Báo cáo kiến tập văn phòng HĐND UBND huyện hà quảng

1

BỘ NỘI VỤ

2

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

3

4
5

BÁO CÁO KIẾN TẬP

6

Họ và tên sinh viên: Bế Thị Thuyên

7

Ngày sinh: 01/07/1994

8

Lớp: KH13CSC . Khoa: Hành Chính Học. Niên khóa: 2012 - 2016

9

Địa điểm kiến tập: Văn Phòng HĐND-UBND Huyện Hà Quảng.

10

Thời gian: Từ ngày 24 tháng 8 năm 2015 đến ngày 04 tháng 9 năm 2015

11

Giảng viên hướng dẫn: Nguyễn Thị Yến.

12
13
14
15

Hà Nội, Ngày 04 tháng 9 năm 2015


1
2

LỜI CẢM ƠN
Sau 2 tuần thực tập từ ngày 24 tháng 8 năm 2015 đến ngày 04 tháng 9 năm

3

2015 tại Văn phòng Hội Đồng Nhân Dân (HĐND) –Uỷ Ban Nhân Dân (UBND)

4

huyện, em nhận thức được rằng kiến tập là một trong những nội dung quan trọng

5

trong chương trình đào tạo về chuyên ngành học. Vì có ý nghĩa quan trọng trong

6

việc tổ chức vận dụng những lý thuyết vào thực tế của công việc tại cơ quan

7

Hành chính Nhà nước.

8
9
10
11

Qua đây chúng em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới Nhà trường các thầy,
cô trong khoa đã tạo điều kiện cho chúng em có cơ hội đi kiến tập, tiếp xúc, tìm
hiểu quan sát và làm việc trực tiếp tại các cơ quan Hành chính Nhà nước.
Em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến giảng viên hướng dẫn trực tiếp. cô đã

12

nhiệt tình, hướng dẫn, chỉ bảo cho em để em có thể hoàn thành tốt bài báo cáo

13

kiến tập này.

14

Trong quá trình kiến tập tại Văn phòng HĐND – UBND Huyện, em xin

15

chân thành cảm ơn sự giúp đỡ nhiệt tình của các cán bộ, nhân viên văn phòng và

16

các cô chú trong UBND huyện và đặc biệt gửi lời cảm ơn sâu sắc đến người

17

hướng dẫn Phạm Thị Hiệu, đã giúp đỡ em hoàn thành đợt kiến tập này. Nhưng

18

do tời gian kiến tập ngắn nên bản báo cáo của em không tránh khỏi thiếu sót, em

19

rất mong sự quan tâm đóng góp ý kiến của các Thầy, cô giáo cùng các bạn để

20

bản báo cáo của em hoàn thiện hơn./.

21

Em xin chân thành cảm ơn !

22
23
24


1
2
3

MỤC LỤC


1

PHẦN I: Cơ cấu, Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng HĐND- UBND

2

Huyện
Cơ cấu tổ chức chung

3

Văn phòng Hội Đồng Nhân Dân (HĐND) – Uỷ Ban Nhân Dân (UBND) huyện

4

Hà Quảng là cơ quan quản lý hành chính Nhà nước ở địa phương chịu trách

5

nhiệm trước Thường trực UBND huyện trong lĩnh vực quản lý Nhà nước. có

6

nhiệm vụ rất quan trọng trong công tác quản lý Hành chính Nhà nước.

7

Cơ cấu của Văn Phòng HĐND - UBND Huyện bao gồm:

8
9
10
11
12
13
14
15

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

Chánh văn phòng
Phó chánh văn phòng
chuyên viên
Kế toán viên
Cán bộ lưu trữ văn phòng
Cán bộ tạp vụ
Bảo vệ
Bộ phận lái xe

16

Chức năng, nhiệm vụ cụ thể của từng thành viên trong Văn phòng Ủy ban cụ thể

17

như sau:

18

2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền Hạn

19
20
21
22

2.1: Chánh Văn phòng
Chánh Văn phòng có nhiệm vụ:
Chỉ đạo, điều hành, quản lý chung và toàn diện mọi hoạt động, nhiệm vụ

công tác cơ quan tại văn phòng, thực hiện chức năng giúp Thường trực HĐND,

23

1


1

UBND soát xét các văn bản của ngành tham mưu cũng như các bộ phận

2

chuyên môn chuẩn bị trước khi ban hành.

3

Tham mưa giúp Thường trực HĐND, UBND huyện ban hành các

4

văn bản quy phạm pháp luậ, văn bản hành chính thông thường như các

5

Nghị quyết, Quyết định, Chỉ thị, Công văn, Báo cáo…

6

Trực tiếp phụ trách các lĩnh vực công việc tham mưu, giúp việc

7

UBND huyện: Công tác nội vụ, ngoại vụ - biên giới, Quốc phòng An

8

ninh; công tác tài chính của Văn phòng; chương trình công tác của Chủ

9

tịch, các Phó Chủ tịch UBND huyện và chương trình công tác UBND

10

huyện, tham gia thành viên các Ban chỉ đạo của Huyện thuộc lĩnh vực

11

phụ trách; kiểm soát thủ tục hành chinh.

12

Phối hợp hoạt động với Văn phòng Huyện Uỷ, thực hiện các nhiệm

13

vụ do Thường trực Huyện ủy, Hộ đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân huyện

14

giao.

15

Theo dõi hoạt động của các phòng, đơn vị: Tài chính-Kế hoạch,

16

Công thương, Nội vụ, Tài nguyên môi trường, Nông Nghiệp&Phát Triển

17

Nông Thôn, UBND các xã, thị trấn.

18

2.2: Phó Chánh Văn phòng

19

Đồng chí Phó Chánh văn phòng có những chức năng, nhiệm vụ cơ bản

20

sau:

21
22
23

24

Giúp Chánh Văn phòng điều hành công tác Văn phòng và một số
công việc chuyên môn theo sự phân công của Chánh Văn phòng.
Trực tiếp phụ trách công tác tham mưu, giúp việc cho HĐND,
UBND huyện, cập nhật thông tin báo cáo, thống kê.
5


1
2

Giúp xử lý các loại văn bản đến trong ngày, tổ chức soát xét các
loại văn bản khi Chánh Văn phòng giao nhiệm vụ hoặc đi vắng.

3
4

Phụ trách theo dõi hoạt động công tác văn thư lưu trữ, bảo vệ tạp
vụ, bảo vệ cơ quan, công tác thi đua khen thưởng của cơ quan.

5

Theo dõi hoạt động của các phòng, đơn vị: Phòng Văn hóa-Thông

6

tin, Phòng Lao động thương binh và xã hội, Phòng Y tế, Phòng Tư pháp,

7

Phòng Dân tộc, Phòng Giáo Dục – Đào Tạo, UBND các xã, thị trấn.

8
9

2.3: Chuyên viên
Gồm các chức năng, nhiệm vụ cơ bản sau:

10

Phụ trách công tác HĐND, thu thập thông tin từ cơ sở và các

11

phòng ban liên quan về các lĩnh vực kinh tế, văn hóa, xã hội, an ninh

12

quốc phòng, các chương trình mục tiêu Quốc gia trên địa bàn, trên cơ sở

13

đó xây dựng báo cáo định kì hàng tháng, quý, năm; soạn thảo các văn

14

bản, báo cáo đột xuất,

15

16

Giúp đánh máy, in sao các loại văn bản của HĐND, UBND huyện
và một số văn bản cần thiết khác một cách nhanh chóng, chính xác,

17
18

Phụ trách theo dõi, tổng hợp công tác thi đua khen thưởng của Văn
phòng, cơ quan

19
20

Thực hiện công việc khác khi lãnh đạo Văn phòng phân công.
2.4: Kế toán

21

Thực hiện chức năng tham mưu giúp chủ tài khoản và Lãnh đạo

22

Văn phòng cân đối kinh phí phục vụ cho hoạt động của Thường trực

23

HĐND, UBND, phục vụ hoạt động của Văn phòng và các phòng ban liên

24

quan.
6


1

Chủ động xây dựng kế hoạch dự toán ngân sách hàng năm, tham

2

mưu giúp chủ tài khoản kiểm soát các khoản chi đúng chế độ, đúng Luật

3

ngân sách Nhà nước.

4

Hàng tháng tổng hợp báo cáo Chủ tài khoản về tình hình sử dụng

5

kinh phí, tình hình tạm ứng và thanh quyết toán để Chủ tài khoản chỉ đạo

6

kịp thời.

7

Thanh quyết toán dứt điểm theo từng tháng, không chấp nhận

8

thanh toán các chứng từ phát sinh từ tháng trước( trừ trường hợp được

9

phép của Lãnh đạo Thường trực và Chủ tài khoản).

10

2.5: Cán bộ Văn thư lưu trữ

11

Có nhiệm vụ:

12

Tiếp nhận toàn bộ các loại văn bản đến và trình lãnh đạo Văn

13

phòng kiểm duyệt, sau đó gửi theo nơi gửi nhanh chonhs chuyển đến các

14

đồng chí Thường trực để chỉ đạo. trực tiếp quản lý con dấu.

15
16

Đối với các văn bản đi, sau khi đã được lãnh đạo Văn phòng kiểm
duyệt, trình kí, Văn thư vào sổ theo trình tự.

17

Đối với các văn bản mật, tuyệt mật, tối mật và văn bản có tính chất

18

mật có sổ theo dõi riêng, đồng thời bảo quản, bảo vệ nghiêm ngặt theo

19

chế độ mật.

20

Trực tiếp làm công tác lưu trữ, sắp xếp toàn bộ các văn bản trong

21

phòng lưu trữ theo trình tự để tra tìm thuận tiện phục vụ cho công tác

22

lãnh đạo.

7


1

2.6: Cán bộ tạp vụ

2

Hàng ngày vệ sinh sạch sẽ toàn bộ các Văn phòng làm việc của các

3

đồng chí Thường trực HĐND, UBND, lãnh đạo Văn phòng , vệ sinh các

4

phòng họp.

5

Đun và cung cấp nước uống đầy đủ, thường xuyên cho các phòng

6

Thường trực và các lãnh đạo Văn phòng, phục phụ nước uống cho Đại

7

biểu khi có hội nghị.

8

Kiêm nhiệm công tác thủ quỹ Văn phòng.

9

2.7: Bảo vệ

10

Bảo vệ an toàn tuyệt đối toàn bộ tài sản khu vực trụ sở UBND

11

huyện , kiểm tra và sửa chữa, thay thế đường điện nước bị hỏng, phục vụ

12

tăng âm loa đài trên Hội trường.

13

2.8: Bộ phận lái xe

14

Phục vụ lãnh đạo Thường trực HĐND, UBND, lãnh đạo Văn

15

phòng và một số phòng ban liên quan.

16

Có trách nhiệm quản lý và sử dụng xe đảm bảo chất lượng phục vụ.

17

Trước khi được lãnh đạo Văn phòng chỉ đạo điều xe thực hiện

18

nhiệm vụ phải kiểm tra an toàn của xe. Sử dụng xe với mục đích cá nhân

19

nếu có hỏng hóc, tai nan… thì phải tự chịu trách nhiệm.

20
21

Hàng tháng tập trung các loại chứng từ về lãnh đạo Văn phòng để
xem xét giải quyết.

8


1

2
3

PHẦN 2: Quá trình kiến tập và nội dung kiến tập.
1. Nhật kí kiến tập

4

Trong thời gian kiến tập tại Văn Phòng HĐND - UBND huyện Hà quảng,

5

đã nhận được sự phân công công việc cụ thể sau:
Ngày, tháng , năm
24/8/2015

25/8/2015

26/8/2015
27/8/2015
28/8/2015
29/8/2015
30/8/2015
31/8/2015

01/9/2015

2/9/2015
3/9/2015

4/8/2015

Nội dung công việc
- Làm quen với công việc Văn phòng,
- Quan sát các thành viên trong Văn phòng làm
việc, tìm hiểu về quy chế, văn hóa tại văn phòng
làm việc
- Gửi các văn bản đã xử lý đến các phòng ban của
UBND huyện,
- Đóng dấu các văn bản.
- Lưu các văn bản theo đúng quy định
- Tiếp tục học hỏi những công việc được giao.
- Lấy số văn bản, vào sổ các văn bản theo trình tự.
phát giấy mời.
Nghỉ rằm
Nghỉ rằm
Thứ 7: nghỉ
Chủ nhật: nghỉ
- Đóng dấu các văn bản,
- Vào sổ các văn bản đi theo trình tự. trình
- Xin chữ kí các văn bản ban hành, xử lý các văn
bản đến, lưu trữ hồ sơ.
- Tiếp tục học hỏi những công việc mà người
hướng dẫn đã giao
- Lấy số văn bản sắp xếp, lưu trữ hồ sơ, đóng dấu
văn bản, xử lý văn bản đến và đi.
Nghỉ Lễ
- Tổng kết các số liệu từ cơ sở giúp chuyên viên
viêt báo cáo.
- Gửi các văn bản đến đúng các địa chỉ, các phòng

ban.
- Lấy số liệu, tài liệu tham khảo của cơ quan kiến
9


tập, tổng hợp lại.
- Chuẩn bị cho công tác viết báo cáo kiến tập.
- Xin ý kiến cơ quan kiến tập.
1
2

2. Nội dung kiến tập

3

Tại đợn vị kiến tập Văn phòng HĐND - UBND huyện Hà Quảng em

4

đã được tiếp xúc và thực hiện công việc tại bộ phận Văn thư lưu trữ của

5

Văn phòng. Trong thời gian tìm hiểu em nhận thấy Công tác văn thư lưu

6

trữ là một bộ phận quan trọng gắn liền với hoạt động chỉ đạo, điều hành

7

công việc của cơ quan, tổ chức và được coi là tổ chức chuyên ngành. Bộ

8

phận văn thư trực tiếp nhận chuyển giao nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo

9

an toàn văn bản hình thành trong hoạt động hằng ngày của cơ quan, tổ

10

chức.

11

Trong thời gian tìm hiểu, tiếp xúc với công tác văn thư, em đã được

12

giao những công việc rất thực tế liên quan đến công việc quản lý các văn

13

bản đi trong cơ quan. Vì vậy em đã quan sát, tìm hiểu được một số điều

14

như sau:

15

Công tác văn thư của UBND Huyện do chủ tịch quy định.Chánh

16

văn phòng trực tiếp chỉ đạo thực hiện cho các phòng ban trong cơ quan.

17

Cán bộ văn thư ngoài việc trang bị máy tính còn được trang bị đầy đủ các

18

trang thiét bị khác phục vụ cho nghiệp vụ chuyên môn của người làm

19

công tác văn thư: Máy Fax, máy photo, điện thoại, máy in và các trang

20

thiết bị văn phòng khác. Để đảm bảo việc giải quyết công việc được

21

nhanh chóng, chính xác,thuận lợi. UBND huyện quy định tất cả những

22

văn bản sau khi được người có thẩm quyền ký chính thức, nhân viên văn

23

thư kiểm tra lần cuối và làm thủ tục phát hành, cán bộ văn thư đăng ký
10


1

vào sổ đăng ký công văn đi đóng dấu thì văn bản được chuyển ngay trong

2

ngày đó. Khi các văn bản được đăng kí vào sổ các bản gốc được cán bộ

3

văn thư cơ quan lưu và quản lý chặt chẽ thuận lợi cho kiểm tra, tra tìm

4

văn bản nhanh chóng, chính xác.

5

Cán bộ văn thư cơ quan là người trực tiếp chuyển giao văn bản đi

6

trong nội bộ cơ quan. Do đó, tất cả các văn bản của các phòng ban trong

7

cơ quan khi có quyết định phát hành đều tập trung ở bộ phận văn thư cơ

8

quan. Sau khi nhân viên văn thư nhân bản đóng dấu và hoàn thiện về mặt

9

thể thức thì sẽ ghi đăng kí vào sổ đăng kí văn bản đi Các nội dung đăng

10

ký đều được ghi rõ ràng, chính xác, đầy đủ các cột mục theo quy định,

11

cán bộ văn thư đăng ký văn bản đi thường xuyên vào tất cả các ngày

12

trong tuần để tiện cho việc theo dõi quá trình ban hành và số lượng văn

13

bản của UBND huyện ban hành ra trong ngày.

14

Do UBND là cơ quan hành chính, quản lý về mọi mặt. Vì vậy, số

15

lượng văn bản của UBND ban hành ra nhiều mỗi loại văn bản cán bộ văn

16

thư lập riêng sổ cho từng loại như: Sổ đăng ký Quyết định, sổ đăng ký

17

Công văn, sổ đăng ký chỉ thị, sổ đăng ký văn bản mật... Cán bộ văn thư

18

sau khi đã đăng ký văn bản vào sổ thì làm thủ tục chuyển giao văn bản đi.

19

Việc chuyển giao văn bản đi của UBND chủ yếu qua đường bưu điện,

20

bên cạnh đó còn có hình thức đưa trực tiếp.

21

PHẦN 3: Thu hoạch và những đề xuất kiến nghị.

22

1. Thu hoạch

23

Thực hiện hoạt động kiến tập của Nhà trường đã giúp cho những

24

sinh viên có cái nhìn tổng quát hơn nữa về công tác hành chính tại cơ

25

quan đơn vị Nhà nước.
11


1

Trong thời gian đầu kiến tập, đã gặp một số khó khăn trong quá

2

trình tiếp cận với môi trường làm việc tại Văn phòng. Nhưng với sự chỉ

3

đạo nhiệt tình của cán bộ gướng dẫn và sự giúp đỡ tận tình của các cán bộ

4

công chức tại Văn phòng. Nên đã dần thích ứng hơn với môi trường làm

5

việc tại đây. Những kiến thức đã học được trên lớp kết hợp với quá trình

6

quan sát, tiêp thu được kiến thức thực tế tại cơ quan kiến tập đã giúp phần

7

nào hình dung r được cách hoạt động, cách làm việc của Văn phòng, của

8

cơ quan Hành chính Nhà nước. qua đó có cách nhìn nhận, định hướng tốt

9

hơn trong công việc tương lai sau này.

10

Qua quá trình quan sát để làm quen với công việc tại Văn phòng,

11

em đã được phân công, được giao một số công việc thực tế của một nhân

12

viên Hành chính.

13

Việc thực hành những công việc, không những đã củng cố lại mà

14

còn biết vận dụng những lý thuyết đã học được ở trường vào công việc

15

thực tế tại Văn phòng. Học hỏi được them những kinh nghiệm công tác

16

tại Văn phòng, chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng.

17

Qua quá trình kiến tập đã đúc kết được những kinh nghiệm bổ trợ

18

cho việc học tập, nghiên cứu và trong công việc sau này mà em đang theo

19

đuổi.

20

2. Những kiến nghị

21

2.1: Đối với cơ sở thực tế

22

Trong thời gian thực tế ở Văn phòng Uỷ ban nhân dân huyện Hà

23

Quảng, đã biết được Văn phòng có một vị trí rất quan trong trong cơ cấu

24

tổ chức của một Yủ ban nhân dân Huyện. chính vì thế Văn phòng phải

25

nâng cao chất lượng làm việc bằng cách đổi mới nâng cao các thiết bị làm

12


1

việc như: mua sắm them phầ mềm quản lý chuyên dụng, các máy móc

2

trang thiết bị Văn phòng. Ngoài ra cần tổ chức thêm các lớp huấn luyện

3

nghiệp vụ, chuyên môn cho nhân viên và chuyên viên trong Văn phòng

4

để cập nhật các phương pháp làm việc hiện đại hiệu quả hơn, tạo ra năng

5

suất lao động cao hơn để phục vụ cho công tác quản lý Nhà nước.

6

2.2: Đối với Nhà trường

7

Trong quá trình kiến tập, Nhà trường đã có nhiều cố gắng nhiều nỗ

8

lực trong việc hướng dẫ sinh viên hoàn thành tốt nhiệm vụ học tập của

9

mình. Tuy nhiên bên cạnh sự tích cực, sự hướng dẫn đó vẫn còn một số

10
11
12
13
14

điều cần kiến nghị như sau:
Nên tăng cường sự liên kết chặt chẽ hơn giữa Nhà trường và sinh
viên đi kiến tập.
Tăng cường đào tạo các nghiệp vụ, chuyên ngành cho sinh viên, để
rút ngắn khoảng cách chênh lệch giữa lý thuyết và thực tế./.

13


1
2
3
4
5
6

7
8
9
10
11

TÀI LIỆU THAM KHẢO

12
13
14

1. Luật tổ chức Hội Đồng nhân dâu và Uỷ ban nhân dân năm 2003
2. Quy chế làm việc của UBND huyện Hà Quảng, tỉnh Cao Bằng
3. Thông báo số 12/TB-VP ngày 18/02/2014 Về việc phân công nhiệm vụ

15
16

lãnh đạo Văn phòng và cán bộ, công chức Văn phòng
4. Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/1/2011 của Bộ Nội vụ.

17