Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự cho công ty xuất nhập khẩu ngành in SIC

LỜI CẢM ƠN
Sau một thời gian nghiên cứu và hoàn thiện khóa luận tốt nghiệp với đề tài
“Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự cho công ty xuất nhập khẩu
ngành in SIC” ngoài sự cố gắng của bản thân, em còn nhận được rất nhiều sự giúp đỡ
từ phía nhà trường, thầy cô, cùng ban lãnh đạo và các nhân viên trong công ty xuất
nhập khẩu ngành in SIC.
Lời đầu tiên, em xin gửi lời cảm ơn đến các thầy cô giáo trường Đại học Thương
Mại nói chung và các thầy cô giáo trong khoa Hệ thống thông tin kinh tế nói riêng đã
tạo điều kiện cho em được học tập, nghiên cứu.
Em cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành đến giáo viên hướng dẫn Th.S. Đinh Thị
Hà đã trực tiếp hướng dẫn nhiệt tình, chỉ bảo cho em trong suốt thời gian thực hiện đề
tài khóa luận tốt nghiệp để em có thể hoàn thành một cách tốt nhất.
Em xin gửi lòng biết ơn sâu sắc tới ban lãnh đạo công ty xuất nhập khẩu ngành
SIC cùng toàn thể các anh chị trong công ty đã tạo điều kiện cho em được tìm hiểu,
nghiên cứu về thực trạng công ty trong suốt quá trình thực tập.
Mặc dù đã cố gắng hoàn thành bài khóa luận với tất cả sự nỗ lực của bản thân,
nhưng có sự hạn chế về kiến thức nên khóa luận không tránh khỏi những thiếu sót. Em
kính mong quý thầy cô chỉ bảo và giúp đỡ để bài khóa luận được hoàn thiện hơn.
Cuối cùng, em xin gửi tới quý thầy cô lời chúc sức khỏe, chúc thầy cô luôn luôn
mạnh khỏe, vui vẻ để tiếp tục cống hiến và giúp đỡ các thế hệ sinh viên tiếp theo.
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 27 tháng 04 năm 2016
Sinh viên thực hiện
Vương Thị Thảo

1


MỤC LỤC

DANH MỤC BẢNG

STT BẢNG
Bảng 2.1

NỘI DUNG BẢNG
So sánh đặc điểm phương pháp phân tích

Bảng 3.1
Bảng 3.2
Bảng 3.3
Bảng 3.4

thiết kế hệ thống
Xác định, đặc tả các tác nhân
Kịch bản cho use case “Đăng nhập”
Kịch bản cho use case “Thêm hồ sơ NV”
Kịch bản cho use case “Sửa hồ sơ NV”

Bảng 3.5
Bảng 3.6

Kịch bản cho use case “Xóa hồ sơ NV”
Kịch bản cho use case “Chấm công”

Bảng 3.7

Kịch bản cho use case “Tính lương”

2

Bảng 3.8

Kịch bản cho use case “Báo cáo, thống kê

Bảng 3.9

thông tin cá nhân của nhân viên”
Kịch bản cho use case “Báo cáo, thống kê

Bảng 3.10

thông tin lương của nhân viên”
Kịch bản cho use case “Tìm kiếm thông tin

Bảng 3.11

cá nhân của nhân viên”
Kịch bản cho use case “Tìm kiếm thông tin

Bảng 3.12

lương của nhân viên”
Kịch bản cho use case “Tìm kiếm chấm

Bảng 3.13
Bảng 3.14

công của nhân viên”
Mối quan hệ giữa các lớp thực thể
Mối quan hệ mới giữa các lớp thực thể

3


DANH MỤC BIỂU ĐỒ
STT BIỂU ĐỒ
Biểu đồ 3.1
Biểu đồ 3.2
Biểu đồ 3.3
Biểu đồ 3.4
Biểu đồ 3.5
Biểu đồ 3.6
Biểu đồ 3.7
Biểu đồ 3.8
Biểu đồ 3.9
Biểu đồ 3.10
Biểu đồ 3.11
Biểu đồ 3.12
Biểu đồ 3.13
Biểu đồ 3.14
Biểu đồ 3.15
Biểu đồ 3.16

NỘI DUNG BIỂU ĐỒ
Biểu đồ usecase tổng quát
Biểu đồ phân rã usecase quản lý HSNV
Biểu đồ phân rã usecase quản lý lương
Biểu đồ phân rã usecase báo cáo, thống kê
Biểu đồ phân rã usecase tìm kiếm
Biểu đồ lớp tổng quát

Biểu đồ trạng thái lớp HOSONV
Biểu đồ trạng thái lớp HĐLĐ
Biểu đồ trạng thái lớp bảng lương
Biểu đồ hoạt động đăng nhập
Biểu đồ hoạt động thêm thông tin
Biểu đồ hoạt động sửa thông tin
Biểu đồ hoạt động xóa thông tin
Biểu đồ hoạt động tìm kiếm
Biểu đồ lớp chi tiết
Biểu đồ triển khai

4


DANH MỤC HÌNH VẼ
STT HÌNH
Hình 2.1
Hình 2.2

NỘI DUNG HÌNH
Sơ đồ tổng quát các thành phần của HTTT
Thực trạng tình hình sử dụng phần mềm

Hình 2.3

quản lý nhân sự trông công ty
Nhu cầu xây dựng HTTT quản lý nhân sự

Hình 3.1

cho công ty
Giao diện đăng nhập hệ thống quản lý

Hình 3.2

nhân sự
Giao diện phân cấp chức năng của nhân

Hình 3.3

viên quản lý nhân sự
Giao diện phân cấp chức năng của nhân

Hình 3.4

viên kế toán
Giao diện phân cấp chức năng của nhân

Hình 3.5
Hình 3.6
Hình 3.7

viên và ban lãnh đạo
Giao diện quản lý hồ sơ nhân viên
Giao diện quản lý lương – Chấm công
Giao diện quản lý lương – Tính lương

5

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
TỪ VIẾT TẮT
HTTT
CSDL
PTTK
NV
NS
HĐLĐ
HSNV

NGHĨA TIẾNG VIỆT
Hệ thống thông tin
Cơ sở dữ liệu
Phân thích thiết kế
Nhân viên
Nhân sự
Hợp đồng lao động
Hồ sơ nhân viên

6


PHẦN 1: TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU
1.1 Tầm quan trọng, ý nghĩa của đề tài
Ngày nay, cả thế giới nói chung và Việt Nam nói riêng đang chuyển mình đi lên
và tiếp nhận những thành tựu khoa học mới. Và trên thực tế, chúng ta đã được chứng
kiến sự phát triển vô cùng to lớn của công nghệ thông tin và tầm quan trọng của nó
trong các tổ chức xã hội cũng như trong tất cả các doanh nghiệp. Việc ứng dụng công
nghệ thông tin trong quản lý đã trở nên khá phổ biến ở các mặt bởi nó giúp thu thập,
xử lý thông tin một cách nhanh chóng, chính xác và có hiệu quả.

Được thành lập năm 2006, công ty cổ phần xuất nhập khẩu ngành in SIC sau gần
10 năm hoạt động đã liên tục mở rộng thị phần trên khắp cả nước, hình thành hệ thống
khách hàng từ Bắc vào Nam và vươn lên trở thành một trong những công ty hàng đầu
về cung cấp vật tư cho ngành in.
Ngoài những thành công ban đầu đó, công ty đang ngày một mong muốn phát
triển mạnh mẽ hơn nữa trong tương lai, mở thêm nhiều chi nhánh hơn nữa ở tất cả các
tỉnh thành của đất nước. Vì lẽ đó, số lượng nhân lực sẽ ngày một tăng và ắt hẳn sẽ gặp
phải không ít khó khăn do sự bất cập trong quản lý nhân sự như việc phải mất nhiều
thời gian, công sức, tiền của cho công tác quản lý nhân sự. Mà trên thực tế cho thấy,
quản lý nhân sự có vai trò quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của một tổ chức.
Tuy nhiên quản lý nhân sự không phải là việc đơn giản. Trong quá trình quản lý nhân
sự luôn gặp phải những vấn đề khó khăn như việc quản lý nhân sự bằng thủ công, sổ
sách rất hay có sự nhầm lẫn, tốn thời gian hay số lượng nhân sự, đội ngũ nhân sự luôn
luôn thay đổi mà việc cập nhật hồ sơ không rõ ràng sẽ khiến cho việc tìm kiếm thông
tin bị cản trở, thiếu chính xác. Vì vậy, công ty muốn phát triển tốt thì ắt hẳn phải có
HTTT quản lý nhân sự. Hệ thống thông tin thiết kế ra sẽ làm giảm được chi phí cũng
như tăng độ chính xác, độ nhanh nhạy cho công tác quản lý nhân sự tại công ty.
1.2 Tổng quan về đề tài nghiên cứu
1.2.1 Tình hình nghiên cứu ngoài nước
Hệ thống quản lý nhân sự xuất hiện từ rất lâu và mang đến hiệu quả rất lớn, nâng
cao năng suất làm việc trong tổ chức, doanh nghiệp. Trong những năm qua đã có rất
nhiều hệ thống quản lý nhân sự mới hiệu quả hơn thay thế những phầm mềm quản lý
nhân sự cũ, những phát sinh trong hệ thống nhân sự không ngừng được nghiên cứu và
cải tiến nhằm nâng cao tốc độ, tính bảo mật, hiệu quả trong việc quản lý nhân sự. Có

7


rất nhiều phần mềm quản lý nhân sự được đánh giá cao trên thế giới phải kể đến như
gói quản trị nguồn lực (Enterprise Resrouce Planning - ERP), hệ thống chấm công,

nghỉ phép (E-Roster), hệ thống quản lý thông tin nhân viên (Personnel Information),
hệ thống tính lương (Payroll).
1.2.2 Tình hình nghiên cứu trong nước
Trên thế giới, phần mềm quản lý nhân sự đã xuất hiện từ lâu và được thực hiên
rộng rãi. Tuy nhiên phần mềm quản lý nhân sự mới được biết đến nhiều ở nước ta
trong khoảng hơn chục năm trở lại đây cùng với sự bùng nổ của công nghệ thông tin
nhưng đến nay phần mềm quản lý nhân sự đã trở lên phổ biến ở hầu hết các doanh
nghiệp có quy mô vừa và lớn. Do nhận thấy tầm quan trọng của công tác quản lý nhân
sự nên đã có rất nhiều công trình nghiên cứu tới vấn đề này. Sau đây là một số công
trình nghiên cứu liên quan:
- Luận văn tốt nghiệp với đề tài “Thiết kế phần mềm quản lý nhân sự tại mỏ than
Cọc Sáu” của Vũ Anh Quyết - lớp Tin 44C - Khoa Quản trị hệ thống thông tin kinh tế,
Đại học Kinh tế quốc dân. Luận văn đã làm rõ một số lý thuyết về phương pháp phát
triển hệ thống thông tin quản lý và quy trình phân tích thiết kế hệ thống hướng cấu
trúc. Luận văn cũng đã hoàn thành các bước phân tích thiết hệ thống thông tin và xây
dựng được mã chương trình.
- Khóa luận tốt nghiệp với đề tài “Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân
sự tại công ty TNHH Hưng Long” của Nguyễn Hoàng Đức, K55–Khoa Máy tính,
Trường Đại học Bách Khoa TP. Hồ Chí Minh. Luận văn có ưu điểm là thiết kế được
giao diện thân thiện, dễ sử dụng, gần gũi với hệ thống cũ, lưu trữ hoàn toàn dữ liệu,
đưa ra dữ liệu được xử lý chính xác và đáp ứng được phần nào của hệ thống thực tế.
Tuy nhiên còn tồn tại nhược điểm là CSDL hệ thống được xây dựng trên cơ sở một hệ
thống thông tin mạng, bước đầu chỉ mới xây dựng trên máy cục bộ và các chức năng
đầy đủ để quản lý một hệ thống là chưa hoàn chỉnh.
- Khóa luận với đề tài “Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại
Công ty TNHH TBA Việt Nam” của Hoàng Thế Quyền, K52 – Khoa Công nghệ thông
tin, Đại học Vinh. Nội dung của đề tài đã khái quát được các chức năng cơ bản cho
công việc quản lý nhân sự như chấm công, quản lý hồ sơ nhân viên,… và phân tích
thiết kế hệ thống thông tin quản lý theo phương pháp hướng cấu trúc. Nhưng còn hạn
chế là tác giả chưa phân tích thiết kế chức năng quản lý công việc của nhân viên, một

8


số các chức năng chưa thực sự hiệu quả như tính lương và một số chức năng dư thừa
khác.
Sau khi nghiên cứu và nhận thấy những điểm mạnh và hạn chế của các đề trên,
em lựa chọn phương pháp phân tích và thiết kế hệ thống thông tin hướng đối tượng để
thực hiện đề tài này.
1.3 Mục tiêu nghiên cứu của đề tài
Thứ nhất, hệ thống hóa kiến thức một số lý luận về phân tích và thiết kế hệ thống
thông tin trong doanh nghiệp như khái niệm, phân loại, phương pháp phân tích thiết kế
hệ thống.
Thứ hai, hệ thống hóa kiến thức lý luận cơ bản về quản lý nhân sự, mô hình quản
lý nhân sự nói chung và của công ty nói riêng.
Thứ ba, trên cơ sở nghiên cứu thực trạng tình hình quản lý nhân sự tại công ty, từ
đó đưa ra một số đề xuất, giải pháp có thể áp dụng, tiến hành phân tích thiết kế hệ
thống thông tin quản lý nhân sự cho công ty nhằm tạo ra một hệ thống thông tin quản
lý nhân sự phù hợp và mang tính thiết thực đối với hoạt động quản lý nhân sự đem lại
hiệu quả trong công việc.
1.4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài
1.4.1 Đối tượng nghiên cứu
Thứ nhất là hệ thống thông tin quản lý và các thành phần của hệ thống thông tin
quản lý nhân sự.
Thứ hai là hệ thống nhân sự, các thông tin về nhân sự, quy trình quản lý nhân sự
của công ty xuất nhập khẩu ngành in SIC.
Thứ ba là các kiến thức phân tích thiết kế hướng đối tượng.
1.4.2 Phạm vi đề tài nghiên cứu
Về không gian: Quá trình nghiên cứu được thực hiện ở công ty xuất nhập khẩu
ngành in SIC.

Về thời gian: Đề tài sử dụng số liệu liên quan của công ty giai đoạn 2013- 2015.

9


1.5 Phương pháp nghiên cứu đề tài
Đề tài này được thực hiện dựa trên các phương pháp sau:
- Phương pháp thu nhập tài liệu
+ Điều tra trắc nghiệm: Đây là phương pháp sử dụng mẫu phiếu điều tra khảo sát
tại công ty.
+ Điều tra trực tiếp: Trong quá trình thực tập tổng hợp tại công ty, tiến hành phỏng
vấn trực tiếp nhân viên phòng ban để thu thập thêm các thông tin cần thiết.
+ Quan sát trực tiếp cơ sở hạ tầng, môi trường làm việc của công ty để nắm bắt
được các nghiệp vụ quản lý nhân sự tại công ty.
+ Thu thập tài liệu liên quan đến cơ sở lý luận, các lý thuyết về hệ thống thông tin
và phân tích thiết kế hệ thống từ các phương tiện truyền thông như sách, báo,
internet,....
- Tổng hợp, phân tích và xử lý số liệu
Khóa luận được thực hiện trên cơ sở vận dụng tổng hợp các phương pháp nghiên
cứu như phân tích, so sánh, thống kê, tổng hợp, việc phân tích thiết kế hệ thống thông
tin nhân sự tiến hành theo phương pháp hướng đối tượng.
+ Phương pháp so sánh, đối chiếu: Đây là phương pháp đối chiếu giữa lý luận và
thực tiễn để tìm ra và giải quyết những khó khăn thách thức còn tồn tại bên trong công
ty. Qua đó giúp ta có thể phân tích thết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự cho công
ty xuất nhập khẩu ngành in SIC một cách hiệu quả.
+ Phương pháp phân tích và tổng hợp lý thuyết: Đây là phương pháp phân tích lý
thuyết thành những bộ phận cấu thành, những mối quan hệ để nhận thức, phát hiện và
khai thác những khía cạnh khác nhau của lý thuyết về HTTT quản lý để từ đó chọn lọc
những thông tin cần thiết phục vụ cho đề tài của mình. Trên cơ sở đó sử dụng phương
pháp tổng hợp lý thuyết để liên kết những bộ phận, những mối quan hệ thành một

chỉnh thể hoàn chỉnh. Phương pháp này được sử dụng trong quá trình tìm kiếm, nghiên
cứu cơ sở lý luận liên quan đến đề tài nghiên cứu.
1.6 Kết cấu khóa luận
Ngoài các phần như: Lời cảm ơn; Mục lục; Danh mục bảng, biểu, sơ đồ, hình vẽ;
Danh mục từ viết tắt thì khóa luận tốt nghiệp bao gồm 3 phần chính:
Phần 1: Tổng quan về đề tài nghiên cứu

10


Nêu ra tầm quan trọng của đề tài, tính cấp thiết của đề tài, đồng thời đặt ra mục
tiêu cụ thể cần giải quyết trong đề tài, đối tượng, phạm vi nghiên cứu, phương pháp
thực hiện đề tài.
Phần 2: Cơ sở lý luận và thực trạng HTTT quản lý nhân sự cho công ty cổ phần xuất
nhập khẩu ngành in SIC
Hệ thống hóa kiến thức lý luận cơ bản về phân tích và thiết kế hệ thống thông tin
và mô hình quản lý nhân sự của công ty cổ phần xuất nhập khẩu ngành in SIC. Phân
tích, đánh giá thực trạng quản lý nhân sự tại công ty, từ đó đề xuất một số giải pháp phù
hợp.
Phần 3: Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự cho công ty cổ phần
xuất nhập khẩu ngành in SIC
Phân tích thiết kế hệ thống thông tin, từ các sơ đồ hướng đối tượng như sơ đồ
use case, sơ đồ lớp, sơ đồ hoạt động, sơ đồ trạng thái cho đến việc thiết kế hệ thống
cho công ty theo hướng đối tượng. Tổng kết lại đề tài nghiên cứu khóa luận và đưa ra
hướng phát triển của đề tài.

11


PHẦN 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG HTTT QUẢN LÝ NHÂN SỰ

CHO CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU NGÀNH IN SIC
2.1 Cơ sở lý luận
2.1.1 Tổng quan về PTTK hệ thống
Phần này sẽ trình bày những nội dung như một số khái niệm cơ bản, một số lý
thuyết về phân tích và thiết kế hệ thống thông tin.
2.1.1.1 Một số khái niệm cơ bản
- Hệ thống
Hệ thống bao gồm tập hợp các phần tử có mối quan hệ ràng buộc lẫn nhau và
cùng hoạt động để đạt mục đích chung. (giáo trình “phân tích và thiết kế HTTT”
của Thạc Bình Cường, nhà xuất bản Thống Kê, Hà Nội)
- Hệ thống thông tin
Hệ thống thông tin là một tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng,
phần mềm dữ liệu… thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phối thông
tin trong một tập các ràng buộc được gọi là môi trường.
Mỗi hệ thống thông tin có 5 bộ phần chính là phần cứng, phần mềm, cơ sở dữ
liệu, mạng và con người.

Hình 2.1: Sơ đồ tổng quát các thành phần của HTTT
(Nguồn: Giáo trình Hệ thống thông tin quản lý, Đại học Thương mại)

12


Phần cứng: Là các bộ phận cụ thể của máy tính hay hệ thống máy tính, hệ thống
mạng sử dụng làm thiết bị kỹ thuật hỗ trợ hoạt động trong HTTT. Phần cứng trong
HTTT là công cụ kỹ thuật để thu thập, xử lý, truyền thông tin.
Phần mềm: Là tập hợp những câu lệnh được viết bằng một hoặc nhiều ngôn ngữ
lập trình theo một trật tự xác định nhằm tự động hóa thực hiện một số chức năng hoặc
giải quyết một bài toán nào đó.
Dữ liệu: Tài nguyên về dữ liệu gồm các cơ sở dữ liệu. Cơ sở dữ liệu là tập hợp các

bảng có liên quan tới nhau được tổ chức và lưu trữ trên các thiết bị tin học, chịu sự
quản lý của một hệ thống chương trình máy tính, nhằm cung cấp thông tin cho nhiều
người sử dụng khác nhau. Cơ sở dữ liệu cần phải được thu thập, lựa chọn và tổ chức
một cách khoa học để tạo điều kiện cho người sử dụng có thể truy cập một cách dễ
dàng, thuận tiện và nhanh chóng.
Mạng: Mạng máy tính là tập hợp các máy tính độc lập được kết nối với nhau thông
qua các đường truyền vật lý và tuân theo quy ước thông tin nào đó. Hệ thống mạng
cho phép chia sẻ tài nguyên trong hệ thống. Hệ thống mạng truyền thông cho phép trao
đổi thông tin giữa người sử dụng ở các vị trí địa lý khác nhau bằng các phương tiện
điện tử. Như vậy, việc quản lý các tài nguyên trong hệ thống có sự thống nhất và tập
trung.
Con người: Con người trong HTTT là chủ thể điều hành và sử dụng HTTT. Đây là
thành phần quan trọng nhất của một HTTT. Trong một HTTT phần cứng và phần mềm
được coi là đối tượng trung tâm còn con người đóng vai trò quyết định. Con người là
chủ thể, trung tâm thu thập, xử lý số liệu, thông tin để máy tính xử lý. Công tác quản
trị nhân sự HTTT trong doanh nghiệp là công việc lâu dài và khó khăn nhất.
- Hệ thống thông tin quản lý (Management Infomation System)
Hệ thống thông tin quản lý là các HTTT trợ giúp các hoạt động quản lý như lập
kế hoạch, giám sát, tổng hợp, báo cáo và ra quyết định ở các cấp quản lý bậc trung.
+ Nhiệm vụ HTTT quản lý
Nhiệm vụ đối ngoại: Nhiệm vụ đối ngoại là thu thập thông tin từ phía ngoài hệ thống
phục vụ các hoạt động bên trong của hệ thống đồng thời đưa các thông tin ra bên ngoài
như các thông tin về giá cả thị trường, sức lao động, nhu cầu hàng hóa.
Nhiệm vụ đối nội: Nhiệm vụ đối nội làm cầu nối liên lạc giữa các bộ phận của hệ kinh
doanh, cung cấp thông tin cho hệ tác nghiệp và các hệ đưa ra quyết định như các thông

13


tin phản ánh tình trạng nội bộ của cơ quan tổ chức trong hệ thống đồng thời thông tin

về tình trạng hoạt động kinh doanh của hệ thống thông tin của doanh nghiệp.
+ Với hạt nhân là CSDL hợp nhất, HTTT quản lý có thể hỗ trợ cho nhiều lĩnh vực
chức năng khác nhau trong đó HTTT quản lý có các chức năng chính là:

• Thu nhập, phân tích và lưu trữ các thông tin một cách hệ thống, những thông tin có ích
được cấu trúc hoá để có thể lưu trữ và khai thác trên các phương tiện tin học.

• Thay đổi, sửa chữa, tiến hành tính toán trên các nhóm chỉ tiêu, tạo ra các thông tin
mới.

• Phân phối và cung cấp thông tin.
Chất lượng của HTTT quản lý được đánh giá thông qua tính nhanh chóng trong đáp
ứng các yêu cầu thông tin, tính mềm dẻo và tính toàn vẹn, đầy đủ của hệ thống.
+ Các loại HTTT quản lý thông dụng
Có nhiều cách khác nhau để phân loại HTTT, dưới đây là phân loại HTTT theo
lĩnh vực ngành nghề hoạt động mà HTTT được ứng dụng.
Hệ thống thông tin kế toán AIS (Accounting System Information): Hệ thống thông
tin kế toán AIS là một phần đặc biệt của HTTT quản lý nhằm thu thập, xử lý và báo
cáo các thông tin liên quan đến các nghiệp vụ tài chính.
Hệ thống thông tin bán hàng, marketing: Hệ thống thông tin bán hàng, marketing
là hệ thống hỗ trợ các nghiệp vụ trong bán hàng và maketing của doanh nghiệp như
thông tin khuyến mại, giảm giá, thông tin khách hàng…
Hệ thống thông tin sản xuất: Hệ thống thông tin sản xuất là hệ thống sử dụng trong
quá trình sản xuất sản phẩm như các quá trình hỗ trợ quản lý đầu vào, đầu ra của sản
phẩm, quản lý giám sát sản xuất…
Hệ thống thông tin tài chính: Hệ thống thông tin tài chính là một hệ thống thực
hiện quản lý, phân tích, đánh giá, lữu trữ, dự đoán… về tất cả các hoạt động tài chính.
Đối tượng quản lý là thông tin tài chính trong và ngoài nước, nội bộ tổ chức hoặc môi
trường bên ngoài tổ chức.
Hệ thống thông tin nhân sự: Hệ thống thông tin nhân sự là hệ thống bao gồm tất cả

những quyết định và hoạt động quản lý (tuyển dụng, quản lý, trả lương, nâng cao hiệu
quả hoạt động, và sa thải nhân viên trong doanh nghiệp…) có ảnh hưởng đến mối quan
hệ giữa doanh nghiệp và đội ngũ nhân viên của doanh nghiệp.

14


2.1.1.2

Một số lý thuyết về phân tích và thiết kế hệ thống thông tin
Phần này trình bày các nội dung gồm quy trình phân tích, thiết kế HTTT, các

phương pháp phân tích, thiết kế HTTT và phương pháp phân tích, thiết kế hướng đối
tượng.
a. Quy trình phân tích, thiết kế HTTT
Quy trình phân tích, thiết kế HTTT gồm có các giai đoạn là khảo sát hiện trạng
sát lập dự án, phân tích hệ thống, thiết kế hệ thống và cài đặt hệ thống.
- Khảo sát hiện trạng và xác lập dự án
Khảo sát hiện trạng và xác lập dự án là công đoạn xác định tính khả thi của dự
án xây dựng HTTT, thu thập thông tin, tài liệu, nghiên cứu hiện trạng nhằm làm rõ
tình trạng hoạt động của hệ thông tin cũ trong hệ thống thực, từ đó đưa ra giải pháp
xây dựng hệ thông tin mới. Công việc thực hiện của giai đoạn này bao gồm:
+ Khảo sát hệ thống đang làm gì?
+ Đưa ra đánh giá về hiện trạng.
+ Xác định nhu cầu của tổ chức kinh tế, yêu cầu về sản phẩm.
+ Xác định những gì sẽ thực hiện và khẳng định những lợi ích kèm theo.
+ Tìm giải pháp tối ưu trong các giới hạn về kỹ thuật, tài chính, thời gian và những
ràng buộc khác.
- Phân tích hệ thống
Phân tích hệ thông là công đoạn đi sau giai đoạn khảo sát hiện trạng và xác lập dự án

và là giai đoạn đi sâu vào các thành phần hệ thống (chức năng xử lý, dữ liệu). Công việc
thực hiện của giai đoạn này bao gồm:
+ Phân tích hệ thống về xử lý: xây dựng được các biểu đồ mô tả logic chức năng xử lý
của hệ thống.
+ Phân tích hệ thống về dữ liệu: xây dựng được lược đồ cơ sở dữ liệu mức logic của
hệ thống giúp lưu trữ lâu dài các dữ liệu được sử dụng trong hệ thống.
- Thiết kế hệ thống
Thiết kế hệ thống là công đoạn cuối cùng của quá trình khảo sát, phân tích, thiết kế.
Tại thời điểm này đã có mô tả logic của hệ thống mới với tập các biểu đồ lược đồ thu
được ở công đoạn phân tích.
Nhiệm vụ của giai đoạn này là chuyển các biểu đồ, lược đồ mức logic sang mức vật
lý. Công việc thực hiện của giai đoạn này bao gồm:
+ Thiết kế tổng thể
+ Thiết kế giao diện
+ Thiết kế cơ sở dữ liệu

15


+ Thiết kế các kiểm soát
+ Thiết kế phần mềm

- Cài đặt hệ thống
Quy trình cài đặt theo tiến trình sau:
Lập kế hoạch cài đặt

→

Biến đổi dữ liệu

→

Huấn luyện

→

Các phương pháp cài đặt

→

Biên soạn tài liệu về hệ thống.
b. Các phương pháp phân tích, thiết kế HTTT
Phân tích, thiết kế HTTT gồm có 2 phương pháp đó là phương pháp hướng cấu trúc
và phương pháp hướng đối tượng.
* Phương pháp hướng chức năng
Đặc trưng của phương pháp hướng cấu trúc là phân chia chương trình chính thành
nhiều chương trình con, mỗi chương trình con nhằm thực hiện một công việc xác định.
Phương pháp này tiến hành phân rã bài toán thành các bài toán nhỏ hơn, rồi tiếp tục
phân rã các bài toán con cho đến khi nhận được bài toán có thể cài đặt được ngay, sử
dụng các hàm ngôn ngữ lập trình hướng cấu trúc.
* Phương pháp hướng đối tượng
Cách tiếp cận hướng đối tượng là một lối tư duy theo cách ánh xạ các thành phần trong
bài toán vào các đối tượng ngoài đời thực. Một hệ thống được chia thành các thành
phần nhỏ gọi là các đối tượng, mỗi đối tượng bao gồm đầy đủ cả dữ liệu và hành động
liên quan đến đối tượng đó. Các đối tượng trong một hệ thống tương đối độc lập với
nhau và hệ thống sẽ được xây dựng bằng cách kết hợp các đối tượng đó lại với nhau
thông qua các mối quan hệ và tương tác giữa chúng.
Đặc điểm của phân tích và thiết kế hướng đối tượng là nhìn nhận hệ thống như
một tập các đối tượng tương tác với nhau để tạo ra một hành động cho một kết quả ở
mức cao hơn. Để thực hiện được điều này người ta phải sử dụng hệ thống mô hình các

đối tượng với các đặc trưng cơ bản sau:
- Tính trừu tượng hóa cao
- Tính bao gói thông tin
- Tính modul hóa
- Tính kế thừa
So sánh đặc điểm của hai phương pháp như sau:
Bảng 2.1. So sánh đặc điểm phương pháp phân tích thiết kế hệ thống

16


Phương pháp hướng cấu trúc
Phương pháp hướng đối tượng
Tập trung vào công việc cần thực Đặt trọng tâm vào đối tượng, tập trung vào dữ
hiện
liệu thay vì hàm
Chương trình lớn được chia thành Chương trình được chia thành các đối tượng
các hàm nhỏ hơn
Các hàm truyền thông tin cho nhau Các đối tượng tác động và trao đổi thông tin
thông qua cơ chế truyền tham số
qua các hàm với cơ chế thông báo
Đóng gói chức năng (sử dụng hàm Đóng gói chức năng và dữ liệu (không thể
mà không cần biết nội dung cụ thể)

truy cập trực tiếp thành phần dữ liệu của đối

tượng mà phải thông qua các phương thức)
Dữ liệu trong hệ thống được Các cấu trúc dữ liệu được thiết kế để đặc tả
chuyển động từ hàm này sang hàm được các đối tượng. Các hàm xác định trên
khác

các vùng dữ liệu của đối tượng được gắn với

nhau trên cấu trúc dữ liệu đó
Thiết kế chương trình theo cách Chương trình được thiết kế theo cách tiếp cận
tiếp cận từ trên xuống

từ dưới lên

So với phương pháp hướng cấu trúc thì phương pháp hướng đối tượng có một số ưu
điểm như sau:
+ Dữ liệu và các hàm mới có thể dễ dàng bổ sung vào đối tượng nào đó khi cần thiết
 dễ nâng cấp thành hệ thống lớn hơn.
+ Dữ liệu được bao bọc, che dấu và không cho phép các hàm ngoại lai truy cập tự do
mà dữ liệu của một đối tượng chỉ có thể được truy cập bởi chính các hàm xác định
trong đối tượng đó  chương trình an toàn hơn.
+ Mô hình được xây dựng gần với hệ thống thực tế.
+ Thông qua nguyên lý kế thừa  loại bỏ đoạn chương trình lặp lại khi khai báo lớp,
mở rộng khả năng sử dụng lớp  ngắn gọn, tiết kiệm thời gian.
+ Thiết kế trọng tâm vào dữ liệu  xây dựng mô hình chi tiết, dễ cài đặt.

17


c. Phương pháp PTTK hướng đối tượng
Giới thiệu về UML
UML (Unified Modelling Language) là ngôn ngữ mô hình hoá tổng quát được xây
dựng để đặc tả, phát triển và viết tài liệu cho các khía cạnh trong phát triển phần mềm
hướng đối tượng. UML giúp người phát triển hiểu rõ và ra quyết định liên quan đến
phần mềm cần xây dựng. UML bao gồm một tập các khái niệm, các ký hiệu, các biểu

đồ và hướng dẫn.
Một số khái niệm cơ bản trong UML
+ Khái niệm mô hình: Mô hình là một biểu diễn của sự vật hay một tập các sự vật
trong một lĩnh vực áp dụng nào đó theo một cách khác. Mô hình nhằm nắm bắt các
khía cạnh quan trọng của sự vật, bỏ qua các khía cạnh không quan trọng và biểu diễn
theo một tập ký hiệu và quy tắc nào đó.
+ Các hướng nhìn (Views) trong UML: Một hướng nhìn trong UML là một tập
con các biểu đồ UML được xây dựng để biểu diễn một khía cạnh nào đó của hệ thống.
Sự phân biệt giữa các hướng nhìn rất linh hoạt. Có những biểu đồ UML có mặt trong
cả hai hướng nhìn.
Các loại biểu đồ trong UML
Trong UML có các loại biểu đồ như là:
- Biểu đồ use case: Biểu đồ này biểu diễn sơ đồ chức năng của hệ thống. Mỗi use
case sẽ thể hiện một tình huống sử dụng hệ thống khác nhau của người dùng. Tập hợp
các use case và các tác nhân cùng với quan hệ kết hợp giữa chúng sẽ cho ta một biểu
đồ use case dùng để mô tả yêu cầu hệ thống. Đi kèm với biểu đồ use case là các kịch
bản.
- Biểu đồ lớp: Biểu đồ lớp là biểu đồ trình bày một tập hợp các lớp, các giao diện
cùng với các mối liên quan có thể có giữa chúng như liên kết, kết nhập, hợp thành,
khái quát hóa, phụ thuộc và thực hiện. Biểu đồ lớp được dùng để mô hình hóa cấu trúc
tĩnh của hệ thống( hay của một phần của hệ thống).
- Biểu đồ trạng thái: Biểu đồ trạng thái trình bày các trạng thái có thể của đối tượng
và chỉ rõ đối tượng nào đó vừa được thỏa mãn, mà đối tượng tiếp nhận qua thông điệp
gửi tới từ một đối tượng khác. Một sự thay đổi trạng thái gọi là một dịch chuyển. Có
thể có các hành động xảy ra gắn với trạng thái hay với bước dịch chuyển. Tương ứng
với mỗi lớp sẽ chỉ ra các trạng thái mà đối tượng của lớp đó có thể có và sự chuyển

18

tiếp giữa những trạng thái đó. Tuy nhiên biểu đồ trạng thái không phải vẽ cho tất cả
các lớp, mà chỉ riêng cho các lớp mà đối tượng của nó có khả năng ứng xử trước các
sự kiện xảy đến tùy thuộc vào trạng thái hiện tại của nó.
- Biểu đồ trình tự: Biểu đồ trình tự là một trong hai biểu đồ tương tác chính với chủ
ý làm nổi bật trình tự theo thời gian của các thông điệp. Nó trình bày một tập hợp các
đối tượng cùng với những thông điệp chuyển giao giữa chúng với nhau. Các đối tượng
này là các cá thể có tên hay khuyết danh của các lớp, song thế vào chỗ của các đối
tượng cũng còn có thể là các đối tác, các hợp tác, các thành phần, các nút.
- Biểu đồ hoạt động: Biểu đồ hoạt động là biểu đồ mô tả một nội dung hoạt động,
theo các luồng đi từ việc này sang việc khác. Nó thường được dùng để diễn tả logic
của một ca sử dụng, một kịch bản, một nhóm ca sử dụng, một quy tắc hay một thao tác
phức tạp.
- Biểu đồ thành phần: Biểu đồ thành phần là biểu đồ mô tả các thành phần và sự
phụ thuộc của chúng trong hệ thống. Giữa các thành phần chỉ có một loại quan hệ phụ
thuộc được biểu diễn bằng đường mũi tên đứt nét.
- Biểu đồ triển khai: Biểu đồ triển khai chỉ ra cấu hình các phần tử xử lý lúc
chương trình chạy, các nút trên mạng và các tiến trình phần mềm thực hiện trên những
phần tử đó. Nó chỉ ra mối quan hệ giữa các phần cứng và phần mềm của hệ thống.
Biểu đồ triển khai chỉ ra toàn bộ các nút trên mạng, kết nối giữa chúng và các tiến
trình chạy trên chúng. Mỗi nút là một đối tượng vật lý (các thiết bị) có tài nguyên tính
toán. Chúng có thể là máy tính, máy in, máy đọc ảnh, thiết bị truyền tin,…Các nút
được kết nối với nhau thông qua các giao thức như giao thức TCP/IP.
Giới thiệu về công cụ phân tích thiết kế Rational Rose
Rational Rose là một bộ công cụ được sử dụng cho việc phân tích và thiết kế các
hệ thống phần mềm hướng đối tượng theo ngôn ngữ mô hình hóa UML. Nó được dùng
để lập mô hình hệ thống trước khi bạn viết mã. Mô hình Rose là bức tranh về một hệ
thống từ nhiều góc nhìn khác nhau. Nó bao gồm tất cả các sơ đồ UML như là biểu đồ
use case, biểu đồ lớp, biểu đồ hoạt động, biểu đồ trạng thái, biểu đồ tuần tự, biểu đồ
triển khai,… Nó mô tả chi tiết nội dung mà hệ thống sẽ gộp và cách nó sẽ làm việc.
Với chức năng của một bộ công cụ trực quan, Rational Rose cho phép chúng ta tạo,

quan sát, sửa đổi và quản lý các biểu đồ. Tập ký hiệu mà Rational Rose cung cấp
thống nhất với các ký hiệu trong UML. Ngoài ra, Rational Rose còn cung cấp chức

19


năng hỗ trợ quản lý dự án phát triển phần mềm, cung cấp các thư viện để hỗ trợ sinh
khung mã cho hệ thống theo một ngôn ngữ lập trình nào đó.
Vì những lý do trên nên em quyết định chọn công cụ Rational Rose để mô hình
hóa hướng hệ thống và chọn ngôn ngữ lập trình Visual Basic để thiết kế giao diện cho
hệ thống quản lý nhân sự này.
2.1.2 Tổng quan về quản lý nhân sự
Trong phần này có tham khảo tài liệu ”Quản trị nhân lực” của PGS.TS. Nguyễn
Ngọc Quân và ThS. Nguyễn Vân Điềm, NXB Giáo Dục.
2.1.2.1 Một số khái niệm cơ bản
- Nhân lực: Nhân lực được hiểu là nguồn lực của mỗi con người mà nguồn lực này
bao gồm thể lực và trí lực. Trong sản xuất kinh doanh truyền thống, việc sử dụng thể
lực con người là không bao giờ thiếu và đã được khai thác gần tới mức cạn kiệt. Sự
khai thác khả năng trí lực của con người là còn mới mẻ và không bao giờ cạn kiệt vì
đây là kho tàng còn nhiều bí ẩn của con người.
- Quản lý nhân sự: Quản lý nhân sự hay quản lý nhân lực là sự khai thác và sử
dụng nguồn nhân lực của một tổ chức hay một công ty một cách hợp lý và hiệu quả.
Quản lý nhân sự có thể áp dụng cho mọi lĩnh vực không riêng gì trong sản xuất kinh
doanh. Tiếp cận theo chức năng quản lý thì quản lý nhân lực là hoạt động hoạch định,
tổ chức, chỉ huy và kiểm soát các hoạt động liên quan đến việc thu hút, sử dụng và
phát triển con người.
+ Mục tiêu quản lý nhân sự: Mục tiêu của quản lý nhân sự là có thể quản lý nhân
viên một cách tốt nhất, hiệu quả nhất. Đó không chỉ là quản lý về lương, thưởng mà
còn là quản lý hồ sơ, quản lý tuyển dụng,…
+ Tác dụng của quản lý nhân sự: Quản lý nhân sự góp phần vào việc giải quyết

các mặt kinh tế xã hội của vấn đề lao động. Mỗi công ty hoạt động được đều phải có
các phòng ban, có cấp trên, cấp dưới, chính vì vậy công tác quản lý nhân sự tạo ra một
bầu không khí cho doanh nghiệp, công ty, giúp công ty hoạt động và phát triển. Đây
có thể coi là một yếu tố quan trọng quyết định sự thành bại của công ty.
+ Các hình thức và mô hình tổ chức quản lý nhân sự:
Có 3 hình thức quản lý nhân sự sau:
+ Lấy cá nhân làm trung tâm, tập trung ảnh hưởng: Hình thức này có đặc tính là
quyền lực tập trung vào tay một nhân vật quan trong, nhân viên chỉ là công cụ tạo lợi
nhuận, không có quyền tham gia vào hoạch định, định hướng phát triển công ty. Hình

20


thức này cứng nhắc không có chuyển biến, không phát huy được những ưu điểm của
các nhân viên.
+ Cá nhân làm trung tâm nhưng theo hướng quản lý tập thể: Hình thức này có đặc
điểm là quyền lợi của công ty được phân phối xuống từng nhân viên, mọi chính sách
đều xuất phát từ lợi ích chung, mọi nhân viên đều có quyền bày tỏ quan điểm, có tính
dân chủ. Nó phát huy được tối đa những ưu điểm của nhân viên.
+ Tập thể lãnh đạo kiểu cũ: Nhiều người lãnh đạo nhưng không thấy vai trò của người
chỉ huy cao nhất dẫn đến việc trách nhiệm không được quy định cụ thể cho cá nhân
nào, nhiều công việc rơi vào tình trạng “cha chung không ai khóc” bị đình trệ hoặc có
làm cũng không thành công. Thường xuất hiện nhiều hội đồng kiểm duyệt với bất cứ
một dự án nào.
- Hệ thống thông tin quản lý nhân sự: Hệ thống thông tin quản lý nhân sự là hệ
thống bao gồm tất cả những quyết định và hoạt động quản lý (tuyển dụng, quản lý, trả
lương, nâng cao hiệu quả hoạt động và sa thải nhân viên trong công ty…) có ảnh
hưởng đến mối quan hệ giữa công ty và đội ngũ nhân viên của công ty.
2.1.2.2 Tầm quan trọng của quản lý nhân sự
Quản trị nhân sự có vai trò thiết yếu đối với sự tồn tại và phát triển của công ty

bởi nó phụ thuộc rất lớn vào việc khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn lực (vốn,
cơ sở vật chất, tiến bộ khoa học kỹ thuật, người lao động), các yếu tố này có mối quan
hệ mật thiết và tác động qua lại với nhau. Quản trị nhân lực cũng là yếu tố giúp ta
nhận biết được một tổ chức hoạt động tốt hay không hoạt động tốt, thành công hay
không thành công. Một khi con người được sắp xếp, bố trí tương xứng với công việc
sẽ giúp cho công ty thực hiện với hiệu quả cao và đạt được sự thỏa mãn của nhân viên,
duy trì được những nhân viên có hiệu quả ở mức cao và hạ thấp sự vắng mặt. Trong
trường hợp công ty có công tác quản lý nhân sự không tốt thì không phát huy được hết
cơ hội cho từng nhân viên từ đó làm giảm hiệu quả kinh doanh của công ty.
Bên cạnh đó, quản lý nhân sự là nhân tố then chốt thành bại của người lãnh đạo.
Những nhà quản trị nhân sự giỏi là người phát hiện ra những kỹ năng của nhân viên,
hiểu biết về tính khí của nhân viên để bố trí phù hợp với yêu cầu tiêu chuẩn công việc.
Hơn nữa, quản trị nhân sự góp phần vào việc giải quyết các mặt kinh tế xã hội
của vấn đề lao động.

21


2.2 Thực trạng HTTT quản lý nhân sự cho công ty xuất nhập khẩu ngành in
SIC
2.2.1. Giới thiệu chung về công ty xuất nhập khẩu ngành in SIC
- Tên công ty: Công ty cổ phần xuất nhập khẩu ngành in SIC
- Tên giao dịch: SIC PRIMEX JSC
- Địa chỉ: 352 Giải Phóng- Thanh Xuân- Hà Nội
- Điện thoại: 0436644721/ 36687173 / 36687174
- Fax: 0436644755
- Email:
- Website: (SIC PRIMEX JSC)
Công ty được thành lập vào tháng 6 năm 2006 với ngành nghề kinh doanh chính
là chuyên cung cấp các loại máy móc, thiết bị, vật tư ngành in như máy cán màng

nhiệt, máy dán hộp, máy bế hộp, máy xẻ rãnh, máy bó sách, máy làm lịch,… Ngoài ra,
công ty còn phân phối các loại bản kẽm in ctp, ps, mực in, keo dán và các loại hóa chất
ngành in. Thêm vào đó, để phục vụ tốt hơn cho ngành in, công ty đã và đang xây dựng
mạng lưới trực tiếp xuất kẽm ctp để đáp ứng nhu cầu in nhanh và chất lượng cao cho
khách hàng. Với đội ngũ cán bộ, nhân viên chuyên nghiệp, tâm huyết và sáng tạo công
ty đang cung cấp cho ngành in hàng trăm loại mặt hàng đa dạng có chất lượng tốt và
giá cả hợp lý với tinh thần phục vụ tận tâm và chuyên nghiệp vì sự hài lòng của khách
hàng. Và từ trước tới nay, công ty đã, đang và sẽ không ngừng nỗ lực hoàn thiện mọi
mặt để luôn là người bạn đồng hành tin cậy của nhà in.
2.2.2 Phân tích thực trạng HTTT quản lý nhân sự tại công ty xuất nhập khẩu
ngành in SIC
Công ty xuất nhập khẩu ngành in SIC làm việc theo chế độ tuần làm việc 6 ngày,
nghỉ chủ nhật, ngày làm việc 8h. Ngoài ra tùy theo tình hình công việc mà nhân viên
công ty làm thêm ngày chủ nhật, tùy theo sự điều động của công ty. Dưới đây là những
công việc cụ thể trong công tác quản lý nhân sự tại công ty:
- Quản lý hồ sơ nhân viên: Trong việc quản lý hồ sơ nhân viên thì nhân viên quản
lý nhân sự thêm hồ sơ nhân viên mới, thông qua việc tìm kiếm để sửa thông tin hồ sơ
nhân viên và xóa hồ sơ nhân viên. Trong hồ sơ nhân viên, thông tin về nhân viên được
lưu trữ bao gồm mã nhân viên, tên nhân viên, ngày sinh, giới tính, địa chỉ, số điện
thoại, chứng minh nhân dân.

22


- Quản lý lương: Nhân viên phòng kế toán sẽ quản lý tiền lương bằng cách chấm
công và tính lương theo hệ số lương của nhân viên tùy thuộc vào chức vụ. Nhân viên ở
chức vụ nào sẽ nhận được mức lương ứng với từng chức vụ đó.
- Cuối tháng, cuối quý các bộ phận phụ trách các mảng sẽ báo cáo, thống kê các
thông tin cá nhân hoặc thông tin lương của nhân viên tùy theo yêu cầu của ban lãnh
đạo. Ngoài ra ban lãnh đạo cũng có thể yêu cầu báo cáo bất cứ lúc nào cần thông tin

như thông tin chi tiết bảng lương, hồ sơ nhân viên,…
Theo thống kê thì nguồn nhân sự của công ty tăng liên tục từ khi thành lập công
ty (năm 2006) đến giờ, hiện tại thì công ty có hơn 76 người và trong năm 2016 này
công ty dự định tuyển thêm nhân viên để chuẩn bị mở rộng thêm các chi nhánh khác.
Vậy nên việc quản lý nhân sự là ngày càng quan trọng, phức tạp, tốn nhiều thời
gian và công sức cho công ty. Cũng vì thế xây dựng lực lượng nhân sự bền vững là
mục tiêu lâu dài của công ty. Tuy nhiên hiện tại theo khảo sát thì các công việc quản lý
nhân sự của công ty vẫn chưa có phần mềm chuyên dụng. Điều này được thể hiện thông
qua kết quả của quá trình điều tra:
Thực trạng tình hình sử dụng phần mềm quản lý nhân sự trông công ty
Hình 2.2: Thực trạng tình hình sử dụng phần mềm quản lý nhân sự trông công ty
(Nguồn: Kết quả xử lý phiếu điều tra bằng Excel)
Như vậy, kết quả cho thấy việc quản lý nhân sự của công ty vẫn ở dạng tin học
hóa cục bộ và chưa thống nhất, chỉ được làm việc và quản lý trên sổ sách, cùng với việc
sử dụng công cụ tin học văn phòng như Word và Excel để xử lý và lưu trữ thông tin về
nhân sự, chưa hình thành rõ ràng một hệ thống quản lý nhân sự. Nhân sự không thể xuất
báo cáo về tình trạng học vấn, bằng cấp, báo cáo về quá trình công tác của nhân viên theo
yêu cầu đột xuất của ban lãnh đạo.
Từ những thực trạng về hệ thống thông tin quản lý nhân sự hiện tại của công ty,
khi được hỏi về nhu cầu cần xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhân sự hoàn toàn
mới thì đa số các nhân viên đều cho rằng đó là một công việc cần thiết. Kết quả phỏng
vấn được thể hiện qua hình dưới đây:
Nhu cầu xây dựng HTTT quản lý nhân sự
Hình 2.3: Nhu cầu xây dựng HTTT quản lý nhân sự cho công ty

23


(Nguồn: Kết quả xử lý phiếu điều tra bằng Excel)
Vì vậy, yêu cầu cấp thiết hiện nay là xây dựng được hệ thống thông tin quản lý

nhân sự đáp ứng được nhu cầu quản lý, sử dụng nguồn nhân lực một cách hiệu quả của
công ty xuất nhập khẩu ngành in SIC.
2.2.3. Đánh giá thực trạng HTTT quản lý nhân sự tại công ty xuất nhập khẩu
ngành in SIC
2.2.3.1 Những ưu điểm của quá trình quản lý nhân sự ở công ty
Công ty và quá trình quản lý nhân của công ty đã phát triển theo thời gian với
những kết quả biểu hiện cụ thể bởi có rất nhiều yếu tố tạo điều kiện thuận lợi, chẳng hạn
như:
Đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, trẻ, có trình độ cao, ham học hỏi và dễ dàng
thích ứng với những sự thay đổi như công ty triển khai một ứng dụng hệ thống mới
(HTTT quản lý nhân sự).
Do công việc quản lý nhân sự của công ty làm việc và quản lý trên sổ sách, cùng
với việc sử dụng công cụ tin học văn phòng nên không yêu cầu người thực hiện cần có
những trình độ chuyên môn nhất định cũng thực hiện được.
Hơn nữa, công ty cũng thường xuyên tổ chức những khóa học đào tạo cho các
nhân viên nhằm liên tục nâng cao trình độ, kỹ năng của các nhân viên, tiếp cận sự tiến
bộ của khoa học kỹ thuật, công nghệ thông tin để phục vụ cho hoạt động của công ty.
2.2.3.2 Những nhược điểm của quá trình quản lý nhân sự ở công ty:
Tuy có những ưu điểm nhất định nhưng hệ thống hiện tại luôn gặp phải rất nhiều
nhược điểm, cụ thể như là:
+ Do làm bằng thủ công nên nhiều khi vào số liệu bị sai, quá trình xử lý thông tin
chậm chạp, thiếu chính xác, dễ nhầm lẫn mà không phát hiện ra do quy trình quản lý
nhân sự tại công ty chỉ đuợc xây dựng và quản lý trên Excel làm ảnh hưởng đến hoạt
động của công ty.
+ Không đáp ứng được nhu cầu cần báo cáo đột xuất về tình trạng học vấn, bằng
cấp, báo cáo về quá trình công tác, báo cáo lương của nhân viên,...của ban lãnh đạo.
+ Mất thời gian và công sức và tiền bạc cho công tác thêm, sửa, xóa thông tin các
nhân viên vì số lượng sổ sách, giấy tờ mỗi ngày một tăng, vì thế đòi hỏi phải dùng
nhiều người cho công việc này gây tốn kém chi phí.

24


+ Lưu trữ dễ gặp rủi ro do quá trình quản lý được tiến hành trên giấy với khối
lượng hồ sơ, giấy tờ lớn và tìm kiếm thông tin khó vì thông tin có thể bị mất mát trong
quá trình lưu trữ.
+ Không đồng bộ trong việc cập nhật dẫn đến việc sai sót, tính bảo mật không cao.
+ Khi mở rộng quy mô hoạt động thì hệ thống quản lý thủ công sẽ không đáp ứng
được nhu cầu quản lý, do lượng thông tin cần xử lý tăng lên nhiều.
+ Quản lý thủ công thường chịu ảnh hưởng lớn bởi các yếu tố chủ quan do sự tác
động của môi trường bên ngoài.
+ Công tác truyền tải thông tin giữa các phòng ban, các cấp trong công ty phải thực
hiện bằng cách trực tiếp trao tay hay qua điện thoại gây mất thời gian, thiếu sự chuyên
nghiệp và giảm hiệu suất của công việc.
Vì vậy, cần tin học hóa HTTT quản lý nhân sự trong công ty để mang lại hiệu
quả tốt cho việc kinh doanh của công ty.

PHẦN 3: PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN
SỰ CHO CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU NGÀNH IN SIC
3.1 Mô tả bài toán quản lý nhân sự cho công ty xuất nhập khẩu ngành in SIC
3.1.1 Mô tả bài toán
Căn cứ vào công tác quản lý nhân sự tại công ty thì bài toán quản lý nhân sự
của công ty xuất nhập khẩu ngành in SIC được tiến hành như sau:
Nhân viên khi muốn vào làm việc tại công ty cần nộp hồ sơ theo quy đinh
tuyển dụng của công ty, trải qua phỏng vấn nếu phù hợp sẽ được tuyển dụng vào
làm tại công ty. Nhân viên sau khi được tuyển dụng sẽ ký hợp đồng lao động và
hoàn thiện hồ sơ nhân viên nộp cho công ty, hồ sơ nhân viên sẽ được hệ thống tiếp
nhận, lưu và cập nhật khi có yêu cầu. Hợp đồng lao động sẽ được lưu cùng với hồ sơ
nhân viên.
Thông tin của nhân viên bao gồm mã nhân viên, tên nhân viên, ngày sinh, giới

tính, địa chỉ, số điện thoại,…Nhân viên được chia theo phòng ban và có chức vụ
khác nhau. Mỗi nhân viên giữ một chức vụ và chỉ thuộc về một phòng ban, một

25