Công tác văn thư ủy ban nhân dân huyện quế võ

LỜI CẢM ƠN
Trên thực tế không có thành công nào mà không có sự giúp đỡ của người
khác.
Với lòng biết ơn sâu sắc nhất, em xin gửi lời cảm ơn đến các thầy cô
phòng hành chính – tổng hợp, ban lãnh đạo nhà trường và toàn thể các thầy cô
khoa Văn thư – Lưu trữ đã giúp đỡ em rất nhiều trong quá trình làm đề tài này.
Khoa đã cho em tiếp cận với bộ môn mà theo em nó rất hữu ích với sinh viên
ngành lưu trữ học và các sinh viên thuộc các chuyên ngành khác. Đó là môn “
Phương pháp luận trong Nghiên Cứu Khoa Học”.
Em xin đặc biệt cảm ơn TS. Bùi Thị Ánh Vân đã tận tâm hướng dẫn em
và toàn thể các bạn trong lớp qua từng buổi học.
Bài nghiên cứu khoa học này còn nhiều thiếu sót, vì vậy em rất mong
nhận được những ý kiến đóng góp quý báu của thầy cô để kiến thức của em
trong lĩnh vực này được hoàn thiện.


MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN
LỜI CẢM ƠN
LỜI CẢM ƠN...........................................................................................................................................1
MỤC LỤC................................................................................................................................................2
PHẦN MỞ ĐẦU.......................................................................................................................................1
Lý do chọn đề tài............................................................................................................................1
Lịch sử nghiên cứu..........................................................................................................................1
Mục đích nghiên cứu......................................................................................................................1
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu...................................................................................................1
Nhiệm vụ nghiên cứu......................................................................................................................2
Phương pháp nghiên cứu...............................................................................................................2
Giả thuyết nghiên cứu....................................................................................................................2
Đóng góp của đề tài........................................................................................................................2
PHẦN NỘI DUNG....................................................................................................................................3

Chương 1: GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN QUẾ VÕ VÀ CÔNG TÁC VĂN THƯ........3
1.1Khái quát chung về UBND huyện Quế Võ..................................................................................3
1.1.1Quá trình hình thành và phát triển.........................................................................................3
1.1.2Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm...................................................................3
1.1.3Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Quế Võ...............................................................................5
1.2Cơ sở lý luận của công tác văn thư............................................................................................8
1.2.1Khái niệm công tác văn thư....................................................................................................8
1.2.2Vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư.........................................................................................8
1.2.3Nội dung của công tác văn thư...............................................................................................9
Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ ....................................................................................11
ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN QUẾ VÕ.....................................................................................................11
2.1Thực trạng tổ chức, quản lý công tác văn thư tai UBND huyện Quế Võ..................................11
2.1.1. Tổ chức bộ phận quản lý công tác văn thư.........................................................................11
2.1.2.Bố trí cán bộ làm công tác văn thư......................................................................................12
2.1.3.Ban hành quy chế về công tác văn thư................................................................................13
2.1.4.Công tác kiểm tra, đánh giá công tác văn thư......................................................................14
2.2Thực trạng các nghiệp vụ văn thư tại UBND huyện Quế Võ....................................................16
2.2.1.Phân loại văn bản.................................................................................................................16
2.2.2.Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tá văn thư.........................................................17


2.3Đánh giá hung về công tác văn thư của UBND huyện Quế Võ.................................................18
2.3.1 Ưu điểm:..............................................................................................................................18
2.3.2 Hạn chế, tồn tại:...................................................................................................................19
Chương 3: CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN
HUYỆN QUẾ VÕ....................................................................................................................................20
3.1Chú trọng việc xây dựng kế hoạch, chỉ đạo thực hiện công tác văn thư..................................20
3.2Nâng cao chất lượng đội ngũ viên chức trong hoạt động công tác văn thư............................20
3.3Tăng cường trang thiết bị cơ sở vật chất phục vụ cho công tác văn thư.................................23
3.4Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư..............................................24

3.5Chú trọng công tác kiểm tra, giám sát công tác văn thư..........................................................25
KẾT LUẬN..............................................................................................................................................26
LỜI KẾT.................................................................................................................................................32


PHẦN MỞ ĐẦU
Lý do chọn đề tài.
Công tác văn thư là công tác có ý nghĩa hết sức quan trọng và là công tác
thường xuyên của mỗi cơ quan trong lĩnh vực quản lý Hành chính Nhà nước.
Trong các cơ quan đơn vị công tác Văn thư- Lưu trữ luôn được quan tâm, bởi đó
là công tác đảm bảo hoạt động quản lý Hành chính thông qua các văn bản- Tài
liệu.
Là một sinh viên thuộc khoa lưu trữ của trường Đại Học Nội Vụ, em ý
thức được vai trò quan trọng của công tác văn thư đối với sự phát triển cả mỗi
cơ quan.
Vì những lý do trên em quyết định chọn đề tài: “ Công tác văn thư Ủy
Ban Nhân Dân huyện Quế Võ” làm đề tài nghiên cứu”.
Lịch sử nghiên cứu.
Công tác văn thư là một hoạt động quan trọng góp phần nâng cao việc
khai thác giá trị và sử dụng tài liệu văn thư-lưu trữ, có liên quan mật thiết đến
hoạt động quản lý nhà nước.
Trong quá trình thực hiện đề tài, em đã tìm hiểu các công trình nghiên cứu
liên quan đến công tác văn thư trong UBND.
Mục đích nghiên cứu.
Thông qua việc nghiên cứu lý luận, pháp lý về công tác văn thư, nghiên
cứu chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Quế Võ; khảo sát,
đánh giá tình hình thực tế về công tác văn thư, em hướng tới việc nghiên cứu và
đề xuất một số giải pháp tối ưu nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư tại
UBND huyện Quế Võ.
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu.

Đối tượng: công tác văn thư
Phạm vi không gian: Ủy Ban Nhân Dân huyện Quế Võ tỉnh Bắc Ninh
Phạm vi thời gian: từ đầu năm 2014 đến nay.

1


Nhiệm vụ nghiên cứu
Để đạt được mục đích nêu trên, em tiến hành giải quyết ba nhiệm vụ
cơ bản sau:
• Nghiên cứu cơ sở lý luận, thực tiễn của công tác văn thư.
• Đánh giá thưc trạng công tác văn thư tại UBND huyện Quế Võ.
• Đề xuất các giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư.
Phương pháp nghiên cứu.
- Phương pháp nghiên cứu và công tác thư viện
- Phương pháp khảo sát thực tiễn, lập phiếu điều tra tại phòng văn thư và
phòng Hành Chính cả UBND huyện Quế Võ
- Phương pháp phân tích, tổng hợp, phương pháp logic các vấn đề là các
phương pháp tôi sử dụng trong suốt quá trình làm đề tài.
Giả thuyết nghiên cứu
Nếu các nghiệp vụ trong văn thư được thực hiện một cách khoa học và
chính xác thì chất lượng công tác văn thư tại UBND huyện Quế Võ chắc chắn sẽ
được nâng cao.
Đóng góp của đề tài
Ý nghĩa khoa học: Đề tài góp phần làm sáng tỏ những vấn đề liên quan
đến lý luận công tác văn thư đối với loại hình cơ quan là UBND.
Ý nghĩa thực tiễn: Những kết quả nghiên cứu và các đề xuất giải pháp của
đề tài có thể được ứng dụng tại UBND huyện Quế Võ nhằm nâng cao chất
lượng công tác văn thư tại UBND.
Ngoài ra, báo cáo tổng hợp kết quả nghiên cứu này cũng là tài liệu phục

vụ cho các đề tài có cùng hướng nghiên cứu.

2


PHẦN NỘI DUNG
Chương 1: GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN
QUẾ VÕ VÀ CÔNG TÁC VĂN THƯ
1.1

Khái quát chung về UBND huyện Quế Võ

1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển
Hội đồng nhân dân - Uỷ ban nhân dân huyện Quế Võ là một đơn vị hành
chính thuộc tỉnh Bắc Ninh, được thành lập theo Nghị định số 60/CP ban hành
ngày 25/9/1999 của Chính phủ, tổ chức bộ máy Hội đồng nhân dân - Uỷ ban
nhân dân huyện Quế Võ chính được Uỷ ban nhân dân tỉnh Bắc Ninh giao nhiệm
vụ quản lý hành chính Nhà nước trên địa bàn quận và chính thức hoạt động từ
ngày 01/01/2000.
Huyện Quế Võ ở phía Tây giáp huyện Tiên Du và thành phố Bắc
Ninh. Phía Nam của huyện là sông Đuống; qua sông là các huyệnThuận
Thành và Gia Bình. Phía Bắc huyện là sông Cầu; qua bên kia sông là các
huyện Việt Yên và Yên Dũng của tỉnh Bắc Giang. Ở phía Đông giáp huyện Chí
Linh thuộc tỉnh Hải Dương. Địa hình cơ bản của Quế Võ là đồng bằng. Có một
số đồi xót. Huyện có một diện tích nhỏ rừng trồng.
Ra sức xây dựng và phát triển, dưới sự lãnh đạo của Đảng bộ, sự quản lý
của Uỷ ban nhân dân và sự chung tay góp sức của toàn dân, huyện Quế Võ đã và
đang ngày một lớn mạnh, phát triển trên tất cả các lĩnh vực Kinh tế, Văn hóa,
Chính trị, Xã hội.
1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm

Chức năng: Căn cư Luật Tổ chức Hội đồng Nhân dân và Uỷ ban nhân
dân, ngày 26 tháng 11 năm 2003, Uỷ ban nhân dân các cấp nói chung, Uỷ ban
nhân dân huyện Quế Võ nói riêng là Cơ quan Hành chính Nhà nước ở địa
phương, quản lý phạm vi, lãnh thổ của huyện theo Hiến pháp, Luật, Pháp lệnh,
Nghị quyết của Hội đồng nhân dân quận và cơ quan cấp trên trong lĩnh vực:
Kinh tế, Chính trị, An Ninh, Xã hội, Quốc phòng. Cụ thể là:
- Phát triển Kinh tế Công nghiệp, Nông nghiệp, Lâm nghiệp, Thương
3


nghiệp, Văn hoá, Xã hội, Giáo dục, Y t- Thu chi ngân sách của địa phương;
- Thu chi ngân sách của địa phương;
- Tuyên truyền Giáo dục pháp luật, kiểm tra việc thi hành pháp luật;
- Phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản của Nhà nước của các tổ chức và
công dân, bảo vệ các quyền tự do, dân chủ của nhân dân;
- Về công tác thi hành án, giải quyết đơn thư khiếu nại.
Uỷ ban nhân dân huyện Quế Võ do Hội đồng nhân dân huyện Quế Võ bầu
ra, là cơ quan chấp hành của Hội đồng nhân dân, là cơ quan Hành chính Nhà
nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước cơ quan cùng cấp và cơ quan Nhà
nước cấp trên. Uỷ ban nhân dân huyện Quế Võ thực hiện chức năng quản lý Nhà
nước trên địa bàn huyện Quế Võ, góp phần đảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thống
nhất trong bộ máy Hành chính Nhà nước từ Trung ương đến Cơ sở, là cơ quan
chấp hành, phục vụ giải quyết các thủ tục hành chính cho nhân dân huyện Quế
Võ.
Nhiệm vụ và quyền hạn:
Uỷ ban nhân dân huyện Quế Võ làm việc theo nguyên tắc tập trung dân
chủ, tập thể lãnh đạo, cá nhân phụ trách. Uỷ ban nhân dân huyện Quế Võ có
nhiệm vụ chỉ đạo điều hành thực hiện các nhiệm vụ, chương trình công tác tuần,
tháng, quý, năm đã đề ra, quản lý,chỉ đạo, hướng dẫn các xã trong hoạt động
quản lý Nhà nước. Nhiệm vụ của Uỷ ban nhân dân huyện Quế Võ được quy

định chung tại Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân ngày
26/11/2003. Cụ thể là:
-Xây dựng chương trình, kế hoạch phát triển Kinh tế, Xã hội, An ninh
Quốc phòng hàng năm và nhiều năm của Huyện. Xây dựng Kế hoạch Đầu tư và
xây dựng các công trình trọng điểm của Huyện trình Hội đồng nhân dân cùng
cấp thông qua, quyết định, tổ chức và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch.
-Xây dựng quy chế làm việc của Uỷ ban nhân dân Huyện, công tác tổ
chức bộ máy và thực hiện quản lý cán bộ theo phân cấp và quy định của Nhà
nước. Bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng kỷ luật đối với các tập thể cá nhân
do Uỷ ban nhân dân Huyện trực tiếp quản lý.
- Xây dựng chương trình công tác hàng năm của Uỷ ban nhân dân Huyện,
các biện pháp thực hiện Nghị quyết của Hội đồng nhân dân Huyện về Kinh tế,
Xã hội, An ninh Quốc phòng, thông qua các báo cáo khác của Uỷ ban nhân dân
Huyện trước khi trình Hội đồng nhân dân huyện.
- Kết luận những vụ việc khiếu nại, tố cáo có liên quan đến cán bộ chủ
4


chốt do Uỷ ban nhân dân quản lý hoặc những vụ việc phức tạp theo quy định
của Luật khiếu nại tố cáo.
- Kiểm điểm đánh giá công tác chỉ đạo, điều hành của tập thể và cá nhân
thuộc Uỷ ban nhân dân Huyện hàng năm.
- Giải quyết những vấn đề khác mà pháp luật quy định thuộc thẩm quyền
của Uỷ ban nhân dân.
Trách nhiệm: UBND huyện Quế Võ là đơn vị sự nghiệp chịu trách nhiệm
tổ chức bộ máy, biên chế và tài chính theo quy định của pháp luật.
UBND có tư cách pháp nhân, có con dấu, văn bản, biên chế…
1.1.3 Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Quế Võ
Cơ cấu tổ chức của Uỷ ban nhân dân huyện Quế Võ gồm có: 01 Chủ tịch,
03 Phó chủ tịch và 12 phòng, ban chuyên môn. Mỗi thành viên của Uỷ ban nhân

dân Huyện chịu trách nhiệm cá nhân về công việc được phân công trước Hội
đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân và Chủ tịch Uỷ ban nhân dân Huyện; cùng các
thành viên khác chịu trách nhiệm tập thể về hoạt động của Uỷ ban nhân dân
Huyện trước Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân Tỉnh, Huyện uỷ, Hội đồng
nhân dân huyện Quế Võ và các Cơ quan Nhà nước cấp trên.

Sơ đồ thể hiện cơ cấu tổ chức của UBND huyện Quế Võ

5


Chủ tịch Uỷ ban nhân dân Huyện ( Đ/c: Nguyễn Đình Nhương)
Chủ tịch Uỷ ban nhân dân là người đứng đầu, lãnh đạo, quản lý, điều
hành và chịu trách nhiệm toàn diện các mặt hoạt động của Uỷ ban nhân dân
Huyện trước Uỷ ban nhân dân tỉnh Bắc Ninh, Huyện uỷ và Hội đồng nhân dân
Huyện và thực hiện các nhiệm vụ theo Quy chế làm việc của Uỷ ban nhân dân
huyện Quế Võ;
Chỉ đạo chung việc xây dựng chương trình, kế hoạch và thực hiện các
nhiệm vụ, chỉ tiêu phát triển kinh tế - xã hội của Huyện; Chỉ đạo chung công tác
lập dự toán ngân sách, bổ sung ngân sách cho các đơn vị, Uỷ ban nhân dân các
Xã để thực hiện các nhiệm vụ phát sinh;
Chỉ đạo công tác quy hoạch xây dựng, giới thiệu địa điểm xây dựng các
dự án trên địa bàn Huyện;
Trực tiếp chỉ đạo, điều hành các lĩnh vực công tác: Nội chính, An ninhQuốc phòng, kế hoạch phát triển kinh tế-xã hội, địa giới hành chính, đối ngoại,
công tác tổ chức bộ máy, cán bộ, công tác thi đua - khen thưởng, chương trình
công tác của Uỷ ban nhân dân Huyện, chỉ đạo chung công tác tiếp dân, giải
quyết khiếu nại - tố cáo của công dân;
Đảm bảo mối quan hệ phối hợp giữa Uỷ ban nhân dân Huyện với Huyện
uỷ, Thường trực Hội đồng nhân dân Huyện;
Trực tiếp làm nhiệm vụ: Chủ tịch Hội đồng thi đua - khen thưởng, Chủ

tịch Hội đồng nghĩa vụ quân sự... Trưởng các Ban chỉ đạo khác được thành lập
theo chương trình kế hoạch công tác thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách;
Trực tiếp phụ trách các đơn vị: Phòng Nội vụ, Phòng Tư pháp, Thanh tra
Huyện, Công an Huyện, Ban chỉ huy Quân sự Huyện, Cơ quan thi hành án;
Phụ trách các Xã;
Xử lý công việc có liên quan đến: Toà án nhân dân, Viện kiểm sát nhân
dân Huyện;
Là chủ tài khoản thu - chi ngân sách huyện Quế Võ.
Phó chủ tịch Uỷ ban nhân dân Huyện.
6


Giúp việc cho Chủ tịch la 03 phó chủ tịch, mỗi phó chủ tịch được giao
nhiệm vụ quản lý các lĩnh vực nhất định.
Phó chủ tịch quản lý Kinh tế của Uỷ ban nhân dân Huyện (đ/c: Nguyễn
Xuân Thu).
Trực tiếp phụ trách các đơn vị: Phòng Tài chính - Kế hoạch, phòng Kinh
tế, Văn phòng HĐND&UBND Huyện, Ban Quản lý dự án xây dựng hạ tầng kỹ
thuật xung quanh Huyện, Ban quản lý chợ;
Phụ trách quản lý các Xã;
Xử lý công việc liên quan đến các ngành: Thống kê, Chi cục thuế, Kho
bạc, Đội quản lý thị trường số 11, Trạm thú y.
Phó chủ tịch quản lý Văn xã của Uỷ ban nhân dân Huyện (đ/c: Nguyễn
Minh Sơn).
Chịu trách nhiệm trước Chủ tịch và tập thể Uỷ ban nhân dân Huyện, Hội
đồng nhân dân Huyện về công tác quản lý Nhà nước trên các lĩnh vực: Y tế,
Giáo dục - Đào tạo, Văn hoá - Thông tin, Thể dục - Thể thao, Lao động Thương
binh và Xã hội, Đào tạo nghề, Dân số - Kế hoạch hoá gia đình, phòng chống tệ
nạn xã hội, Bảo hiểm xã hội, Công tác tôn giáo và các vấn đề xã hội khác;
Trực tiếp phụ trách quản lý các đơn vị: Phòng Văn hóa - Thông tin, Phòng

Giáo dục - Đào tạo, Phòng Y tế, Phòng Lao động Thương binh và Xã hội, Trung
tâm y tế, Trung tâm Dân số - Kế hoạch hoá gia đình, Trung tâm Thể dục - thể
thao, Trung tâm Văn hoá, Trung tâm dạy nghề, Hội Chữ thập đỏ;
Phụ trách quản lý các Xã;
Xử lý công việc liên quan đến các ngành: Bảo hiểm xã hội, Ngân hàng
chính sách xã hội quận, Hội người mù.
Phó chủ tịch quản lý lĩnh vực xây dựng của Uỷ ban nhân dân Huyện ( đ/c:
Nguyễn Đăng Sản).
Chịu trách nhiệm về công tác quản lý Nhà nước trên các lĩnh vực công
tác: Quản lý đô thị, Xây dựng cơ sở hạ tầng, Công tác giải phóng mặt bằng để
thực hiện các dự án đầu tư xây dựng trên địa bàn Huyện do Uỷ ban nhân dân
Huyện làm chủ đầu tư, Tiếp dân và giải quyết đơn thư khiếu nại - tố cáo có liên
7


quan đến lĩnh vực công tác được phân công phụ trách;
Trực tiếp phụ trách quản lý các đơn vị: Phòng Quản lý đô thị, Ban quản lý
dự án Huyện, Trung tâm phát triển quỹ đất và quản lý duy tu hạ tầng đô thị
Huyện;
Phụ trách quản lý Xã;
Xử lý công việc liên quan đến các ngành: Điện lực, môi trường, môi
trường Sinh Thái.
1.2

Cơ sở lý luận của công tác văn thư

1.2.1 Khái niệm công tác văn thư.
Công tác văn thư là tất cả các công việc có liên quan đến công văn giấy
tờ, bắt đầu từ khi thảo văn bản (đối với TL đi) hoặc từ khi tiếp nhận (đối với TL
đến) đến khi giải quyết xong công việc, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ

cơ quan.
1.2.2 Vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư.
Vị trí: Công tác văn thư là công tác quan trọng trong hoạt động của tất
cả các cơ quan. Các cơ quan Đảng, Nhà nước, đoàn thể muốn thực hiện chức
năng, nhiệm vụ của mình đều cần phải dùng đến công văn giấy tờ để phổ biến
các chủ trương, chính sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ,
phối hợp công tác, ghi lại những sự kiện, hiện tượng xảy ra trong hoạt động
hàng ngày.
Đặc biệt đối với văn phòng cấp uỷ là cơ quan trực tiếp giúp các cấp uỷ tổ
chức điều hành bộ máy đồng thời là một trung tâm thông tin tổng hợp phục vụ
lãnh đạo.
Ý nghĩa: Làm tốt công tác văn thư góp phần đẩy mạnh mọi hoạt động của
các cơ quan, giảm bớt tệ quan liêu giấy tờ
Làm tốt công tác văn thư góp phần giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước
Làm tốt công tác văn thư tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ.
Giúp lãnh đạo các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội chỉ đạo
công việc chính xác, hiệu quả, không để chậm trễ, sai sót, tránh nạn quan liêu,
giấy tờ, mệnh lệnh hành chính.
Góp phần giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan. Mọi chủ
trương, đường lối của Đảng và Nhà nước kể cả chủ trương tuyệt mật đều được
8


phản ánh trong văn bản. Việc giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan là
rất quan trọng. Tổ chức tốt công tác văn thư, quản lý văn bản chặt chẽ, gửi văn
bản đúng đối tượng, không để mất mát, thất lạc là góp phần giữ gìn tốt bí mật
của Đảng, Nhà nước và cơ quan.
Đảm bảo giữ gìn đầy đủ chứng cớ về hoạt động của các cơ quan, tổ chức
đảng, tổ chức chính trị-xã hội. Nội dung tài liệu phản ảnh hoạt động của các cơ
quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội cũng như của các đồng chí lãnh đạo.

Nếu tài liệu giữ lại đầy đủ, nội dung văn bản chính xác, phản ảnh trung thực
hoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị- xã hội thì khi cần
thiết, tài liệu sẽ là bằng chứng pháp lý của cơ quan.
Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ. Tài liệu hình thành trong
hoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội là nguồn bổ
sung thường xuyên, chủ yếu cho lưu trữ hiện hành và lưu trữ cấp ủy, lưu trữ tổ
chức chính trị-xã hội. Vì vậy, nếu làm tốt công tác văn thư, mọi công việc của
cơ quan, tổ chức đều được văn bản hoá. Giải quyết xong công việc, tài liệu được
lập hồ sơ đầy đủ, nộp lưu vào lưu trữ cơ quan đúng quy định sẽ tạo thuận lợi cho
công tác lưu trữ tiến hành các khâu nghiệp vụ tiếp theo như phân loại, xác định
giá trị, thống kê, bảo quản và phục vụ tốt cho công tác khai thác, sử dụng tài liệu
hàng ngày và lâu dài về sau.
1.2.3 Nội dung của công tác văn thư.
Công tác văn thư giúp cho việc giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu cần thiết có
giá trị để phục vụ tra cứu giải quyết công việc trước mắt và nộp lưu trữ để
nghiên cứu và sử dụng lâu dài.
Nội dung của công tác văn thư bao gồm 3 nhóm công việc:
1.Xây dựng và ban hành các văn bản:
Soạn thảo văn bản
Duyệt văn bản
Đánh máy, nhân bản
Ký, ban hành văn bản
2.Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản trong hoạt động của cơ quan:
Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến
Tổ chức chuyển giao văn bản đi
Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản nội bộ
Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản mật.
Tổ chức công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ.
9

3.Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu:
Đóng dấu văn bản.
Quản lý và bảo quản con dấu.

10


Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ
ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN QUẾ VÕ.
2.1

Thực trạng tổ chức, quản lý công tác văn thư tai UBND huyện

Quế Võ.
Để tìm hiểu vấn đề này, em đã tiến hành đi khảo sát tổ chức bộ phận quản
lý công tác văn thư của UBND huyện Quế Võ, cách bố trí cán bộ làm công tác
văn thư, tổ chức kho bảo quản văn bản, việc ban hành văn bản quản lý công tác
công tác văn thư, lưu trữ của UBND. Cụ thể như:
2.1.1. Tổ chức bộ phận quản lý công tác văn thư.
Bộ phận quản lý công tác văn thư là một bộ phận không thể thiếu trong cơ
cấu tổ chức của một cơ quan.
Bộ phận quản lý công tác văn thư có chức năng giúp lãnh đạo quản lý
công tác văn thư trong cơ quan bằng việc thực hiện các nhiệm vụ cụ thể như:
Xây dựng những văn bản quy định về công tá văn thư trong cơ quan.
Quản lý và thực hiện các nghiệp vụ văn thư đối với văn bản của ơ quan.
Đề xuất các phương án đào tạo, bồi dưỡng cán bộ văn thư cho cơ quan và
hằng năm báo cáo tình hình thực hiện công tác văn thư trong cơ quan, lập kế
hoạch thực hiện công tác văn thư của cơ quan trong thời gian tới.
Theo quy định tại Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28/4/2010 của Bộ

Nội Vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức Văn thư, Lưu trữ
Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Ủy ban nhân dân các cấp
( sau đây gọi tắt là Thông tư 02/2010/TT-BNV) có nêu: “… các đơn vị sự
nghiệp nhà nước tùy theo khối lượng công việc về văn thư, lưu trữ để thành lập
phòng, tổ hoặc bố trí người làm văn thư, lưu trữ cho phù hợp”. Qua khảo sát, em
nhận thấy do lãnh đạo UBND có quan tâm đến việc tổ chức công tác văn thư.
Tổ chức bộ phận quản lý công tác văn thư trong UBND huyện Quế võ
được đặt trong phòng Hành chính-Tổng hợp và được thực hiện bằng Quyết định
của chủ tịch UBND quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của đơn vị thuộc
UBND.
Trưởng phòng Hành chính-Tổng hợp chịu trách nhiệm trước chủ tịch về
công tác văn thư của UBND bằng việc thực hiện các nhiê vụ cụ thể như:
11


Xây dựng quy chế và hướng dẫn các đơn vị thực hiện quy chế ông tác văn
thư theo quy định của UBND và của Nhà nước.
Quản lý và thực hiện các nghiệp vụ văn thư đối với các tài liệu các văn
bản của UBND.
Đề xuất phương án đào tạo, bồi dưỡng cán bộ văn thư cho UBND và hằng
năm báo cáo tình hình thực hiện công tác văn thư của UBND.
Lập kế hoạch thực hiện công tác văn thư của cơ quan trong thời gian tới.
Tổ chức bộ phận quản lý công tác văn thư tại UBND huyện Quế Võ đã
được thực hiện bằng quyết định.
Hiện nay, công tác tuyên truyền, phổ biến, hướng dẫn và tổ chức thực
hiện các quy định của UBND về công tác văn thư mặc dù đã đượ triển khai
nhưng vẫn bộc lộ khá nhiều thiếu sót, chưa thực hiện tốt các nghiệp vụ:
Thu thập hồ sơ, tài liệu, phân loại, chỉnh lí tài liệu, xác định giá trị, thống
kê, sắp xếp hồ sơ, tài liệu, bảo vệ, bảo quản an toàn, phục vụ khai thác, sử dụng
tài liệu.

Những khó khăn, hạn chế vẫn còn tồn tại này do nhiều nguyên nhân khác
nhau.
2.1.2. Bố trí cán bộ làm công tác văn thư.
Cán bộ là nhân tố đóng vai trò quan trọng trong công tác văn thư, lưu trữ
ở các cơ quan.
Trình độ của cán bộ văn thư có tác động trực tiếp đến phương pháp, cách
thức tổ chức khoa học. Cán bộ có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao sẽ tìm ra
phương pháp phân loại và sắp xếp tài liệu của cơ quan một cách khoa học, hợp
lý. Ngược lại, trình độ cán bộ chuyên môn thấp sẽ ảnh hưởng không tốt đến cách
phân loại và sắp xếp tài liệu của cơ quan ảnh hưởng đến hiệu quả của công tác
văn thư.
Chính vì vậy, việc tuyển dụng và bố trí cán bộ làm công tác văn thư ở cơ
quan là một việc làm cần thiết cần được sự quan tâm trực tiếp sát sao của lãnh
đạo văn phòng và lãnh đạo cơ quan.
Theo thông tư 02/2010/TT-BNV: “…các đơn vị sự nghiệp nhà nước tùy
theo khối lượng công việc về văn thư, lưu trữ để thành lập phòng, tổ hoặc bố trí
người làm văn thư, lưu trữ cho phù hợp…người làm văn thư, lưu trữ phải có đủ
tiêu chuẩn nghiệp vụ theo quy định của pháp luật.”
Thực tế cho thấy, khối lượng về công việc về văn thư, lưu trữ trong
12


UBND không nhiều so với các cơ quan nhà nước khác, nên UBND huyện Quế
Võ không thành lập phòng hay tổ theo hướng dẫn Thông tư trên mà bố trí người
làm văn thư, lưu trữ .
2.1.3. Ban hành quy chế về công tác văn thư.
Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân, ngày 26
tháng 11 năm 2003;
Căn cứ Thông tư số 04/2013/TT-BNV, ngày 16 tháng 4 năm 2013 của Bộ
Nội vụ hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan,

tổ chức;
Theo đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ tại Tờ trình số 434/TTr-SNV, ngày
05 tháng 11 năm 2013,
Quy chế này quy định các hoạt động về văn thư, lưu trữ trong quá trình
quản lý, chỉ đạo, điều hành của cơ quan, đơn vị thuộc Ủy ban nhân dân các
huyện, thị xã để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình.
Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản;
quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ
quan, đơn vị; lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý
và sử dụng con dấu trong công tác văn thư.
Tổ chức xây dựng, ban hành, chỉ đạo việc thực hiện các chế độ, quy định
về công tác văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật hiện hành;
Kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ
đối với các đơn vị trực thuộc; giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp
luật về công tác văn thư, lưu trữ theo thẩm quyền.
Chánh Văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính hoặc Trưởng phòng
Hành chính – Tổ chức (sau đây gọi chung là Chánh Văn phòng) có trách nhiệm
giúp thủ trưởng cơ quan, đơn vị trực tiếp quản lý, kiểm tra, giám sát việc thực
hiện công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan, đơn vị; đồng thời tổ chức hướng dẫn
nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ cho đơn vị trực thuộc.
Trưởng các phòng, ban chuyên môn; người đứng đầu các đơn vị trực
thuộc có trách nhiệm triển khai và tổ chức thực hiện các quy định của cơ quan,
đơn vị về văn thư, lưu trữ.
13


Công chức, viên chức của cơ quan, đơn vị trong quá trình giải quyết công
việc liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ phải thực hiện nghiêm túc Quy chế
về công tác văn thư lưu trữ của cơ quan, đơn vị.
Bảo vệ bí mật Nhà nước trong công tác văn thư, lưu trữ

Mọi hoạt động của công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức, lực
lượng vũ trang phải thực hiện theo các quy định của pháp luật hiện hành về bảo
vệ bí mật Nhà nước.
2.1.4. Công tác kiểm tra, đánh giá công tác văn thư.
Kiểm tra công tác văn thư:
Sở Nội vụ đã ban hành Kế hoạch số 440/KH-SNV ngày 07/3/2014 của Sở
Nội vụ về Kế hoạch kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ năm 2014; Quyết định số
2341/QĐ-SNV ngày 25/3/2014 của Sở Nội vụ về Thành lập Đoàn kiểm tra công
tác văn thư, lưu trữ năm 2014. Sáu tháng đầu năm đã thực hiện kiểm tra các đơn
vị thị xã: Thị trấn phố mới, Phù Lãng,Bằng An, Châu Phong, Cách Bi, Nhân
Hòa, Phượng Mao, Quế Tân, Việt Hùng…. Nội dung kiểm tra tập trung vào
công tác quản lý Nhà nước và thực hiện nghiệp vụ công tác văn thư: Quản lý
văn bản đi, đến, quản lý con dấu, công tác ban hành văn bản, công tác lập hồ sơ
hiện hành và giao nộp hồ sơ hàng năm; Công tác lưu trữ: công tác thu thập hồ
sơ, tài liệu, chỉnh lý tài liệu; bảo quản hồ sơ, tài liệu, kho tàng, trang thiết bị,
phương tiện bảo quản an toàn đối với hồ sơ, tài liệu; sau kiểm tra có thông báo
kết quả kiểm tra đối với từng đơn vị về những việc đã làm được, những việc
chưa làm được, những kiến nghị đối với đơn vị được kiểm tra.
Các đơn vị đã quan tâm, xây dựng kế hoạch kiểm tra, hướng dẫn về công
tác văn thư, lưu trữ; tổ chức kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ cho các đơn vị trực
thuộc như: Thị trấn phố mới, Cách Bi, Châu Phong, Phù Lãng, Việt Hùng….
Nhờ có thường xuyên quan tâm đến công tác hướng dẫn, kiểm tra, các cơ quan
đã đã kịp thời phát hiện những tồn tại, hạn chế trong công tác quản lý và thực
hiện chuyên môn nghiệp vụ để kịp thời đề ra các biện pháp khắc phục những tồn
tại, hạn chế, đưa công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức dần đi vào nề
nếp.
Đánh giá công tác văn thư.
14

Ưu điểm:
Trong 6 tháng đầu năm 2014, công tác văn thư trên địa bàn huyện Quế Võ
đã được các cấp, các ngành quan tâm thực hiện và có những chuyển biến tích
cực:
Công tác tuyên truyền, phổ biến Luật Lưu trữ và các văn bản của Nhà
nước về văn thư, lưu trữ được thực hiện kịp thời, phong phú về hình thức và nội
dung;
Sở Nội vụ đã kịp thời tham mưu UBND ban hành các văn bản quản lý,
chỉ đạo, hướng dẫn các cơ quan, tổ chức về công tác văn thư. Đồng thời, tiến
hành rà soát, ban hành các văn bản về văn thư phù hợp với quy định của pháp
luật hiện hành và thực tế của cơ quan, tổ chức;
Tổ chức bộ máy văn thư từ cấp tỉnh đến cấp xã được kiện toàn, củng cố;
biên chế công chức chuyên trách làm công tác quản lý nhà nước về văn thư tại
Văn phòng, Phòng Nội vụ được tăng cường;
Trình độ công chức, viên chức làm công tác văn thư ở các cấp, các ngành
có nhiều chuyển biến tích cực, cơ bản đáp ứng được yêu cầu, nhiệm vụ của từng
cơ quan, đơn vị hiện nay;
Công tác tập huấn nghiệp vụ văn thư cho công chức, viên chức được chú
trọng. Nhận thức về vị trí, vai trò và tầm quan trọng của công tác văn thư được
nâng cao, góp phần phục vụ kịp thời cho công tác chỉ đạo, điều hành và thực thi
công vụ tại các cơ quan, đơn vị;
Cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho công tác văn thư ngày càng
được quan tâm trang bị tương đối đầy đủ.
Đặc biệt là đầu tư, cải tạo, nâng cấp, Phòng, mua sắm phương tiện bảo
quản hồ sơ, tài liệu.
Hạn chế, tồn tại:
Bên cạnh những ưu điểm đạt được, trong quá trình triển khai thực hiện
thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư vẫn còn một số tồn tại, hạn chế:
Nhận thức của một số cán bộ, công chức, viên chức về công tác văn thư
và tầm quan trọng của tài liệu văn thư chưa đúng, chưa đầy đủ, dẫn đến việc chỉ

đạo, hướng dẫn, thực hiện nhiệm vụ văn thư, ở một cơ quan, đơn vị chưa được
quan tâm chú trọng đúng mức;
Một số cơ quan, tổ chức chưa ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn
thực hiện công tác văn thư như: Kế hoạch công tác văn thư; Danh mục hồ sơ cơ
15


quan; Quy chế công tác văn thư... dẫn đến các cơ quan, đơn vị trực thuộc lúng
túng trong việc tổ chức thực hiện các nhiệm vụ công tác văn thư.
2.2

Thực trạng các nghiệp vụ văn thư tại UBND huyện Quế Võ.

Trong những năm qua, công tác quản lý nhà nước về văn thư của UBND
huyện đã bộc lộ một số bất cập và hạn chế, cụ thể:
Một số quy định của các văn bản cấp trên khó thực hiện và chưa rõ như:
Hệ thống tổ chức văn thư cấp xã, phường, thị trấn chưa có biên chế làm
công tác văn thư trong khi đó theo quy định công tác văn thư cố định, toàn bộ hồ
sơ, văn bản đến, văn bản đi, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của
Hội đồng nhân dân và UBND huyện được lưu trữ tại văn phòng UBND huyện
thời hạn cho phép sử dụng văn bản thuộc hạn chế sử dụng; nhiều quan hệ mới
phát sinh trong hoạt đông quản lý công tác văn thư chưa được hướng dẫn thời
hạn nộp lưu văn bản của ngành Công an, Quốc phòng, ngoại giao và của ngành
khác; quản lý văn bản điện tử; một số trường hợp đặc biệt khi sử dụng tài liệu
văn thư liên quan đến cá nhân; thẩm quyền, thủ tục cấp, thu hồi chứng chỉ hành
nghề văn thư…
2.2.1. Phân loại văn bản.
Phân loại văn bản và xử lý như sau:
Trước hết chia văn bản thành hai loại: Loại phải đăng kí và loại không
đăng kí.

Loại phải đăng kí bao gồm các văn bản gửi cho các đơn vị, các cá nhân
trong cơ quan. Loại này chia làm hai loại.
Loại không bóc bì: các bì văn bản gửi các tổ chức Đảng, đoàn thể trong
cơ quan và các bì văn bản gửi đích danh người nhận.
Đối với bì văn bản gửi đích danh người nhân, nếu có liên quan đến công
việc chung cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển cho văn thư để đăng kí.
Loại do cán bộ văn thư bóc bì: tất cả những loại bì còn lại, trừ những bì
văn bản có đóng dấu mức độ “Mật”.
Loại không đăng kí bao gồm các sách, báo, tư liệu tham khảo…
Tất cả các văn bản đến phải được đóng dấu đến
Văn bản fax cầ được photo trước khi đóng dấu đến.
Phân biệt giữa trình văn bản đến với trình kí văn bản đi:
Trong phần đăng kí văn bản đến, cột 7-8 chỉ được điền khi đã trình chủ
tịch duyệt phân công công việc.
16


Khi trình kí, văn thư thường kèm theo phiếu giải quyết văn bản đến.
2.2.2. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tá văn thư.
Cùng với sự phát triển nhanh chóng của khoa học kỹ thuật, công nghệ
thông tin đã và đang được triển khai ứng dụng nhằm hỗ trợ cho việc quản lý và
nâng cao hiệu quả trong việc phục vụ khai thác sử dụng tài liệu.
Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác này là một yêu cầu mang
tính tất yếu để tiến tới tin học hóa công tác hành chính văn phòng. Đối với công
tác văn thư nhiệm vụ đặt ra là phải đổi mới và hợp lý hóa các khâu nghiệp vụ.
Bởi vì, công tác văn thư có chức năng đảm bảo thông tin bằng văn bản cho hoạt
động quản lý.
Chi cục Văn thư có chức năng giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho
UBND huyện quản về văn thư và quản lý trực tiếp tài liệu lịch sử của huyện
theo quy định của pháp luật.

Công tác văn thư UBND đã từng bước tổ chức ứng dụng công nghệ thông
tin trong hoạt động nghiệp vụ văn thư với phần mềm tiêu biểu nhằm phục vụ
cho công tác văn thư là Phần mềm Quản lý văn bản đi – đến.
Phần mềm Quản lý văn bản đi, văn bản đến: Trong các nghiệp vụ của
công tác văn thư quản lý văn bản là một trong những khâu nghiệp vụ quan trọng
của Phòng Hành chính – Tổng hợp thuộc Chi cục. Quản lý văn bản với phần
mềm chuyên dụng sẽ thay thế cho phương pháp quản lý thủ công chủ yếu dựa
vào hệ thống sổ sách như: Sổ đăng ký văn bản đến, sổ đăng ký văn bản đi…
Bằng phương pháp quản lý này sẽ mang lại hiệu quả về nhiều mặt, nhất là khi
mạng tin học nội bộ của cơ quan đã được kết nối. Việc ứng dụng công nghệ
thông tin vào công tác văn thư nói chung và trong quản lý văn bản nói riêng là
một yêu cầu cấp thiết.
Phần mềm Quản lý văn bản đi, văn bản đến
Sử dụng phần mềm văn bản đi – đến tạo điều kiện thuận lợi để lãnh đạo
có thể quản lý, theo dõi dễ dàng quá trình luân chuyển, giải quyết văn bản của
các chuyên viên. Bởi vì toàn bộ quá trình xử lý văn bản đều được thể hiện trên
máy vi tính từ khi văn bản được hình thành, được chuyển đến, đến khi văn bản
17


được giải quyết. Nhờ đó, việc báo cáo tình hình thực hiện công việc cũng có
nhiều thuận lợi và phục vụ có hiệu quả các yêu cầu của lãnh đạo. Ngoài ra, phần
mềm quản lý văn bản đi – đến đã tạo điều kiện thuận lợi trong việc cung cấp
nhiều loại báo cáo thống kê văn bản tùy theo yêu .
Phần mềm quản lý văn bản đi – đến giao diện hoàn toàn bằng tiếng Việt
được thiết kế thân thiện đối với người sử dụng. Tiêu chí của phần mềm này là
đưa đến cho người sử dụng tiện ích của mạng máy tính, của internet với một
cách tiếp cận tự nhiên nhất, dễ dàng tiếp cận với các ứng dụng của công nghệ
thông tin hơn, giúp họ dần có một tác phong làm việc hiện đại, hiệu quả. Đồng
thời, việc xây dựng và triển khai ứng dụng phần mềm tại các cơ quan nhằm mục

đích tạo môi trường điện tử phục vụ công tác quản lý, trao đổi và phục vụ việc
chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo và hoạt động chuyên môn của chuyên viên, xây
dựng nhiều ứng dụng như là các công cụ trợ giúp cán bộ, công chức, viên chức
trong các hoạt động chỉ đạo, điều hành.
Tóm lại, để phát huy hết giá trị của phần mềm văn bản đi – đến cũng như
để nâng cao hiệu quả việc ứng dụng của phần mềm này trong công tác quản lý
văn bản thì lãnh đạo cần phải tổ chức thực hiện kết hợp nhiều biện pháp khác
nhau: Hoàn thiện hệ thống các văn bản, xây dựng kế hoạch thực hiện cụ thể,
nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức cũng như mua sắm
đầy đủ các trang thiết bị…, làm được các công việc đó tức là đã tạo được cơ sở
vững chắc đảm bảo phần mềm này phát huy hết các tính năng, vai trò, góp phần
nâng cao chất lượng công việc của UBND và đáp ứng yêu cầu của quá trình phát
triển công nghệ thông tin trong lĩnh vực văn thư.
2.3

Đánh giá hung về công tác văn thư của UBND huyện Quế Võ.

2.3.1 Ưu điểm:
Trong 6 tháng đầu năm 2014, công tác văn thư trên địa bàn huyện Quế Võ
đã được các cấp, các ngành quan tâm thực hiện và có những chuyển biến tích
cực:
Công tác tuyên truyền, phổ biến Luật Lưu trữ và các văn bản của Nhà
nước về văn thư, lưu trữ được thực hiện kịp thời, phong phú về hình thức và nội
18


dung;
Sở Nội vụ đã kịp thời tham mưu UBND ban hành các văn bản quản lý,
chỉ đạo, hướng dẫn các cơ quan, tổ chức về công tác văn thư. Đồng thời, tiến
hành rà soát, ban hành các văn bản về văn thư phù hợp với quy định của pháp

luật hiện hành và thực tế của cơ quan, tổ chức;
Tổ chức bộ máy văn thư từ cấp tỉnh đến cấp xã được kiện toàn, củng cố;
biên chế công chức chuyên trách làm công tác quản lý nhà nước về văn thư tại
Văn phòng, Phòng Nội vụ được tăng cường;
Trình độ công chức, viên chức làm công tác văn thư ở các cấp, các ngành
có nhiều chuyển biến tích cực, cơ bản đáp ứng được yêu cầu, nhiệm vụ của từng
cơ quan, đơn vị hiện nay;
Công tác tập huấn nghiệp vụ văn thư cho công chức, viên chức được chú
trọng. Nhận thức về vị trí, vai trò và tầm quan trọng của công tác văn thư được
nâng cao, góp phần phục vụ kịp thời cho công tác chỉ đạo, điều hành và thực thi
công vụ tại các cơ quan, đơn vị;
Cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho công tác văn thư ngày càng
được quan tâm trang bị tương đối đầy đủ.
Đặc biệt là đầu tư, cải tạo, nâng cấp, Phòng, mua sắm phương tiện bảo
quản hồ sơ, tài liệu.
2.3.2 Hạn chế, tồn tại:
Bên cạnh những ưu điểm đạt được, trong quá trình triển khai thực hiện
nhiệm vụ công tác văn thư vẫn còn một số tồn tại, hạn chế:
Nhận thức của một số cán bộ, công chức, viên chức về công tác văn thư
và tầm quan trọng của tài liệu văn thư chưa đúng, chưa đầy đủ, dẫn đến việc chỉ
đạo, hướng dẫn, thực hiện nhiệm vụ văn thư, ở một cơ quan, đơn vị chưa được
quan tâm chú trọng đúng mức;
Một số cơ quan, tổ chức chưa ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn
thực hiện công tác văn thư như: Kế hoạch công tác văn thư; Danh mục hồ sơ cơ
quan; Quy chế công tác văn thư... dẫn đến các cơ quan, đơn vị trực thuộc lúng
túng trong việc tổ chức thực hiện các nhiệm vụ công tác văn thư.

19

Chương 3: CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC
VĂN THƯ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN QUẾ VÕ
3.1

Chú trọng việc xây dựng kế hoạch, chỉ đạo thực hiện công tác văn

thư.
Hàng năm căn cứ công văn hướng dẫn của sở nội vụ về việc hướng dẫn
nhiệm vụ công tác văn thư UBND huyện Quế Võ xây dựng kế hoạch, để thống
nhất việc thực hiện công tác văn Thư tại UBND huyện Quế Võ đảm bảo công
tác quản lý, thu thập, bảo quản văn bản đến-đi theo đúng pháp luật giúp cho cán
bộ, viên chức trong ngành nhận thức rõ ý nghĩa, tầm quan trọng, trách nhiệm
trong công tác văn thư.
Kế hoạch được xây dựng trên cơ sở các văn bản quy định đối với công tác
văn thư lưu trữ, quy định chi tiết thi hành một số điều của luật văn thư, các quy
định của pháp luật và các văn bản hướng dẫn UBND về nghiệp vụ công tác văn
thư.
Tham mưu các văn bản hướng dẫn về nghiệp vụ, sao gửi văn bản triển
khai các phòng nghiệp vụ, UBND huyện thực hiện.
Tổ chức họp quán triệt nội dung cơ bản của văn bản cần triển khai hướng
dẫn trong bộ phận thực hiện.
Kiểm tra việc thực hiện của các bộ phận, cá nhân liên quan.
3.2

Nâng cao chất lượng đội ngũ viên chức trong hoạt động công

tác văn thư.
Công tác xây dựng cán bộ công chức, viên chức trong bất kỳ tổ chức nào
cũng được coi là nhiệm vụ hàng đầu mang tính chất quyết định đến sự thành
công hay thất bại của một tổ chức. Họ là cầu nối giữa Đảng, chính quyền, đoàn

thể với nhân dân; mọi chủ trương, đường lối, chính sách của Đảng và nhà nước
thực chất đều do cán bộ, công chức, viên chức nghiên cứu đề xuất, thực hiện.
Cán bộ, công chức, viên chức cần cù, chịu khó học hỏi, yêu ngành, yêu
nghề, có ý thức phấn đấu vượt qua mọi khó khăn thử thách, cố gắng, phấn đấu
hoàn thành tốt mọi nhiệm vụ được giao về quản lý nhà nước về văn thư. Mặc dù
trong điều kiện tiền lương và thu nhập thực tế còn thấp, lại chịu nhiều tác động
20


tiêu cực của cơ chế thị trường, nhưng cán bộ, công chức, viên chức giữ được
phẩm chất đạo đức, có lối sống lãnh mạnh, được mọi người tín nhiệm.
Những tồn tại, hạn chế
Một số cán bộ chưa đào tạo về kiến thức quản lý nhà nước, lý luận chính
trị, do đó năng suất, chất lượng và hiệu quả còn hạn chế.
Tình trạng cán bộ, công chức, viên chức của UBND còn thiếu, cán bộ
chuyên môn và thiếu cán bộ quản lý lãnh đạo các Những ưu điểm chủ yếu
Hầu hết cán bộ, công chức, viên chức của UBND huyện Quế Võ có tư
tưởng, chính trị tốt, kiên định với mục tiêu lý tưởng xã hội chủ nghĩa, tin tưởng
vào sự nghiệp đổi mới do Đảng lãnh đạo, trung thành với Tổ quốc, có ý thức
phục vụ nhân dân.
Xác định được vị trí việc làm cho từng cán bộ, công chức, viên chức làm
căn cứ để đổi mới cách đánh giá cán bộ, công chức, viên chức phục vụ công tác
tuyển dụng, quy hoạch, đào tạo, bồi dưỡng nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ,
công chức, viên chức.
Phòng, do vậy chưa đủ năng lực đáp ứng được yêu cầu công việc mới của
đơn vị giao.
Công tác xây dựng và quy hoạch cán bộ giữa các thế hệ trong UBND còn
thiếu cán bộ, công chức nòng cốt, kế cận, có trình độ chuyên môn cao về công
tác chuyên ngành.
Nguyên nhân

Công tác kiện toàn tổ chức bên trong của UBND còn nhiều bất cập, chưa
hoàn thiện tổ chức bộ máy, biên chế; việc lựa chọn cán bộ quản lý các phòng
chức năng chưa có người để bố trí.
Tiền lương và thu nhập thực tế của cán bộ, công chức, viên chức còn thấp
chưa đủ để nuôi sống bản thân và gia đình ở mức trung bình của xã hội, chưa
tương xứng với sức cống hiến của cán bộ, công chức, viên chức của đơn vị.
Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân ngày 26
tháng 11 năm 2003;
Căn cứ Luật Lưu trữ ngày 11 tháng 11 năm 2011;
Căn cứ Quyết định số 579/QĐ BNV ngày 27 tháng 6 năm 2012 của Bộ
Nội vụ về việc phê duyệt quy hoạch ngành Văn thư Lưu trữ đến năm 2020, tầm
nhìn đến năm 2030.
Để phát huy những kết quả đạt được trong thời gian qua mà cán bộ, công
chức, viên chức của UBND đã nỗ lực phấn đấu gặt hái được những thành tích
21


xuất sắc, trong thời gian tới, UBND cần tiếp tục quan tâm một số giải pháp như
sau:
Đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ làm công tác văn
thư và cán bộ làm công tác khác nhằm đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ mới được
giao theo Luật Lưu trữ Việt Nam.
Tiếp tục phát hiện, lựa chọn những cán bộ trẻ có trình độ năng lực, tâm
huyết với ngành nghề để đào tạo, bồi dưỡng chuyên sâu nhằm xây dựng đội ngũ
cán bộ, công chức, viên chức của UBND tinh thông về lĩnh vực quản lý nhà
nước văn thư. Ngoài ra, quan tâm đào tạo rèn luyện và cập nhật kiến thức kỷ
năng quản lý, kỷ năng nghiệp vụ hành chính, kỷ năng tin học văn phòng, kỷ
năng giao tiếp, phương pháp làm việc; đào tạo theo chức danh lãnh đạo quản lý
trong tổ chức bộ máy của Chi cục và bồi dưỡng thi nâng ngạch cho cán bộ, công
chức, viên chức.

Cán bộ, công chức, viên chức của UBND đổi mới phương thức quản lý
hành chính, nghiệp vụ gắn với từng bước hiện đại hóa trang thiết bị công sở,
trang thiết bị các phương tiện làm việc chuyên sâu trên các lĩnh vực chuyên môn
như: Số hóa tài liệu, quản lý văn bản đến-đi trên các phần mềm trực tuyến, phần
mềm cập nhật cơ sở dữ liệu cấp 1 và cơ sở dự liệu cấp 2 trên máy vi tính.
Nhiệm vụ tới đây đối với công chức, viên chức của UBND về hoạt đông
công tác văn thư rất nặng nề; để thực hiện thắng lợi nhiệm vụ đó đòi hỏi mỗi
công chức, viên chức của UBND phải nổ lực nhiều hơn nữa, phấn đấu nhiều hơn
nữa để đưa sự nghiệp ngành Văn thư, lưu trữ của địa phương phát triển hơn nữa
như: Xây dựng Kế hoạch thu thập tài liệu của cấp huyện về lưu trữ lịch sử tỉnh;
giải quyết tài liệu tích đống của các cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu
của cấp huyện và bảo quản 2km giá tài liệu tài liệu lưu trữ của 115 Phông lưu
trữ của các cơ quan tổ chức; Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu
trữ như: xây dựng cơ sở dữ liệu trên các phần mềm quản lý của các phông lưu
trữ phục vụ trong công tác tra tìm nhanh chóng, chính xác, đồng thời xây dựng
kế hoạch chống nguy cơ hủy hoại và bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có
hiệu quả tài liệu lưu trữ của tỉnh giai đoạn từ năm 1903 đến nay; triển khai công
tác thu thập tài liệu quý hiếm trong và ngoài huyện.
Như vậy, với tổ chức bộ máy, biên chế, cán bộ, công chức, viên chức của
22