Tổ chức và hoạt động của Thư viện Trường Đại học Thuỷ lợi-Hà Nội

Khóa luận tốt nghiệp
MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Trường đại học Thuỷ lợi (Trường ĐHTL) đóng vai trị quan trọng trong
sự nghiệp giáo dục và đào tạo của đất nước nói riêng cũng như sự nghiệp đẩy
mạnh cơng nghiệp hóa, hiện đại hóa của đất nước nói chung.
Trường ĐHTL là trường đại học đầu ngành, đào tạo nguồn nhân lực
trình độ cao và là Trung tâm khoa học, chuyển giao công nghệ trong các lĩnh
vực: Thủy lợi, Thủy điện, Tài ngun nước và Mơi trường, phịng chống và
giảm nhẹ thiên tai có uy tín. Khơng dừng lại ở đó Trường cịn là nơi đào tạo
đội ngũ cán bộ khoa học đáp ứng nhu cầu của các lĩnh vực khác vì những kỹ
sư Thủy lợi khơng đơn thuần chỉ là những kỹ sư chun xây dựng các cơng
trình Thủy lợi, thủy điện hay dân dụng mà cịn có những kỹ sư chuyên làm
việc các ngành liên quan đến quản lý, khai thác, bảo vệ nguồn tài nguyên
nước quý giá của đất nước.
Trong những năm gần đây Trường có nhiều chuyển biến như tiến hành
đào tạo theo tín chỉ, thí điểm chương trình tiên tiến cũng như đang quyết tâm
thực hiện mục tiêu trong giai đoạn 2006-2020 sẽ đưa Trường trở thành một
trong mười trường đại học hàng đầu của Việt Nam (Chiến lược phát triển của
Trường Đại học Thủy lợi giai đoạn 2006-2020 đã được Bộ trưởng Bộ Nông
Nghiệp và Phát triển Nông thôn phê duyệt vào năm 2006).
Thư viện Trường ĐHTL (Thư viện) là một bộ phận hữu cơ gắn kết với
Trường. Sự phát triển của Trường gắn liền với sự phát triển của Thư viện.
Khả năng cung cấp thông tin của Thư viện trong việc thúc đẩy học tập, nghiên
cứu là một trong những yếu tố quyết định chất lượng giáo dục-đào tạo của
Trường vì qúa trình giáo dục - đào tạo gắn bó chặt chẽ với q trình chuyển
giao thơng tin. Để có thể phù hợp vói những chuyển biến về giáo dục và đào
tạo cũng như mục tiêu chiến lược của Trường, Thư viện đang đứng trước
những nhiệm vụ lớn lao làm thế nào để hỗ trợ tốt hơn trong công tác học tập,
giảng dạy và nghiên cứu của Nhà trường.
Trần Lương Hiền

1

Lớp: K50 - TT-TV


Khóa luận tốt nghiệp
Để Thư viện có khả năng cung cấp thông tin phục vụ học tập và nghiên
cứu của Trường đòi hỏi tổ chức và hoạt động của Thư viện phải ln ln đổi
mới. Nhằm mục đích nghiên cứu khảo sát, đánh giá thực trạng tổ chức và hoạt
động của Thư viện, tìm hiểu những mặt mạnh và mặt yếu để từ đó đề xuất
những giải pháp nhằm hồn thiện nâng cao hiệu quả phục vụ bạn đọc, xây
dựng Thư viện ngày một phát triển, góp phần vào sự nghiệp giáo dục và đào
tạo chung của Nhà trường, tác giả đã chọn đề tài “Tổ chức và hoạt động của
Thư viện Trường Đại học Thuỷ lợi-Hà Nội” làm đề tài khố luận tốt nghiệp
của mình.
2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
2.1 Mục đích nghiên cứu
Nâng cao tổ chức và hoạt động của Thư viện Trường ĐHTL
2.2 Nhiệm vụ nghiên cứu
- Tìm hiểu khái quát Thư viện Trường ĐHTL
- Nghiên cứu và phân tích thực trạng tổ chức và hoạt động cũng như
phương hướng phát triển của Thư viện Trường ĐHTL
- Đánh giá về thực trạng tổ chức và hoạt động tại Thư viện Trường ĐHTL
- Đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức và hoạt động đó tại Thư
viện Trường ĐHTL
3. Tình hình nghiên cứu theo hướng đề tài
Tính đến nay đã có một số đề tài viết về Thư viện. Khóa luận “Tìm
hiểu sản phẩm và dịch vụ thông tin, Thư viện của Trường Đại học Thủy lợi Hà Nội (2008)” của tác giả Ngô Thị Bích Huệ tập trung tìm hiểu thực trạng và
phân tích các loại hình sản phẩm, dịch vụ liên quan đến hoạt động xử lý thông

tin của Thư viện. Đề tài “Tìm hiểu vấn đề tổ chức lao động khoa học trong
hoạt động thư viện” của tác giả Mai Thị Ngân nêu tổng quát ngắn gọn về tổ
chức lao động khoa học trong hoạt động của Thư viện (09 trang).
Do vậy, tính đến thời điểm này chưa có đề tài nào nghiên cứu về tổ
chức và hoạt động của Thư viện.

Trần Lương Hiền

2

Lớp: K50 - TT-TV


Khóa luận tốt nghiệp
Vì vậy, đề tài “Tổ chức và hoạt động của Thư viện Trường Đại học
Thủy lợi - Hà Nội” của tác giả hoàn toàn mới.
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
4.1 Đối tượng nghiên cứu: Tổ chức và hoạt động của Thư viện ĐHTL.
4.2 Phạm vi nghiên cứu: Thư viện ĐHTL tại thời điểm diễn ra cuộc nghiên
cứu tháng tháng 4 năm 2009.
5. Phương pháp nghiên cứu
5.1 Phương pháp luận
Quan điểm của chủ nghĩa duy vật biện chứng, duy vật lịch sử, quan
điểm của Đảng và nhà nước về công tác sách báo và thư viện
5.2 Phương pháp cụ thể
Khoá luận sử dụng các phương pháp sau:
- Phương pháp phỏng vấn trực tiếp
- Phương pháp phân tích tổng hợp tài liệu
- Phương pháp thống kê số liệu
- Phương pháp quan sát

6. Đóng góp về lý luận và thực tiễn
6.1 Đóng góp về lý luận
Góp phần khẳng định lại lý thuyết về tổ chức và hoạt động Thư viện
được áp dụng tại Thư viện Trường ĐHTL
Góp phần khẳng định lại vị trí vai trị to lớn của tổ chức và hoạt động của
cơ quan thông tin - Thư viện ảnh hưởng đến hiệu quả phục vụ NDT.
6.2 Đóng góp về thực tiễn
Đề ra các giải pháp giúp Thư viện điều chỉnh tổ chức và hoạt động của
mình để đáp ứng được tốt hơn nhu cầu tin của NDT.

Trần Lương Hiền

3

Lớp: K50 - TT-TV


Khóa luận tốt nghiệp
CHƯƠNG 1
KHÁI QUÁT VỀ THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC THỦY LỢI
1.1 Khái quát lịch sử ra đời và phát triển của Thư viện

Hình 1: Thư viện Trường Đại học Thuỷ lợi
Thư viện Trường ĐHTL (Thư viện) ra đời song hành cùng với sự thành
lập Học viện Thủy lợi - Điện Lực vào năm 1959 (Nay là Đại học Thủy lợi). Khi
mới thành lập, Thư viện chỉ là một tổ trực thuộc phòng Đào Tạo. Từ năm 1989,
Thư viện được tách ra thành một đơn vị độc lập trực thuộc Ban giám hiệu.
Trước tháng 6 / 2005, Thư viện nằm trên tầng 5 nhà A1. Sau khi cơ sở
hạ tầng của Nhà trường được đầu tư xây dựng ngày 28 / 6 / 2005 Thư viện
chính thức chuyển về tịa nhà A45 với diện tích sử dụng khoảng 2.080m 2. Từ

năm 2005 - 2006, Thư viện được trang bị hoàn toàn mới về cơ sở vật chất
tương đối đồng bộ cho tất cả các phịng ban. Từ đó, Thư viện được chuyển từ
phương thức phục vụ truyền thống sang phương thức phục vụ hiện đại.
Tại Thư viện, kho mở đã chính thức hoạt động từ tháng 3 năm 2006 với
sự trợ giúp của hệ thống an ninh như cổng từ, chỉ từ, tem từ, máy khử / nạp
từ. Tài liệu là sách tham khảo được gắn chỉ từ.
Theo thống kê, tính đến tháng 3 / 2007, Thư viện có 428 tên với 205.090
bản giáo trình, 18 tài liệu là giáo trình điện tử; tài liệu tham khảo bằng tiếng Việt
trong kho mở là 6.751 tên với 14.976 bản, trong kho lưu trữ là 2.406 tên với
Trần Lương Hiền

4

Lớp: K50 - TT-TV


Khóa luận tốt nghiệp
3.969 bản, tài liệu tham khảo tiếng Tiếng Anh từ Dự án Đan Mạch là 310 tên
với 495 bản, tài liệu tham khảo tiếng Tiếng Anh từ Dự án Hà Lan là 290 tên với
332 bản (chỉ tính những tài liệu được cập nhật từ 2000 đến tháng 3 / 2007)...
Cũng theo thống kê trên, Thư viện đã sử dụng phần mềm Quản lý Thư
viện Libol 6.0 của cơng ty Tinh Vân. Ngồi ra Thư viện có mạng LAN kết nối
với Internet bằng 1 đường ADSL độc lập và khoảng 60 máy tính nối mạng
(20 máy trạm phục vụ bạn đọc tra cứu tìm tin; 28 máy tính trong phịng
Multimedia; 12 máy tính cho các cán bộ làm nghiệp vụ). Bên cạnh đó Thư
viện cịn có hệ thống an ninh Thư viện là cổng từ 3M, các loại tem từ dùng
cho sách, băng, đĩa, 01 máy khử từ / nạp lại từ cho sách và các loại tài liệu...
Ngồi ra trong khn viên của mình, Thư viện có các phịng tự học
dành cho sinh viên có các cứa kính lớn để tận dụng ánh nắng thiên nhiên,
những góc học tập được bố trí ngồi hành lang, một không gian yên tĩnh với

những chậu cây, đồ đạc bạn đọc bạn mang theo được cất trong những ngăn tủ
và họ là người cầm chìa khố.
Từ năm 2008 đến nay Thư viện có nhiều chuyển biến về tổ chức và
hoạt động [xem thêm phần 2.1.2]
Tóm lại với sự phát triển của mình, Thư viện góp phần nâng cao chất
lượng giảng dạy của nhà trường trong khâu then chốt là đổi mới phương pháp
dạy và học trong đó người học được đặt ở vị trí trung tâm.
Căn cứ theo Chiến lược phát triển của Trường giai đoạn 2006-2020 đã
được Bộ trưởng Bộ Nông Nghiệp và Phát triển Nông thôn phê duyệt vào năm
2006 trong đó đưa ra chiến lược phát triển Thư viện Trường ĐHTL gồm một
số nội dung sau:
“Phát triển mở rộng Thư viện điện tử, xây dựng Thư viện số là một
trong những Trung tâm học liệu hàng đầu của cả nước đáp ứng mơ hình cải
tiến phương pháp giảng dạy và đào tạo theo học chế tín chỉ của nhà Trường”
“Thư viện Trường ĐHTL sẽ được phát triển thành Thư viện điện tử và
được kết nối trực tiếp với mạng lưới Thư viện quốc gia.”

Trần Lương Hiền

5

Lớp: K50 - TT-TV


Khóa luận tốt nghiệp
Trong Chiến lược đề ra “Lộ trình thực hiện chiến lược” cho Thư viện ở
các giai đoạn 2006-2010, giai đoạn 2011-2015 và giai đoạn 2016-2020. Giai
đoạn một và hai, Thư viện chủ yếu tiếp tục được đầu tư nâng cấp hiện đại hoá
trong khi giai đoạn ba Thư viện không những được tiếp tục đầu tư nâng cấp
mà còn phát triển thêm một bước là kết nối trực tiếp với mạng lưới Thư viện

quốc gia.
Để thực hiện lộ trình đó, chiến lược đề ra các giải pháp mà Thư viện
cần thực hiện trong từng giai đoạn. Trước mắt năm 2009-2010, Thư viện cần
phải triển khai phục vụ độc giả 24h / 24h, thực hiện hoạt động của Thư viện
theo mơ hình Thư viện điện tử và chuẩn bị kế hoạch hoạt động của Thư viện
cho các giai đoạn sau.
1.2 Chức năng và nhiệm vụ của Thư viện
1.2.1 Chức năng của Thư viện
Căn cứ theo quyết định số 1154 / QĐ-ĐHTL-TCCB ngày 16 tháng 10
năm 2006 về việc ban hành chức năng, nhiệm vụ của các phòng, ban quản lý
và phục vụ của hiệu trưởng Trường, Thư viện có chức năng cơ bản sau:
“Giúp Hiệu trưởng về các công tác: Công tác thông tin-thư viện; công
tác phục vụ độc giả tại thư viện; công tác cho mượn tài liệu, giáo trình phục
vụ giảng dạy, nghiên cứu và học tập đối với cán bộ viên chức và sinh viên của
Trường.”
Nói cách khác, Chức năng của Thư viện như sau:
- Phục vụ tài liệu, thông tin cho công tác giáo dục, đào tạo và nghiên cứu
khoa học, tạo nguồn nhân lực có đủ trình độ phát triển Thủy lợi của đất nước.
- Nghiên cứu, thu thập, bổ sung, xử lý tài liệu khoa học kỹ thuật công
nghệ thuỷ lợi và các tài liệu khác thuộc các lĩnh vực liên quan phục vụ cho
việc giảng dạy, học tập, nghiên cứu khoa học của cán bộ, giảng viên và sinh
viên của Nhà trường

Trần Lương Hiền

6

Lớp: K50 - TT-TV

Khóa luận tốt nghiệp
1.2.2 Nhiệm vụ của Thư viện
Căn cứ theo quyết định số 1154 / QĐ-ĐHTL-TCCB ngày16 tháng 10
năm 2006 về việc ban hành chức năng, nhiệm vụ của các phòng, ban quản lý
và phục vụ của hiệu trưởng Trường, Thư viện có những nhiệm vụ cơ bản sau:
- Xây dựng kế hoạch dài hạn và hàng năm về việc bổ sung, cập nhật
tài liệu, giáo trình, sách, báo và các tạp chí với các chủ đề phù hợp đáp ứng
yêu cầu giảng dạy, nghiên cứu và học tập của Trường.
- Quản lý công tác biên soạn và in ấn giáo trình, tài liệu giảng dạy và
học tập của Trường.
- Tập hợp, phân loại tài liệu theo chuẩn quốc gia và quốc tế; cập nhật,
xử lý và bảo quản thơng tin trên máy tính, tổ chức khai thác và truyền thơng
tin đến độc giả.
- Phục vụ sách, giáo trình, bài giảng, tài liệu tham khảo, báo, tạp chí và
các loại tư liệu khác cho độc giả tại Thư viện.
- Phục vụ cho mượn về nhà gồm: sách, giáo trình, bài giảng, tài liệu
tham khảo, báo, tạp chí và các loại tư liệu khác.
- Quản lý, sử dụng hiệu quả các trang thiết bị và cơ sở vật chất của Thư
viện theo hướng hiện đại hóa.
- Tham mưu và giúp hiệu trưởng về công tác Thư viện ở địa bàn xa
trường: Trung tâm Đại học 2 (Tại Ninh Thuận) và Cơ sở 2 (Tại Thành phố Hồ
Chí Minh)
1.3 Đặc điểm NDT và nhu cầu tin của họ tại Thư viện
Khái niệm người dùng tin (NDT): “NDT là người sử dụng thơng tin để
thõa mãn nhu cầu của mình” [12, 9]
Như vậy NDT trước hết là người sử dụng thông tin để thõa mãn nhu
cầu tin, là chủ thể nhu cầu tin. Đồng thời NDT chỉ có thể trở thành NDT khi
họ sử dụng thơng tin, hoặc có điều kiện sử dụng thơng tin, thõa mãn nhu cầu
của mình [12, 9]

Trần Lương Hiền

7

Lớp: K50 - TT-TV


Khóa luận tốt nghiệp
Theo quan điểm của Mác xít có thể coi nhu cầu tin là đòi hỏi khách
quan của con người (cá nhân, nhóm, xã hội), đối với việc tiếp nhận và sử
dụng thơng tin, nhằm duy trì hoạt động sống của con người [12, 9]
Cơ bản Thư viện phục vụ chủ yếu cho 03 nhóm NDT là nhóm cán bộ
chủ chốt; nhóm nhóm giảng viên, cán bộ nghiên cứu và nhóm nghiên cứu
sinh, học viên cao học và sinh viên.
*Nhóm cán bộ chủ chốt:
Số lượng: Theo báo cáo thực trạng chất lượng giáo dục Đại học của
Trường (10 / 11 / 2008), nhóm NDT này bao gồm 49 người trong đó, Ban
Giám hiệu (05 người), bí thư Đảng Ủy, chủ tịch Hội đồng trường, chủ tịch
Cơng đồn, bí thư Đồn TNCS. HCM, trưởng ban nữ cơng, chủ tịch Hội sinh
viên, các phòng chức năng (11 người), các văn phòng (02 người), các trung
tâm (06 người), các khoa (11 người), các ban (05 người), các viện (03 người),
công ty tư vấn và chuyển giao công nghệ (01 người).
Đặc điểm nhu cầu tin: Nhu cầu nội dung thơng tin nhóm NDT này
cao và bền vững; vừa rộng (thơng tin chính trị, pháp luật, kinh tế ...) vừa sâu
(thông tin về ngành Thủy lợi, Thuỷ điện, Tài nguyên nước và môi trường) và
thơng tin địi hỏi có độ chính xác cao và có tính logic. Xét về nhu cầu hình
thức thơng tin, nhóm NDT này có xu hướng thích thơng tin đã được xử lý,
đánh giá, cơ đọng, bao gói và đảm bảo tính chính xác. Xét nhu cầu về tính
thời gian, nhóm NDT này địi hỏi những thơng tin mới nhất và có tính thời sự
cao. Xét về ngơn ngữ thơng tin, nhóm NDT này cần sử dụng tài liệu nhiều

ngơn ngữ khác nhau tuy nhiên họ có xu hướng sử dụng các tài liệu tiếng nước
ngoài đã xử lý thơng tin (dịch, tóm tắt, tổng quan...). Với họ thơng tin là đối
tượng lao động vừa là công cụ của quản lý. Một bộ phận cán bộ chủ chốt của
Trường vừa thực hiện nhiệm vụ quản lý vừa kiêm nhiệm giảng dạy nên họ có
nhu cầu về thơng tin chun môn về các lĩnh vực của ngành Thủy lợi và các
ngành liên quan.

Trần Lương Hiền

8

Lớp: K50 - TT-TV


Khóa luận tốt nghiệp
*Nhóm giảng viên, cán bộ nghiên cứu:
Số lượng: Theo báo cáo thực trạng chất lượng giáo dục Đại học của
Trường (10 / 11 / 2008), nhóm NDT này bao gồm 616 người (chỉ tính những
cán bộ, giảng viên trực tiếp giảng dạy trong 5 năm gần đây). Trong năm 2008,
Trường có 06 Giáo sư, 52 Phó giáo sư, 96 Tiến sĩ, 188 Thạc sĩ.
Đặc điểm nhu cầu tin: Đây là nhóm NDT quan trọng của Thư viện
đặc biệt trong thời đại hiện nay chất lượng giảng dạy, chất lượng nghiên cứu
khoa học đòi hỏi liên tục nâng cao. Họ thường xun có nhu cầu thơng tin để
phục vụ công tác giảng dạy và nghiên cứu. Nhu cầu nội dung thơng tin của
nhóm NDT này cao và bền vững (chất lượng cơng trình nghiên cứu phụ thuộc
vào chất lượng thông tin); thông tin vừa rộng vừa sâu (thông tin chuyên sâu
về ngành Thủy lợi cũng như các ngành liên quan). Bên cạnh đó, họ cịn coi
trọng đến tính logic của thơng tin. Nhu cầu hình thức thơng tin của họ rất đa
dạng và phong phú (tài liệu truyền thống và tài liệu hiện đại). Nhóm NDT này
cần thơng tin mới, kịp thời và có thể sử dụng tài liệu ở các ngôn ngữ khác

nhau. Khi sử dụng thông tin nhóm NDT này sẽ tạo ra nguồn tài liệu xám hết
sức quan trọng. Đây là nguồn đầu vào để cán bộ tạo ra các sản phẩm có giá trị
gia tăng.
*Nhóm nghiên cứu sinh, học viên cao học và sinh viên
Số lượng:Theo báo cáo thực trạng chất lượng giáo dục Đại học của
Trường (10 / 11 / 2008), năm học 2007-2008, tổng số người học tại Trường là
6374 người. Đây là nhóm NDT lớn nhất về số lượng bao gồm nghiên cứu sinh.
học viên cao học và sinh vên các hệ Đại học, Cao đẳng, sinh viên hệ liên thông.
Đặc điểm nhu cầu tin:
Nhóm NDT này khơng chỉ tiếp thu các kiến thức do các giảng viên và
cán bộ nghiên cứu truyền đạt lại để tạo vốn kiến thức nền tảng cho mình mà
họ cịn chủ động tìm kiếm các kiến thức bổ trợ khác phục vụ cho học tập và
nghiên cứu khoa học.

Trần Lương Hiền

9

Lớp: K50 - TT-TV


Khóa luận tốt nghiệp
Nghiên cứu sinh, học viên cao học chủ yếu cần thơng tin có tính chất
chun ngành, phù hợp chương trình đào tạo và phù hợp với đề tài nghiên cứu
họ tiến hành. Trong khi đó, nhu cầu tin của sinh viên chịu sự chi phối của
chương trình đào tạo của từng ngành cũng như định hướng nghề nghiệp của
họ. Vì vậy họ chủ yếu cần thơng tin phục vụ học tập, các thông tin phục vụ
nghiên cứu khoa học; các thông tin phục vụ các cuộc thi và hỗ trợ các kỹ năng
cho công việc sau này... Ngồi ra nhóm NDT này cịn chú ý tới các thơng tin
giải trí (nghệ thuật, thời trang ...) phục vụ đời sống tinh thần.

Trong số NDT là sinh viên cũng có sự khác biệt về nhu cầu tin giữa
sinh viên đầu cấp và cuối cấp. Các sinh viên năm thứ nhất, thứ hai chủ yếu
cần thông tin về các môn học đại cương và các thông tin chuyên ngành đào
tạo phục vụ học tập và nghiên cứu khoa học. Trong khi đó, sinh viên năm thứ
ba và sinh viên năm cuối ngoài việc tiếp thu kiến thức mà giảng viên mang lại
họ còn ý thức về việc phải nắm vững chuyên môn, nghiệp vụ, thành thạo
ngoại ngữ, thành tạo tin học ứng dụng, có kỹ năng giao tiếp tốt, có kỹ năng
trong quản lý công việc...nên nhu cầu tin của họ đa dạng hơn. Bên cạnh đó, để
phục vụ cho các bài tập lớn, các báo cáo thực tập, và làm đồ án tốt nghiệp,
sinh viên cuối cấp rất cần các thông tin chuyên ngành liên quan chặt chẽ đến
đề tài.

Trần Lương Hiền

10

Lớp: K50 - TT-TV


Khóa luận tốt nghiệp
CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA THƯ VIỆN
TRƯỜNG ĐẠI HỌC THỦY LỢI
2.1 Tổ chức của Thư viện
2.1.1 Đội ngũ cán bộ của Thư viện
Số lượng cán bộ Thư viện gồm 18 người trong đó biên chế là 10 người,
hợp đồng là 08 người. Nếu tính cả nhân viên tại quầy trực và quầy sách thì
đội ngũ nhân viên Thư viện là 21 người. Đội ngũ cán bộ Thư viện được phân
chia theo các tiêu chí sau:
*Theo các phịng ban: Thư viện bao gồm Ban giám đốc (01 người),

phòng nghiệp vụ (04 người), phòng ngoại văn (01 người), phịng đọc mở (05
người), phịng giáo trình (03 người), phịng báo-tạp chí (02 người), phịng kỹ
thuật-tin học (02 người)
Các phòng ban
Số lượng
Ban giám đốc
01
Phòng Nghiệp vụ
04
Phòng Ngoại văn
01
Phịng đọc mở
05
Phịng Giáo trình
03
Phịng Báo-tạp chí
02
Phịng Kỹ thuật-tin học
02
Tổng cán bộ Thư viện 18
Bảng 1: Phòng ban Thư viện
Ban giám đốc: Bao gồm Giám đốc và phó Giám đốc. Giám đốc phụ
trách chung các công tác của thư viện, các cơng tác xuất bản giáo trình, tài
liệu, việc tin học hóa và nghiệp vụ thư viện. Phó giám đốc phụ trách công tác
phục vụ bạn đọc, cơ sở vật chất và nội chính.
Phịng nghiệp vụ: Phịng này có nhiệm vụ xử lý tài liệu (Biên mục tài
liệu) bao gồm xử lý hình thức và xử lý nội dung tài liệu; xây dựng và quản trị cơ
Trần Lương Hiền

11

Lớp: K50 - TT-TV


Khóa luận tốt nghiệp
sở dữ liệu (CSDL), CSDL độc giả, ứng dụng phần mềm libol6.0 và giới thiệu
sách với các hình thức khác nhau như trưng bày, đưa tài liệu lên web thư viện.

BAN GIÁM ĐỐC

PHÒNG NGHIỆP VỤ

BỘ PHẬN PHỤC VỤ

BỘ PHẬN
KỸ THUẬT TIN HỌC

PHỊNG
BÁOTẠP CHÍ

PHỊNG
ĐỌC
MỞ

SERVER, PCs
TERMINALS

PHỊNG
GIÁO
TRÌNH

PHỊNG
NGOẠI
VĂN

MULTI
MEDIA

Sơ đồ 1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Thư viện
Theo khảo sát 04 cán bộ ở phịng xử lý nghiệp vụ thì 100% cán bộ sẵn
sàng cho việc nâng cao trình độ trong đó 04 cán bộ muốn nâng cao trình độ
ngoại ngữ, có 03 cán bộ muốn học thêm về tin học, có 02 cán bộ muốn học
thêm về cơng tác phân loại, có 02 muốn học thêm về định từ khóa, có 03 cán
bộ muốn học thêm về định chủ đề, có 02 cán bộ muốn học thêm về tóm tắt, có
03 cán bộ muốn học thêm về các chuẩn, các khổ mẫu, các quy tắc, có 01 cán
bộ muốn học thêm về tổng hợp và phân tích thơng tin.

Trần Lương Hiền

12

Lớp: K50 - TT-TV


Khóa luận tốt nghiệp
Bộ phận phục vụ bạn đọc: Bao gồm phịng Báo-tạp chí, phịng Giáo
trình, phịng Đọc mở, phịng Ngoại văn. Các phịng phục vụ có nhiệm vụ nhận
tài liệu, sắp xếp, bảo quản và phục vụ; hướng dẫn bạn đọc sử dụng thư viện;
quản lý mượn trả tài liệu và tư vấn cho cán bộ bổ sung tài liệu.
Theo khảo sát 10 cán bộ về công tác phục vụ thì 10 cán bộ muốn học

ngoại ngữ, 10 cán bộ muốn học tin học, 07 cán bộ muốn học các kỹ năng và
kiến thức phục vụ bạn đọc, 07 cán bộ muốn học sử dụng các cơng cụ tìm
kiếm hiện đại, 6 cán bộ muốn học tư vấn thông tin cho bạn đọc, 03 cán bộ
muốn học kỹ năng giao tiếp, 2 cán bộ muốn học kỹ năng làm việc nhóm, 01
cán bộ muốn học kỹ năng trình bày.
Bộ phận kỹ thuật-tin học: Bao gồm phòng server, PCs, Terminal và và
phòng multimedia. Phòng server, PCs, Terminal chịu hoạt động ứng dụng
công nghệ thông tin trong các khâu công tác Thư viện và xây dựng trang web
thư viện, quản trị hệ thống mạng và các thiết bị mạng. Các máy trong phịng
multimedia được nối mạng, phục vụ miễn phí cho sinh viên.
*Theo các tiêu chí khác: Hiện tại Thư viện có 02 cán bộ tốt nghiệp
Trung học, có 14 cán bộ có trình độ Đại học và cao đẳng và có 02 cán bộ có
trình độ thạc sĩ. Trong số đó, 06 cán bộ đã được đào tạo theo ngành Thông
tin-Thư viện, 03 cán bộ được đào tạo theo chuyên ngành Công nghệ thông tin,
02 cán bộ được đào tạo theo chuyên ngành Ngoại ngữ, và có 07 cán bộ các
chuyên ngành khác. Số cán bộ nữ của Thư viện là 14 người, số cán nam là 04
người; số cán bộ chuẩn bị về hưu là 03 người và số cán bộ có tuổi đời 30 tuổi
trỏ xuống là 05 người.
2.1.2 Cơ sở vật chất của Thư viện
Hiện nay, Trụ sở và trang thiết bị của Thư viện tương đối khang trang.
*Trụ sở Thư viện:
Diện tích sử dụng của Thư viện khoảng 2.080m2. Tổng diện tích các kho của
Thư viện là 530 m2 trong đó diện tích kho mở là 164m2, diện tích kho ngoại văn là 66
m2, diện tích kho giáo trình là 210 m2, diện tích kho lưu là 90 m2
Loại kho
Trần Lương Hiền

Diện tích (m2)
13

Lớp: K50 - TT-TV


Khóa luận tốt nghiệp
Kho Mở
164
Kho Ngoại văn
66
Kho Giáo trình
210
Kho TLTK xuất bản trước 1995
90 (lưu trữ)
2
Tổng diện tích các kho 530 m
Bảng 2: Diện tích các kho của Thư viện
Tổng diện tích các phịng phục vụ của Thư viện khoảng 1136m 2. Trong
đó diện tích phịng hội thảo là 38m 2, diện tích phịng đọc đa phương tiện là
86m2, diện tích phịng báo-tạp chí là 132m 2, diện tích Sảnh T1 là 185 m 2, diện
tích phịng đọc mở là 233m2, diện tích phịng học tự học là 462m 2. Diện tích
các hạng mục cịn lại bao gồm các phịng cán bộ, phòng máy chủ, hành
lang....còn lại vào khoảng 414 m2.
Loại phịng
Diện tích (m2)
Phịng hội thảo
38
Phịng đọc đa phương tiện
86
Phịng Báo-Tạp chí
132
Sảnh T1 (Sân)

185
Phịng đọc Mở
233
Phịng tự học tầng 3
462
Tổng diện tích các phịng phục vụ (mượn và đọc) là 1136 m2
Bảng 3: Diện tích các phịng ban của Thư viện
*Trang thiết bị Thư viện:
Cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin của Thư viện bao gồm hệ thống
mạng, hệ thống máy chủ và máy trạm, thiết bị an toàn thông tin và thiết bị
ngoại vi...
Từ năm đầu năm 2007 đến nay Thư viện có hệ thống mạng LAN kết
nối với Internet bằng 1 đường ADSL độc lập.

Trần Lương Hiền

14

Lớp: K50 - TT-TV


Khóa luận tốt nghiệp
Hệ thống máy chủ và máy trạm của Thư viện bao gồm 02 máy chủ
CSDL và tác nghiệp lưu trữ dữ liệu Thư viện như: bổ sung tài liệu, thông tin
biên mục, quản lý bạn đọc...và 87 máy trạm. Số lượng máy trạm trang bị cho
cán bộ là 17 máy, cho phòng multimedia 50 máy trạm kết nối internet phục vụ
khai thác mạng cho độc giả. Ngoài ra, Thư viện trang bị 02 máy trạm quản trị
phục vụ công tác quản trị mạng của cán bộ quản trị thông tin-Thư viện và 18
máy trạm tra cứu phục vụ công tác tra cứu tài liệu thông qua OPAC.

Máy chủ

Máy chủ

Máy in
Mạng cục bộ

Máy trạm

Máy tính

Máy tính

Laptop

Hình 2: Sơ đồ máy chủ, máy trạm của Thư viện
Tính đến nay, Thư viện được trang bị các thiết bị an toàn thông tin như
máy lưu điện UPS APC 2200 VA, UPS smart APC3000VA, đĩa DVD phục
vụ sao lưu dữ liệu. Ngoài ra Thư viện có các thiết bị ngoại vi như máy in laser
gồm 02 máy in laser HP 1160 và 02 máy in HP laser jet1320,

Trần Lương Hiền

15

Lớp: K50 - TT-TV


Khóa luận tốt nghiệp
06 máy in EPSON TMV 220DP, 02 máy photocopy XEROX, 06 máy in hóa

đơn và 01 thiết bị kiểm soát vào ra bằng thẻ proximity...
Thiết bị chuyên dùng cho cơ quan thông tin-Thư viện bao gồm hệ
thống thiết bị từ, thiết bị nhập dữ liệu và thiết bị mã vạch:
Hệ thống thiết bị từ của Thư viện gồm 01 cổng từ 3M 3502, dây từ dán
vào sách và các loại tài liệu và dán vào băng đĩa, có 01 máy khử từ / nạp lại từ
cho sách và các loại tài liệu, 01 máy khử từ / nạp lại từ cho băng đĩa. Bên
cạnh đó, Thư viện còn được trang bị các thiết bị nhập dữ liệu như có 01 máy
scaner EPSON 1670, 01 máy ảnh Kodak DX 7630, 01 kỹ thuật số
Canon...Các thiết bị mã vạch trong Thư viện gồm 06 máy đọc mã vạch cố
định (fixed barcode reader)MS 9540, 01 máy đọc mã vạch di động (mobile
barcode reader)MS 9540, 04 đầu đọc mã vạch, có giấy in chuyên dụng và 01
máy in mã vạch.
Thiết bị Thư viện
Số lượng máy tính hiện có
Máy chủ
Máy in (máy in laser)
Máy photocopy
Cổng từ 3M
Máy khử từ / nạp lại từ cho sách và các loại tài liệu
Máy khử từ / nạp lại từ cho băng đĩa
Máy đọc mã vạch cố định (fixed barcode reader)
Máy đọc mã vạch di động (mobile barcode reader)
Máy in hóa đơn
Thiết bị kiểm sốt vào ra bằng thẻ proximity
Máy quét
Máy điều hòa
Máy hút ẩm
Máy in thẻ nhựa
Máy in mã vạch
Máy ảnh kĩ thuật số

Máy scaner
Trần Lương Hiền

16

Chiếc
86
02
04
02
01
01
01
06
01
06
01
01
35
07
01
01
01
01
Lớp: K50 - TT-TV


Khóa luận tốt nghiệp

Bảng 4: Thiết bị của Thư viện

Hệ thống các phần mềm ứng dụng:
Trước đây, Thư viện dùng phần mềm tư liệu CDS / ISIS. Nhưng với sự
phát triển của công nghệ và internet phần mềm này không cịn phù hợp nữa.
Vì vậy, Thư viện đã đưa vào sử dụng phần mềm quản lý Thư viện điện tử
Libol 6.0 của công ty Tinh Vân. Phần mềm mới này đã tự động hóa, quy trình
hóa các tác nghiệp thư viện. Nó có nhiều phân hệ (module) được thiết kế phù
hợp với các phòng chức năng của Thư viện. Bên cạnh đó, Thư viện cịn dùng
phần mềm an ninh quản lý vào / ra Thư viện (RMS) tự động bằng thẻ
proximity và các phần mềm ứng dụng khác như phần mềm quản lý bạn đọc...
2.1.3 Nguồn lực thông tin của Thư viện
Vốn tài liệu của Thư viện gồm có tài liệu văn bản và tài liệu phi văn
bản, tài liệu cấp một và tài liệu cấp hai, tài liệu ở dạng công bố lẫn không
công bố tài liệu dạng truyền thống và tài liệu dạng hiện đại.
Thư viện ĐHTL có các tài liệu là sách, giáo trình bài giảng, ấn phẩm
định kỳ, chuyên khảo, luận văn, luận án. Bên cạnh đó Thư viện cịn có sách,
bài giảng, giáo trình điện tử, cũng như sử dụng các nguồn tin trực tuyến miễn
phí trên mạng là các cơ sở dữ liệu miễn phí, các tạp chí điện tử...
Vốn tài liệu là sách (giáo trình và tài liệu tham khảo) đã xếp giá
của Thư viện tính đến tháng 4 năm 2009 là 4574 tên / 185545 bản trong đó
giáo trình 352 tên / 173574 tài liệu tham khảo tiếng Việt là 2840 tên / 10.345
bản và tài liệu tham khảo là tiếng nước ngồi là 1382 tên / 1626 bản. Ngồi ra
cịn 1885 tên sách tài liệu tham khảo tiếng nước ngoài đang chờ xử lý và
khoảng 5000 đến 7000 tên sách cũ chưa được xử lý. Vốn tài liệu báo và tạp
chí gồm 81 tên trong đó báo 33 tên, tạp chí là 46 tên. Tạp chí tiếng Việt là 42
tên, tạp chí tiếng nước ngồi là 06 tên gồm “Economic news”, “Vietnam
discovery”, “VN journal mathemmatic”, “Cultural window” ...
Trần Lương Hiền

17

Lớp: K50 - TT-TV


Khóa luận tốt nghiệp
Thư viện mới có khoảng 21 / 46 tên tạp chí sau liên quan nhiều đến
ngành đào tạo của trường ĐHTL gồm tạp chí “Khoa học và kỹ thuật”, “Thủy
lợi và Môi trường”, “Khoa học và công nghệ biển”, “Tài ngun nước”, “Tài
ngun mơi trường”, “Khí tượng thủy văn”, “Nhịp sống số”, “Echip”, “Thế
giới vi tính”, “Thế giới số” “Làm bạn với máy vi tính”, “Kinh tế dự báo”,
“Xây dựng”, “Kiến trúc” “Địa kỹ thuật”, “Khoa họa đất”...

Loại tài liệu

Tên

Bản

+ Giáo trình

352

173574

+ TLTK Tiếng Việt

2840

10.345

+TLTK Tiếng nước ngồi

1382

1626

Tổng sách đã xếp giá (tính đến 4 / 2009) là 4574 tên / 185545 bản
Loại báo, tạp chí

Tên

+ Báo ngày, báo tuần, …

33

+ Tạp chí tiếng Việt

42

+ Tạp chí tiếng nước ngồi

6

Tổng số báo, tạp chí (tính đến 4 / 2009) là 81 tên
Bảng 5: Vốn tài liệu Thư viện
Tổng vốn tài liệu trong kho mở là 2840 tên với 10345 bản trong đó tài
liệu tham khảo là 2191 tên / 9087 bản, tài liệu là quy trình, quy phạm có 200
tên / 809 bản, luận án, luận văn là 449 tên / 449 bản.
Trong kho ngoại văn, tổng tài liệu đã được xếp giá là 1382 tên / 1626
và 327 đầu sách đã được số hóa. Nếu tính cả tài liệu chưa xếp giá tổng vốn tài

liệu kho ngoại văn là 3267 tên / 3783. Sách ở kho ngoại văn tương đối đa
dạng về ngôn ngữ (Anh, Nga, Đức…). Sách tiếng Anh đã được xử lý là 1382

Trần Lương Hiền

18

Lớp: K50 - TT-TV


Khóa luận tốt nghiệp
tên / 1626 bản, cịn lại 1885 tên / 2157 là các sách tiếng Anh và sách tiếng
nước ngoài.
Hiện tại kho tài liệu điện tử của Thư viện có 240 đĩa CD và VCD, 09
đĩa DVD. Ngồi ra trên website của Thư viện có các tài nguyên điện tử được
tổ chức theo các chuyên mục: Sách điện tử, Báo - Tạp chí (21 bài), Cơ sở dữ
liệu trực tuyến (02 bài), Khoa Cơng trình (03 bài), Khoa Công nghệ thông tin
(99 bài), Khoa Kỹ thuật Biển (02 bài), Khoa Kỹ thuật và Tài nguyên nước (03
bài), Khoa Mác-Lê Nin (03 bài), Luận văn - Luận án (0 bài). Tính đến thời
điểm hiện tại số lượng bài đăng tải trong các chuyên mục như sau:
*Trong chuyên mục cơ sở dữ liệu trực tuyến: có 02 bài là “Báo-Tạp chí
điện tử miễn phí” và “Ebook miễn phí”
Trong bài “Báo-Tạp chí điện tử miễn phí” giới thiệu các báo tạp chí
miễn phí sau:
Bulletin: Tập san về Khoa học và cơng nghệ thông tin của Hoa Kỳ,
xuất bản 2 tháng 1 số.
JAIR (Journal of Artificial Intelligence Research): Tạp chí khoa học
điện tử bao quát tất cả các vấn đề về Trí tuệ nhân tạo
JCMC (Journal of Computer-Mediated Communication): Tạp chí bao
gồm nhiều lĩnh vực Truyền thông, Thương mại, Giáo dục, Khoa học chính trị,

Khoa học thơng tin và nhiều lĩnh vực khác.
JoDI (Journal of Digital Information): Phản ánh các thành tựu Khoa
học cơng nghệ mới, hệ thống thơng tin số hóa, đa truyền thông, ...
JITE (Journal of Information Technology Education): Phản ánh các vấn
đề về giáo dục công nghệ thông tin trên thế giới.
Making of America Journals (MOA): Một Thư viện có rất nhiều tài liệu
được số hóa thuộc các chủ đề: Giáo dục, tâm lý, lịch sử, xã hội, tôn giáo ...
của Hoa Kỳ.

Trần Lương Hiền

19

Lớp: K50 - TT-TV


Khóa luận tốt nghiệp
Trong bài “Ebook miễn phí” giới thiệu một số trang web về Nơng
nghiệp Mỹ, vật lý, tốn học, văn học, khoa học tự nhiên, khoa học kỹ thuật...
cho phép download tài liệu miễn phí như sau:
eScholarship Edition: Bộ sưu tập tài liệu toàn văn của Thư viện Đại học
California, cho phép truy cập miễn phí.
Project Gutenberg: Kho sách miễn phí với hơn 13.000 sách điện tử
Baen Free Library: Thư viện sách miễn phí về khoa học viễn tưởng
Bibliomania: Cơ sở dữ liệu với hơn 2000 tác phẩm cổ điển ở nhiều thể
loại: Tiểu thuyết, Kịch, Thơ, Truyện ngắn... và một số tác phẩm đương đại.
National Institute of Standards and Techonology (NIST): Cổng thông
tin truy xuất vào cơ sở dữ liệu khoa học kỹ thuật trên nhiều lĩnh vực, môn học
khác nhau....
*Trong chuyên mục “Khoa công nghệ thông tin” có các bài giảng điện

tử là: “Bài giảng Giải tích nhiều biến”, “Bài giảng giải tích một biến” do thầy
Nguyễn Xuân Thảo biên soạn; “Bài giảng phương trình vi phân” do thầy
Nguyễn Xuân Thảo biên soạn...
*Trong chuyên mục “Khoa cơng trình” có các e-book:
e-book: "Sulfate Attack on Concrete",
e-book:"Concrete Formwork System",
e-book "Precast concrete material manufacture properties and usage".
*Trong chuyên mục “Khoa kỹ thuật bờ biển” có e book:
e-book “Coastal and Estuarine Risk assessment”
*Trong chuyên mục “Khoa kỹ thuật và tài nguyên nước” có các e-book như:
e-book: "Coastal Planning and Management",
e-books “Applied Wetlands Science and Technology”.
Chuyên mục

Số lượng bài

Báo - Tạp chí

21

Cơ sở dữ liệu trực tuyến

02

Khoa Cơng trình

03

Khoa Cơng nghệ thông tin

99

Trần Lương Hiền

20

Lớp: K50 - TT-TV


Khóa luận tốt nghiệp

Khoa Kỹ thuật Biển

02

Khoa Kỹ thuật và Tài nguyên nước

03

Khoa Mác - Lênin

03

Luận văn - Luận án

0

Sách điện tử

12

Bảng 6: Chuyên mục tài nguyên điện tử trên website Thư viện
*Trong chuyên mục “Sách điện tử” có e-book “Kinh tế vi mô”, ebooks
do UNESCO cung cấp, e-book "Towards Zero Training for Brain-Computer
Interfacing", e-book “Asia Economic Monitor 2008” và e-book “Urbanization
and rural development in Vietnam’s Mekong Delta” ...
* Trong chuyên mục “Khoa Mác-Lê Nin” có bài giảng điện tử là “Bài
giảng Tư tưởng Hồ Chí Minh dành cho lớp 49 Cao đẳng”, “Bài giảng Lịch sử
Đảng” và e-book “Kinh tế chính trị”
*Trong chuyên mục “Luận văn luận án”: Chuyên mục này hiện đang
bỏ trống
2.2 Hoạt động của Thư viện Trường Đại học Thủy lợi
2.2.1 Công tác bổ sung phát triển vốn tài liệu
Hiện tại Thư viện có 02 cán bộ đảm nhận công tác bổ sung vốn tài liệu.
Công tác này đã tuân theo các nguyên tắc: Tính Đảng, tính khoa học, tính
phù hợp, tính đầy đủ, tính hiệu quả.
Thư viện có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch dài hạn và hàng năm về việc
bổ sung, cập nhật tài liệu, giáo trình, sách, báo và các tạp chí với các chủ đề
phù hợp đáp ứng yêu cầu giảng dạy, nghiên cứu và học tập của Trường. Vì
vậy, kế hoạch bổ sung được vạch ra dựa trên điều tra khảo sát ý kiến của các
nhóm NDT trong Trường. Khi tiến hành điều tra khảo sát, Thư viện điều tra
nhu cầu về loại hình tài liệu, về lĩnh vực, chủ đề mà tài liệu phản ánh, về các
tên sách mà độc giả đang quan tâm.

Trần Lương Hiền

21

Lớp: K50 - TT-TV

Khóa luận tốt nghiệp
Việc thiết lập phiếu khảo sát ý kiến bạn đọc được 01 cán bộ phòng
nghiệp vụ tiến hành hỗ trợ cán bộ thực hiện bổ sung. Bên cạnh đó Cán bộ lập
phiếu khảo sát có sự trợ giúp và góp ý của các cán bộ phịng ban cho cán bộ
lập phiếu khảo sát. Phịng báo-tạp chí cũng tiến hành nghiên cứu nhu cầu tin
của độc giả. Hiện nay cán bộ thực hiện nghiên cứu nhu cầu tin cũng chính là
cán bộ bổ sung báo và tạp chí.
Với việc bổ sung tài liệu tham khảo, báo và tạp chí, tài liệu nghe nhìn:
Trước nhất bộ phận cán bộ bổ sung liên hệ với các nhà xuất bản hoặc nhà
sách và có trong tay các danh sách tài liệu của các nhà xuất bản nhà sách đó.
Sau đó Cán bộ Thư viện dựa vào các ngành đào tạo của Trường lên kế hoạch
lựa chọn tài liệu cần bổ sung và tạo nên một danh sách các tài liệu mà Thư
viện chọn. Danh sách đó được gửi đến các khoa của trường (Kỹ thuật cơng
trình, khoa Kỹ thuật điện, khoa Kỹ thuật tài nguyên nước...). Các khoa, bộ
môn nhận danh sách và lựa chọn tài liệu theo môn loại cần bổ sung và gửi lại
danh sách cho cán bộ bổ sung. Dựa vào danh sách đó cộng với kết quả phiếu
khảo sát bạn đọc cán bộ tạo nên danh mục sách cần bổ sung (loại hình, số
lượng...). Cán bộ gửi giấy tờ kèm danh mục sách đã lựa chọn lên nhà trường
xin cấp ngân sách. Sau khi nhà trường chi ngân sách xuống cán bộ Thư viện
tiến hành bổ sung.
Với việc bổ sung tài liệu là giáo trình: Giáo trình là tài liệu bắt buộc của
mỗi người học trong trường. Các mơn học của các khoa và giáo trình học đã
được chỉ định vì vậy cán bộ bổ sung tiến hành bổ sung tên và số bản giáo trình
dựa theo khảo sát số lượng người học và ngân sách chi cho bổ sung được xét
duyệt. Nguyên tắc của Thư viện là muốn 100% mơn học có đủ giáo trình cho
mỗi sinh viên một cuốn. Nhiều giáo trình hiện nay là do các bộ môn và giảng
viên của Trường biên soạn vì họ đăng ký viết giáo trình, dịch giáo trình với Nhà
trường. Thư viện là khâu trung gian giữa nhà xuất bản và cán bộ giảng viên. Thư
viện giám sát hoạt động nộp bản thảo của các bộ môn. Bản thảo chuyển đến nhà

xuất bản và được in ấn số lượng theo yêu cầu của Thư viện.

Trần Lương Hiền

22

Lớp: K50 - TT-TV


Khóa luận tốt nghiệp
Thư viện khơng chỉ tiến hành bổ sung các tài liệu là giáo trình, sách
tham khảo, ấn phẩm định kỳ, chuyên khảo, luận văn, luận án, các tài liệu dạng
nghe nhìn mà cịn tìm kiếm thu thập cũng như các cơ sở dữ liệu, e-book, tạp
chí điện tử miễn phí trên mạng.... phục vụ cho việc học tập và nghiên cứu của
trường [xem thêm phần 2.1.3]. Một số môn loại mà cán bộ thường bổ sung là
tài liệu là Triết học (100) xử lý dữ liệu (004), lập trình máy tính (005), kinh tế
học (330), tốn học (510), vật lý học (530), hóa học (540), khoa học trái đất
(550), kỹ thuật và các khoa học liên quan (620), vật lý ứng dụng (621), kỹ
thuật xây dựng (624), kỹ thuật Thủy lợi (627), ....
Vốn tài liệu bổ sung vào Thư viện theo các nguồn nguồn mua, nguồn
trao đổi, nguồn biếu tặng, nguồn quyên góp, sao chụp tài liệu, nguồn khái thác
trên mạng, nguồn sưu tầm.
Kinh phí cho hoạt động bổ sung vốn tài liệu là từ ngân sách nhà trường
rót xuống cũng như được dự án đầu tư cung cấp kinh phí. Năm 2007, Thư
viện được được đầu tư 1.055.345.000 Việt Nam đồng (VNĐ) và 86.521, 18
đô la Mỹ (USD) để bổ sung vốn tài liệu. Năm 2008 (Tính đến tháng 6 / 2008)
Thư viện được cung cấp nguồn ngân sách là 969.983.000 VNĐ và 4.424, 5
USD để tiến hành bổ sung.
2.2.2 Công tác xử lý tài liệu
Xử lý hình thức tài liệu (mơ tả thư mục tài liệu): Cán bộ Thư viện xác

định các yếu tố về hình thức tài liệu như nhan đề, tác giả, nhan đề, nơi xuất
bản, nhà xuất bản, năm xuất bản, khỗ cỡ... Dữ liệu mô tả thư mục được nhập
vào máy tính thơng qua phân hệ biên mục của phần mềm Libol. Việc mô tả
thư mục được cán bộ Thư viện tn theo quy tắc mơ tả AACR2. Phần mềm
Libol có khả năng tổ chức dữ liệu theo khổ mẫu MARC21. Ngoài ra phần
mềm Libol cho phép đặt các giá trị ngầm định tức là thiết đặt giá trị ngầm
định cho các trường thuộc tính của tài liệu trong phiên làm việc; cho phép tạo
mới tức là biên mục từ đầu một tài liệu ấn phẩm; cho phép sử bản ghi biên
mục, xóa bản ghi ra khỏi cơ sở dữ liệu...
Trần Lương Hiền

23

Lớp: K50 - TT-TV


Khóa luận tốt nghiệp
Tại Thư viện Đại học Thủy lợi cán bộ Thư viện nhập bản ghi qua giao
thức Z39.50 được tích hợp trong phần mềm. Z39.50 gateway làm đầu mối gửi
các yêu cầu tra cứu tới các máy chủ Z39.50. Danh sách máy chủ mà Thư viện
dùng để nhập biểu ghi là Thư viện quốc hội Mỹ, Thư viện của các trường
Adelaide University (Australia), Arizona State University, Boston University,
Arkansas Technical University, Leeds University...Việc biên mục tự động này
chủ yếu được sử dụng cho tài liệu tiếng nước ngoài. Khi nhập biểu ghi nhập
về cán bộ phải ghi hiện sinh mã số biểu ghi (vd: 001 WRU080010063), Sửa
cơ quan sửa biên mục (vd: $dDLC thành $dTVDHTL) thêm trường ngôn ngữ
(vd: 040 $aeng), thêm trường (vd: 041 $aUS). Sửa và định số định danh cục
bộ (vd: 090 $a628.29bPUM), định từ khóa (vd: 653$atrạm bơm)...Bên cạnh
đó, Thư viện cịn sử dụng cũng như xuất khẩu bản ghi và nhập khẩu bản ghi
từ tệp ISO2709 (Chuẩn ISO 2709).

Xử lý nội dung tài liệu: Sau khi mô tả thư mục cán bộ Thư viện tiến
hành phân loại, tóm tắt, định từ khóa cho tài liệu. Hiện tại, Thư viện đã tiến
hành phân loại tài liệu theo khung phân loại DDC ấn bản rút gọn thứ 14, định
từ khóa có kiểm sốt và tóm tắt chỉ dẫn tài liệu.
Phân loại:
Thư viện đang sử dụng khung phân loại Khung phân loại thập phân
Dewey (DDC) rút gọn ấn bản 14. Quá trình phân loại tài liệu được cán bộ
thực hiện như sau:
Cán bộ Thư viện phân tích và xác định nội dung và lĩnh vực mà tài liệu
phản ánh là kinh tế học, toán học, vật lý học, hóa học hay kỹ thuật Thủy lợi....
Khi phân tích nội dung tài liệu cán bộ đã chú ý đi theo trình tự sau đọc tên tài
liệu trang bìa, tên tài liệu trang tên sách, lời giới thiệu, mục lục, danh mục tài
liệu tham khảo. Phần lớn sau khi đọc các nội dung này cán bộ
Thư viện đã có thể định ký hiệu phân loại vì tài liệu của Thư viện là các sách
về kỹ thuật nên việc định ký hiệu phân loại có thể là dễ dàng hơn. Sau khi đã

Trần Lương Hiền

24

Lớp: K50 - TT-TV


Khóa luận tốt nghiệp
xác định được nội dung tài liệu cán bộ tiến hành xác định vị trí mơn loại trong
Khung Phân Loại định ký hiệu phân loại cho tài liệu
Không bao giờ cán bộ Thư viện xác định nội dung tài liệu qua tên tài
liệu. Ngoài ra đối với những tài liệu khó phân loại như các tài liệu dịch từ
tiếng nước ngồi, tài liệu có nội dung khơng rõ cán bộ cũng có thể tham khảo
ý kiến các giảng viên trong Trường.

Định từ khóa:
Từ khóa được định cho tài liệu tại Thư viện là từ khóa có kiểm sốt.
Cán bộ Thư viện thường tiến hành phân tích nội dung tài liệu và dựa vào 02 là
Bộ từ khoá - Thư viện Quốc gia biên soạn, Bộ từ khoá từ điển khoa học và
công nghệ - Trung tâm thông tin khoa học công nghệ quốc gia biên soạn để
chọn từ khóa mơ tả. Cuối cùng cán bộ sẽ sắp xếp từ khóa theo cấu trúc trong
cơ sở dữ liệu trong trường từ khoá... Trong nhiều trường hợp cán bộ Thư viện
tiến hành đọc nhan đề và mục lục các phần, chương ở cuối sách là có thể định
được từ khóa vì các tài liệu của Thư viện là các tài liệu kỹ thuật.
Tóm tắt:
Hiện tại, Thư viện đã tiến hành tóm tắt chỉ dẫn tức là miêu tả nội dung
tài liệu một cách ngắn gọn về đối tượng và phương diện cũng như phương
pháp nghiên cứu của tài liệu. Cán bộ Thư viện đọc lướt nội dung tài liệu gốc
bao gồm nhan đề, mục lục nội dung, đọc đề mục lớn, lời giới thiệu sau đó
chuyển tải thơng tin thành bài tóm tắt. Cán bộ thường dùng những từ như
“giới thiệu”, “trình bày”, “nêu”, “phân tích” trong q trình làm tóm tắt. Với
việc làm tóm tắt như thế này thì bản tóm tắt sẻ ngắn gọn giúp NDT nắm bắt
nội dung tài liệu gốc và cán bộ dễ làm tóm tắt cũng như phù hợp với biểu ghi
thư mục trong các CSDL.
Sản phẩm của quá trình xử lý tài liệu của Thư viện là CSDL thư mục.
Dữ liệu được lưu trong ổ cứng máy chủ và vì có tính năng lọc dữ liệu của
phần mềm đem lại khả năng tùy biến cao đó là in ra yêu cầu theo các dấu hiệu
khác nhau. Khi có các yêu cầu cán bộ Thư viện sẻ in ra các danh mục sách.
Trần Lương Hiền

25

Lớp: K50 - TT-TV