Công tác bảo quản tài liệu tại thư viện quốc gia việt nam

LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành tiểu luận này, em xin tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến cô TS Lê
Thị Hiền, đã tận tình hướng dẫn trong suốt quá trình học tập, truyền đạt kiến
thức trong kì học vừa qua. Với vốn kiến thức được tiếp thu trong quá trình học
không chỉ là nền tảng cho quá trình làm bài tiểu luận mà còn là hành trang quý
báu để em bước vào đời một cách vững chắc và tự tin.
Em chân thành cảm ơn các thầy cô trong khoa văn hóa thông tin và xã hội
đã cho phép và tạo điều kiện thuận lợi để em tìm hiểu tại thư viện.
Cuối cùng em xin kính chúc quý thầy, cô dồi dào sức khỏe và thành công
trong sự nghiệp cao quý, đạt được nhiều thành công tốt đẹp trong công việc.
Trân trọng kính chào.


LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan bài tiểu luận này là do em thực hiện và không sao chép
công trình nghiên cứu của người khác để làm sản phẩm của riêng mình. Các
thông tin được sử dụng trong tiểu luận là có nguồn gốc và được tìm hiểu rõ ràng.
Em hoàn toàn chịu trách nhiệm về tính xác thực và nguyên bản của tiểu luận.
Sinh viên


MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN
LỜI CAM ĐOAN
LỜI CẢM ƠN......................................................................................................1
LỜI CAM ĐOAN................................................................................................2
MỤC LỤC............................................................................................................3
MỞ ĐẦU..............................................................................................................1
1. Lý do chọn đề tài.............................................................................................................1
2.Đối tượng nghiên cứu và giới hạn của đối tượng.............................................................2
3. Mục tiêu nghiên cứu........................................................................................................3

4.Phương pháp nghiên cứu..................................................................................................3
5.Lịch sử nghiên cứu...........................................................................................................3
6. Đóng góp của đề tài........................................................................................................4
7. Cấu trúc của đề tài...........................................................................................................4

Chương 1..............................................................................................................5
KHÁI QUÁT VỀ THƯ VIỆN QUỐC GIA VIỆT NAM.................................5
1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của thư viện Quốc Gia Việt Nam..............................5
1.2 Chức năng, nhiệm vụ của thư viện Quốc Gia Việt Nam...............................................5
1.3 Cơ cấu tổ chức của Thư viện Quốc Gia Việt Nam.......................................................6

Chương 2..............................................................................................................8
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC BẢO QUẢN TÀI LIỆU CỦA THƯ VIỆN
QUỐC GIA VIỆT NAM.....................................................................................8
2.1 Một số khái niệm...........................................................................................................8
2.1.1 Tài liệu.......................................................................................................................8
2.1.2 Bảo quản tài liệu........................................................................................................8
2.2 Ý nghĩa và nội dung của công tác bảo quản tài liệu......................................................8
2.2.1 Ý nghĩa.......................................................................................................................8
2.2.2 Nội dung của công tác bảo quản................................................................................8
2.3 Vài nét về phòng bảo quản............................................................................................9
2.4 Những nguyên nhân làm hủy hoại tài liệu..................................................................10
2.4.1 Nguyên nhân khách quan.........................................................................................10
2.4.2 Nguyên nhân khách quan .......................................................................................11
2.5 Các hình thức, biện pháp bảo quản tài liệu.................................................................13
2.5.1 Tổ chức và sắp xếp một số loại tài liệu theo kho riêng để có chế độ bảo quản thích
hợp.....................................................................................................................................14
2.5.2 Chuyển tài liệu sang các vật mang tin khác.............................................................15
2.5.3 Số hóa tài liệu...........................................................................................................16
2.5.4 Dùng hóa chất diệt côn trùng...................................................................................17

2.5.5 Đảm bảo môi trường bảo quản.................................................................................17
2.5.6 Phục chế, đóng bìa tài liệu.......................................................................................18
2.5.7 Ứng dụng phương tiện kĩ thuật hiện đại và công nghệ thông tin vào việc bảo quản
tài liệu................................................................................................................................19
2.5.8 Giáo dục ý thức bảo quản cho bạn đọc....................................................................19


Chương 3............................................................................................................21
GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC BẢO QUẢN TÀI LIỆU
TẠI THƯ VIỆN QUỐC GIA VIỆT NAM......................................................21
3.1 Nhận xét một số ưu điểm, hạn chế của công tác bảo quản tài liệu tại thư viện Quốc
Gia Việt Nam....................................................................................................................21
3.2 Một số giải pháp nâng cao hiệu quả của công tác bảo quản tại thư viện Quốc Gia Việt
Nam...................................................................................................................................22
3.2.1 Giải pháp chung.......................................................................................................22
3.2.2 Giải pháp cụ thể.......................................................................................................23
3.2.2.1 Củng cố môi trường và cơ sở vật chất cho công tác bảo quản..............................23
3.2.2.2 Nâng cao nhận thức cho cán bộ và bạn đọc cho thư viện.....................................24
3.3 Kiến nghị.....................................................................................................................26

KẾT LUẬN........................................................................................................29
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO.........................................................31


MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Thư viện là nơi lưu giữ các di sản thành văn, các giá trị văn hóa của nhân
loại. Nhưng để các giá trị này sử dụng có hiệu quả, lâu dài, không bị hư hỏng
mất mát thì công tác bảo quản tài liệu đã được ra đời. Bảo quản tài liệu mang ý
nghĩa hết sức quan trọng đối với xã hội nói chung và hoạt động thư viện nói

riêng. Bảo quản tài liệu có hiệu quả là việc không đơn giản. Cán bộ thư viện
phải nắm vững đặc tính từng loại tài liệu cũng như nguyên nhân dẫn đến tài liệu
hư hỏng. Hơn thế, công tác bảo quản tài liệu góp phần vào việc tăng cường
nguồn lực thông tin và khả năng đáp ứng yêu cầu thông tin của các thư viện góp
phần tiết kiệm ngân sách cho thư viện.
Bảo quản vốn tài liệu là một khâu quan trọng trong quy trình xử lý nghiệp
vụ của các cơ quan Thông tin- Thư viện. Bảo quản tài liệu bao gồm những chính
sách và hoạt động thực tiễn đặc thù nhằm bảo vệ những tài liệu thư viện và lưu
trữ khỏi bị làm hư hỏng, gây thiệt hại và hủy hoại, bao gồm những phương pháp
và kĩ thuật do đội ngũ chuyên môn đề ra. Cùng với tiềm lực về trang thiết bị kĩ
thuật, nguồn thông tin con người… bảo quản tài liệu có một ý nghĩa rất quan
trọng, nhằm giữ gìn di sản văn hóa dân tộc và nhân loại, nâng cao chất lượng
phục vụ người dùng tin, tiết kiệm ngân sách nhà nước. Do vậy mà công tác bảo
quản góp phần không nhỏ vào việc nâng cao uy tín, chất lượng hoạt động của
thư viện, góp phần quyết định sự tồn tại và phát triển của cơ quan Thông tinThư viện.
Trong nền kinh tế tri thức, vai trò của thông tin càng trở nên quan trọng và
sự bùng nổ thông tin- tư liệu cũng không thể tránh khỏi. Với sự gia tăng không
ngừng của nguồn tài nguyên này, số lượng tài liệu từ xưa đến nay đã trở nên
khổng lồ và nhanh chóng bị lão hóa. Như G.W.Quotice đã nói “Sách ngọn đèn
sáng bất diệt của sự thông thái nhân loại tích lũy lại”. Việc bảo tồn tài liệu chính
là lưu giữ kho tàng tri thức vô cùng lớn lao ấy, góp phần giữ gìn di sản dân tộc
và là cơ sở để phát triển kinh tế- xã hội. Đây cũng là một trong những nhiệm vụ
cơ bản của công tác Thông tin- Thư viện, đặc biệt là thư viện chuyên ngành.
1


Hoạt đông nghiên cứu khoa học luôn cần “Đứng trên vai những người khổng
lồ”, sự hỗ trợ chặt chẽ của những thành tựu nghiên cứu đi trước để lại mà thư
viện có thể đáp ứng nhu cầu đầy đủ nhất. Trên thực tế, tài liệu luôn đứng trước
nguy cơ bị hư hỏng theo thời gian mà thư viện luôn luôn phải đối mặt. Hầu hết

các thư viện ở Việt Nam đều chưa thể xử lý triệt đê vấn đề này để giữ gìn tài
liệu.
Thư viện Quốc gia Việt Nam là trung tâm văn hóa, giáo dục, khoa học
của cả nước. Là nơi tàng trữ, bảo tồn, truyền bá di sản văn hóa dân tộc, nguồn tri
thức của nhân loại góp phần vào sự phát triển kinh tế- xã hội của đất nước.
Mặc dù thư viện đã có những biện pháp và trang thiết bị nhằm bảo quản
tài liệu thư viện nhưng cùng với thời gian, các điều kiện về môi trường, khí hậu
và các nhân tố khác ngày càng tác động mạnh mẽ đến quá trình hủy hoại và tự
hủy hoại của tài liệu.
Do vốn tài liệu được hình thành từ lâu nên một số vấn đề cấp thiết đặt ra
cho các chuyên gia Thông tin- Thư viện nói chung và cán bộ Thư viện Quốc gia
Việt Nam nói riêng làm thế nào để bảo quản và lưu giữ lâu dài tài liệu nhằm sử
dụng hữu ích cho thế hệ trẻ hôm nay và mai sau.
Trước đó, đã có nhiều công trình nghiên cứu khoa học về đề tài này
nhưng vẫn chưa đưa ra được những giải pháp tối ưu để giải quyết các khó khăn
tại thư viện Quốc gia Việt Nam.
Là sinh viên ngành Khoa học thư viện trường Đại học Nội vụ Hà Nội tôi
nhận thấy nghien cứu đề tài này là vấn đề cần thiết để nâng cao kiến thức trong
quá trình học tập và có thêm kinh nghiệm khỉ ra trường.
Với những lí do như trên, tôi đã chọn đề tài “Công tác bảo quản tài liệu tại
thư viện Quốc Gia Việt Nam” làm bài tiểu luận kết thúc học phần của mình.
2.Đối tượng nghiên cứu và giới hạn của đối tượng
2.1 Đối tượng nghiên cứu.
“Công tác bảo quản tài liệu tại thư viện Quốc Gia Việt Nam”.
2.2 Giới hạn của đối tượng.
- Thời gian: giai đoạn 2013- 2014.
2


- Không gian: khảo sát công tác bảo quản tài liệu tại thư viện Quốc Gia

Việt Nam.
- Nội dung: giới thiệu về thư viện Quốc Gia Việt Nam, thực trạng công
tác bảo quản tại thư viện Quốc Gia Việt Nam, giải pháp nâng cao hiệu thư viện
Quốc Gia Việt Nam quả cho công tác bảo quản tài liệu tại thư viện Quốc Gia
Việt Nam.
3. Mục tiêu nghiên cứu
- Tìm hiểu cơ sở lí luận và cơ sở thực tiễn về công tác bảo quản tài liệu tại
thư viện Quốc Gia Việt Nam
- Tìm hiểu thực trạng công tác bảo quản tài liệu tại thư viện thư viện Quốc
Gia Việt Nam trong thời gian vừa qua, phân tích nguyên nhân của những ưu
điểm cùng những hạn chế của công tác.
- Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của công tác bảo quản
tài liệu tại thư viện Quốc Gia Việt Nam nói riêng và thư viện trên địa bàn các
tỉnh, thành phố cả nước nói chung.
4.Phương pháp nghiên cứu
Để thực hiện đề tài này tôi đã sử dụng các phương pháp sau:
- Quan sát
- Nghiên cứu tài liệu
- Thống kê, so sánh, phân tích
- Phương pháp lịch sử
5.Lịch sử nghiên cứu.
Nói về đề tài “Công tác bảo quản tài liệu tại thư viện Quốc Gia Việt Nam”
đã có khá nhiều công trình nghiên cứu của các nhà khoa học:
Một số công trình nghiên cứu trước đó:
- Nguyễn Ngọc Anh: Nghiên cứu “Công tác bảo quản tài liệu của thư
viện Quốc Gia Việt Nam” ( Đại học Văn hóa Hà Nội- 2001). Bài nghiên cứu đã
nêu lên được thực trạng công tác bảo quản của thư viện Quốc Gia và nêu lên
một số biện pháp nâng cao hiệu quả của công tác bảo quản.
- Nguyễn Tất Thắng ( 2001): Vốn báo, tạp chí nghiên cứu tại thư viện
3

Quốc Gia Việt Nam, tạp chí Văn hóa nghệ thuật ( số 11). Bài nghiên cứu đã nêu
lên được thực trạng vốn báo và tạp chí của thư viện Quốc Gia năm 2001.
- Đặng Văn Ức: Nghiên cứu “Công tác bảo quản tài liệu tại thư viện
Quốc Gia Việt Nam” ( Đại học Văn hóa Hà Nội- 1994). Bài nghiên cứu đã nêu
lên thực trạng công tác bảo quản tài liệu của thư viện Quốc Gia năm 1994 và đề
xuất một số giải pháp nâng cao hiệu quả.
6. Đóng góp của đề tài.
- Đề tài nghiên cứu góp phần chuẩn hóa, nâng cao hiệu lực, hiệu quả trong
công tác bảo quản tài liệu tại thư viện Quốc Gia Việt Nam.
- Giải pháp trong nghiên cứu có thể ứng dụng cho thư viện Quốc Gia và
thực tiễn.
- Kết quả đạt được của đề tài có thể sử dụng làm tài liệu tham khảo.
7. Cấu trúc của đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo đề tài được
chia làm 3 chương:
CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ THƯ VIỆN QUỐC GIA VIỆT NAM.
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC BẢO QUẢN TÀI LIỆU
TẠI THƯ VIỆN QUỐC GIA VIỆT NAM.
CHƯƠNG 3: GIAỈ PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC
BẢO QUẢN TÀI LIỆU TẠI THƯ VIỆN QUỐC GIA VIỆT NAM.

4


Chương 1
KHÁI QUÁT VỀ THƯ VIỆN QUỐC GIA VIỆT NAM
1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của thư viện Quốc Gia Việt Nam.
Thư viện Quốc Gia Việt Nam ( National Library of Việt Nam) nguyên là

sở lưu trữ và thư viện Đông Dương thành lập ngày 29/11/1917. Ngày
21/06/1919 thư viện chính thức mang tên thư viện Trung Ương Hà Nội. Năm
1935 thư viện mang tên Pie Paskiơ. Ngày 20/10/1945 thư viện đổi tên thành
Quốc Gia thư viện. Năm 1946, khí Pháp chiếm đóng Hà Nội thư viện mang tên
Thư viện Trung Ương. Năm 1953, đổi tên thành Tổng thư viện do sát nhập viện
Đại học Hà Nội. Từ ngày 29/06/1957 đến nay thư viện mang tên thư viện Quốc
Gia Việt Nam.
Thư viện Quốc Gia Việt Nam là thư viện trung ương lớn nhất cả nước với
vốn tài liệu phong phú và đa dạng. Nhờ có sắc lệnh lưu chiểu và thực hiện tốt
công tác bổ sung, vốn tài liệu trong thư viện Quốc Gia Việt Nam có khoảng 1,5
triệu bản sách, gồm 10000 tên báo, tạp chí, hơn 13000 luận án tiến sĩ. Thư viện
có quan hệ trao đổi với 130 đơn vị trong và ngoài nước ( thư viện cơ quan văn
hóa, giáo dục, báo chí ) cả 34 nước trên thế giới.
Thư viện hiện có 176 cán bộ, viên chức và người lao động trong đó gồm:
22 thạc sĩ, 121 cử nhân và 32 trình độ khác.
Hiện nay thư viện Quốc Gia Việt Nam là thành viên chính thức của Hiệp
hội quốc tế các Hội thư viện và cơ quan thư viện ( IFLA ).
1.2 Chức năng, nhiệm vụ của thư viện Quốc Gia Việt Nam.
Theo quyết định số 579/TG- QĐ của Bộ trưởng Bộ văn hóa- thông tin ban
hành ngày 17/03/1997 về chức năng nhiệm vụ và tổ chức của bộ máy thư viện
Quốc Gia Việt Nam: “Thư viện Quốc Gia Việt Nam là đơn vị sự nghiệp của Bộ
Văn hóa thông tin có chức năng: thu thập bảo tồn sách, báo, tài liệu chọn lọc của
nước ngoài; tổ chức thông tin phổ cập rộng rãi cho mọi đối tượng sử dụng theo
quy định của nhà nước và của Bộ Văn hóa thông tin”.
Pháp lệnh thư viện thông qua ngày 28/12/2000 quy định về nhiệm vụ của
thư viện Quốc Gia Việt Nam như sau:
- Thu nhận xuất bản phẩm trong nước theo chế độ nộp lưu chiểu, biên
soạn và xuất bản thư mục quốc gia.
5

- Thu nhận luận án tiến sĩ của các nhà khoa học Việt Nam được bảo vệ
trong và ngoài nước.
- Thu nhận các loại hình tài liệu của nước ngoài bằng các hình thức: mua,
trao đổi, nhận biếu tặng.
- Xử lí tài liệu, xây dựng bộ máy tra cứu tìm tin, tổ chức cho người sử
dụng thư viện khai thác tài liệu tại chỗ và trong cả nước thông qua việc phối hợp
liên thư viện và mạng thông tin.
- Thực hiện thông tin khoa học, văn hóa, nghệ thuật.
- Nghiên cứu các thư viện học và ứng dụng công nghệ thông tin trong
hoạt động thư viện.
- Hướng dẫn nghiệp vụ cho mạng lưới thư viện thư viện trong cả nước.
- Hợp tác, trao đổi với các thư viện và trung tâm thông tin- tư liệu trong
nước và nước ngoài theo đinh hướng của Bộ Văn hóa- thông tin.
- Quản lí công chức, tài sản, tài chính của cơ quan theo quy định của Nhà
nước và của Bộ Văn hóa- thông tin.
1.3 Cơ cấu tổ chức của Thư viện Quốc Gia Việt Nam.
Theo quyết định số 579 ngày 17/03/1997, bộ máy tổ chức của thư viện
Quốc Gia Việt Nam bao gồm:
- Về lãnh đạo: 01 Giám đốc, 02 Phó giám đốc và thư kí hội đồng khoa
học, đặt dưới sự lãnh đạo trực tiếp của Bộ Văn hoa- thông tin.
- Về tư vấn khoa học: hội đồng khoa học.
- Bộ máy tổ chức gồm 11 phòng chức năng:
+ phòng hành chính tổng hợp
+ phòng quan hệ quốc tế
+ phòng lưu chiểu
+ phòng bổ sung và trao đổi tài liệu quốc tế
+ phòng phân loại- biên mục
+ phòng tin học
+ phòng nghiên cứu và hướng dẫn nghiệp vụ

+ phòng đọc sách
+ phòng đọc báo, tạp chí
+ phòng tra cứu
6


+ phòng bảo quản
Thư viện Quốc Gia Việt Nam đã, đang và sẽ phấn đấu không ngừng để
trở thành nơi lưu giữ tri thức và khơi nguồn cảm hứng thực sự tin cậy, thân
thiện của bạn đọc trong và ngoài nước, có uy tín và vị thế xứng đáng trong cộng
đồng thư viện Việt Nam, khu vực và thế giới.
Để hoàn thành tốt các mục tiêu này thư viện Quốc Gia Việt Nam sẽ tập
trung thực hiện:
Thứ nhất: Tăng cường công tác thu thập, bảo tồn và phát huy di sản văn
hóa chữ viết và xây dựng Bảo tàng tư liệu Việt Nam ( trên các chất liệu đất
nung, gốm sứ, lá, gỗ, tre, nứa, giấy, đồng,..).
Thứ hai: Tiếp tục làm tốt công tác bồi dưỡng, rèn luyện, nâng cao năng
lực chuyên môn, giáo dục phẩm chát nghề nghiệp. lòng yêu nghề, tinh thần trách
nhiệm, tâm huyết với công việc cho mỗi viên chúc và người lao động.
Thứ ba: Phát triển theo hướng thư viện truyền thống- thư viện hiện đạithư viện số, trong đó việc ứng dụng thông tin để lưu trữ, khai thác tài nguyên
thông tin là xu hướng quan trọng để phát triển, tiến tới hình thành mạng lưới thư
viện truyền thống- thư viện hiện đại- thư viện số rộng khắp trong cả nước.
Thứ tư: Xây dựng môi trường đọc thân thiện, sáng tạo, tạo môi trường
học, đọc suốt đời cho mọi người dân. Hướng tới mục tiêu chung “ Tất cả vì bạn
đọc” bằng nhiều phương thức phục vụ, như đọc tại trụ sở thư viện, đọc trên
mạng thông qua webside của thư viện Quốc Gia Việt Nam.
Thứ năm: Phối hợp chặt chẽ với các Ban, Bộ, ngành với cộng đồng thư
viện, thông tin trong nước và quốc tế để thực hiện tốt mục tiêu Thống nhất,
chuẩn hóa, chia sẻ và hội nhập nâng cao chất lượng về chuyên môn và nghiệp
vụ.

Thứ sáu: Mở rộng hợp tác quốc tế trong việc trao đổi tài liệu, kinh
nghiệm tổ chức và quản lý thư viện hiện đại, đào tạo nguồn nhân lực đáp ứng
yêu cầu của thời đại “ kinh tế tri thức” hay “ tri thức phục vụ phát triển kinh tếxã hội”.

7


Chương 2
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC BẢO QUẢN TÀI LIỆU CỦA THƯ VIỆN
QUỐC GIA VIỆT NAM
2.1 Một số khái niệm
2.1.1 Tài liệu
Tài liệu là thông tin và phương tiện hỗ trợ.
Ví dụ: Hồ sơ, quy định, tài liệu thủ tục, bản vẽ, báo cáo, tiêu chuẩn.
Phương tiện có thể là giấy, đĩa từ, đĩa điện tử hoặc quang, ảnh hay mẫu
gốc hoặc tổ hợp các dạng trên.
2.1.2 Bảo quản tài liệu
Bảo quản tài liệu là áp dụng các biện pháp khoa học, kĩ thuật nhằm bảo
đảm an toàn và kéo dài tuổi thọ của tài liệu để phục vụ các yêu cầu nghiên cứu,
sử dụng tài liệu, trước mắt và lâu dài.
Công tác bảo quản làm tốt sẽ góp phần nâng cao nhận thức của người dân
về ý nghĩa và tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ, một nguồn di sản văn hóa của
dân tộc. Từ đó người dân sẽ có sự nhìn nhận và đánh giá xác đáng về những
đóng góp của vốn tài liệu và công tác thư viện.
2.2 Ý nghĩa và nội dung của công tác bảo quản tài liệu.
2.2.1 Ý nghĩa
Công tác bảo quản tài liệu có ý nghĩa rất quan trọng. Tài liệu lưu trữ dễ bị
hư hỏng khi chịu tác động bởi các nhân tố tự nhiên, môi trường, hóa chất và
nhân tố con người. Thực hiện các nội dung nghiệp vụ bảo quản tài liệu nhằm
đảm bảo sự toàn vẹn của tài liệu lưu trữ, giữ được thông tin tài liệu phục vụ

nghiên cứu sử dụng.
Vị trí nước ta nằm trong khu vực nhiệt đới gió mùa, nóng ẩm, mưa nhiều,
các loại vi sinh vật, nấm mốc, côn trùng dễ có điều kiện môi trường phát triển
tác động, gây hư hại tài liệu lưu trữ rất lớn. Việc bảo quản tài liệu ở nước ta là
nhiệm vụ rất khó khăn và phức tạp.
2.2.2 Nội dung của công tác bảo quản
Nội dung của công tác bảo quản tài liệu gồm: xây dựng, cải tạo, bố trí kho
8


lưu trữ; tổ chức sắp xếp tài liệu trong kho, xử lý kĩ thuật bảo quản tài liệu; tu bổ
và phục chế những tài liệu đã bị hư hỏng.
Để bảo quản tốt tài liệu cần nắm được những tác nhân gây hại cho tài liệu,
mức độ và cách thức tác động làm hư hỏng tài liệu từ đó đề ra và thực hiện các
chế độ quy định về bảo vệ, bảo quản tài liệu, áp dụng các biện pháp khoa học kỹ
thuật nhằm hạn chế, ngăn chặn sự tác động của các nhân tố gây hại đối với tài
liệu.
Kết hợp áp dụng các biện pháp khoa học kĩ thuật hiện đại và vận dụng
những kinh nghiệm cổ truyền để hạn chế quá trình lão hóa tự nhiên nhằm kéo
dài tuổi thọ của tài liệu.
Xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng, bố trí các phòng bảo quản tài liệu hợp
lý, sắp xếp khoa học tài liệu trong kho góp phần hạn chế các tác nhân gây hại
đối với tài liệu.
Đối với các tài liệu hư hỏng và có nguy cơ bị hư hỏng cần phải áp dụng
các biện pháp tu bổ và phục hồi tài liệu để phục vụ nghiên cứu sử dụng.
2.3 Vài nét về phòng bảo quản
Công tác bảo quản vốn tài liệu là công việc chung của thư viện. Tuy nhiên
vì thư viện Quốc Gia Việt Nam là thư viện có chức năng thu thập và tàng trữ đời
đời vốn tài liệu dân tộc, thu thập có chọn lọc và bảo quản tài liệu lâu dài nước
ngoài có giá trị. Do vậy mà công tác bảo quản tài liệu có một ý nghĩa đặc biệt

quan trọng cần có một bộ phận chuyên về bảo quản tài liệu. Đó là lý do mà
phòng bảo quản tài liệu đã có từ những ngày đầu thư viện mới ra đời.
Nhiệm vụ cơ bản của phòng bảo quản tài liệu bao gồm:
- Tổ chức làm vệ sinh tài liệu, kho tàng tu sửa, đóng bìa cứng, mềm cho
các loại tài liệu, dán chỉ từ cho tài liệu phục vụ trong kho mở.
- Nghiên cứu các hình thức, phương pháp mới về bảo quản tài liệu thư
viện, áp dụng các phương pháp kĩ thuật tiên tiến vào chống và hạn chế ảnh
hưởng của các tác nhân đối với sự hủy hoại và tự hủy hoại của các tài liệu thư
viện.
- Nghiên cứu lí luận, hướng dẫn nghiệp vụ về công tác bảo quản tài liệu.
9


- Lấy sách theo phiếu yêu cầu cho phòng đọc theo yêu cầu và phòng đọc
tài liệu quý hiếm.
Hiện nay phòng bảo quản có 16 cán bộ, 01 trưởng phòng và 02 phó
phòng. Tất cả đều chưa qua lớp chính quy về công tác bảo quản, chỉ một số cán
bộ mới qua lớp tập huấn ngắn hạn hay hội thảo về bảo quản tài liệu.
2.4 Những nguyên nhân làm hủy hoại tài liệu.
2.4.1 Nguyên nhân khách quan
Đó chính là sự lão hóa tài liệu. Lão hóa của tài liệu là một trong những
nguyên nhân làm cho tài liệu bị hư hỏng nhiều, nhất là đối với tài liệu quý hiếm.
Nguyên nhân chính gây gây lão hóa tài liệu đó là do chất lượng của giấy, mực in
kém cùng với điều kiện bảo quản tài liệu. Tài liệu bị lão hóa sẽ trở nên bị hư
hỏng rất nhanh và rất khó để có thể bảo quản.
Tài liệu xuất bản trước năm 1954 đa phần làm bằng giấy Dó nhất là các
tài liệu Hán- Nôm. Đây là loại giấy được làm từ vỏ cây Dó và sản xuất hoàn
toàn bằng phương pháp thủ công. Giấy Dó chủ yếu làm bằng cách giã rời trong
cối bằng đá, do vậy độ axit trong giấy không tăng cho độ bền trên 500 năm. Tuy
nhiên với chất lượng tốt như vậy tài liệu Hán- Nôm của thư viện vẫn bị hư hỏng,

cũ nát rất nhiều theo thời gian. Kho tài liệu Hán- Nôm hiện nay có tình trạng
một số tài liệu có phần bìa và gáy tách ra khỏi các trang nội dung, một số các
quyển sách khác thì các trang sách lại bị dính vết vào nhau không thể nào tách ra
mà không làm rách những trang này và hầu hết các tài liệu có phần chữ viết
trong chính văn đã bị mờ rất khó đọc, thậm chí là không đọc được. Đó là một
thiệt thòi rất lớn cho bạn đọc thế hệ sau sẽ không được biết đến mọt kho tàng
sách Hán- Nôm quý giá đến như vậy.
Về phần kho sách Đông Dương cùng với kho báo, tạp chí xuất bản trước
năm 1954 thì giấy làm nên các tài liệu đó được sản xuất bằng phương pháp cơ
giới, giấy được ra đời trên dây chuyền hiện đại hơn giấy Dó. Nhưng những loại
giấy này được sản xuất trên cơ sở sử dụng rất nhiều bột gỗ và nhiều hóa chất
tiên tiến nên giấy có độ axit cao làm cho tuổi thọ của tài liệu giảm đi đáng kể.
Kết quả là kho Đông Dương hiện nay rất nhiều tài liệu đã bị ố vàng, mục nát,
10


mất độ bền dai, ngày càng hư hỏng nặng hơn mà chúng ta chỉ còn cách hạn chế
dần chứ không thể ngăn lại sự lão hóa của vốn tài liệu này.
Đối với tài liệu luận án, sự lão hóa tài liệu đã được giảm đi đáng kể do sự
cải tiến từ chất lượng giấy in: giấy trắng tinh, nhẵn, độ dày mỏng của tờ giấy
vừa vặn, mực và kĩ tuật in sắc nét, rõ ràng nhưng độ axit trong giấy vẫn là một
vấn đề làm đau đầu các nhà sản xuất. Chính vì thế hiện nay không chỉ thư viện
Quốc Gia Việt Nam
Mà hầu hết các thư viện vẫn chưa có và chưa thể có một biện pháp tích
cực mà để chống lại sự hủy hoại tài liệu do những tác nhân nội tại của giấy.
2.4.2 Nguyên nhân khách quan
+ Con người
Do sự sử dụng quá tải của con người đối với một số tài liệu quý hiếm và ý
thức sử dụng tài liệu của bạn đọc chưa cao, hiện tượng cắt xé, đánh dấu tài liệu
vẫn còn, đặc biệt là phòng đọc báo- tạp chí, sách bị gấp nếp…

Bên cạnh bạn đọc, cán bộ thư viện cũng phải chịu phần lớn trách nhiệm
trong việc tài liệu bị hư hại. Việc xếp tài liệu lên giá không cẩn thận của cán bộ
thư viện làm sách bị túm ở đầu gáy sách, khi lấy ra cũng có thể gây tổn hại cho
sách sau một thời gian. Mặt khác một số cán bộ thư viện vẫn mang đồ ăn và nấu
nướng trong thư viện là một trong những nguyên nhân lớn làm cho vi sinh vật
và động vật gặm nhấm phát triển nhất là chuột và gián. Ngoài ra với lượng bạn
đọc quá đông thư viện như hiện nay, thì hầu như không thể nhắc nhở, kiểm soat
hết bạn đọc về ý thức bảo quản tài liệu, không kiểm tra được tài liệu trước khi
cho mượn và sau khi bạn đọc trả.
Việc giáo dục ý thức bạn đọc cũng như ý thức của các cán bộ thư viện
trong công tác bảo quản tài liệu là một vấn đề rất cấp thiết được đặt ra cho Ban
Giám đốc thư viện Quốc Gia Việt Nam
+ Môi trường
- Sự xâm hại của các loại côn trùng, đặc biệt là mối, mọt, gián, con dài
đuôi và chuột làm cho kho sách báo bị hư hại.
- Môi trường chứa tài liệu chưa đảm bảo tiêu chuẩn kĩ thuật:
11


Độ ẩm cao trên 70% tài liệu sẽ bị cong lên méo mó hoặc dễ dàng bị mủn
nát do giấy hút ẩm dễ dàng tạo điều kiện cho nấm mốc, côn trùng phát triển, độ
ẩm thấp giấy bị khô giòn. Còn khi độ ẩm thay đổi thường xuyên gây các biến
dạng vật lý, làm đứt các sợi xenlulo giấy nhanh bị rách nát. Do vậy mà độ ẩm là
nhân tố hủy hoại tài liệu nguy hiểm nhất.
Ánh sáng cũng giữ một vai trò rất quan trọng đối với tài liệu, ánh sáng tự
nhiên chiếu vào tài liệu có hơi nóng làm giảm độ ẩm tương đối trong không khí,
đẩy mạnh quá trình oxy hóa làm giòn tài liệu và mực màu bị phai mờ. Ánh sáng
nhân tạo dù không gây ra nhiều tác hại như ánh sáng tự nhiên nhưng cũng bị ảnh
hưởng: các bóng đèn đỏ tạo ra các tia hồng ngoại, bóng đèn huỳnh quang tuy
nhiệt độ thấp nhưng lại phát ra nhiều tia cực tím phá hủy những liên kết hóa học

trong giấy dễ bị rách.
Nhiệt độ trong kho cao sẽ gây ra những phản ứng hóa học làm mất sự hủy
hoại trong giấy làm cho giấy mờ chữ, bị giòn, phim ảnh giãn nở mở rộng. Nhiệt
độ thấp, không khí ẩm ướt dễ tạo điều kiện cho nấm mốc phát triển, tài liệu mủn
nát, ố mốc, phim ảnh bi co lại. Nhiệt độ lên xuống thất thường sẽ dẫn đến hiện
tượng co bóp các cơ sợi theo hướng dọc ngang làm cho nó tự suy giảm độ bền
cơ học.
Bụi là kẻ thù giấu mặt của tài liệu, có tác hại bào mòn tài liệu, sự co giãn
của tài liệu có thể làm cho bụi đâm rách các thớ giấy. Trong bụi có lẫn nhiều tế
bào nấm mốc, vô số vi khuẩn và trứng các loại côn trùng do vậy nếu gặp điều
kiện thuận lợi chúng sẽ phát triển một cách nhanh chóng.
+ Các yếu tố khác
- Nhiều tài liệu đem đi photocoppy nhiệt độ nóng của máy cũng làm cho
tài liệu bị hư hỏng.
- Ngày trước khi phong kiến phương Bắc và thực dân Pháp sang xâm lược
cũng đã mang về nước nhiều tài liệu quý hiếm.
- Kinh phí đầu tư cho công tác bảo quản còn hạn chế…
Với những nguyên nhân như trên, để hạn chế sự hủy hoại của tài liệu
nhằm bảo quản tốt vốn tài liệu dân tộc và vốn tài liệu có giá trị của nước ngoài
12


đồng thời phục vụ bạn đọc một cách đầy đủ, nhanh chóng, hiệu quả thư viện
Quốc Gia Việt Nam đã áp dụng một số biện pháp.
2.5 Các hình thức, biện pháp bảo quản tài liệu
Quá trình bảo quản tài liệu luôn phụ thuộc vào thực trạng, loại hình tài
liệu được bảo quản và trong bất cứ trường hợp nào việc kéo dài tuổi thọ cho tài
liệu luôn là vấn đề mấu chốt nhất.
Hiện tại thư viện Quốc Gia Việt Nam đang lưu giữ một số lượng lớn tài
liệu với vốn sách, báo- tạp chí theo số liệu thống kê tháng 2 năm 2007 cụ thể

như sau:
- Sách Việt: 374477 bản
-Sách ngoại: 65497 bản
- Sách Hán- Nôm: 5205 bản
- Sách Hoa: 4451 bản
-Sách Pháp: 45677 bản
- Sách quỹ Châu Á: 4500 bản
- Sách Nga: 268070 bản
- Kho sách Đông Dương: 53901 bản
- Sách Nhật và Triều Tiên: 4374 bản
- Sách nhạc: 2129 cuốn
- Tranh: 3073 cuốn
- Bản đồ: 2235
-Kho tài liệu nghiệp vụ: hơn 3000 bản ( tiếng việt, tiếng nước ngoài),
trong đó có 32 tên tạp chí chuyên ngành.
-Kho lưu chiểu: 207034 tên sách
-Kho báo- tạp chí gồm:
+ Báo- tạp chí tiếng việt: 1530 tên
+ Báo- tạp chí tiếng Pháp: 978 tên
+ Báo- tạp chí tiếng Anh: 2150 tên
+ Báo- tạp chí tiếng Nga: 750 tên
+ Báo tạp chí tiếng Trung: 500 tên
13


+ Kho báo- tạp chí nghiên cứu: 1718 tên
+ Kho báo- tạp chí nước ngoài khác: 840 tên
2.5.1 Tổ chức và sắp xếp một số loại tài liệu theo kho riêng để có chế độ
bảo quản thích hợp.
- Kho lưu chiểu

- Kho Đông Dương
- Kho Hán- Nôm
- Kho báo- tạp chí nghiên cứu
- Kho luận án
- Kho vi phim
- Tổng kho…
Đối với kho luận án được thư viện bảo quản theo một chế độ riêng. Luận
án tiến sĩ của cá nhân là người Việt Nam được bảo vệ trong và nước, ngoài phải
nộp một bản cho cơ quan nơi công tác còn nộp một bản cho thư viện Quốc Gia
Việt Nam vì đây là vốn tài liệu, nội dung có hàm lượng thông tin khoa học cao
nên cần được lưu trữ và phục vụ bạn đọc một cách thật tốt. Mỗi một luận án tiến
sĩ bao gồm một bản chính và một bản tóm tắt, một bản dịch tóm tắt luận án đối
với tài liệu bằng tiếng nước ngoài được đặt trong một hộp bìa cát tông cứng
nhằm bảo vệ luận án tránh sự lan truyền axit từ các bản luận án khác và giảm
bớt tác hại của môi trường xung quanh như bụi, nấm mốc, ánh sáng… Hiện nay
thư viện có hơn 13000 luận án, tất cả đều được đóng bìa cát tông.
Báo- tạp chí là một loại hình tài liệu rất quan trọng của thư viện, chúng
luôn gắn liền với sự phát triển mạnh mẽ của xã hội và khoa học công nghệ trong
mọi thời đại, được xếp vào dạng tài liệu gọi là ấn phẩm định kì. Đây cũng là
nguồn thông tin khoa học nhiều, nhanh nhất, thông tin cập nhật mang tính khoa
học cao nhưng cũng chóng bị lỗi thời. Do tính chất như vậy phòng báo- tạp chí
được tổ chức như một thư viện thu nhỏ từ khâu nhận tài liệu từ phòng lưu chiểu
vào phòng bổ sung đến xử lý kĩ thuật, tổ chức sắp xếp, bảo quản kho tàng và
phục vụ bạn đọc.
Còn đối với kho phim, do phim dễ bị hỏng không sử dụng được trong
14


điều kiện môi trường không đạt tiêu chuẩn, kho phim cũng là kho lưu trữ tài liệu
quý hiếm do vậy mà sau khi sao thành hai bản âm bản ( Microfilm Negative) và

dương bản ( Microfilm possitive) đều được lưu giữ trong các hộp nhôm. Các
bản microfilm được lưu giữ trong các hộp bằng gỗ. Tất cả đều được bảo quản
trong điều kiện đạt tiêu chuẩn bảo quản cho phép ( nhiệt độ 14- 17 độ c, độ ẩm
65- 76%).
Như vậy thư viện Quốc Gia Việt Nam mới chỉ có kho báo- tạp chí và kho
phim là đạt tiêu chuẩn về môi trường bảo quản ( nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng).
2.5.2 Chuyển tài liệu sang các vật mang tin khác.
Do tác động của nhiều nhân tố gây hủy hoại tài liệu, phần lớn các tài liệu
bằng giấy sau thời gian sử dụng đã bị ố vàng, nấm mốc, rách nát… Số tài liệu
này nếu tiếp tục đưa vào sử dụng có thể làm hư hỏng, rách nát hơn. Đặc biệt là
tài liệu quý hiếm, đáng chú ý nhất là cuốn sách của Alexandve de Rhodes xuất
bản năm 1552, cuốn Marchand 1- Africain của C.Castellani xuất bản năm
1603… và hàng chục ngàn cuốn sách có hàng trăn năm tuổi, báo- tạp chí xuất
bản trước năm 1954 như Gia Định báo- tờ báo chữ quốc ngữ đầu tiên, xuất bản
năm 1886… Để hạn chế sử dụng những tài liệu gốc có giá trị nhưng có nguy cơ
hư hỏng, thư viện Quốc Gia Việt Nam đã đưa vào sử dụng các loại tài liệu đó
dưới dạng vi phim gồm microfilm nhằm thuận lợi cho việc sử dụng và bảo quản.
Bộ phận microfilm được thành lập năm 1967 nhưng chỉ từ năm 1976 thì
công việc này mới được tiến hành nhờ các trang thiết bị hiện đại do Cộng hòa
dân chủ Đức giúp đỡ gồm 2 máy chụp, 4 máy đọc và một số thiết bị chuyên
dụng khác. Cán bộ thư viện cũng được Đức giúp đỡ đào tạo làm microfilm. Thư
viện Quốc Gia Việt Nam hiện có 10000 tên sách sao lưu dưới dạng microfilm do
thư viện Quốc Gia Pháp tặng. Thư viện cũng có một số cán bộ làm công tác sao
lưu tài liệu dưới dạng microfilm. Công tác sao chụp tài liệu hiện nay vẫn đang
được tiến hành có một bộ phận chuyên trách thực hiện. Một số phim sao chụp
hồi đầu không được bảo quản tốt nên không dùng được tuy nhiên điều kiện bảo
quản hiện tại ở phòng phim đã đạt tiêu chuẩn kĩ thuật. Một tài liệu sau khi chụp
gồm hai bản: âm bản ( microfilm negative) được giữu lại và dương bản
15

( microfilm possitive) đem ra phục vụ bạn đọc. Thư viện Quốc Gia Việt Nam
hiện có:
* Microfilm Negative:
+ Báo Việt: 231 tên
+ Báo ngoại: 111 tên
+ Sách ngoại: 878 tên
+ Sách Nga: 46 tên
+ Sách Hán: 97 tên
+ Sách Việt: 1047 tên
* Microfilm Possitive:
+ Báo Việt: 287 cuộn
+ Báo Nga: 132 cuộn
+ Sách Nga: 5549 cuộn
+ Sách Hán: 127 cuộn
+ Sách Việt: 715 cuộn
Nhìn chung công việc sao chụp tài liệu bằng giấy sang dạng tài liệu vi
phim hiện nay vẫn đang được tiến hành và thu được kết quả tốt.
2.5.3 Số hóa tài liệu.
Để phục vụ hiệu quả cho bạn đọc một cách đông đảo và hiệu quả thư viện
đã thực hiện số hóa tài liệu bao gồm 3 CSDL sau:
- CSDL CD_ BA: gồm 910 tên các loại ( bằng radio, CD, e_book,..,) vẽ
các lĩnh vực khoa học cơ bản.
- CSDL toàn văn trực tuyến:
+ AROGA: dữ liệu tòan văn từ 918 tạp chí khoa học của 107 nước gồm 4
ngôn ngữ ( Anh, Pháp, A Rập, Tây Ban Nha) về lĩnh vực nông ngiệp, công
nghiệp sinh học, ngành liên quan đến sinh vật, môi trường và xã hội học.
+ ABSCO: hiện có trên 15000 tài liệu chuyên ngành có uy tín trên thế
giới với 11 CSDL.
+ SYNENGY BLACKWELL: trên 863000 bài trích từ trên 873 tạp chí

chuyên ngành.
16


+ WILSON: gồm 299 tên tạp chí từ năm 1983 đến nay.
- CSDL số hóa toàn văn:
Luận án tiến sĩ hiện có 6405 bản thông tin tóm tắt và 1500 bảng tiếng việt.
Công việc số hóa tài liệu hiện nay được giao cho phòng tin học đảm
nhiệm.
2.5.4 Dùng hóa chất diệt côn trùng.
Thư viện Quốc Gia Việt Nam với diện tích kho khá lớn và hệ thống kho
phân bố không cùng một nơi do vậy việc dùng hóa chất để tiêu diệt tất cả các
loại côn trùng gây hủy hoại tài liệu là khó, hơn nữa dùng hóa chất vừa gây hại
cho con người lại vừa gây hại cho tài liệu nên chỉ dùng khi cần thiết và khi sử
dụng phải cẩn thận để giảm gây hại cho người.
Để giảm thiệt hại do mối gây ra thư viện đã thay thế hầu hết các giá sách
gỗ bằng các giá sách nhôm. Thư viện đã sử dụng thuốc Cọc Đông TC 250 hoặc
Ciknin của Agrerro với phương pháp phun phòng để chống mối. Đối với sách
bị nấm mốc thực hiện sử dụng cồn công nghiệp pha với pentaclorua phenolat
natri từ 3- 5% chải lên các tài liệu bị mốc,… Kho lưu chiểu là kho bị chuột cắn
phá nhiều nhất do có ít người vào, cán bộ thư viện đã dùng bẫy giảm được phần
nào tác hại cho chuột gây ra. Để khử trùng thư viện đã dùng loại alifminium
phophide 56% min của Ấn Độ với liều lượng 2- 3 viên/m2 sàn kho trong 3- 5
ngày. Công việc này được phòng bảo quản đảm nhiệm cho tất cả các kho trong
thư viện và được làm định kỳ 1 năm/1 lần. Tuy nhiên phương pháp dùng hóa
chất gây hại đến sức khỏe con người và làm giảm tuổi thọc của tài liệu, nó chỉ
có tác dụng nhất thời diệt côn trùng. Cách tốt nhất là đảm bảo môi trường bảo
quản tài liệu đạt tiêu chuẩn bằng các trang thiết bị hiện đại.
2.5.5 Đảm bảo môi trường bảo quản.
Hiện nay kho tàng của thư viện được xây dựng nhất quán và đạt tiêu

chuẩn cho bảo quản tài liệu lâu dài. Nước ta là một nước có khí hậu nhiệt đới
gió mùa, việc bảo quản trở nên khó khăn hơn do đó mà ban lãnh đạo thư viện rất
quan tâm đến môi trường kho. Các kho đều có cửa dự phòng để phòng tránh tình
trạng cháy nổ, các kho đều được trang bị hệ thống bình chữa cháy tự động và
17


bán tự động. Hệ thống điện trong kho đều được bọc dây an toàn và có đầu tiếp
đất an toàn. Thư viện đã đưa hệ thống điều hòa trung tâm vào hòa trung tâm vào
hoạt động để điều hòa nhiệt độ, độ ẩm thích hợp với yêu cầu của từng loại tài
liệu. Tuy nhiên điều hòa không khí không phải lúc nào cũng được bật 24/7 giờ
trừ phòng vi phim. Các kho đều được lắp kính màu và rèm để giảm cường độ
ánh sáng chiếu trực tiếp lên tài liệu.
Công tác vệ sinh kho sách cũng được thư viện tiến hành định kỳ 1
tháng/1lần vào ngày thứ bảy tuần cuối cùng của tháng như hút bụi, lau chùi giá
sách… Đối với kho mở công tác nội dịch được tiến hành thường xuyên hơn, kho
sáh- báo chí tự chọn được sắp xếp, chỉnh sửa theo đúng kí hiệu xếp giá để phục
vụ bạn đọc một cách hiệu quả và kịp thời phát hiện những tài liệu hư hỏng để
sửa chữa.
Tuy nhiên, nếu nói về môi trường bảo quản thì chỉ có kho báo- tạp chí
được xây dựng lại theo đúng tiêu chuẩn kho sách do chuyên gia kiến trúc thiết
kế, sàn kho không kín mà có nhiều lôc thông từ tầng này sang tầng kia, các giá
sách được đặt ngay trên các lỗ đó tạo nên sự thông gió hiệu quả giữa các tầng
kho.
2.5.6 Phục chế, đóng bìa tài liệu.
Thư viện Quốc Gia Việt Nam có những tài liệu quý hiếm hàng trăm năm
tuổi được lưu giữ trong các kho Hán-Nôm, kho Đông Dương, kho báo-tạp chí…
Trong số những tài liệu này có những tài liệu bị rách nát, hư hỏng rất nhiều cần
phải phục chế lại.
Với những trang bị rách rời khỏi gáy sách dùng băng dán nilong màu

trắng để dán chúng lại với nhau. Đối với những trang bị rời phải dùng băng dính
diện rộng dán các trang liền nhau. Nhiều trang bị rời cùng một chỗ phải dùng
kim khâu lại. Đối với những trang mục nát mà việc sửa chữa một số chỗ không
giải quyết được thì có thể sử dụng màng nilong mỏng màu trắng dán lên toàn bộ
cả trang. Chỉ dán một mặt của trang để tránh độ dày quá cho cuốn sách.
Có những tài liệu bị rách nát thư viện phải mang đi tu sửa, đóng bìa, bìa ở
đây thường là bìa cattong có phủ một lớp vải bên ngoài. Đối với báo- tạp chí thư
18


viện đóng bìa theo từng tháng, quý, năm để vừa tiện sử dụng cho bạn đọc, xếp
kho vừa bảo vệ kho tạp chí không bị rách nát, thất lạc. Trên gáy thường ghi tên
sách hoặc tên báo- tạp chí, số, năm.
2.5.7 Ứng dụng phương tiện kĩ thuật hiện đại và công nghệ thông tin
vào việc bảo quản tài liệu.
Các phương pháp bảo quản truyền thống dù hạn chế được phần nào các
tác nhân gây hủy hoại tài liệu nhưng thường mất nhiều thời gian, công sức tiền
bạc, ảnh hưởng tới sức khỏe con người, giảm tuồi thọ của tài liệu nếu dùng hóa
chất. Do vậy việc ứng dụng các phương tiện kĩ thuật hiện đại và công nghệ
thông tin vào bảo quản là cần thiết và đã đạt được kết quả cao.
Cùng với việc tổ chức kho đóng, độc giả đọc theo phiếu yêu cầu, thư viện
đã tổ chúc kho mở nhằm tạo ra một giao diện thân thiện với người dùng tin. Tuy
nhiên công tác bảo quản trong kho mở khó khăn hơn nhiều so với kho đóng do
lượng người vào nhiều, môi trường chứa tài liệu bị chi phối bởi các yếu tố bên
ngoài nhiều, tài liệu không được xếp ngay ngắn nên dễ bị quăn mép, nhàu,… Để
bảo vệ tài liệu không bị mất do sự cố tình hay vô ý của độc giả, với lượng bạn
đọc quá đông mà cán bộ thư viện không thể kiểm soát hết được, thư viện quốc
gia đã trang bị hệ thống máy quay camera được gắn trong phòng và màn hình
được đặt tại bàn để tiện theo dõi bạn đọc. Sách trước khi đưa vào phục vụ bạn
đọc được dán chỉ từ, nhờ vậy mà mỗi khi bạn đọc mang sách ra khỏi phòng thiết

bị cổng từ được đặt ở cửa ra vào sẽ kêu báo cho cán bộ thư viện biết kịp thời xử
lý. Bắt đầu thừ tháng 3 năm 2003 thư viện đã áp dụng hình thức quét mã vạch ở
cuốn sách và thẻ đọc nhằm gắn trách nhiệm cho bạn đọc khi mượn sách đồng
thời biết được loại tài liệu nào bạn đọc hay sử dụng để có chính sách bổ sung
hợp lý. Đối với tài liệu quý hiếm và báo- tạp chí nghiên cứu trước năm 1954 nếu
đem ra phục vụ sẽ làm cho tài liệu rách nát thêm nên thư viện đã chuyển hóa
sáng dạng vi phim để bạn đọc tiện sử dụng và bảo vệ được tài liệu gốc.
2.5.8 Giáo dục ý thức bảo quản cho bạn đọc.
Mặc dù được trang bị những thiết bị nhằm bảo qủan tài liệu nhưng tài liệu
vẫn bị mất, báo- tạp chí vẫn bị cắt xé, đánh dấu, nhàu nát, lộn xộn,… Điều đó
19


cho thấy công tác giáo dục bạn đọc là rất quan trọng và cần thiết nếu như thư
viện muốn tàng trữ đời đời vốn tài liệu dân tộc. Vì vậy công tác phòng đọc thư
viện đều có bảng nội quy cho bạn đọc. Nếu bạn đọc vi phạm vào những quy
định trên, tùy vào mức độ nặng hay nhẹ mà nhắc nhở, cảnh cáo, thu lại thẻ đọc,
phạt tiền hay truy cứu trách nhiệm hình sự. Riêng đối với quy định phạt tiền, căn
cứ vào nghị định 31/2001 NĐ-CP của chính phủ về xử lý vi phạm hành chính
trong lĩnh vực văn hóa- thông tin, thư viện Quốc Gia quy định như sau:
- Đối với hành vi mang tài liệu ra khỏi phòng đọc của thư viện khi không
được phép của người có trách nhiệm, xử phạt “ lần thứ nhất 100000 đồng, lần
thứ hai 100000 đồng+ thu thẻ đọc và thông báo về cơ quan, trường học”.
- “ Xử phạt gấp 3 lần giá trị tài liệu” đối với hành vi làm hư hại tài liệu
( làm nhàu, rách nát tài liệu).
- Phạt tiền gấp 5 lần giá trị tài liệu, thu thẻ đọc và thông báo về cơ quan,
trường học đối với hành vi cắt xé tài liệu.
Nhìn chung nhờ có sự quan tâm của ban lãnh đạo thư viện Quốc Gia Việt
Nam nhận thấy được tầm quan trọng của công tác bảo quản vốn tài liệu mà thư
viện đã thực hiện tốt chức năng giữ gìn di sản thành văn của dân tộc, những tài

liệu có giá trị của nước ngoài.
Thư viện Quốc Gia Việt Nam có một phòng chuyên trách về lĩnh vực bảo
quản đã đề ra được những chính sách, kế hoạch bảo quản hợp lí do vậy mà công
tác bảo quản đã thực hiện khá tốt, tài liệu ít bị mất và phục vụ bạn đọc một cách
tối ưu nhất. Những tài liệu bị rách nát, hư hỏng phần nhiều đã được phát hiện
kịp thời và đem nó đi sửa chữa nhằm phục vụ bạn đọc nhanh chóng.
Công việc lấy sách theo phiếu yêu cầu cho phòng đọc tài liệu theo phiếu yêu
cầu và phòng đọc tài liệu quý hiếm hiện nay được giao cho phòng bảo quản thuận
tiện hơn rất nhiều do lúc ra kho và lúc nhập kho đều do phòng bảo quản đảm nhiệm
nên tài liệu được bảo quản tốt hơn, tránh bị thất lạc tài liệu, không mất nhiều khâu
trung chuyển tài liệu, kịp thời phát hiện ra những hư hỏng để sửa chữa.
Việc vi phim hóa những tài liệu quý hiếm đã giúp cho thư viện gìn giữ
được vốn tài liệu quý giá của mình đồng thời vẫn phục vụ được bạn đọc.
20


Chương 3
GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC BẢO QUẢN TÀI LIỆU
TẠI THƯ VIỆN QUỐC GIA VIỆT NAM
3.1 Nhận xét một số ưu điểm, hạn chế của công tác bảo quản tài liệu
tại thư viện Quốc Gia Việt Nam.
* Ưu điểm
Nhìn chung do tính chất đặc thù của thư viện Quốc Gia Việt Nam là nhận
lưu chiểu xuất bản phẩm trong cả nước và gìn giữ vốn di sản thành văn của dân
tộc nên công tác bảo quản tài liệu rất được coi trọng. Trong những năm gần đây
cơ sở vật chất và trang bị kĩ thuật của thư viện đã được nâng cấp, sửa chữa, thay
thế. Một số kho được xây mới đảm bảo tiêu chuẩn kĩ thuật về kho tàng như kho
báo- tạp chí được xây dựng ra một khu riêng biệt với những ô trên cao tạo ra sự
thông thoáng cho kho với nhiệt độ, độ ẩm thích hợp. Các kho đều được trang bị
hệ thống điện an toàn, hệ thống báo cháy, các bình cứu hỏa… Hàng loạt các giá

sách gỗ được thay thế bằng giá nhôm giúp hạn chế được môi trường sinh sống
cho thuận cho mối, mọt. Hệ thống giá nên cũng được đưa vào sử dụng tiết kiệm
diện tích kho và bảo vệ tài liệu khỏi những tác nhân môi trường bên ngoài. Nhờ
có hệt hống máy quay camera, quản lí bạn đọc trên máy tính qua hệ thống mã
vạch, thiết bị cổng từ hiện tượng mất sách trên kho tự chọn tầng 3 và tầng 4 hầu
như không có so với những năm trước đây.
Thư viện đã hạn chế được việc sử dụng trực tiếp các ấn phẩm chỉ có một
bản thay vào đó là việc sử dụng các tài liệu đã được chuyển sang dạng
microfilm. Những tài liệu trước năm 1945 đã đước chuyển sang dạng microfilm
để phục vụ bạn đọc. Hoạt động sửa chữa, đóng bìa, dán, vá tài liệu vẫn được tiến
hành. Sách, báo- tạp chí ngay khi phát hiện ra bị rách hay hư hỏng sẽ được
chuyển đi sửa chữa hoặc đóng bìa để tránh hư hại lớn. Riêng đối với các kho
báo- tạp chí việc đóng bìa cứng cho báo- tạp chí vẫn tiến hành thường xuyên,
định kỳ và công tác nội dịch được thư viện thực hiện đều đặn và thường xuyên
hơn so với trước kia.
Công tác giáo dục cán bộ thư viện và bạn đọc cũng được quan tâm qua
21