Phân tích thực trạng, quy trình tổ chức sự kiện của công ty cổ phần gia đình JOE

MỤC LỤC
MỞ ĐẦU ......................................................................................................... 3
1. Lý do chọn đề tài .................................................................................. 3
2. Mục đích nghiên cứu ............................................................................ 4
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ......................................................... 4
4. Phương pháp nghiên cứu ...................................................................... 4
5. Bố cục đề tài ......................................................................................... 4
Chương 1: NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC
SỰ KIỆN VÀ KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN GIA ĐÌNH JOE ... 5
1.1. Một số vấn đề lý luận ...................................................................................... 5
1.1.1. Khái niệm tổ chức sự kiện......................................................... 5
1.1.2. Quy mô và đặc điểm của thị trường tổ chức sự kiện .................. 6
1.1.3. Phân đoạn thị trường tổ chức sự kiện ........................................ 7
1.2. Khái quát về Công ty Cổ phần gia đình JOE ............................................ 8
1.2.1. Giới thiệu chung về Công ty ..................................................... 8
1.2.2. Các lĩnh vực hoạt động ............................................................. 9
1.2.3. Hoạt động sự kiện của Công ty ............................................... 10
Chương 2: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN CỦA
CÔNG TY CỔ PHẦN GIA ĐÌNH JOE ...................................................... 13
2.1. Thiết lập mục tiêu tổ chức sự kiện ............................................................. 13
2.1.1. Mục tiêu Marketing của công ty.............................................. 13
2.1.2. Chiến lược Marketing của công ty .......................................... 13
2.2. Quy trình tổ chức sự kiện của Công ty Cổ phần gia đình JOE ........ 14
2.2.1. Dự toán ngân sách tổ chức sự kiện và lập kế hoạch tổ chức sự
kiện ................................................................................................... 14
2.2.2. Tổ chức và tính toán thời gian ................................................. 14
2.2.3. Danh sách khách mời .............................................................. 15
2.2.4. Địa điểm tổ chức sự kiện......................................................... 16
2.2.5.Tổ chức đưa đón khách ............................................................ 17
1

2.2.6.Khách tới sự kiện ..................................................................... 20
2.2.7. Không gian thực hiện sự kiện.................................................. 20
2.3. Quy trình tổ chức sự kiện cụ thể của Công ty Cổ phần gia đình JOE 21
2.4. Đánh giá về hoạt động tổ chức sự kiện ...................................................... 26
2.4.1. Đánh giá về nhân sự ................................................................ 26
2.4.2. Đánh giá về mặt kỹ thuật ........................................................ 26
2.4.3. Đánh giá về mặt công tác quản lý ........................................... 27
Chương 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP GÓP PHẦN NÂNG CAO HIỆU QUẢ
HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GIA
ĐÌNH JOE .................................................................................................... 28
3.1. Giải pháp đối với chiến lược kinh doanh của Công ty Cổ phần gia đình
JOE .................................................................................................................... 28
3.2. Giải pháp cho hoạt động Marketing.......................................................... 28
3.3. Giải pháp cho hoạt động tổ chức sự kiện .................................................. 29
3.4. Một số giải pháp khác .................................................................................. 31
KẾT LUẬN ................................................................................................... 32
TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................................ 33
PHỤ LỤC ...................................................................................................... 34

2


MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Ngày nay, toàn cầu hóa đang là một trong những xu thế phát triển tất yếu
của quan hệ quốc tế hiện đại. Việt Nam gia nhập WTO là điều kiện thuận lợi để
phát triển kinh tế, mở rộng thị phần quốc tế cho các doanh nghiệp trong nước.
Tuy nhiên, những khó khăn và thách thức không nhỏ đòi hỏi các doanh nghiệp
phải tìm ra cho mình một hướng đi đúng đắn để chiếm lĩnh ưu thế trên thị

trường và kinh doanh có hiệu quả.
Marketing ngày càng trở nên quan trọng, nó đã góp phần vào thành công
và đem đến cho doanh nghiệp sự năng động, tính linh hoạt trong kinh doanh và
khả năng tiếp cận thị trường nhanh chóng. Hoạt động quan hệ công chúng
(Public Relations – PR) mà trong đó tổ chức sự kiện là một nhân tố quan trọng
của hoạt động truyền thông và là một biến số trong các biến số của Marketing –
Mix: sản phẩm, giá cả, xúc tiến hỗn hợp và kênh phân phối mà các doanh
nghiệp đặc biệt chú trọng nhằm truyền tải thông điệp và định vị thương hiệu
của mình trong tâm trí khách hàng mục tiêu.
Khủng hoảng kinh tế toàn cầu và khu vực đã tác động không nhỏ đến kinh
tế Việt Nam. Việc duy trì và giữ vững vị thế trên thị trường là một trong những
vấn đề trọng tâm đối với các doanh nghiệp hiện nay. Vì thế, các hoạt động
Marketing càng được doanh nghiệp chú trọng hơn, trong đó hoạt động tổ chức
sự kiện là một trong những lĩnh vực cực kỳ quan trọng của truyền thông. Trong
bối cảnh đó, Công ty Cổ phần gia đình JOE đã đẩy mạnh hoạt động tổ chức sự
kiện của mình để chiếm lĩnh thị trường và tăng khả năng canh tranh. Tuy nhiên,
hoạt động của công ty cũng gặp phải không ít những khó khăn do đòi hỏi ngày
càng cao của thị trường và sự cạnh tranh mạnh mẽ của nhiều công ty khác cùng
lĩnh vực.
Sau một thời gian thực tập tại công ty Công ty Cổ phần gia đình JOE, với
vốn kiến thức chuyên ngành và nhận thức về năng lực kinh doanh, thực trạng tổ
chức sự kiện của công ty em đã chọn đề tài: “Phân tích thực trạng, quy trình
3


tổ chức sự kiện của công ty cổ phần gia đình JOE” làm đề tài báo cáo thực
tập của mình.
2. Mục đích nghiên cứu
Đề tài đi sâu vào phân tích, đánh giá thực trạng quy trình tổ chức sự kiện
của Công ty Cổ phần gia đình JOE, từ đó nêu nên những ưu điểm và hạn chế

của nó.
Trên cơ sở lý luận về tổ chức sự kiện, qua nghiên cứu và thực tiến thực tập
tại Công ty để đưa ra những giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình tổ chức sự
kiện tại Công ty Cổ phần gia đình JOE.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu: Thực trạng và quy trình tổ chức các sự kiện.
- Phạm vi nghiên cứu: Hoạt động tổ chức sự kiện tại Công ty Cổ phần gia
đình JOE từ năm 209 đến nay.
4. Phương pháp nghiên cứu
Đề tài được thực hiện có sử dụng một số phương pháp như:
- Phương pháp phân tích, so sánh
- Phương pháp quan sát, điền dã
- Phương pháp thu thập thông tin
- Phương pháp tổng hợp
5. Bố cục đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo và phụ lục, nội dung đề
tài được chia thành 3 chương:
Chương 1: Những vấn đề lý luận về hoạt động tổ chức sự kiện và khái
quát về Công ty Cổ phần gia đình JOE
Chương 2: Thực trạng hoạt động tổ chức sự kiện của Công ty Cổ phần
gia đình JOE
Chương 3: Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động tổ
chức sự kiện tại Công ty Cổ phần gia đình JOE

4


Chương 1
NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG
TỔ CHỨC SỰ KIỆN VÀ KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN

GIA ĐÌNH JOE
1.1. Một số vấn đề lý luận
1.1.1. Khái niệm tổ chức sự kiện
Tổ chức sự kiện là kết hợp giữa bán hàng và hoạt động tiếp thị: Tổ chức
sự kiện là sự phối hợp ăn ý giữa các yếu tố: hoạt động bán hàng, quản lý thông
tin khách hàng, quan hệ công chúng, nghiên cứu thị trường, xây dựng nhãn
hiệu và thâm nhập thị trường. Trên thực tế, trong lĩnh vực tiếp thị, tổ chức sự
kiện rất gần với hoạt động bán hàng của công ty. Có thể nói, nó cũng như việc
bán hàng kèm theo một mẩu quảng cáo và một chiến dịch PR. Nếu hiểu hoạt
động tổ chức sự kiện chỉ đơn giản là “bán hàng” hoặc “tiếp thị” thì chúng ta đã
bỏ sót những yếu tố quan trọng khác của nó.
Tổ chức sự kiện phải là một thành phần không thể thiếu trong chiến lược
tiếp thị hỗn hợp: Xem việc tổ chức sự kiện là một phần của chiến lược đưa sản
phẩm ra thị trường, bởi vì nếu chỉ được xem như một hoạt động phụ bổ sung
vào chiến lược tiếp thị của công ty và mỗi năm chỉ “làm cho có”, nó sẽ nhanh
chóng trở thành một khoản chi thay vì là vốn đầu tư. Do vậy, doanh nghiệp cần
xem xét chiến lược tiếp thị hỗn hợp mà công ty thực hiện hàng năm để điều
chỉnh hoạt động tổ chức sự kiện này sao cho có thể mang lại hiệu quả cao nhất.
Theo quan điểm về hoạt động tổ ch ức sự kiện (event management) là các
hoạt động liên quan đến việc thiết kế , tổ chức thực hiện sự kiện.
Theo quan điểm kinh doanh tổ ch ức sự kiện bao gồm một số ho ặc toàn bộ
các hoạt độ ng từ việc thiết kế (design), triển khai (execusion) đến kiểm soát
(control) các hoạt động c ủa sự kiện nh ằm đạt được các mục tiêu nhất đ ịnh mà
sự kiện đã đề ra.

5


Qua nghiên cứu hoạt động tổ ch ức sự kiện hiện nay ở Việt Nam , cũng
thấy rằng tổ chức sự kiện cũng bao gồm các ho ạt động như nghiên c ứu sự kiện;

lập kế ho ạch, chương trình cho sự kiện; điều hành các diễn biến c ủa sự kiện;
kết thúc sự kiện…
Từ những cách tiếp cận đã đề cập nêu trên , có thể khái quát : Tổ chức sự
kiện là một quá trình bao gồm một số ho ặc toàn bộ các công vi ệc: nghiên cứu
các yếu tố ảnh hưởng; lập chương trình, kế hoạch; chuẩn bị các yếu tố cần thiết;
và tổ chức tiến hành diễn biến của sự kiện trong một thời gian và không gian cụ
thể để truyền đạt những thông điệp nhất định đến những người tham gia sự kiện
và xã hội; nhằm đáp ứng các mục đích khác nhau của các chủ thể tham gia vào
sự kiện.
1.1.2. Quy mô và đặc điểm của thị trường tổ chức sự kiện
Theo kết quả khảo sát được thực hiện năm 2006 của công ty nghiên cứu
thị trường FTA cho thấy tổ chức sự kiện là một công cụ được sử dụng phổ biến
nhất, chỉ đứng sau quảng cáo và nghiên cứu thị trường. Nếu chúng ta tính tổng
số tiền bỏ vào ngành tổ chức sự kiện trong một năm trên toàn thế giới thì con
số có thể lên đến 500 tỷ đô la. “Ngày càng có nhiều công ty tìm kiếm nhà cung
cấp dịch vụ chuyên nghiệp, bởi họ đã nhận ra việc tổ chức sự kiện có ý nghĩa
hết sức quan trọng. Nhờ sự hỗ trợ của nhà cung cấp dịch vụ, các công ty sẽ có
thể tiếp cận khách hàng một cách hiệu quả nhất”, cô Pollynne Ibasco, Giám đốc
điều hành công ty Venus Communications - một công ty dịch vụ truyền thông
trọn gói chuyên về quan hệ công chúng và quảng bá thương hiệu, tổ chức
event, cho biết. Thế nào là tổ chức sự kiện? Đó chính là việc “đánh bóng”cho
sản phẩm và thương hiệu của một công ty thông qua các sự kiện. Ví dụ khi
Nokia tung ra một sản phẩm điện thoại di động đời mới, công ty này sẽ tổ chức
một sự kiện công phu, mời các khách hàng thân thiết và tiềm năng cùng báo
giới đến tham gia sự kiện quan trọng này. Thông qua sự kiện Nokia thông báo
đến khách hàng và báo giới về sản phẩm mới và đồng thời (điều này quan trọng
hơn) đánh bóng thương hiệu của Nokia, làm cho khách hàng nhớ và tiêu thụ
6

sản phẩm mới này. Đây còn là cơ hội để doanh nghiệp gặp gỡ, trao đổi và giao
lưu với bạn hàng, đối tác, các cơ quan truyền thông, cơ quan công quyền, giúp
thúc đẩy thông tin hai chiều và tăng cường quan hệ có lợi cho doanh nghiệp...
Hiện nay, trên thị trường có khoảng 1000.000 doanh nghiệp nói chung,
mỗi doanh nghiệp đều bắt buộc phải có những chi tiêu về hoạt động tổ chức sự
kiện. Trong số đó có khoảng 1000 doanh nghiệp làm về quảng cáo dưới các
hình thức:
-

Các doanh nghiệp tư vấn gồm:

+ Tư vấn về chiến lược quảng cáo: những doanh nghiệp này đa số là của
nước ngoài
+ Tư vấn về thương hiệu: có các doanh nghiệp nước ngoài và một số công
ty Việt Nam tham gia thị trường này
-

Các doanh nghiệp thực hiện dịch vụ quảng cáo gồm:

+ Các nhà cung cấp bảng biển, in, các vật phẩm quảng cáo: các doanh
nghiệp này đảm nhiệm từ khâu thiết kế đến cho đến khi ra sản phẩm cuối cùng
+ Các doanh nghiệp cung cấp sản phẩm trọn gói có kèm tư vấn gồm: các
doanh nghiệp tổ chức sự kiện, PR, media.
Trong nền kinh tế nước ta hiện nay tồn tại nhiều thành phần kinh tế, với
nhiều loại hình doanh nghiệp khác nhau, kinh doanh trên nhiều lĩnh vực khác
nhau. Đối với một số ngành hàng như: sản xuất hàng tiêu dùng , cung cấp dịch
vụ… thì quảng cáo, marketing và tổ chức sự kiện được các doanh nghiệp đặc
biệt coi trọng và chú ý. Đây là những sản phẩm mà người tiêu dùng có xu
hướng chọn lựa khi có sự tác động của quảng cáo và các hoạt động tuyên
truyền khác. Qua quá trình tìm hiểu đặc trưng của thị trường tôi thấy rằng tổ

chức sự kiện là một mảng rộng bao gồm nhiều yếu tố liên quan như thiết kế, in,
ăn uống, du lịch, sản xuất, gia công, PR,…
1.1.3. Phân đoạn thị trường tổ chức sự kiện
Hình thành chủ đề (theme) cho sự kiện: Chủ đề này sẽ bị ràng buộc và chi
phối bởi nhiều vấn đề vĩ mô như luật (regulation), khu vực tổ chức (site
7


choice), văn hoá riêng của khách hàng (client culture), nguồn lực (resource); và
vấn đề vi mô như địa điểm tổ chức (venue), cách thức phục vụ (catering), hình
thức giải trí (entertainment, artist, speaker), cách trang trí (decoration), âm
thanh ánh sáng (sound and light), các kỹ xảo hiệu ứng đặc biệt (audiovisual,
special effects).
· Viết chương trình (proposal): là cách tạo sản phẩm Event trên giấy tờ.
Chương trình này sẽ được gởi đến khách hàng với bảng báo giá và chờ phản hồi
từ phía khách hàng. Thông thường, đối với một event, đây là giai đoạn quan trọng
nhất, tạo được sự khác biệt giữa các công ty event với nhau. Nhưng một ý tưởng
hay cũng chưa đảm bảo thành công của event bởi còn phụ thuộc nhiều vào khâu tổ
chức.
· Thực hiện kế hoạch có kèm kiểm soát: lúc này mọi người sẽ thực hiện công
việc đặt ngoài (outsourcing) theo kế hoạch và có sự giám sát của các trưởng bộ
phận.
· Tổ chức sự kiện và theo dõi sự kiện: các trưởng bộ phận sẽ điều phối
nhân lực theo công việc đã được phân công. Những lúc có phát sinh ngoài dự
kiến, mọi người sẽ cùng tập hợp lại để cùng giải quyết tại chỗ.
· Kết thúc sự kiện, chuyển đồ đạc về kho (removal): dọn dẹp nơi tổ chức
(cleaning), sửa lại những vật dụng đã sử dụng (repair), thanh toán hợp đồng cho
các nhà cung cấp (contract acquittal), bảo quản kho (storage)…
1.2. Khái quát về Công ty Cổ phần gia đình JOE
1.2.1. Giới thiệu chung về Công ty

Tên công ty

CÔNG TY CỔ PHẦN GIA ĐÌNH JOE

Mã số thuế

0104213203

Ngày cấp

19/10/2009

8


Nơi đăng ký

Chi cục Thuế Quận Đống đa

quản lý
Địa chỉ trụ sở

K7 ngõ 1 đường Trần Quang Diệu Hoàng Cầu, Phường ô
Chợ Dừa, Quận Đống đa, Thành phố Hà Nội, Việt Nam

Chủ sở hữu

Lưu Thị Hương Giang

Địa chỉ chủ sở

38 Phố Huế, phường Hàng Bài-Phường Hàng Bài-Quận

hữu

Hoàn Kiếm-Hà Nội

Tài khoản ngân

Mã số thuế: 0104213203

hàng

Số tài khoản:0301001596666
Tên ngân hàng:Vietcombank HN

Qua gần 7 năm phát triển và trưởng thành, Công ty Cổ phần gia đình JOE
đã liên tục khẳng định vị thế và uy tín trên thương trường, trở thành một trong
những công ty tin cậy, cung cấp chuyên nghiệp các sản phẩm, dịch vụ trong các
lĩnh vực: Nghệ thuật giải trí và Truyền thong, các dịch vụ quảng cáo, tổ chức
sự kiện
Trong xu thế hội nhập của nền kinh tế Công ty Cổ phần gia đình JOE luôn
mong muốn được hợp tác, liên doanh, liên kết với các đối tác trong và ngoài
nước để được cống hiến nhiều hơn nữa trong quá trình Công nghiệp hóa, hiện
đại hóa đất nước.
Công ty Cổ phần gia đình JOE luôn kiên trì với định hướng
đa ngành, đa lĩnh vực, và đã xây dựng, phát triển môi trường làm việc chuyên
nghiệp cho hơn 20 cán bộ nhân viên và cộng tác viên và đạt được nhiều
thành tựu đáng kể trong hoạt động sản xuất kinh doanh.
1.2.2. Các lĩnh vực hoạt động

Tổ chức sự kiện
Cung cấp nhân sự sự kiện: MC, Ca sĩ, Diễn viên, Nhóm múa, nhóm nhảy,
PG PB…
9


Cung cấp thiết bị sự kiện: Âm thanh, ánh sáng, ô dù, nhà bạt, sân khấu dàn
không, máy chiếu màn hình…
Dịch vụ quảng cáo truyền hình: VTV, HTV, VTC, Todays…
Xây dựng TVC Quảng cáo
Quảng cáo báo giấy, báo mạng
Dịch vụ Marketing Online: Google Adword, Facebook Marketing, Email
Marketing, Mobile Marketing, tư vấn Marketing Online tại doanh nghiệp.
Dịch vụ website: Thiết kế website, quản trị nội dung, Dịch vụ SEO
google, chăm sóc website.
Buôn bán các loại nhạc cụ biểu diễn.
1.2.3. Hoạt động sự kiện của Công ty
1.2.3.1. Cung cấp nhân sự sự kiện
Tổ chức sự kiện đang là một hoạt động truyền thông phát triển và dần
chiếm ưu thế trong lĩnh vực quảng cáo, phát triển thương hiệu. Và linh hồn
của một sự kiện chính là các nhân sự sự kiện, họ là những: MC, Ca sĩ, PG,
PB, lễ tân,nhóm nhạc, nhóm nhảy, vũ đoàn, lân sư rồng, hình nộm, tượng
người (body Art)…Tất cả sẽ tạo lên một event có màu sắc, có điểm nhấn để
lại ấn tượng cho người tham dự
Công ty Cổ phần gia đình JOE chuyên cung cấp đội ngũ nhân sự sự kiện
chuyên nghiệp:
* Cung cấp Người Mẫu , Model
* Cung cấp MC sự kiện, MC hoạt náo
* Cung cấp PG, PB
* Cung cấp lễ tân chuyên nghiệp

* Ca sỹ, nhóm nhạc, nhóm nhảy, vũ đoàn
Với đội ngũ cán bộ công nhân viên trẻ trung, năng động và có kinh
nghiệm lâu năm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, Công ty Cổ phần gia đình
JOE hoạt động với phương châm luôn mang lại cho khách hàng chất lượng
dịch vụ hoàn hảo nhất.
10


1.2.3.2. Cung cấp thiết bị sự kiện
Công ty Cổ phần gia đình JOE chuyên cung cấp các trang thiết bị phục vụ
cho các sự kiện với nhiều chủng loại khác nhau theo yêu cầu của khách hàng.
- Cột inox hàng rào cho các các chương trình trong và ngoài trời, queline
dùng trong khách sạn,
- Gian hàng hội chợ triển lãm: gian hàng tiêu chuẩn, gian hàng vách
bạt. (Thiết kế và thi công theo yêu cầu của khách hàng)
- Dù che đa dạng về kích thước
- Nhà bạt không gian
- Quạt công nghiệp
- Cổng bóng, cổng hoa, cổng hơi dài 15m, cao 7m (theo yêu cầu của khách
hàng)
- Thiết kế, thi công sàn sân khấu, âm thanh, ánh sáng với công suất lớn, đa
dạng và hiện đại như đèn laze, đèn follow, máy tạo khói, loa JBL 4726…
- Cho thuê bàn, ghế đa dạng chủng loại như bàn hội nghị, bàn tròn, bàn
dài…và có áo phủ màu trắng có nơ cài, sofa cao cấp (nếu khách hàng yêu cầu)
Công ty luôn xác định mục tiêu làm việc của mình chính là sự hài lòng
của khách hàng, các đơn vị đối tác với điểm mạnh chính như:
- Tác phong phục vụ chuyên nghiệp.
- Thiết bị hỗ trợ phong phú.
- Giá cả cạnh tranh.
- Phục vụ thiết bị tổ chức sự kiện 24/24.

- Đội ngũ nhân viên trẻ đẹp, chuyên nghiệp, nhiệt tình, nhanh nhẹn và
đúng giờ.
- Với tất cả các dịch vụ chúng tôi sẽ giảm giá cho những quý khách hàng
sử dụng với số lượng nhiều.
1.2.3.3. Tổ chức sự kiện trọn gói
Một sự kiện dù lớn hay nhỏ được kết hợp giữa ý tưởng sáng tạo và
được tổ chức sự kiện chuyên nghiệp cũng mang lại những giá trị lớn về hình
11


ảnh thương hiệu, uy tín của doanh nghiệp hoặc truyền tải thông điệp của sản
phẩm với khách tham gia.
Công ty Cổ phần gia đình JOE thực hiện trọn gói từ ý tưởng sáng tạo độc
đáo, tổ chức sự kiện chuyên nghiệp với hệ thống âm thanh , ánh sáng hiện đại
cùng đội ngũ Đạo diễn và MC nổi tiếng , những sự kiện do Công ty tổ chức
luôn mang lại thành công và giá trị lớn cho thương hiệu của doanh nghiệp.
Bên cạnh đó, Công ty luôn có giải pháp phù hợp và giá thành cạnh tranh
là tiêu chí của Công ty để cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện cho các đối tác là
doanh nghiệp quảng cáo.
Dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói của Công ty bao gồm các hạng mục:
+ Xây dựng ý tưởng, chủ đề cho sự kiện căn cứ theo mục đích tổ chức của
khách hàng.
+ Xây dựng kịch bản chi tiết bao gồm: kịch bản chương trình, kịch bản
MC, kịch bản âm thanh ánh sáng, kịch bản truyền hình, báo chí.
+ Xin giấy phép thực hiện với các cơ quan chức năng.
+ Cung cấp ca sỹ, diễn viên, MC theo yêu cầu của khách hàng và nội dung
chương trình với giá thành cạnh tranh.
+ Tư vấn và cung cấp các giải pháp về truyền thông bao gồm truyền hình,
báo chí và các giải pháp hiệu quả khác như phóng thanh lưu động, băng rôn, tờ
rơi...

+ Thiết kế, sản xuất và cung cấp tất cả các hạng mục phục vụ cho sự kiện
như: sân khấu, âm thanh, ánh sáng, băng rôn, tờ rơi, giấy mời...
+ Trực tiếp quản lý thực hiện chương trình bao gồm các hạng mục: truyền
thông trước và sau khi thực hiện, đạo diễn chương trình, an ninh, đón và phục
vụ khách...
+ Thực hiện báo cáo đo lường hiệu quả của sự kiện theo mục tiêu đã cam
kết với khách hàng.

12


Chương 2
THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN
CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN GIA ĐÌNH JOE
2.1. Thiết lập mục tiêu tổ chức sự kiện
2.1.1. Mục tiêu Marketing của công ty
Ngay từ khi thành lập vào năm 2009 với một nguồn lực nhỏ bé, cơ sở vật
chất kĩ thuật có nhiều hạn chế nhưng những người sáng lập công ty luôn mong
muốn sử dụng những nguồn tài nguyên sẵn có này để đạt được mục tiêu cho
doanh nghiệp là đến năm 2015 trở thành một trong những công ty hàng đầu
trong lĩnh vực truyền thông và tổ chức sự kiện tại Việt Nam.
Với mục tiêu doanh nghiệp như vậy nên Công ty Cổ phần gia đình JOE
cũng định hướng mục tiêu Marketing của mình là tổ chức được 10 sự kiện tầm
cỡ và hàng trăm sự kiện lớn nhỏ khác trong năm.
Ngoài ra, công ty còn cố gắng phát triển các lĩnh vực nghành nghề khác
như là đào tạo ca sĩ, người mẫu, diễn viên… các lĩnh vực thiết kế sân khấu, làm
album…
2.1.2. Chiến lược Marketing của công ty
Trước hết công ty đã xác định rất rõ ràng con đường đi để đạt được mục
tiêu Marketing. Công ty đã lựa chọn thị trường hoạt động chính là Hà Nội. Bên

cạnh đó cũng không thể bỏ qua những thị trường đầy tiềm năng như Thành phố
Hồ Chí Minh, Hải Phòng, Quảng Ninh, Đà Nẵng…Dù vậy, công ty vẫn lựa
chọn thị trường chính cho mình là thị trường miền Bắc.
Một nhân tố quan trọng mà công ty đã xác định ngay từ đầu đó là khách
hàng của công ty. Khách hàng của công ty chủ yều là các tổ chức, các công ty,
các ngân hàng… đang có sự phát triển mạnh với những bước tiến vượt bậc
trong hoạt động kinh doanh đặc biệt là mảng nghệ thuật. Đây chính là những

13


khách hàng tiềm năng được công ty chú ý khai thác bởi nhu cầu của nhóm đối
tượng này về hoạt động tổ chức sự kiện là rất lớn.
Hiện nay, công ty cũng định vị sản phẩm của mình một cách rõ nét với
việc xác định tầm quan trọng trong chiến lược định vị thương hiệu. Công ty
thường xuyên đổi mới sử dụng các thiết bị công nghệ tiên tiến trong các sự kiện
được tổ chức nhằm tạo ra sự khác biệt hơn so với các đối thủ cạnh tranh. Để
mang tới cho khách hàng niềm tin và sự hài lòng về sản phẩm mà công ty mang
lại cho họ.
Tiếp theo công ty thường xuyên cải tiến, thay đổi các cách thức tổ chức
các sự kiện của mình làm phong phú hấp dẫn hơn các sự kiện, góp phần thắng
lợi trên thị trường cạnh tranh.
2.2. Quy trình tổ chức sự kiện của Công ty Cổ phần gia đình JOE
2.2.1. Dự toán ngân sách tổ chức sự kiện và lập kế hoạch tổ chức sự
kiện
Việc quan trọng nhất của một sự kiện và là sự khởi đầu của sự kiện là dự
toán về ngân sách và lập kế hoạch tổ chức sự kiện, đôi khi bên chủ sự kiện
cũng yêu cầu bên Công ty Cổ phần gia đình JOE dự toán sơ bộ ngân sách
,thường thì đó ở trong bảng báo giá của công ty, nhưng đôi khi chủ thể sự kiện
lên khung dự toán ngân sách, nhà tổ chức sự kiện giao cho bên Công ty Cổ

phần gia đình JOE tính toán dự toán cho danh mục hàng hoá và dịch vụ cần
thiết cho tổ chức sự kiện, các chi phí cho các hoạt động dịch vụ thiết yếu.
2.2.2. Tổ chức và tính toán thời gian
Được tổ chức tôt và chú ý đến từng chi tiết là hai trong số những nhân tố
quan trọng nhất đảm bảo cho một sự kiện thành công. Việc luôn kiểm tra và
duy trì mọi hoạt động trong quỹ đạo và tiến độ bám sát lịch trình là rất cần
thiết. Công ty Cổ phần gia đình JOE phải nhất quán theo đường lối đã vạch ra
và được nhất trí.
14


Các sự kiện mà Công ty Cổ phần gia đình JOE đã tổ chức luôn xây dựng
hành trình tổ chức, xây dựng các bảng nội dung công việc, đồng thời phải tính
toán thời gian thận trọng. Hành trình tổ chức được xây dựng trên cơ sở xác định
lịch trình công việc. Mốc thời gian được xác định là ngày tổ chức sự kiện được
tính lùi trở lại và các hạng mục công việc phải thực hiện trong thời gian đó. Từ
đó tiến hành hợp đồng với các bên cung cấp theo yêu cầu công việc phải hoàn
thành. Từ đó đòi hỏi phải có bảng nội dung công việc. Bảng nội dung công việc
sẽ chi tiết hóa, quản trị hóa lịch trình. Bảng nội dung công việc trình bày rõ
từng bước thực hiện đối với từng công việc và những người được phân công
với thời gian và không gian cụ thể. Các bảng nội dung công việc có thể được
coi là các kịch bản của tổ chức sự kiện.
Xác định thời gian dựa trên sự phân tích đánh giá về thời tiết khí hậu của
khu vực thực hiện sự kiện đồng thời căn cứ vào loại hình sự kiện, vào đối
tượng khách mời để xác định tháng trong năm, tuần trong ngày và ngày trong
tuần.
2.2.3. Danh sách khách mời
Mối một sự kiện được tổ chức bởi Công ty Cổ phần gia đình JOE luôn xác
định ba vấn đề lớn về khách mời của sự kiện. Đó là:
-

Xác định rõ đối tượng khách mời của sự kiện, số lượng khách mời và

những vấn đề liên quan tới số lượng khách, bảo đảm phục vụ khách an toàn và
ổn định trong quá trình tổ chức sự kiện. Lên danh sách khách mời và lập hồ sơ
khách mời.
-

Thiếp mời, gồm việc thiết kế thiếp, nội dung thiếp, thực hiện in thiếp

và gửi thiếp. Thời gian gửi thiếp phải thực hiện đủ sớm để khách kịp có thông
tin phản hồi dự hay không dự sự kiện
- Những vấn đề quan tâm khác như diễn giả, những phương tiện truyền
thông cũng cần có thiếp mời, những người thân của khách mời có khả năng đi
theo tới sự kiện. Đưa ra danh sách diễn giả cụ thể và xác định các yếu tố chi
15


phối hoạt động của diễn giả. Truyền thông cũng được để cập chi tiết đối với
con người và phương tiện cùng với những đóng góp của truyền thông vào thành
công của sự kiện. Công việc chuẩn bị cho hoạt động truyền thông của sự kiện
phải chi tiết, đảm bảo cho hoạt động thuận lợi.
Công ty Cổ phần gia đình JOE khi nhận được danh sách khách mời từ
phía khách hàng đã dựa trên danh sách đó phối hợp chặt chẽ làm việc với khách
hàng. Bước cơ bản đầu tiên là tiến hành gửi thư mời và gọi điện xác nhận sự có
mặt của khách mời. Thường trong các sự kiện, bên tổ chức sự kiện sẽ đảm nhận
việc gửi thư mời và gọi điện xác nhận . Sau khi gọi điện xác nhận xong Công ty
sẽ lên được danh sách khách mời tham dự khá chính xác. Việc liên hệ với
khách mời diễn ra khoảng 2 ngày để nắm rõ tình trạng sẽ tham gia hay không
của khách mời và đưa danh sách khách mời chính thức chuẩn nhất.

Việc đảm bảo an toàn cho những vị khách mời tham dự sự kiện sẽ khá là
đơn giản và dễ dàng đối với những sự kiện được tổ chức ở những khu vực
chuyên tổ chức hội nghị hay phòng hội nghị. Tuy nhiên, đôi khi Công ty gặp
phải những yêu cầu từ khách hàng như tổ chức sự kiện tri ân khách hàng hay
buổi giới thiệu ra mắt sản phẩm mới tại không gian của một quán bar. Khuôn
viên của quán bar thường không rộng , ánh sáng thường mờ ảo, việc sắp xếp
chỗ ngồi thường không theo trật tự nào mà sắp xếp theo sự thoải mái, vì vậy,
Công ty đã phải chuẩn bị phương án dự phòng như thêm người bảo vệ để đề
phòng số lượng khách mời tham dự quá đông, tạo thêm một lối đi nhỏ giữa các
khu vực để khách mời có thể dễ dàng tham gia các hoạt động và chương trình
mà phía đơn vị tổ chức đưa ra. Đảm bảo có lối thoát hiểm hay khu vực cửa ra
vào phải đủ rộng rãi và thông thoáng để khi xảy ra tình huống bất ngờ có thể
kịp thời giải quyết nhanh chóng.
2.2.4. Địa điểm tổ chức sự kiện
Một trong những tiêu chí đầu tiên trong tổ chức event là chọn lựa địa điểm
tổ chức phù hợp, thường sự kiện được tổ chức ở khách sạn hay trung tâm hội

16


nghị. Hiện nay công ty vẫn thường xuyên phải thuê các địa điểm tổ chức sự
kiện như: trung tâm hội nghị quốc gia, các nhà hàng, khách sạn…
Một địa điểm tốt không nên quá rộng hoặc quá nhỏ mà phải phù hợp với
số lượng khách tham dự. Nếu địa điểm quá nhỏ sẽ làm khách mời cảm thấy
không thoải mái, chất lượng chương trình giảm, tuy nhiên nếu địa điểm quá
rộng sẽ làm loãng không khí của sự kiện mà lại tăng chi phí thuê.
Công ty Cổ phần gia đình JOE luôn cân nhắc cách thiết lập của sự kiện để
định ra không gian phù hợp, ví dụ không gian tiệc ngồi thì diện tích trung bình
tối thiểu phải là 1m2/người, tiệc buffet thì diện tích trung bình là 1.5m2 2m2/người, tiệc có kèm khiêu vũ thì không gian bình quân là 2.5m2 3m2/người. Từ đó lựa chọn trung tâm tổ chức hội nghị - sự kiện có dịch vụ
chuyên nghiệp, có không gian sảnh đón tiếp, phòng hội nghị với diện tích phù

hợp.
2.2.5. Tổ chức đưa đón khách
Phương tiện chở khách hiên nay công ty phải thuê ngoài cùng với đội ngũ
lái xe. Mặc dù bến đỗ xe phụ thuộc vào địa điểm tổ chức sự kiện, nhưng việc
tính toán, phân tích kỹ điểm đỗ xe là hết sức quan trọng, có nhiều yêu cầu về
điểm đỗ xe như sức chứa, cự ly tới sự kiện, đỗ trong nhà và ngoài trời, chi phí
ảnh hưởng của điểm đỗ tới giao thông đô thị…khu vực đỗ xe cần phải có bảng
hướng dẫn chi tiết để khách có thể hiểu được, hỗ trợ cho công tác quản lý.
Khách mời tham dự sự kiện thường đi bằng phương tiện cá nhân của họ.
Song trong nhiều trường hợp, do tính chất của sự kiện, do địa điểm và khoảng
cách mà chỉ có số ít khách sử dụng phương tiện cá nhân. Số còn lại Công ty
phải thu xếp đưa đón khách cho phù hợp, việc chọn phương tiện thích hợp để
chở khách cho sự kiện là công việc rất quan trọng sao cho mọi người đều được
thoải mái, hài lòng và sẵn sàng tham gia sự kiện.
Loại xe 4 chỗ thường được Công ty và các đối tác tổ chức quan tâm. Nó
vừa an toàn, vừa sang trọng lịch sự thể hiện sự tôn trọng khách và qua đó nâng
17


tầm quan trọng đối với sự kiện Công ty tổ chức. Công tycũng xác định rõ loại
sự kiện, phân biệt cấp độ sự kiện để xác định kiểu loại xe.
Có loại xe dành cho chính khách, xe dành cho những người thành đạt, giới
thượng lưu, xe thông thường. Những xe đó được xếp hạng mức độ quan trọng
theo các đẳng cấp giá trị khác nhau để bố trí từng loại xe thích hợp với từng
loại khách như:
-

Mercedes: Loại xe này chất lượng rất cao, độ an toàn rất cao và

thương hiệu nổi tiếng. Dòng xe Mercedes nói chung là gắn với những người

thành đạt, người nổi tiếng. Hơn thế nữa, Mercedes đời cao còn là xe dành cho
nguyên thủ quốc gia, dành cho các chính khách. Vì vậy thương hiệu này ko chỉ
thể hiện sự thành đạt mà còn thể hiện uy quyền xã hội. Mercedes có loại mui
trần, có loại mui kín tùy theo tính chất và mục đích mà sử dụng loại nào.
-

Toyota: Các dòng xe Toyota mới nổi lên, thể hiện sự sang trọng, lịch

sự. Thương hiệu Toyota được khẳng định trên thị trường, xe dành cho giới
thượng lưu và những người thành đạt.
-

Các dòng xe khác: Các hiệu như Ford, Deawoo, Mazda, Mitsubishi,

v.v… cũng là những thương hiệu có vị trí rõ nét trên thị trường đều sử dụng tốt
cho các sự kiện.
-

Công ty phải nắm rõ từng loại khách tham dự với số lượng cụ thể. Có

bao nhiêu khách VIP sẽ tới sự kiện bằng xe riêng. Số còn lại phải thu xếp
phương tiện riêng. Nếu khách tham dự không có khoảng cách lớn về đẳng cấp,
về chức vụ quyền lực hãy cố gắng bố trí cùng kiểu loại xe, sẽ tạo được ấn
tượng về sự hoành tráng của sự kiện.
-

Ngược lại nếu đã có sự khác biệt về quyền uy trong khách tham dự,

đặc biệt là các chính khách, phải có sự phân biệt trong sự bố trí xe, tránh trùng
lắp. Cần lưu ý xe lúc này khẳng định uy quyền địa vị của khách trong xã hội,

18


không là phương tiện vận chuyển khách đơn thuần cho sự kiện nữa. Như vậy
cũng làm tăng sự trang trọng và nâng tầm sự kiện cao hơn.
-

Số lượng xe nhiều ít không phụ thuộc vào năng suất chở của xe.

Không thể xác định xe bằng việc lấy số lượng khách chia cho năng suất chuyến
của một xe. Có xe mui trần siêu dài lại chỉ chở một khách, ngược lại có xe mui
kín lại chở tới 4 -5 người. Quan trọng là phải nắm được số lượng cụ thể từng
loại khách tham dự. Từ đó mà quyết định xe cho từng khách hoặc nhóm khách.
Chí ít sự kiện cũng phải đảm bảo phương tiện tương đương với phương tiện mà
họ sử dụng hằng ngày, kể cả về mức độ sang trọng và uy quyền, về sự nổi tiếng
và mến mộ của công chúng, địa vị xã hội, tất cả đã được thừa nhận và thể hiện.
-

Những thứ cần có trong xe: Trong các xe cần có thêm đồ uống ưa

thích, các đồ ăn khô, tạp chí, báo. Đồ uống có thể là bia, nước hoa quả, cần chú
ý những đặc sản địa phương, hàng hóa được sản xuất ở địa phương. Nhân viên
phục vụ của Công ty luôn phải tìm những món hàng nổi tiếng và được coi là
những món hàng được ưa thích của địa phương, cung cấp những điều có ích và
cung cấp những thứ mới lạ và làm khách hài lòng.
-

Cần xem xét các giá trị mà xe mang lại. Ngoài chuyên chở khách, hãy

tìm hiểu các tiện nghi tới mức nào? Có bao nhiêu tiện nghi? Cách bố trí chỗ
ngồi có thoải mái không? Có bổ sung thêm được chỗ ngồi không? Mùi điều hòa
dễ chịu không? Độ ồn, độ giảm sóc, an toàn, các phương tiện nghe nhìn?
Phương tiện thong tin, v.v…. đều cần kiểm tra, xem xét kỹ lưỡng.
-

Lịch điều phối xe: Các xe đều phải có lịch trình chi tiết, Công ty phải

nắm được trước lúc khởi hành 4 giờ đồng hồ. Xe phải được đổ đầy xăng và đến
trước 15 phút. Nếu lái xe có điện thoại thì cần ghi lại để có thể liên hệ khi cần.
Lịch trình phải thể hiện toàn bộ hoạt động xe trong thời gian sử dụng cho sự
kiện từ việc đưa khách, trả khách đến việc chở khách đi tham quan, dự tiệc,
v.v…

19


-

Từ các lịch trình, Công ty có thể lập bảng tổng hợp về hành trình các

xe. Qua bảng này có thể biết chính xác được hiện trạng hoạt động các xe trong
mọi thời điểm. Ban điều hành dựa vào bảng này tiến hành điều hành xe cũng
như giải quyết các sự cố đột xuất. Nếu chỉ hợp đồng đưa khách tới sự kiện,
không hoạt động sự kiện khác, cũng không nhất thiết phải lập bảng tổng hợp
này.
-

Kết hợp các phương tiện vận chuyển: Cần chú ý, xe ôtô chỉ là 1 loại

phương tiện vận chuyển. Trong nhiều trường hợp phải kết hợp một số loại
phương tiện với nhau sẽ tốt hơn. Cần liên hệ với những công ty vận chuyển
hành khách địa phương phát hiện những loại phương tiện đặc thù. Xe ngựa kéo,
thuyền đáy, xuồng, trực thăng, ngựa, v.v… tất cả các phương tiện trên mặt đất,
kể cả xe đạp cũng được sử dụng rất thành công trên thế giới. Hãy xem có thể
kết hợp thứ nào? Các nào đặc trưng ở địa phương?
2.2.6. Khách tới sự kiện
Khâu này công ty thường giải quyết hai vấn đề lớn: thời tiết và chuẩn bị
đón tiếp khách tới sự kiện.
Việc xem xét thời tiết khí hậu là rất cần thiết, nó có ảnh hưởng trực tiếp rất
lớn đến sự kiện.
Chuẩn bị cho đón tiếp gôm rất nhiều công việc. Bên ngoài phòng tổ chức
sự kiện là nơi mọi khách mời đều tiếp xúc, bố trí lối đi lại, phong gửi đồ và
những nghi thức đón tiếp và các dịch vụ cung ứng cho khách.
Trong phòng sự kiện, sắp đặt bố trí bàn ghế, khăn trải bàn, vật trang trí
giữa bàn, sân khấu được chuẩn bị chu đáo và được chú ý đến từng chi tiết nhỏ.
2.2.7. Không gian thực hiện sự kiện
Thứ nhất: sân khấu, âm thanh và ánh sáng. Sân khấu nằm trong không
gian thực hiện sự kiện và là trung tâm thực hiện sự kiện. Giải quyết những vấn
đề sân khấu phải nằm trong việc giải quyết những vấn đề thuộc không gian sự
20


kiện. Sân khấu phải đảm bảo đủ các điều kiện về trang bị ký thuật, về chiều
cao, chiều rộng và không gian sự kiện. Trang trí sân khấu và các khu vực xung
quanh phải hài hòa và mang mục tiêu truyền thông.
Thứ hai: Tổ chức ăn uống trong sự kiện. Các sự kiện mà công ty tổ chức
thức ăn, đồ uống đều được công ty đặt trước theo yêu cầu
Thứ ba: Những vấn đề quan tâm khác. Bao gồm những vấn đề như hoạt
động giải trí cho sự kiện, chụp ảnh, quay phim trong sự kiện, trang trí thiết bị

phòng sự kiện, quà chia tay…đều có tác động mạnh vào sự kiện. Công ty luôn
chuẩn bị chu đáo vấn đề này.
2.3. Quy trình tổ chức sự kiện cụ thể của Công ty Cổ phần gia đình JOE
Hiện nay, sau hơn 6 năm hoạt động, các chương trình sự kiện do Công ty
tổ chức đã đạt được nhiều thành quả đáng khích lệ được các đối tác hài lòng và
tin cậy. Cụ thể như “Chương trình ngày của mẹ” năm 2015
Bước 1: Hình thành concept
■ Mục đích của event:
-

Mừng ngày giải phóng miền Nam 30/4, nhớ ơn các bà mẹ đã một đời

hy sinh vì quê hương đất nước. Chương trình với các họat động thăm hỏi, tôn
vinh những chiến công của các bà mẹ Việt Nam anh hùng cho độc lập và cuộc
sống hôm nay.
-

Mừng ngày của mẹ (10/5) ngày lễ của những người con nhớ đến mẹ

với tấm lòng biết ơn sâu sắc.
-

Chương trình cảm ơn mẹ mong muốn là cầu nối để những người con

bày tỏ tấm lòng và sự biết ơn dành cho mẹ bằng những việc làm thiết thực nhất.
-

Thể hiện hình ảnh những mẹ xưa và nay: hình ảnh bà mẹ Việt Nam

anh hùng, và người mẹ ngày nay. Làm nổi bật lên nét đẹp truyền thống của

người phụ nữ Việt Nam.
21


-

Là dịp để mọi người là con thể hiện lòng yêu thương của mình đối với

mẹ, bằng mỗi việc làm thiết thực nhất trong ngày 10/05.
-

Kết nối tình cảm, cảm xúc của những người con xa quê, những người

doanh nhân thành đạt không dành nhiều thời gian cho gia đình.
■ Mục tiêu đánh giá hiệu quả của event: thu hút được sự quan tâm của
các doanh nghiệp trong họat động tài trợ cho chương trình, và học sinh-sinh
viên tham gia thiết kế hình ảnh về mẹ, sự chia sẽ của những người con dành
cho mẹ.
■ Đối tượng chính của event: tất cả thành phần quan tâm đến chương
trình, học sinh, sinh viên, công nhân, viên chức.
■ Địa điểm: Trung tâm văn hóa tỉnh Hưng Yên
■ Thời gian diễn ra sự kiện: 20h ngày 10/5.
■ Ngân sách: 1.200.000.000đ
■ Đặc tính sản phẩm và dịch vụ
Bước 2: thiết kế sự kiện (viết proposal)
•

Là một chuỗi sự kiện gây sự chú ý đến tầng lớp xã hội, học sinh, sinh

viên, công nhân viên chức.

•

Với những nội dung chương trình được mắc xích, với những nội dung

mà bao người con muốn dành tặng cho mẹ trong ngày đặc biệt này.
•

Sử dụng các phương tiện truyền thông hiện nay để tuyên truyền cho

chương trình.
•

Xây dựng lại các hình ảnh mẹ xưa và nay, hình ảnh bà mẹ Việt Nam

anh hùng, người mẹ hiện đại ngày nay. Làm nổi bật vẻ đẹp truyền thống của
người phụ nữ Việt Nam. Hỗ trợ thực hiện một số mòn quà ý nghĩa độc đáo
mang đậm tính nhân văn cao dành cho mẹ.

22


•

Tổ chức một đêm đại nhạc hội để tôn vinh những tình cảm cao đẹp

nhất. Và qua đó kêu gọi quyên góp từ thiện giúp đỡ những người mẹ còn nặng
gánh trong cái nghèo vất vả lo toan cho con cái ăn học, đặc biệc là những bà
mẹ già sống neo đơn đầy khó khăn.
Chương trình cuộc thi “Thiết kế poster cho ngày của mẹ ”
Là cuộc thi dành cho các designer chuyên và bán chuyên thiết kế poster

chào mừng dành cho “ ngày của mẹ” , poster này sẽ được sử dụng trong
chương trình. Nó cũng là một hình thức PR cho chương trình. Hơn thế nó sẽ thể
hiện được chương trình này mang lại ý nghĩa cao đẹp: ngày của mẹ là ngày
chung của mọi người thể hiện tình cảm dành cho mẹ. Chương trình được đăng
tin trên kênh zing.vn và kênh 14. vn
Chương trình “phóng sự cảm nghĩ về ngày của mẹ” từ ngày 20/4 đến ngày
28/4/2015
Phỏng vấn các tầng lớp nhân dân trong thành phố, trên đường đi, các cơ
quan, trường học, cảm nghĩ của mỗi người về ngày 10/5- ngày lễ của mẹ, chia
sẽ những tâm tình của mỗi người con dành cho mẹ, nói lên những ước muốn,
những món quà dành tặng mẹ trong ngày này, đây là cơ hội cho những người
con xa nhà gởi lời chúc tốt đẹp nhất dành cho mẹ mình, là cầu nối tâm tình cho
những người con xa nhà. Ngòai ra còn truyền tải được tình thương của những
người mẹ tới những trại trẻ mồ côi.
Chương trình “Hình ảnh của mẹ ” ngày 12/04-28-04
Chương trình được phối hợp cùng các đơn vị trường đại học và trung học
trên tòan thành phố, nhắm đến đối tượng là học sinh - sinh viên. Chụp và thiết
kế hình ảnh về mẹ qua các thời đại để đánh bật vẻ đẹp cao sáng của người mẹ
Việt Nam. Ngày 10/5 sẽ triển lãm ảnh về mẹ (các bài dự thi) tại nhà hát Hòa
Bình.Với mục đích thể hiện hình ảnh người mẹ của mỗi người khác nhau, có
những vẻ đẹp khác nhau, hơn thế còn là sự so sánh hình ảnh của những bà mẹ
23


xưa và ngày nay, nhằm hướng đến đại lễ 30/4 với hình ảnh các bà mẹ Việt Nam
anh hùng.
Chương trình “Cảm ơn mẹ ” ngày 25/04/2015
Thăm hỏi và tặng qùa cho các bà mẹ Việt Nam anh hùng.
Ghi hình hoạt động thăm hỏi 3 gia đình các bà mẹ tiêu biểu và phát lại
trong đêm tôn vinh mẹ.

Nhà tài trợ cùng tham gia trong chuyến đi và phát biểu trong phóng sự.
Chương trình “Kết hoa bay” ngày 09/05/2015
Tiết mục được ghi hình và đưa tin trên đài truyền hình tỉnh. Kết thúc là
hình ảnh 1000 bong bóng thả bay trên bầu trời biểu trưng cho lòng yêu thương
của người con gởi đến mẹ. Các tiết mục biểu diễn văn nghệ của các em thiếu
nhi ở các nhà văn hoá các quận, phần tăng quà của các em nhỏ dành cho mẹ.
Chương trình “Chào mừng ngày của mẹ ” ngày 10/5/2015
Chương trình nghệ thuật tổng hợp các họat động mang ý nghĩa tôn vinh
các bà mẹ trong ngày xưa và ngày nay: Hát ca ngợi về mẹ
Giao lưu với các bà mẹ Việt Nam anh hùng tiêu biểu và các bà mẹ tiêu
biểu của cuộc sống ngày nay.
Hài kịch mang nội dung tình yêu thương bao la, luôn hy sinh tất cả dành
cho con.
Hát dân ca về mẹ.
Phát lại phóng sự nhanh về mẹ và chuyến đi thăm hỏi các mẹ Việt Nam
anh hùng.
Đấu giá áo chiến sĩ mẹ vá.
Clip phóng sự và tâm tình đối với mẹ của những người thực hiện chương
trình.
24


Bước 3:Lập kế họach
Ngày 22/3 đăng thông tin của chương trình “Thiết kế poster ngày của mẹ”
trên zing.n.
Ngày 12/4 đưa thông tin về chương trình đến các trường để vận động các
sinh viên học sinh tham gia nội dung chương trình như một cách PR đến khối
lượng học sinh - sinh viên và người dân trên toàn thành phố.
•

Ngày 17/4 tổ chức họp báo nội dung chương trình với báo chí và công

chúng, nhằm mục đích quảng bá chương trình một cách chính thức trước mặt
các phương tiện thông tin đại chúng, xác nhận vai trò tổ chức và bảo vệ bản
quyền nội dung tổ chức chương trình của công ty Mật Mã. Trao giải, chọn ra
mẫu poster chính của chương trình “thiết kế poster ngày của mẹ”
•

Ngày 20/4 làm chương trình phóng sự, đây cũng chính là hình thức tự

quảng bá chương trình
•

Ngày 2/5 treo băng rôn trên các trục đường thành phố đặc biệt các trục

đường chính có mật độ dày đặc hơn.
•

Ngày 5/05 tổ chức triển lãm hình ảnh về mẹ với những tác phẩm dự

thi xuất sắc nhất.
Bước 4: Triển khai công tác thực hiện và giám sát.
Trước hết thì đội ngũ nhân viên kinh doanh sẽ chạy tài trợ từ đầu tháng 3
đến đầu tháng 5. Nhưng hiện tại thì đến đầu tháng 5 vẫn chưa có doanh nghiệp
nào đứng ra tài trợ độc quyền cũng như tài trợ chính cho chương trình. Nên
xem như chương trình bị hủy.
Bước 5: Tiến hành tổ chức
Bước 6: Kết thúc
Bước 7: Đánh giá

25