Nâng cao hiệu quả công tác quản lý văn bản tại UBND xã thanh lâm, huyện lục nam, tỉnh bắc giang

LỜI CẢM ƠN
Qua thời gian thực tập tại UBND Xã Thanh Lâm, được sự giúp đỡ và sự tạo
điều thuận lợi của đồng chí Lãnh đạo UBND cũng như của Bộ phận văn phòng để tôi
có cơ hội tiếp cận với tài liệu về văn bản và học tập kinh nghiệm trong việc thực hiện
nghiệp vụ công tác của mình.
Tôi xin chân thành cảm ơn Cơ quan nơi tôi thực tập, đã quan tâm tạo điều kiện
giúp đỡ cho tôi hoàn thành báo cáo tốt nghiệp thực tập. Tôi xin chân thành cảm ơn
thầy Đỗ Năng Thắng giảng viên Khoa Hệ thống Thông tin Kinh tế, cùng với sự giúp
đỡ của các thầy, cô giáo trường Đại học Công nghệ Thông tin và Truyền thông trường
đại học Thái Nguyên đã tạo điều kiện cho học viên lớp ĐHLT Quản trị Văn phòng
K13A Bắc Giang có cơ hội tìm hiểu thực tế để củng cố kiến thức, giúp cho học viên tự
tin vào những gì đã được học và đã được tìm hiểu thực tế để đáp ứng yêu cầu ngày
càng cao của công việc.
Trân trọng cảm ơn!
Thái nguyên, ngày 10 tháng 6 năm 2016
Sinh viên thực hiện

Trần Thị Tuyển

1


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của bản thân tôi. Các nội dung
nghiên cứu và kết quản nghiên cứu trong đề tài là trung thực và chưa từng được ai
công bố trong bất cứ công trình nghiên cứu nào trước đây. Những tài liệu phục vụ cho
việc nghiên cứu được chính tác giả thu thập từ các nguồn khác nhau có ghi trong phần
tài liệu tham khảo và tại cơ quan thực tập
Nếu phát hiện có bất kỳ sự gian lận nào tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm trước
Hội đồng cũng như kết quả khóa luận của minh
Thái nguyên, ngày 10 tháng 6 năm 2016

Sinh viên thực hiện

Trần Thị Tuyển

2


MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU ..............................................................................................1
Chương 1. ....................................................................................................4
TỔNG QUAN VỀ VĂN BẢN VÀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN .........4
1.1. Tổng quan về văn bản ............................................................................4
1.1.1. Văn bản đi ..........................................................................................5
1.1.2. Văn bản đến........................................................................................5
1.2. Công tác quản lý văn bản .......................................................................5
1.2.1. Công tác quản lý văn bản đi................................................................5
1.2.2 Công tác quản lý văn bản đến ............................................................ 10
Chương 2. .................................................................................................. 25
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI UBND XÃ
THANH LÂM, HUYỆN LỤC NAM, TỈNH BẮC GIANG. .......................... 25
2.1. Giới thiệu khái quát về UBND xã Thanh Lâm ...................................... 25
2.2. Thực trạng công tác quản lý văn bản tại xã Thanh Lâm ........................ 32
2.2.1. Cơ sở pháp lý về công tác quản lý văn bản ........................................ 32
2.2.2. Quy trình quản lý văn bản tại UBND xã Thanh Lâm .......................... 32
2.3 Đánh giá............................................................................................... 41
2.3.1 Ưu điểm............................................................................................. 41
2.3.2 Hạn chế ............................................................................................. 42
Chương 3. .................................................................................................. 44
ỨNG DỤNG PHẦN MỀM BG. NET OFFICE VÀO CÔNG TÁC QUẢN
LÝ VĂN BẢN TẠI UBND XÃ THANH LÂM........................................... 44

3.1. Giới thiệu phần mềm BG. Net office .................................................... 44
3.2. Một số giao diện chính của phần mềm BG. Net Office.......................... 45
3.2.1. Ứng dụng phần mềm vào công tác quản lý văn bản đi........................ 45
3.2.2. Ứng dụng phần mềm vào công tác quản lý văn bản đến. .................... 50
KẾT LUẬN................................................................................................ 59
TÀI LIỆU THAM KHẢO ........................................................................... 61

3


CÁC KÝ HIỆU VIẾT TẮT
Chữ viết tắt

Viết đầy đủ

CNTT

Công nghệ thông tin

CNTT & TT

Công nghệ thông tin và truyền thông

UBND

Uỷ ban nhân dân

THCS

Trung học cơ sở

HĐND

Hội đồng nhân dân

MTTQ

Mặt trận tổ quốc

VP

Văn phòng

CT/PCT

Chủ tịch/ Phó chủ tịch

QLVB

Quản lý văn bản

4


DANH MỤC HÌNH ẢNH
Hình 2.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBND xã Thanh Lâm........................................28
Hình 2.2. Sơ đồ quản lý văn bản đi tại UBND xã Thanh Lâm. ..................................34
Hình 2.3. Mẫu sổ đăng ký văn bản đi của UBND xã Thanh Lâm.............................. 36
Hình 2.4. Mẫu đăng ký bên trong sổ văn bản đi của UBND xã ..................................36
Hình 2.5. Sơ đồ quy trình giải quyết văn bản đến...................................................... .37

Hình 2.6. Mẫu dấu đến................................................................................................38
Hình 2.7. Mẫu bìa sổ công văn đến........................................................................... 39
Hình 2.8. Nội dung sổ đăng ký văn bản đến............................................................... 40
Hình 2.9. Hình ảnh lãnh đạo phân phối văn bản để giải quyết................................... 40
Hình 3.1. Hình ảnh đăng nhập vào hệ thống............................................................. 45
Hình 3.2. Hình ảnh khi đã đăng nhập vào hệ thống....................................................46
Hình 3.3. Hình ảnh chụp từ cửa sổ đăng nhập vào chức năng quản lý văn bản đi..... 47
Hình 3.4. Hình ảnh chụp giao diện nhập thêm văn bản mới vào hệ thống................. 47
Hình 3.5. Hình ảnh chụp các bước nhập thông tin văn bản mới vào chức năng “thêm
mới văn bản”............................................................................................................... 48
Hình 3.5.1. Hình chụp sau khi điền đủ các thông tin văn thư sẽ ghi và lưu giữ lại văn
bản đề phát hành......................................................................................................... 48
Hình 3.6. Hình chụp cửa sổ "văn bản chờ ban hành" trong chức năng QLVB đi...... 48
Hình 3.7. Hình chụp thông tin từ cửa sổ " văn bản gửi qua email" đã được gửi đi... 49
Hình 3.8. Hình chụp chức năng tra cứu văn bản theo từng loại................................. 49
Hình 3.9. Hình chụp tra cứu văn bản theo tên người ký văn bản............................... 50
Hình 3.9.1. Hình ảnh chụp tra tìm theo người ký văn bản......................................... 50
Hình 3.9.2. Hình chụp các văn bản được tra tìm theo tên người ký văn bản............. 50
Hình 3.10. Đăng nhập vào hệ thống........................................................................... 51
Hình 3.11. Màn hình làm việc chính......................................................................... 51
Hình 3.12. Văn bản đến gửi qua hệ thống thư điện tử................................................ .52
Hình 3.13. Văn bản được vào sổ trên hệ thống.......................................................... 52

5


Hình 3.14. Số văn bản đến được lấy theo thứ tự. .........................................................52
Hình 3.15. Chuyển thành văn bản đến........................................................................ 53
Hình 3.16. Vào sổ văn bản đến đối với công văn giấy............................................... 53
Hình 3.17. Hình ảnh sao chép văn bản....................................................................... 54

Hình 3.18. Gửi văn bản đến qua e-mail...................................................................... 55
Hình 3.19. Đơn vị, người nhận văn bản đến............................................................... 55
Hình 3.20. Văn bản nhận để biết và tham khảo.......................................................... 56
Hình 3.21. Hình ảnh tìm kiếm văn bản....................................................................... 57
Hình 3.22. Hình chụp chức năng nhập giống văn bản trước.......................................56
Hình 3.23. Hình ảnh toàn bộ văn bản cá nhân. ........................................................57
Hình 3.24. Hình ảnh toàn bộ văn bản để biết..............................................................57

6


LỜI MỞ ĐẦU
● Lý do chọn đề tài
Trong xu thế hội nhập hiện nay, thông tin là yếu tố vô cùng quan trọng đối với
nhà quản trị, nhất là quản trị văn phòng. Thông tin giúp cho họ định hướng và điều
hành đơn vị, giúp họ chiến thắng trong cạnh tranh. Để chiếm ưu thế về thông tin, các
nhà quản lý luôn luôn quan tâm củng cố hệ thống hành chính văn phòng để xử lý, quản
lý, sử dụng thông tin theo hướng hiện đại hóa. Những năm qua Đảng và Nhà nước đã
tiến hành cải cách nền hành chính tạo môi trường pháp lý thuận lợi cho phát triển kinh
tế xã hội, đưa bộ máy văn phòng tiến cả một bước về lượng và chất để đáp ứng yêu
cầu cung cấp thông tin cho công tác lãnh đạo điều hành. Hoạt động thông tin gắn liền
với công tác văn phòng, hoạt động văn phòng có vị trí đặc biệt quan trọng trong bất kì
cơ quan, tổ chức nào. Tuy nhiên để tăng cường và phát huy được vai trò của công tác
văn phòng đòi hỏi lãnh đạo các cơ quan, đơn vị tổ chức chỉ đạo công tác này một cách
khoa học và phải quan tâm đến việc đào tạo nguồn nhân lực quản trị văn phòng, từng
bước hiện đại hóa và không ngừng nâng cao chất lượng hoạt động văn phòng.
Quản trị nói chung, Quản trị văn phòng nói riêng mở ra nhằm đào tạo một cách
bài bản đội ngũ lao động thuộc lĩnh vực hành chính văn phòng trong các cơ quan, tổ
chức, đáp ứng theo yêu cầu phát triển của CNTT và sự tiến bộ chung của xã hội.
Trong công tác Quản trị văn phòng không thể bỏ qua nghiệp vụ công tác văn thư. Hoà

nhập vào xu thế đó những năm gần đây nghiệp vụ công tác Văn thư có những bước
phát triển phong phú và đa dạng đáp ứng yêu cầu của nền cải cách hành chính. Công
tác Văn thư là hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bản phục vụ cho lãnh đạo, chỉ
đạo, kiểm tra quản lí điều hành công việc của các cơ quan, tổ chức đảm bảo cung cấp
kịp thời, chính xác và đồng thời công tác Văn thư được xác định là một mặt hoạt động
của bộ máy quản lý nói chung và chiếm một phần lớn nội dung hoạt động của văn
phòng ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động quản lý của một cơ quan, là một mắt xích
quan trọng trong bộ máy hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý điều hành. Đồng thời
làm tốt công tác Văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc cơ quan được nhanh chóng,
chính xác, chất lượng, đúng chế độ, giữ bí mật của Đảng và Nhà nước, hạn chế được
bệnh quan liêu giấy tờ và việc lợi dụng văn bản Nhà nước để làm những việc trái pháp
luật góp phần lớn lao vào việc thúc đẩy sự phát triển kinh tế và bảo vệ đất nước của
mỗi Quốc gia. Bước sang thời kỳ công nghiệp hoá, hiện đại hoá, đã tạo ra những
chuyển biến mọi mặt trong nền kinh tế xã hội. Các đợn vị hành chính sự nghiệp cũng
như các doanh nghiệp gặp không ít khó khăn, vướng mắc do những yều cầu phát sinh,
đặc biệt là vấn đề quản lí văn bản đi – đến. Để hoạt động có hiệu quả thì bất cứ một cơ
1


quan nào cũng không thể không coi trọng công tác này. Hiện nay, công tác Quản lý văn
bản đi - đến đã được tiến hóa theo xu hướng phát triển CNTT. Ứng dụng nhiều phần
mềm vào công tác văn thư để giảm thiểu các khâu nghiệp vụ, giấy tờ và tiết kiệm thời
gian. Để tìm hiểu về mềm quản lý văn bản và những hiệu quả khi ứng dụng các phần
mềm vào công tác quản lý văn bản như thế nào? Có thực sự mang lại nhiều lợi ích để cải
thiện công tác văn phòng nói chung và công tác quản lý văn bản nói riêng. Vì vậy, đây
chính là lý do tôi chọn đề tài “ Nâng cao hiệu quả công tác quản lý văn bản tại UBND
xã Thanh Lâm, huyện Lục Nam, tỉnh Bắc Giang” để làm báo cáo khóa luận tốt nghiệp.
● Mục đích của đề tài
Nhằm nâng cao nhận thức của bản thân đối với ngành quản trị văn phòng và
công việc văn thư. Giúp hiểu sâu hơn về vai trò cũng như sự cần thiết của CNTT trong

hoạt động quản lý hành chính Nhà nước và đặc biệt là trong công tác quản lý văn bản.
Để thấy được những thuận lợi, khó khăn trong việc ứng dụng phần mềm vào trong
công tác quản lý văn bản đi tại UBND xã Thanh Lâm. Từ đó, có thêm nhiều kiến thức,
kinh nghiệm để phục vụ vào công việc hiện tại.
● Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Tìm hiểu thực trạng công tác quản lý văn bản và việc ứng dụng phần mềm
quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp vào công tác quản lý văn bản tại UBND
xã Thanh Lâm.
● Kết cấu đề tài khóa luận tốt nghiệp gồm 3 chương:
Chương 1. Tổng quan về văn bản và công tác quản lý văn bản
Chương 2: Thực trạng công tác quản lý văn bản tại UBND xã Thanh Lâm
Chương 3: Ứng dụng phần mềm BG. Net office vào quản lý văn bản tại
UBND xã Thanh Lâm
Qua thời gian tiếp thu những kiến thức về mặt lý thuyết tại trường Đại học
CNTT&TT Thái Nguyên và thời gian thực tập tại UBND xã Thanh Lâm, cùng với sự
cố gắng của bản thân, tôi đã hoàn thành bản báo cáo thực tập này.
Tuy vậy, do kinh nghiệm công tác, nhận thức còn hạn chế nên bản báo cáo của
tôi sẽ không tránh khỏi những thiếu sót. Vì vậy, tôi kính mong nhận được những ý
kiến đóng góp của các thầy giáo, cô giáo, cũng như Lãnh đạo và cán bộ Văn phòng
UBND xã Thanh Lâm để Bản báo cáo của tôi được hoàn chỉnh hơn.

2


Cuối cùng tôi xin được gửi lời cảm ơn chân thành nhất đến các thầy giáo, cô giáo
trong Khoa Hệ thống thông tin kinh tế, các thầy cô giáo bộ môn Trường Đại học
CNTT&TT Thái Nguyên, đặc biệt là thầy Đỗ Năng Thắng - người trực tiếp hướng dẫn
tôi, cùng các cán bộ công tác tại UBND xã Thanh Lâm đã giúp tôi hoàn thành đợt thực
tập làm khóa luận tốt nghiệp và hoàn thành bản báo cáo này.
Xin chân thành cảm ơn!

3


Chương 1.
TỔNG QUAN VỀ VĂN BẢN VÀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN
1.1. Tổng quan về văn bản
Văn bản là đối tượng nghiên cứu của nhiều ngành khoa học, nhiều lĩnh vực
khác nhau. Vì vậy tùy theo góc độ nghiên cứu và mục đích tiếp cận, người ta có nhiều
các định nghĩa về văn bản. Theo nghĩa rộng văn bản được hiểu là một phương tiện để
ghi tin và truyền đạt các thông tin từ chủ thể này đến chủ thể khác bằng một ký hiệu
hoặc ngôn ngữ nhất định. Theo cách định nghĩa này từ các loại giấy tờ, tài liệu sách vở
đến các loại bia, hoành phi, câu đối, khẩu hiệu, áp phích, băng ghi âm, bản vẽ…đều
được coi là văn bản.
Theo nghĩa hẹp văn bản được hiểu là các tài liệu, giấy tờ được sử dụng trong
hoạt động của các cơ quan, các đoàn thể, các tổ chức xã hội. Trên thực tế văn bản được
hiểu theo nghĩa này là phổ biến. Tóm lại văn bản nói chung là một phương tiện ghi tin
và truyền đạt thông tin bằng một ngôn ngữ (hay ký hiệu) nhất định. Tùy theo từng lĩnh
vực cụ thể của đời sống xã hội và quản lý nhà nước mà văn bản có những hình thức và
nội dung khác nhau. Văn bản có các loại phổ biến như sau:
- Văn bản quản lý: là các tài tài liệu, giấy tờ dùng để ghi lại và truyền đạt các
quyết định quản lý hoặc các thông tin cần thiết hình thành trong hoạt động của các cơ
quan, tổ chức phản ánh kết quả hoạt động quản lý của các cơ quan đó.
- Văn bản pháp luật là hình thức thể hiện của những quyết định do các cơ quan
nhà nước có thẩm quyền ban hành theo một hình thức và trình tự do pháp luật quy định
thể hiện ý chí của nhà nước buộc các đối tượng có liên quan phải thi hành và được đảm
bảo thực hiện bằng các biện pháp cưỡng chế nhà nước. Căn cứ vào nội dung, phạm vi
tác động và tính chất pháp lý văn bản pháp luật được chia thành hai loại:
+ Văn bản quy phạm pháp luật: là những văn bản do các cơ quan nhà nước có
thẩm quyền ban hành theo hình thức và trình tự do pháp luật quy định, có chứa đựng

các quy tắc xử sự mang tính bắt buộc chung, hoặc sửa đổi, đình chỉ việc thi hành, bãi
bỏ, áp dụng, thay đổi phạm vi hiệu lực của các quy tắc đó nhằm điều chỉnh một loại
quan hệ xã hội nhất định được áp dụng nhiều lần trong thực tiễn đời sống hoặc hiệu
lực của nó không chấm dứt khi nó được thực hiện.
+ Văn bản áp dụng quy phạm pháp luật (văn bản cá biệt): là những văn bản do
các cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành, trên cơ sở các văn bản quy phạm pháp

4


luật để giải quyết các vụ việc cụ thể, trực tiếp làm phát sinh, thay đổi hay chấm dứt
những quan hệ pháp luật nhất định.
- Văn bản hành chính thông thường: là hình thức được dùng phổ biến trong các
cơ quan, các tổ chức để truyền đạt, trao đổi các thông tin quản lý; hướng dẫn thực hiện
những tác nghiệp cụ thể về chuyên môn; báo cáo phản ánh tình hình; giao dịch trao đổi
công việc ghi chép và theo dõi những vấn đề cần quản lý trong nội bộ cơ quan… văn
bản hành chính thường mang tính sự vụ có hệ quả pháp lý trực tiếp (không làm thay
đổi hệ thống quy phạm pháp luật hoặc thay đổi các quan hệ pháp luật cụ thể) nhưng lại
không thể thiếu được trong hoạt động quản lý của các cơ quan.
Ngoài ra chúng ta có thể phân thành hai loại văn bản: Văn bản đến và văn bản đi
1.1.1. Văn bản đi
Theo Khoản 1, Điều 2, Chương I của Thông tư số 07/2012/TT-BNV của Bộ Nội
Vụ về việc hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu trữ hồ sơ, tài liệu vào lưu
trữ cơ quan thì Văn bản đi là: tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp
luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản nội
bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành.
Các nhóm văn bản đi:
Nhóm văn bản quy phạm dưới luật
Nhóm văn bản thông thường
“Thư công” do người lãnh đạo cơ quan viết cho các đối tượng có liên quan

cũng nhằm thực thi công vụ.
1.1.2. Văn bản đến
Văn bản đến là tất cả các văn bản do các cơ quan, tổ chức, cá nhân khác gửi đến
yêu cầu, đề nghị giải quyết những công việc mang tính chất công. Bao gồm: Nhóm
văn bản của các cơ quan cấp trên, cơ quan ngang cấp, cơ quan cấp dưới và nhóm thư
công là các đơn từ do các cá nhân gửi đến.
1.2. Công tác quản lý văn bản
1.2.1. Công tác quản lý văn bản đi
1.2.1.1. Nguyên tắc quản lý văn bản đi
- Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức, trừ trường hợp pháp luật có quy định
khác, đều phải được quản lý tập trung, thống nhất tại văn thư của cơ quan, tổ chức.

5


- Văn bản đi thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao
trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo.
- Văn bản khẩn đi cần được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay
sau khi văn bản được ký.
1.2.1.2.Các bước quản lý văn bản đi
Bước 1: Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày,
tháng của văn bản
Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Trước khi thực hiện các công việc để phát hành văn bản, cán bộ văn thư cần
kiểm tra lại về thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện có sai
sót, phải kịp thời báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết.
Ghi số và ngày, tháng văn bản
- Ghi số của văn bản
Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức, trừ trường hợp pháp luật có quy định
khác, đều được đánh số theo hệ thống số chung của cơ quan, tổ chức do văn thư thống

nhất quản lý.
Văn bản mật đi được đánh số và đăng ký riêng.
- Ghi ngày, tháng văn bản được ban hành
Nhân bản
Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng và thời gian quy định.
Bước 2: Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật
Đóng dấu cơ quan
Việc đóng dấu lên chữ ký và lên các phụ lục kèm theo văn bản chính;
Dấu được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản,
trùm lên một phần các tờ giấy.
Đóng dấu độ khẩn, mật
Việc đóng dấu các độ khẩn (“Hoả tốc” (kể cả “Hoả tốc” hẹn giờ), “Thượng
khẩn” và “Khẩn”) trên văn bản được thực hiện theo quy định;
Việc đóng dấu các độ mật (“Tuyệt mật”, “Tối mật” và “Mật”), dấu “Tài liệu thu
hồi” trên văn bản được thực hiện theo quy định;
6


Vị trí đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật và dấu “Tài liệu thu hồi” trên văn bản được
thực hiện theo quy định.
Bước 3: Đăng ký văn bản đi
Văn bản đi được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi hoặc cơ sở dữ liệu văn bản
đi trên máy vi tính.
Đăng ký văn bản đi bằng sổ
- Lập sổ đăng ký văn bản đi
Căn cứ tổng số và số lượng mỗi loại văn bản đi hàng năm, các cơ quan, tổ chức
quy định cụ thể việc lập sổ đăng ký văn bản đi cho phù hợp. Tuy nhiên, không nên lập
nhiều sổ mà có thể sử dụng một sổ được chia ra thành nhiều phần để đăng ký các loại
văn bản tuỳ theo phương pháp đánh số và đăng ký văn bản đi mà cơ quan, tổ chức áp
dụng theo hướng dẫn như sau:

+ Đối với những cơ quan, tổ chức ban hành dưới 500 văn bản một năm thì chỉ
nên lập hai loại sổ sau:
Sổ đăng ký văn bản đi (loại thường);
Sổ đăng ký văn bản mật đi.
+ Những cơ quan, tổ chức ban hành từ 500 đến dưới 2000 văn bản một năm có
thể lập các loại sổ sau:
Sổ đăng ký văn bản quy phạm pháp luật (nếu có) và quyết định (cá biệt), chỉ thị
(cá biệt) (loại thường);
Sổ đăng ký văn bản hành chính có ghi tên loại khác và công văn (loại thường);
Sổ đăng ký văn bản mật đi.
+ Đối với những cơ quan, tổ chức ban hành trên 2000 văn bản một năm thì cần
lập ít nhất các loại sổ sau:
Sổ đăng ký văn bản quy phạm pháp luật (nếu có) và quyết định (cá biệt), chỉ thị
(cá biệt) (loại thường);
Sổ đăng ký văn bản hành chính có ghi tên loại khác (loại thường);
Sổ đăng ký công văn (loại thường);Sổ đăng ký văn bản mật đi.
- Đăng ký văn bản đi

7


Đăng ký văn bản đi bằng máy vi tính sử dụng chương trình quản lý văn bản.
Việc đăng ký (cập nhật) văn bản đi vào cơ sở dữ liệu văn bản đi được thực hiện theo
hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản của cơ quan, tổ chức cung
cấp chương trình phần mềm đó.
1.1.3.4. Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
Làm thủ tục phát hành văn bản
- Lựa chọn bì tuỳ theo số lượng, độ dày và khổ giấy của văn bản mà lựa chọn
loại bì và kích thước bì cho phù hợp.
- Trình bày bì và viết bì

- Vào bì và dán bì:
Tuỳ theo số lượng và độ dày của văn bản mà lựa chọn cách gấp văn bản để vào
bì. Khi gấp văn bản cần lưu ý để mặt giấy có chữ vào trong.
Khi vào bì, cần tránh làm nhàu văn bản. Khi dán bì, cần lưu ý không để hồ dán
dính vào văn bản; hồ phải dính đều; mép bì phải được dán kín và không bị nhăn.
- Đóng dấu độ khẩn, dấu chữ ký hiệu độ mật và dấu khác lên bì.
Trên bì văn bản khẩn phải đóng dấu độ khẩn đúng như dấu độ khẩn đóng trên
văn bản trong bì.
Chuyển phát văn bản đi
- Chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong nội bộ cơ quan, tổ chức
Khi chuyển giao văn bản cho các đơn vị, cá nhân trong nội bộ, người nhận văn
bản phải ký nhận vào sổ.
- Chuyển giao trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác
Tất cả văn bản đi do cán bộ văn thư hoặc giao liên cơ quan, tổ chức chuyển trực
tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác đều phải được đăng ký vào sổ. Khi chuyển giao văn
bản, phải yêu cầu người nhận ký nhận vào sổ.
- Chuyển phát văn bản đi qua bưu điện
Tất cả văn bản đi được chuyển phát qua hệ thống bưu điện đều phải được đăng
ký vào sổ . Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận và
đóng dấu vào sổ (nếu có).
- Chuyển phát văn bản đi bằng máy Fax, qua mạng

8


Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn bản đi có thể được chuyển cho
nơi nhận bằng máy Fax hoặc chuyển qua mạng, nhưng sau đó phải gửi bản chính đối
với những văn bản có giá trị lưu trữ.
- Chuyển phát văn bản mật
Việc chuyển phát văn bản mật được thực hiện theo quy định.

Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
Cán bộ văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi, cụ thể như sau:
- Lập phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu của người
ký văn bản. Việc xác định những văn bản đi cần lập phiếu gửi do đơn vị hoặc cá nhân
soạn thảo văn bản đề xuất, trình người ký văn bản quyết định;
- Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, phải theo dõi, thu
hồi đúng thời hạn; khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn bản không bị
thiếu hoặc thất lạc;
- Đối với bì văn bản gửi đi nhưng vì lý do nào đó (do không có người nhận, do
thay đổi địa chỉ, v.v...) mà bưu điện trả lại thì phải chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân
soạn thảo văn bản đó; đồng thời, ghi chú vào sổ gửi văn bản đi bưu điện để kiểm tra,
xác minh khi cần thiết;
- Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo người được
giao trách nhiệm xem xét, giải quyết.
Bước 4: Lưu văn bản đi
Bản lưu tại văn thư là bản có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền.
Bản lưu văn bản đi tại văn thư được sắp xếp theo thứ tự đăng ký. Những văn
bản đi được đánh số và đăng ký chung thì được sắp xếp chung; được đánh số và đăng
ký riêng theo từng loại văn bản hoặc theo từng nhóm văn bản thì được sắp xếp riêng,
theo đúng số thứ tự của văn bản.
Các cơ quan, tổ chức cần trang bị đầy đủ các phương tiện cần thiết để bảo vệ,
bảo quản an toàn bản lưu tại văn thư.
Cán bộ văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sử
dụng bản lưu tại văn thư theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của cơ quan,
tổ chức.

9


Việc lưu giữ, bảo vệ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu các

độ mật được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.
1.2.1.3. Ý nghĩa của việc quản lý văn bản đi
- Thể hiện được chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan ban hành văn bản.
- Theo dõi việc chuyển giao văn bản được thuận lợi, tránh tình trạng mất mát,
thất lạc tài liệu.
- Làm tốt công tác quản lý văn bản đi sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ
quan được nhanh chóng, chính xác...hạn chế được bệnh quan liêu, giấy tờ.
- Giữ gìn được những tài liệu và thông tin của cơ quan để làm cơ sở, căn cứ để
giải quyết công việc, giúp ích cho việc tra cứu sử dụng tài liệu thuận tiện.
- Giữ gìn bí mật của Nhà nước cũng như bí mật của cơ quan.
1.2.2 Công tác quản lý văn bản đến
1.2.2.1. Nguyên tắc quản lý văn bản đến
- Tất cả các văn bản đến đều phải tập trung thống nhất tại bộ phận văn thư.
- Quản lý văn bản đến cần đảm bảo tính thống nhất và tuân theo một quy trình
chặt chẽ từ các khâu: Tiếp nhận, phân loại, chuyển giao, giải quyết văn bản.
- Đảm bảo tính kịp thời, chính xác, bảo mật và an toàn.
- Văn bản đến có nội dung mang tính bí mật Nhà nước phải được đăng ký, quản
lý theo quy định hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước.
1.2.2.2. Quy trình quản lý văn bản đến
Bước 1: Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến
Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, trong giờ hoặc ngoài giờ làm việc,
Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải kiểm tra số lượng,
tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và
ký nhận.
Đối với bản fax, phải chụp lại trước khi đóng dấu Đến; đối với văn bản được
chuyển phát qua mạng, trong trường hợp cần thiết, có thể in ra và làm thủ tục đóng
dấu Đến.
Văn bản khẩn đến ngoài giờ làm việc, ngày lễ, ngày nghỉ, thì cán bộ, công chức,
viên chức tiếp nhận có trách nhiệm ký nhận và báo cáo ngay với Lãnh đạo cơ quan, tổ
chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức), Chánh Văn phòng để xử lý.

10


Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến: Chú ý khi phân loại có 02 loại: Loại không
bóc bản gửi đích danh các cá nhân, hay phong bì có đóng dấu chỉ mức độ Mật và loại
được bóc bì là loại văn bản gửi cho tập thế.
Khi bóc bì văn bản cần lưu ý những bì có đóng dấu chỉ độ khẩn cần được bóc
trước để giải quyết kịp thời; Không gây hư hại đối với với văn bản trong bì; không
làm mất số, ký hiệu văn bản, địa chỉ cơ quan gửi và dấu bưu điện; cần soát lại bì,
tránh để sót văn bản; Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản
trong bì; trường hợp phát hiện có sai sót, cần thông báo cho nơi gửi biết để giải
quyết; Nếu văn bản đến có kèm theo phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản trong bì với
phiếu gửi; khi nhận xong, phải ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi và gửi trả lại
cho nơi gửi văn bản.
Sau khi đóng dấu Đến vào bản chính và làm thủ tục đăng ký (số đến, ngày đến
là số và ngày đã đăng ký ở bản fax, bản chuyển phát qua mạng).
Văn bản đến phải được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ liệu quản
lý văn bản đến trên máy tính.
Văn bản mật đến được đăng ký riêng hoặc nếu sử dụng phần mềm trên máy vi
tính thì không được nối mạng LAN (mạng nội bộ) hoặc mạng Internet
Bước 2: Trình, chuyển giao văn bản đến
Trình văn bản đến
Sau khi đăng ký văn bản đến, Văn thư phải trình kịp thời cho người đứng đầu cơ
quan, tổ chức hoặc người được người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao trách nhiệm (sau
đây gọi chung là người có thẩm quyền) xem xét và cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải
quyết. Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngay
sau khi nhận được.
Căn cứ nội dung của văn bản đến; Quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức; chức
năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác được giao cho các đơn vị, cá nhân, người có
thẩm quyền phân phối văn bản cho ý kiến chỉ đạo giải quyết và thời hạn giải quyết văn

bản (nếu cần).
Đối với văn bản đến liên quan đến nhiều đơn vị hoặc nhiều cá nhân thì cần ghi
rõ đơn vị hoặc cá nhân chủ trì, đơn vị hoặc cá nhân phối hợp và thời hạn giải quyết của
mỗi đơn vị, cá nhân (nếu cần).
Ý kiến phân phối văn bản được ghi vào mục “Chuyển” trong dấu “Đến”. Ý kiến
chỉ đạo giải quyết (nếu có) và thời hạn giải quyết văn bản đến (nếu có) cần được ghi
11


vào phiếu riêng. Mẫu Phiếu giải quyết văn bản đến do các cơ quan, tổ chức quy định
cụ thể.
Sau khi có ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) của người có
thẩm quyền, văn bản đến được chuyển trở lại Văn thư để đăng ký bổ sung vào Sổ đăng
ký văn bản đến hoặc vào các trường tương ứng trong Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản.
Chuyển giao văn bản đến
Căn cứ vào ý kiến phân phối của người có thẩm quyền, Văn thư chuyển giao văn
bản đến cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết. Việc chuyển giao văn bản phải bảo đảm
kịp thời, chính xác, đúng đối tượng, chặt chẽ và giữ gìn bí mật nội dung văn bản.
Sau khi tiếp nhận văn bản đến, Văn thư đơn vị phải vào Sổ đăng ký, trình người
đứng đầu đơn vị xem xét và cho ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có).
Căn cứ vào ý kiến của người đứng đầu đơn vị. Văn thư đơn vị chuyển văn bản đến cho
cá nhân trực tiếp theo dõi, giải quyết.
Khi nhận được bản chính của bản Fax hoặc văn bản chuyển qua mạng, Văn thư
phải đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến như số đến và ngày đến của bản Fax, văn
bản chuyển qua mạng đã đăng ký trước đó và chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân đã nhận
bản Fax, văn bản chuyển qua mạng.
Căn cứ số lượng văn bản đến hàng năm, các cơ quan, tổ chức lập Sổ chuyển
giao văn bản đến cho phù hợp; dưới 2000 văn bản đến thì dùng Sổ đăng ký văn bản
đến để chuyển giao văn bản; nếu trên 2000 văn bản đến thì lặp Sổ chuyển giao văn
bản đến.

Việc chuyển văn bản phải đảm bảo chính xác, đúng đối tượng và giữ gìn bí mật
nội dung văn bản. Người nhận phải ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản
Bước 3: Giải quyết, theo dõi và đôn đốc giải quyết văn bản đến.
Giải quyết văn bản đến
Khi nhận được văn bản đến, các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết kịp
thời theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định của cơ quan, tổ chức.
Những văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải giải quyết trước.
Khi trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức xem xét, quyết định phương án giải
quyết, đơn vị, cá nhân phải đính kèm phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến đề xuất
của đơn vị, cá nhân.

12


Đối với văn bản đến có liên quan đến các đơn vị và cá nhân khác, đơn vị hoặc
cá nhân chủ trì giải quyết phải gửi văn bản hoặc bản sao văn bản đó (kèm theo phiếu
giải quyết văn bản đến có ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền) để lấy ý
kiến của các đơn vị, cá nhân. Khi trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức xem xét,
quyết định, đơn vị hoặc cá nhân chủ trì phải trình kèm văn bản tham gia ý kiến của các
đơn vị, cá nhân có liên quan.
Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
Tất cả văn bản đến có ấn định thời hạn giải quyết phải được theo dõi, đôn đốc
về thời hạn giải quyết.
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao cho Chánh Văn phòng, Trưởng phòng
Hành chính hoặc người được giao trách nhiệm thực hiện theo dõi, đôn đốc việc giải
quyết văn bản đến.
Văn thư có nhiệm vụ tổng hợp số liệu để báo cáo người được giao trách nhiệm
theo dõi đôn đốc việc giải quyết văn bản đến. Trường hợp cơ quan, tổ chức chưa ứng
dụng máy vi tính để quản lý văn bản thì Văn thư cần lập Sổ theo dõi việc giải quyết văn
bản đến.

Đối với văn bản đến có dấu “Tài liệu thu hồi”, Văn thư có trách nhiệm theo dõi,
thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy định.
1.2.3. Giới thiệu về thông tư 01/2011/TT-BNV
1.2.3.1. Phạm vi và đối tượng áp dụng
Thông tư này hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính và
bản sao văn bản; được áp dụng đối với các cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội, tổ chức
xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế và đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân (sau đây
gọi chung là cơ quan, tổ chức).
1.2.3.2. Thể thức văn bản
Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm những
thành phần chung áp dụng đối với các loại văn bản và các thành phần bổ sung trong
những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định theo quy định tại
Khoản 3, Điều 1 Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính
phủ sửa đổi, bổ sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của
Chính phủ về công tác văn thư và hướng dẫn tại Thông tư này.

13


1.2.3.3. Kỹ thuật trình bày văn bản
Kỹ thuật trình bày văn bản quy định tại Thông tư này bao gồm khổ giấy, kiểu
trình bày, định lề trang văn bản, vị trí trình bày các thành phần thể thức, phông chữ,
cỡ chữ, kiểu chữ và các chi tiết trình bày khác, được áp dụng đối với văn bản soạn
thảo trên máy vi tính và in ra giấy; văn bản được soạn thảo bằng các phương pháp
hay phương tiện kỹ thuật khác hoặc văn bản được làm trên giấy mẫu in sẵn; không
áp dụng đối với văn bản được in thành sách, in trên báo, tạp chí và các loại ấn phẩm
khác.
1.2.3.4. Phông chữ trình bày văn bản
Phông chữ sử dụng trình bày văn bản trên máy vi tính là phông chữ tiếng Việt
của bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001.

1.2.3.5. Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản và vị trí trình bày
1. Khổ giấy
Văn bản hành chính được trình bày trên khổ giấy khổ A4 (210 mm x 297 mm).
Các văn bản như giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu
chuyển được trình bày trên khổ giấy A5 (148 mm x 210 mm) hoặc trên giấy mẫu in
sẵn (khổ A5).
2. Kiểu trình bày
Văn bản hành chính được trình bày theo chiều dài của trang giấy khổ A4 (định
hướng bản in theo chiều dài).
Trường hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhưng không được làm thành
các phụ lục riêng thì văn bản có thể được trình bày theo chiều rộng của trang giấy
(định hướng bản in theo chiều rộng).
3. Định lề trang văn bản (đối với khổ giấy A4)
Lề trên: cách mép trên từ 20 - 25 mm;
Lề dưới: cách mép dưới từ 20 - 25 mm;
Lề trái: cách mép trái từ 30 - 35 mm;
Lề phải: cách mép phải từ 15 - 20 mm.
4. Vị trí trình bày các thành phần thể thức văn bản trên một trang giấy khổ A4
được thực hiện theo sơ đồ bố trí các thành phần thể thức văn bản kèm theo Thông tư

14


này (Phụ lục II). Vị trí trình bày các thành phần thể thức văn bản trên một trang giấy
khổ A5 được áp dụng tương tự theo sơ đồ tại Phụ lục trên.
1.2.3.6. Quốc hiệu
1. Thể thức
Quốc hiệu ghi trên văn bản bao gồm 2 dòng chữ: “CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” và “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc”.
2. Kỹ thuật trình bày

Quốc hiệu được trình bày tại ô số 1; chiếm khoảng 1/2 trang giấy theo chiều
ngang, ở phía trên, bên phải.
Dòng thứ nhất: “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” được
trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm;
Dòng thứ hai: “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc” được trình bày bằng chữ in
thường, cỡ chữ từ 13 đến 14 (nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 12, thì dòng thứ hai cỡ chữ 13;
nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 13, thì dòng thứ hai cỡ chữ 14), kiểu chữ đứng, đậm; được
đặt canh giữa dưới dòng thứ nhất; chữ cái đầu của các cụm từ được viết hoa, giữa các
cụm từ có gạch nối, có cách chữ; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài
bằng độ dài của dòng chữ (sử dụng lệnh Draw, không dùng lệnh Underline), cụ thể:
1.2.3.7. Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
1. Thể thức
Đối với các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; Văn phòng Quốc
hội; Hội đồng dân tộc, các Ủy ban của Quốc hội hoặc Hội đồng nhân dân và Ủy ban
nhân dân các cấp; Đoàn Đại biểu Quốc hội tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;
Tập đoàn Kinh tế nhà nước, Tổng công ty 91 không ghi cơ quan chủ quản.
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản bao gồm tên của cơ quan, tổ chức chủ
quản trực tiếp (nếu có) (đối với các tổ chức kinh tế có thể là công ty mẹ) và tên của cơ
quan, tổ chức ban hành văn bản.
a) Tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản phải được ghi đầy đủ hoặc được
viết tắt theo quy định tại văn bản thành lập, quy định chức năng nhiệm vụ, quyền hạn
và cơ cấu tổ chức bộ máy, phê chuẩn, cấp giấy phép hoạt động hoặc công nhận tư cách
pháp nhân của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền, ví dụ:

15


b) Tên của cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp có thể viết tắt những cụm từ
thông dụng như Ủy ban nhân dân (UBND), Hội đồng nhân dân (HĐND), Việt Nam
(VN), ví dụ: UBND HUYỆN LỤC NAM

PHÒNG NỘI VỤ
2. Kỹ thuật trình bày
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được trình bày tại ô số 2; chiếm khoảng
1/2 trang giấy theo chiều ngang, ở phía trên, bên trái.
Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp được trình bày bằng chữ in hoa, cùng
cỡ chữ như cỡ chữ của Quốc hiệu, kiểu chữ đứng. Nếu tên cơ quan, tổ chức chủ quản
dài, có thể trình bày thành nhiều dòng.
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản trình bày bằng chữ in hoa, cùng cỡ chữ
như cỡ chữ của Quốc hiệu, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa dưới tên cơ quan,
tổ chức chủ quản; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2
độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ. Trường hợp tên cơ quan, tổ chức
ban hành văn bản dài có thể trình bày thành nhiều dòng, ví dụ:
UBND TỈNH BẮC GIANG
SỞ LAO ĐỘNG THƯƠNG BINH & XÃ HỘI
1.2.3.8. Số, ký hiệu của văn bản
1. Thể thức
a) Số của văn bản
Số của văn bản là số thứ tự đăng ký văn bản tại văn thư của cơ quan, tổ chức.
Số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả-rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết
thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.
b) Ký hiệu của văn bản
- Ký hiệu của văn bản có tên loại bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản theo
bảng chữ viết tắt tên loại văn bản và bản sao kèm theo Thông tư này (Phụ lục I) và chữ
viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước (áp dụng đối với chức danh Chủ
tịch nước và Thủ tướng Chính phủ) ban hành văn bản, ví dụ:
Nghị quyết của Chính phủ ban hành được ghi như sau: Số: …/NQ-CP
Chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ ban hành được ghi như sau: Số: …/CT-TTg.

16

Quyết định của Thường trực Hội đồng nhân dân ban hành được ghi như sau:
Số: …/QĐ-HĐND
Báo cáo của các ban của Hội đồng nhân dân được ghi như sau: Số …/BCHĐND
- Ký hiệu của công văn bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức
danh nhà nước ban hành công văn và chữ viết tắt tên đơn vị (vụ, phòng, ban, bộ phận)
soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo công văn đó (nếu có), ví dụ:
Công văn của Chính phủ do Vụ Hành chính Văn phòng Chính phủ soạn thảo:
Số: …/CP-HC.
Công văn của Bộ Nội vụ do Vụ Tổ chức Cán bộ Bộ Nội vụ soạn thảo: Số:
…/BNV-TCCB
Công văn của Hội đồng nhân dân tỉnh do Ban Kinh tế Ngân sách soạn thảo: Số:
…./HĐND-KTNS
Công văn của Ủy ban nhân dân tỉnh do tổ chuyên viên (hoặc thư ký) theo dõi
lĩnh vực văn hóa - xã hội soạn thảo: Số: …/UBND-VX
Công văn của Sở Nội vụ tỉnh do Văn phòng Sở soạn thảo: Số: …/SNV-VP
Trường hợp các Hội đồng, các Ban tư vấn của cơ quan được sử dụng con dấu
của cơ quan để ban hành văn bản và Hội đồng, Ban được ghi là “cơ quan” ban hành
văn bản thì phải lấy số của Hội đồng, Ban, ví dụ Quyết định số 01 của Hội đồng thi
tuyển công chức Bộ Nội vụ được trình bày như sau:
2. Kỹ thuật trình bày
Số, ký hiệu của văn bản được trình bày tại ô số 3, được đặt canh giữa dưới tên
cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
Từ “Số” được trình bày bằng chữ in thường, ký hiệu bằng chữ in hoa, cỡ chữ
13, kiểu chữ đứng; sau từ “Số” có dấu hai chấm; với những số nhỏ hơn 10 phải ghi
thêm số 0 phía trước; giữa số và ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo (/), giữa các nhóm
chữ viết tắt ký hiệu văn bản có dấu gạch nối (-) không cách chữ, ví dụ:
Số: 15/QĐ-HĐND (Quyết định của Thường trực Hội đồng nhân dân);
Số: 19/HĐND-KTNS (Công văn của Thường trực Hội đồng nhân dân do Ban
Kinh tế ngân sách soạn thảo);

Số: 23/BC-BNV (Báo cáo của Bộ Nội vụ);

17


Số: 234/SYT-VP (Công văn của Sở Y tế do Văn phòng soạn thảo).

18


1.2.3.9. Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản
1. Thể thức
a) Địa danh ghi trên văn bản là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính (tên
riêng của tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc
tỉnh; xã, phường, thị trấn) nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở; đối với những đơn vị hành
chính được đặt tên theo tên người, bằng chữ số hoặc sự kiện lịch sử thì phải ghi tên
gọi đầy đủ của đơn vị hành chính đó, cụ thể như sau:
- Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức Trung ương là tên của
tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở, ví dụ:
Văn bản của Bộ Công Thương, của Công ty Điện lực 1 thuộc Tập đoàn Điện
lực Việt Nam (có trụ sở tại thành phố Hà Nội): Hà Nội,
Văn bản của Trường Cao đẳng Quản trị kinh doanh thuộc Bộ Tài chính (có trụ
sở tại thị trấn Như Quỳnh, huyện Mỹ Văn, tỉnh Hưng Yên): Hưng Yên,
Văn bản của Viện Hải dương học thuộc Viện Khoa học và Công nghệ Việt
Nam (có trụ sở tại thành phố Nha Trang, tỉnh Khánh Hòa): Khánh Hòa,
Văn bản của Cục Thuế tỉnh Bình Dương thuộc Tổng cục Thuế (có trụ sở tại thị
xã Thủ Dầu Một, tỉnh Bình Dương): Bình Dương,
- Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh:
+ Đối với các thành phố trực thuộc Trung ương: là tên của thành phố trực thuộc
Trung ương, ví dụ:

Văn bản của Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội và của các sở, ban, ngành
thuộc thành phố: Hà Nội, của Ủy ban nhân dân thành phố Hồ Chí Minh và của các sở,
ban, ngành thuộc thành phố: Thành phố Hồ Chí Minh,
+ Đối với các tỉnh là tên của tỉnh, ví dụ:
Văn bản của Ủy ban nhân dân tỉnh Hải Dương và của các sở, ban, ngành thuộc
tỉnh (có trụ sở tại thành phố Hải Dương, tỉnh Hải Dương): Hải Dương, của Ủy ban
nhân dân tỉnh Quảng Ninh và của các sở, ban, ngành thuộc tỉnh (có trụ sở tại thành
phố Hạ Long, tỉnh Quảng Ninh): Quảng Ninh, của Ủy ban nhân dân tỉnh Lâm Đồng và
của các sở, ban, ngành thuộc tỉnh (có trụ sở tại thành phố Đà Lạt, tỉnh Lâm Đồng):
Lâm Đồng,
Trường hợp địa danh ghi trên văn bản của cơ quan thành phố thuộc tỉnh mà tên
thành phố trùng với tên tỉnh thì ghi thêm hai chữ thành phố (TP.), ví dụ:
19