Ôn tập quản trị văn phòng (05)

MỘT SỐ CÂU HỎI QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
ĐỀ BÀI
Câu 1 : VĂN PHÒNG là gì ? VĂN PHÒNG có vị trí , vai trò ntn trong cơ
quan , đơn vị , tổ chức ? Phân loại VĂN PHÒNG ?
Câu 2 : VĂN PHÒNG có những chức năng gì ? Phân tích trình bày nội dung
của các chức năng đó ?
Câu 3 : Trình bày mục đích , yêu cầu ý nghĩa của việc lập ( xây dựng ) kế
hoạch công tác của các cơ quan ?
Câu 4 : Phân tích và trình bày khái niệm , vai trò ( ý nghĩa ) của công tác văn
thư cơ quan ?
Câu 5 : Thế nào là tài liệu lưu trữ ? Tài liệu lưu trữ có những ý nghĩa , đặc
điểm , tính chất gì ?
BÀI LÀM
Câu 1 : VĂN PHÒNG là gì ? VĂN PHÒNG có vị trí , vai trò ntn trong cơ
quan , đơn vị , tổ chức ? Phân loại VĂN PHÒNG ?
VĂN PHÒNG ( office ) là bộ phận cấu thành 1 đơn vị tổ chức không thể thiếu
được đối với bất kỳ cơ quan nào . Sự tồn tại của VĂN PHÒNG là điều tất yếu
khách quan .
Khái niệm VĂN PHÒNG được xem xét , nghiên cứu dựa trên nhiều góc độ , lĩnh
vực khác nhau :
-

-

Nghĩa rộng: Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp trợ giúp
cho việc điều hành của ban lãnh đạo một cơ quan, đơn vị. Theo quan niệm
này thì ở các cơ quan thẩm quyền chung, cơ quan đơn vị có quy mô lớn thì
thành lập văn phòng (ví dụ Văn phòng Quốc hội, Văn phòng Chính phủ,
Văn phòng Tổng công ty…) còn ở các cơ quan, đơn vị có quy mô nhỏ thì
văn phòng là phòng hành chính tổng hợp.
Nghĩa hẹp: Văn phòng là trụ sở làm việc của một cơ quan, đơn vị, là địa

điểm giao tiếp đối nội và đối ngoại của cơ quan đơn vị đó .


-



Ngoài ra văn phòng còn được hiểu là phòng làm việc của thủ trưởng có tầm
cỡ cao; là một dạng hoạt động trong cơ quan tổ chức nơi diễn ra việc thu
nhận , bảo quản lưu trữ các loại văn bản giấy tờ .
VĂN PHÒNG được hiểu một cách chung khái quát : Văn phòng là một bộ
máy điều hành của cơ quan, đơn vị; là nơi thu thập, xử lý thông tin hỗ trợ
cho hoạt động quản lý, là nơi chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần, đảm
bảo các điều kiện hoạt động vật chất cần thiết cho hoạt động của mỗi cơ
quan, tổ chức. Văn phòng là đơn vị trực tiếp giúp cho việc điều hành
quản lý của ban lãnh đạo cơ quan đơn vị thông qua các công việc cụ thể.

Vị trí , vai trò :
Văn phòng (VĂN PHÒNG) là bộ phận vô cùng quan trọng và không thể thiếu
trong bất kỳ cơ quan, đơn vị nào. VĂN PHÒNG vừa thực hiện chức năng đối nội
vừa thực hiện chức năng đối ngoại của cơ quan, đơn vị. Từ thuở hình thành bộ máy
nhà nước đến nay, VĂN PHÒNG là bộ phận không thể thiếu, xem nhẹ công tác
VĂN PHÒNG đồng nghĩa với việc sống và làm việc thiếu dân chủ và vô tổ chức
hoặc độc đoán chuyên quyền. Thực tế, những người lãnh đạo thiếu sự quan tâm
cần thiết đến công tác VĂN PHÒNG thì thường không thể lãnh đạo được gì cả.
Phân loại VĂN PHÒNG :
Văn phòng Trung ương Đảng là cơ quan tham mưu, giúp việc Ban Chấp hành
Trung ương, trực tiếp là Bộ Chinh trị, Ban Bi thư trong tổ chức, điều hành công
việc lãnh đạo của Đảng, phối hợp, điều hòa hoạt động của các cơ quan tham mưu
của Trung ương Đảng; tham mưu về chủ trương và các chính sách lớn thuộc lĩnh

vực kinh tế - xã hội, nội chính; tham mưu về nguyên tắc và chế độ quản lí tài
chính, tai sản của Đảng, trực tiếp quản lí tài chính, tài sản của cac cơ quan đảng
Trung ương và bảo đảm hậu cần phục vụ hoạt động của Trung ương Đảng; đồng
thời là một trung tâm thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo.
Văn phòng Quốc hội là cơ quan giúp việc của Quốc hội, có trách nhiệm nghiên
cứu,
tham mưu tổng hợp va tổ chức phục vụ mọi hoạt động của Quốc hội, Uỷ ban
thường vụ Quốc hội, Chủ tịch Quốc hội, các Pho Chủ tịch Quốc hội, của Hội đồng
dân tộc và các Uỷ ban của Quốc hội.
Văn phòng Chính phủ có chức năng tham mưu tổng hợp, giúp Chính phủ tổ chức
các hoạt động chung của Chính phủ; tham mưu tổng hợp, giúp Thủ tướng Chính
phủ (bao gồm các Phó Thủ tướng Chính phủ) lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành hoạt
động của Chính phủ va hệ thống hành chính nhà nước từ Trung ương đến cơ sở;


bảo đảm thông tin, phục vụ coong tac chỉ đạo, điều hành của Chính phủ, Thủ tướng
Chính phủ và cung cấp thông tin cho công chúng theo quy định của phap luật; bảo
đảm cac điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của Chính phủ,Thủ tướng
Chính phủ. ( nghị định số: 33/2008/NĐ-CP).
Văn phòng Ủy ban nhân dâncấp tỉnh co chức năng tham mưu tổng hợp, giúp Ủy
ban nhân dântổ chức cac hoạt động chung của Ủy ban nhan dan; tham mưu, giúp
Chủ tịch Ủy ban nhân dân và các Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân về chỉ đạo điều
hanh cac hoạt động chung của bộ may hanh chinh ở địa phương; bảo đảm cung cấp
thông tin phục vụ chỉ đạo, điều hanh của Ủy ban nhan dan, Chủ tịch Ủy ban nhân
dânva thông tin cho công chúng theo quy định của phap luật; bảo đảm cac điều
kiện vật chất kỹ thuật cho hoạt động của Ủy ban nhan dan, Chủ tịch uy ban nhan
dan. (13/2008/NĐ-CP)
Văn phòng Hội đồng nhan dan va Ủy ban nhân dâncấp huyện: tham mưu tổng hợp
choỦy ban nhân dânvề hoạt động của Ủy ban nhan dan; tham mưu, giúp Ủy ban
nhân dân cấp huyện về cong tac dan tộc; tham mưu cho Chủ tịch Ủy ban nhân

dânvề chỉ đạo, điều hanh của Chủ tịch Ủy ban nhan dan; cung cấp thông tin phục
vụ quản ly va hoạt động của Hội đồng nhan dan, Ủy ban nhân dân va cac cơ quan
nha nước ở địa phương; đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của Hội
đồng nhan dan va Ủy ban nhan dan.(14/2008/NĐ-CP)
Câu 2 : VĂN PHÒNG có những chức năng gì ? Phân tích trình bày nội dung
của các chức năng đó ?
Chức năng tham mưu tổng hợp
Tham mưu là một hoạt động cần thiết cho công tác quản lý. Người quản lý phải
quán xuyến mọi đối tượng trong đơn vị và kết nối được các hoạt động của họ một
cách nhịp nhàng, khoa học. Muốn vậy đòi hỏi người quản lý phải tinh thông nhiều
lính vực, phải có mặt ở mọi lúc, mọi nơi, phải quyết định chính xác kịp thời mọi
vấn đề…Điều đó vượt quá khả năng hiện thực của các nhà quản lý. Do đó, đòi hỏi
phải có một lực lượng trợ giúp các nhà quản lý trước hết là công tác tham mưu
tổng hợp. Tham mưu là hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm những quyết
định tối ưu cho quá trình quản lý để đạt kết quả cao nhất. chủ thể làm công tác
tham mưu trong cơ quan đơn vị có thể là cá nhân hay tập thể tồn tại độc lập tương
đối với chủ thể quản lý. Trong thực tế, các cơ quan, đơn vị thường đặt bộ phận
tham mưu tại văn phòng để giúp cho công tác này được thuận lợi. để có ý kiến
tham mưu, văn phòng phải tổng hợp các thông tin bên trong và bên ngoài, phân
tích, quản lý sử dụng các thông tin đó theo những nguyên tắc trình tự nhất
định.Ngoài bộ phận tham mưu tại văn phòng còn có các bộ phận nghiệp vụ cụ thể


làm tham mưu cho lãnh đạo từng vấn đề mang tính chuyên sâu như công nghệ, tiếp
thị, tài chính, kế toán… Cách thức tổ chức này cho phép tận dụng khả năng của các
chuyên giá ở từng lĩnh vực chuyên môn song cũng có lúc làm tản mạn nội dung
tham mưu, gây khó khăn trong việc hình thành phương án điều hành tổng hợp. Để
khắc phục tình trạnh này, văn phòng là đầu mối tiếp nhận các phương án tham mưu
từ các bộ phận chuyên môn, nghiệp vụ tập hợp thành hệ thống thống nhất trình
hoặc đề xuất với lãnh đạo những phương án hành động tổng hợp trên cơ sở các

phương án riêng biệt của các bộ phận nghiệp vụ. Như vậy văn phòng vừa là nơi
thực hiện công tác tham mưu vừa là nơi thu thập tiếp nhận, tổng hợp các ý kiến của
các bộ phận khác cung cấp cho lãnh đạo cơ quan, đơn vị
Chức năng giúp việc điều hành
Văn phòng là đơn vị trực tiếp giúp cho việc điều hành quản lý của ban lãnh đạo cơ
quan đơn vị thông qua các công việc cụ thể như: Xây dựng chương trình kế hoạch
công tác quý, tháng, tuần, ngày và tổ chức triển khai thực hiện các kế hoạch đó.
Văn phòng là nơi thực hiện các hoạt động lễ tân, tổ chức các hội nghị, các chuyến
đi công tác, tư vấn cho lãnh đạo về công tác soạn thảo văn bản…
Chức năng hậu cần
Hoạt động của các cơ quan, đơn vị không thể thiếu các điều kiện vật chất như
nhà cửa, phương tiện, thiết bị, dụng cụ. văn phòng là bộ phận cung cấp, bố trí,
quản lý các phương tiện thiết bị dụng cụ đó để bảo đảm sử dụng có hiệu quả. Đó là
chức năng hậu cần của văn phòng. Quy mô và đặc điểm của các phương tiện vật
chất nêu trên sẽ phụ thuộc vào đặc điểm và quy mô hoạt động của các cơ quan, đơn
vị. chi phí thấp nhất với hiệu quả cao nhất là phương châm hoạt động của công tác
văn phòng. Tóm lại, văn phòng là đầu mối giúp việc cho lãnh đạo thông qua ba
chức năng quan trọng trên đây. Các chức năng này vừa độc lập, vừa hỗ trợ bổ sung
cho nhau nhằm khẳng định sự cần thiết khách quan phải tồn tại văn phòng ở mỗi
cơ quan, đơn vị.
Câu 3 : Trình bày mục đích , yêu cầu ý nghĩa của việc lập ( xây dựng ) kế
hoạch công tác của các cơ quan ?
Chương trình , kế hoạch là một văn bản trong đó thể hiện các mục tiêu , nhiệm
vụ ,các giải pháp và cách thức tổ chức thực hiện nhằm sử dụng các nguồn lực , tài


nguyên có thể khai thác được ở trong cơ quan một cách tối ưu trong 1 thời gian xác
định .
Lập kế hoạch là quá trình xác định những mục tiêu cần đạt được của cơ quan và
phương thức tiến hành tốt nhất để đạt được mục tiêu trong từng thời kỳ .

Lập kế hoạch là 1 quá trình sắp xếp các nguồn lực ( con người , tài chính , thời
gian ,…) và các phương tiện được sử dụng trong khoảng thời gian xác định trong
tương lai để thực hiện các hoạt động cần thiết nhằm đạt được các mục tiêu đã định
trước với việc sử dụng các kinh nghiệm trong quá khứ , dự báo khả năng trong
tương lai và công nhận thực tế của hiện tại .
Mục đích :
-

Đảm bảo khai thác một cách tối ưu chi phí thấp nhất các nguồn lực mà cơ
quan đag sở hữu hoặc có thể khai thác trong tương lai
Đảm bảo cho các hoạt động triển khai theo trình tự thời gian xác định , tạo
khả năng kiểm soát mọi hoạt động 1 cách chặt chẽ
Tạo khả năng chủ động ứng phó với các tình huống thay đổi của môi trường
Xử lý các nguồn lực của cơ quan 1 cách hợp lý bảo đảm sự phát triển bền
vững

Yêu cầu :
-

-

-

Lập kế hoạch là hoạt động thường xuyên của các cấp quản lý
Lập kế hoạch là hoạt động thường xuyên của tất cả các nhà quản trị ở mọi
cấp , mọi ngành lĩnh vực . Là 1 trong các yếu tố quyết định đến sự thành
công của nhà quản lý là việc xây dựng kế hoạch
Kế hoạch phải hướng đến mục đích phát triển của tổ chức.
Lập kế hoạch là nền tảng các hoạt động quản trị nói chung và quản trị văn
phòng nói riêng . Để quản trị có chất lượng , nhà quản trị cần phải xây dựng

Kế Hoạch để điều phối các quan hệ , các hoạt động giữa các tổ chức và cá
nhân trong cơ quan
Xây dựng chương trình , kế hoạch phải đảm bảo tính hiệu quả

Ý nghĩa
-

Kế hoạch là cầu nối giữa quá khứ , hiện tại và tương lai


-

Thông qua việc lập kế hoạch giúp người quản lý , lãnh đạo xác định được
mục tiêu cơ quan cần đạt được
Giúp dự đoán và đối phó được với những thay đổi trong tương lai
Giúp cơ quan đơn vị sử dụng có hiệu quả các nguồn lực

Câu 4 : Phân tích và trình bày khái niệm , vai trò ( ý nghĩa ) của công tác văn
thư cơ quan ?
Khái niệm
Các thuật ngữ thường dùng :
"Bản gốc văn bản" là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản được cơ quan
tổ chức ban hành và có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền
"Bản chính văn bản" là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản và được cơ
quan, tổ chức ban hành
"Bản sao y bản chính" là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản và được
trình bày theo thể thức quy định
“Bản trích sao” là bản sao một phần nội dung của văn bản và được trình bày theo thể
thức quy định. Bản trích sao phải được thực hiện từ bản chính;
“Bản sao lục” là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản, được thực hiện

từ bản sao y bản chính và trình bày theo thể thức quy định;
“Hồ sơ” là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự
việc, một đối tượng cụ thể hoặc có một (hoặc một số) đặc điểm chung như tên loại
văn bản; cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; thời gian hoặc những đặc điểm khác,
hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng,
nhiệm vụ của một cơ quan, tổ chức hoặc của một cá nhân;
Công tác văn thư là 1 lĩnh vực hoạt động của bộ máy quản lý bao gồm công tác tài
liệu hóa mọi hoạt động quản lý của cơ quan , tổ chức .
Công tác văn thư là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc liên quan đến soạn
thảo văn bản , ban hành VB , tổ chức quản lý giải quyết VB , lập nộp lưu hồ sơ vào
lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin VB cho hoạt động cả CQ
Vị trí


Công tác văn thư không thể thiếu trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Các cơ
quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị – xã hội dù lớn hay nhỏ. Các cơ quan, đơn vị
muốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình đều phải sử dụng văn bản, tài liệu
để phổ biến các chủ trương, chính sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi,
liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại những sự kiện, hiện tượng xảy ra trong hoạt
động hàng ngày. Đặc biệt, đối với văn phòng cấp ủy, văn phòng các tổ chức chính
trị – xã hội là các cơ quan trực tiếp giúp các cấp ủy, tổ chức chính trị – xã hội tổ
chức điều hành bộ máy, có chức năng thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo, chỉ đạo
thì công tác văn thư lại càng quan trọng, nó giữ vị trí trọng yếu trong công tác văn
phòng.
Phục vụ , quản lý có chất lượng, hiệu quả nhiệm vụ , công việc của cơ quan
Ý nghĩa
Làm tốt công tác văn thư bảo đảm cung cấp đầy đủ thông tin, góp phần nâng
cao hiệu suất, chất lượng công tác của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trịxã hội và phòng chống nạn quan liêu giấy tờ. Trong hoạt động của các cơ quan, tổ
chức, từ việc đề ra các chủ trương, chính sách, xây dựng chương trình, kế hoạch
công tác cho đến phản ánh tình hình, nêu đề xuất, kiến nghị với cơ quan cấp trên,

chỉ đạo cơ quan cấp dưới hoặc triển khai, giải quyết công việc… đều phải dựa vào
các nguồn thông tin có liên quan. Thông tin càng đầy đủ, chính xác và kịp thời thì
hoạt động của cơ quan càng đạt hiệu quả cao, bởi lẽ thông tin phục vụ quản lý
được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếu nhất,
chính xác nhất là thông tin từ văn bản vì văn bản là phương tiện chứa đựng, truyền
đạt, phổ biến thông tin mang tính pháp lý.
Công tác văn thư bao gồm nhiều việc, liên quan đến nhiều người, nhiều bộ phận.
Vì vậy làm tốt công tác văn thư sẽ:
– Giúp lãnh đạo các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội chỉ đạo công
việc chính xác, hiệu quả, không để chậm trễ, sai sót, tránh nạn quan liêu, giấy tờ,
mệnh lệnh hành chính.
– Góp phần giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan. Mọi chủ trương,
đường lối của Đảng và Nhà nước kể cả chủ trương tuyệt mật đều được phản ánh
trong văn bản. Việc giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan là rất quan
trọng. Tổ chức tốt công tác văn thư, quản lý văn bản chặt chẽ, gửi văn bản đúng
đối tượng, không để mất mát, thất lạc là góp phần giữ gìn tốt bí mật của Đảng, Nhà
nước và cơ quan.


– Đảm bảo giữ gìn đầy đủ chứng cớ về hoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ
chức chính trị-xã hội. Nội dung tài liệu phản ảnh hoạt động của các cơ quan, tổ
chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội cũng như của các đồng chí lãnh đạo. Nếu tài
liệu giữ lại đầy đủ, nội dung văn bản chính xác, phản ảnh trung thực hoạt động của
các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội thì khi cần thiết, tài liệu sẽ là
bằng chứng pháp lý của cơ quan.
– Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ. Tài liệu hình thành trong hoạt động
của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội là nguồn bổ sung thường
xuyên, chủ yếu cho lưu trữ hiện hành và lưu trữ cấp ủy, lưu trữ tổ chức chính trị-xã
hội. Vì vậy, nếu làm tốt công tác văn thư, mọi công việc của cơ quan, tổ chức đều
được văn bản hoá. Giải quyết xong công việc, tài liệu được lập hồ sơ đầy đủ, nộp

lưu vào lưu trữ cơ quan đúng quy định sẽ tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ tiến
hành các khâu nghiệp vụ tiếp theo như phân loại, xác định giá trị, thống kê, bảo
quản và phục vụ tốt cho công tác khai thác, sử dụng tài liệu hàng ngày và lâu dài
về sau.
Góp phần chống lại tệ nạn quan liêu giấy tờ
Góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan
Câu 5 : Thế nào là tài liệu lưu trữ ? Tài liệu lưu trữ có những ý nghĩa , đặc
điểm , tính chất gì ?
Ngay từ thời nguyên thuỷ, con người đã biết sử dụng những phương tiện ghi tin và
truyền đạt thông tin một cách thô sơ nhất như: ghi ký hiệu trên các vỏ cây, vách đá,
đất sét… Xã hội loài người càng phát triển, con người càng chế tạo ra những
phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin tiện lợi hơn. Một trong những phương
tiện đó là tài liệu bằng giấy (theo nghĩa riêng có thể gọi là văn bản).Khi xã hội phát
triển, đặc biệt là từ khi nhà nước ra đời, yêu cầu của việc cung cấp thông tin để
phục vụ cho lao động, sản xuất và công tác quản lý đất nước đòi hỏi con người
phải lưu giữ những thông tin cần thiết để truyền đạt lại cho nhiều người khác hoặc
cho thế hệ sau hoặc để ghi chép lại những kinh nghiệm và các hoạt động sáng tạo
của con người. Đáp ứng nhu cầu đó, con người đã chế tạo ra các vật liệu, phương
tiện có khả năng ghi tin và truyền đạt thông tin có độ bền cao, lưu giữ được thông
tin trong thời gian dài. Trong việc ghi tin và trao đổi thông tin, con người có nhiều
phương tiện và nhiều cách thể hiện khác nhau, trong đó văn bản được coi là
phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin quan trọng nhất. Ngay từ khi ra đời, văn


bản đã trở thành phương tiện không thể thiếu trong hoạt động quản lý nhà nước.
Văn bản được sử dụng để ghi chép các sự kiện, hiện tượng, truyền đạt các chỉ thị,
mệnh lệnh, là căn cứ cơ sở để điều hành và quản lý xã hội. Vì vậy, càng ngày con
người càng nhận thức được vai trò của tài liệu nói chung và văn bản nói riêng. Con
người luôn có ý thức gìn giữ tài liệu để phục vụ nhu cầu sử dụng và coi nó như một
loại tài sản quý giá.

Theo cách hiểu thông thường tài liệu lưu trữ là những tài liệu có giá trị được lưu
lại, giữ lại để đáp ứng nhu cầu khai thác thông tin quá khứ, phục vụ đời sống xã
hội.. Như vậy, tài liệu lưu trữ cũng có nhiều loại và văn bản chỉ là một dạng tài liệu
lưu trữ. Quan điểm về tài liệu lưu trữ càng ngày càng có sự biến đổi nhất định phù
hợp với sự phát triển của xã hội con người. Ngày nay, theo nghĩa chuyên ngành tài
liệu lưu trữ được định nghĩa như sau:
Tài liệu lưu trữ là bản chính, bản gốc của những tài liệu có giá trị được lựa chọn từ
trong toàn bộ khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ
chức và cá nhân, được bảo quản trong các kho lưu trữ để khai thác phục vụ cho các
mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch sử… của toàn xã hội.
Tài liệu lưu trữ là bản chính, bản gốc của tài liệu được in trên giấy, phim, ảnh,
băng hình, đĩa hình, băng âm thanh, đĩa âm thanh hoặc các vật mang tin khác,
trong trường hợp không còn bản chính, bản gốc thì được thay thế bằng bản sao hợp
pháp.
Đặc điểm :
- Nội dung của tài liệu lưu trữ chứa đựng những thông tin quá khứ, phản ánh hoạt
động và thành tựu lao động sáng tạo của con người qua các thời kỳ lịch sử khác
nhau, ghi lại những sự kiện hiện tượng, biến cố lịch sử, những hoạt động của các
cơ quan, tổ chức, những cống hiến to lớn của các anh hùng dân tộc, các nhà khoa
học và văn hóa nổi tiếng.
- Tài liệu lưu trữ có tính chính xác cao. Tài liệu lưu trữ gần như được sinh ra đồng
thời với các sự kiện, hiện tượng, nên thông tin phản ánh trong đó có tính chân thực
cao. Tài liệu lưu trữ là bản chính, bản gốc của tài liệu. Trường hợp không có bản
chính, bản gốc thì có thể dùng bản sao có giá trị như bản chính thay thế. Tài liệu
lưu trữ là văn bản thì phải có đầy đủ các yếu tố thuộc thể thức của văn bản theo
những quy định hiện hành của nhà nước. Trong tài liệu lưu trữ có những bằng
chứng thể hiện, đảm bảo độ chân thực cao của thông tin như: bút tích của tác giả,
chữ ký của người có thẩm quyền, dấu xác nhận của cơ quan, tổ chức, thời gian sản

sinh ra tài liệu… Chính vì vậy tài liệu lưu trữ luôn luôn được con người khai thác
và sử dụng.
- Tài liệu lưu trữ thông thường chỉ có một đến hai bản. Đặc điểm này khác với các
xuất bản phẩm như sách, báo, tạp chí. Vì thế tài liệu lưu trữ phải được bảo quản
chặt chẽ, nếu để hư hỏng, mất mát thì không gì có thể thay thế được.
- Tài liệu lưu trữ do Nhà nước thống nhất quản lý. Nó được đăng ký, bảo quản và
nghiên cứu, sử dụng theo những quy định của pháp luật.
Ý nghĩa :
-

-

Mang ý nghĩa chính trị
Có ý nghĩa kinh tế to lớn
Có ý nghĩa văn hóa sâu sắc . Nó phản ánh thành quả lao động , sự sáng tạo
về vật chất , tinh thần , những nhận thức về xã hội và tự nhiên của dân tộc
qua các giai đoạn lịch sử .
Có ý nghĩa khoa học to lớn

Tính chất :
-

Tính khoa học
Tính cơ mật
Tính xã hội