Báo cáo thực tập thư ký: Nghiệp vụ thư ký tại ngân hàng VP Bank

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP................................................................4
LỜI MỞ ĐẦU.......................................................................................................1
PHẦN I: NỘI DUNG THỰC TẬP NGHIỆP VỤ THƯ KÝ.................................3
I.TÌNH HÌNH CÔNG TÁC THƯ KÝ VĂN PHÒNG TẠI CƠ QUAN.......3
1.Sự hình thành và phát triển của Ngân hàng TMCP Việt Nam Thịnh
Vượng (VPBank) – chi nhánh Hà Nội..........................................................3
1.1.Lịch sử hình thành...................................................................................3
1.2.Quá trình phát triển của ngân hàng VPBank...........................................5
2.Cơ cấu tổ chức của ngân hàng Ngân hàng TMCP Việt Nam Thịnh Vượng
(VPBank) – chi nhánh Hà Nội.......................................................................6
1.3.Hội đồng quản trị.....................................................................................6
1.4.Ban kiểm soát..........................................................................................6
1.5.Ban giám đốc (hội sở ngân hàng VPBank).............................................7
3.Các thành tựu của ngân hàng VPBank.....................................................10
1.6.Các thành tựu trong hoạt động kinh doanh chủ yếu .............................10
1.7.Thành tựu trên các lĩnh vực khác..........................................................12
4.Định hướng phát triển của ngân hàng VP Bank.......................................13
II.QUAN NIỆM CỦA LÃNH ĐẠO VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG.......15
PHẦN II. NỘI DUNG THỰC TẬP VÀ KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC.....................18
I. Tìm hiểu về công việc hành chính, chức năng của phòng hành chính.....18
1. Khái niệm hành chính..............................................................................18
2. Chức năng, nhiệm vụ của phòng hành chính tại ngân hàng VPBank.....18
2.1. Chức năng.............................................................................................18
2.2. Nhiệm vụ..............................................................................................18
SV: Nguyễn Mỹ Linh
Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
II. Tìm hiểu về công việc tiếp nhận, lưu trữ hồ sơ......................................20
1. Khái niệm hồ sơ.......................................................................................20
2. Mục đích, ý nghĩa của việc lập và lưu trữ hồ sơ......................................21
3. Nguyên tắc của việc lưu trữ hồ sơ...........................................................23
III. Học hỏi về nghiệp vụ thư ký văn phòng................................................24
1. Nhiệm vụ thuộc về quan hệ cá nhân người Thư ký:................................24
1.1. Tiếp khách đến liên hệ công tác với Thủ trưởng:.................................24
1.2. Đãi khách:.............................................................................................27
1.3. Tổ chức chuyến đi công tác cho Thủ trưởng:.......................................28
1.4. Tổ chức hội nghị...................................................................................31
2. Những nhiệm vụ liên quan đến văn bản..................................................33
2.1. Kiểm tra thể thức và những việc liên quan đến việc Thủ trưởng ký văn
bản đi...........................................................................................................35
2.2. Soạn thảo các văn bản thông thường....................................................35
2.3. Chuyển giao văn bản............................................................................36
3. Nhiệm vụ liên quan đến tổ chức công việc.............................................37
3.1. Lập lịch công tác ngày, tháng, năm của Thủ trưởng............................37
3.2. Sắp xếp và bố trí phòng lám việc cho Thủ trưởng...............................38
3.3 Kỹ năng tham mưu................................................................................39
4. Nhiệm vụ khác được phân công..............................................................41
4.1. Thư ký với công văn, giấy tờ:..............................................................41
4.2. Các mẫu tài liệu, công văn, giấy tờ, sổ sách của Phòng Hành chính.. .44
PHẦN III. NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ ..........................................................49
I. Ưu điểm....................................................................................................49
II. Nhược điểm:...........................................................................................50
SV: Nguyễn Mỹ Linh
Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
KẾT LUẬN.........................................................................................................51

SV: Nguyễn Mỹ Linh
Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
Thời gian từ ngày 29/02/2016 đến 29/04/2016
1. Sinh viên thực tập
Họ và tên: Nguyễn Mỹ Linh

Mã sinh viên: 1311TKVA017

Lớp: CĐ.TKVP 13A

Khóa: 2013-2016

Ngành học: Thư ký văn phòng
2. Giáo viên hướng dẫn
Giảng viên: Nguyễn Thị Thu Hường
Khoa đào tạo: Quản trị văn phòng
3. Đơn vị tham gia thực tập
Tên đơn vị: Ngân hàng TMCP Việt Nam Thịnh Vượng - chi nhánh Hà
Nội
Địa chỉ: Số 4 Dã Tượng, Q. Hoàn Kiếm, Tp. Hà Nội

Số điện thoại liên lạc: 043 942 3635
Số fax: (84.4) 9334860
Người trực tiếp trực tiếp hướng dẫn tại đơn vị: bà Nguyễn Phương Thảo
Chức vụ người hướng dẫn: Phó giám đốc
4. Nội dung tham gia thực tập
Công việc: tiếp cận, quan sát và tìm hiểu hoạt động của Ngân hàng TMCP
Việt Nam Thịnh Vượng - chi nhánh Hà Nội. Tiếp xúc với môi trường làm việc
chuyên nghiệp, có kế hoạch cụ thể, rõ ràng và chi tiết về ngân hàng này. Đồng
thời áp dụng những kĩ năng, kiến thức đã được học và đào tạo tại trường Đại học
Nội vụ Hà Nội vào thực tế công việc được giao để hiểu biết và tích góp kiến
thức nhiều hơn ,từ đó phục vụ tốt hơn cho quá trình học tập và làm việc sau này
ngoài thực tế.

SV: Nguyễn Mỹ Linh
Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI MỞ ĐẦU
Trong nền kinh tế tri thức, sự cạnh tranh của các ngành nghề để có được
một thế đứng vững chắc trở nên khốc liệt hơn bao giờ hết. Mỗi ngành nghề đều
có xu hướng xây dựng cho mình những chiến lược để phát triển thế mạnh so với
các đối thủ cạnh tranh.
Hòa nhịp cùng sự phát triển của nền kinh tế Thế giới, Việt Nam đã và
đang tạo những bước tiến vượt bậc để đưa nền kinh tế đi sâu vào quỹ đạo phát
triển. Thời đại Công nghiệp hóa – Hiện đại hóa, thời đại của nền kinh tế tri thức,
nhu cầu công việc của con người ngày càng phong phú và nhiều ngành nghề ra
đời. Để thực tế hóa vấn đề này Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã mở rộng đào
tạo một số ngành nghề như: Hành chính học, Quản trị văn phòng, Thư ký văn

phòng, …
Nghề Thư ký là đội ngũ của những người có trình độ chuyên môn, khả
năng giải quyết công việc vào bản lĩnh nghề nghiệp. Trước đây, nghề Thư ký
chưa được coi trọng và phát triển, người ta có quan niệm và cái nhìn sai lệch về
nghề Thư ký, điều đó gây ảnh hưởng không nhỏ tới hiệu quả hoạt động của cơ
quan, công ty, xí nghiệp. Ngày nay, với xu thế phát triển theo hướng cổ phần
hóa – tư nhân hóa, Doanh nghiệp phát triển và nghề Thư ký đã được coi trọng,
ưu tiên hơn và nó mang lại hiệu quả không nhỏ cho sự phát triển của xã hội.
Thời gian thực tập tốt nghiệp của chuyên ngành Thư ký văn phòng là 9
tuần, từ ngày 29/2/2016 đến 29/4/2016. Đây là giai đoạn chiếm vị trí quan trọng,
là nền tảng cho cán bộ văn phòng trước khi bước vào thực tế công việc. “Bản
báo cáo thu hoạch thực tập tốt nghiệp” là kết quả mà sinh viên làm được bao
gồm tất cả các công việc từ quá trình khảo sát công tác Thư ký văn phòng, Văn
thư Lưu trữ, những nhận thức kiến nghị và giải pháp cá nhân vào công tác văn
phòng của cơ quan mình đến thực tập và những nhận xét của cơ quan về quá
trình thực tập, tinh thần trách nhiệm và hiệu quả của thực tập sinh. Trên cơ sở đó
, nhà trường có thể nắm được khả năng của học sinh sau đào tạo cũng như bổ
sung kiến thức, đúc rút những kinh nghiệm quý báu để hoàn thiện hơn cho quá
SV: Nguyễn Mỹ Linh

1
Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
trình đào tạo các khóa học sau.
Theo kế hoạch và nội dung thực tập của nhà trường đề ra, em đã trực tiếp
liên hệ thực tập tại Ngân hàng TMCP Việt Nam Thịnh Vượng – chi nhánh Hà
Nội. Qua quá trình tham gia thực tập tại Ngân hàng TMCP Việt Nam Thịnh

Vượng - chi nhánh Hà Nội em xin được trân thành cảm ơn sự hướng dẫn trực
tiếp và giúp đỡ nhiệt tình từ phía Quý công ty, và em xin được đặc biệt gửi lời
cảm ơn sâu sắc nhất tới bà Dương Thị Thu Thủy - giám đốc, bà Nguyễn Phương
Thảo - phó giám đốc,bà Nguyễn Thu Hiền – Trưởng phòng hành chính, cùng
toàn thể các anh, chị trong văn phòng đã giúp đỡ, truyền đạt kinh nghiệm cũng
như tạo mọi điều kiện thuận lợi nhất cho em trong quá trình tham gia thực tập,
tìm hiểu, thu thập thông và vận dụng triệt để các kiến thức đã học vào thực tiễn.
Bên cạnh đó em cũng xin được gửi lời cảm ơn trân thành tới các thầy cô
giảng viên tại trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã truyền đạt, giảng dạy cho em
những kiến thức hết sức cần thiết, bổ ích và quan trọng để em có thể hoàn thành
tốt nhất có thể đợt thực tập này. Đặc biệt là giảng viên Nguyễn Thị Kim Chi và
giảng viên Nguyễn Thị Thu Hường đã tận tình chỉ dẫn cách thực hiện một bản
báo cáo thực tập, giúp em có thể hoàn thành tốt bản báo cáo thực tập này, em
xin trân thành cảm ơn cô.
“Hiệu quả công việc quyết định sự thành công của mỗi người” điều đó là
tất yếu, và hơn bao giờ hết em mong muốn mình sẽ làm tốt được tất cả mọi công
việc nhưng để làm được điều đó cần phải có một sự nỗ lực rất lớn của bản thân
cũng như sự giúp đỡ của mọi người. Bản “Báo cáo thu hoạch thực tập tốt
nghiệp” là kết quả của quá trình thực tập, mặc dù đã cố gắng rất nhiều, song sẽ
không tránh khỏi nhiều thiếu sót, em rất mong nhận được sự đóng góp nhiệt tình
của các thầy, cô giáo và các anh, chị trong công ty để bài Báo cáo của em hoàn
thiện hơn.
Em xin trân trọng cảm ơn!
Sinh viên Nguyễn Mỹ Linh

SV: Nguyễn Mỹ Linh

2
Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
PHẦN I: NỘI DUNG THỰC TẬP NGHIỆP VỤ THƯ KÝ
I.TÌNH HÌNH CÔNG TÁC THƯ KÝ VĂN PHÒNG TẠI CƠ QUAN
1. Sự hình thành và phát triển của Ngân hàng TMCP Việt Nam Thịnh
Vượng (VPBank) – chi nhánh Hà Nội
1.1. Lịch sử hình thành
a) Lịch sử hình thành ngân hàng VPBank
Ngân hàng TMCP các Doanh nghiệp Ngoài quốc doanh Việt Nam
(VPBank) được thành lập theo Giấy phép hoạt động số 0042/NH-GP của Thống
đốc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam cấp phép ngày 12 tháng 08 năm 1993 với
thời gian hoạt động 99 năm. Ngân hàng bắt đầu hoạt động từ ngày 04 tháng 09
năm 1993 theo Giấy phép thành lập số 1535/QĐ-UB ngày 04 tháng 09 năm
1993.
Vốn điều lệ: 750.000.000.000 đồng
Mã số thuế: 0100233583
Tên gọi: Ngân hàng Thương mại Cổ phần các Doanh nghiệp ngoài quốc
doanh Việt Nam
Tên giao dịch quốc tế: Vietnam joint – stock commercial Bank for Private
Enterprises
Tên viết tắt: VPBANK
Trụ sở chính: Số 8 Lê Thái Tổ , P . Hàng Trống , Q . Hoàn Kiếm , Hà Nội
Điện thọai: (84 – 4) 9288869
Fax: (84 – 4 ) 9288867
Website: www.vpbank.com.vn
Các chức năng hoạt động chủ yếu của VPBank bao gồm: Huy động vốn
ngắn hạn, trung hạn và dài hạn, từ các tổ chức kinh tế và dân cư; Cho vay vốn
ngắn hạn, trung hạn và dài hạn đối với các tổ chức kinh tế và dân cư từ khả năng
nguồn vốn của ngân hàng; Kinh doanh ngoại hối; chiết khấu thương phiếu, trái

SV: Nguyễn Mỹ Linh

3
Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
phiếu và các chứng từ có giá khác; Cung cấp các dịch vụ giao dịch giữa các
khách hàng và các dịch vụ ngân hàng khác theo quy định của NHNN Việt Nam .
b)Lịch sử hình thành ngân hàng VPBank – chi nhánh Hà Nội
Ngân hàng VPBank – chi nhánh Hà Nội được thành lập ngày 4/1/2005
trên cơ sở hội sở của ngân hàng VPBank
Trụ sở : số 4 , Dã Tượng , Hoàn Kiếm , Hà Nội
Điện thoại : (84.4) 9423635
Fax : (84.4) 9334860
Chi nhành Hà Nội có các phòng giao dịch sau:
VPBank Cát Linh
20A Cát Linh, Quận Đống Đa, Hà Nội
Tel: (84.4) 7343961/62

Fax: (84.4) 7343961

VPBank Trần Hưng Đạo
97 Trần Hưng Đạo, Quận Hoàn Kiếm, Hà Nội
Tel: (84.4) 9422818/9428139

Fax: (84.4) 9426406

VPBank Tràng An

12 Điện Biên Phủ, Quận Ba Đình, Hà Nội
Tel: (84.4) 7478322

Fax: (84.4)

VPBank Yên Phụ
46 Yên Phụ, Q.Tây Hồ, Hà Nội
Tel: (84.4) 7151922

Fax: (84.4) 7151923

VPBank Thụy Khuê
152 Thụy Khuê, Q.Tây Hồ, Hà Nội
Tel: (84.4) 7280931/30

Fax: (84.4) 7280930

VPBank Khâm Thiên
92 Khâm Thiên, Phường Khâm Thiên, Quận Đống Đa, Hà Nội
Tel: (84.4) 5189774/75

Fax: (84.4) 5189773

VPBank Tôn Đức Thắng
214 Tôn Đức Thắng, Hà Nội
SV: Nguyễn Mỹ Linh

4
Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Tel: (84.4) 5131969/70/71

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Fax: (84.4) 5131972

VPBank Trần Xuân Soạn
66 Trần Xuân Soạn, Q.Hai Bà Trưng, Hà Nội
Tel: (84.4) 9446910/11/12

Fax: (84.4) 9446913

VPBank Hàng Giấy
37 Hàng Giấy, Q.Hoàn Kiếm, Hà Nội
Tel: (84.4) 9274790/91/92

Fax: (84.4)

VPBank Đội Cấn
279 Đội Cấn, Q.Ba Đình, Hà Nội
Tel: (84.4) 7226171

Fax: (84.4)

1.2. Quá trình phát triển của ngân hàng VPBank
Tính đến tháng 8 năm 2006, Hệ thống VPBank có tổng cộng 37 điểm giao
dịch gồm có: Hội sở chính tại Hà Nội, 21 Chi nhánh và 16 phòng giao dịch tại
các Tỉnh, Thành phố lớn của đất nước là Hà Nội, Thành phố Hồ Chí Minh, Hải
Phòng, Thừa Thiên Huế, Đà Nẵng, Cần Thơ, Quảng Ninh, Vĩnh Phúc, Bắc

Giang và 2 Công ty trực thuộc. Năm 2006, VPBank mở thêm các Chi nhánh mới
tại Vinh, Thanh Hóa, Nam Định, Nha Trang, Bình Dương; Đồng Nai, Kiên
Giang và các phòng giao dịch, nâng tổng số điểm giao dịch trên toàn Hệ thống
của VPBank lên 50 chi nhánh và phòng giao dịch. Hiện tại VPBank đã có 90
Chi nhánh và Phòng giao dịch hoạt động tại 34 tỉnh, thành trên cả nước.
Số lượng nhân viên của VPBank trên toàn hệ thống tính đến nay có trên
2.600 người, trong đó phần lớn là các cán bộ, nhân viên có trình độ đại học và
trên đại học (chiếm 87%). Nhận thức được chất lượng đội ngũ nhân viên chính
là sức mạnh của ngân hàng, giúp VPBank sẵn sàng đương đầu được với cạnh
tranh, nhất là trong giai đoạn đầy thử thách sắp tới khi Việt Nam bước vào hội
nhập kinh tế quốc tế. Chính vì vậy, những năm vừa qua VPBank luôn quan tâm
nâng cao chất lượng công tác quản trị nhân sự.
Sứ mệnh phát triển: là một ngân hàng thương mại đô thị đa năng, hoạt
động với phương châm: lợi ích của khách hàng là trên hết; lợi ích của người lao
SV: Nguyễn Mỹ Linh

5
Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
động được quan tâm; lợi ích của cổ đông được chú trọng; đóng góp có hiệu quả
vào sự phát triển của cộng đồng.
Tầm nhìn chiến lược: phấn đầu đến năm 2010, trở thành ngân hàng hàng
đầu khu vực phía Bắc, ngân hàng trong Top 5 của cả nước , một ngân hàng có
tầm cỡ của khu vực Đông Nam Á về chất lượng, hiệu quả, độ tin cậy
Giá trị cốt lõi: Định hướng khách hàng là nền tảng mọi hoạt động. Kết
hợp hài hòa lợi ích khách hàng với nhân viên, cổ đông và cộng động là sợi chỉ
xuyên suốt của mọi hoạt động. Xây dựng văn hóa ngân hàng theo phương châm

tạo dựng một tập thể đoàn kết, tương trợ, văn minh, không ngừng học hỏi để
hoàn thiện, luôn trao đổi thông tin để cùng tiến bộ. Công nghệ tiên tiến và quản
trị thông tin có khoa học là cơ sở để tăng tốc và duy trì sức mạnh. Đội ngũ nhân
viên đoàn kết và có tinh thần trách nhiệm , luôn thể hiện tính chuyên nghiệp và
sáng tạo là cơ sở cho thành công của ngân hàng
2. Cơ cấu tổ chức của ngân hàng Ngân hàng TMCP Việt Nam Thịnh
Vượng (VPBank) – chi nhánh Hà Nội
1.3. Hội đồng quản trị
Hội đồng quản trị có chức năng quản trị tổ chức tín dụng của Ngân hàng
TMCP Việt Nam Thịnh Vượng (VPBank) – chi nhánh Hà Nội, đây là những
người có đạo đức uy tín, đạo đức nghề nghiệp và hiểu biết sâu rộng trong lĩnh
vực ngân hàng. Thành viên của Hội Đồng Quản Trị hiện nay gốm: Chủ tịch
HĐQT, Phó Chủ tịch HĐQT và các Uỷ viên.
Họ và tên
Phạm Hà Trung
Lâm Hoàng Lộc
Lê Đắc Sơn
Nguyễn Quang Anh
Bùi Hải Quân
Linus Goh

Chức vụ
Chủ Tịch HĐQT
Phó Chủ Tịch HĐQT
Ủy Viên Thường Trực HĐQT, Tổng Giám Đốc
Ủy Viên HĐQT
Ủy Viên HĐQT
Ủy Viên HĐQT

1.4. Ban kiểm soát

Do Đại Hội Đồng Cổ Đông bầu ra có nhiệm vụ kiểm tra hoạt động tài
SV: Nguyễn Mỹ Linh

6
Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
chính giám sát việc chấp hành chế độ hạch toán, sự an toàn của ngân hàng, thực
hiện kiểm toán nội bộ hoạt động từng thời kỳ từng lĩnh vực, đánh giá chính xác
các hoạt động kinh doanh và thực trạng hoạt động của ngân hàng.
Thành viên của Ban kiểm soát ngân hàng gồm 3 thành viên:1 trưởng ban
kiểm soát và 2 kiểm soát viên.
Họ và tên

Chức vụ

Vũ Hải Bằng

Trưởng Ban Kiểm Soát

Trần Đức Hạ

Kiểm Soát Viên

Phạm Thị Thu Hà

Kiểm Soát Viên

1.5. Ban giám đốc (hội sở ngân hàng VPBank)
Gồm Tổng Giám Đốc, Phó Tổng Giám Đốc, Kế Toán trưởng
Tổng giám đốc là ngưòi chịu trách nhiệm trước Hội Đồng Quản Trị điều
hành hoạt động hàng ngày của ngân hàng và có các phó tổng giám đốc giúp việc.
Kế toán trưởng giúp Tổng giám đốc chỉ đạo thực hiện công tác kế toán,
thống kê của ngân hàng, có các quyền và nhiệm vụ theo quy định của pháp.
Họ và tên
Lê Đắc Sơn
Nguyễn Thanh Bình
Trần Văn Hải
Dương Thị Thúy
Vũ Minh Quỳnh
Hồ Nam Tiến
Vũ Minh Quỳnh

SV: Nguyễn Mỹ Linh

Chức vụ
Ủy Viên HĐQT, Tổng Giám Đốc
Phó Tổng Giám Đốc
Phó Tổng Giám Đốc
Phó Tổng Giám Đốc
Phó Tổng Giám Đốc
Phó Tổng Giám Đốc
Kế Toán Trưởng

7
Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VPBANK
Đại hội cổ
đông
Văn phòng hội
đồng quản trị
Hội đồng quản
lý TS nợ, TS
có

Hội đồng quản
trị

Ban điều hành

Ban kiểm soát

Phòng kiểm
toán nội bộ

Hội đồng tín
dụng
Phòng kế toán

Phòng TTQTKiểu hối

Phòng ngân
quỹ

Phòng pháp
chế

Phòng tổng
hợp và phát
triển
Trung tâm tin
học

Văn phòng

Trung tâm
Western
Union
Trung tâm thẻ

Trung tâm đào
tạo
Công ty TS
VPBank

Công ty chứng
khoán
VPBank
Các chi nhánh

Phòng giao
dịch
SV: Nguyễn Mỹ Linh

8
Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VPBANK – CHI NHÁNH HÀ NỘI
Ngân hàng VPBank – chi nhánh Hà Nội là chi nhánh cấp I, được kế thừa
văn phòng của hội sở thuộc ngân hàng VPBank nên chi nhánh Hà Nội là một chi
nhánh lớn và có đầy đủ các phòng ban. Theo quyết định của ngân hàng VPBank
thì đến năm 2009 một số phòng, ban của chi nhánh sẽ chuyển lên làm việc tại
hội sở của ngân hàng VPBank
Cơ cấu tổ chức tại chi nhánh Hà Nội như sau:
Họ Và Tên
Bà Dương Thị Thu Thuỷ
Bà Nguyễn Phương Thảo
Ông Đặng Duy Phú
Ông Nguyễn Hoàng Quân

Chức Vụ
Giám đốc chi nhánh
Phó giám đốc chi nhánh
Trưởng bộ phận phục vụ khách hàng DN
Trưởng bộ phận phục vụ khách hàng CN

Bà Đặng Thị Hương

Trưởng phòng giao dịch kho quỹ

Bà Nguyễn Thu Hiền

Trưởng phòng hành chính

Giám đốc chi nhánh: Có trách nhiệm điều hành hoạt động của chi nhánh
Lập kế hoạch kinh doanh cho chi nhánh Tổ chức thực hiện các nghiệp vụ của
chi nhánh Quản lý nhân sự của chi nhánh Kiến nghị và chủ động đề xuất với
Tổng giám đốc Kiểm tra, giám sát, đôn đốc các bộ phận nghiệp vụ, nhân viên
dưới quyền. Báo cáo lên ban Tổng giám đốc nội dung các vụ việc về tham
nhũng, tiêu cực (nếu có) tại đơn vị mình. Xử lý theo quyền hạn, trách nhiệm
được Tổng giám đốc giao và kiên nghị cấp có thẩm quyền xử lý những vi phạm
về các nghiệp vụ và dịch vụ ngân hàng có liên quan đến hoạt động kinh doanh.
Phó giám đốc chi nhánh: được giám đốc chi nhánh uỷ quyền chỉ đạo điều
hành một số mặt các công tác, ký thay giám đốc và chịu trách nhiệm trước giám
đốc về các nhiệm vụ được phân công.

SV: Nguyễn Mỹ Linh

9
Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
3. Các thành tựu của ngân hàng VPBank
1.6. Các thành tựu trong hoạt động kinh doanh chủ yếu
a) Hoạt động huy động vốn
Huy động vốn là một hoạt động được Ngân hàng TMCP Việt Nam Thịnh
Vượng (VPBank) – chi nhánh Hà Nội rất chú trọng, với mục tiêu bảo đảm vốn
cho vay, an toàn thanh khoản và tăng nhanh tài sản có, nâng cao vị thế của
VPBank trong toàn bộ hệ thống ngân hàng. Do đó, trong các năm qua, các hoạt

động huy động vốn từ khu vực dân cư cũng như từ khu vực liên ngân hàng đều
được VPBank khai thác triệt để.
Việc cạnh tranh hoạt động huy động vốn giữa các tổ chức tín dụng trong
những năm gần đây diễn ra vô cũng gay gắt đặc biệt là trong các năm 2005 và
2008, cuộc chạy đua lãi suất của các ngân hàng thương mại diễn ra rất mạnh.
Năm 2005 VPBank đã thực hiện liên tiếp 3 chương trình khuyến mãi huy động
vốn có bốc thăm trúng thưởng, được người gửi tiền hưởng ứng rất nhiệt tình
(chương trình VPBank gửi tài lộc đầu xuân, chương trình “tiếp nối niềm vui”,
chương trình “vui cùng sinh nhật VPBank” ). Kết quả tính đến hết năm 2005,
tổng nguồn vốn huy động đạt trên 5.645 tỷ đồng, vượt kế hoạch 19%, và tăng
gần 2.000 tỷ đồng (tương đương tăng 74%) so với năm 2004, trong đó riêng tiết
kiệm đạt 2.704 tỷ đồng, vượt kế hoạch 22% tăng 1.200 tỷ đồng (tương đương
tăng 75% ) so với cùng năm 2004. Riêng nguồn vốn huy động trên thị trường
liên ngân hàng đạt trên 2.428 tỷ đồng, vượt kế hoạch 6%, tăng 21% so với năm
2004. Năm 2006 cuộc chạy đua lãi suất giữa các ngân hàng thương mại không
diễn ra quyết liệt nữa nhưng các ngân hàng lại tăng cường các chiến dịch khuyến
mãi với cơ cấu quà tặng phong phú, thậm chí có giá trị rất lớn như: ôtô, căn hộ
chung cư cao cấp, … thêm vào đó năm 2006 với sự phát triển sôi động của thị
trường chứng khoán Việt Nam cũng đồng thời làm dịch chuyển nguồn vốn từ
khu vực dân cư cũng như khu vực doanh nghiệp vào thị trường chứng khoán.
Đến cuối năm 2006 nguồn vốn huy động đạt 9.065 tỷ đồng, tăng gấp 7,5 lần so
với năm 2003. Nguồn vốn huy động ngắn hạn chiếm tỷ trọng chủ yếu trong tổng
SV: Nguyễn Mỹ Linh

10
Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

nguồn vốn huy động của VPBank (khoảng 80%). Năm 2007, thị trường huy
động vốn có sự cạnh tranh gay gắt, nhiều ngân hàng mới được thành lập, mạng
lưới các chi nhánh của ngân hàng thương mại cổ phần liên tục được mở rộng,
tuy nhiên bằng các biện pháp hữu hiệu như: thường xuyên theo dõi và điều
chỉnh kịp thời lãi suất huy động để đảm bảo tính cạnh tranh; thực hiện các
chương trình khuyến mãi với các phần quà hấp dẫn dành cho khách hàng gữi
tiền … VPBank đã duy trì được tốc độ tăng trưởng nguồn vốn cao.
Đến ngày 31/12/2007, tổng số dư huy động vốn của VPBank là 15.448 tỷ
đồng, đạt 113% so với kế hoạch cả năm 2007 và tăng 6.393 tỷ đồng so với cuối
năm 2006 (tương đương tăng 70%). Trong đó nguồn vốn huy động từ tổ chức
kinh tế và dân cư (thị trường I) đạt 12.764 tỷ đồng, tăng 128% so với cuối năm
2006. Nguồn vốn liên ngân hàng (thị trường II) cuối năm 2007 là 2.439 tỷ đồng,
giảm 947 tỷ đồng so với cuối năm 2006
2005

Chỉ tiêu

Tỷ

Số dư
Nguồn vốn

5.638.00

huy động

1

Ngắn hạn
Trung, dài hạn

2006
trọng
100%

4.397.641

78%

1.240.36

22%

0

Số dư
9.055.935
7.244.54
8
1.811.38
7

2007
Tỷ
trọng
100%

Số dư
15.448.00
2

Tỷ
trọng
100%

80%

11.765.345

77%

20%

3.599.139

23%

63%

12.764.366

84%

Phân loại
theo cơ cấu
Thị trường I
Thị trường II

3.209.771
2.398.23

0

57%
43%

5.630.37
3
3.386.73

37%
2.439.615
16%
6
(Theo báo cáo thường niên của ngân hàng VPBank)

b)Hoạt động tín dụng
Trong điều kiện nền kinh tế thị trường mở cửa và liên tục tăng trưởng
SV: Nguyễn Mỹ Linh

11
Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
mạnh, những năm gần đây, Việt Nam được xem là một trong những nền kinh tế
tăng trưởng nhanh và cao hàng đầu trên thế giới. Nhu cầu vốn đầu tư tăng cao
nên hoạt động tín dụng của các ngân hàng khá sôi động.
Thời gian từ 2004 đến 2006 hoạt động tín dụng của ngân hàng VPBank
được giữ vững với phương châm “bảo thủ” không cạnh tranh bằng cách nới lỏng

điều kiện tín dụng. Tuy vậy nhờ có sự nỗ lực tiếp thị khách hàng nên tốc độ phát
triển tín dụng vẫn đạt mức tăng trưởng khá cao, gấp hai lần so với mức độ tăng
trưởng tín dụng chung của toàn ngành ngân hàng
Năm 2005 doanh số cho vay của toàn hệ thống đạt 3.913 tỷ đồng, tăng
1.758 tỷ đồng (tương đương tăng 82%) so với năm 2004 . Dư nợ tín dụng toàn
hệ thống tính đến 31/12/2005 đạt 3.014 tỷ đồng (tương đương tăng 62%) so với
năm 2004. Chất lượng tín dụng của ngân hàng VPBank vẫn được giữ vững theo
yêu cầu của ngân hàng nhà nước. Tỷ lệ nợ xấu khoảng 0,75% tổng dư nợ, thấp
hơn nhiều so với tỷ lệ nợ xấu của toàn ngành ngân hàng Việt Nam
Năm 2006 doanh số cho vay của toàn hệ thống đạt 6.594 tỷ đồng, tăng
2.681 tỷ đồng (tương đương tăng 68%) so với năm 2005. Dư nợ tín dụng của
toàn hệ thống tính đến ngày 31/12/2006 đạt 5.031 tỷ đồng, vượt 17% so với kế
hoạch, tăng 2.017 tỷ đồng (tương đương tăng 67%) so với năm 2005, tỷ lệ nợ
xấu cuối năm 2006 là 0,58%, thấp hơn nhiều so với tỉ lệ nợ xấu của toàn ngành
ngân hàng Việt Nam
Năm 2007 tổng dư nợ cho vay tính đến ngày 31/12/2007 đạt 13.323 tỷ
đồng, tăng 8.317 tỷ đồng so với cuối năm 2006 (tương ứng tăng 165% so với
năm 2006) và vượt 53% so với kế hoạch cả năm 2007. Trong đó, dư nợ cho vay
bằng VNĐ đạt 12.726 tỷ đồng, chiếm 95% tổng dư nợ. Chất lương tín dụng vẫn
tiếp tục được đảm bảo, tỷ lệ dư nợ xấu của toàn ngân hàng tính đến ngày
31/12/2007 là 0,49%
1.7. Thành tựu trên các lĩnh vực khác
Các hoạt động đoàn thể, hoạt động từ thiện của Ngân hàng TMCP Việt
Nam Thịnh Vượng (VPBank) – chi nhánh Hà Nội là một doanh nghiệp ngoài
SV: Nguyễn Mỹ Linh

12
Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
quốc doanh duy trì nghiêm túc các hoạt động đoàn thể, Đoàn Thanh Niên, …
Đặt mình trong địa phương VPBank đã xác định , các địa phương phát triển sẽ là
cầu nối giữa dân cư và các doanh nghiệp trên địa bàn với VPBank, tích cực tham
gia các hoạt động cộng đồng trên địa bàn giúp thương hiệu VP Bank ngày càng
gần gũi với dân cư, là động lực giúp các chi nhánh VPBank ngày càng lớn mạnh
. Trong năm 2005, 2006 và 2007 như thường lệ công đoàn các đơn vị đã tổ chức
được 2 nghĩ xuân và nghĩ hè cho nhân viên ngân hàng, giúp họ tin tưởng vào
sức mạnh đoàn kết làm nên thành công của VPBank
Bên cạnh nhiệm vụ chính là kinh doanh và ngày càng nâng cao hiệu quả
kinh doanh Ngân hàng TMCP Việt Nam Thịnh Vượng (VPBank) – chi nhánh
Hà Nội cũng rất quan tâm đến công tác xã hội - từ thiện . VPBank vẫn tiếp tục
thực hiện đỡ đầu các bà Mẹ Việt Nam Anh Hùng (được bắt đầu thực hiện từ
năm 1993). Năm 2005, 2006 tại hội sở đang đỡ đầu 3 bà mẹ Việt Nam anh hùng,
tại chi nhánh TP HCM tham gia đỡ đầu cho 3 bà mẹ, tại chi nhánh Đà Nẵng
nhận đỡ đầu 7 cụ , với mức hỗ trợ 100.000 đến 150.000 đ/tháng , Trong năm
2005, VPBank đã ủng hộ 70 triệu đồng cho quỹ vì người nghèo tỉnh Thừa Thiên
Huế , tài trợ cho Hội người tàn tật và trẻ mồ côi TP Hà Nội 10 triệu đồng
Bên cạnh đó VPBank cũng đã tham gia ủng hộ quỹ học bỗng của một số
trường đại học và VPBank đã đóng góp 8.334 USD để mổ mắt cho người nghèo
thông qua quỹ hỗ trợ người nghèo TP HCM. Năm 2006 đã ủng hộ quỹ nạn nhân
chất độc gia cam Việt Nam, ủng hộ đồng bào bị lũ lụt Miền Trung, ủng hộ quỹ
tấm lòng vàng của báo lao động, của ngân hàng nhà nước các tỉnh, thành phố …
Tính tổng số tiền đóng góp ủng hộ của toàn nhân viên trên toàn hệ thống của
ngân hàng VPBank đạt gần 250 triệu đồng.
4. Định hướng phát triển của ngân hàng VP Bank
− Phấn đấu đến năm 2010 đưa VP Bank trở thành ngân hàng TMCP hàng
đầu đứng trong Top 5 ngân hàng TMCP lớn nhất Việt Nam và trở thành ngân
hàng bán lẻ hàng đầu của Việt Nam. Tập trung vào các đối tượng khách hàng là

các doanh nghiệp vừa và nhỏ, doanh nghiệp siêu nhỏ, hộ gia đình, cá nhân
SV: Nguyễn Mỹ Linh

13
Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
− Tiếp tục đẩy mạnh phát triển hệ thống ATM trên toàn quốc, phấn đấu
VP Bank trở thành một trong 5 ngân hàng có dịch vụ thr phát triển nhất Việt
Nam

− Khai thác hết các tính năng của hệ thống core Banking
− Tăng cường hoạt động kiểm tra giám sát để góp phần nâng cao chất

lượng hoạt động của các chi nhánh, phòng giao dịch, để đảm bảo hoạt động an
toàn, phát triển bền vững
− Hướng tới xây dựng nền văn hoá ngân hàng đặc sắc, mang bản chất
riêng của Ngân hàng TMCP Việt Nam Thịnh Vượng (VPBank) – chi nhánh Hà
Nội. Xây dựng hình ảnh VP Bank gần gũi, thân thiện với công chúng, khách
hàng trên toàn quốc
− Bảo đảm lợi ích cổ đông, thường xuyên duy trì và nâng cao hơn nữa
doanh lợi cho các cổ đông từ 12-20%/ năm
− Bảo đảm lợi ích cho người lao động: thu nhập ổn định ở mức cao so với
thị trường lao động trong ngành tài chính ngân hàng
− Trách nhiệm với xã hộ: thực hiện nghiêm chỉnh chính sách thuế đối với
nhà nước, dành một phần chi phí và quỹ phúc lợi để đóng góp quỹ từ thiện cũng
như tham gia các chương trình phúc lợi khác
− Tiếp tục phát triển và cải thiện hệ thống công nghệ trong ngân hàng,

giảm thiểu sai sót về kỹ thuật
− Đẩy mạnh hoạt động của các công ty trực thuộc của ngân hàng như:
công ty chứng khoán, công ty quản lý tài sản, công ty quản lý quỹ.
Chi tiêu
Vốn điều lệ
Tổng tài sản
Lợi nhuận ròng trước thuế
Tỷ lệ lợi nhận ròng sau thuế trên vốn cổ đông
(tối thiểu)
Số lượng điểm giao dịch
Số lượng công ty trực thuộc
Số lượng cán bộ nhân viên

2008
2000
17.000
270

2009
2000
23.000
360

2010
3000
28.000
430

17%

17%

18%

130
4
2200

140
4
2500

150
4
3000

Bảng tổng kết nhiệm kỳ 2008-2010

SV: Nguyễn Mỹ Linh

14
Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
5. Công tác Thư ký văn phòng của Ngân hàng TMCP Việt Nam
Thịnh Vượng
* Khái niệm Thư ký văn phòng theo Hiệp hội Thư ký chuyên nghiệp Quốc
tế (IPS).

“Thư ký là người trợ giúp của cấp quản trị, là người nắm vững các nghiệp
vụ Hành chính Văn phòng, có khả năng chịu trách nhiệm mà không cần kiểm tra
trực tiếp, có óc phán đoán, óc sáng tạo và đưa ra các quyết định trong phạm vi
quyền hạn của mình”.
* Theo giáo trình Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
“Thư ký văn phòng là người trợ lý giúp việc cho Lãnh đạo trong lĩnh vực
chuyên môn nhất định thuộc phạm vị chức năng và nhiệm vụ của Văn phòng”.
Tại Ngân hàng TMCP Việt Nam Thịnh Vượng (VPBank) – chi nhánh Hà
Nội, do yêu cầu công việc nên không có chức danh Thư ký văn phòng nhưng
mỗi phòng sẽ có một người đại diện giúp Lãnh đạo giải quyết các công việc liên
quan đến phòng mình. Sau đó, phòng Hành chính sẽ là nơi tổng hợp lại mọi
thông tin, tài liệu để trình cho Lãnh đạo.
II.

QUAN NIỆM CỦA LÃNH ĐẠO VỀ CÔNG TÁC VĂN

PHÒNG
Cũng như các nghề khác – Thư ký văn phòng cũng được coi là một nghề Nghề Thư ký văn phòng.
Thời thế đã thay đổi, không còn là thời kỳ bao cấp nữa mà là kinh tế thị
trường, các hình mẫu Thư ký trước đây đã không còn.
Thư ký Văn phòng là người tham mưu, tổng hợp giúp việc cho lãnh đạo
trong việc chỉ đạo, điều hành các hoạt động chung của công ty. Với sự xuất hiện
của máy tính và các phần mềm văn phòng thì nghiệp vụ của Thư ký Văn phòng
đã thay đổi rất lớn.
Có thể thấy công việc của người lãnh đạo hết sức phức tạp, cho nên Thư
ký không chỉ đơn thuần là một người giúp việc cho lãnh đạo về một mặt nhất
định nào đó, và công việc đánh máy chữ trước đây chiếm 60% khối lượng công
SV: Nguyễn Mỹ Linh

15

Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
việc của Thư ký thì ngày nay chỉ còn khoảng 20%.
Công tác Thư ký văn phòng ngày nay có vai trò cực kỳ quan trọn, là bộ
mặt không thể thiếu giữa người chủ doanh nghiệp và môi trường hoạt động của
công ty, trong các quan hệ với nhân viên, với nhưng người cùng cộng tác, với
khách hàng. Nói như V.I.Lê Nin: lao động của người Thư ký văn phòng là loại
dao động “để tất cả các vấn đề được chọn lọc và đánh giá sơ bộ” nghĩa là công
tác Thư ký văn phòng được hiểu là phụ trách tổng hợp, điều hành mọi quan hệ
của Thủ trưởng, biết phân lạoi các cuộc hẹn cho Lãnh đạo, chịu trách nhiệm về
các hoạt động khác trong văn phòng như: Soạn thảo văn bản, Tổ chức hội nghị,
tiếp – đãi khách, tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo, tổ chức phòng làm việc
khoa học và các nghiệp vụ chuyên môn khác: Văn thư, Lưu trữ - vì thế người Thư
ký phải là người trợ lý tích cực, giúp giảm bớt thời gian lao động cho lãnh đạo.
Bởi là người giúp việc trực tiếp cho Thủ trưởng, người Thư ký phải được Thủ
trưởng tin cậy và phải xứng đáng với sự tin cậy đó, đồng thời người Thư ký còn là
người đại diện cho Lãnh đạo giải quyết công việc với các đơn vị, tập thể trong cơ
quan, là mắt xích nối liền người lãnh đạo với khách hàng, cộng sự và các thành
viên trong công ty. Người Thư ký hoạt động văn phòng phải là người am hiểu về
nghiệp vụ, thành thạo trong chuyên môn, chủ động, chu đáo, vững vàng trong
công tác, hiểu biết xã hội sâu rộng, cởi mở, tế nhị trong giao tiếp.
Tóm lại, công tác Thư ký văn phòng nhằm đảm bảo cho công việc của
lãnh đạo được thông suốt, Thư ký tổng hợp các công việc, phân loại và giúp Thủ
trưởng duy trì các mối quan hệ.
Vào thập kỷ 20 ở Việt Nam khái niệm nghề Thư ký vẫn còn mới mẻ, vì
vậy một số người thường quan niệm nghề Thư ký là nghề đơn giản, mang tính
chất sự vụ, thậm chí còn cho rằng đó là nghề mà ai cũng có thể làm được không

cần trình độ chuyên môn, song với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học kỹ thuật
những nhiệm vụ và công việc cụ thể mà các Thư ký văn phòng phải đảm nhận,
cũng như bản lĩnh làm việc, những đóng góp to lớn có ảnh hưởng và tác động
đến hoạt động cũng như sự phát triển của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, sự
SV: Nguyễn Mỹ Linh

16
Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
phấn đấu vươn lên không ngừng của mỗi Thư ký là động lực cho quá trình phát
triển địa vị, nâng cao vị thế uy tín của họ trong hoạt động xã hội.

SV: Nguyễn Mỹ Linh

17
Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
PHẦN II. NỘI DUNG THỰC TẬP VÀ KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC
I. Tìm hiểu về công việc hành chính, chức năng của phòng hành chính
1. Khái niệm hành chính
Hành chính theo nghĩa rộng: là chỉ những hoạt động những tiến trình chủ
yếu có liên quan đến những biện pháp để thực thi những mục tiêu, những nhiệm
vụ đã được xác định trước.
Hành chính theo nghĩa hẹp: là nền hành chính nhà nước (hay còn gọi là

nền hành chính công) là tổng thể các tổ chức và định chế hoạt động của bộ máy
hành pháp có trách nhiệm quản lý công việc hàng ngày của nhà nước do các cơ
quan có tư cách pháp nhân công quyền tiến hành bằng các văn bản dưới luật
nhằm thực thi chức năng quản lý nhà nước giữ gìn bảo vệ quyền lợi công và
phục vụ nhu cầu hàng ngày của dân trong mối quan hệ giữa công dân và nhà
nước. Với nghĩa trên thì hành chính là hành động quản lý thực tiễn và cũng là
một khoa học.
=> Từ những quan niệm nói trên thì hành chính được coi là một loại hoạt
động chung nhất của các nhóm người hợp tác với nhau để hoàn thành các mục
đích chung.
2. Chức năng, nhiệm vụ của phòng hành chính tại ngân hàng
VPBank
2.1. Chức năng
Tham mưu, giúp việc cho Lãnh đạo và tổ chức thực hiện những việc trong
lĩnh vực tổ chức lao động, quản lý và bố trí nhân lực, bảo hộ lao động, chế độ
chính sách, chăm sóc sức khỏe cho người lao động, bảo vệ quân sự theo luật và
quy chế cơ quan.
Kiểm tra , đôn đốc các bộ phận trong cơ quan thực hiện nghiêm túc nội
quy, quy chế công ty
Làm đầu mối liên lạc cho mọi thông tin của giám đốc công ty.
2.2. Nhiệm vụ
a) Trưởng phòng
SV: Nguyễn Mỹ Linh

18
Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Phụ trách chung, chịu trách nhiệm về mọi hoạt động theo chức năng,
nhiệm vụ của phòng đã được phân công trước ban Lãnh đạo. Kiểm tra, đôn đốc
các nhân viên trong phòng thực hiện tốt các nhiệm vụ của mình.
Quản lý nhân lực của phòng. Phân công cụ thể nhiệm vụ, các nhiệm vụ
thường xuyên và đột xuất cho nhân viên của phòng theo lệnh của Thủ trưởng.
Tham gia làm thư ký các hội đồng do công ty thành lập : Tuyển dụng,
nâng lương, khen thưởng , kỷ luật, bảo hộ lao động, khoa học kỹ thuật.
Chịu trách nhiệm tham mưu, thực hiện các công tác thường xuyên và đột
xuất có liên quan đến những việc cụ thể sau:
- Tuyển dụng, hợp đồng lao động, bố trí lao động, chấm dứt HĐLĐ.
- Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, bảo hiểm thân thể .
- Giải quyết chế độ chính sách đối với người lao động
- Trật tự trị an khu vực, trật tự nội vụ
- Khen thưởng, kỷ luật của phòng cũng như cơ quan
- Hồ sơ cán bộ công nhân viên
- Xây dựng các văn bản có tính pháp quy, quy chế của cơ quan
- Đối nội, đối ngoại
- Cung cấp các nhu yếu phục vụ công tác của lãnh đạo công ty
- Các công tác có tính đột xuất khác theo sự chỉ đạo của giám đốc, phó
giám đốc công ty
Quyền hạn:
- Tham mưu cho Lãnh đạo cơ quan, đơn vị trong các lĩnh vực trên
- Thừa lệnh giám đốc ký tên đóng dấu công ty các loại văn bản đã được
giám đốc ủy quyền: giấy giới thiệu khám chữa bệnh, giấy công tác của CBCNV
và khách, giấy giới thiệu công tác và các văn bản giải quyết các công việc hành
chính khác.
- Giải quyết cho nhân viên nghỉ việc riêng 1 ngày
b) Nhân viên tổ chức, hành chính:
Chịu trách nhiệm tham mưu, thực hiện các công tác thường xuyên và đột
SV: Nguyễn Mỹ Linh

19
Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
xuất có liên quan đến những việc cụ thể sau:
- Bảo hộ lao động, an toàn phòng chống cháy nổ
- Chăm sóc sức khỏe cho người lao động, theo dõi, thực hiện chế độ ốm
đau, thai sản, tai nạn lao động trong toàn cơ quan
- Đào tạo, bồi dưỡng kiến thức cho người lao động
- Định mức lao động
- Đánh máy, văn thư lưu trữ hồ sơ công văn công ty (trừ hồ sơ cá nhân,
Bảo hiểm xã hội)
- Công tác xuất nhập khẩu vật tư, nguyên liệu công ty.
- Các công tác có tính đột xuất khác theo sự chỉ đạo của giám đốc, phó
giám đốc, trưởng phòng.
- Thay mặt trưởng phòng giải quyết các công việc của trưởng phòng khi
trưởng phòng đi vắng hoặc được ủy quyền.
Quyền hạn: Tham mưu cho lãnh đạo công ty trong các lĩnh vực trên
c) Nhân viên thủ quỹ văn thư
Chịu trách nhiệm tham mưu, thực hiện các công tác thường xuyên và đột
xuất có liên quan đến những việc cụ thể sau:
- Công tác thủ quỹ tiền mặt công ty
- Bảo quản và sử dụng con dấu công ty theo quy chế
- Phân phát công văn của công ty và cấp trên
- Mua sắm các dung cụ, vật tư văn phòng phẩm phục vụ toàn công ty
- Các công tác có tính đột xuất khác theo sự chỉ đạo của giám đốc, phó
giám đốc, trưởng phòng.

Quyền hạn: Tham mưu cho lãnh đạo cơ quan trong các lĩnh vực trên
d) Một số chức vụ khác trong văn phòng hành chính: sẽ theo sự phân
công từ cấp trên để thực hiện các nhiệm vụ của mình.
II. Tìm hiểu về công việc tiếp nhận, lưu trữ hồ sơ
1. Khái niệm hồ sơ
Hồ sơ: là một văn bản hoặc một tập văn bản có liên quan với nhau về một
SV: Nguyễn Mỹ Linh

20
Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hình thành trong quá trình giải quyết
vấn đề sự việc đó hoặc được kết hợp lại do có những điểm giống nhau về hình
thức như cùng chủng loại văn bản, cùng tác giả cùng thời gian ban hành.
Có hai loại hồ sơ: Hồ sơ hoàn chỉnh và hồ sơ không hoàn chỉnh
- Hồ sơ hoàn chỉnh là tập hợp các văn bản tài liệu phản ánh quá trình phát
sinh, phát triển, kết thúc một sự việc vấn đề.
Ví dụ: Hồ sơ việc tuyển sinh lớp cao đẳng, khoa Tin học - Trường Cao
đẳng Sư phạm Yên Bái, năm 2010, gồm: thông báo tuyển sinh, quyết định thành
lập Hội đồng tuyển sinh, quyết định thành lập các ban giúp việc cho Hội đồng
tuyển sinh, danh sách, đáp án, đề thi, bảng điểm, giấy báo nhập học,...
- Hồ sơ không hoàn chỉnh: là tập văn bản, tài liệu có cùng đặc điểm về thể
loại hoặc thời gian, nhưng không có quá trình phát sinh, phát triển và kết thúc.
Ví dụ: các tập lưu văn bản đi tại văn thư của cơ quan, tổ chức như tập lưu
quyết định, tập lưu chỉ thị, tập lưu công văn
•

Lưu ý: Hồ sơ không hoàn chỉnh thường dùng thuật ngữ là tập, còn Hồ

sơ hoàn chỉnh thường dùng thuật ngữ là hồ sơ.
2. Mục đích, ý nghĩa của việc lập và lưu trữ hồ sơ
Văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan sau đã được giải quyết,
thì đối với các văn bản chứa đựng các thông tin về chủ trương, chính sách, luật
pháp của Đảng và Nhà nước, về quy hoạch, kế hoạch công tác và tình hình của
cơ quan. Do vậy, việc lập hồ sơ và bảo quản hồ sơ tài liệu có giá trị hình thành
trong hoạt động của cơ quan vừa đáp ứng nhu cầu công tác của cơ quan, vừa
nhằm bảo tồn sử liệu của quốc gia, phục vụ sự nghiệp xây dựng và bảo đất nước
nói chung, nghiên cứu khoa học lịch sử. Chẳng hạn, khi xây dựng kế hoạch phát
triển kinh tế xã hội 5 năm (2007-2011) của tỉnh Yên Bái, không thể không
nghiên cứu các hồ sơ tài liệu liên quan đến vấn đề này của tỉnh hình thành trước
đó, như kế hoạch phát triển kinh tế xã hội năm 1998…của tỉnh và của các huyện
thị. Đó là những ghi chép lịch sử về sự nghiệp xây dựng và bảo vệ tổ quốc của
toàn thể dân tộc, nên nguồn sử liệu chân thực có giá trị nghiên cứu lớn.
SV: Nguyễn Mỹ Linh

21
Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A