Tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường cao đẳng Nông Lâm

i

TÓM TẮT LUẬN VĂN
Nghị định Số 43/2006/ NĐ – CP ngày 25/4/2006 của Chính phủ quy định
quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy,
biên chế và tài chính đối với đơn vị sự nghiệp công lập ra đời đã tạo ra nhiều
cơ hội và thách thức đối với các tổ chức sự nghiệp công. Trường cao đẳng
Nông Lâm là một tổ chức sự nghiệp công lập. Với chức năng chính là đào tạo
các kỹ sư thực hành trong lĩnh vực Nông Lâm nghiệp cũng đang phải đối mặt
với vấn đề trên. Do vậy, việc quản lý, tổ chức hoạt động của Nhà trường thế
nào để đạt được mục tiêu đặt ra là vấn đề cấp thiết.
Việc tổ chức HTKSNB hữu hiệu là yêu cầu không thể thiếu đối với Nhà
trường vì nó giúp cho người quản lý luôn nắm bắt và kiểm soát một cách tốt
nhất hoạt động của đơn vị; hạn chế, ngăn ngừa những sai sót có thể xảy ra
trong quá trình hoạt động và đảm bảo cho hoạt động của đơn vị đạt được mục
tiêu đề ra.
Do vậy, với Đề tài: “Tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ tại Trường cao
đẳng Nông Lâm” Luận văn tiến hành nghiên cứu, hệ thống hoá những vấn đề
lý luận HTKSNB, từ đó phân tích, đánh giá thực trạng và đề xuất một số giải
pháp nhằm tổ chức HTKSNB tại Trường cao đẳng Nông Lâm.
CHƯƠNG 1
LUẬN VĂN HỆ THỐNG HOÁ NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG VỀ HTKSNB
TRONG CÁC TỔ CHỨC SỰ NGHIỆP CÔNG

Thứ nhất, trong mối quan hệ với quản lý, kiểm soát không phải là một giai
đoạn hay một khâu của quá trình quản lý mà nó được thực hiện ở tất cả các
giai đoạn của quá trình quản lý. Do đó, kiểm soát là một chức năng của quản
lý, gắn liền với quản lý. Kiểm soát là hoạt động giám sát thực tiễn từ đó cung
cấp thông tin cho nhà quản lý, giúp các nhà quản lý đánh giá tình hình thực tế
để có các quyết định phù hợp và kịp thời đảm bảo tính khả thi của mục tiêu đã
đề ra. Chức năng kiểm tra, kiểm soát trong các đơn vị được thực hiện bởi

ii
HTKSNB.
Thứ hai, về khái niệm HTKSNB, theo Chuẩn mực Kiểm toán Quốc tế
(Chuẩn mực IAS 400) “HTKSNB là toàn bộ những chính sách và thủ tục
kiểm soát do ban lãnh đạo của đơn vị thiết lập nhằm đảm bảo việc quản lý
chặt chẽ và sự hiệu quả của các hoạt động trong khả năng có thể. Các thủ tục
này đòi hỏi việc tuân thủ các chính sách quản lý, bảo quản tài sản, ngăn ngừa
và phát hiện gian lận hoặc sai sót, tính chính xác và tính đầy đủ của các ghi
chép kế toán; đồng thời đảm bảo lập trong thời gian mong muốn những thông
tin tài chính đáng tin cậy”
Qua đó, HTKSNB được hiểu là toàn bộ các chính sách, các bước kiểm soát
và thủ tục kiểm soát được thiết lập nhằm kiểm soát các hoạt động của đơn vị
trên cơ sở xác định rủi ro có thể xảy ra trong từng khâu công việc để tìm ra
biện pháp ngăn chặn nhằm thực hiện có hiệu quả tất cả các mục tiêu đặt ra
của đơn vị. HTKSNB hướng tới những mục tiêu cơ bản như:
- Tài sản của đơn vị phải được bảo vệ.
- Các thông tin phải đảm bảo độ tin cậy.
- Bảo đảm việc tuân thủ các quy định pháp lý.
- Bảo đảm hiệu năng, hiệu quả trong hoạt động của các đơn vị.
Thứ ba, để thực hiện đầy đủ chức năng kiểm tra, kiểm soát của quản lý
HTKSNB, trong các đơn vị thường bao gồm 4 bộ phận cấu thành cơ bản: môi
trường kiểm soát, hệ thống kế toán, các thủ tục kiểm soát và kiểm toán nội bộ.
Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ nhân tố bên trong và bên ngoài đơn
vị tác động đến việc thiết kế, hoạt động và xử lý dữ liệu của các loại hình
KSNB như: đặc thù về quản lý, cơ câú tổ chức, chính sách nhân sự, công tác
lập kế hoạch, uỷ ban kiểm soát và các yếu tố bên ngoài.
- Đặc thù về quản lý: đó là nhận thức, quan điểm của người quản lý trong điều
hành các hoạt động của đơn vị. Những quan điểm này ảnh hưởng trực tiếp đến

các chính sách, chế độ cũng như cách thức tổ chức, quy trình kiểm tra, kiểm soát
trong đơn vị.
- Cơ cấu tổ chức: là sự phân chia nhiệm vụ quyền hạn giữa các thành viên
trong đơn vị. Cơ cấu tổ chức hợp lý đảm bảo một hệ thống xuyên suốt từ trên
xuống dưới trong việc ban hành, triển khai cũng như kiểm tra, giám sát việc


iii
thực hiện các quyết định trong toàn bộ đơn vị, góp phần ngăn ngừa có hiệu
quả các hành vi gian lận và sai sót trong mọi hoạt động của đơn vị.
- Chính sách nhân sự: bao gồm toàn bộ các chính sách chế độ của đơn vị
đối với việc tuyển dụng, đánh giá, đề bạt, khen thưởng và kỷ luật các nhân
viên. Chính sách nhân sự có ảnh hưởng trực tiếp đến môi trường kiểm soát vì
con người đóng vai trò quyết định trong qúa trình quản lý, là chủ thể trực tiếp
thực hiện mọi thủ tục kiểm soát trong hoạt động của đơn vị.
- Công tác kế hoạch: Hệ thống kế hoạch và dự toán bao gồm các kế hoạch
đào tạo, thực hành thực tập, kế hoạch sản xuất, tiêu thụ...đặc biệt là kế hoạch
tài chính gồm những ước tính cân đối tình hình tài chính, kết quả hoạt động
và sự luân chuyển tiền trong tương lai là những nhân tố quan trọng trong môi
trường kiểm soát. Lập kế hoạch là giai đoạn đầu tiên của quản lý giúp cho
đơn vị hoạt động đúng hướng và đạt mục tiêu đặt ra.
- Uỷ ban kiểm soát: bao gồm những người trong bộ máy lãnh đạo cao nhất
của đơn vị nhưng không kiêm nhiệm các chức vụ quản lý và những chuyên
gia am hiểu về lĩnh vực kiểm soát. Uỷ ban kiểm soát thường có nhiệm vụ và
quyền hạn như: Giám sát sự chấp hành pháp luật của đơn vị; Kiểm tra và
giám sát công việc của kiểm toán viên nội bộ...
- Các nhân tố bên ngoài: Bao gồm: sự kiểm soát của các cơ quan chức
năng của Nhà nước, môi trường pháp lý, đường lối phát triển của đất
nước...Mặc dù không thuộc sự kiểm soát của các nhà quản lý nhưng có ảnh
hưởng rất lớn đến thái độ, phong cách điều hành của các nhà quản lý cũng

như sự thiết kế và vận hành các quy chế và các thủ tục kiểm soát nội bộ.
Như vậy, môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ những nhân tố có ảnh
hưởng đến quá trình thiết kế, vận hành và xử lý dữ liệu của HTKSNB của đơn
vị, trong đó nhân tố chủ yếu và quan trọng là nhận thức về hoạt động kiểm
tra, kiểm soát và điều hành hoạt động của các nhà quản lý đơn vị.
Hệ thống kế toán: Là hệ thống thông tin chủ yếu của đơn vị bao gồm hệ
thống chứng từ kế toán, hệ thống sổ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán và hệ
thống bảng tổng hợp, cân đối kế toán. Trong đó, quá trình lập và luân chuyển
chứng từ đóng vai trò quan trọng trong công tác KSNB của đơn vị. Chức năng


iv
kiểm tra, kiểm soát của hệ thống kế toán trong đơn vị được thể hiện thông qua
3 giai đoạn của quá trình kế toán là: Lập và luân chuyển chứng từ kế toán;
Phản ánh vào sổ kế toán và Lập báo cáo tài chính. Trong HTKSNB, một hệ
thống kế toán hữu hiệu phải bảo đảm các mục tiêu kiểm soát chi tiết về tính
có thực, sự phê chuẩn, tính đầy đủ, sự đánh giá, sự phân loại, tính đúng kỳ,
quá trình chuyển sổ và tổng hợp chính xác. Thông qua việc tính toán, ghi chép
và đôí chiếu các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, hệ thống kế toán không những
cung cấp thông tin cho việc quản lý mà còn có tác dụng kiểm soát nhiều mặt
hoạt động của đơn vị.
Thủ tục kiểm soát là các chính sách và các thủ tục được thiết lập trong
quản lý nhằm đảm bảo các mệnh lệnh quản lý được thực hiện đầy đủ. Để đạt
được các mục tiêu quản lý, các nhà quản lý phải thiết lập và duy trì các chính
sách cũng như các thủ tục kiểm soát trong đơn vị. Chúng được thiết kế tuỳ
thuộc vào đặc thù của từng đơn vị. Tuy nhiên, các thủ tục kiểm soát đều phải
được xây dựng theo các nguyên tắc cơ bản như sau:
- Nguyên tắc phân công, phân nhiệm: có nghĩa quyền hạn và trách nhiệm
cần được phân chia cho nhiều người trong một bộ phận hoặc nhiều bộ phận
khác nhau trong một tổ chức. Vì nhiều người cùng làm một công việc thì sai

sót dễ phát hiện hơn và các gian lận khó xảy ra hơn. Việc phân công, phân
nhiệm còn có tác dụng tạo nên sự chuyên môn hoá, tạo cơ chế kiểm tra, thúc
đẩy lẫn nhau trong công việc và là sự lựa chọn nhân sự phù hợp với từng vị trí
công việc nhằm bảo đảm sử dụng tốt nhất nguồn lực về con người.
- Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Nguyên tắc này đòi hỏi sự tách biệt về
quyền hạn và trách nhiệm đối với một số công việc. Nó xuất phát từ mối quan
hệ đặc biệt giữa các trách nhiệm với sự kiêm nhiệm dễ dẫn đến gian lận khó
phát hiện.
- Nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn: Theo nguyên tắc này, người quản lý
đơn vị không thể giải quyết mọi công việc sự vụ trong đơn vị mà phải uỷ
quyền cho cấp dưới thay mặt mình quyết định một số công việc trong phạm vi
nhất định. Quá trình uỷ quyền được tiếp tục thực hiện đối với các cấp thấp
hơn tạo nên một hệ thống phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các cấp


v
song vẫn bảo đảm tính tập trung của đơn vị.
Theo nội dung kiểm soát, HTKSNB gồm hai loại là KSNB về quản lý và
KSNB về kế toán.
Kiểm toán nội bộ là một bộ phận độc lập được thiết lập trong đơn vị tiến
hành công việc kiểm tra và đánh giá các hoạt động phục vụ yêu cầu quản trị
nội bộ đơn vị, cung cấp một sự quan sát, đánh giá thường xuyên về toàn bộ
hoạt động của đơn vị. Đây là một trong những nhân tố cơ bản trong HTKSNB
của đơn vị. Bộ phận kiểm toán nội bộ hữu hiệu sẽ giúp đơn vị có được những
thông tin kịp thời và xác thực về các hoạt động trong đơn vị, chất lượng của
hoạt động kiểm soát nhằm kịp thời điều chỉnh và bổ sung các quy chế kiểm
soát thích hợp và hiệu quả.
Thứ tư, trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ và các bộ phận cấu thành,
HTKSNB đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của đơn vị với các mục
tiêu như:

- HTKSNB được xây dựng với mục đích bảo vệ tài sản của đơn vị, tránh
thất thoát, hư hỏng, bị lạm dụng, sử dụng sai mục đích. Tài sản của đơn vị bao
gồm tài sản hữu hình và tài sản vô hình.
- HTKSNB đảm bảo việc thực hiện các chế độ pháp lý, bảo đảm sự tuân
thủ các quy định và chế độ pháp lý liên quan, tránh những tổn thất xảy ra cho
đơn vị do vi phạm những quy định đó. Những quy định này có thể thay đổi
theo thời gian và đòi hỏi tính tuân thủ cao. Việc vi phạm các quy định mang
tính pháp lý này dù vô ý hay cố ý cũng sẽ khiến đơn vị phải đối mặt với sự
trừng phạt của pháp luật.
- HTKSNB được các nhà quản lý xây dựng để đảm bảo năng lực của hoạt
động quản lý, giám sát việc thực thi các quyết định, quy định, bảo đảm tính
tuân thủ của các cán bộ công nhân viên chức, các bộ phận trong đơn vị.
- HTKSNB được xây dựng nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của đơn vị.
Vì những hoạt động kiểm tra, kiểm soát thường xuyên sẽ giúp các nhà quản lý
nắm bắt kịp thời tình hình hoạt động cũng như những bất hợp lý trong quá
trình thực hiện để có những điều chỉnh kịp thời.
- HTKSNB được xây dựng để đảm bảo độ tin cậy của thông tin kế toán. Vì


vi
kế toán là một nguồn cung cấp thông tin chủ yếu cho các nhà quản lý đơn vị
cũng như các đối tượng bên ngoài đơn vị.
Tóm lại, với mục tiêu hướng tới là bảo đảm hiệu năng, hiệu quả của các
hoạt động trong đơn vị; bảo đảm sự tuân thủ quy định của đơn vị và pháp luật
của Nhà nước; bảo đảm độ tin cậy của thông tin và bảo vệ tài sản của đơn vị,
HTKSNB có ý nghĩa trong mọi hoạt động của đơn vị.
Phần hai của chương, Luận văn đề cập đến đặc điểm HTKSNB trong các
tổ chức sự nghiệp công.
Thứ nhất, là những đặc điểm chủ yếu của các tổ chức sự nghiệp công ở
Việt Naảytong giai đoạn hiện nay, bao gồm các đặc điểm về sản phẩm, nguồn

lực, thị trường yếu tố đầu vào, đầu ra và cơ chế quản lý kế hoạch
Thứ hai, là những yếu tố tác động đến HTKSNB trong các tổ chức sự
nghiệp công
- Đặc thù về quản lý của các tổ chức sự nghiệp công chịu sự chi phối, quản
lý của cơ quan chủ quản.
- Cơ cấu tổ chức bộ máy là cơ chế năng động, linh hoạt, hiệu quả phù hợp
với nhiệm vụ.
- Chính sách nhân sự: Các chỉ tiêu tuyển dụng cán bộ cơ hữu do cơ quan
chủ quản quyết định. Đơn vị có quyền quyết định việc ký kết các hợp đồng
nếu nhu cầu công việc cần thiết. Và họ có quyền sắp xếp nhân sự cho hợp lý
nhằm phát huy hết năng lực, sở trường của cán bộ công nhân viên.
- Môi trường bên ngoài: đơn vị ngoài sự kiểm soát của các cơ quan chức
năng của Nhà nước, đường lối phát triển kinh tế... còn chịu sự kiểm soát trực
tiếp của cơ quản chủ quản.
- Hệ thống kế toán tài chính: đơn vị sử dụng hệ thống kế toán HCSN.
- Thủ tục KSNB: Trên cơ sở các nguyên tắc phân công phân nhiệm,
nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn...
Thứ hai, về đặc điểm HTKSNB trong các tổ chức sự nghiệp công.
- Môi trường kiểm soát: Thủ trưởng đơn vị đã quan tâm và có thái độ ủng
hộ tích cực đối với HTKSNB. Về phía các Bộ chủ quản cũng tăng cường
công tác kiểm tra, kiểm soát đối với các đơn vị trực thuộc thông qua việc


vii
kiểm soát của Vụ Kế hoạch Tài chính đối với việc phân bổ và cấp phát kinh
phí NSNN, việc thẩm tra, xét duyệt quyết toán... Công tác kiểm tra, thanh tra
của các cơ quan chức năng của Nhà nước cũng chưa thường xuyên và kiểm
tra mang tính chọn mẫu, thanh tra vụ việc tại một số đơn vị nên còn một số sai
sót trong công tác quản lý tài chính kế toán trong các đơn vị chưa được phát
hiện và có biện pháp khắc phục kịp thời.

- Hệ thống kế toán: Các đơn vị đều áp dụng chế độ kế toán HCSN ban
hành theo Quyết định Số 19/2006/QĐ – BTC ngày 30/3/2006 của Bộ trưởng
Bộ Tài chính. Hầu hết các đơn vị đã áp dụng phần mềm kế toán, do đó phục
vụ tốt hơn công tác tài chính kế toán và việc cung cấp thông tin các báo cáo
phục vụ cho công tác quản lý được nhanh chóng, kịp thời, chính xác.
Công tác kiểm tra, kiểm soát việc quản lý sử dụng vật tư, tài sản tiền vốn
của bộ phận kế toán cũng từng bước nâng lên.
Bộ phận kế toán tài chính thực hiện cả ba loại hình kiểm soát trước, trong
và sau quá trình thực hiện ngân sách. Chức năng kiểm soát của kế toán được
lồng ghép, gắn chặt với chức năng thông tin trong cả 4 nội dung của hệ thống
kế toán: chứng từ kế toán, tài khoản kế toán, sổ kế toán, báo cáo tài chính.
Chức năng kiểm tra kế toán được thể hiện ở việc kiểm tra chứng từ kế toán,
kiểm tra công tác hạch toán tài khoản kế toán, kiểm tra báo cáo tài chính và
các thông tin kinh tế tài chính.
- Thủ tục kiểm soát: Trong các đơn vị, một số thủ tục kiểm soát đã được
thiết lập như kiểm soát tuân thủ pháp luật, kiểm soát mục tiêu, kế hoạch đã
xây dựng, kiểm soát các chu trình nghiệp vụ tài chính...
- Kiểm toán nội bộ: Tại các tổ chức sự nghiệp công chưa có tổ chức kiểm
toán nội bộ.
Tóm lại, công tác kiểm tra, kiểm soát của các Bộ chủ quản và tại các tổ
chức sự nghiệp công thuộc Bộ chủ quản đã có nhiều cố gắng, đi vào nề nếp.
Các nhà quản lý đã bắt đầu quan tâm đến hiệu quả hoạt động của HTKSNB.
Tuy nhiên, HTKSNB nói chung vẫn chưa đủ mạnh để đáp ứng yêu cầu quản
lý.


viii
CHƯƠNG 2
LUẬN VĂN ĐỀ CẬP ĐẾN THỰC TRẠNG HTKSNB
TẠI TRƯỜNG CAO ĐẲNG NÔNG LÂM

Thứ nhất, khái quát về tổ chức, hoạt động của Trường cao đẳng Nông
Lâm
Khái quát về sự hình thành và phát triển của Trường cao đẳng Nông Lâm
Trường cao đẳng Nông Lâm đóng tại xã Bích Sơn, Huyện Việt Yên, Tỉnh Bắc
Giang - thuộc Bộ Nông Nghiệp & PTNT, được thành lập theo Quyết định Số
125/1999/QĐ – TTg ngày 28 tháng 5 năm 1999 của Thủ tướng Chính phủ
trên cơ sở trường Trung cấp Nông nghiệp ra đời từ năm 1959 tại Nghĩa Đàn Nghệ An.
Đặc điểm hoạt động của trường Cao đẳng Nông Lâm Với mục tiêu đào
tạo các kỹ sư thực hành có trình độ bậc đại học gắn với nông thôn, yêu cầu về
lý thuyết có mức độ, nhưng tay nghề phải cao, vị trí làm việc tại cấp huyện,
tỉnh, đặc biệt ở vùng nông thôn, vùng sâu, vùng xa. Hiện nay, trường đào tạo
9 ngành nghề: Kinh tế nông nghiệp, Trồng trọt, Chăn nuôi, Quản lý đất đai,
Chế biến nông sản thực phẩm, Lâm nghiệp, Công nghệ sinh học, Công nghệ
thông tin, Sư phạm kỹ thuật nông nghiệp.
Thời gian đào tạo: Đào tạo Cao đẳng: 3 năm; Đào tạo hệ Trung học: 2
năm; Đào tạo công nhân kỹ thuật: 1 năm; Bồi dưỡng, tập huấn ngắn hạn.
Thứ hai, là hiện trạng HTKSNB tại Trường cao đẳng Nông Lâm
Môi trường kiểm soát, bao gồm các yếu tố: đặc thù quản lý, chính sách
nhân sự, công tác kế hoạch, uỷ ban kiểm soát và môi trường bên ngoài.
Đặc thù về quản lý: Nhà trường với cơ cấu chức năng các phòng, ban,
khoa, bộ môn chuyên ngành đã được quy định rõ ràng đã làm hạn chế tối đa
sự chồng chéo giữa các đơn vị, giảm thiểu việc bỏ sót trong lĩnh vực quản lý.
Ban Giám hiệu coi công tác tài chính là một trong những nhiệm vụ quan
trọng. Nhìn chung, Nhà trường đã có ý thức tốt trong chấp hành pháp luật tài
chính, kế toán trong quản lý, sử dụng kinh phí NSNN cũng như các nguồn thu
khác. Đây là nhân tố có ý nghĩa quyết định đến những thành công trong công
tác KSNB về tài chính, kế toán.
Chính sách nhân sự: Số lượng cán bộ giảng dạy đã và đang được tuyển

ix
dụng mới, trình độ chuyên môn nghiệp vụ đang ngày một nâng lên thông qua
việc đào tạo và bồi dưỡng thường xuyên. Chính sách thu nhập, khen thưởng
và kỷ luật của Nhà trường cũng được quy định khá rõ ràng và gắn liền với
hiệu quả công việc mà cán bộ công nhân viên đóng góp. Như vậy, Nhà trường
đã xây dựng chính sách nhân sự tương đối tốt từ khâu tuyển dụng, tiếp nhận
cán bộ, điều động, sắp xếp, khen thưởng, kỷ luật, đào tạo, bố trí, đề bạt, bổ
nhiệm cán bộ đủ tiêu chuẩn, có năng lực chuyên môn, năng lực lãnh đạo và
phẩm chất chính trị, đồng thời mang tính kế thừa và liên tục.
Công tác kế hoạch: được đề cập tới chủ yếu là về lĩnh vực tài chính kế
toán, bao gồm việc lập dự toán ngân sách, kiểm tra tài chính nội bộ, công khai
tài chính, Ban thanh tra nhân dân, cơ chế chính sách tài chính kinh tế và kế
hoạch đào tạo.
Việc lập kế hoạch tại Trường tương đối tốt, đặc biệt trong lĩnh vực tài
chính kế toán. Vấn đề lập dự toán ngân sách được chú trọng, đảm bảo tiến độ
yêu cầu. Mặc dù có sự sai lệch giữa năm ngân sách và năm học đã gây khó
khăn cho việc thực hiện kế hoạch. Kế hoạch đào tạo còn một số vướng mắc.
Kiểm tra tài chính nội bộ: Trường đã tiến hành tự kiểm tra thường xuyên
mọi hoạt động kinh tế tài chính của đơn vị nhằm đảm bảo hiệu quả hoạt động
và hạn chế tổn thất rủi ro xảy ra.
Công khai tài chính: Việc công khai tài chính được thực hiện giúp các cán
bộ công nhân viên trong đơn vị có khả năng giám sát, đánh giá hoạt động này.
Ban Thanh tra nhân dân: Giám sát việc thực hiện chính sách, pháp luật của
Nhà nước, các quy định và nội quy của đơn vị, hướng các hoạt động của đơn
vị đi vào nề nếp và tuân thủ chính sách, pháp luật của Nhà nước và các quy
chế của đơn vị. Nhìn chung, Nhà trường đã thực hiện tốt, không để xảy ra sai
phạm gì lớn.
Cơ chế chính sách tài chính kinh tế: Hoạt động tài chính của đơn vị tuân
theo hệ thống văn bản pháp luật của Nhà nước hiện hành. Việc chấp hành

Luật ngân sách và các chính sách chế độ chi tiêu của đơn vị tương đối tốt và
đầy đủ. Ngoài nguồn tài chính chủ yếu từ ngân sách Nhà nước cấp cho giáo
dục đào tạo, Nhà trường còn coi trọng các nguồn tài chính khác được hình
thành chủ yếu từ các nguồn như: Thu học phí, lệ phí; Thu từ các hoạt động


x
giáo dục, đào tạo, nghiên cứu ứng dụng, lao động sản xuất và dịch vụ cộng
đồng; Thu khác như thu tiền cho thuê tài sản, thuê phòng học, thu tiền bán vật
tư, sản phẩm sau khi thực hành; thu tiền bán vật tư, phế liệu các công trình sửa
chữa; thu thanh lý...
Hoạt động cụ thể: như hoạt động bằng nguồn NSNN: Căn cứ vào dự toán
ngân sách của đơn vị được Bộ Nông nghiệp & PTNT phân bổ hàng năm, Vụ
Tài chính cấp kinh phí cho đơn vị thực hiện. Tất cả dự toán phòng Kế toán
Tài chính phải kiểm tra, tham mưu, ký nháy trước khi trình lãnh đạo duyệt.
Hoạt động bằng nguồn viện trợ và nguồn các chương trình cộng tác: Căn
cứ vào hợp đồng được ký kết và văn bản thống nhất đề cương, dự toán chi tiết
được duyệt, các phòng, khoa, bộ môn chuyên môn triển khai, phòng Kế toán
Tài chính giám sát thanh quyết toán theo đúng quy định của Nhà nước và yêu
cầu của nhà tài trợ và đối tác.
Đối với TSCĐ: Các phòng, khoa, bộ môn chịu trách nhiệm bảo quản và sử
dụng tài sản được giao, có hồ sơ theo dõi từng tài sản. Thành lập Ban kiểm kê
gồm các phòng liên quan và tổ chức kiểm kê vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.
Đối với kho, quỹ: Tiến hành kiểm tra, đối chiếu giữa kế toán và thủ kho,
thủ quỹ thường xuyên, chốt số liệu các sổ sách tổng hợp. Nếu thấy không
khớp phải tìm rõ nguyên nhân.
Môi trường bên ngoài: Ngoài các chính sách pháp luật nói chung, đơn vị
còn chịu sự quản lý, giám sát của Bộ chủ quản như Kiểm soát của Vụ Tài
chính đối với việc phân bổ và cấp phát kinh phí nhà nước, qua việc thẩm tra
quyết toán; Kho bạc Nhà nước Huyện Việt Yên; Kho bạc Nhà nước Tỉnh Bắc

Giang; Công ty kiểm toán. Ngoài ra, còn có kiểm toán nhà nước kiểm toán
ngân sách năm theo kế hoạch. Thanh tra Bộ, Viện Kiểm sát tỉnh, Bộ Nông
Nghiệp & PTNT với các vụ: Khoa học và Hợp tác Quốc tế, Vụ Tài chính, Vụ
Tổ chức, cục đầu tư xây dựng cơ bản, cục nghiên cứu thuỷ lợi tiến hành kiểm
soát mọi hoạt động của Nhà trường.
Kiểm toán nội bộ: Trường không có bộ phận KTNB do quy mô quá nhỏ.
Hệ thống kế toán, bao gồm hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống sổ kế toán,
hệ thống tài khoản kế toán và hệ thống bảng tổng hợp cân đối kế toán. Trong đó,


xi
quá trình lập và luân chuyển chứng từ đóng vai trò quan trọng trong công tác
KSNB của đơn vị.
Hệ thống chứng từ kế toán: đơn vị áp dụng theo mẫu quy định tại Quyết
định Số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/03/2006 của Bộ Tài chính về việc ban
hành Chế độ kế toán HCSN. Đơn vị đã đề ra một số quy định trong luân
chuyển chứng từ kế toán nhằm đảm bảo khả năng kiểm tra, kiểm soát trong
hoạt động thu chi tài chính.
Hệ thống tài khoản kế toán: được quy định tại Quyết định Số 19/2006/QĐ
-BTC ngày 30/03/2006 của Bộ Tài chính về việc ban hành Chế độ kế toán
HCSN. Nhìn chung, Nhà trường tổ chức mở tài khoản, ghi chép và phản ánh
các nghiệp vụ kinh tế đúng đối tượng hạch toán và kết cấu nội dung tài khoản.
Hình thức kế toán: Nhà trường đang áp dụng hình thức kế toán Chứng từ
ghi sổ theo hình thức kế toán trên máy vi tính.
Hệ thống sổ kế toán: được quy định tại Quyết định Số 19/2006/QĐ -BTC
ngày 30/03/2006 của Bộ Tài chính về việc ban hành Chế độ kế toán HCSN.
Hệ thống báo cáo kế toán: Các báo cáo thực hiện theo Quyết định Số
19/2006/QĐ -BTC ngày 30/03/2006 của Bộ Tài chính về việc ban hành Chế
độ kế toán HCSN đối với hoạt động thường xuyên của đơn vị.
Bộ máy kế toán: Nhà trường áp dụng mô hình kế toán tập trung. Phòng Kế

toán Tài chính của trường gồm 4 cán bộ được phân công nhiệm vụ, trách
nhiệm và quyền hạn rõ ràng nhằm đảm bảo mục tiêu kiểm soát. Đơn vị đã sử
dụng phần mềm kế toán tự xây dựng ngay từ những năm 1996. Do vậy, tuy số
người trong đơn vị rất ít so với các đơn vị trong Bộ nhưng tất cả các công việc
đều trôi chảy, phục vụ kịp thời, chính xác mọi hoạt động của Nhà trường và
các quy định về tài chính của Bộ và các cơ quan giám sát cấp trên.
Thủ tục kiểm soát, được thiết lập trên cơ sở 3 nguyên tắc cơ bản: Nguyên
tắc phân công, phân nhiệm; Nguyên tắc bất kiêm nhiệm; Nguyên tắc uỷ quyền
và phê chuẩn.
Về nguyên tắc phân công, phân nhiệm: được thể hiện trong quy chế chức
năng nhiệm vụ các phòng ban. Hiệu trưởng chỉ đạo và điều hành chung hoạt
động của đơn vị, hai Phó hiệu trưởng giúp việc cho Hiệu trưởng giải quyết


xii
các công việc được uỷ quyền, trực tiếp chỉ đạo, phụ trách một số phòng ban,
khoa, bộ môn chuyên môn được phân công. Các phòng ban, khoa, bộ môn
chuyên môn đều có quy định bằng văn bản phân công nhiệm vụ cho từng cá
nhân cụ thể để có những biện pháp kiểm soát, chấn chỉnh kịp thời, do đó cũng
là cơ sở để kiểm soát nội bộ.
Về nguyên tắc bất kiêm nhiệm: trong quản lý kinh tế thì một cá nhân
không được kiêm nhiệm một số công việc, tránh trường hợp một cá nhân hay
một bộ phận nào đó được thực hiện từ khâu đầu đến khâu cuối của một
nghiệp vụ kinh tế nhằm có sự giám sát, kiểm tra lẫn nhau, để hạn chế sai sót
và gian lận, ngăn ngừa các sai phạm cố ý và sai phạm vô ý. Tuy nhiên, do số
lượng cán bộ phòng Kế toán tài chính còn rất thiếu, do vậy vẫn còn sự kiêm
nhiệm giữa các phần hành kế toán.
Về nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn: Thực hiện nguyên tắc này tránh
việc quyền hạn tập trung quá nhiều vào một số người, dễ nảy sinh tiêu cực và
ùn tắc trong quản lý. Trách nhiệm và quyền hạn được phân công cụ thể cho

từng cấp quản lý, thực hiện nguyên tắc tập trung dân chủ, chế độ một thủ
trưởng. Việc uỷ quyền cho từng cấp quản lý đòi hỏi mỗi người quản lý phải có
trách nhiệm về quyết định của mình, phát huy năng lực của từng người quản lý,
tránh việc quyền lực chỉ tập trung vào lãnh đạo cao nhất, giúp người quản lý
nâng cao chất lượng kiểm soát và hiệu quả hoạt động đơn vị.
Một số thủ tục kiểm soát chủ yếu tại Nhà trường
Kiểm soát việc thực hiện trong lĩnh vực chuyên môn, bao gồm kiểm soát
trong lĩnh vực nghiên cứu khoa học, hoạt động giảng dạy và học tập. Đối với
mỗi hoạt động đều được kiểm soát ở ba cấp: Cấp người trực tiếp thực hiện,
cấp phòng kiểm tra, giám sát điều hành trực tiếp và cấp lãnh đạo đơn vị phê
chuẩn hoạt động trong đó Phòng Kế toán Tài chính có trách nhiệm thẩm tra,
tham mưu cho lãnh đạo đơn vị phê duyệt dự toán, quyết toán hoạt động.
Kiểm soát trong lĩnh vực tài chính kế toán.
Những năm vừa qua, phòng Kế toán tài chính thực hiện kiểm soát thường
xuyên các hoạt động tài chính, kế toán, kiểm soát trước, trong và sau quá trình
ngân sách gồm kiểm tra dự toán, cấp phát kinh phí và xét duyệt quyết toán.


xiii
Hàng năm, kinh phí hoạt động của trường chủ yếu gồm ba nguồn: Nguồn
kinh phí chi thường xuyên do NSNN cấp; Nguồn kinh phí dự án; Nguồn kinh
phí chương trình cộng tác; Nguồn kinh phí thu được từ phí, lệ phí của
HSSV... Đối với mỗi nguồn kinh phí hoạt động kiểm soát cũng có những quy
định cụ thể tương đối chặt chẽ, đảm bảo việc kiểm tra, kiểm soát của người
trực tiếp thực hiện, của lãnh đạo phòng chức năng, của phòng Kế toán Tài
chính về các định mức chi tiêu cũng như các quy định của Nhà nước và sự
phê duyệt của lãnh đạo cơ quan.
Thứ ba, đánh giá HTKSNB tại Trường cao đẳng Nông Lâm.
Những kết quả đạt được
- Môi trường kiểm soát: Ban Giám hiệu đều là những người có nhiều năm

kinh nghiệm; đã quan tâm và có thái độ ủng hộ tích cực đối với HTKSNB,
đặc biệt là quan tâm tới công tác tài chính kế toán.
- Hệ thống kế toán: Nhà trường đã áp dụng phần mềm kế toán, do đó phục
vụ tốt hơn cho công tác tài chính kế toán và việc cung cấp thông tin cũng như
các báo cáo phục vụ cho công tác quản lý được nhanh chóng, kịp thời và
chính xác. Trình độ cán bộ kế toán với nhiều năm kinh nghiệm giúp cho việc
giải quyết các công việc ở phòng Kế toán Tài chính tương đối thuận lợi, tăng
cường tính chính xác và hiệu quả của thông tin kế toán.
- Thủ tục kiểm soát: Hiện tại Nhà trường cũng đã xây dựng một hệ thống
kiểm soát khá hoàn chỉnh với nhiều văn bản quy định khá chi tiết về thủ tục
kiểm soát ở các nội dung: thủ tục kiểm soát tuân thủ pháp luật, kiểm soát mục
tiêu, kế hoạch đã xây dựng, kiểm soát các chu trình nghiệp vụ tài chính cho hoạt
động tài chính, kế toán; thủ tục kiểm soát hoạt động nghiên cứu khoa học, giảng
dạy và công tác hành chính.
- Kiểm toán nội bộ: Nhà trường không có tổ chức kiểm toán nội bộ.
Tóm lại, Ban Giám hiệu đã quan tâm đến hiệu quả hoạt động của bộ máy
KSNB. Tuy nhiên, HTKSNB tại Trường vẫn chưa đủ mạnh để đáp ứng yêu
cầu quản lý hiện nay. Hệ thống này vẫn còn thiếu nhiều yếu tố cơ bản, chế độ
thông tin báo cáo giữa các phòng ban còn chưa kịp thời và đầy đủ, nhận thức
về công tác kiểm tra, kiểm soát của cán bộ công nhân viên trong đơn vị còn


xiv
chưa đầy đủ.
Những hạn chế
- Môi trường kiểm soát:
Quan điểm, nhận thức về HTKSNB: Hiện nay, việc xây dựng HTKSNB
của Nhà trường mới chỉ dừng ở việc ban hành các thủ tục kiểm soát thông qua
các quy trình nghiệp vụ mà thiếu đi các bước cơ bản như nâng cao nhận thức
cho cán bộ công nhân viên về HTKSNB, đánh giá rủi ro một cách hệ

thống...Nhà trường đã quy định khá rõ chức năng, nhiệm vụ các phòng ban,
khoa, bộ môn nhưng vẫn còn một số chồng chéo trong xử lý công việc. Sự
phối hợp hoạt động giữa các phòng, khoa, bộ môn vì mục tiêu chung có phần
không nhịp nhàng, thiếu khoa học, có những quyết định quản lý đưa ra mang
tính cục bộ.
Chính sách nhân sự: Việc bố trí cán bộ còn nhiều điểm bất hợp lý, không
đúng với chuyên môn được đào tạo, chất lượng cán bộ còn có tình trạng bất
cập giữa bằng cấp và năng lực thực tiễn. Việc đánh giá khen thưởng hiện nay
của Nhà trường chủ yếu mới dựa vào nhận xét đánh giá chủ quan của các cán
bộ quản lý mà chưa có tiêu chí rõ ràng cho việc xếp loại. Ngoài ra, một số bộ
phận, phòng ban còn thiếu cán bộ quản lý khiến cho vấn đề giải quyết công
việc còn gặp nhiều khó khăn.
Công tác lập kế hoạch: Lập dự toán ngân sách năm chưa được coi trọng
đúng mức, còn mang tính hình thức và thiếu căn cứ khoa học. Việc lập kế
hoạch cho từng năm học và kế hoạch cho từng kỳ học cụ thể còn bị động và
gặp phải một số vướng mắc nhất định trong quá trình thực hiện cũng như gây
ra một số khó khăn khi kiểm soát những hoạt động này. Điều này ảnh hưởng
không nhỏ tới môi trường kiểm soát của Nhà trường và khiến hoạt động kiểm
soát gặp không ít khó khăn đối với hoạt động chưa được lập kế hoạch hoặc kế
hoạch còn chậm so với thực hiện.
- Hệ thống kế toán: Bộ phận kế toán đơn vị do số lượng còn rất thiếu, chủ
yếu mới thực hiện được một phần chức năng thông tin kế toán, tập hợp chứng
từ kế toán để ghi sổ và lập báo cáo tài chính theo chế độ quy định; chưa tổ
chức được hệ thống thông tin nội bộ định kỳ, kịp thời phục vụ cho công tác


xv
điều hành của lãnh đạo đơn vị. Việc phân loại, sắp xếp chứng từ, lưu trữ, bảo
quản chứng từ kế toán chưa hợp lý, gây khó khăn cho việc tra cứu và chưa
bảo đảm chắc chắn việc ngăn ngừa những hành động có thể làm mất mát, hư

hỏng chứng từ kế toán.
- Thủ tục kiểm soát: Các thủ tục kiểm soát đối với từng quy trình nghiệp
vụ được thiết lập khá chặt chẽ song do những điều kiện khách quan và chủ
quan mà các thủ tục này chưa được thực hiện đầy đủ. Kế toán trưởng do kiêm
nhiệm nhiều phần hành kế toán nên không đảm bảo tính khách quan và chức
năng kiểm tra, kiểm soát, xét duyệt chứng từ kế toán.
- Kiểm toán nội bộ: đơn vị không có bộ phận KTNB.
Nguyên nhân hạn chế
- Lãnh đạo đơn vị chưa coi trọng đúng mức công tác kiểm soát, thực hiện
quản lý phần nhiều theo kinh nghiệm thuần tuý. Đơn vị mặc dù đã có các quy
chế, quy định về kiểm soát nội bộ song còn rời rạc, chưa có hệ thống nên
chưa kiểm soát được toàn bộ hệ thống kinh tế tài chính.
- Đội ngũ làm công tác tài chính còn rất thiếu, chưa ngang tầm với nhiệm
vụ. Do vậy, việc Kế toán trưởng phải kiêm một số công việc kế toán làm mất
đi tính kiểm soát khách quan cho một số lĩnh vực.
- Cơ cấu tổ chức của Nhà trường còn chưa hoàn thiện, nhiều khoa, bộ môn
còn thiếu các vị trí quản lý. Điều này khiến cho việc quản lý, phân công công
việc còn gặp nhiều khó khăn.
- Chính sách nhân sự tương đối tốt song vẫn còn nhiều bất cập, hạn chế
chủ yếu là do đội ngũ quản lý, lãnh đạo của Nhà trường còn nể nang, còn tư
tưởng bao cấp, chưa thực sự đổi mới toàn diện theo cơ chế thị trường.
- Do cơ sở vật chất, trang thiết bị thực hành cho Nhà trường mặc dù đã
được đầu tư, mua sắm tương đối tốt song vẫn còn thiếu và chưa đồng bộ.
- Số lượng giáo viên còn thiếu khá nhiều.
CHƯƠNG 3
LUẬN VĂN ĐỀ XUẤT PHƯƠNG HƯỚNG VÀ MỘT SỐ GIẢI PHÁP
TỔ CHỨC HTKSNB TẠI TRƯỜNG CAO ĐẲNG NÔNG LÂM

Thứ nhất, là phương hướng hoàn thiện tổ chức HTKSNB tại Trường cao
đẳng Nông Lâm.

xvi
- Đề cao vai trò nhận thức của lãnh đạo cũng như toàn thể cán bộ công
nhân viên trong Nhà trường về HTKSNB.
Nếu lãnh đạo đơn vị không nhận thức được tầm quan trọng của HTKSNB
thì không thể thiết lập được HTKSNB. Và nếu nhân viên không nhận thức
được điều này thì dù lãnh đạo đơn vị có tổ chức HTKSNB tốt cũng không thể
hoạt động hiệu quả. .
- Tăng cường số lượng cán bộ công nhân viên, theo phương hướng: Tăng
số lượng cán bộ cho phòng Kế toán tài chính và tăng số lượng cán bộ giáo
viên, đặc biệt là giáo viên khoa Kinh tế.
- Cần sắp xếp lại nhân sự và hoàn thiện cơ cấu tổ chức nhân sự.
Về nhân sự, cần tổ chức sắp xếp lại theo hướng sau: Bố trí nguồn nhân lực
đúng trình độ chuyên môn. Đồng thời bổ sung những vị trí quản lý còn thiếu
như: Phó khoa, Trưởng Bộ môn....
- Cần bổ sung về các chính sách nhân sự như: Các chính sách về thi đua,
khen thưởng cần cụ thể hoá các tiêu chí đánh giá; Việc đánh giá cán bộ cần tổ
chức công khai, vô tư, nghiêm túc; Cần có các quy định cụ thể về chế độ
thanh toán tiền dạy thêm, tiền vượt giờ: về định mức thanh toán, thời gian
thanh toán...Có chính sách khen thưởng, động viên kịp thời và chế độ đào tạo
bồi dưỡng đội ngũ cán bộ kế cận.
- Cần tăng cường cơ sở vật chất trang thiết bị phương tiện dạy học theo
phương hướng sau: Xây dựng Khu nhà thí nghiệm hiện đại; Xây dựng phòng
thực hành, thực tập; Xây thêm khu giảng đường, các phòng học; Đầu tư trang
thiết bị cho các giảng đường như: máy chiếu, micro...
- Cần ban hành các văn bản hướng dẫn cụ thể để thực hiện. Vì các văn bản
hiện nay nói chung đều rời rạc, chưa có hệ thống và ban hành còn tương đối
chậm. Thậm chí, nhiều công việc được giải quyết theo ý chủ quan của cá
nhân.

xvii
Thứ hai, một số giải pháp tổ chức HTKSNB tại Trường cao đẳng Nông
Lâm.
Hoàn thiện môi trường kiểm soát
- Nâng cao nhận thức về KSNB cho đội ngũ cán bộ quản lý: Đây là vấn đề
có tính quyết định đến việc thiết lập và duy trì một HTKSNB hiệu lực và hiệu
quả. Chính vì vậy, việc trước tiên là phải nâng cao nhận thức về HTKSNB
cho đội ngũ cán bộ quản lý, đặc biệt đối với cán bộ lãnh đạo của đơn vị.
- Nâng cao năng lực đội ngũ cán bộ, sắp xếp cán bộ hợp lý. Nhân sự là vấn
đề đặc biệt cần quan tâm, không chỉ ở chỗ con người là yếu tố quyết định của
HTKSNB mà còn ở chỗ nguồn nhân lực ở trường còn nhiều bất cập với yêu
cầu phát triển và con người cũng là chủ thể thực hiện các thủ tục kiểm soát.
- Xây dựng hoàn chỉnh cơ câú tổ chức của đơn vị : như bổ nhiệm một số
phó khoa, trưởng bộ môn...và bố trí công việc hợp lý cho cán bộ công nhân
viên theo phương thức phát huy được năng lực, sở trường, chuyên môn được
đào tạo.
- Chú trọng chất lượng công tác kế hoạch: hạn chế tình trạng hình thức,
đối phó, không sát thực tế bằng cách nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ xây
dựng kế hoạch như đào tạo và đào tạo lại, bố trí cán bộ có trình độ năng lực
và kinh nghiệm thực tiễn để xây dựng kế hoạch một cách chi tiết, có tính khả
thi cao.
Hoàn thiện hệ thống kế toán
- Củng cố công tác kiểm tra, kiểm soát, kiểm tra tài chính nội bộ và tài sản
của cơ quan.
- Bổ sung lực lượng và nâng cao năng lực đội ngũ cán bộ.
Hoàn thiện các thủ tục kiểm soát
- Kiểm tra hệ thống tài chính kế toán.
- Hoàn thiện quy chế quản lý tài sản của đơn vị.

- Kiểm soát hoạt động chuyên môn.
- Ban hành các văn bản hướng dẫn cụ thể về các thủ tục KSNB.
- Đề cao vai trò của các tổ chức, cá nhân trong đơn vị tham gia vào hoạt
động kiểm tra, kiểm soát nội bộ.
Nâng cao hiệu lực của HTKSNB


xviii
- Phân cấp quản lý.
- Tăng cường công tác kiểm tra giám sát của quản lý.
Thứ ba, các điều kiện thực hiện giải pháp tổ chức HTKSNB tại Trường
cao đẳng Nông Lâm. Trước hết, các nhà lãnh đạo cần phải:
- Sẵn sàng thay đổi và đón nhận cái mới, cái tích cực, mạnh dạn áp dụng
vào Nhà trường.
- Mạnh dạn trong vấn đề đầu tư xây dựng cơ sở vật chất, hệ thống thông
tin, đầu tư cho việc tin học hoá công tác quản lý.
- Coi nhân tố con người là trung tâm của sự phát triển.
Bên cạnh đó, tính hữu hiệu của HTKSNB còn tuỳ thuộc rất nhiều vào
chính những cán bộ công nhân viên của Nhà trường. Do vậy, những người
thực thi các chính sách, các giải pháp về tổ chức HTKSNB phải hiểu về
HTKSNB; phải nhận thức được vai trò, tác dụng của nó đối với công tác quản
lý của đơn vị.
Bên cạnh đó, Nhà nước cần phải ban hành ra các văn bản quy phạm pháp
luật và hướng dẫn thực hiện cụ thể, kịp thời nhằm hỗ trợ cho các đơn vị về
mặt thông tin, tạo môi trường cũng như tạo sự liên kết giữa các đơn vị cùng
nhau phát triển, giúp các nhà lãnh đạo nâng cao năng lực quản lý, xây dựng
HTKSNB hữu hiệu để giảm thiểu rủi ro trong quá trình hoạt động. Từ đó, mới
phát huy được tác dụng đối với công tác quản lý cũng như hiệu quả hoạt động
của Nhà trường.