Công tác lưu trữ tài liệu tại UBND huyên tĩnh gia, tỉnh thanh hóa

LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của tôi. Tất cả nội dung,
thông tin trong công trình là trung thực.
Hà nội, ngày 18 tháng 8 năm 2016


LỜI CẢM ƠN
Trên mỗi chặng đường đi của cuộc đời mỗi chúng ta không có sự thành
công nào mà không gắn liền với những sự hỗ trợ, giúp đỡ dù ít hay nhiều, dù
trực tiếp hay gián tiếp của người khác. Trong suốt thời gian tham gia học tập tại
trường đến nay, tôi đã nhận được rất nhiều sự quan tâm, giúp đỡ của quý Thầy
Cô, gia đình và bạn bè. Với lòng biết ơn sâu sắc nhất, tôi xin gửi tới quý thầy cô
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã cùng với tri thức và tâm huyết của mình để
truyền đạt vốn kiến thức quý báu cho tôi trong suốt thời gian học tập tại trường.
Và đặc biệt, trong bài nghiên cứu khoa học này tôi xin gửi lời cảm ơn chân
thành nhất tới Ts. Bùi Thị Ánh Vân - Khoa Văn hóa thong tin và Xã hội, người
đã tận tình truyền cho tôi những kiến thức quý giá, hướng dẫn tôi thực hiện và
hoàn thành tốt đề tài nghiên cứu khoa học với đề tài “Công tác Lưu trữ tài liệu
tại UBND huyên Tĩnh Gia, tỉnh Thanh Hóa”.
Bước đầu đi vào thực tế của tôi còn nhiều hạn chế và bỡ ngỡ. Do vậy,
không tránh khỏi những thiếu sót, tôi rất mong nhận được những ý kiến đóng
góp quý báu của quý Thầy Cô để từ đó tôi có thể rút ra được những kinh nghiệm
và hoàn thiện kiến thức bản thân về nghiên cứu khoa học.
Một lần nữa tôi xin gửi lời cảm ơn sâu sắc nhất tới quý thầy cô. Chúc
thầy cô luôn luôn vui vẻ, mạnh khỏe, gặt hái được nhiều thành công trong
cuộc sống.
Tôi xin trân trọng cảm ơn!
Hà nội, ngày 18 tháng 8 năm 2016


MỤC LỤC

PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài

Trải qua quá trình phát triển lâu dài của lịch sử. Với truyền thống đấu
tranh kiên cường của dân tộc, đất nước ta đã giành đựơc độc lập, thoát khỏi ách
nô lệ của thực dân Pháp và đế quốc Mỹ, đem lại cuộc sống ấm no, tự do, hạnh
phúc cho dân tộc. Cùng với quá trình đấu tranh, xây dựng và trưởng thành đó thì
tài liệu lưu trữ cũng được hình thành và phát triển. Xã hội ngày càng phát triển,
nhu cầu trao đổi thông tin của con người ngày càng cần thiết hơn bao giờ hết.
Lưu giữ được những tài liệu quý giá là một điều rất cần thiết . Đó là nhu cầu đòi
hỏi con người phải quan tâm đến tài liệu lưu trữ. Tài liệu lưu trữ phản ánh hoạt
động của hầu hết các ngành hoạt động trong xã hội, bao gồm nhiều loại hình
phong phú và đa dạng được bảo quản từ thế hệ này sang thế hệ khác, là nguồn
thông tin vô tận để mọi người sử dụng. Pháp lệnh lưu trữ quốc gia số
34/2001/PL-UBTVQH10 được UBTVQH thông qua ngày 04/ 04/ 2001 chỉ rõ
“Tài liệu lưu trữ quốc gia là di sản của dân tộc, có giá trị đặc biệt đối với sự
nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa. Cụ thể là tài
liệu có giá trị về chính trị, kinh tế, quốc phòng, an ninh, ngoại giao, văn hoá,
giáo dục, khoa học và công nghệ được hình thành trong các thời kỳ lịch sử của
dân tộc Việt Nam, trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, tổ chức
chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp,
tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang nhân dân (gọi chung là cơ quan, tổ chức) và các
nhân vật lịch sử, tiêu biểu phục vụ việc nghiên cứu lịch sử, khoa học và hoạt
động thực tiễn” [2; Tr.45]. Bởi thế mà chúng ta phải có biện pháp khoa học để
bảo vệ tài liệu khỏi các mối nguy hại cả bên trong lẫn bên ngoài, cả chủ quan lẫn
khách quan nhằm đáp ứng nhu cầu khai thác sử dụng phục vụ cho nhu cầu chính
đáng của mọi người dân. Nhưng trên thực tế tài liệu lưu trữ đang bị mất mát, hao
mòn dần cũng bởi sự xem nhẹ công tác lưu trữ tài liệu của một bộ phận cán bộ,

họ coi đó chỉ là công việc sự vụ, giấy tờ đơn thuần, không quan tâm, chú trọng.
Đó là những suy nghĩ, quan điểm sai lệch khi đánh giá về công tác lưu trữ cần
được nhìn nhận lại. Nên tôi muốn đi sâu tìm hiểu nghiên cứu về công tác lưu trữ
4


tài liệu để cho mọi người có cách nhìn đúng đắn về tài liệu lưu trữ, cho thấy
được tầm quan trọng của nó trong công tác, hoạt động quản lý hàng ngày và ý
nghĩa to lớn đối với sự phát triển, vận mệnh đất nước.
Với may mắn được trang bị khối kiến thức vô cùng kỹ lưỡng về công tác
lưu trữ tại ngôi trường có truyền thống giảng dạy về Văn thư Lưu trữ - Trường
Đại học Nội vụ Hà Nội, qua những lý do trên tôi đã quyết định lựa chọn đề tài
nghiên cứu khoa học “Công tác lưu trữ tài liệu tại UBND huyện Tĩnh Gia, tỉnh
Thanh Hóa” để nhấn mạnh tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ trong mọi lĩnh
vực, mọi ngành nghề và các cấp từ trung ương tới cơ sơ.
2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Với lợi thế là sinh viên đang theo học đại học liên thông trường Đại học
Nội vụ Hà Nội và vốn kiến thức đã được các thầy cô trang bị cộng thêm thời
gian đã đi kiến tập, thực tập và làm việc tại một số cơ quan, tổ chức nên bản
thân đã có sự hiểu biết và nhận thức đúng đắn về công tác văn thư lưu trữ nói
chung và công tác lưu trữ tài liệu nói riêng.
Sau khi tìm đọc một số tác phẩm như Giáo trình Lưu trữ học (năm 2009;
nhà xuất bản Giao thông Vận tải), Giáo trình Văn thư lưu trữ (năm 2009; nhà
xuất bản Giao thông Vận tải), tôi đã bổ sung hoàn thiện hơn cho bản thân những
kiến thức, lý luận về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ. Báo cáo thực tập tốt
nghiệp hệ Cao đẳng của tôi tại UBND huyện Tĩnh Gia, tỉnh Thanh Hóa với đề
tài “ Công tác Lưu trữ tại UBND huyện Tĩnh Gia, tỉnh Thanh Hóa” đã cung cấp
các thông tin số liệu chính xác về công tác lưu trữ tài liệu, giúp chúng em trong
việc nghiên cứu viết nội dung của Chương 2 và Chương 3 trong đề tài này thuận

lợi và đạt hiệu quả tốt nhất.
3. Mục tiêu nghiên cứu

Đề tài được thực hiện để đi sâu tìm hiểu nghiên cứu về công tác lưu trữ tài
liệu tại UBND huyện Tĩnh Gia, tỉnh Thanh Hóa, từ đó thấy được những ưu
nhược điểm và đưa ra những đề xuất, khuyến nghị giúp cho công tác lưu trữ
huyện Tĩnh Gia, tỉnh Thanh Hóa nói riêng và công tác lưu trữ trong cả nước nói
chung được hoàn thiện góp phần phục vụ công tác khai thác sử dụng một cách
5


nhanh chóng chính xác.
4. Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của đề tài là “Công tác lưu trữ tài liệu tại UBND
huyện Tĩnh Gia, tỉnh Thanh Hóa”.
5. Phạm vi nghiên cứu

Không gian phạm vi nghiên cứu đề tài là ở UBND huyện Tĩnh Gia, tỉnh
Thanh Hóa.
Thời gian nghiên cứu công tác lưu trữ tài liệu từ năm 2008 đến năm 2015.
6. Phương pháp nghiên cứu

Khi thực hiện nghiên cứu đề tài tôi áp dụng các phương pháp:
7.

Phương pháp nghiên cứu tài liệu
Phương pháp thu thập, xử lý thông tin
Phương pháp tư duy, logic
Phương pháp phân tích, tổng hợp

Phương pháp điều tra, khảo sát thực tế
Bố cục đề tài
Ngoài Phần mở đầu, Kết luận, Tài liệu tham khảo, Phụ lục đề tài được bố
cục thành 3 Chương:
Chương 1: Một số lý luận về công tác lưu trữ tài liệu và khái quát về
UBND huyện Tĩnh Gia, tỉnh Thanh Hóa.
Chương 2: Thực trạng công tác lưu trữ tài liệu ở UBND huyện Tĩnh Gia,
tỉnh Thanh Hóa.
Chương 3: Một số giải pháp và khuyến nghị về công tác lưu trữ tài liệu ở
UBND huyện Tình Gia, tỉnh Thanh Hóa.

CHƯƠNG 1: MỘT SỐ LÝ LUẬN VỀ LƯU TRỮ TÀI LIỆU VÀ KHÁI
QUÁT VỀ UBND HUYỆN TĨNH GIA, TỈNH THANH HÓA
1.1.

Khái quát về tài liệu lưu trữ và công tác lưu trữ
Trong quá trình xây dựng và bảo vệ đất nước, tài liệu lưu trữ là một trong

6


những công cụ thiết yếu để bảo vệ vững chắc chủ quyền của tổ quốc, chống lại
mọi âm mưu xâm lược của bọn đế quốc, thực dân. Đồng thời, tài liệu lưu trữ
cũng chính là phương tiện thông tin được Đảng và nhà nước sử dụng để tuyên
truyền đường lối, chủ trương, chính sách đến tầng lớp nhân dân. Ngoài ra, tài
liệu lưu trữ còn được sử dụng rộng rãi trên mọi lĩnh vực đạt hiệu quả cao. Do
đó, tài liệu lưu trữ phải luôn bảo quản từ thế hệ này sang thế hệ khác, đó chính là
nguồn thông tin vô tận để mọi công dân, mọi ngành, mọi cơ quan đều có thể sử
dụng được. Cho thấy được vai trò vô cùng quan trọng của tài liệu lưu trữ.
1.1.1. Tài liệu lưu trữ

 Khái niệm

“Tài liệu lưu trữ là bản tài liệu có giá trị, được lựa chọn từ trong toàn bộ
khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, của tổ chức,
cá nhân, được bảo quản trong các kho lưu trữ để khai thác phục vụ cho các mục
đích chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch sử,… của toàn xã hội”. [1; Tr.10].
Tài liệu lưu trữ chứa đựng thông tin phong phú có độ tin cậy cao, phản ánh một
cách toàn diện, trung thực mọi mặt của đời sống xã hội. Tài liệu lưu trữ là bản
chính, bản gốc của tài liệu, khi không còn bản chính bản gốc thì tài liệu lưu trữ
thay bằng bản sao có giá trị như bản chính, và có đủ các yếu tổ thể thức văn bản
theo quy định hiện hành, được quản lý bởi Đảng và Nhà nước một cách thống
nhất và chặt chẽ theo quy định. Tài liệu lưu trữ không giống các xuất bản phẩm
như sách hay báo, tạp chí… tài liệu lưu trữ thông thường chỉ có một đến hai bản
vậy nên cần bảo quản kỹ tránh mất mát, hư hỏng.
 Đặc điểm

+ Nội dung của tài liệu lưu trữ chứa đựng những thông tin quá khứ phản
ánh đầy đủ các hoạt động và thành tựu lao động sáng tạo của con người qua các
thời kỳ lịch sử khác nhau, ghi lại những sự kiện hiện tượng, biến cố lịch sử,
những hoạt động của các cơ quan, tổ chức, những cống hiến to lớn của các anh
hung dân tộc, các nhà khoa học và văn hóa nổi tiếng.
+ Tài liệu có tính chính xác cao. Tài liệu lưu trữ gần như được sinh ra
đồng thời với các sự kiện, hiện tượng, nên thông tin phản ánh trong đó có tính
chân thực cao. Tài liệu lưu trữ là bản chính, bản gốc của tài liệu. Trường hợp
7


không có bản chính, bản gốc thì có thể dùng bản sao có giá trị như bản chính
thay thế. Tài liệu lưu trữ phải có đầy đủ các yếu tố thể thức văn bản theo quy
định của pháp luật. Tuy nhiên tài liệu mỗi giai đoạn thời kỳ mỗi khác nên khi

xem xét tài liệu phải có cách nhìn lịch sử cụ thể và toàn diện.
+ Tài liệu lưu trữ do Nhà nước thống nhất quản lý. Nó được đăng ký, bảo
quản và nghiên cứu, sử dụng theo những quy định của pháp luật.
 Các loại hình tài liệu lưu trữ
Tài liệu lưu trữ phản ảnh hoạt động của hầu hết các ngành, lĩnh vực trong
xã hội, nên nó bao gồm nhiều loại hình phong phú và đa dạng. Ngày nay, căn cứ
vào các vật mang tin và ghi tin, các nhà lưu trữ học đã phân chia tài liệu lưu trữ
ra một số loại hình cơ bản như: tài liệu hành chính, tài liệu khoa học – kỹ thuật,
tài liệu nghe nhìn, tài liệu điện tử, tài liệu văn học nghệ thuật.
+ Tài liệu hành chính: bao gồm các loại văn bản có một nội dung phản
ánh những hoạt động về quản lý nhà nước trên các mặt chính trị, kinh tế, văn
hoá, khoa học, quân sự, ngoại giao.,… là loại hình tài liệu chiếm số lượng lớn
nhất trong lưu trữ hiện nay.
+ Tài liệu khoa học – kỹ thuật: Tài liệu lưu trữ khoa học- kỹ thuật là tài
liệu có nội dung phản ánh các hoạt động về nghiên cứu khoa học; phát minh,
sáng chế; thiết kế xây dựng các công trình xây dựng cơ bản; thiết kế chế tạo các
sản phẩm công nghiệp; điều tra khảo sát tài nguyên thiên nhiên như: địa chất,
khí tượng thuỷ văn, trắc địa, bản đồ v.v...
+ Tài liệu nghe nhìn: là những hình ảnh, âm thanh có giá trị khoa học, lịch
sử và thực tiễn, không kể thời gian, địa điểm sản sinh và vật mang tin, được nộp
lưu vào các kho lưu trữ theo chế độ nhất định. Là loại hình đặc biệt cả hình thức
và nội dung mang tin, bao gồm: Tài liệu ảnh, phim điện ảnh, ghi âm, ghi hình và
kỹ thuật số.
+ Tài liệu điện tử: là vật mang tin được tạo lập ở dạng mà thông tin trong
đó được tạo ra, được gửi đi, được nhận và được lưu trữ bằng phương tiện hoạt
động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không
dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ tương tự hình thành trong quá trình hoạt
động của cơ quan, tổ chức, cá nhân hoặc là vật mang tin mà thông tin trong đó
8

được tạo lập bằng việc biến đổi các loại hình thông tin trên các vật mang tin
khác sang thông tin dùng tín hiệu số.
Còn có loại hình tài liệu là các bản thảo, phác thảo của các tác giả hoạt
động trong lĩnh vực nghệ thuật như nhà văn, họa sĩ,…
 Ý nghĩa

Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa to lớn trong việc phát triển mọi mặt của đất
nước về kinh tế, chính trị, văn hóa – xã hội, khoa học, chính là một trong những
di sản văn hóa có giá trị đặc biệt của mỗi dân tộc.
Chính trị: Tài liệu lưu trữ đựơc hình thành và được các giai cấp nắm
quyền lãnh đạo sử dụng làm công cụ để bảo vệ quyền lợi của giai cấp mình và
đấu tranh chống lại giai cấp đối địch. Vì vậy tài liệu được sản sinh ra trong quá
trình hoạt động của các cơ quan nhà nước nắm quyền lãnh đạo đều mang bản
chất giai cấp.
Kinh tế: Tài liệu lưu trữ có tác dụng về mặt kinh tế khi chúng được khai
thác, sử dụng và phát huy tác dụng phục vụ đắc lực cho sự nghiệp xây dựng và
bảo vệ tổ quốc của nhân dân ta.
Tài liệu lưu trữ được sử dụng để điều tra tài nguyên thiên nhiên (địa
chất, thổ nhưỡng, tài nguyên, khoáng sản v.v...) làm cơ sở cho việc lập quy
hoạch phát triển kinh tế, văn hoá trong từng vùng, từng địa phương và trong
toàn quốc. Đồng thời nó còn là căn cứ quan trọng để xây dựng kế hoạch phát
triển kinh tế hàng năm.
Khoa học: Tài liệu lưu trữ được sử dụng để làm tư liệu tổng kết các quy
luật vận động và phát triển của sự vật, hiện tượng trong tự nhiên, xã hội và tư
duy. Nó được sử dụng để nghiên cứu khoa học trong nhiều lĩnh vực của đời sống
xã hội và duy trong đó, nó có ý nghĩa đặc biệt quan trọng để nghiên cứu lịch sử.
Tài liệu lưu trữ được coi là nguồn sử liệu tin cậy nhất, chính xác nhất và
phong phú nhất để nghiên cứu lịch sử dân tộc, lịch sử các địa phương, lịch sử
các ngành. Các nhà sử học đã sử dụng tài liệu lưu trữ là những bằng chứng tin

cậy để xác minh các sự kiện lịch sử, khôi phục lịch sử để các thế hệ hiện tại và
tương lai hiểu về một thời kỳ lịch sử một cách đúng đắn.
9


Văn hóa: Cùng với các loại di sản văn hoá khác mà con người để lại từ
đời này sang đời khác như các di chỉ khảo cổ, các hiện vật trong bảo tàng, công
trình kiến trúc, điêu khắc, hội hoạ v.v..., tài liệu lưu trữ để lại cho xã hội loài
người các văn tự rất có giá trị. Sự xuất hiện các văn tự và việc lưu trữ các loại
văn tự đó trở thành một trong những tiêu chí đánh giá trình độ văn minh của các
dân tộc trên thế giới. Một dân tộc có chữ viết sớm, có nhiều văn tự được lưu giữ
thể hiện dân tộc để có nền văn hoá lâu đời. Tài liệu lưu trữ được bảo quản từ thế
hệ này sang thế hệ khác là nguồn thông tin vô tận để xây dựng nền văn hoá đậm
đà bản sắc dân tộc.
1.1.2. Công tác lưu trữ
 Khái niệm

Công tác lưu trữ ra đời do đỏi hỏi khách quan của việc quản lý, bảo quản
và tổ chức sử dụng tài liệu để phục vụ xã hội. Vì vậy, công tác Lưu trữ là một
mắt xích không thể thiếu trong hoạt động của bộ máy Nhà nước. “Công tác lưu
trữ là một lĩnh vực quản lý nhà nước bao gồm tất cả những vấn đề lý luận thực
tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học tài liệu, bảo quản và tổ
chức khai thác, sử dụng tài liệu Lưu trữ phục vụ cho công tác quản lý, nghiên
cứu khoa học và nhu cầu cá nhân” [1 ; Tr.17].
Nội dung công tác lưu trữ gồm các nội dung sau: Nghiên cứu, triển khai
và thực hiện các biện pháp quản lý nhà nước về lưu trữ; thực hiện các nghiệp vụ
về lưu trữ (công tác thu thập bổ sung tài liệu, chỉnh lý tài liệu, công tác thống kê
tài liệu, công tác bảo quản tài liệu và công tác tổ chức khai thác sử dụng tài
liệu); Nghiên cứu khoa học về lưu trữ.
 Mục đích

Mục đích cuối cùng của công tác lưu trữ là hướng tới việc phục vụ các
nhu cầu khác nhau của đời sống xã hội thông qua việc khai thác các thông tin
quá khứ có trong tài liệu lưu trữ. Do vậy, nếu công tác lưu trữ ở các cơ quan,
doanh nghiệp được tổ chức tốt thì sẽ có rất nhiều ý nghĩa, tác dụng đối với các
quốc gia, địa phương, các cơ quan và toàn xã hội.
Trước hết, công tác lưu trữ được tổ chức tốt sẽ giúp các cơ quan, doanh
10


nghiệp lưu trữ đầy đủ và cung cấp kịp thời những thông tin cần thiết cho lãnh
đạo và cán bộ trong quá trình thực hiện công việc.
Nội dung của nhiều tài liệu lưu trữ còn chứa đựng những bài học kinh
nghiệm quý báu trong quá trình phát triển của quốc gia, của các cơ quan, tổ
chức. Vì vậy, công tác lưu trữ giúp các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp trong
việc khai thác thông tin trong tài liệu để giáo dục truyền thống cho các thế hệ
cán bộ trong cơ quan, tổng kết hoạt động và rút ra những bài học kinh nghiệm
bổ ích trong quản lý, sản xuất, kinh doanh.
 Ý nghĩa

Công tác lưu trữ có ý nghĩa vô cùng to lớn trong hoạt động quản lý hành
chính nhà nước. Tài liệu lưu trữ sẽ là nguồn thông tin quý giá giúp cho các cơ
quan, tổ chức, cá nhân có thể xây dựng và đưa ra các quy định, quyết định quản
lý điều hành mọi hoạt động được xuyên suốt, nhanh chóng và chính xác nhất.
Thực hiện tốt công tác lưu trữ là góp phần phát triển một nền hành chính
mới khoa học hiện đại, hướng tới phục vụ nhân dân và mở rộng quyền công dân.
Tài liệu lưu trữ cũng chứa đựng những thông tin quan trọng là cơ sở lý luận và
thực tiễn để cho đảng và nhà nước, các cơ quan, tổ chức chuyên môn thực hiện
công tác nghiên cứu và đưa ra những chính sách đúng đắn phục vụ cho mọi hoạt
động của nhân dân thúc đẩy sự phát triển mọi mặt của đời sống xã hội.

 Chức năng

Thực hiện các nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ. Thực hiện các
nhiệm vụ sự nghiệp lưu trữ như thu thập, bổ sung tài liệu, bảo quản hoàn chỉnh
an toàn tài liệu lưu trữ và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu đó.
 Mối quan hệ giữa công tác văn thư với công tác lưu trữ

Công tác văn thư và công tác lưu trữ có mối quan hệ mật thiết, tác động
qua lại lẫn nhau và đều không thể thiếu được trong hoạt động của mỗi cơ quan.
Nguồn tài liệu chủ yếu và vô tận bổ sung cho các kho lưu trữ là tài liệu văn thư,
làm tốt công tác văn thư sẽ giữ lại được đầy đủ tài liệu để bổ sung cho kho lưu
trữ. Tài liệu bảo đảm đầy đủ thể thức, đúng thể loại văn bản, khi giải quyết xong
lập hồ sơ và nộp vào kho lưu trữ sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc phân loại,
11


xác định giá trị tài liệu và phục vụ khai thác. Công tác lập hồ sơ ở khâu văn thư
làm tốt thì khi thực hiện các khâu nghiệp vụ của công tác lưu trữ được một cách
nhanh chóng chính xác. Bên cạnh đó qua việc thực hiện công tác lưu trữ sẽ đánh
giá được công tác văn thư cơ quan có thực hiện tốt và đúng theo quy định của
nhà nước hay không từ đó có kiến nghị đề xuất chấn chỉnh công tác văn thư đi
vào quy cũ. Từ sự phân tích trên chúng ta phải có thái độ đúng đắn và phương
pháp khoa học để thực hiện thật tốt cả công tác văn thư và lưu trữ giúp cho hoạt
động của cơ quan, tổ chức, cá nhân được xuyên suốt và liên tục.
1.2.

Giới thiệu vài nét về UBND huyện Tĩnh Gia thuộc tỉnh Thanh Hóa
1.2.1 Lịch sử hình thành và phát triển
Tĩnh Gia là một huyện miền biển thuộc tỉnh Thanh Hoá, cách tỉnh Thanh

Hóa 41 km về phía Nam, có tổng diện tích tự nhiên là 450 km 2. Dân số: 214.070
người (năm 2010), tốc độ tăng trưởng kinh tế: 11%/năm (năm 2002). Phía Nam
giáp huyện Quỳnh Lưu - Nghệ an, phía Bắc Giáp với huyện Quảng Xương, phía
Tây giáp với huyện Như Thanh và Nông Cống, phía Đông giáp với Biển đông.
Địa hình bán sơn địa, gồm nhiều hang động, đồng bằng và có đường bờ biển dài
hơn 30km, huyện có một số hòn đảo như đảo Mê, Nghi Sơn,… 3 cửa lạch, 2
cảng biển lớn tạo cho huyện Tĩnh Gia tiềm năng lợi thế để phát triển kinh tế toàn
diện, đặc biệt là phát triển về du lịch, công nghiệp và thủy, hải sản.
Huyện Tĩnh Gia có lịch sử lâu đời, thời Hán huyện chính là phần đất phía
Đông Nam của huyện Cư Phong, thời Tam Quốc chính là huyện thường Lạc,
thời Tùy – Đường là huyện An Thuận, thời Đinh – Lê – Lý giữ nguyên như thời
Đường, thời Trần – Hồ huyện Tĩnh Gia ngày nay chính là huyện Cổ Chiến và
phía Bắc huyện Tĩnh Gia ngày nay, sau đó thuộc huyện Kết Duyệt, thời Minh
đổi tên là huyện Cổ Bình, thời Lê Quang Thuận đổi tên là huyện Ngọc Sơn
thuộc Phủ Tĩnh Gia. Đến đầu thế kỷ XX các huyện Nông Cống và Quảng
Xương trực thuộc cấp tỉnh, tên huyện Ngọc Sơn không còn mà gọi là Phủ Tĩnh
Gia thuộc tỉnh Thanh Hóa. Sau Cách mạng tháng tám năm 1945 đổi phủ thành
huyện Tĩnh Gia với 34 xã và 1 thị trấn.
[Phụ lục ảnh 1; Tr.37]
12


1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức
a. Chức năng
Căn cứ vào Điều 2, Chương 1 của Luật số 11/2003/QH11 của Quốc hội:
Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thì Ủy ban nhân dân
huyện Tĩnh Gia có chức năng là cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương do
Hội đồng nhân dân bầu ra và là cơ quan chấp hành của Hội đồng nhân dân,
chiệu trách nhiệm về việc chấp hành Hiến pháp, Luật, các văn bản của cơ quan
cấp trên và Nghị Quyết của Hội đồng nhân dân ; thực hiện chức năng quản lý

nhà nước ở địa phương trên mọi lĩnh vực kinh tế, chính trị, văn hóa, giáo dục,
quốc phòng, an ninh…
b. Nhiệm vụ, quyền hạn
Căn cứ vào các Điều từ số 97 – 110 Mục 2, Chương IV của Luật số
11/2003/QH11 của Quốc hội: Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân
dân thì Ủy ban nhân dân Huyện Tĩnh Gia có đầy đủ các nhiệm vụ, quyền hạn
trên tất cả các lĩnh vực kinh tế, nông – lâm – ngư nghiệp, công nghiệp, tiểu thủ
công nghiệp, xây dựng, giao thông vận tải, văn hóa – xã hội, giáo dục, quốc
phòng an ninh…
• Trong lĩnh vực kinh tế:
Trong lĩnh vực kinh tế thì có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch phát triển kinh
tế - xã hội; lập dự toán thu, chi, phân bổ và quyết toán ngân sách nhà nước của
địa phương mình; tổ chức hướng dẫn, kiểm tra Ủy ban nhân dân cấp xã, thị trấn
xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội và thực hiện ngân sách nhà nước
hàng năm; thực hiện một số nhiệm vụ khác theo pháp luật quy định.
•

Trong lĩnh vực công nghiệp, nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp:
Xây dựng, áp dụng các chính sách phát triển công nghiệp, nông nghiệp,
lâm nghiệp, ngư nghiệp; tổ chức quy hoạch đất nông nghiệp, đất rừng, thủy lợi,
kết hợp với bảo vệ rừng, trồng rừng, bảo vệ đê điều, thủy lợi, phát triển ngành
nghề đánh bắt, nuôi trồng và chế biến thủy sản; cho thuê và thu hồi đất, giải

quyết tranh chấp đất đai, thanh tra đất theo quy định của pháp luật.
• Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải, thương mại, dịch vụ, du lịch:
Tiến hành khoanh vùng quy hoạch xây dựng thị trấn, điểm dân cư nông
thôn trên địa bàn huyện theo quy định của pháp luật; quản lý việc xây dựng,
13

khai thác sử dụng các công trình giao thông; quản lý đất ở, quỹ nhà thuộc quyền
sở hữu của nhà nước trên địa bàn; thực hiện các hoạt động thanh tra, kiểm tra,
giám sát nghiêm ngặt các hoạt động liên quan đến xây dựng, giao thông vận tải.
Tổ chức triển khai các mô hình thương mại, dịnh vụ, du lịch phù hợp với điều
kiện tự nhiên, vị trí địa lý và kinh tế của địa phương.
• Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh và an toàn xã hội, thi hành pháp luật:
Bảo đảm an ninh chính trị, an toàn xã hội, thực hiện nhiệm vụ xây dựng
lực lượng vũ trang nhân dân và quốc phòng toàn dân, xây dựng và tổ chức huấn
luyện lực lượng dân quân tự vệ tại địa phương; khám tuyển nghĩa vụ quân sự;
chống tội phạm, tệ nạn xã hội. Tổ chức công tác tuyên truyền, giáo dục, kiểm tra
việc chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản quy phạm pháp luật khác của cơ
quan nhà nước cấp trên và Nghị Quyết của Hội đồng nhân dân
c. Cơ cấu tổ chức
 Lãnh đạo cơ quan
Uỷ ban nhân dân huyện Tĩnh Gia do Hội đồng nhân dân cùng cấp bầu
gồm các chức danh như sau: Chủ tịch, các Phó Chủ tịch và các Uỷ viên uỷ ban.
Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện là đại biểu Hội đồng nhân dân huyện. Tổ chức,
chức năng, nhiệm vụ của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch và các Uỷ viên Uỷ ban
nhân dân do pháp luật quy định.
 Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn các phòng, ban, đơn vị.
 Cơ cấu tổ chức:
Căn cứ tại Điều số 7 và 8 Chương II của Nghị định 37/2014/NĐ-CP ngày
05/05/2014 quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện,
quận, thị xã, thành phố trực thuộc tỉnh. Theo đó UBND huyện có 12 phòng và
-

có 3 phòng ban do đặc thù mà được hình thành tổng cộng là 15 phòng, ban:
Phòng Nội vụ
Phòng Tư pháp
Phòng Tài chính Kế hoạch

Phòng Tài nguyên và Môi trường
Phòng Lao động Thương binh và Xã hội
Phòng Văn hóa Thể thao và Du lịch
Phòng Giáo dục và Đào tạo
Phòng Y tế
Phòng Thanh tra huyện
Văn phòng HĐND và UBND
Phòng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn
Phòng Công thương
14


Đội Kiểm tra quy tắc xây dựng
Ban Quản lý dự án đầu tư xây dựng
Ban Giải phóng mặt bằng, hỗ trợ tái định cư
[Phụ lục sơ đồ 1; Tr.43 ]
 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn.
• Phòng Nội Vụ:
-

Thực hiện chức năng quản lý nhà nước về các vấn đề: Tổ chức bộ máy; vị
trí việc làm; biên chế; tiền lương; cải cách hành chính; chính quyền địa phương;
địa giới hành chính; cán bộ, vấn đề công chức, viên chức; công tác văn thư lưu
trữ; tôn giáo; thi đua khen thưởng.
•

Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân:
Giữ vai trò quan trọng trong việc: giúp cho hoạt động của Hội đồng nhân
dân và Ủy ban nhân dân được thường xuyên liên tục; tham mưu cho Chủ tịch
Ủy ban nhân dân về chỉ đạo, điều hành hoạt động cơ quan; công tác dân tộc;

bảo đảm cơ sơ vật chất, kỹ thuật cho Ủy ban nhân dân; Tiếp nhận hồ sơ của cá
nhân, tổ chức và trả kết quả khi đã giải quyết xong.

•

Phòng Tư Pháp:
Thực hiện các nhiệm vụ cơ bản như: Xây dựng và thi hành pháp luật;
công chứng, chứng thực hộ khẩu, hộ tịch; kiểm soát thủ tục hành chính; phổ
biến, giáo dục pháp luật và thực hiện một số nhiệm vụ khác theo quy định của
pháp luật.

•

Phòng Tài chính Kế hoạch:
Có nhiệm vụ quản lý nhà nước về: Tài chính, ngân sách nhà nước tại địa
phương; kế hoạch và đầu tư; đăng ký kinh doanh; tổng hợp và thống nhất quản
lý các vấn đề về doanh nghiệp, hợp tác xã, kinh tế tư nhân và một số nhiệm vụ
khác theo quy định của pháp luật.

•

Phòng Tài nguyên Môi trường:
Thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về: Đất đai; tài nguyên nước; tài
nguyên khoáng sản; môi trường; biển và hải đảo (đối với các huyện có biển, đảo).

•

Phòng Lao động Thương binh và Xã hội:
Thực hiện chức năng quản lý nhà nước về: Việc làm; dạy nghề; lao động,
tiền lương; tiền công; bảo hiểm xã hội; an toàn lao động; người có công; bảo trợ

15


xã hội; bảo vệ và chăm sóc trẻ em; bình đẳng giới; phòng, chống tệ nạn xã hội.
•

Phòng Văn hóa Thông tin:
Giữ chức năng quản lý nhà nước về: Văn hóa; gia đình; thể dục - thể
thao; du lịch; quảng cáo; bưu chính; viễn thông; công nghệ thông tin; phát thanh
truyền hình; báo chí; xuất bản; thông tin cơ sở; thông tin đối ngoại; hạ tầng
thông tin.

•

Phòng Giáo dục và Đào tạo:
Chức năng quản lý nhà nước về: Chương trình và nội dung giáo dục và
đào tạo; tiêu chuẩn nhà giáo và tiêu chuẩn cán bộ quản lý giáo dục; tiêu chuẩn
cơ sở vật chất, thiết bị trường học; quy chế thi cử và cấp văn bằng, chứng chỉ;
bảo đảm chất lượng giáo dục và đào tạo.

•

Phòng Y tế:
Thực hiện chức năng quản lý nhà nước về: khám bệnh, chữa bệnh; sức
khỏe sinh sản, trang thiết bị y tế, dược; bảo hiểm y tế; chính sách dân số - kế
hoạch hóa gia đình; phục hồi chức năng…

•

Phòng Thanh tra:

Thực hiện chức năng quản lý nhà nước về: hoạt động thanh tra, kiểm tra,
giải quyết khiếu nại tố cáo; phòng chống tham nhũng trên địa bàn huyện và thực
hiện các nhiệm vụ quyền hạn khác theo quy định của pháp luật.

•

Phòng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn:
Thực hiện chức năng quản lý nhà nước về: Nông - lâm - ngư nghiệp; thủy
lợi; thủy sản; phát triển nông thôn; phòng, chống thiên tai; chất lượng, an toàn
thực phẩm đối với nông sản, lâm sản, thủy sản, muối và thực hiện một số nhiệm
vụ khác theo quy định của pháp luật.
* Tiểu kết
Trên đây là một số lý luận về tài liệu lưu trữ và công tác lưu trữ. Cũng
như đã giới thiệu cơ bản về Ủy ban nhân dân huyện Tĩnh Gia, tỉnh Thanh Hóa.
Những nội dung cơ bản nêu trên sẽ là cơ sở để tôi đi sâu tìm hiểu nghiên cứu các
nội dung trong Chương 2.

16


CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TÀI LIỆU Ở UBND
HUYỆN TĨNH GIA, TỈNH THANH HÓA
2.1. Khái quát về công tác lưu trữ ở UBND huyện Tĩnh Gia, tỉnh
Thanh Hóa
Tài liệu của UBND là những tài liệu quan trọng, có giá trị liên quan đến
hoạt động quản lý, điều hành mọi hoạt động của cơ quan, tổ chức cũng như hoạt
động của cả huyện Tĩnh Gia góp phần xây dựng cho đất nước giàu đẹp tiến lên
Xã hội chủ nghĩa. Văn bản cấp trên ban hành xuống, cấp dưới trình lên hàng
năm là những tài liệu liên quan tới vấn đề chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội, giáo
dục… là những tài liệu quan trọng và mật liên quan đến vận mệnh của Quốc gia,

dân tộc chính vì thế tài liệu cần phải được bảo quản, quản lý một cách tốt nhất
để góp phần xây dựng và bảo vệ tổ quốc ngày càng vững mạnh.
2.1.1. Hệ thống hóa các văn bản quản lý của UBND, văn bản chỉ đạo về
công tác lưu trữ ở UBND huyện Tĩnh Gia
Hệ thống văn bản chỉ đạo về công tác lưu trữ cấp Trung ương.
Trong thời kì trước đây, lưu trữ cấp huyện không được định hình cụ thể.
Đến năm 1998, Thông tư số 40/TT/TCCP hướng dẫn tổ chức lưu trữ ở các cơ
quan nhà nước các cấp (Thông tư 40) đã yêu cầu bố trí cán bộ lưu trữ chuyên
trách thuộc Văn phòng HĐND-UBND huyện để giúp Chánh văn phòng và
UBND huyện quản lý nhà nước về công tác lưu trữ trong phạm vi huyện, trực
tiếp quản lý kho lưu trữ của huyện và tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động
của cơ quan UBND huyện.
17


Đến ngày 01/02/2005, Bộ Nội vụ ban hành Thông tư số: 21/2005/TTBNV hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức Văn thư,
Lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ và UBND. Thông tư này quy định lưu trữ huyện
là lưu trữ lịch sử và là một bộ phận thuộc Văn phòng HĐND-UBND huyện, đã
định hình sơ bộ tổ chức lưu trữ cấp huyện và giao cho tổ chức này chức năng
mới.
Tại Thông tư số 04/2008/TTBNV ngày 04/6/2008 của Bộ Nội Vụ hướng
dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ, Phòng Nội
vụ thuộc UBND cấp tỉnh, cấp huyện. Thông tư này không thừa nhận sự tồn tại
của lưu trữ cấp huyện như một lưu trữ lịch sử. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn,
cơ cấu tổ chức của các lưu trữ ở cấp huyện không được quy định cụ thể trong
các văn bản quản lý của các cơ quan Nhà nước.
Vì thế, cho đến nay công tác lưu trữ tại UBND cấp huyện như UBND
huyện Tĩnh Gia cũng chỉ áp dụng một số văn bản quy phạm pháp luật chung về
công tác lưu trữ như:
•

•

Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 của Quốc hội.
Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính Phủ Quy định chi tiết

thi hành một số điều của Luật Lưu trữ.
• Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004 của Cục Văn thư và Lưu trữ
nhà nước về hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính.
• Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28/4/2010 về hướng dẫn chức năng, nhiệm
vụ, quyền hạn, và tổ chức của tổ văn thư, lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan
thuộc Chính Phủ và UBND các cấp.
• Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản
lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan;
• Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 quy định về thời hạn bảo quản hồ
sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức.
• Thông tư 09/2013/TT-BNV ngày 31/10/2013 của Bộ Nội vụ quy định chế độ
báo cáo thống kê về công tác văn thư, lưu trữ và lưu trữ tài liệu....
• Đến ngày 25 tháng 11 năm 2014 UBND tỉnh Thanh Hóa đã ban hành Quyết
định số 4115/2014/QĐ-UBND về quy chế công tác Văn thư lưu trữ trên địa bàn
tỉnh Thanh Hóa. [Phụ lục mẫu văn bản 1; Tr 44]
• Kế hoạch số 63/KH-UBND ngày 30/01/2015 của UBND tỉnh Thanh Hóa về
18


công tác văn thư lưu trữ năm 2015 trên địa bàn tỉnh Thanh Hóa. Việc cụ thể hóa
Luật lưu trữ đã được đi sâu sát hơn nữa vào tuyến cấp huyện, công tác lưu trữ tại
UBND huyện Tĩnh Gia cũng dần đi vào nề nếp hơn.
Song song với việc áp dụng các Quy định về công tác lưu trữ của các cấp
Trung ương ban hành. Bên cạnh đó, với sự tham mưu của Phòng Nội vụ, UBND
huyện Tĩnh Gia đã ban hành một số văn bản chỉ đạo cụ thể như:

•

Quyết định số 1821/2013/QĐ-UBND ngày 21/10/2013 của UBND huyện về

việc ban hành Quy chế công tác văn thư lưu trữ huyện Tĩnh Gia.
• Báo cáo 194/UBND-BC ngày 25/6/2013 của UBND huyện Tĩnh Gia về danh mục
các cơ quan đơn vị thuộc nguồn nộp lưu và lưu trữ huyện Tĩnh Gia.
• Kế hoạch 79/KH-UBND ngày 17/7/2014 của UBND huyện Tĩnh Gia về kế
hoạch thực hiện công tác văn thư lưu trữ năm 2014 trên địa bàn huyện Tĩnh Gia.
• Kế hoạch 29/KH-UBND ngày 17/3/2015 của UBND huyện Tĩnh Gia về kế
hoạch chỉnh lý, sắp xếp tài liệu các phòng, ban, đội thuộc UBND huyện đưa vào
kho lưu trữ.
• Kế hoạch số 35/KH-UBND ngày 26/3/2015 của UBND huyện Tĩnh Gia về việc
mua sắm trang thiết bị và ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ.
Hàng năm, việc thực hiện chỉnh đốn công tác lưu trữ tại UBND huyện
Tĩnh Gia vẫn được thực hiện thường xuyên mặc dù chưa có quy định cụ thể về
công tác lưu trữ tài liệu của UBND huyện.
2.1.2. Mô hình tổ chức công tác lưu trữ của UBND huyện Tĩnh Gia
Việc hạn chế nhất trong công tác lưu trữ của UBND cấp huyện đó chính là
mô hình tổ chức. Bởi tổ chức lưu trữ cấp huyện luôn bị thay đổi theo quy định
của nhà nước, việc không thừa nhận sự tồn tại của lưu trữ cấp huyện như một
lưu trữ lịch sử đã khiến cho việc tổ chức, quản lý công tác lưu trữ cấp huyện
không có sự thống nhất, gặp nhiều bất cập trong công tác lưu trữ tài liệu.
Qua việc tìm hiểu một số tài liệu, kết hợp việc khảo sát kho lưu trữ tại
UBND huyện Tĩnh Gia, theo chúng tôi đánh giá thì mô hình tổ chức công tác
lưu trữ ở đây bước đầu đi vào ổn định và thống nhất. Phòng Nội Vụ có nhiệm vụ
quản lý, theo dõi công tác lưu trữ tại cấp huyện. Văn phòng UBND chịu trách
nhiệm trực tiếp thực hiện công tác lưu trữ. Việc bổ sung về số lượng cán bộ, bố

19

trí phòng kho, việc bảo quản tài liệu được chú trọng hơn.
Chức năng lưu trữ lịch sử được tách khỏi lưu trữ hiện hành của UBND
huyện. Đồng thời không tổ chức một lưu trữ lịch sử riêng. Những tài liệu có giá
trị sẽ được thành lập lưu trữ lịch sử liên huyện thuộc quyền quản lý của Sở Nội
Vụ tỉnh Thanh Hóa. Lưu trữ lịch sử liên huyện có vai trò như các chi nhánh của
trung tâm lưu trữ tỉnh/thành phố trực thuộc Trung ương, trực thuộc quản lý của
Sở Nội vụ. (Lưu trữ lịch sử liên huyện là lưu trữ thực hiện chức năng thu thập,
bảo quản, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn
nộp lưu trong phạm vi thuộc tỉnh. Mục đích nhằm giải quyết những khó khăn
của các huyện trong việc thành lập kho lưu trữ lịch sử riêng trong bối cảnh quy
hoạch của địa phương không cho phép ưu tiên xây dựng các kho lưu trữ chuyên
dụng có quy mô mà nhu cầu thực tế lại cấp bách).
Mô hình tổ chức công tác lưu trữ ở UBND huyện Tĩnh Gia được thực
hiện khá hiệu quả đối với thực tế công tác lưu trữ còn gặp nhiều khó khăn. Việc
triển khai hiệu quả mô hình này sẽ thúc đẩy cho hoạt động lưu trữ tài liệu toàn
khối UBND huyện Tĩnh Gia thuận lợi và khoa học hơn.
[Phụ lục sơ đồ 2; Tr.44]
2.1.3. Trách nhiệm của UBND huyện Tĩnh Gia trong công tác quản lý tài
liệu lưu trữ
Công tá c lưu trữ là mộ t lĩ nh vự c hoạ t độ ng quả n lý nhà nướ c bao gồ m
tấ t cả nhữ ng vấ n đề lý luậ n, thự c tiễ n và phá p chế liên quan tớ i việ c tổ chứ c
khoa họ c tà i liệ u, bả o quả n và tổ chứ c khai thá c, sử dụ ng tà i liệ u lưu trữ ...
Công tá c lưu trữ ra đờ i đò i hỏ i khá ch quan củ a việ c quả n lý , bả o quả n và tổ
chứ c sử dụ ng tà i liệ u để phụ c vụ xã hộ i.Vì thế , công tá c lưu trữ là mộ t mắ t
xí ch không thể thiế u trong hoạ t động củ a bộ má y Nhà nướ c ở nướ c ta, công
tá c lưu trữ phả i thự c hiệ n hai nhiệ m vụ sau:
+ Một là thực hiện các nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ.
+ Hai là thực hiện các nhiệm vụ sự nghiệp lưu trữ như: thu thập, bổ sung

tài liệu lưu trữ, bảo quản, bảo vệ an toàn và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.
 . Trách nhiệm của UBND huyện Tĩnh Gia.
20


Uỷ ban nhân dân do Hội đồng nhân dân bầu là cơ quan chấp hành của Hội
đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm
trước Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên.
Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Luật, các văn
bản của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng
cấp nhằm bảo đảm thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội,
củng cố quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn.
Hằng năm, công chức làm công tác lưu trữ tại Ủy ban nhân dân có nhiệm
vụ hướng dẫn các bộ phận cá nhân chuẩn bị hồ sơ, tài liệu cần giao nộp.
Tổ chức thực hiện thu hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu vào lưu trữ cơ
quan Ủy ban nhân dân.
Chuẩn bị danh mục hồ sơ, tài liệu giao nộp vào lưu trữ lịch sử (kho lưu
trữ chuyên dụng Tỉnh) theo quy định.
 . Trách nhiệm của Chánh văn phòng HĐND&UBND

Văn phòng HĐND và UBND huyện là nơi có tư cách pháp nhân, có con
dấu riêng và được mở tài Khoản tại Kho bạc Nhà nước theo quy định của pháp
luật.
Văn phòng HĐND và UBND chịu trách nhiệm thực hiện hoạt động lưu
trữ của cơ quan.
Phối hợp với Phòng Nội vụ huyện trình UBND huyện về công tác nhân sự
của Văn phòng HĐND và UBND cấp xã. Thực hiện các nhiệm vụ khác do
HĐND, UBND huyện và Chủ tịch HĐND, Chủ tịch UBND huyện giao.
Chánh Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân đồng thời là
Ủy viên Ủy ban nhân dân huyện, chịu trách nhiệm trước Ủy ban nhân dân

huyện, Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện về các công việc được giao, tổng hợp,
báo cáo tình hình hoạt động của Ủy ban nhân dân huyện và thực hiện các nhiệm
vụ, quyền hạn của mình.
Thực hiện công tác tham mưu các quy định, luật hiện hành về công tác
văn thư lưu trữ. Ngoài ra, tham mưu để UBND huyện ban hành các văn bản quy
định, hướng dẫn về công tác văn thư lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị và xã,
thị trấn trong địa bàn huyện. Quản lý kho lưu trữ cơ quan cũng như quản lý danh
21


mục chi tiết, địa chỉ tra tìm các tài liệu lưu trữ có giá trị lịch sử của cơ quan nhà
nước cấp huyện. Thống kê số liệu về công tác văn thư lưu trữ của các cơ quan,
đơn vị trong địa bàn huyện. Đồng thời trực tiếp chỉ đạo quản lý, giám sát cấp
nhà nước về công tác văn thư lưu trữ được thực hiện tại Văn phòng. Chánh văn
phòng còn là người trực tiếp giúp chủ tịch Ủy ban nhân dân quản lý, kiểm tra
giám sát việc thực hiện công tác văn thư lưu trữ.
 . Trách nhiệm của Trưởng phòng Nội vụ

Công tác lưu trữ của Ủy ban nhân dân huyện Tĩnh Gia do Phòng Nội vụ
quản lý. Phòng Nội vụ bố trí cán bộ chuyên trách giúp Trưởng phòng Nội vụ
thực hiện chức năng tham mưu cho UBND huyện quản lý nhà nước về công tác
văn thư và công tác lưu trữ tài liệu, hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ văn
thư, lưu trữ tại địa phương; thu thập, chỉnh lý, bảo quản và phục vụ khai thác,
sử dụng tài liệu lưu trữ được bảo quản ở kho lưu trữ của huyện; thực hiện các
nhiệm vụ lưu trữ hiện hành tại Phòng Nội vụ huyện, tổ chức việc giao nộp tài
liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định.
•

Hướng dẫn kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác lưu trữ tài

liệu của Nhà nước, của cấp tỉnh.
• Báo cáo, thống kê về công tác lưu trữ tài liệu, quản lý tài liệu lưu trữ cấp huyện
theo hướng dẫn của Sở Nội vụ.
• Tổ chức sơ kết, tổng kết và thực hiện công tác thi đua khen thưởng trong hoạt
động công tác lưu trữ.
 Trách nhiệm của các phòng ban cơ quan đơn vị trực thuộc.
Các bộ phận cán bộ, các phòng ban phải giao nộp hồ sơ, tài liệu theo đúng
quy định.
Trong trường hợp cần giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu phải lập
danh mục gửi lưu trữ cơ quan ủy ban nhân dân, nhưng thời gian giữ lại không
được quá 02 năm kể từ khi tài liệu đã đến hạn nộp lưu .
Các cán bộ chuyên môn có nhiệm vụ chuẩn bị các hồ sơ tài liệu phải giao
nộp và thống kê thành mục lục hồ sơ tài liệu nộp lưu.

22


2.2. Quản lý tài liệu lưu trữ tại huyện
2.2.1. Tình hình tài liệu lưu trữ
 Tổ chức lãnh đạo, chỉ đạo công tác lưu trữ hiện hành tại UBND huyện.

Hoạt động quản lý trong công tác lưu trữ cơ quan có sự quan tâm, tuy
nhiên nó vẫn còn mờ nhạt chưa được sát sao, bởi thế mà cơ quan mới thực hiện
hoạt động chỉnh lý từ năm 1990 đến năm 2008 trong đó chỉ có tài liệu từ năm
2000 trở đi là được thực hiện đầy đủ còn trước năm 2000 thì năm được chỉnh lý
năm thì không, và tài liệu trong từng năm không phải là tài liệu của từng phòng,
ban mà là tài liệu tổng hợp ban hành ra hàng năm của UBND và HĐND huyện.
Nhiều tài liệu của các phòng ban vẫn chưa được chỉnh lý hay làm bất cứ khâu
nghiệp vụ nào, tài liệu đang ở trạng thái bó gói, rời lẻ, hay đựng trong các cặp 3
dây. Chính vì thế mà cơ quan hiện tại chưa thành lập một phông lưu trữ nào, nên

việc thực hiện hoạt động quản lý phông lưu trữ cơ quan, tổ chức là chưa có.
Cơ quan bước đầu có ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động khai
thác sử dụng phục vụ tra tìm thông tin của cán bộ, công chức, viên chức trong cơ
quan cũng như yêu cầu chính đáng của nhân dân. Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ,
công chức, viên chức lưu trữ, quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong công
tác lưu trữ, tuy nhiên vẫn còn hạn chế so với thực trạng và quy mô của kho lưu
trữ cơ quan. Từ trước năm 2011 cơ quan đã có 01 cán bộ phụ trách và đã được
bồi dưỡng nghiệp vụ tại tỉnh Thanh Hóa, nhưng sau năm 2011 cán bộ lưu trữ đã
chuyển công tác và hoạt động lưu trữ đã không còn sát sao, cho tới đầu năm
2015 UBND huyện mới hợp đồng có quỹ lương 01 cán bộ chuyên ngành lưu trữ
để thực hiện công tác lưu trữ tại cơ quan. Công tác thanh tra, kiểm tra, giải quyết
và xử lý vi phạm quy chế công tác lưu trữ của cơ quan vẫn còn rất hạn chế, bởi
việc ban hành Quy chế về công tác văn thư lưu trữ mới được thực hiện vào cuối
tháng 10 năm 2013 nên hoạt động thanh tra, kiểm tra, giải quyết và xử lý vi
phạm quy chế công tác lưu trữ mới bước đầu thực hiện vẫn còn hạn chế. Theo
kế hoạch 21/KH-CCVTLT ngày 02/02/2015 của Chi cục Văn thư Lưu trữ về
việc khiểm tra công tác văn thư lưu trữ năm 2015 thì trong năm 2015 sẽ thực
hiện hoạt động thanh tra, kiểm tra, về công tác văn thư lưu trữ tại 04 huyện trong
23


đó có UBND huyện Tĩnh Gia.
UBND huyện đã tiến hành thực hiện những khâu nghiệp vụ như: thu thập
bổ sung, chỉnh lý, bảo quản, tổ chức sử dụng tài liệu về cơ bản đáp ứng kịp thời
cho việc tra cứu và sử dụng tài liệu phục vụ cho hoạt động quản lý của UBND
huyện cũng như nhu cầu sử dụng tài liệu của cán bộ và nhân dân trong huyện;
 Tài liệu lưu trữ tại UBND huyện

Hiện nay kho Lưu trữ UBND huyện đã thu thập được khoảng 6000 hồ sơ
trong có khoảng hơn 2000 đã chỉnh lý lập thành hồ sơ hoàn chỉnh còn lại là đang

hồ sơ chuyển trực tiếp từ các phòng ban xuống ở tình trạng bó gói, rời lẻ tương
đương với khoảng hơn 120 mét giá tài liệu tài liệu chủ yếu của giai đoạn năm
1990 trở lại đây. (Số liệu lấy từ Văn phòng HĐND và UBND).
Về tài liệu lưu trữ thì có các loại hình tài liệu như tài liệu hành chính
(chiếm số lượng nhiều nhất), tài liệu khoa học kỹ thuật công nghệ, tài liệu nghe
nhìn, tài liệu văn học nghệ thuật.
Kho lưu trữ và trang thiết bị bảo quản tài liệu thì cơ quan có một kho lưu
trữ 120m2 bố trí tại tầng 1 nhà 4 tầng. Trang thiết bị thì có giá kê tài liệu loại 5m
(1m x 5 tầng) = 23 cái; tủ sắt 1.2 x 2.2m = 08 cái; tủ gỗ 1.2 x 2.2m =04 cái;
rương sắt 1.0 x 0,6m x 0,5m= 06 cái; máy vi tính để bàn 01 bộ. Cũng trong kế
hoạch cơ quan đang tiếp tu mua thêm các trang thiết bị cần thiết trên để phục vụ
lưu trữ.
2.2.2. Tình hình thực hiện các nội dung nghiệp vụ
 Công tác thu thập bổ sung

“Thu thập bổ sung tài liệu là quá trình thực hiện các biện pháp có liên
quan đến việc xác định nguồn vốn tài liệu và thành phần tài liệu thuộc lưu trữ cơ
quan và phông lưu trữ quốc gia, lựa chọn và chuyển giao tài liệu vào các kho lưu
trữ theo quyền hạn và phạm vi đã được Nhà nước quy định.” [ 1 ; Tr.77]
Công tác thu thập bổ sung của kho lưu trữ có quan hệ đến hầu hết các
nghiệp vụ của công tác lưu trữ. Giải quyết tốt nhiệm vụ thu thập, bổ sung tài
liệu vào các kho lưu trữ sẽ bổ sung các nguồn tài liệu, làm phong phú thành
phần phông lưu trữ cơ quan và khả năng phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu
24


trữ, bảo tồn di sản văn hóa Quốc gia, dân tộc. Vì vậy, việc thu thập, bổ sung tài
liệu vào kho lưu trữ UBND huyện là công việc thường xuyên tất yếu.
Sau khi công việc kết thúc cán bộ chuyên trách sẽ tiến hành thu thập và bổ
sung tài liệu vào lưu trữ cơ quan theo nguồn và thành phần đã được xác định.

Nguồn nộp lưu vào lưu trữ cơ quan: Là toàn bộ những tài liệu có giá trị
(Quyết định, Công văn, Công điện, Báo cáo, Thông báo, Tờ Trình,…) hình
thành trong quá trình hoạt động của các phòng, ban, đơn vị trong UBND huyện
(phòng Nội vụ, phòng Tài nguyên môi trường…); từ cấp trên ban hành xuống để
chỉ đạo hoạt động (UBND tỉnh Thanh Hóa, Chi cục Văn thư lưu trữ,…) và từ cơ
quan cấp dưới (cấp xã) từ các cơ quan khác liên quan đến hoạt động của UBND
huyện gửi lên xin ý kiến chỉ đạo (34 xã, các trường học, Ban Quản lý dự án…).
Bên cạnh đó còn những tài liệu từ các lãnh đạo cơ quan đã nghỉ hưu hoặc những
cán bộ cơ quan đã được thuyên chuyển điều động sang cơ quan khác. Thành phần
tài liệu thu thập, bổ sung vào lưu trữ cơ quan:
•

Tài liệu hành chính hình thành chủ yếu trong hoạt động của cơ quan bao gồm các

Quyết định, Công văn, Công điện, Báo cáo, Thông báo, Tờ trình…
• Tài liệu Xây dựng cơ bản hình thành cũng khá nhiều trong hoạt động của cơ
quan từ các dự án các công trình quan trọng trên địa bàn huyện Tĩnh Gia do
UBND huyện Quản lý như các bản vẽ thiết kế, bản thuyến minh,…
• Tài liệu khoa học kỹ thuật công nghệ thì cũng được hình thành tuy nhiên là rất
hạn chế.
• Tài liệu nghe nhìn được hình thành cũng không nhiều chủ yếu là các thước phim
video, tranh, ảnh từ các hội nghị, các cuộc họp quan trọng của cơ quan.
 Công tác chỉnh lý
“Chỉnh lý tài liệu là tổ chức lại tài liệu theo một phương án phân loại
khoa học, trong đó tiến hành chỉnh sửa, hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ
sơ; xác định giá trị; hệ thống hóa hồ sơ; tài liệu và làm các công cụ tra cứu đối
với phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý” [1; Tr.92]
Thấy được tầm quan trọng đó thì UBND huyện Tĩnh Gia đã thực hiện
chỉnh lý tài liệu để chỉnh sửa, hoàn thiện và lập mới hồ sơ, hệ thống hóa hồ sơ
và xây dựng công cụ tra tìm cho tài liệu. Tuy nhiên công tác này được thực hiện

25