TÌM HIỂU CÔNG TÁC XỬ LÝ TÀI LIỆU TẠI THƯ VIỆN TRUNG ƯƠNG QUÂN ĐỘI

TÌM HIỂU CÔNG TÁC XỬ LÝ TÀI LIỆU
TẠI THƯ VIỆN TRUNG ƯƠNG QUÂN ĐỘI
MỤC LỤC
Mở đầu
1.
2.
3.
4.
5.

Tính cấp thiết của đề tài
Mục đích nghiên cứu
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Cơ sở lý luận và phương pháp nghiên cứu
Bố cục của bài tiểu luận
Nội dung
Chương I : Khái quát về Thư viện Trung ương Quân đội

1.
2.
2.1.
2.2.

Lịch sử hình thành và phát triển của thư viện
Chức năng và nhiệm vụ của Thư viện Trung ương Quân đội
Chức năng
Nhiệm vụ
3.Nguồn lực của Thư viện Trung ương Quân đội
3.1. Cơ sở vật chất kỹ thuật
3.2. Đội ngũ cán bộ
3.3. Vốn tài liệu

3.4. Người dung tin
3.5 Cơ cấu tổ chức và hoạt động của Thư viện
3.5.1. Phòng bổ sung và xử lý kỹ thuật
3.5.2.Phòng phát hành
3.5.3.Phòng phục vụ bạn đọc
3.5.4.Phòng thông tin-thư mục
3.5.5. Phòng nghiệp vụ Thư viện

1


3.5.6. Ban hành chính
Chương II: Thực trạng của hoạt động xử lý tài liệu tại thư viện
Trung ương Quân đội
1.

2.
2.1.
2.2.
2.3.
2.4.
2.5.
2.6.
2.7.

Ý nghĩa của hoạt động xử lý tài liệu trong các cơ quan thông tin thư
viện nói chung và tại thư viện Trung ương Quân đội nói riêng
Thực trạng hoạt động xử lý tài liệu tại thư viện
Đóng dấu và dán nhãn
Đăng kí tài liệu

Mô tả thư mục
Phân loại tài liệu
Định từ khóa
Xử lý phiếu tiền máy
Nhập và xây dựng cơ sở dữ liệu
Chương III: Một số nhận xét và kiến nghị nhằm nâng cao hiệu
quả hoạt động xử lý tài liệu tại Thư viện Trung ương Quân đội

3.1.

Nhận xét
3.1.1. Những thuận lợi
3.1.2. Những khó khăn
3.2 Những kiến nghị đối với hoạt động xử lý tài liệu và hoạt
động nghiệp vụ của Thư viện Trung ương Quân đội
3.2.1.Tăng cường trang thiết bị cho việc xử lý tài liệu
3.2.2. Tổ chức đào tạo người dung tin
3.2.3. Bổ sung vốn tài liệu
3.2.4. Đào tạo cán bộ xử lý tài liệu
3.2.5. Cải tiến các thao tác kỹ thuật trong hoạt động xử lý tài
liệu
Kết luận
2


TÀI LIỆU THAM KHẢO

3

MỞ ĐẦU
1.Tính cấp thiết của đề tài
Ngày nay, nhân loại đang bước sang một thời đại mới - thời
đại của nền kinh tế tri thức,thời đại của nền công nghệ thông tin,lấy
thông tin làm nguồn lực quan trọng hang đầu trong việc thúc đẩy
kinh tế - xã hội phát triển tạo sự vững chắc cho sự phát triển của
một đất nước. Vì vậy hơn lúc nào hết vị thế của hoạt động thông tin
- thư viện đang được khẳng định trong đời sống xã hội.
Nhận thức được vai trò và lợi ích to lớn của nghề nghiệp
thông tin -thư viện trong sự nghiệp phát triển đất nước, hệ thống cơ
quan thông tin- thư viện Việt Nam đang có nhiều cố gắng để ngày
càng hoàn thiện và phát triển cùng với hệ thống thư viện toàn thế
giới.
Trong pháp lệnh Việt Nam tại điều 1 có ghi ‘Thư viện có
chức năng,nhiệm vụ giữ gìn di sản thư tịch của dân tộc,thu thập,
tàng trữ, tổ chức khai thác và sử dụng vốn tài liệu trong xã hội nhằm
truyền bá tri thức cung cấp thông thông tin phục vụ nhu cầu học tập,
nghiên cứu, công tác và giải trí của mọi tầng lớp nhân dân, góp phần
nâng cao dân trí , đào tạo nhân lực, bồi dưỡng nhân tài ,phát triển
khoa học công nghệ, kinh tế, văn hóa, phục vụ công cuộc công
nghiệp hóa hiện đại hóa đất nước.
Như vậy có thể nói thư viện là kho tri thức của nhân loại.
Vì thế nhiều thư viện đã hình thành với lượng thông tin rất đa dạng

4


và phong phú nhằm đáp ứng nhu cầu tin của bạn đọc, đảm bảo chất
lượng phục vụ được tốt nhất.
Cùng với hệ thống thư viện toàn quốc,Thư viện Quân đội

đã và đang có nhiều cố gắng trong hoạt động của mình trong việc
phục vụ nhiệm vụ xây dựng và chiến đấu của quân đội nói riêng và
sự nghiệp phát triển đất nước nói chung. Thư viện Quân đội là thư
viện trung tâm đầu ngành của hệ thống thư viện toàn quân nên tổ
chức hoạt động, đối tượng phục vụ rất phong phú. Thư viện không
chỉ phục vụ cán bộ,chiến sĩ toàn hệ thống mà còn phục vụ cả những
cán bộ khoa học các giao viên, học viên quân sự, sinh viên các
trường đại học và một số đối tượng khác. Để phục vụ một số lượng
lớn người dung tin như vậy đòi hỏi thư viện phải có đường lối đúng
đắn, hợp lý trong mọi hoạt động của mình đặc biệt là hoạt động xử
lý tài liệu,nó là yếu tố quyết định đến chất lượng hoạt động thư viện.
Vì vậy, việc nghiên cứu đề tài “ Tìm hiểu hoạt động xử lý tài liệu tại
Thư viện trùn ương Quân đội”hẳn sẽ có ý nghĩa lý luận và thực tiễn
rất lớn.
2. Mục đích nghiên cứu
Trên cơ sở kết quả nghiên cứu thực trạng hoạt động xử lý tài
liệu tại Thư viện Trung ương Quân đội sẽ giúp e tìm ra được những
điểm mạnh , điểm hạn chế để từ đó đưa ra ý kiến đóng góp cá nhân
hi vọng góp phần nâng cao chất lượng của thư viện
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
3.1. Đối tượng nghiên cứu:
Đề tài nghiên cứu toàn bộ nội dung hoạt động xử lý tài liệu
của thư viện, từ khâu xử lý hình thức đến khâu xử lý nội dung và
việc xây dựng cơ sở dữ liệu của Thư viện
3.2. Phạm vi nghiên cứu:
5


Phạm vi nghiên cứu của đề tài giới hạn về mặt không gian
là hoạt động xử lý tài liệu tại Thư viện. Về mặt thời gian: thực trạng

hoạt động xử lý tài liệu trong giai đoạn hiện nay.
4.Cơ sở lý luận và phương pháp nghiên cứu
Đề tài được thực hiện trên cơ sở nắm vững phương pháp luận
của chủ nghĩa Mác-Leenin,tư tưởng Hồ Chia Minh, các quan điểm
của Đảng cộng sản Việt Nam về công tác sách ,báo và thư viện
Đề tài được thực hiện bằng một số phương pháp nghiên cứu
sau:
+ Thu thập và nghiên cứu những tài liệu có nội dung lien
quan đến đề tài.
+ Tham khảo ý kiến các thầy cô và cán bộ Thư viện
+ Quan sát trực tiếp quá trình xử lý tại Thư viện
5.Bố cục của bài tiểu luận
Ngoài phần mở đầu, kết luận và tài liệu tham khảo bài tiểu
luận gồm 3 chương:
Chương I: Khái quát về thư viện Trung ương Quân đội
Chương II: Thực trạng hoạt động xử lý tài liệu tại Thư viện
Trung ương Quân đội
Chương III: Một số nhận xét, đóng góp ý kiến đối với hoạt
động xử lý tài liệu tại Thư viện Trung ương Quân đội.

6


CHƯƠNG I
KHÁI QUÁT VỀ THƯ VIỆN TRUNG ƯƠNG QUÂN ĐỘI
1.Lịch sử hình thành và phát triển
Ngày 15/11/1957, Thư viện Trung ương Quân đội được
thành lập theo chủ trương của Tổng Quân ủy mà trực tiếp là Đại
tướng Nguyễn Chí Thanh- Chủ nhiệm Tổng cục Chính trị. Những
ngày đầu thành lập Thư viện mới chỉ là một tủ sách của Tổng Quân

ủy ở Chiến khu Việt Bắc với gần 500 cuốn sách , cơ sở vật chất rất
nghèo nàn,thiếu thốn.
Trải qua thời gian cùng với sự phát triển của quân đội,Thư
viện đã không ngừng lớn mạnh, từ một Thư viện phổ thông trở
thành một thư viện Khoa học Tổng hợp về quân sự cấp Nhà nước.
Hệ thống thư viện trong quân đội cũng nhen nhóm hình thành,thư
viện của các trường trong quân đội, thư viện các quân khu…
Trong tập san Thư viện số 4-2002 Đại tướng Võ Nguyên
Giap đã viết : “Thư viện là công cụ cực kỳ quan trọng để truyền bá
tư tưởng, đường lối cũng như khoa học quân sự trong đông đảo cán
bộ và chiến sĩ của quân đội ta.”Do đó “ xây dựng Thư viện Quân
đội thành một trong những trung tâm khoa học và văn hóa quan
trọng của quân đội ta.”
Thực hiện theo chủ trương của Tổng cục Chính trị , Thư
viện Trung ương Quân đội đã và đang có nhiều cố gắng đưa thư
viện phát triển cùng với sự phát triển của nhu cầu tin với sự phát

7


triển của xã hội hiện đại. Thư viện đã có những đổi mới tích cực về
hoạt động chuyên môn ,nghiệp vụ.
Sự hình thành và phát triển của Thư viện được hiện rõ qua
các giai đoạn :
•

Từ giai đoạn 1957-1965
Đây là giai đoạn nền móng ,vốn tài liệu ban đầu của thư
viện gồm 500 bản sách của Tổng Quân ủy và một số sách báo quốc
văn,ngoại văn của Bộ Quốc Phòng.Khi đó thư viện nằm trong một

thành phần của Câu lạc bộ quân đội quân đội với 3 cán bộ biên
chế.Họ vừa làm ,vừa chỉ đạo nghiệp vụ, vừa thục hiện công việc cụ
thể.
Đến 1958,do yêu cầu của đất nước, của công tác chính trị
nên Thư viện đã được tách ra khỏi Câu lạc bộ quân đội để trở thành
Thư viện trung tâm của toàn quân.Để nhanh chóng tăng vốn tư
liệu,Thư viện đã đặc biệt chú ý đến công tác bổ sung, sưu tầm vốn
sách báo.Sau một thời gian sưu tầm, vốn tài liệu của Thư viện đã
tăng lên thành hơn 3000 cuốn sách báo.
Cùng với sự gia tăng của lượng sách báo,số lượng cán bộ
của Thư viện cũng tăng lên. Năm 1959, Tổng cục chính trị đã điều
về cho Thư viện thêm 7 cán bộ.
Trong 2 năm 1960,1961 Thư viện liên tục cử cán bộ đi học
“lớp thư viện Xê-rốp”, mở các lớp nghiệp vụ ngắn ngày cho cán bộ
nhân viên thư viện các quân khu,sư đoàn,trung đoàn…đồng thời

8


biên soạn nhiều loại thư mục và hướng dẫn,tuyên truyền vận động
cán bộ,chiến sĩ đọc trong các đợt học tập.
Ngày 17/9/1963, Thư viện tổ chức Hội nghị Thư viện Toàn
quốc Lần thứ 1 tại Trạm 60 Bộ Quốc Phòng.Hàng quý, Thư viện
cho ra tập san phê bình: “ Người lính gác”,phát hiện nhiều sách cần
thu hồi. Hai thư mục:hướng dẫn mua sách và đăng kí giwois thiệu
sách mới được ra hang tháng. Nội san hướng dẫn nghiệp vụ “Thư
viện Quân đội”3 tháng 1 kì để phổ biến và trao đổi nghiệp vụ.
Hàng năm, Thư viện thường phối hợp với Phòng Văn hóa Văn nghệ, Cục Xuất bản tổ chức nhiều đợt trưng bày triển
lãm,tuyên truyền giới thiệu sách ,báo nhân các ngày kỉ niệm lớn của
đất nước.

Đây là giai đoạn khởi đầu nên Thư viện Trung ương Quân
đội đã gặp nhiều khó khăn, trắc trở. Tuy nhiên, Thư viện đã vươn
lên và sớm khẳng định được vai trò của thư viện trung tâm đầu
ngành của các thư viện toàn hệ thống.

•

Từ 1965 đến 1975.
Đây là thời kỳ cả nước có chiến tranh, đêa quốc Mỹ mở
rộng chiến tranh tiến hành phá hoại Miền Bắc.Vì vậy, Thư viện phải
sơ tán, di chuyển kho sách và nơi làm việc đến các địa điểm khác
nhau như Hà Nội chuyển về Hòa Bình,Hà Tây. Theo chỉ thị 104 của
Ban Bí thư Trung ương Đảng về “Vai trò,nhiệm vụ và phương châm
công tác văn hóa,văn nghệ trong tình hình hiện nay”, Thư viện đã

9


chuyển hướng hoạt động thư viện,sách báo về cơ sở,tăng cường bổ
sung tài liệu,in hang vạn bản sách,in loại sách mỏng,gọn,khổ nhỏ để
phục vụ tủ sách trên vai theo bộ đội vào chiến trường,đồng thời
thành lập những thư viện dự trữ cho các đơn vị sau ngày giải phóng.
Ngoài trụ sở chính lâm thời của thư viện tại số nhà 23/Lò Đúc-Hà
Nội,thư viện còn có kho sách phát hành lớn tại khu văn công Mai
Dịch để cấp phát sách cho các đơn vị bộ đội. Trong giai đoạn này
sách báo chiến trường là một nhiệm vụ quan trọng hang đầu của
Thư viện…Sách đi cùng sung đạn,thuốc men, thực phẩm đến tận tay
các chiến sĩ,sách nằm trong ba lô của các anh bộ đội, ăn,ngủ chiến
đấu cùng các anh.
Trong những năm 1968 đến 1972, số lượng cán bộ biên chế

của Thư viện được tăng lên thành 15 người.
Đầu năm 1973,đế quốc Mỹ phải ký hiệp định Pari ngừng
ném bom Miền Bắc. Để có điều kiện thực hiện nhiệm vụ mới,Thư
viện đã được Bộ Quốc Phòng quyết định chuyển trụ sở về nhà 83
Lý Nam Đế- Hà Nội. Đây là một bước ngoặt lớn trong việc xây
dựng và phát triển Thư viện. Do yêu cầu của đất nước,đòi hỏi Thư
viện phải nhanh chóng ổn định kho sách,mặt khác khẩn trương phục
vụ tốt yêu cầu của độc giả.
Năm 1975 miền Nam được giải phóng,đất nước được thống
nhất,Thư viện đã chuyển hàng trăm tấn sách vào miền Nam cụ thể
là các Quân khu 5,Quân khu 7,Quân khu 4 để kịp thời cấp phát cho
bộ đội và nhân dân vùng mới giải phóng.Đồng thời làm nhiệm vụ

10


thu hồi các loại sách ,báo của Mỹ-Ngụy chuyển ra Hà Nội. Thư
viện đã đưa ra Bắc hàng trăm tấn sách,báo với hang chục vạn ấn
phẩm các loại.
Như vậy,trong chiến tranh chống Mỹ cứu nước,Thư viện
Trung ương Quân đội đã hoàn thành tốt nhiệm vụ do Tổng cục
Chính trị giao cho.Thư viện đã góp phần nhỏ bé của mình vào chiến
thắng vĩ đại của dân tộc
•

Từ năm 1975 đến 1985.
Từ sau 1975 đất nước ta được hòa bình,thống nhất đất
nước,quân đội đi vào ổn định và mạng lưới thư viện toàn hệ thống
dần được hình thành để kịp phục vụ nhu cầu của đất nước.
Đến thời kì này, Thư viện phát triển mạnh mẽ ,số cán bộ

biên chế đã tăng lên 40 người , cơ cấu gồm các phòng, ban. Thư
viện tích cực bổ sung sách mới, báo chí, thực hiện lien thư viện để
có được nguồn tài liệu thêm phong phú,đa dạng phục vụ nhu cầu
của bạn đọc.
Thư viện đã có những bước tiến về mọi mặt cả số lượng
cũng như chất lượng. Năm 1982 Thư viện đã được nhận Huân
chương Quân công hạng 3 của Nhà nước , đến tháng 12 nhận Huân
chương Quân công hạng nhì. Năm 1978 thư viện đã xây dựng được
một ngôi nhà mới khang trang với các phòng đọc, phòng mượn và
hội trường.

•

Từ năm 1986 đến nay

11


Trong 3 năm 1986,1987,1990 Thư viện đã tổ chức hai hội
nghị thư viện toàn quân để đánh giá lại thực trạng và định hướng
hoạt động của thư viện trong điều kiện đất nước đổi nước.
Cuối năm 1992, Thư viện được nhà nước trao tặng Huân
chương lao động hạng nhì . Ngoài ra thư viện còn được tặng nhiều
bằng khen, giấy khen, cờ thưởng luân lưu của Nhà nước.
Trải qua hơn 50 năm xây dựng và trưởng thành,Thư viện đã
thực sự trở thành Thư viện khoa học Tổng hợp về quân sự, là Thư
viện trung tâm đầu ngành của hệ thống. Đến nay vốn tài liệu của
Thư viện trên
Hiện nay thư viện đang tiếp tục xây dựng cơ sở vật chất,
tăng cường bổ sung tài liệu và thường xuyên bồi dưỡng nghiệp vụ

cho cán bộ thư viện.
2. Chức năng và nhiệm vụ của Thư viện Trung ương Quân
đội
2.1.Chức năng
- Tham mưu cho Thủ trưởng Tổng Cục Chính trị và Bộ Quốc
Phòng về công tác thông tin-thư viện và hoạt động sách báo trong
quân đội.
- Sưu tầm , bảo quản ,tàng trữ lâu dài tài liệu để tổ chức khai
thác phục vụ tài liệu cho quân đội và quốc gia.
- Nhập sách báo bổ sung để cấp phát cho các Thư viện đơn vị
trong hệ thống để góp phần nâng cao đời sống văn hóa tinh thần cho
cán bộ, chiến sĩ trong quân đội

12


- Biên soạn và phát hành thông tin-thư mục về các nội dung
có lien quan đến quân sự, quốc phòng,an ninh để cung cấp thông tin
và định hướng đọc cho cán bộ,chiến sĩ trong quân đội toàn quân
- Hướng dẫn và kiểm tra nghiệp vụ,bồi dưỡng đào tạo cho
cán bộ trong toàn hệ thống,tổ chức nghiên cứu khoa học,tổng kết
kinh nghiệm giữa các thư viện trong nước và nước ngoài.
2.2. Nhiệm vụ
- Trợ giúp Thủ trưởng Tổng cục Chính trị theo dõi,kiểm tra
,nắm bắt tình hình của việc tổ chức hoạt động của hệ thống trong
toàn quân.
- Soạn các văn bản về Thư viện trình lên Tổng cục Chính trị
và Bộ Quốc Phòng để ban hành.Tham mưu giúp Thủ trưởng Tổng
cục Chính trị để ra phương hướng hoạt động thông tin-thư viện
trong quân đội.

- Tuyên truyền, giới thiệu tài liệu đến bạn đọc: tổ chức giới
thiệu sách, triển lãm sách, báo, tọa đàm….
- Bổ sung, sưu tầm,trao đổi tài liệu của Thư viện để phục vụ
công tác học tập,nghiên cứu. Tiếp nhận ấn phẩm, lưu chiểu của các
đơn vị trong toàn quân.
- Xử lý kỹ thuật trong Thư viện để tạo ra các cơ sở dữ liệu,
phục vụ việc xây dựng danh mục tra cứu, thư mục phục vụ cho quá
trình tìm tin.
- Tổ chức các phòng đọc,phòng mượn một cách hợp lý và kịp
thời với yêu cầu của người nhận

13


- Tổ chức ,sắp xếp,bảo quản lâu dài kho tài liệu của Thư viện
- Cấp phát sách cho các đơn vị trong toàn quân một cách có
định hướng.
- Hướng dẫn nghệp vụ thư viện cho các cán bộ,nhân viên của
các thư viện đơn vị trong toàn quân.
- Trao đổi tài liệu và hợp tác với các thư viện,trung tâm thông
tin trong quân đội,trong nước và quốc tế vào các hoạt động thư viện
chung của cả nước,đưa sự nghiệp thư viện ngày càng phát triển.
3 .Nguồn lực của Thư viện Trung ương Quân đội
Nguồn lực là bộ phận cốt lõi, là nển tảng để lập kế hoạch
của thư viện, thể hiện quy mô và khả năng phát triển của Thư viện
đó.Nguồn lực của Thư viện Trung ương Quân đội bao gồm:
3.1. Cơ sở vật chất kỹ thuật
Được sự quan tâm của Bộ Quốc Phòng, Thư viện Trung
ương

Quân đội được xây dựng một cách cơ bản tại số 83 Lý Nam

Đế- Hà Nội.Có thể nói Thư viện là một trong những Thư viện lớn
được xây dựng khang trang,đẹp đẽ.
Thư viện đã được trang bị các phương tiện kỹ thuật tương
đối đầy đủ,bao gồm hệ thống tủ mục lục, giá sách,sổ sách,bàn
ghế,đến các thiết bị hiện đại như máy vi tính, máy photocopy, máy
nghe nhìn, máy in băng ghi âm, máy hút .
3.2. Đội ngũ cán bộ
Việc xây dựng một đội ngũ cán bộ vững vàng về trình độ
chuyên

môn nghiệp vụ, tư tưởng được thư viện rất chú trọng

14


Thư viện luôn tạo điều kiện để các cán bộ đi học nghiệp
vụ ở trong và ngoài nước nhằm nâng cao kỹ năng, học hỏi .Hiện
nay, Thư viện gồm …
Thư viện không chỉ tập trung vào việc nâng cao trình độ
nghiệp vụ, ngoại ngữ,tin học cho cán bộ Thư viện mà cả về mặt tư
tưởng, lý luận quân sự… thông qua các buổi xem phim tư liệu, các
hội nghị,sinh hoạt Đảng…
Vốn tài liệu

3.2.

Đặc biệt, Thư viện có nhiều tài liệu quý hiếm như : các bộ
Bách khao thư,các loại từ điển, sách tra cứu chuyên ngành...

Vốn tài liệu của thư viện tương đối lớn với trên 400.000
bản sách,1600 đầu báo,tạp chí với nhiều tài liệu quý hiếm viết bằng
nhiều thứ tiếng khác nhau : Anh, Pháp,Trung Quốc, Lào…
Bên cạnh các sách báo xuất bản công khai, vốn tài liệu
của thue viện còn có các sách , báo xuất bản trong nội bộ quân đội
bằng giấy gió ở chiến khu Việt Bắc. Ngoài ra còn có trên 3 vạn bản
tư liệu đánh máy hoặc in và các tài liệu công bố khác được nhập về
dưới dạng trao đổi.
Vốn tài liệu của thư viện Quân đội có cơ cấu như sau:
-

Tài liệu chính trị , xã hội chiếm : 30%

-

Tài liệu quân sự chiếm : 25 %

-

Tài liệu KHKT, y tế chiếm : 10%

-

Tài liệu văn học, nghệ thuật chiếm : 35 %

15


Nguồn tài liệu quý hiếm do chính các đơn vị trong quân đội
phát hành như: Các văn bản,hội thảo khoa học,các báo cáo nghiên

cứu khoa học, sáng kiến, sáng chế, luận án tiến sỹ, thạc sĩ trong và
ngoài nước.
Nguồn tài liệu của Thư viện được tạo lên từ việc bổ sung
và từ nguồn biếu,tặng,trao đổi.Tuy nhiên,tài liệu từ nguồn này
không nhiều,chỉ mang tính tuyên truyền và ngoại giao là chủ yếu.
Vốn tài liệu của Thư viện ngày càng phong phú và đa
dạng bởi Thư viện luôn chú trọng đến công tác bổ sung vốn tài liệu.
Tuy nhiên,tài liệu của Thư viện chủ yếu là tài liệu truyền thống mà
rất ít tài liệu điện tử. Vì vậy, Thư viện cần xây dựng chiến lược bổ
sung vốn tài liệu đúng đắn với sự phát triển của khoa học công nghệ
thông tin hiện nay.
3.4. Người dùng tin
Đối tượng phục vụ của Thư viện là các sĩ quan,chiến
sĩ,quân nhân chuyên nghiệp,công nhân viên quốc phòng trong cả
nước. Ngoài ra còn phục vụ rộng rãi các đối tượng là cán bộ nghiên
cứu, viên chức,sinh viên đại học, cán bộ giảng dạy.
3.5. Cơ cấu tổ chức và hoạt động của Thư viện.
Thư viện Trung ương Quân đội bao gồm các phòng, ban
như:
3.5.1. Phòng bổ sung và xử lý kỹ thuật
Hiện nay, Thư viện gồm có nguồn tài liệu công bố,tài liệu
không công bố,tài liệu lưu hành nội bộ. Đặc biệt ,Thư viện còn lưu

16


giữ nhiều tài liệu quý hiếm về lịch sử Việt Nam, về hai cuộc chiến
tranh, các danh nhân anh hùng,tướng lĩnh.Hàng năm, Thư viện bổ
sung trên 3000 tên sách và trên 300 loại báo,tạp chí trong và ngoài
nước.

Về sách, báo, tạp chí được nhập vào Thư viện phải được
chuyển sang khâu xử lý kỹ thuật trước khi đưa ra sử dụng.Bao gồm
các khâu:
+ Đóng dấu,dán nhãn
+ Đăng kí cá biệt
+ Mô tả tài liệu
+ Phân loại tài liệu
+ Định từ khóa
+ Xử lý phiếu tiền máy
+ Nhập và xây dựng cơ sở dữ liệu.
3.5.2. Phòng Phát hành
Phát hành sách là công việc chuyển sách đến tay người
đọc, góp phần tuyên truyền quan điểm, đường lối,chủ trương, chính
sách của Đảng và nhà nước,phổ biến kiến thức cho mọi người.
Theo quy định 3425 của Bộ Quốc Phòng: Thư viện Trung
ương Quân đội phải dành 50% kinh phí được cấp cho việc chọn lựa
mua sách tập trung để cung cấp cho các đơn vị. Kinh phí còn lại
phân bổ cho các đơn vị thư viện mua.
Tuy nhiên, việc cung cấp sách cho các đon vị của Thư
viện còn nhiều thiếu sót vì nội dung sách chưa thật phong phú ,hấp

17


dẫn đối với bộ đội. Vì vậy còn phải khắc phục và đổi mới để phục
vụ các đơn vị ngày càng tốt hơn
3.5.3. Phòng phục vụ bạn đọc
Công tác phục vụ bạn đọc là cái đích cuối cùng của mọi
hoạt động Thư viện. Hệ thống các phòng phục vụ của Thư viện gồm
:

-

Phòng đọc Tổng hợp

-

Phòng tra cứu

-

Phòng nghiên cứu

-

Phòng báo,tạp chí

-

Phòng mượn

-

Phòng đọc đa phương tiện

-

Tổng kho lưu trữ
Hình thức phục vụ cơ bản nhất và cũng là hình thức chủ
yếu của Thư viện là việc đáp ứng tài liệu,được tiến hành dưới nhiều
dạng như phục vụ tại chỗ, cho mượn về nhà,cung cấp các bản sao

tài liệu, phục vụ lưu động…
Để phục vụ người dùng một cách hiệu quả, Thư viện đã tổ
chức rất nhiều hình thức phục vụ tra cứu tìm tin và thông tin-thư
mục. Cán bộ Thư viện luôn chú ý tới việc hướng dẫn,giúp người
dung tra tìm tài liệu với thái độ tận tình chu đáo.
3.5.4. Phòng thông tin thư mục
Nhiệm vụ của phòng thông tin – thư mục là biên soạn các
ấn phẩm “ tài liệu nghiên cứu phục vụ lãnh đạo”. Đây là loại tài liệu

18


dùng để phục vụ cho nhu cầu nghiên cứu, nâng cao và mở rộng tầm
nhận thức cho cán bộ lãnh đạo,chỉ huy cấp chiến dịch, chiến lược
trong quân đội. Vì vậy loại tài liệu này có nội dung và loại hình rất
phong phú.
Ngoài ra phòng Thông tin-thư mục còn biên soạn các thư
mục khác nhau như thư mục chuyên đề,thư mục thông báo sách
mới,thư mục giới thiệu sách quân sự.
Vào những năm 90,Thư viện đã trang bị một loạt máy tính
và ứng dụng rộng rãi công nghệ thông tin vào tất cả các hoạt động
của Thư viện. Nhờ đó, công tác biên soạn phòng thông tin-thư mục
được dễ dàng và nhanh chóng hơn.
3.5.5. Phòng nghiệp vụ thư viện
Phòng nghiệp vụ có nhiệm vụ ngiên cứu ,kiểm tra về
nghiệp vụ thư viện cho hệ thống thư viện trong quân đội.
Thư viện cùng các thư viện đơn vị phát triển thành một hệ
thống tương đối hoàn chỉnh,phục vụ đắc lực cho công tác lãnh
đạo,chỉ huy, huấn luyện, nghiên cứu khoa học…
Thư viện cũng rất chú trọng tới việc đào tạo,bồi dưỡng

cán bộ,nhân viên thư viện toàn hệ thống có trình độ cao, chú trọng
tới việc xây dựng vốn tài liệu và trang thiết bị cho các đơn vị thư
viện,tủ sách. Thư viện thường xuyên phổ biến các văn bản pháp
quy,thống nhất nghiệp vụ,kỹ thuật chuyên ngành cho các cán bộ
trong các Thư viện toàn quân.
3.5.6. Ban hành chính

19


Ban Hành chính gồm công tác hành chính,tài chính,văn
thư,bảo mật,bảo vệ,bảo đảm mọi mặt cho hoạt động của Thư viện
và tiêu chuẩn,chế độ, đời sống vật chất, tinh thần của các cán bộ
công nhân viên trong đơn vị.

20


CHƯƠNG II
THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG XỬ LÝ TÀI LIỆU TẠI
THƯ VIỆN TRUNG ƯƠNG QUÂN ĐỘI
1.Ý nghĩa của hoạt động xử lý tài liệu trong các cơ quan
thông tin thư viện nói chung và Thư viện Trung ương Quân đội
nói riêng.
Nghị quyết TW 2-Khóa VIII của Đảng đã khẳng định “
cùng với giáo dục và đào tạo,khoa học công nghệ là quốc sách hang
đầu”. Trong chỉ thị 58-CP/TW của Bộ Chính trị cũng nhấn mạnh
việc ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin trong sự nghiệp
công nghiệp hóa hiện đại hóa đất nước giai đoạn 2001-2005. Từ
đây, ta thấy được tầm quan trọng của nền khoa học công nghệ trong

công cuộc xây dựng và phát triển đất nước.
Ngày nay, với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học- công
nghệ, đặc biệt là công nghệ thông tin đã làm gia tăng thông tin với
một khối lượng khổng lồ, đó là hiện tượng “ bùng nổ thông tin”
Hiện tượng này xảy ra khắp nơi trên toàn cầu tạo nên sự
mát thông tin,sự nhiễu tin… Vì vậy người sử dụng, người khai thác
muốn có được nguồn tin đúng với nhu cầu của mình là một việc vô
cùng khó khăn và phức tạp,thậm chí sẽ không thể có được chúng.

21


Vậy vấn đề cần giải quyết lúc này là làm thế nào để nguồn
tin, tài liệu có thể đến với người dung một cách dễ dàng,nhanh
chóng, đầy đủ , chính xác,thuận tiện nhất. Đây là bài toán đặt ra đối
với những người làm công tác thông tin thư viện trong các cơ quan
thư viện nói chung và cán bộ của thư viện Trung ương Quân đội nói
riêng.
Công tác xử lý thông tin, xử lý tài liệu có vai trò rất lớn bởi
nó tác động và ảnh hưởng trực tiếp tới sản phẩm và dịch vụ thông
tin, tới chất lượng hoạt động của cơ quan thông tin-thư viện. Nếu
công tác xử lý thông tin, xử lý tài liệu được chú trọng thì sẽ tạo ra
những nguồn tin đảm bảo độ tin cậy, chính xác, đầy đủ đáp ứng nhu
cầu người sử dụng và đem lại hiệu quả thông tin cao.Nhận thức
được tầm quan trọng của công tác xử lý tài liệu nên Thư viện Trung
ương Quân đội rất quan tâm đến việc này. Thư viện đã tập trung
nhiều cán bộ có kinh nghiệm, có trình độ nghiệp vụ, trình độ ngoại
ngữ, tin học để thực hiện công việc này. Thư viện đã trang bị cho
phòng Bổ sung và xử lý kỹ thuật những trang thiết bị hiện đại như
máy tính,máy in,các thiết bị khác…tạo điều kiện cho cán bộ tiến

hành xử lý tài liệu được nhanh chóng, tiết kiệm thời gian và công
sức.
Công tác xử lý tài liệu bao gồm việc mô tả nội dung và hình
thức của tài liệu. Vì vậy, nếu làm tốt công tác này thì rất tiện lợi cho
người sử dụng trong quá trình tìm kiếm ,khai thác dữ liệu. Qua hệ
thống phích, mục lục, thư mục, các bản tóm tắt,tổng quan. Người

22


dung sẽ nhanh chóng tìm được tài liệu phù hợp với yêu cầu của
mình.
Các sản phẩm được tạo ra từ công tác xử lý tài liệu của Thư
viện Trung ương Quân đội sẽ được chuyển xuống các thư viện của
quân khu, quân đoàn, quân binh chủng… phục vụ các cán bộ , chiến
sĩ quân đội tại các thư viện đơn vị, cơ sở.
Vì vậy , công tác xử lý tài liệu trong Thư viện Trung ương
Quân đội có ý nghĩa và vai trò hết sức to lớn. Nó không chỉ ảnh
hưởng tới chất lượng sản phẩm của thư viện mà còn ảnh hưởng tới
các thư viện trong hệ thống.
Để hoạt động của Thư viện toàn hệ thống ngày càng hiệu
quả, Thư viện Trung ương Quân đội đã và đang cố gắng nhiều trong
mọi hoạt động, đặc biệt là công việc xử lý tài liệu. Thư viện đã và
đang tiến hành quá trình tin học hóa toàn bộ hoạt động của Thư viện
nói chung và hoạt động xử lý tài liệu nói riêng.
2.Thực trạng xử lý tài liệu tại Thư viện
Xử lý tài liệu là một chuỗi những công đoạn làm việc với
tài liệu từ khi tài liệu được nhập về đến khi tài liệu được đưa ra phục
vụ bạn đọc. Đây là một công việc có vai trò to lớn bởi nó cho phép
người đọc biết được thông tin về nội dung,hình thức, công dụng của

tài liệu,để có thể lựa chọn được những yêu cầu phù hợp với nhu cầu
của họ.
Thư viện Trung ương Quân đội đã thực hiện công đoạn xử
lý tài liệu qua hai khâu cơ bản: Mô tả hình thức và mô tả nội dung.

23


Thư viện đã giao cho phòng Bổ sung và xử lý kỹ thuật tài liệu và
phòng Báo-tạp chí thực hiện hoạt động xử lý tài liệu ,được tiến hành
qua các bước:
-

Đóng dấu, dán nhãn
Đăng kí cá biệt
Mô tả thư mục
Phân loại tài liệu
Định từ khóa
Xử lý phiếu tiền máy
Nhập và xây dựng cơ sở dữ liệu
2.1. Đóng dấu, dán nhãn

•

Đóng dấu
Ngay khi tài liệu được bổ sung về,thao tác đầu tiên mà
cán bộ xử lý phải thực hiện là đóng dấu lên tài liệu
Thư viện Trung ương Quân đội sử dụng 2 loại dấu :

-

Dấu “ THƯ VIỆN QUÂN ĐỘI”

-

Dấu “QUÂN ĐỘI NHÂN DÂN VIỆT NAM”

-

Dấu “THƯ VIỆN QUÂN ĐỘI” gồm các yếu tố :
+ Kí hiệu nơi tài liệu sẽ được chuyển đến ( M: phòng
mượn)
+ Tên cơ quan : THƯ VIỆN QUÂN ĐỘI
+Năm xuất bản tài liệu (Vd:04)
+ Số đăng kí cá biệt ( Vd: 115273)

-

Dấu “ QUÂN ĐỘI NHÂN DÂN” Bao gồm:
+ Tên dấu : “THƯ VIỆN QUÂN ĐỘI”

24


+ Tên cơ quan : “THƯ VIỆN TRUNG ƯƠNG QUÂN
ĐỘI”
Mỗi loại hình tài liệu có một cách đóng dấu.Chúng khác nhau
về loại dấu và số lượng dấu được đóng trên mỗi tài liệu
-

Đối với sách, luận án ,tư liệu : Đóng cả 2 loại dấu trên cho những
loại tài liệu này.
+ Dấu “THƯ VIỆN QUÂN ĐỘI” được đóng vào trang
tên sách,tại khoảng chính giữa của tên tài liệu và tên nhà xuất bản
và góc phải phía dưới của trang 17. Nếu sách mỏng ,không có trang
17 thì đóng dấu vào trang trước của trang cuối cùng.
+ Dấu “QUÂN ĐỘI NHÂN DÂN VIỆT NAM” đóng
vào chính giữa mép trên của trang lời nói đầu(lời giới thiệu) và
đóng dấu giáp lai. Nếu sách không có trang lời nói đầu thì đóng vào
trang đầu tiên của nội dung sách

-

Đối với báo,tạp chí
Dấu dành cho báo, tạp chí là dấu “ QUÂN ĐỘI NHÂN DÂN
VIỆT NAM” . Tuy nhiên ,tại phòng báo ,tạp chí dấu này được sử
dụng có khác hơn một ít.
Chỉ đóng dấu một lần cho báo tại vị trí của tên báo.
Đóng dấu 2 lần cho tạp chí, tại trang bìa và trang sau bìa của
tạp chí.
*Ý nghĩa của việc đóng dấu: Đóng dấu cho tài liệu sẽ giúp cho
việc kiểm soát tài liệu của Thư viện. Điều đó chứng tỏ tài liệu đó

25