Nâng cao hiệu quả công tác quản lý văn bản bằng phần mềm quản lý văn bản và điều hành công việc tại bệnh viện đa khoa tỉnh bắc giang

LỜI CẢM ƠN
Qua 10 tuần thực hiện khóa luận cùng với sự giúp đỡ và tạo điều kiện của
Khoa Hệ thống Thông tin Kinh tế - Trường Đại học Công nghệ Thông tin và
Truyền thông - Đại học Thái Nguyên, được sự hướng dẫn trực tiếp, chỉ bảo tận
tình của Cô Phạm Thị Bích Hải, em đã hoàn thành khóa luận cùng với báo cáo và
chương trình đúng thời gian quy định.
Với khả năng và thời gian có hạn nên không tránh khỏi những sai sót, em
rất mong nhận được sự quan tâm, giúp đỡ, tạo điều kiện của Thầy, Cô để em hoàn
thiện hơn khóa luận tốt nghiệp của mình.
Em xin bày tỏ lòng biết ơn tới Ban lãnh đạo và cán bộ nhân viên của bệnh
viện Đa khoa tỉnh Bắc Giang đã tận tình giúp đỡ em trong quá trình thực tập, thu
thập tài liệu, giải đáp những thắc mắc liên quan đến bệnh viện.
Em xin chân thành cảm ơn tất cả các Thầy, Cô trong Khoa Hệ thống Thông
tin Kinh tế - Trường Đại học Công nghệ Thông tin và Truyền thông - Đại học Thái
Nguyên. Đặc biệt em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới cô Phạm Thị Bích Hải đã chỉ
bảo, hướng dẫn em trong suốt quá trình làm khóa luận để em hoàn thành tốt
chương trình và bản báo cáo này.
Em xin chân thành cảm ơn!
Thái Nguyên, ngày

tháng

Sinh viên thực hiện

Nguyễn Thị Hoàn

năm 2016


LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan khóa luận tốt nghiệp “NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG

TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN BẰNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ
ĐIỀU HÀNH CÔNG VIỆC TẠI BỆNH VIỆN ĐA KHOA TỈNH BẮC GIANG”
là do em thực hiện dưới sự hướng dẫn tận tình của cô Phạm Thị Bích Hải- Khoa
Hệ thống thông tin kinh tế - Trường Đại học công nghệ thông tin và truyền thông
Thái nguyên và sự giúp đỡ của các cán bộ nhân viên trong bệnh viện. Mọi trích
dẫn và tài liệu tham khảo mà em sử dụng đều có ghi rõ nguồn gốc.
Em xin cam đoan toàn bộ nội dung khóa luận tốt nghiệp này là do em tự
tìm hiểu, nghiên cứu dưới sự định hướng của cô hướng dẫn. Nội dung khóa luận
tốt nghiệp không sao chép và vi phạm bản quyền từ bất kì công trình nghiên cứu
nào.
Nếu những lời cam đoan trên không đúng em xin chịu trách nhiệm hoàn
toàn trước pháp luật.
Em xin chân thành cảm ơn!
Thái nguyên, ngày

tháng

năm 2016

Sinh viên

Nguyễn Thị Hoàn


MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU .......................................................................................................1
Chương 1: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ BỆNH VIỆN ĐA KHOA TỈNH BẮC
GIANG..................................................................................................................3
1.1. Đặc điểm tình hình chung: ...........................................................................................3
1.2. Tính chất hoạt động:.....................................................................................................3

1.3. Chức năng, nhiệm vụ:...................................................................................................3
1.4. Cơ cấu tổ chức: .............................................................................................................5
1.5. Nguồn nhân lực.............................................................................................................7
Chương II: MỘT SỐ LÝ LUẬN CHUNG VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ THỰC
TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI, ĐẾN TẠI BỆNH VIỆN ĐA
KHOA TỈNH BẮC GIANG ................................................................................ 11
2.1. Khái quát chung về văn bản.......................................................................................11
2.1.1. Khái niệm về văn bản.......................................................................... 11
2.1.2. Phân loại văn bản ................................................................................ 11
2.1.3. Chức năng của văn bản........................................................................ 12
2.2. Tổng quan về quản lý văn bản ...................................................................................13
2.2.1. Khái niệm quản lý văn bản .................................................................. 13
2.2.2. Nguyên tắc quản lý văn bản ................................................................ 14
2.3. Quản lý văn bản đến...................................................................................................14
2.3.1. Tiếp nhận văn bản đến......................................................................... 14
2.3.2. Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến..................................................... 15
2.3.3. Đóng dấu “Đến”, ghi sổ và ngày đến.................................................. 15
2.3.4. Đăng ký văn bản đến........................................................................... 17
2.3.5. Trình và chuyển giao văn bản đến. ...................................................... 22
2.3.6. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến................ 23
2.4. Quản lý và giải quyết văn bản đi................................................................................26
2.4.1. Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng
của văn bản. .................................................................................................. 26
2.4.2. Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật ....................................... 27


2.4.3. Đăng ký văn bản đi ............................................................................. 27
1.4.4. Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển giao văn bản đi...... 30
2.4.5. Lưu văn bản đi .................................................................................... 34
2.5. Thực trạng công tác quản lý văn bản đi, đến tại Bệnh viện Đa khoa tỉnh Bắc

Giang..... ...................................................................................................................................35
2.5.1. Công tác chỉ đạo điều hành.................................................................. 35
2.5.2. Tình hình cán bộ làm công tác Quản lý văn bản tại bệnh viện ............. 35
2.5.3 Thực trạng về quản lý văn bản đến ...................................................... 36
2.5.4. Thực trạng quản lý văn bản đi ............................................................. 38
2.5.5 Ưu điểm ............................................................................................... 39
2.5.6. Nhược điểm ........................................................................................ 40
2.5.7. Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý và giải quyết
văn bản đi đến............................................................................................... 41
Chương 3: ỨNG DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀO ĐIỀU HÀNH
CÔNG VIỆC TẠI BỆNH VIỆN ĐA KHOA TỈNH BẮC GIANG....................... 43
3.1. Giới thiệu về phần mềm .............................................................................................43
3.2. Giới thiệu một số chương trình trong phần mềm. .....................................................43
3.2.1. Cập nhật văn bản đến .......................................................................... 44
3.2.2. Cập nhật văn bản đi............................................................................. 49
3.2.3. Tiện ích:.............................................................................................. 51
3.2.4. Nhắc việc ............................................................................................ 60
3.3. Hiệu quả đem lại khi sử dụng: ...................................................................... 62
3.4. Một số kiến nghị đề xuất: ...........................................................................................63
KẾT LUẬN......................................................................................................... 64
TÀI LIỆU THAM KHẢO ................................................................................... 65


DANH MỤC BẢNG BIỂU
Bảng 1. 1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Bệnh viện đa khoa tỉnh Bắc Giang.................5
Bảng 1. 2 Tình hình cán bộ viên chức của bệnh viện qua các năm.........................8
Bảng 1. 3 Tỷ lệ phân bổ nhân lực của Bệnh viện năm 2011...................................9
Bảng 1. 4 Cán bộ quản lý các khoa phòng năm 2011........................................... 10

DANH MỤC HÌNH ẢNH
Hình 2. 1 Mẫu dấu đến. ....................................................................................... 16
Hình 2. 2 Bìa và trang đầu của sổ đăng ký văn bản đến ....................................... 18
Hình 2. 3 Phần đăng ký văn bản đến.................................................................... 19
Hình 2. 4 Phần đăng ký đơn thư. ......................................................................... 21
Hình 2. 5 Phần đăng ký theo dõi giải quyết văn bản đến..................................... 25
Hình 2. 6 Phần đăng ký văn bản đi. ..................................................................... 29
Hình 2. 7 Bì chuyển giao văn bản đi.................................................................... 31
Hình 2. 8 Mẫu Sổ chuyển giao văn bản đi ........................................................... 33
Hình 2. 9 Sơ đồ quy trình giải quyết văn bản đến ............................................... 36
Hình 2. 10 Quy trình quản lý văn bản đi ............................................................. 38
Hình 3. 1. Giao diện phần mềm quản lý văn bản ................................................. 43
Hình 3. 2. Cửa sổ tạo mới văn bản đến ................................................................ 44
Hình 3. 3. Cửa sổ trạng thái văn bản đến ............................................................. 45
Hình 3. 4. Cửa sổ tạo văn bản đến từ Email......................................................... 46
Hình 3. 5. Cửa sổ hòm thư email văn bản đến ..................................................... 46
Hình 3. 6. Cửa sổ tạo văn bản đến từ Email......................................................... 47
Hình 3. 7. Cửa sổ thông tin về văn bản đến trong email....................................... 47
Hình 3. 8. Nhấn nút "Xử lý" để mail trở thành văn bản đến của cơ quan.............. 48
Hình 3. 9. Cửa sổ tạo mới một văn bản đi............................................................ 49
Hình 3. 10. Cửa sổ chọn nơi đến khi gửi mail các đơn vị có sẵn trong danh bạ.... 51
Hình 3. 11. Cửa sổ tìm văn bản đến..................................................................... 52
Hình 3. 12. Cửa sổ tìm văn bản đi ....................................................................... 53
Hình 3. 13. Cửa sổ in sổ văn bản đến................................................................... 53
Hình 3. 14. Cửa sổ in sổ văn bản đến................................................................... 54
Hình 3. 15. Cửa sổ chọn loại văn bản muốn in..................................................... 54
Hình 3. 16. Cửa sổ điều chỉnh số văn bản............................................................ 55
Hình 3. 17. Cửa sổ xem văn bản đến cần điều chỉnh số ....................................... 56
Hình 3. 18. Cửa sổ để sửa số văn bản đến............................................................ 56
Hình 3. 19. Cửa sổ thống kê báo cáo ................................................................... 57

Hình 3. 20. Cửa sổ thống kê số lượng theo thời gian ........................................... 58
Hình 3. 21. Cửa sổ kết quả thống kê .................................................................... 58
Hình 3. 22. Cửa sổ danh bạ đơn vị....................................................................... 60
Hình 3. 23. Cửa sổ nhắc việc ............................................................................... 61


LỜI MỞ ĐẦU
* Lý do chọn đề tài:
Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước hiện nay, trên mọi lĩnh vực,
hầu hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đều gắn liền với
văn bản, cũng có nghĩa là gắn liền việc soạn thảo, ban hành và tổ chức sử dụng
văn bản nói riêng, với công tác văn thư và lưu trữ nói chung. Do đó, vai trò của
công tác văn thư và lưu trữ đối với hoạt động quản lý hành chính nhà nước là rất
quan trọng Có thể thấy được nếu quan tâm làm tốt công tác văn thư và lưu trữ sẽ
góp phần bảo đảm cho các hoạt động của nền hành chính nhà nước được thông
suốt. Nhờ đó góp phần nâng cao hiệu quả quản lý hành chính nhà nước và thúc
đẩy nhanh chóng công cuộc cải cách hành chính hiện nay. Bên cạnh đó việc quản
lý văn bản trong cơ quan hành chính nhà nước cũng là một vấn đề cần được chú
trọng nhằm mục đích đảm bảo thông tin cho hoạt động lãnh đạo của cơ quan đó .
Chính vì vậy việc quan tâm đúng quản lý văn bản sẽ góp phần tích cực vào việc
tăng cường hiệu lực của quản lý hành chính nói riêng và quản lý nhà nước nói chung.
Trong thời kỳ công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước như hiện nay cùng
với chủ trương đẩy mạnh cải cách hành chính, ứng dụng công nghệ thông tin trong
hoạt động của cơ quan, đặc biệt là trong hệ thống văn bản quản lý hành chính nhà
nước, công tác Quản lý văn bản trở thành một trong những yêu cầu có tính cẩn
thiết đối với hoạt động của mỗi cơ quan tổ chức. Đứng trước thách thức của thời
đại mới, với sự phát triển và đi lên của đất nước, công tác Quản lý văn bản không
ngừng được tăng cường, áp dụng những biện pháp mới nhằm hoàn thiện về mọi

mặt công tác quản lý sao cho vừa đảm bảo tính khoa học, tính hiệu quả, vừa nâng
cao cao năng lực và trình độ chuyên môn của đội ngũ cán bộ, công chức làm công
tác quản lý văn bản.
Xuất phát từ những ý nghĩa quan trọng của công tác quản lý văn bản, đây là
yêu cầu cấp bách trong nỗ lực đẩy mạnh cải cách hành chính, rà soát lại hệ thống
các văn bản hành chính để không ngừng nâng cao và phát huy tinh thần phục vụ
nhà nước, phục vụ nhân dân của cán bộ, công chức, viên chức đang làm việc bệnh
viện Đa khoa tỉnh Bắc giang, tôi đã chọn đề tài " Nâng cao hiệu quả hoạt động

1


công tác quản lý văn bản bằng phần mềm Quản lý văn bản và điều hành công việc
tại bệnh viện Đa khoa tỉnh Bắc Giang".
* Mục tiêu nghiên cứu:
Việc thực hiện nghiên cứu đề tài này với mục đích: Đề xuất giải pháp ứng
dụng công nghệ thông tin để nâng cao hiệu quả quản lý văn bản trong công tác văn
thư tại Bệnh viện Đa khoa tỉnh Bắc Giang, và nhận thức của bản thân nói riêng
cũng như của sinh viên ngành quản trị văn phòng nói chung về vị trí vai trò của
công nghệ thông tin trong nhu cầu phát triển mới của xã hội trong tất cả các lĩnh
vực . Việc nghiên cứu đã giúp cho việc rèn luyện kỹ năng tìm hiểu nghiên cứu một
vấn đề liên quan trực tiếp với chuyên ngành mình được đào tạo.
* Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:
Đối tượng nghiên cứu: Công tác quản lý văn bản tại bệnh viện Đa khoa
tỉnh Bắc Giang và Phần mềm quản lý văn bản và điều hành công việc ( version
1.3)
Phương pháp nghiên cứu: phương pháp khảo sát thực tế, sử dụng trực tiếp
chương trình, tác nghiệp cụ thể.
* Bố cục của đề tài gồm:
Chương 1: khái quát chung về bệnh viện Đa khoa tỉnh Bắc Giang

Chương 2: Một số lý luận chung về quản lý văn bản và thực trạng công tác
Quản lý văn bản đi, đến tại bệnh viện Đa khoa tỉnh Bắc Giang
Chương 3: Ứng dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành công việc tại
bệnh viện Đa khoa tỉnh Bắc Giang.

2


Chương 1: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ BỆNH VIỆN ĐA KHOA
TỈNH BẮC GIANG
1.1. Đặc điểm tình hình chung:
Bệnh viện Đa khoa tỉnh Bắc Giang được thành lập năm 1907, trải qua hơn
100 năm xây dựng và phát triển, từ một nhà thương với số lượng giường bệnh rất
khiêm tốn đến nay đã là bệnh viện hạng I có quy mô 700 giường. Là cơ sở KCB
của tỉnh, Bệnh viện có đội ngũ cán bộ chuyên khoa cơ bản có trình độ chuyên môn
sâu có trang bị thích
1.2. Tính chất hoạt động:
Bệnh viện Đa khoa tỉnh Bắc Giang là Bệnh viện hạng I, đơn vị sự nghiệp có
thu, chịu sự quản lý chuyên môn trực tiếp từ Bộ y tế, được UBND tỉnh Bắc Giang
phân cấp phân cấp quản lý tổ chức bộ máy, biên chế và CBVC. Hoạt động của
bệnh viện mang tính chất cung cấp dịch vụ công, nguồn thu tài chính hoạt động
của Bệnh viện chủ yếu từ thu BHYT... được giao quyền tự chủ bảo đảm một phần
chi phí hoạt động thường xuyên trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
được giao theo phân cấp của UBND tỉnh, chịu trách nhiệm trước Bộ Y tế và
UBND tỉnh về hoạt động của mình.( theo Quyết định số 26/2013/QĐ-UBND ngày
23/01/2013 của UBND tỉnh Bắc Giang về việc ban hành quy định phân cấp quản
lý tổ chức bộ máy, biên chế và cán bộ công chức, viên chức nhà nước tỉnh Bắc
Giang
Là đơn vị sự nghiệp y tế, Bệnh viện hoạt động theo cơ chế của đơn vị sự
nghiệp công lập được giao quyền tự chủ một phần về thực hiện nhiệm vụ, tài

chính, tổ chức bộ máy, nhân sự ( theo Nghị định số 43/2006/NĐ-CP ngày
25/4/2006 của Chính phủ quy định quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiện
nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, biên chế tài chính đối với đơn vị sự nghiệp công lập)
1.3. Chức năng, nhiệm vụ:
Bệnh viện Đa khoa tỉnh Bắc Giang thực hiện chức năng nhiệm vụ của Bệnh
viện Đa khoa hạng I theo Quyết định số 1895/1997/QĐ-BYT ngày 19/9/1997 của
Bộ trưởng Bộ Y tế về việc ban hành quy chế bệnh viện như sau:

3


Cấp cứu - Khám bệnh - Chữa bệnh
- Tiếp nhận tất cả các trường hợp người bệnh từ ngoài vào hoặc từ các bệnh
viện khác chuyển đến để cấp cứu, khám bệnh, chữa bệnh nội trú hoặc ngoại trú.
- Tổ chức khám sức khỏe và chứng nhận sức khỏe theo quy định của Nhà nước.
- Có trách nhiệm giải quyết hầu hết các bệnh tật trong tỉnh và thành phố
trực thuộc trung ương và các ngành.
- Tổ chức khám giám định sức khỏe, khám giám định pháp y khi hội đồng
giám định y khoa tỉnh, thành phố hoặc cơ quan bảo vệ pháp luật trưng cầu.
- Chuyển người bệnh lên tuyến trên khi bệnh viện không đủ khả năng giải quyết.
Đào tạo cán bộ y tế
- Bệnh viện là cơ sở thực hành để đào tạo cán bộ y tế ở bậc đại học và trung học.
- Tổ chức đào tạo liên tục cho các thành viên trong bệnh viện và tuyến dưới
để nâng cao trình độ chuyên môn.
Nghiên cứu khoa học về y học
- Tổ chức nghiên cứu, hợp tác nghiên cứu các đề tài y học ở cấp Nhà nước,
cấp Bộ hoặc cấp Cơ sở, chú trọng nghiên cứu về y học cổ truyền kết hợp với y học
hiện đại và các phương pháp chữa bệnh không dùng thuốc.
- Nghiên cứu triển khai dịch tễ học cộng đồng trong công tác chăm sóc sức khỏe
ban đầu lựa chọn ưu tiên thích hợp trong địa bàn tỉnh, thành phố và các ngành.

- Kết hợp với bệnh viện tuyến trên và các bệnh viện chuyên khoa đầu ngành
để phát triển kỹ thuật của bệnh viện.
Chỉ đạo tuyến dưới về chuyên môn, kỹ thuật
- Lập kế hoạch và chỉ đạo tuyến dưới (Bệnh viện hạng III) thực hiện việc
phát triển kỹ thuật chuyên môn.
- Kết hợp với bệnh viện tuyến dưới thực hiện các chương trình về chăm sóc
sức khỏe ban đầu trong địa bàn tỉnh, thành phố và các ngành.
Phòng bệnh: Phối hợp với các cơ sở y tế dự phòng thường xuyên thực hiện
nhiệm vụ phòng bệnh, phòng dịch.
Hợp tác quốc tế

4


Hợp tác với các tổ chức hoặc cá nhân ở ngoài nước theo quy định của Nhà
nước.
Quản lý kinh tế y tế
- Có kế hoạch sử dụng hiệu quả cao ngân sách Nhà nước cấp. Thực hiện
nghiêm chỉnh các quy định của Nhà nước về thu, chi tài chính, từng bước thực
hiện hạch toán chi phí khám bệnh chữa bệnh.
- Tạo thêm nguồn kinh phí từ các dịch vụ y tế: Viện phí, bảo hiểm y tế, đầu
tư nước ngoài và của các tổ chức kinh tế khác
1.4. Cơ cấu tổ chức:
Giám Đốc

P.Giám
Đốc

P.Giám
Đốc

P.Giám
Đốc

P.Giám
Đốc

- Phòng TCCB
- Phòng TCKT
- Khoa Dược
- Phòng GĐPY

Phòng HC
Phòng Vật
tư
Khoa DD
Công tác An
ninh trật tự

Phòng KHTH
Phòng ĐD
Khoa TMH,
Mắt, RHM,
ĐY, DL,
VLTL, CNK.

Khối LS và 1816
Khoa: Ngoại TH,
CT, HSTC, CC,
HH, TM, nội TH,

PTGMHS,
Truyền nhiễm.

Khối CLS XHH
Khoa: UB, KB,
TDCN, GPB,
Huyết học, Sinh
hoá, XQ, Vi sinh,
.

Bảng 1. 1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Bệnh viện đa khoa tỉnh Bắc Giang
- Bộ máy tổ chức của Bệnh viện gồm
+ Ban Giám đốc: 01 Giám đốc và 04 đồng chí Phó Giám đốc có trình độ
CK II: 04; CK I: 01.

5


+ 06 Phòng chức năng: Kế hoạch tổng hợp, Điều dưỡng,Vật tư - thiết bị y
tế, Tổ chức cán bộ, Hành chính quản trị, Tài chính kế toán.
+ 15 Khoa Lâm sàng có giường bệnh: Khoa Cấp cứu, Hồi sức tích cực và
chống độc, Nội Tim mạch, Nội Tổng hợp, Nội Hô hấp, Ngoại tổng hợp, Ngoại
Chấn thương, Ung bướu, Mắt, Răng- hàm- mặt, Tai- mũi- họng, Y học cổ truyền,
Da liễu, Truyền nhiễm và khoa Vật lý trị liệu - Phục hồi chức năng.
+ 05 Khoa Lâm sàng không có giường bệnh: Khoa Khám bệnh, Phẫu thuật
gây mê hồi sức, Kiểm soát nhiễm khuẩn, Dinh dưỡng và khoa Dược.
+ 06 Khoa cận lâm sàng: Huyết học truyền máu, Hóa sinh, Vi sinh, Giải
phẫu bệnh, Thăm dò chức năng và Chẩn đoán hình ảnh.
- Mô hình cơ cấu tổ chức của Bệnh viện áp dụng theo mô hình kiểu trực
tuyến. Mô hình cơ cấu tổ chức kiểu trực tuyến là mô hình tổ chức quản lý, trong

đó mỗi người cấp dưới chỉ nhận sự điều hành và chịu trách nhiệm trước một người
lãnh đạo trực tiếp cấp trên. Đặc điểm của loại hình cơ cấu này là mối quan hệ giữa
các nhân viên trong tổ chức bộ máy được thực hiện theo trực tuyến, tức là quy
định quan hệ dọc trực tiếp từ người lảnh đạo cao nhất đến người thấp nhất; người
thừa hành chỉ nhận mệnh lệnh từ một người phụ trách trực tiếp.
+ Ưu điểm
 Loại hình này tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện chế độ một thủ
trưởng. Tức là, mô hình này đề cao vai trò thủ trưởng, bảo đảm nguyên tắc một thủ
trưởng.
 Thông tin trực tiếp nên nhanh chóng, chính xác.
 Tạo ra sự thống tập trung cao độ, chế độ trách nhiệm rõ ràng.
+ Nhược điểm
 Mô hình này chỉ áp dụng cho tổ chức có quy mô nhỏ (người lãnh đạo có
thể xử lý những thông tin phát sinh) chứ không phù hợp cho quy mô lớn.
 Người lảnh đạo phải có kiến thức toàn diện để chỉ đạo tất cả các bộ phận
quản lý chuyên môn.
 Hạn chế việc sử dụng các chuyên gia có trình độ nghiệp vụ cao về từng
mặt quản lý.

6


 Khi cần hợp tác, phối hợp công việc giữa hai đơn vị, hoặc hai cá nhân
ngang quyền thuộc các tuyến khác nhau thì phải đi theo đường vòng qua các kênh
đã định.
1.5. Nguồn nhân lực
* Một số vấn đề chung
- Ưu điểm
+ Bệnh viện được các ban, ngành trong và ngoài tỉnh cũng như Sở Nội vụ,
Sở Y tế luôn quan tâm, giúp đỡ điều động, cơ cấu nguồn nhân lực tạo điều kiện để

Bệnh viện hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
+ Viên chức được cơ quan có thẩm quyền điều động về Bệnh viện công tác
được bố trí, điều động, phân công công tác theo trình độ, năng lực chuyên môn tại
các khoa, phòng phù hợp.
+ Bệnh viện đã chủ động xây dựng kế hoạch điều động, luân chuyển vị trí
làm việc phù hợp với trình độ chuyên môn tạo điều kiện để viên chức hoàn thành
tốt nhiệm vụ.
+ Công tác đào tạo cán bộ được chú trọng đẻ nâng cao trình độ chuyên
môn, nghiệm vụ như: Đào tạo chuyên khoa, định hướng, ngắn và dài hạn cũng như
tập huấn để triển khai kỹ thuật mới nhằm phục vụ người bệnh ngày càng tốt hơn.
+ Gắn công tác thi đua, khen thưởng kịp thời nhằm động viên, khuyến
khích viên chức trong công tác và học tập.
+ Công tác tiếp dân, mở hòm thư góp ý của nhân dân luôn được Bệnh viện
chú trọng. Tăng cường, giám sát, kiểm tra về việc thực hiện Quy chế chuyên môn,
quy chế ứng xử của ngành cũng như của Bệnh viện nhằm phát hiện, ngăn chặn
những hành vi sai trái, tiêu cự của viên chức đối với người bệnh.
- Một số hạn chế
+ Trình độ chuyên môn, nghiệp vụ của một số viên chức cón nhiều hạn chế,
yếu kém.
+ Việc điều động, luân chuyển của một số vị trí làm việc của một số khoa,
phòng chưa thường xuyên, liên tục gặp nhiều khó khăn do đặc thù của một số
chuyên khoa, chuyên ngành.

7


+ Số thầy thuốc trình độ chuyên môn sâu còn ít và chưa đồng đều, còn thiếu
các chuyên gia sâu trong một số lĩnh vực.
+ Văn hoá ứng xử của một bộ phận cán bộ chưa để lại những ấn tượng tốt
cho người bệnh, việc chỉ dẫn bệnh nhân còn chưa cụ thể rõ ràng.

* Phân tích thực trạng nguồn nhân lực
Đơn vị: Người
Trình độ

Nhu cầu

2009

2010

2011

Bác sĩ, chuyên khoa I,II

168

172

154

164

Điều dưỡng (TH, CĐ)

295

286

285

291

Hộ sinh, KTV

151

150

140

138

Dược sĩ (ĐH,CĐ,TH)

36

30

32

34

Tổng

650

638

611

627

(Nguồn: Báo cáo của phòng tổ chức cán bộ bệnh viện về tình hình cán bộ
viên chức qua các năm)
Bảng 1. 2 Tình hình cán bộ viên chức của bệnh viện qua các năm
- Bảng 1.2 cho thấy trong 3 năm số lượng cán bộ viên chức của bệnh viện
đều thiếu (năm 2009 thiếu 12 người; năm 2010 thiếu 39 người và năm 2011 thiếu
23 người). Có hai nguyên nhân dẫn tới tình trạng bệnh viện thiếu cán bộ nhân
viên, (1) do viên chức nghỉ chế độ hưu trí và (2) là một số lượng lớn bác sĩ có trình
độ cao chuyển công tác về các bệnh viện tuyến trung ương.
Theo Định mức biên chế các cơ sở khám, chữa bệnh đa khoa đạt tiêu chuẩn
hạng II (theo thông tư Liên tịch số 08/2007/TTLT-BYT-BTC, Hướng dẫn định
mức biên chế sự nghiệp trong các cơ sở y tế Nhà nước của Bộ Y tế và Bộ Nội vụ.),
tỷ lệ người/giường bệnh làm việc trong giờ hành chính là từ 1,25 - 1,4. Bệnh viện
Đa khoa tỉnh Bắc Giang là Bệnh viên đa khoa hạng II với 500 giường bệnh theo kế
hoạch năm 2009; 550 giường theo kế hoạch năm 2010 và 2011. Theo Bảng 1, tỷ lệ
người làm việc trong giờ hành chính/giường bệnh trong 3 năm là: 638/500 = 1,27;
611/550 = 1,11; 627/550 = 1,14. Như vậy, nguồn nhân lực của Bệnh viện chưa
đảm bảo được định mức bên chế theo qui định trong năm 2010 và 2011.

8


Thực tế báo cáo 6 tháng đầu năm 2012 của Bệnh viện về tình hình quản lý,
sử dụng bên chế so với công suất giường bệnh cho thấy, bình quân ngày sử dụng
giường bệnh là 600 người/ngày, vượt 12/% công suất sử dụng cho phép. Như vậy
so với tình hình thực tế, nguồn nhân lực của bệnh viện chưa đảm bảo được nhu
cầu của công tác khám chữa bệnh. Căn cứ hệ số điều chỉnh định mức biên chế do
Bộ Y tế quy định đối với các bệnh viện có quá tải bệnh nhân, Hệ số điều chỉnh =
Hệ số quy định x số % công suất sử dụng giường bệnh bình quân. Vậy tổng biên

chế của bệnh viện được tính như sau: Tổng biên chế = 1,4 x 120% x 550 = 658.
Như vậy so với tổng số biên chế định mức yêu cầu của bệnh viện hiện nay còn
thiếu là 658 - 650 = 8 người để đảm bảo công tác khám chữa bệnh theo quy định.
Đơn vị: %
TT

Diễn giải

Theo quy

Thực tế tại Bệnh

định của Bộ

viện

Y tế
1

Lâm sàng

60-65

73,7

2

Cận lâm sàng và Dược

15-22

18,2

3

Quản lý, Hành chính

18-20

12,3

4

Bác sĩ/chức danh chuyên môn y tế khác

1/3 - 1/3,5

1/2,6

(Điều dưỡng, hộ sinh, kỹ thuật viên)
5

Dược sĩ Đại học/Bác sĩ

1/8 - 1/15

1/15,4

6

Dược sĩ Đại học/Dược sĩ trung học

1/2 - 1/2,5

1/2,4

(Nguồn: Báo cáo kết quả công tác khám chữa bệnh của bệnh viện năm 2011)
Bảng 1. 3 Tỷ lệ phân bổ nhân lực của Bệnh viện năm 2011
Bảng 1.3 cho thấy: Phân bổ nhân lực tại khoa Lâm sàng là 462/627 =
73,7%; vượt 73,7% - 65% = 8,7% so với định mức chỉ tiêu quy định của Bộ Y tế.
Nhân sự tại khu vực Quản lý và Hành chính là 77/627 = 12,3%; thiếu so với định
mức là 5,7%. Bác sĩ/chức danh chuyên môn y tế khác là 154/399 = 1/2,6 thiếu so
với định mức quy định.
Như vậy, nhân lực của bệnh viện còn thiếu trong khu vực quản lý, hành chính
và cần bổ sung thêm số bác sĩ còn thiếu để đáp ứng như cầu khám, chữa bệnh.

9


Bảng 1.3: Cho thấy 50 Trưởng Phó khoa, phòng có trình độ trên đại học
(tương đương 7,97% tổng số cán bộ); 34 trình độ đại học (tương đương 5,4% tổng
số cán bộ); có 6 cán bộ quản lý được đào tạo chuyên ngành khác. Như vậy trình độ
cán bộ quản lý của bệnh viện tương đối cao. Tuy nhiên toàn bộ đội ngũ cán bộ
quản lý bệnh viện đều là các bác sỹ hoặc được đào tạo trong lĩnh vực y tế; không
có cán bộ quản lý nào được đào tạo trong lĩnh vực quản trị nói chung hay quản trị
bệnh viện nói riêng.
Chuyên môn
TT

Chức danh

Trên
ĐH

1

Ngoại ngữ

Trưởng, phó khoa

45

ĐH
1

khá
c
0

Chính trị từ
Trung cấp

A

B

C

2

25

0

30

0
2

Trưởng phó phòng

5

7

0

9

3

0

2

3

Điều dưỡng trưởng khoa,

0

26

6

1

0

0

0

28

0

32

phòng
Tổng

5
50

34

6

4
4

(nguồn: Báo cáo kết quả công tác khám chữa bệnh của bệnh viện năm 2011)
Bảng 1. 4 Cán bộ quản lý các khoa phòng năm 2011

10


Chương 2: MỘT SỐ LÝ LUẬN CHUNG VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI, ĐẾN TẠI BỆNH
VIỆN ĐA KHOA TỈNH BẮC GIANG
2.1. Khái quát chung về văn bản
2.1.1. Khái niệm về văn bản
Văn bản là phương tiện ghi nhận và truyền đạt thông tin từ chủ thể này đến
chủ thể khác bằng một ngôn ngữ hay một ký hiệu nhất định tùy theo từng lĩnh vực
cụ thể của đời sống xã hội, và quản lý nhà nước mà văn bản có những hình thức và
nội dung khác nhau.
2.1.2. Phân loại văn bản
- Văn bản quản lý Nhà nước
Văn bản quản lý Nhà nước là những thông tin, những quyết định thành văn
(văn bản hóa) của các cơ quan nhà nước được ban hành theo thẩm quyền, trình tự,
thủ tục, hình thức nhất định nhằm điều chỉnh các quan hệ trong quản lý nhà nước.
-Văn bản quản lý hành chính Nhà nước
Văn bản quản lý hành chính Nhà nước là một bộ phận cấu thành nên văn
bản quản lý Nhà Nước, nó được các cơ quan Nhà nước ( chủ yếu là các cơ quan
hành chính ) Ban hành nhằm tác động đến các quan hệ trong hoạt động chấp hành
và điều hành.
-Văn bản quy phạm pháp luật
Là văn bản do cơ quan Nhà nước ban hành hoặc phối hợp ban hành theo
thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục theo luật định, trong đó chứa đựng quy tắc
xử sự chung, có hiệu lực bắt buộc chung được Nhà nước đảm bảo thực hiện nhằm

điều chỉnh các quan hệ xã hội.
- Văn bản cá biệt
Là văn bản thể hiện các quyết định quản lý của cơ quan quản lý hành chính
Nhà nước có thẩm quyền trên cơ sở những quy định chung, quyết định quy phạm
của cơ quan nhà nước cấp trên hoặc quy định quy phạm cảu cơ quan mình nhằm
giải quyết các công việc cụ thể.

11


- Văn bản hành chính thông thường
Là những văn bản mang tính thông tin điều hành nhằm thực hiện các văn
bản quy phạm pháp luật khác hoặc dùng để giải quyết các công việc cụ thể, phản
ánh tình hình, giao dịch, trao đổi, ghi chép công việc trong cơ quan tổ chức
2.1.3. Chức năng của văn bản
- Chức năng thông tin
- Văn bản được sản sinh ra trước hết do nhu cầu giao tiếp, do vậy chức
năng thông tin có mặt ở tất cả các loại văn bản. Đây cũng là chức năng quan trọng
nhất vì thông qua chức năng này các chức năng khác mới được thực hiện.
- Thông tin chứa trong văn bản quản lý hành chính Nhà nước mang tính
chính thống, bền vững và độ chính xác cao, nó hướng mọi người dến hoạt động do
Nhà nước đặt ra.
- Thông tin chứa đựng trong văn bản biểu hiện dưới dạng thông tin quá
khứ, hiện tại và dự báo.
- Thông tin trong văn bản phải thỏa mãn yêu cầu đầy đủ, chính xác, kịp
thời.
- Chức năng pháp lý
- Chức năng này chỉ có ở văn bản quản lý Nhà nước. Nó làm căn cứ cho các
hoạt động quản lý, đồng thời là sợi dây ràng buộc trách nhiệm của các cơ quan
Nhà nước về những vấn đề xã hội mà cơ quan Nhà nước với tư cách là chủ thể

quản lý lĩnh vực ấy.
- Nó là cơ sở pháp lý để công dân thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình.
- Văn bản quản lý Nhà nước (đặc biệt là văn bản Quy phạm pháp luật ) là
hình thức pháp luật của quản lý (Luật là hình thức, quy phạm là nội dung ).
- Chức năng quản lý
- Đây là chức năng có ở những văn bản được sản sinh trong môi trường
quản lý. Chức năng quản lý của văn bản được thể hiện ở việc chúng tham gia vào
tất cả các giai đoạn của quá trình quản lý.
- Quản lý là một quá trình bao gồm nhiều khâu từ hoạch định, xây dựng tổ
chức, biên chế, ra quyết định, kiểm tra đánh giá…trong tất cả các khâu nói trên
khâu nào cũng cần có sự tham gia của văn bản. Trong hoạt động quản lý xã hội

12


hiện đại thì mọi quyết định quản lý đều phải thực hiện bằng văn bản. Như vậy văn
bản là một công cụ đầy hiệu lực trong một quá trình quản lý.
- Chức năng văn hóa – xã hội
- Văn bản là một sản phẩm của quá trình hoạt động quản lý, nó được dùng
làm phương tiện để ghi chép lại những kinh nghiệm quản lý, kinh nghiệm lao động
sản xuất từ thế hệ này sang thế hệ khác, với ý nghĩa ấy văn bản luôn có chức năng
văn hóa.
- Văn bản làm chức năng văn hóa bắt buộc mọi người sử dụng văn bản phải
làm cho văn bản có tính văn hóa.
- Hoạt động soạn thảo văn bản càng nghiêm túc bao nhiêu thì tính văn hóa
của văn bản càng cao bấy nhiêu.
- Các chức năng khác
- Chức năng giao tiếp : Văn bản được sản sinh ra để phục vụ hoạt động giao
tiếp, thông qua chức năng này mối quan hệ giữa con người với con người, cơ quan
với cơ quan, Nhà nước với Nhà nước được thắt chặt và ngược lại.

- Chức năng thống kê: Văn bản là công cụ để nói lên tiếng nói của những
con số, sự kiện, những vấn đề…
- Chức năng sử liệu: Văn bản là một công cụ khách quan để ghi lại lịch sử
của một quốc gia, dân tộc, cơ quan, tổ chức…
2.2. Tổng quan về quản lý văn bản
2.2.1. Khái niệm quản lý văn bản
Quản lý văn bản là áp dụng các biện pháp nghiệp vụ nhằm tiếp nhận,
chuyển giao nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo an toàn văn bản hình thành trong hoạt
động hàng ngày của cơ quan, tổ chức.
Quản lý văn bản đi, đến là những nội dung quan trọng của công tác văn thư.
Nếu làm tốt sẽ thúc đẩy hoạt động của cơ quan, nâng cao năng suất, chất lượng
công tác, giữ gìn bí mật thông tin tài liệu. Muốn vậy cơ quan, tổ chức phải xây
dựng quy chế công tác văn thư và hướng dẫn cho cán bộ văn thư trong cơ quan
thực hiện nghiêm túc quy định đó.

13


2.2.2. Nguyên tắc quản lý văn bản
- Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ chức, trừ trường hợp pháp
luật có quy định khác, đều phải được quản lý tập trung, thống nhất tại văn thư cơ
quan, tổ chức gọi tắt là văn thư.
- Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành
hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản
đến có đóng các dấu độ khẩn, hoả tốc, thượng khẩn, và khẩn phải được đăng ký,
trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được. Văn bản khẩn đi cần được hoàn
thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký.
- Văn bản, tài liệu mang tính bí mật nhà nước được đăng ký, quản lý theo
quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước.
2.3. Quản lý văn bản đến

Tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản
hành chính văn bản chuyên ngành và đơn, thư gửi đến cơ quan, tổ chức được gọi
chung là văn bản đến.
2.3.1. Tiếp nhận văn bản đến
Khi tiếp nhận văn bản được chuyển đến từ mọi nguồn, người làm văn thư
của cơ quan, tổ chức hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến trong
trường hợp văn bản được chuyển đến ngoài giờ làm việc hoặc vào ngày nghỉ, phải
kiểm tra sơ bộ về số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu hiệu niêm phong, đối với
văn bản mật đến, phải kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận.
Nếu phát hiện thiếu hoặc mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn hoặc
văn bản được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì phải báo cáo ngay cho
người được giao trách nhiệm giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức quản lý công
tác văn thư; trong trường hợp cần thiết, phải lập biên bản với người đưa văn bản.
Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy Fax hoặc qua mạng, cán bộ
văn thư cũng phải kiểm tra về số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản,
trường hợp phát hiện có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo
người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết

14


2.3.2. Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến
Sau khi tiếp nhận, các bì văn bản đến được phân loại sơ bộ và xử lý như
sau:
- Loại không bóc bì: bao gồm các bì văn bản gửi cho tổ chức Đảng, đoàn
thể trong cơ quan, tổ chức và các bì văn bản gửi đích danh người nhận, được
chuyển tiếp cho nơi nhận. Đối với những bì văn bản gửi đích danh người nhận,
nếu là văn bản liên quan đến công việc chung của cơ quan, tổ chức thì cá nhân
nhận văn bản có trách nhiệm chuyển cho văn thư để đăng ký.
- Loại do cán bộ văn thư bóc bì: bao gồm tất cả các loại bì còn lại, trừ

những bì văn bản trên có đóng dấu chữ ký hiện các độ mật.
Đối với văn bản mật, việc bóc bì được thực hiện theo quy định tại Thông tư
số 12/2002/TT-BCA ( A11) ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ Công an hướng
dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính
phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước và quy định cụ
thể của cơ quan, tổ chức.
Khi bóc bì văn bản cần lưu ý:
- Những bì có đóng các dấu độ khẩn cần được bóc trước để giải quyết kịp
thời.
- Không gây hư hại đối với văn bản trong bì; không làm mất số, ký hiệu văn
bản, địa chỉ cơ quan gửi và dấu bưu điện; cần soát lại bì, tránh để sót văn bản.
- Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì;
trường hợp phát hiện sai sót cần thông báo cho nơi gửi biết để giải quyết.
- Nếu văn bản đến có kèm theo phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản trong
bì với phiếu gửi; khi nhận xong, phải ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi và gửi
trả lại cho nơi gửi văn bản.
- Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo và những văn bản cần được kiểm tra,
xác minh một điểm gì đó hoặc những văn bản mà ngày nhận cách quá xa ngày
tháng của văn bản thì cần giữ lại bì và đính kèm với văn bản để làm bằng chứng.
2.3.3. Đóng dấu “Đến”, ghi sổ và ngày đến
Văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được đăng ký tập trung tại văn thư,
trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật và quy

15


định cụ thể của cơ quan, tổ chức như các hoá đơn, chứng từ kế toán.
Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại văn thư phải được đóng dấu đến,
ghi số đến và ngày đến kể cả giờ đến trong những trường hợp cần thiết. Đối với
văn bản Fax thì cần chụp lại trước khi đóng dấu đến, đối với văn bản đến được

chuyển phát qua mạng, trong trường hợp cần thiết, có thể in ra và làm thủ tục đóng
dấu đến.
Đối với những văn bản đến không thuộc diện đăng ký tại văn thư thì không
phải đóng dấu đến mà được chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm theo
dõi, giải quyết.
Dấu đến được đóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trống, dưới số, ký
hiệu đối với những văn bản có ghi tên loại, dưới trích yếu nội dung đối với công
văn hoặc vào khoảng giấy trống phía dưới ngày, tháng, năm ban hành văn bản.
Mẫu dấu đến được quy định tại Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng
7 năm 2015 của Cục văn thư và lưu trữ nhà nước như sau:
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC
Số:

ĐẾN

............................
Ngày:
.......................
............................

Chuyển:
.............................................

Hình 2. 1 Mẫu dấu đến.

Dấu “Đến” phải được khắc sẵn, hình chữ nhật, kích thước 30mm x 50mm
Mẫu dấu “Đến” được trình bày như minh hoạ tại hình vẽ ở trên.
* Hướng dẫn ghi các nội dung thông tin trên dấu “Đến”
-Số đến: Số đến là số thứ tự đăng ký văn bản đến. Số đến được đánh liên tục, bắt
đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.

-Ngày đến: Ngày đến là ngày, tháng, năm cơ quan, tổ chức nhận được văn bản
(hoặc đơn, thư), đóng dấu đến và đăng ký; đối với những ngày dưới 10 và tháng 1,

16


2 thì phải thêm số 0 ở trước; năm được ghi bằng hai chữ số, ví dụ: 05/02/04,
21/7/05, 31/12/05.
Giờ đến: đối với văn bản đến có đóng dấu “Thượng khẩn” và “Hoả tốc” (kể
cả “Hoả tốc” hẹn giờ”), cán bộ văn thư phải ghi giờ nhận (trong những trường hợp
cần thiết, cần ghi cả giờ và phút, ví dụ: 14.30).
- Chuyển: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm giải quyết./.
2.3.4. Đăng ký văn bản đến
Văn bản đến được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ liệu văn
bản đến trên máy vi tính.
- Đăng ký văn bản đến bằng sổ.
+ Lập sổ đăng ký văn bản đến.
Tuỳ theo số lượng văn bản đến hàng năm, các cơ quan, tổ chức quy định cụ
thể việc lập các loại sổ đăng ký cho phù hợp.
Đối với những cơ quan, tổ chức tiếp nhận dưới 2000 văn bản đến một năm
thì cần lập ít nhất hai loại sổ sau:
- Sổ đăng ký văn bản đến (dùng để đăng ký tất cả các loại văn bản, trừ văn
bản mật).
- Sổ đăng ký văn bản mật đến.
Những cơ quan, tổ chức tiếp nhận từ 2000 đến dưới 5000 văn bản đến một
năm, nên lập các loại sổ sau:
- Sổ đăng ký văn bản đến của Bộ, ngành, cơ quan trung ương.
- Sổ đăng ký văn bản đến của các cơ quan, tổ chức khác.
- Sổ đăng ký văn bản mật đến.
Đối với những cơ quan, tổ chức tiếp nhận trên 5000 văn bản đến một năm

thì cần lập các sổ đăng ký chi tiết hơn, theo một nhóm cơ quan giao dịch nhất định
và sổ đăng ký văn bản mật đến.
Những cơ quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận đơn, thư khiếu nại, tố cáo có
thể lập sổ đăng ký đơn, thư riêng; trường hợp số lượng đơn, thư không nhiều thì sử
dụng sổ đăng ký văn bản đến để đăng ký. Đối với những cơ quan, tổ chức hàng
năm tiếp nhận, giải quyết số lượng lớn yêu cầu dịch vụ hành chính công hoặc các

17


yêu cầu, đề nghị khác của cơ quan, tổ chức và công dân thì cần lập thêm các sổ
đăng ký yêu cầu dịch vụ theo quy định của pháp luật.
* Bìa và trang đầu
Bìa và trang đầu của sổ đăng ký văn bản đến (loại thường) được trình bày
theo minh họa tại hình vẽ dưới đây.
……….…... (1) ……………
………...... (2) …………..

SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN

Năm: 20..(3)..
Từ ngày ..….... đến ngày ....(4).…...
Từ số ...…...... đến số ..........(5).…....

Quyển số: ..(6)..

Hình 2. 2 Bìa và trang đầu của sổ đăng ký văn bản đến

18