CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: SOẠN THẢO VĂN BẢN VÀ PHÂN LOẠI VĂN BẢN QUẢN LÝ CỦA Trung tâm Đào tạo nghiệp vụ văn phòng và Dạy nghề

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

ĐÀO THỊ THANH

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

NGÀNH HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG K15
KHÓA HỌC (2012 – 2014)

Tên cơ quan: TRUNG TÂM ĐÀO TẠO NGHIỆP VỤ VĂN
PHÒNG VÀ DẠY NGHỀ
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
Địa chỉ: 36 Xuân La - Tây Hồ - Hà Nội


Cán bộ hướng dẫn nghiệp vụ tại cơ quan: Lê Văn Tường

Hà Nội - 2014


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

MỤC LỤC
PHẦN I.................................................................................................................6
KHẢO SÁT CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA TRƯỜNG
ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI...............................................................................6
I. VỊ TRÍ, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ QUYỀN HẠN CỦA TRƯỜNG..6
II. KHẢO SÁT CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA TRUNG

TÂM ĐÀO TẠO NGHIỆP VỤ VĂN PHÒNG VÀ DẠY NGHỀ...................11
1. Tổ chức hoạt động của văn phòng...........................................................11
1.3. Mô tả nội dung các bước trong quy trình xây dựng chương trình, kế
hoạch công tác thường kỳ của cơ quan nói chung:( xem phụ lục số 01) ....17
1.4. Mô tả những nhiệm vụ của nhà quản trị văn phòng trong việc tổ chức
hội nghị (hoặc hội thảo, cuộc họp) của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội:
( xem phụ lục số 02)....................................................................................17
1.5. Sơ đồ hóa nội dung quy trình nghiệp vụ tổ chức chuyến đi công tác cho
thủ trưởng (nếu có):(xem phụ lục số 04) ....................................................18
1.6. Lấy ví dụ những tình huồng cụ thể về cung cấp thông tin của văn
phòng cho lãnh đạo cơ quan........................................................................18
1.7. Tìm hiểu các biện pháp hiện đại hóa văn phòng của cơ quan .............18
2. Khảo sát về công tác văn thư...................................................................18
2.1. Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của cơ quan (nhận xét ưu, nhược
điểm) ..........................................................................................................19
2.2. Soạn thảo và ban hành văn bản............................................................20
Trường mới đổi tên thành Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nên vẫn chưa có
thêm được nhiều văn bản mới nào quy định về soan thảo và ban hành văn
bản..............................................................................................................20
2.2.2. Tìm hiểu quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan
(xem phụ lục số 05) ..................................................................................20
2.2.2. Nhận xét những ưu, nhược điểm về các nội dung: Thẩm quyền ban
hành văn bản; thể thức và và kỹ thuật trình bày văn bản;
....................................................................................................................20
quy trình soạn thảo văn bản; kỹ thuật soạn thảo văn bản:........................20
2.3. Tổ chức quan lý và giải quyết văn bản của Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội...............................................................................................................24
2.3.1. Mô tả các bước trong quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn
bản đi của cơ quan; nhận xét ưu, nhược điểm:(xem phụ lục số 06) ..........24
2.3.2. Mô tả các bước trong quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn

bản đến; nhận xét ưu, nhược điểm:(xem phụ lục số 07) ............................25
2.3.3. Nhận xét về việc lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ
cơ quan........................................................................................................26
2.4. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan................................26
2.4.1. Các quy định về quản lý và sử dụng con dấu :.................................26
2.4.2. Nội dung quy định quản lý và sử dụng con dấu:..............................27
Đào Thị Thanh
Lớp: Hành chính văn phòng K15


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ và đánh giá ưu,
nhược điểm về các nội dung........................................................................28
3.1. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ
.....................................28
3.2. Công tác chỉnh lý tài liệu......................................................................28
3.3. Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ........................................................29
3.4. Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.............................................30
Phần II................................................................................................................32
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: SOẠN THẢO VĂN BẢN VÀ PHÂN LOẠI
VĂN BẢN QUẢN LÝ CỦA CƠ QUAN..........................................................32
1. Mẫu hóa một số văn bản hành chính của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
ban hành nhiều nhất: Quyết định (cá biệt), công văn hành chính, thông báo:
.....................................................................................................................32
2. Thống kê từ Sổ đăng ký công văn đi của cơ quan các tên loại văn bản
quản lý được ban hành trong 5 năm trở lại đây:..........................................32
Phần III..............................................................................................................33

KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT...............................................................................33
I. Nhân xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành
chính văn phòng của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.................................33
1. Công tác Quản lý Nhân sự:.....................................................................33
2. Công tác Văn phòng:...............................................................................34
3. Công tác Văn thư – Lưu trữ:...................................................................35
3.1. Công tác văn thư:..................................................................................35
3.2. Công tác lưu trữ:...................................................................................36
II. Đề xuất những biện pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược
điểm.............................................................................................................37
KẾT LUẬN........................................................................................................39

Đào Thị Thanh
Lớp: Hành chính văn phòng K15


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI NÓI ĐẦU

Trên con đường hội nhập Quốc tế, cuộc cách mạng khoa học công nghệ và
thông tin đã nhanh chóng làm thay đổi quan niệm của xã hội về Văn phòng cũng
như vấn đề xử lý thông tin. Hòa cùng với sự phát triển của thế giới và xu hướng
hội nhập kinh tế Quốc tế, ngành Hành chính văn phòng đang vươn lên tự khẳng
định. Ngoài những loại hình văn phòng truyền thống, đã có nhiều loại hình văn
phòng hiện đại xuất hiện ( văn phòng điện tử, văn phòng tại nhà…) và là một
ngành đầy triển vọng và có mặt trên tất cả các đơn vị cơ quan hành chính nhà
nước. Cùng với sự đổi mới và phát triển đó thì việc đào tạo một đội ngũ tri thức
là vô cùng quan trọng được Đảng và Nhà nước ta quan tâm hàng đầu.Vì vậy,

thách thức đặt ra với học sinh, sinh viên không chỉ dừng lại ở học tập, tu dưỡng,
rèn luyện bản thân để tiếp thu kiến thức trong nhà trường mà còn phải học hỏi
tiếp thu kinh nghiệm ngoài thực tiễn. Để tận dụng một cách triệt để những cơ
hội, vượt qua những khó khăn thử thách, đáp ứng được yêu cầu đổi mới của xã
hội, trong công tác điều hành và quản lý xã hội về các lĩnh vực cũng đòi hỏi phải
nâng cao năng lực, hiệu quả của bộ máy lãnh đạo tạo môi trường cạnh tranh
năng động và cải cách có hiệu quả.
Nhằm đáp ứng nhu cầu thiết yếu trong hoạt động quản lý Nhà nước ở các
Cấp, các Ngành, ngoài chuyên ngành Hành chính văn phòng đã được mở ra
trong hệ thống các trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn, Học viện
Hành chính Quốc gia, Đại học Luật... thì trường Đại học Nội vụ Hà Nội cũng đã
mở thêm các ngành đào tạo: Hành chính văn phòng, Thông tin thư viện, Thư ký
văn phòng, Tin học văn phòng… Tất cả các chuyên ngành đều được đào tạo bài
bản với đội ngũ giảng viên đầy kinh nghiệm và nhiệt huyết.
Để giúp sinh viên áp dụng những kiến thức vào thực tế, hàng năm Trường
Đại học Nội vụ Hà Nội đều tổ chức cho sinh viên các khoá đi thực tập tại các cơ
quan đơn vị. Thời gian thực tập này hết sức quan trọng đối với sinh viên, ngoài
việc áp dụng những kiến thức cà thực tiễn còn giúp sinh viên củng cố rất nhiều
kiến thức đã học, hiểu biết hơn về chuyên ngành mình đang theo học và có một
Đào Thị Thanh
Lớp: Hành chính văn phòng K15


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

tư tưởng đúng đắn hơn cho công việc của mình. Thực tập sẽ giúp sinh viên quen
dần với phong cách làm việc của một nhân viên văn phòng tưong lai, là nền tảng
vững chắc giúp sinh viên tự tin hơn trước khi chính thức bước vào nghề.

Báo cáo thực tập của em được trình bày cơ bản theo các mục sau:
Phần 1: Khảo sát công tác Hành chính văn phòng của Trường Đại học Nội
vụ Hà Nội.
Phần 2: Chuyên đề thực tập: Soạn thảo văn bản và phân loại văn bản quản
lý của cơ quan.
Phần 3: Kết luận và đề xuất.
Trong suốt quá trình thực tập em luôn nhận được sự quan tâm, giúp đỡ, chỉ
bảo tận tình của các thầy cô giáo trong Trung tâm Đào tạo nghiệp vụ văn phòng
và Dạy nghề - Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. Các thầy cô đã giúp đỡ và tạo
điều kiện tốt nhất để em hoàn thành tốt chương trình thực tập, cũng như hoàn
thành báo cáo thực tập tốt nghiệp của mình.
Do còn nhiều hạn chế về mặt kiến thức và kỹ năng trong công việc và
trong thực tế cuộc sống nên trong quá trình thực tập tại Trung tâm đào tạo
Nghiệp vụ văn phòng và Dạy nghề - Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội em đã
không tránh khỏi những sai sót trong công việc cũng như các vấn đề chuyên
môn trong việc viết báo cáo. Vì vậy em rất mong nhận được các ý kiến đóng
góp của các thầy cô và các cán bộ trong phòng để em có thể hoàn thiện hơn
trong công việc cũng như trong cuộc sống.
Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày tháng

năm 2014

Sinh Viên Thực Tập

Đào Thị Thanh
Lớp: Hành chính văn phòng K15

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Đào Thị Thanh

Đào Thị Thanh
Lớp: Hành chính văn phòng K15


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

PHẦN I
KHẢO SÁT CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
I. VỊ TRÍ, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ QUYỀN HẠN CỦA TRƯỜNG
A. Vị trí và chức năng
1. Trường Đại học Nội vụ Hà Nội là cơ sở giáo dục Đại học công lập
thuộc hệ thống giáo dục Quốc dân, trực thuộc Bộ Nội vụ, có chức năng: Tổ chức
đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực có trình độ đại học và sau đại học trong lĩnh
vực công tác Nội vụ và các ngành nghề khác có liên quan; hợp tác Quốc tế;
nghiên cứu Khoa học và triển khai áp dụng tiến bộ Khoa học công nghệ phục vụ
phát triển Kinh tế - Xã hội.
2. Trường Đại học Nội vụ Hà Nội là đơn vị sự nghiệp có thu, có tư cách
Pháp nhân, có con dấu riêng và tài khoản riêng tại kho bạc Nhà nước và Ngân
hàng Nhà nước.
3. Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đặt trụ sở chính tại thành phố Hà Nội.

B. Nhiệm vụ và quyền hạn

1. Xác định tầm nhìn, xây dựng chiến lược, kế hoạch tổng thể phát triển
Trường qua từng giai đoạn, kế hoạch hoạt động hàng năm.
2. Tổ chức đào tạo nguồn nhân lực có trình độ Đại học, sau đai học và
thấp hơn các ngành, lĩnh vực quản lý Nhà nước của Bộ Nội vụ và các ngành
nghề khác theo nhu cầu xã hội khi được các cơ quan có thẩm quyền cho phép.
3. Xây dựng và triển khai các chương trình bồi dưỡng chuyên nghiệp,
nghiệp vụ đáp ứng nhu cầu xã hội và hội nhập quốc tế.
4. Cấp, xác nhận văn bằng, chứng chỉ theo thẩm quyền.

Đào Thị Thanh
Lớp: Hành chính văn phòng K15


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

5. Tuyển dụng, quản lý công chức, viên chức; xây dựng đội ngũ giảng
viên của Trường đủ về só lượng, cân đối về cơ cấu trình độ, cơ cấu ngành nghề,
cơ cấu độ tuổi và giới tính, đạt chuẩn về trình độ được đào tạo; tham gia vào quá
trình điều động của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền đối với nhà giáo,
cán bộ, nhân viên.
6. Tuyển sinh và quản lý người học.
7. Huy động, quản lý, sử dụng các nguồn lực theo quy định của pháp luật;
sử dụng nguồn thu từ hoạt động kinh tế để đầu tư xây dựng cơ sở vật chất của
Trường, mở rộng sản xuất, kinh doanh và chi cho các hoạt động giáo dục theo
quy định của pháp luật.
8. Xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật theo yêu cầu chuẩn hóa, hiện đại hóa.
9. Xây dựng hệ thống giáo trình, tài liêu, trang thiết bị dạy- học phục vụ
các ngành đào tạo của Trường và nhu cầu xã hội.

10. Phối hợp với gia đình người học, các tổ chức, cá nhân trong hoạt
dộng giáo dục và đào tạo.
11. Tổ chức cho công chức, viên chức và người học tham gia các hoạt
động xã hội phù hợp với ngành nghề đào tạo và nhu cầu của xã hội.
12. Tự đánh giá chất lượng giáo dục và chịu sự kiểm định chất lượng giáo
dục của cơ quan có thẩm quyền, xây dựng và phát triển hệ thống đảm bảo chất
lượng của Trường; tăng cường các điều kiện đảm bảo chất lượng và không
ngừng nâng cao chất lượng đào tạo của Nhà trường.
13. Tổ chức hoạt động khoa học và công nghệ; ứng dụng, phát triển và
chuyển giao công nghệ; tham gia giải quyết những vấn đề về kinh tế- xã hội của
địa phương và đất nước; thực hiện dịch vụ khoa học, sản xuất kinh doanh theo
quy định của pháp luật.
14. Liên kết với các tổ chức kinh tế, giáo dục, văn hóa, thể dục, thể thao,
y tế, nghiên cứu khoa học nhằm nâng cao chất lượng giáo dục, gắn đào tạo với
sử dụng, phục vụ sự nghiệp phát triển kinh tế- xã hội, bổ sung nguồn tài chính
cho Trường.
Đào Thị Thanh
Lớp: Hành chính văn phòng K15


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

15. Xây dựng, quản lý và sử dụng cơ sở dữ liệu về đội ngũ công chức,
viên chức, các hoạt động đào tạo, khoa học và công nghệ và hợp tác quốc tế của
Trường, về quá trình học tập và phát triển sau tốt nghiệp của người học; tham
gia dự báo nhu cầu nguồn nhân lực trong lĩnh vực đào tạo của Trường.
16. Được bảo hộ quyền sở hữu trí tuệ; chuyển giao, chuyển nhượng kết
quả hoạt động khoa học và công nghệ, công bố kết quả hoạt động khoa họ và

công nghệ; bảo vệ lợi ích và xã hội, quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân trong
hoạt động đào tạo, khoa học và công nghệ của Trường.
17. Phát hiện và bồi dưỡng nhân tài trong đội ngũ công chức, viên chức
và người học của Trường.
18. Thực hiện liên kết đào tạo sau đại học, đại học và thấp hơn theo quy
định của Bộ Giáo dục và Đào tạo

19. Chấp hành pháp luật về giáo dục; thực hiện xã hội hóa giáo dục.
20. Giữ gìn, phát triển di sản và bản sắc văn hóa dân tộc.
21. Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật theo quy chế
làm việc của Bộ Nội vụ.
22. Tổ chức thực hiện hoạt động hợp tác quóc tế theo quy định của pháp
luật.
23. Thực hiện chế độ báo cáo Bộ Nội vụ và các cơ quan quản lý Nhà nước
về hoạt động của Trường theo quy định của pháp luật.

C. Cơ cấu tổ chức của Trường
Đào Thị Thanh
Lớp: Hành chính văn phòng K15


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Cơ cấu tổ chức của trường Đại học Nội vụ Hà Nội theo Quyết định số
58/2010/QĐ-TTg ngày 22/9/2010 của Thủ tướng Chính phủ về việc Ban hành
Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ
chức của Trường.
Cơ cấu tổ chức của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, cụ thể như sau:

1. Ban giam hiệu, gồm:Hiệu trường và các Phó Hiệu trưởng
2. Hội đồng Khoa học và đào tạo, các Hội đồng tư vấn khác
3. Các phòng chức năng:
- Phòng Quản lý đào tạo.
- Phòng Tổ chức – Cán bộ.
- Phòng Hành chính – Tổng hợp.
- Phòng Kế hoạch – Tài chính.
- Phòng Quản trỉ – Thiết bị.
- Phòng Khảo thí và bảo đảm chất lượng.
- Phòng Quản lý khoa học và sau đại học.
- Phòng Hợp tác quốc tế.
- Phòng Công tác sinh viên.
4. Các khoa:
- Khoa Tổ chức Xây dựng chính quyền.
- Khoa Tổ chức Quản lý nhân lực.
- Khoa Hành chính học.
- Khoa Văn thư – Lưu trữ.
- Khoa Quản trị văn phòng.
- Khoa Văn hóa – Thông tin và xã hội.
- Khoa Nhà nước và pháp luật.
- Khoa Khoa học chính trị
- Khoa Đào tạo tại chức và bồi dưỡng.
5. Các tổ chức khoa học – công nghệ và dịch vụ:
- Viện Nghiên cứu và phát triển Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
Đào Thị Thanh
Lớp: Hành chính văn phòng K15


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Trung tâm Tin học.
- Trung tâm Ngoại ngữ.
- Trung tâm Thông tin Thư viện.
- Tạp chí Đại học Nội Vụ.
- Ban Quản lý kí túc xá.
6. Cơ sở đào tạo trực thuộc:
- Trung tâm đào tạo nghiệp vụ văn phòng và dạy nghề.
- Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Miền Trung.
- Cơ sơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại thành phố Hồ Chí
Minh.
7. Đảng Bộ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
8. Công đoàn Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
9. Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội.
10. Các tổ chức đoàn thể và tổ chức xã hội khác.
D. Sơ đồ tổ chức bộ máy của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội:
(Xem phụ lục số 01).

Đào Thị Thanh
Lớp: Hành chính văn phòng K15


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

II. KHẢO SÁT CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA TRUNG
TÂM ĐÀO TẠO NGHIỆP VỤ VĂN PHÒNG VÀ DẠY NGHỀ

1. Tổ chức hoạt động của văn phòng

Đào Thị Thanh
Lớp: Hành chính văn phòng K15


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Đào Thị Thanh
Lớp: Hành chính văn phòng K15


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Đào Thị Thanh
Lớp: Hành chính văn phòng K15


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

TRUNG TÂM ĐÀO TẠO NGHIỆP VỤ VÀ DẠY NGHỀ
Giám đốc trung tâm: Th.s Tạ Thị Liễu

Phó Giám đốc trung tâm : Th.s Hà Diệu Linh
Giảng viên : Nguyễn Thị Nhật Ánh
Phan Minh Tân
Chuyên viên : Lê Văn Tường

II. Mục đích của công việc: Tham mưu, tổng hợp, đề xuất ý kiến giúp
thủ trưởng khoa trung tâm đào tạo nghiệp vụ văn phòng và dạy nghề.
III. Nhiệm vụ:
1.1. Công tác khoa trung tâm đào tạo nghiệp vụ văn phòng (chiếm 60%
khối lượng thời gian làm):
- Hướng dẫn tạo nguồn và tổ chức thực hiện tuyển sinh vào các ngành
nghề đào tạo của Trường theo kế hoạch đào tạo và theo yêu cầu sát hạch được
cơ quan cấp trên thẩm duyệt.
- Tổ chức dạy và học có chất lượng thường xuyên cải tiến phương pháp
giảng dạy và học của khoa .
- Tổ chức khâu nghiệp vụ thực hành , thực tập của sinh viên của khoa kết
hợp với lao động sản xuất gắn liền với phục vụ sản xuất kinh doanh kinh doanh
và đời sống xã hội.
- Xây dựng chương trình, giáo trình, kế hoạch giảng dạy và học tập đối
với ngành nghề : Hành chính văn phòng, Văn thư-Lưu trữ, Thư kí văn phòng,
Đào Thị Thanh
Lớp: Hành chính văn phòng K15


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Tin học văn phòng và các ngành nghề khác có liên quan khi được các cơ quan
có thẩm quyền cho phép và theo quy định của pháp luật.

- Cung cấp thông tin và hướng dẫn, hỗ trợ các nhân viên khác về các chính
sách, Quyết định của cơ quan.

1. 2. Về công tác Hành chính - Văn phòng khác (chiếm 35% thời gian làm
việc):
- Soạn thảo các văn bản hành chính, văn bản điều hành của cơ quan nhằm
đảm bảo hợp pháp của văn bản này.
- Cập nhật, nghiên cứu, quản lý và xây dựng hệ thống thông tin, văn bản
quản lý của cơ quan chuẩn hóa theo quy định của pháp luật hiện hành.
- Thực hiện công tác văn thư hành chính của cơ quan, lưu trữ hệ thống
công văn đi, công văn đến, đảm bảo an toàn, cơ mật. Lưu giữ các hồ sơ cán bộ,
hợp đồng lao động.
- Thực hiện các biểu mẫu về Báo cáo tình hình lương, thưởng, định mức,
phúc lợi. Xây dựng biểu mẫu thống nhất về hồ sơ và tiêu chí tuyển dụng, đề bạt,
kỷ luật.
- Thực hiện các hoạt động của Trung Tâm đào tạo nghiệp vụ văn phòng
và dạy nghề khác do cấp trên giao.
IV. Các mối quan hệ trong công việc:
1. Mối quan hệ bên trong:
Đào Thị Thanh
Lớp: Hành chính văn phòng K15


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Cố vấn, hỗ trợ nhân viên khác về vấn đề Hành chính
- Phối hợp với các đồng nghiệp và nhân viên khác trong quá trình làm

việc.
- Báo cáo với Giám đốc trung tâm theo định kỳ.
2. Mối quan hệ bên ngoài:
- Quan hệ với các tổ chức bên ngoài như các văn phòng dịch vụ lao động,
phòng hành chính của cơ quan khác……
V. Quyền hạn và trách nhiệm:
1. Quyền hạn:
- Tham mưu, đề xuất với Giám đốc về những việc như tuyển dụng, bổ
nhiệm, xa thải……
- Cùng tham gia với cấp trên, người quản lý trong việc ký kết hợp đồng
lao động
2. Trách nhiệm
- Phối hợp với lãnh đạo trong việc duy trì tốt nguồn lao động trong tổ
chức, cân đối cung - cầu nguồn nhân lực.
- Thực hiện tốt các chế độ phúc lợi, lương thưởng hợp lý nhằm thỏa mãn
nhu cầu của nhân viên trong cơ quan.
- Đảm bảo nguồn nhân lực trong cơ quan được sắp xếp tổ chức một cách
hợp lý, khoa học.
- Thực hiện tốt công tác văn thư hành chính trong cơ quan
- Chịu trách nhiệm về những gì mình báo cáo với cấp trên.

Đào Thị Thanh
Lớp: Hành chính văn phòng K15


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

1.3. Mô tả nội dung các bước trong quy trình xây dựng chương trình,

kế hoạch công tác thường kỳ của cơ quan nói chung:( xem phụ lục số 01)
* Bước 1: Gửi công văn yêu cầu các Phòng đăng ký chương trình công
tác.
* Bước 2: Đăng ký chương trình công tác về văn phòng.
* Bước 3: Dự thảo chương trình công tác.
* Bước 4: Gửi bản dự thảo đến các đơn vị lấy ý kiến đóng góp.
* Bước 5: Cho ý kiến đóng góp.
* Bước 6: Hoàn chỉnh bản dự thảo và trình thủ trưởng cơ quan phê duyệt,
ban hành.
* Bước 7: Xem xét và phê duyệt.
* Bước 8: Ban hành chương trình công tác.
1.4. Mô tả những nhiệm vụ của nhà quản trị văn phòng trong việc tổ
chức hội nghị (hoặc hội thảo, cuộc họp) của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội:
( xem phụ lục số 02)

* Thứ 1: Lập kế hoạch tổ chức hội nghị.
* Thứ 2: Xem xét và phê duyệt.
Đào Thị Thanh
Lớp: Hành chính văn phòng K15


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

* Thứ 3: Phân công công việc chuận bị cho hội nghị.
* Thư 4: Tiến hành hội nghị.
* Thứ 6: Kết thúc hội nghị.
* Thứ 7: Thu thập tài liệu, lưu hồ sơ công việc, quyết toán kinh phí.
1.5. Sơ đồ hóa nội dung quy trình nghiệp vụ tổ chức chuyến đi công

tác cho thủ trưởng (nếu có):(xem phụ lục số 04)
1.6. Lấy ví dụ những tình huồng cụ thể về cung cấp thông tin của văn
phòng cho lãnh đạo cơ quan
1.7. Tìm hiểu các biện pháp hiện đại hóa văn phòng của cơ quan
Các biện pháp hiện đại hóa văn phòng gồm:
- Văn phòng phải được trang bị các thiết bị máy móc hiện đại để phục vụ
cho văn phòng ví dụ như: máy chữ, máy in, máy photocopy, điện thoại, điện tín,
máy ghi âm văn phòng, máy tính điện tử và máy vi tính….
- Văn phòng phải được trang bị đầy đủ các đồ dùng, vật dụng cần thiết để
phục vụ cho văn phòng ví dụ như: bàn nghế, tủ hồ sơ, cặp ba dây, bìa hồ sơ, tò
mục lục văn bản, các loại sổ sách, giấy, bút, kẹp giấy, dụng cụ đập ghim, đục
lỗ…
- Văn phòng phải có được sự thoáng mát vì nó tác động rất lớn đến năng
xuất lao động của người văn phòng.
- Nhiệt độ trong văn phòng cũng có ảnh hưởng đến sức khỏe của người
văn phòng, cần phải sử dụng một cách hợp lý và hài hòa.
- Tiếng động cũng có ảnh hưởng đến thần kinh con người và năng suất
lao động của người văn phòng.
- Ánh sáng cũng có ảnh hưởng đến năng xuất của người văn phòng, thông
thường phải sử dụng cả hai loại ánh sáng: ánh sáng tự nhiên (ánh sáng mặt trời)
và ánh sáng nhân tạo. Phòng làm việc của người văn phòng phải có các cửa sổ
thích hợp để sử dụng sự chiếu sáng tự nhiên.
2. Khảo sát về công tác văn thư

Đào Thị Thanh
Lớp: Hành chính văn phòng K15


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

2.1. Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của cơ quan (nhận xét ưu,
nhược điểm)
Trong hoạt động quản lý Nhà nước, công tác Văn thư đóng vai trò quan
trọng. Có thể coi công tác Văn thư là “bộ khung” trong quá trình quản lý Nhà
nước. Công tác Văn thư được thực hiện tốt sẽ góp phần tích cực đến hoạt động
quản lý Nhà nước của mỗi cơ quan.
Văn thư là công tác không thể thiếu trong hoạt động của mỗi cơ quoan.
Có ý nghĩa đặc biệt quan trọng các chủ trương, chính sách của Đảng, Nhà nước,
báo cáo liên hệ, giữa các cơ quan, các ngành, các cấp, nói tóm lại Văn thư là
hoạt động dảm bảo thông tin bằng văn bản. Đây là bộ phận chiếm phần lớn
trong công tác Văn phòng, là một dây truyền liên hệ tất cả các cơ quan trong
Trường tạo thành một bộ máy hoạt động nhịp nhàng.
Công tác Văn thư của cơ quan được tổ chức theo hình thức Văn thư tập
trung. Tất cả các văn bản, tài liệu do cơ quan ban hành và gửi đi (văn bản đi)
cũng như các văn bản mà cơ quan khác gửi đến (văn bản đến) để chỉ đạo, thực
hiện chức năng, nhiệm và liên hệ công việc đều phải thông qua Văn thư của cơ
quan. Nhân viên Văn thư, được đào tạo về trình độ chuyên môn, nghiệp vụ bài
bản và sử dụng thành thạo các thiết bị văn phòng hiện đại, đáp ứng được yêu cầu
của Văn thư hiện đại. Phòng làm việc của Văn thư thì được bố trí độc lập ngay
tại tầng 1 dãy nhà A.
a. Ưu điểm:
Phòng làm việc của Văn thư được bố trí độc lập ngay trước cửa ra vào tầng 1,
một vị trí thuận lợi cho công việc tiếp nhận văn bản đến và tiếp cận thông tin với
mọi người.
Phòng Văn thư được trang bị tương đối đầy đủ các máy móc, thiết bị hiện
đại như: máy điều hòa, máy vi tính, máy fax, điện thoại, máy photo, tủ đựng tài
liệu… nhằm đáp ứng tốt nhất yêu cầu của công tác văn thư chính xác, nhanh
chóng, an toàn, bí mật, hiện đại.

b. Nhược điểm:
Đào Thị Thanh
Lớp: Hành chính văn phòng K15


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Tuy nhiên, việc bố trí và sắp xếp các trang thiết bị chưa khoa học, ảnh
hưởng đến quá trình giải quyết công việc cũng như mĩ quan trong phòng làm
việc.
2.2. Soạn thảo và ban hành văn bản
2.2.1. Hệ thống hóa các văn bản của cơ quan quy định về soạn thảo và
ban hàn văn bản như:
Thông tư 04/2013/TT-BNV Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn
bản hành chính; Thông tư 04/2013/TT-BNV hướng dẫn xây dựng Quy chế công
tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức do Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành
Trường mới đổi tên thành Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nên vẫn
chưa có thêm được nhiều văn bản mới nào quy định về soan thảo và ban
hành văn bản
2.2.2. Tìm hiểu quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan
(xem phụ lục số 05)
* Bước 1: Chuận bị soạn thảo.
* Bước 2: Xây dựng dự thảo văn bản phù hợp với hình thức, thể thức văn
bản theo quy định của Nhà nước.
* Bước 3: Duyệt văn bản.
* Bước 4: Hoàn thiện thể thức và làm các thủ tục ban hành.
2.2.2. Nhận xét những ưu, nhược điểm về các nội dung: Thẩm quyền
ban hành văn bản; thể thức và và kỹ thuật trình bày văn bản;

quy trình soạn thảo văn bản; kỹ thuật soạn thảo văn bản:
a. Thẩm quyền ban hành văn bản:
* Ưu điểm:
Nhìn chung các văn bản của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội được ban
hành đúng thẩm quyền quy định, theo đúng quy định của pháp luật hiện hành.
Tất cả các văn bản ban hành thuộc thẩm quyền ký của từng lãnh đạo được
quy định rõ ràng, không có sự chồng chéo.
Đào Thị Thanh
Lớp: Hành chính văn phòng K15


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Phản ánh rõ chức năng, nhiệm vụ của từng lãnh đạo trong cơ quan.
Giảm được khối lượng văn bản do Hiểu trưởng ký.
Cụ thể như sau:
- Hiệu trưởng Nhà trường có thẩm quyền ký các văn bản chỉ đao của
Trường các Quyết định cá biệt, tò trình, kế hoạc, báo cáo, công văn của Trường
gửi lên cấp trên.
+ Đối với những quyết định, văn bản chỉ đạo Hiệu trưởng ký ban hành.
Ví dụ:
HIỆU TRƯỞNG

Triệu Văn Cường
- Phó Hiệu trưởng ký thay Hiệu trưởng một số văn bản chỉ đạo, các Quyết
định cá biệt, tò trình, kế hoạch, báo cáo, công văn của Trường được Hiệu trưởng
Nhà trường ủy quyền hay phân công phụ trách.
Ví dụ:

KT. HIỆU TRƯỞNG
PHÓ HIỆU TRƯỞNG

Dương Mạnh Hùng
- Trưởng phòng Hành chính – Tổng hợp được ký một số văn bản theo sự
ủy quyền và phân công của Hiệu trưởng Nhà trường. Trưởng phòng Hành chính
– Tổ chức thừa lệnh Hiệu trưởng ký một số văn bản hành
chính thuộc thẩm quyền.
+ Đối với văn bản được ủy quyền trực tiếp và phân công của Hiệu trưởng
thì Trưởng phòng Hành chính – Tổ chức ký trực tiếp.
Đào Thị Thanh
Lớp: Hành chính văn phòng K15


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Ví dụ:
TRƯỞNG PHÒNG HÀNH CHÍNH TỔ CHỨC

Nguyễn Hoành Thìn
+ Đối với văn bản ký thừa lệnh của Hiệu trưởng Nhà trường như các kết
luận cuộc họp của Hiệu trưởng, Phó Hiệu trưởng thì Chánh văn phòng ký thừa
lệnh.
Ví dụ:
TL. HIỆU TRƯỞNG
TRƯỞNG PHÒNG HÀNH CHÍNH TỔ CHỨC

Nguyễn Hoành Thìn

* Nhược điểm:
Việc phân công thẩm quyền ký này sẽ làm cho Hiệu trưởng không kiểm
soát được tất cả các văn bản trên các lĩnh vực công tác mà chỉ thông qua được
báo cáo gửi lên.
b. Thể nhức và kỹ thuật trình bày văn bản:
* Ưu điểm:
Có thể đảm bảo tương đối đầy đủ về các yếu tố thể thức, ký thuật trình
bày.
* Nhược điểm:
Một số văn bản còn sai về thể thức và kỹ thuật trình bày. Ví dụ như: Định
lề trang văn bản chưa đúng với quy định khoảng cách lề trên lề dưới.
c. Quy trình soạn thảo văn bản:
* Ưu điểm:
Đào Thị Thanh
Lớp: Hành chính văn phòng K15


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Các chuyên viên nắm chắc kỹ thuật soạn thảo văn bản, về bố cục văn bản,
từ ngữ diễn đạt.
Chuyên viên nắm chắc chức năng, nhiệm vụ của các phòng, ban, lĩnh vực
phụ trách, do đó có thể xác định được mục đích, tính chất tầm quan trọng của
văn bản.
Hàng ngày chuyên viên các phòng, ban, đơn vị kiểm tra, theo dõi, đôn
đốc giải quyết công việc nên công tác thu thập, xử lý thông tin nhanh chóng,
chính xác.
Xây dựng đề cương, viết bản thảo thuận lợi cho việc bổ sung, phải sửa

chữa hoàn chỉnh văn bản hoàn thiện hơn.
* Nhược điểm:
Việc quy trình soạn thảo qua nhiều cấp bậc dẫn đến hình thành văn bản
mất nhiều thời gian.
d. Kỹ thuật soạn thảo văn bản:
* Ưu điểm:
Về mặt pháp lý: Nội dung các văn bản đúng pháp lý phù hợp với thực
tiễn cuộc sống, khi ủy quyền cụ thể hóa bang văn bản của cấp trên, văn bản ban
hành đúng thẩm quyền.
Về mặt kinh tế: Các nội dung trong văn bản mang tính khả thi, phù hợp
vói những quy định của pháp luật, thẩm quyền và hiệu lực pháp lý.
Mang tính đại chúng: người đọc nội dung văn bản dễ hiểu, dễ kiểm tra.
Mang tính khoa học: Nội dung, ý tưởng trong văn bản rõ ràng, chính xác
diễn đạt các y theo trình tự logic, ý trước là cơ sở của ý sau, ý sau nhằm minh
họa cho ý trước.
Cách sử dụng ngôn từ của văn bản hành chính dều mang tính chất hành
chính sự. Ngôn từ hành chính mang tính khách quan, chính xác, mạch lạc, lịch
sự, tính khôn mẫu rõ ràng đầy đủ, diễn tả một cách dứt khoát buộc cấp dưới thực
thiện đúng nhiệm vụ của mình.
* Nhược điểm:
Đào Thị Thanh
Lớp: Hành chính văn phòng K15