Quản lý thư viện trường đại học kinh tế thành phố hồ chí minh

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HỒ CHÍ MINH
KHOA TIN HỌC QUẢN LÝ


ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP

QUẢN LÝ THƯ VIỆN
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HCM

GVHD: Thầy Nguyễn Trung Trực
SVTH: Nguyễn Đức Tài – TH01 – K34
MSSV: 108204629

Ngày 10 tháng 04 năm 2012


LỜI CẢM ƠN
Bốn năm học tập tại trường đại học Kinh Tế Thành Phố Hồ Chí Minh là một
quãng thời gian rất quan trọng trong cuộc đời của tôi. Với những kiến thức được thầy cô
truyền đạt và những kinh nghiệm của các anh chị đi trước, tôi tin đó là hành trang cần
thiết giúp tôi hòa nhập vào môi trường làm việc thực tế sau này, trở thành một người có
ích cho xã hội. Để đạt được kết quả như ngày hôm nay tôi đã nhận được rất nhiều sự giúp
đỡ từ gia đình, thầy cô và các cô chú anh chị tại thư viện trường Đại Học Kinh Tế Thành
Phố Hồ Chí Minh.
Con xin chân thành cảm ơn mẹ và chị, những người luôn luôn tin tưởng vào con
cho dù con có vấp ngã hay mắc sai lầm. Cảm ơn mẹ đã dõi theo và dìu dắt con vượt qua
những khó khăn, gian khổ.
Em xin chân thành cảm ơn các thầy cô trong khoa Tin Học Quản Lý, trường Đại
Học Kinh Tế Thành Phố Hồ Chí Minh đã cung cấp cho em những kiến thức nền tảng về
lĩnh vực Tin Học – Hệ Thống Thông Tin Quản Lý. Đây là những kiến thức vô cùng hữu
ích cho em trong công việc sau này.

Em đặc biệt cảm ơn tới Thầy Nguyễn Trung Trực, giáo viên hướng dẫn của em.
Thầy đã luôn sát cánh, theo dõi và chỉ dẫn em từ lúc mới bắt đầu cho tới khi kết thúc đề
tài. Đề tài thành công cũng một phần nhờ vào sự hướng dẫn tận tâm của thầy.
Một lần nữa em xin được gởi lời cảm ơn chân thành tới tất cả mọi người, những
người đã giúp em hoàn thành tốt đề tài này.
CHÂN THÀNH CẢM ƠN


NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƢỚNG DẪN
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................

MỤC LỤC
MỤC LỤC

TRANG

PHẦN 1: TỔNG QUAN.................................................................................................... 01
I.

Giới thiệu................................................................................................................ 01
1. Giới thiệu chung ................................................................................................. 01
2. Dịch vụ thư viện ................................................................................................. 01
2.1 Đọc tại chỗ .................................................................................................... 01
2.2 Mượn về nhà ................................................................................................. 02
2.3 Tra cứu thông tin .......................................................................................... 02
2.4 Học ngoại ngữ .............................................................................................. 03
2.5 Cung cấp thông tin theo yêu cầu .................................................................. 03
2.6 Hỏi đáp ......................................................................................................... 03
2.7 Phổ biến thông tin chọn lọc ......................................................................... 04
2.8 Dịch tài liệu .................................................................................................. 04
2.9 Cung cấp tài liệu từ xa .................................................................................. 05
2.10 Photo, in ấn, số hóa tài liệu......................................................................... 05

II. Phân tích thực trang ............................................................................................... 05
1. Cơ cấu thư viện ................................................................................................. 05
2. Thực trạng hiện nay .......................................................................................... 06
III. Đặt vấn đề .............................................................................................................. 07
IV. Phạm vi nghiên cứu ................................................................................................ 07
PHẦN 2: PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU ...................................................................... 08
I.

Tổng quan hệ thống mới ........................................................................................ 08
1. Quản lý nhân viên thư viện............................................................................... 08
2. Quản lý thành viên ............................................................................................ 09
3. Quản lý sách ..................................................................................................... 09
3.1 Quản lý xuất – nhập sách............................................................................ 09
3.2 Quản lý thông tin sách ................................................................................ 10
4. Quản lý mượn trả sách ...................................................................................... 11


4.1 Quản lý mượn sách ..................................................................................... 11
4.2 Quản lý trả sách .......................................................................................... 12
4.3 Quy định xử phạt và bồi thường ................................................................. 12
5. Tra cứu thông tin .............................................................................................. 12
II. Phương pháp phân tích và công cụ tiến hành ........................................................ 13
1. Phương pháp nghiên cứu .................................................................................. 13
2. Công cụ tiến hành ............................................................................................. 13
3. Thực hiện .......................................................................................................... 13
PHẦN 3: PHÂN TÍCH – THIẾT KẾ HỆ THỐNG MỚI ................................................... 14
I.

Biểu đồ nghiệp vụ .................................................................................................. 14
1. Biểu đồ ngữ cảnh .............................................................................................. 14
2. Biểu đồ phân rã chức năng ............................................................................... 15
3. Ma trận thực thể dữ liệu - chức năng................................................................ 16
4. Sơ đồ chức năng chéo ....................................................................................... 17
4.1 Quản lý nhân viên thư viện ........................................................................ 17
4.2 Quản lý thành viên ...................................................................................... 18
4.3 Quản lý sách ............................................................................................... 19
4.4 Quản lý mượn – trả sách............................................................................. 20

4.5 Tra cứu thông tin ........................................................................................ 21

II. Biểu đồ DFD .......................................................................................................... 22
1. DFD mức ngữ cảnh .......................................................................................... 22
2. DFD mức 0 ....................................................................................................... 23
3. DFD mức 1 ....................................................................................................... 24
3.1 Quản lý nhân viên thư viện ........................................................................ 24
3.2 Quản lý thành viên ...................................................................................... 24
3.3 Quản lý sách ............................................................................................... 25
3.4 Quản lý mượn sách ..................................................................................... 25
3.5 Quản lý trả sách .......................................................................................... 26
3.6 Tra cứu thông tin ........................................................................................ 26


III. Phân tích thiết kế cơ sở dữ liệu .............................................................................. 27
1. Mô hình dữ liệu mức quan niệm ...................................................................... 27
2. Mô hình dữ liệu mức logic ............................................................................... 28
3. Các bảng dữ liệu vật lý ..................................................................................... 29
4. Mô hình dữ liệu mức vật lý .............................................................................. 34
5. Sơ đồ dịch chuyển màn hình ............................................................................ 35
5.1 Chi tiết màn hình Quản lý nhân viên .......................................................... 35
5.2 Chi tiết màn hình Quản lý thành viên ......................................................... 36
5.3 Chi tiết màn hình Quản lý xuất – nhập sách............................................... 36
5.4 Chi tiết màn hình Quản lý thông tin sách ................................................... 36
PHẦN 4: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ NGHỊ ................................................................................ 37
I.

Kết luận .................................................................................................................. 37

II. Đề nghị ................................................................................................................... 37

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ........................................................................... 38
PHỤ LỤC: HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG CHƯƠNG TRÌNH .............................................. 39
1. Màn hình chính ........................................................................................................ 39
2. Màn hình đăng nhập ................................................................................................ 40
3. Màn hình chức năng cho nhân viên ......................................................................... 40
4. Màn hình quản lý nhân viên .................................................................................... 41
5. Màn hình đổi mật khẩu ............................................................................................ 42
6. Màn hình quản lý thành viên ................................................................................... 42
7. Màn hình gia hạn – khóa thẻ thư viện ..................................................................... 43
8. Màn hình quản lý nhập sách .................................................................................... 44
9. Màn hình quản lý xuất sách ..................................................................................... 45
10. Màn hình quản lý đầu sách ..................................................................................... 47
10.1 Màn hình quản lý loại sách .............................................................................. 48
10.2 Màn hình quản lý NXB ................................................................................... 49
10.3 Màn hình quản lý ngôn ngữ............................................................................. 50
10.4 Màn hình quản lý tác giả ................................................................................. 51


11. Màn hình quản lý chi tiết đầu sách ......................................................................... 52
11.1 Màn hình quản lý kho sách .............................................................................. 53
12. Màn hình quản lý mượn – trả sách ......................................................................... 54
13. Màn hình tra cứu thông tin sách ............................................................................. 55
14. Màn hình tra cứu thông tin mượn trả ..................................................................... 56


Quản lý thư viện trường ĐH Kinh Tế TP.HCM

GVHD: Thầy Nguyễn Trung Trực

Phần 1

TỔNG QUAN
_____________________________________

I. GIỚI THIỆU
1. Giới thiệu chung
Trường Đại học Kinh tế TP. Hồ Chí Minh là một trong 14 trường đại học trọng
điểm của quốc gia. Từ khi thành lập (1976) đến nay, trường đã đào tạo hàng chục ngàn cán
bộ, nhà kinh tế, nhà quản lý có trình độ đại học và sau đại học cho cả nước; đảm bảo chất
lượng, uy tín và được xã hội thừa nhận.
Là một trường đại học đa ngành, với nhiều bậc, hệ đào tạo đa dạng. Trường có đội
ngũ giáo sư, giảng viên được đào tạo từ nhiều nguồn, có trình độ cao, có uy tín khoa học và
chuyên môn. Đây là một trong những điều kiện chính để trường từng bước nâng cao chất
lượng dạy và học, nâng cao vị thế và uy tín của mình trong xã hội.
Là trường có số lượng người học thuộc các bậc, hệ đào tạo, từ Cử nhân đến Thạc sĩ,
Tiến sĩ được coi là lớn nhất nước. Hiện nay, trường đào tạo bậc đại học theo hai loại hình
chính quy và vừa làm vừa học, đào tạo sau đại học theo loại hình không tập trung, lưu
lượng sinh viên, học viên của trường hàng năm khoảng trên 50.000 sinh viên. Và với số
lượng sinh viên lớn như vậy, nhu cầu sử dụng thư viện trường cho việc tham khảo, học tập,
nghiên cứu là rất cao.
Thư viện trường Đại học Kinh Tế thành phố Hồ Chí Minh hiện nay có trên
45.000 đầu sách với gần 35.000 báo – tạp chí và trên 3000 luận văn thạc sĩ – tiến sĩ. Các
đầu sách mới được cập nhật hàng tháng theo kế hoạch phát triển của Ban quản lý thư viện
đề ra, đồng thời cũng theo yêu cầu của bạn đọc.
2. Dịch vụ thư viện
Hiện nay, thư viện trường cung cấp cho bạn đọc các dịch vụ chính sau:
2.1 Đọc tại chỗ:
* Được cung cấp tại các phòng đọc tại chỗ sau: phòng đọc 1, phòng đọc 4, phòng
đọc 5 (Sau đại học), phòng đọc Báo – Tạp chí, phòng đọc dành cho CBCC, giảng viên
( hòng

09, số 59 - guyễn Đình hiểu- uận )

* Mỗi lần được mượn 2 tài liệu. Mượn và trả trong ngày.
SVTH: Nguyễn Đức Tài – TH01 – K34

Trang 1


Quản lý thư viện trường ĐH Kinh Tế TP.HCM

GVHD: Thầy Nguyễn Trung Trực

* Khi mượn tài liệu bạn đọc cần:
- Chọn tài liệu qua thư mục trực tuyến của thư viện. Ghi tên sách, mã kho, mã
sách, hoặc tên tạp chí, số tạp chí, năm, trang, ký hiệu xếp kho của tạp chí. Vào đúng kho
chọn tài liệu theo mã tài liệu đã ghi.
- Trực tiếp vào kho chọn tài liệu theo các chỉ dẫn trên đầu mỗi kệ.
-

uy trình mượn tài liệu : Xuất trình thẻ tại bàn thủ thư → Vào kho chọn tài liệu

→ Xuất trình tài liệu và thẻ tại bàn thủ thư để làm thủ tục mượn → Mang tài liệu sang
phòng đọc.
- Quy trình trả tài liệu : Vào đúng kho đã mượn → Xuất trình tài liệu và thẻ tại bàn
thủ thư để làm thủ tục mượn → Vào kho để tài liệu đúng chỗ đã lấy.
2.2 Mượn về nhà: cung cấp tài liệu gốc cho bạn đọc mang về nhà. Được cung cấp tại các
phòng mượn sau: phòng mượn , phòng mượn 3
* Mỗi lần được mượn 2 tài liệu, tối đa 0 ngày.
* Khi mượn tài liệu bạn đọc cần:

- Chọn tài liệu qua thư mục trực tuyến của thư viện. Ghi tên tài liệu, mã kho, mã tài
liệu (xem hướng dẫn tra tìm tài liệu). Vào đúng kho chọn tài liệu theo mã tài liệu đã ghi.
- Trực tiếp vào kho chọn tài liệu theo các chỉ dẫn trên đầu mỗi kệ.
- uy trình mượn tài liệu : Xuất trình thẻ tại bàn thủ thư → Vào kho chọn tài liệu →
Xuất trình tài liệu và thẻ tại bàn thủ thư để làm thủ tục mượn → Mang tài liệu ra ngoài.
- Quy trình trả tài liệu : Vào đúng kho đã mượn → Xuất trình tài liệu và thẻ tại bàn
thủ thư để làm thủ tục mượn → Vào kho để tài liệu đúng chỗ đã lấy.

2.3 Tra cứu thông tin
* Cung cấp miễn phí các nguồn tin điện tử.
* Đối tượng phục vụ: Tất cả bạn đọc trong trường
* Loại hình tài liệu: ác cơ sở dữ liệu trực tuyến của thư viện: thư mục trực tuyến,
bài trích tạp chí ; truy cập Internet.
* hương thức thực hiện: Bạn đọc được thủ thư: :
- Hướng dẫn cách khai thác thông tin từ các CSDL trực tuyến
- Cung cấp danh mục, đĩa D và máy tính để khai thác thông tin từ đĩa D.

SVTH: Nguyễn Đức Tài – TH01 – K34

Trang 2


Quản lý thư viện trường ĐH Kinh Tế TP.HCM

GVHD: Thầy Nguyễn Trung Trực

2.4 Học ngoại ngữ
* Được cung cấp tại phòng SK Telecom Library (Phòng B.232): giúp bạn đọc hoàn
thiện và nâng cao khả năng ngoại ngữ
* Đối tượng phục vụ: Tất cả bạn đọc trong trường

* Loại hình tài liệu: tài liệu in và tài liệu trực tuyến bao gồm các phần mềm:
Langmaster, English Element.
* hương thức thực hiện:
. Bạn đọc đăng ký trực tiếp cho thủ thư tại phòng SK Telecom Library
. Thủ thư cung cấp máy để bạn đọc học ngoại ngữ trực tuyến
. Thủ thư cung cấp sách và từ điển để bạn đọc tự học

2.5 Cung cấp thông tin theo yêu cầu
* Giúp người đọc tìm được các thông tin một cách đầy đủ, chính xác, nhanh chóng,
tiết kiệm thời gian và công sức.
* hương thức thực hiện : Bạn đọc cung cấp các yêu cầu thông tin về các đề tài, chủ
đề, vấn đề, sự kiện... mình quan tâm. Gồm các yêu cầu sau:
. Yêu cầu thư mục nhằm xác định sự có mặt và địa chỉ của tài liệu trong vốn tài liệu
của thư viện.
. Yêu cầu chuyên đề là yêu cầu về một đề tài, một lĩnh vực được bạn đọc quan tâm.
. Yêu cầu dữ kiện là yêu cầu những thông tin cụ thể về số liệu, sự kiện
2.6 Hỏi đáp
* Trả lời câu hỏi cụ thể của bạn đọc về một vấn đề mà họ quan tâm.
* hương thức thực hiện : Bạn đọc đặt câu hỏi
* Thủ tục đăng ký :
. Bạn đọc gửi câu hỏi thông qua Website trong mục Góp ý
. Bạn đọc đặt câu hỏi trực tiếp tại phòng đọc sau đại học.
. Bạn đọc đặt câu hỏi qua bưu điện: hòng đọc Sau Đại học, Thư viện trường Đại
học Kinh tế TP. HCM, 279 Nguyễn Tri hương, . 5, . 10.
. Bạn đọc đặt câu hỏi qua điện thoại: 08.38561249-16
. Bạn đọc đặt câu hỏi qua E-mail:
. Bạn đọc đặt câu hỏi qua chat
SVTH: Nguyễn Đức Tài – TH01 – K34

Trang 3

Quản lý thư viện trường ĐH Kinh Tế TP.HCM

GVHD: Thầy Nguyễn Trung Trực

2.7 Phổ biến thông tin chọn lọc
* Phổ biến thông tin chọn lọc (SDI: Selective Dissemination of Information) là dịch
vụ cung cấp các thông tin có nội dung và hình thức đã được xác định trước một cách chủ
động và định kỳ tới bạn đọc.
* Giúp người đọc nắm bắt nhanh chóng, đầy đủ và toàn diện những thông tin mới
nhất, tiết kiệm thời gian trong việc tìm kiếm thông tin
* hương thức thực hiện : Bạn đọc cung cấp các yêu cầu thông tin và hình thức
cung cấp thông tin về cho thư viện
* Thủ tục đăng ký :
. Bạn đọc đăng ký trực tiếp tại phòng đọc sau đại học.
. Bạn đọc đăng ký qua bưu điện: hòng đọc Sau Đại học, Thư viện trường Đại học
Kinh tế TP. HCM, 279 Nguyễn Tri hương, . 5, . 10.
. Bạn đọc đăng ký qua điện thoại: 08.38561249-16
. Bạn đọc đăng ký qua E-mail:

2.8 Dịch tài liệu
* Dịch vụ dịch tài liệu rất cần thiết đối với những bạn đọc không có nhiều thời gian
để đọc tài liệu chính văn hoặc gặp khó khăn vì rào cản ngôn ngữ
* Các hình thức dịch tài liệu:
. Dịch toàn văn
. Tuyển dịch, lược dịch
. Lược dịch và tổng thuật nội dung tài liệu
* Phương thức thực hiện :
. Bạn đọc đăng ký cho thư viện nội dung cần dịch

. Hai bên thỏa thuận về giá cả, phương thực thanh toán, thời gian cung cấp bản
dịch, hình thức cung cấp bản dịch
. Thư viện sẽ liên hệ với công tác viên để dịch tài liệu và cung cấp bản dịch cho
người đọc.
. Sau khi nhận bản dịch, bạn đọc kiểm tra và thanh toán chi phí cho thư viện

SVTH: Nguyễn Đức Tài – TH01 – K34

Trang 4


Quản lý thư viện trường ĐH Kinh Tế TP.HCM

GVHD: Thầy Nguyễn Trung Trực

2.9 Cung cấp tài liệu từ xa
* Giúp bạn đọc ở xa có thể tiếp cận đến tài liệu của thư viện
* hương thức thực hiện : Bạn đọc đăng ký cho thư viện một trong các hình thức
sau đây:
. han đề tài liệu cụ thể
. Chủ đề, đề tài
* Thủ tục đăng ký :
. Bạn đọc đăng ký trực tiếp tại phòng đọc sau đại học.
. Bạn đọc đăng ký qua bưu điện: hòng đọc Sau Đại học, Thư viện trường Đại học
Kinh tế TP. HCM, 279 Nguyễn Tri hương, . 5, . 10.
. Bạn đọc đăng ký qua điện thoại: 08.38561249-16
. Bạn đọc đăng ký qua E-mail:
2.10 Photocopy, in ấn, số hóa tài liệu
* Cung cấp bản sao tài liệu, giúp người đọc có tài liệu mang về mà không cần phải
trả lại cho thư viện

* hương thức thực hiện :
. Bạn đọc đăng ký cho thư viện tài liệu cần photo
. Thu viện tiến hành photo tài liệu và giao bản sao tài liệu vào hôm sau

II. PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG
1. Cơ cấu thư viện
 Văn phòng thư viện
o Ban giám đốc: điều hành thư viện.
o Bộ phận tiếp nhận độc giả: nơi giải đáp thắc mắc, đăng ký làm thẻ, gia hạn thẻ
cho độc giả.
o Bộ phận nghiệp vụ: bao gồm nhiều nghiệp vụ chính như quản lý tài sản thư viện,
quản lý độc giả, quản lý biên mục, quản lý bổ sung, giao nhận sách, báo, tạp
chí…
 Hai phòng mượn về: được gọi là Kho 2 (B.129) và Kho 3 (B.130). Cho bạn đọc
mượn tài liệu mang về.
SVTH: Nguyễn Đức Tài – TH01 – K34

Trang 5


Quản lý thư viện trường ĐH Kinh Tế TP.HCM

GVHD: Thầy Nguyễn Trung Trực

 Ba phòng đọc cho sinh viên: hòng đọc 1 (B.

) và hòng đọc 4 (B.231) gọi là

Kho 1 và Kho 4. Bên cạnh đó còn có phòng đọc B.317. Tài liệu ở những phòng đọc
này bạn đọc có thể đọc tại chổ hoặc đem ra ngoài, nhưng phải trả trong ngày.



hòng đọc sau đại học: (B.230) chỉ dành cho đối tượng là giảng viên, học viên cao
học, sinh viên có nhu cầu nghiên cứu khoa học và sách ngoại văn. ác tài liệu chỉ
được đọc tại chổ, nêu có nhu cầu thì đăng ký photo.



hòng máy tính: dùng để tra cứu tài liệu thư viện thông qua mạng.

 Phòng tạp chí và báo: được gọi là kho báo – tạp chí ở lầu 3 (B.318).


hòng đọc giáo viên: dành cho cán bộ GV, CNV của trường tại 59C Nguyễn Đình
Chiểu.

2. Thực trạng hiện nay
Hiện nay, thư viện trường cung cấp 03 loại thư viện chính khác nhau tùy theo nhu
cầu của bạn đọc, bao gồm:
 Thư viện đại học
 Thư viện sau đại học
 Thư viện điện tử: phục vụ chủ yếu cho nhu cầu nghiên cứu của GV, CBCNV nhà
trường. Tài liệu thư viện này bao gồm: Luận văn Thạc sỹ, Luận án Tiến sỹ của
trường, Công trình Nghiên cứu khoa học về các lĩnh vực Kinh Tế, Tài chính, Kế
Toán, Ngân Hàng, Quản trị Kinh doanh,… Các GV, CBCNV có thể truy cập thư
viện trên theo địa chỉ: công nghệ trên được mua từ quỹ
dự án TRIG.
Theo thực trạng hiện nay, dù đã ứng dụng công nghệ mới vào hệ thống quản lý thư
viện tuy nhiên sự phân chia thành 03 loại thư viện riêng biệt làm hệ cơ sở dữ liệu của thư
viện khá lớn, gây khó khăn trong việc quản lý do thiếu sự thống nhất về cơ sở dữ liệu.

Đồng thời, việc phân chia trên cũng gây nhiều khó khăn cho bạn đọc trong việc mượn-trả
sách, đặc biệt là quá trình tra cứu sách.
Một điểm bất cập khác chính là việc quản lý thông tin bạn đọc chưa được thống
nhất, do số lượng bạn đọc khá lớn, đồng thời thuộc nhiều khối khác nhau nên việc quản lý
mượn-trả sách sẽ gặp nhiều khó khăn và dễ gây nhầm lẫn.
Với những tồn tại như trên, em đã chọn đề tài "Quản Lý Thư Viện Trường Đại Học
Kinh Tế thành phố Hồ

hí Minh" làm đề tài tốt nghiệp sau 4 năm học tập gắn bó tại

trường.
SVTH: Nguyễn Đức Tài – TH01 – K34

Trang 6


Quản lý thư viện trường ĐH Kinh Tế TP.HCM

GVHD: Thầy Nguyễn Trung Trực

III. ĐẶT VẤN ĐỀ
Mục tiêu của đề tài là nghiên cứu về hệ thống “

uản lý thư viện trường Đại học

Kinh tế T .H M ”, từ đó xây dựng một hệ thống mới theo xu hướng hiện đại, có tính tự
động cao, cập nhật thông tin chính xác và được sử dụng hiệu quả hơn trong việc quản lý
thư viện.
Hệ thống này giúp thủ thư linh động hơn trong việc quản lý thông tin độc giả, quản
lý việc mượn trả sách & thông tin sách trong kho. Từ đó các nghiệp vụ thư viện sẽ được

tiến hành nhanh chóng, chính xác, nâng cao hiệu quả trong việc phục vụ nhu cầu bạn đọc.
Đối với bạn đọc, hệ thống mới sẽ làm tiết kiệm thời gian trong quá trình tra cứu
sách và quá trình mượn-trả sách tại thư viện.

ua đó giúp thư viện giải quyết hiệu quả các

nghiệp vụ khi quy mô bạn đọc ngày càng tăng.

IV. PHẠM VI NGHIÊN CỨU
Hệ thống “Quản lý thư viện” được trình bày trong đề tài này sẽ giới hạn trong việc
quản lý các chức năng cơ bản của một thư viện với đối tượng quản lý chính là sinh viên,
GV, CB CNV thuộc trường đại học Kinh tế TP.HCM. Đối với 03 loại thư viện mà trường
cung cấp, đề tài sẽ tập trung nghiên cứu về 02 loại thư viện chính là thư viện đại học và thư
viện sau đại học, đề tài không đi vào phân tích thư viện điện tử.
Do thời gian chuẩn bị ngắn, kiến thức và kỹ năng lập trình còn hạn hẹp, nên đề tài
này tập trung nghiên cứu các vấn đề sau:
 Quản lý nhân viên thư viện
 Quản lý thành viên ( bạn đọc của thư viện )
 Quản lý sách ( quản lý xuất nhập sách và quản lý đầu sách )
 Quản lý mượn – trả sách
 Tra cứu thông tin
 Lập báo cáo

SVTH: Nguyễn Đức Tài – TH01 – K34

Trang 7


Quản lý thư viện trường ĐH Kinh Tế TP.HCM

GVHD: Thầy Nguyễn Trung Trực

Phần 2

PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
____________________________

I. TỔNG QUAN HỆ THỐNG MỚI
Hệ thống quản lý thư viện mới sẽ đáp ứng các chức năng sau:
 Quản lý nhân viên thư viện
 Quản lý thành viên
 Quản lý sách
 Quản lý mượn – trả sách
 Tra cứu thông tin
 Lập báo cáo
1. Quản lý nhân viên thư viện
Hệ thống nhân viên quản lý thư viện được chia làm 03 chức vụ chính: admin, nhân
viên thủ thư và nhân viên thủ kho. Mỗi chức danh có sự phân chia vai trò, nhiệm vụ rõ ràng
trong quá trình quản lý thư viện như sau:


dmin: là người quản lý hệ thống nhân viên của thư viện. Admin có thể tạo,xóa cũng

như chỉnh sửa thông tin tài khoản của các nhân viên khác trong hệ thống.
 Nhân viên thủ kho: có nhiệm vụ quản lý thông tin sách, quản lý việc nhập, xuất và tồn
sách trong thư viện. Thủ kho sẽ là người trực tiếp thực hiện việc nhập sách về kho, xuất
sách theo yêu cầu của ban quản lý và thủ thư, đồng thời kiểm kê số lượng sách tồn theo chu
kỳ nhất định. Thủ kho cũng có nhiệm vụ quản lý thông tin sách và cấp mã số sách đối với
lượng sách nhập về thư viện.
 Nhân viên thủ thư: có nhiệm vụ quản lý thông tin bạn đọc thông qua việc cấp thẻ, gia

hạn hoặc khóa thẻ thư viện của bạn đọc. Thủ thư còn quản lý quá trình thực hiện mượn-trả
sách của bạn đọc tại thư viện. Ngoài ra, thủ thư còn có nhiệm vụ lập các báo cáo cần thiết
cho ban quản lý thư viện khi có yêu cầu.
Mỗi nhân viên đều được cấp một tài khoản riêng biệt với mã số nhân viên là số
CMND của nhân viên và một mật khẩu để đăng nhập. Nhân viên bắt buộc phải đăng nhập
vào hệ thống bằng tài khoản của mình mới có thể thực hiện chức năng, nhiệm vụ được
giao.
SVTH: Nguyễn Đức Tài – TH01 – K34

Trang 8


Quản lý thư viện trường ĐH Kinh Tế TP.HCM

GVHD: Thầy Nguyễn Trung Trực

2. Quản lý thành viên
Hệ thống thành viên ( bạn đọc ) của thư viện bao gồm tất cả sinh viên thuộc các hệ
đang theo học tại trường, ngoài ra còn có GV, CB CNV của trường. Thành viên sẽ được
phân loại theo từng loại thành viên và nhóm thành viên tương ứng.
Đối với những sinh viên đang theo học tại trường, khi có nhu cầu sử dụng thư viện
sẽ phải liên hệ trực tiếp với thủ thư để được cấp mới thẻ thư viện. Thủ thư sẽ quản lý bạn
đọc thông qua mã số thẻ thư viện, đó cũng chính là mã số sinh viên của bạn đọc.
Đối với các GV, CB CNV của trường, nếu muốn sử dụng thư viện cũng sẽ liên hệ
với thủ thư để được cấp mới thẻ thư viện. Mã số thẻ chính là mã số M D tương ứng.
Bạn đọc phải sử dụng thẻ thư viện khi mượn-trả sách. Mỗi thẻ thư viện có thời hạn
sử dụng 01 năm, sau 01 năm nếu muốn tiếp tục sử dụng thư viện, bạn đọc phải đến thư
viện để gia hạn thẻ, nếu không thẻ sẽ bị khóa. Khi mất thẻ, bạn đọc cần báo ngay cho thủ
thư để tiến hành khóa thẻ tạm thời, sau đó cấp thẻ mới nếu có nhu cầu. Khi không có nhu
cầu sử dụng thư viện nữa, bạn đọc có thể liên hệ với thủ thư để tiến hành khóa thẻ và xóa

tài khoản tại thư viện. uy định này được áp dụng cho tất cả bạn đọc của thư viện bao gồm
sinh viên, GV, CB CNV của trường ĐH Kinh Tế TP.HCM.
Các chức năng chính:

 Cấp mới thẻ thư viện cho bạn đọc
 Gia hạn thẻ thư viện
 Khóa thẻ thư viện
3. Quản lý sách
3.1 Quản lý xuất – nhập sách
Sách trong thư viện sẽ được lưu trữ trong 0 kho chính: kho đại học, kho cao học và
kho lưu trữ. Trong đó, sách ở kho đại học và kho cao học được dành cho bạn đọc mượn.
Khi sách trong hai kho này hết, thủ kho sẽ điều phối sách từ kho lưu trữ sang hai kho này.
Sách ở kho lưu trữ không dành cho bạn đọc, mà chỉ có chức năng lưu trữ sách cho thư
viện.
Sách khi nhập về sẽ được cất trong kho lưu trữ, sau đó sẽ xuất một phần sang 02
kho đại học và sau đại học. Thủ kho quản lý việc nhập xuất này thông qua phiếu nhập kho
và phiếu xuất kho. Ngoài ra thủ kho có thể sử dụng hệ thống để tiến hành kiểm kê lượng
sách tồn theo chu kỳ nhất định.

SVTH: Nguyễn Đức Tài – TH01 – K34

Trang 9


Quản lý thư viện trường ĐH Kinh Tế TP.HCM

GVHD: Thầy Nguyễn Trung Trực

Mã phiếu nhập và phiếu xuất là một dãy số tự nhiên gồm 10 chữ số bất kỳ có giá trị
từ 0 đến 9, mã số này có dạng: AA-BBBB-CC-DD, với:

o

AA: ký hiệu loại phiếu. Phiếu nhập có giá trị 11, phiếu xuất có giá trị 12.

o

BBBB-CC: ký hiệu năm-tháng tương ứng khi lập phiếu.

o

DD: số thứ tự phiếu lập trong từng tháng. Có giá trị tăng dần từ 1 đến 99.

Ví dụ về mã phiếu nhập và mã phiếu xuất tương ứng:
Ngày lập
(dd-mm-yy)

Số thứ tự

Phiếu nhập

01.04.2012

01

11-2012-04-01

Phiếu nhập

03.04.2012

12

11-2012-04-12

Phiếu xuất

10.04.2012

05

12-2012-04-05

Phiếu xuất

01.05.2012

17

12-2012-05-17

Loại phiếu

Mã phiếu

3.2 Quản lý thông tin sách
Sách trong thư viện sẽ được quản lý theo mã đầu sách và mã sách. Mỗi đầu sách
trước khi nhập kho sẽ được cấp 01 mã đầu sách duy nhất, đối với số lượng sách ở từng đầu
sách sẽ được cấp 01 mã sách duy nhất. Việc sử dụng mã đầu sách và mã sách sẽ giúp thủ
kho thuận tiện trong việc quản lý sách trong thư viện.
Mỗi đầu sách sẽ được lưu đầy đủ các thông tin cơ bản bao gồm: tên sách, tác giả,

NXB, năm xuất bản, giá sách, loại sách. Sách trong kho sẽ được lưu trữ theo từng loại
sách. Loại sách sẽ được sắp xếp theo từng lĩnh vực, theo từng khoa, từng ngành cụ thể
nhằm tạo sự tiện lợi cho thủ kho trong việc kiểm kê sách, đồng thời cũng giúp cho bạn đọc
dễ dàng trong việc lấy sách trong kho. Ví dụ: sách tham khảo, sách giáo trình, sách nghiên
cứu, sách tin học, sách thuộc khoa Tài chính, sách thuộc khoa Tin Học,…
Mã đầu sách là một dãy số tự nhiên gồm 06 đến 07 chữ số bất kỳ có giá trị từ 0 đến
9. Mã sách được cấp theo mã đầu sách tương ứng, là một dãy số tự nhiên gồm 09-10 chữ
số. Theo nguyên tắc đó, mã đầu sách sẽ có dạng: XX-YYYYY và mã sách có dạng: XXYYYYY-ZZZ
o

XX: ký hiệu loại sách tương ứng. Có giá trị tăng dần từ 1 đến 99.

o

YYYYY: số thứ tự sách theo từng loại sách trong kho. Số này có giá trị tăng
dần đều từ 1 đến 99999.

o

ZZZ: số thứ tự sách theo từng đầu sách tương ứng. Có giá trị tăng dần từ 1 đến
999.

SVTH: Nguyễn Đức Tài – TH01 – K34

Trang 10


Quản lý thư viện trường ĐH Kinh Tế TP.HCM

GVHD: Thầy Nguyễn Trung Trực

Ví dụ về việc cấp mã đầu sách và mã sách tương ứng:
Tên sách

Loại sách

Số thứ tự
sách

Mã đầu sách

Giáo trình Toán cao cấp

01

01

1-00001

Writing in Toefl iBT

03

101

3-00101

Quản lý nguồn lực doanh nghiệp

09

900

9-00900

Mã đầu sách

1-00001

Số lượng

05

Số thứ tự

Mã sách

01

1-00001-001

02

1-00001-002

03

1-00001-003

04

1-00001-004

05

1-00001-005

Các chức năng chính:

 Quản lý nhập – xuất sách
 Quản lý thông tin sách
 Kiểm kê sách
4. Quản lý mượn-trả sách
4.1 Quản lý mượn sách:
Để được mượn sách, bạn đọc bắt buộc phải có thẻ thư viện và thẻ thư viện chưa hết
hạn. Trước khi mượn sách, bạn đọc có thể sử dụng máy tính đặt tại thư viện để tra cứu sách
trước, nếu thấy tình trạng sách còn trong kho thì có thể tự mình đến kho tương ứng để lấy
sách.
Sau khi lấy sách, bạn đọc sẽ gặp thủ thư đến làm thủ tục mượn sách. Thủ thư sẽ
kiểm tra xem bạn đọc có nợ sách hay không, nếu còn nợ thì sẽ không được mượn thêm
sách. Nếu không còn nợ sách, thủ thư sẽ hoàn thành thủ tục mượn sách và phát cho bạn đọc
phiếu mượn sách.
Các chức năng chính:

 Kiểm tra tình trạng nợ sách của bạn đọc.
 Lập phiếu mượn sách.
SVTH: Nguyễn Đức Tài – TH01 – K34

Trang 11

Quản lý thư viện trường ĐH Kinh Tế TP.HCM

GVHD: Thầy Nguyễn Trung Trực

4.2 Quản lý trả sách:
Khi đến trả sách, bạn đọc sẽ xuất trình phiếu mượn sách với thủ thư để tiến hành trả
sách. Thủ thư kiểm tra thông tin phiếu mượn và sách đem trả, nếu hợp lệ sẽ phát cho bạn
đọc phiếu trả sách tương ứng.
Trong trường hợp trả sách trễ hạn hay làm mất sách, bạn đọc phải đóng phạt hoặc
bồi thường theo quy định của thư viện. Quá trình xử phạt và nộp phạt sẽ được thủ thư tiến
hành bằng tay, và thông tin này được ghi chú trên hệ thống.
Các chức năng chính:

 Kiểm tra thông tin mượn sách của bạn đọc.
 Lập phiếu trả sách.
 Xử lý trễ hạn ( nếu có ).
4.3 Quy định xử phạt và bồi thường:
 Phòng đọc tại chỗ: Số lượng được mượn 2 cuốn/lượt đối với sinh viên, 5
cuốn/lượt đối với GV, CB CNV. Trả trễ 01 ngày phạt 000đ/cuốn.
 Phòng mượn về: Số lượng được mượn 3 cuốn thời gian 0 ngày đối với sinh
viên, 5 cuốn thời gian 0 ngày đối với GV, CB CNV. Trả trễ từ ngày 01 đến ngày
15 phạt 1000đ/ngày. Từ ngày 16 trở đi phạt 000đ/ngày.
 Bồi thường: khi mất hoặc làm hư hỏng sách, bạn đọc phải bồi thường theo quy
định của thư viện ( giá gốc nhân đôi ).

5. Tra cứu thông tin
Trước khi mượn sách, bạn đọc có thể dùng máy tính đặt tại thư viện để tra cứu
thông tin sách cần tìm. Chức năng này cung cấp đầy đủ những thông tin cơ bản của sách
như: tên sách, tác giả, năm phát hành, tình trạng trong kho,…nhằm giúp bạn đọc tiết kiệm

được thời gian và tăng tính hiệu quả khi tìm kiếm sách, từ đó bạn đọc có thể dễ dàng trong
việc mượn tài liệu ở thư viện.
Ngoài ra, bạn đọc còn có thể sử dụng chức năng này để tra cứu thông tin cá nhân
như thời hạn thẻ thư viện, tình trạng mượn-trả sách,…từ đó tạo sự tiện lợi cho bạn đọc
trong việc sử dụng thư viện.
Các chức năng chính:
 Tra cứu thông tin sách
 Tra cứu thông tin cá nhân

SVTH: Nguyễn Đức Tài – TH01 – K34

Trang 12


Quản lý thư viện trường ĐH Kinh Tế TP.HCM

GVHD: Thầy Nguyễn Trung Trực

II. PHƯƠNG PHÁP PHÂN TÍCH VÀ CÔNG CỤ TIẾN HÀNH
1. Phương pháp nghiên cứu
Phân tích và thiết kế hệ thống theo hướng chức năng.

2. Công cụ tiến hành
 Ngôn ngữ lập trình: Visual Studio C# 2010
 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu: SQL Server 2008 R2
 Trình bày văn bản : Microsoft Word 2010
 Thiết kế các sơ đồ chức năng: Microsoft Visio 010 và Microsoft Word 2010
3. Thực hiện: đề tài được viết trên nền Window Form Application với các chức năng chính
cho các đối tượng sử dụng như sau:
 Bạn đọc:

o Sử dụng chức năng tra cứu thông tin.
o Sử dụng tài khoản của mình để tiến hành mượn-trả sách tại thư viện.
o
 Thủ thư:
o Sử dụng chức năng quản lý thành viên để cấp mới, gia hạn và khóa thẻ thư
viện cho bạn đọc.
o Sử dụng chức năng quản lý mượn-trả sách để tiến hành việc cho mượn và trả
sách hoặc xử phạt tương ứng.
o Sử dụng chức năng lập báo cáo để lập các báo cáo tổng hợp và báo cáo chi
tiết về tình hình thư viện vào thời điểm hiện tại.
 Thủ kho:
o Sử dụng chức năng quản lý xuất - nhập sách để quản lý, kiểm kê số lượng
trong kho thư viện.
o Sử dụng chức năng quản lý thông tin sách để quản lý đầu sách, thông tin sách
trong thư viện.
 Admin:
o Sử dụng chức năng quản lý nhân viên để quản lý tài khoản nhân viên của thư
viện.

SVTH: Nguyễn Đức Tài – TH01 – K34

Trang 13


Quản lý thư viện trường ĐH Kinh Tế TP.HCM

GVHD: Thầy Nguyễn Trung Trực

Phần 3

PHÂN TÍCH – THIẾT KẾ HỆ THỐNG MỚI
_______________________________________

I. BIỂU ĐỒ NGHIỆP VỤ
1. Biểu đồ ngữ cảnh
Thông tin cá nhân
Thông tin thẻ thư viện
Yêu cần mượn sách
hiếu mượn sách

Bạn
Đọc

Yêu cầu trả sách
hiếu trả sách

HỆ

Yêu cầu tra cứu thông tin
Kết quả tra cứu thông tin

QUẢN

Thông tin thành viên
Thông tin cập nhật

Thủ
Thư

LÝ

Thông tin mượn trả sách
Thông tin cập nhật

THƯ
VIỆN

Thông tin xuất-nhập sách
Thông tin cập nhật

Thủ
Kho

THỐNG

UEH

Thông tin sách
Thông tin cập nhật

Thông tin nhân viên

Admin

SVTH: Nguyễn Đức Tài – TH01 – K34

Thông tin cập nhật

Trang 14

Quản lý thư viện trường ĐH Kinh Tế TP.HCM

GVHD: Thầy Nguyễn Trung Trực

2. Biểu đồ phân rã chức năng

Quản Lý
Thư Viện

uản
lý
nhân
viên

uản
lý
thành
viên

ấp mới thẻ
thư viện

uản
lý
sách

uản lý xuấtnhập sách

Gia hạn thẻ

thư viện

uản lý
đầu sách

Khóa thẻ
thư viện

uản lý thông
tin đầu sách

uản
lý mượn
trả
sách

Tra
cứu
thông tin

uản lý mượn
sách

Tra cứu thông
tin sách

uản lý trả
sách

Tra cứu thông

tìn thành viên

Kiểm kê
sách

SVTH: Nguyễn Đức Tài – TH01 – K34

Trang 15


Quản lý thư viện trường ĐH Kinh Tế TP.HCM

GVHD: Thầy Nguyễn Trung Trực

3. Ma trận thực thể dữ liệu - chức năng

Các thực thể dữ liệu
1. Thông tin nhân viên
2. Thông tin thành viên
. Thông tin đầu sách
4. Thông tin sách cơ bản
5. Phiếu nhập kho
6. Phiếu xuất kho
7. Phiếu mượn sách
8. Phiếu trả sách
9. Báo cáo

Các chức năng chính

1

1. Quản lý tài khoản nhân viên

C

2. Cấp mới thẻ thư viện

R

C

3. Gia hạn thẻ thư viện

R

U

4. Khóa thẻ thư viện

R

U

2

3

4

5. Cấp mới mã đầu sách

C

R/C

6. Cấp mới mã sách

R

C

7. Thêm mới thông tin sách

R

R/C

5

6

7

8

R

R

9

8. Quản lý nhập sách

R

R

C

9. Quản lý xuất sách

R

R

R

C

10. Kiểm kê sách

R

R

R

R

11. Lập phiếu mượn sách

R

R

C

12. Lập phiếu trả sách

R

R

R

C/U

13. Xử phạt trễ hạn

R

R

R

R

R

R

R

R

14. Tra cứu thông tin sách

R

15. Tra cứu thông tin mượn-trả sách

R

16. Lập báo cáo

R

SVTH: Nguyễn Đức Tài – TH01 – K34

R

R

R

R

R

R

C

Trang 16


Quản lý thư viện trường ĐH Kinh Tế TP.HCM

GVHD: Thầy Nguyễn Trung Trực

4. Sơ đồ chức năng chéo
4.1 Quản lý nhân viên thư viện

Quản lý nhân viên thư viện
Nhân viên

BGĐ

dmin hệ thống

Thông tin nhân
viên mới

Tiếp nhận
thông tin
nhân viên

Thông tin tài
khoản mới

Tạo mới tài
khoản nhân
viên

Thông tin
nhân viên
uyết định xóa
tài khoản
Tiếp nhận
quyết định

Thông tin đã xóa
tài khoản

Tiến hành xóa
tài khoản
nhân viên

Thông báo xóa
tài khoản

SVTH: Nguyễn Đức Tài – TH01 – K34

Trang 17


Quản lý thư viện trường ĐH Kinh Tế TP.HCM

GVHD: Thầy Nguyễn Trung Trực

4.2 Quản lý thành viên

Quản lý thành viên
hân viên thủ thư

Thành viên

Tiếp nhận
thông tin
thành viên

Thông tin thành
viên mới

ấp mới thẻ
thư viện cho
thành viên

Danh mục
loại thành
viên
Danh mục
nhóm thành
viên

Thông tin thẻ
thư viện
Thông tin
thành viên
Thẻ hết hạn

Khóa thẻ
thư viện

Xóa tài khoản thư viện

Yêu cầu
gia hạn thẻ

SVTH: Nguyễn Đức Tài – TH01 – K34

Gia hạn thẻ
thư viện

Trang 18