Giải pháp nâng cao công tác văn thư – lưu trữ tại UBND huyện pác nặm tỉnh bắc kạn

LỜI CẢM ƠN
Trong công cuộc đổi mới ngày nay, cùng với sự phát triển ngày càng cao
của khoa học kỹ thuật, tài liệu lưu trữ có một vai trò càng quan trọng trong
việc phản ánh hoạt động của một cơ quan, một tổ chức. Đồng thời tài liệu lưu
trữ cũng góp phần giải quyết công việc, tìm kiếm thông tin để xây dựng chiến
lược kinh tế cũng như quy hoạch, chủ trương, đề ra các quyết định quản lý.
Trong quá trình xây dựng một nền văn hóa mới tài liệu lưu trữ có ý nghĩa to
lớn trong việc rút ra nhiều thông tin bổ ích cho việc giáo dục, tuyên truyền,
phát triển kinh tế.
Lưu trữ lại là một trong những công tác nghiệp vụ quan trọng và không
thể thiếu trong quá trình hình thành và phát triển của một đơn vị nó ghi nhận
các hoạt động của các cơ quan Đảng và Nhà nước. Là khâu nghiệp vụ quan
trọng để giữ gìn, bảo quản thông tin lâu dài, nhằm mục đích phục vụ cho sự
lãnh đạo của Đảng và Nhà nước ta trên nhiều lĩnh vực chính trị, kinh tế, văn
hóa – xã hội...
Gắn liền với xã hội, lý luận với thực tiễn “Học đi đôi với hành”. Được sự
hướng dẫn nhiệt tình để tôi có thể vận dụng được vốn kiến thức và kỹ năng
được giảng dạy tại trường. Tôi xin được gửi lời cảm ơn chân thành nhất tới
TS. Bùi Thị Ánh Vân – Khoa Văn hóa Thông tin và Xã hội người đã cung cấp
cho tôi những vốn kiến thức quý báu từ bộ môn Phương pháp nghiên cứu
khoa học để tôi có những hình dung cơ bản và chính xác về nội dung cũng như
phương pháp để hoàn thành một đề tài nghiên cứu khoa học với đề tài “Giải
pháp nâng cao công tác văn thư – lưu trữ tại UBND huyện Pác Nặm tỉnh Bắc
Kạn”.
Đây là lần đầu tìm hiểu và tiến hành nghiên cứu một đề tài mang tính
chất nghiên cứu khoa học, nên chắc chắn sẽ còn nhiều thiếu sót rất mong
nhận được những nhận xét đóng góp quý báu của quý thầy, cô để tôi rút được
kinh nghiệm trong các bài nghiên cứu về sau, hoàn thiện và hoàn thành tốt
hơn các bài nghiên cứu sau này.

Xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày...tháng... năm...

LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là công trình của riêng tôi. Mọi thông tin, số liệu
trong đề tài là hoàn toàn trung thực.
Hà Nội, ngày...tháng...năm...
Tác giả



MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN
LỜI CAM ĐOAN


PHẦN MỞ ĐẦU
Lý do chọn đề tài
Ngày nay, cùng với sự đi lên của đất nước, sự phát triển nhanh và mạnh
của nền kinh tế thị trường là sự ra đời của các cơ quan, tổ chức với những
quy mô lớn, nhỏ và các loại hình kinh doanh đa dạng và phong phú. Mỗi cơ
quan, tổ chức, doanh nghiệp đều có những cách tổ chức sắp xếp bộ máy hoạt
động riêng cho phù hợp với tiến trình đi lên hội nhập của cơ quan, tổ chức.
Trong bất cứ một cơ quan nào, văn bản giấy tờ luôn là cầu nối quan
trọng giữa các cơ quan, doanh nghiệp, các tổ chức kinh tế, giữa nhà nước với
nhân dân, giữa doanh nghiệp với khách hàng. Vì vậy công tác văn thư – lưu
trữ có vai trò rất lớn không thể thiếu trong các đơn vị hành chính sự nghiệp,
các đơn vị sản xuất kinh doanh. Bởi mọi văn bản giấy tờ đều được tập trung
vào đầu mối là bộ phận văn thư – lưu trữ là cánh tay đắc lực giúp cho lãnh
đạo cơ quan nắm bắt được tình hình hoạt động của cơ quan. Làm tốt công tác

văn thư sẽ đảm bảo cung cấp đầy đủ, chính xác, kịp thời các quyết định quản
lý. Trên cơ sở đó ban lãnh đạo đưa ra được những quyết sách đúng đắn đảm
bảo có lợi cho cơ quan, tổ chức.
Hơn nữa, tôi lại được đào tạo một cách cơ bản về công tác văn thư –
lưu trữ tại ngôi trường có truyền thống giảng dạy về văn thư – lưu trữ
trường Đại học Nội vụ Hà Nội. Để tìm hiểu rõ hơn về công tác tổ chức văn
phòng, đặc biệt là công tác văn thư – lưu trữ nắm bắt được những thuận lợi
cũng như những khó khăn của ngành, trong quá trình thực tập tại một UBND
cụ thể là UBND huyện Pác Nặm, tỉnh Bắc Kạn tôi xin đưa ra đề tài “Giải pháp
nâng cao công tác văn thư – lưu trữ tại UBND huyện Pác Nặm tỉnh Bắc Kạn”.
1. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Với thuận lợi đã được thực tập trong thời gian 2 tháng tại UBND nên
việc đưa ra đề tài này để nghiên cứu cũng đơn giản hơn. Tôi đã có một
khoảng thời gian tìm hiểu sơ qua về cơ quan, và cùng với là sinh viên đang
theo học liên thông nên cũng đã có một ít kinh nghiệm và một số nguồn tư liệu
5


cụ thể được học và cung cấp tại trường như của Trường Cao đẳng Nội vụ Hà
Nội (2009), Giáo trình lưu trữ, Nxb Giao thông Vận tải, Hà Nội và Giáo trình
Nghiệp vụ công tác văn thư (2009), Nxb Giao thông Vận tải, Hà Nội. Và quan
trọng nhất là qua bài “Báo cáo thực tập tại UBND huyện Pác Nặm tỉnh Bắc
Kạn” được thực hiện ngày 24 tháng 4 năm 2015 trong quá trình đi thực tập
tại cơ quan để viết bài báo cáo đã cung cấp những thông tin cần thiết để phục
vụ cho tôi viết được Chương 2, Chương 3 trong đề tài này cùng với việc tìm
đọc và từng học qua những quyển giáo trình này đã giúp tôi biết được, hiểu
được những kiến thức cơ bản về tài liệu lưu trữ, về công tác lưu trữ cũng như
các nghiệp vụ về công tác văn thư qua đó đã góp phần bổ sung hoàn thiện hơn
cho bản thân tôi những kiến thức cơ bản nhất về lý luận, vai trò cũng như
thực tiễn công tác văn thư – lưu trữ. Giúp tôi có thể dễ dàng biết được những

mẫu hình văn bản đi, văn bản đến, hoàn thiện đề tài nghiên cứu một cách dễ
dàng và đạt hiệu quả cao hơn.
2. Mục tiêu nghiên cứu
Đề tài nghiên cứu nhằm tìm hiểu những vấn đề cơ bản về công tác văn
thư – lưu trữ, phân tích đánh giá thực trạng các hoạt động văn thư – lưu trữ
tại UBND huyện Pác Nặm, tỉnh Bắc Kạn qua đó thấy rõ được những ưu điểm
và hạn chế nhằm đưa ra những giải pháp để nâng cao hiệu quả công tác văn
thư – lưu trữ tại Ủy ban.
Đồng thời cũng để tôi có thể ôn lại, kiểm tra lại những vốn kiến thức về
mặt lý thuyết đã được học tại trường trong suốt thời gian qua.
3. Đối tượng nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu là “Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư
– lưu trữ tại UBND huyện Pác Nặm, tỉnh Bắc Kạn”.
4. Phạm vi nghiên cứu
-

Không gian UBND huyện Pác Nặm, tỉnh Bắc Kạn
Nghiên cứu lịch sử hình thành
Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan đặc biệt là công tác văn thư
– lưu trữ.
6


-

Thực trạng công tác văn thư – lưu trữ của Phòng Nội vụ về công tác văn thư –

-

lưu trữ

Đánh giá hiệu quả hoạt động văn thư – lưu trữ tại UBND huyện về ưu điểm,
hạn chế, nguyên nhân của hạn chế. Trên cơ sở đưa ra một số biện pháp
khuyến nghị nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả hoạt động công tác văn

-

thư – lưu trữ tại huyện.
Thời gian nghiên cứu công tác văn thư – lưu trữ từ năm 2007 đến năm 2012.
5. Phương pháp nghiên cứu

-

Phương pháp quan sát
Phương pháp nghiên cứu tài liệu
Phương pháp thu thập, xử lý thông tin
Phương pháp điều tra, khảo sát
Phương pháp thống kê
6. Bố cục đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo, phụ lục đề tài của tôi
gồm 3 chương:
Chương 1: Những vấn đề cơ bản về công tác văn thư - lưu trữ và khái
quát về UBND huyện Pác Nặm, tỉnh Bắc Kạn
Chương 2: Thực trạng công tác văn thư – lưu trữ tại UBND huyện Pác
Nặm, tỉnh Bắc Kạn.
Chương 3: Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư – lưu trữ

7


Chương 1

NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ VÀ KHÁI
QUÁT VỀ UBND HUYỆN PÁC NẶM, TỈNH BẮC KẠN
1.1. Khái niệm, vai trò, ý nghĩa nội dung của công tác văn thư
1.1.1. Khái niệm về công tác văn thư
“Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục
vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của các cơ quan Đảng,
cơ quan Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị - xã hội, đơn vị vũ trang
nhân dân (dưới đây gọi chung là các cơ quan, tổ chức)” [5; Tr. 07].
1.1.2. Vị trí và ý nghĩa của công tác văn thư
Nói đến công tác văn thư là nói đến những công việc liên quan đến văn
bản, giấy tờ, trong đó có soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý và giải
quyết văn bản, quản lý và sử dụng con dấu trong đó con dấu được quy định cụ
thể như sau: “Con dấu Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, Tòa án nhân
dân, Viện Kiểm sát nhân dân cấp huyện, Ban quản lý Khu công nghiệp, Ban
quản lý Khu chế xuất, Ban quản lý Khu kinh tế
- Đường kính: 36mm;
- Xung quanh vành ngoài con dấu: Tên cơ quan dùng dấu kèm theo tên
cấp tỉnh;
- Giữa con dấu: Hình Quốc huy.” [1; Khoản b Điều 5], lập hồ sơ hiện hành
nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Nếu
thiếu một trong những nội dung trên thì công tác văn thư chưa thể nói là
hoàn thiện và điều đó sẽ làm ảnh hưởng đến nhiều lĩnh vực hoạt động khác
của cơ quan.
Công tác văn thư được xác định là một trong những mặt hoạt động của
bộ máy quản lý nói chung và là nội dung trong hoạt động văn phòng. Trong
văn phòng công tác văn thư không thể thiếu được, chiếm một phần lớn trong
hoạt động của văn phòng và là một mắt xích trong hoạt động quản lý của cơ
8

quan, đơn vị. Như vậy, công tác văn thư gắn liền với hoạt động của chính cơ
quan, tổ chức đó được xem như là một bộ phận quản lý Nhà nước.
Với vị trí như vậy thì văn thư có một ý nghĩa vô cùng quan trọng đầu
tiên:
- Công tác văn thư đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác những
thông tin cần thiết phục vụ quản lý Nhà nước nói chung và của mỗi cơ quan,
đơn vị nói riêng.
Công tác quản lý Nhà nước đòi hỏi phải có đủ thông tin cần thiết. Thông
tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn
thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin bằng văn bản. Về mặt nội
dung công việc, có thể sắp xếp công tác văn thư vào hoạt động bảo đảm thông
tin cho công tác quản lý Nhà nước mà văn bản chính là phương tiện chứa
đựng, truyền đạt, phổ biến những thông tin mang tính pháp lý.
- Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan
được nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chính sách, đúng
chế độ, giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước; hạn chế được bệnh quan liêu
giấy tờ giảm bớt giấy tờ vô dụng và việc lợi dụng văn bản của Nhà nước để
làm những việc trái pháp luật.
- Công tác văn thư đảm bảo giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động
của cơ quan cũng như mọi hoạt động của các cá nhân giữ các trách nhiệm
khác trong cơ quan.
Nếu trong quá trình hoạt động của cơ quan, các văn bản giữ lại đầy đủ,
nội dung văn bản chính xác, phản ánh chân thực các hoạt động của cơ quan
thì khi cần thiết, các văn bản sẽ là bằng chứng pháp lý chứng minh cho hoạt
động của cơ quan một các chân thực nhất.
- Công tác văn thư đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện
làm tốt công tác lưu trữ.
1.1.3. Yêu cầu của công tác văn thư – lưu trữ
Để thực hiện đúng yêu cầu của Nhà nước, công tác văn thư lại là một bộ
9

phận của công tác công văn giấy tờ. Do đó trong quá trình thực hiện cần đảm
bảo các yêu cầu sau đây:
- Nhanh chóng
Do quá trình giải quyết công việc của cơ quan phụ thuộc vào nhiều yếu
tố như xây dựng văn bản, tổ chức quản lý văn bản, giải quyết văn bản. Do đó,
xây dựng văn bản nhanh chóng, giải quyết văn bản kịp thời sẽ góp phần vào
việc giải quyết nhanh chóng mọi công việc của cơ quan.
- Chính xác
Công tác văn thư là một hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản do
đó văn bản đó cần phải chính xác về nội dung của văn bản, nội dung phải
tuyệt đối chính xác về mặt pháp lý, dẫn chứng hay trích dẫn phải chính xác, số
liệu đầy đủ, thứ hai nữa là phải chính xác về thể thức văn bản, văn bản ban
hành phải đầy đủ các yếu tố thể thức do Nhà nước quy định, chính xác về các
khâu kỹ thuật nghiệp vụ của văn thư. Yêu cầu chính xác phải được quán triệt
đầy đủ trong các khâu đánh máy, đăng ký văn bản vào, văn bản ra trong quá
trình chuyển giao văn bản.
-

Bí mật
Trong nội dung văn bản đến, văn bản đi của cơ quan có nhiều vấn đề
thuộc về phạm vi bí mật của cơ quan, của Nhà nước. Vì vậy trong quá trình
xây dựng văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản đi, văn bản đến đều
phải đảm bảo bí mật. Tức là chỉ có những người có liên quan mới được biết về
nội dung văn bản. Đối với những văn bản có dấu mật thì phải chuyển đúng đối
tượng.

-

Hiện đại
Ngày nay với sự phát triển ngày càng cao của khoa học công nghệ và
khối lượng công việc ngày càng nhiều đòi hỏi việc ứng dụng công nghệ thông
tin vào công tác này ngày càng được chú trọng, nâng cao. Để vừa đảm bảo về
mức độ chính xác của văn bản và công việc soạn thảo cũng được tiến hành
nhanh hơn so với phương pháp soạn thảo thủ công.
10


1.2. Công tác lưu trữ
1.2.1. Khái niệm về công tác lưu trữ
Văn bản là phương tiện trong hoạt động quản lý của mọi cơ quan, tổ
chức, nó được sử dụng để ghi chép các sự kiện, hiện tượng, truyền đạt các chỉ
thị, mệnh lệnh là căn cứ điều hành và quản lý xã hội, là căn cứ pháp lý để truy
cứu trách nhiệm. Vậy để nói đến công tác lưu trữ thì phải nói đến tài liệu lưu
trữ.
“Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị, được lựa chọn từ trong toàn bộ
khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức và
cá nhân, được bảo quản trong các kho lưu trữ để khai thác phục vụ cho các
mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch sử... của toàn xã hội.” [4; Tr.
10].
Công tác lưu trữ là khâu cuối cùng của quá trình xử lý thông tin, tất cả
những văn bản đến đã qua xử lý, bản lưu của văn bản đi và những hồ sơ tài
liệu có liên quan đều phải được chuyển vào lưu trữ. Công tác lưu trữ là một
lĩnh vực hoạt động quản lý Nhà nước bao gồm tất cả những vấn đề lý luận
thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học tài liệu, bảo quản và
tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ cho công tác quản lý,
nghiên cứu khoa học và các nhu cầu cá nhân.
Công tác lưu trữ ra đời do đòi hỏi khách quan của việc quản lý, bảo
quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ xã hội. Vì thế công tác lưu

trữ là một mắt xích không thể thiếu trong hoạt động của bộ máy Nhà nước.
Theo Luật lưu trữ 2011 thì tài liệu lưu trữ thì tài liệu lưu trữ còn được định
nghĩa như sau: “Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực
tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ.
Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không
còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp” [7; Khoản 3
Điều 2].
Công tác lưu trữ là sự lựa chọn, giữ lại và tổ chức khoa học những văn
11


bản, tài liệu có giá trị được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ
quan, tổ chức để làm bằng chứng tra cứu thông tin cần thiết trong quá trình
hoạt động.
Tóm lại công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý Nhà nước
bao gồm tất cả những vấn đề lý luận thực tiễn và pháp chế liên quan đến việc
tổ chức khoa học tài liệu, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu
trữ phục vụ công tác nghiên cứu khoa học, lịch sử của toàn xã hội
1.2.2. Vị trí, ý nghĩa của công tác lưu trữ
Công tác lưu trữ là một mắt xích không thể thiếu trong hoạt động của
bộ máy Nhà nước. Thực hiện các nhiệm vụ quản lý Nhà nước về lưu trữ. Thực
hiện các nhiệm vụ sự nghiệp lưu trữ như thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ, xác
định giá trị, chỉnh lý tài liệu, bảo quản bảo vệ an toàn và tổ chức sử dụng tài
liệu lưu trữ có hiệu quả.
Việc khai thác thông tin phục vụ soạn thảo, ban hành văn bản có thể từ
nhiều nguồn khác nhau nhưng nguồn thông tin từ tài liệu lưu trữ có vai trò
quan trọng hơn cả vì trước hết mang tính chính xác, độ tin cậy cao, thuận lợi,
nhanh chóng và tiết kiệm. Nguồn thông tin văn bản sử dụng để nghiên cứu
hầu như đều qua các khâu xử lý nghiệp vụ của công tác lưu trữ như: thu thập
bổ sung tài liệu, xác định, chỉnh lý giá trị tài liệu, tổ chức khai thác sử dụng tài

liệu.
Dựa trên những thông tin được lưu trữ để nghiên cứu tìm ra quy luật
vận động, từ đó dự báo về xu hướng phát triển của các vấn đề trong tương lai,
nhất là sự vận động của đối tượng chịu sự tác động của văn bản đang soạn
thảo, tìm hiểu đối tượng của văn bản, dự đoán phản ứng của họ khi nhận
được văn bản... Từ đó tìm ra cách thức tác động phù hợp với quy luật vận
động của đời sống xã hội.
Trong quá trình xây dựng một văn bản, cần phải nghiên cứu vấn đề
pháp luật liên quan đến nội dung văn bản của giai đoạn trước, nhằm đánh giá
những thành công, thất bại của từng văn bản, từng quy định, tìm hiểu nguyên
12


nhân để kế thừa những hạt nhân hợp lý, phát huy giá trị tích cực, hạn chế đến
mức thấp nhất những tác động tiêu cực, những thiệt hại có thể sảy ra cho xã
hội của các văn bản mới.
Như vậy làm tốt các khâu nghiệp vụ của công tác lưu trữ sẽ góp phần
thúc đẩy cho hoạt động hệ thống hóa pháp luật được tốt, góp phần loại bỏ
những quy phạm lỗi thời, làm giảm sự chồng chéo giữa các văn bản quy phạm
pháp luật, nâng cao chất lượng, hiệu quả bảo đảm cung cấp những thông tin
cho hoạt động xây dựng hệ thống văn bản. Làm tốt công tác lưu trữ góp phần
thúc đẩy công tác văn thư và hành chính, văn phòng đạt hiệu quả, nâng cao
hiệu quả hoạt động, thúc đẩy nhanh chóng quá trình thực hiện cải cách. Quá
trình hình thành văn bản từ soạn thảo, ban hành, quản lý văn bản đến lưu trữ
hiện hành và đưa vào lưu trữ lịch sử có mối quan hệ chặt chẽ phụ thuộc, thúc
đẩy nhau. Điều đó được thể hiện:
-

Tất cả các hoạt động quản lý, chỉ đạo, điều hành công việc hành chính trên
mọi lĩnh vực của Nhà nước hàng ngày, hàng giờ đều gắn liền với văn bản, điều

đó cũng có nghĩa là gắn liền việc tổ chức sử dụng văn bản nói riêng, với công
tác lưu trữ nói chung. Trong quá trình xây dựng quy hoạch, kế hoạch, nhất
thiết phải có nghiên cứu thực trạng vấn đề đó ở giai đoạn trước để đúc rút
kinh nghiệm, tìm ra nguyên nhân làm công việc thành công hay thất bại từ đó
đưa ra những nhiệm vụ, kế hoạch sát hợp với thực tế. Như vậy hệ thống văn
bản quản lý vừa là phương tiện vừa là sản phẩm của hoạt động quản lý Nhà
nước, đồng thời cũng là thành phần tài liệu chủ yếu của Phông lưu trữ Nhà

-

nước Việt Nam.
Tài liệu lưu trữ cung cấp thông tin có giá trị pháp lý và chính xác nhất cho
hoạt động quản lý, khắc phục tệ quan liêu, nâng cao hiệu quả của quản lý.
Công tác lưu trữ góp phần vào việc thực hiện cải cách thủ tục hành chính của
các cơ quan, đơn vị. Công việc của một cơ quan, một xí nghiệp được tiến hành
nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu là do công văn giấy tờ có được làm
tốt hay không, do việc giữ gìn hồ sơ, tài liệu có được cẩn thận hay không.
Tài liệu lưu trữ góp phần quan trọng trong việc bảo vệ pháp luật, bảo
13


vệ thể chế nền hành chính Nhà nước và quyền lợi chính đáng của công dân,
góp phần tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa. Sử dụng thông tin từ văn
bản quản lý Nhà nước để theo dõi, điều hành và kiểm tra công việc trong cơ
quan một cách khoa học, có hệ thống, có căn cứ chính xác. Kiểm tra là điều
kiện tất yếu để bảo đảm cho hoạt động của bộ máy quản lý Nhà nước có hiệu
quả.

Hồ sơ tài liệu lưu trữ là chứng cứ chân thực có độ chính xác cao để các

cấp có thẩm quyền tiến hành kiểm tra tiến độ, sự phù hợp, đúng đắn của quá
trình giải quyết công việc, từ đó kiểm tra, đánh giá hoạt động của các cơ quan
trong bộ máy Nhà nước. Có vai trò quan trọng bậc nhất trong việc xem xét các
hành vi hành chính trong quá trình thực hiện các nhiệm vụ quản lý của các cơ
quan, là cơ sở quan trọng để giải quyết các tranh chấp giữa các cơ quan, tổ
chức, cá nhân, giải quyết các quan hệ pháp lý, trong quản lý hành chính. Đại
đa số các văn bản áp dụng pháp luật được ban hành trên cơ sở pháp luật hiện
hành. Tuy nhiên, có trường hợp phải áp dụng quy phạm đã hết hiệu lực tại
thời điểm áp dụng pháp luật nhưng có hiệu lực sảy ra hành vi vi phạm pháp
luật.
1.2.3. Mối quan hệ và tầm quan trọng của công tác văn thư – lưu
trữ
Giữa công tác văn thư và lưu trữ không có sự tách biệt mà có mối quan
hệ chặt chẽ, thúc đẩy với nhau. Mối quan hệ này thể hiện qua sự liên tục trong
quá trình từ soạn thảo, ban hành, quản lý văn bản đến lưu trữ hiện hành và
đưa vào lưu trữ lịch sử.
Khi soạn thảo văn bản, việc tìm hiểu các thông tin, các tài liệu đã xử lý
trước đó là rất quan trọng để hình thành nên văn bản. Các tài liệu được lưu
trữ tốt sẽ là nguồn cung cấp những thông tin có giá trị pháp lý, chính xác và
kịp thời nhất cho người soạn thảo văn bản. Trên thực tế, các cơ quan quản lý
Nhà nước không thể rút ngắn thời gian ban hành các quyết định, giải quyết
kịp thời, đúng đắn các yêu cầu của công dân nếu không có đầy đủ, kịp thời
thông tin từ tài liệu lưu trữ. Công việc của một cơ quan được tiến hành nhanh
14


hay chậm, thiết thực hay quan liêu là do công văn, giấy tờ có làm tốt hay
không là do việc giữ gìn hồ sơ, tài liệu có được cẩn thận hay không. Như vậy
thực hiện tốt công tác lưu trữ sẽ góp phần thúc đẩy thực hiện tốt công tác văn
thư.

Ngược lại, thực hiện tốt công tác văn thư cũng sẽ góp phần thực hiện
tốt công tác lưu trữ. Cụ thể là việc quản lý văn bản và lập hồ sơ hiện hành có
ảnh hưởng quan trọng đến việc thực hiện tốt công tác lưu trữ. Có thể xem
công tác lập hồ sơ như là cầu nối giữa công tác văn thư với công tác lưu trữ.
Nếu hồ sơ được lập khoa học sẽ tiết kiệm thời gian, công sức và tạo điều kiện
thuận lợi để công tác lưu trữ phát triển, từ đó từng bước phát huy giá trị của
tài liệu lưu trữ. Theo giáo sư Sue MeKemmish – Lưu trữ quốc gia Úc: “Lập hồ
sơ tốt ngay từ khâu văn bản sẽ phục vụ tốt hơn cho cả mục đích hiện hành
cũng như mục đích trong tương lai”.
Trong hoạt động quản lý hành chính Nhà nước hiện nay, trên mọi lĩnh
vực, hầu hết công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đều gắn bó
với văn bản, cũng có nghĩa là gắn liền việc soạn thảo và ban hành tổ chức
soạn thảo văn bản nói riêng, với công tác văn thư và lưu trữ nói chung. Do đó,
vai trò của công tác văn thư và lưu trữ đối với hoạt động quản lý hành chính
Nhà nước, thể hiện ở bốn điểm sau:
- Góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung
cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích chính trị,
kinh tế, văn hóa, xã hội. Đồng thời cung cấp những thông tin quá khứ, những
căn cứ, những bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của các cơ quan.
- Giúp cho cán bộ, công chức cơ quan nâng cao hiệu suất công việc và
giải quyết xử lý nhanh chóng và đáp ứng được các yêu cầu của các tổ chức, cá
nhân. Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi. Kiểm tra công việc một
cách có hệ thống, qua đó cán bộ, công chức có thể kiểm tra, đúc rút kinh
nghiệm góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý: năng suất, chất lượng,
hiệu quả và đây cũng là những mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành chính
15


Nhà nước.
1.3. Vài nét về UBND huyện Pác Nặm, tỉnh Bắc Kạn

1.3.1. Tổng quan về địa lý, dân cư, sự hình thành huyện Pác Nặm,
tỉnh Bắc Kạn
Mặc dù có không ít những thay đổi về dư hành chính nhưng Bắc Kạn
vẫn là một địa bàn được gắn kết bởi quá trình lịch sử văn hóa trên nền tảng
cảnh quan địa lý với các sắc thái độc đáo và đa dạng.
Là một trong những địa bàn được coi là “miền quan yếu” ở phía Bắc, có
vị trí quan trọng về chính trị - quân sự. Chính vì vậy, trong lịch sử dựng nước
và giữ nước của dân tộc, nhân dân Bắc Kạn luôn sát cánh cùng nhân dân cả
nước đánh bại nhiều đạo quân xâm lược hung hãn. Trong các cuộc kháng
chiến chống quân xâm lược phương Bắc, từ Tần, Hán, đến Tống, Nguyên,
Minh, Thanh... các thế hệ đồng bào các dân tộc tỉnh Bắc Kạn luôn có mặt trong
những đội quân chống xâm lược.
Trải qua nhiều biến động, đổi thay cùng với sự chia tách, sáp nhập về
địa giới hành chính, Đảng bộ, nhân dân các dân tộc tỉnh Bắc Kạn luôn phát
huy truyền thống quê hương cách mạng, lao động cần cù, sáng tạo, đoàn kết,
vượt qua mọi khó khăn, thử thách để xây dựng quê hương ngày càng giàu đẹp
Bắc Kạn là tỉnh miền núi nội địa nằm ở vùng Đông Bắc Việt Nam giáp
với bốn tỉnh Cao Bằng, Lạng Sơn, Thái Nguyên và Tuyên Quang. Tỉnh được
thành lập ngày 01/01/1997. Hiện có 8 đơn vị hành chính 7 huyện và 1 thị xã
với 122 xã, phường, thị trấn. Diện tích đất tự nhiên 4.859 km 2 dân số 300
nghìn người gồm 7 dân tộc anh em (tày, nùng, kinh, dao, hoa, sán chay) sinh
sống, trong đó dân tộc thiểu số chiếm hơn 80% .
Bắc Kạn được tự nhiên ưu đãi cho nhiều tiềm năng phát triển kinh tế
xã hội với nguồn tài nguyên rừng, đất rừng, khoáng sản phong phú và vườn
quốc gia Ba Bể, nơi có hồ Ba Bể là một trong 20 hồ nước ngọt lớn trên thế
giới... trên địa bàn tỉnh có165 mỏ và điểm quặng, với các loại khoáng sản có
trữ quặng, trữ lượng khoảng 39 tấn; đá vôi xi măng 150 triệu m 3; đá trắng,
16

thạch anh khoảng 460 triệu m3; sét xi măng trên 10 triệu m3, ngoài ra còn có
antimon, titan, kaolin, silic... Từ đó, Bắc Kạn có triển vọng đầu tư chế biến sâu
ở quy mô vừa và nhỏ để nâng cao giá trị các loại khoáng sản, đặc biệt là
ngành sản xuất vật liệu xây dựng. Trên địa bàn tỉnh Bắc Kạn còn có nhiều hệ
suối là đầu nguồn sông Đáy, sông Gâm, sông Chu... lưu vực nhỏ và độ dốc dòng
chảy lớn, lòng hẹp và có nhiều thác ghềnh, là điều kiện thuận lợi cho việc phát
triển các công trình thủy điện nhỏ, tạo điều kiện thúc đẩy công nghiệp phát
triển.
Ngày 28 tháng 5 năm 2003 Chính phủ đã ban hành Nghị định số
56/2003/NĐ-CP về việc thành lập huyện Pác Nặm trên cơ sở tách từ huyện Ba
Bể Pác Nặm chính thức đi vào hoạt động từ ngày 19/8/2003.
1.3.2. Chức năng
- Ủy ban nhân dân huyện Pác Nặm là cơ quan hành chính Nhà nước ở cấp
huyện, thực hiện chức năng, nhiệm vụ quy định tại Luật tổ chức HĐND và
UBND ngày 26 tháng 11 năm 2003.
- Ủy ban nhân dân huyện Pác Nặm chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp,
Luật, các văn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND
nhằm đảm bảo thực hiện các chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế xã hội
củng cố an ninh, quốc phòng và thực hiện các chính sách khác theo quy định
của Pháp luật trên địa bàn huyện.
- Thực hiện chức năng quản lý Nhà nước ở địa phương góp phần đảm bảo sự
chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từ Trung
ương tới địa phương. Tuân thủ trình tự, thủ tục và thời gian giải quyết công
việc theo quy định của pháp luật và quy chế hoạt động của UBND huyện.
- Đề cao sự phối hợp công tác, trao đổi thông tin trong giải quyết công việc, bảo
đảm dân chủ trong mọi hoạt động theo đúng quy định.
1.3.3. Nhiệm vụ và quyền hạn
Ủy ban nhân dân huyện Pác Nặm là cơ quan hành chính Nhà nước ở địa
phương đại diện cho Nhà nước quản lý trong mọi lĩnh vực như: Kinh tế, nông
17

nghiệp, công nghiệp, thương mại, dịch vụ, văn hóa, giáo dục, y tế, môi trường,
thể dục thể thao, truyền thanh, truyền hình...và các lĩnh vực xã hội khác, quản
lý Nhà nước về đất đai, các nguồn tài nguyên thiên nhiên khác.
- Tuyên truyền giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành Hiến pháp,
Luật, Pháp lệnh, các văn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên và Nghị quyết
của HĐND cùng cấp trong các cơ quan Nhà nước, các tổ chức kinh tế, tổ chức
xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân và công dân trong huyện.
- Bảo đảm an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội, thực hiện nhiệm vụ
xây dựng lực lượng vũ trang và xây dựng quốc phòng toàn dân; thực hiện chế
độ nghĩa vụ quân sự,... quản lý hộ ở địa phương, quản lý việc cư trú, đi lại của
người nước ngoài ở địa phương.
- Phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản của Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ
chức xã hội, bảo vệ tính mạng, tài sản cũng như các quyền và lợi ích hợp pháp
của công dân; chống tham nhũng, chống buôn lậu, làm hàng giả và các tệ nạn
xã hội khác.
- Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động tiền lương, quy hoạch đào
tạo đội ngũ viên chức Nhà nước và cán bộ cấp xã, bảo hiểm xã hội theo sự
phân cấp.
- Tổ chức và chỉ đạo công tác thi hành án ở địa phương, giải quyết
khiếu nại, tố cáo của công dân theo quy định của pháp luật.
- Quản lý địa giới hành chính, xây dựng chính quyền nhân dân, tổ chức quản lý
việc thành lập Hội quần chúng theo phạm vi thẩm quyền.
- Phối hợp với thường trực HĐND và các Ban của HĐND chuẩn bị nội
dung các kỳ họp HĐND huyện, xây dựng đề án trình HĐND huyện xét và quyết
định.
1.3.4. Cơ cấu tổ chức
Gồm có thành viên (Chủ tịch, các Phó chủ tịch và các phòng ban trực
thuộc). Trong đó:

- Chủ tịch UBND huyện chỉ đạo điều hành chung và Khối Nội chính.
18


- Phó chủ tịch UBND huyện phụ trách kinh tế, nông nghiệp.
- Phó chủ tịch UBND huyện phụ trách kinh tế, nông nghiệp.
Các phòng ban trực thuộc UBND huyện gồm có:
- Ban quản lý các dự án
- Phòng Công thương
- Phòng Dân tộc
- Phòng Giáo dục và đào tạo
- Phòng Lao động thương binh và xã hội
- Phòng Nội vụ
- Phòng Nông nghiệp và phát triển nông thôn
- Phòng Tài chính – kế hoạch
- Phòng Tài nguyên và môi trường
- Phòng Tư pháp
- Phòng Văn hóa thông tin
- Phòng Y tế
- Trung tâm dạy nghề
[Phụ lục sơ đồ 1; Tr. 34]
Ngoài ra còn có 10 xã thuộc huyện Pác Nặm như: xã An Thắng, Bằng
Thành, Bộc Bố, Cao Tân, Cổ Linh, Nhạn Môn, Nghiên Loan, Xuân La, Công
Bằng, Giáo Hiệu.

19


* Tiểu kết
Trong chương 1 tôi đã giới thiệu một số khái niệm về công tác văn thư

và lưu trữ cũng như vị trí, vai trò, ý nghĩa và khái quát vài nét về quá trình
hình thành phát triển của Ủy ban nhân dân huyện Pác Nặm, tỉnh Bắc Kạn.
Những nội dung cơ bản trên sẽ là cơ sở lý thuyết để tôi đi sâu tìm hiểu nghiên
cứu các nội dung trong chương 2.

Chương 2
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI UBND HUYỆN PÁC
NẶM, TỈNH BẮC KẠN
2.1. Hoạt động quản lý
Hiện nay tại Ủy ban nhân dân huyện Pác Nặm, phòng lưu trữ của huyện
đặt cách xa phòng văn thư nên khó khăn cho việc liên hệ trao đổi thông tin.
20


Đồng thời làm mất thời gian cho độc giả đến khai thác sử dụng tài liệu tại cơ
quan. Hằng ngày thì các tài liệu văn bản đi đến cũng được đăng ký vào sổ, cứ
hết một năm thì cán bộ lưu trữ sẽ thu tài liệu từ văn thư về, do tại Ủy ban
nhân dân huyện chưa có nguồn nhân lực cho việc chỉnh lý nên tài liệu tại đây
do tỉnh chỉnh lý.
2.1.1. Một số văn bản pháp luật quản lý hoạt động văn thư – lưu
trữ
- Theo Luật lưu trữ 2011 tài liệu hình thành trong hoạt động của các
cơ quan, tổ chức được quy định như sau “1. Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu
vào Lưu trữ cơ quan được quy định như sau:
a) Trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc, trừ trường
hợp quy định tại điểm b khoản này;
b) Trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công trình được quyết toán đối
với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản.
2. Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến
hạn nộp lưu quy định tại khoản 1 Điều này để phục vụ công việc thì phải được

người đứng đầu cơ quan, tổ chức đồng ý và phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu
giữ lại gửi cho Lưu trữ cơ quan.
Thời gian giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá 02 năm,
kể từ ngày đến hạn nộp lưu.” [7; Điều 11].
Tuy nhiên do cơ sở vật chất phục vụ cho hoạt động của UBND huyện và
các ban, ngành không đáp ứng được nhu cầu giải quyết công việc tại huyện
nên UBND huyện chưa có kho bảo quản tài liệu chuyên dụng. Chỉ có một kho
tạm nhỏ đặt ngay phía bên trái từ cổng vào của UBND huyện. Ngay gần
phòng tổ chức cán bộ, ở tầng 1 chưa đảm bảo được yêu cầu của kho lưu trữ,
việc hướng dẫn bảo quản tài liệu lưu trữ theo công văn số 111/NVĐP “Bảo
quản tài liệu lưu trữ là quá trình áp dụng các biện pháp khoa học kỹ thuật
nhằm bảo đảm an toàn và kéo dài tuổi thọ của tài liệu lưu trữ (tài liệu lưu trữ
dưới đây gọi tắt là tài liệu)”[6; Điểm 2 Khoản A] hay cụ thể như Thông tư 09
21


năm 2007 Hướng dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng “Kho lưu trữ chuyên dụng
phải bảo đảm được các yêu cầu chung sau đây:
a) Về địa điểm: thuận tiện giao thông; có địa chất ổn định, xa các chấn
động nền; có địa thế cao, thoát nước nhanh; không ở gần các khu vực dễ gây
cháy, nổ, ô nhiễm và có đất dự phòng để mở rộng khi cần thiết.
b) Bảo đảm kết cấu bền vững; bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ.
c) Thiết kế hợp lý, liên hoàn phù hợp với các loại hình tài liệu và các quy
trình nghiệp vụ lưu trữ.
d) Đáp ứng các yêu cầu về mỹ quan của công trình văn hoá.”[2; Điểm 3
Khoản 1]
Vì vậy tài liệu hình thành trong hoạt động của UBND huyện vẫn được
quản lý phân tán tại Văn phòng và các ban, ngành, đoàn thể. Kho lưu trữ chưa
đáp ứng được các yêu cầu chung, kho lưu trữ chỉ mang tính chất tạm bợ lưu
trữ tài liệu của cơ quan, tổ chức. Chưa được tổ chức chặt chẽ và cũng chưa có

điều kiện để đáp ứng được đúng theo các quy định của Nhà nước.
Ngoài ra huyện còn hoạt động dựa trên các văn bản của Nhà nước như
:
-

Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính Phủ quy định chi

-

tiết thi hành một số điều của Luật lưu trữ.
Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28/4/2010 về hướng dẫn chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn, và tổ chức của tổ văn thư, lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ,

-

cơ quan thuộc Chính phủ và UBND các cấp.
Thông tư số: 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn
quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
2.1.2. Vấn đề tổ chức, kiểm tra, hướng dẫn thực hiện các quy định
của cơ quan, của nhà nước

- Tài liệu liên quan đến công việc cần giải quyết hằng ngày được để tại ngay các
phòng ban. Vừa là nơi làm việc vừa là nơi lưu trữ tài liệu của cơ quan. Tài liệu
hình thành trong quá trình hoạt động của Ủy ban nhân dân huyện trong năm
chưa được chú trọng quản lý, thu thập và bảo quản nên số lượng còn rất ít,
22


mất mát thất lạc nhiều. Tài liệu chủ yếu là văn bản lưu trong các tập lưu văn
bản đi, văn bản đi được định nghĩa một cách rõ ràng như sau: “Văn bản đi là

tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành
chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản nội bộ và văn
bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành.”[3; Khoản 1 Điều 2]
- Ủy ban nhân dân huyện Pác Nặm là cơ quan hành chính Nhà nước quản lý chỉ
đạo chung về mọi mặt Kinh tế, chính trị, văn hóa... trên địa bàn huyện, nên
trong quá trình hoạt động đã sản sinh ra một khối tài liệu khá lớn đó là tài
liệu quản lý Nhà nước và toàn bộ khối tài liệu của huyện là khối tài liệu hành
chính, không có các loại hình tài liệu khác.
- Trải qua nhiều giai đoạn, biến cố lịch sử của đất nước nói chung và tỉnh Bắc
Kạn nói riêng, cùng với quá trình thay đổi của đơn vị hình thành phông Ủy
ban nhân dân huyện Pác Nặm, nên tình hình tài liệu đã bị thất lạc, mất mát
nhiều. Hiện tại tài liệu của Ủy ban nhân dân huyện Pác Nặm thực tế hiện có và
được lưu giữ như sau:
- Khối tài liệu trước năm 1950 không lưu giữ được.
- Khối tài liệu từ năm 1950 đến năm 2002 được đưa vào phông Ủy ban nhân
dân huyện Ba Bể.
- Khối tài liệu từ năm 2003 – 2006 đang được chỉnh lý và lưu giữ tại phông Ủy
ban nhân dân huyện Pác Nặm. Thời gian chỉnh lý từ tháng 6 năm 2012 đến
tháng 11 năm 2012.
- Khối tài liệu từ năm 2007 – 2009 cũng đang được bảo quản tại phông Ủy ban
nhân dân huyện Pác Nặm.
- Còn khối tài liệu từ năm 2010 đến nay chưa được chỉnh lý đang trong tình
trạng bó gói, rời lẻ. [Phụ lục ảnh 1; Tr. 31 ]
Chủ yếu là tài liệu hành chính gồm: Tài liệu của Chính phủ, các ngành
trung ương; tài liệu của Tỉnh ủy, HĐND, UBND tỉnh; tài liệu của Huyện ủy,
HĐND, UBND, các cơ quan, đơn vị, các xã, thị trấn huyện Pác Nặm; tài liệu của
các tổ chức, các Sở, ban ngành, huyện, thị xã trong tỉnh Bắc Kạn. Hằng năm
23

kho lưu trữ huyện phục vụ khoảng 100 đến 200 người đọc tài liệu. Số lượng
tài liệu đưa ra phục vụ người đọc trong một năm khoảng 300 văn bản.
(Nguồn: Tác giả)
2.2. Hoạt động nghiệp vụ
2.2.1. Việc thực hiện các quy trình nghiệp vụ
Tài liệu hầu hết chưa được chỉnh lý, lập hồ sơ, xác định giá trị chỉ đến
cuối năm thì hồ sơ, tài liệu mới được thu thập lại và do Tỉnh chỉnh lý sau đó
gửi lại huyện một quyển mục lục hồ sơ tài liệu.
- Công tác thu thập:
Thu thập bổ sung tài liệu là một nghiệp vụ quan trọng và có ý nghĩa
quan trọng trong công tác lưu trữ nhằm quản lý thống nhất tài liệu hình
thành trong quá trình hoạt động của cơ quan. Bên cạnh đó nếu công tác thu
thập bổ sung đầy đủ sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc bảo quản và phục vụ
sử dụng tài liệu tại cơ quan.
Nội dung tài liệu trong phông phản ánh quá trình quản lý hành chính
nhà nước ở địa phương. Hằng năm thì tài liệu đã được thu thập lại nhưng
một số phòng ban chưa nộp đầy đủ dẫn tới tình trạng tài liệu trong phông bị
thiếu, rời lẻ. Giai đoạn từ năm 2003 đến 2006 đã thu được 14,65m giá, tất cả
tài liệu hình thành sản sinh trong quá trình hoạt động của Ủy ban nhân dân
huyện Pác Nặm được thu thập lại và thuê tỉnh chỉnh lý. Hiện Ủy ban nhân dân
huyện đã có bảng hướng dẫn xác định giá trị tài liệu của cơ quan trong đó có
các nội dung tài liệu và thời hạn bảo quản là bao nhiêu năm để trong quá
trình chỉnh lý tài liệu Ủy ban nhân dân huyện có thể xác định dễ dàng tài liệu
cần giữ lại và tài liệu nào không cần thiết để loại ra tiêu hủy theo quy định.
Đồng thời xác định thời hạn bảo quản cho từng loại hình tài liệu của cơ quan
mình.
- Công tác xác định giá trị là dựa trên những nguyên tắc tiêu chuẩn và
phương pháp của lưu trữ học để quy định thời hạn bảo quản cho từng loại
hình tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan cá nhân theo
24

giá trị của chúng về các mặt kinh tế, chính trị, văn hóa...việc xác định giá trị có
ý nghĩa quyết định đến số phận của tài liệu. Làm tốt công tác này sẽ tạo điều
kiện bổ sung các tài liệu có giá trị vào kho lưu trữ cơ quan nâng cao hiệu quả
phục vụ khai thác sử dụng và bảo quản tài liệu. Nên vì thế Ủy ban nhân dân
đã xây dựng bảng hướng dẫn cụ thể để xác định được tài liệu nào có giá trị và
tài liệu nào không có giá trị để tiêu hủy.
- Chỉnh lý tài liệu là tổ chức lại tài liệu theo một phương án phân loại
khoa học, trong đó tiến hành chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ
sơ; xác định giá trị; hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu và làm các công cụ tra cứu đối
với phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý. Chỉnh lý tài liệu nhằm tổ chức sắp
xếp hồ sơ, tài liệu của phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý một cách khoa
học tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý bảo quản và khai thác, sử
dụng tài liệu. Đồng thời loại ra những tài liệu hết giá trị để tiêu hủy, qua đó
góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng kho tàng và trang thiết bị, phương tiện
bảo quản.
Tuy nhiên tại Ủy ban nhân dân huyện Pác Nặm chưa tiến hành chỉnh lý
tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan do không có nguồn nhân sự
cũng như nghiệp vụ chuyên môn thực hiên chỉnh lý.Vì vậy việc quản lý, bảo
quản và khai thác, sử dụng tài liệu gặp rất nhiều khó khăn. [Phụ lục ảnh 2; Tr.
32]
- Công tác bảo quản, thống kê
Bảo quản tài liệu ở Ủy ban nhân dân huyện còn kém chưa được chú
trọng quan tâm, tài liệu còn bỏ không trong kho, nhiệt độ trong phòng kho
thấp không có điều hòa, máy hút ẩm, nên tài liệu bị mốc ẩm ảnh hưởng đến
tuổi thọ của tài liệu do cơ sở vật chất thiếu chỉ có một máy hút bụi, quạt trần,
bóng điện chiếu sáng. Nhưng cán bộ lưu trữ có sự kiểm tra, vệ sinh kho tàng
thường xuyên nhằm tránh cho tài liệu bị mối mọt, chuột gặm nhấm, vì vậy mà
tài liệu được bảo quản tương đối tốt.

- Công tác thống kê là công việc ít diễn ra ở kho lưu trữ huyện nhưng
25