Quy Trình Xây Dựng Giáo Án Điện Tử Trên Phần Mềm Powerpoint 2003

Quy trình xây dựng GAĐT trên PowerPoint 2003

QUY TRÌNH XÂY DỰNG GIÁO ÁN ĐIỆN TỬ
TRÊN PHẦN MỀM POWERPOINT 2003
1 - Các bước chuẩn bị :
- Trên máy tính cần có chương trình Microsoft Office PowerPoint 2003.
- Bộ gõ Tiếng Việt (VietKey, Unikey, ...)
2 - Tạo mới 1 file :
- Có một số cách mở chương trình PowerPoint 2003 sau :
+ Cách 1 : Kích đúp vào biểu tượng
trên nền màn hình (Desktop)
+ Cách 2 : Nếu chương trình PowerPoint không có trên nền màn hình,
thực hiện mở chương trình theo đường dẫn sau : Start/Programs/Microsoft
Office/Microsoft Office PowerPoint 2003.
- Đây là giao diện chung của chương trình PowerPoint 2003 :

3 - Ghi file vừa tạo :
- Thực hiện thao tác này trước để tạo ra 1 file của mình. (Có thể thực hiện
thao tác này ngay từ đầu hoặc sau khi soạn thảo xong chương trình. Tuy nhiên
để tránh những sự cố thì nên thực hiện lưu tài liệu ngay từ đầu và trong quá trình
soạn thảo phải thường xuyên thực hiện thao tác sao lưu.)
Lê Viết Thái biên soạn

-1-


Quy trình xây dựng GAĐT trên PowerPoint 2003
- Thực hiện như sau :
+ Cách 1 : Kích vào biểu tượng
trên thanh công cụ.
+ Cách 2 : Vào File/Save

+ Cách 3 : Ấn tổ hợp phím Ctrl + S, xuất hiện cửa sổ dưới đây :
- Trong khung Save in kích vào
để tìm tới ổ để lưu tài liệu.
- Trong khung File name, gõ đặt
tên cho tài liệu.
- Khi thực hiện xong, kích nút Save
để lưu tài liệu.
* Với tài liệu đã được ghi rồi thì
những lần sau khi thực hiện sao lưu
sẽ không xuất hiện giao diện như
hình bên.
4 - Chọn font chữ để soạn thảo :
- Lựa chọn font chữ thích hợp để soạn thảo. Thông thường mọi người
thường xuyên sử dụng các font thuộc bảng mã TCVN3 : .vntime ; .VNTIMEH
Ngày nay, với xu thế phát triển và giao lưu tài tiệu thông qua Internet thì người
dùng hay sử dụng các font chữ thuộc bảng mã Unicode.
- Như vậy, khi lựa chọn các font chữ thuộc các bảng mã khác nhau thì
người sử dụng (NSD) cần phải chuyển đổi bảng mã ở bộ gõ. Ví dụ như bảng
dưới đây :
Bảng mã TCVN3
.vnarial
.VNARIALH
.VnArial NarrowH
.VnArial Narrow
.vntime
.VNTIMEH
.VnAristote
.VnAristote

Bảng mã Unicode

Arial
Arial Narrow
Times New Roman Tahoma

......

......

......

......

5 - Chọn nền cho tài liệu :
- Các bước để chọn nền như sau : Kích chuột vào Format/Background...
xuất hiện hộp thoại như hình dưới đây :

Lê Viết Thái biên soạn

-2-


Quy trình xây dựng GAĐT trên PowerPoint 2003
- Kích vào
của khung
Background fill, xuất hiện như hình
dưới :

- Để chọn 1 màu cụ thể, kích chọn
dòng More Colors, xuất hiện hộp
thoại, chọn nhãn Standard, chọn 1

màu rồi kích OK. Nếu muốn chọn 1
màu theo ý mình thì kích chọn nhãn
Custom và nháy chuột đến một vị trí
màu theo ý NSD. Khi ưng ý thì kích
chọn OK/Apply (Apply to all)
- Kích chọn nhãn Gradient để chọn
màu có sự pha trộn 2 màu hay màu
đã được cài sẵn.
- Khi kích chọn Two colors sẽ xuất
hiện khu vực cho phép chọn màu 1 và
màu 2, như hình dưới đây :

- Còn khi kích chọn Preset, thì xuất
hiện như hình dưới :

Lê Viết Thái biên soạn

-3-


Quy trình xây dựng GAĐT trên PowerPoint 2003
- Lúc này NSD sẽ lựa chọn
cách thể hiện nào thì kích
chọn vào các ô trong khung
Shading Styles. Khi chọn
xong thì kích OK/Apply (Áp
dụng 1 Slide) Apply to all
(Áp dụng cho tất cả các slide)
- Kích chọn nhãn Texture để
chọn những nền màu có sẵn.

- Kích chọn nhãn Pattern để
chọn những mô hình có sẵn.
- Khi chọn xong thì kích
OK/Apply (Áp dụng 1 Slide)
Apply to all (Áp dụng cho tất
cả các slide)

- Kích chọn nhãn Picture để
chọn tranh ảnh tùy chọn.
- Kích Select Picture để tìm
nơi chứa tranh ảnh. Sau khi
chọn xong, kích nút Insert.
- Khi chọn xong thì kích
OK/Apply (Áp dụng 1
Slide) Apply to all (Áp dụng
cho tất cả các slide)

6 - Thao tác với các slide
Lê Viết Thái biên soạn

-4-


Quy trình xây dựng GAĐT trên PowerPoint 2003
- Tạo mới 1 slide : Tại khung
bên trái, ở khoảng trắng, kích phải
chuột, chọn dòng New Slide
- Nếu muốn copy 1 slide bất kì
thì nháy phải chuột vào slide đó, chọn
dòng Copy, sau đó nháy phải chuột

vào khoảng trắng (khung bên trái)
chọn dòng Paste. Khi được 1 slide
mới, NSD có thể xóa các đối tượng
trong slide này.
- Muốn chuyển Slide từ vị trí này đến vị trí khác thì nháy phải chuột vào
slide đó, chọn dòng Cut. Đưa trỏ chuột đến vị trí đặt, nháy chuột phải vào vị trí
giữa 2 slide và chọn dòng Paste.
- Muốn xóa 1 slide, NSD chọn
slide đó và ấn phím Delete trên bàn
phím hoặc nháy phải chuột vào slide
đó và chọn dòng Delete slide.

7 - Chèn (đưa) các nội dung lên trang trình diễn :
a - Chèn hộp Text box
- Kích nút
trên thanh công cụ hoặc vào Insert/Text box. Khi đó giữ
chuột trái và kéo rê đến vị trí mong muốn và nhả chuột. Gõ nội dung vào ô chữ
đó.

- Muốn di chuyển ô chữ thì kích chuột vào viền bao và giữ chuột rê đến vị
trí mong muốn. Hoặc dùng 4 phím di chuyển để di chuyển.
- Khi kích chọn vào hộp Text Box đó, NSD có thể thay đổi được font chữ,
màu chữ, cỡ chữ, ... bằng cách kích vào các nút trên thanh công cụ :
Lựa chọn font chữ

Lê Viết Thái biên soạn

- Ctrl +B

Chữ đậm

-5-


Quy trình xây dựng GAĐT trên PowerPoint 2003
Cỡ chữ
- Ctrl +I
Màu chữ
- Ctrl +U
Màu cho nền
Màu cho đường viền
Độ rộng của đường viền
Kiểu đường viền
...........

Tạo 3D cho text box
...........

- Ctrl +L
- Ctrl +E
- Ctrl +R
- Ctrl +J
...........

Chữ nghiêng
Chữ gạch chân
Chữ bóng
Căn bên trái
Căn giữa
Căn bên phải

Căn đều 2 bên
...........

- Muốn copy thêm text box :
+ Cách 1 : Nháy chuột phải vào text box, chọn dòng Copy, sau đó kích
chuột phải, chọn dòng Paste. Dùng phím di chuyển để di chuyển ra vị trí khác.
+ Cách 2 : Giữ phím Ctrl, kích chuột trái vào text box cần copy, giữ và rê
đến vị trí mong muốn.
- Sau khi thực hiện xong, sửa nội dung trong text box mới.
b - Chèn AutoShapes (Các hình dạng có sẵn)
- Kích chuột vào AutoShapes để lựa chọn đối tượng cần chèn. Sau khi lựa
chọn xong, giữ chuột trái và kéo rê đến vị trí mong muốn và nhả chuột.

- Muốn phóng to, thu nhỏ đối tượng thì kích chọn vào đối tượng đó. Khi
nào thấy xuất hiện 8 điểm tròn thì kích chọn vào 1 điểm tròn bất kỳ. Trỏ chuột
biến thành hình mũi tên (như hình dưới) thì kéo rê chuột đến vị trí mong muốn
và nhả chuột

- NSD có thể đánh chữ vào trong các hình dạng này (như hình trên)
- Muốn xoay hình theo những góc khác nhau thì nháy chuột trái vào điểm
và giữ chuột trái xoay.
Lê Viết Thái biên soạn

-6-


Quy trình xây dựng GAĐT trên PowerPoint 2003

c - Chèn tranh, ảnh
- Vào Insert/Picture/From file, tìm nơi chứa tranh ảnh (Những ảnh có

định dạng *.jpg, bmp, gif, ...)
- Chọn ảnh xong, kích chọn Insert
- Muốn phóng to, thu nhỏ ảnh thì kích chọn vào ảnh. Khi nào thấy xuất
hiện 8 điểm tròn thì kích chọn vào 1 điểm tròn bất kỳ. Trỏ chuột biến thành hình
mũi tên thì kéo rê chuột đến vị trí mong muốn và nhả chuột.
d - Chèn âm thanh, video
* Chèn âm thanh : Vào Insert/Movies and Sounds/Sound from file
- Tìm nơi chứa âm thanh (những âm
thanh có định dạng mp3, wma, ...)
- Khi đó xuất hiện hộp thoại thì kích
chọn Automatically
- Khi này trên vùng soạn thảo xuất hiện biểu tượng cái loa. NSD có thể
phóng to thu nhỏ biểu tượng đó (Thao tác như đã hướng dẫn trên)
- Nếu muốn nghe thử, NSD có thể kích đúp chuột vào biểu tượng đó. Nếu
không muốn nghe thì kích chuột 1 lần.
* Chèn video : Vào Insert/Movies and Sounds/Sound from file
- Tìm nơi chứa video (những âm thanh có định dạng mpeg, avi, ...)
- Khi đó xuất hiện hộp thoại thì kích chọn Automatically

- Khi này trên vùng soạn thảo xuất hiện hình ảnh của đoạn video. NSD có
thể phóng to thu nhỏ biểu tượng đó (Thao tác như đã hướng dẫn trên)
- Nếu muốn xem thử, NSD có thể kích đúp chuột vào biểu tượng đó. Nếu
không muốn xem thì kích chuột 1 lần.
Lê Viết Thái biên soạn

-7-


Quy trình xây dựng GAĐT trên PowerPoint 2003
e - Chèn công thức toán học

- Vào Insert/Object/Microsoft Equation 3.0, xuất hiện cửa sổ để soạn
thảo công thức toán học. Sau khi soạn xong nội dung thì kích nút
để đóng
cửa sổ này lại, trên giao diện soạn thảo của PowerPoint xuất hiện nội dung vừa
soạn :

- Nếu muốn sửa phần công thức toán thì kích đúp vào biểu tượng đó để
xuất hiện cửa sổ Equation Editor.
g - Thao tác với các đối tượng được chèn
- NSD có thể chèn các đối tượng khác như : biểu bảng (Insert/Table),
biểu đồ (Insert/Chart), ...
- Các đối tượng được chèn có thể được phóng to, thu nhỏ bằng thao tác
kích chọn vào đối tượng. Khi nào thấy xuất hiện 8 điểm tròn thì kích chọn vào 1
điểm tròn bất kỳ. Trỏ chuột biến thành hình mũi tên (2 chiều ) thì kéo rê chuột
đến vị trí mong muốn và nhả chuột.

chọn

- NSD có thể tạo màu đường viền (Kích chọn

), tạo màu nền (Kích

), tạo độ rộng cho đường viền (Kích chọn

), hay kiểu đường viền

(Kích chọn

), ...

8 - Tạo hiệu ứng cho đối tượng :

Lê Viết Thái biên soạn

-8-


Quy trình xây dựng GAĐT trên PowerPoint 2003
- Tất cả các đối tượng được đưa lên
trang trình chiếu đều có thể tạo được hiệu
ứng.
- Các bước thực hiện như sau :
+ Kích chọn vào đối tượng cần tạo
hiệu ứng, vào Slide Show/Custom
Animation, khung bên phải xuất hiện như
hình bên. (Thao tác này chỉ thực hiện khi
chưa xuất hiện giao diện Custom
Animation)
- Kích chuột vào Add Effect, xuất hiện giao diện như hình bên. NSD sẽ
lựa chọn các loại hiệu ứng cho những thời điểm khác nhau (Tùy theo từng nội
dung cần thể hiện để tạo hiệu ứng)
Entrance
Emphasis
Exit
Motion Paths
Object Action

Lối vào (khi bắt đầu vào)
Nhấn mạnh
Thoát (Khi trở ra)

Đường chuyển động
Hành động của đối tượng

- Khi đã tạo hiệu ứng cho đối tượng, NSD có thể
cho các hiệu ứng đó xuất hiện theo những cách
khác nhau bằng cách kích vào nút
:
+ Start on Click : Bắt đầu khi kích chuột
+ Start With Previous : Bắt đầu cùng đối tượng
trước
+ Start after Previous : Bắt đầu sau đối tượng
trước.

Lê Viết Thái biên soạn

-9-


Quy trình xây dựng GAĐT trên PowerPoint 2003
- NSD tùy chọn một số hiệu lực
của hiệu ứng bằng cách kích
chuột vào
của hiệu ứng,
chọn Effect options, xuất hiện
hộp thoại bên.
- Ở khung Direction có thể điều
chỉnh hướng của hiệu ứng.
- Ở khung Sound có thể chọn âm
thanh đi kèm khi xuất hiện hiệu
ứng (Applause : Tiếng vỗ tay) ...

- Ở khung After animation có thể chọn kiểu (ẩn sau khi xuất hiện hiệu ứng :
Hide after animation), ...
- Ở khung Animation text : tạo hiệu ứng cho chữ (Có thể là chữ xuất hiện cùng
đối tượng hoặc đối tượng ra trước, chữ xuất hiện sau, ...)
- Khi chọn nhãn Timing
cho phép một số thao tác
sau :
+ Start : Kiểu xuất hiện
của hiệu ứng
+ Delay : Chậm lại
+ Speed : Tốc độ
+ Repeat : Lặp lại
+ Triggers : Tạo sự xuất
hiện của đối tượng này khi
được kích vào 1 đối tượng
khác.
* Trường hợp này thường
hay được sử dụng trong ô
chữ kì diệu, ...

Lê Viết Thái biên soạn

- 10 -


Quy trình xây dựng GAĐT trên PowerPoint 2003
- Trong trường hợp bị nhầm lẫn thứ tự giữa các hiệu ứng, NSD có thể
thay đổi vị trí của chúng bằng cách như sau :
+ Kích chọn vào hiệu ứng cần chuyển, kích vào nút
để

di chuyển lên hoặc xuống.
+ Muốn xóa bỏ hiệu ứng để làm lại, NSD chọn vào hiệu ứng đó và ấn
phím delete hoặc kích chuột phải vào hiệu ứng đó và chọn dòng Remove.
9 - Tạo hiệu ứng cho slide :
- Để tạo hiệu ứng cho 1 slide,
NSD thực hiện như sau : Vào
Slide Show/Transition
- Lựa chọn các hiệu ứng ở khung
bên phải.

- Có thể thay đổi tốc độ của hiệu ứng bằng
cách lựa chọn trong ô Speed.
- Chọn âm thanh đi kèm hiệu ứng trong ô
Sound.
- Để cho hiệu ứng xuất hiện khi kích
chuột tích vào dòng On mouse click.
- Hiệu ứng tự động xuất hiện khi lựa chọn
ô Automatically after (Lựa chọn thời gian
thích hợp)
10 - Tạo các nút điều khiển :
- Để tạo một số nút điều khiển khi trình
chiếu như tiến tới một trang bất kỳ hay
quay trở lại một trang bất kỳ. Thực hiện
như sau :
+ Vào Slide Show/Action Buttons. Xuất
hiện như hình bên :

Lê Viết Thái biên soạn

- 11 -

Quy trình xây dựng GAĐT trên PowerPoint 2003
- Lựa chọn kiểu nút điều khiển khi kích
chọn vào dòng Action Buttons (Hình
bên), giữ chuột trái và kéo rê, xuất hiện
hộp thoại như hình dưới đây :
- Nếu muốn khi trình chiếu, kích vào
nút điều khiển này tới 1 trang bất kì thì
kích chuột chọn Hyperlink to, lựa chọn
theo những lựa chọn (trang kế tiếp,
trang trước, trang cuối, trang bất kỳ, hay
1 tài liệu bất kỳ, ...)

- Ở ví dụ này, tôi xin giới thiệu cách liên
kết tới 1 trang bất kỳ bằng cách lựa chọn
dòng Slide. Xuất hiện như hình bên, lựa
chọn slide cần được liên kết, kích
OK/OK
- Muốn khi kích vào nút điều khiển đó
mà chạy 1 chương trình nào đó (xem
video, nghe nhạc, ...) thì trong hộp thoại
Action Settings, kích chọn dòng Run
program. Kích nút Browse để tìm tới
file chạy chương trình cần thiết. Ví dụ để
chạy chương trình xem video cần tìm
theo đường dẫn tới file chạy của chương
trình đó (trên ổ C:/Programs, ....)

11 - Đóng gói sản phẩm :

Lê Viết Thái biên soạn

- 12 -


Quy trình xây dựng GAĐT trên PowerPoint 2003
- Mục đích của việc làm này là sau khi xây dựng xong GAĐT có kèm
theo những đoạn Video hay những đoạn nhạc, ... NSD muốn copy và mang sang
máy tính khác thì chương trình vẫn hoạt động tốt.
- Thực hiện : Vào File/Package for
CD, xuất hiện hộp thoại bên.
+ Trong khung Name the CD, gõ
tên đĩa CD.
+ Có thể thêm file khác khi kích
chọn Add Files
+ Tạo 1 thư mục chứa các nội dung
của GAĐT khi kích chọn Copy to
Folder. Xuất hiện hộp thoại dưới
đây :
+ Gõ tên thư mục chứa GAĐT trong
ô Folder name.
+ Kích chọn nút Browse tìm nơi để
thư mục chứa GAĐT. Sau khi chọn
lựa xong, kích chọn Select/OK.
* Nếu GA có nhiều file nhạc,
video, ... đi kèm thì quá trình copy
có thể diễn ra trong khoảng 1 thời
gian. Hãy đợi quá trình đó để
chương trình trở lại hộp thoại như
hình bên là hoàn thành.

+ Kích nút Close để đóng hộp thoại.
+ Bây giờ mở nơi chứa thư mục (vừa đặt), copy thư mục đó mang chuyển
sang máy khác và chạy file PowerPoint bên trong thư mục đó.

12 - Một số chú ý trong quá trình xây dựng GAĐT trên PowerPoint 2003
a. In ấn :

Lê Viết Thái biên soạn

- 13 -


Quy trình xây dựng GAĐT trên PowerPoint 2003
- Vào File/Print, xuất hiện hộp
thoại bên :
+ Kích chọn All để in tất cả các
slide.
+ Chọn Current slide để in slide
có con trỏ đang đứng.
+ Chọn Slides để in slide bất kì
(đánh trang theo hướng dẫn - VD :
1,3,5-12 ; tức là cho phép in trang
1, 3, từ trang 5 đến trang 12)
+ Muốn in nhiều Slide trên 1 trang
giấy thì chọn dòng Handouts trong
khung Print what
+ Chọn số Slide trên 1 trang giấy (1, 2, 3, 4, 6, 9) trong ô Slides per page.
+ Chọn hướng giấy in theo dọc hay ngang trong khu vực Order (Horizontal :
theo chiều dọc - Vertical : Theo chiều ngang)
+ Sau khi lựa chọn xong, kích OK để thực hiện lệnh in.

b. Ghi file dưới một tên khác
- Khi có 1 tài liệu cũ, NSD
muốn có tài liệu mới dựa trên
tài liệu cũ nhưng không muốn
bị thay đổi trên tài liệu đó.
- Cách thực hiện : Vào
File/Save as, xuất hiện giao
diện bên :
+ Tìm nơi chứa tài liệu trong
ô Save in.
+ Trong ô File name, gõ tên
mới (Khác với tên tài liệu cũ)
c. Cách thêm, bớt thanh công cu

Lê Viết Thái biên soạn

- 14 -


Quy trình xây dựng GAĐT trên PowerPoint 2003
- Để thêm/bớt 1 thanh công cụ bất kỳ, NSD thực hiện
như sau :
+ Vào View/Toolbars, đánh dấu tích (thêm) hoặc hủy
bỏ dấu tích (bớt) trên những thanh công cụ cần lựa chọn.
+ Hoặc NSD có thể nháy phải chuột vào bất kì một nút
công cụ nào để thêm/bớt thanh công cụ.
d. Cách lấy hoặc bỏ thước dọc, ngang
- Cách thực hiện : Vào View, tích vào dòng Ruler
: Xuất hiện thước dọc ngang
: Không xuất hiện thước dọc ngang.

e. Cách chèn 1 hoặc nhiều slide từ một file khác
- Cách thực hiện : Vào
Insert/Slides from files. Xuất
hiện hộp thoại sau :
+ Kích Browse để tìm tới tài
liệu nguồn (tài liệu có slide
cần lấy)
+ Chọn slides cần lấy (có thể
chọn nhiều slide bằng cách
giữ phím Ctrl và kích chọn
vào những slide cần lấy)
+ Sau khi chọn xong, kích nút Insert (Những slide đã được chọn) hoặc Insert
all (tất cả các slide của file nguồn)
f. Cách thay đổi font chữ cho các slide
- Cách thực hiện : Vào
Format/Replace Fonts.
+ Khung Replace là font gốc
+ Khung With là font cần được
thay. Sau khi lựa chọn xong, kích
Replace/Close để hoàn thành.
g. Cách làm mất những gợn sóng dưới các từ

Lê Viết Thái biên soạn

- 15 -


Quy trình xây dựng GAĐT trên PowerPoint 2003
- Nguyên nhân do chương trình đang thực hiện kiểm tra lỗi chính tả
(Tiếng Anh). Cần hủy bỏ chức năng này là được.

- Cách thực hiện : Vào Tools/Options chọn nhãn Spelling and Style.
Hủy bỏ tích ở dòng Check Spelling as you type/OK.
h. Trình chiếu 1 slide hoặc cả tài liệu
* Khi đang thao tác ở 1 slide, muốn trình chiếu thử slide đó, NSD ấn tổ
hợp phím Shift + F5 hoặc kích nút
phía dưới bên trái của tài liệu.
* Muốn trình chiếu từ đầu tài liệu, NSD ấn F5 hoặc vào Slide show/View
show
* Muốn trở lại giao diện để soạn thảo, NSD ấn phím ESC.

***************

Trên đây là một số nội dung tuy không phải là hoàn toàn đầy đủ nhưng
cũng là những thao tác cơ bản để xây dựng tài liệu trình chiếu. Trong quá trình
biên soạn chắc không tránh khỏi thiếu sót, rất mong được bạn bè đồng nghiệp
góp ý để cho tài liệu được đầy đủ, chi tiết và dễ hiểu hơn.
Mọi góp ý xin gửi về địa chỉ thư điện tử :



Lê Viết Thái biên soạn

- 16 -