Nâng cao chất lượng quản lý văn bản tại trường tiểu học cảnh thụy – huyện yên dũng – tỉnh bắc giang

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành Khóa luận tốt nghiệp này, trước hết tôi xin chân thành gửi
lời cảm ơn tới quý thầy cô của khoa Hệ thống thông tin kinh tế của trường Đại
học Công nghệ thông tin và truyền thông Thái Nguyên đã trang bị cho tôi những
kiến thức đầy đủ để giúp cho quá trình thực tập của sinh viên không bị ngỡ ngàng
và tự tin với kiến thức mà tôi đã được học tại trường.
Tôi xin gửi lời cảm ơn tới cô giáo thạc sĩ Trần Thu Phương đã tận tình
hướng dẫn tôi hoàn thành khóa luận tốt nghiệp này.
Bên cạnh đó tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành tới các đồng chí lãnh đạo
và tập thể cán bộ giáo viên của trường Tiểu học Cảnh Thụy nơi tôi thực tập đã
tận tình giúp đỡ, tạo điều kiện tốt nhất cho tôi hoàn thành bản khóa luận tốt
nghiệp.
Mặc dù đã cố gắng nhưng bản Khóa luận tốt nghiệp không tránh khỏi
những thiếu xót, hạn chế nên tôi kính mong nhận được sự quan tâm, góp ý và
chỉ bảo của thầy cô để bản báo cáo khóa luận được hoàn thiện hơn.
Tôi xin chân thành cảm ơn!
Bắc Giang, ngày 25/6/2016
Sinh viên

Lương Thị Bình

1


LỜI CAM ĐOAN
Tên tôi là: Lương Thị Bình
Sinh viên lớp: Đại học liện thông - Quản trị văn phòng K13a Bắc Giang,
trường Đại học Công nghệ thông tin và truyền thông Thái Nguyên.
Tôi xin cam đoan khóa luận tốt nghiệp: “ Nâng cao chất lượng quản lý văn
bản tại Trường Tiểu học Cảnh Thụy – huyện Yên Dũng – tỉnh Bắc Giang” đây là

công trình nghiên cứu của tôi và được sự hướng dẫn của thạc sĩ Trần Thu
Phương. Các nội dung nghiên cứu, kết quả thu được trong đề tài này là trung
thực và chưa công bố dưới bất kỳ hình thức nào trước đây. Các tài liệu trong luận
văn được sử dụng trung thực, nguồn trích dẫn có chú thích rõ ràng, minh bạch, có
tính kế thừa, phát triển từ các tài liệu, tạp chí, các công trình nghiên cứu đã được
công bố, các website.
Nếu phát hiện có bất kỳ sự gian lận nào tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm
về nội dung khóa luận của mình.
Người viết khóa luận
Sinh viên

Lương Thị Bình

2


`

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU ............................................................................................................................................ 1
CHƯƠNG 1 ................................................................................................................................................ 5
TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ PHẦN MỀM MICROSOFT OFFICE EXCEL.......... 5
1.1 TổNG QUAN Về QUảN LÝ VĂN BảN ...................................................................................................... 5
1.1.1 KHÁI NIệM VĂN BảN ....................................................................................................................... 5
1.1.2 VAI TRÒ VÀ CHứC NĂNG CủA VĂN BảN........................................................................................... 6
1.1.2.1 VAI TRÒ CủA VĂN BảN ................................................................................................................. 6
1.1.2.2 CHứC NĂNG CủA VĂN BảN. .......................................................................................................... 6
1.1.3 PHÂN LOạI VĂN BảN........................................................................................................................ 7
1.1.4 NGHIệP Vụ QUảN LÝ VĂN BảN ......................................................................................................... 8

1.1.4.1 NGHIệP Vụ QUảN LÝ VĂN BảN ĐI .................................................................................................. 8
1.1.4.2 NGHIệP Vụ QUảN LÝ VĂN BảN ĐếN ..............................................................................................20
1.2 PHầN MềM MICROSOFT EXCEL .......................................................................................................26
1.2.1 KHÁI NIệM Về CÔNG NGHệ THÔNG TIN..........................................................................................26
1.2.2.1. GIớI THIệU Về EXCEL ................................................................................................................27
1.2.2.2 LợI ÍCH CủA EXCEL ....................................................................................................................28
1.2.2.3 CÁC CHứC NĂNG CHÍNH CủA EXCEL .........................................................................................30
CHƯƠNG 2:..............................................................................................................................................31
THỰC TRẠNG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI TRƯỜNG TIỂU HỌC CẢNH THỤY ..........................31
2.1 GIớI THIệU KHÁI QUÁT Về CƠ Sở THựC TậP ......................................................................................31
2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ của Trường TH Cảnh Thụy .........................................................31
2.2 THựC TRạNG CÔNG TÁC QUảN LÝ VĂN BảN TạI TRƯờNG TIểU HọC CảNH THụY ...............................36
2.2.1 Quy trình quản lý văn bản đi..........................................................................................44
1.2.2

Quy trình quản lý văn bản đến ..................................................................................46

2.3 NHữNG TồN TạI VÀ HạN CHế TRONG CÔNG TÁC QUảN LÝ VĂN BảN CủA NHÀ TRƯờNG ....................48
2.4 MộT Số GIảI PHÁP NHằM NÂNG CAO CHấT LƯợNG QUảN LÝ VĂN BảN TạI TRƯờNG TIểU HọC CảNH
THụY. .....................................................................................................................................................50
2.4.1 XÁC ĐịNH RÕ THẩM QUYềN BAN HÀNH VĂN BảN ...........................................................................50
2.4.2 ĐảM BảO Về TRÌNH Tự, THủ TụC QUảN LÝ VĂN BảN........................................................................51
2.4.3 NÂNG CAO TRÌNH Độ CÁN Bộ SOạN THảO VÀ QUảN LÝ VĂN BảN ....................................................51
CHƯƠNG 3:..............................................................................................................................................53
ỨNG DỤNG EXCEL TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI TRƯỜNG TIỂU HỌC CẢNH THỤY .53
3.1 VAI TRÒ CủA CÔNG NGHệ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC QUảN LÝ VĂN BảN........................................53
3.2 KHÁI QUÁT Về PHầN MềM MICROSOFT EXCEL ...................................................................................54
3.3 CHƯƠNG TRÌNH QUảN LÝ VĂN BảN TạI ĐƠN Vị ....................................................................................57
3.3.1 CHƯƠNG TRÌNH QUảN LÝ VĂN BảN ĐI ...........................................................................................59
3.3.2 CHƯƠNG TRÌNH QUảN LÝ VĂN BảN ĐếN. .......................................................................................61

3.3.3 MộT Số CHứC NĂNG CHÍNH CủA CHƯƠNG TRÌNH QUảN LÝ VĂN BảN .................................................63
3.3.3.1 CHứC NĂNG THốNG KÊ VĂN BảN ..................................................................................................63
3.3.3.2 CHứC NĂNG XEM TÀI LIệU ĐÍNH KÈM ...........................................................................................65
3.3.3.3 CHứC NĂNG CHọN LọC THÔNG TIN ...............................................................................................66
3.3.4 CÁCH Sử DụNG CHƯƠNG TRÌNH QUảN LÝ VĂN BảN TRÊN EXCEL ......................................................67
3.4
KếT QUả ĐạT ĐƯợC ..................................................................................................................70
KẾT LUẬN................................................................................................................................................72
TÀI LIỆU THAM KHẢO ........................................................................................................................73

3


DANH MỤC HÌNH ẢNH
Hình 1.1 Mẫu dấu đến……………………………………………………… 21
Hình 2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Trường Tiểu học Cảnh Thụy………….. 35
Hình 2.2 Mẫu bìa sổ đăng ký văn bản đi……………………………………. 39
Hình 2.3 Mẫu trình bày đăng ký sổ quản lý văn bản đi đăng ký văn bản đi…39
Hình 2.4 Mẫu bìa sổ đăng ký văn bản đến…………………………………. 42
Hình 2.5 Mẫu trình bày đăng ký văn bản đến……………………………….42
Hình 26 Quy trình quản lý văn bản đi……………………………………… 44
Hình 2.7 Quy trình quản lý văn bản đến…………………………………….. 46
Hình 3.1 Giao diện chính trương trình quản lý văn bản trên exel…………...58
Hình 3.2 Giao diện chính trương trình quản lý văn bản đi………………….59
Hình 3.3 Giao diện chính trương trình quản lý văn bản đến…………………61
Hình 3.4 Chức năng thống kê văn bản……………………………………... 64
Hình 3.5 Chức năng xem tài liệu đính kèm……………………………….. 65
Hình 3.6 Chức năng lọc tìm văn bản………………………………………..66

4

BẢNG, CỤM TỪ VIẾT TẮT
STT

Từ, cụm từ viết tắt

Từ, cụm từ viết đầy đủ

01

GD&ĐT

Giáo dục và Đào tạo

02

TH

Tiểu học

03

CBVT

Cán bộ văn thư

04

BGH

Ban giám hiệu

05

VB

Văn bản

06

CNTT

Công nghệ thông tin

07

CBGV

Cán bộ giáo viên

5


LỜI MỞ ĐẦU
Hiện nay trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước quản
lý văn bản của cơ quan là một vấn đề hết sức quan trọng và cần được quan tâm
một cách đúng mức. Bước sang thời kỳ công nghiệp hoá, hiện đại hoá, đã tạo ra
những chuyển biến mọi mặt trong nền kinh tế xã hội. Các đợn vị hành chính sự
nghiệp cũng như các doanh nghiệp gặp không ít khó khăn, vướng mắc do những

yều cầu phát sinh, đặc biệt là vấn đề ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lí
văn bản. Để hoạt động có hiệu quả thì bất cứ một cơ quan nào cũng không thể
không coi trọng công tác này.
Công văn giấy tờ là một trong những phương tiện thông tin cần thiết
trong mọi hoạt động của Nhà nước. Nó ra đời không chỉ do nhu cầu giao tiếp và
truyền thông tin, mà còn do nhu cầu quản lý Nhà nước. Vì vậy công tác văn thư
đã được xem như chức năng quản lý và trở thành điều kiện không thể thiếu được
đối với việc phát triển và hoàn thiện xã hội. Tổ chức hợp lý công tác văn thư sẽ
có ảnh hưởng tốt đến chất lượng hoạt động quản lý Nhà nước như tính linh hoạt,
tính bền vững, tính tổ chức và tiết kiệm.
Đứng trước yêu cầu đổi mới của Nhà nước ta hiện nay, đặc biệt là trong
công cuộc cải cách nền hành chính quốc gia cho phù hợp với nền kinh tế thị
trường định hướng xã hội chủ nghĩa đang diễn ra sôi động từ trung ương đến địa
phương, không thể không nói đến việc hoàn thiện và hợp lý hoá công tác văn thư
trong các cơ quan hành chính Nhà nước mà không nghiên cứu ứng dụng tin học
trong công tác văn thư.
Thực tế cho thấy, công tác văn thư trong các cơ quan hành chính Nhà
nước hiện nay, bên cạnh các kết quả đạt được còn nhiều tồn tại cần khắc phục
như:Tình trạng quá tải đối với công tác văn thư trong việc xử lý thông tin do
lượng thông tin không ngừng tăng lên; Phương tiện xử lý thông tin còn nghèo
nàn thủ công, việc tổ chức công tác văn thư vẫn theo nề nếp cũ, không đáp ứng
được nhu cầu mới , nhanh chóng , chính xác.

1


Nhiều cơ quan do phương tiện xử lý thông tin lạc hậu dẫn đến tình trạng
chỉ xử lý được những tài liệu hồ sơ do chính mình sản sinh ra trong một năm,
mặc dù văn bản vẫn còn nằm trong tủ hoặc các văn bản pháp quy đã được đăng
trên Công báo, nhưng người ta vẫn không nhớ hết những văn bản, những thông

tin cần thiết trước khi ban hành văn bản mới dẫn đến việc xây dựng ban hành văn
bản còn bị trùng lặp, chồng chéo, thậm chí còn mâu thuẫn nhau.
Quản lý văn bản tốt sẽ tạo ra tài liệu lưu trữ là nó di sản văn hoá đặc biệt
của dân tộc, có giá trị đặc biệt đối với công cuộc xây dựng và bảo vệ đất nước.
Trải qua bề dầy về thời gian, khối lượng tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị
ngày một lớn hơn, mà công cụ quản lý và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại
nhiều cơ quan, đơn vị hiện nay vẫn chủ yếu là các công cụ truyền thống cho nên
gặp rất nhiều khó khăn, nhiều khi không thể thực hiện được.
Trong bất kỳ lĩnh vực nào thì công tác quản lý luôn giữ một vai trò vô cùng
quan trọng, trong đó có công tác quản lý văn bản. Nhận thức được tầm quan
trọng của việc tin học hóa trong công tác quản lý văn bản và tìm ra giải pháp
giúp cơ quan, tổ chức trong việc quản lý văn bản được đơn giản, nhanh chóng
hơn, hiệu quả hơn, thay thế cho cách quản lý văn bản truyền thống bằng hồ sơ, sổ
sách.
Để đánh giá những kết quả đã đạt được sau quá trình học tập, thực tập và rèn
luyện, đồng thời rút ra những bài học kinh nghiệm cho bản thân. Em xin chọn đề
tài: “Nâng cao chất lượng quản lý văn bản tại Trường Tiểu học Cảnh Thụy,
huyện Yên Dũng, tỉnh Bắc Giang” .
Mục đích của đợt thực tập là muốn giúp sinh viên tìm hiểu tình
hình thực tế về công tác văn phòng, công tác văn thư và ứng dụng công nghệ
thông tin vào quản lý văn bản. Qua đó, sinh viên có điều kiện liên hệ giữa kiến
thức lý luận với tình hình thực tiễn, củng cố và nâng cao nhận thức về nghề
nghiệp.

2


Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đợt thưc tập là khảo sát đánh
giá phân tích thực trạng quản lý văn bản nâng cao chất lượng trong quản lý văn
bản tại trường Tiểu học Cảnh Thụy.

Phương pháp báo cáo kháo luận tốt nghiệp chủ yếu dựa trên phương
pháp thống kê, phân tích, khảo sát thực tiễn, so sánh dựa trên các tài liệu thu thập
được
Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài mà em nghiên cứu là từ đó
thấy được trách nhiệm, nghĩa vụ của thề hệ cán bộ trẻ như chúng tôi là rất lớn.
Kết cấu của đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết luận và danh mục tài liệu tham khảo, nội dung
của đề tài gồm 3 chương:
Chương 1: Tổng quan về công tác quản lý văn bản và phần mềm
Microsoft Excel
Chương 2: Thực trạng công tác quản lý văn bản tại Trường Tiểu học
Cảnh Thụy, huyện Yên Dũng, tỉnh Bắc Giang
Chương 3: Ứng dụng phần mềm Microsoft Excel trong công tác quản
lý văn bản tại tại Trường Tiểu học Cảnh Thụy, huyện Yên Dũng, tỉnh Bắc
Giang
Đợt thực tập đã giúp tôi nhận ra được những điểm yếu của mình trong các
khâu nghiệp vụ chuyên môn, sự thiếu kinh nghiệm trong quá trình thực hiện các
thao tác, nghiệp vụ và ứng dụng công nghệ thông tin vào Quản trị văn phòng, từ
đây tôi có thể khắc phục được những lỗ hổng về kiến thức chuyên môn mà
chương trình lý thuyết không thể đáp ứng đủ. Có thể nói đợi thực tập đã giúp cho
chúng tôi cụ thể hoá và nắm chắc hơn kiến thức của mình trưởng thành hơn, sau
khi đã thực tập ở các cơ quan
Qua thời gian đến thực tập tại Trường Tiểu học Cảnh Thụy, cùng sự cố
gắng nỗ lực của bản thân, em đã được từng bước làm quen với công việc. Qua đó
em có thể tích luỹ được kinh nghiệm để áp dụng vào công việc thực tế sau này.
Với phần lý luận được thầy cô trang bị và những kinh nghiệm đã thu được trong

3

đợt thực tập vừa qua, em tin rằng khi bước vào thực tế em sẽ hoàn thành tốt công
việc được giao.
Dưới đây là bài báo cáo khóa luận tốt nghiệp của em, trong quá trình làm
báo cáo em nhân được sự giúp đỡ rất nhiệt tình của các cán bộ trong nhà trường
và nhất là giảng viên hướng dẫn khóa luận Trần Thu Phương. Trong báo cáo
không tránh khỏi những thiếu xót, em rất mong các thầy cô trong khoa Hệ thống
thông tin kinh giúp đỡ đóng góp ý kiến để bài báo cáo được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn.

4


CHƯƠNG 1
TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ PHẦN MỀM MICROSOFT
OFFICE EXCEL
1.1 Tổng quan về quản lý văn bản
1.1.1 Khái niệm văn bản
Văn bản theo nghĩa rộng
Văn bản là vật mang tin, được ghi bằng ký hiệu hay bằng ngôn ngữ, nghĩa
là bất cứ phương tiện nào dùng để ghi nhận và truyền đạt thông tin từ chủ thể này
đến chủ thể khác.
Văn bản theo nghĩa hẹp
Văn bản được hiểu là các tài liệu, giấy tờ, hồ sơ được hình thành trong quá
trình hoạt động của cơ quan nhà nước, các tổ chức xã hội, các tổ chức kinh tế
Văn bản quản lý nhà nước
Văn bản quản lý nhà nước là những quyết định và thông tin quản lý thành
văn (được văn bản hoá) do các cơ quan quản lý Nhà nước ban hành theo thẩm
quyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhất định và được Nhà nước đảm bảo thi hành
bằng những biện pháp khác nhau nhằm điều chỉnh các mối quan hệ quản lý nội
bộ nhà nước hoặc giữa các cơ quan nhà nước với các tổ chức và công dân.

Văn bản pháp luật
Văn bản pháp luật là hình thức thể hiện của những quyết định do các cơ
quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo một hình thức và trình tự do pháp
luật quy định thể hiện ý chí của nhà nước buộc các đối tượng có liên quan phải
thi hành và được đảm bảo thực hiện bằng các biện pháp cưỡng chế nhà nước.
Văn bản đi
Tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản Quy phạm Pháp luật, văn bản
hành chính, văn bản chuyên ngành do cơ quan, tổ chức phát hành để quản lý,
điều hành công việc theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình được gửi
đến các đối tượng có liên quan gọi là văn bản đi. Nói một cách khác: Văn bản đi
là tất cả văn bản, giấy tờ do cơ quan soạn thảo để gửi đến các cơ quan, đơn vị
khác nhằm giải quyết các công việc có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của

5


mình. Văn bản đi có thể là các văn bản quy phạm dưới luật như Nghị định, Nghị
quyết của Chính phủ; Chỉ thị, Quyết định của Thủ tướng; Chỉ thị, Quyết định,
Thông tư của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, cơ quan trực thuộc
Chính phủ; Chỉ thị, Quyết định của UBND..., cũng như các văn bản thông
thường khác như Đề án, Kế hoạch, Thông báo, Báo cáo, Công văn, Công lệnh đi
đường, v.v... Ngoài ra văn bản đi còn có thể có “Thư công” do người lãnh đạo cơ
quan viết gửi đến các đối tượng liên quan cũng nhằm góp phần vào việc giải
quyết công việc chung của cơ quan. Như vậy, văn bản đi rất đa dạng về thể loại
và phong phú về nội dung. Người ta có thể khái quát chúng thành ba nhóm chính
sau đây: Thứ nhất là nhóm văn bản quy phạm dưới luật.
Thứ hai là nhóm văn bản thông thường.
Thứ ba là các “Thư công” do người lãnh đạo cơ quan viết cho các đối
tượng có liên quan cũng nhằm thực thi công vụ.
Văn bản đến

Tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản
hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản Fax, văn bản được chuyển qua
mạng và văn bản mật) và đơn, thư gửi đến cơ quan, tổ chức được gọi chung là
văn bản đến.
1.1.2 Vai trò và chức năng của văn bản
1.1.2.1 Vai trò của văn bản
Văn bản quản lý Nhà nước có vai trò chủ yếu sau:
- Đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý;
- Là phương tiện truyền đạt các quyết định quản lý;
- Là phương tiện kiểm tra, theo dõi hoạt động của bộ máy lãnh đạo và quản lý;
- Là công cụ để xây dựng hệ thống pháp luật.
1.1.2.2 Chức năng của văn bản.
Chức năng thông tin của văn bản: Đây là chức năng cơ bản của văn bản,
các thông tin chứa đựng trong văn bản là sản phẩm đặc biệt có vai trò to lớn
trong việc tạo ra sự vận hành thông suốt thống nhất trong bộ máy Nhà nước từ
Trung ương đến địa phương, là yếu tổ quyết định để đưa ra các chủ trương, chính

6


sách, những quyết định hành chính cá biệt nhằm giải quyết các công việc nội bộ
của Nhà nước cũng như các công việc liên quan đến quyền và lợi ích hợp pháp
của người dân.
Chức năng pháp lý của văn bản: Thực hiện chức năng này văn bản giúp
cho các cơ quan lãnh đạo, điều hành các hoạt động của bộ máy Nhà nước trong
nhiều phạm vi không gian và thời gian. Cùng với chức năng thông tin văn bản trở
thành một trong các cơ sở đảm bảo cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý.
Chức năng quản lý của văn bản: Thực hiện chức năng quản lý, văn bản
được sử dụng để ghi lại, truyền đạt các quy phạm pháp luật, các quyết định hành
chính, đó là các căn cứ pháp lý để giải quyết các công việc cụ thể trong quản lý

Nhà nước.
Chức năng văn hóa –xã hội của văn bản: Văn bản quản lý Nhà nước là
sản phẩm sang tạo của con người được hình thành trong quá trình nhận thức,
lao động để tổ chức xã hội và cải tạo tự nhiên. Văn bản quản lý Nhà nước góp
phần ghi lại, truyền bá cho thế hệ mai sau truyền thống quý báu của dân tộc
được tích lũy qua nhiều thế hệ đồng thời nó cũng thể hiện trình độ văn hóa của
quốc gia qua từng thời kỳ.
1.1.3 Phân loại văn bản
Việc phân loại văn bản có vai trò rất quan trọng, giúp cho người soạn
thảo văn bản lựa chọn loại văn bản phù hợp với mục đích sử dụng của mình, vì
mỗi loại văn bản khác nhau thường có nội dung, hình thức và chức năng khác
nhau.
Văn bản phân loại theo nhiều cách dựa vào nhiều tiêu chí như: Tính chất
của văn bản, chủ thể ban hành văn bản, chức năng của văn bản, thuộc tính pháp
lý của văn bản, hình thức của văn bản. Theo Nghị định số 110/2014/NĐ-CP,
ngày 08/4/2004 của Chính phủ thì hệ thống văn bản được chia thành các loại:
hệ thống văn bản quy phạm pháp luật và hệ thống văn bản hành chính.

7


1.1.4 Nghiệp vụ quản lý văn bản
1.1.4.1 Nghiệp vụ quản lý văn bản đi
Kỹ thuật trình bày văn bản
Kỹ thuật trình bày văn bản quy định tại Thông tư này bao gồm khổ giấy,
kiểu trình bày, định lề trang văn bản, vị trí trình bày các thành phần thể thức,
phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ và các chi tiết trình bày khác, được áp dụng đối với
văn bản soạn thảo trên máy vi tính và in ra giấy; văn bản được soạn thảo bằng
các phương pháp hay phương tiện kỹ thuật khác hoặc văn bản được làm trên giấy
mẫu in sẵn; không áp dụng đối với văn bản được in thành sách, in trên báo, tạp

chí và các loại ấn phẩm khác.
Phông chữ trình bày văn bản
Phông chữ sử dụng trình bày văn bản trên máy vi tính là phông chữ tiếng
Việt của bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001.
Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản và vị trí trình bày
- Khổ giấy
Văn bản hành chính được trình bày trên khổ giấy khổ A4 (210 mm x 297 mm).
Các văn bản như giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu
chuyển được trình bày trên khổ giấy A5 (148 mm x 210 mm) hoặc trên giấy mẫu
in sẵn (khổ A5).
- Kiểu trình bày
Văn bản hành chính được trình bày theo chiều dài của trang giấy khổ A4
(định hướng bản in theo chiều dài).
Trường hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhưng không được làm
thành các phụ lục riêng thì văn bản có thể được trình bày theo chiều rộng của
trang giấy (định hướng bản in theo chiều rộng).
- Định lề trang văn bản (đối với khổ giấy A4)
Lề trên: cách mép trên từ 20 – 25 mm;
Lề dưới: cách mép dưới từ 20 – 25 mm;
Lề trái: cách mép trái từ 30 – 35 mm;

8


Lề phải: cách mép phải từ 15 – 20 mm.
Thể thức và kỹ tuật trình bầy văn bản
Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản Đây là công
việc bắt buộc phải thực hiện trước khi chuyển giao văn bản đến các đối tượng có
liên quan. Công việc này được giao cho bộ phận, văn thư của cơ quan thực hiện
và phải thực hiện theo đúng các văn bản của nhà nước quy định

Nhiệm vụ cụ thể ở đây bao gồm:
a. Quốc hiệu
Quốc hiệu ghi trên văn bản bao gồm 2 dòng chữ:
“CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM”
và “Độc lập – Tự do – Hạnh phúc”.
Quốc hiệu được trình bày tại ô số 1; chiếm khoảng 1/2 trang giấy theo
chiều ngang, ở phía trên, bên phải.
Dòng thứ nhất: “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” được
trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm;
Dòng thứ hai: “Độc lập – Tự do – Hạnh phúc” được trình bày bằng chữ in
thường, cỡ chữ từ 13 đến 14 (nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 12, thì dòng thứ hai cỡ
chữ 13; nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 13, thì dòng thứ hai cỡ chữ 14), kiểu chữ đứng,
đậm; được đặt canh giữa dưới dòng thứ nhất; chữ cái đầu của các cụm từ được
viết hoa, giữa các cụm từ có gạch nối, có cách chữ; phía dưới có đường kẻ ngang,
nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ (sử dụng lệnh Draw, không dùng
lệnh Underline), cụ thể:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Hai dòng chữ trên được trình bày cách nhau dòng đơn.
b. Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
Đối với các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; Văn
phòng Quốc hội; Hội đồng dân tộc, các Ủy ban của Quốc hội hoặc Hội đồng
nhân dân và Ủy ban nhân dân các cấp; Đoàn Đại biểu Quốc hội tỉnh, thành phố

9


trực thuộc Trung ương; Tập đoàn Kinh tế nhà nước, Tổng công ty 91 không ghi
cơ quan chủ quản.
- Tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản phải được ghi đầy đủ hoặc

được viết tắt theo quy định tại văn bản thành lập, quy định chức năng nhiệm vụ,
quyền hạn và cơ cấu tổ chức bộ máy, phê chuẩn, cấp giấy phép hoạt động hoặc
công nhận tư cách pháp nhân của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền,
- Tên của cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp có thể viết tắt những cụm từ
thông dụng như Ủy ban nhân dân (UBND), Hội đồng nhân dân (HĐND), Việt
Nam (VN.
Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp được trình bày bằng chữ in hoa,
cùng cỡ chữ như cỡ chữ của Quốc hiệu, kiểu chữ đứng. Nếu tên cơ quan, tổ chức
chủ quản dài, có thể trình bày thành nhiều dòng.
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản trình bày bằng chữ in hoa, cùng cỡ
chữ như cỡ chữ của Quốc hiệu, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa dưới tên
cơ quan, tổ chức chủ quản; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng
từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ. Trường hợp
tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản dài có thể trình bày thành nhiều dòng. Các
dòng chữ trên được trình bày cách nhau dòng đơn.
c. Số, ký hiệu của văn bản
- Số của văn bản
Số của văn bản là số thứ tự đăng ký văn bản tại văn thư của cơ quan, tổ
chức. Số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả-rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu
năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.
- Ký hiệu của văn bản
- Ký hiệu của văn bản có tên loại bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản
theo bảng chữ viết tắt tên loại văn bản và chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc
chức danh nhà nước
- Ký hiệu của công văn bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc
chức danh nhà nước ban hành công văn và chữ viết tắt tên đơn vị (vụ, phòng,
ban, bộ phận) soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo công văn đó (nếu có

10

d. Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản
- Địa danh ghi trên văn bản là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính
(tên riêng của tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; huyện, quận, thị xã, thành
phố thuộc tỉnh; xã, phường, thị trấn) nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở; đối với
những đơn vị hành chính được đặt tên theo tên người, bằng chữ số hoặc sự kiện
lịch sử thì phải ghi tên gọi đầy đủ của đơn vị hành chính đó
- Ngày, tháng, năm ban hành văn bản
Ngày, tháng, năm ban hành văn bản là ngày, tháng, năm văn bản được ban hành.
Ngày, tháng, năm ban hành văn bản phải được viết đầy đủ; các số chỉ
ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả-rập; đối với những số chỉ ngày nhỏ hơn 10 và
tháng 1, 2 phải ghi thêm số 0 ở trước, cụ thể:
Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 05 tháng 02 năm 2009
Quận 1, ngày 10 tháng 02 năm 2010
Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản được trình bày trên cùng
một dòng với số, ký hiệu văn bản, tại ô số 4, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến
14, kiểu chữ nghiêng; các chữ cái đầu của địa danh phải viết hoa; sau địa danh có
dấu phẩy; địa danh và ngày, tháng, năm được đặt canh giữa dưới Quốc hiệu.
e . Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản
Tên loại văn bản là tên của từng loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban
hành. Khi ban hành văn bản đều phải ghi tên loại, trừ công văn.
Trích yếu nội dung của văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ
phản ánh khái quát nội dung chủ yếu của văn bản.
Số: 72/VTLTNN-NVĐP
V/v kế hoạch kiểm tra công tác
văn thư, lưu trữ năm 2009
f. Nội dung văn bản
- Nội dung văn bản là thành phần chủ yếu của văn bản.
Nội dung văn bản phải bảo đảm những yêu cầu cơ bản sau:
- Phù hợp với hình thức văn bản được sử dụng;

11


- Phù hợp với đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng; phù hợp với
quy định của pháp luật;
- Được trình bày ngắn gọn, rõ ràng, chính xác;
- Sử dụng ngôn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu;
- Dùng từ ngữ tiếng Việt Nam phổ thông (không dùng từ ngữ địa phương
và từ ngữ nước ngoài nếu không thực sự cần thiết). Đối với thuật ngữ chuyên
môn cần xác định rõ nội dung thì phải được giải thích trong văn bản;
- Chỉ được viết tắt những từ, cụm từ thông dụng, những từ thuộc ngôn ngữ
tiếng Việt dễ hiểu. Đối với những từ, cụm từ được sử dụng nhiều lần trong văn
bản thì có thể viết tắt, nhưng các chữ viết tắt lần đầu của từ, cụm từ phải được đặt
trong dấu ngoặc đơn ngay sau từ, cụm từ đó;
- Khi viện dẫn lần đầu văn bản có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại, số, ký
hiệu văn bản, ngày, tháng, năm ban hành văn bản, tên cơ quan, tổ chức ban hành
văn bản, trích yếu nội dung văn bản (đối với luật và pháp lệnh chỉ ghi tên loại và
tên của luật, pháp lệnh), ví dụ: “… được quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐCP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư”; trong các lần
viện dẫn tiếp theo, chỉ ghi tên loại và số, ký hiệu của văn bản đó;
- Viết hoa trong văn bản hành chính được thực hiện theo Phụ lục VI –
Quy định viết hoa trong văn bản hành chính.
Bố cục của văn bản
Tùy theo thể loại và nội dung, văn bản có thể có phần căn cứ pháp lý để
ban hành, phần mở đầu và có thể được bố cục theo phần, chương, mục, điều,
khoản, điểm hoặc được phân chia thành các phần, mục từ lớn đến nhỏ theo một
trình tự nhất định,
Đối với các hình thức văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, điều
thì phần, chương, mục, điều phải có tiêu đề.
Phần nội dung (bản văn) được trình bày bằng chữ in thường (được dàn

đều cả hai lề), kiểu chữ đứng; cỡ chữ từ 13 đến 14 (phần lời văn trong một văn
bản phải dùng cùng một cỡ chữ); khi xuống dòng, chữ đầu dòng phải phải lùi vào
từ 1cm đến 1,27cm (1 default tab); khoảng cách giữa các đoạn văn (paragraph)

12


đặt tối thiểu là 6pt; khoảng cách giữa các dòng hay cách dòng (line spacing) chọn tối
thiểu từ cách dòng đơn (single line spacing) hoặc từ 15pt (exactly line spacing) trở
lên; khoảng cách tối đa giữa các dòng là 1,5 dòng (1,5 lines).
Đối với những văn bản có phần căn cứ pháp lý để ban hành thì sau mỗi
căn cứ phải xuống dòng, cuối dòng có dấu “chấm phẩy”, riêng căn cứ cuối cùng
kết thúc bằng dấu “phẩy”.
Trường hợp nội dung văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, điều,
khoản, điểm thì trình bày như sau:
- Phần, chương: Từ “Phần”, “Chương” và số thứ tự của phần, chương
được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13
đến 14, kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự của phần, chương dùng chữ số La Mã.
Tiêu đề (tên) của phần, chương được trình bày ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in
hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm;
- Mục: Từ “Mục” và số thứ tự của mục được trình bày trên một dòng
riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.
Số thứ tự của mục dùng chữ số Ả – rập. Tiêu đề của mục được trình bày ngay
dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm;
- Điều: Từ “Điều”, số thứ tự và tiêu đề của điều được trình bày bằng chữ in
thường, cách lề trái 1 default tab, số thứ tự của điều dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ tự
có dấu chấm; cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng, đậm;
- Khoản: Số thứ tự các khoản trong mỗi mục dùng chữ số Ả-rập, sau số
thứ tự có dấu chấm, cỡ chữ số bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ
đứng; nếu khoản có tiêu đề, số thứ tự và tiêu đề của khoản được trình bày trên

một dòng riêng, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (1314), kiểu chữ đứng;
- Điểm: Thứ tự các điểm trong mỗi khoản dùng các chữ cái tiếng Việt theo
thứ tự abc, sau có dấu đóng ngoặc đơn, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ
của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng.
Trường hợp nội dung văn bản được phân chia thành các phần, mục,
khoản, điểm thì trình bày như sau:

13


- Phần (nếu có): Từ “Phần” và số thứ tự của phần được trình bày trên một
dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng,
đậm; số thứ tự của phần dùng chữ số La Mã. Tiêu đề của phần được trình bày
ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm;
- Mục: Số thứ tự các mục dùng chữ số La Mã, sau có dấu chấm và được
trình bày cách lề trái 1 default tab; tiêu đề của mục được trình bày cùng một hàng
với số thứ tự, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm;
- Khoản: Số thứ tự các khoản trong mỗi mục dùng chữ số Ả-rập, sau số
thứ tự có dấu chấm, cỡ chữ số bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ
đứng; nếu khoản có tiêu đề, số thứ tự và tiêu đề của khoản được trình bày trên
một dòng riêng, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (1314), kiểu chữ đứng, đậm;
- Điểm trình bày như trường hợp nội dung văn bản được bố cục theo phần,
chương, mục, điều, khoản, điểm.
g. Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền
- Việc ghi quyền hạn của người ký được thực hiện như sau:
- Trường hợp ký thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết tắt “TM.” (thay
mặt) vào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan, tổ chức, ví dụ:
TM. HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN
TM. ĐOÀN ĐẠI BIỂU QUỐC HỘI
- Trường hợp ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì phải ghi chữ

viết tắt “KT.” (ký thay) vào trước chức vụ của người đứng đầu, ví dụ:
KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH
KT. BỘ TRƯỞNG
THỨ TRƯỞNG
Trường hợp cấp phó được giao phụ trách thì thực hiện như cấp phó ký
thay cấp trưởng;
- Trường hợp ký thừa lệnh thì phải ghi chữ viết tắt “TL.” (thừa lệnh) vào
trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức, ví dụ:

14


TL. BỘ TRƯỞNG
VỤ TRƯỞNG VỤ TỔ CHỨC CÁN BỘ
TL. CHỦ TỊCH
CHÁNH VĂN PHÒNG
- Trường hợp ký thừa ủy quyền thì phải ghi chữ viết tắt “TUQ.” (thừa ủy
quyền) vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức, ví dụ:
TUQ. GIÁM ĐỐC
TRƯỞNG PHÒNG TỔ CHỨC CÁN BỘ
Chức vụ ghi trên văn bản là chức vụ lãnh đạo chính thức của người ký văn
bản trong cơ quan, tổ chức; chỉ ghi chức vụ như Bộ trưởng (Bộ trưởng, Chủ
nhiệm), Thứ trưởng, Chủ tịch, Phó Chủ tịch, Giám đốc, Phó Giám đốc, Q. Giám
đốc (Quyền Giám đốc) v.v…, không ghi những chức vụ mà Nhà nước không quy
định như: cấp phó thường trực, cấp phó phụ trách, v.v…; không ghi lại tên cơ
quan, tổ chức, trừ các văn bản liên tịch, văn bản do hai hay nhiều cơ quan, tổ
chức ban hành; việc ký thừa lệnh, ký thừa ủy quyền do các cơ quan, tổ chức quy
định cụ thể bằng văn bản.
Chức danh ghi trên văn bản do các tổ chức tư vấn (không thuộc cơ cấu tổ

chức của cơ quan được quy định tại quyết định thành lập; quyết định quy định
chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của cơ quan) ban hành là chức danh lãnh
đạo của người ký văn bản trong ban hoặc hội đồng. Đối với những ban, hội đồng
không được phép sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức thì chỉ ghi chức danh của
người ký văn bản trong ban hoặc hội đồng, không được ghi chức vụ trong cơ
quan, tổ chức.
- Họ tên bao gồm họ, tên đệm (nếu có) và tên của người ký văn bản
Đối với văn bản hành chính, trước họ tên của người ký, không ghi học
hàm, học vị và các danh hiệu danh dự khác. Đối với văn bản giao dịch; văn bản
của các tổ chức sự nghiệp giáo dục, y tế, khoa học hoặc lực lượng vũ trang được
ghi thêm học hàm, học vị, quân hàm.

15


h. Dấu của cơ quan, tổ chức
Việc đóng dấu trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Khoản 2 và
Khoản 3 Điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của
Chính phủ về công tác văn thư và quy định của pháp luật có liên quan; việc đóng
dấu giáp lai đối với văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo được
thực hiện theo quy định tại Khoản 4 Điều 26 Nghị định số 4
i. Nơi nhận
Nơi nhận xác định những cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn
bản và có trách nhiệm như để xem xét, giải quyết; để thi hành; để kiểm tra, giám
sát; để báo cáo; để trao đổi công việc; để biết và để lưu.
Nơi nhận phải được xác định cụ thể trong văn bản. Căn cứ quy định của
pháp luật; căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, tổ chức và quan
hệ công tác; căn cứ yêu cầu giải quyết công việc, đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo
hoặc chủ trì soạn thảo có trách nhiệm đề xuất những cơ quan, tổ chức, đơn vị và
cá nhân nhận văn bản trình người ký văn bản quyết định.

Đối với văn bản chỉ gửi cho một số đối tượng cụ thể thì phải ghi tên từng
cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản; đối với văn bản được gửi cho một hoặc
một số nhóm đối tượng nhất định thì nơi nhận được ghi chung, ví dụ:
- Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ;
- Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;
Đối với những văn bản có ghi tên loại, nơi nhận bao gồm từ “Nơi nhận”
và phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản.
Đối với công văn hành chính, nơi nhận bao gồm hai phần:
- Phần thứ nhất bao gồm từ “Kính gửi”, sau đó là tên các cơ quan, tổ chức
hoặc đơn vị, cá nhân trực tiếp giải quyết công việc;
- Phần thứ hai bao gồm từ “Nơi nhận”, phía dưới là từ “Như trên”, tiếp theo
là tên các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân có liên quan khác nhận văn bản.
- Từ “Kính gửi” và tên các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nhận văn bản
được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng;

16


- Sau từ “Kính gửi” có dấu hai chấm; nếu công văn gửi cho một cơ quan,
tổ chức hoặc một cá nhân thì từ “Kính gửi” và tên cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân
được trình bày trên cùng một dòng; trường hợp công văn gửi cho hai cơ quan, tổ
chức hoặc cá nhân trở lên thì xuống dòng; tên mỗi cơ quan, tổ chức, cá nhân
hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, cá nhân được trình bày trên một dòng riêng,
đầu dòng có gạch đầu dòng, cuối dòng có dấu chấm phẩy, cuối dòng cuối cùng
có dấu chấm; các gạch đầu dòng được trình bày thẳng hàng với nhau dưới dấu
hai chấm.
Phần nơi nhận tại ô số 9b (áp dụng chung đối với công văn hành chính và
các loại văn bản khác) được trình bày như sau:
- Từ “Nơi nhận” được trình bày trên một dòng riêng (ngang hàng với dòng
chữ “quyền hạn, chức vụ của người ký” và sát lề trái), sau có dấu hai chấm, bằng

chữ in thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ nghiêng, đậm;
- Phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản được
trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng; tên mỗi cơ quan, tổ
chức, đơn vị và cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, đơn vị nhận văn bản
được trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch đầu dòng sát lề trái, cuối
dòng có dấu chấm phẩu; riêng dòng cuối cùng bao gồm chữ “Lưu” sau có dấu hai
chấm, tiếp theo là chữ viết tắt “VT” (Văn thư cơ quan, tổ chức), dấu phẩy, chữ
viết tắt tên đơn vị (hoặc bộ phận) soạn thảo văn bản và số lượng bản lưu (chỉ
trong trường hợp cần thiết), cuối cùng là dấu chấm.
Đăng ký văn bản Đi.
Đăng ký văn bản đi (hay vào sổ văn bản đi) là công việc bắt buộc phải
thực hiện trước khi chuyển giao văn bản đến các đối tượng có liên quan. Hiện
nay việc đăng ký văn bản đi thường áp dụng hai hình thức: Đăng ký bằng sổ và
đăng ký bằng máy tính.
Đăng ký bằng sổ.
Lập sổ đăng ký văn bản đi.
Căn cứ tổng số và số lượng mỗi loại văn bản đi hàng năm, các cơ quan, tổ
chức quy định cụ thể việc lập sổ đăng ký văn bản đi cho phù hợp. Tuy nhiên,

17


không nên lập nhiều sổ mà có thể sử dụng một sổ chia thành nhiều phần, mỗi
phần đăng ký một hoặc một số loại văn bản nhất định.
Làm thủ tục, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.
a. Nguyên tắc chung
Tất cả những văn bản do cơ quan làm ra được gửi tới các đối tượng có liên
quan phải thực hiện một nguyên tắc chung là: chính xác, đúng đối tượng và kịp
thời. Nguyên tắc này nhằm đảm bảo cho mọi văn bản khi được chuyển giao
không bị nhầm lẫn, chậm trễ vì thời gian, gây ách tắc trong xử lý, giải quyết công

việc, làm giảm hiệu lực và hiệu quả của văn bản đã được ban hành. Để nguyên
tắc chính xác, đúng đối tượng và kịp thời thực sự có ý nghĩa, người có thẩm
quyền ký văn bản phải căn cứ vào yêu cầu cụ thể của từng việc và theo đúng
những quy định về quyền hạn, nhiệm vụ, quan hệ công tác của từng cơ quan mà
quyết định việc gửi và sao gửi văn bản. Căn cứ vào quyết định của người ký văn
bản vào các đối tượng liên quan lập danh sách để tránh tình trạng bỏ sót các đơn
vị hoặc cá nhân phải gửi văn bản. Việc chuyển phát văn bản đi được thực hiện
theo trình tự sau đây:
Làm thủ tục phát hành văn bản
a. Lựa chọn và trình bày bì.
Văn bản của cơ quan trước khi chuyển đi cho các đối tượng có liên
quan đều phải để trong bì cẩn thận nhằm tránh thất lạc và tiết lộ thông tin. Phong
bì gửi văn bản phải làm bằng giấy bền, dai, ngoài không nhìn rõ chữ bên trong.
Bì văn bản nên được in sẵn, hình chữ nhật, kích thước tối thiểu đối với các loại bì
được nhà nước quy định. Tuỳ theo số lượng và độ dày của văn bản mà lựa chọn
cách gấp văn bản để vào bì. Khi gấp văn bản cần lưu ý để mặt giấy có chữ vào
trong. Khi vào bì, cần tránh làm nhàu văn bản. Khi dán bì, cần lưu ý không để hồ
dán dính vào văn bản; hồ phải dính đều; mép bì phải được dán kín và không bị
nhăn. Hồ dùng để dán bì phải có độ kết dính cao, khó bóc.
Chuyển phát văn bản đi.
a. Chuyển phát trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong nội bộ cơ quan.
Tuỳ theo số lượng văn bản đi được chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân

18


trong nội bộ cơ quan và cách thức tổ chức chuyển giao, các cơ quan quyết định
lập sổ riêng hoặc sử dụng sổ đăng ký văn bản đi để làm số chuyển giao.
b. Chuyển giao trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác.
Tất cả các văn bản đi của cơ quan, tổ chức khi chuyển giao trực tiếp đến

các cơ quan, tổ chức khác đều phải được đăng ký và sổ chuyển giao văn bản.
Mẫu sổ chuyển giao giống mẫu sổ chuyển giao văn bản trong nội bộ cơ quan:
c. Chuyển phát văn bản qua bưu điện.
Tất cả các văn bản đi được chuyển phát qua đường bưu điện đều phải lập
sổ chuyển giao
Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.
Cán bộ văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
- Đối với những văn bản đi có đóng dấu “TÀI LIỆU THU HỒI”, Phải theo
dõi, thu hồi đúng thời hạn; Khi nhận tài liệu, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo
đảm văn bản không bị thất lạc, mất mác
- Đối với những văn bản đã gửi đi nhưng vì lý do nào đó (Không có
người nhận hoặc cơ quan thay đổi địa chỉ…) mà bưu điện trả lại thì phải chuyển
ngay cho đơn vị soạn thảo văn bản đó đồng thời ghi chú vào sổ “GỬI VĂN BẢN
ĐI BƯU ĐIỆN” để theo dõi, kiểm tra.
- Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc phải kịp thời báo cho người
được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết.
Lưu văn bản đi.
Mỗi một văn bản do cơ quan làm ra để phục vụ cho hoạt động điều hành,
quản lý, sau khi phát hành đều phải giữ lại hai bản chính để lưu, một bản lưu tại
đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản, một bản lưu ở văn thư cơ quan.

19


1.1.4.2 Nghiệp vụ quản lý văn bản đến
Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến
a) Tiếp nhận văn bản đến
Khi tiếp nhận văn bản được chuyển đến từ mọi nguồn, người làm văn thư của
cơ quan, tổ chức (sau đây gọi chung là cán bộ văn thư) hoặc người được giao nhiệm
vụ tiếp nhận văn bản đến trong trường hợp văn bản được chuyển đến ngoài giờ làm

việc hoặc vào ngày nghỉ, phải kiểm tra sơ bộ về số lượng, tình trạng bì, nơi nhận,
dấu niêm phong (nếu có), v.v...; đối với văn bản mật đến, phải kiểm tra, đối chiếu
với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận.
Nếu phát hiện thiếu hoặc mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn hoặc
văn bản được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì (đối với bì văn bản có
đóng dấu “Hoả tốc” hẹn giờ), phải báo cáo ngay cho người được giao trách nhiệm
giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức quản lý công tác văn thư (sau đây gọi tắt là
người được giao trách nhiệm); trong trường hợp cần thiết, phải lập biên bản với
người đưa văn bản.
Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy Fax hoặc qua mạng, cán bộ
văn thư cũng phải kiểm tra về số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản,
v.v...; trường hợp phát hiện có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo
cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết.
b) Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến
Sau khi tiếp nhận, các bì văn bản đến được phân loại sơ bộ và xử lý như sau:
- Loại không bóc bì: bao gồm các bì văn bản gửi cho tổ chức Đảng, các đoàn
thể trong cơ quan, tổ chức và các bì văn bản gửi đích danh người nhận, được chuyển
tiếp cho nơi nhận. Đối với những bì văn bản gửi đích danh người nhận, nếu là văn
bản liên quan đến công việc chung của cơ quan, tổ chức thì cá nhân nhận văn bản có
trách nhiệm chuyển cho văn thư để đăng ký.
- Loại do cán bộ văn thư bóc bì: bao gồm tất cả các loại bì còn lại, trừ những
bì văn bản trên có đóng dấu chữ ký hiệu các độ mật (bì văn bản mật);
- Đối với bì văn bản mật, việc bóc bì được thực hiện theo quy định tại Thông
tư số 12/2002/TT-BCA(A11) ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ Công an hướng dẫn

20