Tăng cường công tác quản trị hàng tồn kho tại Công ty TNHH Vinasanwa

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN
VIỆN TÀI CHÍNH – NGÂN HÀNG

CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP
Đề tài:
TĂNG CƯỜNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO
TẠI CÔNG TY TNHH VINA-SANWA

Giảng viên hướng dẫn
Sinh viên thực hiện
Mã sinh viên
Lớp

: TS. Nguyễn Thị Minh Huệ
: Vũ Thị Huyền
: 11121764
: Tài chính doanh nghiệp Pháp 54

Hà Nội - 2016


MỤC LỤC
MỞ ĐẦU......................................................................................................................1

DANH MỤC BẢNG
MỞ ĐẦU......................................................................................................................1


LỜI CẢM ƠN
Bằng tất cả sự kính trọng và lòng biết ơn của mình, em xin được bày tỏ lòng
biết ơn sâu sắc tới TS.Nguyễn Thị Minh Huệ, đã tận tình chỉ bảo giúp đỡ, động

viên, góp ý để em hoàn thành chuyên đề thực tập tốt nghiệp đúng thời hạn.
Em cũng xin được tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến các thầy cô giảng viên trong
Viện Ngân hàng – Tài chính, Trường đại học Kinh tế Quốc dân, là nơi em đã học
tập và nghiên cứu suốt 4 năm qua. Các Thầy giáo, Cô giáo đã tận tình giảng dạy,
cung cấp những kiến thức, kỹ năng về lĩnh vực Tài chính – Ngân hàng. Nhờ vậy mà
em đã hoàn thành được chương trình học và chuyên đề tốt nghiệp của mình.
Em xin trân trọng gửi lời cảm ơn đến Ban lãnh đạo và trực tiếp là các cán bộ,
chuyên viên kế toán trong phòng Hành chính – Tổng hợp, Công ty TNHH Vinasanwa, đã tạo điều kiện thuận lợi cho em trong suốt quá trình thực tập, cho em
nhiều lời khuyên quý giá để hoàn thành tốt nhất chuyên đề của mình.
Với thời gian nghiên cứu hạn hẹp và trình độ nhận thức còn hạn chế nên bài
viết của em vẫn còn nhiều thiếu sót. Với tinh thần học hỏi, em rất mong nhận được
sự giúp đỡ, góp ý của các thầy cô giáo, các cô và anh chị trong công ty để chuyên
đề tốt nghiệp của em được hoàn thiện hơn.
Em xin trân trọng cảm ơn!
Hà Nội, tháng 5 năm 2016
Sinh viên

Vũ Thị Huyền


MỞ ĐẦU
1.Tính cấp thiết của đề tài
Trong nền kinh tế hiện nay, các doanh nghiệp kinh doanh đóng vai trò rất lớn
trong nền kinh tế của một đất nước. Việt Nam mở cửa nền kinh tế tạo ra nhiều
những thuận lợi cho các doanh nghiệp, các doanh nghiệp có cơ hội đưa những sản
phẩm của mình ra thị trường nước ngoài dễ dàng hơn, tiếp cận với nhiều công nghệ
tiên tiến hơn, đa dạng hoá nhà cung cấp. Tuy nhiên những khó khăn mà các doanh
nghiệp gặp phải cũng không phải nhỏ. Đặc biệt nền kinh tế Việt Nam phụ thuộc
nhiều vào nền nông nghiệp, còn manh mún, nhỏ lẻ. Liệu các doanh nghiệp trong
nước có đủ sức mạnh để cạnh tranh với các doanh nghiệp, các tập đoàn nước ngoài.

Với sự cạnh tranh khốc liệt đó đòi hỏi các doanh nghiệp phải làm như thế nào để
đứng vững trên thị trường. Đáp ứng tốt nhất nhu cầu người tiêu dùng, với chất
lượng sản phẩm cao giá thành phải chăng.
Để làm được điều đó ngoài việc xây dựng được chiến lược kinh doanh hợp lý
thì các doanh nghiệp cần giám sát các khâu trong quá trình sản xuất kinh doanh của
doanh nghiệp. Từ các khâu tìm kiếm các nhà cung ứng uy tín, đến việc thu mua
nguyên vật liệu đến khi tìm được thị trường tiêu thụ sản phẩm cần được bảo đảm,
tăng nhanh tốc độ chu chuyển vốn, đạt hiệu quả cao trong sản xuất. Tìm kiếm lợi
nhuận tạo điều kiện tích luỹ vốn mở rộng sản xuất.
Hàng tồn kho là một bộ phận của vốn lưu động của doanh nghiệp và nó
chiếm tỷ trọng tương đối lớn. Vì vậy quản trị hàng tồn kho đóng vai trò vô
cùng quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Công
tác quản trị hàng tồn kho có nhiệm vụ duy trì lượng hàng tồn kho hợp lý nhằm
phục vụ cho quá trình sản xuất thông suốt, không bị gián đoạn. Bên cạnh đó là
đảm bảo có đủ hàng hoá đáp ứng yêu cầu của thị trường. Qua đó đáp ứng tốt
hơn nhu cầu khách hàng nhằm nâng cao sức cạnh tranh của doanh nghiệp trên
thị trường.
Công ty là một loại doanh nghiệp liên doanh nước ngoài, hoạt động sản
xuất kinh doanh chủ yếu của công ty là chuyên sản xuất và cung cấp các loại cửa
thép chống cháy, cửa thép thường, các loại cửa cuốn chống cháy, cửa cuốn
thường và các sản phẩm liên quan. Sản phẩm thích hợp cho các toà nhà cao tầng,
chung cư cao cấp, khách sạn, nhà máy, văn phòng, bệnh viện, hộ gia đình .
1


Chính vì vậy công tác quản trị hàng tồn kho là một trong những vấn đề luôn
được quan tâm hàng đầu. Việc hoàn thiện công tác quản trị hàng tồn kho là một
trong những ưu tiên hàng đầu của công ty, nhằm bảo quản hàng hoá, nguyên vật
liệu cũng như việc công tác dự trữ những mặt hàng này.
Xuất phát từ những ý trên, em đã ý thức được tầm quan trọng của công

tác quản trị hàng tồn kho. Vì vậy em đã chọn đề tài “ Tăng cường công tác
quản trị hàng tồn kho tại Công ty TNHH Vina-sanwa” làm đề tài chuyên đề
của mình.

2


CHƯƠNG I
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO CỦA
DOANH NGHIỆP
1.1
Những vấn đề cơ bản về quản trị hàng tồn kho của doanh nghiệp
1.1.1. Khái niệm hàng tồn kho và quản trị hàng tồn kho
Theo chuẩn mực kế toán quốc tế IAS số 2, hàng tồn kho là những tài sản:
•
Được giữ để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh thông thường.
•
Đang trong quá trình sản xuất ra các thành phẩm để bán.
•
Dưới hình thức nguyên liệu hoặc vật dụng mà chúng được sử dụng trong
quá trình sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ.
Trong trường hợp cung cấp dịch vụ, hàng tồn kho gồm những chi phí dịch vụ
mà khoản doanh thu tương ứng với nó chưa được công nhận.
Khái niệm về hàng tồn kho trong chuẩn mực kế toán Việt Nam có nội dung
khá tương đồng với chuẩn mực kế toán quốc tế. Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam
số 2 về hàng tồn kho được ban hành theo quyết định số 194/2001/Qđ-BTC ngày
31/12/2001 của Bộ trưởng Bộ Tài chính thì hàng tồn kho là những tài sản:
•
Được giữ để bán trong kỳ sản xuất kinh doanh bình thường
•

Đang trong quá trình sản xuất kinh doanh dở dang
•
Nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất
kinh doanh hoặc cung ứng dịch vụ.
Hàng tồn kho bao gồm:
 Nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ tồn kho, đã mua đang đi đường
hoặc gửi đi gia công chế biến.
 Hàng hóa mua để bán: hàng hóa tồn kho, hàng mua đang đi đường, hàng
gửi đi gia công, chế biến, hàng gửi bán.
 Hàng hóa thành phẩm: thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi bán.
 Sản phẩm dở dang: sản phẩm chưa hoàn thành hoặc sản phẩm hoàn thành
nhưng chưa làm thủ tục nhập kho
 Chi phí dịch vụ dở dang
Tất cả các thành phần trên đều được coi là hàng tồn kho và chiếm một phần
lớn trong tỷ lệ tài sản kinh doanh của doanh nghiệp. Vì doanh thu từ hàng tồn kho là
một trong những nguồn thu cơ bản tạo ra doanh thu và những khoản thu nhập thêm
sau này cho doanh nghiệp. Đó là những tài sản đã sẵn sàng để đem bán hoặc sẽ
được đem bán.
3


Nếu để hàng tồn kho quá lâu sẽ làm ảnh hưởng không tốt tới quá trình sản
xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Bởi vì, khi đó doanh nghiệp sẽ phải chịu những
khoản chi phi sau: chi phí dự trữ, chi phí thanh lý hay cải tiến hàng bị lỗi thời, và
thanh lý hàng bị hư hỏng. Tuy nhiên, việc không dự trữ đủ hàng tồn kho cũng gây
ra rủi ro cho doanh nghiệp vì có khả năng làm giảm hoặc mất các khoản doanh thu
bán hàng tiềm năng hoặc thị phần nếu sau này giá lên mà doanh nghiệp không còn
lượng hàng dự trữ để bán.
Có rất nhiều quan điểm khác nhau về khái niệm quản trị hàng tồn kho. Sau khi
nghiên cứu, em đã tóm tắt lại khái niệm quản trị hàng tồn kho như sau:

Quản trị hàng tồn kho là một công tác quản trị nhằm:
 Đảm bảo cho hàng hóa có đủ số lượng và cơ cấu, không làm cho quá
trình bán ra bị gián đoạn, góp phần nâng cao chất lượng kinh doanh và tránh bị ứ
đọng hàng hóa.
 Đảm bảo giữ gìn hàng hóa về mặt giá trị và giá trị sử dụng, góp phần làm
giảm hư hỏng, mất mát hàng hóa gây tổn thất về tài sản cho doanh nghiệp.
 Đảm bảo cho lượng vốn doanh nghiệp tồn tại dưới hình thái vật chất ở
mức dộ tối ưu nhằm tăng hiệu quả vốn hàng hóa và góp phần làm giảm chi phí bảo
quản hàng hóa.
1.1.2. Phân loại của hàng tồn kho
Với các doanh nghiệp sản xuất, hàng tồn kho có vai trò như một tấm đệm an
toàn giữa các giai đoạn khác nhau trong chu kỳ sản xuất kinh doanh như: dự trữ, sản
xuất và tiêu thụ sản phẩm khi các hoạt động không diễn ra đồng bộ giữa các giai
đoạn. Hàng tồn kho mang lại cho bộ phận sản xuất và bộ phận Marketing của doanh
nghiệp sự linh hoạt trong hoạt động sản xuất kinh doanh như lựa chọn thời điểm
mua nguyên vật liệu, lập kế hoạch sản xuất và tiêu thụ. Ngoài ra, hàng tồn kho giúp
doanh nghiệp tự bảo vệ trước những biến động cũng như sự không chắc chắn về
nhu cầu đối với các sản phẩm của doanh nghiệp. Với các doanh nghiệp hoạt động
trong lĩnh vực thương mại như các doanh nghiệp bán sỉ hay bán lẻ thì hàng tồn kho
cũng có vai trò tương tự là tấm đệm an toàn giữa giai đoạn mua hàng và bán hàng
trong một chu kỳ sản xuất kinh doanh.
Các doanh nghiệp sản xuất thường có 3 loại hàng tồn kho ứng với 3 giai đoạn
khác nhau của một quá trình sản xuất:
1.1.2.1.Tồn kho nguyên vật liệu
Tồn kho nguyên vật liệu bao gồm các chủng loại hàng mà một doanh nghiệp
4


mua để sử dụng trong quá trình sản xuất của mình. Nó có thể gồm các loại nguyên
vật liệu cơ bản, bán thành phẩm hoặc cả hai. Việc duy trì một lượng hàng tồn kho

thích hợp sẽ mang lại cho doanh nghiệp sự thuận lợi trong hoạt động mua vật tư và
hoạt động sản xuất. đặc biệt, bộ phận cung ứng vật tư sẽ có lợi khi có thể mua một
số lượng lớn và được hưởng giá chiết khấu từ các nhà cung cấp. Ngoài ra, khi
doanh nghiệp dự đoán rằng trong tương lai giá cả nguyên vật liệu sẽ tăng hay một
loại nguyên vật liệu nào đó khan hiếm, hoặc cả hai, thì việc lưu giữ một số lượng
hàng tồn kho lớn sẽ đảm bảo cho doanh nghiệp luôn được cung ứng đầy đủ, kịp thời
với chi phí ổn định.
Bộ phận sản xuất trong việc thực hiện các kế hoạch sản xuất cũng như sử dụng
hiệu quả các phương tiện sản xuất và nhân lực của mình cũng cần một số lượng
hàng tồn kho luôn có sẵn thích hợp. Do vậy, chúng ta có thể hiểu được là tại sao
các bộ phận sản xuất và cung ứng vật tư trong các doanh nghiệp luôn muốn duy trì
một số lượng lớn hàng tồn kho nguyên vật liệu.
1.1.2.2.Tồn kho sản phẩm dở dang
Tồn kho sản phẩm dở dang bao gồm tất cả các mặt hàng hiện đang còn nằm
tại một công đoạn nào đó của quá trình sản xuất. Ví dụ sản phẩm dở dang trong một
vài công đoạn (như lắp ráp hoặc hoàn thiện sản phẩm), sản phẩm dở dang có thể
đang nằm trung chuyển giữa các công đoạn, hoặc có thể đang được cất giữ tại một
nới nào đó, chờ bước tiếp theo trong quá trình sản xuất.
Tồn trữ sản phẩm dở dang là một phần tất yếu của hệ thống sản xuất công
nghiệp hiện đại bởi vì nó sẽ mang lại cho mỗi công đoạn trong quá trình sản xuất
một mức độ độc lập cao hơn. Hơn nữa, sản phẩm dở dang sẽ giúp doanh nghiệp lập
kế hoạch sản xuất hiệu quả cho từng công đoạn và tối thiểu hóa chi phí phát sinh do
ngừng trệ sản xuất hay có thời gian nhàn rỗi. Vì những lý do này mà bộ phận sản
xuất của các doanh nghiệp sẽ luôn muốn duy trì một mức tồn trữ sản phẩm dở dang
hợp lý. Khi một doanh nghiệp có chu kỳ sản xuất dài hơn thì mức độ tồn trữ sản
phẩm dở dang cũng lớn hơn.
1.1.2.3.Tồn kho thành phẩm
Tồn kho thành phẩm bao gồm những sản phẩm đã hoàn thành chu kỳ sản xuất
của mình và đang nằm chờ tiêu thụ. Ngoại trừ các thiết bị có quy mô lớn, các thiết
bị đặc biệt như các máy móc công nghiệp, khí tài quân sự, máy bay và các lò phản

ứng hạt nhân v.v…thường được hợp đồng đặt hàng trước khi sản xuất, còn lại các
sản phẩm tiêu dùng và các sản phẩm công nghiệp đều được sản xuất hàng loạt và
5


tồn trữ trong kho nhằm đáp ứng mức tiêu thụ dự kiến trong tương lai.
Việc tồn trữ đủ một lượng thành phẩm tồn kho mang lại lợi ích cho cả hai bộ
phận sản xuất và bộ phận Marketing của doanh nghiệp. Dưới góc độ bộ phận
Marketing, với mức tiêu thụ trong tương lai được dự kiến không chắc chắn, tồn kho
thành phẩm với số lượng lớn sẽ đáp ứng nhanh chóng bất kỳ một nhu cầu tiêu thụ
trong tương lai, đồng thời tối thiểu hóa thiệt hại vì mất doanh số bán hàng do không
có hàng giao hay thiệt hại vì mất uy tín do chậm trễ trong việc giao hàng nếu hàng
trong kho không đủ đáp ứng. Dưới góc độ của nhà sản xuất thì việc duy trì với số
lượng lớn thành phẩm tồn kho cho phép các loại sản phẩm được sản xuất với số
lượng lớn, và điều này giúp giảm chi phí sản xuất trên mỗi đơn vị sản phẩm do chi
phí cố định được phân bổ trên số lượng lớn đơn vị sản phẩm được sản xuất ra.
1.1.3.Đặc điểm của hàng tồn kho
Từ khái niệm hàng tồn kho đã được nêu ra ở trên, có thể thấy đặc điểm của
hàng tồn kho chính là tập hợp các đặc điểm riêng của nguyên liệu, vật liệu, công cụ,
dụng cụ, thành phẩm, sản phẩm dở dang, hàng hóa. Với mỗi loại, chúng có những
đặc điểm riêng sau:
Thứ nhất: Nguyên vật liệu là những đối tượng lao động đã được thể hiện dưới
dạng vật hóa như: sợi trong doanh nghiệp dệt, da trong doanh nghiệp đóng giày, vải
trong doanh nghiệp may mặc. Khác với tư liệu lao động khác, nguyên vật liệu chỉ
tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định. Khi tham gia vào quá trình sản xuất,
dưới tác động của lao động, chúng bị tiêu hao toàn bộ hoặc thay đổi hình thái vật
chất ban đầu để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm.
Thứ hai: Công cụ, dụng cụ là những tư liệu lao động không đủ tiêu chuẩn quy
định để xếp vào tài sản cố định. Công cụ, dụng cụ thường tham gia vào nhiều chu
kỳ sản xuất kinh doanh, trong quá trình sử dụng, chúng giữ nguyên được hình thái

hiện vật ban đầu. Về mặt giá trị, công cụ, dụng cụ cũng bị hao mòn dần trong quá
trình sử dụng. Bởi vậy, khi phân bổ giá trị công cụ, dụng cụ vào chi phí sản xuất
kinh doanh, kế toán phải sử dụng phương pháp phân bổ thích hợp sao cho vừa đơn
giản trong công tác kế toán vừa đảm bảo được tính chính xác của thông tin kế toán
mở mức có thể tin cậy được.
Thứ ba: Thành phẩm là sản phẩm đã được chế tạo xong ở giai đoạn chế biến
cuối cùng của quy trình công nghệ trong doanh nghiệp, được kiểm nghiệm đủ tiêu
chuẩn kỹ thuật quy định và nhập kho. Sản phẩm của các doanh nghiệp công nghiệp
sản xuất ra chủ yếu là thành phẩm, ngoài ra có thể có bán thành phẩm. Những sản
6


phẩm hàng hóa xuất kho để tiêu thụ, đã thanh toán hay chấp nhận thanh toán gọi là
sản lượng hàng hóa thực hiện.
Thứ tư: Sản phẩm dở dang là những sản phẩm đến cuối kỳ kinh doanh vẫn
chưa hoàn thành nhập kho, chúng vẫn còn tồn ở các phân xưởng sản xuất. Có
những sản phẩm đã hoàn thành nhưng chưa nhập kho mà doanh nghiệp xuất bán
trực tiếp hoặc gửi bán thì được ghi giảm giá trị sản phầm dở dang.
Thứ năm: Hàng hóa (tại các doanh nghiệp thương mại) được phân theo từng
ngành hàng, gồm có: Hàng vật tư thiết bị, hàng công nghệ phẩm tiêu dùng, hàng
lương thực, thực phẩm chế biến. Kế toán phải ghi chép số lượng, chất lương, và giá
phí chi tiêu mua hàng theo chứng từ đã lập trên hệ thống sổ thích hợp, phân bổ hợp
lý chi phí mua hàng cho số hàng đã bán và tồn cuối kỳ.
1.1.4.Vai trò, ý nghĩa của công tác quản trị hàng tồn kho
 Vai trò:
- Đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra bình thường theo đúng
kế hoạch dự kiến: quá trình phân công lao động xã hội đã dẫn đến chuyên môn hóa
sản xuất. Kết quả của chuyên môn hóa sản xuất là hình thành nên các ngành, các
doanh nghiệp, các đơn vị kinh tế tương đối tách biệt nhau. Mặt khác, do đặc điểm
của sản xuất nên tiến độ và thời gian sản xuất sản phẩm không ăn khớp và đồng

nhất với tiến độ và thời gian tiêu dùng sản phẩm. Vì thế phải có quá trình dự trữ hay
tồn kho hàng hóa.
- Đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra liên tục khi có biến cố
ngẫu nhiên ngoài dự kiến: do sự vận động khách quan của tự nhiên và của sản xuất
mà có nhiều vấn đề doanh nghiệp không thể dự báo được từ trước như: thiên tai,
dịch bệnh, rủi ro… Chính vì thế mà trong mỗi trường hợp, để đảm bảo quá trình sản
xuất kinh doanh liên tục phải có dự trữ an toàn, hạn chế rối loạn sản xuất kinh
doanh và đời sống dân cư.
- Góp phần giảm chi phí nâng cao hiệu quả kinh doanh và ổn định thị trường
hàng hóa.
- Thúc đẩy quá trình luân chuyển vật tư, sử dụng vốn hợp lý, có hiệu quả và
tiết kiệm chi phí.
- Kiểm tra tình hình thực hiện cung ứng vật tư, đối chiếu với tình hình sản
xuất, kinh doanh và tình hình kho hàng để kịp thời báo cáo cho bộ phân thu mua có
biện pháp khắc phục kịp thời.
- Đảm bảo có đủ hàng hóa, thành phẩm để cung ứng ra thị trường.
 Ý nghĩa:
- Công tác quản trị hàng tồn kho có ý nghĩa hết sức quan trọng trong quá trình
7


hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp. Muốn cho các hoạt động sản
xuất kinh doanh được tiến hàng đều đặn, liên tục phải thường xuyên đảm bảo cho
nó các loại vật tư, năng lượng đủ về số lương, kịp về thời gian, đúng về quy cách,
phẩm chất, chất lượng. Đó là một vấn đề bắt buộc mà nếu thiếu thì không thể có quá
trình sản xuất để cho ra được sản phẩm.
- Doanh nghiệp sản xuất cần phải có vật tư, năng lượng mới tồn tại được. Vì
vậy, đảm bảo nguồn vật tư, năng lượng cho sản xuất là một nhu cầu tất yếu, khách
quan, một điều kiện chung của mọi hoạt động sản xuất trong xã hội.
- Doanh nghiệp thương mại cần phải có hàng hóa thì mới tồn tại được, chính

vì vậy cần đảm bảo có đủ hàng hóa để cung ứng cho thị trường và xã hội.
1.2.Nội dung quản trị hàng tồn kho trong doanh nghiệp
1.2.1.Hoạch định
1.2.1.1.Dự báo nhu cầu
Trong ngành công nghiệp sản xuất, rất nhiều hoạt động, đều được dựa trên dự
báo nhu cầu sản xuất trong tương lai. Vì lý do này, các nhà sản xuất luôn xem dự
báo nhu cầu sản xuất là một trong những nền tảng quan trọng để thực hiện quy trình
sản xuất một cách chính xác, đúng thời điểm và hiệu quả.
Để giữ vị thế trên thương trường, nhà sản xuất phải nhanh chóng thích ứng với
thị trường biến động cũng như liên tục đem đến những sản phẩm chất lượng và dịch
vụ đột phá đến khách hàng. Vì vậy, họ cần đến dự báo nhu cầu sản xuất.
Dự báo nhu cầu sản xuất là một phần của hệ thống Hoạch định tài nguyên
doanh nghiệp (ERP) để dự toán số lượng nguyên vật liệu sản xuất, và tiên liệu
thói quen mua sắm của khách hàng để tối ưu hóa lượng hàng tồn kho mà vẫn đáp
ứng được nhu cầu khách hàng. Dự báo được dựa trên dòng thời gian, là một
trong những phương pháp dự báo phổ biến nhất, lấy dữ liệu lịch sử để đưa ra dự
báo tương lai. Tuy nhiên, phương pháp này lại bỏ qua các yếu tố ngoại sinh
trong quá trình sản xuất dựa trên số lượng nhu cầu trong những kì trước. Nó cho
phép kỹ sư sản xuất kết hợp các tình huống giả định trong kế hoạch sản xuất của
mình và đưa ra các hoạt động thích hợp để đảm bảo mục tiêu sản xuất. Các hoạt
động đó được bắt đầu từ số liệu dự toán, vì vậy dự đoán nhu cầu ảnh hưởng trực
tiếp đến hiệu suất của công việc lập kế hoạch sản xuất và quản lý rất nhiều quy
trình và hệ thống trong doanh nghiệp như bán hàng, sản xuất, tài chính, cung ứng
và phân phối.
8


Dự đoán nhu cầu sản xuất là công cụ chính cho các nhà sản xuất xác định
chính xác tỷ lệ cung ứng hàng hóa tối ưu nhất là bao nhiêu, từ đó xây dựng ra kế
hoạch mua vật liệu tương ứng để giữ mức sản xuất ở mức vừa đủ, cắt giảm chi phí.

Hơn nữa, dự báo nhu cầu cũng góp phần tăng cường sự hợp tác giữa các bộ phận
nội và ngoại trong suốt quá trình sản xuất, chẳng hạn như bộ phận Bán hàng và Sản
xuất. Ví dụ, hoạt động quan trọng trong bất kỳ doanh nghiệp sản xuất nào cũng đều
liên quan đến việc lên kế hoạch sản xuất và lưu trữ hàng hóa để đối phó với nhu cầu
biến động của thị trường. Bộ phận sản xuất luôn cần thông tin dự báo từ bộ phận
Bán hàng và Marketing để sản xuất vừa đủ đáp ứng nhu cầu thị trường và từ đó, cân
bằng lại nguồn cung cầu của sản phẩm đó.
Những thông tin đầu vào cần thiết để dự báo nhu cầu sản xuất là:
• Xu hướng mua hàng trong quá khứ: Dữ liệu từ 2-5 năm trước thường sẽ
được sử dụng để phân tích hoạt động bán hàng.
• Dự báo từ nhà cung cấp: Hiểu rõ được xu hướng từ các nhà cung cấp để
thích ứng với mọi hoàn cảnh một cách linh hoạt.
• Thay đổi theo mùa: Lượng hàng bán ra sẽ nhiều hơn vào một vài thời điểm
nhất định trong năm, vì vậy nhà sản xuất cần những thông tin này để đưa ra kế
hoạch sản xuất thích hợp. Hơn nữa, những yếu tố khác như vòng đời vật liệu thô
cũng nên được bao gồm khi phân tích.
• Hạn chế hoặc quy tắc của doanh nghiệp: Tái kiểm tra và tái xác định những
hạn chế của chu trình sản xuất, chẳng hạn như giới hạn dung lượng kho bãi để cân
nhắc xem số lượng sản xuất bao nhiêu là thích hợp nhất.
Độ chính xác của dự báo sẽ tùy thuộc hầu hết vào độ chính xác của những
thành phần trên. Mặc dù nhà sản xuất có thể sử dụng nhiều phương pháp dự báo
khác nhau tùy theo góc độ chủ quan hay khách quan, nhưng giữa số liệu dự báo và
số liệu thực luôn tồn tại khoảng cách. Khoảng cách càng cao, thì độ chính xác của
dự báo càng thấp.
1.2.1.2.Các phương pháp hoạch định hàng tồn kho
Thực tế có khá nhiều mô hình tồn kho như mô hình lượng đặt hàng kinh tế cơ
bản (EOQ), mô hình khấu trừ theo số lượng (QDM), mô hình lượng tồn khi để lại
(BOQ), mô hình đặt hàng theo sản xuất (POQ)..
Tuy nhiên, trong phạm vi đề tài này em xin trình bày mô hình EOQ và mô
hình POQ.

 Mô hình lượng đặt hàng kinh tế cơ bản (EOQ)
9


Mô hình được xây dựng dựa trên 6 giả thiết cơ bản là:
- Nhu cầu cả năm phải biết trước và không thay đổi
- Phải biết trước chu kỳ đặt hàng, chu kỳ đặt hàng ngắn và không thay đổi
- Lượng hàng của một đơn hàng được thực hiện trong một chuyến hàng ở một
thời điểm đã định trước
- Sự thiếu hụt trong tồn kho hoàn toàn không xảy ra nếu như đơn hàng thực
hiện đúng thời gian
- Không tiến hành khấu trừ theo số lượng
- Duy nhất chỉ có 2 loại chi phí là chi phí đặt hàng và chi phí tồn trữ.
Với 6 giả thiết trên, mô hình này đưa ra công thức tính toán sản lượng đơn
hàng tối ưu của mỗi đơn hàng (ký hiệu Q*) theo công thức (1) và tổng chi phí tồn
kho tối thiểu (ký hiệu C*) theo công thức (2) sau đây:
Q*=

(1)

C*=

Trong đó:
D: nhu cầu nguyên vật liệu cả năm
S: chi phí đặt hàng cho mỗi đơn hàng
H: chi phí tồn trữ tính cho 1 đơn vị sản phẩm
Mô hình EOQ
Q

Q*

D

Qb

D

A

B

10

(2)


Mô hình này còn có những đại lượng sau:
- Số đơn hàng trong năm (ĐH): là tỷ số giữ nhu cầu cả năm (D) với lượng đặt
hàng tối ưu (Q*)
- Chu kỳ đặt hàng (T): là khoảng cách giữa 2 lần đặt hàng liên tiếp nhau, được
tính bằng cách lấy tổng số ngày làm việc bình quân trong năm (N) chia cho số đơn
hàng (đH)
- Nhu cầu bình quân một ngày đêm (d): là tỷ số giữa nhu cầu cả năm (D) với
số ngày làm việc bình quân trong năm (N)
- Điểm đặt hàng lại (ROP): là lượng tồn kho tối thiểu cần thiết ở điểm đặt hàng.
ROP được xác định trong trường hợp doanh nghiệp mua hàng nhưng không được nhận
hàng ngay, nghĩa là thời điểm đặt hàng không trùng với thời điểm nhận hàng
ROP =d.L
Trong đó, L là thời gian phân phối, là khoảng cách từ thời điểm đặt hàng đến
thời điểm nhận hàng.

Trên đồ thì ROP được biểu diễn như sau:

Q*

ROP

 Mô hình lượng đặt hàng theo sản xuất (POQ)
Mô hình này được áp dụng trong trường hợp lượng hàng được đưa đến một
cách liên tục, hàng được tích lũy dần trong một thời kỳ sau khi đơn đặt hàng được
ký kết, khi những sản phẩm vừa được sản xuất vừa được bán ra một cách đồng thời.
Trong những trường hợp như thế, chúng ta phải quan tâm đến mức sản xuất hàng
ngày của nhà sản xuất và nhà cung ứng.
11


Vì mô hình này đặc biệt thích hợp cho hoạt động sản xuất kinh doanh của
người đặt hàng nên nó được gọi là mô hình sản lượng đặt hàng theo sản xuất.
Trong mô hình này được xây dựng trên các giả thiết sau:
- Nhu cầu cả năm phải biết trước và không thay đổi
- Phải biết trước chu kỳ đặt hàng, chu kỳ đặt hàng ngắn và không thay đổi
- Lượng hàng của một đơn hàng có thể được thực hiện trong nhiều chuyến
hàng ở những thời điểm đã định trước
- Sự thiếu hụt trong tồn kho hoàn toàn không xảy ra nếu như đơn hàng thực
hiện đúng thời gian
- Không tiến hành khấu trừ theo sản lượng
- Duy nhất chỉ có 2 loại chi phí là chi phí đặt hàng và chi phí tồn trữ.
Nếu ta gọi:
Q: sản lượng của đơn hàng
H: chi phí tồn trữ cho 1 đơn vị tồn kho mỗi năm
P: mức độ sản xuất (cũng là mức độ cung ứng hàng ngày)

d: nhu cầu sử dụng hàng ngày
t: độ dài của thời kỳ sản xuất để tạo đủ số lượng cho đơn hàng (thời gian cung
cấp đủ số lượng đơn hàng)
Mô hình POQ có dạng như sau:
Mô hình POQ

Q*

t

t
T

T

12


Chúng ta biết rằng:
Chi phí tồn trữ hàng năm = mức tồn kho trung bình* chi phí tồn trữ mỗi đơn
vị tồn kho trong năm
Mức tồn kho trung bình = ½ mức tồn kho tối đa
Mức tồn kho tối đa = tổng số đơn vị hàng được cung ứng trong thời gian t tổng số đơn vị hàng được sử dụng trong thời gian t
Vậy:
Mức tồn kho tối đa = P.t – d.t
Mặt khác, chúng ta có: Q = P.t (sản lượng một đơn hàng bằng tích số của số
ngày cung ứng với lượng cung ứng trong mỗi ngày)
Từ đó chúng ta suy ra:
t
Chúng ta thế vào biểu thức tính mức tồn kho tối đa:

Mức tồn kho tối đa = P.

- d. = Q(1- )

Như đã trình bày ở trên, chúng ta có thể tính chi phí tồn trữ hàng năm (bằng
tích số của mức tồn kho tối đa chia 2 và nhân với chi phí tồn trữ cho 1 đơn vị hàng
trong năm) như sau:
Chi phí tồn trữ hàng năm =

(1- ).H

Để tìm được sản lượng hàng năm tối ưu chúng ta cho:
Chi phí tồn trữ hàng năm = chi phí đặt hàng năm
Có nghĩa:

Q* =

13


TC = Cđh + Ctt =
 Hệ thống tồn kho kịp thời (Just In Time inventory system – JIT)
Một doanh nghiệp tiến hành thực hiện hệ thống tồn kho JIT chỉ phải mua mỗi
ngày một lượng hàng đủ dùng trong ngày. Mọi hàng hóa mua trong ngày sẽ được
giao lập tức cho khách hàng, do vậy sẽ không có gì cần phải để trong kho hàng hóa.
Vậy “kịp thời” có nghĩa nguyên vật liệu được nhận đúng lúc để sử dụng sản xuất và
được giao bán đúng lúc cho khách hàng. Để tránh tồn đọng hàng mà vẫn đảm bảo
sự vận chuyển nhẹ nhàng của hàng hóa trong doanh nghiệp sản xuất khi áp dụng hệ
thống JIT thì bộ phận bán hàng sẽ đưa ra tín hiệu để xác định hàng hóa cần bán
trong thời gian tới, tín hiệu sẽ được truyền đến bộ phận phụ trách việc cung ứng để

đáp ứng yêu cầu. Và như vậy các bộ phận sẽ đáp ứng được “ sự kéo” của bộ phận
bán hàng-bộ phận cuối cùng của hoạt động thương mại.
Có 3 yếu tố chủ yếu để thực hiện thành công hệ thống JIT:
- Một là, doanh nghiệp phải biết gắn liền với nhà cung cấp có quan hệ với
doanh nghiệp bằng các hợp đồng dài hạn. Bởi lẽ, có 1 hệ thống JIT, một doanh
nghiệp sẽ bị tổn hại nặng nề nếu sự cung cấp dừng đột ngột. Các nhà cung cấp thiếu
trách nhiệm cũng sẽ bị loại trừ.
- Hai là, những nhà cung cấp được chọn phải sẵn sàng thực hiện việc cung
cấp thường xuyên nhu cầu của doanh nghiệp dù là lượng hàng lớn hay nhỏ.
Người cung cấp phải sẵn sàng thực hiện việc cung cấp nhiều lần trong một ngày
với số lượng chính xác như yêu cầu của người mua thay cho việc cung cấp hàng
tuần hay hàng tháng.
- Ba là, doanh nghiệp phải triển khai hệ thống kiểm tra chất lượng hàng hóa.
Do hàng hóa được tiêu thụ ngay nên chất lượng phải được đảm bảo ngay từ khâu
mua. Bên cạnh việc cung cấp nguyên vật liệu kịp thời, chính xác thì chất lượng
nguyên vật liệu cũng phải đáp ứng yêu cầu.
Bản chất của hệ thống JIT là một dòng sản phẩm đi qua hệ thống với lượng
tồn kho nhỏ nhất và có xu hướng tiến sát mức đơn vị, tối ưu nhất là lượng tồn kho
bằng 0. Do đó, nhược điểm của phương pháp này là doanh nghiệp có lịch tiếp nhận
nguyên vật liệu và phân phối thành phẩm rất phức tạp, hệ thống kiểm soát, điều
hành hoạt động rất khó khăn và đòi hỏi rất cao với nhiều điều kiện. Mặc dù đòi hỏi
hệ thống JIT có vẻ quá mức nghiêm ngặt nhưng việc áp dựng đã đem lại một số lợi
14


ích cho các doanh nghiệp như:
- Tồn kho của nhiều loại nguyên vật liệu và thành phẩm giảm đáng kể, tiết
kiệm chi phí do không phải ứ đọng vốn, số tiền đầu tư hàng tồn kho cũng giảm do
đó có thể được sử dụng cho mục đích khác của doanh nghiệp.
- Giảm nhu cầu về mặt bằng, kho bãi dùng để chứa hàng tồn kho nay có thể

dùng vào việc khác.
- Có tính linh động cao trong phối hợp mua bán.
- Tạo áp lực để xây dựng mối quan hệ tốt với các nhà cung cấp
1.2.2.Tổ chức thực hiện
Trong khâu bảo quản dự trữ: Phải luôn đảm bảo kho, bến bãi tốt,thực hiện
đúng chế độ bảo quản. Xác định được định mức dự trữ tối thiểu, tối đa cho từng loại
hàng tồn kho, cung ứng kịp thời cho sản xuất, tiêu thụ với chi phí tồn trữ thấp nhất.
Khi hàng tồn kho vượt quá định mức tối đa, tối thiểu thì phải có cảnh báo kịp thời
để điều chỉnh cho hợp lý không bị ngưng đọng hàng hóa trong kho, góp phần nâng
cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp.
Hàng hóa được sắp xếp khoa học là một trong những yếu tố giúp việc tìm
kiếm, vận chuyển, nhập xuất kho được tiến hành nhanh hơn, tiết kiệm thời gian và
sức lực. Những hàng hóa được sử dụng thường xuyên, số lượng lớn nên để ở vị trí
gần với cửa ra vào và ngược lại. Có được cách sắp xếp, bố trí hàng hóa, vật tư khoa
học là một trong những yếu tố giúp tiết kiệm diện tích kho bãi, gia tăng năng suất
lao động cùng với việc tra xuất, quản lý, kiểm soát được thuận tiện, dễ dàng hơn.
Trong khâu thu mua: Việc quản lý hàng tồn kho hiệu quả một mặt phải theo
dõi nắm bắt thông tin về tình hình thị trường, khả năng cung ứng của nhà cung cấp,
các chính sách cạnh tranh tiếp thị được các nhà cung cấp áp dụng, tính ổn định của
nguồn hàng,…Đồng thời phải quản lý chặt chẽ về số lượng, chất lượng, quy cách
phẩm chất, chủng loại giá mua, chi phí mua và tiến độ thu mua, cung ứng phù hợp
với kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
1.2.3.Kiểm soát hàng tồn kho
Trong một doanh nghiệp, hàng tồn kho bao giờ cũng là một trong những tài
sản có giá trị lớn nhất trên tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp đó. Thông thường
giá trị hàng tồn kho chiếm 40% – 50% tổng giá trị tài sản của một doanh nghiệp.
Chính vì lẽ đó, việc kiểm soát tốt hàng tồn kho luôn là một vấn đề hết sức cần thiết
và chủ yếu trong quản trị sản xuất tác nghiệp.
 Kiểm soát mức dự trữ
15

-Doanh nghiệp sử dụng các phiếu kho để ghi chép sự vận động của hàng hóa
(nhập và xuất) và tính toán số lượng tồn kho (dự trữ cuối cùng = dự trữ ban đầu +
nhập - xuất)
- Kiểm kê: Phiếu kho cho phép nắm được hàng tồn trong kho về mặt giấy tờ,
nhưng nó không thể tính được những mất mát hoặc hư hỏng ở tất cả các dạng. Để
khắc phục điều này, quy định các doanh nghiệp thực hiện kiểm kê một cách thường
xuyên (kế toán), hoặc gián đoạn (ngoài kế toán).
Việc kiểm kê này là cơ sở để đánh giá dự trữ được biểu thị ở bảng cân đối,
cho phép nhà quản trị biết được bất cứ lúc nào về tình hình dự trữ của họ. Việc
kế toán này của dự trữ là khá dễ dàng về số lượng hiện vật, nhưng có nhiều khó
khăn về giá trị.
 Kiểm soát về chu trình hàng tồn kho
• Với nghiệp vụ mua hàng
- Xem xét việc cử lý đơn đặt hàng có được thực hiện đúng theo quy
trình không.
- Xem xét chữ ký trên đơn đặt mua hàng có đước ký xác nhận đúng trách
nhiệm của người chuyên trách không.
- Xem xét thủ tục nhận hàng có thực hiện đúng không.
- Xem xét sự độc lập và bất kiêm nhiệm giữa người nhận hàng, người kiểm
hàng và thủ kho, kế toán.
• Với quá trình nhập xuất kho.
- Kiểm toán viên xem xét về thủ tục nhập xuất có được tiến hành đúng nguyên
tắc và quy định không.
- Tổ chức việc nhận hàng có đúng trình tự không
- Kiểm tra quá trình hoàn thành các thủ tục xuất kho hàng, từ việc lập các
phiếu yêu cầu vật tư của bộ phận sản xuất, tiếp nhận các đơn đặt hàng của khách
hàng, việc phê chuẩn kí lệnh xuất kho và lập phiếu xuất kho đến thực hiện nghiệp
vụ xuất kho của thủ kho.

- Việc theo dõi ghi sổ nhật ký hàng vận chuyển .
- Kiểm tra việc thực hiện kiểm tra chất lượng hàng nhập, xuất kho, quy trình
làm việc và xác nhận chất lượng hàng nhập kho của bộ.
- Xem xét tính độc lập của thủ kho với người giao nhận hàng và các kế toán
viên phần hàng tồn kho.
• Đối với kiểm soát sản xuất và chi phí sản xuất:
Thông thường ở doanh nghiệp sản xuất có một bộ phận kiểm soát sản xuất để
16


xem xét số lượng chủng loại sản phẩm được sản xuất có đúng theo yêu cầu hay lệnh
sản xuất không, kiểm soát chất lượng sản phẩm ở các phân xưởng, phế liệu cũng
như kiểm soát quá trình bảo vệ và theo dõi nguyên vật liệu của phân xưởng sản
xuất. Ngoài ra doanh nghiệp cũng có một cơ cấu kiểm soát nội bộ đối với kế toán
chi phí sản xuất để chi phí sản xuất được tính đúng đủ hợp lý cho từ đối tượng. Khi
kiểm tra cơ cấu kiểm soát sản xuất và chi phí sản xuất, kiểm toán viên cũng có thể
tiến hành xem xét một số vấn đề củ yếu sau:
- Việc ghi chép của nhân viên thống kế phân xưởng tổ, đội, cũng như sự giám
sát của quản đốc phân xưởng hoặc tổ trưởng, đội trưởng có thường xuyên và chặt
chẽ không.
- Xem xét việc chép nhật ký sản xuất của từng bộ phận sản xuất theo dõi số
lượng, chất lượng, chủng loại, sản phẩm hỏng, phế liệu. .
- Quan sát quy trình làm việc bộ phận kiểm tra chất lượng ở phân xưởng, tính
độc lập của bộ phận này với bộ phận kiểm nhận hàng nhập kho.
- Xem xét mẫu kiểm soát công tác kế toán chi phí của Doanh nghiệp có được
thực hiện thường xuyên hay không. Điều đó được thể hiện thông qua các dấu hiệu
kiểm tra số kế toán chi phí của những người có trách nhiệm và độc lập với những
người ghi sổ.
- Xem xét phương pháp đánh giá sản phẩm dở dang có tuân thủ đúng nguyên
tắc và tính nhất quán giữa kỳ này so với kỳ trước hay không, cũng như sự giám sát

của người có trách nhiệm trong công việc đánh giá sản phẩm dở dang. Quá trình
khảo sát kiểm soát chi phí tiền lương ở chu kỳ tiền lương và nhân sự cũng là một
phần liên quan đến khảo sát kiểm soát chi phí sản xuất.
1.2.4.Đánh giá công tác quản trị hàng tồn kho của doanh nghiệp
1.2.4.1.Chỉ tiêu đánh giá mức độ đầu tư cho hàng tồn kho
Tỷ trọng hàng tồn kho =
Chỉ tiêu này giúp nhà quản trị xác định trị giá hàng tồn kho chiếm tỷ trọng bao
nhiêu phần trăm trong tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp. Từ đó, biết được mức
độ doanh nghiệp đầu tư cho hàng tồn kho là cao hay thấp, có phù hợp với tình hình
kinh doanh hay không… Doanh nghiệp cũng cần tiến hành so sánh chỉ tiêu này giữa
các thế kỷ kế toán để đánh giá mức độ đầu tư cho hàng tồn kho thay đổi như thế
17


nào. Từ chỉ tiêu này, doanh nghiệp có thể lập và so sánh tỷ trọng của từng khoản
mục hàng tồn kho (hàng đang lưu kho, hàng gửi bán, hàng mua đang đi đường) giữa
các kỳ để tìm hiểu sự biến động bất thường của từng khoản mục chi tiết này sau khi
loại trừ ảnh hưởng của biến động giá cả.
1.2.4.2. Các chỉ tiêu về tốc độ luân chuyển của hàng tồn kho
 Vòng quay hàng tồn kho
Vòng quay hàng tồn kho =
Chỉ số này thể hiện khả năng quản trị hàng tồn kho hiệu quả như thế nào. Chỉ
số vòng quay hàng tồn kho càng cao càng cho thấy doanh nghiệp bán hàng nhanh
và hàng tồn kho không bị ứ đọng nhiều trong doanh nghiệp. Có nghĩa là doanh
nghiệp sẽ ít rủi ro hơn nếu nhìn thấy trong báo cáo tài chính, khoản mục hàng tồn
kho có giá trị giảm qua các năm. Tuy nhiên chỉ số này quá cao cũng không tốt vì
như thế có nghĩa là lượng hàng dự trữ trong kho không nhiều, nếu nhu cầu thị
trường tăng đột ngột thì rất khả năng doanh nghiệp bị mất khách hàng và bị đối thủ
cạnh tranh giành thị phần. Thêm nữa, dự trữ nguyên liệu vật liệu đầu vào cho các
khâu sản xuất không đủ có thể khiến cho dây chuyền bị ngưng trệ. Vì vậy chỉ số

vòng quay hàng tồn kho cần phải đủ lớn để đảm bảo mức độ sản xuất đáp ứng được
nhu cầu khách hàng.
 Kỳ luân chuyển hàng tồn kho

Chỉ tiêu này cho biết thời gian cần thiết để tiêu thụ số hàng tồn kho bình
quân trong kì của DN. Thời gian của kì phân tích một tháng là 30 ngày, một quý là
90 ngày, một năm là 360 ngày hoặc 365 ngày. Để duy trì hoạt động kinh doanh thì
hàng hoá cần phải trữ ở một số lượng cần thiết nào đó. Tuy nhiên, lưu giữ quá nhiều
hàng tồn kho đồng nghĩa với việc vốn sử dụng kém hiệu quả (dòng tiền sẽ giảm đi
do vốn kém hoạt động và như vậy lãi vay sẽ tăng lên). Điều này làm tăng chi phí
lưu giữ hàng tồn kho và tăng rủi ro khó tiêu thụ hàng tồn kho này do có thể không
hợp nhu cầu tiêu dùng cũng như thị trường kém đi. Do vậy tỷ số này cần xem xét để
xác định thời gian tồn kho có hợp lý theo chu kỳ sản xuất kinh doanh của doanh
nghiệp và mức độ bình quân chung của ngành cũng như mức tồn kho hợp lý đảm
bảo cung cấp được bình thường.
1.2.4.3. Chỉ tiêu đánh giá tác động của công tác quản trị hàng tồn kho đến sản xuất
18


kinh doanh.
 Thời gian gián đoạn sản xuất
Là khoảng thời gian mà một số bộ phận sản xuất của công ty phải ngưng hoạt
động tạm thời do một số điều kiện khách quan hoặc chủ quan tác động ví dụ như
không có đủ nguyên vật liệu để sản xuất, một số thiết bị máy móc bị hỏng đột
xuất…Chỉ tiêu này sẽ phản ánh phần nào hiệu quả của công tác quản trị hàng tồn
kho của công ty, có thể được tính theo quý, năm hoặc theo từng giai đoạn. Bởi vì,
nếu hoạt động quản trị hàng tồn kho của công ty không hiệu quả có thể làm gián
đoạn quá trình cung ứng nguyên vật liệu dẫn đến giảm hiệu suất sản xuất kinh
doanh và có thể bị trễ thời gian giao sản phẩm cho khách hàng, làm ảnh hưởng đến
hiệu quả hoạt động và uy tín của công ty đối với khách hàng.

1.2.5.Những rủi ro trong quản trị hàng tồn kho
1.2.5.1.Sự gián đoạn nguồn cung ứng
Đây là một trong những rủi ro thường gặp phải khi sản phẩm hàng mua về
mang tính chất thời vụ hoặc nhập khẩu từ nước ngoài. Tuy nhiên, sự gián đoạn
nguồn cung ứng còn có thể xảy ra khi hoạt động mua hàng của doanh nghiệp không
được thực hiện.
Để đối phó với rủi ro này, các doanh nghiệp thường đặt trước hàng. Dự trữ
một lượng lớn hàng tồn kho khá tốn kém. Do vậy, nhiều công ty xác định lượng
hàng tồn kho thấp nhất với việc quản trị có hiệu quả. Ngược lại, các nhà quản trị
bán hàng lại muốn lượng tồn kho tương đối cao, đặc biệt khi cắt giảm nguồn cung
ứng được báo trước.
1.2.5.2.Sự biến đổi về chất lượng hàng hóa
Quá trình lưu kho sản phẩm hàng hóa đòi hỏi phải đảm bảo tốt nghiệp vụ bảo
quản hàng hóa. Chất lượng là yếu tố quan trọng ảnh hưởng tới việc tiêu thụ hàng
hóa của doanh nghiệp. Vì vậy, mức tồn kho hàng hóa bị chi phối lớn bởi chất lượng
hàng hóa trong kho. Nếu công tác bảo quản hàng hóa dự trữ tốt, chất lượng hàng
hóa được đảm bảo thì mức tồn kho giảm xuống. Nếu công tác bảo quản không tốt
thì hàng hóa bị giảm sút chất lượng làm hoạt động tiêu thụ bị gián đoạn thì mức tồn
kho sẽ tăng lên. Sự biến đổi về chất lượng của sản phẩm hàng tồn kho có thể do
nhiều nguyên nhân như: khí hậu, các phương pháp và điều kiện kỹ thuật bảo quản,
tính chất đặc điểm của hàng hóa, của kho và của thiết bị bảo quản…
Để hạn chế sự biến động này, công tác bảo quản hàng hóa dự trữ tồn kho phải
thực hiện các yếu cầu sau:
19


- Phải giữ gìn tốt số lượng và chất lượng hàng hóa trong kho, giảm đến mức
thấp nhất hao hụt hàng hóa tồn kho.
- Tạo điều kiện tốt nhất công tác chăm sóc và giữ gìn hàng hóa trong kho.
- Tiến hành kiểm tra, giám sát chất lượng hàng háo trong quá trình bảo quản

tại kho để phát hiện nguyên nhân và có biện pháp xử lý kịp thời.
1.2.5.3.Khả năng tiêu thụ hàng hóa của doanh nghiệp
Khả năng xâm nhập và mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm của doanh
nghiệp phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố như: chiến lược tiêu thụ của doanh nghiệp
đang theo đuổi, khả năng nguồn lực của công ty (sức mạnh tài chính, trình độ của
đội ngũ cán bộ kinh doanh, vị trí địa lý, danh tiếng của doanh nghiệp…), đặc tính
của khách hàng (số lượng khách hàng, thói quen tiêu dùng, khả năng thanh toán…),
đặc tính sản phẩm (tuổi thọ, kiểu dáng, chất lượng…). Do vậy, nhân tố này có ảnh
hưởng rất lớn đến lượng sản phẩm hàng hóa tồn kho của doanh nghiệp.
Nếu khả năng xâm nhập và mở rộng thị trường lớn tức là doanh nghiệp có thể
dự báo chính xác nhu cầu sử dụng sản phẩm hàng hóa trong kỳ. Vì vậy, sản phẩm
hàng hóa dự trữ hàng tồn kho cũng phải đảm bảo kịp thời cho hoạt động tiêu thụ
trên các thị trường đó.
Nếu khả năng xâm nhập và mở rộng thị trường thấp thì phải xác định mức tồn
kho hợp lý, tránh tình trạng để hàng hóa ứ đọng do không khai thác được nhu cầu ở
thị trường mới.
1.2.5.4.Rủi ro biến động khác
Đối với các doanh nghiệp có hoạt động kinh doanh quốc tế thì sự biến
động về tỷ giá hối đóa là một rủi ro lớn trong công tác quản trị hàng tồn kho
vì nó tác động đến giá cả hàng hóa khi tiến hành xuất nhập khẩu. Sự thay đổi
đột ngột của tỷ giá và sự trở ngại trong công tác dự báo chính xác tỷ giá là
những khó khan then chốt. Đồng thời, sự thay đổi tỷ giá còn làm các chi phí
giao dịch ra tăng khi khoảng không gian mua bán trong các thị trường ngoại
hối được mở rộng.
Để hạn chế sự tác động của rủi ro này, các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập
khẩu thường lựa chọn đồng tiền mạnh để xác định giá trị sản phẩm hàng hóa dự trữ
tồn kho.
1.3.Các nhân tố ảnh hưởng đến quản trị hàng tồn kho của doanh nghiệp
1.3.1.Các nhân tố chủ quan
 Quy mô kinh doanh

20


Quy mô kinh doanh của doanh nghiệp lớn hay nhỏ, mạng lưới kinh doanh
rộng hay hẹp, khả năng bán ra thị trường nhiều hay ít, khả năng về vốn mạnh hay
hạn chế, điều kiện về diện tích kho cũng như trang thiết bị phục vụ cho công tác bảo
quản tốt hay không tốt…tất cả đều ảnh hưởng đến hàng tồn kho. Ví dụ như một
doanh nghiệp với khả năng vốn hạn chế thì không thể tồn trữ quá nhiều hàng hóa
trong kho. Vì điều đó đồng nghĩa rằng họ đang bị đọng vốn quá nhiều, điều kiện để
xoay vốn dưới dạng hàng hóa sẽ khó khăn hơn so với vốn dưới dạng tiền tệ vì tiền
tệ có tính thanh khoản cao hơn hàng hóa. Hay như một doanh nghiệp có điều kiện
về kho dữ trữ hàng hóa không tốt, không đảm bảo tiêu chuẩn kỹ thuật trong bảo
quản hàng sẽ làm tăng thiệt hại do hàng tồn bị hư hỏng.
Khả năng xâm nhập và mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm của doanh
nghiệp phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố: chiến lược tiêu thụ, nguồn lực tài chính của
công ty, trình độ của đội ngũ cán bộ kinh doanh, uy tín của doanh nghiệp, mức độ
ứng dụng khoa học công nghệ vào kinh doanh….Do đó, các nhân tố trên có ảnh
hưởng rất lớn đến công tác quản trị hàng tồn kho của doanh nghiệp. Nếu khả năng
xâm nhập và mở rộng thị trường lớn, hay khả năng dự báo chính xác nhu cầu sử
dụng hàng hóa trong kỳ thì công tác quản trị hàng tồn kho của doanh nghiệp mới
được coi là có hiệu quả.
 Vốn
Vốn là điều kiện tiên đề vật chất cho mọi hoạt động kinh doanh của công ty, đặc
biệt là trong dự trữ hàng hóa. Đây là nhân tố quan trọng ảnh hưởng đến công tác dự
trữ và đầu tư các thiết bị máy móc phục vụ cho quản lý hàng tồn kho. Khi có vốn
đầy đủ thì mọi hoạt động mua hàng được tiến hành nhanh chóng và thuận lợi, tránh
tình trạng kéo dài thời gian mua hàng và giảm được chi phí trong khâu thu mua.
Mặt khác đảm bảo tiền vốn cho công ty, giúp công ty chớp được các thời cơ kinh
doanh. Nhà quản trị luôn phải cân nhắc quy mô hàng hóa dự trữ sao cho phù hợp
tình hình vốn của công ty.

 Quy mô, trình độ nguồn nhân lực
Nguồn nhân lực luôn là nhân tố quyết định sự phát triển của công ty. Nếu
trình độ của đội ngũ cán bộ, nhân viên công ty thấp sẽ làm cho hoạt động kinh
doanh có thể bị gián đoạn, gây ảnh hưởng đến hiệu quả sản xuất kinh doanh của
công ty. Ví dụ nếu máy móc bị hư hỏng bất ngờ mà nhân viên không biết cách xử lý
kịp thời sẽ làm giảm năng suất lao động hoặc bị gián đoạn hoạt động sản xuất do
máy móc bị hư hỏng bất ngờ mà không biết cách xử lý. Vì vậy, công ty cần tính
toán sao cho lường hàng dự trữ phù hợp với trình độ nguồn nhân lực của công ty.
21


 Cơ sở vật chất kỹ thuật
Nó phản ánh thực lực của công ty. Cơ sở vật chất kỹ thuật tốt, hiện đại tạo điều
kiện tốt trong dự trữ hàng hóa. Bởi công ty có cơ sở vật chất hiện đại thì doanh
nghiệp sẽ quản lý thông tin về các mặt hàng nhanh chóng, chính xác hơn, bảo quản
hàng hóa tốt hơn…làm tăng sức cạnh tranh của công ty so với các đối thủ cạnh
tranh. Nhưng nếu cơ sở vật chất thấp kém sẽ làm giảm chất lượng hàng hóa, tăng
chi phí dự trữ, hiệu quả hoạt động của công ty không cao và hạn chế trong vấn đề
nhập hàng, nếu tình trạng này kéo dài sẽ làm mất cơ hội kinh doanh của công ty.
 Thương hiệu, các lợi thế cạnh tranh
Xác định được nhân tố này sẽ giúp công ty xác định rõ hơn lượng hàng tồn kho
dự trữ. Nếu dự trự không đủ, làm gián đoạn hoạt động sản xuất kinh doanh sẽ dẫn
tới việc công ty bị giảm uy tín, mất thị phần vào tay đối thủ cạnh tranh.
1.3.2.Các nhân tố khách quan
 Môi trường vĩ mô
-Môi trường kinh tế: Các chính sách kinh tế của Nhà nước, tốc độ tăng trưởng
kinh tế qua các năm chính là cơ sở để doanh nghiệp đánh giá, ra quyết định cho
mức tồn kho dự trữ của mình. Nếu nền kinh tế đang trong thời kỳ lạm phát mà
doanh nghiệp dự trữ quá ít sẽ làm cho chi phí tăng cao, làm giảm doanh thu, lợi
nhuận của doanh nghiệp. Tùy từng thời kỳ, từng năm mà doanh nghiệp phải theo

dõi sát sao sự biến động của nền kinh tế để đưa ra những quyết định có lợi nhất cho
việc sản xuất kinh doanh của mình.
-Môi trường chính sách, pháp luật: Mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của bất
kỳ tổ chức, cá nhân nào cũng chỉ được diễn ra dựa trên chính sách, pháp luật của
Nhà nước. Dự trữ hàng tồn kho như thế nào? Số lượng bao nhiều? Mặt hàng gì? là
do quyết định của doanh nghiệp, nhưng các quyết định đó không được phép đi
ngược lại với chính sách, pháp luật của Nhà nước.
-Môi trường văn hóa-xã hội: Xã hội ổn định thì hoạt động sản xuất kinh doanh
mới có thể phát triển. Doanh nghiệp phải dựa vào tình hình xã hội, văn hóa, phong
tục tập quán nơi địa bàn kinh doanh để có chiến lược kinh doanh phù hợp, đưa ra
mức tồn kho hợp lý.
-Môi trường tự nhiên: Yếu tố này ảnh hưởng nhiều tới việc quản trị hàng tồn
kho tại doanh nghiệp. Nếu các yếu tố tự nhiên như: địa lý, thời tiết không ổn định
thì doanh nghiệp phải tính toán thật kỹ lưỡng, đưa ra mức dự trữ tối ưu nhất để
không làm gián đoạn hoạt động sản xuất kinh doanh. Nếu các yếu tố tự nhiên đó
thuận lợi thì doanh nghiệp cũng nên xem xét đưa ra lượng hàng tồn kho hợp lý nhất,
22