Tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Thư viện Đại học Y Hà Nội

Khóa luận tốt nghiệp

LỜI CẢM ƠN
Trong quá trình nghiên cứu thực hiện đề tài, do thời gian có hạn
cộng với trình độ chuyên môn nghiệp vụ cũng như kinh nghiệm thực tế
còn hạn chế, mặc dù rất cố gắng song khóa luận chắc chắn không tránh
khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được sự đóng góp, chỉ bảo của
các thầy cô, các cán bộ tại thư viện và bạn bè để khóa luận của em được
hoàn chỉnh hơn.
Qua đây, em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới toàn thể các thầy, cô
trong khoa Thông tin – Thư viện trường Đại học Khoa học Xã hội – Nhân
văn đã dạy dỗ và truyền đạt kiến thức cho em trong suốt quá trình học tập.
Em cũng xin chân thành cảm ơn đến các cán bộ đang làm việc tại
Trung tâm thông tin - thư viện Đại học Y Hà Nội đã tạo điều kiện giúp đỡ
em trong quá trình viết khóa luận và thực tập tại Trung tâm, đặc biệt là sự
hướng dẫn tận tình của cô giáo - Thạc sỹ Trịnh Khánh Vân, người đã trực
tiếp hướng dẫn và chỉ bảo em trong suốt quá trình làm khóa luận.
Hà Nội, ngày 10 tháng 3 năm 2014
Sinh viên
Nguyễn Thị Lý

Nguyễn Thị Lý
K55 TT-TV


Khóa luận tốt nghiệp

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT
1.CBTV
2.CD – ROM
3.CSDL

4.ĐH Y HN
5.MeSH
6.NCKH
7.NDT
8.ISBD
9.TT-TV

Cán bộ thư viện
Compact Disk – Read – Only – Memory
Cơ sở dữ liệu
Đại học Y Hà Nội
Medical Subject Heading
Nghiên cứu khoa học
Người dùng tin
International Standard Bibliographic Description
Thông tin- Thư viện

Nguyễn Thị Lý
K55 TT-TV


Khóa luận tốt nghiệp

DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU
STT
Tên bảng biểu
1 Bảng 1: Tài liệu truyền thống của thư viện ĐH Y HN
2 Bảng 2. CSDL điện tử trên phần mềm ILIB 4.0
3 Bảng 3. CSDL trên CD- ROM, băng ghi hình và toàn văn luận án
của thư viện ĐH Y HN

DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ
STT
1

Tên sơ đồ
Sơ đồ 1: Cơ cấu tổ chức thư viện ĐH Y HN

DANH MỤC HÌNH ẢNH
STT

Tên hình ảnh

1

Hình ảnh 1: Thư viện trường Đại học Y Hà Nội

Nguyễn Thị Lý
K55 TT-TV


Khóa luận tốt nghiệp
MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN..................................................................................................1
1.Tính cấp thiết của đề tài...............................................................................6
2.Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu..............................................................7
2.1.Mục đích nghiên cứu........................................................................................................7
2.2.Nhiệm vụ nghiên cứu.......................................................................................................8

3. Tình hình nghiên cứu theo hướng đề tài...................................................8

4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu..............................................................8
4.1. Đối tượng nghiên cứu......................................................................................................8
4.2. Phạm vi nghiên cứu.........................................................................................................8

5. Phương pháp nghiên cứu............................................................................8
6. Đóng góp của khoá luận..............................................................................9
6.1. Đóng góp về mặt lý luận.................................................................................................9
6.2.Về mặt thực tiễn...............................................................................................................9

7. Bố cục của khoá luận...................................................................................9
CHƯƠNG 1....................................................................................................10
THƯ VIỆN ĐẠI HỌC Y HÀ NỘI VỚI VẤN ĐỀ TỔ CHỨC VÀ............10
BẢO QUẢN VỐN TÀI LIỆU......................................................................10
1.1. Khái quát về thư viện Đại học Y Hà Nội......................................................................10

1.1.1. Quá trình hình thành và phát triển.........................................................10
1.1.2. Chức năng và nhiệm vụ.........................................................................12
1.1.3. Cơ cấu tổ chức.......................................................................................13
1.1.4. Vốn tài liệu............................................................................................15
1.2. Những vấn đề về tổ chức và bảo quản vốn tài liệu ở thư viện Đại học Y Hà Nội........18

1.2.1. Những vấn đề về tổ chức vốn tài liệu....................................................18
Nguyễn Thị Lý
K55 TT-TV


Khóa luận tốt nghiệp
1.2.2. Những vấn đề về bảo quản kho tài liệu.................................................19
1.3. Vai trò của công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu ở Thư viện Đại học Y Hà Nội..20

CHƯƠNG 2....................................................................................................22
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ BẢO QUẢN VỐN TÀI
LIỆU TẠI THƯ VIỆN ĐẠI HỌC Y HÀ NỘI............................................22
2.1. Xử lý tài liệu..................................................................................................................22

2.1.1.Xử lý hình thức...................................................................................22
2.1.2.Xử lý nội dung........................................................................................27
2.2. Phương pháp tổ chức kho tài liệu..................................................................................34

2.2.1. Kho đóng. .............................................................................................34
2.2.2. Kho mở..................................................................................................38
2.3. Các yếu tố huỷ hoại tài liệu. .........................................................................................42

2.3.1. Tác động của môi trường tự nhiên........................................................42
2.3.2. Vi sinh vật, nấm mốc, côn trùng, động vật............................................43
2.3.3. Thiên tai, hoả hoạn................................................................................44
2.3.4. Sự lão hoá của tài liệu...........................................................................45
2.3.5. Sự tác động của con người....................................................................46
2.4. Các biện pháp bảo quản vốn tài liệu tại thư viện Đại học Y Hà Nội............................46

2.4.1. Đảm bảo môi trường bảo quản..............................................................46
2.4.2.Chuyển tài liệu từ dạng giấy sang các dạng vật mang tin khác..............47
2.4.3. Áp dụng thành tựu công nghệ thông tin vào trong việc bảo quản tài liệu.
.........................................................................................................................48
2.4.4. Tổ chức phòng ngừa mối mọt, nấm mốc, côn trùng, chuột...................48
2.4.5. Đóng bìa cứng, tu sửa lại những tài liệu bị rách nát..............................49

Nguyễn Thị Lý
K55 TT-TV

Khóa luận tốt nghiệp
2.4.6. Giáo dục ý thức bảo quản đối với bạn đọc............................................50
CHƯƠNG 3....................................................................................................52
MỘT SỐ NHẬN XÉT, KIẾN NGHỊ VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP ...........52
NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ BẢO QUẢN .........52
VỐN TÀI LIỆU Ở THƯ VIỆN ĐẠI HỌC Y HÀ NỘI.............................52
3.1. Nhận xét........................................................................................................................52

3.1.1. Ưu điểm.................................................................................................52
3.1.2. Nhược điểm...........................................................................................53
3.2. Một số kiến nghị và giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức và bảo quản vốn tài
liệu của thư viện Đại học Y Hà Nội.....................................................................................54

3.2.1. Vấn đề về tổ chức vốn tài liệu...............................................................55
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO.....................................................61

LỜI MỞ ĐẦU
1.Tính cấp thiết của đề tài.
Sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin đã làm cho khối lượng
thông tin- trí thức của mỗi quốc gia, dân tộc nói riêng và nhân loại nói chung
tăng lên nhanh chóng. Với khối lượng thông tin khổng lồ như hiện nay, đòi
hỏi chúng ta phải có những biện pháp tổ chức và bảo quản nó một cách hợp
lý, khoa học.
Bản chất của các cơ quan thông- tin thư viện và sự nghiệp thông tin
thư viện là một hiện tượng xã hội, được hình thành do nhu cầu trao đổi thông
tin từ thực tiễn đời sống của con người. Chính vì thế, các cơ quan thông tin –
thư viện luôn không ngừng hoàn thiện và phát triển để thực hiện tốt chức
năng của mình về văn hoá, giáo dục, thông tin và giải trí nhằm hoàn thành

Nguyễn Thị Lý
K55 TT-TV


Khóa luận tốt nghiệp
nhiệm vụ quan trọng cho công cuộc phát triển sự nghiệp văn hoá, giáo dục và
đào tạo, khoa học công nghệ, đảm bảo an ninh quốc phòng.
Thư viện ĐH Y Hà Nội (ĐH Y HN), với tư cách là một thiết chế văn
hoá, thực hiện các chức năng của mình thông qua những hoạt động nhằm thoả
mãn nhu cầu của độc giả. Trong thành tích chung của Thư viện ĐH Y HN có
sự đóng góp của vốn tài liệu. Để có được vốn tài liệu phong phú, bên cạnh
việc thực hiện chính sách tạo nguồn tốt, Thư viện đã luôn chú trọng các hoạt
động của mình đặc biệt là công tác tổ chức và bảo quản vốn tài.
Tổ chức và bảo quản vốn tài liệu có một vai trò hết sức quan trọng
trong các hoạt động lưu trữ, thông tin – thư viện. Tổ chức và bảo quản không
những đảm bảo được quyền lực thông tin, nâng cao uy tín chất lượng hoạt
động của thư viện, tiết kiệm ngân sách mà còn quyết định sự tồn tại và phát
triển của cơ quan thông tin - thư viện. Đối với những tài liệu khác nhau cần có
cách tổ chức, bảo quản khác nhau, đó là một việc làm không hề dễ, và có ý
nghĩa đặc biệt quan trọng đối với mỗi cơ quan thông tin thư viện.
Ý thức được vấn đề này, Thư viện ĐH Y HN đã rất quan tâm đến việc
tổ chức, xây dựng và bảo quản vốn tài liệu của thư viện, phục vụ đắc lực cho
sự nghiệp phát triển kinh tế- văn hoá- xã hội của đất nước, mà cụ thể là việc
đào tạo đội ngũ y, bác sỹ.
Với ý nghĩa quan trọng như vậy, tôi đã mạnh dạn chọn đề tài: “Tổ
chức và bảo quản vốn tài liệu tại Thư viện Đại học Y Hà Nội” để làm để tài
khoá luận tốt nghiệp của mình.
2.Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu.
2.1.Mục đích nghiên cứu.
Đề tài này được nghiên cứu với mục đích tìm hiểu công tác tổ chức và

bảo quản vốn tài liệu tại thư viện ĐH Y HN. Qua đây, tác giả muốn đưa ra
những nhận xét, đánh giá về công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu của
Thư viện ĐH Y HN; đề xuất giải pháp hoàn thiện công tác này trong thời gian
Nguyễn Thị Lý
K55 TT-TV


Khóa luận tốt nghiệp
tới nhằm góp phần nâng cao chất lượng và hiệu quả của công tác tổ chức và
bảo quản tại Thư viện.
2.2.Nhiệm vụ nghiên cứu.
Để thực hiện được mục đích trên, khoá luận có nhiệm vụ sau:
- Nghiên cứu đặc điểm của Thư viện và các loại hình kho tài liệu.
- Phân tích, đánh giá các hình thức sắp xếp và tổ chức bảo quản tài liệu.
- Đưa ra nhận xét, đánh giá và đề xuất những biện pháp cụ thể để
hoàn chỉnh công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu của thư viện.
3. Tình hình nghiên cứu theo hướng đề tài
Cho đến nay đã có nhiều công trình nghiên cứu về Thư viện ĐH Y
HN trên các khía cạnh như: sản phẩm và dịch vụ, tổ chức và phát triển vốn tài
liệu, công tác tổ chức và hoạt động, tìm hiểu nhu cầu tin hay ứng dụng công
nghệ thông tin, tìm hiểu bộ máy tra cứu tin…
Về công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu đã có một số đề tài đề
cập đến nhưng cùng với thời gian, công tác này cũng có những thay đổi, vì
vậy tôi quyết định chọn đề tài: “ Tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Thư
viện Đại học Y Hà Nội” để làm đề tài khoá luận của mình.
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu.
4.1. Đối tượng nghiên cứu.
Khoá luận tập trung nghiên cứu tất cả các nội dung liên quan đến
công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu ở Thư viện Đại học Y Hà Nội.
4.2. Phạm vi nghiên cứu.

- Phạm vi về không gian: Công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu
tại Thư viện ĐH Y HN.
- Phạm vi về thời gian: Công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu của
Thư viện trong những năm gần đây.
5. Phương pháp nghiên cứu
Bên cạnh việc vận dụng phương pháp duy vật biện chứng và duy vật
lịch sử của Chủ nghĩa Mác – Lênin, tư tưởng Hồ Chí Minh, dựa trên các quan
Nguyễn Thị Lý
K55 TT-TV


Khóa luận tốt nghiệp
điểm, đường lối, chính sách của Đảng và Nhà nước về phát triển khoa học và
công nghệ, giáo dục và đào tạo. Trong khóa luận tôi sử dụng các phương pháp
nghiên cứu cụ thể sau:
-

Phương pháp khảo sát thực tế
Phương pháp so sánh
Phương pháp điều tra, phỏng vấn
Phương pháp thống kê
Phương pháp phân tích, tổng hợp và đánh giá.

6. Đóng góp của khoá luận
6.1. Đóng góp về mặt lý luận
Khoá luận góp phần làm phong phú thêm vốn hiểu biết chung về ý
nghĩa và giá trị khoa học của công tác tổ chức và bảo quản tài liệu của Thư
viện.
6.2.Về mặt thực tiễn
- Giới thiệu chung về Thư viện với công tác tổ chức và bảo quản vốn

tài liệu
- Tìm hiểu về công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Thư viện.
- Phân tích ưu, nhược điểm từ đó đưa ra những kiến nghị và giải pháp
nhằm hoàn thiện công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại thư viện ĐH Y HN.
7. Bố cục của khoá luận
Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, khoá luận
gồm 3 chương:
Chương 1: Thư viện Đại học Y Hà Nội với vấn đề tổ chức và bảo
quản vốn tài liệu.
Chương 2: Thực trạng công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu ở
thư viện Đại học Y Hà Nội.
Chương 3: Một số nhận xét, kiến nghị và đề xuất giải pháp nhằm
hoàn thiện công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu ở Thư viện đại học Y Hà Nội

Nguyễn Thị Lý
K55 TT-TV


Khóa luận tốt nghiệp
CHƯƠNG 1
THƯ VIỆN ĐẠI HỌC Y HÀ NỘI VỚI VẤN ĐỀ TỔ CHỨC VÀ
BẢO QUẢN VỐN TÀI LIỆU.
1.1. Khái quát về thư viện Đại học Y Hà Nội.
1.1.1. Quá trình hình thành và phát triển.
Ngày 8/11/1902 trường Đại học Y Hà Nội đã được thành lập do toàn
quyền Pháp tại Đông Dương Pôn-Đu-Me (PaulDoumer) với nhiệm vụ đào tạo
các thầy thuốc cho ba nước Đông Dương.
Do vậy, Thư viện trường ĐH Y HN là một trong những thư viện ra
đời sớm nhất trong hệ thống thư viện các trường Đại học trong cả nước. Được
hình thành từ năm 1903, trải qua hơn 100 năm hoạt động, Thư viện trường

ĐH Y HN đã và đang từng bước xây dựng và phát triển, phục vụ đắc lực cho
sự nghiệp chung là đào tạo đội ngũ cán bộ y, bác sỹ giỏi cho đất nước.
Tiền thân của Thư viện ĐH Y HN là Thư viện Y Dược Khoa Việt
Nam được đặt tại 13 đường Lê Thánh Tông- Hà Nội.
Năm 1962 Thư viện Đại học Y Dược Khoa được chia thànhThư viện
ĐH Y HN và thư viện Đại học Dược Khoa.
Năm 1969 Thư viện Đại học Y HN lại tách thành hai thư viện: Viện
Thông tin- Thư viện Y Học Trung ương và Thư viện ĐH Y HN.
Năm 1980 toàn bộ cơ sở vật chất của trường ĐH Y HN ở 13 Lê Thánh
Tông chuyển về đường Tôn Thất Tùng nên thư viện ĐH Y HN cũng chuyển
về đó.
Từ năm 1985 do sự ký kết hợp tác song phương giữa nhà trường với
các trường học Y dược ở Pháp viện nên thư viện cũng được cộng hoà Pháp hỗ
trợ sách báo y dược cũng như một số trang thiết bị và tư liệu.
Năm 1987, Thư viện trường ĐH Y HN đã tổ chức hội thảo về công tác
thư viện đầu tiên với Australia và thư viện cũng được thư viện bạn hỗ trợ số
lượng lớn sách báo về chuyên ngành y học.
Từ năm 1988, Thư viện tách ra thành một đơn vị độc lập trực thuộc
Ban Giám hiệu trường và lúc này thư viện mới có điều kiện thuận lợi để tổ
Nguyễn Thị Lý
K55 TT-TV


Khóa luận tốt nghiệp
chức và phát triển như: tăng cường cơ sở vật chất, mua sắm trang thiết bị hiện
đại, bổ sung nguồn nhân lực...
Năm 2001 đến nay, Thư viện ĐH Y HN đang từng bước tin học hoá
nhằm đạt được mục tiêu trở thành một trong những thư viện lớn thuộc hệ
thống các trường đại học trong cả nước ngành y học .
Thư viện ĐH Y HN nằm trong tòa nhà được xây dựng trên khuôn viên

đẹp với diện tích 1.500 m2, thư viện sử dụng 2 tầng của tòa nhà, được trang bị
hệ thống điều hòa, máy hút ẩm, máy hút bụi, quạt thông gió, bàn ghế tủ, quầy
được trang bị đúng yêu cầu của thư viện hiện đại. Phòng phục vụ có thể phục
vụ cùng 1 lúc khoảng 200 bạn đọc.

Hình 1: Thư viện Đại học Y Hà Nội
Cơ sở vật chất hạ tầng của Thư viện với hệ thống trang thiết bị: 02
máy chủ và 52 máy trạm (Phòng đọc 05 máy, phòng máy tính 40 máy, phòng
ngoại văn 2 máy, phòng thư mục 3 máy, phòng giáo trình 02 máy) máy phục
vụ nhu cầu tra cứu thông tin của sinh viên, học viên cao học và 2 máy tính
cho cán bộ làm việc; 03 tủ mục lục truyền thống; 02 máy in, 02 máy
photocopy và 01 máy scan tài liệu phục vụ việc in ấn, sao chụp; các máy đọc

Nguyễn Thị Lý
K55 TT-TV


Khóa luận tốt nghiệp
đĩa laze. Hệ thống wifi đầy đủ, giúp bạn đọc có thể truy cập internet mà
không cần phải đến phòng máy tính.
1.1.2. Chức năng và nhiệm vụ
 Chức năng
Thư viện trường ĐH Y HN có chức năng phục vụ hoạt động giảng
dạy, học tập, nghiên cứu khoa học của đội ngũ cán bộ, giảng viên, sinh viên,
học viên trong toàn trường. Bên cạnh đó thư viện còn thực hiện chức năng
quản lý công tác thông tin – thư viện, thu thập, khai thác, bảo quản và cung
cấp thông tin tư liệu bằng nhiều hình thức khác nhau đáp ứng nhu cầu của
người dạy và người học trong trường. Đồng thời, Thư viện cũng là đầu mối
trong hợp tác quốc tế với các cá nhân, các tổ chức y tế nước ngoài.
 Nhiệm vụ

Thư viện có nhiệm vụ:
- Tuyên truyền sách báo phục vụ cho việc giáo dục chính trị, tư tưởng
và mở rộng tầm hiểu biết về văn hoá cho sinh viên.
- Phục vụ, hướng dẫn người dùng tin khai thác, tìm kiếm, sử dụng
hiệu quả các nguồn tài liệu, các sản phẩm và dịch vụ thông tin – thư viện.
- Xây dựng chiến lược phát triển, các kế hoạch ngắn hạn, dài hạn của
Thư viện trình lên Ban Giám hiệu để tổ chức, quản lý và triển khai các hoạt
động thông tin – thư viện phục vụ đào tạo và nghiên cứu khoa học.
- Xây dựng qui hoạch, kế hoạch, tổ chức bồi dưỡng chuyên môn
nghiệp vụ, ngoại ngữ, tin học cho đội ngũ cán bộ thư viện để phát triển nguồn
nhân lực có chất lượng nhằm nâng cao hiệu quả công tác.
- Giới thiệu, cung cấp các thông tin về chuyên ngành, tuyên truyền
thông qua sách, báo, tư liệu để mở rộng hiểu biết cho sinh viên, học viên…
tạo cho họ niềm hứng thú tìm hiểu, trau dồi thêm kinh nghiệm, có thói quen
độc lập trong học tập và nghiên cứu.
- Xây dựng các báo cáo, thực hiện việc khai thác, bổ sung, quản lý và
phát triển nguồn lực thông tin. Thư viện đã phối hợp với các Viện, Khoa, Bộ
môn trong việc lựa chọn bổ sung kịp thời tài liệu. Thu nhận, lưu trữ các tài
liệu do trường xuất bản, các công trình nghiên cứu khoa học đã được nghiệm
Nguyễn Thị Lý
K55 TT-TV


Khóa luận tốt nghiệp
thu, các luận văn, luận án đã được bảo vệ thành công. Thư viện còn thường
xuyên liên kết với các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước cùng lĩnh vực để
để xin nguồn viện trợ tài liệu nhằm phát huy hiệu quả, phục vụ tốt nhất cho
mục tiêu đào tạo của Nhà trường.
- Xử lý nghiệp vụ tất cả các tài liệu bổ sung vào thư viện. Nghiên
cứu, ứng dụng các chuẩn nghiệp vụ tiên tiến vào công tác nghiệp vụ. Tổ chức

hệ thống tra cứu đáp ứng nhu cầu của người dùng tin. Quản lý và phát triển
các dịch vụ thông tin - thư viện. Sắp xếp, lưu trữ và bảo quản thông tin tư
liệu. Kiểm kê định kỳ vốn tài liệu, tiến hành thanh lý, loại bỏ các tài liệu cũ
nát theo quy định. Phối hợp với các phòng Công tác học sinh – sinh viên,
phòng Đào tạo trong công tác cấp thẻ và quản lý bạn đọc.
- Quản lý, vận hành, kiểm kê định kỳ các trang thiết bị, khai thác
phần mềm thư viện, xây dựng và quản lý các cơ sở dữ liệu, triển khai ứng
dụng công nghệ thông tin vào hoạt động thư viện.
- Tổ chức các buổi nói chuyện chuyên đề, đối thoại với sinh viên, trả
lời những thắc mắc về tài liệu, giờ giấc phục vụ, thái độ phục vụ… để làm tốt
hơn nữa chức năng và nhiệm vụ của mình.
- Mở rộng hợp tác quốc tế về đào tạo NCKH với các trường đại học y
dược cả nước và trên thế giới.
1.1.3. Cơ cấu tổ chức
Thư viện Đại học Y Hà Nội được hình thành và phát triển dựa trên
nguyên tắc chỉ đạo tập trung và có sự hỗ trợ chặt chẽ của các bộ phận với
nhau. Về cơ cấu tổ chức : Thư viện Đại hoc y Hà Nội là một đơn vị độc lập,
cơ cấu có 5 phòng, nhân lực hoạt động trong các phòng bố trí dựa vào chức
năng, số lượng công việc của từng phòng.
Về cơ cấu nhân lực : Hiện nay Thư viện ĐHYHN có tổng số 14 cán bộ
viên chức, cán bộ tốt nghiệp đại học chuyên ngành là 08 người (trong đó có 2
người có trình độ thạc sĩ), 02 cán bộ tốt nghiệp đại học khác, 01 cán bộ tốt
nghiệp trung học chuyên nghiệp, 01 cán bộ tốt nghiệp trường ĐHYHN.
Cơ cấu tổ chức của Thư viện được thể hiện qua sơ đồ sau:
Nguyễn Thị Lý
K55 TT-TV


Khóa luận tốt nghiệp

Trưởng phòng

Phó phòng

Phòng

Phòng

Phòng

Phòng

Phòng

biên

Máy

Giáo

đọc

ngoại

mục

tính

trình

sinh

văn

viên
Sơ đồ1 : Cơ cấu tổ chức của Thư viện Đại học Y Hà Nội
Chức năng cụ thể của các phòng Thư viện như sau :
 Phòng biên mục
Có nhiệm vụ xây dựng, thu nhận, bổ sung tài liệu, đồng thời có
nhiệm vụ xử lý tài liệu theo các chu trình, nhập dữ liệu vào cơ sở dữ liệu, tổ
chức hệ thống tra cứu theo đúng yêu cầu về chuẩn nghiệp vụ thư viện, nhập
mã thẻ quản lý bạn đọc và các hoạt động khác.
 Phòng máy tính: Phòng máy tính đảm nhận nhiệm vụ:
- Xây dựng vận hành mạng thông tin máy tính của thư viện.
- Phục vụ NDT khai thác thông tin y dược và các thông tin
khác thông qua mạng máy tính.
- Lưu trữ và khai thác thông tin trên CSDL MEDLINE
 Phòng giáo trình
Chủ yếu phục vụ sách giáo trình cho sinh viên chính quy và học
viên sau đại học mượn về nhà.
 Phòng đọc
Nhiệm vụ cung cấp các tài liệu như: luận văn, luận án, các bài báo,
tạp chí, các loại từ điển… chuyên ngành y dược nhằm đáp ứng nhu cầu của
người dùng tin (NDT) trong và ngoài nhà trường. Phòng đọc sinh viên tổ chức
Nguyễn Thị Lý
K55 TT-TV


Khóa luận tốt nghiệp
dưới hình thức các kho phục vụ, thuận lợi việc tổ chức, quản lý và khai thác

tài liệu.
 Phòng đọc ngoại văn: (hình thức kho mở tự chọn)
Là nơi cung cấp sách, tạp chí nước ngoài chủ yếu là tiếng Anh và
tiếng Pháp cho tất cả các đối tượng trong và ngoài nhà trường.
1.1.4. Vốn tài liệu
• Tài liệu truyền thống
Tài liệu công bố
Đây là loại hình tài liệu chiếm tỷ lệ lớn trong tổng số vốn tài liệu của
thư viện. Bao gồm: sách giáo trình, các loại tài liệu tham khảo (sách, báo
tham khảo tiếng Việt; sách, báo tham khảo tiếng nước ngoài; từ điển tra cứu),
luận văn, luận án. Thư viện đã tiến hành xử lý, sắp xếp tại các kho theo hướng
tiện lợi cho việc tra cứu, sử dụng và đưa ra phục vụ kịp thời, tránh sự lỗi thời
về thông tin.
Theo số liệu thống kê tính đến tháng 10/2013 số lượng tài liệu truyền
thống tại Thư viện trường ĐHYHN bao gồm:
Loại tài liệu
Sách giáo trình
Sách tham khảo tiếng Việt
Sách tham khảo ngoại văn

Số bản
31.957
7.866
6.289

Tỷ lệ (%)
33,5%
8,3%
6,6%

Tạp chí tiếng Việt, tiếng nước ngoài

38.861

40,8 %

Tài liệu tra cứu
835
0,9 %
Tổng số
85808
100%
Bảng 1. Tài liệu truyền thống ơ thư viện ĐH Y HN
•Sách giáo trình:
Sách giáo trình hiện nay có 198 đầu sách,với 31.957 số bản. Do đặc thù
là trường đại học chuyên về y học nên hầu hết các tài liệu đều thuộc về
chuyên ngành y và chỉ có một số sách chính trị, sách kinh điển, tài liệu tra
cứu... phục vụ cho mục đích dạy và học.Trong những năm gần đây để chống
học chay,được sự quan tâm của Ban Giám hiệu trường nguồn kinh phí bổ
Nguyễn Thị Lý
K55 TT-TV


Khóa luận tốt nghiệp
sung cho sách giáo trình tăng lên đáng kể. Thư viện thường xuyên liên hệ với
các bộ môn, các nhà xuất bản cập nhật những đầu sách mới để bổ sung kịp
thời phục vụ giáo trình cho sinh viên các khối. Tuy nhiên do qui mô đào tạo
của Nhà trường ngày càng mở rộng, sách giáo trình các bộ môn viết còn hạn
chế, ít đổi mới nên việc bổ sung còn gặp khó khăn, chưa đáp ứng đủ nhu cầu
của sinh viên.

• Tài liệu tham khảo:
 Sách tham khảo tiếng Việt: Hầu hết các sách tham khảo tiếng
Việt là các sách chuyên ngành y có nội dung bám sát vào chương trình đào
tạo của trường, số ít còn lại là các sách kinh điển, các loại từ điển… Điểm hạn
chế của loại tài liệu này là số lượng cuốn bổ sung của mỗi đầu sách còn ít(5 bản).
 Sách tham khảo ngoại văn: Chủ yếu là sách tiếng Anh và tiếng
Pháp được xuất bản từ năm 2011 trở về trước với số lượng rất khiêm tốn.
Trên thực tế nguồn chính của kho sách ngoại văn là do tặng, biếu từ các cá
nhân, các tổ chức, tài trợ từ các dự án. Kinh phí dành cho việc bổ sung loại
hình tài liệu này hầu như không có do giá tài liệu quá đắt. Trong 2 năm gần
đây, thư viện liên tục nhận được nguồn tài trợ sách ngoại văn từ quỹ Châu Á
Thái Bình Dương nên số lượng sách ngoại văn cũng tăng lên đáng kể.
 Báo, tạp chí: Bao gồm tạp chí y học trong nước và phần lớn là
tạp chí y học nước ngoài. Hiện nay thư viện có 46 loại tạp chí tiếng Việt từ
năm1961 đến nay và khoảng 407 loại tạp chí tiếng Anh và tiếng Pháp từ năm
2011 trở về trước. Thông qua nguồn tài liệu này NDT có thể nắm được những
thông tin về y học trong và ngoài nước. Bên cạnh đó thư viện còn có các loại
báo ngày, báo tuần nhằm đáp ứng nhu cầu văn hóa giải trí, nâng cao hiểu biết
về mọi mặt trong xã hội cho NDT.
Do diện tích quá hẹp nên Thư viện trường ĐH Y HN không có kho
báo- tạp chí riêng biệt nhưng với sự sắp xếp hợp lý của cán bộ thư viện đã đáp
ứng được nhu cầu tin của bạn đọc trên mọi lĩnh vực, chủ yếu là y- dược. Các
loại báo- tạp chí Tiếng Việt được đặt tại phòng đọc, còn báo – tạp chí ngoại
văn được đặt tại phòng ngoại văn của Thư viện
Nguyễn Thị Lý
K55 TT-TV


Khóa luận tốt nghiệp
Tạp chí của Thư viện đã trở thành nguồn tin quan trọng góp phần mở

rộng, nâng cao kiến thức về mọ mặt, rèn luyện bản lĩnh chính trị, tu dưỡng
đạo đức, góp phần giúp bạn đọc tiếp cận với sự phát triển của khoa học kỹ
thuật hiện đại, nhanh chóng hoà nhập và đáp ứng những đòi hỏi của thời ký
công nghiệp hoá, hiện địa hoá đất nước.
 Tài liệu tra cứu: Gồm các loại bách khoa toàn thư, từ điển phổ
thông, từ điển chuyên ngành, sổ tay tra cứu…Hiện nay thư viện đang lưu giữ
rất nhiều tài liệu quý hiếm như: Bách khoa toàn thư bệnh học, EMC…
 Tài liệu không công bố:
Thông tin trong các tài liệu không công bố thường rất cập nhật, phong
phú , đa dạng nên nó là loại hình thông tin tham khảo rất có ích cho cán bộ và
sinh viên trong trường. Hiện nay, Thư viện có 9484 luận án, bao gồm luận án
tiến sĩ, luận văn thạc sĩ, bác sỹ chuyên khoa cấp 1, bác sỹ chuyên khoa cấp 2,
bác sỹ nội trú…của cán bộ và học viên sau đại học, các chuyên đề của nghiên
cứu sinh và nguồn tài liệu này được cập nhật từng ngày. Đây là nguồn tài liệu
“xám” có giá trị tham khảo, giá trị thực tiễn và có ý nghĩa như một tài tài liệu
tra cứu về một vấn đề, một đề tài cụ thể.
• Loại hình tài liệu hiện đại
Ngày nay với sự phát triển của khoa học kỹ thuật trong đó có công
nghệ thông tin. Bên cạnh các dạng tài liệu truyền thống còn xuất hiện các loại
hình tài liệu điện tử ngày càng phát triển. Như vậy ngoài việc quản lý các tài
liệu truyền thống tại các kho, thư viện còn phải quản lý nguồn tài liệu điện tử.
Thư viện trường ĐH Y HN có 2 mảng dữ liệu điện tử: CSDL thư mục,
CSDL quản lý bạn đọc trên phần mềm Ilib4.0 và CSDL khai thác trên mạng
thông qua các trang Web hoặc trên CD-ROM. Theo số liệu thống kê tính đến
tháng 10 năm 2013 CSDL của thư viện như sau:
Cơ sở dữ liệu
CSDL thư mục sách giáo trình

Số biểu ghi
31.957

Tỷ lệ (%)
33,6%

Nguyễn Thị Lý
K55 TT-TV


Khóa luận tốt nghiệp
CSDL thư mục sách tham khảo

11.358

11,9%

tiếngViệt và tiếng nước ngoài
CSDL thư mục bài báo, tạp chí

36.161

37,9%

tiếng Việt và tiếng nước ngoài
CSDL thư mục luận văn, luận án
9.484
16,6%
Tổng số
88960
100%
Bảng 2. Cơ sở dữ liệu điện tử trên phần mềm Ilib4.0

Cơ sở dữ liệu điện tử trên CD-ROM Medline, băng ghi hình và CSDL
toàn văn luận văn, luận án tính đến tháng 10 năm 2013 của Thư viện như sau:
Cơ sở dữ liệu điện tử
CD-ROM Medline

Số lượng
460 đĩa

Băng ghi hình
50 băng
CSDL toàn văn luận văn, luận án
7883 đĩa
Bảng 3. Cơ sở dữ liệu trên CD-ROM, băng ghi hình và toàn văn
luận án, luận văn
1.2. Những vấn đề về tổ chức và bảo quản vốn tài liệu ở thư viện Đại học
Y Hà Nội
Vốn tài liệu là cơ sở, nền tảng của mọi hoạt động thư viện, quyết định
sự tồn tại và phát triển của mọi thư viện. Để có tài liệu phong phú và đa dạng,
đáp ứng được nhu cầu của người đọc, bên cạnh việc bổ sung tài liệu thường
xuyên cần phải có cách tổ chức và bảo quản chúng một cách khoa học, hợp lý.
1.2.1. Những vấn đề về tổ chức vốn tài liệu.
Tổ chức kho sách là một loạt các thao tác nghiệp vụ kế tiếp nhau nhằm
làm cho vốn tài liệu có một trật tự nhất định trên các giá để sẵn sàng phục vụ
độc giả khi có yêu cầu và có chính sách bảo quản hợp lý nhất. Công tác tổ
chức kho sách trong mỗi thư viện phụ thuộc vào những chức năng , nhiệm vụ,
loại hình và thể loại thư viện. Ví dụ như quy trình tổ chức vốn tài liệu của một
Nguyễn Thị Lý
K55 TT-TV

Khóa luận tốt nghiệp
thư viện khoa hoc tổng hợp không thể giống như quy trình của một thư viện
chuyên ngành hay một thư viện phổ thông.
Ngoài ra Thư viện cũng cần hiểu rõ thành phần bạn đọc , trình độ học
vấn, nhu cầu, hứng thú của bạn đọc… khi tổ chức kho sách, để có thể tổ chức
kho sách và mục lục của mình một cách đúng đắn.
Các thao tác bao gồm:
• Xử lý tài liệu:
- Xử lý hình thức
- Xử lý nội dung
• Phương thức tổ chức vốn tài liệu
Phương thức tổ chức vốn tài liệu trong thư viện thực chất là cách tổ
chức tài liệu theo những tiêu chí khác nhau như theo loại hình tài liệu, theo
ngôn ngữ tài liệu, theo hình thức phục vụ… với mục đích:
- Tạo ra một trật tự trong kho tài liệu
- Tạo thuận lợi cho việc sử dụng tài liệu
- Nâng cao hiệu quả sử dụng vốn tài liệu
- Bảo quản lâu dài, tráng mất mát, hư hỏng
- Sử dụng được lâu bền, từ đó có thể tiết kiệm chi phí
Quá trình tổ chức kho có ý nghĩa to lớn đối với việc sử dụng tài liệu
của độc giả, bởi chỉ cần có những thiếu xót nhỏ cũng ảnh hưởng đến chất
lượng phục vụ bạn đọc.
1.2.2. Những vấn đề về bảo quản kho tài liệu.
Nhằm mục đích phục vụ bạn đọc ngày càng tốt hơn, ngoài việc làm thế
nào để bổ sung được nhiều tài liệu quý hiếm, sách có giá trị Thư viện Đại học
Y Hà Nội còn rất quan tâm, chú ý đặc biệt đến công tác bảo quản vốn tài liệu.
Bảo quản vốn tài liệu xét về mặt tổng thể chỉ là một khâu trong quy trình
nghiệp vụ của thư viện, song lại có vai trò cực kỳ quan trọng. Đó chỉ là những
chính sách và hoạt động thực tiễn đặc thù nhằm bảo vệ các tài liệu thư viện và
lưu giữ chúng không bị làm hỏng, huỷ hoại. Tất cả những công việc bảo quản

là nhằm kéo dài tuổi thọ của tài liệu, tránh sự mất mát, hư hỏng.
Cùng với tiềm năng về nhân lực, vật lực, nguồn lực thông tin, bảo
quản tốt tài liệu không những nâng cao uy tín, chất lượng hoạt động của thư
Nguyễn Thị Lý
K55 TT-TV


Khóa luận tốt nghiệp
viện mà còn tiết kiệm được ngân sách, quyết định đến sự tồn tại và phát triển
của Thư viện. Một thư viện có quy mô lớn, vốn tài liệu phong phú đa dạng,
tài liệu quý hiếm càng nhiều thì công tác bảo quản càng phải khoa học, chính
xác, quy trình quản lý càng phải nghiêm ngặt.
Việc bảo quản vốn tài liệu trong cơ quan thông tin thư viện được phân
chia thành hai loại: bảo quản dự phòng và bảo quản phục chế.
- Bảo quản dự phòng chú trọng đến việc ngăn chặn sự xuống cấp
của toàn bộ tài liệu nói chung.
- Bảo quản phục chế nhằm sửa lại tình trạng xuống cấp về mặt hoá
tính hoặc vật lý của tài liệu
1.3. Vai trò của công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu ở Thư viện Đại
học Y Hà Nội.
Việc tổ chức kho tài liệu có ý nghĩa vô cùng quan trọng, đã quyết định
nhiều vấn đề quan trọng như việc bảo quản và sử dụng tối đa tài liệu của thư
viện, việc thoã mãn nhu cầu của người đọc.
Trong quá trình tổ chức kho tài liệu, các thư viện đồng thời phải giải
quyết hai nhiệm vụ trái ngược nhau nhưng có mối quan hệ biện chứng với
nhau. Đó là việc sử dụng tích cực vốn tài liệu và việc bảo quản chúng lâu dài.
Nếu như tài liệu được sử dụng thường xuyên, đáp ứng được nhu cầu độc giả,
thì vốn tài liệu đó sẽ nhanh bị hư hỏng, ngược lại tài liệu ít được sử dụng thì
sẽ được bảo quản tốt. Chính vì vậy, nhiệm vụ của thư viện là phải giải quyết,
điều hoà hai mối mâu thuẫn đó, đảm bảo vừa có thể phục vụ bạn đọc một

cách tối đa nhưng vừa có thể bảo quản được vốn tài liệu một cách tốt nhất.
Thư viện ĐH Y HN cũng không nằm ngoài quy luật đó. Để giải quyết được
vấn đề này có hiệu quả thì phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố trong đó phải kể
đến công tác tổ chức vốn tài liệu.
Tổ chức kho sách còn giải quyết nhiệm vụ quan trọng đó là bảo quản
kho sách với tư cách là tài sản chung của xã hội, làm cho từng cuốn sách được

Nguyễn Thị Lý
K55 TT-TV


Khóa luận tốt nghiệp
bảo quản tốt nhất, nâng cao tuổi thọ của sách, phục chế các sách, báo, tạp chí
bị mất mát hư hỏng trước thời hạn.
Bảo quản vốn tài liệu là quá trình tác động nhằm giữ gìn chống mọi ảnh
hưởng xấu đến tài liệu và kéo dài tuổi thọ của tài liệu. Để bảo quản lâu dài
vốn tài liệu Thư viện ĐH Y HN có nhiều hình thức, biện pháp hữu hiện khắc
phục và phòng ngừa những nguyên nhân gây hư hỏng, mất mát tài liệu.
Bảo quản lâu dài vốn tài liệu nhằm mục đích đáp ứng thoả mãn nhu cầu
bạn đọc, giảm bớt số lần từ chối, phát huy giá trị vốn tài liệu, giảm bớt chi phí
không cần thiết để mua tài liệu bị mất, hư hỏng.
Những ý nghĩa trên đây cho thấy tầm quan trọng của công tác bảo quản
vốn tài liệu. Chính vì thế, khi đánh giá chất lượng công tác thư viện, bên cạnh
các hoạt động nghiệp vụ và hoạt động chuyên môn khác thì chúng ta còn phải
căn cứ vào kết quả hoạt động của công tác bảo quản, giữ gìn vốn tài liệu của
thư viện đó.
Tóm lại, các cơ quan thông tin - thư viện có nhiệm vụ thường xuyên
sưu tầm - tổ chức, sử dụng và bảo quản kho tài liệu nên mục đích chung của
việc tổ chức và bảo quản tài liệu là nhằm:
o

o
o
o
o

Tạo ra một trật tự nhất định trong kho
Tạo điều kiện thuận lợi cho việc sử dụng tài liệu
Nâng cao hiệu quả sử dụng vốn tài liệu.
Bảo quản lâu dài, tránh mất mát, hư hỏng.
Sử dụng lâu bền, tiết kiệm chi phí.

Nguyễn Thị Lý
K55 TT-TV


Khóa luận tốt nghiệp
CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ BẢO QUẢN VỐN TÀI
LIỆU TẠI THƯ VIỆN ĐẠI HỌC Y HÀ NỘI
2.1. Xử lý tài liệu
Xử lý tài liệu là một hoạt động nghiệp vụ không thể thiếu trong các thư
viện và cơ quan thông tin. Nó bao gồm hàng loạt các thao tác nghiệp vụ từ
tiếp nhận tài liệu, vào sổ đăng ký tổng quát, , mô tả tài liệu,phân loại, định từ
khoá, tóm tắt, chú giải tài liệu.. Đòi hỏi cán bộ phải có trình độ nghiệp vụ
chuyên môn cao. Từ kết quả xử lý tài liệu được sắp xếp một cách đúng đắn,
khoa học hợp lý.
Ngày nay với sự phát triển mạnh mẽ của KHCN, đặc biệt là công nghệ
thông tin đã làm gia tăng thông tin với một khối lượng khổng lồ đó là hiện
tượng “bùng nổ thông tin”. Hiện tượng này đã tạo ra sự mất tin, nhiễu tin. Vì
vậy, để NDT có được nguồn tin chính xác, đầy đủ, nhanh chóng là việc khó

khăn và phức tạp, đòi hỏi những người làm công tác thư viện cần thực hiện tốt
công tác xử lý tài liệu của cơ quan đó.
Ý thức được điều đó, Thư viện ĐH Y HN đã luôn làm tố công tác xử lý
tài liệu, có những kế hoạch, định hướng để công tác tổ chức vốn tài liệu hoạt
động có hiệu quả nhanh chóng hội nhập với các thư viện trong nước cũng như
trên thế giới.
Công tác xử lý tài liệu bao gồm xử lý hình thức và xử lý nội dung của
sách.
2.1.1.Xử lý hình thức.
Xử lý hình thức hay còn gọi là mô tả thư mục tài liệu là quá trình lựa
chọn các chi tiết đặc trưng của một tài liệu và trình bày chúng theo một quy
tắc nhất định nhằm giúp người dùng tin dễ dàng tìm thấy tài liệu. Kết quả của
việc xử lý là sách được sắp xếp một cách đúng đắn trên giá, lựa chọn sách
nhanh chóng và chính xác theo đúng yêu cầu của độc giả.
Nguyễn Thị Lý
K55 TT-TV


Khóa luận tốt nghiệp
Ở Thư viện ĐH Y HN, công tác xử lý tài liệu về hình thức bao gồm
các công đoạn: đăng ký tài liệu, đóng dấu, dán nhãn, ghi ký hiệu xếp giá.
•Đăng ký vốn tài liệu
Đăng ký vốn tài liệu là một khâu nghiệp vụ khá quan trọng trong công
tác thư viện nói chung và quá trình xử lý nói riêng. Đăng ký vốn tài liệu góp
phần bảo quản kho sách. Mỗi xuất bản phẩm nhập hay xuất ra khỏi thư viện
đều phải tiến hành công tác đăng ký để nắm được toàn bộ vốn tài liệu của thư
viện. Những cuốn sổ đăng ký được coi là nhưng tài liệu pháp lý chứng minh
tất cả các xuất bản phẩm đã được mua từ trước và mới mua về đều phải có
mặt. Qua đó thủ thư có thể báo cáo tình hình tài sản của thư viện và có thể
tiến hành kiểm tra thường xuyên kho sách.Và những tài liệu đã đăng ký là cơ

sở để thanh toán tài chính về công tác thư viện một cách rõ ràng, chính xác.
Để tiến hành đăng ký tài liệu có hiệu quả, phải đảm bảo các yêu cầu sau:
- Đảm bảo tính chính xác và đầy đủ những tin tức về vốn tài liệu
của thư viện
- Hình thức đăng ký đơn giản
- Phương pháp và hình thức đăng ký phải thống nhất
- Việc đăng ký phải kịp thời, linh hoạt
- Các tài liệu nhập và xuất ra khỏi thư viện phải được đăng ký
Khi tiến hành đăng ký, cán bộ thư viện đã thống nhất đơn vị đăng ký.
Đối với Thư viện ĐH Y HN có quy định đơn vị đăng ký cho sách là cuốn;
báo, tạp chí là từng số; đơn vị đăng ký tranh ảnh, bản đồ là tờ…
Tác dụng của việc đăng ký tài liệu:
- Đảm bảo tính đầy đủ và chính xác của tài liệu trong Thư viện,
thông qua việc vào sổ, mỗi một tài liệu của Thư viện sẽ có đầy đủ bằng chứng
để tra cứu, ngăn ngừa tổn thất nhằm nâng cao hiệu quả phục vụ.
- Thông qua việc đăng ký tài liệu có thể kịp thời phản ánh tình hình
hoạt động của toàn Thư viện, làm cơ sở để hoạch định kế hoạch công tác thư
viện nói chung và kế hoạch xây dựng kho sách nói riêng.

Nguyễn Thị Lý
K55 TT-TV


Khóa luận tốt nghiệp
- Việc đăng ký tài liệu có thể nêu lên những thống kê gọn và chính
xác làm cơ sở để báo cáo, tổng kết công tác của Thư viện.
Tài liệu sau khi được nhập về tiến hành dưới hai hình thức đăng ký là
đăng ký tổng quát và đăng ký cá biệt.
 Đăng ký tổng quát: là đăng ký cho từng lô sách, từng đợt sách,
theo hoá đơn chứng từ nhập vào Thư viện, giúp cho Thư viện nắm được tình

hình chung về vốn tài liệu của cơ quan.
Ở Thư viện ĐH Y HN việc đăng ký tổng quát cho tài liệu, bao
gồm các công việc:
- Ghi ngày, tháng, năm của lô sách mới nhập về
- Số thứ tự của lô sách mới nhập về
- Nguồn cung cấp sách
- Tổng số hoá đơn nhập về
- Số lượng mỗi loại sách là bao nhiêu
- Phần ghi chú đó là những điều cần lưu ý của lô sách
 Đăng ký cá biệt: là đăng ký từng cuốn sách, ghi vào sổ tài sản của
thư viện để nắm vững tình hình lưu thông của từng cuốn sách. Việc đăng ký
cá biệt còn có chức năng thông tin. Vì qua đó Thư viện có thể nắm rõ được
tình trạng của kho sách; sự phân phối kho sách theo từng loại hình ấn phẩm,
theo ngôn ngữ, theo đối tượng; nắm rõ thư viện có sách gì và thiếu sách gì.
Ở Thư viện ĐH Y HN một cuốn sổ đăng ký cá biệt bao gồm các cột:
- Cột ghi ngày vào sổ: phải ghi đúng ngày vào sổ
- Cột số thứ tự: ghi số thứ tự của mỗi cuốn sách khi vào sổ
mỗi cuốn có một ký hiệu riêng
- Cột tác giả và tên sách:họ đệm trước, tên tác giả sau, sau đó
đến sách.
- Cột kiểm kê.
- Cột xuất bản: ghi năm xuất bản mới nhất của cuốn sách.
- Cột giá tiền: ghi giá tiền( nếu có), còn nếu là sách tặng thì
ghi vào cột ghi chú.
- Cột số vào sổ tổng quát: ghi số thứ tự của số đăng ký tổng quát
- Cột môn loại: ghi tên môn loại tri thức của cuốn sách đó.
- Cột ngày vào sổ.

Nguyễn Thị Lý
K55 TT-TV

Khóa luận tốt nghiệp
- Cột phụ chú: ghi những thông tin bổ sung liên quan đến
cuốn sách đó, do người nhận sách ký.
Ở Thư viện ĐH Y HN việc đăng ký tài liệu được thực hiện một
cách đều đặn, nghiêm túc, chính xác và thống nhất. Các tài liệu nhập về Thư
viện được tiến hành đăng ký tổng quát và đăng ký cá biệt, do phòng Biên mục
đảm nhiệm. Sổ ĐKCB là tài liệu rất quan trọng của Thư viện nên được giữ
gìn, bảo quản lâu dài, cẩn thận. Số ĐKCB: là số liên tục – không được đảo số,
nhảy số.
Việc đăng ký cá biệt có những ưu và nhược điểm sau:
- Về ưu điểm:
+ Mỗi tài liệu trong Thư viện được đăng ký rõ ràng
+ Mỗi tài liệu có một số đăng ký riêng;
+ Nhìn vào sổ đăng ký và các trang đăng ký có thể biết rõ tài
liệu nhập vào kho.
- Nhược điểm của sổ ĐKCB:
+ Số ĐKCB tăng nhanh, bộ phận phòng Biên mục phải quản lý
nhiều sổ.
+ Đăng ký trùng nhiều động tác lặp nên mất thời gian. Ví dụ một
tài liệu có 30 bản sẽ phải đăng ký 30 lần.
• Đóng dấu:
Chỉ đóng dấu những tài liệu nhập vào thư viện. Ý nghĩa của việc làm
này là xác định chủ quyền của tài liệu thuộc về thư viện và cố định chúng vào
thư viện.
- Tài liệu sau khi đóng dấu trở thành tài sản của thư viện.
- Tránh nhầm lẫn tài liệu giữa các thư viện.
- Giúp cán bộ thư viện kiểm tra tài liệu thuộc thư viện mình.
Ở Thư viện ĐH Y HN, dấu có hình chữ nhật kèm theo ô để ghi số ĐKCB

của tài liệu, dấu được đóng ở trang tên sách trên những yếu tố xuất bản.
Ví dụ:
Nguyễn Thị Lý
K55 TT-TV