Khảo sát chính tả tiếng việt trong văn bản hành chính tại tỉnh sơn la

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƢỜNG ĐẠI HỌCTÂY BẮC
-------o0o-------

ĐỖ VIỆT DŨNG

KHẢO SÁT CHÍNH TẢ TIẾNG VIỆT
TRONG VĂN BẢN HÀNH CHÍNH
TẠI TỈNH SƠN LA

LUẬN VĂN THẠC SĨ NGÔN NGỮ VIỆT NAM

SƠN LA, 2015


BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƢỜNG ĐẠI HỌCTÂY BẮC
-------o0o-------

ĐỖ VIỆT DŨNG

KHẢO SÁT CHÍNH TẢ TIẾNG VIỆT
TRONG VĂN BẢN HÀNH CHÍNH
TẠI TỈNH SƠN LA
Chuyên ngành: NGÔN NGỮ HỌC
Mã số chuyên ngành:60220102

LUẬN VĂN THẠC SĨ NGÔN NGỮ VIỆT NAM

Ngƣời hƣớng dẫn khoa học: TS Vũ Thị Sao Chi

SƠN LA, 2015


LỜI CẢM ƠN!

Lời đầu tiên em xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất tới:TS.Vũ Thị Sao
Chi, người hướng dẫn khoa học đã định hướng và tận tình giúp đỡ em về mọi
mặt để em có thể hoàn thành luận văn này.
Em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến các thầy, cô giáo đã dạy dỗ, chỉ bảo,
truyền đạt những kinh nghiệm quý báu cho chúng em trong quá trình nghiên cứu,
học tập tại trường.
Mặc dù đã rất cố gắng, song chắc chắn luận văn khó tránh khỏi những
thiếu sót. Em rất mong nhận được sự thông cảm, những ý kiến đóng góp của
các thầy, cô giáo và những ai quan tâm tới lĩnh vực được nghiên cứu, đề cập
trong luận văn này.
Cuối cùng, em xin dành tình cảm thân thiết nhất tới gia đình và bạn bè,
đồng nghiệp đã động viên, chia sẻ và giúp đỡ em trong suốt quá trình nghiên
cứu luận văn.
Sơn La, tháng 12 năm 2015
Học viên

Đỗ Việt Dũng


LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan: Luận văn “Khảo sát chính tả tiếng Việt trong văn
bản hành chính tại tỉnh Sơn La”là kết quả nghiên cứu do tôi tự tìm hiểu.
Các kết quả nghiên cứu trong luận văn là trung thực. Nếu sai tôi xin hoàn toàn
chịu trách nhiệm.

Sơn La, tháng 12 năm 2015
Học viên

Đỗ Việt Dũng


MỤC LỤC
MỞ ĐẦU

Trang

1. Tính cấp thiết của đề tài

1

2. Tình hình nghiên cứu và tính mới của đề tài

2

2.1. Sơ lược tình hình nghiên cứu vấn đề chính tả tiếng Việt

2

2.2. Sơ lược về nghiên cứu VBHC

2

2.3. Tính mới của đề tài

3

3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

3

3.1. Mục đích nghiên cứu

3

3.2. Nhiệm vụ nghiên cứu

3

4. Phƣơng pháp nghiên cứu

4

4.1 Đối tượng nghiên cứu

4

4.2 Phạm vi nghiên cứu

4

5. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu

4

5.1. Phương pháp thống kê

4

5.2. Phương pháp miêu tả

4

5.3. Phương pháp phân tích

4

6. Đóng góp của luận văn

4

7. Bố cục của luận văn

5

NỘI DUNG CHÍNH
Chƣơng I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN LIÊN QUAN ĐẾN
ĐỀ TÀI
1.1. Tổng quan về chính tả tiếng Việt

6

1.1.1. Khái niệm chính tả và chuẩn chính tả

6

1.1.1.1. Khái niệm chính tả

6

1.1.1.2. Quan niệm về chuẩn chính tả

7

1.1.2. Những vấn đề cơ bản của chính tả tiếng Việt

8

1.1.3. Các quy định của Nhà nƣớc về chính tả tiếng Việt và chính tả

9

6

trong văn bản hành chính
1.1.4. Tình hình chung về quy tắc chính tả tiếng Việt hiện nay

12


1.2. Tổng quan về văn bản hành chính

13

1.2.1. Khái niệm văn bản và văn bản hành chính

13

1.2.1.1. Khái niệm văn bản

13

1.2.1.2. Khái niệm văn bản hành chính

13

1.2.2. Hệ thống văn bản hành chính

15

1.2.2.1 Văn bản quy phạm pháp luật

16

1.2.2.2 Văn bản hành chính cá biệt

17

1.2.2.3 Văn bản hành chính thông thường

17

1.2.2.4 Văn bản quản lý chuyên môn

18

1.2.3. Chức năng của văn bản hành chính

18

1.2.3.1 Chức năng thông tin

18

1.2.3.2 Chức năng quản lý

20

1.2.3.3 Chức năng pháp lý

21

1.2.4. Yêu cầu đối với văn bản hành chính

23

1.3. Giới thiệu khái quát về tỉnhSơn La và hệ thống văn bản hành

24

chính của tỉnhSơn La
1.3.1. Đặc điểm tình hình chung của địa phƣơng Sơn La

24

1.3.2 Đặc điểm ngôn ngữ và tiếng nói ở tỉnh Sơn La

25

1.3.3. Hệ thống văn bản hành chính của tỉnh Sơn La

27

Chƣơng 2: VẤN ĐỀ VIẾT HOA TRONG VĂN BẢN HÀNH

29

CHÍNH TẠI TỈNH SƠN LA
2.1. Viết hoa và ý nghĩa của việc viết hoa

29

2.2. Quy tắc viết hoa trong tiếng Việt

30

2.3. Quy định của Nhà nƣớc về viết hoa trong văn bản hành chính

31

2.3.1. Viết hoa theo quy định thể thức văn bản hành chính tiếng Việt

31

2.3.2. Viết hoa theo quy tắc chính tả tiếng Việt

32

2.3.2.1. Viết hoa cú pháp

32

2.3.2.2. Viết hoa danh từ riêng

33

2.3.2.2.1. Viết hoa nhân danh

34


2.3.2.2.2 Viết hoa địa danh

34

2.3.2.2.3 Viết hoa tên cơ quan, tổ chức

35

2.3.2.3. Viết hoa tu từ

37

2.4. Thực trạng viết hoa trong văn bản hành chính tại tỉnh Sơn La

38

2.4.1. Ƣu điểm

39

2.4.2. Tồn tại

40

2.4.2.1. Viết hoa địa danh (tên địa lý)

41

2.4.2.2. Viết hoa tên cơ quan, tổ chức

46

2.4.2.3. Viết hoa tên loại văn bản

49

2.4.2.4. Viết hoa chức vụ, học vị, danh hiệu

50

2.5. Kết luận

52

2.5.1. Nguyên nhân và giải pháp

52

2.5.2. Đề xuất và kiến nghị

59

Chƣơng 3: VIẾT TÊN RIÊNG TIẾNG DÂN TỘC THIỂU SỐ
TRONG VĂN BẢN HÀNH CHÍNH TẠI TỈNH SƠN LA
3.1. Khái quát về tên riêng tiếng dân tộc thiểu số

60

3.1.1.Thực trạng viết tên riêng tiếng dân tộc trong văn bản hành
chính
3.2. Các dạng viết tên riêng tiếng dân tộc thiểu số trong văn bản
hành chính tại tỉnh Sơn La
3.2.1. Ƣu điểm

60

3.2.2. Tồn tại

64

3.2.2.1. Các dạng viết tên các dân tộc thiểu số

64

3.2.2.2 Các dạng viết tên người dân tộc thiểu số

68

3.2.2.3. Các dạng viết tên địa danh có nguồn gốc tiếng dân tộc thiểu
số
3.3. Kết luận

71

KẾT LUẬN.

77

TÀI LIỆU THAM KHẢO

80

60

63
63

75


PHẦN MỞ ĐẦU

1. Tính cấp thiết của đề tài
Sự ra đời của chữ viết đã đánh dấu một mốc phát triển vƣợt bậc của ngôn

ngữ loài ngƣời. Nhờ có chữ viết mà ngôn ngữ đã khắc phục đƣợc những hạn chế
của của loại hình tín hiệu âm thanh, đó là sự hạn chế về khoảng cách không gian
và thời gian. Những thông tin, suy nghĩ đƣợc biểu đạt, chuyển tải bằng ngôn ngữ
dƣới dạng chữ viết sẽ có khả năng lƣu giữ lâu dài và truyền bá rộng rãi.
Chữ viết là thuật ngữ chỉ chung hệ thống kí hiệu dùng để ghi lại ngôn ngữ.
Nhƣ vậy "ngôn ngữ là hệ thống kí hiệu thì chữ viết là hệ thống kí hiệu của kí
hiệu"[14, tr. 276]. Nhìn chung, mỗi hệ thống kí hiệu/chữ viết thƣờng là sẽ ứng
với một ngôn ngữ nhất định. Tiếng Việt cũng có hệ thống chữ viết riêng của
mình tuân theo những quy tắc chính tả chặt chẽ.
1.1.Chính tả là viết đúng mặt chữ theo quy định chuẩn tiếng Việt của cơ
quan Nhà nƣớc có thẩm quyền. Chính tả là những quy ƣớc của xã hội trong
ngôn ngữ, mục đích của nó đảm bảo cho ngƣời viết và ngƣời đọc hiểu thống
nhất nội dung của văn bản. Viết đúng chính tả còn góp phần vào gìn giữ sự
trong sáng tiếng Việt. Sai chính tả là vi phạm chuẩn mực ngôn ngữ. Nó chứng tỏ
sự thiếu hụt tri thức văn hóa của ngƣời viết. Viết sai chính tả là không tôn trọng
mình và không tôn trọng ngƣời khác, làm giảm hiệu quả thông tin, nhiều khi làm
ngƣời đọc hiểu sai ý định của ngƣời viết và gây phản cảm khi tiếp nhận văn bản.
Thực tế hiện nay, việc viết sai chính tả trong văn bản đang là vấn đề có tính chất
nghiêm trọng, chƣa đƣợc giải quyết triệt để. Mặc dù đã có rất nhiều ý kiến, bài
viết của các nhà nghiên cứu ngôn ngữ, nhà khoa học đề cập đến vấn đề này,
nhƣng lỗi chính tả trong văn bản chƣa đƣợc cải thiện.
1.2. Văn bản hành chínhlà văn bản do các cơ quan, tổ chức nhà nƣớc ban
hành, theo hình thức, thủ tục do pháp luật quy định. Văn bản hành chính có vai
trò quan trọng, dùng làm công cụ quản lý và điều hành của các nhà quản trị
nhằm thực hiện nhiệm vụ giao tiếp, truyền đạt mệnh lệnh, trao đổi thông tin
dƣới dạng ngôn ngữ viết, theo phong cách hành chính - công vụ. Vai trò đó cho
thấy tầm quan trọng của văn bản hành chính trong các cơ quan quản lý Nhà
nƣớc. Tuy nhiên, trong thực tế, vẫn còn khá phổ biến tình trạng văn bản hành
1

chính có sai sót về thể thức, bố cục nội dung, ngôn ngữ diễn đạt, không tuân thủ
những quy định trong Thông tƣ số: 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ
Nội vụ vềviệc hƣớng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
Đặc biệt, các văn bản còn lỗi nhiều về chính tả nhƣ: lỗi viết hoa, lỗi viết tắt, lỗi
dấu câu… khiến cho văn bản giảm giá trị và hiệu lực.
1.3. Sơn La là một tỉnh miền núi phía Bắc, đồng thời là một trung tâm kinh
tế, văn hóa, xã hội của khu vực Tây Bắc Việt Nam, lƣợng văn bản hành chính
ban hành hàng năm của tỉnh rất lớn. Do đặc thù của tỉnh Sơn La là cộng cƣ
nhiều dân tộc, nhiều cƣ dân từ các vùng khác chuyển tới nên có những tác động
và dẫn tới sự tồn tại của nhiều biến thể tiếng Việt trong giao tiếp. Những biến
thể này cũng ít nhiều ảnh hƣởng đến ngôn ngữ nói và viết, trong đó có ngôn ngữ
trong văn bản hành chính.
Với những lý do trên, tôi chọn đề tài“Khảo sát chính tả tiếng Việt trong
văn bản hành chính tại tỉnh Sơn La”.
2. Tình hình nghiên cứu và tính mới của đề tài
2.1. Sơ lược tình hình nghiên cứu vấn đề chính tả tiếng Việt
Đã có những công trình nghiên cứu khoa học về chính tả tiếng Việt:
- Lê Tuấn Linh, Kiếm lỗi chính tả tiếng Việt, Luận văn thạc sĩ, ĐHQG Hà
Nội.
- Lâm Thị Hòa, Lỗi chính tả của học sinh tiểu học huyện Hải Hậu - Nam
Định, Luận văn thạc sĩ, ĐH Thái Nguyên.
- Nguyễn Thái Ngọc Duy, Chương trình bắt lỗi chính tả, Luận văn thạc sĩ,
ĐHKHTN.
2.2. Sơ lược về nghiên cứu VBHC
- Luận văn “Văn phong và ngôn ngữ văn bản quản lý Nhà nước của UBND
phường Yên Phụ” (ĐH Thái Nguyên)
- Đề tài nghiên cứu “Xây dựng quy trình soạn thảo và ban hành VBHC của
kiểm toán Nhà nước”
- Nguyễn Thị Hƣờng (2010), Mạch lạc trong VBHC, Luận án tiến sĩ, Học

viện KHXH.
2


- Nguyễn Thị Hà (2010), Khảo sát chức năng ngôn ngữ văn bản quản lý
nhà nước qua phương pháp phân tích diễn ngôn, Luận án tiến sĩ, Trƣờng
ĐHKHXH&NV- ĐHQG HN.
- Vũ Ngọc Hoa (2012), Hành động ngôn từ cầu khiến trong VBHC, Luận
án tiến sĩ, Trƣờng ĐHSP HN.
- Vũ Thị Sao Chi (2012), Nghiên cứu khảo sát ngôn ngữ hành chính Việt
Nam phục vụ cho việc xây dựng Luật ngôn ngữ ở Việt Nam,Đề tài NCKH cấp
Bộ, Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam.
Nhìn chung, các công trình nghiên cứu về văn bản hành chính trên đều tập
trung nghiên cứu ngôn ngữ hành chính trong ứng dụng thực tiễn. Tuy nhiên, chƣa
có công trình nào nghiên cứu chuyên sâu về chính tả tiếng Việt trong văn bản hành
chính tại địa phƣơng Sơn La.
2.3. Tính mới của đề tài
Luận văn là công trình đầu tiên nghiên cứu về chính tả tiếng Việt trong văn
bản hành chính tại tỉnh Sơn La, cụ thể là đi sâu khảo sát vấn đề viết hoa và viết tên
riêng tiêng dân tộc thiểu số trong văn bản hành chính tại tỉnh Sơn La.
3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
3.1. Mục đích nghiên cứu
Tiến hành nghiên cứu đề tài này, luận văn nhằm đạt đƣợc những mục đích
sau:
Tìm hiểu chung vấn đề chính tả, chuẩn chính tả tiếng Việt và những quy
định về chính tả trong văn bản hành chính.
Có đƣợc cái nhìn đầy đủ về thực trạng chính tả tiếng Việt trong văn bản
hành chính tại tỉnh Sơn La. Trên cơ sở thực trạng đó đƣa ra kiến nghị để nhằm
nâng cao chất lƣợng soạn thảo văn bản hành chính tại tỉnh Sơn La.
3.2. Nhiệm vụ nghiên cứu

Luận văn có những nhiệm vụ cơ bản sau:
- Hệ thống hóa các quan điểm về chính tả tiếng Việt để có cơ sở lý luận
vững chắc cho nghiên cứu về chính tả tiếng Việt trong văn bản hành chính.

3


- Khảo sát thực trạng chính tả tiếng Việt trong văn bản hành chính từ cấp
tỉnh tới cấp huyện, xã, phƣờng tại Sơn La (từ năm 2006 đến năm 2015), từ đó
chỉ ra những ƣu điểm và nhƣợc điểm trong việc vận dụng chính tả tiếng Việt và
những kiến nghị cần thiết trong việc soạn thảo để đảm bảo chất lƣợng văn bản
hành chính.
4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu
4.1. Đối tượng nghiên cứu
Đối tƣợng nghiên cứu của đề tài này là chính tả tiếng Việt trong văn bản
hành chính tại tỉnh Sơn La.
4.2. Phạm vi nghiên cứu
Khảo sát chính tả tiếng Việt trong văn bản hành chính, luận văn sẽ tập
trung vào một số vấn đề: viết hoa, viết các tên riêng có nguồn gốc từ tiếng dân
tộc thiểu số hoặc đƣợc phiên chuyển từ ngôn ngữdân tộc thiểu số.
Phạm vi ngữ liệu là các văn bản hành chính đƣợc thu thập tại một số địa
phƣơng ở tỉnh Sơn La nhƣ văn bản của UBND tỉnh Sơn La, UBND thành phố
Sơn La, của các huyện: Thuận Châu, Sông Mã, Mộc Châu, Phù Yên, Vân Hồ;
của các xã, phƣờng: UBND phƣờng Quyết Tâm, UBND phƣờng Chiềng Lề,
UBND Phƣờng Tô Hiệu, UBND xã Chiềng Ly… đƣợc ban hành từ năm 2006
đến năm 2015.
5. Phương pháp nghiên cứu
Để triển khai nhiệm vụ nghiên cứu, luận văn sử dụng các phƣơng pháp và
thủ pháp sau:
5.1. Phương pháp thống kê: Phƣơng pháp này đƣợc sử dụng để tập hợp và

phân loại đối tƣợng khảo sát.
5.2. Phương pháp miêu tả: Phƣơng pháp này đƣợc sử dụng để miêu tả thực
trạng một số vấn đề thuộc chính tả trong VBHC tại tỉnh Sơn La.
5.3. Phương pháp phân tích: Bằng phƣơng pháp này, chúng tôi phân tích
và đánh giá, tổng hợp những mặt tích cực và hạn chế trong việc vận dụng chính
tả tiếng Việt trong văn bản hành chính tại tỉnh Sơn La.
6. Đóng góp của luận văn
4


Trên phƣơng diện lý luận, đề tài cung cấp thêm luận chứng góp phần làm
sáng rõ hơn một số vấn đề về chính tả tiếng Việt trong văn bản hành chính.
Những kết quả nghiên cứu của đề tài cũng có thể đƣợc ứng dụng vào công
tác soạn thảo văn bản hành chính ở tỉnh Sơn La, nhằm chuẩn hóa hệ thống văn
bản hành của tỉnh nhà.
7. Bố cục của luận văn
Ngoài phần: Mở đầu, Kết luận, Tài liệu tham khảo, nội dung nghiên cứu
của luận văn đƣợc triển khai thành 3 chƣơng:
Chƣơng 1: Cơ sở lý luận và thực tiễn liên quan đến đề tài.
Chƣơng 2: Khảo sát viết hoa trong văn bản hành chính tại tỉnh Sơn La.
Chƣơng 3: Khảo sát viết tên riêng tiếng dân tộc thiểu số trong văn bản hành
chính tại tỉnh Sơn La.

5


Chƣơng I
CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN
LIÊN QUAN ĐẾN ĐỀ TÀI

1.1. Tổng quan về chính tả tiếng Việt
1.1.1. Khái niệm chính tả và chuẩn chính tả
Bất kì quốc gia nào trên thế giới cũng đều có tiếng nói và hệ thống chữ viết
riêng. Việt Nam cũng vậy, tiếng Việt có hệ thống chữ viết riêng biệt và tuân
theo những quy tắc chính tả chặt chẽ. Dựa theo lịch sử ngôn ngữ thì tiếng Việt
tồn tại các loại chữ: Chữ Hán, chữ Nôm và chữ Quốc ngữ. Mỗi loại chữ viết
đƣợc hình thành và phát triển ở một thời điểm lịch sử khác nhau. Theo ý kiến
đánh giá của các nhà khoa học thì trong các loại chữ viết đó, chữ quốc ngữ là
loại chữ có ƣu điểm và sự ƣu việt hơn cả. Với hệ thống kí hiệu tƣơng đối chặt
chẽ, thống nhất, thuận tiện cho sử dụng, dễ đọc, dễ viết. Nhà nƣớc ta đã quy
định tiếng Việt là ngôn ngữ toàn dân và lấy chữ Quốc ngữ làm chữ viết chính
thức cho tiếng Việt. Chữ Quốc ngữ ngày nay so với thời điểm mới hình thành,
có nhiều thay đổi, đã dần định hình đƣợc các quy tắc chính tả và chuẩn chính tả
dựa trên sự sàng lọc và hoàn thiện hơn qua thực tiễn và qua các công trình
nghiên cứu khoa học của những nhà ngôn ngữ. Vậy, chính tả và chuẩn chính tả
đƣợc hiểu nhƣ thế nào?
1.1.1.1. Khái niệm chính tả
Hiểu theo nghĩa thông thƣờng chính tả là “phép viết đúng”. Thuật ngữ này
đƣợc dịch từ tiếng Hi Lạp: Orhos (đúng) và grapho (viết) [43, tr.264].Vấn đề
chính tả bao gồm nhiều vấn đề khác nhau: từ cách viết các âm vị, âm tiết đến
cách viết các đơn vị từ, cách viết hoa, viết tắt, các dấu câu, cách viết tên riêng
tiếng nƣớc ngoài…[29, tr.2].
Chính tả là do sự quy định của bản thân hệ thống văn tự của một xã hội
nhất định. Chính tả là cái mẫu mực, tiêu chuẩn chung về mặt văn tự [43, tr.264]
đƣợc định hình bởi sự chọn lọc tập quán sử dụng chữ viết của ngƣời bản ngữ đã
trở thành truyền thống, trở thành quy tắc đƣợc cộng đồng chung thừa nhận. [7,
tr.124].
6

Lê Văn Lý trong Tham luận về cải tiến và chuẩn hóa chính tả cũng nhận
xét: “Nói đến chính tả (orthographe) tức là nói đến vấn đề “viết đúng”. Nhƣng
đúng với cái gì? Chính tả ở đây, phải hiểu là: Viết đúng với truyền thống của
chữ quốc ngữ đã đƣợc sử dụng cho đến ngày nay.”[25].
Từ những ý kiến nêu trên có thể rút ta kết luận, khái quát chung về khái
niệm chính tả. Chính tả, đƣợc hiểu theo một cách đơn giản, là cách viết chữ
đƣợc coi là chuẩn. Nói một cách cụ thể, chính tả là hệ thống các quy định về
việc viết chữ của một thứ tiếng, đƣợc xem là chuẩn mực.Dù chúng ta ở đâu, giữ
cƣơng vị và đứng ở vị trí nào trong xã hội, dù chúng ta là ai đi nữa thì khi viết,
chúng ta cũng cần tuân theo những quy tắc, quy định đã đƣợc xác lập và công
nhận. Ý thức viết đúng chính tả không những thể hiện sự tôn trọng tiếng nói,
chữ viết dân tộc, mà còn là sự tôn trọng chính bản thân và ngƣời tiếp nhận. Vì
vậy, ý thức viết đúng chính tả nên đƣợc coi là ý thức văn hóa phải có trƣớc tiên
ở một ngƣời có văn hóa.
1.1.1.2. Quan niệm về chuẩn chính tả
Chuẩnchính tả đƣợc quan niệm là sự chuẩn hoá hình thức chữ viết của
ngôn ngữ. Đó là hệ thống các quy tắc về cách viết âm vị, âm tiết, từ, cách dùng
dấu câu, cách viết hoa, viết tắt, các thuật ngữ… Chuẩn chính tả đƣa ra yêu cầu
cách viết chuẩn mực. "Chuẩn chính tả có tính chất bắt buộc có thể nói là tuyệt
đối. Yêu cầu viết đúng chính tả là yêu cầu đối với mọi ngƣời trong mọi trƣờng
hợp (…). Hơn các chuẩn ngôn ngữ khác, chuẩn chính tả thƣờng là kết quả trực
tiếp của công tác chuẩn hóa.” [29].
Theo Mai Ngọc Chừ, Vũ Đức Nghiệu và Hoàng Trọng Phiến trong cuốn
Cơ sở ngôn ngữ học và tiếng Việt thì chuẩn chính tả có 3 đặc điểm chính sau:
Đặc điểm đầu tiên của chuẩn chính tả là “Tính chất bắt buộc gần nhƣ tuyệt đối
của nó. Đặc điểm này đòi hỏi ngƣời viết bao giờ cũng phải viết đúng chính tả.
Chữ viết có thể chƣa hợp lý nhƣng khi đã đƣợc thừa nhận là chuẩn chính tả thì
ngƣời cầm bút không đƣợc tự ý viết khác đi (…). Vì vậy nói đến chuẩn chính tả
là nói đến tính chất Pháp lệnh”. Đặc điểm thứ 2 theo các tác giả thì: “Chuẩn
chính tả có tính chất ổn định, tính chất cố hữu khá rõ. Sự tồn tại nhất nhất hàng

thế kỉ của nó đã tạo nên ấn tƣợng về một cái gì "bất di bất dịch", một tâm lý rất
bảo thủ. Chính vì thế mặc dù biết rằng cách viết "iên ngỉ" hợp lý hơn nhƣng đối
với chúng ta nó rất "gai mắt", khó chịu vì trái với cách viết từ bao đời nay”. Đặc
7


điểm thứ 3 của chuẩn chính tả: “Ngữ âm phát triển, chính tả không thể giữ mãi
tính chất cố hữu của mình mà dần dần cũng có một sự biến động nhất định. Do
đó, bên cạnh chuẩn mực chính tả hiện có lại có thể xuất hiện một cách viết mới
tồn tại song song với nó, ví dụ: "phẩm zá", "anh zũng" bên cạnh "phẩm giá",
"anh dũng", "trau dồi" bên cạnh "trau giồi", "dòng nước" bên cạnh "giòng
nước", v.v... Tình trạng có nhiều cách viết nhƣ vậy đòi hỏi phải tiến hành chuẩn
hoá chính tả” [8, tr. 119-126].
Chuẩn chính tả tiếng Việt là một yêu cầu cấp bách của công cuộc “Giữ gìn
sự trong sáng tiếng Việt” mà Đảng và Nhà nƣớc đặt ra, nhằm giữ gìn bản sắc
văn hoá Việt trong xu thế hội nhập quốc tế, để chúng ta hòa nhập nhƣng không
bị “hoà tan” vào những cộng đồng khác.
1.1.2. Những vấn đề cơ bản của chính tả tiếng Việt
Sau khi đất nƣớc ta giành đƣợc độc lập và xây dựng Chế độ mới - Cộng
hòa xã hội chủ nghĩa, Nhà nƣớc đã quy định tiếng Việt là ngôn ngữ toàn dân và
lấy chữ Quốc ngữ làm chữ viết chính thức cho tiếng Việt. Qua quá trình sử dụng
lâu dài, chữ Quốc ngữ - chữ viết tiếng Việt cũng đƣợc sàng lọc, đi dần vào quỹ
đạo chung để định hình nên các quy tắc chính tả. Nhƣ đã nêu ở trên, chính tả nói
chung và chính tả tiếng Việt nói riêng là một vấn đề rất rộng bao gồm nhiều vấn
đề nhỏ. Hiện nay, một số vấn đề còn gây nhiều tranh cãi và chƣa đi đến đƣợc sự
thống nhất, bởi vậy còn thiếu tính nhất quán, đồng bộ trong sử dụng. Các vấn đề
đó là:
a) Vấn đề viết hoa
b) Vấn đề viết tắt
c) Cách đặt dấu thanh trong tiếng/ âm tiết

d) Vấn đề sử dụng i – y – j; gi – d – z; ph – f;...
e) Cách sử dụng các loại dấu câu
g) Vấn đề phiên chuyển danh từ riêng và thuật ngữ tiếng nƣớc ngoài sang
tiếng Việt
Trong phạm vi luận văn của mình, chúng tôi nghiên cứu tìm hiểu về vấn đề
“Chính tả trong văn bản hành chính tại tỉnh Sơn La” cụ thể là các vấn đề còn
chƣa thống nhất, các quy định khác nhau nhƣ vấn đề viết hoa, viết tên riêng
8


tiếng dân tộc thiểu số trong văn bản hành chính trên tƣ liệu văn bản hành chính
tại thành phố, một số huyện thị trên địa bàn tỉnh Sơn La (2006-2015) (Thực hiện
sau ban hành Thông tƣ liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005
của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hƣớng dẫn về thể thức và cách kỹ thuật
trình bày văn bản và Thông tƣ số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ
Nội vụ hƣớng dẫn về thể thức và cách kỹ thuật trình bày văn bản hành chính).
1.1.3. Các quy định của Nhà nƣớc về chính tả tiếng Việt và chính tả
trong văn bản hành chính
Sau khi đất nƣớc độc lập và thống nhất năm 1975, Nhà nƣớc đã ban hành
liên tiếp nhiều quy định về chính tả tiếng Việt nhƣ:
- Năm 1983, Hội đồng “Chuẩn hóa chính tả” và “Hội đồng chuẩn hóa thuật
ngữ” đã ký cùng một Quyết định có nội dung về “Những quy định về chính tả
tiếng Việt”.
- Năm 1984 có Quyết định số 240/QĐ của Bộ GD-ĐT ngày 5 tháng 3 năm
1984 ban hành Quy định về chính tả tiếng Việt và thuật ngữ tiếng Việt.
- Năm 1998 cóQuyết định số 09/1998/QĐ-VPCP ngày 25/11/1998 của Bộ
trƣởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ ban hành Quy định tạm thời về viết
hoa trong văn bản của Chính phủ và Văn phòng chính phủ.
- Năm 2002, “Quy định tạm thời về chính tả trong sách giáo khoa mới” và
2003 có Quyết định số 07/2003/QĐ-BGD& ĐT ngày 13 tháng 3 năm 2003

“Quy định tạm thời về viết hoa tên riêng trong sách giáo khoa”...
- Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Ủy
ban nhân dân năm 2004, 2008.
- Năm 2005, Bộ Nội vụ và Văn phòng chính phủ ban hành Thông tƣ liên
tịch số 55/2005/TTLT- BNV-VPCP, Hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày
văn bản.
- Năm 2006, Bộ Nội vụ lại tiếp tục có dự thảo quy định về viết hoa và phiên
chuyển tiếng nước ngoài sang văn bản tiếng Việt.
- Năm 2011 Bộ Nội vụ ban hành Thông tƣ số 01/2011/TT- BNV Hướng
dẫn thể thức và kĩ thuật trình bày VBHC

9


Ngay sau khi đất nƣớc thống nhất và bƣớc vào thời kì đổi mới, Nhà nƣớc ta
đã rất quan tâm đến việc đƣa ra những quy định về chính tả tiếng Việt nhằm
hƣớng tới những quy định chuẩn chung. Về chính tả tiếng Việt nói chung, các
văn bản trên đều đề cập và đƣa ra những quy định chung về những vấn đề nổi
cộm của chính tả nhƣ: vấn đề viết hoa và phiên chuyển tiếng nƣớc ngoài, vấn đề
thuật ngữ tiếng Việt trong các năm 1983, 1984, 1998, 2002, 2006.
Để từng bƣớc đạt đƣợc sự thống nhất về quy cách viết hoa trong văn bản
hành chính, trong những năm qua, Nhà nƣớc ta đã ban hành nhiều quy định nhƣ:
- Quyết định số 09/1998/QĐ-VPCP ngày 25/11/1998 của Bộ trƣởng, Chủ
nhiệm Văn phòng Chính phủ ban hành Quy định tạm thời về viết hoa trong văn
bản của Chính phủ và Văn phòng chính phủ (từ đây gọi là Quyết định 09);
- Thông tƣ số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ trƣởng Bộ Nội vụ
Hƣớng dẫn về thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản hành chính, Phụ lục VI Viết hoa trong văn bản hành chính (Thông tƣ 01).
Có thể thấy, Nhà nƣớc đã rất chú trọng đến việc thống nhất cách viết hoa
trong văn bản của các cơ quan, tổ chức. Tuy nhiên ngay trong những quy định
đƣa ra cũng còn nhiều điểm chƣa rõ ràng, khiến cho việc áp dụng thi hành còn

gặp nhiều khó khăn. Viết hoa thiếu thống nhất, chƣa đồng bộ là một thực tế
trong văn bản hành chính của các cơ quan, tổ chức hiện nay. Vấn đề cấp thiết
đặt ra là cần xây dựng chuẩn viết hoa để áp dụng thống nhất trong phạm vi cả
nƣớc (ở tất cả cơ quan, tổ chức bao gồm các cơ quan nhà nƣớc, tổ chức chính trị
- xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế và đơn vị
vũ trang nhân dân), nhằm hƣớng tới chuẩn hóa chính tả trong văn bản hành
chính nói riêng và giữ gìn sự trong sáng của tiếng Việt nói chung.
Về chính tả tiếng Việt trong văn bản và văn bản hành chính nói riêng cũng
có những quy định cụ thể riêng, Thông tƣ liên tịch số 55/2005/TTLT-BNVVPCP của Bộ Nội vụ và Văn phòng chính phủ Hướng dẫn về thể thức và kỹ
thuật trình bày văn bản và Thông tƣ số 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụHướng
dẫn thể thức và kĩ thuật trình bày VBHC, trong đó chú ý tới việc hƣớng dẫn cách
trình bày văn bản hành chính nhƣ thể thức, cách trình bày nội dung, ngôn ngữ,
chính tả... đặc biệt trong Thông tƣ số 01/2011/TT-BNVcủa Bộ Nội vụ Hướng
dẫn thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản hành chính còn dành riêng Phụ lục VI
quy định về viết hoa trong văn bản hành chính. Thông tƣ số: 25/2011/TT-BTP
10


cũng đề cập đến vấn đề viết tắt, dấu câu trong văn bản. Có thể nói, những quy
định trên của Nhà nƣớc là rất cần thiết trong thời kì công nghiệp hóa - hiện đại
hóa đất nƣớc và đã kịp thời đáp ứng đƣợc nhu cầu của thực tế.
Tuy nhiên, những quy định trên đƣợc ban hành liên tiếp trong một thời gian
ngắn với rất nhiều văn bản và quy định, Từ đó nảy sinh những tồn tại, hạn chế
sau: Thứ nhất, những quy định chính tả tiếng Việt còn chồng chéo tạo nên tính
nhiều quy định, nhiều quy tắc. Thứ hai, cũng chính vì tính nhiều quy định trên
đã tạo ra những điểm chƣa đƣợc chuẩn hóa, chƣa có sự thống nhất cao đã tạo ra
những khó khăn trong quá trình vận dụng. Thứ ba, mặc dù có rất nhiều quy định
nhƣng lại là quy định riêng của các ngành, các cơ quan mà chƣa có quy định
chuẩn chung cho tất cả mang tính thống nhất. Đây là một thực tế của vấn đề
chính tả tiếng Việt nói chung và chính tả trong văn bản hành chính nói riêng.

Nhận xét về điều này Trần Trí Dõi đánh giá: “Rõ ràng, tính nhiều quy định nhƣ
vậy đã nói lên rằng, chữ quốc ngữ vẫn chƣa đƣợc sử dụng thống nhất trong cộng
đồng sử dụng tiếng Việt”. Trần Chút cũng có ý kiến:“Nhiều nhà báo, nhà xuất
bản có quy định riêng. Ngành giáo dục trong các năm 1980, 1984, 2003 cũng có
văn bản quy định riêng về chính tả dùng trong SGK của ngành, Bộ Nội vụ cũng
có quy định riêng viết hoa trong các văn bản hành chính. Tuy nhiên, những quy
định trên đều mang tính cục bộ, dùng riêng cho từng đơn vị, bộ phận. Đến nay,
một chuẩn chung chính tả cho toàn xã hội còn bỏ ngỏ, đó là sự chậm trễ đáng
tiếc. Cần nhanh chóng ban hành văn bản pháp quy và có pháp lệnh, nghị định…
công bố chuẩn chính tả tiếng Việt quốc gia”.
Trƣớc thực trạng đó, nhằm hƣớng tới mục tiêu tìm kiếm những cơ sở khoa
học và thực tiễn, đề xuất các giải pháp hƣớng đến việc định ra chuẩn chính tả
thống nhất trong toàn xã hội để góp phần vào việc giữ gìn sự trong sáng và bản
sắc tiếng Việt trong thời kì hội nhập, ngày 21 tháng 12 năm 2012, Trƣờng
ĐHKHXH&NV - ĐHQG Thành phố Hồ Chí Minh phối hợp Trƣờng Đại học
Sài Gòn, Báo Thanh niên tổ chức Hội thảo Khoa học quốc gia với chủ đề:“Xây
dựng chuẩn mực chính tả thống nhất trong nhà trường và trên các phương tiện
truyền thông đại chúng”. Hội thảo đặt ra vấn đề bức thiết là cần ban hành một
văn bản pháp quy của Nhà nƣớc (Pháp lệnh hoặc Nghị định) công bố chuẩn
quốc gia về chính tả tiếng Việt. Cùng với chuẩn quốc gia về chính tả tiếng Việt,
cần phải có quyển Từ điển chính tả theo chuẩn đó và một cơ quan chức năng có
11


trách nhiệm theo dõi việc thực hiện chuẩn, đề xuất những điều chỉnh, bổ sung
kịp thời, những hiện tƣợng chính tả khi cần thiết. Tiếp nữa, Hội thảo đặt ra vấn đề
ban hành Luật Ngôn ngữ nhằm điều chỉnh những vấn đề đời sống ngôn ngữ trong
quốc gia đa ngôn ngữ, trong đó chuẩn quốc gia về chính tả tiếng Việt chỉ có thể
là một bộ phận cấu thành. Đó cũng là những vấn đề cần phải làm để góp phần để
có một chuẩn chính tả nói chung.

Vấn đề chính tả tiếng Việt đòi hỏi cơ quan nhà nƣớc có thẩm quyền khi đƣa
ra các quy định về chính tả trong tiếng Việt nói chung và văn bản hành chính nói
riêng cần phải sàng lọc, chọn lựa quy tắc khoa học, hợp lý nhất, phù hợp với văn
hóa tiếng Việt mà vẫn dễ hòa nhập với ngôn ngữ quốc tế.
1.1.4. Tình hình chung về quy tắc chính tả tiếng Việt hiện nay
Sau khi Việt Nam giành đƣợc độc lập và thống nhất, Nhà nƣớc ta nói
chung và các cơ quan chức năng nói riêng rất chú ý đến việc soạn thảo và ban
hành các văn bản, cẩm nang quy định về chính tả tiếng Việt nhƣ: Các từ điển về
chính tả tiếng Việt [Hoàng Phê, Chính tả tiếng Việt, Nhà xuất bản Đà Nẵng,
Trung tâm từ điển học, Hà Nội - Đà Nẵng, 1990; Từ điển Chính tả tiếng Việt
(Nguyễn Trọng Báu biên soạn) ra mắt năm 1996; Nguyễn Văn Xô (2004), Từ
điển Chính tả Tiếng Việt, Nxb Thanh niên,... và những quy định khác về chính tả
tiếng Việt. Mặc dù vậy cho đến nay, nhiều vấn đề chính tả tiếng Việt vẫn chƣa
đƣợc thống nhất và còn nhiều bất cập. Về vấn đề này, Vũ Thị Sao Chi trong đề
tài nghiên cứu cấp Bộ viết: “Hiện nay vẫn tồn tại song song 2 quy tắc chính tả:
Một là cách ghi chính tả theo thói quen truyền thống, tạm gọi là Quy tắc chính tả
truyền thống; hai là cách ghi chính tả theo quy định cải cách (giai đoạn cải cách
là thập niên 80 của thế kỉ XX), tạm gọi là Quy tắc chính tả theo quy định cải
cách. Các quan điểm bảo lƣu cho 2 quy tắc chính tả này đều đƣa ra những cơ sở
khoa học riêng khiến cho một số vấn đề không thống nhất giữa 2 quy tắc này
ngày càng trở nên nổi cộm và những cuộc tranh luận dƣờng nhƣ chƣa thể đi đến
hồi kết. Chẳng hạn nhƣ vấn đề y - i, vấn đề vị trí đánh dấu thanh điệu, vấn đề
viết hoa danh từ riêng, vấn đề phiên chuyển thuật ngữ và danh từ riêng tiếng
nƣớc ngoài sang tiếng Việt... ” [7]. Ý kiến trên đã khái quát đƣợc tình hình chính
tả tiếng Việt hiện nay. Nêu lên thực trạng chính tả hết sức phức tạp, thiếu tính
nhất quán, đồng bộ, thiếu tiêu chí, chuẩn mực chung. Vì vậy vấn đề chuẩn hóa
chính tả tiếng Việt vẫn đang là một nhiệm vụ cấp bách.
12

1.2. Tổng quan về văn bản hành chính
1.2.1. Khái niệm văn bản và văn bản hành chính
1.2.1.1. Khái niệm văn bản
Trong hoạt động giao tiếp hàng ngày với nhau, con ngƣời có thể dùng cử
chỉ, điệu bộ, ký hiệu để trao đổi thông tin, nhƣng phƣơng tiện cơ bản và quan
trọng nhất chính là ngôn ngữ.
Văn bản là sản phẩm đƣợc tạo ra dựa trên hoạt động giao tiếp bằng ngôn
ngữ, mang tính hoàn chỉnh nhất, trọn vẹn nhất. Chính vì vậy, văn bản trở thành
đối tƣợng nghiên cứu của rất nhiều học giả. Từ đó, làm nảy sinh nhiều ý kiến
khác nhau xung quanh khái niệm này. Cho đến nay, văn bản đƣợc dùng với
nhiều phạm vi, góc độ khác nhau. Hiểu theo nghĩa rộng, văn bản là vật mang tin
đƣợc ghi bằng ký hiệu hay bằng ngôn ngữ, có nghĩa là bất cứ phƣơng tiện nào
dùng để ghi nhận và truyền đạt thông tin từ chủ thể này đến chủ thể khác đƣợc
coi là văn bản. Theo cách hiểu này, bia đá, hoành phi, câu đối ở đền, chùa; chúc
thƣ, văn khế, thƣ tịch cổ, tác phẩm văn học hoặc khoa học kỹ thuật; công căn,
giấy tờ khẩu hiệu, băng ghi âm, bản vẽ… ở cơ quan đều đƣợc gọi là văn bản.
Khái niệm này đƣợc sử dụng một cách phổ biến trong giới nghiên cứu về văn
bản học, ngôn ngữ học, sử học ở nƣớc ta từ trƣớc tới nay. Bằng cách hiểu này
“Văn bản là phƣơng tiện để ghi tin và truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ hay
những ký hiệu nhất định”. Hiểu theo nghĩa hẹp, văn bản là các tài liệu, giấy tờ,
hồ sơ đƣợc hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nƣớc, các
tổ chức xã hội, các tổ chức kinh tế. Theo nghĩa này, các loại giấy tờ dùng để
quản lý và điều hành các hoạt động của cơ quan, tổ chức nhƣ Chỉ thị, Thông tƣ,
Nghị quyết, Quyết định, Đề án công tác, Báo cáo… đều đƣợc gọi là văn bản.
Hiện nay, khái niệm này đƣợc dùng một cách rộng rãi trong hoạt động của các
cơ quan, tổ chức.
1.2.1.2. Khái niệm văn bản hành chính
Hiện nay có nhiều quan niệm về văn bản hành chính. Phần lớn đều cho
rằng đây là loại văn bản đƣợc sử dụng trong lĩnh vực quản lý, tổ chức và điều
hành xã hội, nhƣng nhìn từ phƣơng diện tác giả (Chủ thể ban hành) và tên gọi

của loại văn bản này thì còn có nhiều quan niệm khác nhau. Tiêu biểu là các
quan niệm sau đây:
13


1) Quan niệm thứ nhất cho rằng văn bản hành chính là văn bản đƣợc ban
hành bởi cơ quan của Đảng, Nhà nƣớc và các tổ chức, cơ quan khác. Tiêu biểu
cho quan niệm này là tác giả Vƣơng Đình Quyền: “Văn bản hành chính là công
cụ đƣợc dùng để truyền đạt chủ trƣơng, chính sách luật pháp và các thông tin
cần thiết khác của Đảng, Nhà nƣớc và các cơ quan, tổ chức khác...” [31, tr. 207].
Tác giả của Phong cách học tiếng Việt cũng có chung quan điểm về vấn đề
này. Giáo trình đã nêu rõ văn bản hành chính là văn bản tạo ra bởi “khuôn”
phong cách hành chính công vụ trong đó thể hiện vai của ngƣời tham gia vào
giao tiếp trong lĩnh vực hành chính - công vụ tức những ngƣời tham gia vào
guồng máy tổ chức, quản lý, điều hành tất cả các mặt của đời sống xã hội” [22,
tr.66]. “Những ngƣời tham gia vào guồng máy tổ chức, quản lý, điều hành tất cả
các mặt của đời sống xã hội” ở nƣớc ta cũng chính là các cơ quan Đảng, Nhà
nƣớc, các tổ chức chính trị, tổ chức xã hội, tổ chức kinh tế và các tổ chức, cơ
quan khác. Các tác giả Phong cách học tiếng Việt xác định văn bản hành chính
gồm các thể loại nhƣ: Mệnh lệnh, Báo cáo, Điều lệnh, Hƣớng dẫn... trong kiểu
văn bản quân sự:Công điện, Giác thƣ, Công hàm, Hiệp định, Hiệp nghị, Hiệp
ƣớc, Điều ƣớc, Nghị định thƣ, Chứng thƣ nhà nƣớc... trong kiểu văn bản ngoại
giao: Hiến pháp, Sắc lệnh, Mệnh lệnh, Điều lệ, Nghị định, Thông tƣ, Quy chế,
Thông báo... trong kiểu văn bản pháp quyền:Thông báo, Thông tƣ, Chỉ thị, Nghị
quyết, Quyết định, đơn từ, Báo cáo, Biên bản, phúc trình, giấy khen, văn bằng,
giấy chứng nhận các loại, hợp đồng, hoá đơn, giấy biên nhận, giấy giới thiệu,
giấy nghỉ phép... trong kiểu văn bản văn thƣ [22, tr.67].
2) Quan niệm thứ hai cho rằng, chủ thể ban hành văn bản hành chính ngoài
các cơ quan Nhà nƣớc, các tổ chức đoàn thể xã hội, còn có thể là nhân dân. Đó
là quan niệm của các tác giả Bùi Minh Toán, Lê A, Đỗ Việt Hùng trong cuốn

Tiếng Việt thực hành khi định nghĩa: Văn bản hành chính là “loại văn bản dùng
trong các hoạt động tổ chức, quản lý, điều hành xã hội và thực hiện sự giao tiếp
giữa các cơ quan Nhà nƣớc với nhân dân và ngƣợc lại; giữa các cơ quan Nhà
nƣớc với nhau; giữa các tổ chức đoàn thể xã hội với nhau và với quần chúng”.
Theo các tác giả này, văn bản hành chính bao gồm “các văn bản luật, các văn
bản hội nghị (nhƣ biên bản, nghị quyết, báo cáo hoặc đề án công tác...), các văn
bản về thủ tục hành chính (đơn từ, công văn, Chỉ thị, Quyết định)” [38, tr.31].

14


3) Quan niệm thứ ba cho rằng văn bản hành chính là văn bản đƣợc các cơ
quan hành pháp (Các cơ quan hành chính Nhà nƣớc) ban hành. Tiêu biểu cho
quan niệm này là các tác giả cuốn Hành chính học đại cương trong định nghĩa:
“Văn bản hành chính là hình thức thể hiện của Quyết định hành chính nhằm cụ
thể hoá Hiến pháp, Luật, Pháp lệnh và văn bản của cơ quan nhà nƣớc cấp trên
hoặc áp dụng pháp luật cho các chủ thể xác định trong các trƣờng hợp nhất định.
Nói cách khác, văn bản hành chính là các Quyết định hành chính đƣợc ban hành
thành văn (đƣợc văn bản hóa) do các cơ quan hành chính nhà nƣớc hoặc ngƣời
có thẩm quyền hành pháp ban hành theo đúng trình tự, thủ tục do pháp luật quy
định, mang tính quyền lực nhà nƣớc (...)”[41, tr.31]. Tác giả Hành chính học đại
cương xác định văn bản hành chính gồm:
a) Các văn bản pháp quy nhƣ nghị quyết và nghị định của Chính phủ;
Quyết định, Chỉ thị của Thủ tƣớng Chính phủ; Quyết định, Chỉ thị, Thông tƣ của
Bộ và các cơ quan thuộc Chính phủ; Nghị quyết, Quyết định, Chỉ thị của các cơ
quan chính quyền ở địa phƣơng;
b) Các “Văn bản hành chính thông thƣờng, mang tính thông tin điều hành
nhằm thực thi các văn bản pháp quy hoặc dùng để giải quyết các tác nghiệp cụ
thể, phản ánh tình hình, giao dịch, trao đổi về công việc trong quá trình thực thi
các nhiệm vụ theo chức năng quản lý hành chính nhà nƣớc” [41, tr.216]. Các tác

giả của quan niệm này cũng cho rằng văn bản hành chính là một loại nhỏ hơn
của hệ thống văn bản quản lý nhà nƣớc.
Tác giả Vũ Thị Sao Chi (2012), trong công trình nghiên cứu cấp Bộ cũng
đã khái quát đƣợc những quan niệm trên và đƣa ra khái niệm văn bản hành
chính đƣợc xác định là rất tổng quát:
Văn bản hành chính là loại văn bản được sử dụng trong hoạt động quản lý,
tổ chức và điều hành xã hội để truyền đạt thông tin quản lý như các quy định,
Quyết định, mệnh lệnh, ý kiến trao đổi, giao dịch, cam kết, thỏa thuận về công
việc...; thực hiện sự giao tiếp giữa các cơ quan, tổ chức, công dân với đối tác có
liên quan trên cơ sở pháp lý. [7]
1.2.2. Hệ thống văn bản hành chính
Các nhà nghiên cứu đã phân loại văn bản hành chính theo những tiêu chí
nhất định nhƣ: theo tác giả (Chủ thể ban hành văn bản), theo tên loại văn bản,
15


theo mục đích ban hành văn bản, theo thời gian hoặc địa điểm hình thành văn
bản, theo lĩnh vực hoạt động chuyên môn... Tác giả Vũ Thị Sao Chi (2012) phân
loại văn bản hành chính theo các tiêu chí: Tác giả (Chủ thể ban hành văn bản),
hiệu lực pháp lý, tính chất nội dung và tên loại. Cụ thể là:
Theo chủ thể ban hành, có các loại văn bản hành chính: văn bản của Đảng,
văn bản của các cơ quan Nhà nƣớc (Còn đƣợc gọi là văn bản quản lý Nhà nƣớc),
văn bản của các đoàn thể, hiệp hội, các tổ chức chính trị, xã hội, kinh tế ngoài
nhà nƣớc.
Theo hiệu lực pháp lý, tính chất nội dung và tên loại, có các loại văn bản
hành chính sau: Văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính cá biệt, văn
bản hành chính thông thƣờng và văn bản quản lý chuyên môn.
1.2.2.1. Văn bản quy phạm pháp luật
Theo Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2008 “Văn bản quy
phạm pháp luật là văn bản do cơ quan nhà nước ban hành hoặc phối hợp ban

hành theo thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục được quy định trong Luật này
hoặc trong Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân,
Uỷ ban nhân dân, trong đó có quy tắc xử sự chung, có hiệu lực bắt buộc chung,
được Nhà nước bảo đảm thực hiện để điều chỉnh các quan hệ xã hội”(Điều 1,
Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật của quốc hội khóa XII, kỳ họp thứ
3, số 17/2008/QH12 ngày 3 tháng 6 năm 2008, 15). Tại Điều 2 “Luật ban hành
văn bản quy phạm pháp luật” quy định hệ thống văn bản quy phạm pháp luật
bao gồm:
1. Hiến pháp, Luật, Nghị quyết của Quốc hội.
2. Pháp lệnh, Nghị quyết của Uỷ ban thƣờng vụ Quốc hội.
3. Lệnh, Quyết định của Chủ tịch nƣớc.
4. Nghị định của Chính phủ.
5. Quyết định của Thủ tƣớng Chính phủ.
6. Nghị quyết của Hội đồng Thẩm phán Toà án nhân dân tối cao, Thông tƣ
của Chánh án Toà án nhân dân tối cao.
7. Thông tƣ của Viện trƣởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao.
16


8. Thông tƣ của Bộ trƣởng, Thủ trƣởng cơ quan ngang bộ.
9. Quyết định của Tổng Kiểm toán Nhà nƣớc.
10. Nghị quyết liên tịch giữa Uỷ ban thƣờng vụ Quốc hội hoặc giữa Chính
phủ với cơ quan trung ƣơng của tổ chức chính trị - xã hội.
11. Thông tƣ liên tịch giữa Chánh án Toà án nhân dân tối cao với Viện
trƣởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao; giữa Bộ trƣởng, Thủ trƣởng cơ quan
ngang bộ với Chánh án Tòa án nhân dân tối cao, Viện trƣởng Viện kiểm sát
nhân dân tối cao; giữa các Bộ trƣởng, Thủ trƣởng cơ quan ngang bộ.
12. Văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân.
1.2.2.2. Văn bản hành chính cá biệt
Theo tác giả Nguyễn Mạnh Hiển “Văn bản cá biệt là văn bản chứa đựng

các quy tắc xử sự riêng thuộc thẩm quyền của từng cơ quan nhằm giải quyết một
sự việc, một cá nhân, một tổ chức cụ thể trong phạm vi không gian và thời gian
nhất định” [15].
Văn bản cá biệt bao gồm: Chỉ thị (Cá biệt), Quyết định (Cá biệt), Nghị
quyết (Cá biệt). Các văn bản cá biệt thƣờng gặp nhƣ: Quyết định nhân sự (Quyết
định tuyển dụng, phân công công tác, Quyết định thuyên chuyển, điều động
công tác, Quyết định nâng lƣơng, Quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm cán bộ...);
Quyết định khen thƣởng, kỉ luật; Quyết định thành lập Ban hoặc Hội đồng; Chỉ
thị về việc phát động phong trào thi đua,...
1.2.2.3. Văn bản hành chính thông thường
Văn bản hành chínhthông thƣờng là những văn bản thƣờng đƣợc sử dụng
trong các cơ quan, tổ chức để: triển khai, chỉ đạo, hƣớng dẫn, đôn đốc, nhắc nhở,
kiểm tra, theo dõi, phản ánh tình hình, đánh giá kết quả các hoạt động, yêu cầu
tiến hành giải quyết công việc, giao dịch, trao đổi công việc giữa các cơ quan
đơn vị, cá nhân... Văn bản hành chính thông thƣờng không đƣa ra các quyết định
quản lý, do đó không đƣợc dùng thay thế cho văn bản quy phạm pháp luật hoặc
văn bản cá biệt.
Văn bản hành chính chính thông thƣờng bao gồm: Quy chế, Quy định,
Thông cáo, Thông báo, Hƣớng dẫn, Chƣơng trình, Kế hoạch, Phƣơng án, Đề án,
Dự án, Báo cáo, Biên bản, Tờ trình, Hợp đồng, Công văn, Công điện, Bản ghi
17


nhớ, Bản cam kết, Bản thỏa thuận, Giấy chứng nhận, Giấy ủy quyền, Giấy mời,
Giấy giới thiệu, Giấy nghỉ phép, Giấy đi đƣờng, Giấy biên nhận hồ sơ, Phiếu
chuyển, Thƣ công, Đơn từ…
1.2.2.4. Văn bản quản lý chuyên môn
Là loại văn bản do một cơ quan Nhà nƣớc quản lý một lĩnh vực nhất định
phát hành, đƣợc Nhà nƣớc uỷ quyền ban hành, dùng để quản lý một lĩnh vực
điều hành của bộ máy Nhà nƣớc. Loại văn bản này mang tính đặc thù và thuộc

thẩm quyền ban hành riêng của từng cơ quan nhà nƣớc theo quy định của pháp
luật. Cơ quan, tổ chức khác có nhu cầu sử dụng các loại văn bản này phải tuân
theo quy định của cơ quan ban hành văn bản, không đƣợc tự tiện thay đổi nội
dung và hình thức của chúng (Tức là phải theo đúng mẫu văn bản đã quy định).
Văn bản chuyên môn gồm nhiều loại liên quan đến nhiều lĩnh vực chuyên
môn khác nhau nhƣ: Tài chính, Ngân hàng, Giáo dục, Y tế, Văn hóa, Tƣ pháp...
Ví dụ: Hoá đơn tài chính của ngành Tài chính; văn bằng hoặc chứng chỉ tốt
nghiệp của ngành Giáo dục đào tạo; hồ sơ bệnh án của ngành Y tế; giấy khai
sinh của ngành Tƣ pháp...
1.2.3. Chức năng của văn bản hành chính
Văn bản hành chính đƣợc hình thành từ hoạt động quản lý của các cơ quan,
tổ chức, xã hội. Nó vừa là phƣơng tiện, vừa chính là sản phẩm của quá trình
quản lý, đƣợc sử dụng để ghi chép và truyền đạt các thông tin quản lý từ đối
tƣợng quản lý đến đối tƣợng bị quản lý, từ cơ quan này đến cơ quan khác hoặc
từ cơ quan chức năng đến nhân dân.
Văn bản hành chính là sản phẩm của sự vận dụng các quy phạm pháp luật
vào đời sống thực tế quản lý Nhà nƣớc, quản lý xã hội và là cơ sở pháp lý cho
hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Cùng với mục đích và tính chất nội dung
ban hành, văn bản hành chính có những chức năng rất điển hình đó là: Chức
năng thông tin, chức năng quản lý, chức năng pháp lý.
1.2.3.1. Chức năng thông tin
Thông tin đóng vai trò vô cùng quan trọng trong hoạt động quản lý của các
cơ quan, tổ chức. Trong hoạt động quản lý, nhu cầu thông tin rất lớn, đa dạng và
luôn luôn biến đổi. Thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý đƣợc phản ánh và
truyền đạt dƣới nhiều hình thức, phƣơng tiện, khác nhau nhƣ: Thông tin đại
18