MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC QUẢN LÝ DỰ ÁN TẠI CÔNG TY TNHH MTV CƠ KHÍ VÀ XÂY DỰNG MEGASTAR
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (1.76 MB, 89 trang )
MỤC LỤC
MỤC LỤC..................................................................................................................................1
1.Lý do chọn đề tài.................................................................................................................6
2. Mục đích nghiên cứu.........................................................................................................6
3. Đối tượng nghiên cứu........................................................................................................6
4. Phương pháp nghiên cứu..................................................................................................7
5. Đóng góp của luận văn......................................................................................................7
6. Kết cấu của luận văn.........................................................................................................8
PHẦN I: CƠ SỞ LÝ THUYẾT TỔNG QUAN VỀ DỰ ÁN VÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN...............9
1. 1 TỔNG QUAN VỀ DỰ ÁN ............................................................................................9
1.1.1 Khái niệm...................................................................................................................9
1.1.2 Đặc điểm của dự án....................................................................................................9
1.1.3 Chu kỳ của dự án.....................................................................................................10
1.1.4 Các bên liên quan đến dự án ...................................................................................11
1. 2 TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN ......................................................................13
1.2.1 Khái niệm:................................................................................................................13
1.2.2 Các mục tiêu của quản lý dự án .............................................................................14
1.2.3 Tác dụng của quản lý dự án.....................................................................................17
1.2.4 Đặc điểm của quản lý dự án.....................................................................................17
1.2.5 Nội dung quản lý dự án ...........................................................................................18
1.3 Một số mô hình tổ chức quản lý dự án.........................................................................30
PHẦN II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ DỰ ÁN TẠI CÔNG TY TNHH MTV
CƠ KHÍ VÀ XÂY DỰNG MEGASTAR..................................................................................32
2.1. GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH MTV CƠ KHÍ VÀ XÂY DỰNG
MEGASTAR........................................................................................................................32
2.1.1 Một số thông tin chính về công ty............................................................................32
2.1.2 Chức năng nhiệm vụ của công ty TNHH MTV MEGASTAR E&C ......................34
2.1.3 Cơ cấu tổ chức của công ty Megastar......................................................................35
2.1.4 Cơ cấu lao động của công ty....................................................................................38
2.1.5 Một số sản phẩm và dịch vụ chủ yếu của Công ty Megastar E&C..........................40
2.1.6 Tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty TNHH MTV cơ khí và xây dung
Megastar trong những 3 năm gần đây...............................................................................43
2.2 THỰC TRẠNG QUẢN LÝ DỰ ÁN TẠI CÔNG TY TNHH MTV CƠ KHÍ VÀ
XÂY DỰNG MEGASTAR.................................................................................................45
2.2.1 Thực trạng quản lý tiến độ dự án tai Megastar E&C...............................................45
2.2.1.1 Quy trình quản lý các dự án sản xuất tại Megastar E&C......................................45
2.2.1.2 Phân tích tiến độ một số mẫu dự án đã thực hiện.................................................47
2.2.1.3 Thống kê các dự án đã thực hiện..........................................................................53
2.2.1.4 Các nguyên nhân chủ yếu gây ra chậm tiến độ của dự án....................................54
1
2.2.2 Thực trạng lập dự toán và quản lý vật tư thép của các dự án tại Công ty Megastar
E&C..................................................................................................................................56
2.2.2.1 Quy trình lập dự toán và quản lý chi phí dự án tai Công ty:.................................56
2.2.2.2. Phân tích Một số bản dự toán dự án:....................................................................58
2.2.2.3 Phân tích các dự toán mẫu:...................................................................................60
2.2.2.4 Các nguyên nhân chủ yếu gây thất thoát lãng phí trong quản lý chi phí dư án.. . .62
PHẦN III: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC QUẢN LÝ
DỰ ÁN TẠI CÔNG TY TNHH MTV CƠ KHÍ VÀ XÂY DỰNG MEGASTAR....................63
3.1 Định hướng mục tiêu hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Megastar E&C.63
3.2 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC QUẢN LÝ
DỰ ÁN TẠI CÔNG TY MEGASTAR E&C.....................................................................65
3.2.1 Thay đổi, điều chỉnh lại quy trình thực hiện dự án:.................................................65
3.2. Giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý tiến độ dự án:..................................................69
3.2.1. Giải pháp nâng cao chất lượng về lập kế hoạch và xây dựng bảng tiến độ thực hiện
dự án..................................................................................................................................69
3.3 Giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý chi phí, giảm tiêu hao lãng phí đối với vật tư
thép của dự án......................................................................................................................77
3.3.1 Quản lý vật tư tiêu hao và vật tư dư đối với thép tấm:.............................................77
3.3.2 Xây dựng định mức tiêu hao cho nguyên vật liêu phụ:...........................................85
KẾT LUẬN..............................................................................................................................87
Tài liệu tham khảo...................................................................................................................89
2
MỤC LỤC BẢNG BIỂU
Trang
Bảng 2.1 Cơ cấu lao động của Công ty.
12
Bảng 2.2 Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh năm 2007, 2008 và Năm 2009.
37
Bảng 2.3 Biểu mẫu bảng tiến độ dự án.
41
Bảng 2.4: Tiến độ thực hiện dự án sản xuất bộ Cổng trục dầm đôi 25 tấn cho
nhà máy đóng tàu Bạch Đằng theo kế hoạch được duyệt.
Bảng 2.5: Tiến độ thực hiện dự án sản xuất bộ Cổng trục dầm đôi 25 tấn cho
nhà máy đóng tàu Bạch Đằng thực tế.
Bảng 2.6: Tiến độ thực hiện dự án sản xuất bộ Cổng trục dầm đôi 20 tấn cho
Công ty lắp máy Lilama 453 theo kế hoạch được duyệt.
Bảng 2.7: Tiến độ thực hiện dự án sản xuất bộ Cổng trục dầm đôi 25 tấn cho
Công ty lắp máy Lilama 453 thực tế.
Bảng 2.8: Tiến độ thực hiện dự án sản xuất bộ Cầu trục dầm đôi 40 tấn cho
nhà máy thủy diện Bình Điền theo kế hoạch được duyệt.
Bảng 2.9: Tiến độ thực hiện dự án sản xuất bộ Cổng trục dầm đôi 25 tấn cho
nhà máy thủy diện Bình Điền thực tế.
Bảng 2.10: Thống kế các dự án đã thực tế thực hiện đến 30/06/2009
Bảng 2.11: Vật tư thép để thực hiện dự án sản xuất bộ Cổng trục dầm đôi 25
tấn cho nhà máy đóng tàu Bạch Đằng theo dự toán được duyệt.
Bảng 2.12: Vật tư thép để thực hiện dự án sản xuất bộ Cổng trục dầm đôi 20
tấn cho Công ty lắp máy Lilama 453 theo kế hoạch được duyệt.
Bảng 2.13: Tiến độ thực hiện dự án sản xuất bộ Cầu trục dầm đôi 40 tấn cho
nhà máy thủy diện Bình Điền theo kế hoạch được duyệt.
Bảng 3.1 Bảng thống kê thời gian trung bình thực hiện các công việc của dự
án theo phương pháp cũ.
Bảng 3.2 Bảng thống kê thời gian trung bình thực hiện các công việc của dự
án theo phương pháp mới.
Bảng 3.3 Bảng so sánh đánh giá mức độ hoàn thành tiến độ của các dự án mẫu.
Bảng 2.11: Bảng dự toán thép tấm thực hiện dự án nhà máy đóng tàu Bạch Đằng.
Bảng 3.3 Bảng dự toán thép tấm thực hiện dự án MUNCK.
3
42
42
44
44
46
46
48
52
52
53
63
64
68
72
73
MỤC LỤC HÌNH VẼ
Trang
Hình 1.1: Chu kỳ của dự án
7
Hình 1.2: Chu trình quản trị dự án
11
Hình 1.3: Mối quan hệ giữa thời gian, chi phí và kết quả
13
Hình 1.4: Biểu đồ Gantt
19
Hình 1.5: Sơ đồ PERT
20
Hình 1.6 Các lĩnh vực quản lý dự án
24
Hình 1.7 Mô hình chủ đầu tư tự thực hiện dự án.
25
Hình 1.8 Mô hình quản lý dự án theo các chức năng.
25
Hình 1.9 Mô hình tổ chức chuyên trách quản lý dự án.
26
Hình 2.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty Megastar E&C.
30
Hình 2.2 Biểu đồ tỉ lệ cơ cấu lao động.
33
Hình 2.3 Công trình nhà thép tiền chế.
35
Hình 2.4 Cổng trục dầm đôi 10 Tấn.
35
Hình 2.5 Cầu trục dầm đôi 20 Tấn.
36
Hình 2.6 Cầu trục dầm đơn 5 Tấn.
36
Hình 2.7 Cửa thép thuỷ công.
37
Hình 2.8 Đường ống áp lực thủy điện.
37
Hình 2.9 Biểu đồ lợi nhuận ba năm 2007, 2008 và 2009.
38
Hình 2.10 Quy trình quản lý dự án tại Megastar E&C.
40
Hình 2.11: Biểu đồ Gantt và định đường găng dự án mẫu 1.
44
Hình 2.12: Biểu đồ Gantt và định đường găng dự án mẫu 2.
46
Hình 2.13: Biểu đồ Gantt và định đường găng dự án 3.
48
Hình 2.14: Biểu đồ nhân quả các nguyên nhân dẫn tới chậm tiến độ
hoàn thành dự án tại công ty Megastar E&C.
Hình 2.15: Quy trình lập dự toán.
50
51
4
Hình 2.16: Ví dụ cắt phôi thực tế.
55
Hình 3.1 Sơ đồ quy trình quản lý dự án mới.
60
Hình 3.2: Tiến độ thực hiện dự án mẫu 1 theo phương pháp mới.
66
Hình 3.3: Tiến độ thực hiện dự án mẫu 1 theo phương pháp cũ.
66
Hình 3.4: Tiến độ thực hiện dự án mẫu 2 theo phương pháp mới.
67
Hình 3.5: Tiến độ thực hiện dự án mẫu 2 theo phương pháp cũ.
67
Hình 3.6: Tiến độ thực hiện dự án mẫu 3 theo phương pháp mới.
68
Hình 3.7: Tiến độ thực hiện dự án mẫu 3 theo phương pháp cũ.
68
Hình 3.8: Bảng ghép phôi dự án nhà máy đóng tàu Bạch Đằng.
74
Hình 3.9: Bảng ghép phôi dự án dự án MUNCK.
5
75, 76
LỜI NÓI ĐẦU
1.Lý do chọn đề tài
Công ty TNHH MTV Cơ khí và Xây dựng Megastar là một công ty kinh doanh
trong ngành thiết bị nâng và kết cấu cơ khí có nhiều cạnh tranh khốc liệt. Khách hàng
của Công ty là các đối tác lớn và các công trình quan trọng có đòi hỏi rất khắt khe về
tiến độ và chất lượng công trình. Tuy nhiên công tác quản lý dự án của Công ty gặp rất
nhiều khó khăn:
← - Hầu hết các dự án thực hiện đều bị chậm tiến độ.
← - Lãng phí trong công tác quản lý chi phí và vật tư của các dự án.
Điều này đã gây ra ảnh hưởng rất lớn tới uy tín, tăng giá thành sản phẩm, giảm khả
năng cạnh tranh của công ty. Là một cán bộ phòng Kế hoạch vật tư Công ty TNHH
MTV Cơ khí và Xây dựng Megastar, em đã tham gia công tác thực hiện và quản lý
thực hiện nhiều dự án sản xuất tại Công ty. Chính vì vậy em hiểu rõ cần phải có giải
pháp trong công tác quản lý dự án đặc biệt là quản lý về tiến độ thực hiện dự án, quản
lý chi phí là yếu tố cơ bản để đảm bảo cho sự thành công và phát triển của công ty
trong thị trường hiện nay.
2. Mục đích nghiên cứu
Trên cơ sở các lý thuyết vê quản lý dự án, quản trị kinh doanh đã được học, đồng
thời với kinh nghiệm rút ra tư việc tham gia thực hiện các dự án trong thực tế kết hợp
với các tài liệu tham khảo, tư vấn từ các giáo trình, chuyên gia trong lĩnh vực, em
muốn đề xuất các giải pháp để nâng cao quy trình phối hợp, tham gia thực hiện và
quản lý các dự án sản xuất, quản lý và điều hành thực hiện để đảm bảo tiến độ, quản lý
hiệu quả góp phần giảm chi phí dự án. Từ các giải pháp được đưa ra này sau đó đem
áp dụng vào công tác quản lý dự án nhằm làm tăng hiệu quá sản xuất kinh doanh của
Công ty Megastar E&C.
3. Đối tượng nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu là công tác và quy trình quản lý dự án hiện đang áp dụng cửa
Công ty TNHH MTV Cơ khí và Xây dựng Megastar, trong đó tập trung chủ yếu vào
các dự án sản xuất được thực hiện trong những năm gần đây. Thông qua việc nghiên
6
cứu, phân tích và chỉ ra các điểm được và chưa được cửa quy trình để đề xuất các giải
pháp khắc phục sửa đổi hoàn thiện phục vụ cho công tác quản lý dự án của Công ty
TNHH MTV Cơ khí và Xây dựng Megastar.
4. Phương pháp nghiên cứu
Thông qua việc khảo sát thực trạng công tác quản lý dự án sản xuất được thực hiện
trong thời gian qua, các số liệu báo cáo về công tác quản lý dự án của phòng Kế toán,
phòng Kỹ thuật, phòng Kế hoạch vật tư và kinh nghiêm làm việc của em tại Công ty.
Trên cơ sở lý thuyết được học và nghiên cứu trong quá trình đào tạo tại Trường Đại
học Bách khoa Hà Nội, tham khảo các giáo trình dùng cho đào tạo chuyên ngành quản
trị kinh doanh và quản lý dự án, các bài viết, tài liệu liên quan trong và ngoài nước,
các thông tin được đăng tải trên mạng intenet thông qua các website uy tín và nổi
tiếng, đặc biệt dưới sự hướng dẫn tận tình của giáo viên hướng dẫn. Em thực hiện phân
tích, đánh giá công tác quản lý dự án trên thực tế và so sánh với lý thuyết được học để
làm cơ sở cho các giải pháp hoàn thiện quy trình quản lý dự án.
5. Đóng góp của luận văn
Hoàn thành luận văn này, với mong muốn của em là góp phần xây đựng nên bức
tranh tổng thể về hiện trạng công tác quản lý dự án của Công ty TNHH MTV Cơ
khí và Xây dựng Megastar.
-
Chỉ ra những ưu nhược điểm, những bất cập của quy trình quản lý dự án hiện
-
tại và đưa ra giải pháp để khắc phục tồn tại.
Đưa các giái pháp áp dụng trực tiếp vào thực tiến công ty đồng thời từng bước
hoàn thiện và nâng cao công tác quản lý dự án.
7
6. Kết cấu của luận văn
Luận vă gồm có 3 phần chính:
• PHẦN I: CƠ SỞ LÝ THUYẾT TỔNG QUAN VỀ DỰ ÁN VÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN.
• PHẦN II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ DỰ ÁN TẠI CÔNG TY TNHH
MTV CƠ KHÍ VÀ XÂY DỰNG MEGASTAR
• PHẦN III: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC
QUẢN LÝ DỰ ÁN TẠI CÔNG TY TNHH MTV CƠ KHÍ VÀ XÂY DỰNG
MEGASTAR
8
PHẦN I: CƠ SỞ LÝ THUYẾT TỔNG QUAN VỀ DỰ ÁN VÀ
QUẢN LÝ DỰ ÁN
1. 1 TỔNG QUAN VỀ DỰ ÁN
1.1.1 Khái niệm
Dự án: sử dụng các nguồn lực hữu hạn để thực hiện nhiều công việc khác nhau,
nhưng có liên quan với nhau và cùng hướng tới một mục tiêu chung nhằm đạt các lợi
ích cụ thể.
-
Dự án: giải pháp hứa hẹn một lợi ích cụ thể.
-
Mục đích: làm ra tiền hoặc tiết kiệm tiền.
-
Nguồn lực: thời gian, vốn, con người, máy móc thiết bị, vật liệu.
1.1.2 Đặc điểm của dự án
Các dự án đầu tư có những đặc điểm cơ bản như sau:
Dự án là tạm thời và có chu kỳ sống: Dự án mang bản chất tạm thời, tức là có
thời điểm bắt đầu và thời điểm kết thúc cụ thể. Việc kết thúc của một dự án là thời
điểm để ta bắt đầu nghiên cứu cơ hội đầu tư cho một dự án mới.
Dự án là một hoạt động có mục đích: Mục đích, hay còn gọi mục tiêu tổng thể
của dự án là kết quả cuối cùng mà nhà đầu tư mong đợi. Để đạt được mục đích, chúng
ta có thể phân chia kết quả mong muốn thành các mục tiêu cụ thể cần đạt được trong
từng giai đoạn của dự án. Các mục tiêu này cần được xác lập nhằm đảm bảo nguyên
tắc: cụ thể, đo lường được, khả thi, cân đối về nguồn lực, có thời hạn nhất định.
Tính đặc thù: Mỗi dự án đều có những yếu tố đặc thù so với các dự án khác,
không có dự án nghiên cứu phát triển hay dự án xây dựng, dự án sản xuất nào hoàn
toàn giống nhau. Mỗi dự án đều phải được tiến hành nghiên cứu tỉ mỉ, thiết kế kỹ
thuật cụ thể, việc quản lý và khai thác vận hành cũng có những đặc thù khác nhau.
9
Tính không chắc chắn của dự án: Dự án thường luôn đi kèm với nhiều rủi ro,
nhiều yếu tố biến động khó lường, do quá trình thực hiện dự án kéo dài, đòi hỏi nguồn
vốn lớn, chịu sự tác động của môi trường kinh tế, xã hội, luật pháp và các bên liên
quan. Các rủi ro tiềm ẩn này có thể xuất hiện và tác động đến mục tiêu và kết quả của
dự án.
Tính phụ thuộc và xung đột: Một dự án có mối quan hệ tác động qua lại với nhau
và mâu thuẫn với các yếu tố bên ngoài, chẳng hạn như mâu thuẫn với các dự án
khác về nguồn lực, đồng thời trong bản thân dự án cũng chứa đựng nhiều mâu thuẫn
giữa các bộ phận thực hiện dự án, giữa nhiệm vụ và nguồn lực thực hiện.
1.1.3 Chu kỳ của dự án
Chu kỳ dự án, là các thời kỳ mà một dự án cần phải trải qua, bắt đầu từ thời
điểm có ý định đầu tư cho đến thời điểm kết thúc dự án.
Hình 1.1: Chu kỳ của dự án
Đầu tiên khi dự án được hình thành, chúng ta cần một nỗ lực rất lớn để khởi động
dự án. Chúng ta phải chọn ra nhà quản trị dự án, tập hợp nhóm dự án, tiến hành lập kế
hoạch và xác định các nguồn lực ban đầu. Giai đoạn này mọi việc tiến triển khá chậm
10
do mọi người cần có thời gian để làm quen nhau cũng như xác định mục tiêu dự án.
Khi vượt qua được những trở ngại này, công việc được triển khai khá nhanh và suôn
sẻ. Quá trình tiến triển đó kéo dài liên tục tới cao điểm và giảm dần khi dự án gần đi
tới hoàn thiện. Việc hoàn thành những nhiệm vụ cuối cùng dường như đòi hỏi người
tham gia công việc phải bỏ ra một lượng thời gian đáng kể. Trong nhiều trường hợp,
dự án cứ bị kéo dài ra mãi ở giai đoạn cuối cùng, cho đến khi nó được kết thúc. Đây
là chu kỳ thông thường đối với dự án, tất nhiên trong thực tế cũng có trường hợp dự
án kết thúc nhanh, nhưng trường hợp đó không phổ biến.
1.1.4 Các bên liên quan đến dự án
Một dự án có nhiều đối tượng tham gia thực hiện. Mỗi đối tượng có vai trò, vị trí
ảnh hưởng, quyền và nghĩa vụ nhất định. Để đảm bảo dự án thành công, cần có sự
phối hợp chặt chẽ, hợp tác và hỗ trợ giữa các bên liên quan.
1.1.4.1 Khách hàng
Khách hàng ở đây chính là nhà đầu tư. Chúng ta cần phân biệt khách hàng của dự
án - là người đặt hàng xây dựng, thực hiện, quản lý một dự án; và khách hàng của sản
phẩm dự án - tức là đối tượng sử dụng các sản phẩm do dự án tạo ra. Khách hàng có
thể là một người, một tổ chức hoặc một tập thể được ủy quyền trong trường hợp dự án
cấp vốn từ nguồn ngân sách Nhà nước.
Khách hàng này cần được xác định ngay từ khi có ý định đầu tư. Các yêu cầu, đòi
hỏi của khách hàng sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến quy mô, đặc tính kỹ thuật và công
nghệ của dự án. Khách hàng chính là người đưa ra các yêu cầu cuối cùng về kết quả
dự án và cũng là người cung cấp vốn hoặc trả tiền để thực hiện hoặc khai thác dự án.
1.1.4.2 Người được ủy quyền (người tiếp nhận dự án)
Người được ủy quyền là người tiếp nhận dự án để thực hiện dự án nhằm thỏa mãn
nhu cầu khách hàng. Sau khi tiếp nhận dự án, bên được ủy quyền căn cứ vào yêu cầu
và nhu cầu của khách hàng để bắt đầu tiến hành dự án. Trong suốt quá trình quản trị
11
dự án từ giai đoạn bắt đầu, lập kế hoạch, thực hiện đến kết thúc, người được ủy
quyền luôn giữ vai trò chủ đạo. Vì thế, năng lực, tố chất của người được ủy quyền sẽ
trực tiếp ảnh hưởng đến chất lượng dự án. Lựa chọn người tiếp quản dự án tốt là
yếu tố quan trọng để nâng cao chất lượng dự án. Hiện nay trên thế giới, chủ yếu khách
hàng dùng hình thức mời thầu,đấu thầu để chọn nhà thầu tốt nhất.
1.1.4.3 Bên cung ứng
Các tổ chức này chịu trách nhiệm cung ứng các loại vật tư, thiết bị, máy móc chủ
yếu cho dự án, hoặc các hợp đồng thầu phụ cho dự án, thực hiện mọi điều khoản đã
thoả thuận trong hợp đồng theo nguyên tắc: đảm bảo về mặt chất lượng, số lượng,
chủng loại và đồng bộ; đảm bảo về tiến độ (phù hợp về thời gian và hình thức giao
nhận).
1.1.4.4 Các tổ chức tài trợ vốn
Các tổ chức tài trợ vốn bao gồm các ngân hàng, các định chế tài chính, quỹ tín
dụng, quỹ đầu tư phát triển bảo hiểm…
1.1.4.5 Các cơ quan quản lý Nhà nước liên quan đến dự án
Để thống nhất quá trình đầu tư và đảm bảo dự án có mục đích, mang ý nghĩa
kinh tế xã hội thiết thực, phù hợp với quy mô, với sự phát triển của đất nước, đồng
thời đảm bảo việc đầu tư được quản lý, giám sát một cách toàn diện và có khoa học,
cần có sự quản lý của Nhà nước mà đại diện là các cơ quan quản lý nhà nước. Nhà
nước quản lý dự án thông qua quy hoạch phát triển, hệ thống chính sách, luật
pháp…
12
1. 2 TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN
1.2.1 Khái niệm:
Theo giáo trình về quản lý kinh tế, khái niệm về quản lý được hiểu là sự tác động
có mục đích của chủ thề quản lý vào các đối tượng quản lý để điều khiển đối tượng
quản lý nhằm đạt được các mục tiêu đề ra.
Như vậy, Quản lý dự án cũng là quá trình lập kế hoạch, điều phối thời gian, nguồn
lực và giám sát quá trình phát triển của dự án, đảm bảo cho dự án bàn thành đúng
hoặc được tiền độ, thời hạn dự kiến ban đầu, trong phạm vi ngân sách đã duyệt nhằm
đạt được các yêu cầu đề ra (về kỹ thuật, chất lượng ra sản phẩm, dịch vụ) với những
phương pháp và điều kiện tốt nhất cho phép.
Quản lý dự án bao gồm ba giai đoạn chủ yếu. Đó là việc lập kế hoạch, điều phối
thực hiện mà nội dung chủ yếu là quản lý tiến do thời gian, chi phí và thực hiện giám
sát các công việc dự án nhằm đạt được những mục tiêu xác định.
-
Lập kế hoạch: Đây là giai đoạn xây dựng mục tiêu, xác định những công việc
cần hoàn thành, các nguồn lực cần thiết để thực hiện dự án. Các công việc được
thực hiện một cách trình tự và logic trên cơ sở phân tích đề xác định các điểm
mạnh, điểm yếu của chủ đầu tư, các cơ hội và những mối đe dọa của môi
trường xung quanh để từ đó đưa ra các quyết định phu hơn để đạt được muc
tiêu.
-
Điều phối thời gian và nguồn lực: Giai đoạn này là quá trình phân phối các
nguồn lực (nguồn vôn, thiết bị, lao động và quản lý tiến độ thời gian, chi tiết
hoá thời hạn thực hiện cho từng công việc và cho toàn bộ dự án. Xác định thời
điểm bắt đầu, thời điểm kết thúc của dự án.
-
Kiểm tra, giám sát việc thực hiện dự án: Nội dung này bao gồm các công
việc theo dõi, kiểm tra tiến độ thực hiện dự án, phân tích và đưa ra giải pháp để
giải quyết các vấn đề trong suốt quá trình thực hiện và lập các báo cáo (báo cáo
đánh giá, báo cáo hiện trạng, báo cáo tiến độ,...) theo các yêu cầu của công tác
quản lý dự án. Thực hiện kiểm tra, giám sát chất lượng của từng công việc, từng
13
giai đoạn và toàn bộ dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành đúng hoặc
trước tiền độ, thời hạn dự kiến ban đầu, trong phạm vi ngân sách đã duyệt và
đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật, chất lượng.
Các giai đoạn của quá trình quản lý dự án hình thành một chu trình năng động từ
việc lập kế hoạch đến điều phối thực hiện và giám sát, sau đó phản hồi cho việc tái lập
kế hoạch dự án như trình bày trong hình.
Hình 1.2: Chu trình quản trị dự án
1.2.2 Các mục tiêu của quản lý dự án
Mục tiêu cơ bản của công tác quản lý dự án là thực hiện các công việc
để đảm bảo cho dự án hoàn thành đúng chất lượng và tiến độ trong phạm vi chi phí
được duyệt, đảm bảo các hiệu quà về kinh tế và xã hội như dự án đề ra. Có thể phân
biệt mục tiêu của công tác này đối với từng giai đoạn cụ thể:
Giai đoạn chuẩn bị dự án: đây là giai đoạn đầu tiên của quá trình thực hiện một
14
dự án nên mục tiêu chủ yếu của quản lý là đảm bảo chất lượng và mức độ chính xác
của các kết quả điều tra, khảo sát và nghiên cứu các thông tin liên quan đến dự án đầu
tư để xây dựng một cách khái toán các nội dung về thời gian và chi phí.
Đối với giai đoạn thực hiện dự án: mục tiêu quản lý ở giai đoạn này là phối hợp
điều chỉnh quá trình quản lý, tổ chức triển khai thực hiện các công việc, các hoạt động
của dự án sao cho đảm bảo tiến độ và chất lượng với chi phí thấp nhất. Đây là giai
đoạn có chi phí đầu tư thực hiện là lớn nhất nhưng không sinh lời trong thời gian dài
nên công tác quản lý trong giai đoạn này cực kỳ quan trọng và phức tạp. Cán bộ quản
lý phải đối mặt với nhiều tình huống xảy ra và với yêu cầu cần được xử lý kịp thời,
tránh ảnh hưởng đến tiến độ, chi phí và hiệu quả đầu tư của dự án.
Giai đoạn kết thúc dư án để đưa công trình vào sử dụng: ở giai đoạn này, chủ
đầu tư phải thực hiện hàng loạt công việc như kiểm tra, nghiệm thu, đào tạo chuyển
giao công nghệ trước khi chính thức bàn giao công trình để đưa vào khai thác, sử
dụng. Những công việc này thường được thực hiện với sự tham gia của nhiều bên: Chủ
đầu tư, Ban quản lý dự án, nhà thầu, tư vấn giám sát, tư vấn thi công, tư vấn lập dự án,
cơ quan quản lý của chủ đầu tư…
Có thể nói rằng, trong mỗi giai đoạn thực hiện dự án thì công tác quản
lý có những yêu cầu khác nhau nhưng lại đều tập trung vào các mục tiêu là: chi phí
thời gian và hiệu quả công việc. Các mục tiêu này có mối quan hệ chặt chẽ với nhau,
có ảnh hưởng lẫn nhau và đòi hỏi công tác quản lý phải điều khiển được cả 3 mục tiêu
đó. Mối quan hệ giữa ba mục tiêu này có thể khác nhau đối với từng dự án khác nhau,
nhưng có thể thấy rằng, đề đạt được kết quả tốt đôi với mục tiêu này thì thường ta phải
chấp nhận một hay hai mục tiêu còn lại bị ảnh hưởng theo chiều hướng ngược lại.
Điều này chúng ta có thể khái quát ở mặt toán học bởi hàm số sau:
C = f(P,T)
Trong đó :
-
C: chí phí cho thực hiện dư án.
15
-
P: tiến độ hoàn thành công việc.
-
T: thời gian thực hiện.
Từ hàm số trên cho thấy, nếu chất lượng hoàn thành công việc tốt hơn thì chi phí của
dự án cũng tăng lên và thời gian cũng có thể bị kéo dài thêm. Phạm vi của dự án được
mở rộng cũng làm chi phí thực hiện tăng lên. Trên thực tế, có một số dự án khi thực
hiện thì các giá trị C, P và T có mối quan hệ không theo công thức trên, ví dụ công
việc hoàn thành đạt chất lượng yêu cầu và với chi phí thấp hơn dự kiến và xong trước
tiến độ đề ra. Thông thường khi trường hợp này xảy ra là do công tác xây dựng kế
hoạch tiến độ và lập dự toán không sát với thực tế hoặc do một sự hỗ trợ phù hợp với
điều kiện thực hiện dự án (nguồn lực, công nghệ,...). Do mà quan hệ này mà trong quá
trình thực hiện dự án, các nhà quản lý luôn hy vọng và cố gắng tìm các biện pháp để
có được sự kết hợp tốt nhất hài hoà nhất của công tác quản lý dự án.
Hình 1.3: Mối quan hệ giữa thời gian, chi phí và kết quả
Thực hiện
Khả năng thực
hiện theo yêu cầu
Mục tiêu
phải đạt
Chi phí
Thời gian tới hạn
Chi phí cho phép
16
Thời gian kế hoạch
1.2.3 Tác dụng của quản lý dự án
Quản lý dự án có các tác dụng chủ yếu sau:
-
Giúp tổ chức cơ cấu quản trị, tăng cường các hoạt động lập kế hoạch, điều hành
thực hiện, kiểm soát, ra quyết định kịp thời để đảm bảo dự án đạt được mục tiêu
đặt ra. Giúp tạo ra sản phẩm và dịch vụ có chất lượng cao hơn.
-
Liên kết tất cả các hoạt động, công việc của dự án. Liên kết các nhóm thực hiện
dự án với khách hàng và các bên liên quan khác. Tăng cường sự hợp tác giữa
các thành viên tham gia dự án.
-
Tạo điều kiện phát hiện sớm những khó khăn vướng mắc nảy sinh và điều
chỉnh kịp thời trước những thay đổi. Tạo điều kiện đàm phán trực tiếp giữa các
bên để giải quyết bất đồng. Quản lý dự án có nhiều khó khăn, những mâu
thuẫn do cùng chia nhau nguồn lực của tổ chức; quyền lực và trách nhiệm
của nhà quản trị dự án trong một số trường hợp không được thể hiện đầy đủ;
vấn đề hậu dự án… là những khó khăn mà chúng ta cần chú ý.
1.2.4 Đặc điểm của quản lý dự án
Công tác quản lý dự án có một số đặc điểm chính sau đây:
-
Tổ chức dự án thường là một tổ chức tạm thời, hình thành trong một thời
gian hữu hạn. Trong thời gian thực hiện dự án, các cán bộ quản lý dự án
thường phải hoạt động độc lập với các phòng ban chức năng. Khi kết thúc
dự án, tổ chức dự án dược giải thể và cần có sự phân công lại lao động và tải
sản đã phục vụ công tác thực hiện dự án.
-
Nhiệm vụ không có tính lặp lại liên tục mà có tính chất mới mẻ, các số liệu
thống kê thường được sử dụng một cách hạn chế trong các dự án với mục
đích tham khảo, đánh giá.
17
-
Quan hệ giữa nhà quản lý dự án với các đơn vị chức năng trong tổ chức (của
chủ đầu tư) thường có mâu thuẫn về nhân sự. Trong nhiều trường hợp có sự
kiêm nhiệm giữa cán bộ quản lý dự án và cán bộ thực hiện chuyên môn ở
các đơn vị chức năng. Để giải quyết các mâu thuẫn này, lãnh đạo đơn vị cần
thực hiện việc bố trí một cách khoa học công tác phối hợp giữa chuyên môn
và chi phí thời gian để thoả mãn các yêu cầu về thực hiện và quản lý dự án.
-
Quản lý dự án có tỉ lệ sử dụng nguồn lực cao và thường phải trả giá đắt cho
các quyết định sai lầm lãng phí nguồn lực, thời gian giảm hiệu quả đầu tư
của dự án.
1.2.5 Nội dung quản lý dự án
Xét theo từng góc độ, công tác quản lý dự án có các nội dung chủ yếu
như sau:
1.2.5.1 Quản lý vĩ mô đối với các dự án
Đây là công tác quản lý nhà nước đối với dự án. Công tác này bao gồm tổng thể
các biện pháp vĩ mô tác động đến các yếu tố của quá trình hình thành, thực hiện và kết
thúc dự án. Những công cụ này bao gồm: các chính sách, kế hoạch, quy hoạch như
chính sách về tài chính, tiền tệ, chính sách về tỉ giá hối đoái, lãi suất, chính sách đầu
tư, chính sách thuế, hệ thống pháp luật, những quy định về chế độ kế toán, thống kê,
bảo hiểm, tiền lương, báo cáo, kiểm tra , thanh tra…
Nhà nước thực hiện quản lý vĩ mô về chất lượng công trình đầu tư theo các dự án.
Theo đó các bộ chức năng phối hợp với chính quyền các cấp ở các địa phương thực
hiện quản lý nhà nước về chất lượng dự án.
Hoạt động quản lý nhà nước ở lĩnh vực này bao gồm các nội dung chủ
yếu sau đây:
-
Thiết lập và tham gia thiết lập hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật.
-
Tổ chức phổ biến, hướng dẫn cho các chủ thể thực hiện theo các văn bản quy
phạm pháp luật.
-
Tổ chức kiểm tra, giám sát các chủ thể thực hiện công tác quản lý dự án theo
18
pháp luật.
Về chính sách vĩ mô, việc quản lý phí của nhà nước thông qua các loại hình văn
bản quy phạm pháp luật, các thông tư, nghị định và các quyết định của các bộ ngành
liên quan trong công tác quản lý đầu tư XDCB (Bộ Xây dựng, Bộ tài chính, Bộ Kế
hoạch và Đầu tư, Bộ chủ quản của Chủ đầu tư,...), qua đó các chi phí của quá trình
thực hiện dự án phải được xây dựng thẩm định theo các bước cụ thể hoặc theo định
mức do các cơ quan chức năng ban hành. Cách thức xác định mức chi phí, hình thức
áp dụng phù hợp với từng đi công việc. Quy định thủ tục thanh quyết toán cho các chi
phí đó.
Hiện nay vấn đề về quản lý tầm vĩ mô đối với dự án chưa được đầy đủ, đồng bộ và
có nhiều bất cập, chưa theo kịp với tình hình mới, phương pháp quan lý mới trong
công tác quản lý dự án. Nhiều công cụ quản lý vĩ mô cần được xem xét sửa đổi, điều
chỉnh và hoàn thiện, đặc biệt là hệ thống pháp luật liên quan.
1.2.5.2. Quản lý vi mô đối với hoạt động dự án
Quản lý dự án ở tầm vi mô là quá trình quản lý các hoạt động cụ thể của dự án.
Công việc này bao gồm nhiều khâu, nhiều công đoạn như: lập kế hoạch, điều phối
thực hiện, kiểm soát... quá trình quản lý được thực hiện trong suốt các giai đoạn tư
chuẩn bị dự án, thực hiện dự án, kết thúc dự án. Quản lý dự án bao gồm hàng loạt vấn
đề như: quản lý thời gian, chi phí, quản lý nguồn vốn, quản lý rủi ro.... Trong từng giai
đoạn, tuy đối tượng quản lý cụ thể có khác nhau nhưng đều phải gắn với 3 mục tiêu cơ
bản là: thời gian, chi phí và chất lượng. Các nội dung cụ thể của công tác quản lý cho
từng dự án bao gồm:
1.2.5.2.1 Công tác lập kế hoạch dự án
Lập kế hoạch dự án là việc lập tiến độ tổ chức dự án theo một trình tự lôgic, xác
đinh mục tiêu và các phương pháp để đạt mục tiêu của dự án, dự tính những công việc
cần làm, nguồn lực thực hiện và thời gian làm những công việc đó nhằm hoàn thành
tốt mục tiêu đã xác định của dự án. Lập kế hoạch dự án là tiến hành chi tiết hoá những
mục tiêu của dự án thành các công việc cụ thể và hoạch đích một chương trình biện
19
pháp để thực hiện các công việc đó.
Lập kế hoạch dự án là một trong những chức năng quan trọng nhất của công tác
quản lý dự án. Lập kế hoạch tất cho phép hoàn thành các mục tiêu đề ra và thực hiện
dự án thành công. Công tác lập kế hoạch dự án bao gồm nhiều nội dung. Từ việc lập
kế hoạch tổng thể dự án đến những kế hoạch chi tiết, từ kế hoạch huy động vốn, phân
phối vốn và các nguồn lực cần thiết cho dự án đơn kế hoạch quản lý chi phí, quản lý
tiến độ từ kế hoạch triển khai thực hiện dự án đến kế hoạch "hậu dự án"...
Phương pháp lập kế hoạch dự án rất đa dạng. Ngoài những phương pháp chung
được áp dụng để lập kế hoạch trong nhiều lĩnh vực thì linh vực quản lý dự án còn có
những phương pháp đặc thù như phương pháp PERT/CPM phương pháp biểu đồ
GANTT phương pháp phân tách công việc…
• Tác dụng:
-
Lập kế hoạch giữ vị trí quan trọng trong công tác quản lý dự án Kế hoạch dự án
có tác dụng.
-
Là cơ sở tuyển dụng. đào tạo, bố trí nhân lực cho dự án.
-
Là căn cứ để dự toán tổng ngân sách cùng nhà chi phí cho từng công việc của
dự án
-
Kế hoạch dự án là cơ sở để các nhà quản lý điều phối nguồn lực và quản lý tiến
độ các công việc của dự án
-
Lập kế hoạch dự án chính xác có tác đụng làm giảm thiểu mức độ rủi ro không
thành công của dự án, tránh được tình trạng không khả thi, lãng phí nguồn lực
và những hiện tượng tiêu cực.
-
Là căn cứ để kiểm tra giám sát đánh giá tiến trình thực hiện dự án về các mặt:
thời gian, chi phí, chất lượng…
1.2.5.2.2 Quản lý thời gian
Là công tác lập kế hoạch, giám sát và phân phối tiến độ thời gian nhằm đảm bảo
thơi hạn hoàn thành dự án. Đưa ra thời hạn thực hiện cho từng công việc, thời điểm bắt
20
đầu và thời điểm kết thúc. Xác định thời điểm hoàn thành toàn bộ dự án.
Quản lý thời gian được thực hiện trong suốt quá trình thực hiện dự án đó bao gồm
các giai đoạn: chuẩn bị dự án, thực hiện dự án, kết thúc dự án đưa vào khai thác sử
dụng. Trong đó việc quản lý thời gian cho giai đoạn cung cấp, lắp đặt và thi công các
hạng mục của dự án đầu tư là quan trọng nhất, nó quyết định sự thành công, hiệu quả
của dự án đầu tư.
Quản lý sản xuất, thi công, lắp đặt phụ thuộc chủ yếu vào phía nhà thầu, cơ quan tư
vấn, giám sát và chủ đầu tư cũng cùng tham gia vào việc quản lý này nhưng dưới các
góc độ khác nhau. Tuy nhiên đê quản lý tiến độ thực hiện dự án thì cần phải có kiểm
tra, giám sát về công tác lập tiến độ để có tính khả thi và hợp lý.
-
Xây dựng tiền độ: Chủ yếu do chủ đầu tư, đơn vị tư vấn thực hiện xây dựng
trên cơ sở yêu cầu của dự án và có sự đánh giá của các đơn vị thực hiện trong quá trình
tham gia thực hiện. Các điều kiện liên quan và có ảnh hưởng đến tiến độ sẽ được đánh
giá, cân nhắc kỹ để đảm bảo cho tiến độ dự án được vạch ra thật hợp lý. Nếu quá ngắn
sẽ không khả thi, nếu quá dài sẽ không hiệu quả về nguồn vốn đầu tư. Chủ đầu tư cũng
có thể đưa thêm các điều khoản thường và phạt về tiến độ thực hiện cho hợp đồng ký
với các đơn vị thực hiện.
-
Thực thi tiến độ: Quá trình thực hiện dự án bao gồm nhiều công đoạn. Mỗi
công đoạn có một biểu tiến độ thực hiện theo kế hoạch đã được lập và phê duyệt. Tuy
nhiên, trên thực tế, tiến độ thực hiện của từng công đoạn có thể nhanh, có thê chậm do
còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố. Vấn đề đặt ra cho người quản lý dự án là cần phải có
những giải pháp phù hợp để điều chỉnh tiến độ của từng công đoạn, hạn chế tối đa ảnh
hưởng đến tiến độ của toàn dự án. Điều này phụ thuộc nhiều vào phương pháp tổ chức,
năng lực, trình độ và kinh nghiệm quản lý của người điều hành.
-
Việc thực thi tiến độ phải được sự tham gia quản lý của nhiều đơn vị liên quan.
Tuỳ thuộc vào việc phân công trách nhiệm của từng đơn vị, quá trình thực thi tiến độ
của những dự án khác nhau là khác nhau, không theo một khuôn mẫu nào cả. Người
chịu trách nhiệm quản lý dự án cao nhất phải am hiểu từng giai đoạn, hạng mục thi
công cấu thành nên tiến độ cả dự án để điều phối sự tham gia của các bên liên quan
21
một cách nhịp nhàng và nhuần nhuyễn để đảm bảo dự án thành đúng tiến độ, hạn chế,
phòng ngừa các rủi ro gây kẻo dài tiến độ.
Một số biện pháp chủ yếu nhằm đảm bảo tiền độ thực hiện dự án:
• Các biện pháp kỹ thuật.
-
Thay đôi công nghệ, giải pháp thực hiện.
-
Thay đổi vật liệu, máy móc.
-
Chuyên môn hoá công việc.
-
Tin học hoá trong điều phối hoạt động và quản lý: sử dụng các phần mềm
chuyên dùng để theo dõi và quản lý dự án.
-
Áp dụng các hình thức trao đổi thông tin hiện đại
•
Các biện pháp về tổ chức:
-
Phân chia lại trách nhiệm chi tiết cho mỗi thành viên tham gia thực hiện để
tránh bỏ sót hoặc chồng chéo các nội dung thực hiện.
-
Tổ chức thêm ca làm việc, bố trí làm việc xen kẽ một cách hợp lý để tránh lãng
phí thời gian cho việc phải ngừng nghỉ về công nghệ hay kỹ thuật.
-
Tăng cường nhân lực và vật lực tham gia thi công, thực hiện dự án một cách
hợp lý để có thể rất ngắn thời gian thực hiện.
• Các biện pháp khác:
-
Có cơ chế thưởng phạt về tiến độ cho các cá nhân và đơn vị tham gia thực hiện
dự án.
-
Thuê gia công ngoài trong phạm vi cho phép.
• Áp dụng các phương pháp tổ chức quản lý tiến độ một cách khoa học bài bản:
-
Biểu đồ Gantt: thể hiện tiến trình thực tế cũng như kế hoạch thực hiện các
công việc của dự án theo trình tự thời gian:
Hình 1.4: Biểu đồ Gantt
22
Các thông tin về công việc và thời gian thực hiện công việc trong biểu đồ
Gantt được minh họa trong hình 1.4. Trong đó, cột dọc trình bày công việc cụ
thể; trục hoành thể hiện thời gian; mỗi đoạn thẳng biểu hiện một công việc.
Độ dài đoạn thẳng là độ dài công việc. Vị trí của đoạn thẳng thể hiện quan hệ
thứ tự trước sau giữa các công việc.
Biểu đồ Gantt cho biết khi nào các công việc bắt đầu và kết thúc, mức độ
hoàn thành của các công việc, dự kiến tình trạng của dự án tại các thời điểm
khác nhau, các hoạt động “song song” có thể thực hiện đồng thời với những
hoạt động khác. Biểu đồ Gantt được lập theo kiểu tiến tới, từ trái sang phải,
công việc nào cần làm trước xếp trước.
-
Sơ đồ mạng: là mô hình thể hiện toàn bộ dự án thành một thể thống nhất. Sơ
đồ mạng mô tả mối quan hệ liên tục giữa các công việc, nối kết các công
việc và các sự kiện theo thứ tự trước sau của chúng. Phương pháp sơ đồ
mạng trong lập tiến độ dự án đã trở nên phổ biến khoảng đầu những năm
1950 cho đến nay. Có nhiều phương pháp sơ đồ mạng, nhưng được dùng
phổ biến hơn cả là sơ đồ CPM (Critical Path Method – phương pháp đường
găng) và sơ đồ PERT (Program and Evaluation Review Technique – Kỹ thuật
đánh giá và kiểm soát chương trình). Về cơ bản, hai phương pháp này là giống
nhau về hình thức, trình tự lập mạng, chỉ khác nhau về tính toán thời gian.
Thời gian trong CPM là một đại lượng xác định, được tính từ định mức lao
23
động, còn thời gian trong PERT không căn cứ vào định mức lao động để tính
mà phụ thuộc vào nhiều yếu tố ngẫu nhiên.
Hình 1.5: Sơ đồ PERT
1.2.5.2.3 Dự toán ngân ách và quản lý chi phí dự án:
Ngân sách được trình bày trong các kế hoạch dài hạn, trung hạn và ngắn hạn của
đơn vị. Ngân sách phản ánh mục tiêu của tổ chức và nguồn lực cần thiết để thực hiện
các kế hoạch đầu tư, sản xuất kinh doanh.
Ngân sách dự án là một bộ phận của ngân sách chung của doanh nghiệp, phản ánh
tình hình thu ' chi của dự án. Trong một số loại hình tổ chức, ngân sách dự án chỉ gồm
các khoản chi phí, trong khi ở nhiều loại hình tổ chức khác ngân sách lại bao gồm cả
thu và cô. Những tổ chức thực hiện một lúc đồng thời nhiều dự án thì ngân sách dự án
là tổng ngân sách của từng dự án. Dự án bao gồm nhiều công việc, nhiều khoản mục
chi phí khác nhau nên ngân sách dự án có thể được dự toán theo khoản mục chi phí
hoặc theo công việc. Với mỗi tổ chức, ngân sách là hữu hạn nên ngân sách cần được
quản lý chặt chẽ sao cho việc chí đạt hiệu quả cao
a. Khái niệm
Dự toán ngân sách được thực hiện cùng lúc với dự tính thời gian của dự án Theo
nghĩa rộng, dự toán ngân sách dự án bao gồm cả việc xây dựng cơ cấu phân tách công
24
việc (WBS) và việc xác định xem cần dùng những nguồn lực vật chất nào (nhân lực,
thiết bị, nguyên liệu) và mỗi nguồn cấp bao nhiêu để thực hiện từng công việc của dự
án.
Theo nghĩa hẹp có thể định nghĩa như sau: Dự toán ngân sách dự án là kế hoạch
phân phối nguồn quỹ cho các hoạt động dự án nhằm đảm bảo thực hiện tôi các mục
tiên chi phí. chất lượng oà tiên độ của dự án.
b. Tác dụng của dự toán ngân sách
Kế hoạch ngân sách là một trong những kế hoạch quan trọng nhất quyết định đến
sự thành bại của dự án. Dự toán ngân sách có những tác dụng chủ yếu sau:
-
Dự toán ngân sách là sự cụ thể hóa kế hoạch, mục tiêu của tổ chức. Kế hoạch
ngân sách phản ánh nhiệm vụ và các chính sách phân phối nguồn lực của đơn
vị.
-
Đánh giá chi phí đự tính của một dự án trước khi hiệu lực hóa việc thực hiện.
-
Xác định được chi phí cho từng công việc và tổng chi phí dự toán của dự án.
-
Là cơ sở để chỉ đạo và quản lý tiến độ chỉ tiêu cho các công việc dự án.
-
Thiết lập một đường cơ sở cho việc chỉ đạo và báo cáo tiến trình dự án (kiểm
tra tiến dộ dự án báo cáo những chi tiêu không phù hợp với kế hoạch, tìm
nguyên nhân và biện pháp khắc phục...).
c. Phương pháp dự toán ngân sách.
Phương pháp dự toán ngân sách từ cao xuống thấp: Trên cơ sở chiến lược dài
hạn, đồng thời dựa vào kinh nghiệm, yêu cầu nhiệm vụ và nguồn số liệu quá khứ liên
quan đến dự án tương tự, các nhà quản lý cấp cao của tổ chức hoạch định việc sử dụng
ngân sách chung cho đơn vị. Họ ước tính toàn bộ chi phí cùng như chi phí cho các
nhóm công việc lớn của từng dự án. Sau đó các thông số này được chuyển xuống cho
các nhà quản lý cấp thấp hơn. Các nhà quản lý cấp thấp tiếp tục tính toán chi phí cho
từng công việc cụ thể liên quan. Quá trình dự tính chi phí dược tiếp tục cho dấn cấp
quản lý thấp nhất.
Phương pháp dự toán ngân sách từ thấp lên cao: Ngân sách dược dự toán từ
25
