XÂY DỰNG PHẦN mềm kế TOÁN bán HÀNG tại CÔNG TY TNHH THƯƠNG mại và DỊCH vụ MINH KHÁNH

KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ

ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP

BỘ TÀI CHÍNH
HỌC VIỆN TÀI CHÍNH
KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ

TÊN ĐỀ TÀI:
XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY
TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ MINH KHÁNH

ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP
CHUYÊN NGÀNH: TIN HỌC – TÀI CHÍNH – KẾ TOÁN

SINH VIÊN: NGUYỄN THỊ MAI
LỚP: CQ48/41.01

Sinh viên: NGUYỄN THỊ MAI

GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN:
THS. PHAN PHƯỚC LONG

Lớp: CQ48/41.01
L


KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ

ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP

MỤC LỤC:

Sinh viên: NGUYỄN THỊ MAI

Lớp: CQ48/41.01
L


KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ

ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP

CHƯƠNG I
LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN VÀ CÔNG
TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG

1.1

LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN
1.1.1 Khái niệm về hệ thống thông tin kế toán
Định nghĩa hệ thống: Hệ thống là một tập hợp các phần tử có các mối

quan hệ với nhau và cùng hoạt động hướng tới một mục đích.
Định nghĩa thông tin: Thông tin là một khái niệm trừu tượng được thể
hiện qua các thông báo, hiện tượng… đem lại một nhận thức chủ quan cho
đối tượng nhận tin, là sự thực hiện mối quan hệ giữa các sự kiện và hiện
tượng.
Các yếu tố cấu thành thông tin:
-

Đối tượng phản ánh tin
Thuộc tính của đối tượng
Giá trị của thuộc tính
Các tính chất của thông tin:

-

Tính định hướng
Tính tương đối
Tính cục bộ
Tính thời điểm
Tùy thuộc vào từng quan điểm khác nhau mà có các định nghĩa hệ
thống thông tin khác nhau. Trên thực tế tồn tại một số định nghĩa về hệ
thống thông tin như sau:
Một hệ thống thông tin là một hệ thống mở, có mục đích và có sử
dụng chu trình I/P/O. Hệ thống mở là hệ thống có quan hệ qua lại với môi
3
Sinh viên: NGUYỄN THỊ MAI

Lớp: CQ48/41.01


KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ

ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP

trường xung quanh. Chu trình I/P/O (input/process/output): tức là hệ thống
nhận đầu vào từ môi trường, xử lý thông tin và trả lại kết quả đầu ra. Một
hệ thống thông tin tối thiểu có ba thành phần: con người, thủ tục và dữ liệu.
Con người thực hiện theo các thủ tục để biến đổi dữ liệu nhằm tạo ra thông

tin.
Hệ thống thông tin là hệ thống sử dụng các thiết bị tin học (máy tính
và các thiết bị trợ giúp), các chương trình phần mềm (các chương trình tin
học và các thủ tục) và con người (người sử dụng và các nhà tin học) để thực
hiện các hoạt động thu thập, cập nhật, lưu trữ, xử lý, biến đổi dữ liệu thành
các sản phẩm thông

tin.

Hệ thống thông tin là một hệ thống bao gồm con người, dữ liệu, các
quy trình và công nghệ thông tin tương tác với nhau để thu thập, xử lý, lưu
trữ và cung cấp thông tin cần thiết ở đầu ra nhằm hỗ trợ cho một hệ thống.
Sơ đồ:
Xử lý và lưu trữ
Phân phát
Thu thập
Kho dữ liệu
Đích
Nguồn

4
Sinh viên: NGUYỄN THỊ MAI

Lớp: CQ48/41.01


KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ

ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP

Hình 1: Mô hình hệ thống thông tin
Nhìn chung, nếu không kể con người và thiết bị thì hệ thống thông
tin có hai thành phần chính:
Các dữ liệu: là cá thông tin được lưu và duy trì nhằm phản ánh thực
trạng hiện thời hay quá khứ của tổ chức.
Các xử lý: là những quá trình biến đổi thông tin nhằm sản sinh các
thông tin theo thể thức quy định, chẳng hạn các chứng từ giao dịch, các báo
cáo… và trợ giúp cho các quyết định của ban lãnh đạo.


Hệ thống thông tin phát triển qua 4 loại hình:
Hệ thống xử lý dữ liệu: lưu trữ và cập nhập dữ liệu hàng ngày, ra báo cáo theo



định kỳ.
Hệ thống thông tin quản lý: một hệ thông tin gồm cơ sở dữ liệu hợp nhất và



các dòng thông tin giúp con người trong sản xuất, quản lý, quyết định.
 Hệ thống trợ giúp quyết định: hỗ trợ cho việc ra quyết định.
Hệ chuyên gia: hỗ trợ các nhà quản lý giải quyết các vấn đề và làm quyết định
một cách thông minh.
Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp gồm nhiều thành phần như các
dữ liệu, các xử lý, con người, thiết bị, các quy trình và công nghệ thông tin
tương tác với nhau để thu thập, xử lý, lưu trữ và cung cấp thông tin cần thiết
ở đầu ra nhằm hỗ trợ cho một hệ thống.
Khái niệm HTTT kế toán
5

Sinh viên: NGUYỄN THỊ MAI

Lớp: CQ48/41.01


KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ

ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP

Hệ thống thông tin kế toán là một hệ thống được tổ chức để thu thập,
lưu trữ, xử lý, phân phối thông tin trong lĩnh vực kinh tế, tài chính dựa vào
công cụ máy tính và các thiết bị tin học để cung cấp các thông tin cần thiết
cho quá trình ra quyết định để quản lý, điều hành hoạt động tác nghiệp của tổ
chức, xí nghiệp, doanh nghiệp.
Bản chất:

Hình 2: Sơ đồ HTTT kế toán.
Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh từ hoạt động sản xuất kinh doanh của
doanh nghiệp được hệ thống thông tin kế toán phân tích, ghi chép và lưu trữ ở
các chứng từ, sổ, bảng,… Khi người sử dụng có yêu cầu, hệ thống thông tin
kế toán sẽ từ các ghi chép đã lưu trữ mà phân tích, tổng hợp và lập các báo
cáo thích hợp cung cấp cho người sử dụng thông tin.
Người sử dụng thông tin kế toán có thể chia thành ba nhóm:
6
Sinh viên: NGUYỄN THỊ MAI

Lớp: CQ48/41.01


KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ

ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP

-

Người quản lý doanh nghiệp

-

Người có lợi ích trực tiếp từ hoạt động của doanh nghiệp: bao gồm các chủ sở
hữu và các chủ nợ của doanh nghiệp (ở hiện tại và trong tương lai).

-

Người có lợi ích gián tiếp từ hoạt động của doanh nghiệp: bao gồm cơ quan
thuế, cơ quan chức năng của nhà nước và đối tượng sử dụng khác.

1.1.2

Vai trò của hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp

Hiện nay, sự phát triển của công nghệ thông tin đã xâm nhập sâu rộng
vào lĩnh vực thương mại, kinh doanh. Theo đó, kế toán cũng trải qua sự phát
triển đột biến liên quan tới ứng dụng công nghệ thông tin hỗ trợ cho các tác
nghiệp hàng ngày tại các tổ chức, doanh nghiệp. Công nghệ thông tin đã tăng
cường khả năng của kế toán nhằm để thu thập, lưu trữ, phân tích, xử lý khối
lượng lớn dữ liệu và thúc đẩy nhanh quá trình kinh doanh và có tác động
mạnh tới quá trình quản lý.
Thông tin đươc tạo ra từ hệ thống thông tin kế toán có ảnh hưởng lớn
đến quá trình ra quyết định và các hoạt động thương mại. Các lợi ích của hệ

thống thông tin kế toán có thể được đánh giá thông qua các tác động cải tiến
của nó lên quá trình ra quyết định, cải tiến chất lượng thông tin kế toán, cải
tiến hiệu năng làm việc, cải tiến điều hành nội bộ và hỗ trợ đắc lực cho các
hoạt động kinh tế của tổ chức, doanh nghiệp. Hiệu quả hoạt động của HTTT
kế toán đóng vai trò quan trọng cho phát triển bền vững của tổ chức.

1.1.3

Các giai đoạn phát triển hệ thống thông tin

Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu
Mục đích là cung cấp cho lãnh đạo tổ chức những dữ liệu đích thực để
7
Sinh viên: NGUYỄN THỊ MAI

Lớp: CQ48/41.01


KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ

ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP

ra quyết định tính khả thi và hiệu quả của một dự án phát triển hệ thống. Giai
đoạn này được thực hiện tương đối nhanh và không đòi hỏi chi phí lớn, nó
bao gồm các công đoạn sau:
- Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu
- Làm rõ yêu cầu
- Đánh giá khả thi thực thi
- Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu
Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết

Mục đích là làm hiểu rõ các vấn đề của hệ thống đang nghiên cứu, xác
định những nguyên nhân đích thực của các vấn đề đó, xác định những đòi hỏi
và những ràng buộc của hệ thống và xác định mục tiêu mà HTTT mới phải
đạt được. Giai đoạn này gồm các công đoạn sau:
-

Lập kế hoạch phân tích chi tiết
Nghiên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại
Nghiên cứu hệ thống thực tại
Đưa ra chuẩn đoán và xác định các yếu tố giả pháp
Đánh giá lại tính khả thi
Thay đổi đề xuất của dự án
Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết
Giai đoạn 3: Thiết kế lôgic
Giai đoạn này nhằm xác định tất cả các thành phần lôgíc của một hệ

thống thông tin, cho phép loại bỏ được các vấn đề của hệ thống thực tế và đạt
được những mục tiêu đã được thiết lập ở giai đoạn trước. Thiết kế lôgic bao
gồm những công đoạn sau:
- Thiết kế cơ sở dữ liệu
8
Sinh viên: NGUYỄN THỊ MAI

Lớp: CQ48/41.01


KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ

ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP

- Thiết kế xử lý
- Thiết kế các nguồn dữ liệu vào
- Chỉnh sửa tài liệu cho mức lô gíc
- Hợp thức hoá mô hình lô gíc
Giai đoạn 4: Đề xuất các phương án của giải pháp
Giai đoạn này xây dựng các phương án khác nhau để cụ thể hoá các mô
hình lôgic. Đồng thời giúp những người sử dụng chọn được giải pháp thoả
mãn các mục tiêu đã đề ra, đánh giá các chi phí bỏ ra, các lợi ích đạt được, kể
cả lợi ích hữu hình và vô hình. Giai đoạn này gồm các công đoạn sau:
- Xác định các ràng buộc tin học và ràng buộc tổ chức
- Xây dựng các phương án của giải pháp
- Đánh giá các phương án của giải pháp
- Chuẩn bị và trình bày các báo cáo của giai đoạn đề xuất các phương
án
Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài
Giai đoạn này tạo ra các tài liệu mô tả các đặc trưng của hệ thống mới
và các tài liệu dành cho người sử dụng mô tả các thao tác, các công việc cần
thực hiện cùng với những giao diện của hệ thống. Những công đoạn chính của
thiết kế vật lý ngoài là:
- Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài
- Thiết kế chi tiết các giao diện (vào/ra)

9
Sinh viên: NGUYỄN THỊ MAI

Lớp: CQ48/41.01


KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ

ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP

- Thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hoá
- Thiết kế các thủ tục thủ công
- Chuẩn bị và trình bày báo cáo về thiết kế vật lý ngoài
Giai đoạn 6: Triển khai kỹ thuật hệ thống
Giai đoạn này tiến hành các hoạt động thực hiện triển khai hệ thống cả
về phần cứng và phần mềm, kết quả của giai đoạn này là phải cung cấp các tài
liệu mô tả về vật lý trong của hệ thống. Các hoạt động chính của việc triển
khai thực hiện kỹ thuật hệ thống như sau:
- Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật
- Thiết kế vật lý trong
- Lập trình
- Thử nghiệm hệ thống
- Chuẩn bị tài liệu
Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác
Giai đoạn này chuyển đổi từ hệ thống cũ sang hệ thống mới, đảm bảo
hệ thống hoạt động tốt hơn, không ngừng trệ hoạt động bình thường của hệ
thống Giai đoạn này bao gồm các công đoạn:
- Lập kế hoạch cài đặt hệ thống mới
- Thực hiện chuyển đổi từ hệ thống cũ sang hệ thống mới
- Khai thác và bảo trì hệ thống
- Đánh giá sự hoạt động của hệ thống
10
Sinh viên: NGUYỄN THỊ MAI

Lớp: CQ48/41.01


KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ

1.1.4
1.1.4.1

ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP

Công cụ tin học sử dụng để phát triển HTTT kế toán
Cơ sở dữ liệu

Một cơ sở dữ liệu (CDSL) là tập hợp các dữ liệu có liên quan đến nhau
chứa thông tin về một tổ chức nào đó, được lưu trữ trên các thiết bị nhớ thứ
cấp để đáp ứng nhu cầu khai thác thông tin của nhiều người sử dụng với các
mục đích khác nhau.
Từ định nghĩa trên ta thấy, một cơ sở dữ liệu thỏa mãn hai tính chất:
-

Tính độc lập dữ liệu
Tính chia sẻ dữ liệu

Mô hình cơ sở dữ liệu:
Các loại cấu trúc cơ sở dữ liệu và mối liên hệ giữa chúng đóng vai trò
rất lớn trong việc xác định tính hiệu quả của hệ quản trị cơ sở dữ liệu. Vì vậy,
thiết kế cơ sở dữ liệu trở thành hoạt động chính trong môi trường cơ sở dữ
liệu.
Việc thiết kế cơ sở dữ liệu được thực hiện đơn giản hơn nhiều khi ta sử
dụng các mô hình. Các mô hình là sự trừu tượng đơn giản của các sự kiện
trong thế giới thực. Các trừu tượng như vậy cho phép ta khảo sát các đặc điểm
của các thực thể và các mối liên hệ được tạo ra giữa các thực thể đó. Việc
thiết kế các mô hình tốt sẽ đưa ra các cơ sở dữ liệu tốt và trên cơ sở đó sẽ có
các ứng dụng tốt. Ngược lại, mô hình không tốt sẽ đưa đến thiết kế cơ sở dữ

liệu tồi và dẫn đến các ứng dụng không đúng.
Một mô hình cơ sở dữ liệu là một tập hợp các khái niệm dùng để biểu
diễn các cấu trúc của cơ sở dữ liệu. Cấu trúc của một cơ sở dữ liệu là các kiểu
dữ liệu, các mối liên kết và các ràng buộc phải tuân theo trên các dữ liệu.
11
Sinh viên: NGUYỄN THỊ MAI

Lớp: CQ48/41.01


KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ

ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP

Nhiều mô hình còn có thêm một tập hợp các phép toán cơ bản để đặc tả các
thao tác trên cơ sở dữ liệu.
1.1.4.2

Hệ quản trị cơ sở dữ liệu

Hệ quản trị cơ sở dữ liệu là một hệ thống phần mềm cho phép tạo lập
cơ sở dữ liệu và điều khiển mọi truy nhập đối với cơ sở dữ liệu đó.
Các thao tác truy nhập chủ yếu:
-

Tìm kiếm dữ liệu theo chỉ tiêu nào đó
Bổ sung dữ liệu vào cơ sở dữ liệu
Loại bỏ dữ liệu ra khỏi cơ sở dữ liệu
Sửa chữa dữ liệu trong cơ sở dữ liệu

Khác hẳn với hệ quản lý các tệp (hay các tệp cơ sở dữ liệu), hệ quản trị
cơ sở dữ liệu cho phép mô tả dữ liệu (xác định tên, dạng dữ liệu, tính chất của
dữ liệu, …) theo cách không phụ thuộc vào người sử dụng, không phụ thuộc
vào yêu cầu tìm kiếm hay thay đổi thông tin.
Hệ quản trị cơ sở dữ liệu có phương pháp, công cụ để lưu trữ, tìm kiếm,
sửa đổi và chuyển đổi các dữ liệu. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu có giao diện
người sử dụng cho phép người dùng liên hệ với nó. Thông qua các lệnh của
ngôn ngữ người-máy mà nó liên hệ với bộ nhớ ngoài. Còn người sử dụng
dùng ngôn ngữ hỏi cơ sở dữ liệu để khai thác các chức năng của hệ quản trị
cơ sở dữ liệu.
Chức năng của một hệ quản trị cơ sở dữ liệu:
- Lưu trữ các định nghĩa, các mối liên kết dữ liệu (gọi là siêu dữ liệu)
vào một từ điển dữ liệu. Các chương trình truy cập đến cơ sở dữ liệu làm việc
thông qua hệ quản trị cơ sở dữ liệu. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu sử dụng dữ liệu

12
Sinh viên: NGUYỄN THỊ MAI

Lớp: CQ48/41.01


KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ

ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP

trong từ điển dữ liệu để tìm kiếm các cấu trúc thành phần dữ liệu và các mối
liên kết được yêu cầu. Mọi sự thay đổi trong các tệp cơ sở dữ liệu sẽ được tự
động ghi lại vào từ điển dữ liệu. Như vậy, hệ quản trị cơ sở dữ liệu giải phóng
người sử dụng khỏi việc lập trình cho các mối liên kết phức tạp trong mỗi
chương trình, việc sửa đổi các chương trình truy cập đến tệp cơ sở dữ liệu đã

bị sửa đổi. Nói cách khác, hệ quản trị cơ sở dữ liệu loại bỏ sự phụ thuộc giữa
dữ liệu và cấu trúc ra khỏi hệ thống.
- Tạo ra các cấu trúc phức tạp theo yêu cầu để lưu trữ dữ liệu. Nó giúp
người sử dụng làm nhiệm vụ khó khăn là định nghĩa và lập trình cho các đặc
trưng vật lý của dữ liệu.
- Biến đổi các dữ liệu được nhập vào để phù hợp với các cấu trúc dữ
liệu ở điểm 2. Như vậy, hệ quản trị cơ sở dữ liệu giúp người sử dụng phân
biệt dạng logic và dạng vật lý của dữ liệu. Bằng việc duy trì sự độc lập dữ
liệu, hệ quản trị cơ sở dữ liệu chuyển các yêu cầu logic thành các lệnh định vị
một cách vật lý và lấy ra các dữ liệu yêu cầu. Điều đó cũng có nghĩa là hệ
quản trị cơ sở dữ liệu tạo khuôn dạng cho các dữ liệu được lấy ra để làm cho
nó phù hợp với mong muốn logic của người sử dụng.
- Tạo ra một hệ thống bảo mật và áp đặt tính bảo mật và riêng tư trong
cơ sở dữ liệu.
- Tạo ra các cấu trúc phức tạp cho phép nhiều người sử dụng truy cập
đến dữ liệu
- Cung cấp các thủ tục sao lưu và phục hồi dữ liệu để đảm bảo sự an
toàn và toàn vẹn dữ liệu.
- Xúc tiến và áp đặt các quy tắc an toàn để loại bỏ vấn đề toàn vẹn dữ
liệu. Điều đó cho phép ta làm tối thiểu sự dư thừa dữ liệu và làm tối đa tính
nhất quán dữ liệu.
13
Sinh viên: NGUYỄN THỊ MAI

Lớp: CQ48/41.01


KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ

ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP

- Cung cấp việc truy cập dữ liệu thông qua một ngôn ngữ truy vấn. Một
ngôn ngữ truy vấn là một ngôn ngữ phi thủ tục cho phép người sử dụng chỉ ra
cái gì cần phải làm mà không cần phải chỉ ra nó được làm như thế nào. Các hệ
quản trị cơ sở dữ liệu cũng cung cấp việc truy cập dữ liệu cho những người
lập trình thông qua các ngôn ngữ thủ tục
Các hệ quản trị cơ sở dữ liệu thường dùng:
 Oracle
• Ưu điểm:
- Có tính bảo mật, an toàn dữ liệu cao.
- Dễ dàng bảo trì, nâng cấp.
- Cơ chế quyền hạn rõ ràng, ổn định.
- Khả năng xử lý dữ liệu rất lớn, có thể lên đến hàng trăm TeraByte
mà vẫn đảm bảo tốc độ xử lý dữ liệu cao.
- Đối với người phát triển: dễ dàng cài đặt, triển khai, nâng cấp phiên
bản mới.
• Nhược điểm:
- Cài đặt máy cần cấu hình mạnh, thiết lập phức tạp.
- Quy mô lớn nên quản trị khó khăn.
- Sử dụng với quy mô toàn cầu, có cơ sở dữ liệu lớn.
 SQL server
• Ưu điểm:
- Cơ sở dữ liệu tốc độ cao, ổn định
- Dễ sử dụng, dễ theo dõi.
- Có tính khả chuyển, hoạt động trên nhiều hệ điều hành cung cấp
một hệ thống lớn các hàm tiện ích mạnh.
• Nhược điểm:
14
Sinh viên: NGUYỄN THỊ MAI

Lớp: CQ48/41.01


KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ

ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP

- Khả năng đáp ứng hạn chế.
-

Sử dụng: với các cơ sở dữ liệu loại vừa trở xuống, còn với các cơ sở
dữ liệu lớn có yêu cầu nghiêm ngặt về tính liên tục thì cách làm đề
xuất ở trên chưa đáp ứng được mà cần những giải pháp tổng thể cả
về hệ điều hành, hệ thống phần cứng, mạng.

 MicroSoft Access
• Ưu điểm:
- Nhỏ gọn.
- Dễ sử dụng, dễ cài đặt.
- Phù hợp với các quy mô nhỏ.
• Nhược điểm:
- Hạn chế số lượng người cùng truy cập CSDL.
- Hạn chế về kích thước CSDL (< 2GB ).
- Hạn chế về tổng module trong một ứng dụng.
- Kích thước CSDL càng lớn thì sự ổn định càng giảm.
- Không hỗ trợ truy cập từ xa qua mạng.
 Visual FoxPro
• Ưu điểm:
- Hỗ trợ lập trình hướng đối tượng, hỗ trợ khả năng thiết kế giao diện
trực quan.

- Dễ dàng tổ chức CSDL, định nghĩa các nguyên tắc áp dụng cho cơ
sở dữ liệu và xây dựng chương trình ứng dụng, nó cho phép nhanh
chóng kiến tạo các biểu mẫu, vấn tin, báo biểu dựa vào bộ công cụ
thiết kế giao diện đồ hoạ.
- Phù hợp với các quy mô vừa và nhỏ.

15
Sinh viên: NGUYỄN THỊ MAI

Lớp: CQ48/41.01


KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ

ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP

- Dễ tách ứng dụng thành nhiều mô-đun và do đó có thể dễ dàng nâng
cấp sửa đổi.
• Nhược điểm :
- Khả năng bảo mật kém.
- Không hỗ trợ truy cập từ xa qua mạng.
- Visual Foxpro version trước 9 sẽ không hỗ trợ trực tiếp mã Unicode,
VFP9 có hỗ trợ trực tiếp mã Unicode tùy theo cài đặt trên Windows.
1.1.4.3

Ngôn ngữ lập trình

Khái niệm: Ngôn ngữ lập trình là một hệ thống được ký hiệu hóa để
miêu tả những tính toán (qua máy tính) trong một dạng mà cả con người và
máy đều có thể đọc và hiểu được. Do đó, một ngôn ngữ lập trình phải thỏa

mãn hai điều kiện cơ bản là:
+ Dễ hiểu, dễ sử dụng đối với người lập trình để con người có thể dùng
nó giải quyết các bài toán khác nhau.
+ Đồng thời nó phải miêu tả một cách đầy đủ và rõ ràng các tiến trình
để có thể chạy được trên các máy tính khác.
Các ngôn ngữ lập trình thường được sử dụng như: Visual Basic, C, C+
+, Java, Foxpro, C#...
Ngôn ngữ lập trình Foxpro: là ngôn ngữ lập trình trong hệ quản trị cơ
sở dữ liệu Visual FoxPro, hỗ trợ lập trình hướng đối tượng, hỗ trợ khả năng
thiết kế các giao diện trực quan. Tuy nhiên Foxpro có một số hạn chế như tính
bảo mật không cao và không thuận tiện khi chạy trên môi trường mạng.
Ngôn ngữ lập trình C#: là một ngôn ngữ lập trình hướng đối tượng
được phát triển bởi Microsoft, là phần khởi đầu cho kế hoạch .NET của họ,

16
Sinh viên: NGUYỄN THỊ MAI

Lớp: CQ48/41.01


KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ

ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP

lập trình trực quan và dựa trên ngôn ngữ C, C++, và Java. Đây là một ngôn
ngữ rất mạnh và cũng rất khó sử dụng.
1.1.4.4

Công cụ tạo báo cáo

Đặc điểm của công cụ tạo báo cáo:
- Theo mẫu quy định của Bộ Tài chính.
- In ra được hoặc theo dõi trên màn hình.
Công cụ tạo báo cáo hay sử dụng: Crystal Reports - công cụ thiết kế
báo cáo cho phép tạo ra những báo cáo bằng cách tìm và định dạng dữ liệu từ
một nguồn dữ liệu hay từ những nguồn dữ liệu khác nhau.
Bạn có thể tạo những báo cáo đi từ những danh sách đơn giản chỉ gồm
vài cột cho đến những báo cáo phức tạp có kém biểu đồ, bảng và chỉ số Key
Performance Indicator (KPI).Ngoài ra, Crystal Reports có một số hàm API
cũng như công cụ đặc biệt được thiết kế dành cho các nhà phát triển phần
mềm cho phép hội nhập các báo cáo này vào trong ứng dụng riêng của họ.
Đặc điểm của Crystal Reports:
• Không cần mở một ứng dụng riêng rẽ để thiết kế báo cáo.
• Đối với Windows Form, Crystal Reports cho phép xem báo cáo
và cung cấp tất cả các chức năng cho người sử dụng bao gồm
xoáy sâu vào chi tiết, truy xuất, xuất khẩu…Đối với ASP.NET,
cung cấp phần lớn các chức năng trong Windows Form Viewer
trong môi trường DHTML “zero client” (Nghĩa là không client
nào được nạp xuống hay cài đặt).
• Crystal Reports giúp việc truy cập dữ liệu trở nên dễ dàng hơn.

17
Sinh viên: NGUYỄN THỊ MAI

Lớp: CQ48/41.01


KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ

ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP

• Crystal Reports cho phép truy cập những dữ liệu nguồn khác
nhau.
• Crystal Reports cho phép chia sẻ sử dụng các bảng báo cáo cũng
như tạo những ứng dụng được phân phối sử dụng cho nhiều
người dùng.
1.2

LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG
Kế toán là nghệ thuật thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin về toàn bộ

tài sản và sự vận động của tài sản (hay là toàn bộ thông tin về tài sản và các
hoạt động kinh tế tài chính) trong doanh nghiệp nhằm cung cấp những thông
tin hữu ích cho việc ra các quyết định về kinh tế - xã hội và đánh giá hiệu quả
của các hoạt động trong doanh nghiệp.
Để cung cấp thông tin về kinh tế tài chính thực sự hữu dụng về một
doanh nghiệp, cần có một số công cụ theo dõi những hoạt động kinh doanh
hàng ngày của doanh nghiệp, trên cơ sở đó tổng hợp các kết quả thành các
bản báo cáo kế toán. Những phương pháp mà một doanh nghiệp sử dụng để
ghi chép và tổng hợp thành các báo cáo kế toán định kỳ tạo thành hệ thống kế
toán.
Bán hàng là việc chuyển quyền sở hữu sản phẩm, hàng hoá gắn với
phần lớn lợi ích và rủi ro cho khách hàng đồng thời được khách hàng thanh
toán hoặc chấp nhận thanh toán.
1.2.1
1.2.1.1

Nhiệm vụ và vai trò của công tác quản lý bán hàng
Nhiệm vụ của công tác quản lý bán hàng

- Quản lý về mặt giá cả: Doanh nghiệp phải xây dựng một bảng giá
thích hợp cho từng mặt hàng, phương thức bán hàng, từng địa điểm bán hàng.
18
Sinh viên: NGUYỄN THỊ MAI

Lớp: CQ48/41.01


KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ

ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP

- Quản lý về số lượng, chất lượng, giá trị hàng hóa bán ra: bao
gồm quản lý từng người mua, từng lần gửi bán, từng lần xuất hàng, từng
nhóm hàng. Quản lý được lượng hàng bán ra, lượng hàng tồn kho, lượng
hàng bị trả lại, biết được mặt hàng bán nhiều nhất trong tháng….
- Quản lý việc thu hồi tiền hàng, doanh thu từ bán hàng: biết được
doanh thu của doanh nghiệp, theo dõi công nợ của từng khách hàng…
Để đáp ứng được nhiệm vụ của công tác quản lý bán hàng thì kế
toán bán hàng phải thực hiện tốt các nhiệm vụ:
•

Phản ánh và ghi chép đầy đủ, kịp thời, chính xác tình hình hiện có và sự biến
động của từng loại thành phẩm, hàng hóa theo chỉ tiêu số lượng, chất lượng,

•

chủng loại và giá trị.
Phản ánh và ghi chép đầy đủ, kịp thời và chính xác các khoản doanh thu, các
khoản giảm trừ doanh thu và chi phí của từng hoạt động trong doanh nghiệp,

•

đồng thời theo dõi và đôn đốc các khoản phải thu của khách hàng.
Phản ánh và tính toán chính xác kết quả của từng hoạt động, giám sát tình
hình thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước và tình hình phân phối kết quả các

•

hoạt động.
Cung cấp các thông tin kế toán phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính và
định kì phân tích hoạt động kinh tế liên quan đến quá trình bán hàng, xác

•

định và phân phối kết quả.
Cung cấp thông tin cần thiết về tình hình bán hàng, phục vụ cho việc chỉ đạo,

•

điều hành hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Tham mưu cho lãnh đạo về các giải pháp để thúc đẩy quá trình bán hàng.
1.2.1.2

Vai trò của công tác quản lý bán hàng

Bán hàng đóng vai trò quan trọng đối với sự phát triển của doanh
nghiệp nói riêng cũng như sự phát triển của nền kinh tế xã hội nói chung.

19

Sinh viên: NGUYỄN THỊ MAI

Lớp: CQ48/41.01


KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ

ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP

Bán hàng là giai đoạn cuối cùng của hoạt động sản xuất kinh doanh,
đây là quá trình chuyển hoá vốn từ hình thái vốn sản phẩm, hàng hoá sang
hình thái vốn tiền tệ hoặc vốn trong thanh toán. Vì vậy, đẩy nhanh quá trình
bán hàng đồng nghĩa với việc rút ngắn chu kỳ sản xuất kinh doanh, tăng
nhanh vòng quay của vốn, tăng lợi nhuận của doanh nghiệp.
Việc hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng là tất yếu, công việc kế
toán bán hàng có tốt, có lợi nhuận nó sẽ giúp cho chủ doanh nghiệp có chiến
lược bán hàng một cách hợp lý.
1.2.2
a.

Các phương thức bán hàng, thanh toán.
Các phương thức bán hàng
•

Bán buôn hàng hóa:

Là phương thức bán hàng cho các đơn vị thương mại, các doanh nghiệp
sản xuất, để thực hiện bán ra hoặc để gia công chế biến bán ra.
-

Đặc điểm:

+ Số lượng lớn hoặc hàng được bán theo lô hàng.
+ Hàng hóa vẫn nằm trong lĩnh vực lưu thông chưa đi vào lĩnh vực tiêu
dùng.
+ Giá bán biến động tùy thuộc vào khối lượng hàng bán và phương
thức thanh toán.
•

Bán lẻ hàng hóa:

20
Sinh viên: NGUYỄN THỊ MAI

Lớp: CQ48/41.01


KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ

ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP

Bán lẻ là phương thức bán hàng trực tiếp cho người dùng hoặc các tổ
chức kinh tế hoặc các đơn vị kinh tế tập thể mua về mang tính chất tiêu dùng
nội bộ.
- Đặc điểm:
+ Hàng hóa đã ra khỏi lĩnh vực lưu thông và đi vào lĩnh vực tiêu dùng.
+ Giá trị và thời gian sử dụng của hàng hóa đã được thực hiện.
+ Bán đơn chiếc hoặc số lượng nhỏ, giá bán thường ổn định.
•

Bán đại lý ký gửi:

Doanh nghiệp thương mại giao hàng cho đại lý ký gửi để các cơ sở này
trực tiếp bán hàng. Bên nhận đại lý, ký gửi sẽ trực tiếp bán hàng, thanh toán
tiền hàng và được hưởng hoa hồng đại lý bán. Số hàng chuyển giao cho các
cơ sở đại lý, ký gửi thanh toán tiền hay chấp nhận thanh toán hoặc thông báo
về số hàng đã bán, doanh nghiệp mới mất quyền sở hữu về số hàng này.
•

Bán hàng trả góp, trả chậm:

Là phương thức bán hàng mà doanh nghiệp thương mại dành cho người
mua ưu đãi được trả tiền hàng trong nhiều kỳ. Doanh nghiệp thương mại được
hưởng thêm khoản chênh lệch giữa giá bán trả góp và giá bán thông thường
theo phương thức trả tiền ngay gọi là lãi trả góp. Tuy nhiên khoản lãi trả góp
chưa được ghi nhận toàn bộ mà chỉ được phân bổ dần vào doanh thu hoạt
động tài chính vào nhiều kỳ sau giao dịch bán.
•

Bán hàng theo phương thức hàng đổi hàng:

21
Sinh viên: NGUYỄN THỊ MAI

Lớp: CQ48/41.01


KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ

ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP

Là phương thức bán hàng trong đó người bán xuất kho sản phẩm, hàng
hóa bán cho khách hàng và đồng thời nhận được vật tư sản phẩm, hàng hóa
của bên mua có trị giá tương ứng với trị giá lô sản phẩm hàng hóa xuất kho
của mình.
b.

Các phương thức thanh toán

Phương thức thanh toán thể hiện sự tín nhiệm giữa hai bên, đồng thời
nó cũng nói lên sự vận động giữa hàng hóa và tiền, đảm bảo cho 2 bên mua
và bán cùng có lợi. Tùy vào lượng giao dịch, mối quan hệ giữa hai bên và
phương thức bán hàng mà hai bên lựa chọn phương thức thanh toán sao cho
phù hợp nhất, đem lại hiệu quả cao nhất. Một số phương thức thanh toán phổ
biến:
•

Thanh toán bằng tiền mặt:

Đây là phương thức thanh toán phổ biến trên thị trường, dùng tiền mặt,
ngân phiếu để giao dịch. Khi bên bán chuyển giao hàng hoá, dich vụ thì bên
mua có nghĩa vụ thanh toán trực tiếp ngay khi giá cả đã thỏa thuận. Phương
pháp này áp dụng cho các DN nhỏ hoặc giá trị hàng nhỏ.
•

Thanh toán không dùng tiền mặt:

Phương thức này thường áp dụng khi hàng hóa có giá trị lớn hoặc việc
thanh toán bằng tiền mặt không tiện. Phương thức này được thực hiện qua
việc chuyển khoản ngân hàng. Bao gồm các hình thức sau:

+ Hình thức thanh toán bằng uỷ nhiệm chi
+ Hình thức thanh toán bằng séc
+ Hình thức thanh toán bằng thư tín dụng (L/C).
22
Sinh viên: NGUYỄN THỊ MAI

Lớp: CQ48/41.01


KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ

1.2.3

ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP

Kế toán giá vốn hàng bán

Trị giá vốn của hàng
Trị giá mua thực tế của
Chi phí mua hàng phân
=
+
xuất kho để bán
hàng xuất kho để bán
bổ cho số hàng đã bán

Trong đó: Trị giá mua thực tế của hàng xuất kho để bán được xác định
theo một trong 4 phương pháp:
+ Theo phương pháp thực tế đích danh:
+ Theo phương pháp nhập trước xuất trước (FIFO)

+ Theo phương pháp nhập sau xuất trước (LIFO
+ Theo phương pháp bình quân gia quyền
a.

Tài khoản sử dụng

Tài khoản 632 – Giá vốn hàng bán
Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá vốn của sản phẩm, hàng hóa,
dịch vụ, bất động sản đầu tư; giá thành sản xuất của sản phẩm xây lắp (đối với
doanh nghiệp xây lắp) bán trong kỳ.
Ngoài ra, tài khoản này còn dùng để phản ánh các chi phí liên quan đến
hoạt động kinh doanh bất động sản đầu tư như: Chi phí khấu hao; chi phí sửa
chữa; chi phí nghiệp vụ cho thuê bất động sản đầu tư theo phương thức cho
thuê hoạt động (trường hợp phát sinh không lớn); chi phí nhượng bán; thanh
lý bất động sản đầu tư…


Kết cấu và nội dung phản ánh

23
Sinh viên: NGUYỄN THỊ MAI

Lớp: CQ48/41.01


KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ

ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP

Trường hợp doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê

khai thường xuyên:
TK 632
+ Giá vốn thực tế của sản phẩm, hàng
hoá xuất đã bán, lao vụ, dịch vụ đã tiêu thụ
trong kỳ.
+ Chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân
công vượt trên mức bình thường và chi phí
sản xuất chung cố định không phân bổ
không được tính vào giá trị hàng tồn kho
mà phải tính vào giá vốn hàng bán trong
kỳ.
+ Các khoản hao hụt, mất mát của
hàng tồn kho sau khi trừ phần bồi thường
do trách nhiệm cá nhân gây ra.
+ Chi phí xây dựng, tự chế TSCĐ vượt
trên mức bình thường không được tính vào
nguyên giá TSCĐ xây dựng, tự chế hoàn
thành.
+ Chênh lệch giữa mức dự phòng giảm
giả hàng tồn kho phải lập cuối năm nay lớn
hơn khoản đã lập dự phòng cuối năm
trước.
+ Số khấu hao BĐSĐT trích trong kỳ.
+ Chi phí liên quan đến cho thuê
BĐSĐT.
+ Chi phí sửa chữa nâng cấp, cải tạo
BĐSĐT không đủ điều kiện tính vào
nguyên giá BĐSĐT.
+ GTCL và các chi phí bán, thanh lý
BĐSĐT.

+ Hoàn nhập số chênh lệch
dự phòng giảm giá hàng tồn kho
cuối năm lớn hơn mức cần lập
cuối năm nay.
+ Kết chuyển giá vốn thực tế
của sản phẩm- hàng hoá, dịch vụ
đã tiêu thu trong kỳ sang Tài
khoản 911 “Xác định kết quả
kinh doanh”;
+ Giá vốn thực tế của thành
phẩm- hàng hóa đã bán bị người
mua trả lại
+ Kết chuyển toàn bộ chi phí
kinh doanh BĐSĐT trong kỳ để
xác định kết quả.

b. Phương pháp hạch toán kế toán một số nghiệp vụ chủ yếu

24
Sinh viên: NGUYỄN THỊ MAI

Lớp: CQ48/41.01


KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ

ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP

(Đối với doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai

thường xuyên)
1. Trị giá vốn của thành phẩm, hàng hóa, hoặc lao vụ dịch vụ được giao
bán trực tiếp, kế toán ghi sổ:
Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán
Có các TK 154, 155, 156
2.

Trường hợp doanh nghiệp thương mại, mua hàng hóa không nhập kho, mà

3.

giao bán tay ba, căn cứ vào hóa đơn GTGT, kế toán ghi sổ:
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 331 – Phải trả người bán
Định kỳ tính, trích khấu hao TSCĐ là bất động sản đầu tư nắm giữ chờ tăng
giá hoặc cho thuê hoạt động, ghi:
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán
Có TK 2147 – Hao mòn bất động sản đầu tư

4.

Trường hợp thành phẩm – hàng hóa đã bán bị khách hàng trả lại, căn cứ vào
giá vốn thực tế tại thời điểm xuất bán, kế toán ghi sổ:
Nợ TK 155, 156
Có TK 632 – Giá vốn hàng bán

5.

Cuối kỳ, tính toán và phân bổ chi phí mua hàng đối với các doanh nghiệp

6.

thương mại, kế toán ghi:
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán
Có TK 1562 – Chi phí mua hàng
Phản ánh khoản hao hụt, mất mát của hàng tồn kho sau khi đã trừ đi phần bồi
thường, kế toán ghi sổ:
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán
Có TK 152, 153, 155, 156, 1381…

25
Sinh viên: NGUYỄN THỊ MAI

Lớp: CQ48/41.01