Báo cáo kiến tập ngành Quản trị văn phòng tại UBND huyện Núi Thành

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

PHAN THỊ THANH THANH

BÁO CÁO KIẾN TẬP
NGÀNH ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
LỚP ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG KHÓA 2013 - 2017

Tên cơ quan:

UBND HUYỆN NÚI THÀNH

Địa chỉ:

Đường Nguyễn Văn Linh, Khối 2, thị trấn Núi
Thành, huyện Núi Thành, tỉnh Quảng Nam

Cán bộ hướng dẫn nghiệp vụ tại cơ quan: Nguyễn Thị vân
Giáo viên hướng dẫn:

Nguyễn Đăng Việt

Quảng Nam - 2016


TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

PHAN THỊ THANH THANH

BÁO CÁO KIẾN TẬP NGÀNH NGHỀ
NGÀNH ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
LỚP ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG KHÓA 2013 - 2017

Tên cơ quan:

UBND HUYỆN NÚI THÀNH

Địa chỉ:

Đường Nguyễn Văn Linh, Khối 2, thị trấn Núi
Thành, huyện Núi Thành, tỉnh Quảng Nam

Cán bộ hướng dẫn nghiệp vụ tại cơ quan: Nguyễn Thị vân
Giáo viên hướng dẫn:

Nguyễn Đăng Việt

Quảng Nam - 2016


Báo cáo kiến tập

GVHD: ThS. Nguyễn Đăng Việt
MỞ ĐẦU

Hiện nay đất nước ta đang tiến hành công cuộc đổi mới đất nước, từng bước
xây dựng một nhà nước pháp quyền XHCN, Nhà nước của dân do dân và vì dân; tiến
hành cải cách một bước nền hành chính quốc gia, một nền hành chính vững mạnh
thông suốt, có năng lực, hiệu quả. Chính vì vậy vấn đề soạn thảo, quản lý văn bản và

công tác văn thư- lưu trữ trong hoạt động quản lý Nhà nước có ý nghĩa rất quan trọng.
Bởi vì đây là công tác vừa cập nhật hằng ngày, thường xuyên vừa đòi hỏi sự tổng hợp
tư duy khoa học khi soạn thảo ban hành một văn bản của các cơ quan hành chính nhà
nước... nhằm phục vụ tốt cho mọi tổ chức và công dân .
Quản trị văn phòng là một công tác cần có sự hiểu biết sâu rộng trên nhiều lĩnh
vực, nó cũng là một thách thức lớn đối với nhiều nhà quản lý. Mặt khác, Công tác
quản trị văn phòng còn có ý nghĩa rất quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả hoạt
động quản lý trong cơ quan, tổ chức.
Là sinh viên lớp Quản trị văn phòng tôi nhận thấy rằng công tác soạn thảo văn
bản, công tác văn thư, lưu trữ giữ một vị trí quan trọng có tính pháp lý và khoa học
trong bộ máy nhà nước trên nhiều lĩnh vực: kính tế, chính tri, văn hoá, xã hội, quốc
phòng,...góp phần vào công cuộc xây dựng và bảo vệ đất nước.
Chính vì thế, công việc thực tế của sinh viên là rất quan trọng nó đòi hỏi phải
biết tìm tòi, biết vận dụng những kiến thức đã học vào thực tiễn. Đây là cơ hội giúp
cho sinh viên bổ sung kiến thức và trao dồi kinh nghiệm. Qua đó, mỗi sinh viên cũng
sẽ nhận thấy được những gì mình còn thiếu hụt, những gì mà mình cần tích luỹ làm
hành trang để đáp ứng yêu cầu công việc sau này.
Báo cáo kiến tập là kết quả của quá trình thực tế, vận dụng lý luận công tác ban
hành tổ chức quản lý văn thư, soạn thảo văn bản vào hoạt động thực tiễn, qua đó rút ra
những ưu khuyết điểm của công tác này.

SVTH: Phan Thị Thanh Thanh - Lớp 1305QTVE

3


Báo cáo kiến tập

GVHD: ThS. Nguyễn Đăng Việt

Qua thời gian kiến tập và nghiên cứu tại Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện
Núi Thành, tôi viết bài báo cáo này để trình bày những kết quả đã đạt được và đề xuất
một số giải pháp để công tác quản trị văn phòng ngày càng hoàn thiện hơn.
Sau 5 tuần kiến tập từ ngày 11/4/2016 đến ngày 15/5/2016, tôi đã nhận được
sự chỉ bảo nhiệt tình của các cô, chú, anh, chị trong văn phòng cùng sự nỗ lực của bản
thân tôi đã hoàn thành đợt kiến tập này. Kết quả được thể hiện qua bài báo cáo với
những nội dung chính sau đây:
Nội dung báo cáo thực tập gồm 3 chương:
Chương 1: Khái quát về tổ chức và hoạt động của UBND huyện Núi
Thành và Văn phòng UBND huyện Núi Thành.
Chương 2: Thực trạng công tác văn phòng tại UBND huyện Núi Thành.
Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng
tại UBND huyện Núi Thành.
Được sự quan tâm hướng dẫn nhiệt tình của các thầy cô giáo bộ môn và các cấp
lãnh đạo cùng nhân viên trong cơ quan nhất là cán bộ Văn phòng UBND huyện đã tạo
cho tôi hoàn thành tốt khóa thực tập này. Tuy nhiên trong quá trình thực tập, thời gian
khảo sát thực tế ngắn, kiến thức còn hạn chế nên khó tránh khỏi những thiếu sót, rất
mong nhận được sự góp ý, nhận xét, chỉ dẫn của quý thầy cô khoa Quản Trị văn
phòng, cùng lãnh đạo Văn phòng HĐND và UBND huyện Núi Thành, và cán bộ văn
phòng UBND huyện để bài viết của em được hoàn chỉnh hơn.

SVTH: Phan Thị Thanh Thanh - Lớp 1305QTVE

4


Báo cáo kiến tập

GVHD: ThS. Nguyễn Đăng Việt
LỜI CẢM ƠN

Đối với bản thân tôi sau quá trình kiến tập đã giúp tôi vững vàng hơn cả trong
trình độ chuyên môn, kiến thức công việc cũng như kỹ năng giao tiếp với cán bộ cơ
quan, giao tiếp xã hội. Kiến tập ngành nghề giúp tôi lĩnh hội được nhiều kiến thức
mới cũng như tư duy mới, mở rộng và phát huy những gì mà mình đã được học ở nhà
trường qua thầy cô, bạn bè; học hỏi được nhiều kinh nghiệm qua những người đi
trước, rèn luyện được đức tính cần thiết cho một cán bộ văn phòng trong tương lai.
Dưới đây là phần báo cáo tổng kết quá trình kiến tập của tôi tại Văn phòng
UBND huyện Núi Thành. Ghi lại và đánh giá một cách khách quan những gì mà tôi
đã làm được cũng như chưa làm được.
Qua đây, cho tôi được gửi lời cám ơn, lời chúc sức khoẻ đến các thầy, cô trong
Khoa Quản Trị Văn Phòng và Nhà trường, các cán bộ Văn phòng UBND huyện Núi
Thành, đã nhiệt tình giúp đỡ tôi hoàn thành nhiệm vụ trong đợt kiến tập ngành nghề
này. Kính mong quý thầy, cô giáo có ý kiến đóng góp để bài báo cáo kiến tập ngành
nghề của tôi được hoàn thiện và đầy đủ hơn.
Xin chân thành cảm ơn./.
Núi Thành, ngày 18 tháng 5 năm 2016
Sinh viên kiến tập

Phan Thị Thanh Thanh

SVTH: Phan Thị Thanh Thanh - Lớp 1305QTVE

5


Báo cáo kiến tập

GVHD: ThS. Nguyễn Đăng Việt

LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan các kết quả đưa ra trong báo cáo này dựa trên kết quả thu
được trong quá trình kiến tập của riêng thôi, không sao chép bất kỳ kết quả nào của
người khác. Nội dung của bài báo cáo có tham khảo và sử dụng một số thông tin, tài
liệu từ các nguồn sách, tài liệu của của cơ quan, mạng internet...
Núi Thành, ngày 18 tháng 5 năm 2016
Sinh viên kiến tập

Phan Thị Thanh Thanh

SVTH: Phan Thị Thanh Thanh - Lớp 1305QTVE

6


Báo cáo kiến tập

GVHD: ThS. Nguyễn Đăng Việt
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

TT

Từ viết tắt

Từ đầy đủ

01

HĐBT

Hội đồng Bộ trưởng

03

HĐND

Hội đồng nhân dân

03

UBND

Ủy ban nhân dân

04

TT. HĐND

Thường trực Hội đồng nhân dan

05

HĐND và UBND

Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân

SVTH: Phan Thị Thanh Thanh - Lớp 1305QTVE

7

Báo cáo kiến tập

GVHD: ThS. Nguyễn Đăng Việt
MỤC LỤC

SVTH: Phan Thị Thanh Thanh - Lớp 1305QTVE

8


Báo cáo kiến tập

GVHD: ThS. Nguyễn Đăng Việt

CHƯƠNG 1
KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA UBND HUYỆN NÚI THÀNH
VÀ VĂN PHÒNG UBND HUYỆN NÚI THÀNH
1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Núi Thành
1.1.1. Vài nét về đặc điểm, điều kiện tự nhiên của huyện Núi Thành
Huyện Núi Thành là một huyện nằm ở phía Nam của tỉnh Quảng Nam - Đà
Nẵng (cũ), là huyện có truyền thống cách mạng, tên Núi Thành vang dội trong kháng
chiến chống Mỹ cứu nước với tám chữ vàng được Đảng và Bác Hồ phong tặng:
“Trung dũng, kiên cường, đi đầu diệt mỹ”.
Sau ngày Miền Nam hoàn toàn giải phóng đến năm 1983 căn cứ theo Quyết
định số 144/HDBT ngày 03/12/1983 của HDBT “V/v chia huyện Tam Kỳ thành 02
đơn vị hành chính lấy tên là Thị xã Tam Kỳ và huyện Núi Thành:
- Phía Đông giáp với sông Trường Giang và biển Đông.
- Phía Nam giáp với tỉnh Quảng Ngãi.
- Phía Tây giáp với huyện Trà My.

- Phía Bắc giáp với Thị xã Tam Kỳ (cũ) - nay là thành phố Tam Kỳ.
- Huyện Núi Thành có 16 xã và 01 thị trấn.
- Tổng diện tích: 533.0269 Km2.
- Dân số: tính đến ngày 31/12/2013 toàn huyện có 138.769 người. Có hai dân tộc
chủ yếu là người Kinh và người Cor (sống tại các thôn 4; 6; 8 xã Tam Trà).
Huyện Núi Thành là một huyện vùng cát ven biển, thế mạnh của huyện là đánh
bắt và nuôi trồng thủy sản. Con người Núi Thành cần cù, chịu khó, luôn bám đất bám
biển làm giàu cho bản thân và quê hương.

SVTH: Phan Thị Thanh Thanh - Lớp 1305QTVE

9


Báo cáo kiến tập

GVHD: ThS. Nguyễn Đăng Việt

Huyện có khu kinh tế mở Chu Lai đã được phê duyệt và bước đầu đi vào hoạt
động. Đây là vùng kinh tế mới mẻ và đầy triển vọng cho miền Trung, Núi Thành và
cả nước.
1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện Núi Thành
1.1.2.1. Chức năng
UBND huyện do HĐND cùng cấp bầu ra là cơ quan chấp hành của HĐND, cơ
quan hành chính nhà nước ở địa phương chịu trách nhiệm thi hành hiến pháp, luật và
các văn bản của cơ quan, Nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND huyện, UBND
huyện thực hiện chức năng quản lí Nhà nước trên địa bàn huyện. Đồng thời báo cáo
tình hình thực hiện của mình trước HĐND huyện;
UBND huyện giải quyết công việc theo nhiệm vụ,quyền hạn,quy định tại Luật
Tổ chức HĐND và UBND năm 2003. UBND huyện thảo luận tập thể và quyết định

theo đa số các vấn đề được quy định tại điều 124 Luật Tổ chức HĐND và UBND năm
2003 và những vấn đề khác mà pháp luật quy định thuộc thẩm quyền của UBND
huyện;
UBND huyện phối hợp cùng UBND tỉnh, thường trực HĐND và các ban của
HĐND cùng cấp chuẩn bị nội dung các kỳ họp HĐND, xây dựng đề án để HĐND
xem xét và quyết định.
1.1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn
UBND huyện thực hiện các nhiệm vụ của mình bằng những văn bản quản lý, tổ
chức chỉ đạo các phòng, ban trong huyện thực hiện nhiệm vụ theo từng lĩnh vực
chuyên môn. UBND huyện vừa thực hiện chức năng quản lý hành chính, vừa thực
hiện chức năng quản lý kinh tế - xã hội cụ thể là:

SVTH: Phan Thị Thanh Thanh - Lớp 1305QTVE

10


Báo cáo kiến tập
-

GVHD: ThS. Nguyễn Đăng Việt

Tổ chức và chỉ đạo việc thi hành hiến pháp, luật, các văn bản của các cơ quan
Nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND huyện. Đồng thời chỉ đạo hoạt
động của cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện và UBND các xã, thị trấn;
Trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn do pháp luật quy định, UBND huyện ra

các quyết định, chỉ thị và tổ chức thực hiện, kiểm tra việc thi hành các văn bản đó.
-

Quản lý nhà nước ở địa phương trong các lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp,
ngư nghiệp, công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, thương mại, dịch vụ, văn hoá,
giáo dục, y tế, khoa học, công nghệ và môi trường, thể dục, thể thao, báo chí,
phát thanh, truyền hình và các lĩnh vực xã hội khác, quản lý Nhà nước về đất
đai và các nguồn tài nguyên thiên nhiên khác, quản lý việc thực hiện tiêu chuẩn
đo lường chất lượng sản phẩm hàng hoá;

-

Phối hợp với thường trực HĐND huyện và các ban của HĐND huyện chuẩn bị
nội dung các kỳ họp của HĐND; xây dựng các đề án trình HĐND xem xét,
quyết định;

-

Tuyên truyền giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành hiến pháp, luật, các
văn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND cùng cẩp
trong cơ quan nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội, đơn vị vũ trang nhân
dân và công dân ở trong huyện;

-

Phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản của nhà nước và của công dân, chống
tham nhũng, buôn lậu, làm hàng giả và các tệ nạn khác;

-

Đảm bảo an ninh chính trị, trật tự, an toàn xã hội, thực hiện nhiệm vụ xây dựng
lực lượng vũ trang và xây dựng quốc phòng toàn dân; thực hiện chế độ nghĩa
vụ quân sự, nhiệm vụ hậu cần tại chỗ, quản lý hộ khẩu, hộ tịch ở địa phương,

quản lý việc cư trú, đi lại của người nước ngoài ở địa phương;

SVTH: Phan Thị Thanh Thanh - Lớp 1305QTVE

11


Báo cáo kiến tập
-

GVHD: ThS. Nguyễn Đăng Việt

Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động tiền lương, đào tạo đội ngũ viên
chức nhà nước cà cán bộ cấp xã, bảo hiểm xã hội theo sự phân cấp của chính
phủ;

-

Tổ chức và chỉ đạo thực hiện công tác thi hành án ở địa phương theo quy định
của pháp luật;

-

Tổ chức thực hiện việc thu chi ngân sách của địa phương theo quy định của
pháp luật;

-

UBND huyện chịu trách nhiệm và báo cáo công tác trước HĐND huyện và
UBND Tỉnh.

-

Quản lý địa giới hành chính ở địa phương; xây dựng đề án phân vạch, điều
chỉnh địa giới đơn vị hành chính ở địa phương đưa ra HĐND huyện thông qua
để trình cấp trên xét.

1.1.3. Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Núi Thành
Để đảm bảo thực hiện tốt các nhiệm vụ và quyền hạn của UBND huyện theo
quy định của pháp luật, cơ cấu tổ chức bộ máy của UBND huyện núi thành như sau:
- Chủ Tịch UBND chỉ đạo, điều hành chung;
- Phó Chủ Tịch UBND phụ trách kinh tế;
- Phó Chủ Tịch UBND phụ trách văn hoá - xã hội;
- Uỷ viên uỷ ban: Trưởng công an huyện, chỉ huy trưởng ban chấp hành quân sự
huyện, chánh văn phòng HĐND và UBND huyện, Chánh thanh tra huyện;
- Các phòng ban trực thuộc huyện gồm 13 phòng ban, chịu sự chỉ đạo của UBND
huyện về công tác chuyên môn tham mưu đề xuất những vấn đề quan trọng liên
quan đến lợi ích địa phương và UBND huyện về lĩnh vực hoạt động của ngành;

SVTH: Phan Thị Thanh Thanh - Lớp 1305QTVE

12


Báo cáo kiến tập

GVHD: ThS. Nguyễn Đăng Việt

- Các cơ quan thuộc ngành: Công an, Quân sự, Giáo dục, Y tế, Văn hoá vừa chịu
sự chỉ đạo quản lý của UBND huyện về quản lý Nhà nước thuộc thẩm quyền

của của địa phương và UBND huyện về lĩnh vực hoạt động của ngành;
- Cơ quan tư pháp: Toà án, Viện Kiểm sát là những cơ quan hoạt động xét xử và
giám sát việc chấp hành pháp luật cũng có mối quan hệ chặt chẽ với UBND
huyện nhằm phối hợp kiểm tra thường xuyên việc thực hiện pháp luật, tăng
cường pháp chế xã hội chủ nghĩa, giữ nghiêm kỷ luật, kỷ cương.
(Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy của UBND huyện Núi Thành - Phụ lục 01)
1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND
huyện Núi Thành
1.2.1. Chức năng
Văn phòng HĐND và UBND huyện là cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân
dân huyện, có chức năng tham mưu, tổng hợp cho UBND về hoạt động của UBND
huyện; tham mưu, giúp UBND huyện quản lý nhà nước đối với lĩnh vực ngoại vụ;
lĩnh vực dân tộc, tham mưu cho Chủ tịch UBND về chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch
UBND; cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của Hội đồng nhân dân, Ủy
ban nhân dân và các cơ quan nhà nước ở địa phương; bảo đảm cơ sở vật chất, kỹ thuật
cho hoạt động của HĐND và UBND;
Văn phòng HĐND và UBND huyện có chức năng tham mưu cho Thường trực
HDND và UBND về các mặt công tác thuộc lĩnh vực văn phòng, giúp thủ trưởng cơ
quan tổ chức thực hiện các nhiệm vụ công tác văn thư, quản trị, lưu trữ hồ sơ, đảm
bảo vật chất cho bộ máy làm việc của Thường trực HĐND và UBND;
Văn phòng HĐND và UBND huyện có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài
khoản riêng, chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và hoạt động của UBND
huyện; đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ của
SVTH: Phan Thị Thanh Thanh - Lớp 1305QTVE

13


Báo cáo kiến tập

GVHD: ThS. Nguyễn Đăng Việt

Văn phòng UBND tỉnh, Văn phòng Đoàn Đại biểu Quốc hội và Hội đồng nhân dân
tỉnh.
1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn
- Tổ chức mạng lưới thông tin; tổng hợp và xử lí các nguồn thông tin; thực hiện
chế độ báo cáo với cấp trên, thông báo tính toàn diện, có hệ thống, kịp thời và
chính xác;
- Xây dựng các chương trình làm việc của HĐND và UBND, chương trình công
tác của Chủ Tịch, các Phó Chủ Tịch, đôn đốc các cơ quan chuyên môn thuộc
UBND huyện và các xã, thị trấn thực hiện chương trình đó;
- Phối hợp với các cơ quan ban, ngành, UBND các xã, thị trấn trong việc chuẩn
bị và soát xét các đề án, các vấn đề dự kiến trình UBND huyện xem xét quyết
định đứng trình tự và kịp thời. Thẩm tra và soát xét lại nội dung về mặt pháp lý
các dự thảo đề án, các văn bản pháp quy trước khi trình Chủ Tịch HĐND và
UBND ký ban hành;
- Chuẩn bị tốt nội dung cho các kỳ họp của HĐND và UBND huyện. Giúp
TT.HĐND huyện chuẩn bị ra các nghị quyết của HĐND, các quyết định, chỉ thị
của UBND huyện theo đúng thẩm quyền pháp luật, đảm bảo nội dung và hình
thức pháp hý của văn bản; đồng thời giúp Thường trực HĐND và UBND huyện
tổ chức triễn khai, theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các Nghị quyết,
quyết định, chỉ thị đó 1 cách có hiệu quả;
- Giúp UBND huyện chỉ đạo điều hành và xử lý công việc cụ thể hàng ngày trên
các lĩnh vực công tác, đảm bảo sự quản lý toàn diện và điều hành thống nhất
trong lãnh đạo uỷ ban. Theo dõi và ghi biên bản các cuộc họp do UBND huyện
chủ trì; biên tập dự thảo các văn bản thuộc các lĩnh vực được phân công theo
dõi theo quy định của UBND huyện;

SVTH: Phan Thị Thanh Thanh - Lớp 1305QTVE

14


Báo cáo kiến tập

GVHD: ThS. Nguyễn Đăng Việt

- Phối hợp với thanh tra huyện, giúp Thường trực HĐND và UBND huyện tổ
chức việc tiếp dân và giải quyết kịp thời các yêu cầu khiếu nại, tố cáo của công
dân theo đúng thẩm quyền và pháp luật;
- Tham mưu cho UBND huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước trên các
lĩnh vực Thi đua khen thưởng, tôn giáo, chăm sóc bảo vệ trẻ tôi theo đúng quy
định của pháp luật;
- Tổ chức công tác văn thư, đánh máy sao chụp các văn bản; tiếp nhận phân phối
và theo dõi công văn đến; phát hành công văn đi đảm bảo chính xác và kịp thời;
quản lý con dấu của Thường trực HĐND và UBND;
- Tổ chức công tác lưu trữ bảo đảm hồ sơ lưu trữ, phục vụ việc khai thác tài liệu
lưu trữ theo yêu cầu chỉ đạo điều hành của Thường trực HĐND và UBND
huyện. Đảm bảo chế độ bảo mật theo đúng quy định của Nhà nước;
- Tổ chức công tác phục vụ, đảm bảo các điều kiện vật chất, kinh phí và phương
tiện kỹ thuật cho bộ máy làm việc; tiếp khách; hội nghị và mọi hoạt động của
Thường trực HĐND và UBND huyện. Quản lý tổ chức, nhân sự, tài sản, tài
chính thuộc cơ quan văn phòng theo quy định của Nhà nước.
1.2.3. Cơ cấu tổ chức
- Văn phòng HĐND và UBND huyện Núi Thành làm việc theo chế độ thủ
trưởng;
- Chịu sự quản lý lãnh đạo của UBND huyện và thực hiện theo đúng chức năng,
nhiệm vụ của mình theo đúng quy định và quy chế làm việc của cơ quan;
- Lãnh đạo văn phòng bao gồm: 01 Chánh Văn phòng và 02 Phó Chánh Văn
phòng (01 Phó Chánh Văn phòng Quản trị Hành chính và 01 Phó Chánh Văn

phòng Tổng hợp);

SVTH: Phan Thị Thanh Thanh - Lớp 1305QTVE

15


Báo cáo kiến tập

GVHD: ThS. Nguyễn Đăng Việt

- Việc bổ nhiệm chánh văn phòng và phó chánh văn phòng do chủ tịch UBND
huyện Quyết định theo tiêu chuẩn chuyên môn nghiệp vụ và quy định của pháp
luật. việc miễn nhiệm, cách chức, khen thưởng, kỷ luật, thực hiện các chế độ
chính sách khác đối với Chánh văn phòng và Phó chánh văn phòng theo quy
định của pháp luật và biên chế của Văn phòng HĐND và UBND do Chủ tịch
Ủy ban nhân dân huyện quyết định trong tổng biên chế của huyện được UBND
tỉnh giao.
- Văn phòng UBND huyện Núi Thành gồm có:
+ 01 Chánh Văn phòng
+ 02 phó chánh Văn phòng
+ 12 chuyên viên
+ 01 kế toán
+ 01 văn thư
+ 01 nhân viên tạp vụ
+ 03 lái xe
- Chánh văn phòng phụ trách điều hành mọi hoạt động của văn phòng theo chức
năng, nhiệm vụ đã được quy định, chịu trách nhiệm trước Thường trực HĐND
và UBND về toàn bộ công tác văn phòng. Chánh văn phòng do chủ tịch UBND
huyện bổ nhiệm, miễn nhiệm sau khi thống nhất với Thường trực HĐND và có

sự thỏa thuận của Ban tổ chức chính quyền Tỉnh.
- Phó Chánh Văn phòng giúp Chánh Văn phòng phụ trách và theo dõi một số mặt
công tác; chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng và trước pháp luật về nhiệm
vụ được phân công. Khi Chánh Văn phòng vắng mặt, một Phó Chánh Văn
phòng được Chánh Văn phòng uỷ nhiệm điều hành các hoạt động của Phòng và

SVTH: Phan Thị Thanh Thanh - Lớp 1305QTVE

16


Báo cáo kiến tập

GVHD: ThS. Nguyễn Đăng Việt

chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng và trước pháp luật về nhiệm vụ được
uỷ quyền.
- Các chuyên viên, Cán bộ, công chức: Thực hiện công việc do Chánh Văn
phòng phân công, phụ trách tham mưu ở từng lĩnh vực chuyên môn.
(Sơ đồ cơ cấu tổ chức của văn phòng HĐND và UBND huyện Núi Thành - Phụ lục 02)

SVTH: Phan Thị Thanh Thanh - Lớp 1305QTVE

17


Báo cáo kiến tập

GVHD: ThS. Nguyễn Đăng Việt

CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI UBND HUYỆN NÚI THÀNH
2.1. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản
2.1.1. Thống kê các loại văn bản của UBND huyện Núi Thành ban hành
Tại UBND huyện Núi Thành công tác soạn thảo, ban hành văn bản được tiến

-

hành đúng qui trình thể thức quy định của Nhà nước. Theo quy định của Nhà
Nước thì UBND huyện Núi Thành có thẩm quyền ban hành đối với các nhóm
văn bản sau:
+ Nhóm văn bản quy phạm pháp luật gồm: quyết định, chỉ thị;
+ Nhóm văn bản hành chính thông thường gồm: quyết định cá biệt, chỉ thị
cá biệt, biên bản, kế hoạch, báo cáo, thông cáo, tờ trình, công văn, giấy
phép xây dựng, hợp đồng lao động, giấy mời, giấy giới thiệu…
-

Trong tất cả các loại văn bản trên thì Quyết định là loại văn bản được UBND sử
dụng nhiều nhất. Vì Quyết định là loại văn bản được sử dụng thường xuyên để
ban hành tình hình các mặt hoạt động chính của UBND huyện xuống UBND
các xã, thị trấn và các ban ngành, đoàn thể trong huyện, đảm bảo hoạt động của
cả huyện đi đúng hướng và thống nhất;

-

Trong hoạt động hằng ngày của UBND huyện hình thành các loại Quyết định
như: Quyết định thu hồi đất, giao đất và cấp quyền sử dụng đất; Quyết định
quyết toán dự toán công trình …;

-

Quyết định được ban hành nhằm đảm bảo các loại văn bản quy phạm của cấp
trên, HĐND cùng cấp của cơ quan mình nhằm quy định về tổ chức và hoạt
động của cơ quan trực thuộc và thực hiện chức năng quản lý Nhà nước về kinh
tế, chính trị, văn hóa, xã hội, an ninh, quốc phòng trong phạm vị của mình. Chỉ
thị được ban hành để chỉ đạo, đôn đốc, kiểm tra các hoạt động của cơ quan, đơn

SVTH: Phan Thị Thanh Thanh - Lớp 1305QTVE

18


Báo cáo kiến tập

GVHD: ThS. Nguyễn Đăng Việt

vị trong việc thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan cấp trên.
Tuy nhiên trong thực tế số lượng văn bản này được ban hành rất ít trong năm;
-

Hàng năm UBND huyện còn ban hành một số Công văn để chỉ đạo, hướng dẫn
các phòng, ban, UBND các xã, thị trấn tổ chức thực hiện các Quy định công tác
Văn thư, Lưu trữ Nhà nước, bảo quản hồ sơ tài liệu, tăng cường công tác Phòng
cháy chữa cháy, Phòng chống lụt bão, bảo đảm an toàn hồ sơ, tài liệu;

-

Ngoài các loại văn bản, giấy tờ trên thì trong quá trình hoạt động, UBND huyện
Núi Thành còn hình thành một số loại sổ sách như: Số lưu công văn đi, số lưu
công văn đến, số lưu Quyết định, sổ ghi thu, sổ ghi chi…;

Trong 03 năm (2013, 2014, 2015), ủy ban nhân dân huyện Núi Thành đã ban

hành tổng số 42707 văn bản. Trong đó, quyết định là 34525 văn bản, công văn là
3152 văn bản, giấy mời là 1205 văn bản, thông báo là 901 văn bản, tờ trình là 756 văn
bản, kế hoạch là 371 văn bản, hợp đồng lao động là 676 văn bản, báo cáo là 759 văn
bản, còn lại là quyết định quy phạm pháp luật, chỉ thị, giấy phép xây dựng.
2.1.2. Thẩm quyền ban hành văn bản của UBND huyện Núi Thành
-

UBND huyện Núi Thành với tư cách là cơ quan hành chính địa phương làm
việc theo chế độ thủ trưởng và được ban hành những văn bản Quy phạm pháp
luật như: Quyết định, Chỉ thị.

-

Thẩm quyền ban hành văn bản của Lãnh đạo UBND và của các đơn vị chuyên
môn được quy định như sau:

2.1.2.1. Thẩm quyền ban hành về hình thức
UBND huyện Núi Thành có thẩm quyền ban hành những loại văn bản sau:
Quyết định; Tờ trình; Thông báo; Báo cáo; Công văn và một số loại văn bản khác.
2.1.2.2. Thẩm quyền ban hành về nội dung
- Căn cứ các quy định của pháp luật và phân công của Ủy ban nhân dântỉnh
Quảng Nam, Chủ tịch UBND huyện Núi Thành có thẩm quyền ban hành các
SVTH: Phan Thị Thanh Thanh - Lớp 1305QTVE

19


Báo cáo kiến tập

GVHD: ThS. Nguyễn Đăng Việt

văn bản như: Quy chế làm việc, chế độ thông tin báo cáo của cơ quan và chỉ
đạo, kiểm tra việc thực hiện quy định đó. Có trách nhiệm báo cáo với Ủy ban
nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, Bộ, cơ quan ngang Bộ về tổ
chức, hoạt động của cơ quan mình; xin ý kiến về những vấn đề vượt quá thẩm
quyền và báo cáo công tác trước Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân tỉnh
khi có yêu cầu; phối hợp với Giám đốc cơ quan chuyên môn khác và người
đứng đầu tổ chức chính trị - xã hội cùng cấp để giải quyết các vấn đề liên quan
-

đến chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình;
Thẩm quyền ban hành của các bộ phận chuyên môn thuộc Sở Ngoại vụ có thể
khái quát như sau:
+ Văn phòng UBND huyện: được ban hành các văn bản theo chức năng,
nhiệm vụ của mình;
+ Thanh tra huyện: ban hành các văn bản liên quan đến công tác thanh tra
hành chính và công tác phòng, chống tham nhũng, công tác pháp chế, công
tác tiếp công dân và một số công tác khác theo phân công của lãnh đạo
huyện;
+ Cũng như Văn phòng và Thanh tra huyện, các phòng ban khác của UBND
huyện được ban hành các văn bản theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của
mình.

2.1.3. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của UBND huyện Núi Thành
Hiện tại, Văn phòng HĐND và UBND huyện Núi Thành đã ban hành Quy chế
công tác Văn thư, Lưu trữ Nhà nước huyện Núi thành, đồng thời cơ quan đã thực hiện
theo các quy định của Nhà nước;
Về thể thức hầu hết các văn bản do Văn phòng soạn thảo đều đúng thể thức

theo quy định của Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ
trưởng Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành
chính.
Kỹ thuật trình bày:
SVTH: Phan Thị Thanh Thanh - Lớp 1305QTVE

20


Báo cáo kiến tập

GVHD: ThS. Nguyễn Đăng Việt

Lề trên
Lề dưới
1,5cm - 2cm
1,5cm - 2cm
Quốc hiệu, tiêu ngữ:

Lề trái
3cm – 3,5cm

Lề phải
1,5cm - 2cm

+ Quốc hiệu được trình bày ở phía trên, bên phải, chiếm 1/2 trang giấy, cỡ chữ
12,13 phông chữ Times New Roman, kiểu chữ in hoa, đứng, đậm.;
+ Tiêu ngữ cỡ chữ 13,14 (nếu dòng Quốc hiệu cỡ chữ 12 thì dòng tiêu ngữ cỡ
chữ 13, nếu dòng Quốc hiệu cỡ chữ 13 thì dòng tiêu ngữ cỡ chữ 14), phông
chữ Times New Roman, kiểu chữ in thường, đứng đậm, in hoa những chữ

cái đầu, có đường gạch ngang bên dưới tiêu ngữ bằng độ dài tiêu ngữ.
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
-

Tên cơ quan ban hành, cơ quan chủ quản: tên cơ quan chủ quản cỡ chữ bằng cỡ
chữ Quốc hiệu (12,13), phông chữ Times New Roman, kiểu chữ in hoa, đứng,
không đậm. Tên cơ quan ban hành cỡ chữ bằng cỡ chữ Quốc hiệu (12,13),
phông chữ Times New Roman, kiểu chữ in hoa, đứng, đậm, phía dưới có đường
kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và được
đặt cân đối với dòng.
UBND HUYỆN NÚI THÀNH
VĂN PHÒNG

-

Số, ký hiệu văn bản:
+ Số văn bản: số được đánh bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào
ngày 31 tháng 12 hàng năm. Từ “Số” được trình bày canh giữa dưới tên cơ
quan ban hành văn bản bằng chữ in thường, viết hoa chữ cái đầu tiên, phông
chữ Times New Roman, cỡ chữ 14, in thường, đứng, không đậm. Sau từ
“Số” có dấu hai chấm, với những số nhỏ hơn 10 thì thêm số 0 ở phía trước;
+ Giữa số và ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo (/).

SVTH: Phan Thị Thanh Thanh - Lớp 1305QTVE

21

Báo cáo kiến tập

GVHD: ThS. Nguyễn Đăng Việt
+ Ký hiệu văn bản cỡ chữ 14,

kiểu chữ in hoa, đứng, không đậm. Giữa các nhóm chữ viết tắt trong ký hiệu
văn bản có dấu gạch nối (-), không cách chữ. Tên viết tắt tên loại văn bản trừ
Công văn và Thư công không có tên viết tắt;
Số:
-

/QĐ-UBND
Địa danh, ngày tháng năm ban hành văn bản: được đặt canh giữa dưới Quốc
hiệu, trình bày trên một dòng với số, ký hiệu văn bản, bằng chữ in thường, cỡ
chữ 13-14, kiểu chữ nghiêng, các chữ cái đầu của địa danh viết hoa, sau địa
danh có dấu phẩy, phông chữ Times New Roman.
Núi Thành, ngày 10 tháng 5 năm 2016

-

Tên loại và trích yếu nội dung văn bản:
+ Tên loại và trích yếu nội dung của các loại văn bản có ghi tên loại được trình
bày: tên loại văn bản (nghị quyết, quyết định, kế hoạch, báo cáo, tờ trình và
các loại văn bản khác) được đặt canh giữa bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu
chữ đứng, đậm; trích yếu nội dung văn bản được đặt canh giữa, ngay dưới
tên loại văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; bên
dưới trích yếu có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ
dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ, ví dụ:
QUYẾT ĐỊNH
Thành lập hội đồng chấm chọn Sáng kiến kinh nghiệm ngành giáo dục

+ Trích yếu nội dung công văn được trình bày sau chữ “V/v” bằng chữ in
thường, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng; được đặt canh giữa dưới số và
ký hiệu văn bản, cách dòng 6pt với số và ký hiệu văn bản, ví dụ:
Số: 453/UBND-VP
V/v kiểm tra hiện trường rừng trồng
dự án Pacsa xin thanh lý tại xã Tam hòa

-

Nơi nhận văn bản:

SVTH: Phan Thị Thanh Thanh - Lớp 1305QTVE

22


Báo cáo kiến tập

GVHD: ThS. Nguyễn Đăng Việt

+ Từ “Kính gửi” và tên các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nhận văn bản được
trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng;
+ Sau từ “Kính gửi” có dấu hai chấm; nếu công văn gửi cho một cơ quan, tổ
chức hoặc một cá nhân thì từ “Kính gửi” và tên cơ quan, tổ chức hoặc cá
nhân được trình bày trên cùng một dòng; trường hợp công văn gửi cho hai cơ
quan, tổ chức hoặc cá nhân trở lên thì xuống dòng; tên mỗi cơ quan, tổ chức,
cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, cá nhân được trình bày trên một
dòng riêng, đầu dòng có gạch đầu dòng, cuối dòng có dấu chấm phẩy, cuối
dòng cuối cùng có dấu chấm; các gạch đầu dòng được trình bày thẳng hàng
với nhau dưới dấu hai chấm;

+ Phần nơi nhận áp dụng chung đối với công văn hành chính và các loại văn
bản khác được trình bày: từ “Nơi nhận” được trình bày trên một dòng riêng
(ngang hàng với dòng chữ “quyền hạn, chức vụ của người ký” và sát lề trái),
sau có dấu hai chấm, bằng chữ in thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ nghiêng, đậm.
Phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản được trình
bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng; tên mỗi cơ quan, tổ chức,
đơn vị và cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, đơn vị nhận văn bản
được trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch đầu dòng sát lề trái,
cuối dòng có dấu chấm phẩu; riêng dòng cuối cùng bao gồm chữ “Lưu” sau
có dấu hai chấm, tiếp theo là chữ viết tắt “VT” (Văn thư cơ quan, tổ chức),
dấu phẩy, chữ viết tắt tên đơn vị (hoặc bộ phận) soạn thảo văn bản và số
lượng bản lưu (chỉ trong trường hợp cần thiết), cuối cùng là dấu chấm.
Ví dụ:
Nơi nhận:

- TT.HĐND, UBND huyện;
- Phòng TNMT huyện, CVP,PCVP,CB;
- Lưu: VT.
-

Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền:

SVTH: Phan Thị Thanh Thanh - Lớp 1305QTVE

23


Báo cáo kiến tập

GVHD: ThS. Nguyễn Đăng Việt

+ Các chữ viết tắt quyền hạn như: “TM.”, “KT.”, “TL.”, “TUQ.” hoặc quyền
hạn và chức vụ của người ký được trình bày chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14,
kiểu chữ đứng, đậm;
+ Họ tên của người ký văn bản được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ
13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa so với quyền hạn, chức
vụ của người ký.
Ví dụ:
Ký thừa lệnh chủ tịch

Ký trực tiếp

TL. CHỦ TỊCH
CHÁNH VĂN PHÒNG

CHÁNH VĂN PHÒNG

Nguyễn Thế Dân

Nguyễn Thế Dân

Ký thay
KT. CHÁNH VĂN PHÒNG
PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG

Trần Lê Hùng

Ngoài ra, còn có các yếu tố thể thức khác như: dấu chỉ các mức độ (mật, khẩn);
các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành; địa chỉ (cơ quan, tổ chức, thư điện tử, trang thông
tin điện tử), số điện thoại, số telex, số fax; ký hiệu người đánh máy và số lượng phát

hành; phụ lục văn bản; số trang.
Qua khảo sát thực tế, nhận thấy trong văn bản của UBND huyện Núi Thành
ban hành có những lỗi sai trong cách trình bày như:
-

Một số văn bản ban hành vẫn còn đánh sai lỗi chính tả. Trình bày văn bản còn
nhiều chỗ chưa đúng với quy định của Nhà nước;

-

Nhiều văn bản văn thư đóng dấu chưa phù hợp so với quy định, con dấu chưa
ngay ngắn và được trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái;

SVTH: Phan Thị Thanh Thanh - Lớp 1305QTVE

24


Báo cáo kiến tập
-

GVHD: ThS. Nguyễn Đăng Việt

Vẫn còn tình trạng một số văn bản sai về thể thức và kỹ thuật trình bày trong
công tác soạn thảo (đa số những lỗi mắc phải không phải là những lỗi sai lớn).

2.1.4. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản
Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan được quy định tại Quy
chế công tác văn thư, lưu trữ Nhà nước huyện Núi Thành.
Nhìn chung quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan đúng với quy

định trong Quy chế công tác văn thư, lưu trữ Nhà nước huyện Núi Thành và quy định
của Nhà nước.
Bước 1: Chuẩn bị soạn thảo gồm:
-

Phân công việc soạn thảo cho các đơn vị, cá nhân;

-

Xác định mục đích, tính chất, nội dung vấn đề cần ra trong văn bản;

-

Xác định tên loại và trích yếu nội dung văn bản;

-

Thu thập thông tin, phân tích và lựa chọn các thông tin cần thiết có liên quan
tới nội dung cần vấn đề cần văn bản hóa;

-

Xây dựng đề cương.
Bước 2: Lập đề cương và viết bản thảo:

-

Viết bản thảo;

-

Xin ý kiến góp ý cho bản thảo;

-

Tổng hợp ý kiến góp ý (nếu có) và hoàn chỉnh dự thảo.
Bước 3: Duyệt văn bản:

-

Duyệt về mặt nội dung: Trình Trưởng phòng duyệt về mặt nội dung và ký nháy
vào dòng chữ cuối cùng của nội dung văn bản;

SVTH: Phan Thị Thanh Thanh - Lớp 1305QTVE

25