụ và đôn đốc, giám sát việc thực hiện các

nội dung, công việc thuộc trách nhiệm của Bộ được giao tại các nghị quyết,
chương trình, kết luận và các văn bản khác do cơ quan của Đảng và Nhà nước
ban hành.
- Tổng hợp tình hình xử lý công việc theo nhiệm vụ được giao, thông tin
kịp thời đến Lãnh đạo Bộ các công việc được giải quyết, chưa được giải quyết
và những công việc cần thiết khác để lãnh đạo Bộ xem xét, xử lý.
- Phối hợp với các đơn vị liên quan chuẩn bị nội dung, chương trình cá
buổi họp, buổi làm việc của Lãnh đạo Bộ; ghi biên bản và ra thông báo kết luận
các cuộc họp, buổi làm việc của Lãnh đạo Bộ (trong trường hợp người chủ trì
cuộc họp, buổi làm việc yêu cầu).
- Làm đầu mối liên hệ, tổ chức các hoạt động phối hợp với Bộ, cơ quan
ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, các tổ chức chính trị - xã hội và Ủy ban
nhân dân cấp tỉnh theo quy định của Chính phủ.
- Thực hiện các nhiệm vụ quản trị hành chính; phục vụ hoạt động chỉ đạo
điều hành công việc hàng tuần, hàng ngày của Lãnh đạo Bộ.
- Tổ chức chỉ đạo, quản lý và thực hiện công tác hành chính,văn thư, lưu
trữ hồ sơ, các quy định về bảo vệ bí mật nhà nước trong cơ quan Bộ và các đơn
vị trực thuộc Bộ; kiểm tra về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản và quy trình
thủ tục trong việc trình Lãnh đạo Bộ duyệt, ký và ban hành văn bản quy phạm
pháp luật, văn bản hành chính theo quy định của pháp luật; quản lý và tổ chức
hoạt động của thư viện Bộ.
- Bảo đảm trật tự, kỷ luật, kỷ cương theo nội dung, quy chế làm việc của
cơ quan; quản lý chế độ làm việc, sinh hoạt và hội nghị của Bộ theo quy định
của pháp luật và của Bộ.
- Tổ chức thực hiện công tác phòng cháy, chữa cháy, phòng, chống lụt,
bão; bảo đảm an toàn vệ sinh, môi trường, phòng, chống dịch bệnh và công tác y
SV: Nguyễn Hương Ly

17
Lớp CĐ Văn thư Lưu trữ 13A

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
tế đối với cơ quan Bộ; tổ chức thực hiện công tác quốc phòng, an ninh của Bộ và
cơ quan Bộ.
- Bảo đảm phương tiện và điều kiện làm việc của cơ quan Bộ; quản lý và
sử dụng cơ sở vật chất – kỹ thuật, kinh phí hoạt động của cơ quan Bộ.
- Thực hiện công tác kế toán, tài chính của cơ quan Bộ; là đơn vị dự toán
cấp II của Bộ.
- Về Thi đua – khen thưởng
+ Xây dựng chương trình, kế hoạch, nội dung phát động các phong trào
thi đua trong các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ, ngành;
+ Giúp Bộ trưởng quản lý thống nhất kiểm tra và giám sát việc tổ chức
thực hiện công tác thi đua, khen thưởng của Bộ, ngành;
+ Giúp việc Bộ trưởng trong quá trình thực hiện nhiệm vụ của Ủy viên
Hội đồng Thi đua – Khen thưởng Trung ương;
+ Tổ chức thực hiện và quản lý, sử dụng quỹ thi dua, khen thưởng của Bộ
trưởng để phục vụ cho công tác thi đua, khen thưởng;
+ Thực hiện nhiệm vụ Thường trực Hội đồng Thi đua – Khen thưởng Bộ,
ngành và các nhiệm vụ trong hoạt động của Khối thi đua các Bộ, ngành khoa
học – văn hóa – xã hội.
- Chủ trì, phối hợp với các cơ quan báo chí, xuất bản, truyền thông và các
đơn vị liên quan tổ chức thực hiện hoạt động thông tin, truyền thông về hoạt
động của ngành Lao động -Thương binh và Xã hội ở trong nước và ngoài nước;
giúp Bộ trưởng thu thập, xử lý thông tin của báo chí về các lĩnh vực hoạt động
của Bộ.
- Là đầu mối giúp Bộ trưởng theo dõi, đôn đốc, tổng hợp tình hình trả lời
chất vấn của Đại biểu Quốc hội và kiến nghị của cử tri về những vấn đề thuộc
ngành, lĩnh vực quản lý nhà nước của Bộ.

- Phối hợp với Trung tâm Thông tin và các đơn vị liên quan để thông tin,
tuyên truyền về tình hình hoạt động của Bộ trên trang thông tin điện tử của Bộ.
- Phối hợp với Công đoàn Bộ chăm lo đời sống vật chất, tinh thần cho
SV: Nguyễn Hương Ly

18
Lớp CĐ Văn thư Lưu trữ 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
công chức, viên chức và người lao động trong cơ quan Bộ theo chế độ, chính
sách của Nhà nước và của Bộ.
- Quản lý công chức, viên chức và người lao động của Văn phòng Bộ theo
quy định của pháp luật và phân cấp của Bộ.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Bộ giao hoặc do pháp luật quy định.
1.3. Cơ cấu tổ chức
(Xem phụ lục 02: Sơ đồ hóa cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ)
Văn phòng Bộ có Chánh Văn phòng Bộ, các phó Chánh Văn phòng Bộ,
và một số công chức, viên chức, người lao động.
Lãnh đạo Văn phòng:
Chánh Văn phòng: Nguyễn Bá Hoan
Phó Chánh Văn phòng: Lưu Hồng Sơn;
Phó Chánh Văn phòng: Vũ Xuân Hân;
Phó Chánh Văn phòng: Võ Vĩnh Nam;
Phó Chánh Văn phòng: Vũ Ngọc Thủy;
Phó Chánh Văn phòng : Lê Thị Dân.
Các Phòng:
- Đại diện Văn phòng Bộ tại thành phố Hồ Chí Minh;
- Phòng Hành chính;

- Phòng Thư ký - Tổng hợp;
- Phòng Tuyên truyền – Thi đua;
- Phòng Quản trị;
- Phòng Tài chính – Kế toán;
- Phòng Quốc phòng – An ninh;
- Phòng Quản lý xe;
- Nhà khách;
- Nhà khách người có công (đơn vị sự nghiệp công lập).
2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của phòng hành chính
Căn cứ Nghị định số 106/2012/QĐ-LĐTBXH ngày 20 tháng 2 năm 2012
SV: Nguyễn Hương Ly

19
Lớp CĐ Văn thư Lưu trữ 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
của chính phủ quy định chức năng nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức của
Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội:
Căn cứ quyết định số 989/QĐ-LĐTBXH ngày 01 tháng 7 năm 2013 cuả
Bộ Trưởng Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội về việc quy định chức năng
nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ;
Xét đề nghị của Trường phòng hành chính ;
Chánh văn phòng Bộ ban hành quyết định số 568/QĐ-VP về quy định
chức năng nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức phòng hành chính như sau
2.1. Vị trí, chức năng của phòng hành chính
Phòng hành chính là phòng chuyên môn nghiệp vụ thuộc Văn phòng Bộ,
có chức năng giúp Chánh văn phòng Bộ thực hiện công tác hành chính, văn thư,
lưu trữ theo quy định của nhà nước và Bộ.

2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn
- Tiếp nhận, đăng ký, quản lý, làm thủ tục chuyển giao, phát hành văn bản
đi, đến (công văn, tài liệu, điện tín, đơn, thư, báo chí và các loại văn bản hành
chính khác) theo quy định của Nhà nước và của Bộ;
- Kiểm tra thể thức, thủ tục ban hành văn bản đi theo quy định của Pháp
luật; có trách nhiệm xem xét, báo cáo và đề xuất với Lãnh đạo Văn phòng Bộ
những trường hợp sai sót cần điều chỉnh, bổ sung;
- Làm đầu mối giúp việc Chánh Văn phòng Bộ thực hiện công tác bảo vệ
bí mật nhà nước của cơ quan Bộ;
- Quản lý, sử dụng con dấu, công văn, tài liệu mật theo quy định của Nhà
nước và của Bộ;
- Thực hiện đánh máy, in, sao chụp văn bản theo quy định của Nhà nước
và của Bộ;
- Thực hiện nhiệm vụ lưu trữ, giúp Chánh Văn phòng Bộ thực hiện quản
lý công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ trong Bộ và các đơn vị thuộc Bộ; lập và
giao nộp hồ sơ lưu trữ và tài liệu lưu trữ trong Bộ và các đơn vị thuộc Bộ; lập và
SV: Nguyễn Hương Ly

20
Lớp CĐ Văn thư Lưu trữ 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
giao nộp hồ sơ lưu trữ theo quy định; hướng dẫn các quy trình nghiệp vụ lưu trữ
theo quy định của Nhà nước về công tác lưu trữ cho các đơn vị thuộc Bộ; phục
vụ tra cứu tài liệu của Lãnh đạo Bộ, các đơn vị thuộc Bộ và tổ chức, công dân
khi có yêu cầu;
- Quản lý và tổ chức hoạt động của Thư viện;

- Quản lý, sử dụng có hiệu quả tài sản được giao. Định kỳ xây dựng kế
hoạch thay thế, sửa chữa tài sản và thực hiện chế độ báo cáo theo quy định của
Nhà nước và của Bộ;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chánh Văn phòng giao.
2.3. Cơ cấu tổ chức
Phòng Hành chính làm việc theo chế độ 01 Trưởng phòng, 01 Phó Trưởng
phòng. Trưởng phòng Hành chính phụ trách công tác chung, chịu trách nhiệm trước
Chánh Văn phòng về các mặt hoạt động nghiệp vụ của phòng. Phó Trưởng phòng
chịu trách nhiệm về Phòng Lưu trữ. Các cán bộ, chuyên viên chịu trách nhiệm trước
Trưởng phòng và Phó Trưởng phòng về các khâu nghiệp vụ được giao.
Chương 2: Thực trạng công tác văn thư của Bộ Lao động –
Thương binh và Xã hội
I. Hoạt động quản lý
1. Quản lý văn bản, hồ sơ ,tài liệu
• Tất cả các văn bản gửi đến bộ đều phải đăng ký tại văn phòng Bộ. Văn
phòng Bộ chịu trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ tiếp nhận, đăng ký , phân loại
văn bản đến và chuyển đến đơn vị cá nhân xử lý theo nguyên tắc sau:
- Văn bản của Đảng, của nhà nước, của các cơ quan liên quan đến chức
năng nhiệm vụ của bộ văn phòng Bộ phải trình Bộ trưởng hoặc thứ trưởng xử lý.
- Văn bản, tài liệu gửi cho cá nhân thì chuyển cho cá nhân. Nêu nội dung
của văn bản tài liệu liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của bộ thì cá nhân phải
chuyển cho văn phòng Bộ để xử lý.
Trường hợp văn bản tài liệu gửi trực tiếp bộ trưởng, thứ trưởng thì sau khi
có ý kiến chỉ đạo của Bộ trưởng, thứ trưởng, văn phòng Bộ vào sổ đăng ký, theo
SV: Nguyễn Hương Ly

21
Lớp CĐ Văn thư Lưu trữ 13A

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
dõi và chuyển cho đơn vị cá nhân xử lý
- Các văn bản khác , văn phòng Bộ chuyển tới Thủ trưởng đơn vị liên
quan giải quyết
- Văn bản có dấu chỉ mức độ mật, khẩn phải được trình và chuyển giao
ngay sau khi nhận. Việc chuyển giao văn bản phải đảm bảo chính xác và sự bí
mật nội dung văn bản
• Các văn bản về vấn đề nhân sự của các bộ, ngành, địa phương gửi về
Bộ phải trình Bộ trưởng Cho ý kiến chỉ đạo trước khi giao cho các đơn vị chức
năng thực hiện
• Dự thảo các văn bản quy phạm pháp luật do bộ ban hành hoặc trước khi
Bộ trưởng ký trình cấp có thẩm quyền phải có ý kiến thẩm định pháp lý của vụ
pháp chế, thời gian thẩm định không quá 5 ngày làm việc kể từ khi nhận được
đầy đủ hồ sơ hợp lệ của đơn vị chủ trì xây dựng dự thảo
• Thứ trưởng xử lý văn bản theo lĩnh vực được bộ trưởng giao phụ trách
ủy quyền cho các đơn vị thuộc Bộ trực tiếp trình, nhưng sau đó phải chuyển lại
văn phòng Bộ để theo dõi và làm thủ tục phát hành theo quy định
• Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc Bộ chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng
về việc xử lý văn bản, quản lý hồ sơ, tài liệu của đơn vị mình. Đơn vị có trách
nhiệm vào số thống kê, Cập nhật đầy đủ văn bản và thông tin về quá trình xử lý
văn bản của đơn vị mình
Các đơn vị có tư cách pháp nhân xử lý văn bản đến theo quy định của
pháp luật về văn thư và lưu trữ và theo quy định tại Quy chế
• Cán bộ, công chức có trách nhiệm nghiên cứu, thẩm định, xử lý văn
bản đến theo sự phân công của thủ trưởng đơn vị; soạn thảo văn bản đúng thủ
tục, thời hạn và chịu trách nhiệm về thể thức, nội dung của văn bản; lập hồ sơ
công việc, quản lý hồ sơ, tài liệu và thực hiện chế độ bảo mật theo quy định
chung của nhà nước; có trách nhiệm nộp lưu hồ sơ, tài liệu cho văn phòng Bộ
theo quy định

2. Quy trình thủ tục giải quyết công việc
SV: Nguyễn Hương Ly

22
Lớp CĐ Văn thư Lưu trữ 13A