Chuyên đề thực tập: Công tác Văn thư, lưu trữ tại TTLTQG III

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
STT
1
2

Tên viết tắt
TTLTQG III
Phòng HC - TC

Tên đầy đủ
Trung tâm Lưu trữ quốc gia III
Phịng Hành chính - Tổ chức

Sinh viên: Nguyễn Tiến Mạnh
Lớp: ĐHLT QTVP 14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
MỤC LỤC
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT.................................................................................................................1
MỤC LỤC................................................................................................................................................2
Phần III PHỤ LỤC 60................................................................................................................................5
LỜI NÓI ĐẦU...........................................................................................................................................1
Phần I......................................................................................................................................................4
KHẢO SÁT CƠNG TÁC VĂN PHỊNG CỦA CƠ QUAN................................................................................4
1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III............4
1.1. Một vài nét về Trung tâm Lưu trữ quốc gia III.........................................................................4
1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III.........5
2. Tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động cơng tác hành chính văn phòng của Trung tâm Lưu trữ
quốc gia III......................................................................................................................................5

2.1. Tổ chức và hoạt động của Phịng Hành chính - Tổ chức..........................................................5
2.1.1. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Phòng Hành chính - Tổ chức...............................5
2.1.2 Vị trí việc làm và xây dựng bản mơ tả việc các vị trí trong Phịng Hành chính - Tổ chức........5
2.2. Cơng tác xây dựng Chương trình - kế hoạch cơng tác............................................................11
2.3. Cơng tác soạn thảo và ban hành văn bản của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.......................11
2.3.1. Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lí của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III..12
2.3.2. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.......................12
2.3.3. Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lí của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III. . .13
2.4 Quy trình quản lí và giải quyết văn bản ..................................................................................14
2.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ hiện hành
của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III................................................................................................14
2.4.2 Nhận xét về lập hồ sơ hiện hành của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III...................................15
2.5 Tìm hiểu về tổ chức Lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III.............................................16
3. Công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong Trung tâm Lưu trữ quốc gia III........17
3.1. Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phịng, cơ sở vật chất của Phịng Hành chính – Tổ
chức trong Trung tâm Lưu trữ quốc gia III....................................................................................17
3.2. Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong văn phịng. Đề xuất mơ hình văn
phịng tối ưu.................................................................................................................................17

Sinh viên: Nguyễn Tiến Mạnh
Lớp: ĐHLT QTVP 14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
3.3. Các phần mềm đang được sử dụng trong cơng tác văn phịng của TTLTQGIII.......................18
Phần II...................................................................................................................................................19
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP..........................................................................................................................19
CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ .................................................................19
QUỐC GIA III.........................................................................................................................................19
LỜI CAM ĐOAN.....................................................................................................................................21

LỜI CẢM ƠN.........................................................................................................................................22
BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT........................................................................................................................23
MỜ ĐẦU...............................................................................................................................................24
1. Lý do chọn đề tài.......................................................................................................................24
2. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu..........................................................................24
2.1. Đối tượng nghiên cứu............................................................................................................24
2.2. Phạm vi nghiên cứu...............................................................................................................24
3. Mục tiêu nghiên cứu.................................................................................................................25
4. Mục đích nghiên cứu................................................................................................................25
5. Lịch sử nghiên cứu....................................................................................................................25
6. Phương pháp nghiên cứu.........................................................................................................26
7. Đóng góp của đề tài..................................................................................................................26
8. Cấu trúc của đề tài....................................................................................................................26
Chương 1..............................................................................................................................................28
NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CƠNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ..................................................28
1.1. Khái niệm cơng tác Văn thư, lưu trữ......................................................................................28
1.1.1. Khái niệm công tác Văn thư................................................................................................28
1.1.2. Khái niệm về cơng tác Lưu trữ............................................................................................28
1.2. Vai trị của cơng tác Văn thư, lưu trữ.....................................................................................28
1.2.1. Vai trị của cơng tác Văn thư...............................................................................................28
1.2.2. Vai trị của cơng tác Lưu trữ...............................................................................................29
1.3. Nội dung công tác Văn thư lưu trữ........................................................................................30

Sinh viên: Nguyễn Tiến Mạnh
Lớp: ĐHLT QTVP 14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
1.3.1. Nội dung công tác Văn thư.................................................................................................30
1.3. Nội dung công tác Lưu trữ.....................................................................................................34

1.3.1. Thu thập, bổ sung tài liệu...................................................................................................34
1.3.2. Chỉnh lý tài liệu...................................................................................................................35
1.3.3. Thống kê tài liệu lưu trữ.....................................................................................................35
1.3.4. Cơng cụ tra tìm tài liệu lưu trữ............................................................................................35
1.3.5. Bảo quản tài liệu lưu trữ.....................................................................................................35
1.3.6. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ..........................................................................................35
2.2.7. Tình hình ứng dụng tin học vào cơng tác lưu trữ................................................................36
2.2.8. Tình hình tiêu hủy tài liệu...................................................................................................36
Chương 2..............................................................................................................................................37
KHÁI QUÁT VỀ TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III VÀ ......................................................................37
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI TTLTQG III...............................................................................37
2.1. Khái quát về Trung tâm Lưu trữ quốc gia III...........................................................................37
2.1.1. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn....................................................................................37
2.2.2. Cơ cấu tổ chức bộ máy.......................................................................................................37
2.2. Thực trạng công tác Văn thư tại TTLTQGIII............................................................................38
2.2.1 Tổ chức và chỉ đạo công tác Văn thư của TTLTQG III...........................................................38
2.2.2. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản...........................................................................38
2.2.3. Quản lý công văn đi.............................................................................................................39
2.2.4. Quản lý công văn đến.........................................................................................................40
2.2.5. Quản lý và sử dụng con dấu................................................................................................42
2.2.6. Công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp lưu hồ sơ..................................................................42
2.3. Thực trạng công tác Lưu trữ tại TTLTQGIII.............................................................................43
2.2.1. Tổ chức và chỉ đạo công tác Lưu trữ của TTLTQG III...........................................................44
2.2.2. Thành phần, nội dung và khối lượng tài liệu bảo quản ở TTLTQG III..................................44
2.2.3. Tình hình tổ chức khoa học tài liệu.....................................................................................45
2.2.4. Tình hình thu thập tài liệu vào TTLTQG III...........................................................................47

Sinh viên: Nguyễn Tiến Mạnh
Lớp: ĐHLT QTVP 14A

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
2.2.5. Tình hình tổ chức sử dụng tài liệu.......................................................................................49
2.2.6. Tình hình bảo quản tài liệu.................................................................................................50
2.2.7. Tình hình ứng dụng tin học vào cơng tác lưu trữ................................................................52
2.2.8. Tình hình tiêu hủy tài liệu...................................................................................................52
Chương 3..............................................................................................................................................53
GIẢI PHÁP ĐỂ NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ ..................................................................53
LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III...............................................................................53
3.1. Đánh giá ưu điểm, nhược điểm về công tác VTLT tại TTLTQGIII............................................53
3.1.1. Ưu điểm..............................................................................................................................53
3.1.2. Nhược điểm........................................................................................................................54
3.2. Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác Văn thư lưu trữ....................................54
3.2.1. Về công tác Văn thư............................................................................................................54
3.2.2. Về công tác Lưu trữ............................................................................................................55
KẾT LUẬN..............................................................................................................................................56
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO........................................................................................................57
PHỤ LỤC...............................................................................................................................................58
Phần III PHỤ LỤC...................................................................................................................................63

Phần III PHỤ LỤC............................................................................................60

Sinh viên: Nguyễn Tiến Mạnh
Lớp: ĐHLT QTVP 14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Sinh viên: Nguyễn Tiến Mạnh
Lớp: ĐHLT QTVP 14A

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
LỜI NĨI ĐẦU

Thầy cơ và các bạn đọc thân mến!
Trong xu thế tồn cầu hóa hiện nay và đặc biệt là khi Việt Nam đã hội
nhập sâu rộng vào các tổ chức trên thế giới sẽ mở ra cho chúng ta rất nhiều cơ
hội để phát triển đất nước và con người Việt Nam, nhưng kéo theo đó là những
khó khăn và thử thách rất lớn. Muốn duy trì và phát triển cùng với nền kinh tế
thế giới thì địi hỏi nước ta phải có nhiều đổi mới về cải cách và đặc biệt là trong
nền Hành chính Quốc gia. Trong đó có cơng tác Quản trị Văn phịng, nó đã góp
một phần quan trọng vào sự nghiệp phát triển chung của đất nước.
Công tác Quản trị Văn phòng giữ một vai trò rất quan trọng nó có trong
bất kỳ mỗi cơ quan tổ chức nào của hệ thống chính trị nước ta. Nó là mắt xích
chủ chốt trong sự nghiệp phát triển cơ quan, tổ chức. Cơng tác Quản trị Văn
phịng đánh giá hiệu quả hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức vì vậy
chúng ta làm tốt cơng tác này sẽ góp phần đẩy mạnh cải cách nền hành chính,
giúp chúng ta xây dựng bộ máy Nhà nước trong sạch vững mạnh theo tinh thần
Nghị quyết của Trung ương Đảng đề ra. Đánh giá được ý nghĩa và tầm quan
trọng của cơng tác Hành chính Văn phịng ngày 18 tháng 12 năm 1971 Bộ
trưởng Phủ Thủ tướng đã ban hành Quyết định số: 109/BT về việc thành lập
Trường Trung học Văn thư Lưu trữ. Ngày 15/6/2005 Bộ trưởng Bộ Giáo dục và
Đào tạo ban hành Quyết định số 3225/QĐ-BGD&ĐT-TCCB về việc thành lập
Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I trên cơ sở Trường Trung học
Văn thư Lưu trữ Trung ương I. Theo Quyết định này, Trường là đơn vị sự
nghiệp trực thuộc Bộ Nội vụ. Ngày 14/11/2011 Thủ tướng Chính phủ đã ký
Quyết định số 2016/QĐ-TTg về việc thành Trường Đại học Nội vụ Hà Nội trên
cơ sở nâng cấp Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội.
Nhận thức được tầm quan trọng của việc gắn liền lý thuyết với thực tiễn

nên trong chương trình đào tạo của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, sau khi học
xong chương trình lý thuyết, sinh viên năm cuối (hệ đại học liên thơng chính
quy) ngành Quản trị Văn phịng sẽ được đi thực tập ở các cơ quan Trung ương
Sinh viên: Nguyễn Tiến Mạnh

1
Lớp: ĐHLT QTVP 14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
và địa phương nhằm củng cố kiến thức đã học, nâng cao năng lực, vận dụng lý
thuyết vào thực tiễn, rèn luyện kỹ năng nghề nghiệp và xây dựng phong cách
làm việc của một cán bộ khoa học. Giúp cho sinh viên lĩnh hội được tốt hơn
những kiến thức trong nhà trường vào thực tế và tích lũy kinh nghiệm vững
vàng trước khi bước vào công tác sau khi ra trường. Ngày 4/7/2016 đến ngày
28/8/2016 trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tổ chức cho học sinh viên Khoa
Quản trị Văn phòng đi thực tập tại các cơ quan.
Mục đích của đợt thực tập này là gắn liền nhà trường với xã hội, lý thuyết
với thực tiễn. Qua việc khảo sát nghiên cứu và thực hành về cơng tác hành chính
văn phịng ở cơ quan, doanh nghiệp để củng cố lý thuyết đã học nhằm nâng cao
năng lực, rèn luyện kĩ năng nghề nghiệp, xây dựng phong cách làm việc của một
cán bộ khoa học về Quản trị văn phòng.
Từ việc thực tập sẽ giúp cho sinh viên củng cố được kiến thức, nâng cao
năng lực vận dụng lý luận vào thực tiễn, rèn luyện kỹ năng nghề nghiệp và xây
dựng phong cách làm việc của một cán bộ khoa học. Qua đợt thực tập cịn giúp
cho sinh viên làm quen với cơng việc mà họ phải làm, giúp cho người học có cái
nhìn đầy đủ hơn về nghề nghiệp của mình. Giúp sinh viên tìm hiểu tình hình
thực tế về cơng tác văn phịng, cơng tác văn thư. Qua đó có điều kiện liên hệ
giữa kiến thức lý luận với tình hình thực tiễn để so sánh, củng cố và nâng cao
hơn nữa nhận thức về nghề nghiệp. Vận dụng những kiến thức đã học để thực

hành một số khâu nghiệp vụ công tác Văn phịng, cơng tác Văn thư lưu trữ nhằm
bước đầu rèn luyện tay nghề, xây dựng phong cách làm việc của người cán bộ
văn phòng trong tương lai.
Trong thời gian thực tập tại TTLTQG III , tôi đã nghiên cứu, khảo sát và
thực hành các khâu nghiệp vụ về cơng tác văn thư, quản trị văn phịng và cơng
tác lưu trữ. Qua đó tơi đã có dịp so sánh, đối chiếu giữa lý thuyết đã học với
thực tiễn, dùng lý luận để nhận biết thực tiễn, thơng qua đó có thể vận dụng
những kiến thức đã học để giải quyết những vấn đề thực tế đặt ra nhằm củng cố
kiến thức lý luận và rèn luyện thêm tay nghề.
Sinh viên: Nguyễn Tiến Mạnh

2
Lớp: ĐHLT QTVP 14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Toàn bộ kết quả của đợt thực tập này đã được thể hiện trong "Báo cáo
thực tập tốt nghiệp" bao gồm những phần chính sau:
Lời nói đầu
Phần I: Khảo sát cơng tác văn phịng của TTLTQG III
Phần II: Chuyên đề thực tập: Công tác Văn thư, lưu trữ tại
TTLTQG III
Phần III: Phần phụ lục
Được sự giúp đỡ tận tình của lãnh đạo, cán bộ cơng chức TTLTQG III và
cùng với sự nỗ lực của bản thân, nhưng do thời gian thực tập tương đối ngắn,
cộng với vốn hiểu biết của tơi cịn có hạn chế nên trong bản báo cáo này khó
tránh khỏi những thiếu sót, rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các thầy
cô giáo để bản báo cáo của tôi hồn thiện hơn.
Nhân đây, tơi xin gửi lời cảm ơn đến các thầy cơ giáo trong Khoa Quản trị
Văn phịng, đến tập thể Ban lãnh đạo và các cán bộ đang cơng tác tại TTLTQG

III đã giúp tơi hồn thành đợt thực tập này./.
Hà Nội, ngày 28 tháng 8 năm 2016
Sinh viên

Nguyễn Tiến Mạnh

Sinh viên: Nguyễn Tiến Mạnh

3
Lớp: ĐHLT QTVP 14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Phần I
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN
1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung tâm
Lưu trữ quốc gia III
1.1. Một vài nét về Trung tâm Lưu trữ quốc gia III
Cách mạng tháng Tám năm 1945 thành cơng, nước Việt Nam Dân chủ
cộng hịa ra đời. Trong quá trình hoạt động của mình, các cơ quan, tổ chức của
nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa nay là Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam
đã sảm sinh ra một khối lượng tài liệu có ý nghĩa tồn quốc và có giá trị về
nhiều mặt, phục vụ cho công cuộc xây dựng và bảo vệ đất nước. Nhằm bảo vệ
và phát huy những giá trị tài liệu đó, TTLTQG III được thành lập theo Quyết
định số 118/TCCP - TC ngày 10 tháng 6 năm 1995 của Bộ trưởng - Trưởng Ban
Tổ chức - Cán bộ Chính phủ (nay là Bộ Nội vụ) với chức năng thu thập, bảo
quản an tồn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ có ý nghĩa tồn quốc
từ Cách mạng tháng Tám năm 1945 tới nay.
Các giai đoạn phát triển của TTLTQG III:
Như chúng ta đã biết, TTLTQG III là Trung tâm được tách từ

Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I. Thời gian mới tách để thành lập, về đội ngũ cán
bộ có 32 người, cơ cấu tổ chức mới có 06 phịng; số lượng tài liệu được đưa về
từ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I gần 4000 mét. Thẩm quyền thu thập tài liệu
được thu thập tài liệu thời kỳ sau Cách mạng, trên phạm vi toàn quốc. Theo thời
gian, thẩm quyền và cơ cấu tổ chức, số lượng và chất lượng cán bộ cũng như các
mặt hoạt động của Trung tâm III có những thay đổi nhất định.
Để kiện toàn bộ máy tổ chức của TTLTQG III, ngày 06/4/2004 Cục Văn thư
và Lưu trữ Nhà nước ra Quyết định số 35/QĐ - LTNN Quy định chức năng, nhiệm
vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của TTLTQG III và thay thế bằng Quyết định số
120/QĐ-VTLTNN ngày 20/5/2010 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước. Tiếp
tục được thay thế bằng Quyết định số 166/QĐ-VTLTNN ngày 28 tháng 10 năm
2015 của Cục trưởng Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước quy định chức, nhiệm vụ,
Sinh viên: Nguyễn Tiến Mạnh

4
Lớp: ĐHLT QTVP 14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III.
1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung
tâm Lưu trữ quốc gia III
Được quy định tại Quyết định số 166/QĐ-VTLTNN ngày 28 tháng 10
năm 2015 của Cục trưởng Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước quy định chức, nhiệm
vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III. (Xem phụ
lục số 01)
Sơ đồ tổ chức bộ máy của TTLTQGIII (Xem phụ lục số 01)
2. Tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động cơng tác hành chính văn
phịng của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III
2.1. Tổ chức và hoạt động của Phịng Hành chính - Tổ chức

2.1.1. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Phịng Hành chính Tổ chức
Được quy định tại Quyết định số 620/QĐ-VTLTNN ngày 15 tháng 12
năm 2015 của Giám đốc Trung tâm Lưu trữ quốc gia III quy định chức, nhiệm
vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Phịng Hành chính - Tổ chức. (Xem phụ
lục số 02)
Sơ đồ tổ chức Phòng HC-TC (Xem phụ lục số 02)
2.1.2 Vị trí việc làm và xây dựng bản mơ tả việc các vị trí trong Phịng
Hành chính - Tổ chức
a. Vị trí việc làm trong Phịng Hành chính - Tổ chức
- Trưởng phịng Phịng HC-TC
- Phó Trưởng phịng Phịng HC-TC
- Bộ phận Hành chính - Tổng hợp
- Bộ phận văn thư
- Bộ phận Quản trị
b. Bản mơ tả việc các vị trí trong Phịng Hành chính - Tổ chức
* Trưởng phịng
A. Giới thiệu chung
Sinh viên: Nguyễn Tiến Mạnh

5
Lớp: ĐHLT QTVP 14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
1. Vị trí
Trưởng phịng Phịng HC - TC
2. Mã số công việc
001
3. Hệ số lương
4,0

4. Cấp trên trực tiếp
Giám đốc Trung tâm
5. Đơn vị trực thuộc
TTLTQG III
B. Nhiệm vụ cụ thể
1. Tóm tắt các nhiệm vụ
- Quản lý về cơng tác Hành chính - Tổng hợp của Trung tâm.
- Tập hợp các ý kiến của cơ quan và các thành viên có liên quan để lập
chương trình cơng tác năm. 6 tháng, q của TTLTQG III đồng thời theo dõi
đơn đốc các phịng có liên quan tới việc thực hiên chương trình đó.
- Chuẩn bị các báo cáo kiểm điểm tình hình thực hiện nhiệm vụ kinh tế xã hội của TTLTQG III và các báo cáo khác theo sự phân công của Giám đốc
Trung tâm.
- Giúp Ban Giám đốc nắm bắt tình hình hoạt động của TTLTQG III, các
phòng, nhân viên Trung tâm.
- Trực tiếp phụ trách việc tiếp khách khi có cá nhân hoặc tổ chức có liên
hệ.
- Đảm bảo điều kiện vật chất và tổ chức các buổi họp, hội nghị…của cơ
quan.
2. Điều kiện làm việc
Được bố trí phịng làm việc riêng với đầy đủ các trang thiết bị đồ dùng
phục vụ cho cơng tác.
* Phó Trưởng phịng
Sinh viên: Nguyễn Tiến Mạnh

6
Lớp: ĐHLT QTVP 14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
A. Giới thiệu chung

1. Vị trí
Phó Trưởng phịng Phịng HC – TC (Phụ trách cơng tác Văn thư và Quản
trị)
2. Mã số công việc
002
3. Hệ số lương
3,0
4. Cấp trên trực tiếp
Trưởng phòng Phòng HC - TC
5. Đơn vị trực thuộc
Phịng Hành chính - Tổ chức TTLTQG III
B. Nhiệm vụ cụ thể
1. Tóm tắt các nhiệm vụ
- Phụ trách hành chính của cơ quan.
- Phụ trách về công tác văn thư lưu trữ, hướng dẫn các đơn vị trong Trung
tâm chấp hành chế độ, quy định của pháp luật về công tác Văn thư lưu trữ, các
nghiệp vụ liên quan.
- Thực hiện các công việc khi lãnh đạo TTLTQG III và Trưởng phòng giao.
2. Điều kiện làm việc
Được bố trí phịng làm việc riêng với đầy đủ các trang thiết bị đồ dùng
phục vụ cho công tác.
* Bộ phận Hành chính - Tổng hợp
A. Giới thiệu chung
1. Vị trí
Bộ phận Hành chính - Tổng hợp
2. Mã số công việc
003
3. Hệ số lương
Sinh viên: Nguyễn Tiến Mạnh

7
Lớp: ĐHLT QTVP 14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
2,1
4. Cấp trên trực tiếp
Phó Trưởng phịng (Phụ trách cơng tác văn thư và quản trị)
5. Đơn vị trực thuộc
Phịng Hành chính - Tổ chức TTLTQG III
B. Nhiệm vụ cụ thể
1. Tóm tắt các nhiệm vụ
- Thực hiện soạn thảo các văn bản trên máy vi tính theo bản thảo mà cấp
trên yêu cầu;
- Quản lý các trang thiết bị văn phòng trong cơ quan;
- Chuẩn bị các cuộc họp theo lịch họp và theo yêu cầu của cấp trên;
- Chủ động hỗ trợ tiếp tân trong việc xử lý (nhận, trả lời, lưu chuyển) điện
thoại, thư tín, fax;
- Thực hiện các cơng việc khác theo sự phân công của cấp trên.
2. Điều kiện làm việc
- Được bố trí bàn làm việc riêng;
- Có máy vi tính riêng;
- Được trang bị đầy đủ các đồ dùng, trang thiết bị văn phịng phục vụ cho
cơng việc.
* Bộ phận Văn thư
A. Giới thiệu chung
1. Vị trí
Bộ phận Văn thư
Mã số công việc
004

Hệ số lương
2,1
4. Cấp trên trực tiếp
Phó Trưởng phịng (Phụ trách cơng tác Văn thư và Quản trị)
Sinh viên: Nguyễn Tiến Mạnh

8
Lớp: ĐHLT QTVP 14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
5. Đơn vị trực thuộc
Phòng Hành chính - Tổ chức TTLTQG III
B. Nhiệm vụ cụ thể
1.Tóm tắt các nhiệm vụ
- Soạn thảo văn bản theo yêu cầu của lãnh đạo TTLTQG III và trưởng các
đơn vị của TTLTQG III;
- Thực hiện các khâu nghiệp vụ về giải quyết văn bản đi – đến theo quy
định của Nhà nước và theo yêu cầu của lãnh đạo TTLTQG III, lãnh đạo Phịng
Hành chính - Tổ chức;
- Lập hồ sơ lưu trữ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan khi
đến thời hạn.
2. Điều kiện làm việc
- Được bố trí phịng làm việc riêng; Có máy vi tính riêng;
- Được trang bị đầy đủ các đồ dùng, trang thiết bị văn phòng phục vụ cho
công việc.
* Bộ phận Quản trị
A. Giới thiệu chung
1. Vị trí
Bộ phận Quản trị

2. Mã số cơng việc
005
3. Hệ số lương
2,1
4. Cấp trên trực tiếp
Phó Trưởng phịng (Phụ trách cơng tác văn thư và quản trị)
5. Đơn vị trực thuộc
Phòng Hành chính - Tổ chức TTLTQG III
B. Nhiệm vụ cụ thể
1. Tóm tắt các nhiệm vụ
Sinh viên: Nguyễn Tiến Mạnh

9
Lớp: ĐHLT QTVP 14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
- Thường xuyên kiểm tra hệ thống cơ sở vật chất của cơ quan và báo cáo với
lãnh đạo Phịng Hành chính - Tổ chức nếu như phát hiện những hư hỏng nào;
- Tiếp nhận và xử lý các yêu cầu về sửa chữa các đồ dùng, trang thiết bị
văn phòng của các đơn vị;
- Lập báo cáo việc kiểm tra và xử lý các cơng việc của phịng quản trị để
trình lãnh đạo Phịng Hành chính - Tổ chức hàng tháng.
2. Điều kiện làm việc
- Được bố trí phịng làm việc riêng;
- Có máy vi tính riêng;
- Được trang bị đầy đủ các đồ dùng, trang thiết bị văn phịng phục vụ cho
cơng việc.
2. Công tác Văn thư, lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III
2.1. Hệ thống hóa các văn bản quản lí của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III

về công tác Văn thư, lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III
STT
1
2
3

Các văn bản quản lí
Luật số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 của Quốc hội
ban hành Luật Lưu trữ.
Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ
Nội vụ Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính
phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP
ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư.
Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV- VPCP ngày 06 tháng 5

4
5
6
7

năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phịng Chính phủ hướng dẫn về thể
thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về
cơng tác văn thư.
Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng 4 năm 2009 của Chính
phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP
ngày 24 tháng 8 năm 2001 về quản lý và sử dụng con dấu.
Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính
phủ về Quản lý và sử dụng con dấu.

Sinh viên: Nguyễn Tiến Mạnh

10
Lớp: ĐHLT QTVP 14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
8
9

Hướng dẫn số : 01-HD/VPTW ngày 02 tháng 02 năm 1998 của Văn
phòng Trung ương Đảng về hướng dẫn thể thức văn bản của Đảng.
Quyế định số 428/QĐ-TTLTIII ngày 01 tháng 9 năm 2015 của Trung
tâm Lưu trữ quốc gia III ban hành Quy chế công tác Văn thư, lưu
trữ của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III.
2.2. Cơng tác xây dựng Chương trình - kế hoạch cơng tác
Để cho q trình vận hành hoạt động của TTLTQGIII và các bộ phận

chức năng trong TTLTQGIII hoạt động có hiệu quả, thì phải có một đơn vị xây
dựng trương trình cơng tác thường kỳ (Tuần, tháng, quý, năm ). Phòng HC-TC
là đơn vị được giao trách nhiệm xây dựng chương trình cơng tác thường kỳ cho
TTLTQGIII.
Việc xây dựng chương trình cơng tác thường kỳ của TTLTQGIII giúp cho
cơng việc được giải quyết theo trình tự và khoa học hơn. Việc gì mang tính chất
quan trọng và cấp bách được đẩy lên giải quyết trước, việc gì khơng thực sự địi
hỏi giải quyết ngay sẽ được sắp xếp sau. Nhờ xây dựng chương trình cơng tác
thường kỳ của TTLTQGIII mà các bộ phận có thế phối hợp giải quyết công việc
được dễ dàng, hiệu quả cao hơn.
Tuy nhiên bên cạnh đó vẫn cịn nhiều hạn chế như trong q trình xây

dựng chương trình cơng tác các bộ phận, phịng ban chức năng cịn chưa sắp xếp
được cơng việc hợp lý, các cơng việc giữa các phịng có sự khác biệt nên q
trình giải quyết cịn nhiều hạn chế.
Trong q trình cùng phối hợp giải quyết cơng việc cịn nhiều chi phối
dẫn đến tình trạng ỉ nại, chưa thực sự làm hết trách nhiệm của mình với cơng
việc làm cho chất lượng chưa cao.
Sơ đồ xây dựng chương trình - kế hoạch cơng tác (Xem phụ lục số 03)
2.3. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Trung tâm Lưu trữ
Quốc gia III
Công tác soạn thảo văn bản: công việc thường làm ở bất kỳ cơ quan, tổ
chức nhà nước; phải tuân thủ theo quy định của pháp luật và cơng việc này địi
hỏi độ chính xác cao, nội dung thống nhất.
Sinh viên: Nguyễn Tiến Mạnh

11
Lớp: ĐHLT QTVP 14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Hiện nay, ở TTLTQG III cơng tác soạn thảo văn bản căn cứ theo tính
chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, Lãnh đạo Trung tâm giao cho một đơn
vị hoặc một viên chức soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo văn bản.
Đơn vị hoặc viên chức được giao soạn thảo văn bản có trách nhiệm xác
định hình thức, nội dung, độ mật, độ khẩn, nơi nhận văn bản; thu thập xử lý
thông tin có liên quan; soạn thảo văn bản. Trong trường hợp dự thảo văn bản cần
xin ý kiến của các đơn vị, cá nhân có liên quan thì phải đề xuất với Lãnh đạo
Trung tâm hoặc Trưởng đơn vị soạn thảo.
Việc trình duyệt dự thảo văn bản thực hiện theo quy định tại Quy chế làm
việc tại Trung tâm. Dự thảo văn bản phải kèm theo Phiếu trình giải quyết cơng
việc, Phiếu trình phải đánh số theo từng lần trình. (Xem phụ lục số 04)

2.3.1. Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lí của
Trung tâm Lưu trữ quốc gia III
Nhìn chung việc ban hành văn bản của cơ quan là đúng thẩm quyền. Việc
phân công thẩm quyền, trách nhiệm ban hành, soạn thảo văn bản giúp cho văn
bản ban hành ra không bị chồng chéo, sai quy định. Đồng thời cũng tạo điều
kiện thuận lợi cho việc quản lý giải quyết văn bản và truy cứu trách nhiệm cá
nhân liên quan đến văn bản.
Hình thức văn bản chủ yếu của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III gồm: Văn
bản hành chính; văn bản trao đổi với các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nước
ngồi.
Văn bản hành chính được quy định tại Điểm 2, Khoản 2, Điều 1 của Nghị
định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ
sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004
của Chính phủ về cơng tác Văn thư.
2.3.2. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Trung tâm Lưu trữ
Quốc gia III
Thể thức văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Thông tư số
01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ
Sinh viên: Nguyễn Tiến Mạnh

12
Lớp: ĐHLT QTVP 14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
thuật trình bày văn bản hành chính và theo mẫu (Phụ lục II kèm theo Quy chế công tác
Văn thư, lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III). (Xem phụ lục số 04)
Văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài theo mẫu
(Phụ lục III kèm theo Quy chế công tác Văn thư, lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ
quốc gia III). (Xem phụ lục số 04)

Văn bản ban hành đảm bảo đầy đủ các yếu tố thể thức theo quy định
chung của Nhà nước. Nội dung các văn bản của cơ quan ban hành đảm bảo đúng
chủ trương đường lối của Đảng, Nhà nước, phù hợp với Quy chế hoạt động.
Văn phong rõ ràng, ngắn gọn, xúc tích giúp người thực hiện văn bản dễ
hiểu, dễ làm. Việc đóng dấu các tài liệu kèm theo được thực hiện đúng theo quy
định chung của Nhà nước.
Bên cạnh đó cán bộ Văn thư được đào tạo thường xuyên nên cán bộ làm
công tác văn thư củacơ quan luôn nắm bắt được những thay đổi trong quy định
của Nhà nước về thể thức văn bản làm tăng hiệu lực tối đa của văn bản.
2.3.3. Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lí của Trung
tâm Lưu trữ quốc gia III
Quy trình soạn thảo văn bản gồm các bước:
Bước 1: Căn cứ vào tính chất, mức độ, nội dung của văn bản cần soạn
thảo.

Các đơn vị cần thực hiện:
- Xác định hình thức, nội dung, mức độ mật, khẩn của văn bản;
- Thu thập, xử lý thông tin;
- Xây dựng đề cương, bản thảo văn bản;
- Trình duyệt bản thảo.
Bước 2: Duyệt, sửa chữa, bổ sung bản thảo
- Lãnh đạo đơn vị duyệt bản thảo về nội dung;
- Lãnh đạo phòng duyệt bản thảo về thể thức, giá trị pháp lý;
-Trình ký ban hành văn bản.
Bước 3: Đánh máy, nhân bản văn bản.
Bước 4: Làm thủ tục ban hành văn bản.
 Nhận xét, đánh giá
• Ưu điểm
- Các chuyên viên nắm rõ chức năng, nhiệm vụ, phạm vi hoạt động của

Sinh viên: Nguyễn Tiến Mạnh

13
Lớp: ĐHLT QTVP 14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
phịng mình nên có khả năng tổng hợp, chọn lọc thơng tin chính xác, đảm bảo
nội dung văn bản ban hành phù hợp với quy định của Nhà nước và của cơ quan.
- Các đơn vị, cá nhân phụ trách soạn thảo văn bản nắm rõ bố cục, thể thức
và cách thức trình bày văn bản nhất là đối với những văn bản chuyên nghành
như: Văn bản hành chính.
- Quy trình soạn thảo được thực hiện theo đúng quy định của Nhà nước về
thể thức, thẩm quyền, trình tự soạn thảo và ban hành.
• Nhược điểm
- Tuy nhiên một số cá nhân phụ trách soạn thảo cịn chưa thực hiện đúng
quy trình và thời gian soạn thảo.
- Khi bản thảo đã được duyệt thì khơng sửa chữa lại được nữa.
2.4 Quy trình quản lí và giải quyết văn bản
Quản lý văn bản là áp dụng những biện pháp về nghiệp vụ nhằm giúp cho cơ
quan và thủ trướng cơ quan nắm được thành phần, nội dung và tình hình chuyển
giao tiếp nhận giải quyết văn bản, sử dụng và bảo quản văn bản trong hoạt động
hàng ngày của cơ quan. (Xem phụ lục số 04)
2.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi, văn bản
đến và lập hồ sơ hiện hành của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III
Theo Quy chế công tác Văn thư, lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ
quốc gia III thì quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi, văn bản đến và lập hồ
sơ hiện hành của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III được thực hiện như sau:
Tất cả văn bản đi, văn bản đến của TTLTQGIII phải được quản lý tập
trung tại bộ phận văn thư Trung tâm để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ

những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật. Những văn
bản đến không được đăng ký tại bộ phận văn thư, các đơn vị, viên chức khơng
có trách nhiệm giải quyết.
Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào thì phải được đăng ký, phát hành
hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo.
* Quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi (Xem phụ lục số 04)
- Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng, năm của
văn bản;
Sinh viên: Nguyễn Tiến Mạnh

14
Lớp: ĐHLT QTVP 14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
- Đăng ký văn bản đi;
- Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật (nếu có);
- Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn
bản đi;
- Lưu văn bản đi.
Sơ đồ hóa quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi (Xem phụ lục số
05)
* Quy trình quản lí và giải quyết văn bản đến (Xem phụ lục số 04)
- Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến;
- Trình, chuyển giao văn bản đến;
- Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
Sơ đồ hóa quy trình quản lí và giải quyết văn bản đến (Xem phụ lục số
06)
2.4.2 Nhận xét về lập hồ sơ hiện hành của Trung tâm Lưu trữ quốc
gia III

Theo Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về cơng
tác văn thư, thì "khi theo dõi, giải quyết công việc mỗi cá nhân phải lập hồ sơ về
công việc đó". Thế nhưng ở TTLTQG III vẫn cịn tồn tại một thực tế là chỉ có
trưởng, phó các đơn vị lập hồ sơ hiện hành để phục vụ cho cơng việc trước mắt
của mình, cịn cán bộ cơng chức của các đơn vị vẫn chưa thực hiện việc lập hồ
sơ. Nhìn chung, tình trạng lập hồ sơ hiện hành của các đơn vị trong Trung tâm
vẫn còn ở mức độ tạm thời, chưa triệt để nên việc tra tìm tài liệu cũng gặp nhiều
khó khăn.
Tình trạng các đơn vị giữ tài liệu của mình khơng nộp vào lưu trữ ở cơ
quan đã dẫn đến một việc thực tế là nếu có một đơn vị nào đó bị giải thể, thì tài
liệu của đơn vị đó sẽ theo các trưởng, phó phịng sang các đơn vị khác và vơ
hình chung tài liệu của đơn vị giải thể bị xé lẻ và khơng cịn đảm bảo được mối
liên hệ khách quan của các văn bản trong hồ sơ. Do đó nếu ta muốn tìm tài liệu
của một phịng nào đó đã bị giải thể thì rất khó tìm lại được đầy đủ các văn bản
Sinh viên: Nguyễn Tiến Mạnh

15
Lớp: ĐHLT QTVP 14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
trong hồ sơ.
2.5 Tìm hiểu về tổ chức Lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III
Hiện nay tại TTLTQGIII công tác Lưu trữ được thực hiện theo:
- Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 ban hành ngày 11/11/2011;
- Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 8/4/2004 của Chính phủ Quy định
chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia.
- Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định
chi tiết thi hành một số điều của Luật lưu trữ;
- Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ quy định

về thời gian bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ
chức;
- Quyết định số 428/QĐ-TTLTIII ngày 01 tháng 9 năm 2015 của Trung tâm
Lưu trữ quốc gia III ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Trung tâm Lưu
trữ Quốc gia III.
Hiện nay, biên chế của Trung tâm là 119 biên chế, trình độ chun mơn
của của cơng chức, viên chức khá đồng đều: có 08 Thạc sỹ, 44 Đại học, 05 Cao
đẳng, 26 trung cấp, cịn lại là trình độ sơ cấp hoặc đang theo học các chương
trình đào tạo để nâng cao trình độ, đáp ứng với yêu cầu công việc được giao.
Tháng 9 năm 2002, TTLTQG III đã khánh thành nhà kho lưu trữ 11 tầng
để bảo quản tài liệu với sức chứa 15 km giá tài liệu. Kho được trang bị hệ thống
điều hòa trung tâm, trong đó có những phịng lạnh sâu thích hợp cho việc bảo
quản các loại tài liệu phim, ảnh, ghi âm, microfilm. Bên cạnh đó kho có hệ
thống hút ẩm và hệ thống báo cháy, chữa cháy tự động bằng khí CO 2. Với các
trang thiết bị này hiện nay kho có thể chủ động điều tiết mơi trường thích hợp
cho việc bảo quản từng lại hình tài liệu. Ngồi ra, tài liệu ở các nguồn nộp lưu
thu về trước khi nhập vào kho hoặc tài liệu trong kho xuất ra chỉnh trước khi
nhập lại vào kho đều được làm vệ sinh đến từng trang tài liệu để tránh các nguy
cơ làm hủy hoại tài liệu. Các phương tiện bảo quản như giá tủ, bìa, hộp đều
được trang bị mới theo tiêu chuẩn hiện đại. Trong kho có hệ thống giá di động
Sinh viên: Nguyễn Tiến Mạnh

16
Lớp: ĐHLT QTVP 14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
và giá cố định bằng kim loại.
Tài liệu hành chính được bố trí sắp xếp trên các loại giá đơi có kích thước
4m x 2m x 0,4m. Tài liệu khoa học kỹ thuật, bản đồ, tài liệu địa giới hành chính

được bảo quản trong các tủ có ngăn kéo với kích thước: 1,2m x 1,1m. Hộp đựng
tài liệu là hộp phi axít. Đối với tài liệu khoa học kỹ thuật hồ sơ thường dầy nên
bìa được sử dụng là loại bìa có độ bền cao hơn.
Việc khử trùng cho tài liệu lưu trữ ở TTLTQG III không thực hiện một
cách định kỳ, mà chỉ thực hiện khử trùng khi phát hiện kho tàng, phòng làm việc
hoặc tài liệu có dấu hiệu xâm nhập và phá hoại của cơn trùng, nấm mốc. Hóa
chất được sử dụng để khử trùng tài liệu là Bêkaphốt và Phostoxin.
3. Công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong Trung
tâm Lưu trữ quốc gia III
3.1. Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất
của Phịng Hành chính – Tổ chức trong Trung tâm Lưu trữ quốc gia III
Cơ sở vật chất tại Phòng HC-TC được lãnh đạo quan tâm. Trong phòng
làm việc có đầy đủ các loại máy móc như: máy in, máy photocopy, máy fax,
máy tính, bàn làm việc, tủ đựng tài liệu...Nhìn chung cán bộ cơng chức, viên
chức trong cơ quan đều có thể sử dụng được các loại trang thiết bị.
Đồng thời cơ quan cần phải thường xuyên kiểm tra, bảo trì các trang thiết bị
trong văn phịng để đảm bảo các trang thiết bị vẫn sử dụng tốt tiết kiệm một phần
tài chính cho cơ quan.
Ngồi ra phải xây dựng và mua sắm các trang thiết bị để bảo quản tài liệu
lưu trữ của cơ quan như máy hút ẩm, hút bụi và đặc biệt là kho lưu trữ để bảo quản
tài liệu của cơ quan được tốt hơn.
3.2. Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong văn phịng.
Đề xuất mơ hình văn phịng tối ưu.
Sơ đồ cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong văn phòng (Xem phụ lục
số 07)
Đề xuất mơ hình văn phịng tối ưu (Xem phụ lục số 08)
Sinh viên: Nguyễn Tiến Mạnh

17
Lớp: ĐHLT QTVP 14A

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
3.3. Các phần mềm đang được sử dụng trong cơng tác văn phịng của
TTLTQGIII
Hiện nay tại TTLTQGIII các phần mềm đang được sử dụng trong cơng
tác Văn phịng như:
- Trung tâm đã đưa vào sử dụng mạng làm việc nội bộ trong trung tâm;
- Phần mềm quản lí văn bản và điều hành;
- Phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ do Công ty Tin học Tinh Vân phối
phợp với Trung tâm Tin học của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước chuyển giao
cho Trung tâm nhằm mục đích giúp độc giả tra tìm tài liệu được nhanh chóng,
thuận tiện;
- Phần mềm quản lí nhân sự;
- Phần mềm quản lí tài sản;
- Phần mềm quản lí tài chính;
- Phần mềm quản lí kho.
Nhìn chung việc ứng dụng các phần mềm quản lí vào cơng tác văn phòng
của TTLTQGIII đã thực sự đem lại hiệu quả cao trong hoạt động của cả Trung
tâm. Quá trình giải quyết công việc của các bộ phận diễn ra một cách nhanh
chóng, thuận tiện và chính xác.
Tiết kiệm thời gian và công sức làm việc mà hiệu quả đạt được vẫn rất
cao.
Góp phần tạo nên một mơi trường làm việc hiện đại và chuyên nghiệp,
đáp ứng nhu cầu của Trung tâm và xã hội.

Sinh viên: Nguyễn Tiến Mạnh

18
Lớp: ĐHLT QTVP 14A

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Phần II
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP
CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ
QUỐC GIA III

Sinh viên: Nguyễn Tiến Mạnh

19
Lớp: ĐHLT QTVP 14A