Công tác văn thư tại UBND xã phượng dực huyện phú xuyên TP hà nội

LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan bài nghiên cứu khoa học đề tài là của tôi được thực hiện
qua việc khảo sát thực tế tại UBND xã Phượng Dực và tham khảo các tài liệu
Tôi hoàn toàn không sao chép tài liệu nghiên cứu của người khác. Tôi
xin chịu mọi trách nhiệm trước pháp lý nếu vi phạm bản quyền.
Ký tên


LỜI CẢM ƠN
Hoàn thành bài nghiên cứu này tôi xin chân thành cảm ơn TS.Lê Thị
Hiền người đã hướng dẫn,chỉ bảo tận tình và đóng góp nhiều ý kiến quý báu,tạo
điều kiện thuận lợi cho tôi hoàn thành bài nghiên cứu khoa học này.
Tôi xin chân thành cảm ơn HĐND-UBND và các ban nghành đoàn thể
xã Phượng Dực, huyện Phú Xuyên,TP Hà Nội đã tạo điều kiện cung cấp số liệu
và những thông tin cần thiết về địa phương,giúp tôi hoàn thành bài nghiên cứu
này
Tôi xin chân thành cảm ơn!


BẢNG THỐNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT
STT
1
2
3
4
5
6

Từ viết tắt
HĐND
VT

HN
VTLT
CNTT
UBND

Tên cụm từ viết tắt
Hội đồng nhân dân
Văn thư
Hà Nội
Văn thư lưu trữ
Công nghệ thông tin
Ủy ban nhân dân


MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN
LỜI CẢM ƠN
LỜI CAM ĐOAN.......................................................................................................................................1
LỜI CẢM ƠN...........................................................................................................................................2
BẢNG THỐNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT..............................................................................................................3
MỤC LỤC................................................................................................................................................4
MỞ ĐẦU.................................................................................................................................................1
1. Lý do chọn đề tài.........................................................................................................................1
2. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu...............................................................................................2
3. Mục tiêu nghiên cứu...................................................................................................................2
4. Giả thuyết nghiên cứu................................................................................................................2
5. Lịch sử nghiên cứu......................................................................................................................2
6. Phương pháp nghiên cứu:..........................................................................................................3
7. Đóng góp của đề tài....................................................................................................................3
8. Cấu trúc đề tài............................................................................................................................4

Chương 1................................................................................................................................................5
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, KHÁI QUÁT VỀ UBND XÃ PHƯỢNG DỰC.................................5
1.1. Cơ sở lý luận về công tác văn thư............................................................................................5
1.1.1 Khái niệm về công tác văn thư...............................................................................................5
1.1.2. Vai trò, ý nghĩa của công tác văn thư....................................................................................5
1.1.3. Yêu cầu của công tác văn thư................................................................................................6
1.1.4. Nội dung công tác văn thư....................................................................................................7
1.2 Khái quát về UBND xã Phượng Dực........................................................................................10
1.2.1 Tổ chức bộ máy....................................................................................................................10
1.2.2. Cơ cấu tổ chức....................................................................................................................11
1.2.3 Vị trí và chức năng của công tác văn thư tại UBND xã Phượng Dực.....................................12
1.2.4. Nhiệm vụ và quyền hạn......................................................................................................12
Tiểu kết.........................................................................................................................................14
Chương 2..............................................................................................................................................15
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN XÀ PHƯỢNG DỰC....................................15
2.1 Lịch sử công tác văn thư của UBND xã Phượng Dực...............................................................15
2.1.1. Giai đoạn từ 1970 – 2005...................................................................................................15
2.1.2. Giai đoạn từ 2005 – 2011...................................................................................................15


2.1.3. Giai đoạn từ tháng 11/2011 đến nay..................................................................................16
2.2. Thực trạng công tác văn thư tại UBND xã Phượng Dực.........................................................17
2.1.1Quản lí chỉ đạo công tác văn thư của UBND xã Phượng Dực................................................17
2.1.2. Quản lý văn bản..................................................................................................................19
2.1.3.Quản lý con dấu...................................................................................................................19
2.1.4 Lập hồ sơ hiện hành.............................................................................................................21
2.1.5 Soạn thảo văn bản...............................................................................................................21
2.3 Đánh giá hiệu quả công tác văn thư tại UBND xãPhượng Dực................................................22
2.3.1 Ưu điểm...............................................................................................................................22
2.3.2 Hạn chế................................................................................................................................24

Tiểu kết.........................................................................................................................................27
Chương 3..............................................................................................................................................27
PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND XÃ PHƯỢNG
DỰC......................................................................................................................................................27
3.1. Phương hướng nâng cao hiệp quả công tác văn thư tại UBND xã Phượng Dực.....................27
3.1.1. Phương hướng và quan điểm phát triển.............................................................................27
3.1.2. Mục tiêu tổng quát.............................................................................................................28
3.1.3. Một số chỉ tiêu cơ bản của UBND xã Phượng Dực đến năm 2020.....................................29
3.2. Giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả........................................................................................29
3.2.1. Yêu cầu về phẩm chất chính trị...........................................................................................29
3.2.2 Yêu cầu về chuyên môn nghiệp vụ.......................................................................................30
3.2.3 Nâng cao cơ sở vật chất – kĩ thuật.......................................................................................31
3.2.4.Ứng dụng CNTT trong công tác văn thư tại UBND xã Phượng Dực......................................31
Kết luận................................................................................................................................................33
TÀI LIỆU THAM KHẢO............................................................................................................................35
PHỤ LỤC...............................................................................................................................................36


MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Công tác văn thư là một bộ phận gắn liền với hoạt động chỉ đạo,điềuhành
công việc của các cơ quan,tổ chức,là cơ sở để triển khai,phổ biến công việc lưu
trữ thông tin và tài lieeujcuar một cơ quan. Thông qua việc tiếp nhận văn bản
đến và chuyển văn bản đi,đóng dấu văn bản...Công việc trong cơ quan sẽ diễn ra
theo một quy trình hợp lý, đảm bảo tính hiệu quả cao.Là khâu trung gian kết nối
giữa các đơn vị,các bộ phận trong và ngoài UBND,bộ phận văn thư trở thành
trung tâm gắn kết,liên hệ,phối hợp trong công việc,là đầu mối đầu tiên tiếp nhận
văn bản,xử lý,sàng lọc thông tin,giúp cho ban lãnh đạo giải quyết công việc
nhanh chóng,chính xác, tiết kiệm thời gian,đảm bảo giải quyết đúng thẩm quyền
Hoạt động văn thư là rất phức tạp, nó đòi hỏi người làm văn thư phải có

tinh thần, trách nhiệm cao, phải cẩn thận và tỉ mỉ trong công việc. Hàng năm với
số lượng văn bản đến và đi lớn cùng với những nhiệm vụ chuyên môn khác,
quản lý nhà nước về công tác văn thư là hết sức cần thiết và phải đợc coi trọng.
Trong thời kì công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước như hiện nay, cùng
với chủ trương đẩy mạnh cải cách hành chính, ứng dụng công nghệ thông tin
trong hoạt động cơ quan, đặc biệt là trong hệ thống văn bản quản lý hành chính
nhà nước, công tác văn thư lưu trữ trở thành một trong những yêu cầu có tính
cấp thiết. Đứng trước thách thức của thời đại mới, với sự phát triển và đi lên của
đát nước, dưới sự chỉ đạo của UBND xã Phượng Dực quản lý, công tác văn thư
không ngừng được tăng cường, áp dụng những biện pháp mới nhằm hoàn thiện
về mọi mặt công tác quản lý sao cho vừa đảm bảo tính khoa học, tính hiệu qua,
vừa nâng cao năng lực và trình độ chuyên môn của đội ngũ cán bộ, công nhân,
viên chức làm công ác văn thư.
Nhận thức được tầm quan trọng của công tác văn thư đối với hoạt động của
cơ quan, đơn vị, là sinh viên của khoa Văn thư – Lưu trữ trường ĐH Nội Vụ Hà
Nội,với những kiến thức đã được học từ nhà trường, từ chuyến đi thực tế tại UBND
xã Phượng Dực (hình 1,2), tôi đã quyết định chọn đề tài “Công tác văn thư tại
UBND xã Phượng Dực huyện Phú Xuyên TP Hà Nội” làm đề tài nghiên cứu.
1


2. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
2.1.Đối tượng nghiên cứu
- Công tác văn thư ở xã Phượng Dực
2.2.Phạm vi nghiên cứu
- Thời gian nghiên cứu: 2014-2015
- Không gian nghiên cứu: Khảo sát công tác văn thư, soạn thảo văn bản,
tiếp nhận văn bản đến, văn bản đi...tại UBND xã Phượng Dực
3. Mục tiêu nghiên cứu
- Tìm hiểu cơ sở lý luận và cơ sở thực tiễn về công tác văn thư

- Tìm hiểu thực trạng công tác văn thư tại xã Phượng Dực trong thời gian
qua, phân tích nguyên nhân của những ưu điểm cũng như những hạn chế của
công tác
- Đánh giá thực trạng. Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả
hoạt động quản lý văn thư tại UBND xã Phượng Dực
4. Giả thuyết nghiên cứu
- Để hoạt động có hiệu quả thì có rất nhiều biện pháp, song các biện pháp
này phải phù hợp với thực tiễn của văn phòng và đồng bộ với nhau
- Hoạt động của văn phòng HĐND và UBND xã Phượng Dực cần được
tiếp tục đổi mới để góp phần thiết thực và hiệu quả hơn vào hoạt động quản lý
hành chính nhà nước và UBND xã
- Nếu đội ngũ cán bộ và nhân lực UBND xã Phượng Dực được nâng cao
thì chất lượng công tác văn thư sẽ tốt hơn
5. Lịch sử nghiên cứu
Trong hững năm qua, đã có rất nhiều nghiên cứu về công tác văn thư
trong phạm vi cả nước nói chung và UBND xã Phượng Dực nói riêng như các
văn bản của Cục Văn thư – Lưu trữ,...trong đó có một số cuốn sách, đề tài sau:
+ Thông tư số 21/52015/TT- BNV ngày ( 01/02/2005) hướng dẫn chức
năng nhiệm vụ quyền hạn và tổ chức của tổ chức văn thư – lưu trữ Bộ
+ Đề tài “ nghiên cứu ứng dụng trong công tác văn thư” chủ nhiệm đề tài:
CN. Nguyễn Hữu Thời
2


+ Thông tư số 4/2013/TT- BNV ngày 16/4/2013 của Bộ Nội Vụ hướng
dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan tổ chức.
+ Đề tài xây dựng hệ thống thuật ngữ văn thư Việt Nam ( 2010) Chủ
nhiệm đề tài: CN. Trần Quốc Thắng, các thành viên tham gia: THS.Tiết Hồng
Nga, Nguyễn Thị Chinh; CN. Mai Thị Thu Hiền
+ Hướng dẫn số 822/HD-VTLTNN ngày 26 tháng 8 năm 2015 của Cục

Văn thư và Lưu trữ nhà nước hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập
hồ sơ trong môi trường mạng
Không chỉ riêng nhà nước mà cán bộ công chức, thạc sĩ, tiến sĩ và sinh
viên cũng tham gia làm các tạp chí, bài luận nghiên cứu về công tác văn thư:
+ Gíao trình văn thư của Lê Văn Bảo;
+ Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam 10/2010 của Th.S Trần Kim Liễu;
+ Một số biện pháp thực hiện nhằm nâng cao tính hiệu quả của công tác
văn thư trong trường học.
Những tài liệu trên là những gợi ý quý báu có giá trị tham khảo, kế thừa
giúp tôi nghiên cứu đề tài: “Công tác Văn thư tại UBND xã Phượng Dực
huyện Phú Xuyên TP Hà Nội”
6. Phương pháp nghiên cứu:
+ Phương pháp thu thập thông tin trực tiếp, quan sát
+ Phương pháp thu thập thông tin gián tiếp: phân tích và tổng hợp số
liệu;
+ Nghiên cứu tài liệu, tư liệu tham khảo;
+ Phương pháp tổng kết thực tiễn;
+ Nguồn tin từ mạng Internet;
7. Đóng góp của đề tài
- Đề tài nghiên cứu góp phần chuẩn hóa, nâng cao hiệu lực, hiệu quả
trong công tác văn thư tại UBND xã Phượng Dực
- Kết quả đạt được của đề tài có thể được sử dụng làm tài liệu tham khảo
cho cán bộ làm công tác văn thư ở UBND xã Phượng Dực

3


8. Cấu trúc đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, đề tài được
chia làm 3 chương:

Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, KHÁI
QUÁT VỀ UBND XÃ PHƯỢNG DỰC
Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND XÃ
PHƯỢNG DỰC
Chương 3: PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU
QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND XÃ PHƯỢNG DỰC

4


Chương 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, KHÁI QUÁT VỀ UBND
XÃ PHƯỢNG DỰC
1.1. Cơ sở lý luận về công tác văn thư
1.1.1 Khái niệm về công tác văn thư
Công tác văn thư là tất cả các công việc có liên quan đến công văn giấy
tờ, bắt đầu từ khi thảo văn bản (đối với TL đi) hoặc từ khi tiếp nhận (đối với TL
đến) đến khi giải quyết xong công việc, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ
quốc gia
1.1.2. Vai trò, ý nghĩa của công tác văn thư
1.1.2.1. Vai trò của công tác văn thư
Công tác văn thư là công tác quan trọng trong hoạt động của tất cả các cơ
quan. Các cơ quan Đảng, Nhà nước, đoàn thể muốn thực hiện chức năng, nhiệm
vụ của mình đều cần phải dùng đến công văn giấy tờ để phổ biến các chủ
trương, chính sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp
công tác, ghi lại những sự kiện, hiện tượng xảy ra trong hoạt động hàng ngày.
Đặc biệt đối với văn phòng cấp uỷ là cơ quan trực tiếp giúp các cấp uỷ tổ chức
điều hành bộ máy đồng thời là một trung tâm thông tin tổng hợp phục vụ lãnh
đạo. c. Tác dụng của công tác văn thư - Làm tốt công tác văn thư góp phần đẩy
mạnh mọi hoạt động của các cơ quan, giảm bớt tệ quan liêu giấy tờ - Làm tốt

công tác văn thư góp phần giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước - Làm tốt công
tác văn thư tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ.
1.1.2.2. Ý nghĩa của công tác văn thư
Góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung cấp
những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích chính trị, kinh
tế, văn hoá, xã hội. Đồng thời cung cấp những thông tin quá khứ, phục vụ cho
hoạt động quản lý của các cơ quan.
Giúp cho cán bộ, công chức cơ quan nâng cao hiệu suất công việc đáp
ứng kịp thời các yêu cầu của tổ chức, cá nhân. Hồ sơ tài liệu trở thành phương
5


tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ thống, qua đó cán bộ, công
chức có thể kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực hiện tốt các mục tiêu
quản lý: năng suất, chất lượng, hiệu quả và đây cũng là những mục tiêu, yêu cầu
của cải cách nền hành chính nhà nước ở nước ta hiện nay.
Tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các cơ quan, tổ
chức, cá nhân. Góp phần giữ gìn những tư liệu về hoạt động của cơ quan, phục
vụ việc kiểm tra, thanh tra giám sát.
Góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến cơ quan, tổ
chức, doanh nghiệp và các bí mật quốc gia.
1.1.3. Yêu cầu của công tác văn thư
• Nhanh chóng
Là yêu cầu đối với công tác văn thư. Quá trình giải quyết công việc của
các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội phụ thuộc nhiều vào việc xây
dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản. Khi thực hiện yêu cầu này
phải xem xét mức độ quan trọng, mức độ khẩn của văn bản để xây dựng và ban
hành văn bản nhanh chóng, chuyển văn bản kịp thời, đúng người, đúng bộ phận
chịu trách nhiệm giải quyết, không để sót việc, chậm việc và phải quy định rõ
thời hạn giải quyết và đơn giản hóa thủ tục giải quyết văn bản.

• Chính xác
Về nội dung: nội dung văn bản phải đáp ứng yêu cầu giải quyết công việc
và không trái với các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước, các quy định
của Đảng, dẫn chứng phải trung thực, số liệu phải đầy đủ, chứng cứ phải rõ
ràng. Văn bản ban hành phải đúng về thể loại, chính xác về thẩm quyền ban
hành, đầy đủ các thành phần thể thức do Đảng và các tổ chức chính trị - xã hội
quy định.
- Về nghiệp vụ văn thư: thực hiện đúng chế độ công tác văn thư và các
khâu nghiệp vụ cụ thể như đánh máy văn bản, đăng ký, chuyển giao và quản lý
văn bản...
• Bí mật
Là yêu cầu quản lý đối với công tác văn thư, là biểu hiện tập trung mang
6


tính chính trị của công tác văn thư. Trong nội dung văn bản đến, văn bản đi của
các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội có nhiều vấn đề thuộc phạm
vi bí mật của Đảng và Nhà nước. Để bảo đảm yêu cầu này cần thực hiện đúng
các văn bản chỉ đạo của Đảng, Nhà nước về bảo vệ bí mật nhà nước, như việc sử
dụng mạng máy tính, bố trí phòng làm việc, lựa chọn cán bộ văn thư đúng tiêu
chuẩn,...
• Hiện đại
Việc thực hiện công tác văn thư gắn liền với việc sử dụng các phương tiện
và kỹ thuật văn phòng hiện đại. Hiện đại hóa công tác văn thư là một trong
những tiền đề nhằm nâng cao năng suất, chất lượng công tác và ngày càng trở
thành nhu cầu cấp bách của mỗi các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã
hội. Tuy nhiên, quá trình hiện đại hóa công tác văn thư phải được tiến hành từng
bước, phù hợp với tổ chức, trình độ cán bộ và điều kiện của từng cơ quan, tổ
chức. Nói đến hiện đại hóa công tác văn thư là nói đến việc ứng dụng công nghệ
thông tin trong công tác văn thư và sử dụng trang thiết bị văn phòng hiện đại.

1.1.4. Nội dung công tác văn thư
1.1.4.1 Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản
1.1.4.1.1. Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đến
Theo quy chế làm việc của văn phòng HĐND và UBND phường thì văn
thư được tổ chức làm việc theo cơ chế “ Một cửa” . Vì vậy, mọi loại văn bản
giấy tờ đến UBND dù bất cứ nguồn nào cũng đều phải tập trung tại phòng văn
thư để tiếp nhận, đăng kí và chuyển giao.
Với những văn bản đến không được đăng kí tại phòng tiếp nhận hồ sơ và
văn thư thì chuyển cho Chủ tịch, các Phó Chủ tịch chịu trách nhiệm giải quyết.
Tất cả những văn bản do UBND và các đơn vị thuộc UBND phường làm ra
cũng đều phải tổng hợp về văn thư đẻ làm thủ tục ban hành.
* Nội dung và nghiệp vụ giải quyết văn bản đến.
Như phần trên đã trình bày, văn bản đến không chỉ đa dạng về loại hình,
phong phú về nội dung mà còn đòi hỏi xử lý nhanh chóng về mặt thời gian đáp
ứng yêu cầu chỉ đạo, điều hành của cơ quan.Về nguyên tắc, tất cả các loại văn
7


bản đến đều phải tập trung vào bộ phận Văn thư thuộc Văn phòng hoặc Phòng
Hành chính của cơ quan (Điều 13, Nghị định số: 110/2004/NĐ-CP, ngày
08/4/2004). Theo nhiệm vụ được giao, Văn thư cơ quan tiếp nhận tất cả những
văn bản do các nơi gửi đến (kể cả văn bản gửi theo đường bưu điện, do cán bộđi
dự Hội nghị hoặc đi họp trực tiếp mang về, văn bản nhận qua Fax, mạng máy
tính ... )
Quy trình giải quyết văn bản đến gồm 8 bước.
+ Nhận văn bản đến: Kiểm tra địa chỉ gửi, bì văn bản
+ Sơ bộ phân loại, bóc bì văn bản: Văn bản được chia thành hai loại
- Loại không phải bóc bì: Thường báo tin, sách báo, thư đích danh, văn
bản của Đảng, đoà nh.
+ Trình văn bản: tùy thuộc vào chế độ văn thư ở mỗi cơ quan.

+ Chuyển giao văn bản: Đảm bảo đúng đối tượng, kịp thời, thích ứng.
+ Theo giõi việc giải quyết văn bản đến.
1.1.4.2. Tổ chức và giải quyết văn bản đi
Mọi văn bản đi của cơ quan đều phải vào qua văn thư để đăng kí vào sổ
và làm thủ tục phát hành thủ tục, phát hành chỉ được thực hiện đối với các văn
bản đạt yêu cầu nội dung và hình thức.
Quy trình tổ chức giải quyết và quản lý văn bản:
- Soát lại văn bản: Kiểm tra tính toán hoàn thiện của văn bản
- Vào sổ đăng kí văn bản đi
- Chuyển giao văn bản đi: Chuyển giao kịp thời, đúng địa chỉ đảm bảo an
toàn đối với văn bản đi.
- Lưu văn bản đi: Lưu tại bộ phận soạn thảo 01 văn bản, lưu tại văn thư
cơ quan 01 bản.
1.1.4.3. Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản mật
Nghiệp vụ này thực hiện với các nguyên tắc đặc thù:
+ Xác định đúng mức độ mật
+ Thực hiện đúng các quy định về phổ biến, lưu hành, tìm hiểu, sử dụng,
giao nhận, vận chuyển và tiêu hủy các văn bản mật
+ Văn thư cơ quan không được phân công nhiệm vụ phụ trách văn bản
8


mật chỉ vào sổ bì ngoài văn bản và chuyển giao cho bộ phải có trách nhiệm
+ Việc chuyển giao văn bản mật phải đảm bảo an toàn theo quy định nhà
nước, có ký nhận kiểm soát đối chiếu nghiêm ngặt
+ Văn bản tuyệt mật, tối mật phải niêm phong, chỉ thủ trưởng cơ quan và
những người được ủy quyền mới được bóc văn bản.
+ Đăng kí vào sổ: Lập hồ sơ chung cho văn bản mật và chia làm 2 phần
văn bản mật đi và văn bản mật đến.
1.1.4.4. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu

Quản lý và sử dụng con dấu là một nhiệm vụ quan trọng trong công tác
văn thư, là vấn đề liên quan đến quyền lực của cơ quan. Việc đóng dấu phải bảo
đảm các quy định:
+ Nội dung con dấu phải trùng với tên cơ quan ban hành văn bản;
+ Đóng dấu vào những văn bản có chữ kí chính thức, đúng thẩm quyền,
không đóng dấu không;
+ Việc quản lý con dấu được đảm bảo bằng các thiết bị an toàn, không
được mang dấu về nhà, đi công tác (trừ trường hợp đặc biệt).
1.1.4.5. Công tác lập hồ sơ
Lập hồ sơ là khâu nghiệp vụ cuối cùng quan trọng của công tác văn thư.
Trong cơ quan căn cứ vào đặc trưng văn bản có 4 loại hồ sơ: Hồ sơ nhân sự, hồ
sơ nguyên tắc, hồ sơ trình duyệt và hồ sơ công vụ.
Căn cứ Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 1012 của
Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào
lưu trữ cơ quan Danh mục hồ sơ được lập theo hai cách sau:
- Cách thứ nhất: Văn thư xây dựng dự thảo Danh mục hồ sơ của cơ quan;
lấy ý kiến đóng góp của các đơn vị, cá nhân liên quan; hoàn thiện dự thảo, trình
lãnh đạo Văn phòng hoặc Phòng Hành chính để trình người đứng đầu cơ quan
ký ban hành;
- Cách thứ hai: Các đơn vị dự kiến Danh mục hồ sơ của đơn vị mình theo
hướng dẫn nghiệp vụ của Văn thư; Văn thư tổng hợp thành Danh mục hồ sơ của
cơ quan, bổ sung, chỉnh sửa (nếu cần); hoàn thiện dự thảo, trình lãnh đạo Văn
9


phòng hoặc Phòng Hành chính để trình người đứng đầu cơ quan ký ban hành.
Quy trình lập hồ sơ được thực hiện trên cơ sở các bước sau đây:
+ Mở hồ sơ: Cán bộ được giao nhiệm vụ lập hồ sơ viết tiêu đề
+ Phân loại văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ
+ Sắp xếp văn bản tài liệu hồ sơ

+ Nộp lưu hồ sơ
Danh mục hồ sơ được xây dựng vào cuối năm trước để thực hiện vào năm
sau. Trong trường hợp cần thiết có thể sửa đổi, bổ sung danh mục hồ sơ của năm
trước cho phù hợp để tiếp tục sử dụng
1.2 Khái quát về UBND xã Phượng Dực
Phượng Dực là một xã thuộc huyện Phú Xuyên, có truyền thống lịch sử
lâu đời có nhiều di tích lịch sử văn hóa, UBND xàPhượng Dực nằm ở đường
quốc lộ với 12 phòng ban chính là:
• Văn phòng Hội Đồng Nhân Dân và UBND
• Phòng Nội Vụ- Lao động- Thương binh và xã hội
• Phòng tài chính kế toán
• Phòng kinh tế
• Phòng tài nguyên môi trường
• Văn phòng đăng ký nhà đất
• Phòng tư pháp
• Phòng dân tộc và tôn giáo
• Phòng văn hóa thông tin
• Thanh tra huyện
• Phòng y tế
• Phòng giáo dục và đào tạo
UBND xã là nơi không tổ chức HĐND là cơ quan hành chính nhà nước
trực thuộc UBND quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh. UBND xã Phượng Dực do
UBND huyện Phú Xuyên được bổ nhiệm và chịu trách nhiệm trước cơ quan này
và cơ quan nhà nước cấp trên.
1.2.1 Tổ chức bộ máy
UBND xà Phượng Dực được cấu tạo với 12 phòng ban chính.
Đứng đầu là chủ tịch: Ông Nguyễn Tấn Úc
Phó chủ tịch: ông Nguyễn Xuân Tường và ông Đặng Hữu Hải
Đại diện văn phòng UBND: ông Nguyễn Văn Sáng
Trưởng công an phường: ông Nguyễn Việt Hưng.

Theo đó tổ chức bộ máy cụ thể bao gồm:
10


1 Đồng chí Bí thư Đảng Ủy
1 Đồng chí Phó bí thư thường trực Đảng Ủy kiêm Chủ Tịch HĐND
1 Đồng chí Phó Chủ tịch HĐND
1 Đồng chí Chủ tịch UBND
2 Đồng chí Phó Chủ tịch UBND
1 Đồng chí Chủ tịch Ủy Ban Mặt Trận Tổ Quốc
1 Đồng chí Chủ tịch Hội Phụ Nữ
1 Đồng chí Đoàn Thanh Niên
2 Đồng chí Công chức Văn phòng thống kê
1 Đồng chí Công chức Văn hóa – Thông tin
1 Đồng chí cán bộ Tài chính kế toán
2 Đồng chí Công chức Địa chính – Xây dựng
1 Đồng chí Cán bộ Tư pháp hộ tịch
2 Đồng chí Phó trưởng Quân sự
1.2.2. Cơ cấu tổ chức
Bí thư Đảng ủy
Phó Bí thư Đảng ủy - Chủ tịch

Nguyễn Thị Kim Dung
Vũ Hoa Thăng

ĐT: 37.194.534
ĐT: 37.194.167

HĐND
Phó Bí thư Đảng ủy - Chủ tịch

Nguyễn Tấn Uc

ĐT: 37.181.432

UBND
Phó Chủ tịch HĐND
Phó Chủ tịch UBND

Nguyễn Văn Sáng
Nguyễn Xuân Trường

ĐT: 37.184.876
ĐT: 37.182.801

Phó Chủ tịch UBND
Văn phòng UBND
Trưởng Công an

Đặng Hữu Hải
Nguyễn T. Đức Hiền
Nguyễn Việt Hưng

ĐT: 37.182.362
ĐT: 37.184.518
ĐT: 37.184.191

11

1.2.3 Vị trí và chức năng của công tác văn thư tại UBND xã Phượng Dực
-

Những công việc như soạn thảo, duyệt ký ban hành văn bản, chuyển

giao, tiếp nhận, đăng ký vào sổ, quản lý văn bản, lập hồ sơ,… được gọi chung là
công tác văn thư và đã trở thành một thuật ngữ quen tc đối với cán bộ, viên chức
mọi cơ quan, tổ chức. Tại UBND xã Phượng Dực thì công tác văn thư bao gồm
toàn bộ các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý và sử dụng con
dấu, quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của
UBND xã. Hoạt động này trở thành hoạt động thường xuyên ở cơ quan ủy ban,
góp phần không nhỏ trong việc nâng cao chất lượng lãnh đạo, chỉ đạo và hiệu
quả hoạt động của cán bộ viên chức tại UBND xã Phượng Dực.
Vị trí và chức năng của công tác văn thư thể hiện ở 4 điểm:
-

Góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung

cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích chính trị,
kinh tế, văn hoá, xã hội của cơ quan UBND xã Phượng Dực.
-

Giúp cho cán bộ, công chức tại ủy ban nâng cao hiệu suất công việc và

giải quyết xử lý nhanh chóng và đáp ứng được các yêu cầu của nhà nước. Hồ sơ
tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ thống,
qua đó cán bộ, công chức có thể kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực
hiện tốt các mục tiêu quản lý: năng suất, chất lượng, hiệu quả và đây cũng là
những mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành chính nhà nước ở nước ta hiện
nay.

-

Tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các cơ quan ủy

ban nhà nước. Phục vụ việc kiểm tra, thanh tra giám sát.
-

Góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến cơ quan ủy

ban nhà nước và chính quyền địa phương.
1.2.4. Nhiệm vụ và quyền hạn
1.2.4.1. Giúp Chánh Văn phòng Bộ thực hiện quyền hạn sau:
-

Xây dựng trình Bộ ban hành các chế độ, quy định về văn thư.
Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định của Nhà nước
12


và của Bộ về văn thư.
- Xây dựng kế hoạch dài hạn, hàng năm về văn thư trình Bộ phê duyệt
và tổ chức thực hiện.
- Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư.
- Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư cho cán bộ
công chức, viên chức của Bộ.
- Phối hợp với Thanh tra Bộ giải quyết khiếu nạ, tố cáo và xử lý vi phạm
pháp luật về văn thư.
- Thực hiện báo cáo, thống kê về văn thư.
- Sơ kết, tổng kết về văn thư.
- Thực hiện công tác thi đua, khen thưởng về văn thư.

1.2.4.2. Giúp Chánh Văn phòng Bộ thực hiện nhiệm vụ của Văn thư cơ quan:
-

Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến.
Trình, chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân.
Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc giải quyết văn bản đến.
Tiếp nhận các dự thảo văn bản trình người có thẩm quyền xem xét,

duyệt, ký ban hành.
Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và ngày,
tháng ban hành; nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn mật( nếu có)
-

Đăng ký, làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển

phát văn bản đi.
- Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lưu.
- Quản lý sổ sách và cơ sở dữ liệu đăng ký, quản lý văn bản; làm thủ tục
cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ, công chức, viên chức.
Bảo quản, sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức và các loại con dấu khác
được giao.

13


Tiểu kết
Qua chương I, chúng ta đã tìm hiểu về lý luận của công tác văn thư, bên
cạnh đó tôi đã nêu khai quát về UBND xã Phượng. Từ những cơ sở lý luận về công
tác văn thư, tôi nhận thấy được vai trò của công tác văn thư trong công tác quản lý
nhà nước. Đó là cơ sở cho tôi tiến hành nghiên cứu chương 2: thực trạng công tác

văn thư tại UBND xã Phượng Dực.

14


Chương 2
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN XÀ
PHƯỢNG DỰC
2.1 Lịch sử công tác văn thư của UBND xã Phượng Dực
2.1.1. Giai đoạn từ 1970 – 2005
Trong giai đoạn này nước ta vẫn đang trong thời kỳ chống đế quốc Mỹ
xâm lược và củng cố xây dựng đất nước xã hội chủ nghĩa nên tổ chức, cán bộ
văn thư của UBND xã Phượng Dực còn rất nhỏ bé chưa đáp ứng được yêu cầu
văn thư trong giai đoạn mới:
- Các cán bộ công nhân viên chức còn thiếu kinh nghiệm chuyên môn
nên kém trong việc xử lý các tài liệu đến và đi;
- Việc kiểm tra, sử dụng các tài liệu chưa hiệu quả;
- Văn bản quản lý ban hành hiệu lực thi hành chưa cao;
- Thiếu cơ sở vật chất, các trang thiết bị kĩ thuật và kinh phí nên việc
xây dựng danh mục hồ sơ và lập hồ sơ công việc vẫn chưa tốt;
- Vẫn chưa áp dụng được công nghệ thông tin vào công tác.
Từ tình hình thực tiễn đó, Đảng và Nhà nước đã đề ra nhiều chủ trương
cũng như biện pháp nhằm tập trung chỉ đạo xây dựng công tác văn thư tại nhà
trường tốt hơn để tạo điều kiên đưa công tác văn thư trong nhà trường sớm bắt
kịp đà phát triển chung cả nước.
2.1.2. Giai đoạn từ 2005 – 2011
Cùng với sự phát triển của đất nước giai đoạn này UBND xã Phượng Dực
dường như đã nhận thức được tầm quan trọng của công tác văn thư, từ đó việc
triển khai các văn bản của Nhà nước về công tác văn thư được thực hiện khá tốt.
Lãnh đạo các đơn vị đã quan tâm, chú ý đến công tác tổ chức cán bộ đã tuyển

chọn và bố trí cán bộ có chuyên môn nghiệp vụ, có tinh thần trách nhiệm để phụ
trách công tác văn thư.
Ngoài ra, UBND xã đã mở các lớp đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ
chuyên môn, nghiệp vụ đội ngũ cán bộ, công chức làm công tác văn thư và các
lĩnh vực khác theo yêu cầu của các cơ quan, tổ chức và phù hợp với năng lực
15


đào tạo của xã. Đặc biệt các cán bộ công chức đã biết ứng dụng công nghệ tin
học vào công tác vì vậy, văn bản đi, đến các cơ quan đều được cập nhật, quản lý
bằng hệ thống phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ tạo điều kiện cho việc xử lý,
theo dõi, tra tìm văn bản theo đúng trình tự quy định. Các văn bản trước khi
được ban hành đều được xét soát chặt chẽ, đảm bảo đúng pháp luật, thể thức và
kỹ thuật trình bày.
Tuy nhiên bên cạnh đó công tác văn thư ở xã vẫn còn bộc lộ rõ một số
hạn chế, tồn tại:
- Các cán bộ thiếu trách nhiệm trong công việc, trình độ của cán bộ phụ
trách công tác này còn mang tính chất kế thừa chưa được đào tạo đúng chuyên
môn, nghiệp vụ nên hạn chế đến chất lượng công việc;
- Việc giải quyết văn bản đi, đến còn chậm
- Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư chưa tốt
- Hầu hết tất cả các đơn vị chưa ban hành Quy chế công tác văn thư; Danh
mục hồ sơ; Bảng thời hạn bảo quản tài liệu
- Công tác chỉnh lý tài liệu tồn đọng chưa thực hiện, tài liệu qua các năm
còn để ở dạng rời lẻ chưa được thu thập, chỉnh lý và xác định thời hạn bảo quản
2.1.3. Giai đoạn từ tháng 11/2011 đến nay
Ở giai đoạn này nhìn chung công tác văn thư tại UBND xã Phượng Dực
từng bước được nâng cao, biểu hiện:
- Cán bộ làm công tác văn thư có trình độ chuyên môn nghiệp vụ và đã
được tập huấn các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư ngắn hạn;

- Các văn bản đi và đến đều được giải quyết nhanh chóng và kịp thời;
- Công tác quản lý và sử dụng con dấu được thực hiện đúng theo quy định
của pháp luật hiện hành, tất cả các đơn vị chưa để xảy ra vi phạm trong quản lý
và sử dụng con dấu;
- Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản đều áp dụng theo Thông tư
01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn
thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;
- Mẫu sổ quản lý văn bản đến và phát hành văn bản đi đúng theo theo mẫu
16


của Cục Văn thư - Lưu trữ Nhà nước quy định.
2.2. Thực trạng công tác văn thư tại UBND xã Phượng Dực
2.1.1 Quản lí chỉ đạo công tác văn thư của UBND xã Phượng Dực
Công việc quản lí chỉ đạo công tác văn thư của UBND xá Phượng Dực đã
đạt được những kết quả như sau:
Thứ nhất: Về công tác tổ chức, bố trí cán bộ
Tại UBND xã Phượng Dực đã bố trí công chức, viên chức làm văn thư,
lưu trữ đúng chuyên môn nghiệp vụ với trình độ từ cao đẳng trở lên
Thứ hai :Về công tác triển khai các văn bản quy phạm pháp luật của cấp
trên về công tác văn thư, lưu trữ
Về cơ bản UBND xá Phượng Dựcđã triển khai Luật Văn thư, các Thông
tư hướng dẫn của Bộ Nội vụ, văn bản chỉ đạo về chuyên môn của Cục Văn thư
và Lưu trữ nhà nước, UBND tỉnh, Sở nội vụ như: ban hành Danh mục hồ sơ cơ
quan; bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu; quy chế công tác văn thư.
Triển khai nhiệm vụ công tác cải cách hành chính năm 2015, UBND xã
tiếp tục thực hiện tốt công tác tuyên truyền chủ trương, Nghị quyết của Đảng,
chính sách pháp luật của Nhà nước về cải cách hành chính; thực hiện các thủ tục
hành chính theo hướng công khai, đơn giản và thuận lợi phục vụ tốt nhất nhu
cầu của công dân các các tổ chức xã hội, đảm bảo đúng quy trình, thời gian theo

quy định của pháp luật; thực hiện công tác kiểm soát thủ tục hành chính và tiếp
nhận xử lý phản ánh, kiến nghị của cá nhân, tổ chức về quy định hành chính
theo Nghị định số 63/2010/NĐ-CP và nghị định số 20/2008/NĐ-CP của Chính
phủ; xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức có tính chuyên nghiệp,
phẩm chất đạo đức tốt, đặc biệt là đội ngũ cán bộ làm việc tại bộ phận “Một
cửa” hoặc trực tiếp giải quyết các thủ tục hành chính theo nhu cầu của nhân dân,
tổ chức.
Công tác văn thư – lưu trữ năm 2015 đã được UBND xã Phượng Dực
triển khai thực hiện đồng thời với việc áp dụng quy trình quản lý ban hành văn
bản theo tiêu chuẩn chất lượng ISO 9001:2008. Công tác văn thư đã được thực
hiện có bài bản, đúng quy định.
17


Việc làm tốt công tác văn thư tại UBND đã giúp thủ trưởng cơ quan, tổ
chức trực tiếp quản lý, kiểm tra, giám sát việc thực hiện công tác văn thư và tin
học hóa công tác văn thư cơ quan, tổ chức; đồng thời, tổ chức hướng dẫn nghiệp
vụ công tác văn thư, vận hành phần mềm quản lý văn bản cho cơ quan, tổ chức
và đơn vị trực thuộc xã Phượng Dực.
Thứ ba:Về Công tác tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ
Việc xây dựng và nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức, viên
chức, cải cách tài chính công tiếp tục được triển khai sâu rộng và đã phát huy
một số kết quả tích cực. Trong năm 2015 đã cử 4 đồng chí dự lớp bồi dưỡng
kiến thức quản lý văn thư của UBND huyện Phú Xuyên.
Cán bộ, công chức, viên chức trong quá trình giải quyết công việc liên
quan đến công tác văn thư đã thực hiện nghiêm túc các quy định về văn thư, lưu
trữ, hệ thống quản lý hồ sơ công việc trên môi trường mạng, có nhiệm vụ hướng
dẫn việc quản lý văn bản và lập hồ sơ, tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, chỉnh lý, thống
kê, bảo quản và phục vụ việc khai thác sử dụng tài liệu văn thư theo quy định
của pháp luật về lưu trữ.

Thứ tư :Về công tác kiểm tra, hướng dẫn các văn bản chỉ đạo của cấp trên
Công tác thanh tra, kiểm tra cải cách hành chính được thực hiện tập trung,
trọng điểm không dàn trải, qua thanh tra, kiểm tra đã đánh giá những mặt công
tác còn yếu trong công tác cải cách hành chính nói chung của các đơn vị để tập
trung chỉ đạo giải quyết nâng cao chất lượng phục vụ nhân dân của bộ máy công
quyền.
Công tác rà soát văn bản được thực hiện thường xuyên, đồng bộ và chất
lượng; công tác kiểm soát thủ tục hành chính được tăng cường. Việc ứng dụng
công nghệ thông tin được lãnh đạo UBND xã quan tâm sát sao, đầu tư thích
đáng nên đã đạt được nhiều kết quả, mức độ hài lòng của người dân được nâng
cao
Mọi hoạt động trong phạm vi công tác văn thư của cơ quan, tổ chức luôn
tuân theo các quy định của pháp luật hiện hành về chế độ bảo vệ bí mật nhà
nước.
18


Thứ năm: Về kho tàng, trang thiết bị
UBND xã Phượng Dực đã bố trí được phòng để lưu trữ văn thư,phòng có
giá sắt, máy hút ẩm, hút bụi, điều hòa,thông gió...
2.1.2. Quản lý văn bản
Quản lý văn bản được coi là một nhiệm quan trọng trong công tác văn thư
tại UBND xã Phượng Dực
Về Quản lý văn bản đến: Văn bản đến được tiếp nhận và đăng ký, chuyển
giao đúng quy trình, đầy đủ vào sổ cho công chức.
Văn bản tiếp nhận từ các nguồn khác đều chuyển đến tập trung tại văn thư
UBND cấp xã để làm thủ tục bóc bì, vào sổ hoặc cơ sở dữ liệu đóng dấu đến,
đăng ký số cho văn bản đến. Văn bản đến không đăng ký tại văn thư, các đơn vị
và cá nhân không có trách nhiệm giải quyết.
Khi Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn, thượng khẩn, hỏa tốc sau

khi đăng ký vào sổ đã trình và chuyển ngay cho người có thẩm quyền giải quyết.
Đối với văn bản có dấu chỉ độ Mật, Tối mật, luôn đảm bảo tuyệt mật được
thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành về quản lý văn bản mật.Việc
chuyển giao văn bản luôn đảm bảo tính chính xác và giữ bí mật nội dung văn
bản.
Về Quản lý văn bản đi: ghi số và ngày tháng văn bản; thể thức văn bản đã
đảm bảo theo quy định. UBND xã đã thực hiện việc đăng ký văn bản đi và lưu
văn bản đi theo số thứ tự đăng ký tại văn thư cơ quan đúng quy định.
Văn bản đi luôn lưu hai bản: bản gốc lưu tại Văn thư UBND xã và bản
chính lưu trong hồ sơ. Bản gốc lưu tại Văn thư UBND xã được đóng dấu và sắp
xếp theo thứ tự đăng ký.
Mọi trường hợp giao nhận văn bản có các độ mật giữa những người có
liên quan đều phải vào số, có ký nhận giữa bên giao và bên nhận.
Việc quản lý tốt Văn Bản đã giúp cấp trên có thể theo dõi, đôn đốc việc
giải quyết văn bản đến và đi dễ dàng hơn.
2.1.3.Quản lý con dấu
Theo quy định của Thông tư, trách nhiệm của cơ quan, tổ chức được sử
19


dụng con dấu là:
- Đăng ký mẫu con dấu tại cơ quan Công an và thông báo mẫu dấu
với các cơ quan, tổ chức có liên quan trước khi sử dụng con dấu.
- Kiểm tra việc quản lý và sử dụng con dấu của UBND xã và con dấu
của các cơ quan, tổ chức thuộc thẩm quyền quản lý của UBND xã.
- Quản lý chặt chẽ con dấu tại trụ sở UBND xã; có quy định cụ thể về
quản lý, sử dụng con dấu. Trường hợp cần sử dụng con dấu ngoài trụ sở cơ quan
phường, tổ chức để giải quyết công việc, thì phải được phép của chủ tịch UBND
xã.
-

Chỉ giao con dấu cho người được phân công làm nhiệm vụ văn thư sử

dụng đóng vào các văn bản, giấy tờ đã có nội dung, có chữ ký của người có
thẩm quyền của UBND phường; không được đóng dấu khống chỉ hoặc đóng dấu
trước khi ký.
- Phải thông báo ngay cho cơ quan Công an nơi con dấu hoặc Giấy
chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu bị mất để tổ chức truy tìm; đồng thời, phải có
văn bản báo cáo về việc mất con dấu hoặc mất Giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu
dấu cho cơ quan Công an nơi đã đăng ký mẫu dấu; sau khi đã có thông báo nếu
tìm được, thì phải giao lại con dấu đó cho cơ quan Công an để hủy theo quy
định.
-

Trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày quyết định có hiệu lực, người đứng

đầu cơ quan, tổ chức được chia tách, sáp nhập, hợp nhất, giải thể, kết thúc nhiệm
vụ, chuyển đổi hình thức sở hữu, phải giao con dấu và Giấy chứng nhận đã đăng
ký mẫu dấu cho cơ quan Công an nơi đã cấp con dấu đó.
- Trường hợp đổi, làm lại con dấu thì chỉ được nhận con dấu mới và Giấy
chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu sau khi đã nộp con dấu cũ và Giấy chứng nhận
đã đăng ký mẫu dấu cho cơ quan Công an đăng ký con dấu mới.
- Một số hạn chế trong việc quản lý và sử dụng con dấu
+ Con dấu còn giao cho nhiều người quản lý.
+ Khi giao con dấu cho người khác sử dụng không được lập biên bản
hoặc ghi vào sổ sách theo dõi nên khi có vấn đề rất khó quy kết trách nhiệm.
+ Con dấu chưa được bảo quản đúng nơi quy định, tiềm ẩn nguy cơ bị lợi
dụng.

+ Việc đóng dấu trên văn bản chưa đúng.

+ Việc đóng dấu giáp lai, dấu nổi trên văn bản chuyên ngành còn lúng
20