Nghiên cứu công tác văn thư – lưu trữ tại UBND huyện lý nhân

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA VĂN THƯ LƯU TRỮ

NGUYỄN THỊ THẢO NHUNG

CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ
TẠI UBND HUYỆN LÝ NHÂN

BÀI TẬP LỚN
HỌC PHẦN: PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU KHOA HỌC

Hà Nội - 2015


2

LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là đề tài nghiên cứu do tôi thực hiện.
Các số liệu và kết luận nghiên cứu trình bày trong luận văn chưa từng được
công bố các nghiên cứu khác.
Tôi xin chịu trách nhiệm về nghiên cứu của mình.
Sinh viên

Nguyễn Thị Thảo Nhung


3

MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU
…………………………………………………………………………....

Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác văn thư lưu trữ
1. Cơ sở lý luận của công tác văn thư, lưu trữ …………………………………8
1.1. Công tác văn thư và ý nghĩa công tác văn thư ………………………………..8
1.1.1. Khái niệm công tác văn thư …………………………………………………8
1.1.2. Vị trí công tác văn thư ………………………………………………………8
1.1.3. Ý nghĩa công tác văn thư ……………………………………………………9
1.2. Công tác lưu trữ và ý nghĩa của công tác lưu trữ ……………………………10
1.2.1. Khái niệm về công tác lưu trữ ……………………………………………..10
1.2.2 Ý nghĩa của công tác lưu trữ ………………………………………………. 10
Chương 2:
Khái quát về cơ cấu tổ chức hoạt động, chức năng, nhiệm vụ của U|BND
huyện Lý Nhân ………………………………………………………………… 11
2. Giới thiệu đôi nét về UBND huyện Lý Nhân………………………………..11
2.1. Vài nét về cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ của UBND huyện Lý Nhân 11
2.1.1. Tổ chức bộ máy …………………………………………………………… 11
2.1.2. Cơ cấu tổ chức ……………………………………………………………. 12
2.1.3. Vị trí và chức năng ………………………………………………………. ..12
2.1.4. Nhiệm vụ quyền hạn của UBND huyện ……………………………………13
2.2. Tình hình tổ chức quản lý công tác văn thư – lưu trữ của UBND huyện Lý
Nhân ……………………………………………………………………………. 14
2.2.1. Tình hình tổ chức và cán bộ làm công tác văn thư của UBND huyện Lý Nhân
………………………………………………………………………….. ………14
2.2.2. Yêu cầu về công tác văn thư ………………………………………………14
2.2.3. Nội dung của công tác văn thư ………………………………………….. 15
2.3. Tình hình tổ chức và cán bộ làm công tác lưu trữ của UBND huyện Lý
Nhân………………………………………………………………………………19
2.3.1. Nhiệm vụ của công tác lưu trữ ……………………………………………. 19


4

2.3.2. Nguyên tắc quản lý công tác lưu trữ ……………………………………… 19
2.3.3. Nội dung của công tác lưu trữ …………………………………………… 19
Chương 3:
Đánh giá hiệu quả của công tác văn thư – lưu trữ tại UBND huyện Lý Nhân
và đưa ra những giải pháp để nâng cao hiệu quả công tác …………………. 21
3. Đánh giá khái quát ………………………………………………………….. 21
3.1. Ưu điểm …………………………………………………………………….. 21
3.2. Nhược điểm ……………………………………………………………….. ..21
3.3. Ý kiến đóng góp ……………………………………………………………. 24
KẾT LUẬN …………………………………………………………………….. 27


5

LỜI MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Trong bất kì một cơ quan, doanh nghiệp nào muốn duy trì hoạt động của
mình cũng đều có sử dụng các loại văn bản giấy tờ vì văn bản, giấy tờ được dùng
để công bố, truyền đạt đường lối chủ trương, chính sách của Đảng, của Nhà nước;
để báo cáo thỉnh thị; liên hệ công tác giữa các cơ quan, các ngành, các cấp; ghi
chép các kinh nghiệm đã được đúc kết và các tài liệu cần thiết. Mọi văn bản giấy tờ
đều tập trung vào đầu mối là bộ phận văn thư - lưu trữ để tập trung, quản lí được
thống nhất và sử dụng có hiệu quả. Do đó công tác văn thư – lưu trữ là một bộ phận
quan trọng giúp cho lãnh đạo nắm bắt được tình hình hoạt động, ưu khuyết điểm
của cơ quan.
Công tác văn thư - lưu trữ đã trở thành một trong những yêu cầu có tính cấp
thiết, nó không chỉ là phương tiện ghi chép và truyền đạt thông tin quản lí mà còn
liên quan đến nhiều cán bộ công chức, nhiều phòng ban trong đơn vị tổ chức. Làm
tốt công tác văn thư, lưu trữ sẽ đảm bảo cung cấp đầy đủ, chính xác, kịp thời những

quyết định quản lí. Từ những lập luận trên cho thấy công tác văn thư - lưu trữ là
một bộ phận rất quan trọng không thể thiếu trong tổ chức và hoạt động của bất cứ
cơ quan, đơn vị nào.
Xuất phát từ những lý do trên, đề tài Nghiên cứu công tác văn thư – lưu trữ
tại UBND huyện Lý Nhân được đề xuất với mong muốn: Sự nhận thức rõ ràng về
công tác văn thư cũng như nhận thức được tầm quan trọng của công tác văn thư đối
với sự phát triển của đất nước, thấy được những bất cập trong công tác này ở cơ
quan. Đợt thực tập đã giúp tôi nhận ra được những điểm yếu của mình trong các
khâu nghiệp vụ chuyên môn, sự thiếu kinh nghiệm trong quá trình thực hiện các
thao tác, nghiệp vụ văn thư - lưu trữ, từ đây chúng ta có thể khắc phục được những
lỗ hổng về kiến thức chuyên môn và chương trình lý thuyết không thể đáp ứng đủ.
2. Lịch sử nghiên cứu
Trên cở sở các bài báo cáo tốt nghiệp, khóa luận của các anh chị khóa trước
đã nghiên cứu về công tác văn thư, lưu trữ trong các bài báo cáo đó đã đề cập đến
những vấn đề như: Cách bảo quản tài liệu, tình hình tổ chức quản lý tài liệu trong
một cơ quan, đơn vị … từ đó, em đã tiếp thu và nghiên cứu về công tác văn thư, lưu
trữ của UBND huyện Lý Nhân để góp phần hoàn thiện kỹ năng nghiệp vụ trong
quá trình thực hiện kỹ chuyên môn.
3. Mục đích nghiên cứu
- Tìm hiểu chung về công tác văn thư – lưu trữ


6

- Tìm hiểu thực trạng của công tác văn thư - lưu trữ tại huyện Lý Nhân để
thấy được điểm mạnh, điểm yếu trên cơ sở đó đề xuất một số kiến nghị để nâng cao
hiệu quả công việc.
- Đánh giá thực trạng đề suất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt
động của công tác văn thư - lưu trữ tại UBND huyện Lý Nhân
4. Giả thiết nghiên cứu

- Để hoạt động có hiệu quả thì có rất nhiều biện pháp song các biện pháp này
phải phù hợp với thực tiễn của văn phòng và đồng bộ với nhau
- Hoạt động của UBND huyện Lý Nhân cần được tiếp tục đổi mới để góp
phần thiết thực và hiệu quả hơn và hoạt động quản lí hành chính nhà nước và
UBND huyện
- Nếu đội ngũ cán bộ và nhân lực của UBND huyện Lý Nhân được nâng cao
thì chất lược công tác văn thư – lưu trữ sẽ tốt hơn
5. Lịch sử nghiên cứu
Có thể khẳng định rằng công tác văn thư – lưu trữ là hoạt động khó khăn
phức tạp đòi hỏi nhà quản lý phải có tầm hiểu biết sâu rộng về vấn đề chuyên môn,
cách quản lý, sắp sếp văn bản đi, văn bản đến.
Nói đến công tác văn thư - lưu trữ đã có nhiều đề tài, công trình nghiên cứu
khoa học về vấn đề này không chỉ thu hút các nhà lãnh đạo mà còn là vấn đề quan
tâm của các nhà khoa học và các nhà quản lý. Một số công trình tiêu biểu về công
tác văn thư - lưu trữ tiêu biểu như sau:
Đề tài “Những cơ sở lý luận và thực tiễn lập danh mục hồ sơ ở các cơ quan”.
Chủ nhiệm đề tài : CN. Phạm Ngọc Dĩnh ; Các thành viên tham gia : PGS.TS.Dương
Văn Khảm, CN.Nguyễn Hữu Thời, CN. TrầnThị Phuong Trâm. CN. Trần Như Ngiêm.
Đề tài “Nghiên cứu đổi mới công tác văn thư trong cáỉ cách nền hành chính
nhà nước”. (2006);Chủ nhiệm đề tài : Ths.Ngyễn Thị Tâm.Các thành viên tham gia
: Ths . Nguyễn Trọng Biên , Ths. Nguyễn Thị Lan Anh, CN Nguyễn Thiên Ân, CN
Nguyễn Thị Như Thuần
Đề tài “Xây dựng hệ thống thuật ngữ văn thư Việt Nam “(2010);Chủ nhiệm
đề tài : CN . Trần Quốc Thắng : Các thành viên tham gia : Ths. Tiết Hồng Nga:
Ths.Nguyễn Thị Chinh; CN. Mai Thị Thu Hiền
Ngoài ra còn có rất nhiều tài liệu tham khảo khác
Là huyện thuộc tỉnh Hà Nam, công tác văn thư - lưu trữ ở huyện Lý Nhân đã
có nhiều tiến bộ, chuyển biến rõ rệt và mang những hiệu quả tích cực. Thông qua

7

báo cáo hằng năm về công tác văn thư lưu trữ trên địa bàn huyện nói riêng và toàn
tỉnh nói chung.
Những tài liệu trên là gợi ý quý báu có giá trị tham khảo, kế thừa giúp tôi
hoàn thành đề tài nghiên cứu”Công tác văn thư –luu trữ tại UBND huyện Lý Nhân”
6. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- Phạm vi, đối tượng nghiên cứu: Là cơ sở lý luận về công tác văn thư – lưu
trữ, thực tiễn hoạt động văn thư – lưu trữ tại UBND huyện Lý Nhân. Cụ thể là :
+ Nghiên cứu cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ của UBND huyện Lý
Nhân.
+ Nghiên cứu tình hình tổ chức quản lý công tác văn thư – lưu trữ của
UBND huyện Lý Nhân.
+ Phân tích đánh giá kết quả hoạt động công tác từ đó chỉ ra điểm mạnh, mặt
hạn chế.
+ Đưa ra ý kiến đóng góp để hoàn thiện và nâng cao hiệu quả công tác văn
thư - lưu trữ.
- Phạm vi không gian: UBND huyện Lý Nhân
- Phạm vi thời gian: từ 2010 – 2014
7. Phương pháp nghiên cứu
- Phương pháp điều tra khảo sát
- Phương pháp thống kê
- Phương pháp nghiên cứu
- Phương pháp phân tích
- Phương pháp tổng hợp
8. Đóng góp của đề tài
- Ý nghĩa khoa học: đóng góp vào cơ sở lý luận cho công tác văn thư, lưu trữ.
- Ý nghĩa thực tiễn: Những kết quả nghiên cứu và những dề xuất giải pháp
của đề tài sẽ góp phần hoàn thiện và nâng cao công tác làm văn thư, lưu trữ và
những giải pháp đưa ra có tác dụng thiết thực đối với công tác làm văn thư, lưu trữ

tại UBND huyện Lý Nhân.


8

Chương 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VÊ CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ
1. Cơ sở lý luận của công tác văn thư, lưu trữ
1.1. Công tác văn thư và ý nghĩa của công tác văn thư
1.1.1. Khái niệm công tác văn thư
Hiện nay có nhiều quan niệm khác nhau về công tác văn thư. Nhưng có hai
khuynh hướng đáng chú ý là:
- Công tác văn thư là công tác tổ chức giải quyết và quản lý văn bản giấy tờ
trong cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Theo khuynh hướng này thì công tác văn thư
bao gồm hai nội dung chủ yếu: Tổ chức giải quyết văn bản và quản lý quy trình
chuyển giao văn bản trong cơ quan, tổ chức.
- Công tác văn thư là toàn bộ công việc về soạn thảo và ban hành văn bản
trong cơ quan tổ chức và quản lý trong các cơ quan đó. Theo khuynh hướng này thì
công tác văn thư được quan niệm rộng hơn chính xác hơn.
Tóm lại: Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản
phục vụ công tác quản lý, bao gồm toàn bộ các công việc về xây dựng văn bản, giải
quyết văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan nhà nước, doanh
nghiệp, các tổ chức xã hội, các đơn vị vũ trang. Hay nói cách khác công tác văn thư
là một bộ phận của công tác công văn giấy tờ, là một bộ phận của quá trình xử lý
thông tin.
1.1.2. Vị trí công tác văn thư
Công tác văn thư được xác định là hoạt động của bộ máy quản lý nói chung.
Trong hoạt động của bộ phận văn phòng, công tác văn thư không thể thiếu được.
Như vậy công tác văn thư gắn liền với hoạt động quản lý nhà nước, có ảnh hưởng
trực tiếp đến chất lượng quản lý nhà nước.

Qua đó công tác văn thư cũng có những yêu cầu nhất định. Xuất phát từ vai
trò vị trí, ý nghĩa, của công tác văn thư đối với cơ quan, tổ chức, văn thư giúp cho
quản lý công việc nhanh chóng, đảm bảo cho việc cung cấp thông tin hoạt động của
các cơ quan được đầy đủ. Từ đó , giúp cho văn phòng làm nhanh chóng công việc
của mình , giúp cho quá trình tham mưu lãnh đạo, quản lý hậu cần được tốt hơn.
Do đó công tác văn thư đòi hỏi những yêu cầu chặt chẽ sau ;
* Nhanh chóng : Trong bất kì một lĩnh vực hoạt động nào thì yêu cầu nhanh
chóng có ý nghĩa quyết định sự thành công của cơ quan. Nhưng đối với công tác
văn thư thì yêu cầu nhanh chóng được coi như là một nguyên tắc hoạt động của cơ
quan. Qúa trình giải quyết công việc của cơ quan phụ thuộc rất nhiều vào hoạt động


9

của công tác văn thư, nếu quá trình này diễn ra nhanh thì thông tin sẽ đến kịp thời
với các đơn vị giải quyết văn bản nó sẽ tạo điều kiện nâng cao hiệu quả giải quyết
công việc của cơ quan.
* Chính xác : Cùng với yêu cầu nhanh chóng trong quá trình hoạt động văn
thư của cơ quan , tổ chức thì chính xác cũng không kép phần quan trọng. Nội dung
văn bản phải chính xác tuyệt đối theo yêu cầu giải quyết công việc không trái với
các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan, văn bản ban hành phải có đủ các
thành phần về thể thức do nhà nước quy định
* Bí mật: Do xuất phát từ đặc thù của một số lĩnh vực hoạt động nhất định
nên trong hoạt động của mình công tác văn thư đòi hỏi phải đảm bào yêu cầu bí
mật để cho hoạt động của cơ quan được hiệu quả và giữ gìn bí mật của nhà nước
1.1.3. Ý nghĩa công tác văn thư
Công tác văn thư đảm bảo việc thông tin cho hoạt động lãnh đạo của Đảng
và quản lý Nhà nước. Các văn bản hình thành trong công tác văn thư là phương tiện
thiết yếu giúp cho hoạt động của các đơn vị đạt hiệu quả.
Quan niệm đúng vè công tác văn thư là một điều kiện đảm bảo cho công tác

này phát triển. Nếu quan niệm không đúng sẽ dẫn tới phương pháp chỉ đạo quản lý
đối với công tác văn thư cũng như không đúng và kìm hãm sự phát triển của nó,
điều này sẽ ảnh hưởng đến năng suất lao động quản lý trong cơ quan tổ chức.
Công tác văn thư bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu tạo điều kiện làm tốt
công tác lưu trữ.
1.2. Công tác lưu trữ và ý nghĩa của công tác lưu trữ
1.2.1. Khái niệm về công tác lưu trữ
Công tác lưu trữ là khâu cuối cùng của quá trình xử lý thông tin. Tất cả
những văn bản đến đã qua xử lý, bản lưu của văn bản đi và những hồ sơ tài liệu liên
quan đều phải được chuyển vào lưu trữ.
Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước bao gồm tất cả
những vấn đề lý luận thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học tài
liệu, bảo quản và tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác
quản lý, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu cá nhân.
Công tác lưu trữ ra đời đòi hỏi khách quan của việc quản lý, bảo quản và tổ
chức sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ xã hội. Vì thế công tác lưu trữ là một mắt xích
không thể t hiếu trong hoạt động của bộ máy nhà nước. Ở nước ta công tác lưu trữ
thực hiện hai nhiệm vụ sau:
+ Thực hiện các nhệm vụ về quản lý lưu trữ


10

1.2.2. Ý nghĩa của công tác lưu trữ
Ý nghĩa lịch sử : Tài liệu lưu trữ bao giờ cũng gắn liền và phản ánh một cách
trung thực khách quan quá trình hoạt động của một con người, một cơ quan và các
sự kiện lịch sử quốc gia trong suốt tiến trình lịch sử.
Ý nghĩa thực tiễn : Nó phục vụ đắc lực trong việc thực hiện chủ trương chính
sách, phát triển kinh tế, văn hóa xã hội phục vụ nghiên cứu và công việc hàng ngày
của mỗi cán bộ công chức nói riêng và toàn cơ quan nói chung.

Về mặt khoa học: Tài liệu lưu trữ phản ánh tài liệu khách quan hoạt động
sáng tạo của xã hội đương thời nên nó mang tính khoa học cao tài liệu lưu trữ ghi
lại và phản ánh hoạt động của cá nhân cơ quan quốc gia trên các lĩnh vực


11

Chương 2:
KHÁI QUÁT VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG, CHỨC NĂNG,
NHIỆM VỤ CỦA UBND HUYỆN LÝ NHÂN
2. Giới thiệu đôi nét về UBND huyện Lý Nhân
Lý Nhân là một huyện thuộc tỉnh Hà Nam, nằm ở phía đông tỉnh Hà Nam,
trên hữu ngạn sông Hồng, thuộc tọa độ 20 o,35’ độ vĩ Bắc, 106,5 độ kinh Đông. Phía
bắc giáp với thành phố Hưng Yên (thành phố), phía đông bắc giáp huyện Tiên Lữ
(đều thuộc tỉnh Hưng Yên) với sông hồng là ranh giới tự nhiên. Phía Tây và Tây
Bắc giáp huyện Duy Tiên, với Sông Châu Giang làm đường phân ranh giới. Phía
Tây Nam và Nam tiếp giáp với huyện Bình Lục (cùng tỉnh) và phía Nam giáp với
huyện Mỹ Lộc (tỉnh Nam Định), cùng với sông Châu Giang làm đường phân ranh
giới tự nhiên. Ở phía Đông, đối diện với các huyện Hưng Hà và Vũ Thu thuộc tỉnh
Thái Bình nằm bên tả ngạn sông Hồng.
2.1. Về cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của UBND huyện Lý Nhân
2.1.1. Tổ chức bộ máy
Thực hiện Nghị định số 14/2008/NĐ-CP ngày 14-02-2008 của Chính phủ về
việc quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, quận thị xã,
thành phố và Đề án 333/ĐA-UBND ngày 14-3-2008 của UBND tỉnh Hà Nam về
việc kiện toàn các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, thị xã, UBND huyện
Lý Nhân đã kiện toàn tổ chức các cơ quan chuyên môn ổn định tổ chức bộ máy, bố
trí, sử dụng cán bộ, công chức và biên chế hợp lý nâng cao chất lượng hiệu quả
hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. UBND huyện gồm 12 phòng ban trực thuộc với
tổng số biên chế là 155 người, trong đó: quản lý nhà nước là 66 người, quản lý sự

nghiệp là 33 người và hợp đồng 16 người.
- Phòng Nội vụ: Tổng số 05 biên chế, trong đó 01 trưởng phòng, 01 phó
trưởng phòng, 03 cán bộ, công chức, viên chức.
- Phòng Lao động, Thương binh và Xã hội huyện Lý Nhân
Tổng số 07 biên chế, trong đó : 01 trưởng phòng và 01 phó trưởng phòng, 05
cán bộ, công chức, viên chức.
- Phòng Công thương huyện Lý Nhân
Tổng số 07 biên chế, trong đó: 01 trưởng phòng và 02 phó trưởng phòng, 04
cán bộ, công chức, viên chức.
- Phòng Văn hóa và Thông tin huyện Lý Nhân


12

Tổng số 13 biên chế, trong đó: 01 trưởng phòng, 01 phó trưởng phòng, 11
cán bộ, công chức, viên chức.
- Phòng Giáo dục và Đào tạo huyện Lý Nhân
Tổng số 17 biên chế, trong đó: 01 trưởng phòng, 02 phó trưởng phòng, 14
cán bộ, công chức, viên chức.
- Phòng Y tế huyện Lý Nhân
Tổng số 06 biên chế trong đó: 01 trưởng phòng, 02 phó trưởng phòng, 03 cán
bộ, công chức, viên chức.
- Văn phòng HĐND & UBND huyện Lý Nhân
Tổng số 18 biên chế, trong đó: 01 Chánh Văn phòng và 02 phó Chánh văn
phòng, 15 cán bộ, công chức, viên chức.
- Phòng Tư pháp huyện Lý Nhân
Tổng số 04 biên chế, trong đó: 01 Trưởng phòng, 01 phó trưởng phòng, 02
cán bộ, công chức, viên chức.
- Phòng Tài chính - Kế hoạch huyện Lý Nhân
Tổng số 10 biên chế, trong đó : 01 trưởng phòng, 02 phó trưởng phòng, 07

cán bộ, công chức, viên chức.
- Phòng Tài nguyên và Môi trường huyện Lý Nhân
Tổng số 08 biên chế, trong đó 01 trưởng phòng, 01 phó trưởng phòng; 06 cán
bộ công chức, viên chức.
- Thanh tra huyện Lý Nhân
Tổng số 04 biên chế, trong đó 01 Chánh Thanh tra; 01 Phó Chánh Thanh tra,
02 cán bộ, công chức, viên chức.
- Phòng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn
Tổng số 10 biên chế, trong đó : 01 Trưởng phòng, 02 phó trưởng phòng, 08
cán bộ, công chức, viên chức.
2.1.2 Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức gồm 1 Chủ tịch huyện và 3 Phó Chủ tịch huyện:
2.1.3. Vị trí và chức năng
Ủy ban nhân dân do HĐNd bầu là cơ quan chấp hành của HĐND, cơ quan
hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước HĐND cùng cấp và cơ
quan nhà nước cấp trên.


13

Ủy ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản
của cơ quan Nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND cùng cấp nhằm đảm bảo
thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an
ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn.
Ủy ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý Nhà nước ở địa phương, góp
phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính Nhà nước từ
Trung ương tới cơ sở.
- Cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện là cơ quan tham
mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện thực hiện chức nưng quản lý Nhà nước ở
địa phương và thực hiện một số nhiệm vụ, quyền hạn theo sự ủy quyền của Ủy ban

nhân dân cấp huyện và theo quy định của pháp luật; góp phần bảo đảm sự thống
nhất quản lý của ngành hoặc lĩnh vực công tác ở địa phương.
- Cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện chịu sự lãnh đạo,
quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của Ủy ban nhân dân cấp huyện, đồng thời
chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ của cơ quan chuyên
môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.
2.1.4. Nhiệm vụ quyền hạn của UBND huyện
- Trình Ủy ban nhân dân cấp huyện ban hành quyết định, chỉ thị; quy hoạch, kế
hoạch dài hạn, 05 năm và hàng năm; chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện các
nhiệm vụ cải cách hành chính nhà nước thuộc lĩnh vực quản lý Nhà nước được giao.
- Tổ chức thực hiện các văn bản pháp luật, quy hoạch, kế hoạch sau khi được
phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về các lĩnh vực
thuộc phạm vi quản lý được giao.
- Giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện thực hiện và chịu trách nhiệm về việc
thẩm định, đăng ký, cấp các loại giấy phép thuộc phạm vi trách nhiệm và thẩm
quyền của cơ quan chuyên môn theo quy định của pháp luật và theo phân công của
Ủy ban nhân dân cấp huyện.
- Giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện quản lý nhà nước đối với tổ chức kinh tế
tập thể, kinh tế tư nhân, các hội và tổ chức phi chính phủ hoạt động trên địa bàn
thuộc các lĩnh vực quản lý của cơ quan chuyên môn theo quy định của pháp luật.
- Hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ về lĩnh vực quản lý của cơ quan chuyên
môn cho cán bộ, công chức xã, phường, thị trấn (sau đây gọi chung là cấp xã).
- Tổ chức ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ; xây dựng hệ thống thông
tin, lưu trữ phục vụ công tác quản lý nhà nước và chuyên môn nghiệp vụ của cơ
quan chuyên môn cấp huyện.


14

- Thực hiện công tác thông tin, báo cáo định kỳ và đột xuất về tình hình thực

hiện nhiệm vụ được giao theo quy định của Ủy ban nhân dân cấp huyện và sở quản
lý ngành, lĩnh vực.
- Kiểm tra theo ngành, lĩnh vực được phân công phụ trách đối với tổ chức, cá
nhân trong việc thực hiện các quy định của pháp luât; giải quyết khiếu nại, tố cáo;
phòng, chống tham nhũng, lãng phí theo quy định của pháp luật và phân công của
Ủy ban nhân dân cấp huyện.
- Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, thực hiện chế độ, chính sách, chế độ đãi
ngộ, khen thưởng, kỷ luật, đào tạo và bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ đối với
cán bộ, công chức, viên chức và người lao động thuộc phạm vi quản lý của cơ quan
chuyên môn cấp huyện theo quy định của pháp luật, theo phân công của Ủy ban
nhân dân cấp huyện.
- Quản lý tài chính, tài sản của cơ quan chuyên môn theo quy định của pháp
luật và phân công của Ủy ban nhân dân cấp huyện.
- Thực hiện một số nhiệm vụ khác do Ủy ban nhân dân cấp huyện giao hoặc
theo quy định của pháp luật..
2.2. Tình hình tổ chức quản lý công tác văn thư – lưu trữ của UBND
huyện Lý Nhân
2.2.1. Tình hình tổ chức và cán bộ làm công tác văn thư của UBND huyện Lý Nhân
2.2.2. Yêu cầu về công tác văn thư
Công tác văn thư là bộ phận của công tác văn bản giấy tờ. Do đó UBND
huyện yêu cầu người làm công tác văn thư trong quá trình thực hiện cần đảm bảo
các yêu cầu cơ bản sau đây:
+ Nhanh chóng: Quá trình giải quyết công việc của cơ quan phụ thuộc rất
nhiều vào việc xây dựng văn bản, tổ chức quản lý và giải quyết văn bản kịp thời
góp phần hoàn thành tốt công việc của cơ quan.
+ Chính xác: tất cả các khâu từ tiếp nhận văn bản đến soạn thảo văn bản, ký
duyệt văn bản, vào sổ, đánh máy, chuyển giao văn bản đều phải được thực hiện.
+ Bí mật: Trong nội dung văn bản đến, văn bản đi của cơ quan có nhiều vấn đề
thuộc phạm vi bí mật của cơ quan, bí mật của nhà nước. Vì vậy trong quá trình tiến
hành xây dựng văn bản và cả tổ chức giải quyết văn bản phải đảm bảo giữ bí mật.

+ Hiện đại: Việc thực hiện nội dung cụ thể của công tác văn thư gắn liền đến
việc sử dụng các phương tiện và kỹ thuật văn phòng hiện đại. Vì vậy yêu cầu hiện
đại hóa công tác văn thư đã trở thành một trong những tiêu đề đảm bảo cho công
tác quản lý nói chung và cơ sở nói riêng.


15

2.2.3. Nội dung của công tác văn thư
Công tác văn thư gồm các công việc chủ yếu:
- Thứ nhất: Xây dựng và ban hành văn bản
+ Soạn thảo văn bản: Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và mục
đích yêu cầu của cơ quan, tổ chức để soạn thảo văn bản nhằm giải quyết công việc
cụ thể hay điều chỉnh một mối quan hệ xã hội nào đó.
+ Trình duyệt và ký văn bản: Sau khi văn bản được soạn thảo thì người soạn
thảo văn bản phải trình lên Chánh Văn phòng để kiểm tra lại việc đánh máy, xem
xét lại thể thức thủ tục văn bản trước khi trình thủ trưởng duyệt văn bản. Thủ
trưởng cơ quan xem xét duyệt kí theo thẩm quyền và chịu trách nhiệm pháp lý về
văn bản ký.
+ Ban hành văn bản: Đây là bước không thể thiếu trong quy trình xây dựng
và ban hành văn bản. Sau khi văn bản được kí thì chuyển sang bộ phận văn thư
hoàn tất các thủ tục để ban hành văn bản.
- Thứ hai: Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản
+ Quy trình xử lý văn bản đến: Văn bản đến là những giấy tờ, tài liệu, thư từ,
sách báo … do cơ quan đơn vị, tổ chức cá nhân bên ngoài gửi đến.
Tất cả những văn bản đến cơ quan bằng bất cứ hình thức nào đều phải đăng
kí vào sổ quản lý thống nhất ở bộ phận văn thư. Văn bản đến cơ quan phải được xử
lý nhanh chóng, chính xác và bí mật.
* Trình tự giải quyết văn bản đến:
Bước 1: Kiểm tra sơ bộ

Khi văn bản đến cơ quan thì cán bộ văn thư nhận và kiểm tra sơ bộ bì văn
bản nhằm mục đích xem có đúng văn bản gửi đến cho cơ quan mình hay không.
Kiểm tra bì văn bản còn nguyên vẹn không. Số lượng bì văn bản có đủ không. Nếu
có phải lập biên bản cho người có trách nhiệm.
Sau khi nhận đủ số lượng văn bản gửi cho cơ quan, cán bộ văn thư phải phân
loại văn bản thành 2 loại:
+ Loại văn bản được ký vào sổ
+ Loại văn bản không phải đăng ký vào sổ
Bước 2: Bóc bì văn bản
Bóc bì văn bản được tiến hành theo những bước sau:


16

+ Những văn bản có dạng “Hỏa tốc” “Thượng khẩn” khi nhận cần được mở
trước để đảm bảo về mặt thời gian. Trường hợp đã quá thời gian yêu cầu trong văn
bản thì cán bộ văn thư cần phải ghi rõ thời gian nhận được văn bản đó trên bì thư
vào sổ văn bản đến.
+ Khi rút văn bản ra khỏi phong bì yêu cầu động tác phải nhẹ nhàng, khéo
léo tránh làm rách văn bản hoặc làm mất địa chỉ nơi gửi hay làm mất dấu bưu điện
…. soát lại phong bì xe có bỏ sót văn bản hay không.
+ Đối chiếu sổ, kí hiệu, số lượng văn bản ghi ngoài bì văn bản với các thành
phần tương ứng ghi trên văn bản. Trường hợp văn bản có kèm theo phiếu gửi thì
sau khi nhận đủ văn bản cán bộ văn thư phải kí xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi
cho cơ quan gửi văn bản.
+ Nếu văn bản gửi nhầm địa chỉ thì phải gửi lại cho cơ quan gửi văn bản đó.
+ Đối với những văn bản có dấu chỉ mức độ mật: Nếu cán bộ văn thư được
thủ trưởng cơ quan phân công trực tiếp bóc bì văn bản đó như những văn bản bình
thường khác.
Nếu thủ trưởng cơ quan không phân công cán bộ văn thư bóc bì văn bản mật

thì không được phép bóc
Bước 3: Đóng dấu đến, ghi số đến, ngày đến
+ Đóng dấu đến, ghi số đến và ngành đến để xác nhận văn bản đó đã qua bộ
phận văn thư và ghi nhận ngày tháng đến cơ quan.
+ Dấu đến được đóng ở khoảng trên góc trái (phần lề văn bản) dưới phần số
và kí hiệu.
+ Đối với công văn dấu đến được đóng ở bên dưới phần trích yếu nội dung
văn bản.
- Nếu là văn bản mật thì đóng dấu vào bì thư.
Bước 4: Trình bày văn bản
Mọi văn bản nhận được cán bộ văn thư đều phải trình lên thủ trưởng, cơ
quan Chánh văn phòng hoặc trưởng phòng hành chính. Khi trình văn bản phải chú
ý văn bản khẩn phải trình bày ngay sau khi nhận văn bản. Khi trình văn bản phải
đặt văn bản quan trọng lên trên.
Bước 5: Vào sổ văn bản đến
Vào sổ đăng kí văn bản đến là khâu quan trọng trong việc tổ chức giải quyết
và quản lý văn bản đến. Nhờ đó mà lãnh đạo cơ quan nắm được số lượng văn bản
đến cơ quan hàng ngày, nắm được nội d ung văn bản. Từ đó dễ dàng kiểm tra văn


17

bản do ai giải quyết và mức độ giải quyết đến đâu. Có nhiều hình thức để giải quyết
văn bản đến. Ví dụ đăng kí văn bản đến bằng sổ, có dùng thẻ đăng kí, có thể đăng
kí trên máy vi tính …
* Trình tự giải quyết văn bản đi
Tất cả nội dung công văn gửi đi hoặc gửi trong nội bộ cơ quan nhất thiết phải
qua bộ phận văn thư để đăng kí và làm thủ tục gửi đi.
Người văn thư khi đóng dấu vào công văn đi phải kiểm tra số, chữ ký của
người ký có đúng thẩm quyền hay không, đóng dấu đã đúng thể thức quy định hay

chưa, nếu sai sót yêu cẩu đơn vị đó sửa sai hoặc làm lại. Khi đóng dấu tên cần chú
ý đóng dấu đúng tên họ, chức danh của người ký.
Mẫu đăng ký văn bản đi:
Ngày
Số và
tháng
ký
của văn hiệu
bản

Tên loại Người
và trích ký
yếu nội
dung

Nơi
nhận

Đơn
vị Số
Ghi chú
hoặc
lượng
người lưu văn bản

Sau khi hoàn tất văn thư làm thủ tục chuyển thư, gồm:
- Phân nhóm
- Ghi địa chỉ
- Dán bì và chuyển đi bưu điện
Sổ đăng ký văn bản đi bao gồm các loại:

- Quyết định
- Chỉ thị
- Thông báo
- Báo cáo
- Công văn
• Tổ chức giải quyết văn bản mật
Đối với những văn bản “Mật”, “Tối mật” “Tuyệt mật” chỉ có thủ trưởng cơ
quan hoặc người được ủy quyền bóc văn bản trực tiếp làm nhiệm vụ đăng ký văn
bản “Hỏa tốc” thì phải đóng dấu vào văn bản và cả bì văn bản. Riêng văn bản mật
chỉ được đóng dấu vào văn bản, người chịu trách nhiệm làm phong bì trong ghi đầy
đủ số, kí hiệu, nơi nhận và đóng “Mật”, “Tối mật”, Tuyệt mật” rồi chuyển cho văn
thư làm phong bì ngoài. Phong bì ngoài chỉ ghi nơi gửi, nơi nhận, số phiếu chuyển


18

không đóng dấu chỉ mức độ mật. Sau đó văn bản được chuyển đi giống như văn
bản thường.
•

Tổ chức chức quản lý tài liệu hồ sơ trong cơ quan

Công tác lập hồ sơ là một khâu quan trọng, là khâu cuối cùng của công tác
văn thư và là khâu bản lề của công tác lưu trữ. Việc lập hồ sơ có ý nghĩa rất cần
thiết cho việc sắp xếp phân loại tài liệu trong cơ quan.
Lập danh mục hồ sơ được tiến hành theo 6 bước:
+ Bước 1: Xác định danh mục hồ sơ
+ Bước 2: Xây dựng danh mục hồ sơ, có thể phân loại theo vấn đề
+ Bước 3: Dự kiến tiêu đề hồ sơ
+ Bước 4: Quy định kí hiệu h ồ sơ

+ Bước 5: Quy định người lập hồ sơ
+ Bước 6: Thời hạn hồ sơ
Thứ ba: Quản lý và sử dụng con dấu
- Nguyên tắc đóng dấu:
Người giữ con dấu phải tự tay đóng dấu vào văn bản, không được cho ai
mượn. Dấu phải đóng ở bên trái trùm lên 1/3 hoặc ¼ chữ ký, dấu đóng phải rõ ràng
ngay ngắn.
Chỉ được đóng dấu vào văn bản khi đã có chữ ký hợp lệ, không được đóng
dấu vào giấy trắng, giấy in sẵn có tiêu đề, giấy giới thiệu chưa ghi rõ tên người và
việc cụ thể.
Những tài liệu gửi kèm như văn bản đề án, chương trình, dự thảo, báo cáo
… cần đóng dấu ở góc trái phía trên trang. Dấu đóng trùm khoảng 14 mặt dấu lên
chỗ có chữ để đảm bảo độ tin cậy của tài liệu.
- Việc sử dụng các loại con dấu ở cơ quan
Trong cơ quan có 2 loại dấu: Dấu quốc huy và dấu ghi chữ văn phòng.
Hai loại dấu này đóng như sau:
+ Dấu quốc huy: Đối với văn bản thuộc quyền hạn của thủ trưởng, cấp phó
ký thay.
+ Dấu ghi chữ văn phòng : văn bản thuộc nhiệm vụ của văn phòng lấy
danh nghĩa văn phòng.


19

Nghiêm cấm việc đóng dấu khống chỉ, không được tùy tiện mang theo con
dấu theo người.
2.3. Tình hình tổ chức và cán bộ làm công tác lưu trữ của UBND huyện Lý Nhân
2.3.1. Nhiệm vụ của công tác lưu trữ
- Thu thập, xử lý, phân loại và sắp xếp các tài liệu
- Đánh giá tài liệu

- Thống kê tài liệu
- Bảo quản tài liệu
- Phục vụ khai thác sử dụng tài liệu
2.3.2. Nguyên tắc quản lý công tác lưu trữ
Tập trung toàn bộ phông lưu trữ quốc gia và bảo quản trong kho lưu trữ từ
Trung ương đến địa phương dưới sự thống nhất của Cục lưu trữ Nhà nước.
2.3.3 .Nội dung của công tác lưu trữ
- Thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ
Bổ sung tài liệu lưu trữ bao gồm sưu tầm và thu thập tài liệu lưu trữ theo
nguyên tắc quản lý thống nhất.
Sau khi thu thập xong dùng công tác nghiệp vụ để phân loại tài liệu trong
các phông lưu trữ.
- Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ.
Bước 1: Viết lịch sử hình thành phông
Bước 2: Chỉnh lý tài liệu trong hồ sơ
Bước 3: Viết bìa hồ sơ
Bước 4: Viết chứng từ kết thúc
- Xác định giá trị tài liệu lưu trữ
Khi xác định giá trị tài liệu lưu trữ cần dựa trên 3 nguyên tắc cơ bản sau:
+ Tính lịch sử: Xem xét tài liệu trong điều kiện xã hội và lịch sử hình thành.
+ Tính chính trị: Xem xét tính chính trị của tài liệu để xác định thời hạn
bảo quản hay tiêu hủy.
+ Tính tỏng hợp và toàn diện: Xem xét tài liệu không chỉ ở một mặt mà cả
tính đa dạng.
- Bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ


20

Bổ sung tài liệu là công tác sưu tầm làm phong phú và hoàn chỉnh tài liệu

lưu trữ vào cahương án phân loại hệ thống hồ sơ tài liệu theo hệ thống.
- Bảo quản tài liệu lưu trữ
Bảo quản tài liệu lưu trữ là toàn bộ những công việc được thực hiện nhằm
đảm bảo giữ gìn trạng thái vật lý của nó.
Công tác bảo quản lưu trữ gồm các nội dung: Phòng ngừa, phòng hỏng,
phục chế tài liệu và phòng gian bảo mật.
Biện pháp bảo quản là: Chống ẩm bằng thông gió, chống mối mọt côn
trùng … phải chú ý đến cách bố nhà kho và trang bị phương tiện kỹ thuật.
- Tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu.c kho cơ quan, các kho lưu trử ở cơ
quan Trung ương và địa phương theo nguyên tắc thống nhất.
- Thống kê và kiểm tra tài liệu lưu trữ
Công tác thống kê và kiểm tra phải được thực hiện theo nguyên tắc của
Nhà nước cụ thể:
+ Mỗi bộ phận phòng, kho lưu trữ phải có sổ sách thống kê, hồ sơ tài liệu
đang giữ và các công cụ tra tìm như: Sổ nhập hồ sơ tài liệu; sổ đăng ký; sổ theo dõi
sử dụng hồ sơ tài liệu.
+ Thực hiện chế độ báo cáo định kỳ hằng năm và báo cáo đột xuất về tình
hình công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ.
+ Kiểm tra tài liệu lưu trữ với các hình thức sau: Kiểm tra thường xuyên
theo định kì, kiểm tra đột xuất, tự kiểm tra và công cụ kiểm tra.
- Chỉnh lý tài liệu lưu trữ
Chỉnh lý tài liệu lưu trữ bao gồm các nghiệp vụ:
+ Nghiên cứu và biên soạn tóm tắt các tài liệu cơ quan, đơn vị hình thành
phông và lịch sử phông.
+ Tiến hành lập hồ sơ với những hồ sơ chưa đạt yêu cầu lưu trữ.
+ Chọn phông
Tiểu kết
Từ đó ta thây được tình hình cong tác văn thư –lưu trữ tại UBND huyện Lý
Nhân đã và đang thực hiện tốt , từ đó chúng ta sẽ đưa ra được những đánh và ý kiến
đóng góp để nâng cao hơn nữa công tác văn thư - lưu trữ tại UBND huyện Lý Nhân

21

Chương 3:
ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ TẠI
UBND HUYỆN LÝ NHÂN VÀ ĐƯA RA NHỮNG GIẢI PHÁP ĐỂ NÂNG
CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC
3. Đánh giá khái quát
3.1. Ưu điểm
Nhìn chung công tác văn thư – lưu trữ của huyện Lý Nhân thực hiện tốt
nhiệm vụ chức năng được giao.
Lãnh đạo phụ trách trực tiếp công tác văn thư, lưu trữ ngày càng nhận thức
rõ hơn, đầy đủ hơn về vị trí, vai trò, tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ
đối với hoạt động thực tiễn và nghiên cứu lịch sử, do vậy đã quan tâm nhiều đến
công tác này từ việc ban hành văn bản quản lý, bố trí cán bộ, thực hiện chế độ phụ
cấp, kiểm tra hướng dẫn và đào tạo nghiệp vụ đến việc cải tạo nâng cấp kho tàng,
ứng dụng công nghệ thông tin trong văn thư, lưu trữ.
Mối quan hệ các phòng được thực hiện tốt. Việc thực hiện đúng thẩm
quyền, ủy quyền trong quản lý có nhiều tiến bộ. Cán bộ văn thư, lưu trữ ngày càng
nỗ lực nêu cao tinh thần trách nhiệm, sáng tạo, chủ động và không ngừng học tập
để nắm vững, nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ. Cán bộ
văn thư, lưu trữ nhiệt tình công tác, thuận tiện cho việc cụ thể hóa công việc và
thực hiện tổ chức làm việc.
Thực hiện chủ trương và rà soát các văn bản ban hành có tác dụng rất tích
cực giúp loại bớt các văn bản ban hành sai quy định, hết hiệu lực, văn bản cần sửa
đổi bổ sung, văn bản còn hiệu lực thi hành. Các phòng ban có trách nhiệm sắp xếp,
rà soát lại toàn bộ văn bản, từng bước thực hiện quy chế nộp lưu bảo quản tài liệu
theo đúng quy định.
Công tác văn thư tiến hành nhịp nhàng và đồng bộ việc chuyển giao các

loại văn bản đến, văn bản đi được thực hiện nhanh chóng. Phân loại độ “mật”
“khẩn” để chuyển giao kịp thời.
3.2 Nhược điểm
Tuy đã đạt được những kết quả quan trọng trong việc thực hiện quy trình tiếp
nhận, xử lý các văn bản giấy tờ nhưng đến nay nó vẫn tồn tại những nhược điểm.
Những khó khăn này đang hạn chế sự phát triển của lưu trữ huyện nhà, là
nguyên nhân chính ảnh hưởng đến nguồn tài liệu, hồ sơ quý giá là tài sản của cơ
quan, nhà nước đang cần phải giữ gìn, bảo quản. Khó khăn đầu tiên cần sự quan


22

tâm đặc biệt đó là nhận thức chưa đầy đủ về giá trị của công tác lưu trữ tại cơ quan,
đơn vị các cấp, các ngành; tại một bộ phận không nhỏ cán bộ, công chức, viên chức
đang hàng ngày sản sinh ra một khối lượng rất lớn tài liệu thuộc nhiều lĩnh vực.
Phần lớn các cơ quan chưa xây dựng được bản quy chế về công tác văn
thư, lưu trữ. Cũng chỉ có rất ít cơ quan, đơn vị ban hành được Danh mục hồ sơ
cũng như có chế độ phụ cấp độc hại cho cán bộ lưu trữ. Công tác lưu trữ chưa có
được một chỗ đứng xứng đang, chưa được quan tâm như một hoạt động khoa học
thực sự nên sự đầu tư của các cấp, các ngành cho lưu trữ hồ sơ, tài liệu còn hạn chế.
Công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ ở huyện Lý Nhân hiện nay
việc ban hành văn bản quản lý về công tác lưu trữ vẫn chưa đầy đủ. Công tác đào
tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ còn nhiều điều chưa được giải quyết. Nguyên
nhân là do kinh phí đào tạo còn hạn chế, lớp bồi dưỡng không được tổ chức thường
xuyên, số lượng cán bộ quá đông mà lớp chỉ được tổ chức trong thời gian ngắn nên
không thể truyền tải được hết kết thức và kỹ năng cần thiết về nghiệp vụ lưu trữ.
Có một thực tế nữa là huyện hiện nay đang gặp khó khăn về phía đội ngũ
cán bộ làm công tác lưu trữ. Tại các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh tính đến năm
2011 mới chỉ được bố trí 27 cán bộ lưu trữ, trong số cán bộ được đào tạo đúng
chuyên ngành văn thư, lưu trữ chỉ có 19 người. Lực lượng đã mỏng, lại chưa được

đào tạo đúng chuyên ngành, thiếu kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ nên đội ngũ
cán bộ lưu trữ chưa thể theo kịp những yêu cầu mà công tác lưu trữ hiện hành đặt
ra, chưa nắm vững nhiệm vụ nên không tham mưu được cho lãnh đạo trong công
tác lưu trữ tại đơn vị mình. Thực trạng nói trên đã đặt ra câu hỏi về chế độ đãi ngộ
đối gới những cán bộ ngành lưu trữ một công việc “âm thầm, lặng lẽ”, đòi hỏi sự
kiên trì, cẩn thận, tỉ mỉ nhưng chưa nhận được nhiều sự quan tâm chia sẻ.
Nguồn nhân lực đã thiếu lại yếu, còn cơ sở vật chất trang bị cho công tác
lưu trữ cũng thực sự là một mối lo đáng quan tâm. Lưu trữ lịch sử cấp huyện chưa
có kho lưu trữ chuyên dụng, diện tích sàn kho lưu trữ được trang bị giá kệ, cặp hộp
đúng quy định. Tuy nhiên với diện tích sàn như vậy chỉ đủ bảo quản chưa đến 1000
mét giá, không thể thực hiện việc bảo quản tài liệu nếu thu thập đầy đủ tài liệu từ
các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu. Hơn nữa địa điểm kho lưu trữ nằm sâu trong
khuôn viên của UBND huyện nên việc khai thác còn nhiều hạn chế, đặc biệt là độc
giả là nhân dân đến khai thác. Diện tích cho các kho lưu trữ hiện hành tai các cơ
quan, đơn vị, huyện thì diện tích dành cho kho lưu trữ còn quá hạn hẹp. Phòng kho
lưu trữ tài liệu tại các huyện chỉ đủ diện tích lưu trữ một phần tài liệu của Văn
phòng UBND. Thực tế là tài liệu đang được lưu giữ ở mọi nơi có thể như bao tải,
hòm tôn, nóc tủ, gầm cầu thang, hành lang, nhà kho, bụi bặm, mối, mốc …. Và hệ
quả là hiện nay huyện ta đang tồn tại một khối lượng tài liệu tích đống khổng lồ từ
nhiều chục năm còn trong tình trạng lộn xộn, chưa được lập thành hồ sơ hoàn chỉnh


23

nhưng cũng chưa có biện pháp để khắc phục. Khó khăn này phần lớn do nhận thức
của cán bộ, công chức, viên chức tại chính các cơ quan, đơn vị trong huyện chưa ý
thức được việc lập hồ sơ công việc cũng là một nhiệm vụ của bản thân, chưa coi hồ
sơ, tài liệu là tài sản của cơ quan, nhà nước luôn cần phải lưu trữ cần thận và hàng
năm cũng chưa giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành theo quy định. Thật dễ nhận
thấy là tài liệu được hình thành trong quá trình giải quyết công việc của cán bộ

chuyên môn rất ít được lập hồ sơ, tài liệu của người nào người đó tự cất giữ, tra
tìm. Tại rất nhiều cơ quan khi cán bộ nghỉ hưu hoặc thuyên chuyển công tác thì
cũng không có ai chịu trách nhiệm về những tài liệu bị thất lạc, mất mát. Thực
trạng nói trên đã gây nhiều khó khăn trong việc lựa chọn tài liệu có giá trị đưa vào
lưu trữ lịch sử cũng như việc tra tìm, khai thác tài liệu lưu trữ phục vụ công tác
chuyên môn.
- Quá trình chuẩn bị ban hành văn bản làm lại nhiều lần do không sát với
thực tế hoặc thiếu sót trong quá trình ban hành. Tình trạng văn bản sai thể thức còn
nhiều, sai về quy cách văn bản. Nội dung văn bản không rõ rang.
Việc quản lý văn bản có nhiều thiết sót, quy định nộp tài liệu lưu trữ vào
cuối năm nhiều phòng ban chưa thực hiện tốt, do đó văn bản còn nằm rải rác ở
phòng ban chức năng. Khi cần tìm thì không thấy hoặc mất nhiều thời gian.
|Công tác nộp hồ sơ văn phòng chưa được thực hiện một cách triệt để.
Từ những khó khăn kể trên mới thấy việc chấn chỉnh công tác lưu trữ trên
địa bàn huyện đang được đặt ra như một vấn đề cấp bách đối với các cấp, các
ngành. Giải pháp trọng tâm trong thời gian tới tập trung vào một số điểm quan
trọng sau:
- Một là công tác tuyên truyền phổ biến các văn bản pháp luật về công tác
lưu trữ, điển hình là Luật lưu trữ nhằm nâng cao nhận thức của lãnh đạo các cấp và
những người làm công tác lưu trữ về vị trí, vai trò, tầm quan trọng của công tác lưu
trữ, giá trị tài liệu lưu trữ.
Ban hành bản quy chế mẫu công tác văn thư, lưu trữ cơ quan làm sao phù
hợp với việc thực hiện Luật Lưu trữ để các cơ quan đơn vị, tổ chức căn cứ và ban
hành được bản quy chế công tác văn thư, lưu trữ của co quan đơn vị mình. Có như
vậy công tác lưu trữ mới thực sự vận hành như là một hoạt động khoa học có ý
nghĩa đối với mọi mặt của đời sống.
- Hai là trong thời gian tới đây, để góp phần giải quyết những khó khăn còn
vướng mắc trong công tác lưu trữ, huyện cần tăng cường năng lực cho cán bộ làm
công tác lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị dựa trên hai yếu tố quan trọng. Đó là: Kiện
toàn tổ chức văn thư, lưu trữ bố trí đầy đủ cán bộ chuyên trách đảm nhiệm công tác

lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị và từng bước trang bị cơ sở vật chất cho công tác lưu


24

trữ tối thiểu là phòng kho, hộp, cặp và giá kệ đựng tài liệu. Cán bộ lưu trữ chuyên
trách tại mỗi đơn vị sẽ là người có đủ trình độ chuyên môn để có thể tham mưu cho
lãnh đạo đường lối để giải quyết khối tài liệu còn tích đống tại cơ quan.
- Ba là các cấp các ngành, các cơ quan đơn vị đảm bảo cơ sở vật chất cho
hoạt động lưu trữ bao gồm: cơ sở vật chất cho lưu trữ lịch sử và cơ sở vật ch ất cho
lưu trữ hiện hành. UBND tỉnh quan tâm tạo điều kiện để đề án xây dựng kho lưu
trữ chuyên dụng của huyện được tiến hành thuận lợi; các cơ quan đơn vị bố trí
phòng kho lưu trữ có đầy đủ điều kiện các trang thiết bị, vật dụng để bảo quản tài
liệu an toàn và dễ dàng tra cứu sử dụng; dành một khoản kinh phí phù hợp đầu tư
cho công tác chỉnh lý, sắp xếp tài liệu; ngoài ra việc giải quyết đầy đủ chế độ về
phụ cấp trách nhiệm, độc hại, chính sách cho cán bộ lưu trữ chuyên trách, kiện
nhiệm rất có ý nghĩa đối với ngành lưu trữ. Sự quan tâm, động viên về tinh thần và
nâng cao đời sống sẽ góp phần tạo điều kiện để những cán bộ lưu trữ thêm yêu
nghề và gắn bó lâu dài với công tác lưu trữ.
Nhiệm vụ cấp thiết đang đặt ra đối với công tác lưu trữ huyện đó là sớm
xây dựng và thông qua Đề án về chỉnh lý tài liệu tồn đọng tích đống. Đây chính là
bước tháo gỡ rất quan trọng cho những hạn chế mà công tác lưu trữ huyện chưa
khắc phục được trong suốt thời gian qua.
- Bốn là từng bước áp dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ
nhằm số hóa tài liệu lưu trữ và hỗ trợ cho công tác khai thác phục vụ nhu cầu sử
dụng tài liệu lưu trữ của nhân dân và cán bộ công chức viên chức trong huyện. Tuy
nhiên việc áp dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ tại các đơn vị còn
cần sự quan tâm đồng bộ từ nhiều phía đặc biệt là lãnh đạo các cơ quan đơn vị.
Ngoài các biện pháp trên cơ quan quản lý về công tác lưu trữ và lãnh đạo
các đơn vị còn cần tăng cường kiểm tra, chỉ đạo, động viên khen thưởng kịp thời

cũng như xử lý các vi phạm pháp luật về lưu trữ để công tác quản lý tài liệu lưu trữ
tại các cơ quan, đơn vị trong toàn tỉnh ngày càng đi đúng hướng phát triển của
ngành. Các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ cần được tổ chức thường xuyên hơn;
đồng thời phối hợp hướng dẫn công tác lập hồ sơ công việc cho cán bộ, công chức,
viên chức các cơ quan, đơn vị trong huyện. Cần đưa công tác lập hồ sơ công việc
trở thành hoạt động chuyên môn thường xuyên tại tất cả các cơ quan, đơn vị. Việc
lập hồ sơ công việc được đưa thành một tiêu chí để đánh giá thi đua khen thưởng
tại các cơ quan, đơn vị hằng năm cũng là một biện pháp để cải thiện dần tình trạng
tài liệu bị chất đống.
3.3. Ý kiến đóng góp
Từ những khó khăn kể trên mới thấy việc chấn chỉnh công tác lưu trữ trên
địa bàn huyện đang được đặt ra như một vấn đề cấp bách đối với các cấp, các


25

ngành. Giải pháp trọng tâm trong thời gian tới tập trung vào một số điểm quan
trọng sau:
Một là công tác tuyên truyền phổ biến các văn bản pháp luật về công tác
lưu trữ, điển hình là Luật Lưu trữ nhằm nâng cao nhận thức của lãnh đạo các cấp
và những người làm công tác lưu trữ về vị trí, vai trò, tầm quan trọng của công tác
lưu trữ, giá trị tài liệu lưu trữ.
Ban hành bản quy chế mẫu công tác văn thư, lưu trữ cơ quan làm sao phù
hợp với việc thực hiện Luật Lưu trữ để các cơ quan đơn vị, tổ chức căn cứ và ban
hành được bản quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan đơn vị mình. Có như
vậy công tác lưu trữ mới thực sự vận hành như là một hoạt động khoa học có ý
nghĩa đối với mọi mặt của đời sống.
Hai là trong thời gian tới đây, để góp phần giải quyết những khó khăn còn
vướng mắc trong công tác lưu trữ, huyện cần tăng cường năng lực cho cán bộ làm
công tác lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị dựa trên hai yếu tố quan trọng. Đó là: Kiện

toàn tổ chức văn thư, lưu trữ, bố trí đầy đủ cán bộ chuyên trách đảm nhiệm công
tác lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị và từng bước trang bị cơ sở vật chất cho công tác
lưu trữ tối thiểu là phòng kho, hộp cặp và giá kệ đựng tài liệu. Cán bộ lưu trữ
chuyên trách tại mỗi đơn vị sẽ là người thu thập tài liệu hàng năm để đưa vào lưu
trữ hiện hành, đồng thời cũng là người có đủ trình độ chuyên môn để có thể tham
mưu cho lãnh đạo đường lối để giải quyết khối tài liệu còn tích đống tại cơ quan.
Ba là các cấp các ngành, các cơ quan đơn vị đảm bảo cơ sở vật chất cho
hoạt động lưu trữ bao gồm: Cơ sở vật chất cho lưu trữ lịch sử và cơ sở vật chất cho
lưu trữ hiện hành. UBND tỉnh quan tâm tạo điều kiện để đề án xây dựng kho lưu
trữ chuyên dụng của huyện được tiến hành thuận lợi; các cơ quan đơn vị bố trí
phòng kho lưu trữ có đầy đủ điều kiện các trang thiết bị, vật dụng để bảo quản tài
liệu an toàn và dễ dàng tra cứu sử dụng; dành một khoản kinh phí phù hợp đầu tư
cho công tác chỉnh lý, sắp xếp tài liệu; Ngoài ra việc giải quyết đầy đủ chế độ về
phụ cấp trách nhiệm, độc hại, chính sách cho cán bộ lưu trữ chuyên trách, kiêm
nhiệm rất có ý nghĩa đối với ngành lưu trữ. Sự quan tâm động viên về tinh thần và
nâng cao đời sống sẽ góp phần tạo điều kiện để những cán bộ lưu trữ thêm yêu
nghề và gắn bó lâu dài với công tác lưu trữ.
Nhiệm vụ cấp thiết đang đặt ra đối với công tác lưu trữ huyện đó là sớm
xây dựng và thông qua đề án về chỉnh lý tài liệu tồn đọng tích đống. Đây chính là
bước tháo gỡ rất quan trọng cho những hạn chế mà công tác lưu trữ huyện Lý Nhân
chưa khắc phục được trong suốt thời gian qua.
Bốn là từng bước áp dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ nhằm
số hóa tài liệu lưu trữ và hỗ trợ cho công tác khai thác phục vụ nhu cầu sử dụng tài