THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XÂY DỰNG VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG NGHĨA TÂN, QUẬN CẦU GIẤY, HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA HÀNH CHÍNH HỌC

Tên sinh viên: Vừ A Ly
Lớp : ĐH.QLNN13C

BÁO CÁO KIẾN TẬP NGHỀ NGHIỆP
ĐỀ TÀI: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XÂY DỰNG VÀ
QUẢN LÝ VĂN BẢN CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN
PHƯỜNG NGHĨA TÂN, QUẬN CẦU GIẤY, HÀ NỘI.

Hà Nội, 2016


TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA HÀNH CHÍNH HỌC

Tên sinh viên: Vừ A Ly
Lớp: ĐH.QLNN13C
Chuyên ngành: Quản Lý Nhà Nước
Người hướng dẫn kiến tập: Đỗ Thị Thanh Nga

BÁO CÁO KIẾN TẬP NGHỀ NGHIỆP
ĐỀ TÀI: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XÂY DỰNG VÀ
QUẢN LÝ VĂN BẢN CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN
PHƯỜNG NGHĨA TÂN, QUẬN CẦU GIẤY, HÀ NỘI

Hà Nội, 2016


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
THÔNG TIN CÁ NHÂN SINH VIÊN

I. TÓM TẮT LÝ THUYẾT BẢN THÂN
1. Họ và tên sinh viên: Vừ A Ly
2. Ngày tháng, năm sinh: 04/5/1993
3.Quê quán: Mường Lầm – Sông Mã – Sơn La
4. Nhà số 27, ngách 58/38 Xuân La – Tây Hồ - Hà Nội
5. Số điện thoại: 01666035054
THÔNG TIN CƠ QUAN THỰC TẾ
I. ĐƠN VỊ THỰC TẾ
1. Tên đơn vị thực tế: Ủy ban nhân dân phường Nghĩa Tân, quận Cầu
Giấy, Hà Nội
2. Điện thoại: 09437564098
3. Webside: ubndphuongnghitan – Wikimapia
4.Email:
5. Địa chỉ: 45 Nghĩa Tân, Phường Nghĩa Tân, quận Cầu Giấy, Hà Nội
II. CÁN BỘ HƯỚNG DẪN
1. Họ và tên: Lê Thái Dũng
2. Chức vụ: Công chức Tư pháp hộ tịch
3. Nơi công tác: Tư pháp hộ tịch UBND phường Nghĩa Tân
4. Địa chỉ nơi cơng tác: Phịng tư pháp hộ tịch thuộc UBND phường
Nghĩa Tân.
5. Số điện thoại: 0904967985

SV: Vừ A Ly

Lớp QLNN 13C

Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC

MỤC LỤC...................................................................................................................................4
LỜI CẢM ƠN.............................................................................................................................7
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT......................................................................................................8
MỞ ĐẦU.....................................................................................................................................1
1.Lí do viết báo cáo.............................................................................................................1
2. Đối tượng, phạm vi.........................................................................................................2
3. Mục tiêu..........................................................................................................................2
4. Nhiệm vụ.........................................................................................................................2
6. Bố cục của báo cáo..........................................................................................................4
PHẦN NỘI DUNG.....................................................................................................................5
CHƯƠNG 1. KHÁI QUÁT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN...........................................................5
PHƯỜNG NGHĨA TÂN, QUẬN CẦU GIẤY, HÀ NỘI...........................................................5
1.1. Địa vị pháp lýcủa UBND Phường Nghĩa Tân..............................................................5
1.2. Đặc điểm tình hình của UBND Phường Nghĩa Tân.....................................................5
1.2.1. Đặc điểm tự nhiên:....................................................................................................5
1.2.2. Đặc điểm kinh tế -xã hội..........................................................................................6
1.3. Hệ thống văn bản của UBND phường Nghĩa Tân.......................................................6
1.3.1. Văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UBND
phường Nghĩa Tân..............................................................................................................6
1.3.2. Văn bản quy định nội quy, quy chế hoạt động của UBND phường Nghĩa Tân.......7
1.3.3. Văn bản quy định về quy trình làm việc, cách thức tổ chức thực hiện công việc của
UBND phường Nghĩa Tân..................................................................................................7
1.4. Cơ cấu tổ chức bộ máy của UBND phường Nghĩa Tân..............................................9
1.4.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBND phường Nghĩa Tân...............................................9

1.4.2. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ của người đứng đầuđơn vị của UBND phường Nghĩa
Tân....................................................................................................................................10
1.5. Đội ngũ nhân sự của UBND phường Nghĩa Tân.......................................................10
1.5.1. Số lượng nhân sự.....................................................................................................10

SV: Vừ A Ly

Lớp QLNN 13C


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

1.5.2. Chất lượng nhân sự.................................................................................................10
1.6. Cơ sở vật chất, tài chính của UBND phường Nghĩa Tân...........................................10
1.6.1. Công sở:..................................................................................................................10
1.6.2. Trang thiết bị làm việc:...........................................................................................11
1.6.3. Tài chính.................................................................................................................11
CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CƠNG TÁC BAN HÀNH VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN CỦA
ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG NGHĨA TÂN,...................................................................12
QUẬN CẦU GIẤY, HÀ NỘI...................................................................................................12
2.1. Khái quát về công tác ban hành và quản lý văn bản Nhà nước.................................12
2.2. Cơ sở pháp lý về côngtác ban hành và quản lý văn bản Nhà nước có liên quan tại
UBND phường Nghĩa Tân................................................................................................12
2.3. Thực trạng công tác ban hành và quản lý văn bản Nhà nướctại UBND phường Nghĩa
Tân....................................................................................................................................13
2.3.1. Công tác xây dựng văn bản.....................................................................................13
2.3.1.1 . Thành phần, nội dung, khối lượng, chất lượng ban hành văn bản của UBND
phường Nghĩa Tân............................................................................................................13

2.3.1.2. Quy trình ban hành văn bảncủa UBND phường Nghĩa Tân................................16
2.3.2. Công tác quản lý văn bản........................................................................................19
2.3.2.1. Lưu văn bản..........................................................................................................19
2.3.2.2. Sắp xếp văn bản tại bộ phận lưu trữ.....................................................................20
2.4.Nhận xét, đánh giá công tác ban hành và quản lý văn bản.........................................20
2.4.1. Ưu điểm...................................................................................................................20
2.4.2. Hạn chế...................................................................................................................22
CHƯƠNG 3. MỘT SỐ ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ, NÂNG CAO CÔNG TÁC BAN HÀNH
VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐỐI VỚI UBND PHƯỜNG........................................................24
NGHĨA TÂN, QUẬN CẦU GIẤY, HÀ NỘI...........................................................................24
3.1. Đảm bảo về trình tự, thủ tục xậy dựng và ban hành văn bản.....................................24
3.2 Xác định rõ thẩm quyền ban hành văn bản.................................................................25
3.3. Đảm bảo về nội dung ban hành và công tác quản lý văn bản....................................25

SV: Vừ A Ly

Lớp QLNN 13C


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

3.4. Tực hiện tốt công tác kiểm tra và xử lý văn bản quy phạm pháp luật, tăng cường
thanh tra, kiểm tra công tác văn thư..................................................................................26
3.5. Xậy dựng trang thiết bị phục vụ công tác soạn thảo ban hành và quản lý văn bản.. .26
KẾT LUẬN...............................................................................................................................26
TÀI LIỆU THAM KHẢO.........................................................................................................27
PHỤ LỤC..................................................................................................................................29

SV: Vừ A Ly

Lớp QLNN 13C


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI CẢM ƠN

Lời đầu tiên em xin chân thành cảm ơn các thầy, cô giáo trong trường Đại
học Nội vụ Hà Nội, các thầy cơ trong khoa Hành Chính Học đã tận tình giảng
dạy, truyền đạt cho chúng em những kiến thức bổ ích trong q trình học tập và
rèn luyện tại trường. Để chúng em có được những kiến thức vững chắc vận dụng
vào thực tiễn. Đặc biệt là cô Đỗ Thị Thanh Nga, giảng viên hướng dẫn thực tập
đã tận tình hướng dẫn phương pháp, nội dung thực tập cho chúng em.
Em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới các chú, các anh, chị trong UBND
phường Nghĩa Tân.Những người hướng dẫn em trong thời gian kiến tập tại cơ
quan, đã tạo mọi điều kiện cho em được học hỏi thêm kinh nghiệm và hoàn
thành suất sắc mọi nhiệm vụ được giao.
Trong quá trình viết báo cáo em đã cố gắng rất nhiều. Song vẫn cịn nhiều
thiếu xót do lần đầu tiên làm việc thực tế tại cơ quan và thời gian kiến tập có
hạn. Vì vậy bài báo cáo của em khơng tránh khỏi những sai sót. Em rất mong
nhận được ý kiến đóng góp nhận xét của thầy, cơ giáo để bài báo cáo của em
được hồn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!

SV: Vừ A Ly

Lớp QLNN 13C

Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

Từ viết tắt
UBND
HĐND
CP
QUỐC HỘI
CBCC
TTHC

SV: Vừ A Ly

Ý nghĩa từ viết tắt
Ủy ban nhân dân
Hội đồng nhân dân
Chính phủ
Quốc Hội
Cán bộ cơng chức
Thủ tục hành chính

Lớp QLNN 13C


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỞ ĐẦU

1.Lí do viết báo cáo
Cơng tác xây dựng và quản lý văn bản có vị trí đặc biệt quan trọng trong
hoạt động của các cơ quan hành chính. Có vai trò quyết định đến sự phát triển
của đất nước, là người trực tiếp tham gia vào quá trình xây dựng và thực thi luật
pháp, quản lý mọi mặt của đời sống kinh tế - xã hội; tham mưu, hoạch định tổ
chức thực hiện, thanh tra kiểm tra việc thực thi các chính sách.
Trong tiến trình phát triển và hội nhập vào thế giới và khu vực nhiều vấn
đề mang tầm chiến lược đang đặt ra (vừa là thời cơ, vừa là thách thức) đối với
đất nước ta trên tất cả các lĩnh vực của đời sống kinh tế - chính trị - văn hố - xã
hội - quốc phịng - an ninh và đối ngoại.
Trong rất nhiều vấn đề cần phải giải quyết - Vấn đề đẩy mạnh cải cách
hành chính cơng, nâng cao hiệu lực quản lý Nhà nước về kinh tế-xã hội đang là
vấn đề cấp thiết nhất. Văn kiện Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ X chỉ
rõ:“Chính phủ tập trung vào việc hoạch định thể chế, chính sách, xây dựng giải
pháp, cải cách thủ tục hành chính, tạo lập mơi trường pháp lý thuận lợi cho các
hoạt động kinh tế, xã hội, nâng cao năng lực và hiệu quả của chỉ đạo thực hiện,
kiểm tra, thanh tra thực hiện thể chế. Xác định rõ phạm vi và nội dung quản lý
Nhà nước về kinh tế-xã hội của cơ quan công quyền các cấp”.
Đẩy mạnh cải cách hành chính cơng là nội dung lớn, trong phạm vi bài
viết này chỉ đề cập đến việc đánh giá tầm quan trọng của xây dựng và quản lý
văn bảntrong tiến trình phát triển và hội nhập. Quản lý hành chính của nước ta
trong giai đoạn hiện nay đang chịu sự tác động bởi hai xu thế lớn của thế giới
hiện nay: Đa cực hố và tồn cầu hố: Trong xu hướng đó nền hành chính cơng
mới có nhiều điểm khác biệt với nền hành chính truyền thống. Những yếu tố
khoa học quản lý, những nhân tố thị trường, những mối quan hệ ngày càng đa
dạng phức tạp giữa chính trị - hành chính - kinh tế, những bước nhảy vọt của
khoa học cơng nghệ, xu thế quốc tế hố đời sống xã hội, trình độ dân trí được

nâng cao mọi mặt đã đề ra yêu cầu mới đối với các Nhà nước, các Chính phủ và
các nền hành chính công.
SV: Vừ A Ly

1

Lớp QLNN 13C


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Từ đó cho thấy cơng tác xây dựng và quản lý văn bản trong cơ quan hành
chính Nhà nước là điều vơ cùng quan trọng. Chính vì vậy nên trong thời gian
kiến tập em đã quyết định chọn chủ đề nghiên cứu cho mình là “THỰC
TRẠNG CƠNG TÁC XÂY DỰNG VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN CỦA ỦY
BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG NGHĨA TÂN, QUẬN CẦU GIẤY, HÀ NỘI”
2. Đối tượng, phạm vi.
* Đối tượng nghiên cứu: Công tác xây dựng và quản lý văn bản của
UBND phường Ngĩa Tân, quận Cầu Giấy, Hà Nội.
* Phạm vi nghiên cứu:
- Thời gian: trong khoảng từ năm 2012 đến 2015.
- Không gian: Tại UBND phường Nghĩa Tân, quận Cầu Giấy, Hà Nội.
3. Mục tiêu.
-Tìm hiểu cơ sở lý luận và cơ sở thực tiễn về Công tác xây dựng và quản
lý văn bản của UBND phường Ngĩa Tân, quận Cầu Giấy, Hà Nội
- Tìm hiểu thực trạng công tác xây dựng và quản lý văn bản của UBND
phường Ngĩa Tân, quận Cầu Giấy, Hà Nội trong thời gian qua, phân tích nguyên
nhân của những ưu điểm cũng như những hạn chế của công tác xây dựng và

quản lý văn bản tại cơ quan.
- Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động Công tác
xây dựng và quản lý văn bản của UBND phường Ngĩa Tân, quận Cầu Giấy, Hà
Nộinói riêng và của cả nước nói chung.
4. Nhiệm vụ.
*Mục tiêu tổng quát:
Xem sét thực trạng và nguyên nhân về công tác xây dựng và quản lý văn
bản của UBND phường Ngĩa Tân. Đề tài mong muốn đưa đến một cách nhìn
mới về vai trị của cơng tác xây dựng và quản lý văn bản của UBND phường
Ngĩa Tân và thực trạng công tác xây dựng và quản lý văn bản của UBND
phường Ngĩa Tân hiện nay. Qua đó đưa ra một số giải pháp và ý kiến về vấn đề
công tác xây dựng và quản lý văn bản của UBND phường Ngĩa Tân nhằm
hướng tới các giải pháp nâng cao khả năng thực thi và đem lại một nền hành
SV: Vừ A Ly

2

Lớp QLNN 13C


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

chính có hiệu quả cao.
* Mục tiêu cụ thể :
Nhìn nhận, đánh giá về vấn đề xây dựng và quản lý văn bản tại phường,
tìm hiểu nguyên nhân và các kiến nghị các giải pháp nhằm hạn chế nạn các sai
lầm trong cơng tác xây dựng và quản lý văn bản.
Tìm hiểu rõ nguyên nhân , thực trạng trong vấn đề xây dựng và quản lý

văn bản hiện nay, giúp tìm ra hướng đi mới cho công tác xây dựng và quản lý
văn bản.Tìm hiểu cơ sở lí luận và thực tiễn về xây dựng và quản lý văn bản của
UBND phường Ngĩa Tân .
- Tìm hiểu thực trạng cải cách hành chính tại UBND phường Ngĩa Tân,
quận Cầu Giấy, Hà Nộitrong thời gian qua, phân tích nguyên nhân của những ưu
điểm cũng như những hạn chế của công tác.
- Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động xây dựng
và quản lý văn bản tại UBND Phường Nghĩa Tân.
5. Phương pháp
*Phương pháp thu thập thông tin trực tiếp: Quan sát.
*Phương pháp thu thập thông tin gián tiếp: Phân tích và tổng hợp số liệu.
- Nghiên cứu tài liệu, tư liệu tham khảo.
- Nguồn tin từ mạng internet.
- Thông tin từ báo cáo định kỳ của UBND phường Ngĩa Tân.
* Phương pháp thu thập số liệu thứ cấp.
Lựa chọn, phân tích, thu thập các số liệu, thơng tin cơ bản từ Quận, từ các
báo cáo tình hình xây dựng và quản lý văn bản.
* Phương pháp thu thập số liệu sơ cấp. Tiến hành điều tra, khảo sát, thu
thập thông tin về xây dựng và quản lý văn bản
* Phương pháp xứ lý số liệu.
Phân tích thơng tin tài liệu: Đọc và phân tích những tài liệu về hành chính,
chủ trương cải cách hành chính, thực hiện xây dựng, quản lý, tài liệu về cải cách
hành chính , những báo cáo liên quan đến vấn đề soạn thảo, ban hành và qaunr
lý văn bản cấp xã, một số bài báo, phóng sự có liên quan đến vấn đề cải cách
SV: Vừ A Ly

3

Lớp QLNN 13C

Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

hành chính.
Kiểm tra thơng tin bằng phương pháp so sánh, đối chất các thông tin các
nguồn tư liệu. Tổng hợp, đánh giá các dữ liệu.
6. Bố cục của báo cáo
Bài nghiên cứu gồm 3 chương.

SV: Vừ A Ly

4

Lớp QLNN 13C


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
PHẦN NỘI DUNG

CHƯƠNG 1. KHÁI QUÁT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN
PHƯỜNG NGHĨA TÂN, QUẬN CẦU GIẤY, HÀ NỘI
1.1. Địa vị pháp lýcủa UBND Phường Nghĩa Tân.
Căn cứ điều 8 của luật tổ chức chính quyền địa phươngthì UBND phường
Nghĩa Tân, quận Cầu Giấy, Hà Nội là một đơn vị hành chính nhà nước ở địa
phương do Hội đồng nhân dân cùng cấp bầu ra, là cơ quan chấp hành của Hội
đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm

trước Nhân dân phường Nghĩa Tân, Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan
hành chính quận Cầu Giấy. UBND phường Nghĩa Tân là cơ quan hanh chính
nhà nước trực tiếp thực hiện quyền quản lý tình hình kinh tế, chính trị, văn hóa
và xã hội trên địa bàn phường.
1.2. Đặc điểm tình hình của UBND Phường Nghĩa Tân
1.2.1. Đặc điểm tự nhiên:
- Phường Nghĩa Tân có diện tích 0,57 km², dân số năm 1999 là 18140
người mật độ dân số đạt 31825 người/km². Phường Nghĩa Tân giáp với quận
Bắc Từ Liêm và quận Tây Hồ và sắp có đường mới từ Bưởi ra cầu Nhật Tân.
- Do chủ yếu là đất đồng bằng nên từ rất lâu rồi và sớm hình thành nên
những khu dân cư đơng đúc. Trên mảnh đất này cịn có nhiều di tích lịch sử ghi
lại truyền thống vẻ vang của dân tộc. Điểm đặc biệt nhất của phường là trên địa
bàn phường là một trong những lá phổi xanh đem lại sự cân bằng sinh thái cho
Hà Nội, ngoài ra phường cịn có các trường Đại họclà nơi quan trọng trong quận
Cầu Giấy.
- Phường nghĩa Tân là 1 trong 8 phường của quận Cầu Giấy, phía bắc giáp
với xã cổ nhuế huyện Từ Liêm, phía nam giáp với phường dịch vọng và dịch vọng
hậu quận Cầu Giấy,phía đơng giáp với phường nghĩa đơ quận cầu giấy,phía tây
giáp với phường dịch vọng quận cầu giấy và xã cổ nhuế huyện từ liêm.
-Phường Nghĩa Tân là một trong những phường thuộc trung tâm thành
phố Hà Nội và đóng một vai trị quan trọng cho sự phát triển chung của cả quận
Cầu Giấy.
SV: Vừ A Ly

5

Lớp QLNN 13C


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

1.2.2. Đặc điểm kinh tế -xã hội
- Cơ cấu kinh tế của phường chủ yếu là thương mại dịch vụ, các hộ kinh
doanh bn bán nhỏ lẻ có truyền thống lâu đời và các hộ kinh doanh sản xuất
trong phường có xu hướng ngày càng phát triển nhiều hơn.
Nhiều mặt công tác của phường cũng được đánh giá cao như công tác
phát triển sản xuất tiểu thủ công nghiệp, chỉ tiêu về thu ngân sách. Các hoạt
động văn hoá, văn nghệ, thể dục thể thao và công tác thông tin tuyên truyền
được triển khai rộng rãi trên toàn địa bàn phường nhằm đưa chính sách của
Đảng và Nhà nước đến với nhân dân. Các hoạt động này diễn ra thường xuyên
và đạt được những thành công đáng kể. Công tác chăm sóc và thực hiện chế độ
ưu đãi đối với những đối tượng trong diện chính sách của Nhà nước cũng được
quan tâm và thực hiện đầy đủ.
-Công tác xây dựng và quản lý đơ thị cũng có nhiều tiến bộ, nhiều cơng
trình mới được xây dựng, nhiều tuyến đường mới to rộng, đẹp đã được xây dựng
càng ngày càng tạo ra nét hiện đại cho phường nhưng bên cạnh đó cũng khơng
làm mất đi vẻ cổ kính của Hà Nội.
1.3. Hệ thống văn bản của UBND phường Nghĩa Tân
1.3.1. Văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của UBND phường Nghĩa Tân.
Theo quyết định số: 105/QĐ-UBND ngày12tháng8năm 2015 của Uỷ ban
nhân dân phng Ngha Tõn, có quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
theo nội dung quy định tại các khoản 1, 2 và 4 Điều 33 của Luật tổ chức chính
quyền địa phươngvà tổ chức thực hiện các nghị quyết của Hội đồng nhân dân
xã. Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn do cơ quan nhà nước cấp trên phân cấp, ủy
quyền cho Ủy ban nhân dân phường.
Mỗi thành viên của UBND phường phải chịu trách nhiệm cá nhân về công
tác được phân công trước HĐND và UBND phường và chịu trách nhiệm tập thể và

hoạt động của UBND Phường trước HĐND và trước cơ quan nhà nước cấp trên.
Cán bộ và nhân viên uỷ ban đều được phân công những phần việc cụ thể
và chịu trách nhiệm trước Chủ tịch, các phó chủ tịch và tập thể UBND phường.
SV: Vừ A Ly

6

Lớp QLNN 13C


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Khi có khó khăn vướng mắc phải đề xuất tập thể UBND bàn bạc, thất nhất biện
pháp xử lý. UBND phường thảo luận tập thể và quyết định theo đa số nhiệm vụ
chủ yếu sau đây:
1.3.2. Văn bản quy định nội quy, quy chế hoạt động của UBND
phường Nghĩa Tân.
Quy chế Làm việc của UBND phng Ngha Tõn Khoá XIX nhiệm kỳ
2011 2016. Ban hành kèm theo quyết định số: 105/QĐ-UBND ngày 12
tháng 8

năm 2015 của Uỷ ban nhân dân phường Nghĩa Tân với nội dụng

như sau:
1. Uû ban nh©n dân phng làm việc theo nguyên tắc tập trung, dân chủ,
tập thể lÃnh đạo, cá nhân phụ trách. Quản lý cán bộ công chức tại địa phơng
theo các quy định, quyết định của cấp trên.
2. Giải quyết công việc đúng với phạm vi trách nhiệm, đúng thẩm quyền:

Bảo đảm sự lÃnh đạo của Đảng uỷ, sự giám sát của Hội đồng nhân dân xà và sự
chỉ đạo điều hành của cơ quan Nhà nớc cấp trên.
3. Trong phân công giải quyết công việc, mỗi việc chỉ giao cho một
ngành, một ngời phụ trách và chịu trách nhiệm chính. Cấp trên không làm thay
công việc của cấp dới, tập thể không làm thay việc của cá nhân và ngợc lại.
4.Tuân thủ trình tự, thủ tục, thời gian giải quyết công việc theo quy định
của Pháp luật, chơng trình, kế hoạch công tác, Quy chế làm việc của Uỷ ban
nhân dân xÃ.
5. Đề cao sự phối hợp công tác, trao đổi thông tin trong giải quyết công
việc, bảo đảm dân chủ, minh bạch trong mọi hoạt động đúng phạm vi, chức năng
nhiệm vụ, quyền hạn đợc pháp luật.
1.3.3. Vn bn quy nh về quy trình làm việc, cách thức tổ chức thực
hiện cơng việc của UBND phường Nghĩa Tân.
Quy trình Lµm viƯc cđa UBND phường Nghĩa TânKho¸ XIX nhiƯm kú
2011 – 2016. Ban hành kèm theo quyết định số: 105/QĐ-UBND
ngày12tháng8năm 2015 của Uû ban nh©n d©n phường Nghĩa Tân với nội dụng
như sau:
Tất cả các công việc liên quan đến thủ tục hành chính tập trung tại phịng
một cửa, được giải quyết theo trình tự, thời hạn, thẩm quyền theo quy định của
SV: Vừ A Ly

7

Lớp QLNN 13C


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Nhà nước. Thông qua bộ phận tiếp nhận hồ sơ, thủ tục và trình lãnh đạo học
các phịng ban chun mơn giải quyết, kỹ, phê duyệt văn bản. Bộ phận tiếp dân
ghi vào số quản lý giải quyết thủ tục hành chính.
Chương trình cơng tác hàng năm, hàng q và hàng tháng. Thực hiện
nhiệm vụ phát triển kinh tế – xã hội, báo cáo cơng khai dự tốn, quyết tốn thu
chi ngân sách hàng năm hoặc những vấn đề cần thuyết tình trước UBND Quận
và các kỳ họp HĐND phường 6 tháng, 1 năm.
Thơng báo cơng khai các chế độ, chính sách của Đảng và Nhà nước để
nhân dân theo dõi cùng thực hiện. Các biện pháp chủ yếu để thực hiện nhiệm vụ
kinh tế – xã hội, an ninh, quốc phịng của UBND cấp trên và của HĐND
phường. Thơng qua báo cáo của UBND phường qua các kỳ họp.
Các chủ trương, biện pháp, chính sách, chế độ quan trọng của các ngành
có liên quan đến đời sống sinh hoạt của nhân dân trong phường. Thực hiện các
quy chế, quy ước theo Nghị định 79/2003/NĐ - CP ngày 7/7/2003 của Chính
phủ.
Phối hợp chặt chẽ với các bộ phận chuyên môn làm việc tại UBND
phường để hoàn thành nhiệm vụ do nhà nước cấp trên giao cho. Kết luận những
vụ việc khiếu nại, tố cáo có liên quan đến cán bộ chủ chốt do UBND phường
điều hành quản lý. Hoặc các vụ việc có ảnh hưởng lớn trong phường, sau khi
Chánh thanh tra cũng như thanh tra phường đã xem xét kết luận.
Hàng quý, hàng năm UBND phường sẽ kiểm điểm trách nhiệm chỉ đạo và
điều hành các mặt công tác chủ yếu của tập thể và cá nhân mỗi thành viên
UBND trước thường vụ Đảng uỷ và thường trực HĐND phường. Đồng thời có
khen thưởng cá nhân hoặc tập thể hồn thành xuất sắc nhiệm vụ.

SV: Vừ A Ly

8

Lớp QLNN 13C

Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

1.4. Cơ cấu tổ chức bộ máy của UBND phường Nghĩa Tân.
Cơ cấu tổ chức của UBND phường Nghĩa Tân gồm:
Một chủ tịch, hai phó chủ tịch và các phịng ban như sau:
-

Ban qn sự
Ban địa chính xây dựng
Ban chăm sóc trẻ em và giáo dục đào tạo
Ban lao động, thương binh và xã hội
Ban văn hố thơng tin
Ban Tư pháp hộ tịch.
Ban tài chính.
Văn phịng
Y tế phường
Quy hoạch xây dựng đô thị

1.4.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBND phường Nghĩa Tân.
Chủ Tịch

Phó chủ tịch
Địa chính xây dựng

Phó chủ tịch văn
hóa xã hội

Lao
động
TB
-XH

SV: Vừ A Ly

Văn
Hóa Xã
Hội

Tư
Pháp

Qn
Sự

9

Văn
Phịng

Kế
Tốn

Địa
chính

Lớp QLNN 13C

Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

1.4.2. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ của người đứng đầuđơn vị của
UBND phường Nghĩa Tân.
*Nhiệm vụ, quyền hạn của Chủ tịch và các phó Chủ tịch.
- Chủ tịch UBND phường chịu trách nhiệm lãnh đạo và điều hành công
việc chung của UBND phường, phân công và điều hành hoạt động của các phó
Chủ tịch, uỷ viên uỷ ban, các bộ phận chun mơn, giải quyết cơng việc mà phó
Chủ tịch, thành viên uỷ ban đã xử lý nhưng có ý kiến khác nhau, đồng thời trực
tiếp phụ trách một số ngành, lĩnh vực công tác theo quy định.
+ Thường xuyên giữ mối liên hệ với Đảng uỷ, thường trực HĐND, Chủ
tịch Uỷ ban MTTQ và người đứng đầu các tổ chức đoàn thể quần chúng của
phường.
1.5. Đội ngũ nhân sự của UBND phường Nghĩa Tân
1.5.1. Số lượng nhân sự.
- Biên chế của phường là 27 người trong đó tỷ lệ nam/nữ là ngang bằng
nhau.
1.5.2. Chất lượng nhân sự
- Trình độ: Các cán bộ trong phường đều đã tốt nghiệp đại học và có cán
bộ đã có trình độ trên đại học.
- Thâm niên: Chủ yếu là cán bộ trẻ tuổi, thâm niêm chưa lâu. Nhưng
riêng cán bộ lãnh đạo thì là những người đã có 15 – 20 năm cơng tác. Rất chính
trực và làm việc chuyên nghiệp
- Kĩ năng: Mỗi cán bộ cơng chức có mộtkỹ năng chun sâu cộng thêm
lề lối làm việc thống nhất, mọi người đi theo một quỹ đạo chung tạo nên một bộ
máy làm việc có hiệu quả,

1.6. Cơ sở vật chất, tài chính của UBND phường Nghĩa Tân
1.6.1. Cơng sở:
Nhìn chung cơ sợ vật chất của phường rất hiện đại, địa điểm đẹp và thuận
lợi, tồn bộ cơ quan rộng 260 mét vng. Nhà 2 tầng với nhiều phòng ban được
sắp xếp khoa học. Xung quanh có cây xanh bong mát, khơng khí mát mẻ. Cơ sở
vật chất được đầu tư khăng trang và tương đối đồng bộ.
SV: Vừ A Ly

10

Lớp QLNN 13C


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

1.6.2. Trang thiết bị làm việc:
UBND phường Nghĩa Tân là một trong những phường nằm ở trung tâm
thành phố Hà Nội, được sự chú trọng đầu tư nên cơ sợ vật chất, trang thiết bị
được quan tâm hàng đầu. Tất cả các phịng, các cá nhân trong đội ngũ cán bộ
cơng chức đều được trang bị máy tính riêng, mỗi phịng đều có máy in riêng.
Các phịng có đầy đủ bàn ghế, điện, quạt và máy điều hòa để đảm bảo làm việc
đảm bảo tính hiệu quả và nhanh nhất, kịp thời nhất.
1.6.3. Tài chính
Tài chính của UBND phường Nghĩa Tân gịm có 2 nguồn. Thứ nhất là
nguồn kinh phí từ ngân sách nhà nước để chi trả, đầu tư xây dựng cơ sở vật chất
phục vụ cơng tác hành chính công Nhà nước tại cơ quan. Thứ hai là nguồn kinh
phí dịch vụ thu trực tiếp of người dân thơng qua phí và lệ phí của trong việc giải
quyết thủ tụ hành chính tại cơ quan.

SV: Vừ A Ly

11

Lớp QLNN 13C


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC BAN HÀNH VÀ QUẢN LÝ
VĂN BẢN CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG NGHĨA TÂN,
QUẬN CẦU GIẤY, HÀ NỘI
2.1. Khái quát về công tác ban hành và quản lý văn bản Nhà nước.
Công tác ban hành và quản lý văn bản của Nhà nước là một trong những
công việc quan trong của các cơ quan hành chính nhà nước, được thực hiện phối
hợp với nhiều bộ phận, nhiều thành phần khác nhau trong cơ quan, trong đó có
cơng tác soạn thảo, phê duyệt, ban hành và lưu trữ văn bản. Nhằm đảm bảo tính
thống nhất, an toàn, hiệu quả, lưu trữ và dễ ràng khác thác sử dụng trong q
trình thực hiện hành chính cơng nhà nước tại các cơ quan đại diện chính quyền
Nhà nước. Công tác ban hành và quản lý văn bản được Nhà nước quan tâm hàng
đầu thông qua các nghị định thông tư về hướng dẫn soạn thảo, hướng dẫn lưu
trữ và xây dựng chiến lược kinh phí đầu tư cho công tác soạn thảo ban hành và
quản lý văn bản tại các cơ quan Nhà nước.
2.2. Cơ sở pháp lý về côngtác ban hành và quản lý văn bản Nhà nước
có liên quan tại UBND phường Nghĩa Tân.
Tại UBND phường Nghĩa Tân, theo quy định về nhiệm vụ quyền hạn của
cán bộ cơng chức thuộc phường thì Văn phịng UBND là bộ phận chuyên soạn

thành và trình lãnh đạo cơ quan để ban hành văn bản. Lãnh đạo phường là người
có quyết định xem xét, kỹ duyệt các văn bản do cơ quan mình soạn thảo và ban
hành để quản lý, điều chỉnh các quan hệ xã hội, các vấn đề nằm trong phạm vi
của Phường quản lý. Bộ phận lưu trữ cơ quan có trách nhiệm lập hồ sơ, sắp sếp
lại hồ sơ, tài liệu, văn bản để lưu trữ tại cơ quan, đảm bảo an toàn, dễ khai thác
sử dụng.

SV: Vừ A Ly

12

Lớp QLNN 13C


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

2.3. Thực trạng công tác ban hành và quản lý văn bản Nhà nướctại
UBND phường Nghĩa Tân.
2.3.1. Công tác xây dựng văn bản.
2.3.1.1 . Thành phần, nội dung, khối lượng, chất lượng ban hành văn
bản của UBND phường Nghĩa Tân.
* Thành phần:
Căn cứ luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật của HĐND –
UBND ngày 03 tháng 12 năm 2004;
Căn cứ Quyết định số 36A/QĐ-UBND của UBND phường Nghĩa Tân về
việc ban hành quy chế làm việc của UBND phường Nghĩa Tân, UBND phường
Nghĩa Tân có thẩm quyền ban hành 02 loại văn bản: văn bản quy phạm pháp
luật và văn bản hành chính thơng thường.

Văn bản quy phạm pháp luật: UBND phường Nghĩa Tân có thẩm quyền
ban hành 03 loại văn bản quy phạm pháp luật đó là: Quyết định, Chỉ thị của
UBND xã và Nghị quyết của HĐND xã:
Quyết định số 141/2014/QĐ-UBND Quyết định về việc ban hành nội quy
tiếp dân tại trụ sở Ủy ban nhân dân phường Nghĩa Tân ngày 28/11/2012
Nghị Quyết số 69/2015/NQ-HĐND Nghị quyết về việc phê duyệt kế
hoạch phát triển kinh tế xã hội năm 2016.
Văn bản hành chính: UBND phường Nghĩa Tân là cơ quan quản lý hành
chính nhà nước trên địa bàn phừng, do đó cơ quan có thẩm quyền ban hành tất
cả các văn bản hành chính thơng thường thuộc chức năng, nhiệm vụ và quyền
hạn của cơ quan như: cơng văn, kế hoạch, tờ trình, hướng dẫn, báo cáo, thông
báo, giấy mời….
* Nội dung
HĐND – UBND phường Nghĩa Tân thường soạn thảo và ban hành văn
bản phản ánh những vấn đề trọng tâm như tình hình phát triển kinh tế - xã hội,
an ninh - quốc phòng…nội dung các văn bản do cơ quan ban hành đều phản ánh
đúng chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của cơ quan trên tất cả các lĩnh vực mà
cơ quan quản lý trên địa bàn phường Nghĩa Tân
SV: Vừ A Ly

13

Lớp QLNN 13C


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Văn bản phản ánh về tình hình phát triển kinh tế: hầu hết các văn bản do

cơ quan sản sinh trong lĩnh vực kinh tế là các văn bản về công, nông, dịch vụ
trên địa bàn phường Nghĩa Tân
Văn bản phản ánh về tình hình phát triển văn hóa xã hội: những văn bản
được ban hành trong lĩnh vực này có nội dung phản ánh các vấn đề về phát triển
văn hóa, thể dục thể thao, dân số, kế hoạch hóa gia đình, bình đẳng giới
Văn bản phản ánh về tình hình an ninh – quốc phịng:
Văn bản liên quan đến lĩnh vực y tế và oan toàn thực phẩm.
Các văn bản do UBND phường Nghĩa Tân ban hành có nội dung phong
phú và đa dạng. Phong phú không chỉ về thể loại văn bản mà còn đa dạng về nội
dung thông tin trong văn bản. Mỗi một văn bản đều phản ánh những nội dung
thông tin khác nhau về các vấn đề kinh tế, văn hóa- xã hội, an ninh- quốc phòng.
*Khối lượng văn bản của UBND phường Nghĩa Tân
Qua báo cáo kết quả thực hiện nhiệm vụ các năm: 2013, 2014, 2015 dưới đây
là thống kê số lượng ban hành văn bản của UBND phường Nghĩa Tân như sau:
Số lượng văn bản / năm
STT

Tên loại văn bản

Năm 2013 Năm 2014

Năm 2015

1

Quyết định

320

332

325

3
4
5
6
7
8
9
10

(cá biệt)
Tờ trình
Hợp đồng
Thơng báo
Báo cáo
Kế hoạch
Quy chế
Cơng văn
Công văn giấy tờ khác

101
04
47
225
47
02
201
255

211
05
74
325
53
03
225
233

167
07
65
330
60
02
335
275

Ghi
chú

Từ bảng thống kê cho thấy số lượng công việc ngày càng nhiều, số lượng
văn bản được ban hành ngày càng nhiều, đa dạng trên tất cả các mặt của đời
sống xã hội.
SV: Vừ A Ly

14

Lớp QLNN 13C

Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

• Chất lượng văn bản
- Chất lượng về thể thức văn bản
Các văn bản do các Đơn vị, Phòng ban, các Chuyên viên soạn thảo về thể
thức và kỹ thuật trình bày văn bản được thực hiện cơ bản theo đúng quy định
của Nhà nước như: Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004
Nghị định của Chính phủ về công tác văn thư; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP
ngày 08 tháng 02 năm 2010 Nghị định Sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị
định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về cơng tác
văn thư; Thơng tư số 01/201/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Thông tư
Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính; Thơng tư liên tịch
số 55/205/TTLT-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 Thông tư liên tịch Hướng
dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
- Chất lượng về nội dung văn bản
Chất lượng về nội dung văn bản và công tác xây dựng văn bản được tiến
hành chặt chẽ theo quy trình, thủ tục ban hành văn bản.
Văn bản đã phản ánh đúng chủ chương chính sách của Đảng và nhà
nước, truyền đạt kịp thời các thông tin quản lý từ cấp này đến cấp khác. Các văn
bản được xác định tương đối chính xác về nội dung tính chất của mỗi loại văn
bản.
VD: Quyết định số 24/QĐ-UBND Ban hành Kế hoạch công tác phổ biến,
giáo dục pháp luật năm 2015 ngày 10/3/2015
Báo cáo số 53/BC-UBND Đánh giá thực hiện Quyết định số 06/2010/QĐTTg về xây dựng, quản lý, khai thác tủ sách pháp luật ngày 13/5/2015.
Hệ thống hóa văn bản được thực hiện thường xuyên liên tục định kỳ làm
cơ sở pháp lý phục vụ tốt cho công tác soạn thảo và ban hành văn bản.

Văn phịng xây dựng soạn thảo các chương trình, kế hoạch công tác của
UBND xã Chiềng Khoong, Chủ tịch UBND phường bảo đảm tính khả thi. Nội
dung Chương trình cơng tác đã bám sát các nghị quyết của Đảng và Chính phủ,
tập trung vào các nhiệm vụ trọng tâm, cấp bách tại phường như công tác di dân
tái định cư, các dự án đầu tư trên địa bàn phường, công tác xóa đói giảm nghèo,
SV: Vừ A Ly

15

Lớp QLNN 13C


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

chương trình xây dựng đơ thị mới mới...
Nội dung văn bản đảm bảo tính khách quan, đúng quy định của pháp luật
về các chủ trương đường lối của Đảng và Nhà nước thực hiện có hiệu quả cao
trong cơng việc góp phần định hướng dư luận, tạo sự đồng thuận trong xã hội
nhằm thực hiện các nhiệm vụ phát triển kinh tế - xã hội của phường Nghĩa Tân
Nhìn chung cơng tác soạn thảo và ban hành văn bản của UBND phường
Nghĩa Tân đảm bảo được tính hợp pháp, tính thống nhất; căn cứ dùng thẩm
quyền nội dung của văn bản phù hợp với quy định của pháp luật và phù hợp với
tình hình kinh tế - xã hội trên địa bàn quận, văn bản do Uỷ ban vận hành không
làm ảnh hưởng đến kinh tế - xã hội, tình hình chính trị của địa phương
2.3.1.2. Quy trình ban hành văn bảncủa UBND phường Nghĩa Tân.
* Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản
Để thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ của văn phòng. Lãnh đạo Văn
phòng UBND phường Nghĩa Tân đã xây dựng quy trình thực hiện soạn thảo và

ban hành văn bản cho các đơn vị, Phòng ban, chức năng, chuyên viên theo hệ
thống quản lý chất lượng của Văn phịng phường Nghĩa Tân.
Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản hành chính của văn phịng
UBND phường Nghĩa Tân đã đảm bảo được quy định tại Nghị định số
110/2004/NĐ-CP, ngày 08/4/2004 của chính phủ về cơng tác văn thư. Qua đó
văn phịng đã cụ thể hóa quy định vào trong hoạt động của mình, quá trình soạn
thảo văn bản hành chính của văn phịng UBND xã được thể hiện qua sơ đồ sau:

SV: Vừ A Ly

16

Lớp QLNN 13C


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Sơ đồ quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của
HĐND - UBND phường Nghĩa Tân
Làm thủ tục phát hành và gửi văn bản

Phân công soạn thảo văn bản

Soạn thảo văn bản

Duyệt, ký văn bản

Luu văn bản

• Phân cơng soạn thảo văn bản
Người được phân công soạn thảo phải chuẩn bị đầy đủ các thơng tin văn
bảncó liên quan và đưa ra hướng dự thảo, tiến hành dự thảo văn bản theo các thể
thức văn bản quy định kiểm tài liệu và bố cục các hành văn, hình thức phải phù
hợp với nội dung văn bản.
Tại UBND xã Chiềng Khoong công tác soạn thảo văn bản được phân
công cho Văn phịng soạn thảo.
• Soạn thảo văn bản.
Bước 1. Căn cứ vào cơng việc của UBND phường Nghĩa Tân, Chủ tịch,
Phó Chủ tịch UBND xã phân cơng cho Chánh Văn phịng tham mưu cho các cơ
quan đơn vị soạn thảo văn bản phải khảo sát thực trạng các mối quan hệ và các
lĩnh vực có liên quan nghiên cứu chủ trương chính sách pháp luật của Đảng và
Nhà nước, Nghị quyết của HĐND xã và các tư liệu khác để soạn thảo theo đúng
chức năng nhiệm vụ của văn phòng.
Trước khi soạn thảo phải xác định loại văn bản, tổ chức lấy ý kiến của các
cơ quan, địa phương các cán bộ có liên quan để hồn thiện chỉnh sửa bản dự
SV: Vừ A Ly

17

Lớp QLNN 13C