Phân tích thực trạng tồn trữ tại kho dược liệu đã chế biến bệnh viện y học cổ truyền nghệ an năm 2015

BỘ Y TẾ
TRƯỜNG ĐẠI HỌC DƯỢC HÀ NỘI

LÔ THỊ GÁI

PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG TỒN TRỮ TẠI
KHO DƯỢC LIỆU ĐÃ CHẾ BIẾN – BỆNH VIỆN
Y HỌC CỔ TRUYỀN NGHỆ AN NĂM 2015

LUẬN VĂN DƯỢC SĨ CHUYÊN KHOA CẤP I

HÀ NỘI 2016


BỘ Y TẾ
TRƯỜNG ĐẠI HỌC DƯỢC HÀ NỘI

LÔ THỊ GÁI

PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG TỒN TRỮ TẠI
KHO DƯỢC LIỆU ĐÃ CHẾ BIẾN – BỆNH VIỆN
Y HỌC CỔ TRUYỀN NGHỆ AN NĂM 2015

LUẬN VĂN DƯỢC SĨ CHUYÊN KHOA CẤP I
CHUYÊN NGÀNH: TCQLD
MÃ SỐ: CK 60 72 04 12
Người hướng dẫn khoa học: TS. Hoàng Thị Minh Hiền
Thời gian thực hiện: 18/7/2016-18/11/2016

HÀ NỘI 2016

LỜI CẢM ƠN
Trước tiên em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới TS. Hoàng Thị Minh
Hiền – Trưởng khoa Dược bệnh viện Hữu Nghị, người đã tận tình dẫn dắt và
truyền đạt kinh nghiệm nghiên cứu cho em trong suốt quá trình thực hiện luận
văn này.
Em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới Ths. Nguyễn Thị Hà – giảng
viên trường đại học Dược Hà Nội đã hướng dẫn trực tiếp và chỉ bảo tận tình
giúp em hoàn thành luận văn này.
Em xin cảm ơn Ban giám hiệu nhà trường, Phòng đào tạo và các thầy
cô trường Đại học Dược Hà nội đã giảng dạy và tạo điều kiện cho em trong
suốt quá trình học tập tại trường.
Em xin gửi lời cảm ơn tới các dược sĩ nhân viên khoa dược cùng tất cả
các anh, chị đồng nghiệp Bệnh viện Y học cổ truyền Nghệ An đã giúp đỡ em
rất nhiều trong quá trình khảo sát, thu thập số liệu.
Cuối cùng, em xin bày tỏ lòng biết ơn tới gia đình, bạn bè và những
người thân đã ở bên cạnh khích lệ, động viên em trong suốt quá trình thực
hiện luận văn này.
Hà Nội, ngày 18 tháng 11 năm 2016
Học viên
Lô Thị Gái


DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

YHCT

Y học cổ truyền

BHYT

Bảo hiểm y tế

DSTH

Dược sĩ trung học

KL

Khối lượng

VTYT

Vật tư y tế


MỤC LỤC
Trang
ĐẶT VẤN ĐỀ ................................................................................................... 1
Chương 1: TỔNG QUAN ................................................................................. 4
1.1. Các khái niệm liên quan đến vị thuốc YHCT ............................................ 4
1.2. Một số văn bản quy phạm pháp luật liên quan tới thuốc YHCT ............... 5
1.3. Hoạt động tồn trữ thuốc trong bệnh viện ................................................... 6
1.3.1. Vai trò và chức năng của kho.................................................................. 7
1.3.2. Quy trình quản lý tồn trữ thuốc ............................................................. 10
1.3.3. Xu hướng tồn trữ thuốc tại bệnh viện trên thế giới hiện nay ................ 15
1.3.4. Các điều kiện về bảo quản thuốc YHCT ............................................. 16
1.4. Sơ lược về Bệnh viện YHCT Nghệ An.................................................... 17
1.4.2. Vị trí, chức năng .................................................................................... 18
1.4.3. Kết quả thực hiện nhiệm vụ của bệnh viện năm 2015 .......................... 19

1.4.4. Hoạt động khám chữa bệnh tại bệnh viện năm 2015 ............................ 19
1.4.5. Cơ cấu nhân lực và mô hình tổ chức của bệnh viện, khoa Dược Bệnh
viện YHCT Nghệ An năm 2015 ..................................................................... 20
Chương 2: ĐỐI TƯỢNG VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU .................. 25
2.1. Đối tượng ................................................................................................. 25
2.2. Địa điểm nghiên cứu: ............................................................................... 25
2.3. Phương pháp nghiên cứu.......................................................................... 25
2.3.1. Thiết kế nghiên cứu ............................................................................... 25
2.3.2. Các biến số nghiên cứu ......................................................................... 25
2.3.3. Các chỉ số nghiên cứu ........................................................................... 27
2.4. Kỹ thuật thu thập dữ liệu:......................................................................... 28
2.5. Phương pháp phân tích và xử lý số liệu ................................................... 28
2.5.1. Phương pháp phân tích .......................................................................... 28
2.5.2. Phương pháp xử lý số liệu..................................................................... 28


Chương 3: KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU ........................................................... 29
3.1. Khảo sát thực trạng bảo quản thuốc tại tại kho dược liệu đã chế biến Bệnh viện YHCT Nghệ An năm 2015 ............................................................ 29
3.1.1. Cơ sở vật chất ........................................................................................ 29
3.1.2. Nhân lực tại kho dược liệu đã chế biến................................................. 31
3.1.3. Trang thiết bị bảo quản ......................................................................... 32
3.1.4. Hoạt động kiểm soát nhiệt độ, độ ẩm của thuốc ................................... 34
3.2. Phân tích thực trạng dự trữ thuốc tại kho dược liệu đã chế biến- Bệnh
viện YHCT Nghệ An năm 2015 ..................................................................... 35
3.2.1. Giá trị và khối lượng hàng tồn kho ....................................................... 36
3.2.2. Tỷ lệ hư hao của các vị thuốc trên sổ sách và thực tế ........................... 42
3.2.3. Quản lý lượng thuốc tồn kho ................................................................ 44
3.2.4. Công tác kiểm kê, báo cáo hàng tồn kho .............................................. 46
Chương 4: BÀN LUẬN .................................................................................. 47
4.1. Hoạt động bảo quản ................................................................................. 47

4.2. Hoạt động dự trữ ...................................................................................... 47
KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ......................................................................... 50
KẾT LUẬN ..................................................................................................... 50
KIẾN NGHỊ .................................................................................................... 51


DANH MỤC BẢNG
Trang
Bảng 1.1. Số lượt người khám và điều trị năm 2015 ...................................... 19
Bảng 1.2. Kết quả hoạt động khám, chữa bệnh năm 2015 ............................. 19
Bảng 1.3. Cơ cấu nhân lực của BV YHCT Nghệ An năm 2015 .................... 20
Bảng 1.4. Cơ cấu nhân lực của khoa Dược Bệnh viện ................................... 22
Bảng 2.5. Các biến số nghiên cứu ................................................................... 25
Bảng 2.6. Các chỉ số nghiên cứu ..................................................................... 27
Bảng 3.7. Diện tích kho dược liệu đã chế biến ............................................... 31
Bảng 3.8. Trang thiết bị bảo quản thuốc của kho dược liệu đã chế biến ........ 33
Bảng 3.9. Trang thiết bị duy trì nhiệt độ, độ ẩm của kho dược liệu đã chế biến
......................................................................................................................... 33
Bảng 3.10. Trang thiết bị phòng chống cháy nổ tại kho dược liệu đã chế biến
......................................................................................................................... 34
Bảng 3.11. Hoạt động theo dõi nhiệt độ, độ ẩm ............................................. 35
Bảng 3.12. Giá trị tồn kho năm 2015 .............................................................. 36
Bảng 3.13. Các vị thuốc có khối lượng tồn kho lớn nhất ............................... 36
Bảng 3.14. Giá trị tồn kho và giá trị sử dụng theo tháng ................................ 38
Bảng 3.15. Giá trị và khối lượng tồn kho theo nhóm ..................................... 39
Bảng 3.16. Tỷ lệ hư hao của các vị thuốc trên sổ sách và thực tế .................. 42
Bảng 3.17. Tỷ lệ hư hao và giá trị hư hao của thuốc tại kho dược liệu đã chế
biến .................................................................................................................. 42
Bảng 3.18. Tỷ lệ hư hao và giá trị hư hao theo nhóm..................................... 43
Bảng 3.19. Tỷ lệ hư hao trung bình theo quý ................................................. 43

Bảng 3.20. Áp dụng công thức của WHO để tính toán lượng đặt hàng cho
nhóm thuốc bổ huyết ....................................................................................... 45
Bảng 3.21. So sánh giữa lượng tồn kho tối thiểu, tối đa và lượng tồn kho trung
bình trên thực tế............................................................................................... 45


DANH MỤC HÌNH VẼ, ĐỒ THỊ

Trang

Hình 1.1. Vị trí của kho đối với sản xuất và lưu thông ..................................... 7
Hình 1.2. Quy trình quản lý tồn trữ................................................................. 11
Sơ đồ 1.1 Mô hình tổ chức của BV YHCT Nghệ An ..................................... 21
Sơ đồ 1.2. Sơ đồ mô hình tổ chức khoa Dược ................................................ 23
Sơ đồ 3.3. Sơ đồ kho dược liệu đã chế biến.................................................... 29
Sơ đồ 3.4. Sơ đồ xuất nhập thuốc tại kho dược liệu đã chế biến .................... 30


ĐẶT VẤN ĐỀ

Thuốc đóng vai trò quan trọng trong công tác chăm sóc, bảo vệ sức
khỏe nhân dân, bảo đảm mục tiêu sức khỏe của con người. Hiện nay, các
nước trên Thế giới đã bắt đầu xu hướng “trở về với tự nhiên” qua việc sử
dụng ngày càng nhiều các loại thuốc có nguồn gốc cây cỏ hay các phương
pháp điều trị của y học cổ truyền để dự phòng, chữa trị và nâng cao sức khỏe.
Hơn 100 năm qua, sự phát triển và sản xuất hàng loạt các loại thuốc
tổng hợp hóa học đã tạo ra bước tiến lớn trong công cuộc chăm sóc sức khỏe
con người, thuốc có công rất lớn trong cuộc chiến của con người với bệnh tật.
Tuy nhiên, phần lớn dân số ở các nước đang phát triển vẫn dựa vào nền y học
cổ truyền và các loại thuốc thảo dược để chăm sóc sức khỏe. Theo tổ chức Y

tế thế giới, có đến 80% dân số hưởng ứng việc chăm sóc sức khỏe ban đầu
bằng Y học cổ truyền. Tại châu Phi lên đến 90% và ở Ấn Độ 70% dân số phụ
thuộc vào y học cổ truyền để giúp đáp ứng nhu cầu chăm sóc sức khỏe. Ở
Trung Quốc, y học cổ truyền chiếm khoảng 40% của tất cả các dịch vụ chăm
sóc sức khỏe và hơn 90% các bệnh viện ở Trung Quốc có đơn vị y học cổ
truyền (WHO 2005). Tại các nước phát triểng các liệu pháp tự nhiên đã tăng
lên rất nhiều. Ở Hoa Kỳ, trong năm 2007, khoảng 38% người lớn và 12% trẻ
em đã sử dụng một số phương pháp của y học cổ truyền để chữa bệnh.
Y học cổ truyền Việt Nam là một bộ phận quan trọng trong nền văn
hóa cộng đồng các dân tộc, gắn liền với kinh nghiệm phòng chữa bệnh có lịch
sử lâu đời, có nguồn dược liệu phong phú, phù hợp với điều kiện khí hậu,
bệnh tật con người Việt Nam. Từ cách đây hơn nửa thế kỷ (1955), Chủ tịch
Hồ Chí Minh đã định hướng phát triển ngành y tế Việt Nam hiện đại, khoa
học, dân tộc, đại chúng, kết hợp chặt chẽ giữa hiện đại và cổ truyền.
Trong mạng lưới cung ứng thuốc, bệnh viện là một mắc xích
quan trọng, ở đó thuốc được cung cấp trực tiếp cho người bệnh. Quản lý

1


cung ứng thuốc trong bệnh viện là việc quan tâm và giải quyết các vấn đề
liên quan đến thuốc trong bệnh viện, từ việc lựa chọn, mua sắm đến cấp phát
và quản lý việc sử dụng thuốc trên bệnh nhân.
Quản lý tồn trữ thuốc là một phần trong công tác quản lý cung ứng
thuốc trong bệnh viện. Quản lý tồn trữ thuốc phải bao gồm tất cả các khâu từ
thu mua, bảo quản đến xuất hàng theo đúng quy định. Để thực hiện tốt mục
tiêu cung ứng thuốc tốt thì phải đảm bảo tồn trữ thuốc sao cho thuốc luôn
được cung cấp đầy đủ kịp thời, đảm bảo chất lượng và giảm thiểu chi phí.
Việc tồn trữ quá nhiều loại thuốc với số lượng lớn, có thể làm tăng chi phí
bảo quản, tồn trữ thuốc. Để giảm chi phí tồn trữ, bệnh viện phải duy trì mức

tồn trữ thấp, tuy nhiên khi đó khả năng thiếu thuốc cho bệnh nhân có thể xảy
ra và trong một số trường hợp sẽ gây ra những vấn đề nghiêm trọng nếu
không có thuốc kịp thời. Do đó quản lý tồn trữ thuốc hiệu quả là cân bằng
được chi phí và nhu cầu về thuốc điều trị. Thực tế cho thấy, đây luôn là bài
toán khó, làm đau đầu các nhà quản lý, từ việc theo dõi lượng tồn kho thuốc
để đảm bảo thuốc luôn sẵn có cho bác sĩ kê đơn, cấp phát cho bệnh nhân đến
việc dự trù mua thuốc hàng tháng.
Bệnh viện Y học cổ truyền Nghệ An là bệnh viện hạng II chuyên khoa
về YHCT trực thuộc Sở Y tế Nghệ An. Với nhiệm vụ khám và chữa bệnh
bằng các phương pháp YHCT kết hợp với Y học hiện đại, Bệnh viện tiếp
nhận lượng bệnh nhân đến khám và điều trị ngày càng tăng. Người bệnh chủ
yếu là mắc các bệnh mãn tính nên số lượng bệnh nhân biến đổi theo thời tiết
và mùa vụ. Do vậy nên khoa Dược gặp rất nhiều khó khăn trong công tác dự
trữ thuốc. Hơn nữa, cơ sở vật chất của khoa Dược bệnh viện đang còn nhiều
thiếu thốn. Kho còn chật hẹp, trang thiết bị bảo quản thuốc chưa đầy đủ, việc
bảo quản thuốc YHCT còn chịu nhiều ảnh hưởng của thời tiết.
Vấn đề quản lý tồn trữ thuốc luôn được xác định là một công
tác thường xuyên, trọng tâm trong hoạt động của khoa Dược bệnh viện

2


YHCT. Tại Bệnh viện YHCT Nghệ An chưa có đề tài nào nghiên cứu về
hoạt động tồn trữ vị thuốc YHCT, vì vậy em tiến hành đề tài: “Phân tích thực
trạng tồn trữ tại kho dược liệu đã chế biến- Bệnh viện YHCT Nghệ An năm
2015” với 2 mục tiêu sau:
1. Khảo sát thực trạng bảo quản thuốc tại tại kho dược liệu đã chế
biến- Bệnh viện YHCT Nghệ An năm 2015.
2. Phân tích thực trạng dự trữ thuốc tại kho dược liệu đã chế biến
Bệnh viện YHCT Nghệ An năm 2015.

Từ đó đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động tồn trữ
tại kho dược liệu đã chế biến- Bệnh viện YHCT Nghệ An.

3


Chương 1: TỔNG QUAN
1.1.

Các khái niệm liên quan đến vị thuốc YHCT
Y học cổ truyền là những kiến thức, kỹ năng và thực hành dựa trên các

lý thuyết, niềm tin và kinh nghiệm bản địa đến các nền văn hóa khác nhau,
được sử dụng để duy trì sức khỏe và phòng bệnh, chẩn đoán, cải thiện hoặc
điều trị các bệnh về thể chất và tinh thần. [17,18]
Dược liệu là một nguyên liệu có nguồn gốc từ thực vật, động vật hay
khoáng vật. [5]
Thuốc từ dược liệu là thuốc được sản xuất từ nguyên liệu có nguồn gốc
tự nhiên từ động vật, thực vật hoặc khoáng chất. Thuốc có hoạt chất tinh khiết
được chiết xuất từ dược liệu, thuốc có sự kết hợp dược liệu với các hoạt chất
hóa học tổng hợp không gọi là thuốc từ dược liệu. [16]
Thuốc cổ truyền là một vị thuốc (sống hoặc chín) hay một chế phẩm
thuốc được phối ngũ lập phương và bào chế theo phương pháp của y học cổ
truyền từ một hay nhiều vị thuốc (có nguồn gốc từ thực vật, động vật hay
khoáng vật) có tác dụng chữa bệnh hay có lợi cho sức khoẻ con người. [5]
Thuốc đông y là thuốc từ dược liệu, được bào chế theo lý luận và
phương pháp của y học cổ truyền của các nước phương Đông. [16]
Thuốc nam là các vị thuốc được nuôi, trồng hoặc khai thác trong nước ;
Thuốc bắc là các vị thuốc được nuôi trồng, khai thác ở nước ngoài (chủ yếu là
Trung Quốc). [11]

Dược liệu thô là những dược liệu chưa qua chế biến theo phương pháp
Y học cổ truyền. [5]
Chế biến các vị thuốc theo phương pháp cổ truyền là quá trình làm thay
đổi về chất và lượng của dược liệu thô thành vị thuốc đã được chế biến theo
nguyên lý của Y học cổ truyền. [5]

4


1.2.

Một số văn bản quy phạm pháp luật liên quan tới thuốc YHCT
Nền Y học cổ truyền ở nước ta đã phát triển từ rất lâu nhưng các văn

bản quy phạm pháp luật liên quan tới thuốc YHCT chưa nhiều.
Năm 2008, Bộ Y tế quyết định thành lập Vụ Y dược học cổ truyền
với chức năng giúp Bộ trưởng quản lý nhà nước về công tác kế thừa, bảo tồn,
phát triển y, dược cổ truyền; kết hợp y, dược cổ truyền với y, dược hiện đại
trong phạm vi cả nước.[6]
Ngày 15/12/2008 Bộ Y tế đã ban hành quyết định số 39/2008/QĐ-BYT
về “Phương pháp chung chế biến các vị thuốc theo phương pháp cổ truyền”.
Tuy nhiên, văn bản này mới chỉ ban hành được phương pháp chung chế biến
các vị thuốc mà chưa có phương pháp chế biến từng vị thuốc.[5]
Ngày 29 tháng 4 năm 2010 Bộ Y tế đã ban hành Thông tư số
12/2010/TT-BYT về “Danh mục thuốc y học cổ truyền chủ yếu sử dụng tại
các cơ sở khám chữa bệnh’’ Thông tư này được thay thế bởi TT 05/2014/TTBYT ngày 14/02/2014.[11]
Ngày 8/10/2010 Bộ Y tế ban hành“phương pháp chế biến bảo đảm chất
lượng đối với 85 vị thuốc đông y ’’ kèm theo quyết định số 3759/2010/QĐBYT. Quyết định trên cơ bản đã đáp ứng được yêu cầu thống nhất phương
pháp chế biến của các vị thuốc thường xuyên sử dụng.[7]
Ngày 30/12/2011 Bộ Y tế ban hành Thông tư số 49/2011/TT-BYT về

vệc “ban hành và hướng dẫn áp dụng tỷ lệ hư hao đối với vị thuốc YHCT
trong chế biến, bảo quản và cân chia”.[9]
Ngày 17/3/2015 Bộ Y tế ban hành Thông tư số 05/2015/TT-BYT về
Ban hành danh mục thuốc đông y, thuốc từ dược liệu và thuốc vị thuốc
YHCT thuộc phạn vi thanh toán của quỹ bảo hiểm y tế.[11]

5


1.3.

Hoạt động tồn trữ thuốc trong bệnh viện
Theo Tổ chức Y Tế thế giới (WHO) tồn trữ là sự bảo quản tất cả các

nguyên liệu, vật tư, bao bì dùng trong sản xuất, mọi bán thành phẩm trong quá
trình sản xuất và các thành phẩm trong kho. [2]
Tồn trữ không chỉ là việc cất giữ hàng hóa trong kho mà nó còn là cả
một quá trình xuất, nhập kho hợp lý, quá trình kiểm tra, kiểm kê, dự trữ và
các biện pháp kỹ thuật bảo quản hàng hóa từ khâu nguyên liệu đến các thành
phẩm hoàn chỉnh trong kho. Công tác tồn trữ là một trong những mắt xích
quan trọng của việc đảm bảo cung cấp thuốc cho người tiêu dùng với số
lượng đầy đủ và chất lượng tốt nhất, giảm đến mức tối đa tỷ lệ hư hao trong
quá trình sản xuất và phân phối thuốc. [2]
Để đảm bảo chất lượng thuốc trong quy trình tồn trữ đòi hỏi khoa
Dược phải có cơ sở vật chất đáp ứng các yêu cầu về bảo quản thuốc điều trị
có quy trình thực hành bảo quản thuốc tốt trong khoa Dược. Kho thuốc phải
được thiết kế đúng quy định. Đảm bảo thực hiện 5 chống. Đảm bảo thực hiện
các quy chế quản lý đối với thuốc gây nghiện, hướng tâm thần theo đúng quy
chế do Bộ Y Tế ban hành.Các loại thuốc đều phải đảm bảo được quản lý giám
sát đầy đủ về nguồn gốc xuất xứ, số đăng ký lưu hành, lô, hạn dùng, phiếu

kiểm nghiệm, chất lượng cảm quan. Ngày 29/6/2001, Bộ Y tế đã có quyết
định số 2701/2001/QĐ-BYT về việc triển khai áp dụng nguyên tắc “Thực
hành tốt bảo quản thuốc” ở tất cả các đơn vị sản xuất, kinh doanh, xuất nhập
khẩu, buôn bán, tồn trữ thuốc, kinh doanh dịch vụ kho bảo quản thuốc, khoa
dược bệnh viện, viện nghiên cứu và trung tâm y tế[1]. Vì vậy, việc chuẩn bị
nhân sự, cơ sở vật chất, trang thiết bị cũng như các tài liệu cần thiết để thực
hiện GSP tại Bệnh viện là một nhiệm vụ cấp thiết của Khoa Dược nhằm cung
ứng thuốc đảm bảo chất lượng đáp ứng nhu cầu điều trị cũng như sử dụng
thuốc an toàn, hợp lý, kinh tế trong điều trị.

6


1.3.1. Vai trò và chức năng của kho
Kho hàng hóa có vị trí quan trọng đối với sản xuất và lưu thông. Một
mặt, kho gắn chặt với sản xuất và lưu thông, là một bộ phận của doanh nghiệp
sản xuất hoặc lưu thông; mặt khác, nó lại có vị trí độc lập nhất định đối với
sản xuất và lưu thông[15].

Phân phối lưu thông

Người bán

Kho

Sản xuất

Nguyên liệu

Phụ liệu

Các công
Vật tư, bao gói

đoạn sản xuất

Bán thành phẩm
Người mua
Thành phẩm

Hình 1.1. Vị trí của kho đối với sản xuất và lưu thông
Chức năng của kho Dược:
- Bảo quản
- Dự trữ
- Kiểm tra, kiểm soát
- Cân đối nhu cầu
Kho dược được xây dựng theo đúng yêu cầu chuyên môn và an toàn.
Nhà kho được thiết kế, trang bị, sửa chữa, duy tu một cách có hệ thống sao
cho có thể bảo vệ thuốc, nguyên liệu tránh được các ảnh hưởng bất lợi có thể

7


xảy ra như: sự thay đổi nhiệt độ và độ ẩm, chất thải và mùi, các động vật, sâu
bọ, côn trùng, đảm bảo thuốc có chất lượng ổn định.
Kho phải được xây dựng ở nơi cao ráo, an toàn, phải có hệ thống cống
rãnh thoát nước, để đảm bảo thuốc, nguyên liệu tránh được ảnh hưởng của
nước ngầm, mưa lớn, và lũ lụt. Kho phải có một địa chỉ xác định, nằm ở nơi
thuận tiện cho việc xuất nhập, vận chuyển, bảo vệ.
*Quy định về diện tích kho thuốc:
Kho phải đủ rộng, và khi cần thiết, cần phải có sự phân cách giữa các

khu vực sao cho có thể bảo đảm việc bảo quản cách ly từng loại thuốc, từng
lô hàng theo yêu cầu.
Tuỳ theo mục đích, qui mô của kho (kho của nhà sản xuất, kho của nhà
phân phối, kho của khoa dược bệnh viện...) cần phải có những khu vực xác
định, được xây dựng, bố trí hợp lý, trang bị phù hợp:
+ Khu vực tiếp nhận, biệt trữ và bảo quản thuốc, nguyên liệu chờ nhập kho.
+ Khu vực lấy mẫu thuốc, nguyên liệu: khu vực này phải được xây dựng,
trang bị thích hợp và phải có hệ thống cung cấp không khí sạch đảm bảo yêu
cầu của việc lấy mẫu.
+ Khu vực bảo quản thuốc.
+ Khu vực bảo quản thuốc, nguyên liệu có yêu cầu bảo quản đặc biệt;
+ Khu vực bảo quản thuốc, nguyên liệu không đạt tiêu chuẩn chất lượng, chờ
xử lý;
+ Khu vực bảo quản nguyên liệu, thành phẩm đã xuất kho chờ đưa vào sản
xuất hoặc cấp phát;
+ Khu vực đóng gói, ra lẻ và dán nhãn;
+ Khu vực bảo quản bao bì đóng gói;
+ Khu vực bảo quản biệt trữ trước khi xuất nguyên vật liệu;
Nhà kho phải được thiết kế, xây dựng, bố trí đáp ứng các yêu cầu về
đường đi lại, đường thoát hiểm, hệ thống trang bị phòng cháy, chữa cháy.

8


Trần, tường, mái nhà kho phải được thiết kế, xây dựng đảm bảo sự
thông thoáng, luân chuyển của không khí, vững bền chống lại các ảnh hưởng
của thời tiết như nắng, mưa, bão lụt.
Nền kho phải đủ cao, phẳng, nhẵn, đủ chắc, cứng và được xử lý thích
hợp để chống ẩm, chống thấm đảm bảo hoạt động của nhân viên làm việc
trong kho, và hoạt động của các phương tiện cơ giới. Nền kho không được có

các khe, vết nứt gãy .. là nơi tích luỹ bụi, trú ẩn của sâu bọ, côn trùng.
Với những kho lớn, diện tích toàn bộ của khu vực phải bao gồm diện
tích của các bộ phận:
+ Diện tích nghiệp vụ: là diện tích để xếp hàng và bảo quản hàng hóa, diện
tích sử dụng cho công tác xuất, nhập hàng hóa.
+ Diện tích phụ: là diện tích dùng làm đường đi lại, diện tích dùng để thực
hiện các công việc phù cho các nghiệp vụ kho.
+ Diện tích hành chính, sinh hoạt
Tính diện tích hữu ích của kho Dược:
T
S1=

xβ
P

Trong đó:
S1: Diện tích hữu ích của kho(tấn/m2)
T: Lượng hàng chứa trong kho(tấn/m2)
P: Sức chứa tiêu chuẩn của 1m2 diện tích đối với từng loại hàng
(tấn/m2)
β: Hệ số sử dụng
Nếu hàng hóa xếp trên giá : β = 0,42 đến 0,47
Nếu hàng hóa xếp trên bục : β = 0,65 đến 0,7
Nếu hàng hóa xếp thành khối đứng : β = 0,68 đến 0,75

9


Một cách khác theo hướng dẫn của WHO cho những nước đang phát
triển thì diện tích của một kho dược (với các kho nhỏ) được tính toán dựa trên

số dân tiêu thụ thuốc mà doanh nghiệp dược phục vụ[15].
1.3.2. Quy trình quản lý tồn trữ thuốc
Quản lý tồn trữ thuốc phải bao gồm tất cả các khâu từ thu mua, bảo
quản đến xuất hàng theo đúng quy định.
Trong khâu thu mua, một mặt phải quản lý chặt chẽ số lượng, chất
lượng, quy cách phẩm chất, chủng loại, giá mua, chi phí mua và tiến độ thu
mua, cung ứng phù hợp với kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp hay bệnh
viện. Mặt khác phải theo dõi nắm bắt được thông tin về tình hình thị trường,
khả năng cung ứng của nhà cung cấp, các chính sách cạnh tranh tiếp thị được
các nhà cung cấp áp dụng, tính ổn định của nguồn hàng .
Trong khâu bảo quản dự trữ phải tổ chức tốt kho tàng bến bãi, thực
hiện đúng chế độ bảo quản, xác định được mức bảo quản tối đa, tối thiểu cho
từng loại hàng tồn kho để giảm mức hư hỏng, hao hụt, mất mát, đảm bảo an
toàn, giữ được chất lượng của hàng tồn kho.
Trong khâu xuất hàng, phải đảm bảo xuất hàng theo đúng quy trình,
kiểm tra kiểm soát chặt chẽ chất lượng, hạn sử dụng, số lượng của thuốc, đảm
bảo không có thuốc kém chất lượng do khâu tồn trữ đi vào khâu lưu thông
đến tay người tiêu dùng.
Một việc quan trọng trong công tác tồn trữ là xây dựng cơ số tồn kho các loại
thuốc phù hợp với điều kiện thực tế của mỗi bệnh viện, xuất phát từ nhu cầu
điều trị, khả năng tài chính, điều kiện cung ứng, lưu thông thuốc tại cơ sở.
Các nhà quản lý cần xây dựng cơ số tồn kho hợp lý, đảm bảo tính kinh tế,
không để tồn đọng thuốc lâu, nhiều gây ảnh hưởng đến công tác bảo quản và
tồn đọng một lượng tiền lớn trong điều kiện và kinh phí điều trị có hạn. Theo
một số tài liệu, lượng thuốc tồn kho hợp lý là số lượng thuốc đảm bảo được
nhu cầu sử dụng của bệnh viện từ 2-3 tháng.

10

Nhập

Chuẩn bị phương tiện, nhân lực, thủ tục kiểm

hàng

nhập bàn giao, nhận hàng

Sắp xếp
bảo quản

Theo độc tính, tác dụng, dạng
Phân

thuốc…

loại
Kiểm kê định kỳ

Dựa vào tên
Nhóm
Sắp xếp

thuốc theo
ABC
Dựa vào

Loại

nguyên tắc

FEFO

Đảm bảo nhiệt độ, độ ẩm
Bảo

Kiểm tra, vệ sinh đảm bảo 5 chống.

quản

Xuất

Kiểm tra chứng từ

hàng

Kiểm xuất
Bàn giao nhận hàng

Hình 1.2. Quy trình quản lý tồn trữ

1.3.2.1. Sự cần thiết phải dự trữ thuốc
Chúng ta cần phải dự trữ thuốc vì:
- Đảm bảo tính sẵn có: Tồn kho là lượng dự trữ cho sự dao động của
cung và cầu, giảm nguy cơ hết hàng.

11


- Duy trì niềm tin trong hệ thống: Nếu tình trạng hết hàng xảy ra
thường xuyên, bệnh nhân sẽ mất lòng tin vào khả năng phòng và chữa bệnh

của hệ thống cung ứng dịch vụ chăm sóc sức khỏe.
- Giảm giá thành của một đơn vị sản phẩm: Đặt hàng với số lượng lớn
sẽ được chiết khấu và giảm chi phí vận chuyển từ các nhà cung cấp.
- Tránh tình trạng thiếu kinh phí: Nếu không có tồn kho hoặc tồn kho
không đủ sẽ dẫn đến tình trạng thiếu hàng, lúc đó đặt hàng khẩn cấp sẽ gặp
phải sự tăng giá của các nhà cung cấp hoặc mức giá sẽ cao hơn mức giá khi
đặt hàng thường xuyên, dẫn đến thiếu hụt vốn.
- Đáp ứng sự thay đổi của nhu cầu thị trường: Những thay đổi trong
nhu cầu về loại thuốc chuyên khoa không thể dự đoán trước được. Do đó,
lượng tồn kho thích hợp sẽ giúp hệ thống đối phó với sự thay đổi đó.
Theo quy định của Bộ Y tế, yêu cầu về kho thuốc cần đảm bảo nguyên
tắc thực hành tốt bảo quản thuốc như: về cơ sở vật chất, nhân lực, trang thiết
bị và một số các quy định về nhiệt độ, độ ẩm[1].
1.3.2.2. Xác định lượng tồn kho an toàn
Hàng tồn kho là tất cả những nguồn lực dự trữ nhằm đáp ứng cho nhu
cầu hiện tại hoặc tương lai, tồn kho như một lớp đệm lót giữa nhu cầu và khả
năng sản xuất. Lượng tồn kho quá thấp sẽ không đảm bảo cung ứng thuốc kịp
thời, đầy đủ. Còn lượng tồn kho cao thì ngoài việc thuốc dự trữ lâu sẽ hư
hỏng, hao hụt chất lượng còn làm tăng chi phí tồn trữ thuốc. Vì vậy, muốn
đảm bảo cung ứng thuốc kịp thời, đầy đủ, chất lượng cao và giá thành hợp lý
cho cộng đồng thì lượng thuốc dự trữ trong kho phải đáp ứng được các yêu
cầu sau:
- Đáp ứng được các nhu cầu ngoài dự kiến khi có dịch bệnh , thiên tai,
lũ lụt….
- Duy trì hoạt động bình thường của kho khi thuốc về kho chậm so với
dự kiến.

12

- Các kho có mức dự trữ thuốc tối đa với lượng thuốc vừa đủ thấp
nhằm tránh dư thừa gây lãng phí và mức dự trữ thuốc tối thiểu đủ cao để tránh
tình trạng thiếu hụt do nhu cầu bệnh nhân tăng cao hay việc nhận hàng xảy ra
chậm
Tồn kho an toàn nhằm để bù đắp cho sự không chắc chắn đang tồn tại
trong chuỗi cung ứng. Theo nguyên tắc này, nếu mức độ không chắc chắn
càng lớn, thì mức độ tồn kho an toàn yêu cầu càng cao. Mức tồn kho an toàn
là tồn kho để phòng cho những trở ngại trong vận chuyển, phân phối, thiếu
hụt thuốc.

Lượng hàng dự trữ

Lượng hàng dự trữ

Dự kiến hàng

Dự kiến hàng

Nhận hàng

Nhận hàng

T

T
SS

Đồ thị 1.1. Đồ thị biểu diễn quan hệ lượng hàng dự trữ theo thời gian khi
có và không có tồn kho an toàn
T:

Thời gian

SS:

Lượng tồn kho an toàn

13


Công thức tính lượng tồn kho an toàn:
SS = LT x CA
Trong đó:
-

SS: Lượng tồn kho an toàn

-

LT: Thời gian trung bình từ lúc đặt hàng đến lúc nhận hàng.

-

CA: Lượng tiêu thụ trung bình hàng tháng

Tuy nhiên lượng tiêu thụ hàng tháng không phải là không đổi và thời
gian chờ nhận hàng cũng luôn thay đổi. Do đó, hầu hết các hệ thống cung ứng
đều tăng lượng tồn kho an toàn, ít nhất là đối với các mặt hàng thiết yếu để
đối phó với sự tăng giảm của lượng tiêu thụ cũng như thời gian nhận hàng. Để
giải quyết vấn đề này có thể nhân lượng tồn kho an toàn với một hệ số thích

hợp. Nếu thời gian chuyển thuốc dài, nhu cầu sử dụng thuốc lớn thì lượng tồn
kho an toàn càng lớn.
1.3.2.3. Lượng tồn kho tối đa và tối thiểu
Các kho có mức dự trữ thuốc tối đa với số lượng vừa đủ thấp nhằm
tránh tình trạng dư thừa gây lãng phí và mức dữ trữ thuốc đủ lớn để tránh tình
trạng thiếu hụt khi nhu cầu tăng cao và việc nhận hàng xảy ra chậm.
Mức tồn kho tối thiểu là số tồn kho an toàn cộng với lượng thuốc,vật
tư tiêu hao cần phân phối trong thời gian từ khi đặt mua đến khi nhận .
Công thức tính lượng tồn kho tối thiểu :
SMIN = LT x CA + SS
Trong đó :
- SMIN là lượng thuốc tồn kho tối thiểu cần có để đảm bảo nhu cầu sử dụng.
- LT: Thời gian trung bình từ lúc đặt hàng đến lúc nhận hàng.
- CA là lượng thuốc tiêu thụ trung bình hàng ngày
- SS là Lượng tồn kho an toàn.
Mức tồn kho tối đa là tồn kho tối thiểu cộng với lượng hàng cần phân
phối giữa hai lần nhận hàng định kỳ liên tiếp .

14


Công thức tính lượng tồn kho tối đa:
SMAX = SMIN + PP x CA
Trong đó:
- SMAX là lượng tồn kho tối đa
- SMIN là lượng tồn kho tối thiểu
- PP là thời gian giữa hai lần nhận hàng định kỳ liên tiếp
- CA là lượng thuốc tiêu thụ trung bình hàng ngày
* Lượng đặt hàng :
Khi lượng tồn kho nhỏ hơn hoặc bằng mức tồn kho tối thiểu là lúc cần

đặt hàng . Lượng đặt hàng được tính bằng công thức:
QO = SMAX – SI = CA x (LT + PP) + SS – SI
Trong đó :
- Qo là số lượng đặt hàng
- CA là lượng thuốc tiêu thụ trung bình hàng ngày
- LT là thời gian giữa hai lần nhận hàng định kỳ liên tiếp
- PP là khoảng thời gian từ khi đặt mua đến khi nhận
- SS là lượng tồn kho an toàn
- SI là lượng tồn kho hiện thời
1.3.3. Xu hướng tồn trữ thuốc tại bệnh viện trên thế giới hiện nay
Việc tồn trữ thuốc tại Bệnh viện phải đảm bảo các yếu tố:
- Luôn có đủ thuốc (số lượng, chủng loại, dạng bào chế) và đảm bảo
nhu cầu điều trị thuốc của Bệnh viện
- Chi phí cho việc đảm bảo thuốc phải thấp ở mức độ tối ưu, phù hợp
với khả năng ngân sách, cán bộ điều trị và người bệnh, với hiệu quả kinh tế
tốt nhất có thể.[7]
Như vậy, nếu tồn trữ với số lượng lớn làm cho chi phí cao, lãng phí.
Nếu tồn trữ thấp sẽ ảnh hưởng tới công tác điều trị. Việc tồn trữ thuốc phụ
thuộc vào mô hình bệnh tật cụ thể của từng bệnh viện và các yếu tố liên quan.

15


1.3.3.1. Xu hướng tồn trữ tại các nước phát triển:
Tại các nước phát triển, hệ thống cung ứng tương đối hoàn chỉnh vì:
- Hệ thống thông tin liên lạc thuận tiện, hệ thống điều hành trung tâm để xử lý
các mệnh lệnh rất hoàn chỉnh, tự động hóa cao.
- Hệ thống giao thông vận tải thuận lợi, có nhiều loại hình và phương tiện vận
tải phù hợp với từng loại nhu cầu
- Hệ thống kho tồn trữ của hệ thống cung ứng được phân bố rộng khắp đảm

bảo việc cung ứng theo yêu cầu nhanh nhất và đạt hiệu quả tối ưu.
- Đội ngũ cán bộ làm công tác cung ứng có trình độ thực hành cao, được đào
tạo công phu.[7]
1.3.3.2. Xu hướng tồn trữ tại các nước đang phát triển:
Tại các nước đang phát triển, không có hệ thống các yếu tố để có
phương thức tồn trữ thuốc như các nước phát triển, do vậy nhiệm vụ đảm bảo
luôn có đủ thuốc (chủng loại, số lượng, dạng bào chế) có chất lượng cho nhu
cầu điều trị của bệnh viện là ưu tiên hàng đầu. Chi phí cho công việc đảm bảo
thuốc phải thấp nhất ở mức độ tối ưu, phù hợp với khả năng của ngân sách,
cán bộ điều trị và của người bệnh với hiệu quả kinh tế cao.[7]
1.3.4. Các điều kiện về bảo quản thuốc YHCT
1.3.4.1. Cơ sở vật chất:
- Đủ diện tích, thông thoáng, an toàn, thuận tiện cho việc xuất, nhập và vận
chuyển;
- Trần, tường, mái nhà kho phải được thiết kế xây dựng bảo đảm vệ sinh,
thông thoáng, khô ráo, có đủ ánh sáng, nền kho phải đủ cao, phẳng, nhẵn;
- Phòng chống được sự xâm nhập của côn trùng, các loài động vật gặm nhấm
và các loài động vật xâm hại khác; ngăn ngừa được sự phát triển của nấm
mốc, mối mọt;
- Bố trí các khu vực hợp lý cho các công việc như: khu vực tiếp nhận, khu vực
bảo quản, khu vực biệt trữ, khu vực xuất dược liệu, vị thuốc y học cổ truyền.

16


Các dược liệu, vị thuốc y học cổ truyền có chứa tinh dầu phải được bảo quản
trong bao bì kín để tránh hấp thụ vào các mặt hàng khác.[10]
1.3.4.2. Trang thiết bị:
- Có giá, kệ để xếp dược liệu, vị thuốc y học cổ truyền, không được để dược
liệu, vị thuốc y học cổ truyền tiếp xúc trực tiếp với mặt đất; giữa các giá, kệ

phải có khoảng cách để thuận tiện cho vệ sinh và xếp dỡ;
- Có phương tiện phù hợp cho vận chuyển hàng;
- Kho có đủ trang thiết bị để bảo quản dược liệu, vị thuốc y học cổ truyền như
quạt thông gió, điều hòa nhiệt độ, máy hút ẩm, nhiệt kế, ẩm kế;
- Các thiết bị dùng để theo dõi điều kiện bảo quản phải được hiệu chuẩn định
kỳ;
- Kiểm soát độ ẩm tương đối không quá 70%;
- Có đủ trang thiết bị cho phòng cháy, chữa cháy theo quy định của pháp
luật.[10]
1.3.4.3. Hoạt động bảo quản:
- Bao, thùng hàng phải có nhãn mác và để đúng chủng loại, phải được sắp xếp
hợp lý bảo đảm thông thoáng;
- Bảo đảm công tác vệ sinh kho;
- Có hệ thống sổ sách đầy đủ cho việc ghi chép theo dõi việc xuất nhập, công
tác chế biến, tiêu chuẩn cơ sở của dược liệu, vị thuốc y học cổ truyền theo mẫu
quy định
- Theo dõi chất lượng, hạn dùng, dược liệu và các vị thuốc y học cổ truyền
thường xuyên; khi phát hiện có dấu hiệu không bảo đảm chất lượng, phải để
ở khu vực biệt trữ[10].
1.4. Sơ lược về Bệnh viện YHCT Nghệ An
Bệnh viện YHCT Nghệ An hiện nay, nguyên là bệnh xá Đông y dân
lập quốc trợ thành lập ngày 16/4/1964 lúc bấy giờ chỉ có 10 giường bệnh.
Trong thời kỳ chiến tranh, sau nhiều lần sơ tán, đồng thời nâng số giường

17