Báo cáo thực tập quản trị văn phòng: Ngiệp vụ hành chính tại HĐND UBND quận tây hồ

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC

BẢNG CÁC CỤM TỪ VIẾT TẮT

Sinh viên: Nông Quốc Chung

Lớp: CĐ Quản trị văn phòng 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

BẢNG CÁC CỤM TỪ VIẾT TẮT
STT
1

CHỮ VIẾT TẮT
HĐND

CHỮ ĐẦY ĐỦ
Hội đồng Nhân dân

2
3
4

UBND

QLNN
LĐTB – XH

Uỷ ban Nhân dân
Quản lý Nhà nước
Lao động Thương binh – xã hội

5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15

VHTT
TDTT
CVP
VP
CBCC
VTLTNN
QĐ
TTHĐND
QLĐT
TTGTVT
KH

Văn hóa Thông tin
Thể dục Thể thao
Chánh Văn phòng
Văn phòng
Cán bộ công chức
Văn thư lưu trữ Nhà nước
Quyết định
Thường trực Hội đồng Nhân dân
Quản lý đô thị
Thanh tra Giao thông vận tải
Kế hoạch

16
17
18

TC – KH
TN – MT
VT

Tài chính – Kế hoạch
Tài nguyên – Môi trường
Văn thư

19
20

NV
PCT

Nội vụ
Phó Chủ tịch

21
22
23
24

CT
CCVC
GTVT
GPMB

Chủ tịch
Công chức viên chức
Giao thông vận tải
Giải phóng mặt bằng

25
26
27

VH-XH
DS KHHGĐ
CV

Văn hóa- xã hội
Dân số Kế hoạch hóa Gia đình
Công văn

Sinh viên: Nông Quốc Chung

Lớp: CĐ Quản trị văn phòng 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI MỞ ĐẦU

Đất nước Việt Nam đang từng bước từng bước trên con đường hội nhập
kinh tế thế giới tạo ra nhiều cơ hội thuận lợi cũng như thách thức đòi hỏi chúng
ta không ngừng đổi mới trên mọi lĩnh vực nhằm nâng cao ưu thế khả năng cạnh
tranh của mình. Để tận dụng một cách triệt để những cơ hội trong công tác điều
hành và quản lý xã hội về các lĩnh vực cũng đòi hỏi phải nâng cao năng lực, hiệu
quả bộ máy lãnh đạo, môi trường cạnh tranh năng động và cải cách có hiệu quả.
Đất nước phát triển, xã hội cũng vươn mình phát triển theo, kéo theo đó là sự
phát triển đa dạng của các ngành nghề, con người trong xã hội hiện đại ngày nay
buộc phải có vốn kiến thức, năng lực và nghiệp vụ chuyên môn thì mới đáp ứng
được nhu cầu của xã hội.
Chính từ những yêu cầu cấp bách chung của xã hội, thích ứng với môi
trường công nghệ của thời đại thông tin khiến văn phòng trở thành một bộ phận
quan trọng không thể thiếu của mỗi cơ quan, tổ chức. Do vậy, văn phòng phải có
ý thức đi trước một bước so với các đơn vị khác trong nhiệm vụ đổi mới văn
phòng. Để làm được điều này bên cạnh sự nỗ lực của mỗi cơ quan cần phải có sự
quan tâm đầu tư hơn nữa của Đảng và Nhà nước giúp cho văn phòng có thể phát
huy hết tiềm năng thế mạnh của mình.
Với chức năng quyền hạn của mình Trường Đại học Nội vụ Hà Nội là ngôi
trường đào tạo công tác hành chính bậc nhất nước ta với các ngành học phong

phú như: văn thư lưu trữ, thông tin thư viện, tin học, quản trị nhân lực… đặc biệt
là chuyên ngành Quản trị văn phòng là ngành rất cần thiết của xã hội hiện đại phục vụ nguồn nhân lực trong quá trình hội nhập của đất nước. Cùng với việc
đổi mới,nâng cao chất lượng dạy và học, đồng thời xác định "học đi đôi với
hành", "lý thuyết gắn liền với thực tiễn". Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tổ
chức cho sinh viên đi Thực tập nhằm củng cố kiến thức, nâng cao trình độ
chuyên môn nghiệp vụ và làm quen với thực tế công việc.
Sinh viên: Nông Quốc Chung

3

Lớp: CĐ Quản trị văn phòng 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Bên cạnh đó, Đảng và Nhà nước ta luôn quan tâm đến sự phát triển toàn
diện của ngành Giáo dục. Đó là mô hình đào tạo không những trang bị cho sinh
viên về mặt lý thuyết mà còn giúp sinh viên có thời gian thực hành tại cơ quan,
đơn vị. Mục đích của đợt thực tập chủ yếu là làm sáng tỏ lý thuyết đã học được
học trong hai năm qua, bước đầu giúp mỗi học viên quen với công việc, trực tiếp
vận dụng những kiến thức đã học vào thực tiễn, có kinh nghiệm. Qua đó cũng là
dịp để sinh viên tập dượt, rèn luyện đạo đức tác phong nghề nghiệp của một cán
bộ văn phòng trong tương lai.
Qua đợt thực tập này là cơ hội tốt cho sinh viên vận dụng các kỹ năng thực
hành cơ bản vào nghiệp vụ chuyên môn của mình, học hỏi được nhiều kinh
nghiệm thực tế nâng cao năng lực của bản thân. Giúp học sinh, sinh viên có thể
kiểm chứng lại những gì đã học ở trường và biết cách áp dụng những kiến thức
đó vào công việc thực tế một cách nhuần nhuyễn, tích luỹ những kinh nghiệm để

phục vụ cho công việc về sau và phát huy tính linh hoạt, sáng tạo, sự nhạy bén
đối với những tình huống có thể xảy ra. Đồng thời, qua quá trình thực tập nhà
trường có thể đánh giá được năng lực thực sự của sinh viên trong quá trình học
tập và giải quyết công việc thực tế.
Được sự đồng ý tiếp nhận của lãnh đạo UBND quận Tây Hồ, em đã được
phân công về thực tập tại bộ phận Lưu trữ của văn phòng HĐND -UBND quận
Tây Hồ từ ngày 29 tháng 02 năm 2016 đến ngày 29 tháng 04 năm 2016, qua đợt
thực tập này đã giúp em vững vàng hơn cả trong trình độ chuyên môn, kiến thức
công việc cũng như kỹ năng giao tiếp với cán bộ cơ quan, giao tiếp xã hội. Thực
tập giúp em lĩnh hội được nhiều kiến thức mới cũng như tư duy mới, mở rộng và
phát huy những gì mà mình đã được học ở nhà trường qua thầy cô, bạn bè; học
hỏi được nhiều kinh nghiệm qua những người đi trước, rèn luyện được đức tính
cần thiết cho một cán bộ văn phòng trong tương lai.
Qua quá trình thực tập em cũng rút ra được cho mình những điểm mạnh
Sinh viên: Nông Quốc Chung

4

Lớp: CĐ Quản trị văn phòng 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

cũng như những điểm yếu của bản thân, từ đó sẽ giúp e tiếp tục phát huy những
điểm mạnh của mình và khắc phục những hạn chế mà bản thân mình chưa đạt,
chưa nẵm vững .
Dưới đây là phần báo cáo tổng kết quá trình thực tập của em tại văn phòng
HĐND - UBND quận Tây Hồ. Ghi lại và đánh giá một cách khách quan những gì

mà em đã làm được cũng như chưa làm được. Qua đây cho em được gửi lời cám
ơn, lời chúc sức khoẻ đến các cán bộ văn phòng HĐND - UBND quận Tây Hồ, các
thầy cô trong Khoa Quản trị văn phòng và Nhà trường đã nhiệt tình giúp đỡ em
hoàn thành nhiệm vụ trong đợt thực tập này.
Mặc dù có rất nhiều cố gắng, thực tế công việc nên áp dụng lý thuyết vào
thực tiễn trong quá trình thực tập có nhiều bỡ ngỡ và do thời gian thực tập có
hạn, trình độ lý luận còn non kém và hiểu biết thực tế chưa nhiều. Do đó khi
hoàn thành báo cáo này không thể tránh khỏi những thiếu xót. Em rất mong nhận
được sự giúp đỡ, đóng góp ý kiến từ các thầy, cô giáo, cán bộ khoa Quản trị văn
Phòng và các bạn để bài báo cáo của em được hoàn thiện hơn./.
Em xin chân thành cảm ơn !
SINH VIÊN

Nông Quốc Chung

Sinh viên: Nông Quốc Chung

5

Lớp: CĐ Quản trị văn phòng 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Phần I

KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UỶ BAN NHÂN DÂN
QUẬN TÂY HỒ
I.CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UỶ

BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ
1. Quá trình hình thành và phát triển của quận Tây Hồ
Để đáp ứng yêu cầu xây dựng, phát triển thủ đô trong thời kỳ công nghiệp
hóa – hiện đại hóa, Đảng và Nhà nước đã chủ động mở rộng nội thành – Thành
phố Hà Nội, ngày 28/10/1995, Chính Phủ ra Nghị định số 69/CP về việc thành
lập quận Tây Hồ. Tổ chức bộ máy của quận chính thức đi vào hoạt động từ tháng
01/1996.
Quận Tây Hồ nằm ở phía Tây Bắc Thành phố Hà Nội; phía Nam giáp
quận Ba Đình; phía Đông Bắc và Đông Nam giáp huyện Đông Anh và huyện
Gia Lâm; phía Tây giáp huyện Từ Liêm và quận Cầu Giấy. Trên địa bàn có
những di tích và dấu tích lịch sử văn hóa từ ngàn đời xưa, góp phần bồi đắp nên
tinh hoa văn hóa Thăng Long – Hà Nội. Nơi đã và đang tỏa sáng trở thành khu
du lịch nổi tiếng của Thủ đô.
Dưới sự lãnh đạo của Thành ủy, HĐND, UBND thành phố, sự phối hợp
giúp đỡ của các sở, ban nghành thành phố, cùng các quận, huyện bạn, 10 năm
qua Đảng bộ và nhân dân quận Tây Hồ luôn luôn đoàn kết nỗ lực phấn đấu xây
dựng phát triển kinh tế, văn hóa – xã hội, giữ vững an ninh chính trị, tăng cường
quốc phòng. Hệ thống chính trị được xây dựng, củng cố và phát huy hiệu quả,
góp phần hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao.
Khi thành lập, tại Quyết định số 4428/QĐ-UBND của Thành phố Hà Nội
ban hành ngày 15/12/1995 về thành lập các phòng, ban chuyên môn giúp việc
trực thuộc UBND quận Tây Hồ, UBND quận có 12 phòng ban chuyên môn, 08
Sinh viên: Nông Quốc Chung

6

Lớp: CĐ Quản trị văn phòng 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

đơn vị sự nghiệp và các đoàn thể thực hiện những chức năng, nhiệm vụ của
mình.
Với tinh thần quyết tâm xây dựng quận phát triển toàn diện vững chắc,
phát huy thành tích đã đạt được và sức mạnh của khối đại đoàn kết toàn dân, của
hệ thống chính trị và các nguồn lực, Đảng bộ và nhân dân quận Tây Hồ đã có
những bước đi vững chắc.
2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Uỷ ban nhân
dân quận Tây Hồ
3. Chức năng
UBND quận Tây Hồ do HĐND cùng cấp bầu ra, là cơ quan chấp hành của
HĐND, là cơ quan Hành chính Nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước
HĐND Cùng cấp và cơ quan Nhà nước cấp trên An ninh, Xã hội, Quốc phòng
Cụ thể như sau:
- Phát triển Kinh tế, Công nghiệp, Nông nghiệp, Lâm nghiệp, Thương
nghiệp, Văn Hóa, Xã hội, Giáo dục, Y tế và Dịch vụ;
- Về thu chi ngân sách của địa phương;
- Về tuyên truyền Giáo dục pháp luật, kiểm tra việc thi hành pháp luật;
- Về phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản Nhà nước của các tổ chức và
công dân, bảo vệ các quyền tự do dân chủ của nhân dân;
- Về công tác thi hành án, giải quyết đơn Thư khiếu nại.
UBND Quận Tây Hồ thực hiện chức năng QLNN ở địa phương, góp phần
đảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy Hành chính Nhà nước từ
Trung ương đến Cơ sở, đại diện cho ý chí, nguyện vọng và quyền làm chủ của
nhân dân địa phương.
3.1.

Nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND quận Tây

Hồ

Sinh viên: Nông Quốc Chung

7

Lớp: CĐ Quản trị văn phòng 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Uỷ ban nhân dân thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn theo hiến pháp, Luật và
các văn bản của cơ quan cấp trên, phát huy quyền làm chủ của nhân dân, tăng
cường pháp chế xã hội, chủ nghĩa, ngăn ngừa và chống các biểu hiện quan liêu,
hách dịch, cửa quyền, tham nhũng, lãng phí, vô trách nhiệm và các biểu hiện tiêu
cực của cán bộ, công chức và trong bộ máy chính quyền địa phương.
Cơ cấu của UBND quận Tây Hồ gồm có: 01 Chủ tịch, 03 Phó Chủ tịch và
12 phòng ban, ban tham mưu giúp việc cụ thể như sau:
* Chủ tịch UBND quận:
- Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn được quy định tại Điều 4 – quy chế làm
việc của UBND quận Tây Hồ nhiệm kỳ 2011 – 2016 ban hành kèm theo Quyết
Định số 07/2011/QĐ-UBND ngày 05/7/2011 của UBND Quận.
- Chủ tịch UBND là người đứng đầu phụ trách chung, là lãnh đạo điều
hành toàn diện các mặt hoạt động của UBND quận. Chỉ đạo điều hành và đôn
đốc kiểm tra các hoạt động của các thành viên cấp dưới, các phòng ban chuyên
môn thuộc quận.
- Chủ tịch UBND quận là người phải chịu trách nhiệm cá nhân về những
nhiệm vụ, quyền hạn thuộc thẩm quyền của mình đồng thời cùng các thành viên

trong cơ quan chịu trách nhiệm về các hoạt động chung của UBND quận.
* Các Phó Chủ tịch quận: 03
- Phó chủ tịch Kinh tế UBND: Chịu trách nhiệm quản lý và hướng dẫn các
đơn vị phòng ban bao gồm Văn phòng HĐND&UBND quận, phòng Kinh tế,
phòng Tài chính - Kế hoạch thực hiện chức năng nhiệm vụ của mình trợ giúp
cho Chủ tịch UBND quận.
- Phó chủ tịch Văn hóa – xã hội: Chịu trách nhiệm trực tiếp và quản lý các
đơn vị phòng ban như phòng LĐ TB&XH, phòng VHTT&TDTT, phòng Y tế,
phòng GD&ĐT.
- Phó Chủ tịch Xây dựng, địa chính: Chịu trách nhiệm trực tiếp và quản lý
Sinh viên: Nông Quốc Chung

8

Lớp: CĐ Quản trị văn phòng 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

các phòng ban bao gồm phòng Quản lý đô thị, phòng Tài nguyên môi trường.
* Khối Nội chính.
Phụ trách và chịu trách nhiệm quản lý các bộ phận đơn vị, phòng ban còn
lại trong cơ quan như phòng Nội vụ, phòng Tư pháp và phòng Thanh tra quận.
* Ngoài ra quận còn có các hội, các đội: Hội chữ thập đỏ, Hội người cao
tuổi, Hội nông dân, Hội chữ thập đỏ, Đội quản lý thị trường, Đội thanh tra giao
thong công chính và Đội thi hành án.
Các ban ngành chuyên môn thuộc UBND quận giúp việc cho UBND quận
thực hiện chức năng quản lý Nhà nước ở cấp quận và thực hiện một số nhiệm vụ,

quyền hạn theo sự ủy quyền của UBND và theo quy định của Pháp luật: Góp
phần bảo đảm sự thống nhất quản lý của ngành hoặc lĩnh vực công tác ở địa
phương.
* Các phòng ban chuyên môn.
Giúp việc cho Chủ tịch và các Phó Chủ tịch còn có 12 phòng, ban chuyên
môn trực thuộc UBND quận Tây Hồ, hoạt động theo nhiệm vụ và chức năng của
mình.
1. Văn phòng HĐND&UBND quận
2. Phòng Nội vụ
3. Phòng Thanh tra
4. Phòng Lao động Thương binh và xã hội
5. Phòng Tư pháp
6. Phòng Văn hóa Thông tin – Thể dục thể thao
7. Phòng Quản lý – Đô thị
8. Phòng Kinh tế
9. Phòng Giáo dục – Đào tạo
10. Phòng Y tế
11. Phòng Tài chính – Kế hoạch
Sinh viên: Nông Quốc Chung

9

Lớp: CĐ Quản trị văn phòng 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

12. Phòng Tài nguyên và môi trường

Ngoài ra còn có 06 đoàn thể chính trị: Hội cựu chiến binh, Hội phụ nữ,
Hội nông dân, Đoàn Thanh niên, Mặt trận Tổ quốc, Liên đoàn lao động.
Bên cạnh đó còn có các đơn vị hiệp quản: Đội Quản lý thị trường, Đội Thi
hành án, Đội Thanh tra Giao thông công chính, Đội Quản lý trật tự xây dựng,
Viện Kiểm sát nhân dân và Tòa án nhân dân.
Sơ đồ tổ chức bộ máy Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ
( Xem phụ lục số 01 )
II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng
HĐND – UBND quận Tây Hồ
1. Chức năng của văn phòng.
Văn phòng HĐND – UBND quận Tây Hồ là đơn vị chuyên môn trực
thuộc UBND quận Tây Hồ, chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công
tác của UBND quận Tây Hồ, đồng thời chịu sự chỉ đạo kiểm tra - UBND Thành
phố Hà Nội.
Văn phòng HĐND - UBND quận Tây Hồ thực hiện các chức năng chung
của văn phòng là chức năng tham mưu - tổng hợp và chức năng hậu cần.
* Chức năng Tham mưu:
-

Văn phòng là đầu mối tiếp nhận phương án tham mưu từ các bộ phận chuyên
môn, nghiệp vụ để tập thể thống nhất trình lãnh đạo hoặc đề xuất với lãnh đạo
những phương án hành động tổng hợp, những thông tin giúp lãnh đạo đưa ra

-

những quyết định kịp thời nhất.
Văn phòng thu thập thông tin, tìm kiếm thông tin từ nhiều nguồn khác nhau:
sách báo, tạp trí, internet…để đề xuất phương án tham mưu với lãnh đạo. Nhiệm
vụ cụ thể mà văn phòng thực hiện là: giúp lãnh đạo lập chương trình công tác
theo chức năng, nhiệm vụ được giao; đề xuất các phương hướng chủ trương,

chính sách và cơ chế quản lý của UBND quận Tây Hồ.
Sinh viên: Nông Quốc Chung

10

Lớp: CĐ Quản trị văn phòng 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

* Chức năng tổng hợp:
- Công tác tổng hợp rất quan trọng, kết quả của tổng hợp sẽ là căn cứ xây
dựng các phương án hoạt động của một tổ chức, phục vụ các nhà lãnh đạo ra
quyết định quản lý, tổ chức điều hành việc thực hiện mục tiêu.
- Lãnh đạo cần có những ý kiến tham mưu của các phòng ban để có thể đưa
ra một phương án giải quyết tốt và kịp thời nhất. Vì vậy bộ phận văn phòng tổng
hợp những ý kiến của các bộ phận khác và giúp lãnh đạo tìm ra ý kiến hay nhất.
* Chức năng hậu cần:
- Công tác hậu cần trong văn phòng góp phần quan trọng vào việc xây
dựng cơ quan, đảm bảo về cơ sở vật chất và trang thiết bị văn phòng trong cơ
quan; nhân viên phụ trách về hậu cần mua sắm thiết bị trong phòng làm việc
như: máy tính, máy in, điện thoại…
- Bộ phận hậu cần luôn phối hợp với các phòng ban, tạo môi trường làm
việc tốt nhất cho các cán bộ, công chức trong cơ quan, đảm bảo môi trường, sinh
thái nơi làm việc lành mạnh, hài hòa, sạch sẽ, quan tâm đến những khó khăn của
họ, quá trình làm việc để tạo điều kiện tốt nhất.
2. Nhiệm vụ, quyền hạn của văn phòng.
Văn phòng nằm trong khối Nội chính của UBND quận có nhiệm vụ giúp

UBND quận quản lý Nhà nước về công tác văn phòng và thực hiện nhiệm vụ
khác do Chủ tịch UBND quận giao.
Cụ thể là các công việc sau:
- Giúp UBND quận xây dựng chương trình công tác tháng, quý, năm và
lên lịch làm việc hằng tuần, hằng tháng. Theo dõi, đôn đốc và tổng hợp báo cáo
kết quả thực hiện chương trình và lịch công tác theo định kỳ.
- Theo dõi, nắm bắt tình hình hoạt động chung của cơ quan và tổ chức việc
thu thập tổng hợp cung cấp thông tin phục vụ chỉ đạo, điều hành của UBND,
Chủ tịch và các Phó Chủ tịch UBND quận.
Sinh viên: Nông Quốc Chung

11

Lớp: CĐ Quản trị văn phòng 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Xây dựng chương trình UBND quận thông qua và giúp UBND quận kiểm
tra, đôn đốc, tổng kết việc thực hiện quy chế làm việc của UBND giúp UBND,
lãnh đạo cơ quan tổ chức thực hiện quy chế phối hợp giữa UBND quận với
Thường trực Đảng ủy, Ủy ban Mặt trận tổ quốc, các đoàn thể nhân dân cùng cấp.
- Giúp UBND quận dự thảo văn bản trình cấp có thẩm quyền, làm báo cáo
gửi cấp trên. Ngoài ra còn giúp UBND quận theo dõi đôn đốc các ban ngành
thực hiện văn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên. Bên cạnh đó giúp UBND
quận tổ chức tiếp dân, tiếp khách và nhận đơn thư khiếu nại, tố cáo công dân
chuyển đến cấp có thẩm quyền giải quyết.
- Đảm bảo điều kiện thuận vật chất tài liệu phục vụ cho kỳ họp HĐND

-UBND, tổ chức phục vụ các Hội nghị do Thường trực HĐND - UBND triệu tập
phục vụ tiếp khách, công tác tạp vụ. Bố trí sắp xếp nơi làm việc, đảm bảo điều
kiện phương tiện đi lại cho Thường trực HĐND - UBND quận.
- Quản lý hồ sơ tham mưu cho Chủ tịch UBND quận bổ sung hồ sơ cán bộ
công chức quận. Báo cáo công tác theo yêu cầu của UBND quận và cơ quan
chuyên môn cấp trên, quản lý và sử dụng con dấu UBND, lưu dữ tài liệu, văn
bản theo quy định của công tác lưu trữ.
- Giúp Thường trực HĐND - UBND quận thiết lập các mối quan hệ và
điều hào trong cơ quan. Giúp HĐND - UBND giữ mối quan hệ với các đoàn thể
quần chúng. Có trách nhiệm quản lý tài sản và chịu trách nhiệm về công tác giữ
gìn an ninh trật tự cho cơ quan.
3. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng.
Lãnh đạo văn phòng HĐND - UBND quận Tây Hồ gồm: 01 Chánh văn
phòng và 02 Phó chánh văn phòng phụ trách quản lý các lĩnh vực quan trọng
trong hoạt động của văn phòng.
* Chánh văn phòng HĐND - UBND quận.
Là người lãnh đạo điều hành toàn diện hoạt động của văn phòng HĐND –
Sinh viên: Nông Quốc Chung

12

Lớp: CĐ Quản trị văn phòng 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

UBND quận. Các công việc cụ thể của Chánh văn phòng bao gồm các công việc
sau

- Trực tiếp phụ trách công việc: tổ chức bộ máy của cán bộ, tài chính,
tham mưu tổng hợp; Trực tiếp chỉ đạo các bộ phận: Tham mưu - Tổng hợp, kế
toán - Thủ quỹ.
- Bố chí săp xếp cán bộ, công chức và nhân viên văn phòng có đủ năng
lực, trình độ chuyên môn để phục vụ tốt công tác chỉ đạo, điều hành của Thường
trực HĐND và lãnh đạo UBND quận Tây Hồ.
- Chỉ đạo việc theo dõi, tổng hợp và báo cáo tình hình trên địa bàn quận,
phục vụ công tác điều hành của lãnh đạo HĐND - UBND quận. Truyền đạt các
Nghị quyết, Quyết định, Chỉ thị của lãnh đạo .
- Chỉ đạo chuẩn bị đầy đủ nội dung phục vụ các cuộc họp thường xuyên,
đột xuất của HĐND - UBND quận hoạt động của đoàn Đại biểu Quốc hội, đoàn
đại biểu HĐND thành phố.
- Ký các văn bản theo sự ủy nhiệm của thường trực HĐND, lãnh đạo
UBND quận.
- Là chủ tài khoản của Văn phòng HĐND - UBND quận Tây Hồ.
- Chủ trì văn bản cuộc họp, giao ban toàn thể Văn phòng để điểm, đánh
giá kết quả công tác của đơn vị theo từng tháng, quý, năm.
* Phó chánh văn phòng phụ trách công tác tổng hợp.
- Trực tiếp phụ trách các công việc: Tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải
quyết thủ tục hành chính tại bộ phận “một cửa”, cải cách hành chính và ứng
dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý nhà nước tại UBND quận; Giúp
chánh văn phòng chỉ đạo điều hành chuyên viên các bộ phận: Tiếp nhận hồ sơ và
trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính, trung tâm công nghệ thông tin
- Theo dõi, tổng hợp và phối hợp cùng các phòng, ban liên quan để đề xuất
với UBND quận các biện pháp đẩy mạnh công tác cải cách hành chính tại
Sinh viên: Nông Quốc Chung

13

Lớp: CĐ Quản trị văn phòng 13A

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

UBND quận; Tổng hợp các văn bản tài liệu, báo cáo phục vụ hoạt động chỉ đạo
điều hành của Thường trực quận HĐND, Chủ tịch UBND quận theo sự chỉ đạo,
giao nhiệm vụ của CVP; Được ký các văn bản thong thường và các văn bản
trong phần việc được phân công phụ trách;
- Giúp CVP quản lý, điều hành chuyên viên giúp việc đồng chí Phó chủ
tịch UBND quận phụ trách công tác quản lý đất đai, trật tự xây dựng và cán bộ
tiếp dân thuộc văn phòng; Được ký các văn bản thông thường và các văn bản
trong phần việc được phân công phụ trách
* Phó chánh văn phòng phụ trách công tác hành chính, quản trị.
- Trực tiếp chỉ đạo điều hành các công việc: công tác văn thư – lưu trữ,
hành chính, quản trị; Giúp Chánh văn phòng quản lý, điều hành nhân viên các bộ
phận: Văn thư – Lưu trữ, quản trị điện lực, giao thong, in ấn, đánh máy, lái xe,
trực tổng đài điện thoại, quản lý phòng hội họp, hội trường, phục vụ, nấu ăn, bảo
vệ, chăm sóc vườn hoa, cây cảnh.
- Điều hành tổ chức thực hiện công tác văn thư của UBND quận Tây Hồ
theo quy định: Giúp CVP thực hiện công tác tiếp khách, hiếu, hỷ của Thường
trực HĐND, lãnh đạo UBND quận.
- Đảm bảo cung cấp đầy đủ trang thiết bị làm việc cho các phồng, ban
thuộc UBND quận, quản lý tài sản, trang thiết bị làm việc của cơ quan HĐND UBND và các phòng, ban chuyên môn thuộc UBND quận: Đề xuất việc thanh lý
tài sản, mua sắm, sửa chữa, thay thế các trang thiết bị làm việc, phương tiện phục
vụ công tác của Thường trực HĐND và lãnh đạo UBND quận: Chỉ đạo điều
hành thực hiện công tác bảo vệ cơ quan, trông giữ phương tiện cho cá nhân đến
giao dịch tại quận, đảm bảo an ninh trật tự, công tác phòng cháy chữa cháy, vệ
sinh môi trường, công tác thực hiện tiết kiệm tại trụ sở cơ quan HĐND – UBND

quận: Chỉ đạo điều hành việc nấu ăn tại bếp cơ quan, đảm bảo chất lượng bữa ăn
và vệ sinh an toàn thực phẩm, vệ sinh môi trường.
Sinh viên: Nông Quốc Chung

14

Lớp: CĐ Quản trị văn phòng 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Được ký các văn bản thong thường và các văn bản trong phần việc được
phân công phụ trách: Chủ trì các cuộc họp giao ban bộ phận hành chính, quản trị,
họp kiểm điểm đánh giá chất lượng cán bộ, nhân viên bộ phận hành chính, quản trị.
* Sơ đồ cơ cấu tô chức của Văn phòng HĐND - UBND quận Tây Hồ
( Xem phụ lục số 02 )
* Xây dựng Bản mô tả công việc của lãnh đạo văn phòng.
BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC
CHÁNH VĂN PHÒNG HĐND – UBND QUẬN TÂY HỒ
1.Tên công việc.
Mã số công việc : VP – CVP
Phòng ban: Văn phòng HĐND – UBND quận .
Mức lương: 3.000.000 VNĐ
2. Tóm tắt công việc.
- Lãnh đạo và điều hành toàn diện các lĩnh vực công tác của văn phòng
HĐND- UBND quận theo chức năng, nhiệm vụ được giao.
- Đảm bảo cho các bộ phận, cá nhân của văn phòng HĐND – UBND quận
thực hiên theo đúng chức năng, nhiệm vụ nhằm đạt hiệu quả trong công việc;

tránh chồng chéo, đổ lỗi.
3. Các mối quan hệ trong công việc.
- Báo cáo với thủ trưởng cơ quan về công tác văn phòng theo nhiệm vụ
được giao định kỳ tuần, tháng, quý, năm và báo cáo các trường hợp đột xuất và
các nhiệm vụ do lãnh đạo giao .
- Lãnh đạo trực tiếp chịu trách nhiệm trước lãnh đạo HĐND – UBND
quận về toàn bộ hoạt động của văn phòng. Điều phối công tác của các Phó văn
phòng, các bộ phận trực thuộc văn phòng để đảm bảo bộ máy hoạt động thống
nhất, hiệu quả.
Sinh viên: Nông Quốc Chung

15

Lớp: CĐ Quản trị văn phòng 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Khi vắng mặt tại cơ quan thì phải uỷ quyền cho một Phó văn phòng thực hiện.
4. Các chức năng và hoạt động chủ yếu.
a. Chức năng.
-Tham mưu, tổng hợp giúp Chủ tịch HĐND - UBND quận trong chỉ đạo,
điều hành chung và truyền đạt, thể chế hoá ý kiến chỉ đạo thuộc lĩnh vực Chủ
tịch phụ trách hoặc khi Chủ tịch có yêu cầu.
- Quản lý việc sử dụng và bảo vệ các loại tài sản của cơ quan, đảm bảo an ninh
trật tự, an toàn lao động, vệ sinh lao động và phòng chống cháy nổ trong cơ quan.
b. Các công việc cụ thể.
- Bố trí sắp xếp công chức, nhân viên văn phòng có đủ năng lực, trình độ

chuyên môn để phục vụ tốt công tác chỉ đạo, điều hành của thường trực HĐND
và lãnh đạo UBND quận.
- Phân công các Phó Chánh văn phòng, chuyên viên, nhân viên thực hiện
nhiệm vụ; thường xuyên kiểm tra, đôn đốc, nhắc nhở việc thực hiện nhiệm vụ
được giao.
- Chỉ đạo việc theo dõi tổng hợp báo cáo tình hình trên địa bàn quận phục
vụ cho công tác điều hành của chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND quận.
- Truyền đạt các Nghị quyết, quyết định, Chỉ thị và thể chế hóa các ý kiến
chỉ đạo của Thường trực HĐND và lãnh đạo UBND quận.
- Chỉ đạo chuẩn bị đầy đủ nội dung phục vụ các cuộc họp thường xuyên,
đột xuất của UBND quận.
- Đôn đốc thực hiện các chương trình, kế hoạch công tác của UBND quận,
các văn bản chỉ đạo của Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND quận; giúp UBND quận
theo dõi, đôn đốc thực hiện Quy chế làm việc của UBND quận.
- Vận động các cán bộ, công chức xây dựng, giữ gìn đoàn kết giúp đỡ
nhau trong công việc, thực hiện đạo đức và văn hóa công vụ trong cơ quan. Thay
Sinh viên: Nông Quốc Chung

16

Lớp: CĐ Quản trị văn phòng 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

mặt tập thể công chức, nhân viên văn phòng đề xuất, kiến nghị với lãnh đạo cơ
quan về nhân sự, phương tiện, cơ sở vật chất phục vụ công tác; các giải pháp
nâng cao năng suất, chất lượng hiệu quả công tác chuyên môn và về quyền lợi

chính đáng của công chức, nhân viên văn phòng.
- Giải quyết khiếu nại, tố cáo thuộc lĩnh vực được phân công.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Thường trực HĐND và lãnh đạo UBND
quận giao.
5. Quyền hạn.
- Trong phạm vi văn phòng, Chánh văn phòng có trách nhiệm và thẩm
quyền quyết định tất cả công tác của văn phòng.
- Được ký các văn bản theo sự ủy nhiệm của lãnh đạo UBND quận. Có
trách nhiệm kiểm tra, ký tắt vào các văn bản của UBND quận ban hành do các
phòng ban, ngành soạn thảo, trước khi trình ký lãnh đạo UBND quận.
- Là chủ tài khoản của văn phòng HĐND – UBND quận.
- Chủ trì các cuộc họp giao ban toàn thể văn phòng để kiểm điểm, đánh
giá kết quả công tác của đơn vị theo từng tháng, quý, năm.
- Đề xuất danh sách cán bộ công chức tham gia các lớp đào tạo, bồi dưỡng
nghiệp vụ theo quy định của cơ quan.
- Đề xuất khen thưởng, kỷ luật, luân chuyển, điều động …đối với công
chức các phòng, ban thuộc HĐND – UBND quận.
- Giải quyết chế độ nghỉ việc trong vòng một buổi làm việc cho công
chức, nhân viên văn phòng.
- Thừa uỷ nhiệm của lãnh đạo UBND quận truyền đạt các chỉ đạo, chỉ thị
đến các bộ phận; tổ chức phối hợp điều hành các bộ phận thực hiện theo đúng
nội dung chỉ đạo, chỉ thị của Ban lãnh đạo.
6. Điều kiện làm việc
a. Thời gian làm việc :
Sinh viên: Nông Quốc Chung

17

Lớp: CĐ Quản trị văn phòng 13A

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Sáng từ 08h – 11h30’; chiều 14h00’ – 17h00’; nghỉ thứ 7, chủ nhật, và các
ngày lễ trong năm.
b. Địa điểm làm việc: tại trụ sở Văn phòng HĐND – UBND quận Tây Hồ.
c. Phương pháp làm việc.
Cung cấp đầy đủ bàn ghế làm việc, tủ đựng hồ sơ, máy tính, máy in, điện
thoại,…
Máy fax, máy photo, mail sử dụng chung của UBND quận.
7. Tiêu chuẩn đảm nhiệm công việc.
a. Trình độ chuyên môn.
Tốt nghiệp Đại học Kinh tế, Quản trị, Hành chính, Luật trở lên.
Vi tính văn phòng trình độ B trở lên.
b. Kỹ năng:
- Kỹ năng lãnh đạo nhân viên
- Kỹ năng lập kế hoạch
- Kỹ năng tổ chức giám sát công việc ‘
- Kỹ năng phân tích, tổng hợp, làm báo cáo.
- Kỹ năng giao tiếp tốt
c. Kinh nghiệm :
- Có ít nhất 3 năm kinh nhiệm trong công tác quản trị hành chính.
- Có ít nhất một năm kinh nhiệm ở vị trí tương đương
d. Phẩm chất cá nhân:
- Có khả năng chịu áp lực cao trong công việc
- Trung thực, nhiệt tình, năng động, sáng tạo trong công tác
- Sáng tạo trong công việc.
*Bản phân công công việc của lãnh đạo và nhân viên trong văn phòng

HĐND – UBND quận Tây Hồ ( xem phụ lục số 03 ).

Sinh viên: Nông Quốc Chung

18

Lớp: CĐ Quản trị văn phòng 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành
chính văn phòng của HĐND - UBND quận Tây Hồ.
1. Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng.
2. Vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu
tổng hợp.
Văn phòng là bộ phận đảm trách các hoạt động như tổ chức, thu thập xử
lý, phân phối, quản lý, sử dụng các thông tin bên ngoài và nội bộ, trợ giúp lãnh
đạo thực hiện các hoạt động điều hành quản lý cơ quan đơn vị.
Bộ máy Văn phòng hiện có chức năng tham mưu giúp việc cho lãnh đạo
HĐND - UBND, đồng thời cung cấp, bố trí, quản lý các phương tiện thiết bị
dụng cụ để đảm sử dụng hiệu quả. Các phòng chuyên môn được bố trí khá đủ
chuyên viên, nhân viên. Thời gian gần đây, nhờ có sự đồng thuận cao trong thực
hiện nhiệm vụ, Văn phòng đã thực hiện khá tốt việc điều hòa hoạt động giữa các
phòng, các CBCC, cho nên công việc không bị chồng chéo hoặc bỏ sót. Với
chức năng là cơ quan tham mưu giúp việc và phục vụ, trong những năm qua
CBCC Văn phòng đã tích cực tham mưu, phục vụ Chủ tịch, Phó Chủ tịch HĐND
– UBND nội dung, kế hoạch làm việc hàng năm, chương trình làm việc từng

tuần đảm bảo khoa học, không chồng chéo, giúp cho từng chủ thể phục vụ thực
hiện hài hòa chức trách nhiệm vụ được giao. Trong công tác tham mưu, CBCC
Văn phòng luôn thể hiện sự sáng tạo, tích cực đổi mới trong từng lĩnh vực hoạt
động của HĐND - UBND như: đổi mới về hình thức, cách tổ chức giám sát, tăng
cường khảo sát thực tế tại cơ sở để thu thập thông tin phục vụ giám sát; nội dung
giám sát được CBCC Văn phòng tham mưu đúng trọng tâm, trọng điểm, tập
trung vào những vấn đề cốt lõi; kết luận giám sát đã đưa ra những tồn tại, hạn
chế. Đồng thời tham mưu trong việc xây dựng bộ máy của văn phòng, xây dựng
các quy chế hoạt động của cơ quan. Tiêu biểu là việc xây dựng các quy chế như:
Quy chế làm việc, quy chế văn hoá công sở, quy chế Văn thư, lưu trữ…
Sinh viên: Nông Quốc Chung

19

Lớp: CĐ Quản trị văn phòng 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ, CBCC Văn phòng
cũng còn mốt số vấn đề khắc phục đó là: Đội ngũ CBCC trực tiếp tham mưu, giúp
việc còn nhiều bất cập (nhiều nguồn, trình độ chưa được kiểm chứng). Sự am hiểu
pháp luật, nắm bắt đường lối, chủ trương chính sách mới của Đảng và Nhà nước;
năng lực nắm bắt diễn biến quá trình phát triển; năng lực nghiên cứu, tổng hợp,
tham mưu soạn thảo văn bản còn nhiều hạn chế. Kinh nghiệm công tác, phong cách
làm việc chưa chuyên nghiệp. Ngoài ra, một số chuyên viên còn có tư tưởng bảo
thủ, thụ động trong công việc đã được phân công.
Trước đòi hỏi ngày càng cao về chức năng quyết định các vấn đề quan

trọng và giám sát các hoạt động kinh tế, xã hội, quốc phòng, an ninh của quận,
trong thời gian tới văn phòng HĐND - UBND thành phố cần tiếp tục hoàn thiện
về tổ chức, cán bộ và tăng cường phương tiện làm việc, phấn đấu làm tốt chức
năng tham mưu, giúp việc và đảm bảo công tác hậu cần cho HĐND – UBND
quận Tây Hồ.
* Ví dụ một tình huống cụ thể về vai trò của văn phòng trong việc
thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần:
Tổ chức chương trình kỷ niệm chào mừng ngày Quốc tế phụ nữ 8/3. Để
chuẩn bị cho chương trình văn phòng đã có công tác chuẩn bị đầy đủ về lên kế
hoạch tổ chức, giấy mời các đại biểu, sân khấu, ánh sáng, các tiết mục văn nghệ,
lễ tân, lên bảng dự trù kinh phí, …Qua đó cho thấy bộ phận văn phòng là rất
quan trọng, không thể thiếu nếu không có bộ phận văn phòng thì cơ quan sẽ gặp
nhiều vướng mắc và không đạt được kết quả như mong đợi.
1.2. Sơ đồ hóa nội dung, quy trình xây dựng công tác thường kỳ của
cơ quan. Đánh giá ưu điểm, hạn chế.
Chương trình công tác thường kỳ là một loại chương trình được xây dựng
theo định kỳ, được lặp đi lặp lại sau một khoảng thời gian nhất định như: Sau
một nhiệm kỳ, sau một năm, sau một tháng...
Sinh viên: Nông Quốc Chung

20

Lớp: CĐ Quản trị văn phòng 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

*Sơ đồ quy trình xây dựng công tác thường kỳ của cơ quan và của

từng đơn vị (xem phụ lục 04)
* Nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác:
- Xây dựng lịch công tác tuần: Thứ 2 đầu tuần chuyên viên tổng hợp xin
lịch công tác của Thường trực HĐND, Chủ tịch, phó chủ tịch, lãnh đạo văn
phòng trong tuần đó, sao đó cán bộ tổng hợp gửi lại cho từng lãnh đạo
- Kế hoạch công tác tháng là cụ thể hóa từng tháng, quý và những việc cần
bổ sung, điều chỉnh cần phải giải quyết trong tháng, chậm nhất là vào 25 hàng
tháng. Văn phòng HĐND – UBND tổng hợp xây dựng chậm nhất là vào ngày 20
hàng tháng và có trách nhiệm trình chủ tịch phê duyệt và thông báo cho UBND
quận biết để thực hiện.
- Chương trình công tác năm: Nhằm thống kê giải quyết công việc trong
một năm, Văn phòng HĐND - UBND quận tổng hợp dự kiến kế hoạch công tác
năm gửi đến cơ quan tham gia ý kiến. Sau 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận văn
bản dự thảo cơ quan được hỏi phải có ý kiến trả lời.
- Căn cứ vào chức năng nhiệm vụ, tình hình chung của cơ quan; chủ
trương chung của cấp trên; đề nghị của Phó Chánh văn phòng; UBND xây dựng
chương trình công tác với trình tự: Các đơn vị thuộc chức năng trong cơ quan
đăng ký công tác cho văn phòng, văn phòng tổng hợp thành chương trình công
tác chung cho toàn cơ quan. Tiếp đó lấy ý kiến đóng góp của các đơn vị, hoàn
chỉnh bản dự thảo lần cuối và trình thủ trưởng cơ quan phê duyệt, sau đó gửi đến
các thành viên của UBND, cơ quan chuyên môn, cơ quan thuộc ủy ban quận biết
được để thực hiện.
Ưu điểm: Quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của
UBND quận Tây Hồ chặt chẽ, trình tự lôgic góp phần cho chương trình công tác
được hoàn thiện phù hợp với tình hình thực tế của cơ quan.
Nhược điểm: trình tự các khâu dài dòng, tốn thời gian.
Sinh viên: Nông Quốc Chung

21

Lớp: CĐ Quản trị văn phòng 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Quá trình lấy ý kiến của các phòng, ban để xây dựng công tác thường kỳ
còn gặp nhiều khó khăn, do các phòng ban chưa chủ động đưa ra ý kiến, vì vậy
công tác dự thảo, lấy ý kiến vẫn chưa được chủ động đầy đủ và kịp thời so với
yêu cầu đề ra.
1.3 Sơ đồ hóa công tác tổ chức hội nghị của cơ quan.
* Sơ đồ hóa công tác tổ chức hội nghị của cơ quan (xem phụ lục 05a).
* Lập hồ sơ của hội nghị (Xem phụ lục 5b, 5c)
1.4. Sơ đồ hoá quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo (phụ
lục 06)
1.5. Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà
nước về văn hóa công sở của cơ quan.
- Qua thời gian thực tập tại HĐND - UBND quận Tây Hồ, nhìn một cách
tổng thể thì việc triển khai thực hiện nghi thức Nhà nước về văn hóa công sở của
UBND quận tương đối tốt. Các cán bộ đều ý thức được văn hóa công sở là một
nét đẹp sang trọng tại cơ quan nó nhằm tôn vinh người cán bộ cơ quan. Việc thực
hiện trang phục đảm bảo tính trang nghiêm. Phong cách ứng sử chuẩn mực phù
hợp với nét đẹp văn hóa truyền thống của con người Việt Nam.
+ Cán bộ, nhân viên đều chấp hành tốt mọi nội quy, quy định của cơ quan
và từng nơi làm việc. Việc treo quốc kỳ được thực hiện tương đối tốt và theo
đúng quy định
+ Mọi người thực hiện nghiêm túc về việc sắp xếp và để xe đúng nơi
quy định.
+ Việc sắp xếp, bài trí phòng làm việc phải bảo đảm gọn gàng, ngăn nắp,

khoa học, hợp lý.
- Tuy nhiên, công tác triển khai và thực hiện nghi thức Nhà nước về văn
hóa công sở của cơ quan vẫn còn một số hạn chế như:
+ Trong một số phòng làm Việc Của các phòng, bộ phận trong cơ quan
Sinh viên: Nông Quốc Chung

22

Lớp: CĐ Quản trị văn phòng 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

chưa được trang bị bảng tên, chức vụ của CBCC.
+ Cơ quan chưa có đồng phục riêng, việc đeo thẻ đi làm của cán bộ công
chức chưa thực hiện nghiêm túc.
+Một số cán bộ trong cơ quan vẫn đi làm không đúng giờ quy định (đi làm
muộn hơn so với quy định và về sớm hơn giờ giấc quy định).
+ Khi ra vào cơ quan không cần xuất trình giấy tờ, vẫn còn tình trạng đi xe
trong cơ quan.
+ Một số cán bộ sử dụng điện thoại vào việc riêng nhiều hơn việc công.
+ Tiếp dân chưa được nhiệt tình cho lắm.
1.6. khảo sát về mô hình văn phòng HĐND – UBND quận Tây Hồ.
Là một văn phòng của tổ chức hành chính nhà nước, Văn phòng HĐND –
UBND quận Tây Hồ luôn thực hiện đúng chức năng nhiệm vụ của Thường trực
HĐND, lãnh đạo UBND giao. Hoàn thành xuất sắc công tác tham mưu tổng hợp
và hậu cần. Có những đóng góp không nhỏ vào thành công chung của HĐND –
UBND quận. Vào các đợt tổng kết cuối năm, cuối nhiệm kỳ thường xuyên được

cấp trên biểu dương, khen ngợi. Để có được những thành quả mong muốn, lãnh
đạo văn phòng đã tham mưu cho HĐND - UBND xây dựng một mô hình tổ chức
văn phòng phù hợp với tình hình thực tế, nguồn lực và đúng với các quy định
của cấp trên.
Hiện nay mô hình mà văn phòng HĐND – UBND quận Tây Hồ đang đang
áp dụng, đó là chế độ thủ trưởng, tức là đứng đầu văn phòng là Chánh Văn
phòng, có quyền quyết định tất cả các vấn đề liên qua tới công tác văn phòng.
2. Khảo sát về công tác văn thư.
2.1. Mô hình tổ chức văn thư của UBND quận Tây Hồ.
Công tác văn thư bao gồm những nghiệp vụ: soạn thảo và ban hành văn
bản; quản lý và giải quyết văn bản; bảo quản và sử dụng con dấu.
Văn phòng HĐND - UBND quận Tây Hồ là một văn phòng lớn gồm nhiều
Sinh viên: Nông Quốc Chung

23

Lớp: CĐ Quản trị văn phòng 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

đơn vị, bộ phận với nhiều công việc khác nhau chính vì vậy được bố trí sắp xếp
theo mô hình hiện đại nên mỗi một bộ phận được tách riêng thành từng phòng
đảm nhận từng công việc.
Bộ phận văn thư được đặt tại tầng 1 bộ phận dễ nhìn thấy nhất và được đặt
ở ngay gần cửa ra vào của tòa nhà, khi bước vào là có thể nhìn thấy ngay
Tất cả nhân viên văn thư tập trung làm việc trong một phòng, thực hiện
nghiệp vụ của mình như: nhận văn bản đến; gửi văn bản đi; vào sổ văn bản đến,

văn bản đi; chuyển giao văn bản; đóng dấu; in ấn,...
Để đảm bảo cho việc thực hiện nghiệp vụ tốt, bộ phận văn thư của cơ quan
được trang bị đầy đủ: bàn làm việc, điện thoại, máy tính, máy in, máy fax, máy
scan, tủ, tủ đựng tài liệu,…
Thông qua mô tả trên cho thấy được những ưu điểm và nhược điểm sau :
* Ưu điểm:
Mô hình của bộ phận văn thư trong văn phòng HĐND – UBND quận Tây
Hồ là một mô hình văn phòng tách riêng từng bộ phận đảm nhận những công
việc khác nhau theo từng lĩnh vực riêng trong văn phòng, việc áp dụng mô hình
như vậy sẽ có nhiều thuận lợi như đảm bảo giữ được bí mật không để hé lộ thông
tin ra ngoài.
Với kiểu mô hình này các bộ phận sẽ có điều kiện làm việc riêng không bị
tác động bởi những yếu tố gây ảnh hưởng đến các phòng ban.
Số lượng các cán bộ công chức, viên chức trong một phòng ít sẽ giúp các
cán bộ, nhân viên tập trung hơn trong giờ làm việc
* Nhược điểm:
Ngoài những ưu điểm đã nêu trên thì mô hình tổ chức văn thư tại văn
phòng HĐND – UBND quận Tây Hồ còn gặp nhiều nhược điểm:
- việc chia tách thành nhiều phòng làm việc khác nhau không tập trung
như vậy tốn nhiều diện tích làm việc trong cơ quan.
Sinh viên: Nông Quốc Chung

24

Lớp: CĐ Quản trị văn phòng 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Khi có văn bản giấy tờ cần giải quyết ví dụ như phô tô, sao các loại văn
bản phải mất thời gian đi lại từ phòng này sang phòng kia, giải quyết công việc
không theo dây chuyền và không có tính liên hoàn vì vậy hiệu quả công việc
không cao. Không có tính gắn kết giữa các cán bộ công chức, viên chức trong
văn phòng.
- Việc phân ra nhiều phòng làm việc như vậy dẫn đến gây lãng phí mua
sắm các trang thiết bị làm việc, tỵ nạnh nhau, kém hiệu quả trong công việc.
2.2. Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong
công việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của HĐND - UBND quận Tây Hồ
2.2.1. Lãnh đạo văn phòng trong công việc chỉ đạo thực hiện
công tác văn thư
Chánh văn phòng là người đứng đầu của văn phòng và chịu trách nhiệm
về mọi mặt của văn phòng. Trong bản phân công công việc của Chánh văn
phòng thì Chánh văn phòng là người trực tiếp quản lý các bộ phận trong đó có
bộ phận văn thư. Mỗi quý Chánh văn phòng đều kiểm tra toàn bộ tình hình hoạt
động công tác văn thư của cơ quan. Kiểm tra văn bản đến, văn bản đi, chuyển
giao văn bản, con dấu của cơ quan,… Nhờ vậy mà không có văn bản nào bị
chậm tiến trình, ứ đọng. Mỗi năm, Chánh văn phòng đều ra văn bản quản lý và
hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư giúp cho nhân viên văn thư nắm rõ về
công việc và thực hiện nhiệm vụ tốt hơn. Nhờ có sự quan tâm của Chánh văn
phòng trong công tác văn thư nên các văn bản được gửi đến HĐND - UBND
quận đều được văn thư tổng hợp rồi gửi đến các bộ phận giải quyết một cách
nhanh nhất. Văn bản đến được nhân viên văn thư kiểm tra; sau đó đóng dấu đến,
ghi số đến và lưu vào máy tính ngay trong hôm nhận văn bản và được gửi luôn
cho Chuyên viên tổng hợp trình lãnh đạo rồi sau đó gửi cho đơn vị có thẩm
quyền giải quyết. Văn bản đi thì nhân viên văn thư kiểm tra thể thức, hình thức
và kỹ thuật trình bày; sau đó lưu vào máy tính rồi gửi cho đơn vị, cơ quan nhận
Sinh viên: Nông Quốc Chung

25

Lớp: CĐ Quản trị văn phòng 13A