Thực trạng công tác văn thư tại Văn phòng HĐND UBND huyện Thạch Thất

MỤC LỤC
MỤC LỤC............................................................................................................1
MỞ ĐẦU..............................................................................................................1
1.Tính cấp thiết của đề tài..............................................................................1
2.Mục đích, đối tượng, phạm vi nghiên cứu..................................................2
3.Phương pháp nghiên cứu............................................................................2
4.Ý nghĩa của đề tài.......................................................................................2
5.Bố cục của tiểu luận kết thúc học phần......................................................2
CHƯƠNG 1.........................................................................................................4
CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ KHÁI QUÁT
VỀ VĂN PHÒNG HĐND-UBND HUYỆN THẠCH THẤT...........................4
1.1.Cơ sở lý luận chung về công tác văn thư.................................................4
1.1.1. Khái niệm ........................................................................................4
1.1.2.Vị trí và vai trò của công tác văn thư...................................................4
1.1.3. Yêu cầu nội dung của công tác văn thư...............................................4
1.1.4. Nội dung công tác văn thư...................................................................5
1.1.4.1. Xây dựng văn bản bao gồm..............................................................5
1.1.4.2. Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản.............................................5
1.1.4.3 Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu.................................................5
1.1.5. Tổ chức công tác văn thư....................................................................6
1.2. Khái quát chung về UBND huyện Thạch Thất......................................6
1.2.1. Quá trình hình thành và phát triển, tổ chức bộ máy của UBND huyện
Thạch Thất.....................................................................................................6
1.2.2. Cơ cấu tổ chức bộ máy Văn phòng HĐND – UBND huyện Thạch
Thất................................................................................................................7
1.2.3. Nhiệm vụ của phòng văn thư tại Văn phòng HĐND - UBND huyện
Thạch Thất.....................................................................................................8
TIỂU KẾT...................................................................................................10
CHƯƠNG 2 : THỰC TRẠNG CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ.....................11
TẠI VĂN PHÒNG HĐND - UBND HUYỆN THẠCH THẤT

.................11

2.1.Thực trạng công tác văn thư tại Văn phòng HĐND – UBND huyện
Thạch Thất...................................................................................................11
2.1.1.Tình hình cơ sở vật chất, trang thiết bị trong phòng văn thư.............11
2.1.2 Tổ chức quản lý giải quyết văn bản tại Văn phòng HĐND- UBND
huyện Thạch thất.........................................................................................11
2.1.2.1.Tổ chức, giải quyết và quản lý văn bản đến....................................11
2.1.2.2.Tổ chức giải quyết và quản lý công văn đi......................................16
2.1.3. Tổ chức quản lý văn bản nội bộ và văn bản mật...............................19
2.1.4. Lập hồ sơ và lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan......................................19
2.1.5. Tổ chức quản lý,bảo quản và sử dụng con dấu.................................20
TIỂU KẾT...................................................................................................20


CHƯƠNG 3: MỘT SỐ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ VÀ GIẢI PHÁP NHẰM
NÂNG CAO CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG HĐND – UBND
HUYỆN THẠCH THẤT...................................................................................22
3.1.Nhận xét chung ...................................................................................22
3.1.1.Thuận lợi............................................................................................22
3.1.2. Khó khăn...........................................................................................22
3.1.3.Nguyên nhân.......................................................................................23
3.2.Một số kiến nghị và giải pháp nhằm nâng cao công tác văn thư tại Văn
phòng HĐND – UBND huyện Thạch Thất.................................................23
3.2.1.Một số kiến nghị về công tác văn thư tại Văn phòng HĐND - UBND
huyện Thạch Thất........................................................................................23
3.2.2.Một số giải pháp về công tác văn thư tại Văn phòng HĐND - UBND
huyện Thạch Thất........................................................................................24
KẾT LUẬN........................................................................................................25
TÀI LIỆU THAM KHẢO................................................................................27

PHỤ LỤC...........................................................................................................28


MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Trong hoạt động lãnh đạo và quản lý của các cơ quan Đảng, Nhà nước,
các tổ chức đoàn thể, kinh tế, xã hội, lực lượng vũ trang…hàng ngày đều phải
ban hành các văn bản để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình. Văn bản là
phương tiện truyền đạt thông tin trong xã hội. Nó giữ một vai trò quan trọng
trong hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, đoàn thể. Nhưng để đảm bảo các văn
bản đó được sử dụng một cách có hiệu quả và thống nhất lại phụ thuộc rất lớn
vào công tác văn thư. Mặc dù đây chỉ là một công việc đơn giản song trên thực
tế nó lại quyết định quá kết nối thông tin được thông suốt giữa các cơ quan.
Ngoài ra công tác văn thư còn đảm bảo cho việc quản lý văn bản, con dấu được
chặt chẽ và có hiệu quả hơn. Trong đó con dấu đóng trên chữ ký của người có
thẩm quyền là một đảm bảo cho sự chính xác và giá trị pháp lý của cơ quan, tổ
chức làm ra văn bản. Chính vì thế công tác văn thư là một bộ phận không thể
thiếu với hoạt động chỉ đạo, điều hành công việc của các cơ quan và các tổ chức
trong xã hội.
Nhận thức được tầm quan trọng đó, những năm qua Nhà nước ta đã ban
hành rất nhiều các văn bản nhằm hướng dẫn tổ chức hoạt động văn thư có hiệu
quả hơn như: Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ
hướng dẫn thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản hành chính, Nghị định của
Chính phủ số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 về công tác văn thư, Nghị định
số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ về sửa đổi, bổ
sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 04 năm
2004 của Chính phủ về công tác văn thư … Nhưng trên thực tế công tác văn thư
vẫn còn tồn tại nhiều bất cập như: quá trình quản lý văn bản chưa chặt chẽ khiến
cho một số văn bản có nội dung, thể thức sai mà vẫn được ban hành, quy trình
tiếp nhận và sử lý văn bản chưa được thống nhất làm cho hiệu quả công việc bị

giảm sút…Thực trạng đó do nhiều nguyên nhân khác nhau gây ra, trong đó
không thể không nói đến trình độ của cán bộ văn thư không được đào tạo về
chuyên môn và sự nhận thức còn nhiều hạn chế của một số cán bộ công chức
1


trong cách nhìn nhận về hoạt động văn thư.
Nhằm tìm hiểu rõ hơn thực trạng của công tác văn thư tại các cơ quan
Hành chính Nhà nước nên tôi đã chọn đề tài “Thực trạng công tác văn thư tại
Văn phòng HĐND - UBND huyện Thạch Thất” để viết tiểu luận kết thúc học
phần.
2. Mục đích, đối tượng, phạm vi nghiên cứu
Mục đích của đề tài là nghiên cứu, tìm hiểu về công tác văn thư tại Văn
phòng HĐND - UBND huyện Thạch Thất đang thực hiện như thế nào để từ đó
đưa ra một số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động công tác văn thư.
Nhằm xây dựng một bộ phận văn thư hoạt động có hiệu quả và có thế áp dụng
được đúng nhu cầu thực tế đặt ra trong từng thời kỳ.
3. Phương pháp nghiên cứu
Tiểu luận kết thúc học phần được thực hiện trên nhưng cơ sở nghiên cứu
lý luận cơ bản về công tác văn thư và các văn bản pháp luật của nhà nước quy
định về thực hiện công tác văn thư. Đồng thời kết hợp với các phương pháp:
Khảo sát, thống kê, phân tích tổng hợp và tham khảo các điều kiện khác trong
các giáo trình như nghiệp vụ văn phòng, nghiệp vụ văn thư lưu trữ, hành chính
văn phòng trong cơ quan nhà nước và các tài liệu của Văn phòng HĐND –
UBND huyện Thạch Thất.
4. Ý nghĩa của đề tài
Trong điều kiện đất nước hiện nay công tác văn phòng còn rất nhiều
những tồn tại cần đổi mới, hoàn thiện phục vụ tốt hoạt động văn phòng trong đó
công tác văn thư là hoạt động quan trọng của văn phòng. Đề tài này giúp tôi
vạch rõ hơn quy trình của công tác văn thư đối với từng công việc cụ thể trên

thực tế như thế nào. Qua đó tôi có thể đúc kết thêm cho mình nhiều kinh nghiệm
thực tế quý báu. Để từ đó tôi có thể tự đưa ra được các giải pháp tốt nhất cho
việc hoàn thiện công tác văn thư sau này khi đi làm.
5. Bố cục của tiểu luận kết thúc học phần
Tiểu luận chuyên đề gồm 3 chương:

2


+ Chương 1 : Cơ sở lý luận chung về công tác văn thư và khái quát về
Văn phòng HĐND- UBND huyện Thạch thất
+ Chương 2 : Thực trạng của công tác văn thư tại Văn phòng HĐND
- UBND huyện Thạch Thất
+ Chương 3 : Một số đề xuất kiến nghị và giải pháp nhằm nâng cao
công tác văn thư tại Văn phòng HĐND – UBND huyện Thạch Thất
Do thời gian còn hạn chế và thiếu kinh nghiệm thực tế cho nên bài tiểu
luận kết thúc học phần này còn nhiều thiếu sót khó tránh. Vì vậy tôi rất mong
nhận được nhiều ý kiến đóng góp của các thầy cô giáo và những ai quan tâm
đến đề tài này để tôi có cơ hội học tập thêm kinh nghiệm và có thể vận dụng tốt
hơn những kiến thức đã học vào thực tế sau này.
Tôi xin chân thành cảm ơn ban lãnh đạo HĐND – UBND, cán bộ, nhân
viên văn phòng HĐND – UBND huyện Thạch Thất và thầy, cô giáo trường Đại
học Nội vụ Hà nội đã giúp tôi hoàn thành bản tiểu luận kết thúc học phần này.

3


CHƯƠNG 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ KHÁI QUÁT
VỀ VĂN PHÒNG HĐND-UBND HUYỆN THẠCH THẤT

1.1.Cơ sở lý luận chung về công tác văn thư
1.1.1. Khái niệm
Công tác văn thư quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày
08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn
thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá
trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức; quản lý và sử dụng con dấu trong công
tác văn thư.
1.1.2.Vị trí và vai trò của công tác văn thư
Công tác văn thư có vai trò rất quan trọng của bộ máy quản lý nói chung.
Nó gắn liền với hoạt động của các cơ quan, được xem như một bộ phần hoạt
động quản lý Nhà nước, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý Nhà
nước.
Công tác văn thư là một trong những khâu của văn phòng, có vị trí hết sức
quan trọng để góp phần vào hoạt động của cơ quan, đơn vị có nề nếp khoa học,
có hiệu lực và hiệu quả cao. Nó là sợi dây truyền nối liền cấp trên với cấp dưới,
cơ quan này với cơ quan khác, để đảm bảo các hoạt động thông tin chính thống
cho cơ quan và với các cơ quan khác.
1.1.3. Yêu cầu nội dung của công tác văn thư
a. Nhanh chóng
Quá trình giải quyết công việc của cơ quan phụ thuộc rất nhiều vào việc
xây dựng văn bản, tổ chức quản lý văn bản và giải quyết. Do đó xây dựng văn
bản phải nhanh chóng giải quyết văn bản kịp thời sẽ giải quyết nhanh chóng
công việc của cơ quan.
b. Chính xác
Chính xác về nội dung văn bản: nội dung văn bản phải chính xác tuyệt đối
về mặt pháp lý dẫn chứng hoặc trích dẫn ở văn bản phải hoàn toàn chính xác, tài
liệu phải đầy đủ chứng cứ rõ ràng.
4

Chính xác về thể thức văn bản: Văn bản phải có đầy đủ những yếu tố do
nhà nước quy định mẫu trình bày phải theo đúng tiêu chuẩn của nhà nước ban
hành.
Chính xác các khâu kỹ thuật, nghiệp vụ yêu cầu về tính chính xác được
quán triệt trong các khâu nghiệp vụ như đánh máy văn bản đăng ký và chuyển
giao văn bản cần tính chính xác phải được thực hiện đúng các quy định của nhà
nước.
c. Bí mật
Trong quá trình tiến hành xây dựng văn bản và tổ chức giải quyết văn bản
phải đảm bảo bí mật. Khi lựa chọn cán bộ văn thư phải quán triệt tinh thần giữ
bí mật của cơ quan. Về một khía cạnh nhất định yêu cầu bí mật công tác văn thư
còn phải được thể hiện việc giữ bí mật nội dung những việc mới chưa được bàn
bạc đưa thành quyết định chính thức của cơ quan hoặc chưa được ban hành văn
bản.
1.1.4. Nội dung công tác văn thư
1.1.4.1. Xây dựng văn bản bao gồm
- Soạn thảo văn bản
- Duyệt thảo
- Đánh máy và nhân bản
- Ký ban hành văn bản
1.1.4.2. Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản
- Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đến
- Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đi
- Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản nội bộ công văn mật
- Tổ chức giải quyết công tác lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ
1.1.4.3 Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu
Nội dung công tác này bao gồm các quy định về đóng dấu các văn bản
quản lý con dấu của cơ quan.

5

1.1.5. Tổ chức công tác văn thư
Trong công tác văn thư ngoài việc tổ chức cơ cấu hợp lý việc bố trí cán bộ
có ý nghĩa rất quan trọng trong việc nâng cao năng suất và chất lượng công tác
trong cơ quan. Những cán bộ có trình độ cao có năng lực thì bố trí các công việc
khó phức tạp, các cán bộ có vị trí thấp hơn thì nhiệm công việc đơn giản.
Nhân viên văn thư ngoài yêu cầu về trình độ văn hoá, trình độ chuyên
môn còn phải có phẩm chất như: Trung thực, điềm đạm, cẩn thận, lịch sự, giữ
gìn bí mật trong công tác...Nếu một trong các phẩm chất bị hạn chế sẽ gây khó
khăn cho việc thực hiện công vụ, năng suất và chất lượng công tác, ảnh hưởng
tới việc thực hiện chức năng nhiệm vụ của cơ quan nói chung.
Hình thức tổ chức công tác văn thư có ảnh hưởng lớn tới toàn bộ quá trình
sử lý công văn giấy tờ của cơ quan cho nên cần phải lựa chọn các hình thức
công tác văn thư cho phù hợp, trên cơ sở phân tích kết cấu tổ chức của cơ quan,
số lượng của công văn đi, số lượng công văn đến và chức năng của cơ quan.
- Hình thức văn thư tập trung
- Hình thức văn thư phân tán
- Hình thức văn thư hỗn hợp
1.2. Khái quát chung về UBND huyện Thạch Thất
1.2.1. Quá trình hình thành và phát triển, tổ chức bộ máy của UBND
huyện Thạch Thất
Trước Cách mạng tháng 8 năm 1945 huyện Thạch Thất thuộc phủ Quốc
Oai tỉnh Sơn Tây. Năm 1948 Chính phủ Việt Nam dân chủ cộng hoà ban hành
Sắc lệnh số 46 – 1948 bãi bỏ các danh từ Phủ, Châu, Quận... huyện Thạch Thất
thuộc tỉnh Sơn Tây. Năm 1965 hợp nhất hai tỉnh Hà Đông và Sơn Tây thành
thành một đơn vị hành chính là tỉnh Hà Tây, Thạch Thất thuộc tỉnh Hà Tây. Năm
1975 hợp nhất 2 tỉnh Hà Tây và Hoà Bình thành tỉnh Hà Sơn Bình, huyện Thạch
Thất thuộc tỉnh Hà Sơn Bình. Từ 1978 – 1991 tách huyện Thạch Thất từ tỉnh Hà
Sơn Bình sát nhập vào thành phố Hà Nội. Ngày 12/8/1991 tách tỉnh Hà Sơn Bình

thành 2 tỉnh Hà Tây và Hoà Bình, huyện Thạch Thất tách từ thành phố Hà Nội sát
nhập về tỉnh Hà Tây. Ngày 1/8/2008 đến nay tỉnh Hà Tây sát nhập vào thành phố
6


Hà Nội, huyện Thạch Thất thuộc thành phố Hà Nội, tách 3 xã Tiến Xuân, Yên
Trung, Yên Bình của huyện Lương Sơn tỉnh Hoà Bình sát nhập về huyện Thạch
Thất. Tính đến nay huyện Thạch Thất có 22 xã và 01 thị trấn.
Từ năm 1946-1949 cơ quan Uỷ ban hành chính huyện Thạch Thất đóng
trụ sở tại thôn Đình – xã Chi Quan (khu vực UBND thị trấn Liên Quan ngày
nay). Từ năm 1949 đến 1954 cơ quan UBND huyện Thạch Thất dời vào vùng tự
do Tiến Xuân – Yên Quang (nay là huyện Lương Sơn tỉnh Hoà Bình). Từ năm
1954 đến nay cơ quan UBND huyện Thạch Thất đóng trụ sở tại thị trấn Liên
Quan huyện Thạch Thất.
Từ ngày thành lập đến nay, gắn bó chặt chẽ với vận mệnh của Tổ quốc
qua những chặng đường lịch sử từ đấu tranh chống thực dân Pháp, đế quốc Mỹ,
đến hoà bình lập lại và hiện nay trong thời kỳ đổi mới của đất nước, UBND
huyện Thạch Thất đã chỉ đạo các ngành chức năng, UBND các xã, thị trấn trong
huyện thực hiện tốt nhiệm vụ phát triển kinh tế -xã hội, đảm bảo an ninh, trật tự
mà Nghị quyết Đại hội Đảng bộ huyện, Nghị quyết HĐND huyện đã đề ra trong
từng thời kỳ, góp phần vào việc thực hiện thắng lợi các nhiệm vụ phát triển kinh
tế - xã hội của toàn thành phố và của cả nước nói chung. Đội ngũ cán bộ, công
chức các cơ quan thuộc UBND huyện ngày càng được tuyển chọn chất lượng
cao, chặt chẽ, được đào tạo để nâng cao trình độ chuyên môn nhằm tham mưu
giúp việc kịp thời, chính xác cho HĐND, UBND huyện để lãnh đạo, chỉ đạo trên
tất cả các lĩnh vực kinh tế- xã hội của huyện, góp phần đưa huyện Thạch Thất
phát triển, cụ thể như Nghị quyết Đại hội Đảng bộ huyện năm 2011 đặt ra là đến
năm 2016 cơ bản trở thành một huyện công nghiệp.
1.2.2. Cơ cấu tổ chức bộ máy Văn phòng HĐND – UBND huyện
Thạch Thất

1.Văn phòng HĐND-UBND huyện có Chánh Văn phòng, 04 Phó Chánh
Văn phòng, các công chức chuyên môn và lao động hợp đồng theo quy định của
pháp luật.
a. Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm trước UBND, Chủ tịch UBND
huyện và trước pháp luật về việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
7


được giao và toàn bộ hoạt động của Văn phòng.
b. Phó Chánh Văn phòng giúp Chánh Văn phòng phụ trách và theo dõi
một số mặt công tác; chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng và trước pháp
luật về nhiệm vụ được phân công. Khi Chánh Văn phòng vắng mặt một Phó
Chánh Văn phòng được Chánh Văn phòn uỷ nhiệm điều hành các hoạt động của
cơ quan.
c. Việc bổ nhiệm, điều động, luân chuyển, khen thưởng, kỷ luật, miễn
nhiệm, từ chức, thực hiện chế độ, chính sách đối với Chánh Văn phòng, Phó
Chánh Văn phòng do Chủ tịch UBND huyện quyết định theo quy định của pháp
luật;
Biên chế : Biên chế của Văn phòng HĐND-UBND huyện do UBND
huyện quyết định trong tổng biên chế hành chính của huyện.
2.Căn cứ vào quy chế công tác văn thư – lưu trữ - In ấn số 26/QC-VP do
văn phòng HĐND - UBND huyện Thạch Thất ban hành đã quy định:
- Tổ văn thư – Lưu trữ - In ấn là một công tác thuộc Văn phòng HĐND
-UBND huyện Thạch Thất.
- Nhân sự gồm : Một Tổ trưởng, 3 cán bộ văn thư, 1 lưu trữ, 2 máy tính và
phô tô.
- Tổ Văn thư – Lưu trữ - in ấn chịu sự lãnh đạo trực tiếp của Phó văn
phòng phụ trách hành chính tổng hợp.
Sơ đồ tổ chức của văn phòng. [1;tr 34]
- Văn phòng có 1 chánh văn phòng, 4 phó văn phòng và 9 phòng ban.

- Tổ chức nhân sự gồm 40 người trong đó có 7 cán bộ làm ở bộ phận văn thư.
1.2.3. Nhiệm vụ của phòng văn thư tại Văn phòng HĐND - UBND
huyện Thạch Thất.
a. Nhiệm vụ chung.
- Thực hiện đúng các quy định về việc tiếp nhận, luân chuyển công văn,
giấy tờ đi và đến để đảm bảo nhanh chóng, chính xác và bí mật.
- Tổ chức và quản lý các văn bản, tài liệu hồ sơ của cơ quan.
- Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu.
8


- Thực hiện tốt pháp lệnh bảo vệ về bí mật Nhà nước.
b. Nhiệm vụ cụ thể.
Phòng văn thư của UBND huyện Thạch Thất có 3 cán bộ chịu trách
nhiệm chính. Mỗi người đã được phân công đảm nhận một nhiệm vụ cụ thể
trong công tác văn thư.
Cán bộ thứ nhất đồng thời là Tổ trưởng đảm nhiệm những công việc sau :
tiếp nhận và đăng ký các loại giấy mời của UBND huyện Thạch Thất và của nơi
khác gửi đến, tiếp nhận các loại sách báo biếu, thư riêng, công văn gửi cho các
phòng ban, những loại này được gửi thẳng tới người nhận mà không phải đăng
ký vào sổ.
Cán bộ văn thư thứ hai đảm nhận việc tổ chức và quản lý công văn đến,
công văn đi, lập hồ sơ. Sau khi đã đóng dấu đến và nhập các công văn đến vào
máy, cán bộ văn thư chịu trách nhiệm đưa các công văn này đến cho người có
nhiệm vụ giải quyết nó. Còn đối với công văn đi cán bộ văn thư có nhiệm vụ
đăng ký số cho công văn sau đó đăng ký vào máy. Cuối năm cán bộ văn thư có
nhiệm vụ lập hồ sơ và đưa vào lưu trữ cơ quan.
Cán bộ văn thư thứ ba có nhiệm vụ quản lý và sử dụng con dấu. Trước khi
đóng dấu cán bộ văn thư có nhiệm vụ kiểm tra lại thể thức và ngày tháng của
văn bản

9


TIỂU KẾT
Trong chương 1 tôi đã trình bày khái quát về UBND huyện Thạch thất và
Công tác văn thư tại văn phòng HĐND- UBND huyện Thạch thất. Từ đó tôi có
thể nắm được nội dung và vai trò của công tác văn thư tại Văn phòng HĐNDUBND huyện Thạch thất. Đây là cơ sở để tôi nghiên cứu thực trạng công tác văn
thư ở chương 2.

10


CHƯƠNG 2 : THỰC TRẠNG CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ
TẠI VĂN PHÒNG HĐND - UBND HUYỆN THẠCH THẤT
2.1.Thực trạng công tác văn thư tại Văn phòng HĐND – UBND
huyện Thạch Thất
2.1.1.Tình hình cơ sở vật chất, trang thiết bị trong phòng văn thư
Để nâng cao hiệu quả làm việc trong công tác văn thư thì ngoài việc tổ
chức tốt khâu nghiệp vụ còn phải chú ý tới môi trường làm việc và các trang thiết
bị trợ giúp cho công tác văn thư. Nó đảm bảo cho công việc được nhanh chóng,
chính xác, bí mật, hiện đại phù hợp với yêu cầu của công tác văn thư đề ra.
Tại UBND huyện Thạch Thất, phòng văn thư được các cấp lãnh đạo đặc
biệt quan tâm. Phòng được bố trí ở gần cổng ra vào của cơ quan kế tiếp phòng
bảo vệ rất thuận lợi cho việc liên hệ giao dịch, trao đổi công tác của Huyện.
Phòng có vách ngăn bằng kính để chia phòng thành hai khu vực, một bên để cán
bộ văn thư làm việc, một bên để mọi người đến giao dịch. Cách bố trí này đảm
bảo việc giao dịch có tính nghiêm túc đồng thời giữ gìn được văn bản tài liệu
không bị thất thoát ra ngoài. Các trang thiết bị ở trong phòng được bố trí ngăn
nắp và khá đầy đủ như : bàn ghế, tủ đựng dấu và tài liệu, máy điện thoại, máy

tính đã nối mạng thành phố, máy phô tô, máy in, máy Scanner, máy hủy tài liệu
và các vật dụng cần thiết khác. Đặc biệt phòng được trang bị máy điều hoà và
quạt giúp cho việc lưu thông không khí trong phòng được thoáng mát, giúp cho
việc bảo quản tài liệu trong phòng không bị ẩm mốc đồng thời tạo ra môi trường
làm việc thuận lợi cho cán bộ văn thư.
Các trang thiết bị trong phòng là cánh tay phải đắc lực cho công tác văn
thư đồng thời còn nâng cao được chất lượng công việc.
2.1.2 Tổ chức quản lý giải quyết văn bản tại Văn phòng HĐNDUBND huyện Thạch thất
2.1.2.1.Tổ chức, giải quyết và quản lý văn bản đến
a. Khái niệm
Văn bản đến là tất cả văn bản từ cơ quan ngoài gửi đến bằng nhiều đường,
do người đi công tác mang về, gửi trực tiếp, hoặc qua đường bưu điện…. để cơ
11


quan mình biết và thực hiện.
b. Nguyên tắc quản lý và giải quyết văn bản đến
Nguyên tắc quản lý và giải quyết công văn đến đảm bảo một số nguyên
tắc chung sau đây:
Tất cả các công văn đến cơ quan đều phải đưa qua văn thư để đăng ký vào
sổ quản lý và thống nhất.
Công văn đến phải qua thủ trưởng cơ quan Chánh văn phòng, hoặc trưởng
phòng hành chính ở những cơ quan không có văn phòng trước khi phân phối cho
đơn vị hoặc các cấp giải quyết.
Khi tiếp nhận chuyển giao công văn đến từ người này qua người khác đơn
vị phải được bàn giao ký nhận rõ ràng.
Khi giải quyết công văn đến phải đảm bảo đầy đủ các yêu cầu sau:
- Nhanh chóng
- Chính xác
- Bí mật

c. Quy trình xử lý công văn đến
Các công văn đến cơ quan phần lớn được chuyển tới qua đường bưu điện
gồm : Báo hàng ngày, báo tuần, tạp chí và báo biếu, công văn, công báo, sách
pháp luật, giấy mời...Ngoài ra công văn còn được gửi trực tiếp từ các cán bộ đi
họp mang về, do người từ các cơ quan khác mang đến và được gửi trực tiếp qua
máy tính.
Vì huyện có vị trí gần trung tâm Hà Nội đồng thời là một Huyện đang trên
đà phát triển mạnh nên lượng công văn đến hàng ngày là rất lớn. Chính vì thế
việc tiếp nhận văn bản càng phải chú trọng hơn tránh để thiếu sót. Thực tế cho
thấy các cán bộ văn thư đã thực hiện việc tiếp nhận công văn tương đối tốt. Quy
trình từ khi tiếp nhận công văn đến cho tới khi giải quyết được thực hiện theo
từng bước như sau :
Bước 1: Tiếp nhận công văn đến.
Do lượng công văn lớn và liên tục cho nên các cán bộ văn thư luôn bố trí
túc trực tại phòng theo đúng giờ hành chính để đảm bảo việc tiếp nhận công văn
12


kịp thời. Đối với công văn chuyển phát nhanh hay công văn được gửi đảm bảo
thì cán bộ văn thư phải ký vào sổ của nhân viên bưu điện. Các cán bộ văn thư
thực hiện công việc này rất tốt không để nhầm lẫn xảy ra.
Bước 2: Bóc bì và phân loại công văn.
Sau khi nhận được công văn, văn thư tiến hành phân loại sơ bộ công văn.
Thư riêng hoặc công gửi cho các phòng ban thì được để riêng đẻ gửi trực tiếp và
không cần đăng ký vào sổ. Các văn bản còn lại được bóc bì cẩn thận bằng kéo
tránh cắt nhầm vào văn bản. Sau đó cán bộ văn thư thường đọc qua nội dung các
văn bản để nắm rõ vấn đề ở trong văn bản để việc phân loại được dễ dàng hơn.
Đối với những loại công văn dưới dạng giấy mời, đơn thư và văn bản không có
số ký hiệu thì không đăng ký vào sổ mà gửi trực tiếp cho các đơn vị nhận giải
quyết. Đặc biệt đối với đơn thư cán bộ văn thư luôn giữ lại phong bì và ghim

cùng với đơn, còn đối với giấy mời cán bộ văn thư luôn đọc kỹ nhất là xem ngày
giờ của giấy mời để đảm bảo giấy mời sẽ tới tay người nhận trước ngày giờ ghi
trong giấy mời. Nhờ đó mà quá trình giải quyết công văn kịp thời không bị bỏ
sót. Các văn bản còn lại được sắp xếp ngay ngắn để đóng dấu đến và đăng ký
vào sổ công văn đến.
Bước 3: Đóng dấu công văn đến.
Cán bộ văn thư tiến hành đóng dấu vào các văn bản sau khi đã được phân
loại rõ ràng. Việc đóng dấu đến nhằm mục đích xác nhận văn bản đó đã được cơ
quan tiếp nhận. Dấu được đóng ngay ngắn rõ nét ở dưới số và ký hiệu của văn
bản sao cho dấu không bị chèn vào phần chữ của văn bản. Dấu công văn đến của
UBND huyện Thạch Thất được quy định như sau:

13


UBND HUYỆN THẠCH THẤT
ĐẾN

Số:.........................................
Ngày:.....................................
Chuyển:................................
...............................................

Phần số được ghi số kế tiếp của văn bản trước, ngày tháng năm được ghi
ngày nhận được văn bản. Việc ghi số và ngày tháng nhận được văn bản giúp cho
việc quản lý văn bản thuận lợi hơn.
Bước 4: Đăng ký văn bản vào sổ công văn đến.
Tại phòng văn thư của UBND huyện Thạch Thất đã được trang bị máy
tính nên việc đăng ký văn bản được nhập trực tiếp vào máy tính. Máy tính của
phòng văn thư đã được cài đặt một phần mềm về quản lý công văn đồng thời có

thể gửi và nhận các công văn thông qua viêc nối mạng.
Mẫu sổ đăng ký văn bản đến trên máy tính như sau:
Nhập mới công văn
Cơ quan phát hành:
Cấp chủ quản:
Cơ quan phát hành:
Số và ký hiệu:
Loại văn bản:
Trích yếu:
Người ký:
Hạn trả lời:

Ngày Văn bản:
Chức vụ:

Cơ quan nhận & phân loại:
Ngày đến:
Vấn đề:
Độ mật:

Bình thường

Số thứ tự:
Số đến:
Độ khẩn:
14

2439
2439
Bình thường

Lãnh đạo duyệt:
Hạn xử lý:

5 (ngày)

Đơn vị thực hiện:
Đơn vị nhận:
Nhập công văn mới
Cán bộ văn thư chỉ cần điền các thông tin của văn bản vào các đề mục
trên. Tất cả các loại như Quyết định, công văn, Nghị định, Chỉ thị... văn bản đều
được đăng ký chung vào một mẫu sổ như trên. Đăng ký văn bản đến vào máy
tính giúp cho quá trình giải quyết văn bản được nhanh và dễ tra tìm về sau này.
Một số mẫu công văn đã được nhập vào máy của Văn phòng [1; tr 36]
Bước 5: Duyệt công văn đến.
Sau khi văn bản đã dược cán bộ văn thư đăng ký vào máy tính thì tất cả
các văn bản được đưa sang chánh văn phòng hoặc phó văn phòng để phân công
trách nhiệm cho các phòng ban hay cá nhân có thể giải quyết vấn đề đó. Các văn
bản đó lại được chuyển về phòng văn thư sau khi đã được phân công rõ ràng.
Bước 6: Chuyển giao công văn.
Trước khi công văn được chuyển tới các phòng ban chuyên môn hay cá
nhân thì cán bộ văn thư phải vào máy đơn vị nhận văn bản. Tại Huyện Thạch
Thất đây là bước cuối cùng của công tác quản lý công văn đến. Các công văn
này sẽ tới tận tay từng đơn vị giải quyết văn bản ngay trong ngày để tránh sự
nhầm lẫn hay bỏ sót đồng thời đản bảo quá trình giải quyết văn bản được nhanh
chóng.
Sau đây là bảng thống kê công văn đến trong 3 năm trở lại đây:
Năm
2013

2014
2015

Số lượng công văn đến
2434
3493
3855

15


Năm 2014 số lượng công văn nhận được trong từng tháng như sau:
Tháng Số lượng công văn đến
1
293
2
188
3
312
4
330
5
331
6
422
7
443
8
309
9

263
10
321
11
330
12
309
Sau khi công văn đến đã được giải quyết xong tại phòng văn thư, cán bộ
văn thư thường nhập nội dung giải quyết vào máy ở mục đã nhập công văn đến
trước đó, như vậy việc quản lý công văn đến được dễ dàng nắm bắt công văn
đến đó đã được giải quyết chưa hay đang ở đâu để tiện kiểm tra.
Một số hình ảnh minh họa cho việc cập nhật văn bản đến [1; tr 29]
2.1.2.2.Tổ chức giải quyết và quản lý công văn đi.
a. Khái niệm văn bản đi
Văn bản đi là tất cả các loại văn bản do cơ quan làm ra để quản lý, điều
hành công việc theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình được gửi đến các
đối tượng có liên quan gọi là văn bản đi. Mọi công văn giấy tờ lấy danh nghĩa là
cơ quan để gửi đi, nhất thiết phải qua văn thư để đăng ký và đóng dấu và làm thủ
tục gửi đi. Nguyên tắc này giúp hạn chế việc lạm dụng giấy tờ con dấu của cơ
quan để làm việc phi pháp, giải quyết công việc sai nguyên tắc theo chế độ.
Văn bản đi gồm các loại sau: - Văn bản quy phạm pháp luật.
- Văn bản thông thường.
- Thư công do lãnh đạo cơ quan viết cho các đối tượng liên quan cũng
nhằm thực thi công vụ.
b. Quy trình quản lý văn bản đi
- Soạn thảo văn bản
16


- Thông qua văn bản

- Tổ chức chuyển công văn đi
Công văn đi của UBND huyện Thạch Thất có số lượng tương đối lớn,
thường là các Quyết định của UBND huyện, báo cáo gửi Thành phố, thông báo,
giấy mời và các văn bản chuyên môn của các phòng ban... Các văn bản quy
phạm pháp luật cũng như các văn bản thông thường đều được thực hiện theo các
bước như sau:
Bước 1: Soạn thảo và đánh máy văn bản.
Theo Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của
Chính phủ về sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP
ngày 08 tháng 04 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư đảm nhận việc
soạn thảo văn bản. Trên thực tế phòng văn thư của UBND huyện Thạch Thất
không làm công việc đó mà do nhóm chuyên viên của phòng thư ký tổng hợp
chịu trách nhiệm. Phòng thư ký chịu trách nhiệm soạn thảo các văn bản phục vụ
cho công tác lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành công việc của chủ tịch. Đối với các
phòng ban chuyên môn thì mỗi phòng đều có người làm công tác soạn thảo theo
chuyên môn của phòng đó. Nhưng không vì thế mà cán bộ văn thư không quan
tâm đến vấn đề này. Đối với phòng văn thư việc soạn thảo có chăng chỉ là nhập
các dữ liệu của văn bản đó vào máy hay nói cách khác là đăng ký công văn đi.
Nội dung và văn bản kèm theo
Nhưng không vì thế mà các cán bộ văn thư bỏ qua việc theo dõi và kiểm
tra việc soạn thảo các văn bản của Uỷ ban. Cụ thể là các cán bộ văn thư sẽ
hướng dẫn về thể thức cũng như nội dung của các loại văn bản cho các phòng
ban để tránh bị sai sót đồng thời các văn bản được thống nhất với nhau. Tuy
nhiên cán bộ văn thư không thể theo dõi được hết nên vẫn càn một số văn bản bị
sai thể thức nhưng không đáng kể.
Tại UBND huyện Thạch Thất có phòng vi tính và máy photocopy nên
việc đánh máy và sao chụp các loại văn bản do phòng này đảm nhận. Nhưng
lượng văn bản được giao cho phòng vi tính đánh máy là số ít vì mỗi phòng ban
đều được bố trí máy vi tính nên các văn bản đều được các phòng ban đánh máy
17

luôn. Chỉ khi nào cần sao chụp các văn bản ra nhiều bản mới sang phòng vi tính.
Bước 2: Lấy số và trình ký.
Văn bản sau khi đã được đánh máy hoàn chỉnh và được cấp trên kiểm tra
lần cuối sẽ được chuyển sang phòng văn thư để đăng ký số và ngày tháng ban
hành văn bản vào sổ công văn phát hành. Quyển sổ công văn phát hành gồm các
mục như sau:
1- Đơn vị phát hành.
2- Ngày/tháng/năm ban hành văn bản.
3- Số và ký hiệu.
4- Người ký.
5- Ghi chú.
Cuối cùng các văn bản được chuyển lên người có thẩm quyền để ký văn
bản đó là Chủ tịch, phó chủ tịch, chánh văn phòng, phó chánh văn phòng, trưởng
phòng các phòng ban chuyên môn.
Đối với các văn bản quy phạm pháp luật hay những văn bản quan trọng
thì chỉ có Chủ tịch hoặc phó chủ tịch mới có quyền ký. Còn với các văn bản
thông thường thì những người có thẩm quyền đều có thể ký.
Bước 3: Đóng dấu và lưu văn bản.
Các văn bản chỉ được đóng dấu khi cán bộ văn thư kiểm tra xem văn bản
đã đúng thể thức chưa. Đặc biệt các văn bản không bao giờ được đóng dấu khi
chưa có chữ ký của người có thẩm quyền. Các văn bản sang đóng dấu phải lưu
lại bản gốc để lập hồ sơ và lưu vào lưu trữ cơ quan.
Bước 4: Đăng ký công văn đi vào máy.
Các công văn đi được đăng ký vào máy theo mẫu [2; tr30]
Các đơn vị nhận
Nôi dung và văn bản kèm theo
Cán bộ văn thư dựa vào sổ công văn phát hành để đăng ký vào máy.
Các văn bản được đăng ký theo từng loại văn bản như sau : Báo cáo, chỉ thị,

công văn, kế hoạch, loại văn bản khác, quyết định, tờ trình, thông báo, công văn
chưa có tên loại. Sau đây là bảng thống kê công văn đi trong 3 năm qua:
18


Tên loại văn bản
Quyết định
Công văn
Báo cáo
Kế hoạch
Thông báo
Tờ trình
Chỉ thị

Năm 2012 Năm 2013 Năm 2014
2067
2580
2695
311
443
462
94
244
286
42
50
58
60
65
68

71
107
118
05
04
03

Dựa vào bảng thống kê này cho thấy số lượng công văn đi trong vòng ba
năm qua là rất lớn, lên tới 9162 công văn. Chính vì thế công tác quản lý công
văn đi càng cần được chú trọng hơn.
2.1.3. Tổ chức quản lý văn bản nội bộ và văn bản mật
a.Tổ chức quản lý văn bản nội bộ
Các công văn tài liệu dùng trong nội bộ cơ quan gọi chung là văn bản nội
bộ. Văn bản nội bộ cơ quan bao gồm: Những quyết định, chỉ thị, giấy tờ công
tác, giấy giới thiệu...Để quản lý tốt các văn bản kể trên mỗi loại phải có sổ đăng
ký văn bản riêng trong đó nêu rõ các nội dung: Số ký hiệu, ngày ký, người ký.
Nội dung tóm tắt, người nhận, nơi nhận.
b.Tổ chức quản lý văn bản mật
Là những văn bản chứa đựng các nội dung của Đảng và Nhà nước và phải
tuân theo nhưng quy định của Đảng và Nhà nước, chú ý những đề sau:
- Xác định đúng mức độ ”Mật”, ”Tối mật”, ”Tuyệt mật” của công văn
- Thực hiện đúng các quy định phổ biến và lưu hành, sử dụng tài liệu mật
- Thực hiện về các quy định về báo cáo, việc kiểm tra các tài liệu mật
2.1.4. Lập hồ sơ và lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.
Đối với các công văn đến thì phòng văn thư không lập hồ sơ. Các văn bản
đến sau khi đã được đăng ký vào máy tính thì được chuyển tới các đơn vị hay cá
nhân giải quyết văn bản đó. Các đơn vị này chịu trách nhiệm lập hồ sơ và lưu hồ
sơ vào lưu trữ cơ quan.
Đối công văn đi được cán bộ văn thư sắp xếp thành từng loại văn bản như
: Quyết định, tờ trình, báo cáo, công văn...rồi được đăng ký vào máy. Sau khi đã

được đăng ký vào máy toàn bộ công văn đi trong một năm thì cán bộ văn thư lập
19


thành báo cáo công và in ra thành một quyển sổ để đưa sang phòng lưu trữ bao
gồm cả công văn đi. Tại phòng lưu trữ của UBND huyện Thạch Thất. Phòng văn
thư cũng không phải lập hồ sơ chô công văn đi mà chỉ sắp xếp chúng theo thể
loại, ngày tháng, số và ký hiệu rồi chuyển sang phòng lưu trữ cùng với báo cáo
trên. Phòng lưu trữ chịu trách nhiệm phân loại và lập thành từng loại hồ sơ để
lưu trữ.
2.1.5. Tổ chức quản lý,bảo quản và sử dụng con dấu
Phòng văn thư của UBND huyện Thạch Thất có ba cán bộ văn thư, mỗi
người đã được phân công nhiệm vụ cụ thể. Một trong ba người chịu trách nhiệm
bảo quản và sử dụng con dấu theo đúng quy định của pháp luật. Những con dấu
của UBND huyện Thạch Thất bao gồm những loại dấu sau:
+ Dấu của HĐND Huyện ( dấu quốc huy)
+ Dấu của UBND Huyện (dấu quốc huy)
Ngoài ra cán bộ văn thư còn quản lý một số loại dấu như: Dấu chức danh
(bao gồm cả tên và chức vụ), dấu sao y bản chính, dấu công văn đến, dấu hoả
tốc, dấu mật. Các loại dấu được cất trong tủ sắt và được khoá cẩn thận. Khi nào
cần đóng dấu cán bộ văn thư mới lấy ra, đóng dấu song dấu lại được cất vào tủ
và khoá lại.
Trước khi đóng dấu cán bộ văn thư luôn kiểm tra thể thức của văn bản và
chỉ đóng dấu văn bản đã có chữ ký của người có thẩm quyền. Cán bộ văn thư là
người trực tiếp được phép đóng dấu và chịu trách nhiệm hoàn toàn về những dấu
mình đã đóng.
Trong trường hợp cán bộ văn thư giữ dấu nghỉ phép phải báo cáo lên
Chánh văn phòng hoặc Phó Chánh văn phòng để giao lại chìa khoá tủ đựng dấu.
Trường hợp đặc biệt khẩn cấp trong thời gian cán bộ văn thư giữ dấu nghỉ thì
Chánh văn phòng hoặc Phó Chánh văn phòng sẽ là người đóng dấu.

TIỂU KẾT
Chương 2 tôi đã tìm hiểu và đánh giá tình hình công tác văn thư tại Văn
phòng HĐND- UBND huyện Thạch thất. Qua đó đã thể hiện tình hình thực hiện
20


công tác văn thư tại văn phòng để từ đó tôi có thể đưa ra được các đề xuất khắc
phục cho công tác văn thư tại Văn phòng HĐND- UBND huyện Thạch thất ở
chương 3.

21


CHƯƠNG 3: MỘT SỐ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ VÀ GIẢI PHÁP NHẰM
NÂNG CAO CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG HĐND – UBND
HUYỆN THẠCH THẤT
3.1.Nhận xét chung
Nhìn chung quy trình làm việc thực tế của công tác văn thư tại Văn phòng
HĐND - UBND huyện Thạch Thất tương đối giống với lý thuyết, điều đó chứng
tỏ các cán bộ văn thư có lượng kiến thức về nghiệp vụ văn thư khá đầy đủ.
3.1.1.Thuận lợi
- Về trang thiết bị phòng văn thư của Văn phòng HĐND - UBND huyện
Thạch Thất được trang bị đầy đủ các trang thiết bị cần thiết như: máy tính, máy
in, máy photocopy, điện thoại, máy Scanner, máy hủy tài liệu và các vật dụng
cần thiết khác để phục vụ cho công tác văn thư đạt hiệu quả tốt nhất.
- Về công tác văn thư: Được sự quan tâm của các cấp lãnh đạo công tác
văn thư tại Văn phòng HĐND - UBND huyện Thạch Thất luôn hoàn thành tốt
nhiệm vụ của mình giúp cho công việc của cơ quan được giải quyết nhanh
chóng, thống nhất. Các cán bộ văn thư không ngừng được trang bị thêm những
kiến thức cần thiết về nghiệp vụ văn thư từ các khoá ngắn hạn hay bồi dưỡng

cán bộ để bắt kịp với sự phát triển của xã hội. Chế độ ưu đãi cho cán bộ nhân
viên hợp lý tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ văn thư yên tâm làm tốt công tác
của mình.
3.1.2. Khó khăn
Chưa áp dụng đầy đủ công nghệ thông tin vào công tác văn thư như việc
mở rộng nối mạng thông tin Internet để có thẻ cập nhật thông tin trong nước và
quốc tế đồng thời bắt kịp với sự phát triển chung của xã hội.
Các loại dấu của Huyện vẫn sử dụng loại dấu thô sơ. Khi đóng dấu mực
không đều hay bị mờ nhèo. Với lượng công văn đến và đi nhiều như hiện nay thì
công việc đóng dấu cần đảm bảo nhanh chóng mà với loại dấu như vậy thì khó
đảm bảo điều đó.
Lượng công văn đến và công văn đi của UBND huyện Thạch Thất là rất
lớn cho nên công tác lập hồ sơ và quản lý các công văn chưa được hoàn chỉnh.
22


Nhất là các công văn đi thường bị tồn đọng từ năm trước mà chưa được đăng ký
vào máy và chưa được lưu trữ.
3.1.3.Nguyên nhân
Phương thức giải quyết công việc thiếu khoa học, tinh thần giải quyết
công vệc của các cá nhân trong văn phòng còn chưa cao.
3.2.Một số kiến nghị và giải pháp nhằm nâng cao công tác văn thư tại
Văn phòng HĐND – UBND huyện Thạch Thất
3.2.1.Một số kiến nghị về công tác văn thư tại Văn phòng HĐND UBND huyện Thạch Thất
Đối với công tác quản lý công văn đến: Công văn đến chưa được phân
thành các tên loại khác nhau mà được gộp chung vào để đăng ký vào máy. Thậm
chí đối với công văn mật, hoả tốc cũng được bóc bì ngay và được đăng ký cùng
với các loại văn bản khác. Điều này sẽ dẫn đến việc quản lý văn bản không được
chặt chẽ và gây khó khăn cho việc tìm kiếm công văn sau này. Nguyên nhân chủ
yếu là do số lượng công văn đến tương đối nhiều nên việc phân loại sẽ mất

nhiều thời gian. Còn đối với công văn mật. Hoả tốc thì số lượng lại ít nên việc
đăng ký riêng được cho là không cần thiết.
Việc tiếp nhận văn bản cũng chưa được chặt chẽ. Vào buổi sáng cán bộ
văn thư tiếp nhận tất cả các văn bản gửi tới nhưng buổi chiều thì phòng bảo vệ
sẽ nhận hộ, các công văn đó phải chờ tới sáng hôm sau mới được cán bộ văn thư
sang nhận. Việc tiếp công văn như vậy sớm muộn cũng sẽ làm mất công văn.
Đối với công tác quản lý công văn đi: Do số lượng công văn đi khá lớn
nên vẫn còn tình trạng tồn đọng công văn đi chưa được đăng ký vào máy. Công
văn đi sau khi được lấy số và lưu tại phòng văn thư, cán bộ văn thư thường xếp
lẫn các loại công văn với nhau khi nào đăng ký vào máy mới sắp xếp lại thành
các tên loại công văn khác nhau. Làm như vậy sẽ mất thời gian hơn và khó quản
lý số lượng công văn đi mà phòng văn thư đã nhận.
Đối với việc lập hồ sơ: Công tác lập hồ sơ đã được giao cho bộ phận Lưu
trữ làm nhưng các công văn, tài liệu là do phòng văn thư tiếp nhận và quản lý
nên việc lập hồ sơ có phần không thống nhất. Cuối năm các công văn, tài liệu
phải được lập hồ sơ để đưa vào lưu trữ nhưng do công văn đi bị tồn đọng nên
23