sáng kiến xử lý văn bản qua mạng internet (qua email) trong hệ thống ngành y tế tỉnh cà mau (về lĩnh vực đào tạo, thi đua khen thưởng và một số công tác về tổ chức cán bộ)

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Cà Mau, ngày 10 tháng 12 năm 2012

BÁO CÁO
NỘI DUNG, HIỆU QUẢ SÁNG KIẾN

- Tên sáng kiến:
Xử lý Văn bản qua mạng Internet (qua Email) trong hệ thống Ngành Y tế
tỉnh Cà Mau (về lĩnh vực đào tạo, thi đua khen thưởng và một số công tác về tổ
chức cán bộ).
- Họ và tên: PHAN HỒNG TRÊN
- Thời gian đã được triển khai thực hiện: Từ ngày 01/02/2012 đến nay.
1. Sự cần thiết, mục đích của việc thực hiện sang kiến:
Trong điều kiện xã hội phát triển như hiện nay nói chung và đặc biệt là sự
phát triển về công nghệ thông tin nói riêng thì việc nhận hay ban hành một văn
bản để gửi cho các đơn vị khác để quan hệ làm việc qua đường truyền internet
(Mail) đã không còn khó nữa. Vì hầu hết tất cả các đơn vị từ xã đến huyện, tỉnh
đều đã có sử dụng máy vi tính và đường truyền internet để phục vụ cho công tác
chuyên môn, quản lý hành chính. Tuy nhiên, trong những năm gần đây chỉ thực


hiện đối với cơ quan cấp tỉnh, cấp huyện qua hệ thống cổng thông tin điện tử của
tỉnh.
Nhằm giảm chi phí, thời gian đi lại để giao nhận các văn bản giữa các đơn
vị liên hệ làm việc hay do thiên tai dịch bệnh cần phải thống kê báo cáo khẩn thì
không thể gửi các văn bản đến ngay các đơn vị qua đường bưu điện hay chuyển
phát nhanh. Chính vì những điều kiện và lý do nêu trên thì việc xử lý, ban hành
văn bản trên hệ thống mạng internet qua mail là hết sức cần thiết trong điều kiện
hiện nay.

2. Phạm vi triển khai thực hiện:
Phòng Tổ chức – Cán bộ, Sở Y tế thực hiện quan hệ làm việc với 31 đơn
vị trực thuộc Sở Y tế và đồng thời có thể quan hệ với ban ngành trong và ngoài
tỉnh khi biết được địa chỉ mail của đơn vị đó như: Bộ Y tế và các Trường Đại
học Y Dược trong khu vực về công tác đào tạo, tổ chức cán bộ, thi đua khen
thưởng, tập huấn chuyên môn …..
3. Mô tả sáng kiến:
Các trang thiết bị cần phải có để thực hiện, ứng dụng sáng kiến như sau:
- 01 bộ máy vi tính
- 01 máy in
- 01 máy Scan
- Kết nối đường truyền, hệ thống mạng internet.
- Đơn vị phân công 01 Cán bộ chuyên trách để thực hiện công việc này
Các bước thực hiện:
Bước 1:
Tạo 1 địa chỉ Email của đơn vị để liên hệ làm việc (31 đơn vị và địa chỉ
mail của Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc).


(;;
; ; ……)
Bước 2: Phân công cán bộ văn thư hay văn phòng thường xuyên kiểm tra
nhiều lần/ buổi và nhiều lần trên ngày bằng cách ta đăng nhập vào địa chỉ Email
của đơn vị mình để kiểm tra hộp thư đến xem các đơn vị khác có gửi Email đến
liên hệ công việc, ta có giao diện sau:
Gmail Lịch Drive Ảnh Sites Nhóm Tìm kiếm
| Tài khoản | Cài đặt | Trợ giúp | Đăng xuất

Hiển thị tùy chọn tìm

Tim kiêm Thu

Tim kiêm trên Web kiếm
Tạo bộ lọc

Soạn thư

Thư mục
Hộp thư đến
Thư gắn dấu sao
Thư đã gửi
Thư nháp
Tất cả thư

Hộp thư đến
Luu tr?

Báo cáo Spam

1 - 100 của 3179

Xóa

Cũ hơn › Cũ nhất
Tim

»

Làm mới
BC Công vụ

Spam (9)



Thùng rác

wants to follow you.

Danh sách liên hệ

Nhãn

Accept? - Click here if




17:56

is your friend.
00. Nhân lực…



0. TK Đội ng…
0.1.1 Chuyể…
0.1.2 Bổ nhi…
0.VB nguồn (…

khen trinhminh

wants to follow you Is
Xin cảm ơn, Bs Khén đã
nhận được thư của bạn. Re:

17 / 10


01. Bs Việt.…

Kính gửi xếp Khén

1.1.2 CN Lự…

Thân chào! Re: Thông báo
thanh tan ngo

viết cam kết đi học sau đại 16 / 10
học năm 2012
viết cam kết đi học sau đại

Trung tâm y tế Trần Vă.

16 / 10
học năm 2012 - Trung tâm

Trung tâm y tế Phú Tân.

CẤP ỦY ĐẢNG

Báo cáo

15 / 10

Nếu hộp thư đến có văn bản cần xử lý thì cán bộ quản lý hộp thư điện tử
của đơn vị tải xuống và in ra trình lãnh đạo đơn vị xử lý và ngược lại nếu đơn vị
mình cần ban hành một văn bản gửi đến các đơn vị khác thì soạn thảo văn bản
cần ban hành sau đó trình lãnh đạo ký, tiếp theo scan lên máy vi tính và vào mail
soạn thư gửi file vừa scan lên gửi cho đơn vị cần gửi, khi cần thiết gửi cho tất cả
các đơn vị trong một thư điện tử (có thể hàng trăm địa chỉ cùng một hời gian),
cách thực hiện cụ thể như sau:

Gmail Lịch Drive Ảnh Sites Nhóm Tìm kiếm
| Tài khoản | Cài đặt | Trợ giúp | Đăng xuất

Hiển thị tùy chọn tìm

Tim kiêm Thu

Tim kiêm trên Web kiếm
Tạo bộ lọc

Soạn thư

Thư mục

Gưi

Luu Thu nháp

H?y Thu nháp

Tới:

Hộp thư đến
Thư gắn dấu
sao
Thư đã gửi

Thư nháp (1)
Tất cả thư

Cc:
Bcc:
Chủ đề:

ĐĂNG KÝ SÁNG KI?N NĂM 2012

Tệp đính kèm:


MAU ĐĂNG KY SANG KIEN NĂM 2012.pdf - 10kb

Spam (9)
Thùng rác

Ðinh kem Thêm Têê p

Danh sách liên

hệ

Nhãn
00. Nhân lực…
0. TK Đội ng…
0.1.1 Chuyể…
0.1.2 Bổ nhi…
0.VB nguồn (…
01. Bs Việt.…
1.1.2 CN Lự…

1.1.2.1 Bs
K… (2)

Gưi

Luu Thu nháp

H?y Thu nháp

4. Kết quả, hiệu quả mang lại:
- Tiết kiệm kinh phí và thời gian để đi lại liên hệ làm việc với các đơn vị
khác, cụ thể:
Ví dụ: Khi Sở Y tế ban hành một văn bản gửi cho 31 đơn vị trực thuộc thì
mất ít nhất 24h các đơn vị mới nhận được và chi phí cho mỗi lần gửi văn bản
khoản 50.000 đồng, mỗi năm ban hành khoản 50 văn bản thì phải tốn chi phí
khoản 2.500.000đ/năm. Trong khi áp dụng sáng kiến này ta chỉ tốn khoản 5-10


phút/mổi lần ban hành văn bản mà không phải tốn bất kỳ một chi phí nào. Hoặc

khi các đơn vị phải lên Sở Y tế báo cáo một nội dung nào đó bằng văn bản thì
cán bộ phải mất ít nhất 01 buổi làm việc tại đơn vị để đi báo cáo (31 đơn vị lên
báo cáo mất tương đương 15 ngày làm việc tại đơn vị cho mổi lần báo cáo, mổi
năm báo cáo khoản 10 lần mất hết 150 ngày làm việc tại các đơn vị), áp dụng
sáng kiến này ta có thể làm việc tại đơn vị vẫn có thể báo cáo, không phải mất
một ngày làm việc nào cho các đơn vị.
Về công tác phí mổi lần đi báo cáo ít nhất 150.000/người/lần x 30 đơn vị
= 4.500.000 công tác phí/lần báo cáo. Mỗi năm báo cáo 10 lần x 4.500.000/lần
= 45.000.000 công tác phí/năm.
* Cụ thể, trong năm 2012 nhóm thực hiện chuyển tải cho các đơn vị trên
150 lượt văn bản và tiếp nhận trên 1.000 văn bản từ các đơn vị gửi về, hiệu quả
tiết kiệm được như sau:
- 150 văn bản gửi X 50.000đ/ lượt = 75.000.000,00đồng
- Công tác phí của các đơn vị phải cử cán bộ 1000 X 150.000/chuyến =
150.000.000đ
Như vậy, trong năm 2012 áp dụng sáng kiến này chỉ riêng cho ngành Y tế
thì tiết kiệm được cho ngân sách Nhà nước ít nhất 225.000.000.000 (hai trăm
hai mươi lăm triệu đồng/năm)
- Xử lý công việc nhanh chóng, kịp thời chỉ cần 5-10 phút ta có thể phát
hành văn bản cho đơn vị cần liên hệ công việc nhanh hơn rất nhiều khi phải gửi
cho đường bưu điện hoặc chuyển phát nhanh ít nhất phải mất 12 đến 24 giờ
đồng hồ.
- Thuận lợi trong việc báo cáo dịch bệnh, thiên tai lũ lụt cần phải thống kê
báo cáo gấp để tổng hợp kiểm tra xử lý và có biện pháp khắc phục kịp thời.


- Thuận lợi với các địa phương đi lại khó khăn như huyện Ngọc Hiển……
- Thuận tiện trong việc tổng hợp số liệu để báo cáo, vì đã có file sẳn ta chỉ
cần copy từ file của các đơn vị và paste tổng để tổng hợp báo cáo, thời gian báo
cáo rất nhanh.

5. Đánh giá về phạm vi ảnh hưởng:
Đây là phương pháp, kỹ thuật xử lý văn bản nhanh chóng, kịp thời, chính
xác để liên hệ làm việc giữa các đơn vị và có thể áp dụng sáng kiến này tại các
đơn vị khoa, phòng, ban thuộc các đơn vị trực thuộc Sở và có thể áp dụng rộng
rãi trong toàn tỉnh kể cả tuyến y tế xã nếu có điều kiện.
6. Kiến nghị, đề xuất:
- Về phía các đơn vị trực thuộc Sở nên tạo địa chỉ Email khoa, phòng của
đơn vị mình để thuận lợi trong việc quản lý công văn, không mất nhiều thời gian
thời gian còn lại có thể chăm sóc bệnh nhân được nhiều hơn.
- Về phía Sở Y tế nên ban hành Quy chế phối hợp làm việc bằng hộp thư
điện tử (Email) giữa các đơn vị trực thuôc trong Ngành Y tế đến tận 101 Trạm Y
tế xã, phường, thị trấn trong toàn tỉnh, đồng thời ban hành danh bạ địa chỉ Mail
của các đơn vị tương tự như danh bạ điện thoại để các đơn vị dể tra cứu sử dụng.
- Cấp có thẩm quyền nên hỗ trợ kinh phí mua sắm trang thiết bị, đường
truyền internet, mở các lớp tập huấn chuyên môn về công nghệ thông tin cho các
đơn vị vùng sâu, vùng xa nhất là các Trạm Y tế còn hạn chế về công nghệ thông
tin, để các đơn vị có điều kiện tiếp cận, cập nhật các công nghệ, khoa học mới./.
XÁC NHẬN BỆNH VIỆN

NGƯỜI BÁO CÁO


Phan Hồng Trên