Thực trạng hoạt động kiểm soát nội bộ đối với hoạt động ngân quỹ tại ngân hàng TMCP ngoại thương việt nam – chi nhánh huế

Khóa luận tốt nghiệp

GVHD:Nguyễn Thị Hải Bình

PHẦN I: ĐẶT VẤN ĐỀ
1. Lý do chọn đề tài
Trong bối cảnh hiện nay một trong những mục tiêu quan trọng của cơ cấu lại
ngân hàng tại Việt Nam hiện nay là đảm bảo hệ thống ngân hàng hoạt động lành mạnh,
an toàn và sử dụng các nguồn lực có hiệu quả. Do đó, một trong số các vấn đề cần giải

Ế

quyết tốt là tăng cường, nâng cao hiệu quả của công tác quản trị rủi ro, mà cụ thể là

U

củng cố hệ thống KSNB đi đôi với tăng cường quản lý rủi ro trong các NHTM, TCTD.

-H

Mặc khác, trong điều kiện thị trường tài chính Việt Nam đang hội nhập quốc tế sâu
rộng thì nhiệm vụ KSNB trong các NHTM càng được coi trọng hơn bao giờ hết. Bởi

TẾ

lẽ, kinh doanh ngân hàng là kinh doanh đặc biệt bởi tính chất và mức độ rủi ro cao.
Thực tế đã chỉ ra rất nhiều loại rủi ro mà NHTM có thể đối mặt. NHTM sẽ dễ bị tổn

IN

H

thương khi có gian lận và sai sót. Việc bảo đảm an toàn trong hoạt động kinh doanh
của NHTM không những được các nhà kinh doanh ngân hàng quan tâm mà còn là mối

K

quan tâm của người gửi tiền, của các cơ quan quản lý Nhà nước, của toàn xã hội về sự

C

phá sản của một ngân hàng có thể gây nên đổ vỡ dây chuyền trong hệ thống tài chính –

Ọ

ngân hàng, ảnh hưởng rất lớn đối với toàn bộ nền kinh tế. Nếu NHTM Việt Nam

IH

không nhanh chóng đổi mới thì sẽ không bắt kịp và cạnh tranh được với các NHTM

Ạ

nước ngoài với rất nhiều thế mạnh, đặc biệt trong ứng dụng công nghệ; quy mô hoạt

Đ

động hạn chế và tiềm lực tài chính yếu như hiện nay; rủi ro phát sinh do quản lý không
theo kịp sự phát triển, yêu cầu tăng trưởng quy mô để nâng cao năng lực tài chính. Với

N

G

tất cả yếu tố trên để ngăn ngừa được những tổn thất và các rủi ro có thể xảy ra trong

Ư
Ờ

quá trình hoạt động kinh doanh ngân hàng, ngoài các biện pháp thanh tra, kiểm tra,
giám sát của các cơ quan quản lý Nhà nước, trước hết đòi hỏi NHTM phải có những

TR

biện pháp hữu hiệu. Biện pháp quan trọng nhất là NHTM phải thiết lập được một hệ
thống kiểm soát một cách đầy đủ và có hiệu quả. Hệ thống KSNB hữu hiệu sẽ đảm
bảo Tài sản của các NHTM được sử dụng một cách hợp lý, đảm bảo và duy trì mức độ
tin cậy của thông tin tài chính và sự tuân thủ các quy định, luật lệ, qua đó tạo niềm tin
cho KH, cổ đông và các đối tác trong và ngoài nước.
Nhận thấy tầm quan trọng của KSNB đối với hoạt động của ngân hàng, thêm vào
đó là cơ hội được tiếp cận, tìm hiểu về hệ thống KSNB trong thời gian thực tập tại
Ngân hàng TMCP Ngoại Thương Việt Nam – Chi nhánh Huế, tôi đã quyết định lựa
SVTH: Nguyễn Thùy Dung

1


Khóa luận tốt nghiệp

GVHD:Nguyễn Thị Hải Bình

chọn đề tài: “Thực trạng hoạt động kiểm soát nội bộ đối với hoạt động ngân quỹ tại
Ngân hàng TMCP Ngoại Thương Việt Nam – Chi nhánh Huế” để nghiên cứu cho
khóa luận tốt nghiệp của mình. Một trong những nguyên nhân dẫn đến việc lựa chọn
hoạt động ngân quỹ làm đối tượng nghiên cứu cụ thể xuất phát từ đặc điểm của khoản
mục tiền. Ngân hàng là nơi giữ lượng tiền rất lớn bao gồm tiền mặt, tài sản quý, ấn chỉ
quan trọng và giấy tờ có giá, do đó vấn đề an toàn phải được đảm bảo từ việc kiểm

Ế

đếm, giao nhận, vận chuyển đến bảo quản và lưu trữ. Lượng tiền quá lớn khiến cho

U

hiện tượng biển thủ, tham ô và gian lận dễ xảy ra trong ngân hàng. Tất cả những điều

-H

đó đòi hỏi ngân hàng phải có một hệ thống kế toán và kiểm soát chặt chẽ.

TẾ

2. Mục tiêu nghiên cứu

- Nghiên cứu và hệ thống hóa những vấn đề lý luận về hệ thống KSNB trong

H

hoạt động ngân quỹ tại NHTM.

K

hàng TMCP Ngoại thương – chi nhánh Huế.

IN

- Nghiên cứu thực trạng công tác KSNB đối với hoạt động ngân quỹ tại ngân

C

- Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kiểm soát hoạt động ngân

IH

Ọ

quỹ tại ngân hàng TMCP Ngoại thương – chi nhánh Huế.

3. Đối tượng nghiên cứu

Ạ

Quy trình KSNB đối với hoạt động ngân quỹ và phương pháp kiểm soát thực

Đ

hiện để ngăn ngừa rủi ro về tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá và ấn chỉ quan trọng

N

G

trong hoạt động của ngân hàng TMCP Ngoại thương – chi nhánh Huế.

Ư
Ờ

4. Phạm vi nghiên cứu
 Nội dung: Đề tài tập trung nghiên cứu, tìm hiểu quá trình KSNB đối với việc

TR

giao nhận, bảo quản, vận chuyển; quy trình thu chi tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá
và ấn chỉ quan trọng; thủ tục kiểm soát cần thực hiện.
 Thời gian: Các số liệu thu thập trong đề tài chủ yếu phản ánh tình hình hoạt
động kinh doanh và phản ánh tình hình KSNB ngân quỹ trong 2 năm 2011 – 2012.
 Không gian: Đề tài được thực hiện tại Ngân hàng TMCP Ngoại thương – chi
nhánh Huế, địa chỉ 78 Hùng Vương – Thành phố Huế – Tỉnh Thừa Thiên Huế.

SVTH: Nguyễn Thùy Dung

2


Khóa luận tốt nghiệp

GVHD:Nguyễn Thị Hải Bình

5. Phương pháp nghiên cứu
 Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Phương pháp này được sử dụng để tìm hiểu
và hệ thống hoá lý luận về NHTM, đánh giá thực trạng hệ thống KSNB hoạt động

ngân quỹ tại ngân hàng TMCP Ngoại thương – chi nhánh Huế.
 Phương pháp phỏng vấn trực tiếp: Hỏi trực tiếp người cung cấp thông tin, dữ
liệu cần thiết cho đề tài nghiên cứu. Phương pháp này được sử dụng trong giai đoạn thu

U

Ế

thập những thông tin cần thiết và số liệu thô liên quan đến đề tài.

-H

 Phương pháp quan sát và mô tả: Là phương pháp quan sát, theo dõi quá trình

thủ tục trong hoạt động KSNB ngân quỹ tại Đơn vị.

TẾ

làm việc của các cán bộ công nhân viên trong ngân hàng sau đó mô tả lại các chu trình,

H

 Phương pháp phân tích, so sánh: Phương pháp này nhằm phân tích, xử lý các số

IN

liệu thu thập được dùng để tiến hành đối chiếu, so sánh số liệu giữa các năm, sự tăng

TR

Ư
Ờ

N

G

Đ

Ạ

IH

Ọ

C

K

giảm các chỉ tiêu qua các kỳ phân tích.

SVTH: Nguyễn Thùy Dung

3


Khóa luận tốt nghiệp

GVHD:Nguyễn Thị Hải Bình

PHẦN II : NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU
CHƯƠNG 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI VÀ HỆ
THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG NGÂN QUỸ
1.1. Cơ sở lý luận về NHTM

-H

Cho đến thời điểm hiện nay có rất nhiều khái niệm về NHTM:

U

Ế

1.1.1. Khái niệm về NHTM

o Ở Mỹ: NHTM là công ty kinh doanh tiền tệ, chuyên cung cấp dịch vụ tài

TẾ

chính và hoạt động trong ngành công nghiệp dịch vụ tài chính.

H

o Đạo luật ngân hàng của Pháp (1941) cũng đã định nghĩa: “Ngân hàng thương

IN

mại là những xí nghiệp hay cơ sở mà nghề nghiệp thường xuyên là nhận tiền bạc của

K

công chúng dưới hình thức ký thác, hoặc dưới các hình thức khác và sử dụng tài

C

nguyên đó cho chính họ trong các nghiệp vụ về chiết khấu, tín dụng và tài chính”.

Ọ

o Theo luật các TCTD của Việt Nam được Quốc hội nước Cộng hòa Xã hội

IH

Chủ nghĩa Việt Nam khóa X, kỳ họp thứ 2 thông qua ngày 12/12/1997 “Ngân hàng là
loại hình TCTD được thực hiện toàn bộ hoạt động ngân hàng và các hoạt động kinh

Ạ

doanh khác có liên quan. Theo tính chất và hoạt động, các loại hình ngân hàng gồm

Đ

NHTM, ngân hàng phát triển, ngân hàng đầu tư, ngân hàng chính sách, ngân hàng hợp

G

tác và các loại hình ngân hàng khác”.

Ư

Ờ

N

1.1.2. Đặc điểm của NHTM
1.1.2.1. Hoạt động NHTM là hình thức kinh doanh kiếm lời, theo đuổi mục tiêu lợi nhuận là

TR

chủ yếu

Ngân hàng thực hiện hai hình thức hoạt động là kinh doanh tiền tệ và dịch vụ

ngân hàng. Trong đó, hoạt động kinh doanh tiền tệ được biểu hiện ở nghiệp vụ huy
động vốn dưới các hình thức khác nhau, để cấp tín dụng cho KH có yêu cầu về vốn với
mục tiêu tìm kiếm lợi nhuận. NHTM là người “đi vay để cho vay” nhằm mục đích
kiếm lời.

SVTH: Nguyễn Thùy Dung

4


Khóa luận tốt nghiệp

GVHD:Nguyễn Thị Hải Bình

Các hoạt động dịch vụ ngân hàng được biểu hiện thông qua các nghiệp vụ sẵn có
về tiền tệ, thanh toán, ngoại hối, chứng khoán, để cam kết thực hiện công việc nhất định
cho KH trong một thời gian nhất định nhằm mục đích thu phí dịch vụ hoặc hoa hồng.

1.1.2.2. Hoạt động NHTM phải tuân thủ theo quy định của pháp luật
Tức là NHTM phải thoả mãn đầy đủ các điều kiện khắt khe do pháp luật qui định như

Ế

điều kiện về vốn, phương án kinh doanh...thì mới được phép hoạt động trên thị trường.

-H

U

1.1.2.3. Hoạt động NHTM là hình thức kinh doanh có độ rủi ro cao

Sở dĩ như vậy là do trong hoạt động ngân hàng đặc biệt là hoạt động kinh doanh

TẾ

tiền tệ do các ngân hàng tiến hành huy động vốn của người khác rồi đem vốn đó để
cấp tín dụng cho KH theo nguyên tắc hoàn trả vốn và lãi trong một thời gian nhất định,

H

nên đã tạo rủi ro cho các hoạt động NHTM. Rủi ro đến từ phía ngân hàng, KH vay

IN

tiền, rủi ro đến từ những yếu tố khách quan. Bởi vậy, NHTM phải đối mặt với rủi ro

K

cao, kéo theo là rủi ro đối với những người gửi tiền ở NHTM cũng như rủi ro đối với

Ọ

IH

1.1.3. Chức năng của NHTM

C

nền kinh tế.

1.1.3.1. Chức năng trung gian tài chính

Ạ

Đây là chức năng đặc trưng và cơ bản nhất của NHTM và có ý nghĩa đặc biệt

Đ

quan trọng trong việc thúc đẩy nền kinh tế phát triển. Thực hiện chức năng trung gian

G

tín dụng, ngân hàng là “cầu nối” giữa cung và cầu vốn trong nền kinh tế, khơi nguồn

Ư
Ờ

N

vốn từ những người có vốn nhàn rỗi sang những người có nhu cầu về vốn.

TR

1.1.3.2. Chức năng trung gian thanh toán
NHTM đóng vai trò là người “thủ quỹ” cho các doanh nghiệp và cá nhân bởi

ngân hàng là người giữ tài khoản của họ. Ở các nước phát triển, phần lớn các công tác
thanh toán được thực hiện thông qua séc và phần lớn séc thanh toán ở trong nước được
thực hiện bằng thanh toán bù trừ thông qua hệ thống NHTM. Như vậy, chức năng này
thúc đẩy lưu thông hàng hóa, đầy nhanh tốc độ thanh toán, tốc độ lưu chuyển vốn, từ
đó góp phần phát triển kinh tế.

SVTH: Nguyễn Thùy Dung

5


Khóa luận tốt nghiệp

GVHD:Nguyễn Thị Hải Bình

1.1.3.3. Chức năng tạo tiền
Là khả năng biến mức tiền gửi ban đầu tại một ngân hàng đầu tiên nhận tiền gửi
thành một khoản tiền lớn hơn gấp nhiều lần, thông qua việc thực hiện các nghiệp vụ
thanh toán, tín dụng nhiều ngân hàng. Khả năng này tạo ra “bội số mức cung tiền tệ”
liên quan chặt chẽ với việc công cụ dự trữ bắt buộc của NHTW.

Ế

1.1.4. Vai trò của NHTM

-H

U

1.1.4.1. Vai trò thực thi chính sách tiền tệ

Việc hoạch định chính sách tiền tệ thuộc về NHTW. Để thực thi chính sách tiền

TẾ

tệ đó phải sử dụng hàng loạt các công cụ như lãi suất, dự trữ bắt buộc, tái chiết khấu,
thị trường mở, hạn mức tín dụng… Chính các NHTM là chủ thể chịu sự tác động trực

H

tiếp của những công cụ này và đồng thời đóng vai trong là cầu nối trong việc chuyển

IN

tiếp các tác động của chính sách tiền tệ đến khu vực phi ngân hàng và đến nền kinh tế.

K

Ngược lại, cũng qua NHTM và các định chế tài chính trung gian khác, tình hình sản
lượng, giá cả,công ăn việc làm, nhu cầu tiền mặt, tổng cung tiền tệ, lãi suất, tỷ giá…

C

của nền kinh tế được phản hồi về NHTW để Chính phủ và NHTW có những chính

IH

Ọ

sách điều tiết thích hợp với tình hình nền kinh tế.
1.1.4.2. Vai trò góp phần điều tiết vi mô, vĩ mô nền kinh tế

Đ

Ạ

Hoạt động kinh doanh của NHTM gắn liền với các hoạt động kinh doanh của các
doanh nghiệp, tổ chức và các chủ thể kinh tế khác. Trong quá trình hoạt động của

G

mình, NHTM thực hiện vai trò tham gia điều tiết vi mô đối với nền kinh tế biểu hiện

N

qua các mối quan hệ của NHTM với các tổ chức kinh tế khác về mặt tín dụng, tiền

Ư
Ờ

mặt, thanh toán không dùng tiền mặt…, đảm bảo hoạt động của ngân hàng và nền kinh

TR

tế được bình thường. Vai trò điều tiết kinh tế vi mô của NHTM cũng được thể hiện
qua việc tiếp nhận, thu hút hay cung ứng khối lượng tiền mặt cho nền kinh tế khi cần.
NHTM cũng góp phần điều tiết vĩ mô nền kinh tế thông qua chức năng tạo tiền của

NHTM. NHTW hoạch định chính sách tiền tề, nhưng NHTW không giao dịch trực tiếp
với công chúng mà phải dựa vào NHTM để tiếp nhận ý kiến phản hồi và hoàn thiện
chính sách tiền tệ đó. NHTM vẫn là nơi tập trung các khối tiền tệ lớn nhất trong nền
kinh tế, muốn thực thi các chính sách tiền tệ thì NHTW phải dựa vào các khối tiền tệ.

SVTH: Nguyễn Thùy Dung

6


Khóa luận tốt nghiệp

GVHD:Nguyễn Thị Hải Bình

1.1.5. Các nghiệp vụ cơ bản của NHTM
- Nghiệp vụ tài sản nợ – huy động vốn: Đây là nghiệp vụ huy động vốn, tạo
nguồn vốn kinh doanh cho NHTM từ nguồn vốn của ngân hàng, vốn tiền gửi, vốn đi
vay và các nguồn vốn khác.
- Nghiệp vụ tài sản có – sử dụng vốn: bao gồm các nghiệp vụ liên quan đến việc

Ế

sử dụng các khoản vốn huy động được từ nghiệp vụ tài sản nợ như nghiệp vụ ngân

U

quỹ, nghiệp vụ cho vay, nghiệp vụ đầu tư, tài sản khác.

-H

- Nghiệp vụ trung gian: nghiệp vụ mà NHTM thay mặt KH thực hiện việc thanh
toán hay các ủy thác khác để thu phí gồm nghiệp vụ chuyển tiền – thanh toán hộ,

TẾ

nghiệp vụ thu hộ, nghiệp vụ tín thác, nghiệp vụ qua lại đồng nghiệp.

H

1.2. Hệ thống KSNB của NHTM

IN

1.2.1. Khái niệm, mục tiêu, chức năng, vai trò của KSNB

K

1.2.1.1. Khái niệm KSNB

C

Năm 1936, trong một công bố, Hiệp hội Kế toán viên công chứng Hoa Kỳ

Ọ

(AICPA) đã định nghĩa KSNB “… là các biện pháp và cách thức được chấp nhận và

IH

được thực hiện trong một tổ chức để bảo vệ tiền và các tài sản khác, cũng như kiểm tra

Ạ

sự chính xác trong ghi chép của sổ sách”1

Đ

Theo Chuẩn mực Kiểm toán quốc tế ISA 400: Hệ thống KSNB là toàn bộ những

G

chính sách và thủ tục do Ban Giám Đốc của đơn vị thiết kế nhằm đảm bảo việc quản lý

N

chặt chẽ và sự hiệu quả của các hoạt động trong khả năng có thể. Các thủ tục này đòi

Ư
Ờ

hỏi việc tuân thủ các chính sách quản lý, bảo quản tài sản, ngăn ngừa và phát hiện gian
lận hoặc sai sót, tính chính xác và đầy đủ của các ghi chép kế toán và đảm bảo lập báo

TR

cáo tài chính trong thời gian mong muốn.2
Báo cáo Basel (1998) của Uỷ ban Basel về giám sát ngân hàng đã đưa ra định

nghĩa KSNB: “KSNB là một quá trình bị chi phối bởi Hội đồng quản trị, các nhà quản
lý cao cấp và nhân viên. Nó không chỉ là một thủ tục hay chính sách được thực hiện tại
một thời điểm cụ thể mà là một hoạt động liên tục ở mọi cấp trong ngân hàng. Hội

1
2

Khoa Kế toán – Kiểm toán (2012). Kiểm soát nội bộ. NXB Phương Đông
ThS. Lâm Thị Hồng Hoa (2002). Giáo trình Kiểm toán ngân hàng. NXB Thống Kê

SVTH: Nguyễn Thùy Dung

7


Khóa luận tốt nghiệp

GVHD:Nguyễn Thị Hải Bình

đồng quản trị và các nhà quản lý cao cấp có trách nhiệm thiết lập một nền văn hóa
thích hợp để trợ giúp cho quá trình KSNB cũng như liên tục giám sát sự hữu hiệu của
nó, tuy nhiên mỗi cá nhân trong tổ chức phải tham gia quá trình này. Các mục tiêu
chính của KSNB được phân loại như sau:
- Sự hữu hiệu và hiệu quả của các hoạt động,

Ế

- Sự tin cậy, đầy đủ và kịp thời của thông tin tài chính và quản trị,

U

- Sự tuân thủ pháp luật và các quy định liên quan” 3

-H

1.2.1.2. Mục tiêu của KSNB

TẾ

Theo Liên đoàn Kế toán Quốc tế (IFAC) hệ thống KSNB là một hệ thống chính
sách và thủ tục đựơc thiết lập nhằm đạt đựơc 4 mục tiêu sau:

H

 Bảo vệ tài sản của đơn vị: Hệ thống KSNB sẽ bảo vệ các tài sản của đơn vị (bao

IN

gồm tài sản cố định hữu hình và tài sản cố định vô hình) và cả các tài sản phi vật chất

C

dụng vào những mục đích khác nhau.

K

như sổ sách kế toán, các tài liệu quan trọng…khỏi bị đánh cắp, hư hại hoặc bị lạm

Ọ

 Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin: Các thông tin cung cấp đảm bảo tính kịp

IH

thời về thời gian, tính chính xác và độ tin cậy về thực trạng hoạt động và phản ánh đầy

Ạ

đủ khách quan các nội dung kinh tế chủ yếu của mọi hoạt động.

Đ

 Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý: Hệ thống KSNB được thiết kế trong

G

doanh nghiệp phải đảm bảo các quyết định và chế độ pháp lý liên quan đến hoạt động

N

sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp phải được tuân thủ đúng mức.

Ư
Ờ

 Bảo đảm hiệu quả của hoạt động và năng lực quản lý: Các quá trình kiểm soát

trong một đơn vị được thiết kế nhằm ngăn ngừa sự lặp lại không cần thiết các tác

TR

nghiệp, gây ra sự lãng phí trong hoạt động và sử dụng kém hiệu quả các nguồn lực.
1.2.1.3. Chức năng của KSNB
+ Ngăn ngừa thiếu sót trong hệ thống xử lý nghiệp vụ.
Các thủ tục kiểm soát phải được thiết kế sao cho có thể hướng các nghiệp vụ kinh
tế được thực hiện đúng nguyên tắc quy định, nhằm ngăn chặn kịp thời các sai sót,

3

Khoa Kế toán – Kiểm toán (2012). Kiểm soát nội bộ. NXB Phương Đông

SVTH: Nguyễn Thùy Dung

8


Khóa luận tốt nghiệp

GVHD:Nguyễn Thị Hải Bình

nhầm lẫn vô tình hay cố ý có thể gây thất thoát tiền bạc hay tài sản của đơn vị, gây
thiệt hại trong kinh doanh.
+Bảo vệ đơn vị trước những thất thoát tài sản có thể tránh.
Ngân hàng phải giữ gìn một lượng tiền mặt lớn đủ loại bao gồm tiền mặt và các
phương tiện chuyển nhượng, chúng đòi hỏi phải được bảo quản về mặt vật chất cả
trong khâu lưu trữ cũng như khi chuyển tiền. Vì vậy, đơn vị phải thiết lập các quy trình

U

Ế

hoạt động, xác định rõ giới hạn tự do cá nhân và lập ra một hệ thống KSNB chặt chẽ

+ Đảm bảo việc chấp hành chính sách kinh doanh.

-H

đối với tài sản – nguồn lực cơ bản của sản xuất.

TẾ

Cơ cấu KSNB cần được thiết lập bao gồm những thủ tục để đảm bảo chính sách

H

kinh doanh của đơn vị được tất cả các nhân viên chấp hành.

IN

1.2.1.4. Vai trò của KSNB

K

 Thẩm tra tính xác thực và tính toàn vẹn của thông tin.

C

Hệ thống KSNB phải kiểm tra hệ thống thông tin thích hợp để đảm bảo rằng: Sổ

Ọ

sách, báo cáo tài chính có thông tin chính xác, đáng tin cậy, kịp thời, hoàn chỉnh và có

IH

ích; Việc kiểm soát sổ sách ghi chép và báo cáo đầy đủ và có hiệu lực.

Ạ

 Đảo bảo tuân thủ chính sách, kế hoạch, thủ tục pháp luật và các quy định.

Đ

Hệ thống KSNB được thiết kế nhằm đảm bảo sự tuân thủ các yêu cầu về chính

G

sách, kế hoạch, thủ tục và pháp luật, quy định phải áp dụng, xác định sự đầy đủ và

N

hiệu quả của hệ thống và sự tuân thủ các yêu cầu xác đáng của các hoạt động được

Ư
Ờ

kiểm soát.

TR

 Bảo vệ tài sản.
Hệ thống KSNB phải thẩm tra các biện pháp sử dụng để bảo vệ tài sản, tránh tổn

thất do các hành vi trộm cắp, hỏa hoạn, sử dụng sai hoặc bất hợp pháp và thẩm tra sự
vạch trần các yếu tố này; thẩm tra sự tồn tại của tài sản.
 Sử dụng các nguồn lực tiết kiệm và có hiệu quả.
Hệ thống KSNB chịu trách nhiệm xác định xem: Các chuẩn mực tác nghiệp có
được thiết lập để đo lường tiết kiệm và hiệu suất; Các chuẩn mực đã thiết lập có rõ
ràng và có được thực hiện không; Những sai lệch so với chuẩn mực tác nghiệp có
SVTH: Nguyễn Thùy Dung

9


Khóa luận tốt nghiệp

GVHD:Nguyễn Thị Hải Bình

được xác định, phân tích và báo cáo cho người có trách nhiệm để sửa sai không; Có
sửa sai không.
 Thực hiện các mục tiêu và mục đích đã đề ra cho các hoạt động hoặc chương trình.
KSNB có thể hỗ trợ Ban Giám đốc triển khai các mục tiêu, mục đích và các hệ
thống bằng cách xác định các giả thiết cơ bản có xác đáng không; Thông tin chính xác,
hiện thời và thích hợp có đang được sử dụng không; Những công việc kiểm soát phù

Ế

hợp có được đưa vào các hoạt động hoặc chương trình không.

-H

U

1.2.2. Các bộ phận hợp thành hệ thống KSNB

Dù có sự khác biệt đáng kể về tổ chức hệ thống KSNB giữa các đơn vị vì phụ

TẾ

thuộc vào nhiều yếu tố như quy mô, tính chất hoạt động, mục tiêu… của từng nơi, thế
nhưng bất kỳ hệ thống KSNB nào cũng phải bao gồm những bộ phận cơ bản. Theo

H

quan điểm phổ biến hiện nay, KSNB bao gồm các bộ phận sau:

IN

 Môi trường kiểm soát.

K

 Đánh giá rủi ro.

Ọ

C

 Hoạt động kiểm soát.

IH

 Thông tin và truyền thông.

Ạ

 Giám sát

Đ

1.2.2.1. Môi trường kiểm soát

G

Môi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung của một đơn vị, nó chi phối ý thức

N

kiểm soát của mọi thành viên trong đơn vị và là nền tảng đối với các bộ phận khác của

Ư
Ờ

KSNB. Các nhân tố chính thuộc về môi trường kiểm soát:

TR

 Tính chính trực và giá trị đạo đức
Các nhà quản lý cao cấp phải xây dựng những chuẩn mực về đạo đức trong đơn

vị và cư xử đúng đắn để có thể ngăn cản không cho các thành viên có các hành vi thiếu
đạo đức. Ngoài ra đơn vị phải loại trừ hoặc giảm thiểu những sức ép hay điều kiện có
thể dẫn đến nhân viên có những hành vi thiều trung thực.
 Đảm bảo về năng lực
Là sự đảm bảo cho nhân viên có được những kỹ năng và hiểu biết cần thiết để
thực hiện được nhiệm vụ của mình. Do đó, nhà quản lý chỉ nên tuyển dụng các nhân
SVTH: Nguyễn Thùy Dung

10


Khóa luận tốt nghiệp

GVHD:Nguyễn Thị Hải Bình

viên có kiến thức và kinh nghiệm phù hợp với nhiệm vụ sẽ được giao và phải được
giám sát, huấn luyện họ đầy đủ và thường xuyên.
 Hội đồng Quản trị và Uỷ ban kiểm toán
Môi trường kiểm soát chịu ảnh hưởng đáng kể bởi Hội đồng Quản trị và Uỷ ban
kiểm toán. Tính hữu hiệu của nhân tố này phụ thuộc vào sự độc lập của Hội đồng Quản
trị và Uỷ ban kiểm toán với Ban điều hành, kinh nghiệm và vị trí của các thành viên

U

Ế

trong Hội đồng Quản trị, mức độ tham gia, mức độ giám sát và các hành động của Hội

-H

đồng Quản trị đối với hoạt động công ty và sự phối hợp Hội đồng Quản trị và Uỷ ban
kiểm toán với người quản lý trong việc giải quyết các khó khăn liên quan đến việc thực

TẾ

hiện kế hoạch và các mối quan hệ của họ với bộ phận KSNB và kiểm toán độc lập.
 Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý

IN

H

Triết lý quản lý thể hiện qua quan điểm và nhận thức của người quản lý; phong
cách điều hành thể hiện qua cá tính, tư cách và thái độ của họ khi điều hành đơn vị.

C

K

 Cơ cấu tổ chức.

Ọ

Về thực chất đây là sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các bộ phận

IH

trong đơn vị, góp phần rất lớn trong việc đạt được các mục tiêu. Một cơ cấu phù hợp
sẽ là cơ sở để lập kế hoạch, điều hành, kiểm soát và giám sát các hoạt động.

Đ

Ạ

 Cách thức phân định quyền hạn và trách nhiệm.

G

Nó cụ thể hóa về quyền hạn và trách nhiệm của từng thành viên trong các hoạt

N

động của đơn vị, giúp cho mỗi thành viên hiểu được nhiệm vụ của họ trong đơn vị. Do

Ư
Ờ

đó, khi mô tả công việc, đơn vị cần phải thể chế hóa bằng văn bản về những nhiệm vụ

TR

và quyền hạn cụ thể từng thành viên và quan hệ giữa họ với nhau.
 Chính sách nhân sự.
Là các chính sách và thủ tục của nhà quản lý về việc tuyển dụng, huấn luyện, bổ

nhiệm, đánh giá, sa thải, đề bạt, khen thưởng và kỷ luật. Chính sách nhân sự có ảnh

hưởng đáng kể đến sự hữu hiệu của môi trường kiểm soát thông qua việc tác động đến
các nhân tố khác trong môi trường kiểm soát như đảm bảo về năng lực, tính chính trực
và các giá trị đạo đức…

SVTH: Nguyễn Thùy Dung

11


Khóa luận tốt nghiệp

GVHD:Nguyễn Thị Hải Bình

1.2.2.2. Đánh giá rủi ro
Đối với mọi hoạt động của một đơn vị đều có thể phát sinh những rủi ro và khó
có thể kiểm soát tất cả. Vì vậy, các nhà quản lý phải đánh giá và phân tích những nhân
tố ảnh hưởng tạo nên rủi ro làm cho những mục tiêu của đơn vị có thể không đạt được
và phải cố gắng kiểm soát để tối thiểu hóa những tổn thất do các rủi ro này gây nên.

Ế

 Xác định mục tiêu của đơn vị.

U

Mục tiêu có thể được trình bày một cách rõ ràng hay ngầm hiểu. Ở mức độ toàn

-H

đơn vị, mục tiêu thường được trình bày thông qua sứ mạng của tổ chức và các cam kết

về giá trị của tổ chức đối với xã hội. Ở mức độ từng bộ phận, những mục tiêu cụ thể

TẾ

phải xuất phát từ chiến lược chung của đơn vị. Những mục tiêu của từng bộ phận phải

H

được kết nối, hòa nhập và nhất quán với mục tiêu chung.

IN

 Nhận dạng rủi ro.

K

Rủi ro có thể tác động đến tổ chức ở mức độ toàn đơn vị hay chỉ ảnh hưởng đến

C

từng hoạt động cụ thể. Để nhận dạng rủi ro, nhà quản lý có thể sử dụng nhiều phương

Ọ

pháp khác nhau, từ việc sử dụng các phương tiện dự báo, phân tích các dữ liệu quá

IH

khứ, cho đến việc rà soát thường xuyên các hoạt động.

Ạ

 Phân tích và đánh giá rủi ro.

Đ

Sau khi đơn vị đã nhận dạng được rủi ro ở mức độ đơn vị và mức độ hoạt động,

G

cần tiến hành phân tích rủi ro. Nếu rủi ro ảnh hưởng không đáng kể đến đơn vị và ít có

N

khả năng xảy ra thì nói chung không cần phải quan tâm nhiều. Ngược lại, một rủi ro có

Ư
Ờ

ảnh hưởng trọng yếu với khả năng xảy ra cao thì cần phải tập trung chú ý. Những tình
huống nằm giữa hai thái cực này thường gây khó khăn cho việc đánh giá, do vậy, cần

TR

phân tích hợp lý và cẩn thận.
1.2.2.3. Hoạt động kiểm soát
Hoạt động kiểm soát là những chính sách và thủ tục để đảm bảo cho các chỉ thị
của nhà quản lý được thực hiện. Các chính sách và thủ tục này giúp thực thi những
hành động với mục đích chính là giúp kiểm soát các rủi ro mà đơn vị đang hay có thể
gặp phải. Những hoạt động kiểm soát chủ yếu trong đơn vị:

SVTH: Nguyễn Thùy Dung

12


Khóa luận tốt nghiệp

GVHD:Nguyễn Thị Hải Bình

 Phân chia trách nhiệm đầy đủ.
Phân chia trách nhiệm là không cho phép một thành viên nào được giải quyết mọi
mặt của nghiệp vụ từ khi hình thành cho đến khi kết thúc.
Mục đích của phân chia trách nhiệm nhằm để các nhân viên kiểm soát lẫn nhau;
nếu có các sai sót xảy ra sẽ được phát hiện nhanh chóng; đồng thời giảm cơ hội cho

Ế

bất kỳ thành viên nào trong quá trình thực hiện nhiệm vụ có thể gây ra và giấu diếm

-H

 Kiểm soát quá trình xử lý thông tin và các nghiệp vụ.

U

những sai phạm của mình.

TẾ

Để thông tin đáng tin cậy cần phải thực hiện hoạt động kiểm soát hệ thống chứng
từ, sổ sách nhằm kiểm tra tính xác thực, đầy đủ và việc phê chuẩn đúng đắn của các

H

nghiệp vụ. Các cá nhân hoặc bộ phận được ủy quyền để thực hiện sự phê chuẩn phải

IN

có chức vụ tương ứng với tính chất và tầm quan trọng của nghiệp vụ.

K

 Kiểm soát vật chất.

C

Hoạt động này được thực hiện cho các loại sổ sách và tài sản, kể cả những ấn chỉ

Ọ

được đánh số thứ tự trước nhưng chưa sử dụng; cũng như cần hạn chế sự tiếp cận với

IH

các chương trình tin học và những hồ sơ dữ liệu…

Ạ

 Kiểm tra độc lập việc thực hiện.

Đ

Là việc kiểm tra được tiền hành bởi các cá nhân (hoặc bộ phận) khác với cá nhân

G

(hoặc bộ phận) đang thực hiện nghiệp vụ. Sự hữu hiệu của hoạt động này sẽ mất đi nếu

N

người thực hiện kiểm tra lại là nhân viên cấp dưới của người đã thực hiện nghiệp vụ

Ư
Ờ

hoặc không độc lập vì bất kỳ lý do nào.

TR

 Phân tích rà soát hay soát xét lại việc thực hiện:
Hoạt động này chính là xem xét lại những việc đã được thực hiện bằng cách so

sánh số thực tế với số liệu kế hoạch, dự toán, kỳ trước và các dữ liệu khách có liên
quan như những thông tin có tính chất tài chính; đồng thời còn xem xét trong mối liên
hệ với tổng thể để đánh giá quá trình thực hiện. Soát xét lại quá trình thực hiện giúp
nhà quản lý biết được một cách tổng quát là mọi thành viên có theo đuổi mục tiêu của
đơn vị một cách hữu hiệu và hiệu quả hay không.

SVTH: Nguyễn Thùy Dung

13


Khóa luận tốt nghiệp

GVHD:Nguyễn Thị Hải Bình

1.2.2.4. Thông tin và truyền thông
Thông tin và truyền thông là điều kiện không thể thiếu cho việc thiết lập, duy trì
và nâng cao năng lực kiểm soát trong đơn vị thông qua việc hình thành các báo cáo để
cung cấp thông tin về hoạt động, tài chính và sự tuân thủ, bao gồm cả cho nội bộ và
bên ngoài.

Ế

 Thông tin:

-H

U

Thông tin cần thiết cho mọi cấp của một tổ chức vì giúp cho việc đạt được các
mục tiêu kiểm soát khác nhau. Thông tin được cung cấp thông qua hệ thống thông tin.

TẾ

Hệ thống thông tin của một đơn vị có thể được xử lý trên máy tính, qua hệ thống thủ
công hoặc kết hợp cả hai miễn là bảo đảm các yêu cầu chất lượng của thông tin là

H

thích hợp, kịp thời, cập nhật, chính xác và truy cập thuận tiện.

IN

 Truyền thông:

K

Truyền thông là một phần của hệ thống thông tin nhưng được nêu ra để nhấn

C

mạnh vai trò của việc truyền đạt thông tin. Trong hệ thống thông tin, hệ thống thông

Ọ

tin kế toán là một phân hệ quan trọng. Hai bộ phận quan trọng trong hệ thống thông tin

IH

kế toán: chứng từ và sổ sách kế toán.

Ạ

 Chứng từ cho phép kiểm tra, giám sát tỉ mỉ về từng hành vi kinh tế thông qua

Đ

thủ tục lập chứng từ, ngăn chặn kịp thời các hành vi sai phạm và là căn cứ pháp lý để

G

giải quyết tranh chấp giữa các đối tượng cả bên trong và bên ngoài đơn vị.

N

 Sổ sách kế toán được xem là bước trung gian tiếp nhận những thông tin ban đầu

Ư
Ờ

trên chứng từ để xử lý nhằm hình thành thông tin tổng hợp trên báo cáo tài chính và

TR

báo cáo kế toán quản trị.
Một hệ thống sổ sách chi tiết và khoa học sẽ góp phần đáng kể cho bảo vệ tài sản

nhờ ở chức năng kiểm tra, giám sát ngay trong quá trình thực hiện nghiệp vụ.
1.2.2.5. Giám sát
Giám sát là quá trình mà người quản lý đánh giá chất lượng của hệ thống kiểm
soát. Để đạt kết quả tốt, nhà quản lý cần thực hiện những hoạt động giám sát thường
xuyên hoặc định kỳ.
SVTH: Nguyễn Thùy Dung

14

Khóa luận tốt nghiệp

GVHD:Nguyễn Thị Hải Bình

 Giám sát thường xuyên: Được thực hiện ngay trong các hoạt động thường
ngày và thường lặp đi lặp lại. Nói cách khác, giám sát thường xuyên được tiến hành
trong các hoạt động thường nhật, do vậy sẽ hiệu quả hơn so với giám sát định kỳ.
 Giám sát định kỳ: Được thực hiện sau khi sự việc đã xảy ra nên các vấn đề
phát sinh thường được phát hiện nhanh chóng hơn trong giám sát thường xuyên. Giám
sát định kỳ được thực hiện thông qua các cuộc kiểm toán định kỳ do kiểm toán viên

U

Ế

nội bộ hoặc do kiểm toán viên độc lập thực hiện.

-H

1.2.3. Những hạn chế tiềm tàng của hệ thống KSNB

Ở bất kỳ đơn vị nào, dù đã đầu tư rất nhiều trong thiết kế và vận hành hệ thống,

TẾ

nhưng không thể có một hệ thống KSNB hoàn toàn hữu hiệu. Bởi lẽ, ngay cả khi có
thể xây dựng được hệ thống hoàn hảo về cấu trúc, tính hữu hiệu thật sự của nó vẫn còn

H

tùy thuộc vào nhân tố chủ yếu là con người. Nói cách khác, hệ thống KSNB chỉ có thể

IN

giúp hạn chế tối đa những sai phạm mà thôi, vì nó có các hạn chế tiềm tàng xuất phát

K

từ những nguyên nhân sau đây:

C

- Những hạn chế xuất phát từ bản thân con người như sự vô ý, bất cẩn, đảng trí, đánh

IH

Ọ

giá hay ước lượng sai, hiểu sai chỉ dẫn của cấp trên hoặc các báo cáo của cấp dưới…
- Khả năng đánh lừa, lẩn tránh của nhân viên thông qua sự thông đồng với nhau

Ạ

hay với cá bộ phận bên ngoài đơn vị.

Đ

- Hoạt động kiểm soát thường chỉ nhằm vào các nghiệp vụ thường xuyên phát

G

sinh mà ít chú ý đến những nghiệp vụ không thường xuyên, do đó những sai phạm

Ư
Ờ

N

trong các nghiệp vụ này thường hay bị bỏ qua.
- Yêu cầu thường xuyên và trên hết của nhà quản lý là chi phí bỏ ra cho hoạt

TR

động kiểm soát phải nhỏ hơn giá trị thiệt hại ước tính do sai sót hay gian lận gây ra.
- Luôn có khả năng là các cá nhân có trách nhiệm kiểm soát đã lạm dụng quyền

hạn của mình nhằm phục vụ cho mưu đồ riêng.
- Điều kiện hoạt động của đơn vị thay đổi nên dẫn tới những thủ tục kiểm soát
không còn phù hợp…
Chính những hạn chế nói trên của KSNB là nguyên nhân khiến cho KSNB không
thể bảo đảm tuyệt đối mà chỉ bảo đảm hợp lý trong việc đạt được các mục tiêu của mình.
SVTH: Nguyễn Thùy Dung

15


Khóa luận tốt nghiệp

GVHD:Nguyễn Thị Hải Bình

1.2.4. Rủi ro trong hoạt động của NHTM
Các loại rủi ro gắn liền với hoạt động ngân hàng có thể được phân thành 2 nhóm
chính: các rủi ro về sản phẩm – dịch vụ và các rủi ro hoạt động.
 Rủi ro tín dụng: rủi ro phát sinh trong trường hợp ngân hàng không thu được đầy
đủ cả gốc và lãi của khoản vay hoặc việc thanh toán nợ gốc và lãi không đúng kỳ hạn.

Ế

 Rủi ro ngoại hối: phát sinh khi có sự biến động tỷ giá và xuất hiện trạng thái hối

U

đoái mở trong kinh doanh ngoại tệ.

-H

 Rủi ro lãi suất: rủi ro phát sinh trong trường hợp có sự thay đổi về lãi suất ảnh
hưởng đến kết quả kinh doanh của ngân hàng hoặc phát sinh sự không cân xứng với kỳ

TẾ

hạn giữa tài sản Có và tài sản Nợ của ngân hàng.

H

 Rủi ro thanh khoản: rủi ro phát sinh khi NH không có đủ khả năng đáp ứng nhu

IN

cầu rút tiền gửi đồng thời của KH ngay lập tức do thiếu tiền mặt dự trữ và việc chuyển

K

đổi các tài sản Có khác sang tiền mặt gặp khó khăn hoặc chịu ảnh hưởng của các hợp

C

đồng cho vay.

Ọ

 Rủi ro hoạt động ngoại bảng: mặc dù hoạt động ngoại bảng không được phản

IH

ánh vào bảng cân đối kế toán nội bảng nhưng các hoạt động này tiềm ẩn nhiều rủi ro
và có thể có ảnh hưởng đến trạng thái tương lai của bảng cân đối khi tài sản ngoại

Đ

Ạ

bảng chuyển thành nội bảng.

 Rủi ro tác nghiệp: là rủi ro phát sinh từ những sai sót của hệ thống thông tin

N

G

hoặc KSNB dẫn đến thất thoát, bao gồm rủi ro an toàn chung, rủi ro giao dịch, rủi ro

Ư
Ờ

lạm dụng thông tin, rủi ro kiểm soát, rủi ro do các nhà quản lý không nhận được đầy
đủ, chính xác, kịp thời các thông tin, rủi ro nhân sự, rủi ro hệ thống công nghệ thông

TR

tin, rủi ro thay đổi quản lý…
1.2.5. Các hoạt động kiểm soát tại NHTM
Các hoạt động kiểm soát tại NHTM bao gồm:
 Kiểm tra ở cấp lãnh đạo cao cấp
Việc kiểm tra này được thực hiện thông qua việc Hội đồng quản trị và Ban giám
đốc nhận được những bản trình bày, bản báo cáo định kỳ về tình hình rủi ro, sự tuân
thủ và cá ngoại lệ về rủi ro, các báo cáo thực trạng rủi ro.
SVTH: Nguyễn Thùy Dung

16


Khóa luận tốt nghiệp

GVHD:Nguyễn Thị Hải Bình

 Kiểm soát hoạt động
Những kiểm tra này được tiến hành thường xuyên hơn ở kiểm tra ở cấp lãnh
đạo cao cấp và ở mức độ chi tiết hơn. Chúng được tiến hành ở cấp độ phòng ban: bao gồm
việc kiểm tra các hoạt động rủi ro, các báo cáo rủi ro, tình trạng và các ngoại lệ rủi ro.

Tần số và nội dung báo cáo cần phải dựa trên yêu cầu công việc hoạt động

Ế

kinh doanh của ngân hàng.

U

 Tuân thủ các giới hạn rủi ro

-H

Việc yêu cầu phê duyệt và ủy quyền cho các giao dịch lớn một giới hạn nhất định
nào đó sẽ đảm bảo rằng việc chấp nhận rủi ro của ngân hàng được phê duyệt bởi các lãnh

TẾ

đạo phù hợp. Điều này đảm bảo việc quy trách nhiệm cho các hành vi đã thực hiện.

H

 Thẩm tra và đối chiếu

IN

Thẩm tra và đối chiếu là một kiểm soát quan trọng bởi chúng được thiết kế nhằm

K

phát hiện các sai sót và các vấn đề tiềm ẩn trong các hoạt động của ngân hàng.

C

 Phân quyền: Một hệ thống KSNB hiệu quả phải:

IH

Ọ

Đảm bảo có sự phân quyền phù hợp, trách nhiệm không mâu thuẫn với quyền lợi.
Các quy trình được xây dựng thống nhất và được ghi chép đầy đủ bằng văn bản.

Đ

Ạ

1.2.6. Các thủ tục KSNB

G

 Sử dụng nhân viên có năng lực và trung thực

N

Không có hệ thống KSNB nào có thể ngăn chặn và phát hiện được hết sai phạm

Ư
Ờ

nếu nhân viên yếu kém về năng lực hay không trung thực. Chẳng hạn nếu thủ quỹ hay

kế toán tiền yếu kém về nghiệp vụ sẽ gây ra các sai phạm mà bản thân họ không ý thức

TR

được và hệ thống KSNB có thể không phát hiện ra.
 Phân chia trách nhiệm đầy đủ
Điều này nhằm hạn chế khả năng xảy ra gian lận do việc một cá nhân hay một bộ
phận kiêm nhiệm nhiều chức năng nên họ có thể lạm dụng. Có bốn chức năng cần tách
biệt đó là: xét duyệt, ghi chép, bảo quản và thực hiện.

SVTH: Nguyễn Thùy Dung

17


Khóa luận tốt nghiệp

GVHD:Nguyễn Thị Hải Bình

 Kiểm soát quá trình xử lý thông tin


Kiểm soát chung

Các biện pháp kiểm soát gồm:
 Kiểm soát đối tượng sử dụng
- Đối tượng bên trong: phân quyền sử dụng cho từng nhân viên. Mỗi nhân

U

Ế

viên sử dụng phần mềm phải có mật khẩu riêng và chỉ được phép truy cập vào phân

-H

hành của mình.

- Đối tượng sử dụng bên ngoài: Thiết lập mật khẩu, tường lửa hay các biện

TẾ

pháp kỹ thuật khác để họ không thể tiếp cận hay truy cập được vào hệ thống thông tin
của đơn vị.

IN

H

 Kiểm soát dữ liệu

K

- Nhập liệu càng sớm càng tốt.

C

- Sao lưu dữ liệu để dự phòng các bất trắc.

IH

 Kiểm soát dữ liệu

Ọ

 Kiểm soát ứng dụng

Ạ

- Kiểm soát tính hợp lệ, hợp pháp của các chứng từ.

Đ

- Kiểm tra sự phê duyệt trên các chứng từ.

N

G

 Kiểm soát quá trình nhập liệu

Ư
Ờ

- Kiểm tra để đảm bảo các vùng dữ liệu cần lập như số chứng từ, ngày,

TR

tháng, số tiền, loại tiền,... đều có đầy đủ thông tin.
- Kiểm tra để đảm bảo tính chính xác trong việc nhập mã KH, các thông tin

cần thiết về KH và các số liệu.
 Kiểm soát chứng từ sổ sách
Thủ tục kiểm soát thông thường:
Đánh số thứ tự liên tục trước khi sử dụng cho tất cả các chứng từ như phiếu
thu, phiếu chi, các Séc. Các chứng từ khác như giấy yêu cầu tiếp quỹ, giấy nộp tiền,...
cần có đầy đủ các nội dung cần thiết, có ghi số tham chiếu để kiểm tra sau này.
SVTH: Nguyễn Thùy Dung

18


Khóa luận tốt nghiệp

GVHD:Nguyễn Thị Hải Bình

Ghi nhận kịp thời, chính xác các nghiệp vụ về tiền, tài sản quý và các loại
giấy tờ có giá vào sổ kế toán và tính số dư tồn quỹ hàng ngày.
 Ủy quyền và xét duyệt
 Các phiếu Till Out/Till In, bảng kê chi tiết... cần được người có thẩm quyền
xét duyệt. Việc xét duyệt nhằm kiểm soát chi đúng mục đích và sai khi duyệt chi, nhà

Ế

quản lý cần đánh dấu các chứng từ gốc để tránh tình trạng chúng bị tái sử dụng. Nhà

U

quản lý có thể ủy quyền cho cấp dưới xét duyệt ở một mức độ nào đó thông qua việc

-H

xây dựng và ban hành các chính sách.

 Các phiếu chi muốn được xét duyệt phải có đầy đủ chứng từ, sau khi chi cần

TẾ

đóng dấu “đã thanh toán” vào chứng từ có liên quan để tránh việc sử dụng lần thứ hai
các chứng từ này.

IN

H

 Các khoản chi, thu với giá trị lớn cần phải có người ký duyệt.

K

 Các Séc không được ký nếu các chứng từ liên quan đến trả tiền chưa được

C

phê duyệt.

IH

bỏ” và lưu trong hồ sơ riêng.

Ọ

 Các Séc vì lý do nào đó không sử dụng cho việc chi trả cần phải ghi rõ “Hủy

Ạ

 Phân tích và rà soát

Đ

Để phát hiện các biến động bất thường, đơn vị cần:

G

 Xây dựng kế hoạch chi tiêu.

Ư
Ờ

N

 Định kỳ cần lập báo cáo về các khoản có biến động bất thường như:

TR

- Các khoản chi có số tiền lớn (hay vượt trên một giá trị nào đó).
- Các khoản chi có nội dung bất thường.

 Phân tích tình hình thực hiện kế hoạch tiền mặt.
 Bảo vệ tài sản
Để tránh rủi ro bị mất cắp, lạm dụng tiền, cần phải:

 Cất giữ tiền mặt, tài sản quý, ấn chỉ quan trọng và các loại giấy tờ có giá ở

nơi an toàn và hạn chế việc tiếp cận.
SVTH: Nguyễn Thùy Dung

19


Khóa luận tốt nghiệp

GVHD:Nguyễn Thị Hải Bình

 Chỉ để tồn quỹ tiền mặt ở mức độ hợp lý.
 Ghi chép, báo cáo đầy đủ số thu, chi và số dư tiền mặt hàng ngày.
 Cuối ngày phải:
- Kiểm kê quỹ và đối chiếu với số liệu trên sổ sách và
- Niêm phong quỹ, sử dụng két sắt (có mã số và chìa khóa) để cất tiền, tài

Ế

sản quý, ấn chỉ quan trọng và các loại giấy tờ có giá.

-H

U

 Đôi khi cần kiểm quỹ đột xuất.

1.3. KSNB hoạt động ngân quỹ

TẾ

1.3.1. Nội dung của hoạt động ngân quỹ

H

Là hoạt động phục vụ cho việc chi trả đối với KH. Nó bao gồm nghiệp vụ quỹ

IN

tiền mặt, tiền gửi ở các ngân hàng khác và ở NHTM, tiền trong quá trình thu nhận và

K

cũng có thể bao gồm cả nghiệp vụ về các tài sản quý và giấy tờ có giá khác.

C

- Quỹ tiền mặt bao gồm tiền giấy và tiền đúc được sử dụng để chi trả cho KH. Quỹ

Ọ

tiền mặt lớn hay nhỏ phụ thuộc chủ yếu vào quy mô ngân hàng, mối quan hệ giữa thanh

IH

toán tiền mặt và thanh toán chuyển khoản, tính thời vụ của các khoản chi tiền mặt.

Đ

thanh toán (dư thừa)

Ạ

- Tiền gửi của NHTM ở NHTW bao gồm tiền gửi dự trữ bắt buộc và tiền gửi

G

- Tiền gửi ở các ngân hàng khác phục vụ cho việc chi trả theo yêu cầu của KH,

N

của NHTM này qua một NHTM khác.

Ư
Ờ

1.3.2. Mục tiêu kiểm soát ngân quỹ
Việc thiết lập các thủ tục kiểm soát ngân quỹ là nhằm hạn chế tối đa những sai

TR

phạm. Một cách tổng quát, việc kiểm soát tốt ngân quỹ sẽ giúp doanh nghiệp đạt được
ba mục tiêu chung như Báo cáo COSO (1992) đã đề ra, đó là:
- Sự hữu hiệu và hiệu quả trong hoạt động.
- Báo cáo tài chính đáng tin cậy, và
- Tuân thủ pháp luật và các quy định.

SVTH: Nguyễn Thùy Dung

20


Khóa luận tốt nghiệp

GVHD:Nguyễn Thị Hải Bình

Cụ thể là:
- Sự hữu hiệu và hiệu quả: các hoạt động thu chi tiền, tài sản quý, ấn chỉ quan
trọng và các loại giấy tờ có giá được kiểm soát chặt chẽ sẽ giúp nâng cao tính hữu hiệu
và hiệu quả của hoạt động kinh doanh. Việc thu đúng, đủ, kịp thời, phù hợp nhu cầu,
không lãng phí sẽ giúp hạn chế mất mát, lạm dụng tiền bạc của đơn vị cho mục đích cá

U

và do vậy ảnh hưởng đến tính hữu hiệu trong hoạt động của đơn vị.

Ế

nhân, từ đó giúp thực hiện tốt việc thanh toán làm tăng hiệu quả hoạt động kinh doanh

-H

- Báo cáo tài chính đáng tin cậy: các nghiệp vụ thu, chi tiền, tài sản quý, ấn chỉ
quan trọng và các loại giấy tờ có giá được ghi chép đầy đủ, chính xác và kịp thời nhằm

TẾ

cung cấp các thông tin về tình hình tạo tiền, sử dụng tiền và số dư tiền một cách trun
thực và hợp lý trên Báo cáo tài chính.

IN

H

- Tuân thủ pháp luật và các quy định: việc thu, chi tiền, tài sản quý, ấn chỉ quan
trọng và các loại giấy tờ có giá phải phù hợp với các quy định của pháp luật, tuân thủ

K

quy chế tài chính của đơn vị và của nhà nước.

Ọ

C

1.3.3.Các sai sót, rủi ro dễ xảy ra trong hoạt động ngân quỹ

mốc, mối mọt, cháy...

IH

- Không an toàn trong khâu bảo quản tiền và các loại giấy tờ có giá khác: ẩm

Đ

Ạ

- Kiểm đếm dễ nhầm lẫn, thu, chi thừa thiếu cho KH.

G

- Rủi ro tiền giả (VND và ngoại tệ)

N

- Cán bộ kiểm ngân biển thủ, gian lận, tham ô, rút lõi, cố tình chi thiếu thu thừa.

Ư
Ờ

- Bị tấn công, cướp tiền tại kho quỹ hoặc trên đường vận chuyển.

TR

- Nhầm lẫn các loại mệnh giá, không theo dõi chính xác lượng tiền từng loại.
- Sai lệch giữa tiền mặt thực tế, sổ quỹ, sổ kế toán và số liệu trên Báo cáo tài chính.

1.3.4. Cơ chế kiểm tra KSNB
- Kho tiền phải đầy đủ phương tiện để chống mối mọt, ẩm mốc, cháy nổ, trộm cắp.
- Hệ thống khóa: 3 chìa, phân tách chức năng: Thủ quỹ, Kế toán, Giám đốc.
- Tiền phải được sắp xếp khoa học.

SVTH: Nguyễn Thùy Dung

21


Khóa luận tốt nghiệp

GVHD:Nguyễn Thị Hải Bình

- Giới hạn người không có trách nhiệm tiếp xúc với tiền.
- Ra vào kho tiền không được mang túi.
- Những bó tiền kiểm đếm của thủ quỹ nào phải có tem riêng của thủ quỹ đó dán
niêm phong.
- Đột xuất kiểm tra, kiểm đếm tiền mặt thực tế.

Ế

- Có biện pháp an toàn khi điều chuyển tiền: phương tiện đảm bảo, không để một

-H

U

người với tiền.

- Thiết bị máy móc soi tiền giả (mệnh giá nào phải soi qua máy soi).

TẾ

- Kiểm tra, đối chiếu thường xuyên giữa sổ quỹ với sổ kế toán.

- Kế toán phải theo dõi riêng số tiền thừa, thiếu của từng thủ quỹ và phải giám sát

IN

H

chặt chẽ việc xử lý tiền thừa, thiếu.

K

- Thủ quỹ không được lập phiếu thu, chi, bảng kê lĩnh nộp tiền thay KH.

TR

Ư
Ờ

N

G

Đ

Ạ

IH

Ọ

C

- Thủ quỹ không kiêm kế toán, kiểm soát.

SVTH: Nguyễn Thùy Dung

22

Khóa luận tốt nghiệp

GVHD:Nguyễn Thị Hải Bình

CHƯƠNG 2:
THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI
HOẠT ĐỘNG NGÂN QUỸ TẠI NGÂN HÀNG TMCP
NGOẠI THƯƠNG VIỆT NAM – CHI NHÁNH HUẾ

Ế

2.1. Khái quát về ngân hàng TMCP Ngoại thương – chi nhánh Huế

H

 Địa chỉ: 78 Hùng Vương – Thành phố Huế

TẾ

 Mã VAT: 0100112437015

-H

 Tên giao dịch quốc tế: Vietcombank chi nhánh Huế

U

2.1.1. Sự hình thành và phát triển

IN

Khi nền kinh tế Việt Nam chuyển sang nền kinh tế thị trường định hướng xã hội
chủ nghĩa, vậy nên hệ thống ngân hàng cũng được mở rộng để thích ứng với sự phát

K

triển của nền kinh tế. Từ đó, ngân hàng TMCP Ngoại thương – chi nhánh Huế chính

C

thức được thành lập theo quyết định số 68/QĐ – NH ngày 10/08/1993 của Tổng giám

Ọ

đốc ngân hàng Ngoại thương Việt Nam. Ban đầu là chi nhánh ngân hàng quốc doanh,

IH

đến ngày 31/05/2008 sau khi được cổ phần hóa xong trở thành ngân hàng TMCP.

Ạ

Tuy ra đời muôn song ngân hàng TMCP Ngoại thương – chi nhánh Huế đã nhanh

Đ

chóng khẳng định được vai trò của mình trong hệ thống ngân hàng ở địa bàn, đáp ứng

G

nhu cầu của các doanh nghiệp và cá nhân, góp phần thúc đẩy nền kinh tế địa phương

N

ngày càng phát triển.

Ư
Ờ

Sau gần 20 năm hoạt động và nhận được sự hỗ trợ từ uy tín của đơn vị chủ quản

là ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam, ngân hàng TMCP Ngoại thương – chi

TR

nhánh Huế đã đạt được một số kết quả tương đối lớn, số lượng cán bộ, quy mô vốn, dư
nợ vay, dịch vụ ngân hàng không ngừng được mở rộng và phát triển. Cho đến thời
điểm hiện tại, ngân hàng TMCP Ngoại thương – chi nhánh Huế vẫn tạo dựng được
một chỗ đứng vững chắc trong lòng KH, góp phần tạo nên thương hiệu cho chi nhánh
nói riêng và ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam nói chung.

SVTH: Nguyễn Thùy Dung

23


Khóa luận tốt nghiệp

GVHD:Nguyễn Thị Hải Bình

2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ
Ngân hàng TMCP Ngoại thương – chi nhánh Huế thực hiện hạch toán độc lập, tự
chủ về tài chính và có các chức năng chủ yếu:
- Huy động vốn: Nhận tiền gửi, phát hành chứng chỉ tiền gửi, trái phiếu, kỳ phiếu
và các giấy tờ có giá khác để huy động vốn; Vay vốn của các TCTD trong và ngoài

Ế

nước; Vay vốn của NHNN và các hình thức huy động vốn khác.

U

- Các hoạt động cho vay, chiết khấu thương phiếu và các giấy tờ có giá khác; Bảo

-H

lãnh, cho thuê tài chính và các hình thức cấp tín dụng khác theo quy định của NHNN.

TẾ

- Dịch vụ thanh toán và ngân quỹ: Mở tài khoản. Cung ứng các phương tiện
thanh toán trong và ngoài nước; Thực hiện dịch vụ thu hộ, chi hộ; Thực hiện dịch vụ

H

thu phát tiền mặt, ngân phiếu thanh toán cho KH.

IN

- Thu đổi ngoại tệ, séc du lịch; Chi trả kiều hối; Chuyển tiền trong và quốc tế.

K

Phát hành thẻ thanh toán nội địa Connect 24; thẻ tín dụng quốc tế Vietcombank – Visa

C

Card, Vietcombank – Master Card, Vietcombank – American Express; Làm đại lý

Ọ

thanh toán các loại thẻ tín dụng quốc tế như: Master, Visa, JBC, American Express...

IH

- Thực hiện nghiệp vụ thuê, mua tài chính, E-Banking, Home-Banking,...

Ạ

2.1.3. Tổ chức bộ máy quản lý

Đ

- Ban giám đốc: gồm có 1 Giám đốc và 1 Phó Giám đốc.

G

 Giám đốc: là người đứng đầu Chi nhánh, điều hành, lãnh đạo mọi hoạt động

N

của chi nhánh, có quyền quyết định theo phạm vi quy định của NHTW và chịu trách

Ư
Ờ

nhiệm trực tiếp với NHTW và cơ quan pháp luật Nhà nước.

TR

 Phó Giám đốc: chịu sự ủy quyền của Giám đốc, chịu trách nhiệm và có quyền

quyết định trong phạm vi quy định của NHTW. Hiện tại Chi nhánh có hai Phó Giám đốc.

SVTH: Nguyễn Thùy Dung

24


Khóa luận tốt nghiệp

GVHD:Nguyễn Thị Hải Bình

Sơ đồ tổ chức bộ máy:

-H

U

Ế

Giám đốc

IN

PGD
Bến
Ngự

PGD
Phạm
Văn
Đồng

H

PGD
Mai
Thúc
Loan

PGD
số 2

Phó giám đốc 2

Phòng
KH

Phòng
KH
Thể
nhân

Ọ

Phòng
kế
toán

IH

Phòng
tổng
hợp

Phòng
kinh
doanh
dịch
vụ

Phòng
TT thẻ

Phòng
ngân
quỹ

Tổ vi
tính

Phòng
quản
lý nợ

Phòng
TTQT

Ạ

Phòng
kiểm
tra và
giám
sát
tuân
thủ

Đ

Phòng
hành
chính
nhân
sự

G

Tổ
xử
lý
nợ
xấu

C

K

PGD
số 1

TẾ

Phó giám đốc 1

Tổ marketing

Ờ

N

Tổ tín dụng doanh
nghiệp

Mối quan hệ chỉ đạo chức năng

TR

Ghi chú:

Ư

Sơ đồ 1: Sơ đồ tổ chức ngân hàng TMCP Ngoại Thương Việt Nam – Chi nhánh Huế.

Mối quan hệ chỉ đạo nghiệp vụ

SVTH: Nguyễn Thùy Dung

25