Hoàn thiện hệ thống tổ chức lưu trữ nhà nước

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

TRẦN THANH TÙNG

HOÀN THIỆN
HỆ THỐNG TỔ CHỨC LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC
Luận văn thạc sỹ khoa học
Chuyên ngành: Lưu trữ và Tư liệu học
Mã số: 5 10 02

Người hướng dẫn khoa học
PGS. Vương Đình Quyền

HÀ NỘI 12 - 2003


ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

TRẦN THANH TÙNG

HOÀN THIỆN
HỆ THỐNG TỔ CHỨC LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC

LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC LƯU TRỮ HỌC VÀ TƯ LIỆU HỌC

HÀ NỘI 12 - 2003


MỤC LỤC

Phần mở đầu

01

1. Mục đích, ý nghĩa nghiên cứu đề tài

01

2. Mục tiêu đề tài

03

3. Phạm vi nghiên cứu

05

4. Nhiệm vụ của đề tài

05

5. Các phương pháp nghiên cứu

05

6. Lịch sử nghiên cứu vấn đề

06

7. Các nguồn sử liệu

07

8. Đóng góp của luận văn

08

9. Bố cục luận văn

09

Phần nội dung
Chương 1: Tổng quan về hệ thống tổ chức lưu trữ Nhà nước trong

11

giai đoạn hiện nay
1.1. Cục Văn thư - Lưu trữ Nhà nước

12

1.2. Các đơn vị sự nghiệp thuộc Cục Văn thư - Lưu trữ Nhà nước

16

1.2.1. Các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia

16

1.2.2. Trung tâm Tu bổ phục chế tài liệu

27

1.2.3. Trung tâm Nghiên cứu khoa học

28

1.2.4. Trung tâm Tin học

29

1.2.5. Tạp chí Văn thư và Lưu trữ Nhà nước

30

1.2.6. Các trường, cơ sở đào tạo cán bộ lưu trữ

31

1.3. Tổ chức lưu trữ hiện hành của các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan

33

trực thuộc Chính phủ
1.4. Tổ chức lưu trữ chuyên ngành

34

1.4.1. Lưu trữ Bộ Quốc phòng

34

1.4.2. Lưu trữ Bộ Công an

36

1.4.3. Lưu trữ Bộ Ngoại giao

36

1.5. Hệ thống tổ chức lưu trữ địa phương

37

Tiểu kết chương 1

39


Chương 2: Tính tất yếu phải hoàn thiện hệ thống tổ chức lưu trữ nhà

40

nước và các nguyên tắc, yêu cầu đặt ra cho việc hoàn thiện
2.1. Lý do phải hoàn thiện hệ thống tổ chức lưu trữ nhà nước

40

2.2. Các nguyên tắc và yêu cầu đặt ra cho việc hoàn thiện hệ thống tổ chức

65

lưu trữ Nhà nước
2.2.1. Các nguyên tắc

65

2.2.2. Các yêu cầu

68

Tiểu kết chương 2

71

Chương 3: Hoàn thiện hệ thống tổ chức lưu trữ nhà nước
3.1. Mô hình tổ chức các cơ quan quản lý lưu trữ nhà nước ở TW và địa

72
72

phương
3.1.1. Đối với cơ quan quản lý ngành ở TW

72

3.1.2. Đối với cơ quan quản lý lưu trữ địa phương

74

3.2. Đối tượng và nội dung cần hoàn thiện trong hệ thống tổ chức lưu trữ

75

Nhà nước
3.2.1. Cục Văn thư - Lưu trữ Nhà nước

75

3.2.2. Các đơn vị sự nghiệp

80

3.2.3. Tổ chức lưu trữ hiện hành của các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan trực

91

thuộc Chính phủ
3.2.4. Tổ chức lưu trữ chuyên ngành

93

3.2.5. Hệ thống các cơ quan, tổ chức lưu trữ ở địa phương

97

Phần kết luận

104

Tài liệu tham khảo

107

Phụ lục

110


BẢNG CHỮ VIẾT TẮT

CHXHCN:

Cộng hoà xã hội chủ nghĩa

CMT8:

Cách mạng tháng 8

HĐBT:

Hội đồng Bộ trưởng

HĐCP

Hội đồng Chính phủ

HĐND:

Hội đồng nhân dân

KHKT:

Khoa học kỹ thuật

KHXN & NV:

Khoa học xã hội và nhân văn

TW:

Trung ương

UBND:

Uỷ ban nhân dân


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi.
Mọi kết quả và số liệu trong luận văn là xác thực.
Tác giả

Trần Thanh Tùng


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Mục đích, ý nghĩa nghiên cứu đề tài
Tài liệu lưu trữ là ký ức văn hoá có giá trị nhiều mặt của mỗi quốc gia, mỗi
dân tộc. Đó là di sản phản ánh một cách trực tiếp, chân thực, chính xác những
thành tựu trong quá trình đấu tranh, lao động sáng tạo cả về vật chất và tinh thần

của nhân loại qua các thời kỳ lịch sử.
Nhận thức được vai trò, vị trí đặc biệt quan trọng của tài liệu lưu trữ, mỗi
quốc gia đều có những chủ trương biện pháp khác nhau nhằm tổ chức quản lý tốt
nhất đối với những di sản văn hoá đặc biệt này. Một trong những biện pháp mang
tính quyết định đó là xây dựng một hệ thống tổ chức lưu trữ hoàn chỉnh, hoạt động
có hiệu quả từ TW đến địa phương. Ở Việt Nam vấn đề tổ chức, thiết lập các cơ
quan quản lý tài liệu lưu trữ đã sớm được quan tâm.
Dưới triều Nguyễn, chính quyền Trung ương đã thiết lập cơ quan chuyên
trách lưu trữ tài liệu của Nội các như Bản Chương sở, xây dựng các kho lưu trữ
mang tính chất cố định như Tàng Thư lâu, kho Lưu trữ Thư viện Nội các, Tụ
khuê.v.vv...Dưới thời thuộc Pháp, với việc thành lập Nha Lưu trữ và Thư viện
Đông Dương, các kho lưu trữ có tính chất quốc gia và vùng lãnh thổ, đã đưa
công tác lưu trữ Việt Nam bước sang một trang mới, chấm dứt tình trạng tự
phát, bước sang thời kỳ quản lý tập trung.
Nhờ bước đầu thiết lập được một số cơ quan lưu trữ như vậy, mà chính
quyền trung ương triều Nguyễn đã để lại cho hậu thế một khối lượng tài liệu quí
giá bao gồm hàng trăm tập châu bản, hàng nghìn tấm mộc bản .v.v...và cũng nhờ
có sự quản lý của Nha Lưu trữ và Thư viện Đông Dương, cùng với các kho lưu trữ,
mà chính quyền thuộc Pháp đã giữ lại được một khối lượng tài liệu lớn có giá trị về
lịch sử, chính trị, kinh tế, văn hoá ở Đông Dưong nói chung và Việt Nam thời kỳ
cận đại nói riêng. Nhưng do những hạn chế về lịch sử, do những nguyên nhân
chủ quan và khách quan, tổ chức lưu trữ Việt Nam trong các thời kỳ lịch sử đó
vẫn còn nhiều tồn tại và hạn chế.


Từ sau Cách mạng tháng 8 năm 1945, hệ thống tổ chức lưu trữ Nhà nước
đã từng bước được xây dựng và kiện toàn. Ngày 8/9/1945, Chính phủ Lâm thời
đã ban hành Sắc lệnh số 21/SL bổ nhiệm Ngô Đình Nhu làm Giám đốc Nha
Lưu trữ Công văn và Thư viện toàn quốc; ngày 3/1/1946 Chủ tịch Hồ Chí
Minh đã ký Thông đạt số 01/VP “cấm không được tự tiện huỷ bỏ hay bán các

công văn hồ sơ cũ” và khẳng định những công văn hồ sơ cũ đó là những tài
liệu “có giá trị đặc biệt về phương diện kiến thiết quốc gia” [33;257]. Nhưng
do trong nhiều thập kỷ, toàn Đảng, toàn dân phải dốc sức vào cuộc kháng
chiến chống thực dân Pháp và đế quốc Mỹ để giành độc lập dân tộc, nên đến
năm 1962 cơ quan quản lý về lưu trữ mới chính thức được thành lập (Cục Lưu
trữ trực thuộc Phủ Thủ tướng được thành lập bởi Nghị định số 102/CP ngày
04/9/1962 của Hội đồng Chính phủ) để quản lý tập trung thống nhất việc lưu
trữ hồ sơ của Nhà nước. Tiếp đó ngày 28.9.1963 Hội đồng Chính phủ đã ban
hành Nghị định số 142 – CP ban hành Điều lệ về Công tác Công văn giấy tờ và
Công tác Lưu trữ. Theo đó, hệ thống tổ chức lưu trữ đã từng bước được xây
dựng.
Đến nay, sau hơn bốn mươi năm xây dựng và phát triển, bên cạnh những
thành tựu nổi bật đã đạt được như: đã hình thành một hệ thống tổ chức lưu trữ
từ TW đến cấp tỉnh, bao gồm cơ quan quản lý ngành, các kho, Trung tâm lưu
trữ, các cơ quan đào tạo và nghiên cứu khoa học. Tuy nhiên, hệ thống tổ chức
lưu trữ Nhà nước cũng đã bộc lộ một số hạn chế, đặc biệt khi nền kinh tế
chuyển từ cơ chế tập trung quan liêu bao cấp sang nền kinh tế thị trường. Cụ
thể như, hệ thống tổ chức lưu trữ Nhà nước chưa hoàn chỉnh và chưa có sự ổn định
cao, chức năng, nhiệm vụ của một số cơ quan chưa được quy định đầy đủ và hợp
lý, có sự chồng chéo v.v.. Thực trạng của hệ thống tổ chức lưu trữ như vậy, đã làm
cho tài liệu lưu trữ ở nhiều cơ quan không được tập trung quản lý, hoặc quản lý
thiếu khoa học, tình trạng tài liệu bó gói, tích đống phổ biến ở mọi cấp, mọi ngành,
hiệu quả phục vụ xã hội của công tác lưu trữ chưa cao. Chính vì vậy, hoàn thiện hệ
thống tổ chức lưu trữ trong điều kiện mới luôn là nhiệm vụ quan trọng của ngành
và là yêu cầu có tính tất yếu để đáp ứng nhu cầu quản lý nhà nước đối với tài liệu


lưu trữ và công tác lưu trữ hiện nay. Mặt khác, đến nay Cục Văn thư và Lưu trữ
Nhà nước vẫn chưa xây dựng được quy hoạch hoàn chỉnh về phát triển ngành trong
tương lai. Đứng trước thực tế đó, chúng tôi đã chọn đề tài: “HOÀN THIỆN HỆ

THỐNG TỔ CHỨC LƯU TRỮ CỦA NHÀ NƯỚC” làm luận văn cao học của mình,

mong góp tiếng nói nhỏ bé vào công tác xây dựng tổ chức của ngành, dẫu biết rằng
đây là vấn đề không chút đơn giản .
2. Mục tiêu của đề tài
Với đề tài này, chúng tôi mong muốn giải quyết được hai mục tiêu cơ bản
sau:
Một là, đưa ra bức tranh khái quát về hệ thống tổ chức lưu trữ Nhà nước. Qua
đó, thấy được tính tất yếu và nhu cầu khách quan phải hoàn thiện hệ thống tổ chức
lưu trữ Nhà nước trong giai đoạn hiện nay.
Hai là, trên cơ sở thực trạng của hệ thống tổ chức lưu trữ Nhà nước đề
xuất những kiến nghị cụ thể nhằm hoàn thiện chúng để công tác lưu trữ của
Nhà nước phục vụ có hiệu quả sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hóa đất
nước.
3. Phạm vi nghiên cứu đề tài
Hệ thống tổ chức lưu trữ, là một mạng lưới các cơ quan, tổ chức lưu trữ từ
trung ương đến địa phương. Trong đó bao gồm, cơ quan quản lý ngành, các Trung
tâm lưu trữ Quốc gia, lưu trữ chuyên ngành, lưu trữ các tỉnh, huyện, xã phường,
các tổ chức lưu trữ cơ quan từ TW đến địa phương. Ngoài ra, còn có cơ quan
nghiên cứu khoa học, các trường đào tạo, bồi dưỡng cán bộ về lưu trữ. Những cơ
quan, tổ chức này muốn hoạt động có hiệu quả, đáp ứng kịp thời những đòi hỏi của
thực tiễn và sự phát triển của ngành ở hiện tại và trong tương lai thì phải được tổ
chức một cách khoa học, có chức năng, nhiệm vụ rõ ràng, cụ thể, cơ cấu tổ chức,
đội ngũ cán bộ hợp lý, được xây dựng trên cơ sở những căn cứ khoa học, những
nguyên tắc và yêu cầu quản lý chặt chẽ.
Hiện nay ở nước ta, có hai hệ thống tổ chức lưu trữ hoạt động độc lập. Đó là
hệ thống tổ chức lưu trữ của Đảng Cộng sản Việt Nam và hệ thống tổ chức lưu trữ


của Nhà nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam. Tuy nhiên, theo tinh thần của

Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia số 34/2001/PL – UBTVQH ngày 04-4-2001 của Uỷ
ban thường vụ Quốc hội được công bố theo Lệnh số 03/2001/L/CTN ngày
15/4/2001 của Chủ tịch nước (dưới đây được gọi tắt là Pháp lệnh Lưu trữ năm
2001), hệ thống tổ chức lưu trữ Việt Nam sẽ theo mô hình tổ chức lưu trữ thống
nhất. Cụ thể, tại điều 26 của Pháp lệnh quy định: “cơ quan lưu trữ TW có chức
năng tham mưu cho Đảng, chịu trách nhiệm trước Chính phủ trong việc thực hiện
quản lý nhà nước về lưu trữ”[33;269]. Điều này có nghĩa là, lưu trữ Đảng và lưu
trữ Nhà nước đặt dưới sự quản lý chung của một cơ quan. Đây là mô hình tổ chức
có khả năng đáp ứng yêu cầu tập trung quản lý thống nhất công tác lưu trữ và
đảm bảo việc tinh giản đầu mối tổ chức quản lý của các ngành theo yêu cầu
của cải cách nền hành chính Quốc gia. Thế nhưng, vì những lý do chủ quản và
khách quan, nên theo chúng tôi trong thời gian tới mô hình tổ chức này chưa thể
thực thi. Tổ chức lưu trữ Việt Nam vẫn tồn tại hai hệ thống độc lập là lưu trữ Đảng
và lưu trữ Nhà nước.
Ở đề tài này, chúng tôi chỉ giới hạn phạm vi nghiên cứu trong vấn đề hoàn
thiện hệ thống tổ chức lưu trữ Nhà nước CHXHCN Việt Nam chứ không đề cập
đến hệ thống tổ chức lưu trữ Đảng. Sở dĩ như vậy là vì:
Do đặc điểm về tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của các cơ quan Đảng, nên tổ
chức lưu trữ Đảng nhìn chung đơn giản, tương đối ổn định, hoạt động có hiệu quả
từ TW đến địa phương. Ngược lại, do hệ thống tổ chức lưu trữ Nhà nước đa dạng
và với quy mô lớn, tài liệu hình thành có thành phần nội dung đa dạng, phức tạp,
chiếm khối lượng lớn trong Phông Lưu trữ quốc gia, nên nhiệm vụ quản lý công
tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ của các cơ quan lưu trữ Nhà nước rất phức tạp và
nặng nề, đòi hỏi lưu trữ Nhà nước phải xây dựng một hệ thống tổ chức tương ứng
thì mới có thể bảo vệ an toàn tài liệu lưu trữ quốc gia và phục vụ có hiệu quả cho
sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước. Vì vậy, vấn đề xây dựng và
hoàn thiện hệ thống tổ chức lưu trữ Nhà nước vẫn được coi là nhiệm vụ quan trọng
và cấp thiết của ngành. Đó cũng là cơ sở để trong tương lai, hệ thống tổ chức lưu

trữ Nhà nước sẽ là nòng cốt trong mạng lưới tổ chức lưu trữ thống nhất ở Việt
Nam.
Trong phạm vi nghiên cứu của đề tài, hệ thống tổ chức lưu trữ Nhà nước được
thể hiện trên các mặt về chức năng nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức, đội ngũ cán bộ của
từng cơ quan, đơn vị, bao gồm:
- Cơ quan quản lý ngành là Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước
- Các Trung tâm lưu trữ Quốc gia
- Lưu trữ của các cơ quan Nhà nước từ TW đến địa phương: từ tổ chức lưu trữ
của các Bộ ngành TW đến tổ chức lưu trữ của các tỉnh, thành phố trực thuộc TW,
lưu trữ của quận, huyện, xã, phường thị trấn
- Các cơ quan nghiên cứu khoa học, đào tạo bồi dưỡng cán bộ về lưu trữ
Hiện nay, cơ quan quản lý ngành lưu trữ được giao thêm chức năng quản lý
Nhà nước về công tác văn thư. Tuy nhiên, điều này không có nghĩa là, hệ thống tổ
chức lưu trữ nhà nước đồng thời cũng là hệ thống tổ chức văn thư lưu trữ Nhà
nước. Vì trên thực tế, công tác văn thư tại các cơ quan TW và địa phương vẫn là
hai công tác độc lập, có tổ chức riêng. Ở các Bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan trực
thuộc Chính phủ, công tác văn thư do Phòng Hành chính phụ trách, công tác lưu
trữ do Phòng Lưu trữ phụ trách. Ở các tỉnh, thành phố trực thuộc TW, công tác văn
thư do Văn phòng UBND phụ trách, công tác lưu trữ do Trung tâm Lưu trữ tỉnh
phụ trách. Trong phạm vi nghiên cứu của đề tài này, chúng tôi chỉ nghiên cứu,
hoàn thiện hệ thống tổ chức lưu trữ Nhà nước mà không đề cập đến hoàn thiện tổ
chức quản lý công tác văn thư. Vì theo chúng tôi, việc quy định thẩm quyền quản
lý nhà nước về công tác văn thư ở các cơ quan TW và địa phương như hiện nay là
hợp lý.
4. Nhiệm vụ của đề tài
Một là, tìm hiểu toàn diện hệ thống tổ chức lưu trữ Nhà nước trên các mặt
từ chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức, đội ngũ cán bộ của từng cơ quan, đơn
vị, tổ chức. Qua đó, chỉ rõ tính tất yếu và các nguyên tắc, yêu cầu để hoàn thiện
hệ thống tổ chức lưu trữ Nhà nước ở Việt Nam, nhằm nâng cao chất lượng quản lý,

đảm bảo hiệu quả hoạt động của hệ thống các cơ quan lưu trữ từ TW đến địa
phương.
Hai là, đề ra được những kiến nghị hợp lý dựa trên những căn cứ khoa
học, phù hợp với thực tiễn quản lý công tác lưu trữ ở Việt Nam nhằm hoàn
thiện hệ thống tổ chức lưu trữ Nhà nước, giúp cơ quan quản lý xây dựng chiến
lược phát triển ngành lưu trữ theo kế hoạch dài hơi hơn.
5. Các phương pháp nghiên cứu:
Để nghiên cứu đề tài này, chúng tôi đã dựa trên cơ sở phương pháp luận của
lưu trữ học, đó là nguyên tắc tính đảng, nguyên tắc lịch sử, nguyên tắc toàn diện
tổng hợp. Đồng thời trong quá trình nghiên cứu, chúng tôi có sử dụng các phương
pháp nghiên cứu khác như phương pháp lịch sử, phương pháp hệ thống, phương
pháp so sánh, phương pháp thống kê, phân tích mô tả, điều tra khảo sát để tổng
hợp, xử lý các nguồn tư liệu đã thu thập được. Cụ thể như, đối với phương pháp
lịch sử, phương pháp hệ thống, chúng tôi vận dụng khi nghiên cứu lịch sử hình
thành và phát triển của mạng lưới tổ chức lưu trữ Việt Nam. Phương pháp điều tra,
khảo sát được chúng tôi vận dụng khi cần thu thập những thông tin từ thực tế. Với
phương pháp này, các số liệu, nhận xét được đưa ra trong luận văn có tính thực
tiễn cao hơn. Cũng bằng phương pháp trên, chúng tôi đã thu thập được nhiều thông
tin cần thiết mà không thể thấy trong các nguồn tư liệu
6. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Nghiên cứu vấn đề tổ chức lưu trữ không phải là hướng đề tài nghiên cứu
mới. Tuy nhiên, đây cũng không phải là hướng đề tài được nhiều nhà khoa học và
nhà quản lý ngành lưu trữ quan tâm. Cụ thể từ năm 1962 đến nay, vấn đề tổ chức
lưu trữ Việt nam mới chỉ có một đề tài cấp ngành được nghiên cứu đó là “Lý luận
và thực tiễn tổ chức mạng lưới các kho lưu trữ ở Việt Nam”. Đề tài được thực hiện
bởi một nhóm các tác giả và do PGS. Vương Đình Quyền làm chủ nhiệm, được
thực hiện vào năm 1990. Đề tài là một công trình nghiên cứu khoa học nghiêm túc
có ý nghĩa lý luận và thực tiễn cao đối với việc xây dựng mạng lưới các kho lưu trữ
ở Việt Nam. Đề tài đã tập trung lý giải những căn cứ, cơ sở khoa học để tổ chức

thiết lập mạng lưới các kho từ TW đến địa phương. Tuy nhiên, đề tài mới chỉ dừng
lại ở việc nghiên cứu mạng lưới các kho lưu trữ chứ chưa nghiên cứu một cách
toàn diện cơ sở lý luận nhằm tổ chức thiết lập và hoàn thiện mạng lưới tổ chức lưu
trữ từ trung ương đến địa phương bao gồm hệ thống các cơ quan quản lý, các đơn
vị sự nghiệp. Bên cạnh đề tài nghiên cứu trên, vấn đề tổ chức lưu trữ cũng được đề
cập từng phần trong các công trình nghiên cứu khác. Ví dụ trong đề tài “Cơ sở
khoa học để tổ chức quản lý nhà nước về công tác lưu trữ” do TS Dương Văn
Khảm (chủ nhiệm), được thực hiện năm 2001. Trong đề tài này, tổ chức lưu trữ đã
được tiếp cận theo hướng xây dựng các biện pháp nhằm tổ chức quản lý công tác
lưu trữ chứ không nhằm mục đích hoàn thiện hệ thống tổ chức lưu trữ.
Ngoài ra, vấn đề tổ chức lưu trữ cũng được một vài tác giả quan tâm nghiên
cứu. Tuy nhiên, đó mới chỉ là những bài viết đơn lẻ được đăng trên tạp chí Lưu trữ
Việt Nam. Ví dụ như bài viết của tác giả Hà Quảng “Bàn về tổ chức lưu trữ cấp
tỉnh”, Hà Huề: “Nên tổ chức lưu trữ cấp tỉnh như thế nào cho hợp lý” (Tạp chí Lưu
trữ Việt nam số 3 năm 1994 và số 4 năm 1995).
Song song với những đề tài nghiên cứu cấp ngành, những bài viết được đăng
trên các tạp chí chuyên ngành, một số sinh viên chuyên ngành Lưu trữ lịch sử
Khoa Lịch sử Trường Đại học Tổng hợp Hà nội nay là Khoa Lưu trữ học và Quản
trị văn phòng, Trường Đại học KHXH & NV cũng đã bước đầu quan tâm nghiên
cứu về vấn đề này. Cụ thể như luận văn tốt nghiệp của Nguyễn Văn Nghiệp: “Một
vài ý kiến về tổ chức hệ thống các Trung tâm lưu trữ TW nước CHXHCNVN”,
luận văn của Nguyễn Thị Lan Anh “Một vài ý kiến bước đầu về tổ chức lưu trữ
chuyên ngành ở nước ta hiện nay”. Báo cáo tốt nghiệp của Nguyễn Thị Chinh
“Mạng lưới các kho, trung tâm lưu trữ Nhà nước qua chặng đường 40 năm hình
thành và phát triển (1962 – 2002). Các đề tài này, đã bước đầu nghiên cứu những
cơ sở khoa học và tình hình thực tế về xây dựng hệ thống tổ chức lưu trữ qua các
thời kỳ lịch sử. Qua đó, đánh giá những thành tựu và hạn chế trong tổ chức và hoạt
động của ngành. Tuy nhiên, những đề tài này vẫn mang tính chất tản mạn chưa

nghiên cứu thành hệ thống và cách tiếp cận chủ đề cũng có sự khác biệt. Nếu như
luận văn của Nguyễn Văn Nghiệp và Nguyễn Thị Lan Anh mang tính lý luận, và


những thông tin trong đề tài đã lạc hậu, thì luận văn của Nguyễn Thị Chinh có
tính mới mẻ hơn, nhưng đây là đề tài được triển khai theo hướng tổng kết lịch sử
chứ chưa đặt vấn đề nghiên cứu xây dựng hệ thống tổ chức lưu trữ Nhà nước xuất
phát từ những đòi hỏi thực tiễn quản lý.
7. Các nguồn tư liệu được sử dụng
Để thực hiện đề tài này, chúng tôi dựa vào các nguồn tài liệu chủ yếu sau:
- Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ (do Bộ môn Lưu trữ Lịch sử – Trường
Đại học Tổng hợp biên soạn năm 1990)
- Các văn kiện của Đảng và Nhà nước về công tác công văn giấy tờ và
công tác lưu trữ từ năm 1945 đến nay. Đây là nguồn tư liệu rất quan trọng. Bởi
vì, nó cung cấp cho chúng tôi những thông tin về chủ trương chính sách của
Đảng và Nhà nước trong xây dựng, tổ chức công tác lưu trữ nói chung và
mạng lưới các cơ quan quản lý, sự nghiệp của ngành nói riêng. Cụ thể như:
+ Nghị định số 142/CP ngày 28 – 9 – 1963 của Hội đồng Chính phủ ban
hành Điều lệ về công tác công văn, giấy tờ và công tác lưu trữ
+ Pháp lệnh Bảo vệ tài liệu lưu trữ Quốc gia năm 1982
+ Thông tư số 40/1998/TT – TCCP ngày 24.01.1998 của Ban Tổ chức Cán bộ
Chính phủ hướng dẫn tổ chức lưu trữ ở các cơ quan nhà nước các cấp
+ Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia năm 2001
+ Quyết định số 177/2003/ QĐ - TTg ngày 1.9.2003 của Thủ tướng Chính
phủ về việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Cục Văn thư và Lưu
trữ Nhà nước
+ Các báo cáo công tác của các cơ quan, đơn vị trong ngành lưu trữ. Đây là
nguồn tư liệu cung cấp cho chúng tôi những căn cứ thực tiễn, xác định khối lượng
công việc ở từng cơ quan đơn vị làm cơ sở xây dựng định biên, thiết lập tổ chức.
- Các công trình nghiên cứu khoa học, các bài viết liên quan được đăng tải

trên các tạp chí chuyên ngành.


- Cuối cùng là một số luận văn tốt nghiệp của sinh viên khoa Sử và Khoa Lưu
trữ học và Quản trị văn phòng.
8. Đóng góp của luận văn
Đề tài nếu được triển khai và thực hiện tốt, sẽ có những đóng góp nhất
định:
Thứ nhất, về thực tiễn quản lý, đề tài cho chúng ta thấy toàn cảnh thực trạng
cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của các cơ quan, tổ chức lưu trữ Nhà nước.
Qua đó, thấy được tính tất yếu khách quan phải tiến hành cải cách, hoàn thiện hệ
thống tổ chức lưu trữ.
Thứ hai, kết quả nghiên cứu của đề tài cả về mặt lý luận và thực tiễn có thể
giúp các cơ quan có thẩm quyền tham khảo để tiến hành hoàn thiện mạng lưới tổ
chức lưu trữ Nhà nước.
Đó là những đóng góp, lợi ích trước mắt. Về lâu dài với đề tài này, sẽ là cơ
sở, tạo tiền đề và điều kiện thuận lợi cho việc hợp nhất hai hệ thống tổ chức. Vì khi
chúng ta có hệ thống tổ chức lưu trữ Nhà nước khoa học, hợp lý thì khi hợp nhất
hai hệ thống tổ chức sẽ không gây xáo trộn gì lớn.
9. Bố cục của luận văn:
Ngoài phần mở đầu nêu rõ mục đích, ý nghĩa nghiên cứu của đề tài. Phần nội
dung chính của đề tài được chia thành 3 chương
Chương 1: Tổng quan về hệ thống tổ chức lưu trữ Nhà nước trong giai
đoạn hiện nay
Đây là chương mang tính dẫn luận cho phần nội dung chính ở các chương
sau. Qua chương này, bức tranh tổng quan về hệ thống tổ chức lưu trữ Việt Nam
được phác hoạ một cách chi tiết, cụ thể và đầy đủ. Qua đó, chúng ta có căn cứ để
đánh giá thực trạng, nhận thấy tính cấp thiết cần phải hoàn thiện mạng lưới tổ chức
nếu muốn ngành phát triển và hoạt động có hiệu quả, đáp ứng nhu cầu của thực
tiễn quản lý

Chương 2: Tính tất yếu của việc hoàn thiện hệ thống tổ chức lưu trữ Nhà
nước và các nguyên tắc, yêu cầu đặt ra cho việc hoàn thiện đó.
Đây là một trong hai chương chính của luận văn, tại chương này, chúng tôi
trình bày tính cấp thiết phải hoàn thiện hệ thống tổ chức lưu trữ, trên cơ sở đánh


giá, phân tích những nguyên nhân khách quan và chủ quan xuất phát từ thực tiễn tổ
chức của hệ thống lưu trữ Nhà nước. Qua đó, chúng tôi mạnh dạn đưa ra những
nguyên tắc, yêu cầu trong hoàn thiện hệ thống tổ chức lưu trữ. Đây được coi là
những cơ sở lý luận đảm bảo yêu cầu quản lý công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ
trong hoàn cảnh mới.
Chương 3: Hoàn thiện hệ thống tổ chức lưu trữ Nhà nước
Tổng kết thực tiễn từ chương 1 và chương 2, trong chương này chúng tôi đề
xuất các phương án hoàn thiện hệ thống tổ chức lưu trữ nhà nước từ việc xây dựng
mô hình tổ chức cơ quan quản lý lưu trữ ở TW và địa phương đến những quy định
về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ câú tổ chức, đội ngũ cán bộ, của từng cơ
quan, đơn vị tổ chức.
Phần cuối cùng của luận văn là phần kết luận. Trên cơ sở kết quả nghiên cứu,
chúng tôi đưa ra những nhận xét và kiến nghị nhằm hoàn thiện hơn về tổ chức lưu
trữ nhà nước ở Việt nam.
Trong quá trình thực hiện luận văn, chúng tôi gặp rất nhiều khó khăn trong
việc tìm kiếm khai thác tư liệu. Đặc biệt là các tài liệu, tư liệu liên quan đến tổ
chức lưu trữ chuyên ngành của Bộ Công an, Bộ Quốc phòng, Bộ Ngoại giao. Bởi
lẽ, đây là những tài liệu thuộc danh mục tài liệu mật của các cơ quan. Ngoài ra do
phạm vi nghiên cứu rộng đã không cho phép chúng tôi có điều kiện thời gian và
vật chất để khảo sát trực tiếp toàn bộ cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền
hạn và đội ngũ cán bộ của tất cả các cơ quan. Bên cạnh những khó khăn khách
quan, về mặt chủ quan do trình độ bản thân tác giả còn nhiều hạn chế, vì vậy, mặc
dù đã rất cố gắng, nhưng do đây là một đề tài khó và phức tạp nên không tránh
khỏi những hạn chế và thiếu sót. Chúng tôi rất mong nhận được những góp ý của

các nhà nghiên cứu, bạn bè và những người quan tâm để luận văn đạt chất lượng
tốt hơn.


TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Nguyễn Thị Lan Anh: Một số ý kiến bước đầu về tổ chức chuyên ngành ở
nước ta hiện nay. Luận văn tốt nghiệp cử nhân khoa học chuyên ngành lưu trữ
lịch sử – khoá 1991 – 1995. Tư liệu Khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phong
2. Báo cáo số 65/ BC- LTNN ngày 12 tháng 02 năm 2001 của Cục Lưu trữ
Nhà nước về công tác văn thư lưu trữ từ năm 1997 đến năm 2000 và phương
hướng nhiệm vụ đến hết năm 2002. Tư liệu Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước
3. Báo cáo số 403/BC – LTNN ngày 30.8.2002 của Cục Lưu trữ Nhà nước về
5 năm thực hiện Chỉ thị 726 – TTg của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường chỉ
đạo công tác lưu trữ trong thời gian tới và một năm thi hành Pháp lệnh lưu trữ
Quốc gia. Tư liệu Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước
4. Báo cáo số 143/BC – TTII rà soát chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ
cấu tổ chức của Trung tâm lưu trữ Quốc gia II, Thành phố Hồ Chí Minh . Tư liệu
Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước
5. Nguyễn Thị Chinh: Mạng lưới các kho, trung tâm lưu trữ Nhà nước qua
chặng đường 40 năm hình thành và phát triển. Khoá luận tốt nghiệp ngành Lưu
trữ học và Quản trị văn phòng khoá 1998 – 2002. Tư liệu Khoa Lưu trữ học và
Quản trị Văn phòng
6. Đào Xuân Chúc – Nguyễn Văn Hàm – Vương Đình Quyền – Nguyễn Văn
Thâm: Lý luận và Thực tiễn công tác lưu trữ: Nhà xuất bản Đại học và Giáo dục
chuyên nghiệp, Hà Nội 1990
7. Cục Lưu trữ Nhà nước: Quá trình phát triển và trưởng thành. Nhà xuất
bản Chính trị Quốc gia năm 2002
8. Phạm Thanh Dũng: Xây dựng kho lưu trữ tỉnh là yêu cầu cấp bách: Lưu
trữ Việt nam số 4, năm 1996
9. Hồ sơ về việc mở trường Trung học Văn thư lưu trữ năm 1971 – 1973.

Phông Cục Lưu trữ Nhà nước. Hồ sơ số 258 – Trung tâm lưu trữ Quốc gia III
10. Nghiêm Kỳ Hồng: Mấy suy nghĩ định hướng hoàn thiện và đổi mới
công tác lưu trữ hiện nay: Lưu trữ Việt Nam số 2, 1996


11. Ngô Thiếu Hiệu: Quá trình hoàn thiện bộ máy tổ chức, quy chế hoạt
động của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I. Lưu trữ Việt nam số 4, năm 2003
12. Nguyễn Ngọc Hiến (chủ biên): Các giải pháp thúc đầy cải cách hành
chính ở Việt Nam. Nhà xuất bản Chính trị Quốc gia, Hà nội 2001
13. Nguyễn Xuân Hoà: Mấy ý kiến về quản lý tài liệu lưu trữ Quốc phòng.
Tạp chí Lưu trữ Việt Nam số 3 năm 1999
14. Dương Văn Khảm (chủ nhiệm): Cơ sở khoa học để xây dựng luật lưu
trữ. Đề tài nghiên cứu khoa học cấp ngành. Tư liệu Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà
nước
15. Dương Văn Khảm: Công tác lưu trữ Nhà nước và xây dựng hệ thống cơ
quan lưu trữ TW và địa phương.Tổ chức Nhà nước số 8, 2002
16. Kế họạch số 547/LTNN – KH ngày 30.11.2002 của Cục Lưu trữ Nhà
nước phát triển ngành lưu trữ 5 năm (2001 – 2005). Tư liệu Cục Văn thư và Lưu
trữ Nhà nước
17. Kỷ yếu hội nghị khoa học về kho lưu trữ cố định. Cục Lưu trữ Nhà nước,
Hà nội, 1997
18. Nghị định của Hội đồng bộ trưởng số 34 – HĐBT ngày 1.3.1984 quy định
chức năng, nhiệm vụ, quyên hạn và tổ chức của Cục Lưu trữ nhà nước – Phụ lục
công báo số 7 năm 1984
19. Nghị định số 45/2003/NĐ - CP ngày 09.5.2003 của Chính phủ quy định
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu của Bộ Nội vụ. Tư liệu Cục Văn thư và
Lưu trữ Nhà nưước
20. Những văn kiện chủ yếu của Đảng và Nhà nước về công tác công văn,
giấy tờ và công tác lưu trữ. Cục Lưu trữ Nhà nước, Hà Nội 1982
21. Đỗ Ngọc Phác: Tổ chức phòng hay kho lưu trữ ở địa phương. Nội san

nghiên cứu Công tác lưu trữ số 4 năm 1967
22. Vương Đình Quyền , chủ trì: Cơ sở lý luận và thực tiễn về tổ chức các
kho lưu trữ ở Việt Nam. Đề tài khoa học cấp ngành. Cục Lưu trữ Nhà nước, Hà
nội 1990
23. Vương Đình Quyền: Tập trung bảo quản tài liệu lưu trữ của các cơ
quan đoàn thể cấp tỉnh. Tạp chí Lưu trữ Việt Nam số 3, 1999


24. Quyết định số 223/CT ngày 08.8.1988 của Chủ tịch HĐBT về các trung
tâm lưu trữ. Tư liệu của Cục Văn thư -Lưu trữ Nhà nước
25. Quyết định số 385/QĐ ngày 06/9/1988 của Cục Lưu trữ Nhà nước về
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ Quốc
gia I. Tư liệu tham khảo của Trung tâm NCKH lưu trữ
26. Quyết định số 211/QĐ - TC ngày 29.9.1988 của Cục Lưu trữ Nhà nước về
việc tổ chức Trung tâm Nghiên cứu khoa học lưu trữ
27. Quyết định số 226 – TCCB ngày 11 tháng 11 năm 1988 của Cục Lưu trữ
Nhà nước thành lập Trung tâm Nghiên cứu khoa học lưu trữ trực thuộc Cục Lưu
trữ Nhà nước. Tư liệu Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước
28. Quyết định số 177/2003/QĐ - TTg ngày 01.9.2003 của Thủ tướng Chính
phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức cảu Cục Văn thư và
Lưu trữ Nhà nước. Tư liệu của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước
29. Sự nghiệp lưu trữ của Trung Quốc ngày nay, (bản dịch), Cục Văn thư Lưu
trữ Nhà nước
30. Tiếu Hồng Sỹ: Một số ý kiến về củng cố kiện toàn tổ chức bộ máy và
biên chế của Trung tâm lưu trữ tỉnh, Lưu trữ Việt nam số 1, 2000
31. Nguyễn Thị Tâm: Nghiên cứu quy định thẩm quyền quản lý tài liệu cảu
các Trung tâm lưu trữ Quốc gia. Đề tài nghiên cứu khoa học cấp ngành Cục Văn
thư và Lưu trữ Nhà nưước, Hà Nội 1998
32. Nguyễn Thị Tâm: Vài nét về hệ thống tổ chức lưu trữ Nhà nước ở Việt
Nam từ năm 1962 – 1992, Tạp chí Lưu trữ Việt nam, Hà Nội, 1994

33. Nguyễn Văn Thâm – Nghiêm Kỳ Hồng (tuyển chọn): Những văn bản chỉ
đạo, hướng dẫn soạn thảo văn bản và công tác văn thư - lưu trữ. Nhà xuất bản
chính trị Quốc gia, Hà Nội 2001
34. Thực tiễn lưu trữ Pháp - tập 1– (bản dich), 1993. Tư liệu Cục Văn thư và
Lưu trữ Nhà nước
35. Thông tư số 221 – LT/ TT ngày 05.11.1984 của Cục Lưu trữ Nhà nước
hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức phòng lưu trữ thuộc Bộ, uỷ
ban nhà nước, các cơ quan khác thuộc HĐBT. Tư liệu Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà
nước


36. Thông tư số 222- LT/ TT ngày 05.11.1984 của Cục Lưu trữ Nhà nước
hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức phòng lưu trữ thuộc UBND
tỉnh, thành phố, đặc khu trực thuộc TW. Tư liệu Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước
37. Văn bản hiện hành về công tác văn thư và công tác lưu trữ, Nhà xuất bản
Lao động, Hà Nội 1996
38. Nguyễn Như ý (chủ biên): Đại từ điển Tiếng Việt, Nhà xuất bản Văn hoá
Thông tin, Hà Nội 1998