Giải pháp hoàn thiện công tác quản lý cơ sở vật chất tại trường đại học hà nội

MỤC LỤC
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT ............................................................................... iv
DANH MỤC HÌNH VẼ ........................................................................................... iv
DANH MỤC BẢNG BIỂU ..................................................................................... ivi
LỜI MỞ ĐẦU.......................................................................................................... vii
i.

Tính cấp thiết của đề tài.............................................................................. vii

ii.

Mục đích của đề tài .................................................................................... viii

iii.

Khách thể và đối tượng nghiên cứu của đề tài......................................... viii

iv.

Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài................................................................ viii

v.

Phạm vi nghiên cứu của đề tài .................................................................... ix

vi.

Phương pháp nghiên cứu ............................................................................ ix

vii.

Kết cấu của luận văn.................................................................................... ix

CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ QUẢN LÝ CƠ SỞ VẬT CHẤT ........... 1
1.1.

Định nghĩa hoạt động quản lý CSVC (Facilities management)............... 1

1.2.

Quá trình phát triển của khái niệm QLCSVC......................................... 6

1.3.

Chức năng và mục tiêu của hoạt động QLCSVC .................................... 7

1.3.1.

Chức năng của QLCSVC ............................................................................... 7

1.3.2.

Mục tiêu của QLCSVC................................................................................... 9

1.4.

Nội dung của hoạt động quản lý trang thiết bị........................................ 11

1.4.1.

Quản lý hoạt động (Operational management) ........................................... 11

1.4.2.

Quản lý không gian (Space management) ................................................... 13

1.4.3.

Quản lý dịch vụ (Management of facilities service) .................................... 17

1.5.

Các yếu tố tác động đến hoạt động quản lý trang thiết bị ..................... 21

1.5.1.

Chi phí.......................................................................................................... 23

1.5.2.

Chính sách của chính phủ............................................................................ 23
-i-


1.5.3.

Phát triển công nghệ .................................................................................... 24

1.5.4.

Yêu cầu thay đổi và kinh doanh ................................................................... 24

1.5.5.

Yêu cầu linh hoạt hóa cơ sở vật chất ........................................................... 25

1.5.6.

Nhu cầu và kỳ vọng của nhân viên............................................................... 25

1.5.7.

Kỳ vọng của khách hàng .............................................................................. 25

1.6.

Hoạt động quản lý cơ sở vật chất trong trường đại học......................... 26

1.6.1.

Khái niệm, phân loại QLCSVC trong trường học........................................26

1.6.2.

Vai trò và ý nghĩa của quản lý cơ sở hạ tầng trong trường đại học……….28

1.6.3.

Yêu cầu đối với quản lý cơ sở vật chất và thiết bị giáo dục trong trường đại

học…………………………………………………………………………………...............32

1.6.4.

Cơ sở pháp lý của quản lý cơ sở vật chất và thiết bị giáo dục trong trường

đại học……………………………………………………………………………................33
1.7.

Tóm tắt chương 1 ....................................................................................... 35

CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ, SỬ DỤNG CƠ SỞ
VẬT CHẤT CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÀ NỘI ............................................... 36
2.1.

Giới thiệu chung về trường Đại học Hà Nội ............................................ 36

2.1.1.

Tóm tắt lịch sử hình thành và phát triển...................................................... 36

2.1.2.

Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý.................................................................... 38

2.2.

Thực trạng hoạt động quản lý cơ sở vật chất của trường Đại học Hà

Nội………………………………………………………………………………….40
2.2.1.

Thực trạng công tác quản lý hoạt động của trường Đại học Hà Nội.......... 40

2.2.2.

Thực trạng công tác quản lý không gian của trường Đại học Hà Nội ........ 54

2.2.3.

Thực trạng quản lý dịch vụ cơ sở vật chất của trường Đại học Hà Nội ..... 61

2.3.

Phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến quản lý trang thiết bị của trường

Đại học Hà Nội......................................................................................................... 66
-ii-


2.3.1.

Yêu cầu phát triển cơ sở hạ tầng ................................................................. 66

2.3.2.

Chính sách nhà nước ................................................................................... 66

2.3.3.

Sự thay đổi của môi trường.......................................................................... 67

2.3.4.

Yêu cầu nâng cao tính linh hoạt .................................................................. 67

2.3.5.

Người sử dụng dịch vụ ................................................................................. 68

2.3.6.

Trình độ chuyên môn và hệ thống quản lý................................................... 69

2.4.

Kết luận chương 2 ...................................................................................... 70

CHƯƠNG III: ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ
QUẢN LÝ CƠ SỞ VẬT CHẤT CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÀ NỘI .............. 72
3.1.

Nguyên tắc đề xuất giải pháp.................................................................... 72

3.1.1.

Nguyên tắc đảm bảo tính kế thừa................................................................. 72

3.1.2.

Nguyên tắc đảm bảo thực tiễn...................................................................... 73

3.1.3.

Nguyên tắc đảm bảo tính khả thi ................................................................. 73

3.1.4.

Nguyên tắc đồng bộ...................................................................................... 74

3.2.

Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác quản lý cơ sở vật chất ............... 74

3.2.1.

Giải pháp1: Nâng cao hiệu quả quả lý hoạt động tại trường ĐHHN. ........ 74

3.2.2.

Giải pháp2: Lập kế hoạch quản lý và sử dụng không gian. ........................ 84

3.2.3.

Giải pháp 3: Nâng cao hiệu quả công tác quản lý dịch vụ ......................... 90

3.3.

Kết luận chương 3 ...................................................................................... 92

KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ ................................................................................ 94
Kết luận .................................................................................................................... 94

Kiến nghị .................................................................................................................. 95
TÀI LIỆU THAM KHẢO ...................................................................................... 97
PHỤC LỤC ............................................................................................................ 100
-iii-


DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
CSVC

Cơ sở vật chất

ĐH

Đại học

FM

Facilities Management

TBGD

Thiết bị giáo dục

OM

Operational Management

SM

Space Management

MFS

Management of Facilities Service

QL

Quản lý

GV

Giáo viên

HSSV

Học sinh sinh viên

GD

Giáo dục

XDCB

Xây dựng cơ bản

QLGD

Quản lý giáo dục

-iv-

DANH MỤC HÌNH VẼ
Hình vẽ

Trang

Hình 1.1: Các thành phần của quản lý cơ sở vật chất QLCSVC

4

Hình 1.2: Định nghĩa về QLCSVC (Levainen 2001, RAKLI 2001, Nordic

5

2003)
Hình 1.3: Chức năng của QLCSVC (Wagenberg & Jongenelen năm 2002).

9

Hình 1.4: Vai trò trung tâm của quản lý cơ sở vật chất và người quản lý
CSVC

12

Hình 1.5: Yêu cầu của quản lý không gian (Ahmadfauzi 2000)

16

Hình 1.6: Quản lý dịch vụ cơ sở vật chất (Rakli 2001)

19

Hình 1.7: Nội dung cụ thể của quản lý cơ sở vật chất (Nordic FM 2003

21

Hình 1.8: Áp lực ảnh hưởng đến phát triển QLCSVC

22

Hình 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức trường Đại học Hà Nội

39

Hình 2.2: Mặt bằng nhà trường

54

-v-


DANH MỤC BẢNG BIỂU
Bảng biểu

Trang

Bảng 1.1: Tóm tắt các mục tiêu của quản lý không gian

16

Bảng 1.2: Các loại dịch vụ cơ sở vật chất khác nhau

20

Bảng 2.1: Số lượng CSVC-TBGD tại các khoa trong nhà trường

42

Bảng 2.2: Tình hình chất lượng CSVC-TBGD trong nhà trường

43

Bảng 2.3: Mức độ sử dụng CSVC-TBGD tại các khoa trong nhà trường

46

Bảng 2.4: Đánh giá mức độ sử dụng CSVC-TBGD trong nhà trường

46

Bảng 2.5: Mức độ sử dụng CSVC – TBGD trong nhà trường

47

Bảng 2.6: Hiệu quả sử dụng CSVC-TBGD theo nhận định của giảng viên

48

Bảng 2.7: Kết quả khảo sát sinh viên

49

Bảng 28: Thống kê SV mong muốn được sử dụng CSVC-TBGD

49

Bảng 2.9: Thống kê tổng thể diện tích phòng làm việc và giảng đường

55

Bảng 2.10: Thống kê chi tiết diện tích xây dựng

56

Bảng 2.11: Nguyên giá xây dựng theo sổ sách

58

Bảng 2.12: Thống kê hệ thống CSVC-TBGD phòng học

59

Bảng 2.13: Thống kê khảo sát công tác phục vụ giảng dạy

63

Bảng 2.14: Thống kê thời gian khắc phục sự cố

64

Bảng 3.1: Tổng hợp giải pháp cải tiến hoạt động

74

Bảng 3.2: Tổng hợp giải pháp cải tiến công tác quản lý không gian

84

Bảng 3.3: Tổng hợp giải pháp quản lý dịch vụ

90

-vi-


LỜI MỞ ĐẦU
i.

Tính cấp thiết của đề tài

Trong những năm gần đây Việt Nam là một nước đang trên đà phát triển nhanh
và hội nhập kinh tế quốc tế. Nhu cầu nguồn nhân lực cho sự phát triển của đất
nước trong bối cảnh nền kinh tế thị trường và hội nhập quốc tế đòi hỏi sự
nghiệp giáo dục của Việt Nam phải có sự đổi mới, đi trước đón đầu, chương
trình đào tạo, cũng như cơ sở vật chất phục vụ cho đào tạo phải được nâng cấp
đổi mới để đào tạo ra đội ngũ cán bộ có hiểu biết sâu về chuyên môn, có kỹ
năng thực hành nghề nghiệp tốt.
Nghị quyết của Đại hội Đảng toàn quốc lần thứ 9 và Đại hội Đảng toàn quốc
lần thứ 10 đã chỉ ra những yêu cầu của xã hội đối với sự nghiệp giáo dục của

nước nhà, yêu cầu cung cấp nguồn nhân lực có trình độ cao cho sự nghiệp công
nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước.
Trường Đại học Hà Nội đào tạo các chuyên ngành về lĩnh vực ngoại ngữ, kinh
tế và ngành thuộc khối ngành kỹ thuật như khoa học máy tính. Trong quá trình
phát triển và trưởng thành, nhà trường có những thuận lợi cơ bản và gặp phải
không ít khó khăn.
Trong nhưng năm vừa qua được sự quan tâm của bộ giáo dục, các sở ban ngành
trong thành phố, đặc biệt với sự cố gắng, quyết tâm của Lãnh đạo cùng tập thể cán
bộ giáo viên, nhà trường đã không ngừng cố gắng phấn đấu học hỏi, từng bước đưa
nhà trường phát triển đi lên, các ngành nghề mới được mở rộng, cơ sở vật chất và
thiết bị giáo dục ngày dần được cải thiện, số lượng học sinh - sinh viên có nguyện
vọng vào học trong nhà trường hàng năm tăng, uy tín của nhà trường được nâng
cao.

-vii-


Trường Đại học Hà Nội đào tạo bậc đại học và cao học song cơ sở vật chất
chưa đáp ứng được yêu cầu đào tạo của một trung tâm đào tạo về kinh tế, khoa
học công nghệ, trong khi đó việc quản lý cơ sở vật chất và thiết bị giáo dục còn
nhiều hạn chế. Mặt khác, đội ngũ cán bộ lãnh đạo hiểu biết về khoa học công
nghệ còn ít nên rất cần thiết biện pháp quản lí hiệu quả.
Qua học tập thực tế tại các trường Đại học, qua thực tế công tác tại Trường Đại
học Hà Nội, tôi lựa chọn đề tài "Một số biện pháp nâng cao hiệu quả quản lý,
sử dụng cơ sở vật chất của trường Đại học Hà Nội" làm đề tài nghiên cứu
cho luận văn tốt nghiệp của mình nhằm đáp ứng nhu cầu thực tiễn nói trên.
ii.

Mục đích của đề tài

Nghiên cứu đề xuất các biện pháp quản lý cơ sở vật chất - thiết bị giáo dục
phục vụ tốt cho công tác đào tạo của Trường Đại học Hà Nội hiện nay.
iii.
a.

Khách thể và đối tượng nghiên cứu của đề tài
Khách thể nghiên cứu của đề tài

Cơ sở vật chất và trang thiết bị giáo dục của Trường Đại học Hà Nội đang sử
dụng trong quá trình đào tạo hiện nay.
b.

Đối tượng nghiên cứu của đề tài

Công tác quản lý cơ sở vật chất- thiết bị giáo dục ở Trường Đại học Hà Nội.
iv.

Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài
- Tổng quan những vấn đề lý luận cơ bản về công tác quản lý cơ sở vật
chất và thiết bị giáo dục trong trường đại học, cao đẳng và trung học chuyên
nghiệp.
- Đánh giá thực trạng công tác quản lý cơ sở vật chất và thiết bị giáo dục ở
Trường Đại học Hà Nội.
- Đề xuất một số giải pháp tăng cường quản lý cơ sở vật chất và thiết bị
giáo dục ở Trường Đại học Hà Nội.
-viii-


v.

Phạm vi nghiên cứu của đề tài

Đánh giá thực trạng trong 3 năm từ 2009 đến 2012 và đề xuất một số biện pháp
quản lý cơ sở vật chất và thiết bị giáo dục ở Trường Đại học Hà Nội trong
khoảng 5 năm tới.
vi.

Phương pháp nghiên cứu
- Phương pháp phân tích, tổng hợp, khái quát hoá, so sánh đối chiếu... qua
việc hồi cứu tư liệu hiện có.
- Phương pháp điều tra khảo sát, tổng kết kinh nghiệm, lấy ý kiến chuyên
gia vê công tác quản lý cơ sở vật chất - thiết bị giáo dục góp phần nâng
cao chất lượng đào tạo.
- Phương pháp xử lý số liệu thống kê.

vii.

Kết cấu của luận văn

Ngoài phần mở đầu, kết luận, mục lục và danh mục tài liệu tham khảo, nội
dung chính của luận văn được kết cấu thành 3 chương:
- .................................................................................................................C
hương 1: Cơ sở lý thuyết về quản lý cơ sở vật chất.
- .................................................................................................................C
hương 2: Thực trạng hoạt động quản lý sử dụng cơ sở vật chất của
trường Đại học Hà Nội.
- .................................................................................................................C
hương 3: Một số giải pháp nâng cao hiệu quả sử dụng cơ sở vật chất của
trường Đại học Hà Nội.

-ix-


-x-


CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ QUẢN LÝ CƠ SỞ VẬT CHẤT
1.1. Định nghĩa hoạt động quản lý trang thiết bị (Facilities management)
Có nhiều định nghĩa về quản lý cơ sở vật chất (Facilities Management) được
các tác giả đưa ra và phát triển qua thời gian. Becker (1999) định nghĩa quản lý
cơ sở vật chất như là “các trách nhiệm điều phối tất cả những nỗ lực có liên
quan đến công tác lập kế hoạch, thiết kế và quản lý các tòa nhà và hệ thống
thiết bị, đồ đạc để tăng cường khả năng của tổ chức giúp cạnh tranh và đáp ứng
tốt hơn trong bối cảnh thay đổi nhanh chóng”.
Định nghĩa về QLCSVC được Hamer (1988) đưa ra cho rằng “QLCSVC là các
quy định về kế hoạch, thiết kế, xây dựng và quản lý không gian trong tất cả các
loại cấu trúc từ các tòa nhà văn phòng đến các nhà máy, khu vực hoạt động
công cộng”. QLCSVC có liên quan đến các kế hoạch phát triển tổ chức thông
qua các chính sách về cơ sở vật chất, dự báo, đất đai, không gian, các dự án
thiết kế, xây dựng và đổi mới, hoạt động xây dựng và kế hoạch bảo trì đồ đạc
thiết bị. Định nghĩa này nhấn mạnh đến việc quản lý không gian trong tổ chức.
Tương tự Jim Steinmann (1988) cũng xác định hoạt động quản lý cơ sở vật
chất "là phương pháp có hệ thống kiểm kê, lập kế hoạch, thiết kế và duy trì
không gian, thiết bị và đồ nội thất cho các cơ sở trong mục đích chung hoặc
mục đích đặc biệt có thể cần phải được linh hoạt để thích nghi với sự thay đổi.
Định nghĩa này bổ sung thêm vấn đề không gian dự trữ và công nhận QLCSVC
như một công cụ để duy trì "sự thay đổi" các chương trình kế hoạch của một tổ
chức. Alexander (1996) định nghĩa quản lý cơ sở vật chất như “quá trình mà
một tổ chức đảm bảo rằng tòa nhà của mình, hệ thống và dịch vụ hỗ trợ các
hoạt động cốt lõi và quy trình cũng như góp phần thực hiện mục tiêu chiến

lược của tổ chức trong điều kiện thay đổi”. Nó tập trung vào việc đáp ứng nhu
cầu của người sử dụng để hỗ trợ các vai trò quan trọng của các thành viên trong
tổ chức và phấn đấu để không ngừng nâng cao chất lượng, giảm thiểu rủi ro và
-1-


đảm bảo giá trị. Đây rõ ràng là một chức năng quản lý quan trọng trong mọi tổ
chức.
Các tổ chức lớn trên toàn thế giới sử dụng QLCSVC như một phần của chiến
lược để tái cơ cấu và tạo dựng lợi thế cạnh tranh. Nó cũng có thể đảm bảo rằng
các tòa nhà và các dịch vụ hỗ trợ được cải thiện nhằm đáp ứng nhu cầu của
khách hàng và đóng góp vào các mục tiêu kinh doanh của tổ chức. Alexander
cũng nhấn mạnh thực tế là quản lý cơ sở vật chất hoàn toàn là một công cụ cốt
lõi giúp hỗ trợ việc kinh doanh của một tổ chức với mục đích làm cho nó hiệu
quả hơn. Regterschot (1988) mô tả thiết bị cơ sở vật chất như là “một hoạt
động quản lý tích hợp (lập kế hoạch và giám sát), thực hiện linh hoạt và sáng
tạo có hiệu quả các mục tiêu của một tổ chức trong một môi trường luôn thay
đổi”. Regterschot cũng cho thấy QLCSVC như là một công cụ để sử dụng
không gian và dịch vụ với mục đích giảm chi phí và tăng lợi nhuận cho tổ
chức. Hamer (1988) mô tả QLCSVC như quá trình lập kế hoạch, thực hiện,
duy trì và sử dụng không gian vật lý thích hợp và các dịch vụ cho một tổ chức,
đồng thời tìm cách giảm tổng chi phí liên quan. Định nghĩa này giới thiệu nơi
làm việc như một công cụ quản lý chiến lược. Ông cho thấy QLCSVC như một
công cụ để chiếm không gian và dịch vụ với mục đích giảm chi phí và nâng
cao lợi nhuận có sẵn. Trung tâm quản lý thết bị của Đại học Strathclyde định
nghĩa QLCSVC là “quá trình mà tổ chức phân phối và duy trì các dịch vụ hỗ
trợ trong một môi trường có chất lượng để đáp ứng nhu cầu chiến lược”. Định
nghĩa này là song song với định nghĩa quản lý chất lượng của dịch vụ cho
khách hàng vì nhu cầu chiến lược có thể là nhu cầu của khách hàng, nhân viên,
nhà cung cấp, các nhà đầu tư hoặc thậm chí là nhu cầu của cộng đồng.

Một nghiên cứu gần đây của West và Ooi (2001), chỉ ra tám định nghĩa hiện tại
và ảnh hưởng của QLCSVC dẫn đến việc xác định các thiết bị quản lý như
quản lý tổng hợp của nơi làm việc để nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức.
-2-


Theo Brochner (2003) thì hoạt động quản lý cơ sở vật chất là việc chịu trách
nhiệm đảm bảo các chi phí quản lý hiệu quả của việc xây dựng và quản lý các
thiết bị liên quan, tạo ra một môi trường hỗ trợ các hoạt động của người sử
dụng và kinh nghiệm và kiến thức của họ sẽ cung cấp nền tảng quan trọng để
xây dựng các quyết định liên quan. Maas và Pleunis (2001) cũng cho thấy FM
như “trách nhiệm điều phối các nỗ lực để đảm bảo rằng các xu hướng công
trình, công nghệ, đồ nội thất và tổ chức được đáp ứng phù hợp theo thời gian”.
Tuy nhiên, những định nghĩa này không nhấn mạnh đến sự đóng góp, trong đó
các cơ sở vật chất được quản lý tốt có thể làm cho một tổ chức hoạt động hiệu
quả hơn.
Viện quản lý cơ sở vật chất Anh (2000) định nghĩa QLCSVC là tích hợp các
hoạt động đa ngành trong môi trường xây dựng và quản lý các tác động của
chúng đối với con người và nơi làm việc. Định nghĩa này thừa nhận sự đóng
góp của các quy trình, nguyên tắc, pháp luật, lý thuyết và thực tiễn từ các
ngành nghề khác nhau và lại lặp đi lặp lại sự cần thiết phải quản lý những tác
động to lớn mà cơ sở vật chất thiết bị có thể tác động lên con người và nơi làm
việc của các tổ chức.
Then (2000) nhận định có sáu lĩnh vực quản lý mà QLCSVC cần phải bao gồm
là quản trị chiến lược, quản lý tài sản, quản lý dịch vụ, quản lý sự thay đổi,
quản lý con người và quản lý thông tin. FEFC và NAO (1997) cũng đưa ra
danh sách những gì được cho là năng lực cốt lõi của quản lý cơ sở vật chất bao
gồm quản lý tài sản, quản lý tài chính, quản lý tổ chức, đổi mới và quản lý thay
đổi và quản lý nguồn nhân lực.
Bên cạnh đó, Nordic (2003) định nghĩa QLCSVC bao gồm các hoạt động chính

như hoạt động quản lý tài sản, quản lý hoạt động, quản lý không gian và quản
lý dịch vụ. Hình 1.1 thể hiện các hoạt động chính của quản lý cơ sở vật chất.
-3-


Hình 1.1: Các thành phần của quản lý cơ sở vật chất (Nordic 2003)
Trong khi các định nghĩa còn xuất hiện đa dạng và khác nhau xoay quanh trọng
tâm của mình, thì một kiểm nghiệm gần đây cho thấy rằng có một số chủ đề
phổ biến của QLCSVC được thể hiện gồm 4 vấn đề. Đầu tiên, trọng tâm của
QLCSVC là nơi làm việc hay không gian làm việc, nơi làm việc trong trường
hợp này đề cập đến một nơi mà công việc được thực hiện. Do đó, nó không chỉ
hạn chế là các tòa nhà văn phòng thương mại mà nó cũng bao gồm các loại nơi
làm việc khác nữa. Thứ hai, QLCSVC áp dụng đối với mọi tổ chức, bởi vì tất
cả đều chiếm không gian cho công việc của họ. Thứ ba, QLCSVC đóng vai trò
hỗ trợ trong việc tăng cường hiệu quả hoạt động của tổ chức. Cuối cùng, một
cách tiếp cận tích hợp là cần thiết trong thực hành QLCSVC. Nói cách khác,
quản lý cơ sở vật chất có thể được định nghĩa một cách ngắn gọn là “Các hoạt
động quản lý tổng hợp nơi làm việc để nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ
chức”(Tai & Ooi, 2001).
IFMA (2003) cũng mô tả công việc của một người quản lý cơ sở vật chất bao
gồm các nhiệm vụ và chức năng sau:
- Hoạch định chiến lược và chiến thuật cơ sở vật chất.
- Dự báo tài chính và ngân sách.
- Mua sắm bất động sản, cho thuê.
- Mua sắm đồ nội thất, trang thiết bị và các dịch vụ cơ sở bên ngoài.
- Xây dựng công trình, cải tạo và tái sử dụng.
-4-


- Vấn đề môi trường.

- Phát triển các chính sách và thủ tục cơ sở công ty.
- Quản lý chất lượng cơ sở vật chất.
- Kiến trúc, kỹ thuật lập kế hoạch và thiết kế.
- Quy hoạch và quản lý không gian.
- Hoạt động xây dựng, bảo trì và kỹ thuật.
- Giám sát các dịch vụ kinh doanh, vận chuyển, phục vụ.
- Viễn thông.
Trong luận án này định nghĩa của QLCSVC (Hình 1.2) sẽ được sử dụng trong
đó bao hàm một số phần của tất cả định nghĩa giới thiệu phía trên và tổng quát
nhất. Theo Levainen (2001) và Nordic (2003) thì QLCSVC bao gồm quản lý
hoạt động, quản lý không gian và quản lý dịch vụ. Quản lý tài sản không được
xem xét trong khuôn khổ này vì đây được coi là hoạt động rộng và bậc cao hơn
trong phạm vi nghiên cứu này.

Hình 1.2: Định nghĩa về QLCSVC (Levainen 2001, RAKLI 2001, Nordic 2003)
Các định nghĩa khác nhau của QLCSVC vẫn còn tiếp tục phát triển và đổi mới,
tuy nhiên nhìn chung QLCSVC mô tả công tác quản lý của tất cả các hoạt động
có liên quan đến cơ sở hạ tầng của một tổ chức bao gồm từ quản lý không gian
các tòa nhà, quản lý các hoạt động tác nghiệp, và quản lý dịch vụ phục vụ cho
-5-


người sử dụng. QLCSVC là một công cụ quản lý chiến lược nhằm khai thác tối
đa khả năng đáp ứng giữa khu vực làm việc với con người trong tổ chức và các
công việc.
1.2. Quá trình phát triển của khái niệm quản lý CSVC
Owen (1995) đã chỉ ra thuật ngữ “quản lý cơ sở vật chất” đầu tiên và bản thân
có nguồn gốc trong thế giới máy tính công nghệ cao và đẫ được dần dần đưa
vào khu vực môi trường xây dựng thông qua quy hoạch không gian và các nhà
sản xuất nội thất văn phòng. Ở đó, nó đã được sử dụng như một phương tiện

giao tiếp giữa các chuyên gia không gian nội thất và một loạt các khách hàng
hoặc “người sử dụng”. Quản lý cơ sở vật chất đã được công nhận là khái niệm
mang tính chất quản lý tại Hoa Kỳ vào đầu những năm 1980 và đã được thực
hành ở Anh kể từ khoảng năm 1983. Tất cả các chức năng, mà hiện nay được
thành lập theo sự quản lý cơ sở, tồn tại trước khi có sự công nhận của
QLCSVC. Những gì QLCSVC đã đạt được đó là đổi mới, là sự hiểu biết về
một cách tiếp cận phối hợp và tích hợp một loạt các hoạt động kinh doanh có
thể gia tăng thêm giá trị cho quá trình của một tổ chức. Điều này đã được
chứng thực bởi Spedding (1999) khi ông nói rằng cái mới trong QLCSVC
chính là quan điểm về sự hỗ trợ cho các hoạt động bất động sản có thể thực
hiện sứ mệnh và mục tiêu của một doanh nghiệp cụ thể.
Đặc biệt, xu hướng cho các công ty đa quốc gia, với các tòa nhà dịch vụ cao tại
các địa điểm thành phố đắt đỏ, để nhấn mạnh vào làm sao tài sản làm việc một
cách hiệu quả nhất làm tăng giá trị cho hoạt động quản lý cơ sở vật chất. Việc
thực hành quản lý cơ sở vật chất như một nghề chuyên nghiệp bắt đầu từ thời
điểm này. Sự phát triển của các tổ chức thương mại nổi bật nhất trong lĩnh vực
này là Hiệp hội Quản lý thiết bị quốc tế (IFMA) - từ khi thành lập vào năm
1980 cho đến năm 1985 đã có đến 1500 và hơn 4.000 thành viên vào năm 1987
là một ví dụ ấn tượng về điều này (Hamer 1988). Spedding (1999) tiết lộ rằng
-6-


ông đã từng tiếp xúc với các khái niệm về QLCSVC trong cuối những năm
1980.
Thời điểm này hoạt động quản lý cơ sở vật chất dần phát triển và được coi như
là một trong những khái niệm chiến lược mà các tổ chức sử dụng để duy trì
hoạt động và đáp ứng chiến lược đổi mới của họ (Torkildsen 1992). Green và
Price (2000), Nutt (1999), Grimshaw (2003), Price và Aklaghi (1999) chỉ ra
rằng các doanh nghiệp gần đây và các văn bản học thuật đã nhấn mạnh rằng
QLCSVC như là một hình thức quản lý của một tổ chức, phát triển đến một

mức độ chiến lược cao hơn hướng đến các tiện tích khách hàng/doanh nghiệp
để thu được giá trị tốt nhất từ nó.
1.3. Chức năng và mục tiêu của hoạt động quản lý CSVC
1.3.1. Chức năng của quản lý CSVC
Hamer (1988) phát biểu rằng các chức năng sau đây là những hoạt động
thường được thực hiện bởi các nhà quản lý cơ sở vật chất trong quá trình thực
hiện nhiệm vụ bao gồm Quản lý hàng tồn kho, quy hoạch tổng thể, bố trí vị trí
và lập kế hoạch, xây dựng, chiến lược bất động sản, phối hợp di chuyển, quản
lý và thực hiện dự án, phối hợp mua sắm, lập kế hoạch bảo trì, quản lý trang
web và phối hợp hệ thống tổng thể.
Sekula (2003) nhấn mạnh rằng sự thành công của quản lý cơ sở vật chất không
chỉ được giới hạn vào việc làm cách nào để thực hiện công việc của mình mà
còn làm như thế nào để đánh giá được sự phù hợp và tính linh hoạt của hệ
thống cơ sở vật chất đó. Vì vậy, điều quan trọng là phải hiểu được sự tổng thể
của tổ chức và văn hóa của nó. Các vấn đề tối quan trọng là những vấn đề ảnh
hưởng đến sự an toàn và an ninh của công ty và nhân viên của mình. Vấn đề
hoạt động phải được xử lý bao gồm lập kế hoạch tài chính và ngân sách, hoạt
động bảo trì, hợp đồng dịch vụ và các nhà cung cấp, không gian làm việc, cơ
sở hạ tầng công nghệ, hệ thống quản lý, tổ chức các phòng ban và nhân sự và
-7-


các phòng họp. Hamer (1988) cũng xác định chính xác các đặc điểm cá nhân
được sở hữu bởi hiệu quả quản lý cơ sở vật chất. Sự liên quan của công việc
nghiên cứu này là xác định các đặc điểm của con người cho sự thành công của
hoạt động quản lý cơ sở vật chất. Ngoài ra, sự hiện diện của quản lý không
gian làm việc trong một tổ chức cho thấy cam kết để quản lý cơ sở vật chất.
Thompson (1991) đã cho rằng QLCSVC chủ yếu bao gồm quản lý các dịch vụ
hỗ trợ, công nghệ thông tin và quản lý danh mục đầu tư. Điều thú vị là, quản lý
danh mục đầu tư là một yếu tố của quản lý tài sản có thể có nghĩa là thay thế

quản lý danh mục đầu tư cho quản lý tài sản.
Quản lý cơ sở vật chất có thể được tóm tắt gồm các chức năng như tối ưu môi
trường cho các chức năng chính của tổ chức, đưa ra một cái nhìn tích hợp của
cơ sở hạ tầng kinh doanh và sử dụng nó để cung cấp sự hài lòng cho khách
hàng và tối đa hóa giá trị thông qua sự hỗ trợ và tăng cường cốt lõi kinh doanh.
Chúng ta có thể phát triển định nghĩa để mô tả quản lý cơ sở vật chất như một
cái gì đó mà: (Atkin 2003)
- Cung cấp dịch vụ hiệu quả và khả năng đáp ứng.
- Cho phép thay đổi, đổi mới trong việc sử dụng không gian trong tương
lai.
- Tối đa khả năng sử dụng tài sản.
- Tạo ra lợi thế cạnh tranh cho tổ chức.
- Nâng cao văn hóa và hình ảnh của tổ chức.
Trong nhiều tổ chức thì chức năng của quản lý cơ sở vật chất (Facilities
Management functions) là một chức năng mới cung cấp một sự kết nối giữa
các hoạt động cốt lõi và các hoạt động cơ sở vật chất. Các hoạt động cơ sở vật
chất cũng có thể được đặt tên cơ sở sản xuất. Vị trí của chức năng của
QLCSVC trong việc tổ chức được thể hiện trong hình 1.3 phía dưới. Chức
năng của FM có thể được hiểu là bộ phận quản lý cơ sở nội bộ hoặc quản lý cơ
-8-


sở của một tổ chức thương mại bên ngoài (Wagenberg & Jongenelen năm
2002).
Quản lý các cơ sở vật chất có trách nhiệm tạo điều kiện thực hiện giá trị cốt lõi
trong kinh doanh. Điều này được thể hiện trong hình 1.3 (Wagenberg &
Jongenelen năm 2002).

Hình 1.3: Chức năng của QLCSVC (Wagenberg & Jongenelen năm 2002).
1.3.2. Mục tiêu của QLCSVC

Từ các phân tích bối cảnh trên, các mục tiêu của quản lý cơ sở vật chất là
không xa vời. Nó là nhằm mục đích khai thác tiềm năng của các tài sản đến
mức tối đa. Hamer (1988) phát biểu rằng nhu cầu chính cho quản lý cơ sở vật
chất là để giành quyền kiểm soát và cải thiện tình hình hiện tại. Điều này liên
quan đến việc hiểu biết về những người sử dụng, nó phục vụ mục đích gì và
bao nhiêu chi phí. Hamer (1988) nhấn mạnh rằng bằng cách thực hiện một
chương trình quản lý cơ sở vật chất, người quản lý có thể thực hiện được các
mục tiêu sau đây:
- Phát triển dự báo có ý nghĩa hơn và chính xác các yêu cầu về không gian
trong tương lai, giảm chi phí các nguồn lực.
-9-


- Chuẩn bị ngân sách vốn tương lai chính xác hơn.
- Cung cấp một khuôn khổ để đáp ứng ngân sách thành lập một cách hiệu
quả hơn.
- Nâng cao tinh thần nhân viên và hiệu quả và cải thiện môi trường tốt hơn
đáp ứng với nhu cầu của người lao động.
- Khuyến khích nhân viên trong các quyết định quản lý cơ sở vật chất.
- Việc tìm kiếm giải pháp cho các vấn đề cụ thể được phát triển trong bối
cảnh của một kế hoạch tổng thể sử dụng không gian tổng thể.
- Cải thiện không gian sử dụng.
- Hoãn hoặc tránh công trình xây dựng mới không cần thiết.
- Sắp xếp và tái sử dụng một số dự án có thể được giảm.
- Quản lý các thông tin và hàng tồn kho của không gian, thiết bị và đồ đạc
có thể được kiểm soát.
- Kiểm soát các nguồn vốn để hỗ trợ các hoạt động có thể đạt được và
phân bổ hiệu quả hơn.
- Cải thiện môi trường làm việc tổng thể được thực hiện và phòng chức
năng linh hoạt và hiệu quả chi phí được thực hiện tốt hơn.

- Xây dựng tiêu chuẩn chức năng cho văn phòng, trạm làm việc, trang
thiết bị đặc biệt.
- Giảm chi phí mua sắm trung bình.
- Tiêu chuẩn hóa quy hoạch nội thất, thiết kế dự án và các thành phần thiết
kế.
- Giảm tiêu thụ năng lượng.
- Phân phối điện, thông tin liên lạc và dịch vụ tương tự đạt được hiệu quả
hơn.

-10-


Do đó một trong những mục tiêu của QLCSVC là để đảm bảo rằng mỗi khoảng
trống của không gian trong bất kỳ tổ chức được hạch toán nhằm đảm bảo rằng
các tổ chức đáp ứng các mục tiêu đầu tư.
1.4. Nội dung của hoạt động quản lý trang thiết bị
Như đã trình bày trong hình 1.2 phía trên, nội dung của hoạt động quản lý trang
thiết bị và cơ sở hạ tầng bao gồm 3 mảng chính là quản lý hoạt động
(Operational management), quản lý không gian (Space management) và quản
lý dịch vụ (Management of facilities service). Lần lượt 3 nội dung này sẽ được
tác giả trình bày chi tiết hơn sau đây:
1.4.1. Quản lý hoạt động (Operational management)
Thông thường người quản lý (Facilities manager) có trách nhiệm cung cấp hiệu
quả cơ sở vật chất và dịch vụ để hỗ trợ tổ chức của mình trong việc đạt được
mục tiêu đề ra. Điều này có nghĩa có các khía cạnh khác nhau với nhiệm vụ
quản lý của hoạt động. Một là quản lý các hoạt động và việc cung cấp liên tục
các thiết bị và dịch vụ đáp ứng nhu cầu cho những người sử dụng trong tổ
chức. Ở đây người quản lý cơ sở vật chất có nhiệm vụ hỗ trợ và trực tiếp thực
hiện các công việc cung cấp cơ sở hạ tầng và thiết bị một cách nhanh chóng
theo đúng kế hoạch và nhiệm vụ. Thứ hai là chiến lược với tầm nhìn hướng

đến tương lai, để dự đoán trước và đáp ứng nhu cầu phát triển của tổ chức
trong tương lai (Waardhuizen 1999).
Quản lý hoạt động trong QLCSVC tập trung vào các vấn đề sau:
- Ngăn ngừa thiệt hại và duy trì hoạt động trong các tòa nhà và thiết lập
một điều kiện tốt nhất đồng thời đảm bảo an ninh và an toàn.
- Cung cấp thiết bị và dịch vụ cho khách hàng là đội ngũ nhân viên nội bộ.
- Tạo ra và duy trì một môi trường làm việc thoải mái và hiệu quả.

-11-


Nhiệm vụ quản lý cơ sở vật chất là như vậy, để đảm bảo rằng tất cả các thiết bị
và dịch vụ được cung cấp đầy đủ và kịp thời, nhiều yếu tố trong đó có quan hệ
với nhau chặt chẽ, được đồng bộ hóa để tối đa hóa và tối ưu hóa lợi ích của
người lao động và các công ty hay người trực tiếp sử dụng các tiện ích cơ sở
vật chất và thiết bị. Do đó bộ phận quản lý cơ sở hạ tầng chính là đầu mối liên
lạc cho tất cả các cơ sở và dịch vụ và báo cáo các vấn đề, trục trặc xảy ra trong
quá trình khách hàng sử dụng. Người quản lý cơ sở vật chất hoạt động theo
chiều ngang và theo chiều dọc trong tổ chức, như thể hiện trong hình 1.4 dưới
đây. Trong hình, khách hàng nội bộ nằm ở phía bên tay phải của đường ngang,
các nhà cung cấp dịch vụ và chuyên gia tư vấn nằm ở phía bên trái hình. Theo
đường thẳng đứng, cơ sở vật chất của tổ chức, một phạm vi rộng của các dịch
vụ và các khu vực trọng điểm. Phía trên đường trung tâm là hoạt động của
quản lý cấp cao. Người quản lý cơ sở vật chất có vai trò trung gian giữa tất cả
các khu vực này mà người quản lý được sự hỗ trợ của công ty để đạt được mục
tiêu của tổ chức (Waardhuizen 1999).

Hình 1.4: Vai trò trung tâm của quản lý cơ sở vật chất và người quản lý CSVC
(Waardhuizen 1999)
Quản lý hoạt động của cơ sở vật chất thiết bị trong tổ chức là hướng cho các cơ

sở vật chất này giữ trong tình trạng tốt và sẵn sàng phục vụ công việc. Tuy
-12-


nhiên, với tốc độ hoạt động thay đổi nhanh chóng trong bối cảnh như hiện nay,
công tác quản lý cơ sở vật chất dường như không được phép đứng yên mà cũng
phải luôn thay đổi, đồng thời cũng phải liên tục đổi mới để đáp ứng được yêu
cầu phát triển chuyên nghiệp ngày càng cao của tổ chức và của người sử dụng
trực tiếp. Đây cũng là yêu cầu của công tác quản lư hoạt động cung cấp cơ sở
vật chất trang thiết bị trong tổ chức.
1.4.2. Quản lý không gian (Space management)
1.4.2.1. Giới thiệu về quản lý không gian
Quản lý không gian là một trong những yếu tố bên trong cơ cấu quản lý tài sản
của tổ chức. Quản lý không gian xây dựng thông thường được thực hiện bởi
các nhóm nghiên cứu phát triển và sử dụng không gian, trong đó một bộ phận
được thành lập có trách nhiệm quản lý quản lý tài sản và không gian các tòa
nhà trong tổ chức.
Quản lý không gian là rất quan trọng đối với không gian chức năng và sự hài
lòng của khách hàng và người trực tiếp sử dụng không gian (Ahmadfauzi,
2000). Ngoài việc giảm chi phí quản lý tài sản, thực hiện quy hoạch quản lý
không gian sẽ làm tăng lợi nhuận tiền tệ và hiệu quả của việc sử dụng các
nguồn lực. Vì vậy, một trong những công cụ để nghiên cứu hiệu quả xây dựng
là xác định không gian sử dụng hợp lý bởi sự quý giá và hạn chế của nó. Quản
lý không gian cũng rất quan trọng đối với các cơ quan giáo dục để đạt được
hiệu quả sử dụng không gian. Không gian là một hệ thống các cơ sở, các tòa
nhà tạo thành. Nhu cầu về không gian là không thể đoán trước, do đó việc sử
dụng không gian cần được lập kế hoạch nhằm tối đa hóa hiệu quả.
Trong những năm qua, tình trạng yếu kém trong công tác quản lý tài sản và sử
dụng không gian được thấy rõ trong các tổ chức và họ đang tìm kiếm một
hướng nghiêm túc đối với một giải pháp quản lý tài sản tốt hơn cho tài sản

trong đó bao gồm quản lý không gian. Vấn đề quản lý không gian bao gồm
-13-


những vấn đề làm sao để đạt được tối ưu hóa về chức năng với số lượng tối
thiểu nhất của cơ sở vật chất để hỗ trợ chức năng không gian (Yusdira Yusof
2010).
Mặc dù có rất nhiều báo cáo trong các phương tiện truyền thông về việc sử
dụng không gian không hiệu quả, những vấn đề này vẫn còn tiếp tục tăng. Các
yếu tố gây ra sự thất bại là thiếu khả năng quản lý không gian, lập kế hoạch và
đánh giá nhu cầu không gian. Điều này dẫn đến sự thất bại của các không gian
bất động sản không được sử dụng hiệu quả.
1.4.2.2. Định nghĩa quản lý không gian
Quản lý không gian là một tập hợp con của quản lý cơ sở vật chất. Quản lý cơ
sở vật chất đã được định nghĩa là sự tích hợp của các quá trình trong một tổ
chức để duy trì và phát triển các dịch vụ với sự hỗ trợ và nâng cao hiệu quả của
các hoạt động chính của nó (tiêu chuẩn Anh, năm 2010 và Ủy ban châu Âu về
Tiêu chuẩn hóa, 2007). Do đó, Abdul Rahman (2004) đã xác quản lý không
gian như một quá trình của quản lý cơ sở vật chất và xác định nhu cầu hướng
tới tiếp tục đầu tư mở rộng kinh doanh. Các yếu tố trong quản lý cơ sở vật chất
bao gồm, lập kế hoạch, thiết kế, nơi làm việc, xây dựng, cho thuê, thuê, bảo trì,
tư vấn, xây dựng bảo tồn và quản lý không gian. Quản lý không gian là quá
trình lập kế hoạch yêu cầu không gian, xác định các điểm yếu, phân bổ hiện tại
và điều kiện cần thiết không gian cho khách hàng và người sử dụng, giám sát
sử dụng, giúp người sử dụng xác định các vấn đề sử dụng không gian và giải
quyết các vấn đề quản lý không gian. Nói cách khác, quản lý không gian không
chỉ xem xét số lượng của không gian hiện tại, mà còn quan tâm đến chất lượng
của các không gian cung cấp cho khách hàng. Do đó, mối quan hệ giữa người
sử dụng và tổ chức (chủ sở hữu) là điều cần thiết trong quản lý không gian
(Ahmadfauzi, 2000).

1.4.2.3. Lý thuyết, nhu cầu và mục tiêu của quản lý không gian
-14-


Lịch sử của quản lý không gian có nguồn gốc từ những năm 1970 với ý tưởng
không gian tiêu chuẩn (UGC 1987). Điều này có nghĩa là phân bổ hoặc sự cần
thiết của cơ sở không gian được xác định dựa trên nhu cầu trung bình của một
người và nhu cầu của tổ chức.
Trong năm 1996, Văn phòng Kiểm toán Quốc gia xứ Wales đã công bố
"Hướng dẫn thực hành tốt" cho không gian tổ chức giáo dục đại học với mục
đích quản lý. Nghiên cứu quản lý không gian cũng được thực hiện với các tổ
chức giáo dục đại học Wales, Anh và Scotland và các tổ chức lựa chọn bên
ngoài các tổ chức giáo dục đại học. Những phát hiện từ nghiên cứu nhấn mạnh
rằng việc định lượng chi phí của việc sử dụng không gian dựa trên chiến lược
phát triển không gian, nâng cao khả năng sử dụng không gian, hệ thống dữ liệu
sử dụng, và tập trung của không gian vẫn tuân theo phân phối hệ thống. Nhiều
nghiên cứu cũng chỉ ra rằng nhờ thực hiện chính sách quản lý không gian, chi
phí có thể giảm lên đến 50%.
Ahmadfauzi (2000) đã phát triển một số vấn đề cho các nhu cầu quản lý không
gian. Ông nói rằng cơ sở mới sẽ chỉ được phát triển nếu nó thực sự cần thiết, cơ
sở vật chất không mong muốn sẽ ngăn cản và phá bỏ các nỗ lực giảm chi phí
bảo trì, sử dụng không đúng mục đích không gian sẽ được ngăn chặn bằng cách
sử dụng không gian và hệ thống đăng ký nghề nghiệp. Nghiên cứu của ông
cũng khám phá những ý tưởng rằng không gian sẽ được phân phối và phụ
thuộc vào cấp bậc và không gian đã được đảm bảo an toàn về nguy cơ cháy nổ
và an ninh.

-15-