Hiện trạng và một số biện pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng hệ thống thông tin quản lý trong một số trường đại học trên địa bàn tỉnh vĩnh phúc
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (2.3 MB, 103 trang )
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƢỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI
------------------------------------
PHẠM THỊ THÙY LIÊN
HIỆN TRẠNG VÀ MỘT SỐ BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ
ỨNG DỤNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ TRONG MỘT
SỐ TRƢỜNG ĐẠI HỌC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH VĨNH PHÚC
LUẬN VĂN THẠC SĨ KỸ THUẬT
CHUYÊN NGÀNH QUẢN TRỊ KINH DOANH
NGƢỜI HƢỚNG DẪN KHOA HỌC:
TS. CAO TÔ LINH
Hà Nội – Năm 2016
Luận văn thạc sỹ QTKD
Đại học Bách Khoa Hà Nội
LỜI CAM ĐOAN VÀ CẢM ƠN
Cam đoan của tác giả đề tài “Thực trạng và một số biện pháp nâng cao hiệu
quả áp dụng Hệ thống thông tin quản lý trong một số trƣờng đại học trên địa bàn
tỉnh Vĩnh Phúc”:
“Tôi xin cam đoan đây là công trình khoa học do tác giả nghiên cứu các tài
liệu, thu thập thông tin, tìm hiểu HTTTQL hiện tại và đề xuất một số biện pháp
nâng cao hiệu quả áp dụng HTTTQL tại một số trƣờng đại học trên địa bàn tỉnh
Vĩnh Phúc. Đề tài này hoàn toàn không sao chép của bất kỳ ai”.
Để hoàn thành đƣợc bản luận văn này, trƣớc hết, tác giả xin gửi lời cảm ơn
chân thành nhất tới TS. Cao Tô Linh – giảng viên Viện Kinh tế và Quản lý –
Trƣờng Đại học Bách Khoa Hà Nội. Với sự hƣớng dẫn tận tình, chi tiết của Thầy,
tác giả đã học hỏi, hiểu biết và nắm bắt thêm rất nhiều vấn đề về chuyên môn và các
lĩnh vực khác. Tác giả cũng xin gửi lời chân thành cảm ơn đến gia đình, đồng
nghiệp và bạn bè đã nhiệt tình giới thiệu, hƣớng dẫn, tạo mọi điều kiện giúp đỡ
trong thời gian thực hiện bản luận văn này.
Xin chân thành cảm ơn!
Học viên: Phạm Thị Thùy Liên
2
MSHV: CA140467
Luận văn thạc sỹ QTKD
Đại học Bách Khoa Hà Nội
MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN VÀ CẢM ƠN ................................................................................2
DANH MỤC HÌNH VẼ ..............................................................................................6
DANH MỤC VIẾT TẮT ............................................................................................7
PHẦN MỞ ĐẦU .........................................................................................................8
1.
Lý do chọn đề tài .............................................................................................8
2.
Mục tiêu và nội dung nghiên cứu của luận văn ..............................................9
3.
Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu ...................................................................9
4.
Phƣơng pháp nghiên cứu.................................................................................9
5.
Đóng góp của luận văn ..................................................................................10
6.
Cấu trúc luận văn ..........................................................................................10
CHƢƠNG I ...............................................................................................................11
CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ ..........................11
1.1. Thời đại thông tin ........................................................................................11
1.2. Cơ sở lý thuyết về hệ thống thông tin quản lý. ............................................12
1.2.1.
Hệ thống ............................................................................................12
1.2.2.
Hệ thống thông tin .............................................................................13
1.2.3.
Hệ thống thông tin quản lý ................................................................17
1.2.4.
Các thành phần cơ bản của hệ thống thông tin quản lý .....................18
1.2.4.1. Cơ sở hạ tầng (bao gồm phần cứng và hệ thống truyền thông) .....22
1.2.4.2. Phần mềm ......................................................................................25
1.2.4.3. Cơ sở dữ liệu ..................................................................................26
1.2.4.4. Quy trình ........................................................................................28
1.2.4.5. Nguồn lực con ngƣời .....................................................................29
1.2.5.
Vai trò, tác động của hệ thống thông tin quản lý trong tổ chức ........31
1.2.6.
Các tiêu chí đánh giá hệ thống thông tin quản lý ..............................32
Học viên: Phạm Thị Thùy Liên
3
MSHV: CA140467
Luận văn thạc sỹ QTKD
Đại học Bách Khoa Hà Nội
1.2.7. Quy trình phát triển hệ thống thông tin quản lý ......................................34
1.3. Đặc điểm, xu hƣớng ứng dụng CNTT trong lĩnh vực đào tạo ....................36
1.4. Kết luận chƣơng 1 .......................................................................................39
CHƢƠNG II ..............................................................................................................40
HIỆN TRẠNG ỨNG DỤNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ TRONG MỘT
SỐ TRƢỜNG ĐẠI HỌC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH VĨNH PHÚC ............................40
2.1. Tổng quan về Giáo dục đào tạo Vĩnh Phúc ...................................................40
2.2. Giới thiệu chung về một số trƣờng đại học trên địa bàn tỉnh Vĩnh Phúc ......41
2.2.1. Trƣờng ĐH Công nghệ GTVT ................................................................41
Lịch sử hình thành và phát triển. ...................................................................41
Sứ mệnh, tầm nhìn ........................................................................................42
Cơ cấu tổ chức ...............................................................................................43
2.2.2. Trƣờng ĐH Sƣ phạm 2 ............................................................................43
Lịch sử hình thành và phát triển ....................................................................43
Sứ mệnh, tầm nhìn ........................................................................................44
Cơ cấu tổ chức ...............................................................................................45
2.3. Thực trạng hệ thống thông tin quản lý tại một số trƣờng đại học trên địa bàn
tỉnh Vĩnh Phúc.......................................................................................................46
2.3.1. Phần cứng ................................................................................................46
2.3.2. Phần mềm ................................................................................................47
2.3.2.1. Hệ thống Quản lý hồ sơ cán bộ ........................................................49
2.3.2.2. Hệ thống Quản lý đào tạo ................................................................54
2.3.2.3. Trang tin điện tử ...............................................................................61
2.3.2.4. Hệ thống Quản lý tài chính kế toán..................................................65
2.3.2.5. Các hệ thống thông tin khác trong văn phòng .................................66
2.3.3. Con ngƣời. ...............................................................................................68
2.3.4. Cơ sở dữ liệu và quy trình lƣu trữ, thu thập, xử lý thông tin ..................69
Học viên: Phạm Thị Thùy Liên
4
MSHV: CA140467
Luận văn thạc sỹ QTKD
Đại học Bách Khoa Hà Nội
2.4. Đánh giá việc ứng dụng Hệ thống Thông tin quản lý tại một số trƣờng đại
học trên địa bàn tỉnh Vĩnh Phúc ............................................................................71
2.5. Kết luận chƣơng 2 ..........................................................................................78
CHƢƠNG III ............................................................................................................79
MỘT SỐ BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG HỆ THỐNG
THÔNG TIN QUẢN LÝ TRONG CÁC TRƢỜNG ĐẠI HỌC TRÊN ĐỊA BÀN
TỈNH VĨNH PHÚC...................................................................................................79
3.1. Yêu cầu hoàn thiện công tác quản lý đối với các trƣờng đại học trong hoàn
cảnh mới ................................................................................................................79
3.2. Một số giải pháp đề xuất nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng hệ thống thông
tin quản lý trong các trƣờng đại học trên địa bàn tỉnh Vĩnh Phúc ........................80
3.2.1. Đào tạo – bồi dƣỡng Cán bộ quản lý giáo dục trong xu thế đổi mới và
hội nhập .............................................................................................................80
3.2.2. Xây dựng hệ thống thông tin quản lý toàn diện, thống nhất: Giải pháp
ERP cho các trƣờng đại học ..............................................................................84
3.2.2.1. Xu hƣớng ứng dụng ERP trong các trƣờng đại học .........................84
3.2.2.2. Một số mô hình ERP cho trƣờng ĐH trên thế giới và ở Việt Nam .87
3.2.2.3. Các công việc cần thiết để triển khai ERP cho các trƣờng đại học .90
3.2.2.4. Các yếu tố quan trọng nhất đảm bảo triển khai thành công ERP- hệ
thống thông tin quản lý toàn diện cho nhà trƣờng ........................................95
3.2.3. Hoàn thiện chức năng các hệ thống thông tin quản lý đang triển khai ...99
3.3. Kết luận chƣơng 3 ........................................................................................101
KẾT LUẬN .............................................................................................................102
TÀI LIỆU THAM KHẢO .......................................................................................103
Học viên: Phạm Thị Thùy Liên
5
MSHV: CA140467
Luận văn thạc sỹ QTKD
Đại học Bách Khoa Hà Nội
DANH MỤC HÌNH VẼ
Hình 1-1: Các yếu tố cơ bản của một hệ thống .........................................................12
Hình 1-2: Các HTTT trong tổ chức...........................................................................13
Hình 1-3: Hệ thống thông tin quản lý MIS ..............................................................14
Hình 1-4: Minh họa mối quan hệ giữa MIS và TPS .................................................15
Hình 1-5: HTTT hỗ trợ ra quyết định DSS ...............................................................16
Hình 1-6: Tƣơng quan giữa các HTTT trong tổ chức ...............................................17
Hình 1-7: Các thành phần của HTTTQL (James A O’Brien) ...................................19
Hình 1-8: Các thành phần của HTTTQL (Kroenke D. và Hatch R) ........................20
Hình 1-9: Các thành phần của HTTTQL (Tiến sĩ Phạm Thị Thanh Hồng) ..............21
Hình 1-10: Cơ sở hạ tầng trong HTTTQL ................................................................22
Hình 1-11: CNTT trong giáo dục và đào tạo ............................................................36
Hình 2-1: Cơ cấu tổ chức Trƣờng ĐH Công nghệ GTVT ........................................43
Hình 2-2: Cơ cấu tổ chức Trƣờng ĐH Sƣ phạm 2 ....................................................45
Hình 2-3: Mô hình tổng quan Hệ thống Quản lý hồ sơ cán bộ .................................49
Hình 2-4: Giao diện hệ thống Quản lý hồ sơ cán bộ trƣờng ĐH Công nghệ GTVT 52
Hình 2-5: Mô hình tổng quan Hệ thống Quản lý đào tạo (CMC) .............................56
Hình 2-6: Mô hình tổng quan Hệ thống quản lý đào tạo (UNI SOFT) .....................60
Hình 2-7: Trang tin điện tử trƣờng ĐH Sƣ phạm 2 ..................................................62
Hình 2-8: Trang tin điện tử trƣờng ĐH Công nghệ GTVT .......................................63
Hình 2-9: Mô hình văn phòng điện tử .......................................................................67
Hình 2-10: Cơ cấu nhân lực Trƣờng ĐH Công nghệ GTVT ....................................68
Hình 3-1: Mô hình ERP của Oracle ..........................................................................87
Hình 3-2: Mô hình ERP cho trƣờng ĐH của SAP ....................................................88
Hình 3-3: Mô hình ERP của các nhà cung cấp Việt Nam........................................89
Học viên: Phạm Thị Thùy Liên
6
MSHV: CA140467
Luận văn thạc sỹ QTKD
Đại học Bách Khoa Hà Nội
DANH MỤC VIẾT TẮT
CNTT
Công nghệ thông tin.
CNTT & TT
Công nghệ thông tin và truyền thông
CBQL
Cán bộ quản lý
CSDL
Cơ sở dữ liệu.
CĐ
Cao đẳng
DSS
Decision Support System - Hệ thống trợ giúp ra quyết định
ĐH
Đại học
Enterprise Resource Planning: Hệ thống hoạch định tài nguyên
ERP
doanh nghiệp
ES
Expert System - Hệ thống chuyên gia
ESS
Executive Support System - Hệ thông tin hỗ trợ lãnh đạo
HTTTQL
Hệ thống thông tin quản lý
HTTT
Hệ thống thông tin
HV
Học viện
GD
Giáo dục
International Organization for Standardization: Tổ chức tiêu chuẩn
ISO
hoá quốc tế
LAN
Local Area Network: Mạng cục bộ
MIS
Management Information System - Hệ thống thông tin quản lý
SYLL
Sơ yếu lý lịch
Transaction Processing System – Hệ thống thông tin xử lý giao
TPS
dịch
WAN
Mạng diện rộng
Học viên: Phạm Thị Thùy Liên
7
MSHV: CA140467
Luận văn thạc sỹ QTKD
Đại học Bách Khoa Hà Nội
PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Hệ thống thông tin quản lý là hệ thống cung cấp thông tin cho công tác quản
lý của tổ chức. Hệ thống bao gồm con ngƣời, thiết bị và quy trình thu thập, phân
tích, đánh giá và phân phối những thông tin cần thiết, kịp thời, chính xác cho những
ngƣời ra các quyết định trong tổ chức.
Trong trƣờng đại học nói chung, có rất nhiều đối tƣợng tham gia và nhận đƣợc
lợi ích từ hệ thống thông tin quản lý: Lãnh đạo nhà trƣờng – phòng ban – khoa/bộ
môn, cán bộ giáo viên, cán bộ quản sinh, sinh viên, phụ huynh học sinh và rất nhiều
đối tƣợng khác quan tâm đến thông tin của trƣờng. Hệ thống đó bao gồm website
của nhà trƣờng, website các đơn vị trong trƣờng, hệ thống quản lý đào tạo (quản lý
sinh viên, chƣơng trình đào tạo, quản lý kết quả học tập), hệ thống quản lý cán bộ
giáo viên, hệ thống báo cáo, hệ thống quản lý tài chính – tiền lƣơng, hệ thống quản
lý văn bản, hệ thống quản lý ký túc xá – thƣ viện…
Nhìn chung, không phải trƣờng đại học nào cũng xây dựng đƣợc một hệ thống
thông tin quản lý đầy đủ và thông suốt. Có thể mỗi đơn vị, phòng ban lại sử dụng
một hệ thống thông tin riêng biệt, thiếu nhất quán về phần cứng và công nghệ sử
dụng: có thể là ghi chép sổ sách thủ công, hoặc dùng excel, foxpro, các ứng dụng
phần mềm web-based hoặc window-based…Do thiếu nhất quán, nên việc trao đổi
thông tin ngay trong nội bộ trƣờng cũng có thể mất nhiều thời gian, công sức và
thiếu chính xác, dẫn đến chất lƣợng và hiệu quả công việc không cao; cũng nhƣ các
báo cáo nghiệp vụ, báo cáo dự đoán phục vụ quá trình ra quyết định của lãnh đạo có
chất lƣợng chƣa cao, làm mất nhiều thời gian, chậm trễ…
Nhận thức đƣợc tầm quan trọng và một số tồn tại của việc ứng dụng Hệ thống
thông tin quản lý trong các trƣờng đại học, nên em xin đề xuất đƣợc làm đề tài
“Hiện trạng và một số biện pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng Hệ thống thông tin
quản lý trong một số trường đại học trên địa bàn tỉnh Vĩnh Phúc » để làm rõ hơn
nữa vấn đề trên.
Học viên: Phạm Thị Thùy Liên
8
MSHV: CA140467
Luận văn thạc sỹ QTKD
Đại học Bách Khoa Hà Nội
2. Mục tiêu và nội dung nghiên cứu của luận văn
-
Mục tiêu nghiên cứu
Mục tiêu nghiên cứu của luận văn là có thể đƣa ra những giải pháp gợi ý để
nâng cao hiệu quả ứng dụng hệ thống thông tin quản lý trong một số trƣờng đại
học trên địa bàn tỉnh Vĩnh Phúc, góp phần….
-
Nội dung nghiên cứu
Ở đây luận văn không đề cập nhiều đến giải pháp kỹ thuật, các quy định
pháp lý. Luận văn tập trung trƣớc hết vào lý luận chung về hệ thống thông tin
quản lý, đánh giá hiện trạng hệ thống thông tin quản lý tại một số trƣờng ĐH trên
địa bàn tỉnh Vĩnh Phúc - đứng trên phƣơng diện của ngƣời quản lý các cấp và
ngƣời sử dụng hệ thống thì hệ thống thông tin quản lý có đáp ứng đƣợc các yêu
cầu trong việc quản lý thông tin cũng nhƣ cung cấp thông tin hỗ trợ trong việc ra
quyết định của các cấp lãnh đạo hay không? Qua đó, đƣa ra một số giải pháp
nhằm hoàn thiện những hạn chế đang còn tồn tại.
3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu
-
Đối tƣợng nghiên cứu
Nghiên cứu Hệ thống thông tin quản lý tại một số trƣờng đại học trên địa
bàn tỉnh Vĩnh Phúc.
-
Phạm vi nghiên cứu
Phạm vi nghiên cứu đƣợc thực hiện tại trƣờng đại học Công nghệ GTVT,
trƣờng ĐH Sƣ Phạm 2 và trƣờng Cao đẳng kinh tế - kỹ thuật Vĩnh Phúc.
4. Phƣơng pháp nghiên cứu
Luận văn sử dụng các phƣơng pháp:
+ Hoạt động thu thập tài liệu lý thuyết về hệ thống thông tin quản lý, phân
tích các mô hình về hệ thống thông tin quản lý.
+ Sử dụng phƣơng pháp mô tả hiện trạng áp dụng hệ thống thông tin quản lý
tại một số trƣờng đại học
Học viên: Phạm Thị Thùy Liên
9
MSHV: CA140467
Luận văn thạc sỹ QTKD
Đại học Bách Khoa Hà Nội
+ Phƣơng pháp điều tra nhằm đánh giá hiệu quả áp dụng hệ thống thông tin
quản lý tại một số trƣờng đại học
5. Đóng góp của luận văn
Mục đích của luận văn là nghiên cứu, phân tích hiện trạng và đánh giá mức
độ đáp ứng của hệ thống thông tin quản lý tại một số trƣờng đại học trên địa bàn
tỉnh Vĩnh Phúc, từ đó đƣa ra những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng hệ
thống thông tin quản lý tại một số trƣờng đó để đáp ứng đƣợc công việc quản lý
thông tin, trao đổi thông tin giữa các bộ phận cũng nhƣ hỗ trợ đƣa ra các quyết định
trong quá trình điều hành hoạt động của các phòng ban, các cấp.
6. Cấu trúc luận văn
Ngoài phần mở đầu, kết luận, phụ lục, tài liệu tham khảo, luận văn tập trung
vào ba chƣơng:
Chƣơng 1: Cơ sở lý thuyết về hệ thống thông tin quản lý.
Chƣơng 2: Phân tích thực trạng hệ thống thông tin quản lý tại một số trƣờng
đại học trên địa bàn tỉnh Vĩnh Phúc.
Chƣơng 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng hệ thống
thông tin quản lý tại các trƣờng đại học.
Học viên: Phạm Thị Thùy Liên
10
MSHV: CA140467
Luận văn thạc sỹ QTKD
Đại học Bách Khoa Hà Nội
CHƢƠNG I
CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
1.1.
Thời đại thông tin
Trong những năm gần đây, thế giới đã nhanh chóng thay đổi: sự ra đời của các
công ty đa quốc gia, sự hội nhập của các công ty nhỏ và vừa để tạo thành những con
rồng khổng lồ trong thế giới kinh doanh, sự chuyển biến của nền kinh tế chung toàn
cầu từ kinh tế công nghiệp theo các ngành nghề thành một nền kinh tế dịch vụ dựa
trên cơ sở kiến thức và thông tin đã tạo ra những cơ hội cũng nhƣ những thách thức
mới cho mỗi doanh nghiệp và việc quản lý chúng.
Một trong những nguyên nhân quan trọng tạo nên những sự thay đổi này chính
là sự bùng nổ cuộc cách mạng khoa học công nghệ mà đi đầu là sự bùng nổ và xâm
nhập của Công nghệ thông tin (CNTT) vào mọi mặt của đời sống chính trị, kinh tế,
xã hội. Chính điều này đã tạo ra nền kinh tế tri thức với sự dịch chuyển quan trọng
về vai trò của các nguồn lực cơ bản tạo nên của cải vật chất cho xã hội. Thông tin và
tri thức trở thành một nguồn lực quan trọng, một sức mạnh to lớn bên cạnh năm
nguồn lực truyền thống (con ngƣời, phong cách quản lý, tài chính, quy trình,
nguyên vật liệu sản xuất) tạo nên sức mạnh cho mỗi doanh nghiệp.
Nhìn chung, thời đại thông tin đƣợc đánh dấu bởi năm đặc điểm quan trọng
-
Thời đại thông tin xuất hiện do sự xuất hiện các hoạt động xã hội dựa trên
nền tảng thông tin
-
Kinh doanh trong thời đại thông tin phụ thuộc vào công nghệ thông tin đƣợc
sử dụng trong kinh doanh
-
Trong thời đại thông tin, năng suất lao động tăng lên nhanh chóng
-
Hiệu quả việc sử dụng công nghệ thông tin xác định sự thành công trong thời
đại thông tin
-
Công nghệ thông tin có mặt trong mọi sản phẩm và dịch vụ
Học viên: Phạm Thị Thùy Liên
11
MSHV: CA140467
Luận văn thạc sỹ QTKD
1.2.
Đại học Bách Khoa Hà Nội
Cơ sở lý thuyết về hệ thống thông tin quản lý.
1.2.1. Hệ thống
Hệ thống là một tập hợp các thành phần đƣợc điều hành cùng nhau nhằm đạt
đƣợc cùng một mục đích nào đó.
Hệ thống con bản thân nó cũng là một hệ thống nhƣng là một thành phần của
một hệ thống khác. Những yếu tố cơ bản của một hệ thống bao gồm
Hình 1-1: Các yếu tố cơ bản của một hệ thống
-
Mục tiêu: lý do hệ thống tồn tại và là một tiêu chí đƣợc sử dụng khi đánh giá
mức độ thành công của hệ thống
-
Phạm vi: phạm vi của hệ thống nhằm xác định những gì nằm trong hệ thống và
những gì nằm ngoài hệ thống
-
Môi trƣờng: bao gồm tất cả những yếu tố nằm ngoài hệ thống
-
Đầu vào: là những đối tƣợng và thông tin từ môi trƣờng bên ngoài hệ thống
đƣợc đƣa vào hệ thống
-
Đầu ra: là những đối tƣợng hoặc những thông tin đƣợc đƣa từ hệ thống ra môi
trƣờng bên ngoài
Học viên: Phạm Thị Thùy Liên
12
MSHV: CA140467
Luận văn thạc sỹ QTKD
Đại học Bách Khoa Hà Nội
1.2.2. Hệ thống thông tin
Khái niệm HTTT: Là một tập hợp gồm con ngƣời, các thiết bị phần cứng,
phần mềm, dữ liệu, quy trình…thực hiện các hoạt động thu thập, lƣu trữ, xử lý và
phân phối thông tin trong tập ràng buộc là môi trƣờng.
Phân loại các hệ thống thông tin trong tổ chức: Có rất nhiều cách phân
loại HTTT. Trong phạm vi luận văn này, xin đƣa ra cách phân loại theo mục đích
phục vụ của thông tin đầu ra
- HTTT hỗ trợ lãnh đạo ESS
- HTTT hỗ trợ ra quyết định DSS,
hệ chuyên gia ES
- HTTT quản lý MIS
- HTTT tác nghiệp TPS
Hình 1-2: Các HTTT trong tổ chức
HTTT tác nghiệp (TPS)
-
Mục đích:
o TPS giúp cho tổ chức/doanh nghiệp thực hiện và/hoặc theo dõi những
hoạt động hàng ngày (các giao dịch). TPS giúp duy trì tính đúng đắn
và tức thời cho CSDL, cung cấp DL cho các hệ thống khác
o
Hệ thống thu thập và lƣu trữ dữ liệu giao dịch; có thể kiểm soát các
quyết định đƣợc tạo ra nhƣ một phần trong giao dịch. Tuy nhiên, TPS
chỉ cung cấp đƣợc một vài thông tin quản lý đơn giản
Học viên: Phạm Thị Thùy Liên
13
MSHV: CA140467
Luận văn thạc sỹ QTKD
o
Đại học Bách Khoa Hà Nội
Sử dụng ở cấp tác nghiệp, thao tác trên dữ liệu chi tiết. Tự động hóa
các hoạt động xử lý thông tin lặp lại; gia tăng tốc độ xử lý, gia tăng độ
chính xác; dạt hiệu suất lớn hơn
-
Đặc điểm: TPS giúp nhà quản lý
o Xử lý các giao dịch tự động (vd: xử lý đơn hàng)
o Truy vấn các thông tin liên quan đến các giao dịch đã đƣợc xử lý
HTTT quản lý (MIS):
-
Mục đích: Xử lý dữ liệu có tính thống kê, Hỗ trợ trực tiếp quá trình ra quyết
định của nhà quản lý
- Đặc điểm
o Lấy và tổng hợp dữ liệu từ TPSs
o Hỗ trợ công cụ xử lý dữ liệu trực tiếp trên hệ thống
o Hỗ trợ việc tạo dữ liệu đầu ra (báo cáo) theo nhiều tiêu chí khác nhau
và có khả năng tùy biến các tiêu chí
Hình 1-3: Hệ thống thông tin quản lý MIS
Học viên: Phạm Thị Thùy Liên
14
MSHV: CA140467
Luận văn thạc sỹ QTKD
Đại học Bách Khoa Hà Nội
Ví dụ minh họa mối quan hệ giữa TPSs và MIS
Hình 1-4: Minh họa mối quan hệ giữa MIS và TPS
Hệ hỗ trợ ra quyết định DSS:
-
DSS là một hệ thống tƣơng tác, có sự kết hợp giữa tri thức của con ngƣời với
khả năng của máy tính, nhằm cải thiện chất lƣợng quyết định. DSS là 1 hệ
thống cung cấp thông tin, các mô hình, các công cụ xử lý hỗ trợ quá trình các
quyết định bán cấu trúc và phi cấu trúc trong một hoàn cảnh nhất định. DSS
phục vụ nhà quản lý cấp cao và dựa trên hệ phân tích dự báo
-
Quyết định bán cấu trúc: quyết định một phần dựa trên KN đã có, ví dụ: Dự
báo bán hàng, dự trù ngân sách, dự báo rủi ro, đánh giá đầu tƣ, lựa chọn giá
và lập kế hoạch các chuyến bay
-
Quyết định phi cấu trúc: Nhà QL phải tự đánh giá và hiểu rõ các vấn đề đƣợc
đặt ra, thƣờng không có tính lặp lại, VD: Thăng tiến nhân sự, giới thiệu công
nghệ mới
Học viên: Phạm Thị Thùy Liên
15
MSHV: CA140467
Luận văn thạc sỹ QTKD
Đại học Bách Khoa Hà Nội
Hình 1-5: HTTT hỗ trợ ra quyết định DSS
Hệ thông tin hỗ trợ lãnh đạo ESS
-
Là 1 HTTT đáp ứng nhu cầu thông tin của các nhà quản trị cấp cao (chiến lƣợc),
nhằm mục đích hoạch định và kiểm soát chiến lƣợc. Hệ thống thông tin hỗ trợ
lãnh đạo (ESS) là một hệ thống tƣơng tác cao cho phép truy cập thông tin từ các
kết quả kiểm soát và tình trạng chung của doanh nghiệp
-
ESS dựa trên các thông tin đƣợc tạo ra từ TPS,MIS và các thông tin bên ngoài tổ
chức giúp các nhà quản lý cao cấp giải quyết những vấn đề không có cấu trúc
bằng cách tạo ra môi trƣờng giúp họ suy nghĩ các vấn đề chiến lƣợc môt cách
thấu đáo
-
Khác với DSS, ESS chỉ định vị chính xác vấn đề cần giải quyết mà không đƣa ra
giải pháp chi tiết cho vấn đề
-
Hệ chuyên gia ES: Là một hệ thống bao gồm cơ sở dữ liệu chuyên gia và các
thủ tục can thiệp trong một lĩnh vực hẹp để giải quyết các vấn đề mà thông
thƣờng phải yêu cầu tới chuyên gia
Học viên: Phạm Thị Thùy Liên
16
MSHV: CA140467
Luận văn thạc sỹ QTKD
Đại học Bách Khoa Hà Nội
Tƣơng quan giữa các hệ thống
Hình 1-6: Tƣơng quan giữa các HTTT trong tổ chức
1.2.3. Hệ thống thông tin quản lý
Hệ thống thông tin quản lý là một hệ thống chức năng thực hiện việc thu thập, xử
lý, lƣu trữ và cung cấp thông tin hỗ trợ việc ra quyết định, điều khiển , phân tích các
vấn đề và hiển thị các vấn đề phức tạp trong một tổ chức.
Đứng trên quan điểm hệ thống, mục tiêu tồn tại của HTTT là nhằm tạo ra những
thông tin có ý nghĩa đối với ngƣời sử dụng. Đầu vào của HTTT là các dữ liệu thô có
đƣợc từ những hoạt động thƣờng nhật của một tổ chức, doanh nghiệp, hoặc những thu
thập đƣợc về môi trƣờng cạnh tranh của doanh nghiệp.Yếu tố đầu ra là những báo cáo
cung cấp thông tin có ý nghĩa cho ngƣời lãnh đạo trong tổ chức, doanh nghiệp. Phạm vi
của một HTTT đƣợc xác định bao gồm các yếu tố giúp thực hiện những hoạt động chủ
yếu của HTTT. Môi trƣờng của HTTTQL bao gồm các tác nhân có khả năng ảnh
hƣởng, sử dụng và nhập thông tin vào hệ thống
Về chức năng, HTTTQL thƣờng có những chức năng chủ yếu sau
-
Nhập dữ liệu: hoạt động thu thập và nhận dữ liệu từ trong một doanh nghiệp
hoặc từ môi trƣờng bên ngoài để xử lý trong một HTTT
Học viên: Phạm Thị Thùy Liên
17
MSHV: CA140467
Luận văn thạc sỹ QTKD
-
Đại học Bách Khoa Hà Nội
Xử lý thông tin: Quá trình chuyển đổi từ những dữ liệu hỗn hợp bên ngoài thành
dạng có ý nghĩa đối với ngƣời sử dụng
-
Xuất dữ liệu: Sự phân phối các thông tin đã đƣợc xử lý tới những ngƣời hoặc
những hoạt động cần sử dụng những thông tin đó
-
Lƣu trữ thông tin: Các thông tin không chỉ đƣợc xử lý để sử dụng ngay tại thời
điểm doanh nghiệp thu nhận đƣợc nó, mà hơn thế, trong tƣơng lai, khi phân tích
để đƣa ra những quyết định có tính hệ thống hoặc các các kế hoạch mới thì các
thông tin này vẫn cần để sử dụng. Vì vậy, việc lƣu trữ thông tin cũng là một
trong các hoạt động quan trọng của HTTTQL. Các thông tin đƣợc lƣu trữ
thƣờng đƣợc tổ chức dƣới dạng các trƣờng, các file, các báo cáo và các CSDL
-
Thông tin phản hồi: là những dữ liệu xuất, giúp cho ngƣời điều hành mạng lƣới
thông tin có thể đánh giá lại và hoàn thiện quá trình thu tập và xử lý dữ liệu mà
họ đang thực hiện
Một HTTTQL không nhất thiết phải cần đến máy tính. HTTT thủ công có thể sử
dụng giấy và bút, vẫn đƣợc sử dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp Việt Nam hiện
nay. Chúng ta cũng cần phân biệt rõ máy tính và các chƣơng trình phần mềm với
HTTT. Các máy tính điện tử và các chƣơng trình phần mềm là nền tảng kỹ thuật, công
cụ và nguyên liệu cho HTTT hiện đại, nhƣng chỉ bản thân chúng không tạo ra thông tin
mà doanh nghiệp cần. Để tìm hiểu về hệ thống thông tin, ta cần phải nắm đƣợc các vấn
đề cần giải quyết, quy trình thiết kế và triển khai HTTT, các phƣơng thức ứng dụng
HTTT trong tổ chức
1.2.4. Các thành phần cơ bản của hệ thống thông tin quản lý
Theo quan điểm của James A O’Brien, cùng nhóm tác giả thì hệ thống thông
tin quản lý gồm các thành phần sau:
- Tài nguyên về nhân lực gồm: Các chuyên gia HTTT: phân tích viên hệ
thống, lập trình viên, nhân viên đứng máy…; Ngƣời dùng cuối: tất cả những ngƣời
sử dụng HTTT trong DN, từ các nhà lãnh đạo, các cấp quản lý, đến các nhân viên
thừa hành và tác nghiệp
Học viên: Phạm Thị Thùy Liên
18
MSHV: CA140467
Luận văn thạc sỹ QTKD
Đại học Bách Khoa Hà Nội
- Tài nguyên phần cứng: Máy móc: máy tính, màn hình, các ổ đĩa, máy in,
máy quét…(các thiết bị dùng trong xử lý); Môi trƣờng (hay media): đĩa mềm, đĩa
cứng, đĩa CD, bìa nhớ, giấy…(các phƣơng tiện dùng để lƣu trữ).
- Tài nguyên phần mềm: Các chƣơng trình: Hệ điều hành, các chƣơng trình
ứng dụng…dùng để điều khiển máy tính xử lý thông tin; Các thủ tục: cho nhập liệu,
để sửa lỗi, kiểm tra, v.v. (dùng để điều chỉnh hoạt động của con ngƣời).
- Tài nguyên dữ liệu: Mô tả dữ liệu: các bản ghi của khách hàng, các hồ sơ
nhân viên, CSDL; Cơ sở tri thức.
- Tài nguyên mạng: Môi trƣờng truyền thông; Các dịch vụ mạng.
Trong sơ đồ này, môi trƣờng (media) dùng lƣu giữ thông tin và truyền thông là một
phần của “phần cứng”. Các quy trình đƣợc xem nhƣ một thành phần của “ phần
mềm ”, phần liên quan đến con ngƣời. Còn cơ sở tri thức đƣợc xếp vào tài nguyên
dữ liệu của HTTT.
Hình 1-7: Các thành phần của HTTTQL (James A O’Brien)
Học viên: Phạm Thị Thùy Liên
19
MSHV: CA140467
Luận văn thạc sỹ QTKD
Đại học Bách Khoa Hà Nội
Các sản phẩm thông tin nhắc đến trong sơ đồ trên bao gồm các báo cáo cho
lãnh đạo, các tài liệu kinh doanh, dƣới dạng biểu mấu, đồ thị, audio, video và các
thông tin khác.
Việc xây dựng một HTTT với các thành phần nhƣ trên đòi hỏi phải có một cái
nhìn hệ thống không chỉ về mặt công nghệ, mà còn về tổ chức doanh nghiệp, và
một tầm nhìn xa về các biện pháp đƣa hệ thống CNTT/tổ chức đó phục vụ cho công
việc của doanh nghiệp, tổ chức. Đó là một cách nhìn, một cách tiếp cận cơ bản, xem
xét các sự vật trong các mối tƣơng quan của chúng khi hoạt động nhằm đạt đến mục
tiêu đã định, gọi là tiếp cận hệ thống, hay quan điểm hệ thống.
Theo quan điểm của tác giả Kroenke D. và Hatch R thì hệ thống thông tin
quản lý gồm 5 thành phần:
- Tài nguyên về phần cứng
- Tài nguyên về phần mềm
- Tài nguyên về nhân lực
- Tài nguyên về dữ liệu
- Thủ tục
Hình 1-8: Các thành phần của HTTTQL (Kroenke D. và Hatch R)
Học viên: Phạm Thị Thùy Liên
20
MSHV: CA140467
Luận văn thạc sỹ QTKD
Đại học Bách Khoa Hà Nội
- Các yếu tố có trƣớc, có sẵn trong một tổ chức bao gồm con ngƣời và phần
cứng
- Các yếu tố xuất hiện trong quá trình thiết lập và xây dựng HTTTQL bao gồm
phần mềm và thủ tục (quy trình). Phần mềm và quy trình sẽ xác định lên yêu tố dữ
liệu trong HTTQL
Ở một khía cạnh khác, yếu tố dữ liệu là thành phần trung gian, là cầu nối, là
hạt nhân trong HTTTQL. Nó kết nối giữa các nguồn nhân lực tham gia trong HTTT
với các yếu tố thuộc về công cụ trong hệ thống đó (bao gồm phần cứng, phần mềm)
Đồng quan điểm trên, theo TS Phạm Thị Thanh Hồng thì hệ thống thông tin
quản lý gồm năm thành phần sau:
+ Tài nguyên về phần cứng và hệ thống truyền thông.
+ Tài nguyên về phần mềm.
+ Tài nguyên về nhân lực.
+ Tài nguyên về dữ liệu.
+ Tài nguyên về quy trình
Hình 1-9: Các thành phần của HTTTQL (Tiến sĩ Phạm Thị Thanh Hồng)
Học viên: Phạm Thị Thùy Liên
21
MSHV: CA140467
Luận văn thạc sỹ QTKD
Đại học Bách Khoa Hà Nội
1.2.4.1. Cơ sở hạ tầng (bao gồm phần cứng và hệ thống truyền thông)
Phần cứng: bao gồm bộ xử lý trung tâm, bộ nhớ sơ cấp, bộ nhớ thứ cấp, thiết
bị vào, thiết bị ra, thiết bị liên lạc
Hình 1-10: Cơ sở hạ tầng trong HTTTQL
- Bộ xử lý trung tâm có nhiệm vụ xử lý dữ liệu thô thành dạng có ích hơn
đồng thời điều khiển các bộ phận khác của hệ thống máy tính.
- Bộ nhớ sơ cấp: Lƣu trữ tạm thời dữ liệu và các chỉ lệnh trong quá trình xử lý
- Bộ nhớ thứ cấp: lƣu trữ dữ liệu và chƣơng trình chƣa đƣợc dùng tới trong
quá trình xử lý
- Thiết bị vào: nhƣ bàn phím, con chuột, chuyển đổi dữ liệu và các chỉ lệnh
thành dạng điện tử để làm đầu vào cho máy tính
- Thiết bị ra: nhƣ máy in hay thiết bị video, biến đổi dữ liệu điện tử lấy từ hệ
thống máy tính và hiển thị chúng dƣới dạng mà con ngƣời có thể hiểu đƣợc
- Thiết bị liên lạc: cung cấp các kết nối giữa máy tính và các mạng liên lạc.
Để thông tin có thể luân chuyển trong hệ thống máy tính và trở thành dạng
thích hợp để xử lý, tất cả các dữ liệu, biểu tƣợng, hình ảnh, từ ngữ phải đƣợc rút gọn
và biểu diễn dƣới dạng nhị phân
Học viên: Phạm Thị Thùy Liên
22
MSHV: CA140467
Luận văn thạc sỹ QTKD
Đại học Bách Khoa Hà Nội
Khi trang bị thêm một thiết bị phần cứng, cần chú ý là thiết bị phần cứng phải
phù hợp với toàn bộ phần cứng đã có sẵn của doanh nghiệp. Đây là yếu tố hết sức
quan trọng, vì nó sẽ đảm bảo cho sự đồng bộ của toàn bộ hệ thống. Những nguyên
tắc chính khi mua sắm phần cứng tin học gồm:
- Sự tƣơng thích: các thiết bị mua mới và đã có phải làm việc đƣợc với nhau
- Khả năng mở rộng và nâng cấp: Nhu cầu về năng lực máy tính trong tổ chức
tăng không ngừng, dễ dàng vƣợt qua năng lực hiện có của các máy móc đang sử
dụng. Hơn nữa, CNTT luôn phát triển không ngừng, thƣờng xuyên xuất hiện các
phần cứng, phần mềm mới tiện lợi cho các hoạt động đa dạng của doanh nghiệp. vì
vậy, cần xem xét khả năng nâng cấp của phần cứng máy tính để có thể tăng cƣờng,
nâng cấp khi cần thiết
- Độ tin cậy: các lỗi kỹ thuật thƣờng không bao giờ đƣợc nêu trong các tờ
quảng cáo bán sản phẩm. Vì vậy, nên tham khảo các bài đánh giá sản phẩm mới
trên các tạp chí chuyên về CNTT nhằm đảm bảo có một sự lựa chọn phù hợp
Hệ thống truyền thông: là một hệ thống cho phép tạo, truyền và nhận tin tức
điện tử. Nó là một tập hợp các thiết bị nối với nhau bằng các kênh. Các thiết bị này
có thể gửi tín hiệu, nhận tín hiệu hoặc vừa gửi vừa nhận tín hiệu. Để thực hiện
nhiệm vụ đó, mỗi hệ thống truyền thông gồm có ít nhất ba yếu tố: thiết bị phát tin,
kênh truyền và thiết bị nhận tin
Các cấu trúc liên kết mạng: Mạng máy tính dù có phức tạp đến đâu chăng nữa
khởi đầu cũng dựa trên hệ thống đơn giản kết nối hai máy tính với nhau bằng cáp
sao cho chúng có thể trao đổi dữ liệu. Có ba dạng cấu trúc cơ bản, là mạng bus,
mạng hình sao và mạng vòng
Mạng bus: Trong mạng bus, một trạm công tác sẽ gửi thông báo cho tất
cả các trạm công tác khác. Mỗi nút trong mạng có địa chỉ riêng và mạch tiếp nhận
của nó sẽ theo dõi bus để biết khi nào có thông báo gửi cho mình, đồng thời bỏ qua
mọi thông báo khác. Mỗi lần chỉ có một thông điệp gửi đi trên mạng. Chính vì vây,
Học viên: Phạm Thị Thùy Liên
23
MSHV: CA140467
Luận văn thạc sỹ QTKD
Đại học Bách Khoa Hà Nội
hiệu suất thi hành bị ảnh hƣởng bởi số lƣợng máy tính nối vào đƣờng cáp chính. Số
lƣợng máy trên bus càng nhiều thì thời gian chờ đƣa dữ liệu lên bus càng tăng và
mạng thi hành càng chậm
Mạng hình sao: Là cấu trúc mạng có trung tâm là máy xử lý trung tâm
của mạng hoặc là một thiết bị tập trung các đầu dây nối (Hub). Mạng hình sao cung
cấp tài nguyên và chế độ quản lý tập trung. Nếu tâm điểm bị hỏng thì toàn bộ mạng
ngừng hoạt động, nếu một máy trạm bị hỏng thì những máy khác vẫn hoạt động
bình thƣờng.
Mạng vòng: Trong các loại mạng cục bộ, đây là một cấu trúc mạng không
có trung tâm, trong đó có một số nút đƣợc sắp xếp chung quanh một dây cáp mạng
dạng vòng khép kín. Khác với dạng bus, mỗi nút mạng vòng có một thiết bị lặp lại
dùng để khuếch đại và chuyển tín hiệu cho nút kế tiếp. Do đó mạng vòng có khả
năng mở rộng phạm vi vƣợt xa các giới hạn địa lý mà mạng bus không có bộ lặp lại.
Nếu chia theo phạm vi, ta có mạng LAN, mạng WAN, mạng INTERNET
Mạng LAN (Local Area Network): Mạng đƣợc cài đặt trong phạm vi tƣơng
đối hẹp nhƣ trong một phòng, một toà nhà, một khuôn viên, ... với khoảng cách xa
nhất của hai nút trên mạng vào khoảng 10 km. Mỗi mạng LAN có một máy chủ và
một số máy tính cá nhân (các trạm làm việc – Work Station ). Các máy tính đƣợc
nối vào mạng nhờ card mạng. Mỗi một mạng LAN cần có một hệ điều hành mạng.
Các hệ điều hành mạng thông dụng hiện nay là Novel NetWare, Lantastic..
Mạng WAN (Wide Area Network): Mạng mà phạm vi của nó có thể
trong một hoặc nhiều quốc gia, trong lục địa. Trong mạng WAN có nhiều mạng
LAN.
Mạng Internet (International Network): Mạng của các mạng. Trên mang
Internet có vô số các ứng dụng nhƣ: Dịch vụ thƣ điện tử, hội thảo trên Internet,
Dịch vụ WWW (Word Wide Web) : Internet là một kho tài liệu khổng lồ, một bách
khoa toàn thƣ đồ sộ nhất thế giới. Ngƣời sử dụng có thể tham khảo nhiều thông tin
đa dạng, phong phú thuộc tất cả các lĩnh vực. Bằng ngôn ngữ siêu văn bản HTML
Học viên: Phạm Thị Thùy Liên
24
MSHV: CA140467
Luận văn thạc sỹ QTKD
Đại học Bách Khoa Hà Nội
ngƣời sử dụng có thể tạo ra các trang Web trên mạng riêng cho mình. Thông qua
Internet, có thể tiến hành quảng cáo, mua bán hàng qua mạng, tìm đối tác kinh
doanh.
Mạng Intranet: Intranet là một mạng riêng cho một doanh nghiệp.
Intranet sử dụng công nghệ của Internet - TCP/IP, khác với mạng LAN thông
thƣờng sử dụng cộng nghệ NetBEUI.
1.2.4.2. Phần mềm
Tài nguyên về phần mềm là tổng thể các chƣơng trình hệ thống, chƣơng trình
ứng dụng của hệ thống thông tin quản lý.
Tổng thể phần mềm của hệ thống thông tin quản lý bao gồm hai nhóm phần
mềm chính:
-
Phần mềm hệ thống nói chung: Hệ điều hành, Chƣơng trình dịch, các ngôn
ngữ lập trình.
-
Phần mềm ứng dụng: trong các phần mềm ứng dụng thì đƣợc chia thành
hai loại. Phần mềm ứng dụng đa năng và phần mềm ứng dụng chuyên biệt.
o Phần mềm ứng dụng đa năng: là các loại phần mềm thƣờng đƣợc đóng
gói sẵn: phần mềm xử lý văn bản, đồ họa, trình diễn,…nhƣ Hệ soạn thảo
(word), bảng tính (excel), Hệ quản trị CSDL: FoxPro, Access, SQL Server,
Oracle,...
o Phần mềm ứng dụng chuyên biệt: là những phần mềm sử dụng cho các
công việc chuyên biệt: các phần mềm trong ngân hàng (Core banking,
ERP, SCM, thẻ,..), các phần mềm quản lý sản xuất, các phần mềm quản lý
bệnh nhân trong bệnh viện,…
Yêu cầu đối với phần mềm
-
Dễ sử dụng, chống sao chép, cấp đƣợc quyền sử dụng đến từng ngƣời dùng,
nhóm ngƣời dùng
-
Tƣơng thích với những phần mềm khác trên hệ thống, tƣơng thích với các
thiết bị ngoại vi, các dòng máy
Học viên: Phạm Thị Thùy Liên
25
MSHV: CA140467
