Công tác văn thư tại văn phòng hội nhà báo việt nam giai đoạn 2012 2014

LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan:
Những nội dung trong đề tài này là do em thực hiện dưới sự hướng dẫn
của cô giáo Lê Thị Hiền.
Mọi tham khảo dùng trong đề tài được trích dẫn rõ ràng tên tác giả, tên
công trình và thời gian.
Mọi sao chép không hợp lệ, vi phạm quy chế đào tạo, hay gian trá, em xin
chịu hoàn toàn trách nhiệm
Ký tên

Nguyễn Thị Anh Thư


LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành tốt được đề tài này là nhờ sự giúp đỡ của rất nhiều người
đặc biệt em xin chân thành cảm ơn cô giáo Lê Thị Hiền người đã tậm tâm hướng
dẫn chúng em trong suốt thời gian học tập môn Phương pháp Nghiên cứu Khoa
học. Đồng thời xin cảm ơn ban lãnh đạo, cán bộ, nhân viên trong Văn phòng
Hội Nhà báo Việt Nam đã giúp đỡ và cung cấp cho em những tại liệu bổ ích liên
quan đến đề tài, tạo điều em kiện cho em hoàn thiện đề tài một cách tốt nhất.
Bài thu hoạch được thực hiện trong thời gian ngắn, bước đầu đi vào thực
tế, kiến thức còn hạn chế và còn nhiều bỡ ngỡ. Do vậy khó tránh khỏi những
thiếu sót, em rất mong nhận được những ý kiến đóng góp quý báu của Cô giáo
và mọi người để đề tài em được hoàn thiện hơn.


MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN
LỜI CẢM ƠN
LỜI CAM ĐOAN................................................................................................1
LỜI CẢM ƠN......................................................................................................2

MỤC LỤC............................................................................................................3
MỞ ĐẦU..............................................................................................................1
1. Lý do chọn đề tài.........................................................................................................................1
2. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu............................................................................2
3. Lịch sử nghiên cứu......................................................................................................................2
4. Mục tiêu nghiên cứu...................................................................................................................3
5. Phương pháp nghiên cứu...........................................................................................................3
6. Đóng góp của đề tài....................................................................................................................3
7. Cấu trúc của đề tài......................................................................................................................3

CHƯƠNG 1..........................................................................................................5
NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ............................5
1.1Khái niệm về công tác Văn thư...................................................................................................5
1.2 Vai trò của công tác văn thư và hoạt động quản lý Nhà nước về công tác Văn thư..................5
1.2.1 Vai trò của công tác Văn thư..................................................................................................5
1.2.2 Hoạt động quản lý Nhà nước về công tác Văn thư.................................................................6
1.2.3 Cơ quan đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ Văn thư....................................................................7
1.2.4 Cơ quan quản lý khoa học công nghệ công tác Văn thư.........................................................8
1.2.5. Chủ trương, chính sách của Nhà nước về công tác Văn thư.................................................8

CHƯƠNG 2........................................................................................................11
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ........................................................11
TẠI VĂN PHÒNG HỘI NHÀ BÁO VIỆT NAM...........................................11
2.1 Khái quát về Hội Nhà báo Việt Nam........................................................................................11
2.1.1 Lịch sử hình thành Hội Nhà báo Việt Nam...........................................................................11
2.1.2.Nhiệm vụ, quyền hạn Hội Nhà báo Việt Nam......................................................................12


2.1.3 Công tác Văn thư tại Văn phòng Hội Nhà báo Việt Nam.......................................................15
2.1.4 Tình hình cán bộ làm công tác Văn thư................................................................................16

2.1.5 Công tác chỉ đạo về công tác Văn thư tại Văn phòng Hội Nhà báo Việt Nam.......................16
2.2 Thực trạng tình hình “Công tác Văn thư tại Văn phòng Hội Nhà báo Việt Nam”.....................17
2.2.1 Quy trình quản lý, giải quyết văn bản của Văn phòng Hội Nhà báo Việt Nam......................19
2.2.2 Trang thiết bị làm việc tại phòng văn thư.............................................................................23

CHƯƠNG 3........................................................................................................24
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC.....................24
VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG HỘI NHÀ BÁO VIỆT NAM......................24
3.1 Đánh giá về thực trạng công tác Văn thư tại Văn phòng Hội Nhà báo Việt Nam.....................24
3.1.1 Ưu điểm...............................................................................................................................24
3.1.2 Khuyết điểm.........................................................................................................................24
3.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao công tác Văn thư tại Văn phòng Hội Nhà báo Việt Nam.....25
3.3 Một số kiến nghị, đề xuất và phương pháp tối ưu để phát huy ưu điểm và khắc phục nhược
điểm về công tác Văn thư-Lưu trữ tại Văn phòng Hội Nhà báo Việt Nam.....................................26

KẾT LUẬN........................................................................................................28
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO.........................................................29
PHỤ LỤC...........................................................................................................30


MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Hiện nay chúng ta đang sống trong những ngày sôi động của quá trình hội
nhập, sự phát triển và su hướng hội nhập toàn cầu hóa của các nước trên thế giới
đã và đang đưa Việt Nam vào cùng vòng quay đó. Hiện nay Đảng và Nhà nước
rất quan tâm đến tất cả các lĩnh vực, đặc biệt là vấn đề giáo dục nói chung và
đào tạo cán bộ công tác Văn thư nói riêng.
Xã hội càng phát triển kéo theo lượng thông tin và nhu cầu đòi hỏi đáp
ứng cung cấp về thông tin càng lớn, để đáp ứng và quản lý được lượng thông tin
đó con người đã tìm ra rất nhiều phương tiện quản lý hữu hiệu nhằm đáp ứng

yêu cầu của xã hội và văn bản chính là phương tiện truyền đạt thông tin quan
trọng không thể thiếu trong xã hội loài người. Do vậy, công tác Văn thư trở nên
vô cùng quan trọng.
Văn bản là một trong những phương tiện để truyền đạt thông tin nhằm ghi
chép lại các sự kiện, hiện tượng, truyền đạt các chỉ thị, mệnh lệnh là căn cứ để
điều hành và quản lý xã hội. Nhận thức được tầm quan trọng của văn bản đó là
phục vụ thiết thực cho công việc của các cơ quan Nhà nước và từ đây công tác
Văn thư-Lưu trữ ra đời.
Chính vì vậy, công tác Văn thư là một công tác quan trọng đối với sự phát
triển của xã hội loài người nói chung và đối với quá trình hoạt động phát triển
của Văn phòng Hội Nhà báo Việt Nam nói riêng.
Công tác Văn thư ra đời chiếm một vị trí quan trọng trong mọi lĩnh vực
của đời sống xã hội góp phần lớn vào sự phát triển của đất nước. Trong những
năm gần đây công tác Văn thư đã được các cơ quan chức năng, các cấp, các
ngành quan tâm và đã có nhiều tiến bộ góp phần quan trọng trong quá trình cải
cách Hành chính, giảm thiểu những thủ tục rườm rà, không cần thiết cho công
tác quản lý, đáp ứng phần lớn yêu cầu quản lý Nhà nước và các doanh nghiệp.
Chính vì vậy em chọn đề tài: “Công tác Văn thư tại Văn phòng Hội
Nhà báo Việt Nam giai đoạn 2012-2014” với mong muốn được tìm hiểu hơn
nữa về chuyên ngành mà mình đã từng theo học và để nâng cao sự hiểu biết,
1


thành thạo kỹ năng, phát huy được khả năng vốn có và tìm cho mình phong cách
của một cán bộ Văn phòng hiện đại, từ đó vững niềm tin khi làm việc.
Nhận thấy sự cần thiết của việc đổi mới, nâng cao hiệu quả Công tác Văn
thư tại Văn phòng Hội Nhà báo Việt Nam cũng như sự hạn chế về số lượng các
đề tài nghiên cứu vấn đề này và những vấn đề liên quan, em đã quyết định chọn
nội dung công tác Văn thư làm đề tài nghiêm cứu với tên gọi: “Công tác Văn
thư tại Văn phòng Hội Nhà báo Việt Nam giai đoạn 2012 – 2014”.

2. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu
2.1. Đối tượng nghiên cứu
Công tác Văn thư tại Văn phòng Hội Nhà báo Việt Nam
2.2. Phạm vi nghiên cứu
- Thời gian 2012 - 2014
- Không gian nghiên cứu: khảo sát công tác Văn thư tại Văn phòng Hội
Nhà báo Việt Nam.
3. Lịch sử nghiên cứu
Có thể khẳng định rằng công tác Văn thư là một công tác quan trọng đối
với sự phát triển của xã hội loài người nói chung và đối với quá trình hoạt động
của Văn phòng Hội Nhà báo Việt Nam nói riêng.
Nói đến công tác Văn thư, đã có khá nhiều đề tài, công trình nghiên cứu
khoa học đề cập đến, công tác Văn thư không chỉ thu hút các nhà lãnh đạo mà
còn là vấn đề quan tâm của cả những nhà khoa học và các nhà quản lý.
Một số công trình khoa học tiêu biểu về công tác Văn thư có thể nêu như
sau:
- Bộ Nội vụ (2013), Thông tư số 09/2013/TT-BNV ngày 31/10/2013 quy
định chế độ báo cáo thống kê công tác Văn thư Lưu trữ và Tài liệu Lưu trữ;
- Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước (2013), Công văn số 298/LTLTNNNVTW ngày 8/5/2013 về việc báo cáo tình hình công tác Văn thư Lưu trữ;
- Bộ Nội vụ (2013), Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 hướng
dẫn xây dựng Quy chế công tác Văn thư, Lưu trữ của các cơ quan, tổ chức;
- Chính phủ (2010), Nghị định số: 09/2010/NĐ ngày 08/02/2010 về sửa
2


đổi, bổ sung một số điểu của Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của
Chính phủ về công tác Văn thư;
- Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước (2005), Công văn số 425/VTLTNNNVTW ngày 18/7/2005 về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến.
Những tài liệu trên là những gợi ý quý báu có giá trị tham khảo, kế thừa
giúp tôi tiến hành nghiên cứu đề tài “Công tác Văn thư tại Văn phòng Hội Nhà

báo Việt Nam” được hoàn thiện hơn.
4. Mục tiêu nghiên cứu
- Tìm hiểu cơ sở lý luận và cơ sở thực tiễn về công tác Văn thư.
- Tìm hiểu thực trạng Công tác Văn thư tại Văn phòng Hội Nhà báo Việt
Nam trong giai đoạn 2012 - 2014, phân tích nguyên nhân của những ưu điểm
cũng như những hạn chế của công tác Văn thư tại Văn phòng Hội Nhà báo Việt
Nam.
- Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác Văn thư tại
Văn phòng Hội Nhà báo Việt Nam nói riêng và trong cả nước nói chung.
5. Phương pháp nghiên cứu
Để thực hiện đề tài này em đã sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau:
- Phương pháp nghiên cứu tài liệu;
- Phương pháp quan sát;
- Phương pháp phỏng vấn;
- Phương pháp điều tra.
6. Đóng góp của đề tài
- Đề tài nghiên cứu góp phần chuẩn hóa, nâng cao hiệu lực, hiệu quả trong
Công tác Văn thư tại Văn phòng Hội Nhà báo Việt Nam.
- Kết quả đạt được của đề tài có thể được sử dụng làm tài liệu tham khảo
cho cán bộ làm công tác Văn thư tại Văn phòng Hội cả hiện tại và sau này.
7. Cấu trúc của đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo, phụ lục, đề tài được
chia làm 3 chương.

3


Chương1. NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ
Chương 2. THỰC TRANG CÔNG TÁC VĂN THƯ
TẠI VĂN PHÒNG HỘI NHÀ BÁO VIỆT NAM

Chương 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG
TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG HỘI NHÀ BÁO VIỆT NAM

4


CHƯƠNG 1
NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ
1.1 Khái niệm về công tác Văn thư
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ
cho lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của các cơ quan Đảng, cơ
quan Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị-xã hội, đơn vị vũ trang nhân
dân [Trường Cao Đẳng Nội vụ Hà Nội, (2009), Nhà xuất bản Giao thông vận
tải,Chương I, trang 7]
1.2 Vai trò của công tác văn thư và hoạt động quản lý Nhà nước về
công tác Văn thư
1.2.1 Vai trò của công tác Văn thư
Công tác Văn thư được xác định là một hoạt động của bộ máy quản lý nói
chung và hoạt động quản lý của từng cơ quan nói riêng. Trong Văn phòng, công
tác Văn thư không thể thiếu được và là nội dung quan trọng, chiếm một phần rất
lớn trong nội dung hoạt động của Văn phòng. Như vậy, công tác Văn thư gắn
liền với hoạt động của các cơ quan, được xem như một bộ phận hoạt động quản
lý Nhà nước của mỗi cơ quan có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý
Nhà nước.
Công tác Văn thư đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác những
thông tin cần thiết phục vụ quản lý Nhà nước nói chung của mỗi cơ quan, đơn vị
nói riêng. Công tác quản lý Nhà nước đòi hỏi phải có đủ thông tin cần thiết.
Thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó
nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin bằng văn bản.
Làm tốt công tác Văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan

được nhanh chóng, chính xác, năng xuất, chất lượng, đúng chính sách, chế độ,
giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước; hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ,
giảm bớt giấy tờ vô dụng và việc lợi dụng văn bản của Nhà nước để làm những
việc trái pháp luật.
Công tác Văn thư đảm bảo giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động của
cơ quan cũng như hoạt động của các cá nhân giữ các trách nhiệm khác trong cơ
5


quan. Nếu trong quá trình hoạt động của cơ quan, các văn bản giữ lại đầy đủ, nội
dung văn bản chính xác, phản ánh chân thực các hoạt động của cơ quan thì cần
thiết, các văn bản sẽ là bằng chứng pháp lý chứng minh cho hoạt động của cơ
quan một cách chân thực.
Công tác Văn thư bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện
làm tốt công tác Lưu trữ. Nguồn bổ sung chủ yếu, thường xuyên cho tài liệu Lưu
trữ quốc gia là các hồ sơ tài liệu có giá trị trong hoạt động của các cơ quan được
giao nộp vào Lưu trữ cơ quan. Trong quá trình hoạt động của mình, các cơ quan
cần phải tổ chức tốt việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ. Hồ sơ lập
càng hoàn chỉnh văn bản giữ càng đầy đủ bao nhiêu thì chất lượng tài liệu Lưu
trữ càng được tăng lên bấy nhiêu; đồng thời công tác Lưu trữ có điều kiện thuận
lợi để triển khai các mặt nghiệp vụ. Ngược lại, nếu chất lượng hồ sơ không tốt,
văn bản giữ lại không đầy đủ thì chất lượng hồ sơ tài liệu nộp và Lưu trữ không
đảm bảo, gây khó khăn cho Lưu trữ trong việc tiến hành các hoạt động nghiệp
vụ, làm cho tài liệu phông Lưu trữ Quốc gia không hoàn chỉnh.
1.2.2 Hoạt động quản lý Nhà nước về công tác Văn thư
* Nội dung quản lý Nhà nước về công tác Văn thư
Xây dựng, ban hành và chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện các văn bản quy
phạm pháp luật về công tác Văn thư;
Quản lý thống nhất về nghiệp vụ công tác Văn thư;
Quản lý nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học công nghệ trong công

tác Văn thư;
Quản lý đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức, viên chức văn
thư; quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong công tác văn thư;
Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp
lệnh về công tác văn thư;
Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác văn thư;
Hợp tác Quốc tế trong lĩnh vực văn thư.
* Trách nhiệm quản lý công tác Văn thư
Bộ Nội vụ chịu trách nhiệm trước Chính phủ thực hiện quản lý Nhà nước
6


về công tác Văn thư theo nội dung quản lý Nhà nước về công tác Văn thư.
Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước có trách nhiệm giúp Bộ trưởng Bộ Nội
vụ thực hiện quản lý Nhà về công tác Văn thư.
Trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình các Bộ, cơ quan ngang Bộ,
cơ quan thuộc Chính phủ; cơ quan Trung ương của tổ chức chính trị, tổ chức
chính trị-xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội-nghề nghiệp, tổ chức kinh tế và
Ủy ban nhân dân các cấp có trách nhiệm:
Căn cứ quy định của pháp luật, ban hành và hướng dẫn thực các chế độ,
quy định về công tác Văn thư;
Kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác Văn thư đối các
cơ quan, tổ chức thuộc phạm vị quản lý của mình; giải quyết khiếu nại, tố cáo và
xử lý vi phạm pháp luật về công tác Văn thư theo thẩm quyền;
Tổ chức chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào
công tác Văn thư;
Tổ chức, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức Văn thư, quản
lý công tác thi đua, khen thưởng trong công tác Văn thư;
Tổ chức sơ kết, tổng kết về công tác Văn thư trong phạm vi ngành, lĩnh
vực và địa phương.

1.2.3 Cơ quan đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ Văn thư
Công tác Văn thư có nội dung phức tạp, nhiều công việc mang tính khoa
học và kỹ thuật cao. Những cán bộ làm công việc liên quan đến công tác Văn
thư nói chung và những cán bộ chuyên trách công tác Văn thư nói riêng tùy theo
yêu cầu cụ thể, phải được đào tạo ở những mức độ khác nhau. Hệ thống đào tạo
cán bộ nghiệp vụ ở nước ta hiện nay gồm có:
* Đào tạo Đại học và trên Đại học
Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn-Đại học Quốc gia Hà Nội
là cơ sở đào tạo cán bộ Văn thư ở bậc Đại học và trên Đại học. Trường có các
khóa học chính quy và tại chức. Hàng năm tuyển sinh theo tiêu chuẩn quy định
của Nhà nước. Ngoài việc đào tạo ở trong nước, cán bộ Văn thư có trình độ đại
học còn được đào tạo ở nước ngoài.
7


* Đào tạo Cao đẳng
Ngày 15/6/2005 Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo đã ban hành Quyết
định số 3225/QĐ-BGD&ĐT về việc thành lập Trường Cao đẳng Văn thư Lưu
trữ Trung ương I (nay là Trường Đại học Nội vụ Hà Nội) trên cơ sở Trường
Trung học Văn thư Lưu trữ Trung ương I. Trường có nhiệm vụ đào tạo cán bộ
có trình độ cao đẳng từ năm 2006-2207.
* Đào tạo Trung học
Đào tạo cán bộ Văn thư bậc Trung cấp do Trường Trung học Văn thư Lưu
trữ Trung ương II thành phố Hồ Chí Minh thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà
nước và Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thuộc Bộ Nội vụ đảm nhiệm. Trường có
các ngành học Văn thư, Lưu trữ chính quy và tại chức. Học sinh được học cả hai
nghiệp vụ chuyên môn Văn thư và Lưu trữ. Sau khi tốt nghiệp phần lớn được bố
trí làm cán bộ Văn thư hoặc Lưu trữ chuyên trách.
* Bồi dưỡng, huấn luyện nghiệp vụ Văn thư
Để đáp ứng yêu cầu thường xuyên nâng cao trình độ nghiệp vụ chuyên

môn cho các cán bộ làm Văn thư chuyên trách và những cán bộ khác làm công
tác có liên quan đến công tác Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, các Trường Trung
học và Cao đẳng Nội vụ Hà Nội hoặc các cơ quan tổ chức theo sự chỉ đạo chung
của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước nhằm nâng cao trình độ nghiệp vụ cho
các đối tượng làm các nghiệp vụ Văn thư khác nhau.
1.2.4 Cơ quan quản lý khoa học công nghệ công tác Văn thư
Khoa học và công nghệ giữ vai trò quan trọng trong công tác Văn thư. Để
quản lý lĩnh vực này, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã thành lập Trung tâm
Nghiên cứu khoa học Lưu trữ. Trung tâm có nhiệm vụ quản lý, tổ chức nghiên
cứu khoa học và ứng dụng công nghệ đối với công tác Văn thư và Lưu trữ.
1.2.5. Chủ trương, chính sách của Nhà nước về công tác Văn thư
Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công
tác Văn thư quy định: “Công tác Văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo,
ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình
hoạt động của các cơ quan, tổ chức; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác
8


Văn thư”.
Như chúng ta đã biết, trong hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức,
từ việc xây dựng chương trình kế hoạch, đề ra chủ trương, chính sách cũng như
phản ánh tình hình hoặc nêu kiến nghị với cấp trên, giải quyết, trả lời đơn, thư
của công dân…đều phải dựa vào các nguồn thông tin có liên quan.
Nếu thông tin được đầy đủ, chính xác và cập nhập kịp thời thì hoạt động
quản lý của cơ quan, tổ chức đạt hiệu quả cao và ngược lại.
Để soạn thảo một Quy định, Quy chế của cơ quan, tổ chức thì người được
phân công soạn thảo phải thu thập và xử lý các nguồn thông tin dưới đây:
Văn bản của các cơ quan cấp trên quy định, hướng dẫn về vấn đề cần ban
hành Quy định, Quy chế;
Văn bản chỉ đạo của các cơ quan cấp trên về việc ban hành Quy định, Quy

chế;
Văn bản đề xuất, kiến nghị của các cơ quan cấp dưới về sự cần thiết phải
ban hành Quy định, Quy chế.
Ngày nay, thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý của mỗi cơ quan, tổ
chức thường được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau như:
- Thông tin từ văn bản của các cơ quan, tổ chức cấp trên, cấp dưới và hữu
quan gửi đến
- Thông tin từ đơn, thư của quần chúng nhân dân gửi đến để khiếu nại, tố
cáo, kiến nghị..
Thông tin do lãnh đạo, cán bộ, công chức ghi chép trong các buổi họp,
khảo sát thực tế, kiểm tra, thanh tra…
- Thông tin từ các phương tiện thông tin đại chúng như: báo, đài,
Internet,..
Trong các nguồn thông tin nói trên, nguồn thông tin được thể hiện bằng
hình thức văn bản quản lý là nguồn thông tin chủ yếu và đáng tin cậy nhất, bởi
chúng liên quan chặt chẽ đến chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, tổ
chức và nó có giá trị pháp lý. Hơn thế nữa, để lưu giữ và tra tìm tốt nguồn thông
tin này phục vụ cho hoạt động quản lý thì cán bộ, công chức phải lập hồ sơ trong
9


quán trình giải quyết công việc có liên quan đến văn bản, giấy tờ. Điều đó chứng
tỏ rằng công tác văn thư có chức năng cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý
của cơ quan tổ chức hay nói các khác, tổ chức công tác văn thư là nhằm đảm bảo
thông tin cho hoạt động quản lý. Đây cũng là lý do mà tất cả các cơ quan, tổ
chức dù lớn hay nhỏ đều phải tổ chức thực hiện công tác văn thư.
Tóm lại, tổ chức công tác Văn thư là nhằm đảm bảo thông tin cho hoạt
động quản lý của các cơ quan, tổ chức. Công tác Văn thư có liên quan mật thiết
đối với việc hoạch định chương trình, kế hoạch công tác, lãnh đạo, chỉ đạo và tổ
chức thực hiện các nhiệm vụ công tác của mỗi cơ quan, tổ chức; nó vừa mang

tính nghiệp vụ kỹ thuật, vừa có tính chính trị cao. Do đó công tác Văn thư cần
được các cơ quan, tổ chức và mọi cán bộ, công chức coi trọng đúng mức và thực
hiện đúng quy định.

10


CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ
TẠI VĂN PHÒNG HỘI NHÀ BÁO VIỆT NAM
2.1 Khái quát về Hội Nhà báo Việt Nam
2.1.1 Lịch sử hình thành Hội Nhà báo Việt Nam
Trụ sở Hội Nhà báo Việt Nam [phụ lục I, trang 27]
Hội Nhà báo Việt Nam là tổ chức chính trị - xã hội - nghề nghiệp của
những người làm báo Việt Nam, là một bộ phận trong hệ thống chính trị nước
ta, là thành viên Mặt trận Tổ quốc Việt Nam.
Hội Nhà báo Việt Nam tiền thân là Hội những người viết báo Việt Nam,
Hội được thành lập ngày 02 tháng 6 năm 1950 tại huyện Sơn Dương - tỉnh
Tuyên Quang. Sự thành lập Hội những người viết báo Việt Nam mở ra một
trang sử mới cho giới thông tin, báo chí nước nhà.
Mỗi kỳ Đại hội của Hội những người viết báo Việt Nam mang dấu ấn của
nhiệm vụ chính trị chung của dân tộc từng giai đoạn.
Đế quốc Mỹ leo thang tăng cường đấu tranh xâm lược. Những người làm
báo Việt Nam một mặt ra sức phát triển hệ thống thông tin đại chúng ở miền
Bắc, mặt khác san sẻ một phần lực lượng đi các chiến trường, vào miền Nam
cùng các đồng nghiệp tại chỗ chiến đấu bằng cây bút, máy ảnh hay máy quay
phim. Họ cùng nhau thành lập Hội Nhà báo yêu nước và dân chủ miền Nam
Việt Nam.
Những nhà báo Việt Nam có mặt trên ba trận tuyến, ba địa bàn: miền Bắc
hậu phương lớn, các vùng giải phóng ở miền Nam, các thành phố tạm bị chiếm

và vùng địch hậu. Nhiều nhà báo bị chế độ Sài Gòn bắt bớ, tra tấn, tù đầy. Hơn
350 người cầm bút, cầm máy đã ngã xuống ở các chiến trường từ miền Nam tới
miền Bắc. Đây là con số không nhỏ so với tổng số người làm báo cả nước thời
kỳ chống Mỹ.
Cách mạng giải phóng dân tộc thắng lợi trọn vẹn, non sông nối dài một
dải. Như bầy con trở về một mẹ,ngày 07 tháng 7 năm 1976, Hội Nhà báo Việt
11


Nam, Hội Nhà báo yêu nước và dân chủ miền Nam Việt Nam hợp nhất hai tổ
chức và nhất trí vẫn giữ tên Hội là Hội Nhà báo Việt Nam.
Sau 62 năm trưởng thành cùng với sự phát triển nhanh chóng, mạnh mẽ
về nhiều mặt, Hội đã đạt được những thành tích quan trọng như:
- Hội là thành viên chính thức của Tổ chức báo chí quốc tế OIJ năm
1950;
- Hội chính thức là thành viên Liên đoàn báo chí ASEAN (gọi tắt là CAJ)
tháng 3/1996;
- Huy chương hòa bình năm 1969;
- Huân chương Hồ Chí Minh;
- Số lượng hôi viên của Hội tăng từ 185 (năm 1950) lên 19000 hội viên
(năm 2012);
- Hội đã cấp 300 sổ tiết kiệm cho thân nhân các nhà báo - liệt sỹ;
Phạm vi hoạt động, trụ sở, tư cách pháp nhân.
- Hội Nhà báo Việt Nam hoạt động trong phạm vi toàn quốc.
- Trụ sở của Hội Nhà báo Việt Nam đặt tại Hà Nội.
- Hội Nhà báo Việt Nam có tư cách pháp nhân, có con dấu, có tài khoản
mở tại kho bạc và ngân hàng.
Nguyên tắc tổ chức, hoạt động:
Hội Nhà báo Việt Nam tổ chức, hoạt động theo nguyên tắc tự nguyện, tự
quản, minh bạch, công khai, bình đẳng, dân chủ; quyết định theo đa số, tuân thủ

Hiến pháp, pháp luật và Điều lệ Hội.
2.1.2.Nhiệm vụ, quyền hạn Hội Nhà báo Việt Nam
- Tham gia ý kiến với các cơ quan Đảng và Nhà nước trong việc chỉ đạo,
quản lý hoạt động báo chí, góp phần xây dựng và giám sát việc thực hiện đường
lối và chủ chương của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước về thông tin,
báo chí.
- Tham gia ý kiến với các cơ quan có thẩm quyền trong việc thực hiện cơ
chế, chế độ, chính sách đối với báo chí và người làm báo, thực hiện quy chế bổ
nhiệm, miễn nhiệm cán bộ lãnh đạo cơ quan báo chí, xét khen thưởng hoặc xử lý
vi phạm với tổ chức Hội, hội viên - nhà báo.
- Phản ánh, tư vấn, kiến nghị với Đảng, Nhà nước trong việc xây dựng
các cơ chế, chính sách đối với báo chí, những người làm báo, các cơ quan báo
12


chí và việc quản lý báo chí để báo chí không ngừng nâng cao chất lượng và hiệu
quả hoạt động.
- Phối hợp với các tổ chức hữu quan, các cơ quan báo chí để bồi dưỡng
chính trị, tư tưởng, đạo đức, nghiệp vụ cho các hội viên - nhà báo.
- Động viên, khen thưởng kịp thời hội viên - nhà báo và cơ quan báo chí
phát huy tài năng, sáng tạo trong hoạt động nghiệp vụ.
- Bảo vệ quyền lợi, lợi ích hợp pháp của Hội, hội viên - nhà báo trong
hoạt động báo chí.
- Tham gia, phối hợp các hoạt động báo chí với các nước và các tổ chức
quốc tế phù hợp với đường lối đối ngoại của Đảng và Nhà nước.
- Quan hệ với các tổ chức báo chí các nước trong khu vực và quốc tế phù
hợp với đường lối đối ngoại của Đảng và Nhà nước.
- Tổ chức các hoạt động báo chí theo quy định của pháp luật.
a.Cơ cấu tổ chức Hội:
+ Chủ tịch và các Phó Chủ tịch.

+ Văn phòng Hội Nhà báo Việt Nam.
+ Ban nghiệp vụ.
+ Ban công tác Hội
+ Nhà văn hóa.
+ Trung tâm.
b. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu của Văn phòng Hội Nhà
báo Việt Nam:
* Chức năng của Văn phòng
Văn phòng cơ quan là đơn vị trực thuộc cơ quan Trung ương Hội Nhà báo
Việt Nam có chức năng phục vụ công tác chỉ đạo, quản lý và điều hành của Ban
lãnh đạo Hội Nhà báo Việt Nam trong việc tổng hợp, tổ chức và phối hợp các
mặt công tác, hoạt động của cơ quan trung ương Hội và của Hội Nhà báo Việt
Nam theo chủ chương và quyết định của Ban Chấp hành, Ban Thường vụ, Ban
Thường trực Hội Nhà báo Việt Nam; bảo đảm các điều kiện hoạt động của cơ
quan Trung ương Hội.
* Nhiệm vụ và quyền hạn Văn phòng
- Phối hợp với các ban, đơn vị liên quan xây dựng chương trình công tác
của cơ quan Trung ương Hội, trình Thường trực Thường vụ Hội phê duyệt.
- Giúp ban lãnh đạo Hội xây dựng kế hoạch công tác đối ngoại và tổ chức
13


thực hiện kế hoạch đó.
- Quản lý và tổ chức và thực hiện công tác Văn thư - Lưu trữ theo quy
định hiện hành của Nhà nước, bảo đảm an toàn, bí mật các tài liệu lưu trữ của cơ
quan. Phụ trách công tác Lễ tân của cơ quan Trung ương Hội.
- Giúp ban lãnh đạo quản lý về tổ chức nhân sự, đạo tạo bồi dưỡng cán bộ
và thực hiện chế độ, chính sách đối với cán bộ, viên chức trong cơ quan Trung
ương Hội.
- Bảo đảm việc tiếp nhận, xử lý thông tin, cung cấp thông tin thường

xuyên, kịp thời, chính xác cho lãnh đạo Văn phòng, giúp lãnh đạo thực hiện chế
độ thông tin cho cơ quan và báo cáo với cơ quan cấp trên theo quy định.
-

Dự thảo các công văn, quyết định, thông báo, tờ trình, … của Thường

trực Thường vụ, Ban chấp hành Hội trong việc chỉ đạo các hoạt động công tác
của cơ quan Trung ương Hội, của Hội Nhà báo Việt Nam và quan hệ với cơ
quan cấp trên, các tổ chức, bộ, ngành hữu quan.
* Cơ cấu tổ chức của Văn phòng
- Chánh Văn phòng Hội Nhà báo Việt Nam.
-

Phó Chánh Văn phòng Hội Nhà báo Việt Nam.
Phòng Hành chính - Quản trị.
Phòng Tài chính - Kế toán.
Văn phòng đại diện Hội Nhà báo Việt Nam ở Thành phố Hồ Chí Minh.

Lãnh đạo Văn phòng quy định rõ chức năng, nhiệm vụ cụ thể của những
đơn vị nêu trên.

14


2.1.3 Công tác Văn thư tại Văn phòng Hội Nhà báo Việt Nam
Công tác Văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, là một
trong những khâu quan trọng trong công việc giải quyết và quản lý văn bản, do
văn bản là phương tiện thông tin chủ yếu của hoạt động quản lý nên bất cứ cơ
quan tổ chức nào cũng cần phải tổ chức và tiến hành công tác Văn thư. Nó đảm
bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác những tông tin cần thiết phục vụ cho

hoạt động quản lý Nhà nước nói chung và của Văn phòng Hội Nhà báo Việt
Nam nói riêng. Công tác Văn thư còn đảm bảo giữ lại đầy đủ những chứng cứ
về mọi hoạt động của cơ quan cũng như các cá nhân giữ các trách nhiệm khác
trong cơ quan; giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện để làm tốt công tác
Lưu trữ.
Đây là bộ phận chiếm phần lớn trong công tác Văn phòng Hội là một dây
chuyền liên hệ tất cả các phòng, ban trong Hội tạo thành một hoạt động nhịp
nhàng.
Công tác Văn thư tại Văn phòng Hội nhìn chung đã được thực hiện một
cách nhanh chóng, chính xác và hiệu quả phục vụ hữu ích cho công việc hàng
ngày của Hội.
Công tác Văn thư tại Văn phòng Hội Nhà báo Việt Nam gồm 4 nội dung
cơ bản đó là:
- Soạn thảo và ban hành văn bản
- Quản lý và giải quyết văn bản đi, đến
- Quản lý và sử dụng con dấu trong cơ quan
- Công tác lập hồ sơ và giao nội hồ sơ ở cơ quan
Hàng năm cán bộ Văn thư tại Văn phòng Hội có trách nhiệm sắp xếp bản
lưu và ghi mục lục văn bản. Khối lượng công văn giấy tờ hình thành trong quá
trình hoạt động quản lý của Văn phòng Hội không nhiều, tuy nhiên chưa được
lập hồ sơ hoàn chỉnh, thế nhưng trong quá trình giải quyết công việc, tài liệu về
vấn đề, sự việc nào đã được sắp xếp riêng. Những hồ sơ này thường do Lãnh
đạo Hội và các phòng ban chuyên môn giữ lại. Tại bộ phận Văn thư các hồ sơ
chủ yếu là các tập công văn lưu do Văn thư lập, tài liệu trong những hồ sơ này
15


được sắp xếp theo đặc trủng số thứ tự văn bản kết hợp với thời gian ban hành
văn bản.
2.1.4 Tình hình cán bộ làm công tác Văn thư

Cán bộ làm công tác Văn thư là người có trách nhiệm thực hiện các khâu
nghiệp vụ của công tác Văn thư, ở họ luôn tồn tại hai tố chất: Năng lực chuyên
môn và phẩm chất chính trị.
Cán bộ làm công tác Văn thư có vai trò đặc biệt quan trọng của Văn
phòng nói riêng và toàn cơ quan nói chung. Thông qua cán bộ làm công tác Văn
thư mọi việc hành chính công văn giấy tờ tại cơ quan được được đáp ứng tốt
công việc được giải quyết nhanh chóng, khoa học, đảm bảo việc cung cấp thông
tin cho lãnh đạo phục vụ cho hoạt động quản lý tại Hội.
Hội Nhà báo Việt Nam có 75 cán bộ và nhân viên nên chỉ bố chí một cán
bộ Văn thư chuyên trách chung cho toàn cơ quan, chịu trách nhiệm cao nhất về
công tác Văn thư của cơ quan, cán bộ Văn thư luôn nêu cao ý thức tự học hỏi để
tích lũy kiến thức cho bản thân. Được sự quan tâm của lãnh đạo Hội, cán bộ Văn
thư luôn luôn được tạo điều kiện để trau dồi chuyên môn nghiệp vụ, hằng năm
Hội đều tổ chức các lớp bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ để phục vụ tốt nhất đáp
ứng yêu cầu của công việc.
Cán bộ Văn thư của Hội là người đảm nhiệm luôn công tác Lưu trữ của
cơ quan và họ có trình độ về ngành Văn thư-Lưu trữ.
Ngoài việc tạo điều kiện cho các bộ Văn thư có điều kiện nâng cao trình
độ chuyên môn thì lãnh đạo còn trang bị cơ sở vật chất đầy đủ và hiện đại phục
vụ cho công tác Văn thư.
2.1.5 Công tác chỉ đạo về công tác Văn thư tại Văn phòng Hội Nhà
báo Việt Nam
Công tác Văn thư có ý nghĩa đặc biệt quan trọng trong việc thực hiện
chức năng, quản lý cơ quan, đảm bảo cho việc giải quyết công việc của cơ quan
nhanh chóng chính xác, đạt năng xuất chất lượng cao. Làm tốt công tác Văn thư
góp phần góp phần nâng cao hiệu xuất và chất lượng cho hoạt động của cơ quan,
giúp cho việc đảm bảo bí mật thông tin của Đảng, Nhà nước và cơ quan giữ gìn
16

văn bản, tài liệu có giá trị để phục vụ giải quyết công việc trước mắt, đồng thời
là nguồn tài liệu bổ sung vào lưu trữ để nghiên cứu và khai thác sử dụng lâu dài.
Công tác Văn thư Hội Nhà báo Việt Nam được tiến hành theo nội dung
công tác Văn thư mà Cục Văn thư-Lưu trữ Nhà nước quy định như một số văn
bản sau:
- Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ
và quản lý và sử dụng con dấu.
- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính
phủ vế công tác Văn thư.
- Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 của Cục
Văn thư-Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến.
Và một số văn bản khác.
Trong hoạt động quản lý Nhà nước công tác Văn thư đóng vai trò là một
bộ “khung” , nếu bộ khung ấy được thực hiện tốt sẽ góp phần tích cực đến công
tác quản lý, điều hành của cơ quan.
Mọi hoạt động nghiệp vụ công tác Văn thư-Lưu trữ của Văn phòng Hội
chịu sự điều chỉnh của [Quy chế và các quy định tại Điều lệ Hội Nhà báo Việt
Nam, ban hành theo Quyết định số 73/QĐ-HNBVN ngày 15 tháng 8 năm 2006
của Chủ tịch Hội, “Quy chế hoạt động của Văn phòng Hội ban hành kèm theo
Quyết định số 140/QĐ-HNB ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chủ tịch Hội] pháp
lệnh bảo vệ bí mật Nhà nước các văn bản hiện hành của Nhà nước về Văn thưLưu trữ và được áp dụng thống nhất trong các phòng, ban trực thuộc Hội.
2.2 Thực trạng tình hình “Công tác Văn thư tại Văn phòng Hội Nhà
báo Việt Nam”
Trong những năm gần đây nghiệp vụ công tác Văn thư có những bước
phát triển phong phú và đa dạng đáp ứng yêu cầu cải cách nền hành chính Nhà
nước. Xã hội càng phát triển thì công tác Văn thư ngày càng được chú trọng và
là một bộ phận không thể thiếu được trong mỗi cơ quan.
Công tác xây dựng và ban hành văn bản là một khâu nghiệp vụ quan trọng
nó gắn liền với hoạt động của cơ quan nói chung và Văn thư nói riêng.
17

Việc soạn thảo và ban hành văn bản tại Hội được thực hiện rất nghiêm
túc, bài bản, chặt chẽ, đảm bảo được tính chính xác và không trái với quy định
của các cơ quan Nhà nước và cấp trên. Thông thường Chánh Văn phòng của Hội
soạn thảo văn bản hành chính, những văn bản chuyên môn thuộc phòng ban nào
thì cán bộ của phòng ban đó có trách nhiệm soạn thảo và phải chịu trách nhiệm
về nội dung, thể thức tính chất hợp pháp của văn bản đó. Tùy theo từng văn bản
cụ thể lãnh đạo Hội có thể lấy góp ý, bổ sung của các đơn vị, các nhân có liên
quan để hoàn chỉnh văn bản trước khi ký ban hành. Văn bản trình lãnh đạo Hội
phải có chữ ký tắt của người có thẩm quyền của các đơn vị tham mưu và phải
thông qua Chánh Văn phòng.
Sau khi văn bản được duyệt về nội dung và thể thức thì sẽ được chuyển
cho bộ phận đánh máy thực hiện hoàn chỉnh bản thảo. Thường thì ở Hội Nhà
báo Việt Nam phòng, ban nào ban hành văn bản thì phòng ban đó có trách
nhiệm soạn thảo và đánh máy văn bản luôn. Chính vì vậy, cán bộ Văn thư rất ít
khi phải thực hiện công tác này.
Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản: Văn thư có trách nhiệm
kiểm tra về mặt thể thức các bản do các đơn vị soạn thảo theo quy định. Trong
quá trình xử lý văn bản, nếu thấy có vấn đề gì chưa rõ ràng hoặc các đơn vị liên
quan có ý kiến khác nhau, Văn thư trao đổi với các đơn vị soạn thảo văn bản đó
để thống nhất ý kiến.
Văn bản của Hội được thực hiện đầy đủ với 9 thành phần là:
1. Quốc hiệu, tiêu ngữ;
2. Tên cơ quan tổ chức ban hành văn bản;
3. Số và ký hiệu văn bản;
4. Địa danh, ngày tháng năm
5. Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
6. Nội dung văn bản;
7. Chức vụ, họ tên và thẩm quyền ký văn bản;

8. Dấu cơ quan ban hành văn bản;
9. Nơi nhận văn bản.
18


Tất cả các lại văn bản của Hội Nhà báo Việt Nam khi được người có thẩm
quyền ký chính thức đều tập trung tại một đầu mối là Văn thư để làm thủ tục
phát hành.
Văn thư có trách nhiệm kiểm tra lần cuối về thể thức, thủ tục hành chính
và nơi nhận, số lượng bản, độ mật, độ khẩn của văn bản.
Văn thư hoàn tất thủ tục ban hành văn bản trước khi phát hành ra khỏi cơ
quan để đảm bảo sự thống nhất trong công tác quản lý văn bản.
Văn bản phát hành được thực hiện bằng đường công văn.
Văn thư vào sổ công văn đi theo đúng quy định.
Khi văn bản chưa được ban hành chính thức, các đơn vị không được cung
cấp thông tin cho các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm soạn thảo văn bản.
Cán bộ các đơn vị có trách nhiệm quản lý và giữ gìn hồ sơ tài liệu trong
quá trình xử lý công việc của mình.
2.2.1 Quy trình quản lý, giải quyết văn bản của Văn phòng Hội Nhà
báo Việt Nam.
a. Công tác quản lý văn bản đi
1. Soạn thảo văn bản
2. Kiểm tra kỹ thuật trình bày văn bản
3. Trình ký văn bản
4. Đóng dấu sao lưu văn bản của Hội Nhà báo Việt Nam
5. Chuyển giao văn bản (nội bộ và ngoài cơ quan)
6. Sắp xếp bảo quản phục vụ sử dụng, nghiên cứu văn bản lưu
- Kiểm tra hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, ghi số, ngày,
tháng văn bản.
+ Kiểm tra hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày: Trước khi phát hành

văn bản, cán bộ Văn thư cần kiểm tra lại về thể thức, hình thức và kỹ thuật trình
bày văn bản, nếu phát hiện có sai sót, phải báo chí người được giao trách nhệm
xem xét, giải quyết.
+ Ghi số và ngày, tháng cho văn bản: Tất cả văn bản đi của Hội đều được
đánh số theo hệ thống số chung của Hội do Văn thư thống nhất quản lý.
Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng và thời gian quy định.
- Đóng dấu cơ quan và dấu mức đọ khẩn, mật:
+ Đóng dấu cơ quan: dấu cơ quan được đóng ngay ngắn, rõ ràng chùm lên
1/3 chữ ký của người có thẩm quyền về phía bên trái.
19


+ Đóng dấu giáp lai: dấu được đóng vào khoản giữa mép phải của văn bản
hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy..
+ Đóng dấu độ khẩn mật, dấu tài liệu thu hồi….
- Đăng ký văn bản đi
Mẫu bìa sổ đăng ký văn bản đi
HỘI NHÀ BÁO VIỆT NAM
----------------------

SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI

Năm: ………
Từ ngày …….đến ngày ……
Từ số ……..đến số …..Quyển số: ……

20


Phần nội dung bên trong:

Số

Ngày Tên loại và Người

Nơi

Đơn vị

Số

Ghi

hiệu

tháng

trích yếu

nhận

người

lượng

chú

văn

văn

nội dung

văn bản

nhận bản

bản

bản
(1)

bản
(2)

văn bản
(3)

(5)

lưu
(6)

(7)

ký

(4)

(8)

- Lưu văn bản:
+ Bản lưu tại Văn thư là bản có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền.
Văn bản được lưu làm 02 bản. 01 tại văn thư và 01 bản tại đơn vị soạn thảo. Bản
lưu tại Văn thư được lập thành tập lưu văn bản của Văn phòng Hội. Bản lưu tại
đơn vị soạn thảo để lập hồ sơ công việc.
+ Việc lưu văn bản mật được thực hiện theo quy định của pháp luật về
bảo vệ bí mật Nhà nước.
b. Công tác quản lý văn bản đến
1. Văn thư
2. Tiếp nhận văn bản
3. Phân loại, bóc bì văn bản đến
4. Đóng dấu đến, ghi số đến ngày đến cho văn bản
5. Đăng ký và chuyển giao văn bản đến
* Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến

21