Nghiên cứu khoa học: Công tác Văn thư tại UBND Quận Tây Hồ

MỤC LỤC


MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Đối với các cơ quan, tổ chức, công tác văn thư có vai trò đặc biệt quan
trọng. Tuy mỗi cơ quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng đều có
một đặc điểm chung là trong quá trình hoạt động đều sản sinh những giấy tờ liên
quan và những văn bản, tài liệu có giá trị đều được lưu giữ lại để tra cứu, sử
dụng khi cần thiết. Bởi đây là những bản gốc, bản chính, là căn cứ xác nhận sự
việc đã xảy ra và có giá trị pháp lý rất cao. Việc soạn thảo, ban hành văn bản đã
quan trọng, bảo quản an toàn và phát huy giá trị của tài liệu văn thư còn quan
trọng hơn nhiều. Do đó, khi các cơ quan, tổ chức được thành lập, công tác văn
thư sẽ tất yếu được hình thành vì đó là "huyết mạch" trọng hoạt động của mỗi cơ
quan, tổ chức. Công tác văn thư, nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ
kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực hiện chức
năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quyết công việc hằng ngày, tới
chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức.
Viết về công tác văn thư đã có rất nhiều tác giả, tác phẩm và những công
trình nghiên cứu rất hay và ý nghĩa như : Công trình nghiên cứu Công tác văn
thư của Đặng Thị Việt Hà – Đề tài: “Công tác văn thư ở trung tâm nghiên cứu
và phát triển vùng Bộ Khoa học và Công nghệ” Hay đề tài: “Công tác văn thư
tại văn phòng ủy ban nhân dân xã Lai Uyên, Huyện Bến Cát, Tỉnh Bình Dương”
của Nguyễn Thị Kim Ngọc… còn ở UBND quận Tây Hồ thì chưa có công trình
nghiên cứu nào trong năm nay. Cho nên tôi muốn viết công trình nghiên cứu về
nó trong năm 2016 này, để thấy được tầm quan trọng của công tác Văn thư tại
cơ quan đơn vị “UBND quận Tây Hồ” nói riêng và các cơ quan, đơn vị, cở sở
nói chung.
Vốn yêu thích công tác văn thư này đã lâu. Là sinh viên chuyên ngành
Quản trị Văn phòng, việc nghiên cứu về “Công tác Văn thư” rất có ích và phục
vụ cho công việc sau này. Với những lý do trên chúng tôi đã chọn “ Công tác

Văn thư tại UBND Quận Tây Hồ” làm đề tài viết bài Tiểu luận của tôi.
2


2. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu đề tài:
2.1. Đối tượng nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu mà đề tài hướng tới là Công tác Văn thư trong
UBND Quận
- Tập trung nghiên cứu các bước thực hiện công tác Văn thư tại UBND
Quận đặc biện là các hoạt động liên quan đến việc văn bản đến và đi của UBND.
- Ngoài ra còn nghiên cứu thêm cách soạn thảo văn bản và quản lý văn
băn tại UBND Quận.
2.2 Phạm vi nghiên cứu
Vì thời gian nghiên cứu đề tài có hạn nên đề tài nghiên cứu khoa học
chỉ tập trung nghiên cứu về thực trạng công tác văn thư tại UBND Quận Tây Hồ
3. Phương pháp nghiên cứu:
Nghiên cứu khoa học về Công tác Văn thư tại UBND Quận Tây Hồ có
sử dụng kết hợp nhiều phương pháp với nhau, có thể kể đến một số phương
pháp chủ đạo như :
-

Phương pháp nghiên cứu tài liệu;
Phương pháp quan sát;
Phương pháp phỏng vấn;
Phương pháp tổng kết kinh nghiệm;
Phương pháp phân tích lý luận;
4. Lịch sử nghiên cứu.
Trong những năm qua, UBND Quận Tây Hồ chưa có đề tài nghiên cứu
nào nhưng đã có rất nhiều nghiên cứu về công tác văn thư trong cả nước nói
chung như : các văn bản của Cục văn thư lưu trữ Nhà nước, các tài liệu của

trung tâm lưu trữ quốc gia … trong đó có một số cuốn sách và đề tài sau:
- Thông tư số 21/2005/TT-BNV ngày ( 01/02/2005) hướng dẫn chức năng
quyền hạn nhiệm vụ và tổ chức của tổ chức văn thư – lưu trữ Bộ.
- Thông tư số 04/2013/TT- BNV ngày 16/4/2013 của Bộ Nội Vụ Hướng
dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan tổ chức.
- Thông tư số 01/2011/TT- BNV ngày 19/01/2011 cảu Bộ Nội Vụ hướng
dẫn thể thức và kỹ thuật trình bỳ văn bản hành chính.
- Nghị định số 110/2004/ND- CP ngày 08/4/2004 của chính phủ về công tác
3


văn thư.
Không chỉ riêng nhà nước còn có các trường học, thạc sĩ, tiến sĩ cũng
tham gia các tạp chí, bài luận nghiên cứu về công tác văn thư như:
- Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam 10/2010 của ThS.Trần Kim Liễu;
- Giáo trình văn thư của Lê Gia Bảo;
- Cuốn Nghiệp vụ công tác văn thư của Trường Đại học Nội Vụ- Hà Nội.
Những tài liệu nghiên cứu quý báu là kho tang kiến thức phong phú có
giá trị kế thừa cần các bạn trẻ trong tương lai phát huy. Nó cũng giúp cho chúng
tôi rất nhiều trong quá trình nghiên cứu đề tài: “ Công tác văn thư tại UBND
Quận Tây Hồ”.
5. Mục tiêu nghiên cứu.
Mục tiêu chung của bài nghiên cứu khoa học của tôi nhằm: Cung cấp các
thông tin về thực trạng công tác Văn thư tại UBND Quận Tây Hồ nhằm đưa ra
các giải pháp nâng cao chất lượng công tác Văn thư tại Quận
- Mục tiêu cụ thể:
+ Khảo sát về việc ban hàh văn bản đi và đến của Quận, việc đóng dấu và
ban hành văn bản trong cơ quan.
+ Đánh giá các ưu điểm, hạn chế và đưa ra các giải pháp nhằm khắc phục
các vấn đề còn thiếu sót.

6. Giả thuyết nghiên cứu.
Trong công tác Văn thư của UBND Quận Tây Hồ còn diễn ra một số vi
phạm về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; về việc bảo quản và sử dụng
con dấu; quy trình ban hành văn bản .
7. Đóng góp của đề tài.
a) Ý nghĩa lý luận:
- Nghiên cứu đề tài này sẽ góp phần bổ sung thêm cơ sở lý luận và thực
tiễn của vấn đề công tác văn thư tại UBND Quận Tây Hồ nói riêng và trên cả
nước nói chung.
b) Ý nghĩa thực tiễn:
- Làm rõ thực trạng công tác Văn thư tại UBND quận.
4


- Là tư liệu tham khảo có thể ứng dụng vào thực tiễn, góp phần nâng cao
hiệu quả trong công tác Văn thư - Lưu trữ của Công ty tại cơ quan.
8. Cấu trúc đề tài
Ngoài các phần : Mở đầu, Kết luận; Lời cảm ơn, Danh mục tài liệu tham
khảo; Phụ lục thì bố cục của đề tài nghiên cứu của tôi sẽ bao gồm 03 chương
như sau:
Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác văn thư tại UBND Quận Tây Hồ .
Chương 2: Thực trạng về công tác Văn thư ở UBND Quận Tây Hồ.
Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác Văn thư ở UBND Quận
Tây Hồ.

5


CHƯƠNG 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ KHÁI QUÁT VỀ

ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ
1.1. Cơ sở lý luận về công tác văn thư
1.1.1. Một số khái niệm
- “Công tác văn thư” là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc liên quan
đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ
hiện hành nhằm bảo đảm thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của các cơ
quan, tổ chức.
- “Bản thảo văn bản” là bản được viết hoặc đánh máy, hình thành trong
quá trình soạn thảo một văn bản của cơ quan, tổ chức.
- “Bản gốc văn bản” là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản và
được cơ quan, tổ chức ban hành và có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền.
- “Bản chính văn bản” là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản và
được cơ quan, tổ chức ban hành.
- “Hồ sơ” là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề,
một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có một (hoặc một số) đăc điểm chung
như tên loại văn bản; cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; thời gian hoặc những
đặc điểm khác, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc
phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, tổ chức hoặc của một cơ quan.
- “Lập hồ sơ” là việc tập hợp và sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong
quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc và
phương pháp nhất định.
- “Văn bản đến” là tất cả văn bản, kể cả đơn, thư do cá nhân gửi đến cơ quan,
tổ chức.
- “Văn bản đi” là tất cả các văn bản do cơ quan,tổ chức phát hành.
1.1.2. Nội dung của công tác văn thư
a) Công tác soạn thảo và ban hành văn bản
- Soạn thảo văn bản
6

- Duyệt nội dung bản thảo, kiểm tra thể thức và đánh máy
- Kiểm tra văn bản trước khi ban hành
- Trình ký văn bản
- Đăng ký văn bản đi
- Bản sao văn bản và nhân bản
- Đóng dấu và ban hành
b) Công tác quản lý văn bản đi
- Đăng ký văn bản
- Ghi phong bì và cho văn bản vào phong bì
- Gửi văn bản
- Lưu văn bản
- Theo dõi và kiểm tra việc gửi văn bản đi
c) Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến
- Tiếp nhận văn bản
- Phân loại văn bản
- Bóc bì văn bản
- Đóng dấu đến
- Đăng ký văn bản
- Chuyển giao văn bản
d) Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
- Mở hồ sơ
- Thu thập, sắp xếp tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết
công việc vào hồ sơ
- Biên mục hồ sơ
e) Quản lý và sử dụng con dấu
- Các loại con dấu
- Bảo quản con dấu
- Sử dụng con dấu theo đúng quy đinh

7

1.1.3. Vai trò của công tác văn thư
a) Công tác văn thư bảo đảm thông tin cho hoạt động quản lý của cơ quan
- Công tác văn thư không thể thiếu trong các hoạt động của cơ quan tổ
chức và có vai trò quan trọng trong việc đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin
bằng văn bản phục vụ hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo,quản lý, điều hành công việc
của cơ quan, góp phần nâng cao hiệu suất chất lượng công tác. Để đưa ra được
các quyết định đúng đắn có khả năng thực thiện thì nhà lãnh đạo phải nắm và
hiểu đầy đủ chính xác thông tin về những vấn đề, sự việc có liên quan, các cán
bộ viên chức để làm tốt trách nhiệm của mình trong việc giúp thủ trưởng theo
dõi đề xuât ý kiến, soạn thảo văn bản về những sự việc được phân công thì phải
tiến hành thu thập xử lý thông tin có liên quan. Do đó công tác văn thư có vai trò
quan trọng trong việc cung cấp thông tin trong hoạt động quản lý.
- Đặc biệt là, trong việc đề ra các quyết định quản lý và giải quyết những
vấn đề, sự việc liên quan đến chủ trương, đường lối của Đảng, luật pháp của
Nhà nước thì phải nhất thiết nghiên cứu đầy đủ các văn kiện của Đảng và các
văn bản quy phạm pháp luật có liên quan để bảo đảm văn bản ban hành phù hợp
với chủ trương, đường lối của Đảng và luật pháp của Nhà nước.
b) Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần nâng cao hiệu suất và chất lượng
công tác của cơ quan
Nếu các khâu của công tác văn thư làm tốt, như tiếp nhận , chuyển giao,
giải quyết văn bản được kịp thời và chính xác; soạn thảo văn bản đảm bảo chất
lượng; vào sổ văn bản đi, đến được rõ ràng và đúng đắn; lập hồ sơ hiện hành
được hợp lý; các quy định về quản lý văn bản được chấp hành nghiêm chỉnh, thì
sẽ đảm bảo thông tin văn bản đầy đủ, kịp thời và chính xác cho hoạt động quản
lý của cơ quan. Do đó sẽ góp phần nâng cao chất lượng và hiệu suất công tác
của cơ quan. Ngược lại nếu một khâu nào đó của công tác văn thư không được
xử lý tốt, thì ít nhiều ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu quả hoạt động quản lý của cơ
quan. Đặc biệt, khi công tác văn thư được tin học hóa để thay thế cho phương

pháp thủ công truyền thống thì chắc chắn hiệu suất và chất lượng hoạt động
quản lý của cơ quan, tổ chức sẽ được nâng cao rõ rệt.
c) Làm tốt công tác văn thư sẽ có tác dụng phòng chống tệ quan liêu giấy
8


tờ
Làm tốt công tác văn thư ở đây có nghĩa là chuyển giao văn bản, giấy tờ,
truyền đạt các thông tin về quản lý đến cơ quan, đến người có trách nhiệm giải
quyết hoặc thực hiện được nhanh chóng, kịp thời; soạn thảo và ban hành các
quyết định chính xác, phù hợp với thực tiễn, có khả năng thực thi, tuân thủ
nghiêm túc các quy định của nhà nước.
Khi công nghệ thông tin được ứng dụng rộng rãi vào công tác hành chính
văn phong công tác văn thư sẽ được hiện đại hóa. Thông qua các mạng Internet,
các Website, các thông tin về quản lý từ trên xuống, từ dưới lên sẽ được truyền
đạt một cách nhanh chóng, ý kiến, nguyện vọng của quần chúng nhân dân sẽ
được chuyển tới các cơ quan có trách nhiệm giải quyết một cách kịp thời.Đó
chính là yếu tố quan trọng góp phần làm giảm bớt công văn, giấy tờ, ngăn ngừa
và hạn chế tệ quan liêu trong các cơ quan.
d) Làm tốt công tác văn thư sẽ tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ
Công tác văn thư có vai trò trong việc tạo điều kiện thuận lợi cho công tác
lưu trữ, tài liệu hình thành trong hoạt động cơ quan là nguồn bổ sung chủ yếu
cho lưu trữ cơ quan do đó công tác văn thư và công tác lưu trữ có mối liên hệ
chặt chẽ với nhau để công tác lưu trữ tiến hành thuận lợi thì phải làm tốt công
tác văn thư từ khâu soạn thảo, ban hành văn bản, lập hồ sơ hiện hành và giao
nộp tài lệu vào lưu trữ cơ quan. Nếu văn bản soạn thảo có nội dung chính xác
các thành phần thuộc thể thức văn bản được thể hiện đầy đủ đúng đắn thì sẽ đảm
bảo cho tài liệu lưu trữ có độ chính xác cao. Do đó sẽ góp phần nâng cao chất
lượng của tài liệu lưu trữ vào tạo thuận lơi cho nghiên cứu sử dụng .
e) Công tác văn thư có vai trò rất quan trọng đối với việc bảo vệ bí mật

nhà nước bí mật cơ quan.
Nếu việc bảo vệ công văn, tài liệu chứa đựng bí mật nhà nước, bí mật cơ
quan được các cơ quan có thẩm quyên quy định một cách đầy đủ, chặt chẽ và
được các cơ quan tuân thủ nghiêm túc trong quá trình tiến hành các khâu của
công tác văn thư, thì sẽ đảm bảo được an toàn tài liệu, góp phần giữ gìn cho các
thông tin bí mật nhà nước và bí mật cơ quan không bị rò rỉ ra ngoài.
9


Vì Vậy Công tác văn thư có vai trò quan trọng đối với hoạt động của bộ
máy nhà nước, các cơ quan đảng, tổ chức chính trị xã hội các doanh nghiệp.
Công tác văn thư có quan hệ mật thiết với việc ban hành đường lối chủ trương
của Đảng, pháp luật của nhà nước với việc hoạch đinh trương trình kế hoạch của
công tác, lãnh đạo chỉ đạo và tổ chức thực hiện các nhiệm vụ công tác văn thư
của cơ quan.
1.2. Giới thiệu khái quát về UBND Quận Tây Hồ
1.2.1. Sự hình thành và phát triển của UBND Quận Tây Hồ
Quận Tây Hồ là vùng đất có bề dày lịch sử. Một trong những nơi hội tụ
của dân cư đất Việt, đã từng góp phần làm nên nền văn minh sông Hồng rực rỡ.
Luôn gắn liền với sự phát triển của Thăng Long Hà Nội. UBND quận Tây Hồ là
một đơn vị Hành chính được thành lập theo Nghị định số 69/CP của Chính phủ
ban hành ngày 28/10/1995 và được UBND Thành phố Hà Nội, giao cho nhiệm
vụ Quản lý nhà nước trên địa bàn bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 năm 1996.
Khi thành lập, tại Quyết định số 4428/QĐ-UBND của Thành phố Hà Nội
ban hành ngày 15/12/1995 về thành lập các phòng, ban chuyên môn giúp việc
trực thuộc UBND quận Tây Hồ, UBND quận có 12 phòng ban chuyên môn, 08
đơn vị sự nghiệp và các đoàn thể thực hiện những chức năng, nhiệm vụ của
mình.
Quận Tây Hồ với diện tích tự nhiên là 2.393,7 ha và hiện có trên 110.000
người cư trú trên địa bàn của 08 Phường: Bưởi, Yên Phụ, Thụy Khuê, Tứ Liên,

Quảng An, Nhật Tân, Xuân La, Phú Thượng. Quận Tây Hồ có Hồ Tây với diện
tích khoảng 526 ha, nằm trọn trong địa giới quận, là một cảnh quan thiên nhiên
đẹp của Hà Nội và cả nước.
Quận Tây Hồ được thành lập năm 1995 là nơi tập trung nhiều di tích danh
thắng, di tích Văn Hóa – Lịch sử có giá trị của Thủ đô Hà Nội.
Sau 20 năm xây dựng và phát triển, quận Tây Hồ đã có bước phát triển
mạnh với những thành tựu quan trọng trên nhiều lĩnh vực và trở thành trung tâm
Dịch vụ - Du lịch và Văn hóa của Thủ đô Hà Nội
10


1.2.2. Cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ.
a.

Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu của UBND quận Tây Hồ gồm có: 01 Chủ tịch, 03 Phó Chủ tịch và
12 phòng ban, ban tham mưu giúp việc cụ thể như sau:
UBND quận Tây Hồ là cấp chính quyền cao nhất của Quận Tây Hồ.
UBND quận bao gồm các phòng ban trực thuộc:
1. Văn phòng HĐND và UBND quận
2. Phòng Nội vụ
3. Phòng Tư Pháp
4. Phòng Tài chính kế hoạch
5. Phòng Kinh tế
6. Phòng Tài nguyên và Môi trường
7. Phòng Quản lý dô thị
8. Phòng Văn hóa thể thao
9. Phòng Lao động thương binh và xã hội
10. Phòng Y tế
11. Phòng Giáo dục & Đào tạo

12. Phòng Thanh tra quận
Hiện nay, Ban lãnh đạo UBND quận Tây Hồ hiện nay gồm các Đồng chí:

-

Đồng chí Đỗ Anh Tuấn – Chủ tịch UBND quận
Đồng chí Nguyễn Lê Hoàng – Phó chủ tịch thường trực UBND quận
Đồng chí Nguyễn Đình Khuyến – Phó Chủ tịch UBND quận
Đồng chí Phạm Xuân Tài – Phó Chủ tịch UBND quận
b. Chức năng nhiệm vụ
• Chủ tịch UBND quận: Đỗ Anh Tuấn
- Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn được quy định tại Điều 4 – quy chế làm
việc của UBND quận Tây Hồ nhiệm kỳ 2004 – 2011 ban hành kèm theo Quy
Định số 01/2010/QĐ-UBND ngày 07/11/2011 của UBND Quận.
- Chủ tịch UBND là người đứn đầu phụ trách chung, là lãnh đạo điều
hành toàn diện các mặt hoạt động của UBND quận. Chỉ đạo điều hành và đôn
đốc kiểm tra các hoạt động của các thành viên cấp dưới, các phòng ban chuyên
11


môn thuộc quận.
- Chủ tịch UBND quận là người phải chịu trách nhiệm cá nhân về những
nhiệm vụ, quyền hạn thuộc thẩm quyền của mình đồng thời cùng các thành viên
trong cơ quan chịu trách nhiệm về các hoạt động chung của UBND quận.
• Các Phó Chủ tịch quận: 03
- Phó chủ tịch Kinh tế UBND (Đ/c: Nguyễn Lê Hoàng): Chịu trách nhiệm
quản lý và hướng dẫn các đơn vị phòng ban bao gồm Văn phòng
HĐND&UBND quận, phòng Kinh tế, phòng Tài chính - Kế hoạch thực hiện
chức năng nhiệm vụ của mình trợ giúp cho Chủ tịch UBND quận.
- Phó chủ tịch Văn hóa – xã hội (Đ/c: Nguyễn Đình Khuyến): Chịu trách

nhiệm trực tiếp và quản lý các đơn vị phòng ban như phòng LĐ TB&XH, phòng
VHTT&TDTT, phòng Y tế, phòng GD&ĐT.
- Phó chủ tịch xây dựng, địa chính (Đ/c: Phạm Xuân Tài): Chụi trách
nhiệm trực tiếp và quản lý các phòng ban bao gồm phòng Quản lý đô thị, phòng
Tài nguyên môi trường.
• Khối nội chính
-

Phụ trách và chịu trách nhiệm quản lý các bộ phận đơn vị, phòng ban còn lại
trong cơ quan như phòng Nội vụ, phòng Tư pháp và phòng Thanh tra quận.
• Ngoài ra quận còn có các hội, các đội: Hội chữ thập đỏ, Hội người cao
tuổi, Hội nông dân, Hội chữ thập đỏ, Đội quản lý thị trường, Đội thanh tra giao
thong công chính và Đội thi hành án.
Các ban ngành chuyên môn thuộc UBND quận giúp việc cho UBND quận
thực hiện chức năng quản lý Nhà nước ở cấp quận và thực hiện một số nhiệm
vụ, quyền hạn theo sự ủy quyền của UBND và theo quy định của Pháp luật: Góp
phần bảo đảm sự thống nhất quản lý của ngành hoặc lĩnh vực công tác ở địa
phương.

12


TIỂU KẾT
Qua chương 1 ở trên, chúng tôi đã trình bày cơ sở lý luận, các nội dung, vị
trí về công tác văn thư. Từ đó, nhận thấy được vai trò, ý nghĩa của công tác văn
thư trong công tác quản lý Nhà nước nói chung và các cơ quan, tổ chức, doanh
nghiệp nói riêng. Đồng thời, chúng tôi đã khái quát chung về quá trình lịch sử
hình thành phát triển, cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ của UBND quận
Tây Hồ. Từ những nội dung ở Chương 1, để làm cơ sở cho chúng tôi tiếp tục
nghiên cứu trong chương tiếp

13


CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN
QUẬN TÂY HỒ
2.1. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của
UBND quận Tây Hồ.
2.1.1. Các hình thức văn bản của UBND quận được phép ban hành:
- Văn bản quy phạm pháp luật: Chỉ thị, Quyết định.
- Văn bản hành chính: Chỉ thị (cá biệt), Quyết định (cá biệt), Chương
trình, Kế hoạch, Báo cáo, Công văn, Tờ trình, Thông báo,...
- Hình thức văn bản của Văn phòng UBND quận được phép ban hành là
Văn bản hành chính, gồm: Quyết định, Chương trình, Kế hoạch, Báo cáo, Công
văn, ...
Văn bản quy phạm pháp luật được Ủy ban thực hiện theo quy định của
Luật số 31/2004/QH11 ngày 03 tháng 12 năm 2004 Luật Ban hành văn bản quy
phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân.
2.1.2. Thể thức và kỹ thuật soạn thảo văn bản
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ
cho lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của cơ quan Đảng, cơ quan
Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị - xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân
(dưới đây gọi chung là các cơ quan, tổ chưc).
Công tác văn thư bao gồm: xây dựng văn bản (thỏa văn bản; duyệt bản
thảo, sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt; đánh máy văn bản; ký văn bản), quản
lý và giải quyết văn bản (quản lý và giải quyết văn bản đến; quản lý và giải
quyết văn bản đi; lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ
quan), quản lý và sử dụng con dấu (các loại con dấu; quản lý con dấu; sử dụng
con dấu).

Công tác văn thư gồm nhiều nội dung với mức độ phức tạp khác nhau nên
tùy theo cương vị và khả năng, mỗi người trong cơ quan mà được giao phụ trách
những nội dung nhất định. Để cho tất cả mọi việc đều được thực hiện, cần phải
có sự phân công trách nhiệm rõ ràng. Trách nhiệm văn thư trong cơ quan UBND
14


quận Tây Hồ được mọi cán bộ trong cơ quan thực hiện đúng và nghiêm túc.
a) Thể thức văn bản
Chuyên viên được giao soạn thảo và ban hành các loại văn bản như: Văn
bản hành chính, văn bản chuyên ngành phải đảm bảo đúng thể thức đầy đủ 9
thành phần thể thức bắt buộc và kỹ thuật trình bày các loại văn bản do nhà nước
quy định tại Thông tư liên tịch số 55/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ
Nội vụ - văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn
bản.
b) Kỹ thuật soạn thảo và ban hành văn bản
Tại UBND quận Tây Hồ thì Văn phòng HĐND-UBND là nơi bộ phận
văn thư chuyên trách làm việc và được bố trí tại ngay tầng 01 của chụ sở UBND
quận. Cơ quan áp dụng mô hình công tác văn thư tập trung, thống nhất, nghĩa là
tất cả các công văn, giấy tờ đều được chuyển tới tập trung tại bộ phận văn thư
thuộc Văn phòng HĐND-UBND. Có nghĩa là mỗi đơn vị trong cơ quan không
có một đội ngũ cán bộ văn thư riêng biệt của đơn vị mà môi đơn vị được hướng
dẫn để thực hiện được các công việc của phòng văn thư. Tuy nhiên việc hưỡng
dẫn này chỉ dừng lại ở việc soạn thảo văn bản, đánh máy văn bản, xin ý kiến của
lãnh đạo và trình lãnh đạo ký duyệt. Còn việc đóng dấu,ban hành văn bản và
đăng ký văn bản đi, văn bản đến đều được tập trung và thực hiện thực hiện tại
bộ phận văn thư chuyên trách do cán bộ văn thư của quận thực hiện.
Việc soạn thảo văn bản khác được thực hiện theo quy định như sau:
Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản:
Bước 1: Soạn thảo văn bản

Bước 2. Duyệt nội dung bản thảo, kiểm tra thể thức và đánh máy văn bản
Bước 3. Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành
Bước 4. Trình ký văn bản
Bước 5: Đăng ký văn bản đi
Bước 6. Bản sao văn bản và nhân bản
Bước 7. Đóng dấu và ban hành văn bản
15


2.2. Công tác quản lý văn bản đi
2.2.1. Trình tự quản lý văn bản đi
Tất cả các loại văn bản do cơ quan phát hành đều được quản lý theo trình
tự sau:
- Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số, ký
hiệu và ngày, tháng của văn bản;
- Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật (nếu có);
- Đăng ký văn bản đi, ghi ngày tháng, vào sổ văn bản đi;
- Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi;
- Lưu văn bản đi.
2.2.2.Chuyển phát văn bản đi
Sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền, văn bản đi được hoàn thành
thủ tục sau:
- Viết bì văn bản, đề đầy đủ tên cơ quan hoặc cá nhân nhận văn bản; địa
chỉ, số, ký hiệu văn bản;
- Tùy theo tính chất, mức độ khẩn, mật để đóng dấu “khẩn”, “thượng
khẩn”, “hỏa tốc”, “mật”, “tuyệt mật”, “tối mật” lên văn bản và bì thư, dưới số ký
hiệu;
- Văn bản “khẩn”, “thượng khẩn”, “hỏa tốc” được ưu tiên chuyển phát
ngay sau khi đã hoàn thành theo trình tự quản lý văn bản;
- Các văn bản đi có quy định theo tiến độ thời gian thì đều gửi đi theo

đúng thời gian quy định, chuyển phát ngay trong ngày văn bản đó được ký,
chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp
- Khi cần thiết và có ý kiến của lãnh đạo, văn bản đi có thể được chuyển
cho nơi nhận bằng Fax, scan gửi email hay chuyển qua mạng để thông nhanh
sau đó gửi bản chính theo sau khi gửi Fax, scan, email (không áp dụng với văn
bản có độ mật)
- Số lượng văn bản cần gửi đến nơi nhận do người soạn thảo quy định.
Ngoài việc chuyển theo truyền thống thông thường là theo đường bưu
điện. Hiện nay tại UBND quận Tây Hồ đã áp dụng phương pháp truyền văn ban
16


đi qua mạng internet. Quận đã lập ra một wed riêng để vừa giới thiệu lịch sử của
quận và mọi hoạt động của quận được cập nhật trên trang wed này. Ngoài ra đây
còn là nơi để văn thư của Quận truyền thông tin nhanh nhất hiện nay
2.2.3. Lưu văn bản đi
- Mỗi văn bản đi được lưu ít nhất 02 bản chính; một bản lưu tại văn thư cơ
quan và một bản lưu trong hồ sơ.
- Bản lưu văn bản đi tại văn thư cơ quan được sắp xếp theo thứ tự đăng ký
- Bản lưu văn bản quy phạm pháp luật và văn bản quan trọng khác của cơ
quan được làm bằng loại giấy tốt, có độ Ph trung tính và được in bằng mực bền
lâu.
- Nghiệp vụ quản lý văn bản đi được thực hiện theo hướng dẫn của Cục
Văn thư và Lưu trữ nhà nước.
2.3. Công tác quản lý văn bản đến
Tất cả văn bản, đơn thư, thư do cá nhân gửi đến cơ quan đều được quản lý
theo trình tự sau:
2.3.1. Tiếp nhận văn bản đến.
Văn thư cơ quan có trách nhiệm tiếp nhận văn bản đến từ các nguồn:
- Từ bưu điện gửi về văn phòng UBND quận

- Từ các cơ quan, ban ngành gửi trực tiếp tới văn phòng UBND quận qua
chương trình phần mềm, thư điện tử.
- Lãnh đạo đi họp được phát tại hội nghị mang về
- Các nguồn khác
2.3.2. Xem xét, phân loại
Văn thư cơ quan xem xét các thông tin ghi trên bì thư:
- Đối với các văn bản gửi chung thì bóc bao bì, trình lãnh đạo xem xét,
phân công xử lý.
- Đối với các văn bản gửi đích danh thì đóng dấu văn bản đến, vào sổ theo
dõi trên phần mềm, chuyển cho người có tên trên bao bì.
- Văn bản ở bì có dấu mức độ “mật”, “tuyệt mật”, “tối mật” thì văn thư
chỉ vào sổ theo dõi và chuyển cho người có trách nhiệm.
17


- Văn bản “khẩn”, “thượng khẩn” và “hỏa tốc” thì ghi vào sổ theo dõi và
chuyển ngay cho lãnh đạo văn phòng UBND quận.
2.3.3. Lãnh đạo văn phòng xem xét và phân phối xử lý văn bản, đóng
dấu scan văn bản và vào sổ, chuyển văn bản
- Lãnh đạo văn phòng xem xét và phân phối xử lí văn bản: Văn thư cơ
quan trình các văn bản gửi tới văn phòng UBND quận lên lãnh đạo văn phòng
xem xét, cho ý kiến chỉ đạo và giao trách nhiệm cụ thể cho đơn vị, cá nhân có
trách nhiệm liên quan xử lý.
- Đóng dấu scan văn bản, vào sổ: Văn thư cơ quan tiếp nhận văn bản đã
có ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo văn phòng, đóng dấu “văn bản đến” và scan văn
bản, đăng ký vào sổ trên chương trình Office, hoặc vào sổ tay theo dõi để xác
định văn bản đã được đăng ký vào sổ văn bản đến
- Chuyển văn bản đến cho các cá nhân trực tiếp liên quan xử lý.
+ Văn bản “khẩn”, “thượng khẩn”, “hỏa tốc” sau khi có ý kiến chỉ đạo của
lãnh đạo văn phòng, văn thư khẩn trương hoàn thành các công việc đóng dấu

scan văn bản, vào sổ và thực hiện chuyển ngay, đưa trực tiếp đến cá nhân có
trách nhiệm liên quan xử lý với thời gian nhanh nhất, hoặc các văn bản có thời
gian quy định theo ý kiến của lãnh đạo văn phòng cũng phải được chuyển ngay
đảm bảo theo yêu cầu. Trường hợp người liên quan trực tiếp xử lý không có mặt
ở cơ quan thì dung phương tiện điện thoại thông báo cho cá nhân đó biết về nội
dung văn bản, mức độ “khẩn” hoặc thời gian cụ thể;
- Các văn bản khác phải được chuyển ngay trong ngày đến cá nhân có liên
quan xử lý, trường hợp đặc biệt vì lý do khách quan thì đầu giờ làm việc buổi
sáng ngày hôm sau phải ưu tiên chuyển trước;
- Lãnh đạo văn phòng theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
2.4. Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào kho lưu trữ
cơ quan
a) Việc lập hồ sơ hiện hành bao gồm:
- Mở hồ sơ;
- Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi,
18


giải quyết công việc vào hồ sơ;
- Kết thúc và biên mục hồ sơ.
Và mỗi hồ sơ được lập phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của UBND
quận Tây Hồ. Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ có sự liên quan chặt chẽ
với nhau, đầy đủ, tài liệu có giá trị, văn bản đảm bảo đúng thể thức, hồ sơ được
biên mục đầy đủ, chính xác và phản ánh đúng trình tự giải quyết công việc.
b) Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào kho lưu trữ cơ quan
- Các phòng và cá nhân trong cơ quan phải giao nộp những hồ sơ, tài liệu
có giá trị lưu trữ vào lưu trữ hiện hành của cơ quan theo quy định.
- Mọi cán bộ, công chức, viên chức trước khi nghỉ hưu, thôi việc hay
chuyển công tác khác đều phải bàn giao lại hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
- Thời hạn giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành thực hiện theo quy định

sau:
+ Tài liệu hành chính: sau 01 năm kể từ năm công việc kết thúc;
+ Tài liệu khoa học hoặc chuyên ngành: sau 1 năm từ năm công trình
được nghiệm thu chính thức;
+ Tài liệu xây dựng cơ bản: Sau 3 tháng kể từ khi công trình được quyết
toán
- Thủ tục giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ của cơ quan đều được lập hai
bản ”Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và hai bản ”Biên bản giao nhận tài liệu”.
Đơn vị hoặc cá nhân giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan giữ mỗi
loại 1 bản.
- Chánh, Phó văn phòng UBND quận chỉ đạo, đôn đốc, kiểm tra công tác
lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ thuộc phạm vi quản lý của mình.
- Trưởng phòng Hành chính- Quản trị giúp Chánh, Phó Văn phòng đôn
đốc các phòng ban, cá nhân thực hiện lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ đúng quy định
- Các phòng, chuyên viên, cá nhân trong cơ quan phải giao nộp những hồ
sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ vào lưu trữ hiện hành cơ quan.
- Cán bộ lưu trữ phối hợp với các phòng, chuyên viên, cá nhân lập hồ sơ
hiện hành và tiếp nhận đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tổ chức bảo quản, khai thác sử
19


dụng tài liệu có hiệu quả.
2.5. Công tác quản lý và sử dụng con dấu.
Việc quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư của UBND quận
Tây Hồ nói chung và bộ phận văn thư nói riêng được thực hiện theo quy định
của pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu và các quy định của Nghị định số
09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ về sửa đổi, bổ sung
một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 04 năm 2004 của
Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu.
Con dấu của cơ quan được giao cho nhân viên văn thư giữ và đóng dấu tại

cơ quan. Nhân viên văn thư có trách nhiệm thực hiện những quy định sau:
- Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản
của người có thẩm quyền;
- Phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ của cơ quan;
- Chỉ được đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của
người có thẩm quyền;
- Không được đóng dấu khống chỉ.
Văn thư giúp Chánh văn phòng bảo quản và sử dụng con dấu theo quy
định của pháp luật. Những con dấu của UBND quận Tây Hồ bao gồm những loại
dấu sau:
+ Dấu của UBND Quận (dấu quốc huy)
+ Dấu chức danh
+ Dấu công văn đi, đến
+ Dấu hỏa tốc, Dấu mật
Các loại dấu được cất trong tủ sắt và được khoá cẩn thận. Khi nào cần
đóng dấu cán bộ văn thư mới lấy ra, đóng dấu xong, dấu lại được cất vào tủ và
khoá lại.
- Đóng dấu:
+ Trước khi đóng dấu cán bộ văn thư luôn kiểm tra thể thức của văn bản
và chỉ đóng dấu văn bản đã có chữ ký của người có thẩm quyền. Cán bộ văn thư
là người trực tiếp được phép đóng dấu và chịu trách nhiệm hoàn toàn về những
20


dấu mình đã đóng. Con dấu của cơ quan chỉ được phép đóng vào các văn bản do
UBND làm ra sau khi đã có chữ ký hợp pháp của người có thẩm quyền. Dấu
được đóng dưới chức danh đề ký, chùm 1/3 chữ ký về phía bên trái, dấu phải rõ
ràng, đủ nét.
+ Trong trường hợp cán bộ văn thư giữ dấu nghỉ phép phải báo cáo lên
Chánh văn phòng hoặc Phó Chánh văn phòng để giao lại chìa khoá tủ đựng dấu.

Trường hợp đặc biệt khẩn cấp trong thời gian cán bộ văn thư giữ dấu nghỉ thì
Chánh văn phòng hoặc Phó Chánh văn phòng sẽ là người đóng dấu.
2.6. Tổ chức cán bộ và điều kiện làm việc của cán
bộ làm công tác văn thư.
2.6.1. Tổ chức cán bộ làm công tác văn thư.
Việc bố trí, tổ chức nhân sự có vai trò hết sức quan trọng đối với hoạt
động của bộ phận văn thư nói chung và toàn ủy ban nhân dân quận nói riêng.
Nếu bố trí, tổ chức cán bộ, nhân sự phù hợp thì sẽ tạo điều kiện để nhà quản trị
tác động có hiệu quả đến hoạt động của cơ quan, nâng cao hiệu suất chất lượng
công việc nó cũng tạo điều kiện để sử dụng tốt các nguồn lực tránh lãng phí chất
xám...
Bộ phận văn thư của UBND quận Tây Hồ trực thuộc Văn phòng HĐND
& UBND quận Tây Hồ . Trong đó bộ phận Văn thư có 2 người, gồm có:
1. Chị Nguyễn Thị Hương – phụ trách về việc soạn thảo văn bản, quản lý
văn bản đến và soạn thảo phiếu đề xuất giải quyết văn bản đến đề trình cho
Chánh Văn phòng và người đứng đầu giải quyết (ở đây là Chủ tịch và các Phó
Chủ tịch)
3. Chị Đặng Thanh Hằng – phụ trách về việc cho số văn bản đi và quản
lý, sử dụng con dấu.
2.6.1. Điều kiện làm việc của cán bộ làm công tác văn thư.
Điều kiện làm việc của bộ phận văn thư là yếu tố tác động trực tiếp đến
tâm sinh lý của mỗi cán bộ nhân viên. Người lao động không thể làm việc có
chất lượng và hiệu quả khi điều kiện làm việc không tốt. Bởi đối với nhu cầu
của con người khi đã thỏa mãn đầy đủ về vật chất và tinh thần sẽ tạo cho họ cảm
21


giác hứng thú, xay xưa với công việc, tạo điều kiện giúp họ phát huy những sáng
kiến, ý tưởng trong quá trình làm việc. Nhận thấy vấn đề đó là hết sức cần thiết
trong những năm qua UBND quận Tây Hồ đã có sự quan tâm đầu tư kinh phí để

nâng cao trang thiết bị, phục vụ cho công tác Văn phòng theo xu hướng dần dần
hiện đại hóa nhằm nâng cao hiệu suất công việc cho Ủy ban. Hiện tổ văn thư
cũng được đầu tư trang thiết bị tương đối đầy đủ các máy móc, vật dụng cần
thiết để phục vụ tốt cho công việc.
- Bộ phận văn thư được trang bị đầy đủ phương tiện như bàn, ghế xoay, tủ
đựng tài liệu, tủ quản lý dấu, máy Fax, máy in, máy Photo và máy điện thoại
- Xuất phát từ yêu cầu giải quyết công việc nên bộ phận văn thư của
UBND quận Tây Hồ được bố trí tại một phòng làm việc riêng, gần với cổng
chính để thuận tiện cho việc tiếp nhận và giải quyết văn bản.
- Ủy ban cũng đã đưa phần mềm quản lý văn bản trên máy vi tính vào sử
dụng, do đó đã giúp cán bộ văn thư tiết kiệm được thời gian mà hiệu quả công
việc lại cao.
Tuy nhiên vì diện tích phòng còn hẹp nên việc bố trí đồ dùng trong phòng
văn thư còn chưa được hợp lí và thuận tiện lắm.
TIỂU KẾT
Dựa trên cơ sở lý luận về công tác văn thư ở chương 1, kết hợp với khái
quát quá trình hình thành và phát triển của UBND quận Tây Hồ, ở chương 2
này, tôi đã tìm hiểu, nghiên cứu và nêu lên thực trạng về công tác văn thư gồm
các nội dung cơ bản như: công tác soạn thảo và ban hành văn bản; Công tác
quản lý văn bản đi; Công tác quản lý văn bản đến; Lập hồ sơ hiện hành và giao
nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan; Công tác quản lý và sử dụng con dấu. Bên cạnh
đó chúng tôi còn tìm hiểu về Tổ chức cán bộ và điều kiện làm việc của phòng
Văn thư ở UBND quận Tây Hồ.

22


CHƯƠNG 3
GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ Ở
ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ

3.1. Đánh giá thực trạng công tác văn thư tại UBND quận Tây Hồ
UBND quận được thành lập và đi vào hoạt động trong thời gian khá dài.
Công tác Văn thư củaquận hoạt động khá ổn định về nề nếp, các khâu nghiệp vụ
được thực hiện thống nhất từ trên xuống và được tiến hành nhanh chóng, chính
xác. Trong quá trình hoạt động đã thu được nhiều kết quả đáng khích lệ.
3.1.1. Ưu điểm
Công tác Văn thư đều được thực hiện một cách thống nhất và hiệu quả.
Những văn bản quan trọng được mẫu hóa tạo nên sự thống nhất trong soạn thảo
và ban hành văn bản của các đơn vị. Việc tổ chức giải quyết văn bản đi, văn bản
đến và lập hồ sơ của Văn phòng quận đều được văn thư thực hiện theo quy định
của Cục Văn thư – Lưu trữ Nhà nước đúng quy trình, chính xác, nhanh chóng,
đảm bảo đúng tiến độ giải quyết công việc và tính bí mật của Văn bản trong hoạt
động quản lý văn bản, giấy tờ, tài liệu. Bên cạnh đó việc áp dụng thành tựu khoa
học công nghệ trong việc quản lý văn bản trên mạng của quận đem lại hiệu quả cao.
Được sự quan tâm của Lãnh đạo quận công tác đào tạo cán bộ, nhân viên
trong cơ quan được chú trọng hơn. Văn phòng quận thường xuyên tổ chức các
lớp đào tạo ngắn hạn, các lớp tập huấn nhằm nâng cao bồi dưỡng về nghiệp vụ
chuyên môn cho các cán bộ, chuyên viên. Bên cạnh đó Văn phòng quận cũng tổ
chức tuyển dụng cán bộ, chuyên viên để bổ sung nguồn nhân lực văn phòng còn
thiếu. Đội ngũ cán bộ, nhân viên trong văn phòng được tuyển dụng từ nhiều
nguồn khác nhau như thông qua theo dõi, giới thiệu từ cơ sở, từ cán bộ trong cơ
quan và kết hợp với hình thức thi tuyển công chức… Với hình thức tuyển dụng
cán bộ, Văn phòng quận đảm bảo được chất lượng đội ngũ cán bộ đáp ứng nhu
cầu công việc của Văn phòng, phẩm chất chính trị của cán bộ, công chức tốt và
có tinh thần trách nhiệm trong công việc, có sự phấn đấu hoàn thành tốt công
việc từ đó tạo không khí làm việc thân thiện, hòa đồng.
23


3.1.2. Hạn chế

a) Về kỹ thuật soạn thảo văn bản:
Trong quá trình soạn thảo và ban hành văn bản trên thực tế hầu như cơ
quan còn bỏ sót khi thực hiện các khâu nghiệp vụ như:
- Xử lý các thông tin còn chậm gây hiệu quả công việc không cao.
- Việc theo dõi xử lý văn bản ở khâu văn thư của Quận nhiều khi không
kịp thời, dẫn đến tiến độ giải quyết công việc bị chậm. Bên cạnh đó công tác
soạn thảo văn bản còn thiếu sót, yêu cầu về thể thức kỹ thuật trình bày các văn
bản hành chính được soạn thảo chưa chính xác.
- Quy trình soạn thảo văn bản ở khâu cuối cùng là khâu Văn thư cho phép
ban hành văn bản nhiều khi cũng không để ý đến thể thức văn bản, một phần do
quá nhiều công việc không thể quán xuyến hết được, phần khác là do các phòng
ban từ trước đến giờ vẫn soạn thảo như thế, nếu đưa về soạn thảo lại sẽ mất nhiều
thời gian và gây chậm tiến độ giải quyết công việc.
- Mặc dù Quận đã ban hành các văn bản hướng đẫn việc ban hành và soạn
thảo văn bản nhưng hầu hết các đơn vị trực thuộc Ủy ban vẫn trình bày sai thể
thức và kỹ thuật trình bày. Văn thư kiêm nhiệm tại các đơn vị chuyên môn và
kinh nghiệm giải quyết công việc còn yếu khiến việc xử lý văn bản còn chưa
đúng quy trình và chưa khoa học.
b) Về công tác Văn thư
- Do khối lượng công việc nhiều nên văn bản đi, văn bản đến chưa được
văn thư cập nhật kịp thời vào mạng. Mặt khác, cơ sở vật chất chưa đáp ứng nhu
cầu công việc của cơ quan. Nhiều máy tính hay bị lỗi mạng hoặc quá tải, máy
fax thường xuyên bị hư hỏng.
- Tuy được trang bị khá đầy đủ và hiện đại nhưng không ít vật dụng sử
dụng lâu năm đã bị hỏng hóc, đường dẫn điện máy tính ở một số phòng bị hở,
hết sức nguy hiểm. Gây cho việc giải quyết công việc của chuyên viên bị ngưng
trệ, mất thời gian và công sức.

24

3.2. Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác Văn thư tại UBND quận
Tây Hồ
- Trước thực trạng trên, các cấp uỷ, cơ quan, cấp Đảng và các tổ chức
chính trị xã hội từ cấp Trung ương đến địa phương và những cán bộ làm công
tác văn phòng, công tác văn thư lưu trữ, cần tiếp tục nhận thức đúng đắn và sâu
sắc về vai trò, vị trí quan trọng trong công tác văn phòng cấp uỷ nói chung và
công tác văn thư lưu trữ nói riêng từ đó cần có sự quan tâm, lãnh đạo, chỉ đạo
đúng mức, tạo điều kiện cho công tác văn phòng cấp uỷ, công tác văn thư ngày
càng phát triển mạnh mẽ cả về số lượng và chất lượng, phục vụ có hiệu quả sự
lãnh đạo, điều hành của các cấp uỷ, cơ quan tổ chức.
- Tăng cường hệ thống mạng đảm bảo cho việc cập nhận văn bản đi, đến
của cơ quan, đảm bảo các phương tiện thông tin như điện thoại, Fax ổn định,
thay thế, mua sắm các trang thiết bị làm việc cần thiết như tủ, giá, kệ, cặp hồ sơ,
tài liệu để không ảnh hưởng đến quá trình công việc.
- Tiếp tục nâng cao trình độ chuyên môn, áp dụng khoa học kỹ thuật vào
công tác văn thư cho cán bộ văn thư trong việc đảm bảo soạn thảo văn bản đúng
thể thức, yêu cầu về nội dung, theo quy định của nhà nước.
- Xây dựng quy chế về công tác văn thư, phân công trách nhiệm rõ ràng
từng vị trí để mỗi cán bộ có trách nhiệm trong công việc.
- Công tác văn thư là công tác vừa mang tính chính trị vừa có tính chất
nghiệp vụ kỹ thuật. Để làm tốt công tác này đòi hỏi phải có đội ngũ cán bộ hiểu
sâu kiến thức lý luận và phương pháp tiến hành các chuyên môn nghịêp vụ,
đồng thời phải là những người cẩn trọng, tin tưởng. Việc chăm lo xây dựng để
có được đội ngũ cán bộ đủ năng lực đảm đương công việc là trách nhiệm của
lãnh đạo các cơ quan, tổ chức nên các lãnh đạo cơ quan cần ban hành các văn
bản chỉ đạo chấn chỉnh tổ chức, kiện toàn biên chế cán bộ văn thư. Việc tuyển
dụng cán bộ phải đảm bảo tiêu chuẩn chuyên môn, tổ chức chính trị. Cần chú
trọng công tác đào tạo, tập huấn nâng cao trình độ cho cán bộ, chú ý đầu tư có
chiều sâu để tạo nên đội ngũ chuyên gia giỏi về từng lĩnh vực chuyên môn.

- Xu hướng phát triển chung hiện nay là dịch chuyển từ văn phòng truyền
25