Công tác văn phòng của văn phòng UBND quận tây hồ

MỤC LỤC
MỤC LỤC............................................................................................................1
PHẦN MỞ ĐẦU..................................................................................................1
Chương 1..............................................................................................................3
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG VÀ KHÁI QUÁT VỀ
VĂN PHÒNG UBND QUẬN TÂY HỒ.............................................................3
1.1.Cơ sở lí luận về công tác văn phòng........................................................3
1.1.1.Một số khái niệm của văn phòng..........................................................3
1.1.2.Nội dung của công tác văn phòng........................................................5
1.1.3.Vai trò của công tác văn phòng............................................................6
1.2.Khái quát về UBND Quận Tây Hồ..........................................................6
1.2.1.Sự hình thành và phát triển...................................................................6
1.2.2.Cơ cấu tổ chức Văn phòng UBND Quận Tây Hồ................................7
1.2.3.Quyền hạn và nhiệm vụ......................................................................10
Chương 2............................................................................................................12
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN
QUẬN TÂY HỒ.................................................................................................12
2.1.Thực trạng về tổ chức công tác văn phòng ...........................................12
2.1.1.Vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng
hợp...............................................................................................................12
2.1.2.Sơ đồ hóa nội dung quy trình công tác thường kì của cơ quan .........12
2.1.3.Sơ đồ hóa công tác tổ chức hội nghị..................................................13
2.1.4.Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo...........14
2.2.Công tác thực hiện nghi thức nhà nước về văn hóa công sở.................14
2.3.Thực trạng về nghiệp vụ văn thư...........................................................16
2.3.1.Tìm hiểu về mô hình tổ chức Văn thư của UBND quận Tây Hồ.......16
2.3.2.Nhận xét đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc
chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan..........................................17


2.4.Thực trạng nghiệp vụ lưu trữ.................................................................19

2.5.Mô hình văn phòng hiện đại của cơ quan..............................................21
2.6.Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy văn phòng của cơ quan................22
Chương 3............................................................................................................24
GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG
Ở VĂN PHÒNG UBND QUẬN TÂY HỒ ......................................................24
3.1. Xây dựng hệ thống hành chính hoàn chỉnh..........................................24
3.2. Nghiệp vụ soạn thảo và ban hành văn bản...........................................24
3.3. Nhiệm vụ của lãnh đạo trong công tác hành chính..............................24
3.4. Nghiệp vụ văn thư và lưu trữ................................................................25
3.4.1. Nghiệp vụ văn thư.............................................................................25
3.4.2. Nghiệp vụ lưu trữ..............................................................................26
3.5. Nâng cao trình độ chuyên môn cán bộ thực hiện công tác hành chính 26
3.6. Sắp xếp, bố trí và đầu tư trang thiết bị văn phòng................................27
KẾT LUẬN........................................................................................................29
TÀI LIỆU THAM KHẢO ...............................................................................30
PHỤ LỤC.............................................................................................................1


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Trong một cơ quan, đơn vị, tổ chức hay Doanh nghiệp nào muốn duy trì
hoạt động được nhịp nhàng, liên tục và thông suốt thì phải cần có bộ phận văn
phòng để thực hiện 2 chức năng: Tham mưu tổng hợp và hậu cần. Trong các cơ
quan hành chính nhà nước, đặc biệt là UBND các cấp, bộ phận văn phòng có vị
trí hết sức quan trọng là tham mưu giúp việc cho lãnh đạo UBND thực hiện chức
năng, nhiệm vụ, tổ chức quản lý, điều hành và đảm bảo hoạt động của UBND.
Bên cạnh đó là một sinh viên khoa Quản trị văn phòng, cá nhân em được
đào tạo rất bài bản về công tác văn phòng. Môi trường làm việc sau khi tốt
nghiệp đều hướng đến các văn phòng các cơ quan nhà nước hoặc văn phòng
doanh nghiệp. UBND Quận Tây Hồ cũng là nơi em thực tập và làm việc trong

một thời gian ngắn nên em đã lựa chọn đề tài nghiên cứu về “Công tác văn
phòng của Văn phòng UBND Quận Tây Hồ”. Đề tài nhằm khảo sát, đánh giá và
đưa ra một số giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn phòng tại Văn phòng
UBND Quận Tây Hồ.
2. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu của đề tài: Công tác văn phòng của Văn phòng Ủy
ban Nhân dân Quận Tây Hồ.
- Phạm vi nghiên cứu: Công tác văn phòng của Ủy ban Nhân dân Quận
Tây Hồ từ năm 2013-2015.
3. Mục đích nghiên cứu của đề tài
Nghiên cứu cơ sở lý luận, cơ sở pháp lý, cơ sở thực tiễn của công tác văn
phòng của Văn phòng UBND Quận Tây Hồ.
Nghiên cứu đề tài nhằm hiểu thêm về công tác văn phòng, thực trạng
công tác văn phòng tại Văn phòng UBND Quận Tây Hồ, những mặt đã làm
được và chưa làm được, chỉ ra nguyên nhân của những hạn chế để đưa ra các
giải pháp nhằm khắc phục những hạn chế, nâng cao chất lượng, đảm bảo yêu
cầu của công tác văn phòng.

1


4. Phương pháp nghiên cứu
Trong đề tài nghiên cứu này, chúng em đã sử dụng các phương pháp
nghiên cứu như: Phương pháp nghiên cứu tài liệu; phương pháp phân tích, tổng
hợp tài liệu; phương pháp thống kê – so sánh; phân tích, khảo sát thực tế…
5. Đóng góp của đề tài nghiên cứu
Đề tài nghiên cứu đã phát hiện ra những ưu điểm và những hạn chế còn
tồn tại trong công tác soạn thảo văn bản, qua đó đưa ra những giải pháp nhằm
khắc phục những hạn chế nâng cao hiệu quả công tác văn phòng. Giải pháp đưa
ra có thể ứng dụng vào thực tế góp phần nâng cao hiệu quả trong công tác văn

phòng của UBND Quận Tây Hồ.
Đề tài nghiên cứu có thể sử dụng làm tư liệu tham khảo cho quá trình học
tập của sinh viên ngành Quản trị văn phòng nói riêng và của Trường Đại học
Nội vụ Hà Nội nói chung.
6. Cấu trúc đề tài: “Công tác văn phòng tại Văn phòng UBND Quận
Tây Hồ”.
Đề tài được kết cấu gồm 3 chương:
Chương 1. Cơ sở lý luận về công tác văn phòng và khái quát về Văn
phòng UBND Quận Tây Hồ.
Chương 2. Thực trạng công tác văn phòng tại Văn phòng UBND Quận
Tây Hồ.
Chương 3. Một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn
phòng tại UBND Quận Tây Hồ.

2


Chương 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG VÀ KHÁI QUÁT VỀ
VĂN PHÒNG UBND QUẬN TÂY HỒ
1.1. Cơ sở lí luận về công tác văn phòng
1.1.1. Một số khái niệm của văn phòng
Hiện nay có rất nhiều quan niệm khác nhau về văn phòng. Các nhà
chuyên môn cũng như các chuyên gia tiếp cận văn phòng theo nhiều phương
diện khác nhau. Tuy nhiên, các tác giả thường tiếp cận văn phòng theo phương
diện “tổ chức” , phương diện “chức năng” của văn phòng.
Theo phương diện “địa điểm làm việc” thì văn phòng được hiểu như sau:
+ “Văn phòng là địa điểm làm việc của cơ quan, tổ chức” (Từ điển bách
khoa Việt Nam, NXB từ điển Bách khoa, 2005);
+ “Văn phòng là trụ sở làm việc của cơ quan” (Vương Hoàng Tuấn, Kỹ

năng và Nghiệp vụ văn phòng, NXB trẻ, TPHCM, 2000).
Như vậy, Theo quan điểm trên thì bất kỳ địa điểm hoặc trụ sở làm việc
của một cơ quan, tổ chức như một “khu nhà”, “tòa nhà”, “một căn nhà” cũng gọi
là văn phòng.
Theo phương diện “tổ chức” văn phòng được hiểu như sau:
+ “Văn phòng là bộ phận cấu thành giúp việc của một cơ quan, tổ chức”
(Vương Hoàng Tuấn, Kỹ năng và Nghiệp vụ văn phòng, NXB trẻ, TPHCM,
2000) ;
+ “ Văn phòng là một bộ phận tồn tại trong cơ quan, tổ chức để thực hiện
chức năng theo yêu cầu của nhà quản trị cơ quan, tổ chức đó” (Nguyễn Hữu Trí,
Quản trị văn phòng, NXB Khoa học và kỹ thuật, 2005).
Như vậy, theo các quan điểm này thì tất cả các bộ phận cấu thành giúp
việc trong một cơ quan, tổ chức đều được gọi là văn phòng.
Theo phương diện “chức năng” thì văn phòng được hiểu như sau:
+ Văn phòng là bộ phận phụ trách công việc văn thư hành chính trong
một cơ quan (Từ điển Tiếng Việt, NXB Khoa học xã hội, Hà Nội, 1997).
3


+ Văn phòng là nơi soạn thảo, xử lí công văn giấy tờ nhằm mục đích phục
vụ cho hoạt động lãnh đạo, quản lí có hiêu quả (Đào Xuân Chúc, Tập bài giảng
Quản trị hành chính văn phòng – Trường KHXH&NV, 2006).
Vậy theo phương diện chức năng thì văn phòng là bộ phận phụ trách công
việc văn thư, giấy tờ, hành chính của một cơ quan.
Kết hợp các quan điểm trên ta có một cách hiểu chung nhất về văn phòng
“ Văn phòng là một bộ phận cấu thành rất quan trọng, giúp việc của một cơ
quan, tổ chức hoặc doanh nghiệp mà ở đó diễn ra các hoạt động về công tác văn
thư – lưu trữ, hành chính, thủ tục, các quy trình làm việc; Văn phòng còn là nơi
giao tiếp, thu nhận và xử lí thông tin phục vụ cho lãnh đạo trong công tác quản
lý và đảm bảo công tác hậu cần cho cơ quan, tổ chức đó” (Nguyễn Hữu Danh,

Tập bài giảng Quản trị văn phòng – Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, 2014).
*Tên gọi của văn phòng trong thực tế:
- Với Cơ quan Hành chính Nhà nước như các Bộ, cơ quan ngang Bộ, Ủy
ban Nhân dân các cấp; tập đoàn, tổng công ty có quy mô lớn thì văn phòng
thường có tên là Văn phòng gắn liền với tên cơ quan. Ví dụ: Văn phòng Bộ, Văn
phòng Ủy ban Nhân dân,văn phòng tập đoàn, văn phòng tổng công ty.
- Đối với một số tổ chức, đơn vị khác thì văn phòng thường có tên là
Phòng hành chính; phòng hành chính tổ chức; phòng quản trị, quản trị hành
chính…
Ngày nay với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học công nghệ, sự bùng nổ
thông tin và tri thức, điều này dẫn tới sự xuất hiện của “ Văn phòng hiện đại”.
- “Văn phòng hiện đại” là văn phòng mà ngoài các yếu tố của văn phòng
nói chung thì nó bao gồm:
+ Các trang thiết bị hiện đại;
+ Các trang thiết bị hiện đại được sắp xếp khoa học;
+ Con người làm việc trong văn phòng hiện đại là những con người hiểu biết
với tri thức sâu rộng, chuyên môn vững vàng, phong cách làm việc khoa học;
+ Năng suất lao động cao.

4


1.1.2. Nội dung của công tác văn phòng
Công tác văn phòng gồm có “ Tham mưu, tổng hợp và Hậu cần”.
- Văn phòng thực hiện chức năng “tham mưu” bao hàm các hoạt động tư
vấn, góp ý kiến cho lãnh đạo về những công việc mà lãnh đạo thực hiện như:
hoạch định, tổ chức, quản trị nguồn nhân sự, kiểm tra giám sát các hoạt động
của cơ quan, tổ chức. “Tổng hợp” là thống kê, phân tích, xử lí thông tin về nhiều
vấn đề liên quan tới hoạt động quản lý của cơ quan để cung cấp, tham mưu cho
lãnh đạo trong hoạt động quản lý. Tham mưu, tổng hợp luôn đi liền hỗ trợ nhau;

Tổng hợp là cơ sở để tiến hành hoạt động tham mưu; Chức năng tham mưu chỉ
đạt kết quả tốt khi mà hoạt động tổng hợp được thực hiện đầy đủ, chính xác và
kịp thời.
Văn phòng thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp thông qua:
• Tổ chức xây dựng bộ máy văn phòng;
• Tổ chức xây dựng và thực hiện quy chế hoạt động của cơ quan;
• Tổ chức xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của cơ quan;
• Tổ chức đảm bảo thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý của cơ
quan;

• Tổ chức quản lý và thực hiện nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ của

cơ quan;
• Theo dõi đảm bảo tham mưu, đánh giá kết quả thi đua khen thưởng;
• Thẩm định các văn bản về hình thức và nội dung do cơ quan ban hành.
-Văn phòng thực hiện chức năng “Hậu cần” là việc đảm bảo cơ sở vật
chất, trang thiết bị, công cụ, tài chính, hội họp, in ấn tài liệu, lễ tân… Đây là
những hoạt động không thể thiếu trong hoạt động của bất cứ cơ quan nào.
Chức năng hậu cần được thực hiện thông qua những nội dung công việc
sau:
• Tổ chức mua sắm trang thiết bị, phương tiện làm việc cho cơ quan;
• Tổ chức quản lý, sử dụng tài sản, phương tiện, vật tư, trang thiết bị làm
việc cho cơ quan;
• Tổ chức phục vụ các chuyến đi công tác của lãnh đạo cơ quan;
• Tổ chức phục vụ các cuộc hội họp của cơ quan;
• Tổ chức thực hiện công tác bảo vệ của cơ quan;
• Tổ chức thực hiện công tác vệ sinh, môi trường làm việc của cơ quan;
• Tổ chức thực hiện công tác y tế, chăm lo cho đời sống cán bộ trong cơ
5

quan;

• Tổ chức thực hiện các nghiệp vụ lễ tân, khánh tiết;
• Đảm bảo giao tiếp, đối nội, đối ngoại;
• Quản lý tài khoản của văn phòng (nếu có).
1.1.3. Vai trò của công tác văn phòng
Văn phòng Ủy ban nhân dân Quận Tây Hồ là đơn vị chuyên môn trực

thuộc Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ, chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên
chế và công tác của Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ. Văn phòng Hội đồng nhân
dân - Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ thực hiện các chức năng chung của Văn
phòng là chức năng tham mưu - tổng hợp và chức năng hậu cần. Vậy nên văn
phòng là bộ mặt của cơ quan, là nơi giao tiếp với cơ quan khác, nơi đón tiếp cán
bộ và nhân dân đến kiến nghị và trình bày nguyện vọng với UBND. Do đó văn
phòng phải được tổ chức một cách khoa học văn minh lịch sự, làm tốt công tác
văn phòng góp phần quan trọng vào hiệu quả công việc của toàn cơ quan
Văn phòng làm việc tốt, có nề nếp khoa học thì công việc đi vào hoạt
động thông suốt, quản lý công sở chặt chẽ công việc của cơ quan có năng xuất
chất lượng hiệu quả cao.
1.2. Khái quát về UBND Quận Tây Hồ
1.2.1. Sự hình thành và phát triển
Quận Tây Hồ là vùng đất có bề dày của lịch sử, một trong những nơi hội
tụ của dân cư đất Việt, đã từng góp phần làm nên nền văn minh sông Hồng rực
rỡ, luôn gắn liền với sự phát triển của thăng long Hà Nội.
UBND Quận Tây Hồ là một đơn vị Hành chính được thành lập theo Nghị
định số 69/CP của Chính phủ ban hành ngày 28/10/1995 và được UBND Thành
phố Hà Nội, giao cho nhiệm vụ QLNN trên địa bàn bắt đầu từ ngày 01 tháng 01
năm 1996.
Khi thành lập, tại Quyết định số 4428/QĐ-UBND của Thành phố Hà Nội

ban hành ngày 15/12/1995 về thành lập các phòng, ban chuyên môn giúp việc
trực thuộc UBND quận Tây Hồ, UBND quận có 12 phòng ban chuyên môn, 08
đơn vị sự nghiệp và các đoàn thể thực hiện những chức năng, nhiệm vụ của
mình.
6


Quận Tây Hồ với diện tích tự nhiên là 2.393,7 ha và hiện có trên 110.000
người cư trú trên địa bàn của 08 Phường: Bưởi, Yên Phụ, Thụy Khuê, Tứ Liên,
Quảng An, Nhật Tân, Xuân La, Phú Thượng. Quận Tây Hồ có Hồ Tây với diện
tích khoảng 526 ha, nằm trọn trong địa giới quận, là một cảnh quan thiên nhiên
đẹp của Hà Nội và cả nước.
Quận Tây Hồ được thành lập năm 1995 là nơi tập trung nhiều di tích danh
thắng, di tích Văn Hóa – Lịch sử có giá trị của Thủ đô Hà Nội.
Sau 18 năm xây dựng và phát triển, quận Tây Hồ đã có bước phát triển
mạnh với những thành tựu quan trọng trên nhiều lĩnh vực và trở thành trung tâm
Dịch vụ - Du lịch và Văn hóa của Thủ đô Hà Nội.
1.2.2. Cơ cấu tổ chức Văn phòng UBND Quận Tây Hồ.
Lãnh đạo văn phòng HĐND&UBND quận Tây Hồ gồm: 01 Chánh văn
phòng và 03 Phó chánh văn phòng phụ trách quản lý các lĩnh vực quan trọng
trong hoạt động của văn phòng.
• Chánh văn phòng HĐND&UBND quận – Đ/c Lê Trung Đức
Là người lãnh đạo điều hành toàn diện hoạt động của văn phòng HĐND –
UBND quận. Các công việc cụ thể của Chánh văn phòng bao gồm các công việc
sau
- Trực tiếp phụ trách công việc: tổ chức bộ máy của cán bộ, tài chính,
tham mưu tổng hợp; Trực tiếp chỉ đạo các bộ phận: Tham mưu - Tổng hợp, kế
toán - Thủ quỹ.
- Bố chí săp xếp cán bộ, công chức và nhân viên văn phòng có đủ năng
lực, trình độ chuyên môn để phục vụ tốt công tác chỉ đạo, điều hành của Thường

trực Hội đồng nhân dân và lãnh đạo UBND quận Tây Hồ.
- Chỉ đạo việc theo dõi, tổng hợp và báo cáo tình hình trên địa bàn quận,
phục vụ công tác điều hành của lãnh đạo HĐND&UBND quân. truyền đạt các
Nghị quyết, Quyết định, Chỉ thị của lãnh đạo .
- Chỉ đạo chuẩn bị đầy đủ nội dung phục vụ các cuộc họp thường xuyên,
đột xuất của HĐND&UBND quận hoạt động của đoàn Đại biểu Quốc hội, đoàn
đại biểu HĐND thành phố.
7


- Ký các văn bản theo sự ủy nhiệm của thường trực HĐND, lãnh đạo
UBND quận.
- Là chủ tài khoản của Văn phòng HĐND&UBND quận Tây Hồ.
- Chủ trì văn bản cuộc họp, giao ban toàn thể Văn phòng để điểm, đánh
giá kết quả công tác của đơn vị theo từng tháng, quý, năm
• Phó chánh văn phòng phụ trách công tác tổng hợp – Đ/c Võ Bích Thủy
- Trực tiếp phụ trách các công việc: Tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải
quyết thủ tục hành chính tại bộ phận “một cửa”, cải cách hành chính và ứng
dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý nhà nước tại UBND quận; Giúp
chánh văn phòng chỉ đạo điều hành chuyên viên các bộ phận: Tiếp nhận hồ sơ
và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính, trung tâm công nghệ thông tin
- Theo dõi, tổng hợp và phối hợp cùng các phòng, ban liên quan để đề
xuất với UBND quận các biện pháp đẩy mạnh công tác cải cách hành chính tại
UBND quận; Tổng hợp các văn bản tài liệu, báo cáo phục vụ hoạt động chỉ đạo
điều hành của Thường trực quận HĐND, Chủ tịch UBND quận theo sự chỉ đạo,
giao nhiệm vụ của CVP; Được ký các văn bản thong thường và các văn bản
trong phần việc được phân công phụ trách;
- Giúp CVP quản lý, điều hành chuyên viên giúp việc đồng chí Phó chủ
tịch UBND quận phụ trách công tác quản lý đất đai, trật tự xây dựng và cán bộ
tiếp dân thuộc văn phòng; Được ký các văn bản thông thường và các văn bản

trong phần việc được phân công phụ trách
• Phó chánh văn phòng phụ trách công tác tổng hợp về quản lý đất đai,
trật tự xây dựng đô thị và tiếp dân – Đ/c Phạm Khánh Sinh
- Trực tiếp chỉ đạo điều hành các công việc: Công tác văn thư – lưu trữ,
hành chính, quản trị; Giúp CVP quản lý, điều hành nhân viên các bộ phận: Văn
thư – Lưu trữ, quản trị điện nước, giao thông, in ấn, đánh máy, lái xe, trực tổng
đài điện thoại, quản lý phòng hội họp, hội trường, phục vụ, nấu ăn, bảo vệ, chăm
sóc vườn hoa, cây cảnh;
- Điều hành tổ chức công tác tiếp dân, tiếp nhận đơn thư kiên nghị, khiếu
nại, tố cáo của công dân, đôn đốc các phòng ban, UBND các phường giải quyết
8


đơn thư theo quy định; Phối hợp cùng Thanh tra quận bố trí lịch tiếp dân của
Chủ tịch, các Phó chủ tịch UBND quận
- Giúp Chánh văn phòng quản lý, điều hành chuyên viên giúp việc đồng
chí Phó chủ tịch UBND quận phụ trách công tác quản lý đất đai, trật tự xây
dựng và cán bộ tiếp dân thuộc văn phòng; Được ký các văn bản thông thường và
các văn bản trong phần việc được phân công phụ trách.
• Phó chánh văn phòng phụ trách công tác hành chính, quản trị - Đ/c
Dương Văn Trường
- Trực tiếp chỉ đạo điều hành các công việc: công tác văn thư – lưu trữ,
hành chính, quản trị; Giúp Chánh văn phòng quản lý, điều hành nhân viên các
bộ phận: Văn thư – Lưu trữ, quản trị điện lực, giao thong, in ấn, đánh máy, lái
xe, trực tổng đài điện thoại, quản lý phòng hội họp, hội trường, phục vụ, nấu ăn,
bảo vệ, chăm sóc vườn hoa, cây cảnh.
- Điều hành tổ chức thực hiện công tác văn thư của UBND quận Tây Hồ
theo quy định: Giúp CVP thực hiện công tác tiếp khách, hiếu, hỷ của Thường
trực HĐND, lãnh đạo UBND quận.
- Đảm bảo cung cấp đầy đủ trang thiết bị làm việc cho các phồng, ban

thuộc UBND quận, quản lý tài sản, trang thiết bị làm việc của cơ quan HĐND UBND và các phòng, ban chuyên môn thuộc UBND quận: Đề xuất việc thanh lý
tài sản, mua sắm, sửa chữa, thay thế các trang thiết bị làm việc, phương tiện
phục vụ công tác của Thường trực HĐND và lãnh đạo UBND quận: Chỉ đạo
điều hành thực hiện công tác bảo vệ cơ quan, trông giữ phương tiện cho cá nhân
đến giao dịch tại quận, đảm bảo an ninh trật tự, công tác phòng cháy chữa cháy,
vệ sinh môi trường, công tác thực hiện tiết kiệm tại trụ sở cơ quan HĐND –
UBND quận: Chỉ đạo điều hành việc nấu ăn tại bếp cơ quan, đảm bảo chất
lượng bữa ăn và vệ sinh an toàn thực phẩm, vệ sinh môi trường.
- Được ký các văn bản thong thường và các văn bản trong phần việc được
phân công phụ trách: Chủ trì các cuộc họp giao ban bộ phận hành chính, quản
trị, họp kiểm điểm đánh giá chất lượng cán bộ, nhân viên bộ phận hành chính,
quản trị.
9


(Sơ đồ cơ cấu tổ chức văn phòng UBND phụ lục 1)
1.2.3. Quyền hạn và nhiệm vụ
Văn phòng nằm trong khối Nội chính của UBND quận có nhiệm vụ giúp
UBND quận quản lý Nhà nước về công tác văn phòng và thực hiện nhiệm vụ
khác do Chủ tịch UBND quận giao.
Cụ thể là các công việc sau:
- Giúp UBND quận xây dựng chương trình công tác tháng, quý, năm và
lên lịch làm việc hang tuần, hang tháng. Theo dõi đôn đốc và tổng hợp báo cáo
kết quả thực hiện chương trình và lịch công tác theo định kỳ.
- Theo dõi, nắm bắt tình hình hoạt động chung của cơ quan và tổ chức
việc thu thập tổng hợp cung cấp thông tin phục vụ chỉ đạo, điều hành của
UBND, Chủ tịch và các Phó chủ tịch UBND quận.
- Xây dựng chương trình UBND quận thong qua và giúp UBND quận
kiểm tra, đôn đốc, tổng kết việc thực hiện quy chế làm việc của UBND giúp
UBND, lãnh đạo cơ quan tổ chức thực hiện quy chế phối hợp giữa UBND quận

với Thường trực Đảng ủy, Ủy ban Mặt trận tổ quốc, các đoàn thể nhân dân cung
cấp.
- Giúp UBND quận dự thảo văn bản trình cấp có thẩm quyền, làm báo cáo
gửi cấp trên. Ngoài ra còn giúp UBND quận theo dõi đôn đốc các ban ngành
thực hiện văn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên. Bên cạnh đó giúp UBND
quận tổ chức tiếp dân, tiếp khách và nhận đơn thư khiếu nại, tố cáo công dân
chuyển đến cấp có thẩm quyền giải quyết.
- Đảm bảo điều kiện thuận vật chất tài liệu phục vụ cho kỳ họp HĐNDUBND, tổ chức phục vụ các Hội nghị do Thường trực HĐND-UBND triệu tập
phục vụ tiếp khách, công tác tạp vụ. Bố trí sắp xếp nơi làm việc, đảm bảo điều
kiện phương tiện đi lại cho Thường trực HĐND và UBND quận.
- Quản lý hồ sơ tham mưu cho Chủ tịch UBND quận bổ sung hồ sơ cán
bộ công chức quận. Báo cáo công tác theo yêu cầu của UBND quận và cơ quan
chuyên môn cấp trên, quản lý và sử dụng con dấu UBND, lưu dữ tài liệu, văn
bản theo quy định của công tác lưu trữ.
10


- Giúp Thường trực HĐND-UBND quận thiết lập các mối quan hệ và điều
hào trong cơ quan. Giúp HĐND-UBND giữ mối quan hệ với các đoàn thể quần
chúng. Có trách nhiệm quản lý tài sản và chịu trách nhiệm về công tác giữ gìn
an ninh trật tự cho cơ quan.
TIỂU KẾT
Như vậy ở Chương 1, em đã trình bày tóm tắt những cơ sở lý luận về
công tác văn phòng và Văn phòng UBND Quận Tây Hồ. Từ đó chúng ta có thể
nắm được nội dung và vai trò của công tác văn phòng trong quá trình thực hiện
chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của UBND Quận Tây Hồ.

11

Chương 2
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN
QUẬN TÂY HỒ
2.1. Thực trạng về tổ chức công tác văn phòng
2.1.1. Vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham
mưu tổng hợp
Nhìn chung việc tham mưu tổng hợp được văn phòng thực hiện tương đối
tốt và luôn hoàn thành tốt công việc được giao. Hàng năm văn phòng ban hành
ra hàng nghìn văn bản như: Kế hoạch, báo cáo, quyết định, công văn, thông
báo, giấy mời và một số loại văn bản khác phục vụ quá trình quản lí của lãnh
đạo UBND quận. Ngoài ra văn phòng còn tham mưu cho các lãnh đạo về việc
xây dựng các quy chế trong các hoạt động của các phòng ban thuộc UBND
quận Tây Hồ . Qua đó mỗi phòng ban có thể hoạt động một cách chuyên nghiệp
và mang tính hệ thống.Tuy nhiên việc áp dụng vào thực tế chưa đạt được hiệu
quả nhất định.Do nhiều lí do khác nhau về cơ bản thì có 2 li do: Thứ nhất: việc
xây dựng quy chế còn chưa chặt chẽ mang tính hình thức. Thứ hai: Cán bộ trong
phòng ban chưa có ý thức thực hiện các quy chế đó một cách nghiêm túc, thẳng
thắn để thông qua việc thực hiện các quy chế nâng cao hiệu quả cao trong công
việc của cả cá nhân và tập thể.
2.1.2. Sơ đồ hóa nội dung quy trình công tác thường kì của cơ quan .
Xây dựng kế hoạch công tác là yêu cầu không thể thiếu của bất kì một cơ
quan nào. Nhằm đảm bảo cho cơ quan hoạt động có hiệu quả và đạt năng suất
cao trong công việc, tránh hiện tượng chồng chéo công việc.
Chương trình công tác thường kì là nhiệm vụ của một cơ quan, tôt chức
phải thực hiện trong 1 khoảng thời gian nhất định như xây dựng theo từng định
kì... Để có 1 chương trình công tác vừa đảm bảo chất lượng, vừa đúng tiến độ
thời gian, việc biên soạn chương trình công tác của cơ quan thông thường được
tiến hành theo trình tự thời gian sau:
Văn phòng HĐND-UBND yêu cầu phòng ban đăng kí lịch làm việc thuộc
12

thẩm quyền giải quyết của Chủ tịch, Phó chủ tịch, trên cơ sở đó, văn phòng lập
dự thảo chương trình công tác của cơ quan và gửi bản thảo đến các phòng ban
để lấy ý kiến bổ sung. Các phòng ban đóng góp xong thì văn phòng hoàn chỉnh
bản dự thảo lần cuối và trình Chủ tịch phê duyệt, ban hành.
Việc xây dựng công tác thường kì ở UBND quận Tây Hồ là công việc cần
độ chính xác cao, điều này đòi hỏi văn phòng phải hết sức cẩn thận và đôn đốc
các phòng ban thực hiện tốt hơn. UBND quận Tây Hồ có các kế hoạch công tác:
- Kế hoạch công tác năm ;
- Kế hoạch công tác quý;
- Kế hoạch công tác tháng ;
- Kế hoạch công tác tuần.
( Phụ lục 2)
* Ưu điểm:
- Quy trình xây dựng chương trình công tác của cơ quan được triển khai
từ trên xuống dưới đảm bảo tính thống nhất và khoa học.
- Đồng thời đây cũng là cơ sở để văn phòng kiểm tra giám sát hoạt động
thường kì của các đơn vị trực thuộc Quận. Dựa trên chương trình công tác
thường kì của cơ quan các đơn vị trực thuộc sẽ chủ động hơn trong công việc và
quá trình giải quyết thực hiện công việc được tiến hành nhanh chóng và chính
xác hơn. Bên cạnh đó cũng tránh lãng phí thời gian. Và chương trình công tác
thường kì của năm trước sẽ là cơ sở để xây dựng công tác thường kì của năm
sau.
* Hạn chế:
Trong quá trình xây dựng chương trình công tác thường kì của Quận còn
chưa đảm bảo. Do khối lượng công việc lớn phát sinh đột ngột nên đôi khi
không thể đảm bảo về mặt thời gian thực hiện chương trình của Quận nên hiệu
quả công việc bị giảm sút. Chính vì thế nên có các bản xây dựng chương trình
công tác dự phòng để ứng phó trong mọi sự thay đổi.

2.1.3. Sơ đồ hóa công tác tổ chức hội nghị
Tổ chức Hội nghị được coi là một trong những phương tiện để nhà quản
13


lý thực hiện việc điều hành và kiểm soát hoạt động cơ quan và còn là biện pháp
quan trọng để tổ chức thực hiện chương trình công tác của UBND.
(Phụ lục 3)
2.1.4. Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo
Đi công tác là một hoạt động thường xuyên và cần thiết để thực hiện chức
năng nhiệm vụ cảu cơ quan. Vì vậy ở bất kì cơ quan nào lãnh đạo cũng đi công
tác, mỗi chuyến đi công tác của lãnh đạo có tác động đến nhiều phương diện và
cần được chuẩn bị một cách chu đáo.
(Phụ lục 4)
2.2. Công tác thực hiện nghi thức nhà nước về văn hóa công sở.
Nhằm xây dựng phong cách ứng xử chuẩn mực của cán bộ công chức
trong hoạt động công vụ bảo đảm tính trang nghiêm và hiệu quả của các cơ quan
hành chính nhà nước. Ngày 2 tháng 8 năm 2007 Thủ tướng Chính phủ đã ban
hành Quyết định số 129/2007/QĐ-TTg kèm theo Quy chế Văn hóa công sở tại
các cơ quan hành chính Nhà nước.
Cán bộ công chức, viên chức tại UBND quận Tây Hồ luôn tuân thủ và
gương mẫu thực hiện đúng chủ trương đường lối của Đảng, pháp luật của Nhà
nước, không ngừng học tập, tu dưỡng và rèn luyện để nâng cao năng lực, phẩm
chất chính trị, đạo đức nghề nghiệp, ứng xử có văn hóa để hoàn thành tốt nhiệm
vụ được giao.
Triển khai thực hiện Quyết định số 129 của Thủ tướng Chính phủ UBND
quận Tây Hồ đã ban hành “ Quy ước nếp sống văn hóa nơi công sở” ngày 12
tháng 3 năm 2009. Quy ước gồm 5 phần: Văn hóa trong làm việc, Văn hóa
trong hội họp, Văn hóa trong giao tiếp ứng xử, Văn hóa trong giữ gì vệ sinh an
toàn nơi làm việc và Văn hóa trong sinh hoạt. Bản quy ước đã được toàn thể cán

bộ, công chức, viên chức, nhân viên cơ quan Văn phòng HĐND-UBND quận
Tây Hồ thảo luận và nhất trí thông qua để cùng nhau thực hiện.
Quy ước này đã được đưa vào thực hiện một cách nghiêm túc.Trong giao
tiếp với công dân, cán bộ công chức, viên chức của Quận luôn có thái độ nhã
nhặn, lắng nghe ý kiến, giải thích rõ ràng cụ thể về các quy định liên quan đến
14


giải quyết công việc.
Cán bộ, công chức, viên chức trong UBND quận Tây Hồ khi làm việc tại
công sở và trong trời gian thực thi nhiệm vụ, công vụ luôn mặc trang phục , đeo
thẻ công chức, phù hiệu đúng quy định, luôn giữ uy tín, danh dự cho cơ quan,
đơn vị, lãnh đạo trong văn phòng.
Trong giao tiếp tại công sở và với công dân, cán bộ, công chức, viên chức
cảu UBND quận Tây Hồ luôn có thái độ lịch sự, hòa nhã, văn minh. Khi giao
dịch trực tiếp qua điện thoại hoặc bằng văn bản hoặc các phương tiện thông tin (
điện thoại, thư tns, qua mạng…) luôn coi trọng đảm bảo thông tin trao đổi đúng
nội dung trong công việc mà cơ quan, đơn vị, tổ chức và công dân hướng dẫn trả
lời.
Cán bộ, công chức, viên chức của UBND quận luôn tôn trọng địa vị của
người lãnh đạo, luôn phục tùng và chấp hành nhiệm vụ được giao đồng thời phát
huy tinh thần tự chủ, dám chịu trách nhiệm; có trách nhiệm đóng góp ý kiến
trong hoạt động, điều hành cơ quan, đơn vị mình đảm bảo hoạt động nhiệm vụ,
công vụ đạt hiệu quả cao.
Trong quan hệ với đồng nghiệp luôn chân thành, nhiệt tình đảm bảo sự
đoàn kết; phối hợp và góp ý trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, công vụ để
công việc được giải quyết nhanh, hiệu quả. Luôn chấp hành quyết định của
người lãnh đạo, quản lí; thường xuyên chủ động sáng tạo và chịu trách nhiệm
trước pháp luật khi thực hiện nhiệm vụ được giao. Không lợi dụng việc góp ý,
phê bình làm tổn hại đến thanh danh, uy tín cảu cán bộ, lãnh đạo và đồng

nghiệp.
Tuy nhiên Quận vẫn còn những tồn tại một số hạn chế trong quá trình
thực hiện quy chế văn hóa công sở. Một số cán bộ công chức còn quên đeo thẻ
gây khó khăn trong việc kiểm soát người ra vào cơ quan trường hợp xấu có thể
dẫn đến thất thoát tài sản của cơ quan. Vẫn còn có 1 số trường hợp cán bộ đi
muộn về sớm chưa thực hiện đúng theo quy chế đưa ra. Quy ước về “ Văn hóa
nơi công sở” đã được thống nhất bởi chính các cán bộ, công chức, viên chức,
ngân viên trong văn phòng HĐND-UBND Quận vì vậy tất cả mọi người nên
15


cùng nhau nghiêm túc thực hiện.
2.3. Thực trạng về nghiệp vụ văn thư
2.3.1. Tìm hiểu về mô hình tổ chức Văn thư của UBND quận Tây Hồ
Mô hình tổ chức công tác văn thư “ văn thư tập trung”. Văn thư tập trung
được hiểu như sau: tất cả các công việc tiếp nhận, đăng ký, chuyển giao và theo
dõi thời hạn giải quyết công văn đến; đánh máy,in; trình ký, đóng dấu, vào sổ
văn bản đều do văn phòng cơ quan thực hiện.
Mô hình phòng làm việc là kiểu “ văn phòng khép kín” Đây là kiểu mô
hình văn phòng cổ điển. Phòng văn thư được tách riêng biệt với các phòng khác,
có tường xây ngăn cách, cưa ra vào có thể đóng kín và khóa chặt lại. Không
những UBND quận Tây Hồ còn áp dụng kiểu mô hình văn phòng này mà hiện
nay nhiều cơ quan cả nhà nước và doanh nghiệptư nhân vẫn áp dụng xây dựng
kiểu văn phòng đó trong cơ quan.
Công tác văn thư là một trong những nghiệp vụ không thể thiếu trong
nghiệp vụ chuyên môn của cán bộ văn thư, đó là toàn bộ công việc liên quan đến
việc ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành
nhằm đảm bảo thông tin văn bản phục vụ cho hoạt động quản lý cơ quan của các
lãnh đạo hay việc trao đổi thông tin của cơ quan với các cơ quan sự nghiệp bên
ngoài và phục vụ cho công ác quản lý Nhà nước.

Quận đã áp dụng phần mềm quản lý đăng ký văn bản và lập hồ sơ công
việc trên mạng nội bộ, kết nối mạng LAN.
Do là cơ quan cấp quận nên để đáp ứng khối lượng công việc lớn Văn
phòng HĐND-UBND quận Tây Hồ có 02 cán bộ phụ trách chuyên môn và nhận
nhiệm vụ nhập thông tin công văn đến, công văn đi vào phần mềm Quản lí văn
bản trên mạng nội bộ. 02 cán bộ phụ trách việc sao chụp tài liệu cho khối cơ
quan quận( phụ trách phòng máy) và 01 cán bộ phụ trách kho lưu trữ. Các cán
bộ văn thư chuyên trách đều tốt nghiệp Đại học chuyên ngành Văn thư- Lưu trữ,
Quản trị văn phòng hoặc đã được đào tạo về nghiệp vụ VTLT.
Tất cả các công việc liên quan đến công tác văn thư đều được thực hiện
theo quy định của nhà nước. phòng văn thư được bố trí các trang thiết bị chuyên
16


dùng và các phương tiện kĩ thuật văn phòng phù hợp với công việc như: tủ đựng
tài liệu, máy in, máy fax, máy tính, máy photocopy…
* Ưu điểm:
- Mô hình tổ chức văn thư tập trung nên tất cả các công đoạn và thao tác
nghiệp vụ về xử lí văn bản đều được thực hiện tại Văn phòng. Điều này làm tăng
khả năng kiểm soát trước khi ban hành văn bản.
Đã có sổ chuyển giao văn bản đi bưu điện và sổ chuyển giao văn bản.
Tạo điều kiện cho việc chuyên môn hóa, đảm bảo sự thống nhất trong sự
chỉ đạo về tổ chức nghiệp vụ. Văn bản được xử lí nhanh chóng, kịp thời.
Trang thiết bị phục vụ cho công việc được đáp ứng đầy đủ. Cán bộ văn
thư chủ động cập nhật các văn bản mới quy định mới để kịp thời sửa dổi.
Do được đào tạo đúng chuyên môn nên các cán bộ thực hiện nghiêm túc
các quy định về nghiệp vụ. Giải quyết công việc tương đối nhanh chóng và
chính xác đạt hiệu quả cao. Thái độ làm việc của cán bộ rất nhiệt tình và chuyên
nghiệp.
* Hạn chế:

Công tác soạn thảo và ban hành văn bản đôi khi còn mắc những lỗi nhỏ
trong cách trình bày.
Việc chuyển giao văn bản đôi khi còn chậm.
Tại bộ phận văn thư do khối lượng công việc lớn các cán bộ làm việc với
áp lực cao nên tâm lý ít nhiều bị ảnh hưởng.
Trên đây là các ưu, nhược điểm về công tác văn thư của UBND quận Tây
Hồ. Để hoạt động của quận phát triển theo hướng hệ thống và chuyên môn hóa
thì cần khác phục các nhược điểm và phát huy các ưu diểm sẵn có trong quá
trình làm việc.
2.3.2. Nhận xét đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng
trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan.
Lãnh đạo văn phòng đóng vai trò rất quan trọng trong việc tổ chức thực
hiện theo dõi , kiểm tra, đôn đốc và giám sát việc thực hiện công tác văn thư của
cơ quan và đây được xem là một trong những nhiệm vụ cơ bản của Lãnh đạo
17


văn phòng. Ở văn phòng HĐND-UBND Lãnh đạo văn phòng thực hiện chỉ đạo
về công tác văn thư tương đối tốt, luôn cập nhật những quy định mới của Nhà
nước để giải quyết công việc một cách hiệu quả nhất.
Lãnh đạo cơ quan, đặc biệt là Lãnh đạo văn phòng đã chỉ đạo và áp dụng
các văn bản quy định về công tác văn thư do nhà nước ban hành:
+ Nghị định /110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ
về công tác văn thư;
+ Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm
2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kĩ thuật
trình bày;
+ Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 cảu Cục
văn thư và lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn văn bản đi, đến.
+ Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ

hướng dẫn về thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản hành chính.
Bên cạnh đó UBND quận Tây Hồ ban hành quy định về công tác Văn
thư- Lưu trữ. Quyết định số 1479/1998/QĐ-UB ngày 14/11/1998 Quyết định
của UBND quận Tây Hồ về việc Ban hành quy định về công tác VĂn thư- Lưu
trữ của UBND quận Tây Hồ.
* Ưu điểm:
Hệ thống văn bản của cơ quan ban hành hầu hết được đảm bảo về mặt thể
thức, nội dung, thẩm quyền ban hành văn bản. Tình trạng gửi văn bản vượt cấp
hoặc khong đúng thẩm quyền về mặt nội dung và hình thức đều không tồn tại.
Quy trình xử lí văn bản đi đã được thực hiện kịp thời và chính xác.
Tất cả các văn bản đi- đến đều được theo dõi tương đối chặt chẽ qua việc
đăng kí vào sổ, đánh số theo từng loại văn bản ngoài ra còn lưu vào phần mềm
Quản lí văn bản.
Thực hiện tốt công tác soạn thảo văn bản và ban hành văn bản: lãnh đạo
văn phòng chỉ đạo cán bộ, nhân viên trong văn phòng, hướng dẫn các phòng
ban, đơn vị trực thuộc quận soạn thảo văn bản đúng thể thức, nội dung theo quy
định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ban hành ngày 19 tháng 01 năm 2011
của Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản hành chính.
18


Thực hiện tốt việc kiểm tra thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản trước
khi ban hành.
- Công tác quản lí giải quyết văn bản: thực hiện quản lí văn bản đi, văn
bản đến của cơ quan theo đúng hướng dẫn tại công văn 425/VTLTNN-NVTW
ngày 18 tháng 7 năm 2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc hướng
dẫn quản lí văn bản đi, văn bản đến. Việc quản lí văn bản của cơ quan đạt hiệu
quả cao, văn bản được bảo quản tốt. Quy trình giải quyết văn bản được lãnh đạo
Văn phòng HĐND-UBND đôn đốc, nhắc nhở giải quyết nhanh, kịp thời.
- Quản lí và sử dụng con dấu: Việc quản lý và sử dụng con dấu trong công

tác văn thư được thực hiện theo Nghị định số 58/2011/NĐ-CP ngày 24 tháng 8
năm 2001 về quản lí và sử dụng con dấu.
Con dấu của huyện và văn phòng HĐND-UBND được cán bộ văn thư bảo
quản trong tủ và cất giữ cẩn thận trong cũng như ngoài giờ làm việc, còn các
loại dấu chỉ mức độ mật, khẩn, hỏa tốc, dấu khắc tên của người kí…được đặt
ngay ngắn trên giá.
Về cơ bản Lãnh đạo văn phòng đã làm tốt trong việc chỉ đạo công tác văn
thư của cơ quan.
* Hạn chế:
Việc theo dõi, kiểm tra giải quyết văn bản đến còn chưa được tiến hành
hiệu quả vì các văn bản đến không được sao chụp để lưu lại ở văn thư cơ quan
nên việc theo dõi, kiểm tra tình hình giải quyết văn bản đến hầu như không thực
hiện được.
2.4. Thực trạng nghiệp vụ lưu trữ
Tài liệu lưu trữ là tài sản quốc gia mà trực tiếp là của cơ quan sản sinh ra
và quản lí khối tài liệu đó. Tài liệu lưu trữ phản ánh trung thực tình hình phát
triển của đời sống xã hội. Do đó việc lưu trữ và bảo quản tốt tài liệu lưu trữ có ý
nghĩa vô cùng quan trọng có tính lịch sử. Ở bất kỳ cơ quan nào dù cơ quan Đảng
hay cơ quan Nhà nước trong quá trình hoạt động đều cần đến tài liệu lưu trữ và
phải có ý thức trong việc tổ chức công tác lưu trữ.
Nhận thức rõ tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ với cơ quan. Lãnh đạo
19


văn phòng HĐND-UBND quận Tây Hồ đã có những văn bản cụ thể quy định về
công tác văn thư lưu trữ ( Quyết định số 1479/1998/QĐ-UB ngày 14 tháng 11
năm 1998 Quyết định của UBND về việc Ban hành quy định về công tác Văn
thư- Lưu trữ của UBND quận Tây Hồ) và Quy định số 146/VP ngày 26 tháng 9
năm 2012 Quy định về việc tra tìm, khai thác, sử dụng tài liệu, hồ sơ tạu kho lưu
trữ UBND quận Tây Hồ.

Các văn bản trên được ra đời dựa trên các văn bản sau:
- Căn cứ Pháp lệnh bảo vệ bí mật Nhà nước được UBTV Quốc hội khóa
X thông qua ngày 28 tháng 12 năm 2000;
- Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ
quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh bảo vệ bí mật Quốc gia;
- Chỉ thị số 05/2007/CT- TTg ngày 02 tháng 3 năm 2007 của Thủ tướng
Chính phủ về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ
- Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 của Quốc
hội quy định về hoạt động lưu trữ.
* Ưu điểm:
Hiểu được tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ Lãnh đạo UBND quận Tây
Hồ đã xây dựng hệ thống kho lưu trữ gồm 4 kho lớn. Kho lưu trữ được xây dựng
ở nơi có không gian rộng, thoáng mát. Trong kho được trang bị các giá sắt lớn,
chắc chắn để đặt các hộp hồ sơ, ngoài ra kho còn được trang bị máy điều hòa
nhiệt độ để đảm bảo nhiệt độ phù hợp và bảo quản tài liệu một cách tốt nhất,
giảm thiểu việc hư hại tài liệu.
Tài liệu được sắp xếp đúng theo quy định của nhà nước và UBND quận
cũng đã sử dụng “ Phần mềm quản lí tài liệu lưu trữ” tạo điều kiện thuận lợi cho
việc ta cứu tài liệu, bảo quản tài liệu tránh mất mát.
* Nhược điểm
Tuy nhiên UBND quận Tây Hồ mỗi năm ban hành hàng nghìn các loại
văn bản khác nhau nên khối lượng tài liệu cần được lưu trữ mỗi năm là tương
đối lớn. Kho lưu trữ bảo quản cả tài liệu của Văn phòng HĐND&UBND và tài
liệu của các phong ban, đơn vị thuộc UBND quận dẫn đến trường hợp kho lưu
trữ bị quá tải không đáp ứng đủ nhu cầu sử dụng.
20


2.5. Mô hình văn phòng hiện đại của cơ quan
Văn phòng có chức năng tham mưu, tổng hợp, giúp việc quản trị hậu cần

cảu mỗi cơ quan, tổ chức. Xây dựng văn phòng mạnh là yếu tố quan trọng để cơ
quan tổ chức đổi mới phương thức làm việc lãnh đạo lề lối làm việc, nâng cao
chất lượng hiệu quả của công việc lãnh đạo. Chính vì vậy việc tăng cường xây
dựng tổ chức và cải cách hoạt động của văn phòng tổ chức được đặc biệt quan
tâm. Từ đó vấn đề đặt ra vấn đề công tác văn phòng và xuất hiện thuật ngữ văn
phòng hiện đại.
Văn phòng hiện đại là văn phòng, bộ máy của cơ quan,tổ chức thực hiện
chức năng thu thập xử lí và tổng hợp thông tin phục vụ cho sự điều hành của cơ
quan tổ chức bằng các phương tiện kỹ thuật nghiệp vụ hành chính hiện đại; mặt
khác đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung của cơ quan
nhà nước một cách tiết kiệm, kịp thời, hợp lí và hiệu quả.
Tại UBND quận Tây Hồ đã và đang áp dụng mô hình văn phòng hiện đại.
Sử dụng các trang thiết bị hiện đại như máy vi tính, máy fax, máy photo. Bên
cạnh đó còn sử dụng các phần mềm quản lí văn bản, tài liệu sử dụng hệ thống
mạng LAN giúp dễ dàng truy cập và tra tìm, quản lí tài liệu.Bên cạnh đó UBND
quận Tây Hồ còn áp dụng chữ ký điện tử.
* Ưu điểm:
Mỗi bộ phận có phòng làm việc riêng giúp cho các cán bộ làm việc được
yên tĩnh tập chung góp phần nâng cao hiệu quả công việc chuyên môn riêng của
mỗi bộ phận.
Trong UBND quận Tây Hồ thì Văn phòng được đặt ở ngay cổng ra vào cơ
quan vì Văn phòng được coi là bộ lọc của cơ quan nên khi đặt ở những nơi dễ
nhìn thấy như vậy sẽ giúp cho việc trao đổi thông tin diễn ra dễ dàng hơn.
Việc bố trí các trang thiết bị trong phòng làm việc một cách khoa học tối
ưu hiện nay là rất cần thiết. Nó ảnh hưởng đến chất lượng, năng suất và sức
khỏe của người lao động.
Các trang thiết bị bố trí trong văn phòng nơi em thưc tập theo em tương
đối hợp lý và khoa học.
21

- Tủ đựng tài liệu được bố trí gần bàn làm việc để cán bộ trong văn phòng
dễ dàng lấy các tài liệu mỗi khi cần thiết.
- Điện thoại bàn được để bên phía trái bàn làm việc giúp cán bộ trong văn
phòng có thể tiện dụng khi nghe điện thoại vừa có thể ghi chép các thông tin khi
cần thiết.
- Điều hòa được lắp đặt ở phía trên giúp tiết kiệm diện tích.
- Các máy Scan, photo, Fax được đặt cùng một chỗ giúp cho việc photo,
chuyển giao văn bản tiện lợi hơn.
* Hạn chế:
- Một số các thiết bị trong văn phòng cũ, hỏng và chưa được sửa chữa,
thay thế kịp thời (máy tính, máy photo, điều hòa nhiệt độ…) điều này làm ảnh
hưởng đến quá trình làm việc, làm giảm tiến độ hoàn thành công việc.
2.6. Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy văn phòng của cơ quan
Văn phòng HĐND&UBND quận Tây Hồ có 01 Chánh văn phòng, 03 phó
chánh văn phòng, các công chức chuyên môn và lao động hợp đồng theo quy
định của pháp luật.
Hiện nay, Văn phòng HĐND-UBND quận có tổng số cán bộ, công chức,
nhân viên là 38 người (biên chế và hợp đồng trong chỉ tiêu là 33 người, chiếm
36,6%, hợp đồng ngắn hạn 05 người). Số cán bộ có trình độ đại học là 20 người.
Đội ngũ cán bộ, công chức, nhân viên có tinh thần trách nhiệm, nhiệt tình trong
công tác.
- Cơ cấu tổ chức bộ máy tương đối hoàn chỉnh và hợp lí. Là một quận lớn
của thành phố Hà Nội khối lượng công việc là vô cùng lướn đòi hỏi người làm
lãnh đạo phải có khả năng phân tích và phân công nhiệm vụ một cách đúng đắn
để các công việc đạt hiệu quả cao nhất. Với số lượng Phó chánh văn phòng là 03
khối lượng công được chia đều theo chuyên môn.

22

TIỂU KẾT
Trên đây là những đánh giá cá nhân của em về công tác văn phòng của
Văn phòng Ủy ban Nhân dân Quận Tây Hồ. Qua đó chúng ta có thể nắm được
tình hình thực hiện các nghiệp vụ của công tác văn phòng.

23