Hoàn thiện công tác đào tạo cán bộ công chức tại Cục hải quan thành phố Hà Nội theo hệ thống quản lý chất lượng ISO 90012008.
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (1.32 MB, 134 trang )
MỤC LỤC
LỜI NÓI ĐẦU ....................................................................................................... 1
CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ ĐÀO TẠO CÁN BỘ CÔNG CHỨCVÀ HỆ
THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 ........ 4
1.1. CÁN BỘ, CÔNG CHỨC VÀ ĐÀO TẠO CÁN BỘ CÔNG CHỨC ............. 4
1.1.1. Cán bộ, công chức và yêu cầu............................................................... 4
1.1.1.1. Khái niệm cán bộ, công chức Nhà nước ......................................... 4
1.1.1.2. Phân loại cán bộ, công chức Nhà nước........................................... 4
1.1.1.3. Yêu cầu đối với cán bộ công chức Nhà nước .................................. 6
1.1.2. Đào tạo cán bộ, công chức Nhà nước ................................................... 6
1.1.2.1. Khái niệm đào tạo cán bộ, công chức Nhà nước............................. 6
1.1.2.2. Mục tiêu đào tạo cán bộ, công chức Nhà nước ............................... 7
1.1.2.3. Mục đích, vai trò và ý nghĩa của công tác đào tạo........................... 7
1.1.2.3.1. Mục đích của công tác đào tạo ................................................... 7
1.1.2.3.2. Vai trò của công tác đào tạo ....................................................... 8
1.1.2.4. Nội dung hoạt động đào tạo cán bộ, công chức Nhà nước ............. 9
1.1.2.4.1. Đào tạo nghiệp vụ chuyên môn ................................................... 9
1.1.2.4.2. Đào tạo lý luận chính trị............................................................. 9
1.1.2.4.3. Đào tạo về ngoại ngữ, tin học:.................................................. 10
1.1.2.5. Hình thức đào tạo cán bộ, công chức Nhà nước ........................... 11
1.1.2.6. Phương pháp đào tạo cán bộ, công chức Nhà nước ..................... 12
1.1.3. Yếu tố ảnh hưởng đến điều kiện đảm bảo thực hiện hệ thống quản
lý chất lượng trong quy trình đào tạo cán bộ, công chức Nhà nước........... 13
1.1.3.1. Yếu tố thuộc cán bộ, công chức .................................................... 13
1.1.3.2. Yếu tố thuộc cơ quan sử dụng cán bộ, công chức ......................... 13
1.1.3.3. Yếu tố thuộc cơ sở đào tạo ............................................................. 14
1.1.3.4. Yếu tố thuộc môi trường đào tạo ................................................... 14
1.2. HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG ISO 9001:2008 ................................... 15
1.2.1. Những khái niệm cơ bản ..................................................................... 15
1.2.1.1. Quản lý chất lượng ........................................................................ 15
1.2.1.1.1. Khái niệm quản lý chất lượng ................................................... 15
1.2.1.1.2. Các nguyên tắc cơ bản về quản lý chất lượng ........................... 16
1.2.1.2. Hệ thống quản lý chất lượng ......................................................... 18
1.2.2. Tổng quan về ISO 9001:2008.............................................................. 19
1.2.2.1. Lịch sử phát triển của ISO 9000..................................................... 19
1.2.2.2. Các nguyên tắc cơ bản của quản lý chất lượng theo ISO
9001:2008 ................................................................................................... 23
1.2.2.3. Lý do áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008......... 24
1.2.2.3.1. Lý do áp dụng ISO 9001:2008 đối với tổ chức .......................... 24
1.2.2.3.2. Lợi ích khi áp dụng ISO 9001:2008 .......................................... 26
1.2.2.4. Kết cấu của bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2008 ..................................... 28
1.2.2.4.1. Phiên bản của bộ tiêu chuẩn ISO 9000 qua các thời kỳ............. 28
1.2.2.4.2. Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 ............................ 29
1.2.2.5. Trình tự áp dụng ISO 9001:2008.................................................... 32
1.3. MÔ HÌNH ÁP DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG ISO 9001:2008
TRONG QUY TRÌNH ĐÀO TẠO CÁN BỘ CÔNG CHỨC .............................. 33
CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG ĐÀO TẠO CÁN BỘ CÔNG
CHỨC TẠI CỤC HẢI QUAN TP HÀ NỘI........................................................ 37
2.1. GIỚI THIỆU VỀ CỤC HẢI QUAN HÀ NỘI ....................................................... 37
2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển ........................................................ 37
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ .......................................................................... 38
2.1.3. Cơ cấu tổ chức ..................................................................................... 39
2.2. HOẠT ĐỘNG ĐÀO TẠO CÁN BỘ CÔNG CHỨC TẠI CỤC HẢI
QUAN TP HÀ NỘI.............................................................................................. 41
2.2.1. Nguồn nhân lực của cục Hải quan TP Hà Nội ................................... 41
2.2.2. Yêu cầu về đào tạo CBCC tại Cục Hải quan TP Hà Nội................... 45
2.2.3. Thực trạng công tác đào tạo CBCC tại Cục Hải quan TP HN ......... 46
2.2.3.1.Xác định nhu cầu đào tạo ............................................................... 46
2.2.3.2. Tổng hợp nhu cầu, xây dựng kế hoạch đào tạo............................. 47
2.2.3.2.1. Tổng hợp nhu cầu đào tạo ........................................................ 48
2.2.3.2.2. Kế hoạch đào tạo...................................................................... 50
2.2.3.3. Tổ chức thực hiện kế hoạch.......................................................... 54
2.2.3.3.1. Hình thức đào tạo ..................................................................... 54
2.2.3.3.2. Nội dung đào tạo ...................................................................... 54
2.2.3.3.3. Giảng viên ................................................................................ 57
2.2.3.3.4. Giáo trình ................................................................................. 58
2.2.3.3.5. Học viên ................................................................................... 58
2.2.3.3.6. Nguồn tài chính ........................................................................ 59
2.2.3.3.7. Cơ sở vật chất đào tạo .............................................................. 59
2.2.3.4. Đánh giá kết quả đào tạo ............................................................... 59
2.3. ĐÁNH GIÁ ................................................................................................... 60
2.3.1. Thành tựu ............................................................................................ 60
2.3.2. Hạn chế ................................................................................................ 62
2.3.3. Nguyên nhân........................................................................................ 64
2.3.3.1. Xác định nhu cầu đào tạo.............................................................. 64
2.3.3.2. Lập kế hoạch đào tạo..................................................................... 65
2.3.3.3. Triển khai đào tạo.......................................................................... 65
2.3.3.4. Đánh giá kết quả đào tạo ............................................................... 66
CHƯƠNG III: XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG ISO
9001:2008 ĐỂ HOÀN THIỆN QUẢN LÝ ĐÀO TẠO TẠI CỤC HẢI QUAN TP
HÀ NỘI.................................................................................................................. 68
3.1. PHƯƠNG HƯỚNG HOẠT ĐỘNG VỀ ĐÀO TẠO CỦA CỤC HẢI
QUAN TP HÀ NỘI.............................................................................................. 68
3.2. HOÀN THIỆN QUY TRÌNH THỰC HIỆN CÔNG TÁC ĐÀO TẠO CỦA CỤC
HẢI QUAN TP HN THEO HTQLCL ISO 9001:2008....................................... 69
3.2.1. Hoàn thiện quy trình đào tạo theo ISO 9001:2008 ............................ 69
3.2.1.1. Đề xuất quy trình đào tạo............................................................... 69
3.2.1.2. Phân công nghiệm vụ .................................................................... 70
3.2.1.3. Các biểu mẫu thống nhất .............................................................. 73
3.2.1.3.1. Biểu mẫu xác định nhu cầu đào tạo .......................................... 73
3.2.1.3.2. Biểu mẫu tổng hợp nhu cầu, xây dựng kế hoạch đào tạo........... 74
3.2.1.3.3. Biểu mẫu đề xuất tổ chức lớp học ............................................. 79
3.2.1.3.4. Biểu mẫu quyết định tổ chức lớp học ........................................ 79
3.2.1.3.5. Biểu mẫu đánh giá kết quả đào tạo ........................................... 80
3.2.1.3.6. Biểu mẫu sổ theo dõi đào tạo.................................................... 80
3.2.2. Huấn luyện nhân viên về quy trình .................................................... 81
3.3. MỘT SỐ YÊU CẦU KHI TRIỂN KHAI THỰC HIỆN HỆ THỐNG QUẢN LÝ
CHẤT LƯỢNG ...................................................................................................... 82
3.3.1 Các yêu cầu chung................................................................................ 82
3.3.2. Các yêu cầu cụ thể............................................................................... 84
3.3.2.1. Duy trì sự cam kết của lãnh đạo .................................................... 84
3.3.2.2. Duy trì và tăng cường nhận thức tầm quan trọng của việc đào
tạo cán bộ công chức .................................................................................. 85
3.3.2.3. Tăng cường hiệu quả công tác lập kế hoạch đào tạo .................... 85
3.3.2.4. Duy trì và cải thiện chất lượng chương trình đào tạo .................... 86
3.3.2.5. Tăng cường xây dựng hệ thống kiểm tra sau đào tạo ................... 87
3.3.2.6. Đảm bảo điều kiện thực hiện quy trình đào tạo............................. 88
KẾT LUẬN ............................................................................................................. 90
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ...................................................................... 92
PHỤ LỤC ............................................................................................................... 94
Phụ lục 01: Giới thiệu các thay đổi của ISO 9001:2008 so với ISO 9001:2000 . 94
Phụ lục 02: Phiếu xác định nhu cầu đào tạo .................................................... 117
Phụ lục 03: Biểu mẫu xác định nhu cầu đào tạo............................................... 119
Phụ lục 04: Biểu mẫu đề xuất tổ chức lớp học ................................................. 123
Phụ lục 05: Biểu mẫu quyết định tổ chức lớp học............................................ 124
Phụ lục 06: Biểu mẫu đánh giá kết quả đào tạo ............................................... 126
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
ANSI
Hội tiêu chuẩn Quốc gia Hoa Kỳ
ASEAN
Hiệp hội các quốc gia Đông Nam Á
CBCC
Cán bộ, công chức
CBL&XLVP
Chống buôn lậu và xử lý vi phạm
CKSB
Cửa khẩu sân bay
CNTT
Công nghệ thông tin
CL
Chất lượng
EC
Ủy ban châu Âu
EFTA
Hiệp hội Mậu dịch tự do châu Âu
EU
Liên minh châu Âu
GSQL
Giám sát quản lý
HN
Hà Nội
HTQLCL
Hệ thống quản lý chất lượng
HTCL
Hệ thống chất lượng
IEC
Ủy ban Kỹ thuật Điện Quốc tế
ISO
Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế
KTSTQ
Kiểm tra sau thông quan
KHXH&NV
Khoa học Xã hội và Nhân văn
NATO
Tổ chức hiệp ước Bắc Đại Tây Dương
PCCC
Phòng cháy chữa cháy
QLCL
Quản lý chất lượng
QLNN
Quản lý Nhà nước
QMR
Đại diện của lãnh đạo về chất lượng
SHTT
Sở hữu trí tuệ
TCCB
Tổ chức cán bộ
TCVN
Tiêu chuẩn Việt Nam
TP
Thành phố
TTDL
Trung tâm dữ liệu
UBND
Ủy ban Nhân dân
XNC
Xuất nhập cảnh
XNK
Xuất nhập khẩu
DANH MỤC BẢNG BIỂU
Bảng/Hình
Nội dung
Trang
Hình 1.1
Vòng tròn PDCA
16
Hình 1.2
Mô hình quá trình quản lý chất lượng
30
Hình 1.3
Chu trình đào tạo (training cycle)
34
Hình 2.1
Phân cấp hoạt động tại Cục Hải quan TP Hà Nội
40
Bảng 2.1
Hình 2.2
Cơ cấu tổ chức nguồn nhân lực của Cục Hải quan TP Hà
Nội
Chuyên ngành của Lãnh đạo đơn vị thuộc Cục Hải quan TP
Hà Nội
42
43
Bảng 2.2
Tình hình tăng giảm biên chế
44
Bảng 2.3
So sánh kế hoạch đào tạo và thực tế thực hiện
47
Bảng 2.4
Tổng hợp kế hoạch đào tạo năm 2011
48-49
Bảng 2.5
Kế hoạch cử cán bộ đi học các lớp do Bộ tổ chức năm 2011
50-51
Bảng 2.6
Bảng 2.7
Hình 2.3
Kế hoạch cử cán bộ đi học các lớp ngoài Bộ tổ chức năm
2011
Kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng do đơn vị tổ chức năm 2011
Số lượng lượt CBCC được cử đi đào tạo tại Cục Hải quan
TP Hà Nội
52
53
61
Bảng 2.8
Đào tạo bồi dưỡng về chính trị - hành chính 2011
62
Hình 3.1
Đề xuất quy trình đào tạo tại Cục Hải quan TP Hà Nội
70
Bảng 3.1
Đề xuất phân công nhân sự
71
Bảng 3.2
Biểu mẫu tổng hợp nhu cầu đào tạo
74-75
Bảng 3.3
Biểu mẫu kế hoạch cử cán bộ đi học các lớp do Bộ tổ chức
76-77
Bảng 3.4
Biểu mẫu kế hoạch cử cán bộ đi học các lớp ngoài Bộ tổ
chức
78
Bảng 3.5
Biểu mẫu kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng do đơn vị tự tổ chức
79
Bảng 3.6
Biểu mẫu sổ theo dõi đào tạo
80
Bảng 3.7
Các lớp huấn luyện ISO 9001:2008 trong đào tạo CBCC
81-82
LỜI CAM ĐOAN
Trong quá trình hội nhập kinh tế toàn cầu, việc cải cách hành chính của các
cơ quan Nhà nước là điều cấp bách, trong đó việc đào tạo CBCC là yếu tố then chốt
để nâng cao chất lượng dịch vụ. Cục Hải quan TP Hà Nội đã nhận thức được tầm
quan trọng của công tác đào tạo và đang bước đầu nghiên cứu để đưa HTQLCL ISO
9001:2008 vào triển khai nhằm nâng cao hiệu quả công việc. Sau quá trình học tập
và nghiên cứu tại Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội, tôi đã chủ động đề nghị và
được chấp nhận cho làm tốt nghiệp theo đề tài: “Hoàn thiện công tác đào tạo cán
bộ công chức tại Cục hải quan thành phố Hà Nội theo hệ thống quản lý chất
lượng ISO 9001:2008”
Trong quá trình làm luận văn, tôi đã thực sự dành nhiều thời gian cho việc
tìm kiếm cơ sở lý luận, thu thập dữ liệu, vận dụng kiến thức để nghiên cứu, phân
tích quá trình đào tạo cán bộ công chức, từ đó đề xuất các phương án triển khai áp
dụng và duy trì hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 tại Cục
Hải quan TP Hà Nội nói chung và quy trình đào tạo nói riêng.
Tôi xin cam đoan: Luận văn này của tôi tự làm và chưa được công bố ở bất
kỳ dạng nào.
Hà Nội, tháng 03 năm 2012
Tác giả luận văn
Nguyễn Thị Hoa
LỜI NÓI ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Trong xu thế phát triển và hội nhập toàn cầu hiện nay, việc đẩy mạnh cải
cách hành chính công là một trong những vấn đề cấp thiết mang tầm chiến lược.
Trong đó, nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ công chức là yếu tố quyết định trong
cải cách hành chính. Nhận thức được vấn đề này, Cục Hải quan TP Hà Nội đã chú
trọng đến việc đào tạo CBCC, xây dựng đội ngũ CBCC giỏi về chuyên môn nghiệp
vụ, vững về tư tưởng chính trị, đẹp về văn hóa và có tinh thần trách nhiệm cao.
QLCL không còn là vấn đề mới mẻ. QLCL đã và đang được áp dụng phổ
biến ở nhiều nước trên thế giới. Các quốc gia như Mỹ, Anh, Nhật là các nước đi đầu
về QLCL đã áp dụng các biện pháp QLCL trên rất nhiều lĩnh vực của nền kinh tế và
xã hội. Đến cuối tháng 12 năm 2008 có ít nhất 982.832 giấy chứng nhận tiêu chuẩn
ISO 9001 (2000 và 2008) đã được cấp ở 176 quốc gia và nền kinh tế. Con số này
của năm 2007 là 951.486 trong 175 quốc gia và nền kinh tế. Như vậy năm 2008 tiêu
chuẩn ISO 9001 được cấp chứng nhận là 31.346 và sự tăng trưởng này là 40%
chứng chỉ so với 32% năm 20071.
Do đó, mục đích của đề tài là tìm hiểu quy trình đào tạo cán bộ công chức tại
Cục Hải quan TP Hà Nội, từ đó đề xuất phương án triển khai áp dụng HTQLCL
9001:2008 trong quy tŕnh đào tạo để nâng cao hiệu quả phục vụ trong điều kiện hội
nhập kinh tế quốc tế.
Từ những lý do trên, qua quá trình công tác tại Cục Hải quan TP Hà Nội, có điều
kiện nghiên cứu tìm hiểu, được sự giúp đỡ, hướng dẫn tận tình của giảng viên –
PGS,TS Lê Thị Anh Vân, em đã lựa chọn đề tài: “Hoàn thiện công tác đào tạo cán
bộ công chức tại Cục hải quan thành phố Hà Nội theo hệ thống quản lý chất
lượng ISO 9001:2008”
. Đây là một vấn đề rất cần thiết và có ý nghĩa thực tiễn đối với sự phát triển
của cơ quan.
1
www.vinacert.vn
1
2. Mục tiêu nghiên cứu
-
Tổng hợp cơ sở lý luận về đào tạo, huấn luyện và hệ thống quản lý chất
lượng ISO 9001:2008.
-
Nghiên cứu, phân tích quá trình đào tạo và huấn luyện cán bộ tại Cục Hải
quan TP Hà Nội.
-
Đề xuất các giải pháp hoàn thiện quy trình đào tạo theo tiêu chuẩn ISO
9001:2008
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
-
Nghiên cứu về hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008.
-
Nghiên cứu về quy trình đào tạo cán bộ công chức.
-
Nghiên cứu tại Cục Hải quan TP Hà Nội.
4. Phương pháp nghiên cứu
-
Cơ sở lý luận khoa học được vận dụng: các lý thuyết về QLCL, ISO
9001:2008.
-
Thu thập và xử lý dữ liệu từ nguồn tài liệu lưu hành và từ thực tiễn quy
trình đào tạo CBCC tại Cục Hải quan TP Hà Nội. Thông tin được thu thập từ các
phòng ban tại Cục và các nguồn tài liệu được đăng tải trên các website, tạp chí.
-
Luận văn sử dụng phương pháp tổng hợp, phân tích, thống kê, mô hình
hóa để giải thích thực trạng, đề xuất giải pháp.
5. Bố cục của luận văn
Luận văn bao gồm 91 trang, với 15 bảng, 7 hình. Ngoài phần danh mục từ
viết tắt, danh mục bảng biểu, lời nói đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và
phụ lục, luận văn có bố cục được chia thành 3 chương chính như sau:
Chương I: Tổng quan về đào tạo cán bộ công chức và hệ thống quản lý chất
lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008
Chương II: Thực trạng hoạt động đào tạo cán bộ công chức tại Cục Hải quan
TP Hà Nội
Chương III: Xây dựng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 để hoàn
thiện quản lý đào tạo tại Cục Hải quan TP Hà Nội
2
Trong quá trình nghiên cứu và tìm hiểu, do kiến thức và khả năng của tác giả còn
hạn chế, nội dung của đề tài không thể tránh khỏi những thiếu sót. Vì vậy, tôi rất mong
nhận được ý kiến đóng góp của các thầy cô giáo để nội dung đề tài được hoàn thiện hơn.
Tôi xin chân thành cảm ơn!
3
CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ ĐÀO TẠO CÁN BỘ CÔNG CHỨC
VÀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN
ISO 9001:2008
1.1. CÁN BỘ, CÔNG CHỨC VÀ ĐÀO TẠO CÁN BỘ CÔNG CHỨC
1.1.1. Cán bộ, công chức và yêu cầu
1.1.1.1. Khái niệm cán bộ, công chức Nhà nước
Theo luật công chức, cán bộ Việt Nam năm 2008, quy định:
“Cán bộ là công dân Việt Nam, được bầu cử, phê chuẩn, bổ nhiệm giữ chức
vụ, chức danh theo nhiệm kỳ trong cơ quan của Đảng Cộng sản Việt Nam, Nhà
nước, tổ chức chính trị - xã hội ở trung ương, ở tỉnh, thành phố trực thuộc trung
ương (sau đây gọi chung là cấp tỉnh), ở huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh
(sau đây gọi chung là cấp huyện), trong biên chế và hưởng lương từ ngân sách nhà
nước.”
“Công chức là công dân Việt Nam, được tuyển dụng, bổ nhiệm vào ngạch,
chức vụ, chức danh trong cơ quan của Đảng Cộng sản Việt Nam, Nhà nước, tổ chức
chính trị - xã hội ở trung ương, cấp tỉnh, cấp huyện; trong cơ quan, đơn vị thuộc
Quân đội nhân dân mà không phải là sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp, công nhân
quốc phòng; trong cơ quan, đơn vị thuộc Công an nhân dân mà không phải là sĩ
quan, hạ sĩ quan chuyên nghiệp và trong bộ máy lãnh đạo, quản lý của đơn vị sự
nghiệp công lập của Đảng Cộng sản Việt Nam, Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội
(sau đây gọi chung là đơn vị sự nghiệp công lập), trong biên chế và hưởng lương từ
ngân sách nhà nước; đối với công chức trong bộ máy lãnh đạo, quản lý của đơn vị
sự nghiệp công lập thì lương được bảo đảm từ quỹ lương của đơn vị sự nghiệp công
lập theo quy định của pháp luật.”2
1.1.1.2. Phân loại cán bộ, công chức Nhà nước
Việc phân loại cán bộ, công chức đóng một vai trò quan trọng nhằm đạt hiệu
quả cao cả trong hoạt động công việc và cả trong công tác đào tạo, bồi dưỡng. Vì
2
Điều 4, Chương 1, Luật Cán bộ, công chức năm 2008
4
mỗi đối tượng cán bộ, công chức khác nhau có nhu cầu đào tạo, bồi dưỡng khác
nhau, có những tiêu chuẩn và yêu cầu khác nhau về trình độ đào tạo nghề nghiệp
chuyên môn. Việc phân loại cũng là một cơ sở để xác định nhu cầu đào tạo, bồi
dưỡng nhằm đáp ứng các nhu cầu đào tạo đó.
Công chức lãnh đạo, quản lý là những người được bầu cử hoặc bổ nhiệm
giữ chức vụ lãnh đạo, chỉ đạo, có thẩm quyền pháp lý và được sử dụng một cách
đầy đủ thẩm quyền ấy trong quá trình quản lý, có nhiệm vụ hoạch định chủ chương
công tác và điều khiển quá trình thực hiện nó ở một cấp độ nào đó nhưng ảnh hưởng
lớn đến chất lượng công việc. Đối tượng này được quy hoạch, đào tạo căn bản cả về
lý luận chính trị lẫn nghiệp vụ chuyên ngành, có khả năng tổng hợp và khái quát
cao, ngay từ đầu họ đã hiểu rõ vai trò của công tác tổ chức và trách nhiệm của họ
trong việc thực hiện công tác tổ chức.
Một số người tuy không có thẩm quyền, nhưng được giao thẩm quyền và sử
dụng thẩm quyền trong quá trình quản lý theo thời điểm, thời gian, không gian nhất
định, thì khi đó họ cũng thuộc loại công chức lãnh đạo. Loại công chức này được
coi là những người “đại diện chính quyền”, được cơ quan hoặc thủ trưởng uỷ nhiệm
tổ chức thực hiện một công việc nào đó.
Công chức chuyên môn là những người đã được đào tạo, bồi dưỡng ở các
trường lớp, có khả năng chuyên môn, được tuyển dụng, đảm nhận các chức vụ
chuyên môn, nghiệp vụ trong cơ quan hành chính Nhà nước. Có trách nhiệm thực
hiện những hoạt động nghiệp vụ chuyên ngành, họ được quy hoạch đào tạo theo
tiêu chuẩn cấp kiến thức nghiệp vụ với hai phân nhánh lý thuyết hoặc thực hành, có
số lượng đông và hoạt động của họ có tính chất quyết định đến việc hoàn thành
nhiệm vụ của cơ quan và đơn vị.
Nhân viên giúp việc là những người làm việc cụ thể, được bồi dưỡng, đào tạo
trong thực tế công tác là chính, được tuyển dụng giữ các chức vụ phục vụ cho bộ
máy làm việc của cơ quan, cho đến nay gần như chưa được đào tạo cơ bản mà hầu
hết đều từ các lĩnh vực chuyên môn khác chuyển sang hoạt động chuyên ngành.
5
1.1.1.3. Yêu cầu đối với cán bộ công chức Nhà nước
-
Yêu cầu về phẩm chất đạo đức: Phải có ý thức chấp hành nghiêm đường
lối chính sách của Đảng, Pháp luật của Nhà nước, có ý thức kỷ luật cao, cẩn thận,
chính xác, lập trường tư tưởng kiên định, bản lĩnh vững vàng như vậy mới đáp ứng
được yêu cầu công việc, mới giải quyết được nhiều mối quan hệ phức tạp phát sinh
trong hoạt động của các cơ quan Nhà nước.
-
Yêu cầu về trình độ chuyên môn: Phải có trình độ về lĩnh vực đang công
tác, hiểu biết sâu rộng, giỏi ngoại ngữ, tin học, tiếp thu và làm chủ được những kiến
thức mới, những trang thiết bị ngày càng hiện đại.
-
Yêu cầu về kỹ năng: Phải có đủ kỹ năng xử lý công việc được giao, xử lý
tình huống thực tế, kỹ năng lãnh đạo, quản lý và giải quyết vấn đề, kỹ năng sử dụng
thành thạo tin học văn phòng căn bản trở lên, kỹ năng giao tiếp tốt bằng các ngôn
ngữ thuộc lĩnh vực hoạt động, có kinh nghiệm và bản lĩnh nghề nghiệp.
-
Yêu cầu về tiềm năng phát triển: Có khả năng phát triển nghề nghiệp, học
hỏi, trau dồi thêm kiến thức, kinh nghiệm, nâng cao trình độ chuyên môn ngày càng
sâu rộng. Không ngừng phát triển và hoàn thiện bản thân để xứng đáng và gánh vác
được những trọng trách to lớn mà Đảng, Nhà nước tin tưởng giao phó.
Trên đây là những yêu cầu đối với cán bộ, công chức Nhà nước, tuy nhiên
các cơ quan Nhà nước cũng cần khuyến khích, động viên bằng các hình thức khác
nhau để họ trung thành, tận tâm, tận lực với công việc đem lại hiệu quả hoạt động
cao hơn. Tóm lại, 2 yếu tố cơ bản quan trọng nhất đối với cán bộ, công chức Nhà
nước là tính chuyên môn hóa (tinh thông, thành thạo trong giải quyết công việc) và
bản lĩnh nghề nghiệp (tinh thần trách nhiệm, phẩm chất đạo đức).
1.1.2. Đào tạo cán bộ, công chức Nhà nước
1.1.2.1. Khái niệm đào tạo cán bộ, công chức Nhà nước
Đào tạo nguồn nhân lực: về cơ bản là sự gia tăng giá trị của con người trên
các mặt đạo đức, trí tuệ, kỹ năng, tâm hồn, thể lực và phẩm chất mới, đáp ứng được
những yêu cầu to lớn của sự phát triển kinh tế - xã hội.
Việc đào tạo, bồi dưỡng cán bộ phải căn cứ vào tiêu chuẩn, chức vụ, chức
6
danh cán bộ, yêu cầu nhiệm vụ và phù hợp với quy hoạch cán bộ.
Chế độ đào tạo, bồi dưỡng cán bộ do cơ quan có thẩm quyền của Đảng Cộng
sản Việt Nam, Uỷ ban thường vụ Quốc hội, Chính phủ quy định.
1.1.2.2. Mục tiêu đào tạo cán bộ, công chức Nhà nước
Mục tiêu của đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức là:
-
Hình thành, củng cố nhận thức chính trị, đồng thời cũng phải đáp ứng
nhu cầu bức thiết về nâng cao năng lực công tác bao hàm những yếu tố cơ bản là
kiến thức, kỹ năng, thái độ công vụ. Làm thế nào để có được đội ngũ cán bộ, công
chức vững vàng về nhận thức, chắc chắn về trình độ chuyên môn, thành thạo về kỹ
năng nghiệp vụ, tâm huyết trong thực thi nhiệm vụ và minh bạch trong hành xử là
yêu cầu trọng tâm của kiện toàn bộ máy nhà nước nói chung và của cải cách nền
hành chính công nói riêng.
-
Nhằm làm cho cán bộ, công chức đạt đủ các tiêu chuẩn quy định đối với
từng ngạch công chức.
Để làm được điều này thì cần thiết phải xây dựng và thực hiện một chương
trình, kế hoạch đào tạo phát triển trong thời kỳ nhất định, phù hợp với tiềm năng
của tổ chức, sắp xếp theo thứ tự nghề nghiệp, theo từng cấp độ từ thấp đến cao và
những vị trí chủ yếu, then chốt trong từng lĩnh vực hoạt động chuyên môn nghiệp
vụ chuyên sâu. Bên cạnh đó, thường xuyên kiểm tra, xem xét về khóa học, giảng
viên, cơ sở đào tạo, công tác quản lý đào tạo để đánh giá kết quả và hiệu quả của
công tác đào tạo. Cần phải xác định rõ chi Ngân sách Nhà nước vào công tác đào
tạo đem lại những gì và hiệu quả ra sao.
1.1.2.3. Mục đích, vai trò và ý nghĩa của công tác đào tạo
1.1.2.3.1. Mục đích của công tác đào tạo
Tại mỗi tổ chức, công tác đào tạo mang những tính chất đặc thù khác nhau,
do đó cũng có những mục đích khác nhau. Tuy nhiên, nhìn chung công tác đào tạo
đều có 3 mục đích chính sau đây tại tất cả các tổ chức, cơ quan Nhà nước:
-
Đào tạo, bồi dưỡng nhằm đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ, chức danh cán bộ
công chức đã được quy định.
7
-
Đào tạo, bồi dưỡng nhằm giúp cá nhân và tổ chức thay đổi và đáp ứng
những nhu cầu trong tương lai của tổ chức.
-
Đào tạo, bồi dưỡng nhằm giúp cho cá nhân và tổ chức thực hiện công
việc tốt hơn, hiệu quả hơn.
1.1.2.3.2. Vai trò của công tác đào tạo
Đào tạo có vai trò quan trọng trong công tác nhân sự của một tổ chức nói
chung, trong cơ quan Nhà nước nói riêng. Đào tạo, bồi dưỡng không chỉ khắc phục
những hụt hẫng về năng lực công tác của cán bộ, công chức, mà còn liên quan đến
việc xác định và thỏa mãn các nhu cầu phát triển khác như phát triển đa kỹ năng,
tăng cường năng lực làm việc để cán bộ đảm nhận trách nhiệm, tăng cường năng lực
công tác toàn diện, và chuẩn bị cho đề bạt, bổ nhiệm vị trí cao hơn với trách nhiệm
nặng nề hơn trong tương lai của cán bộ, công chức. Công tác đào tạo tại các tổ chức
nhìn chung có 3 vai trò chính như sau:
-
Đào tạo giúp thu hút nguồn nhân lực tiềm năng: Một tổ chức biết cách tạo
cơ hội học tập và phát triển cho nhân viên sẽ thu hút được nhiều người tài đầu quân.
Cơ hội được học hỏi và phát triển bản than cũng như sự nghiệp là mong muốn đặc
biệt của mỗi nhân sự, đặc biệt là các nhân viên trẻ, mới ra trường. Ước mơ, khát
vọng, nhu cầu được khám phá, trải nghiệm và thách thức, đó là những điểm khác
biệt của một nhân viên mới rời ghế nhà trường so với một nhân viên đã trưởng
thành và có kinh nghiệm lao động. Cơ hội được đào tạo và trải nghiệm chi phối
cách lựa chọn công việc tương lai của các nhân sự trẻ. Vì vậy, chú trọng vào công
tác đào tạo là một cách hữu hiệu để thu hút nguồn nhân lực tiềm năng.
-
Đào tạo giúp bù đắp sự thiết hụt về nhân lực: Chuẩn bị một lực lượng lao
động có đủ trình độ để sẵn sàng đáp ứng các yêu cầu trong công việc là giải pháp để rút
ngắn khoảng các giữa cung – cầu lao động, và chuẩn bị cho những đòi hỏi về nhân lực
trong tương lai. Trong điều kiện hội nhập kinh tế quốc tế, yếu tố rất quan trọng là sự
thiếu hụt đội ngũ cán bộ quản lý cấp cao được đào tạo theo yêu cầu của nền kinh tế hội
nhập. Chính vì thế, các tổ chức phải chủ động đào tào nguồn nhân lực, chuẩn bị cho
một nguồn nhân lực cấp cao, như thế mới đảm bảo được yêu cầu công việc.
8
-
Đào tạo giúp nâng cấp nguồn nhân lực hiện có: Đầu tư vào công tác đào
tạo nguồn nhân lực hiện có sẽ đem lại hiệu quả trong việc nâng cấp nhân viên,
khẳng định vai trò và năng lực của nhà quản lý, thiết lập mối quan hệ tốt đẹp trong
nội bộ và phát triển hình ảnh tổ chức trong mắt khách hàng và đối tác. Việc trao cho
nhân viên những kỹ năng hoặc kiến thức mới không chỉ giúp họ hoàn thành công
việc nhanh chóng và hiệu quả hơn, mà còn nâng cao mức độ thỏa mãn của họ trong
công việc, và có động lực để tự gia tăng hiệu suất là việc.
1.1.2.4. Nội dung hoạt động đào tạo cán bộ, công chức Nhà nước
Nội dung cơ bản gồm:
1.1.2.4.1. Đào tạo nghiệp vụ chuyên môn
Kiến thức chuyên môn là kiến thức chuyên sâu về một lĩnh vực nào đó, giúp
giải quyết các vấn đề và có những ý tưởng mới trong nghề nghiệp.
Đào tạo cho cán bộ, công chức nhằm nâng cao trình độ, năng lực và kiến
thức chuyên môn có thể coi là nhiệm vụ hàng đầu, là điều kiện có tính quyết định
cho sự tồn tại và phát triển của các cơ quan, tổ chức Nhà nước. Ngoài việc nắm
vững, trang bị và cập nhật những kiến thức cơ bản, kiến thức chuyên ngành theo
chiều sâu, đồng thời trang bị những kiến thức liên ngành để có tầm hiểu biết rộng,
đủ sức luận giải những vấn đề lý luận và thực tiễn khó khăn đang đặt ra.
Để góp phần nâng cao trình độ, năng lực chuyên môn của cán bộ, công chức
thì Nhà nước cũng cần có những chính sách hợp lý để tạo điều kiện cho cán bộ,
công chức nâng cao kiến thức chuyên môn và cho họ thấy cần phải hoàn thiện mình
hơn để xứng đáng với nhiệm vụ mà Nhà nước tin tưởng giao phó.
Tuy nhiên, đào tạo một cán bộ, công chức giỏi chuyên môn có khả năng ứng
xử linh hoạt trước các vấn đề khác của xã hội thôi chưa đủ mà cần phải giáo dục
toàn diện con người vừa hồng vừa chuyên.
1.1.2.4.2. Đào tạo lý luận chính trị
Chính trị là hoạt động của con người nhằm làm ra, gìn giữ và điều chỉnh
những luật lệ chung mà những luật lệ này tác động trực tiếp lên cuộc sống của
những người góp phần làm ra, gìn giữ và điều chỉnh những luật lệ chung đó. Trong
9
bất kỳ xã hội nào thì cũng cần những luật lệ chung để hoạt động nhịp nhàng và khoa
học, tránh tình trạng vô tình hay cố ý xâm phạm quyền lợi, lợi ích, tài sản, sức khỏe
hay thậm chí tính mạng của người khác hay của cộng đồng.
Như vậy, đào tạo lý luận chính trị là hết sức cần thiết, nó giúp cán bộ, công
chức vững vàng hơn trong ý chí, nhận thức đúng đắn về đường lối, chính sách của
Đảng và Nhà nước để từ đó có phương pháp, phong cách, lề lối làm việc chính xác,
đúng đắn. Ngoài ra còn để đối phó với lực lượng chống phá Đảng, Nhà nước ở bên
ngoài, kiên định, lập trường tư tưởng vững vàng, không bị cám dỗ bởi cái lợi trước
mắt của bản thân.
Việc xác định trình độ lý luận chính trị đối với cán bộ, đảng viên nhằm bảo
sự thống nhất về tiêu chuẩn trình độ lý luận chính trị trong Đảng; làm cơ sở xây
dựng và thực hiện kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng, cập nhật kiến thức về lý luận chính
trị và thực hiện chính sách đối với cán bộ, đảng viên. Bồi dưỡng kiến thức quản lý
hành chính Nhà nước để nâng cao kiến thức, năng lực quản lý, điều hành và thực thi
công vụ.
Để đảm bảo các yêu cầu như: thủ tục đơn giản, minh bạch, giảm thiểu các
chi phí trung gian, tất cả các cán bộ, công chức là lãnh đạo cấp vụ, cấp cục, cấp
phòng, kiểm tra viên, thanh tra chính, kỹ thuật viên chính và tương đương bắt buộc
phải học lớp bồi dưỡng kiến thức quản lý hành chính Nhà nước theo chương trình
dành cho lãnh đạo các cấp và chuyên viên chính. Đây là chương trình đào tạo cần
thiết để quy hoạch, luân chuyển cán bộ, công chức trong các cơ quan từ trung ương
xuống địa phương và ngược lại.
1.1.2.4.3. Đào tạo về ngoại ngữ, tin học:
Về ngoại ngữ: Giảng dạy các ngôn ngữ cần thiết để sử dụng trong quá trình
học tập và làm việc cho cán bộ, công chức. Hiện nay, việc tổ chức học tiếng Anh là
trọng tâm, ngoài ra còn học tiếng của các nước đối tác chính như Pháp, Thái Lan,
Nhật Bản, Hàn Quốc. Ngoài việc học tiếng nước ngoài, còn học tiếng các dân tộc
anh em trên toàn lãnh thổ Việt Nam.
10
Về tin học: đào tạo các kiến thức cơ bản về sử dụng máy vi tính phục vụ
công tác chuyên môn, nghiệp vụ và quản lý điều hành công việc. Tập trung đào tạo
nâng cao cho lực lượng cán bộ chuyên trách về công tác thống kê, công tác tin học
để nhanh chóng trang bị kiến thức, khoa học kỹ thuật ngày càng hiện đại phục vụ
cho công tác quản lý hành chính Nhà nước.
1.1.2.5.
Hình thức đào tạo cán bộ, công chức Nhà nước
Chia theo vị trí, địa điểm và nhu cầu đào tạo, ta có 2 hình thức chủ yếu sau:
Đào tạo tại chỗ:
Đào tạo tại nơi công tác: Đào tạo tại chỗ, tự học, hội thảo và các hoạt động
nhóm, nghiên cứu tình huống, các đề án nơi làm việc, phòng học ngoại ngữ, tin học,
thực hành. Các phương pháp, kỹ thuật giảng dạy mới này giúp bổ trợ cho các kỹ
thuật giảng dạy truyền thống trên lớp và chuyến đi khảo sát thực tế. Các đề án tại
nơi làm việc, trình bày nhóm, tự đánh giá và đánh giá của cán bộ quản lý tại nơi làm
việc là cách hỗ trợ xác định mức độ thành công trong việc chuyển hóa kiến thức vào
thực tế công việc.
-
Đào tạo tách rời công việc:
Đào tạo tại các cơ sở đào tạo: Phối hợp với các cơ sở đào tạo trong và
ngoài ngành (các trường đại học, cao đẳng, học viện Tài chính, học viện Hành chính
quốc gia…) để đào tạo chuyên ngành, nghiệp vụ mà cán bộ, công chức đang và sẽ
đảm nhiệm.
-
Đào tạo ngoài nước: thường xuyên nắm bắt những nội dung, thông tin
mới nhất về kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ để cử cán bộ đi đào tạo tránh bị lạc
hậu với công tác quản lý hành chính Nhà nước trong khu vực và các nước trên thế
giới. Rà soát, đánh giá, chuẩn bị lực lượng cán bộ, công chức có khả năng học tập,
nghiên cứu ở nước ngoài phải đủ trình độ về chuyên môn nghiệp vụ, ngoại ngữ, tin
học và phẩm chất để tiếp thu kiến thức tốt và khi về nước phát huy, sử dụng có hiệu
quả kiến thức, tài liệu đi học mang về. Việc chọn cử đi học cần phù hợp với chuyên
môn cán bộ đang đảm nhiệm và có hướng sử dụng hiệu quả sau khi đào tạo.
11
1.1.2.6.
Phương pháp đào tạo cán bộ, công chức Nhà nước
Để thực thi việc đào tạo với những nội dung và hình thức khác nhau cho
nhân viên ở các cấp bậc khác nhau ta có thể lựa chọn một trong những phương pháp
sau đây.
Đào tạo trong công việc
Đào tạo trong quá trình làm việc là việc thông qua quá trình làm việc để học
tập kỹ năng và kiến thức.
Đặc điểm của phương pháp đào tạo này là việc đào tạo được tiến hành trong
môi trường và điều kiện làm việc có thực, xuyên suốt quá trình làm việc thực tế,
đồng thời lại được chỉ đạo bởi những người có kinh nghiệm phong phú. Nhờ đó mà
có thể giúp cho người được đào tạo trực tiếp nắm bắt được kỹ năng làm việc và
nâng cao hiệu quả năng lực công tác với chi phí và thời gian đào tạo tương đối thấp.
Phương pháp đào tạo trong công việc bao gồm:
-
Đào tạo theo kiểu chỉ dẫn.
-
Đào tạo theo kiểu học nghề.
-
Kèm cặp và chỉ bảo.
-
Luân chuyển và thuyên chuyển công tác.
Đào tạo ngoài công việc
Ý nghĩa của công tác đào tạo này là thoát ly công việc và hiện trường làm
việc, do các chuyên gia và giáo sư trong và ngoài tổ chức tiến hành đào tạo tập
trung cho các cán bộ, công chức.
Phương pháp này bao gồm:
-
Tổ chức các lớp gần không gian làm việc.
-
Cử người đi học ở các trường chính quy.
-
Bài giảng, thảo luận hay hội nghị.
-
Đào tạo theo kiểu chương trình hóa với sự trợ giúp của máy tính.
-
Đào tạo từ xa.
-
Đào tạo theo kiểu phòng thí nghiệm.
-
Đào tạo kỹ năng xử lý công văn, giấy tờ.
12
Trên đây là những phương pháp đào tạo mà nhiều cơ quan nhà nước đã và
đang sử dụng, và nó có thể phù hợp hoặc không vì thế các cơ quan, tổ chức cần tổ
chức đánh giá việc thực hiện các chương trình đào tạo xem hiệu quả như thế nào đối
với công việc, thông qua đó rút ra được những bài học kinh nghiệm bổ ích, phát huy
ưu điểm và khắc phục nhược điểm.
1.1.3. Yếu tố ảnh hưởng đến điều kiện đảm bảo thực hiện hệ thống quản lý
chất lượng trong quy trình đào tạo cán bộ, công chức Nhà nước
Hoạt động đào tạo cán bộ, công chức Nhà nước chịu tác động của rất nhiều
yếu tố. Vì vậy, việc nhận biết và hiểu rõ về tác động của các yếu tố này đến hoạt
động đào tạo cán bộ, công chức Nhà nước là rất quan trọng, nó sẽ giúp tổ chức tìm
ra hình thức, phương pháp và nội dung đào tạo một cách chính xác và hợp lý nhất,
đảm bảo thực hiện HTQLCL và đạt được mục tiêu chất lượng.
1.1.3.1.
Yếu tố thuộc cán bộ, công chức
Để thời gian đào tạo không kéo dài, sát với công việc hàng ngày, cung cấp
những kiến thức, rèn luyện kỹ năng cần thiết và hợp lý cho cán bộ, công chức Nhà
nước nhằm đảm bảo hiệu quả đào tạo thì cần tìm hiểu những yếu tố thuộc cán bộ,
công chức. Cụ thể:
-
Thái độ và động cơ học tập của cán bộ, công chức.
-
Thời gian được đào tạo.
-
Tính chất công việc.
-
Giới tính, độ tuổi.
-
Trình độ cơ bản.
Tất cả những yếu tố trên ảnh hưởng đến trình độ tiếp thu kiến thức của cán
bộ về chiều rộng và chiều sâu, xử lý kiến thức sách vở để áp dụng vào thực tế, niềm
ham muốn tìm tòi, khả năng linh hoạt, sáng tạo trong tiếp thu và sử dụng kiến thức
để hoàn thành công việc xuất sắc nhất, góp phần vào thành công của tổ chức.
1.1.3.2. Yếu tố thuộc cơ quan sử dụng cán bộ, công chức
Bên cạnh những yếu tố thuộc cán bộ, công chức mà ảnh hưởng lớn đến chất
lượng, số lượng đào tạo nêu trên. Lại có những yếu tố thuộc cơ quản sử dụng cán
13
bộ, công chức làm ảnh hưởng đến hoạt động đào tạo như:
-
Sự quan tâm của lãnh đạo trong tổ chức.
-
Mục tiêu, định hướng, kế hoạch của tổ chức.
-
Nhu cầu của tổ chức và động cơ phấn đấu của cá nhân công chức.
-
Việc sử dụng hợp lý lao động sau đào tạo đối với cán bộ.
Những yếu tố này ảnh hưởng đến việc quyết định cử cán bộ, công chức nào,
đi tào tạo về lĩnh vực gì, với thời gian bao lâu, cũng như ảnh hưởng đến tâm lý cán
bộ, công chức có tích cực học tập hay không.
1.1.3.3. Yếu tố thuộc cơ sở đào tạo
Hệ thống cơ sở đào tạo đủ tiêu chuẩn, đáp ứng được nhu cầu đào tạo là một
trong những yếu tố rất quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng của hoạt động
đào tạo cán bộ, công chức Nhà nước. Cụ thể:
-
Trang thiết bị, cơ sở vật chất: hỗ trợ đào tạo
-
Trình độ đội ngũ giảng viên.
-
Hệ thống tài liệu phục vụ đào tạo.
Kinh phí hỗ trợ: đảm bảo kinh phí cho đào tạo đồng bộ và triệt để.
1.1.3.4. Yếu tố thuộc môi trường đào tạo
-
Quy chế, quy tắc, pháp luật, văn bản liên quan…
-
Quyền bình đẳng về giới tính, độ tuổi, tiền công, năng lực.
-
Hoạt động của công đoàn.
-
Cơ hội bình đẳng về việc làm.
Cần có các chế độ thưởng khi học viên có kết quả học tập tốt và phạt nặng
khi kết quả học tập yếu kém, cần phải công minh, rõ ràng. Điều này làm cho cán bộ,
công chức được cử đi học thấy được tầm quan trọng của việc đào tạo, học tập
nghiêm túc, tránh lãng phí và có hiệu quả.
Nội dung và chương trình, hình thức và phương pháp đào tạo là kết quả tác
động của 4 nhóm yếu tố nói trên. Và ở mỗi đơn vị có 4 nhóm yếu tố trên khác nhau
do đặc thù ngành, tính chất công việc, nhân viên và phong cách lãnh đạo, chính vì
thế, cơ quan hay tổ chức thực hiện hoạt động đào tạo cán bộ, công chức thường dựa
14
vào các yếu tố trên để quyết định phương hướng đào tạo phù hợp.
1.2. HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG ISO 9001:2008
1.2.1. Những khái niệm cơ bản
1.2.1.1. Quản lý chất lượng
1.2.1.1.1. Khái niệm quản lý chất lượng
Chất lượng không tự nhiên sinh ra, nó là kết quả do sự tác động của hàng
loạt nhân tốt có liên quan chặt chẽ với nhau. Muốn đạt được chất lượng mong muốn
cần phải QL một cách đúng đắn các nhân tố đó.
Một khái niệm QLCL đầy đủ phải trả lời 4 câu hỏi sau:
-
Mục tiêu của QLCL là gì?
-
Phạm vi và đối tượng của QLCL?
-
Chức năng, nhiệm vụ của QLCL?
-
Thực hiện QLCL bằng phương pháp, phương tiện nào?
Theo tổ chức quốc tế về tiêu chuẩn hóa ISO: Quản lý chất lượng là "hoạt
động tương tác và phối hợp lẫn nhau nhằm định hướng và kiểm soát một tổ chức về
chất lượng"3. Hoạt động quản lý chất lượng bao gồm việc thiết lập chính sách và
mục tiêu chất lượng; hoạch định chất lượng; kiểm soát chất lượng; đảm bảo chất
lượng và cải tiến chất lượng.
Theo K. Ishikawa, một chuyên gia chất lượng nổi tiếng Nhật Bản: QLCL sản
phẩm có nghĩa là nghiên cứu, thiết kế, triển khai quá trình sản xuất kinh doanh và
bao giờ cũng thỏa mãn nhu cầu của khách hàng4.
Theo tiêu chuẩn Nhật (Jis - 84): QLCL là hệ thống các biện pháp tạo điều
kiện thực hiện quá trình, tiết kiệm chi phí, thỏa mãn yêu cầu khách hàng5.
Theo Phillip B. Crosby: QLCL là một phương tiện có tính chất HT đảm bảo
việc tôn trọng thổng thể tất cả thành phần của một kế hoạch hành động6.
Như vậy QLCL có nhiều dạng thể hiện khác nhau, trong đó đáng chú ý là đề
3
ISO 9001:2005, Tổng Cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng,
/>4
Ishikawa, Kaoru (1990), Introduction to Quality Control, J. H. Loftus (trans.), Tokyo: 3A Corporation
5
Tiêu chuẩn Nhật Bản (Jis-84), tr 43, 2007
6
Philip B. Crosby, 2007
15
xuất của W. E. Deming. Ông cho ra rằng chu kỳ PDCA sau đây là nền tảng cho tất
cả các chu kỳ theo tiêu chuẩn ISO 9000:
Hành động
Kế hoạch
Cách thức để cải
thiện vào chu kỳ
tiếp theo
Những guồn lực,
tiêu chuẩn, giới
hạn nào?
Sự việc có diễn
ra theo đúng kế
hoạch không?
Thực hiện, quan
sát và thu thập
dữ liệu.
Kiểm tra
Thực hiện
Hình 1.1: Vòng tròn PDCA
(Nguồn: Chris Anderson, How Are PDCA Cycles Used Inside ISO 9001?,
/>Vòng tròn PDCA mô tả chuyển động liên tục của các khâu Kế hoạch – Thực
hiện – Kiểm tra – Hành động qua các chu kỳ sản phẩm, đánh giá chất lượng của tổ
chức. QLCL không phải là thực hiện một chu trình PDCA đơn lẻ, mà là một chuỗi
các chu trình PDCA nối tiếp nhau, có ý nghĩa kế thừa và phát triển, nhằm nâng cao
chất lượng.
Như vậy, tổng hợp các ý nêu trên, tác giả sử dụng khái niệm QLCL như sau:
Quá trình tổ chức thực hiện có hệ thống các biện pháp quản lý toàn bộ, quá trình
nhằm đảm bảo và không ngừng nâng cao chất lượng, đáp ứng yêu cầu khách hàng.
Như vậy QLCL có ý nghĩa đặc biệt quan trọng, nó phải đáp ứng những yêu cầu đặc
thù của KH và nó phải được cập nhật thường xuyên và mang tính hệ thống.
1.2.1.1.2. Các nguyên tắc cơ bản về quản lý chất lượng
Tổ chức tiêu chuẩn Quốc tế ISO đưa ra 8 nguyên tắc là cơ sở của các chuẩn
ISO 9000. Các nguyên tắc này được định nghĩa trong hệ thống quản lý chất lượng
ISO 9000 bao gồm:
16
a. Định hướng khách hàng: Tổ chức phụ thuộc vào khách hàng và vì thế phải
hiểu nhu cầu trước mắt và trong tương lai của họ, phải thỏa mãn nhu cầu đó và cố
gắng vượt qua mức kỳ vọng của khách hàng. Theo nguyên tắc này, lợi ích của
khách hàng chính là yếu tố hàng đầu giúp tổ chức hoạt động và phát triển.
b. Lãnh đạo: Lãnh đạo tổ chức thiết lập nên sự thống nhất về mục tiêu và
định hướng chung, tạo và duy trì môi trường nội bộ trong đó các cá nhân có thể
hoàn toàn nỗ lực vì mục tiêu của tổ chức. Nguyên tắc này giúp các cá nhân hiểu và
có động lực thúc đẩy, đạt được mục tiêu tập thể, giúp các hoạt động được đánh giá,
định hướng và thực hiện một cách thống nhất, giảm thiểu được sai sót trong truyền
thông giữa các cấp trong tổ chức.
c. Khuyến khích tham gia: Mỗi cá nhân dù ở bất kỳ cấp độ nào đều là yếu tố
không thể thiếu của tổ chức. Việc kích thích sự tham gia thật sự của họ vào hoạt
động chung sẽ khơi dậy tiềm năng, cá nhân có thể phục vụ tốt cho lợi ích của tổ
chức. Nguyên tắc này tạo cơ hội phát triển năng lực của mỗi cá nhân, tăng tinh thần
trách nhiệm và sự sẵn sàng cống hiến, tăng khả năng sáng tạo và đổi mới.
d. Quản lý theo quy trình: Hiệu quả hoạt động và sử dụng các nguồn lực của
tổ chức sẽ cao hơn nếu áp dụng quản lý theo quy trình. Phương pháp quản lý này có
thể giảm chi phí và rút ngắn thời gian vận hành, tăng và dự báo chính xác kết quả
sản xuất, kịp thời đáp ứng cơ hội thị trường.
e. Hệ thống: Xác định, hiểu và nắm bắt các quy trình phụ thuộc lẫn nhau như
một hệ thống sẽ giúp tăng hiệu quả hoạt động trong việc đạt được mục tiêu kinh tế.
Phương pháp tiếp cận một cách hệ thống giúp tổng hợp và sắp xếp các quy trình tối
ưu, tập trung nỗ lực vào các quy trình then chốt, tạo niềm tin vào hiệu quả bền vững
của tổ chức.
f. Không ngừng cải thiện: Việc cải thiện hiệu quả hoạt động phải là một mục
tiêu xuyên suốt, nhằm đảm bảo khả năng và vị thế cạnh tranh của tổ chức, tăng tính
linh hoạt trong nắm bắt cơ hội thị trường.
g. Ra quyết định dựa trên thông tin chuẩn xác: Các quyết định chỉ sáng suốt
khi dựa trên việc phân tích tốt thông tin và dữ liệu. Dựa trên các quyết định đã được
17
