Nâng cao chất lượng công tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh đồng nai đến năm 2025

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP. HỒ CHÍ MINH
––––––––––––––––––––––––

HỒ THỊ PHƯƠNG QUANG

NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG
CÔNG TÁC LƯU TRỮ TRÊN ĐỊA BÀN
TỈNH ĐỒNG NAI ĐẾN NĂM 2025

Chuyên ngành: Kinh tế chính trị
Mã số: 60310102

LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC:
TS. LƯU THỊ KIM HOA

TP. Hồ Chí Minh - Năm 2015


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đề tài luận văn: “Nâng cao chất lượng công tác lưu trữ trên
địa bàn tỉnh Đồng Nai đến năm 2025” là công trình nghiên cứu khoa học của riêng
tôi.
Các trích dẫn, số liệu trong luận văn là trung thực, có nguồn gốc xuất xứ rõ ràng,
đáng tin cậy.
Tác giả

Hồ Thị Phương Quang

MỤC LỤC
Trang phụ bìa
Lời cam đoan
Mục lục
Danh mục các từ viết tắt
Danh mục các bảng, sơ đồ
MỞ ĐẦU ........................................................................................................................ 1
Chương 1: Một số vấn đề lý luận cơ bản về nâng cao chất lượng công tác lưu trữ..
......................................................................................................................................... 6
1.1. Tài liệu lưu trữ và công tác lưu trữ ...................................................................... 6
1.1.1. Tài liệu lưu trữ ................................................................................................. 6
1.1.2. Công tác lưu trữ ............................................................................................... 6
1.1.3. Nội dung công tác lưu trữ ................................................................................. 7
1.1.3.1. Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ .............................................................. 7
1.1.3.2. Phân loại, chỉnh lý, lập hồ sơ tài liệu lưu trữ ............................................ 7
1.1.3.3. Xác định giá trị tài liệu lưu trữ .................................................................. 8
1.1.3.4. Thống kê, lập công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ ........................................... 8
1.1.3.5. Bảo quản tài liệu lưu trữ ............................................................................ 9
1.1.3.6. Tổ chức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ .................................. 9
1.1.4. Phân cấp quản lý công tác lưu trữ................................................................... 10
1.1.5. Vai trò, ý nghĩa của công tác lưu trữ .............................................................. 11
1.2. Quan điểm của Đảng và Nhà nước về công tác lưu trữ .................................... 12
1.2.1. Quan điểm coi tài liệu lưu trữ là di sản của dân tộc, có giá trị đặc biệt đối với
sự nghiệp xây dựng và bảo vệ đất nước ........................................................................ 12
1.2.2. Quan điểm của Đảng coi công tác lưu trữ là một mặt hoạt động xã hội mang
tính chính trị sâu sắc ...................................................................................................... 13
1.2.3. Quan điểm bảo đảm tính toàn diện của hoạt động lưu trữ .............................. 15
1.3. Đánh giá chất lượng công tác lưu trữ ................................................................. 16
1.3.1. Chất lượng công tác lưu trữ ........................................................................... 16

1.3.2. Một số quy định về đánh giá chất lượng công tác lưu trữ .............................. 16
1.3.3. Tiêu chí đánh giá chất lượng công tác lưu trữ ................................................ 17
1.3.4. Sự cần thiết phải đánh giá chất lượng công tác lưu trữ .................................. 20
1.4. Các yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng công tác lưu trữ ................................... 20
1.4.1. Hệ thống văn bản ............................................................................................ 20
1.4.2. Công tác tổ chức bộ máy ................................................................................ 21
1.4.3. Công tác tổ chức cán bộ .................................................................................. 21
1.4.4. Công tác đầu tư cơ sở vật chất, thiết bị, kinh phí ........................................... 22
1.4.5. Cơ chế phối hợp .............................................................................................. 22
1.4.6. Công tác thanh tra, kiểm tra ............................................................................ 23
1.5. Sự cần thiết nâng cao chất lượng công tác lưu trữ ........................................... 24
Tóm tắt chương 1 .......................................................................................................... 26
Chương 2: Thực trạng chất lượng công tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh Đồng Nai giai
đoạn 2011 - 2015 .......................................................................................................... 27
2.1. Tổng quan về kinh tế và công tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh Đồng Nai ........... 27
2.1.1. Tổng quan về kinh tế tỉnh Đồng Nai .............................................................. 27
2.1.2. Khái quát về công tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh Đồng Nai .............................. 29
2.1.2.1. Công tác tham mưu ban hành văn bản .................................................... 29
2.1.2.2. Công tác tổ chức bộ máy ......................................................................... 31
2.1.2.3. Công tác tổ chức cán bộ ......................................................................... 33
2.1.2.4. Công tác đầu tư cơ sở vật chất, thiết bị, kinh phí .................................... 35
2.1.2.5. Công tác phối hợp ................................................................................... 38
2.1.2.6. Công tác thanh tra, kiểm tra .................................................................... 39
2.2. Thực trạng chất lượng công tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh Đồng Nai giai đoạn
2011 - 2015 ................................................................................................................... 40
2.2.1. Chất lượng công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ ................................... 40
2.2.2. Chất lượng công tác phân loại, chỉnh lý, lập hồ sơ tài liệu lưu trữ................. 44
2.2.3. Chất lượng công tác xác định giá trị tài liệu .................................................. 45

2.2.4. Chất lượng công tác thống kê, lập công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ ................ 46


2.2.5. Chất lượng công tác bảo quản tài liệu lưu trữ ................................................ 49
2.2.6. Chất lượng công tác tổ chức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ ....... 52
2.3. Đánh giá chất lượng công tác lưu trữ tại tỉnh Đồng Nai .................................. 54
2.3.1. Những thành tựu ............................................................................................. 54
2.3.2. Những hạn chế và nguyên nhân ...................................................................... 55
Tóm tắt chương 2 ...................................................................................................... 57
Chương 3: Quan điểm và giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác lưu trữ trên
địa bàn tỉnh Đồng Nai đến năm 2025 ........................................................................ 59
3.1. Quan điểm, mục tiêu công tác lưu trữ của Việt Nam và tỉnh Đồng Nai ......... 59
3.1.1. Quan điểm ....................................................................................................... 59
3.1.2. Mục tiêu công tác lưu trữ của Việt Nam ........................................................ 59
3.1.3. Mục tiêu công tác lưu trữ của tỉnh Đồng Nai ................................................. 61
3.2. Một số giải pháp cơ bản nâng cao chất lượng công tác lưu trữ nhằm phục vụ
mục tiêu phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh Đồng Nai đến năm 2025 .................. 62
3.2.1. Hoàn thiện hệ thống các văn bản hướng dẫn, chỉ đạo công tác lưu trữ .......... 62
3.2.2. Hoàn thiện tổ chức bộ máy và nguồn nhân lực đáp ứng yêu cầu của công tác
lưu trữ ............................................................................................................................ 64
3.2.3. Tăng cường đầu tư cơ sở vật chất, thiết bị, kinh phí phục vụ công tác lưu trữ
....................................................................................................................................... 66
3.2.4. Hoàn thiện cơ chế phối hợp giữa các đơn vị liên quan để nâng cao chất lượng,
hiệu quả công tác lưu trữ ............................................................................................... 66
3.2.5. Nâng cao chất lượng công tác thu thập, bổ sung và xử lý tài liệu lưu trữ ...... 67
3.2.6. Nâng cao chất lượng công tác xác định giá trị tài liệu lưu trữ và có thông tin kịp
thời phục vụ mục tiêu phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh ............................................ 70
3.2.7. Nâng cao chất lượng công tác bảo quản, khai thác, sử dụng hiệu quả tài liệu lưu
trữ phục vụ phát triển kinh tế - xã hội ........................................................................... 72
3.3. Một số kiến nghị đối với Trung ương và địa phương ....................................... 74

3.3.1. Đối với Trung ương ........................................................................................ 74
3.3.2. Đối với địa phương ......................................................................................... 75


Tóm tắt chương 3 ...................................................................................................... 76
KẾT LUẬN .................................................................................................................. 77
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO


DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

CHXHCN

Cộng hòa xã hội chủ nghĩa

CNXH

Chủ nghĩa xã hội

CSDL

Cơ sở dữ liệu

HĐND

Hội đồng nhân dân

KH-CN

Khoa học - Công nghệ

PGS.TS

Phó Giáo sư - Tiến sĩ

TS

Tiến sĩ

UBND

Ủy ban nhân dân


DANH MỤC CÁC BẢNG, SƠ ĐỒ
Bảng 2.1. Tổng sản phẩm trong tỉnh Đồng Nai theo giá hiện hành phân theo lĩnh vực kinh
tế .................................................................................................................................... 28
Bảng 2.2. Tổng kinh phí đầu tư dự án xây dựng Kho lưu trữ chuyên dụng tỉnh Đồng Nai
....................................................................................................................................... 36
Bảng 2.3. Tổng kinh phí đầu tư Dự án “Đầu tư trang thiết bị phục vụ công tác số hóa tài
liệu lưu trữ tại các huyện, thị xã Long Khánh và thành phố Biên Hòa” ........................ 37
Bảng 2.4. Khối lượng tài liệu tồn đọng của các cơ quan, tổ chức và các huyện trên địa
bàn tỉnh thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh ................................................ 45
Sơ đồ 2.1. Quy trình số hóa và khai thác tài liệu lưu trữ tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ
....................................................................................................................................... 47
Bảng 2.5. Khối lượng tài liệu đang được bảo quản tại sở, ban ngành và các huyện trên
địa bàn tỉnh Đồng Nai ................................................................................................... 49


1

MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Tài liệu lưu trữ quốc gia là di sản của dân tộc, có giá trị đặc biệt đối với sự nghiệp
xây dựng và bảo vệ Tổ quốc, có ý nghĩa lịch sử và ý nghĩa thực tiễn quan trọng, đó là
bằng chứng chính xác, tin cậy để nghiên cứu lịch sử, phát triển kinh tế, bảo vệ chủ quyền
lãnh thổ, an ninh quốc gia, phục vụ đời sống xã hội và giữ gìn những giá trị văn hóa của
dân tộc. Ngoài ra, tài liệu lưu trữ còn giúp cho mọi tầng lớp nhân dân trong xã hội nhận
biết một cách sâu sắc vai trò, vị trí và những thành tựu mà các cơ quan quản lý nhà nước
đã làm trong những năm qua. Chính vì tầm quan trọng đó, ngày 03/01/1946, Chủ tịch
Hồ Chí Minh đã ký ban hành Thông đạt số 01-C/VP về việc cấm tự ý tiêu hủy tài liệu,
trong đó nêu rõ “tài liệu có giá trị đặc biệt về phương diện kiến thiết quốc gia”.
Từ khi tài liệu lưu trữ trở thành phương tiện phục vụ cho việc quản lý, điều hành
của các cơ quan, tổ chức và phục vụ cho các nhu cầu xã hội thì con người đã ý thức được
việc sử dụng và lưu giữ chúng nhằm phục vụ cho nhu cầu thực tiễn và yêu cầu về sau.
Tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức; sau khi đã giải
quyết xong công việc thì những tài liệu có giá trị nghiên cứu, sử dụng cần được lưu giữ
lại và tổ chức bảo quản để phục vụ cho nhu sử dụng của toàn xã hội. Từ đó đặt ra yêu
cầu là phải tổ chức tài liệu một cách khoa học và điều đó được tiến hành thông qua tổ
chức thực hiện công tác lưu trữ.
Công tác lưu trữ đóng một vai trò quan trọng trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ
chức; đóng góp vào quá trình xây dựng, bảo vệ và phát triển kinh tế - xã hội của đất
nước. Vì vậy, nếu làm tốt công tác lưu trữ thì sẽ có rất nhiều ý nghĩa, tác dụng đối với
các quốc gia, địa phương, các cơ quan, tổ chức và toàn xã hội. Chính vì ý nghĩa và tầm
quan trọng đó, trong quá trình phát triển kinh tế - xã hội của đất nước, Đảng và Nhà nước
ta đã có nhiều quan tâm, chỉ đạo đối với công tác lưu trữ.
Qua khảo sát tình hình thực tế công tác lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn
tỉnh Đồng Nai cho thấy công tác lưu trữ đã dần đi vào nề nếp và có nhiều chuyển biến
tích cực, thể hiện qua những kết quả chủ yếu như: nhận thức của lãnh đạo và công chức,
viên chức các cấp, các ngành về vị trí, tầm quan trọng của công tác lưu trữ đã được nâng

2

lên rõ rệt; đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức lưu trữ của tỉnh từng bước được tăng
cường; công tác đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ được chú trọng; tài liệu lưu trữ đã
được phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản trong kho lưu trữ và được tổ chức
khai thác, sử dụng, tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý điều hành tại các đơn vị, góp
phần giải quyết chế độ, chính sách cho người dân; một số đơn vị đã chú trọng đầu tư cơ
sở vật chất cho hoạt động lưu trữ như đầu tư trang thiết bị và nghiên cứu, ứng dụng khoa
học công nghệ vào công tác lưu trữ.
Bên cạnh những kết quả đạt được, công tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh vẫn còn một
số tồn tại và hạn chế như: công tác lưu trữ ở một số cơ quan, tổ chức chưa được quan
tâm đúng mức; biên chế chuyên trách về công tác lưu trữ còn thiếu, cũng như trình độ
chuyên môn nghiệp vụ của cán bộ lưu trữ tại các đơn vị hiện nay chưa đáp ứng yêu cầu
nhiệm vụ; tài liệu lưu trữ còn phân tán chưa thu thập đầy đủ, còn tình trạng tài liệu tích
đống, chưa được chỉnh lý, sắp xếp, có nguy cơ bị hư hỏng; việc đầu tư kinh phí xây dựng
cơ sở vật chất tuy đã được quan tâm nhưng nhìn chung vẫn chưa đáp ứng được yêu cầu,
kho lưu trữ của nhiều đơn vị còn thiếu diện tích, chưa đảm bảo yêu cầu kỹ thuật và thiếu
các trang thiết bị cần thiết; việc ứng dụng công nghệ thông tin chưa được áp dụng rộng
rãi và đồng bộ trên phạm vi toàn tỉnh.
Vì vậy, để thực hiện tốt công tác lưu trữ, tác giả chọn đề tài “Nâng cao chất lượng
công tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh Đồng Nai đến năm 2025” để làm luận văn cao học, quá
trình nghiên cứu nhằm đánh giá đúng thực trạng về công tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh
Đồng Nai và tìm ra các giải pháp đúng đắn giúp hoàn thiện, nâng cao chất lượng công
tác lưu trữ.
2. Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài luận văn
Nghiên cứu về công tác lưu trữ đã và đang được tiến hành dưới nhiều góc độ, cả
về lý luận và thực tiễn. Những vấn đề có liên quan đến công tác lưu trữ trong những năm
gần đây đã có nhiều công trình nghiên cứu dưới dạng đề tài, báo cáo tham gia hội nghị,

hội thảo liên quan tới tài liệu lưu trữ; các bài viết đăng trên Tạp chí văn thư, lưu trữ Việt
Nam và các phương tiện thông tin.... Qua tham khảo, tác giả thấy có một số tài liệu viết
về những vấn đề liên quan đến lưu trữ bao gồm:


3

- Nguyễn Thị Trà, 2001. Hoàn thiện quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ
trong giai đoạn hiện nay ở nước ta. Luận văn thạc sĩ Quản lý Nhà nước. Học viện Hành
chính thành phố Hồ Chí Minh. Đề tài đánh giá thực trạng tình hình quản lý nhà nước đối
với công tác lưu trữ ở nước ta trong thời gian qua, từ đó đưa ra các giải pháp hoàn thiện
công tác lưu trữ.
- Nguyễn Thị Khánh Linh, 2012. Quản lý nhà nước về công tác lưu trữ của Chi
cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Khánh Hòa – Thực trạng và giải pháp. Luận văn thạc sĩ Quản
lý Hành chính công. Học viện Hành chính thành phố Hồ Chí Minh. Đề tài đánh giá thực
trạng Quản lý nhà nước về công tác lưu trữ tại tỉnh Khánh Hòa, từ đó đưa ra các giải
pháp nhằm hoàn thiện quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ.
- Trần Quan San, 2013. Quản lý nhà nước về số hóa thông tin tài liệu lưu trữ từ
thực tiễn tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Đồng Nai. Luận văn thạc sĩ Quản lý Hành
chính công. Học viện Hành chính thành phố Hồ Chí Minh. Đề tài đã phân tích, đánh giá
được những thành quả số hóa tài liệu lưu trữ và quản lý nhà nước về số hóa tài liệu lưu
trữ mang lại cũng như những hạn chế, tồn tại cần được khắc phục; qua đó, đề xuất các
giải pháp cơ bản, thiết thực với mong muốn góp phần nâng cao hiệu quả quản lý nhà
nước đối với hoạt động số hóa tài liệu lưu trữ tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Đồng
Nai nói riêng và các cơ quan lưu trữ lịch sử nói chung.
- Nguyễn Anh Thư, 2012. Công tác xác định giá trị tài liệu ở Việt Nam hiện nay và
một số đề xuất. Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 5, trang 6-17. Đánh giá việc thực
hiện công tác xác định giá trị tài liệu ở Việt Nam hiện nay và một số đề xuất về công tác
này.
- Nguyễn Minh Phương, 2014. Trao đổi một số nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu ở các cơ

quan lưu trữ hiện nay. Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 6, trang 10-15. Trình bày
một số nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu quản lý hành chính, loại tài liệu được bảo quản chủ
yếu tại nhiều cơ quan lưu trữ hiện nay.
- Nguyễn Trọng Biên, 2014. Công tác thống kê trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ và
một số đề xuất. Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 6, trang 16-17. Làm rõ quan niệm
và vai trò của công tác thống kê trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ.


4

- Hoàng Trường và Hồng Nhung, 2015. Ngành văn thư – lưu trữ nhà nước qua 03
năm thực hiện Luật Lưu trữ và 10 năm thực hiện Nghị định 110/2004/NĐ-CP về công
tác văn thư. Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 7, trang 18-27. Đánh giá kết quả công
tác văn thư, lưu trữ qua 03 năm thực hiện Luật Lưu trữ và 10 năm thực hiện Nghị định
110/2004/NĐ-CP.
- Sơn Hà, 2015. Hội nghị sơ kết 03 năm thực hiện Luật Lưu trữ năm 2011. Tạp chí
Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 8, trang 1-3. Đánh giá công tác lưu trữ từ khi Luật Lưu trữ
năm 2011 được ban hành.
Từ những nghiên cứu của các công trình nêu trên đã giúp tác giả có cách nhìn khái
quát và tiếp cận vấn đề cần nghiên cứu một cách có hệ thống, đồng thời là nguồn tài liệu
quý giá đối với tác giả trong việc nghiên cứu đề tài của mình. Tuy nhiên, qua khảo sát,
chưa thấy tác giả nào nghiên cứu toàn diện, đầy đủ về việc nâng cao chất lượng công tác
lưu trữ trên điạ bàn tỉnh Đồng Nai đến năm 2025.
Vì vậy, điểm mới trong luận văn của tác giả là đã nghiên cứu toàn diện, đầy đủ hơn
về chất lượng công tác lưu trữ và đề xuất giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác
lưu trữ trên địa bàn tỉnh Đồng Nai đến năm 2025.
3. Mục tiêu nghiên cứu
Phân tích, đánh giá làm rõ thực trạng chất lượng công tác lưu trữ trữ ở tỉnh Đồng
Nai; nêu rõ được những thành tựu, hạn chế và nguyên nhân chủ yếu dẫn đến những hạn
chế đối với công tác lưu trữ.

Đề xuất các giải pháp phù hợp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ trên địa bàn
tỉnh Đồng Nai đến năm 2025 nhằm quản lý thống nhất công tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh;
bảo vệ, bảo quản an toàn và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ có hiệu quả sự nghiệp
xây dựng và bảo vệ tổ quốc và cung cấp thông tin làm căn cứ để các cơ quan quản lý nhà
nước xây dựng kế hoạch, cân đối, phân bổ các nguồn lực cho quá trình đầu tư phát triển
đúng định hướng của tỉnh, góp phần thực hiện thành công chiến lược phát triển kinh tế xã hội, đáp ứng yêu cầu công nghiệp hóa, hiện đại hóa.


5

4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu: lý luận và thực tiễn về tài liệu lưu trữ, công tác lưu trữ;
chất lượng công tác lưu trữ tỉnh Đồng Nai.
- Phạm vi nghiên cứu: trên địa bàn tỉnh Đồng Nai.
- Thời gian nghiên cứu: từ năm 2011 đến 2015 và đề ra giải pháp đến 2025.
5. Phương pháp nghiên cứu
- Phương pháp luận chung: vận dụng phương pháp luận của Chủ nghĩa Mác –
Lênin: phương pháp duy vật biện chứng và duy vật lịch sử vào quá trình phân tích, đánh
giá các mặt hoạt động cụ thể của công tác lưu trữ tại Đồng Nai.
- Phương pháp cụ thể: sử dụng phương pháp khảo sát thực tiễn, phương pháp thống
kê, phương pháp so sánh, phương pháp phân tích và phương pháp tổng hợp để làm sáng
tỏ vấn đề nghiên cứu.
6. Kết cấu của luận văn
Luận văn được trình bày với kết cấu như sau: mở đầu, nội dung và kết luận.
Phần nội dung bao gồm 03 chương:
Chương 1: Một số vấn đề lý luận cơ bản về nâng cao chất lượng công tác lưu trữ.
Chương 2: Thực trạng chất lượng công tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh Đồng Nai giai
đoạn 2011 - 2015.
Chương 3: Quan điểm và giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ trên địa
bàn tỉnh Đồng Nai đến năm 2025.

6

Chương 1
MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG
CÔNG TÁC LƯU TRỮ
1.1. Tài liệu lưu trữ và công tác lưu trữ
1.1.1. Tài liệu lưu trữ
Theo khoản 3 tại Điều 2 của Luật Lưu trữ được ban hành năm 2011 thì tài liệu lưu
trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được
lựa chọn để lưu trữ. Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không
còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp.
Theo “Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư - lưu trữ Việt Nam” của PGS.TS.
Dương Văn Khảm, nhà Xuất bản Văn hóa Thông tin Hà Nội (2011) thì tài liệu lưu trữ là
tài liệu có giá trị được lựa chọn từ trong toàn bộ khối tài liệu hình thành qua hoạt động
của các cơ quan, tổ chức và được bảo quản trong kho lưu trữ.
Như vậy, tài liệu lưu trữ là bản gốc, bản chính, hoặc bản sao hợp pháp của những
tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa
chọn trong toàn bộ khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan,
tổ chức và cá nhân, được bảo quản trong các kho lưu trữ để khai thác phục vụ các mục
đích chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch sử… của toàn xã hội.
1.1.2. Công tác lưu trữ
Theo “Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư - lưu trữ Việt Nam” của PGS-TS.
Dương Văn Khảm, nhà xuất bản Văn hóa Thông tin Hà Nội (2011) thì công tác lưu trữ
là toàn bộ các quy trình quản lý nhà nước và quản lý nghiệp vụ lưu trữ nhằm thu thập,
bổ sung, bảo quản, bảo vệ an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ.
Như vậy, công tác lưu trữ là việc lựa chọn, giữ lại những văn bản, giấy tờ có giá trị
được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức và cá nhân để làm bằng
chứng và tra cứu khi cần thiết. Do đó, công tác lưu trữ ra đời là do yêu cầu khách quan

của việc quản lý, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.
Công tác lưu trữ là lĩnh vực hoạt động của nhà nước bao gồm các vấn đề về lý luận,
thực tiễn và pháp chế liên quan đến việc tổ chức khoa học, bảo quản và tổ chức khai


7

thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, công tác nghiên cứu
khoa học lịch sử và các nhu cầu chính đáng của các cơ quan, tổ chức, cá nhân.
1.1.3. Nội dung công tác lưu trữ
1.1.3.1. Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ
Thu thập tài liệu lưu trữ là việc sưu tầm, thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ vào
các phòng, kho lưu trữ cơ quan, tổ chức và các kho lưu trữ lịch sử.
Công tác sưu tầm, thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ có vị trí rất quan trọng. Nếu
thực hiện được công tác này, tài liệu của một cơ quan, tổ chức hay của cả nước mới đầy
đủ, mới có đủ điều kiện để thực hiện các khâu công tác khác của công tác lưu trữ; mới
có điều kiện đảm bảo giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước, góp phần thực hiện nguyên
tắc tập trung thống nhất trong công tác lưu trữ.
Trong quá trình sưu tầm, thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ người ta đặc biệt chú
ý đến những tài liệu được hình thành từ các cơ quan, tổ chức và cá nhân là nguồn nộp
vào lưu trữ. Sưu tầm, thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ có hai nhiệm vụ là thu thập tài
liệu vào lưu trữ theo chế độ nộp lưu của nhà nước và sưu tầm những tài liệu còn thiếu
để bổ sung cho các phông lưu trữ.
1.1.3.2. Phân loại, chỉnh lý, lập hồ sơ tài liệu lưu trữ
Phân loại tài liệu lưu trữ
Phân loại tài liệu là quá trình phân chia tài liệu thành các khối, các nhóm và các
đơn vị bảo quản cụ thể để căn cứ vào các đặc trưng chung của chúng mà tổ chức một
cách khoa học và dễ dàng khai thác, sử dụng các tài liệu đó.
Mục đích của phân loại tài liệu là để tổ chức khoa học tài liệu, phục vụ tốt yêu cầu
khai thác, sử dụng tài liệu.

Chỉnh lý, lập hồ sơ tài liệu lưu trữ
Chỉnh lý, lập hồ sơ tài liệu lưu trữ là tổ chức lại tài liệu theo một phương án phân
loại khoa học; trong đó, tiến hành chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ,
xác định giá trị, hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu theo một trật tự khoa học và làm các công
cụ tra cứu nhằm giúp cho việc bảo quản và nghiên cứu, sử dụng được dễ dàng, thuận
tiện.


8

Yêu cầu của việc chỉnh lý tài liệu lưu trữ là ngoài việc tổ chức khoa học tài liệu lưu
trữ để phục vụ cho mục đích sử dụng tài liệu, còn phải đảm bảo sự hình thành tự nhiên
của tài liệu để phản ánh được hoạt động của cơ quan có tài liệu.
Mục đích của chỉnh lý tài liệu lưu trữ là tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý,
bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu; loại ra hết những tài liệu hết giá trị để tiêu hủy;
góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng kho tàng và các trang thiết bị bảo quản.
Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ có liên quan mật thiết với các nội dung nghiệp vụ
khác của công tác lưu trữ, là công tác có tính khoa học, có nội dung nghiệp vụ và có vị
trí rất quan trọng, nhất là trong tình hình công tác lưu trữ chưa có nền nếp của nước ta
hiện nay.
1.1.3.3. Xác định giá trị tài liệu lưu trữ
Xác định giá trị tài liệu là quá trình xem xét giá trị thông tin của tài liệu trên cơ sở
các nguyên tắc và phương pháp khoa học nhằm lựa chọn các tài liệu có giá trị để bảo
quản và loại tài liệu hết giá trị để tiêu hủy.
Xác định giá trị tài liệu được thực hiện trong suốt quá trình vận động của tài liệu:
giai đoạn văn thư, giai đoạn lưu trữ cơ quan và giai đoạn lưu trữ lịch sử. Ở giai đoạn văn
thư, yêu cầu quan trọng nhất của việc xác định giá trị tài liệu là xác định thời hạn bảo
quản cho hồ sơ; ở giai đoạn lưu trữ cơ quan là lựa chọn tài liệu có giá trị để giao nộp vào
lưu trữ lịch sử; còn ở lưu trữ lịch sử thì nhiệm vụ của việc xác định giá trị tài liệu là tối
ưu hóa thành phần tài liệu thuộc loại bảo quản vĩnh viễn.

1.1.3.4. Thống kê, lập công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ
Thống kê, lập công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ là xác định một cách chính xác và rõ
ràng số lượng, chất lượng, thành phần và nội dung tài liệu trong mỗi phông lưu trữ và
mỗi phòng, kho lưu trữ để phục vụ cho việc lập công cụ tra cứu tài liệu và các nội dung
nghiệp vụ khác của công tác lưu trữ được tiến hành thuận lợi và đạt kết quả tốt.
Thông qua số liệu thống kê để nắm được số lượng, tình hình tài liệu từ đó tổ chức
quản lý chặt chẽ, đồng thời có cơ sở xây dựng kế hoạch nghiệp vụ phù hợp với yêu cầu
cụ thể của kho lưu trữ. Trên cơ sở số liệu thống kê do các cơ quan lưu trữ báo cáo, cơ


9

quan quản lý lưu trữ các cấp có cơ sở để xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển công
tác lưu trữ trong phạm vi từng địa phương, từng ngành và trong phạm vi cả nước.
Việc thống kê tài liệu phải tiến hành chặt chẽ, chính xác và phải được tiến hành
thường xuyên, đều đặn theo các chế độ do cơ quan quản lý lưu trữ Nhà nước quy định.
1.1.3.5. Bảo quản tài liệu lưu trữ
Bảo quản tài liệu lưu trữ là dùng phương pháp khoa học để giữ hồ sơ tài liệu được
lâu bền và an toàn.
Mục đích chủ yếu của công tác bảo quản là bảo đảm sự toàn vẹn của tài liệu lưu
trữ để tổ chức sử dụng chung, phục vụ nhu cầu nghiên cứu khoa học và công tác thực
tiễn.
Nội dung bảo quản tài liệu lưu trữ tập trung chủ yếu là việc xây dựng, cải tạo kho
lưu trữ, xử lý kỹ thuật bảo quản và việc tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ. Bên cạnh đó, do
nội dung của tài liệu lưu trữ có chứa đựng những thông tin bí mật về chính trị, quốc
phòng và an ninh quốc gia nên việc bảo quản tài liệu lưu trữ không chỉ chú ý đến góc độ
vật lý của tài liệu mà còn phải sử dụng cả những biện pháp ngăn chặn việc đánh cắp
thông tin trong tài liệu và sự phá hoại tài liệu lưu trữ.
1.1.3.6. Tổ chức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
Tổ chức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ là toàn bộ những hoạt động

nhằm đảm bảo cung cấp cho các cơ quan nhà nước và xã hội những thông tin cần thiết
phục vụ cho các mục đích chính trị, kinh tế, khoa học, văn hóa... và phục vụ cho quyền
lợi chính đáng của công dân.
Mục đích cuối cùng của công tác lưu trữ là phục vụ cho việc khai thác, sử dụng tài
liệu lưu trữ vào các nhu cầu chung của toàn xã hội. Vì vậy, các khâu nghiệp vụ từ thu
thập, bổ sung tài liệu, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu đến thống kê, bảo quản an toàn
tài liệu đều nhằm mục đích chung là sử dụng tài liệu lưu trữ một cách có hiệu quả để
phục vụ cho lợi ích chính đáng của người dân, lợi ích chung của xã hội. Chỉ có như vậy
thì tài liệu lưu trữ mới thật sự phát huy được giá trị của nó.


10

1.1.4. Phân cấp quản lý công tác lưu trữ
Tổ chức lưu trữ ở Trung ương
Bộ Nội vụ là cơ quan của Chính phủ thực hiện chức năng quản lý nhà nước về lưu
trữ. Bộ Nội vụ thực hiện những nhiệm vụ và quyền hạn như: trình Thủ tướng Chính phủ
các dự án luật, pháp lệnh và các dự thảo văn bản quy phạm pháp luật về công tác lưu trữ;
trình Thủ tướng Chính phủ chiến lược, quy hoạch, kế hoạch dài hạn, 5 năm, hàng năm
về công tác lưu trữ và trình Chính phủ đề án về quản lý công tác lưu trữ quốc gia; ban
hành các quy định về quản lý công tác lưu trữ thuộc thẩn quyền quản lý của Bộ; hướng
dẫn, kiểm tra các cơ quan nhà nước thực hiện các quy định về quản lý công tác lưu trữ.
Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước là cơ quan của Bộ Nội vụ, thực hiện chức năng
quản lý nhà nước về lĩnh vực lưu trữ và quản lý tài liệu lưu trữ tài liệu quốc gia.
Trong cơ cấu tổ chức của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước có các Trung tâm Lưu
trữ Quốc gia I, II, III, IV, là các đơn vị sự nghiệp lưu trữ, thực hiện chức năng của các
Lưu trữ lịch sử với nhiệm vụ thu thập, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.
Ở các Bộ, cơ quan ngang Bộ và các cơ quan thuộc chính phủ (gọi tắt là Bộ) có
Phòng Văn thư – Lưu trữ thuộc Văn phòng Bộ, thực hiện chức năng giúp Chánh văn
phòng tham mưu cho Bộ trưởng quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan và các đơn

vị thuộc Bộ.
Tổ chức lưu trữ cấp tỉnh
Ủy ban nhân dân tỉnh là cơ quan hành chính có chức năng quản lý chung về công
tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh, tham mưu cho Ủy ban nhân dân tỉnh có Sở Nội vụ và Chi
cục Văn thư – Lưu trữ. Chi cục Văn thư – Lưu trữ là cơ quan chuyên môn có trách nhiệm
đề xuất, tổng hợp, tham mưu cho Sở Nội vụ và giúp Sở Nội vụ tham mưu Ủy ban nhân
dân tỉnh trong việc quản lý nhà nước về lưu trữ ở địa phương.
Tổ chức lưu trữ cấp huyện
Phòng Nội vụ là cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện có chức năng tham mưu,
giúp UBND huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước công tác lưu trữ ở huyện.


11

1.1.5. Vai trò, ý nghĩa của công tác lưu trữ
Công tác lưu trữ ra đời do yêu cầu khách quan của việc bảo quản và tổ chức sử
dụng tài liệu phục vụ xã hội; bởi vì việc khai thác thông tin trong tài liệu lưu trữ có mục
đích cuối cùng là hướng tới việc phục vụ các nhu cầu khác nhau của đời sống xã hội,
phục vụ lợi ích chính đáng của xã hội, của quốc gia và của mỗi con người.
Ngày nay, trước yêu cầu đổi mới của công tác quản lý nhà nước, quản lý xã hội thì
vai trò của công tác lưu trữ đối với các lĩnh vực của đời sống xã hội lại càng được coi
trọng bởi vì thông tin trong tài liệu lưu trữ là thông tin có độ tin cậy cao do nguồn gốc
hình thành, đặc trưng pháp lý và tính chất chứng cứ lịch sử của tài liệu lưu trữ quy định.
Công tác lưu trữ đóng một vai trò quan trọng trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ
chức; đóng góp vào quá trình phát triển kinh tế - xã hội; xây dựng, bảo vệ và phát triển
đất nước. Vì vậy, nếu làm tốt công tác lưu trữ thì sẽ có rất nhiều ý nghĩa, tác dụng đối
với các quốc gia, địa phương, các cơ quan, tổ chức và toàn xã hội.
- Đối với sự phát triển của đất nước: tài liệu lưu trữ có ý nghĩa lớn trên các mặt
kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội .... vì vậy, công tác lưu trữ thực sự có ý nghĩa trong sự
nghiệp xây dựng và phát triển đất nước. Công tác lưu trữ giúp giữ gìn nhiều tài liệu chứa

đựng những kinh nghiệm quý báu, những bài học lịch sử, những chiến công anh dũng
của cha ông ... trong quá trình xây dựng và bảo vệ đất nước. Đó là nguồn tư liệu quý báu
để các nhà lãnh đạo hoạch định các chiến lược phát triển kinh tế - xã hội và góp phần
giáo dục truyền thống dân tộc.
- Đối với các cơ quan, tổ chức: công tác lưu trữ được tổ chức tốt sẽ giúp cho các
cơ quan, tổ chức lưu trữ đầy đủ và cung cấp kịp thời những thông tin cần thiết phục vụ
cho hoạt động trong quá trình thực hiện công việc. Tài liệu lưu trữ là công cụ tham khảo
không thể thiếu để các cá nhân có trách nhiệm phân tích, xem xét nhằm đưa ra giải quyết
hợp lý cho từng vấn đề. Ngoài ra, nếu làm tốt lưu trữ sẽ giúp cho các cơ quan, tổ chức
có nhiều điều kiện thuận lợi trong việc khai thác thông tin trong tài liệu, tổng kết hoạt
động và rút ra những bài học kinh nghiệm trong quản lý, điều hành cơ quan, tổ chức.
Bên cạnh đó, công tác lưu trữ còn góp phần vào việc thực hiện cải cách thủ tục
hành chính, xây dựng một nền hành chính phát triển, hiện đại, tiên tiến, đáp ứng yêu cầu


12

công nghiệp hóa, hiện đại hóa. Các cơ quan quản lý nhà nước có thể rút ngắn thời gian
ban hành các quyết định, giải quyết kịp thời, đúng đắn các yêu cầu của công dân khi có
được đầy đủ, kịp thời thông tin từ tài liệu lưu trữ. Làm tốt công tác lưu trữ, cung cấp kịp
thời thông tin sẽ góp phần đảm bảo cho các hoạt động của nền hành chính nhà nước được
thông suốt; đây cũng là mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành chính nhà nước hiện
nay.
Tóm lại, công tác lưu trữ là một ngành, một lĩnh vực được triển khai thực hiện ở
mọi quốc gia và trong từng cơ quan, tổ chức; một trong những nhiệm vụ của cán bộ lưu
trữ là phải giữ gìn cẩn thận và tổ chức khai thác thông tin trong các hồ sơ, tài liệu để
phục vụ hoạt động quản lý, lãnh đạo. Vì vậy, cán bộ lưu trữ cần nắm vững những vấn đề
cơ bản của công tác lưu trữ để có thể làm tốt nghiệp vụ chuyên môn. Có như vậy, công
tác lưu trữ mới phát huy được vai trò của mình đối với mỗi cơ quan, tổ chức và toàn xã
hội.

Với ý nghĩa to lớn và tầm quan trọng của công tác lưu trữ, Đảng và Nhà nước ta
luôn đánh giá cao vai trò, tầm quan trọng của công tác lưu trữ. Nhà nước luôn coi công
tác này là một ngành hoạt động trong công tác quản lý nhà nước; đồng thời là một mắt
xích không thể thiếu trong bộ máy quản lý hành chính nhà nước.
1.2. Quan điểm của Đảng và Nhà nước về công tác lưu trữ
1.2.1. Quan điểm coi tài liệu lưu trữ là di sản của dân tộc, có giá trị đặc biệt
đối với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ đất nước
Quan điểm triết học của chủ nghĩa Mác - Lê Nin về tính kế thừa trong lĩnh vực xã
hội cho rằng: xã hội mới không hoàn toàn xóa bỏ các giá trị vật chất cũng như tinh thần
mà xã hội cũ đã tạo dựng được qua nhiều thời kỳ phát triển. Kế thừa những giá trị văn
hóa quá khứ được xem là một quy luật của sự phát triển. Chế độ xã hội mới coi trọng
việc kế thừa và kế thừa có chọn lọc những giá trị tốt đẹp của những chế độ xã hội đã qua,
của quá khứ. Từ quan điểm đó, tinh hoa văn hóa của các thế hệ trước sáng tạo nên là tài
sản quý báu để các thế hệ sau kế thừa và phát triển trong quá trình xây dựng xã hội mới.
Mác – Lê Nin, lãnh tụ của cách mạng vô sản trên toàn thế giới, người sáng lập ra nhà
nước Xô viết công nông đầu tiên trên thế giới, khi nói về văn hóa vô sản đã nhấn mạnh:


13

“Văn hóa vô sản phải là sự phát triển hợp quy luật của tổng số những kiến thức mà loài
người đã tích lũy được dưới ách thống trị của xã hội tư bản, xã hội của bọn địa chủ và
xã hội của bọn quan liêu”.
Đảng và Nhà nước ta đã luôn luôn quán triệt quan điểm của chủ nghĩa Mác – Lênin,
hết sức coi trọng những tinh hoa văn hóa của dân tộc và thế giới. Vì vậy, khi nói về văn
hóa Việt Nam, Đảng đã chỉ rõ: “Văn hóa Việt Nam là thành quả hàng nghìn năm lao
động sáng tạo, đấu tranh kiên cường dựng nước và giữ nước của cộng đồng các dân tộc
Việt Nam, là kết quả giao lưu và tiếp thụ tinh hoa của nhiều nền văn minh trên thế giới
để không ngừng hoàn thiện mình”.
Trong quá trình hoạt động của Đảng và Nhà nước ta, quan điểm bảo tồn lâu dài và

kế thừa có chọn lọc các di sản văn hóa là hết sức rõ ràng và nhất quán. Chính vì vậy,
Đảng chủ trương phải “hết sức coi trọng bảo tồn, kế thừa, phát huy những giá trị văn hóa
truyền thống văn hóa cách mạng”.
Tài liệu lưu trữ là tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ
chức và nhân vật tiêu biểu có ý nghĩa chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch sử và các
ý nghĩa khác được đưa vào bảo quản trong các phòng, kho lưu trữ. Chúng mang tính chất
là chứng cứ lịch sử, văn hóa và có giá trị pháp lý cao. Chính vì vậy, di sản lưu trữ đã
được khẳng định là một loại di sản văn hóa có giá trị đặc biệt của dân tộc.
Quan điểm coi tài liệu lưu trữ là di sản của dân tộc, có giá trị đặc biệt đối với sự
nghiệp xây dựng và bảo vệ đất nước được hình thành từ rất sớm trong lịch sử hoạt động
của Đảng và Nhà nước ta và đã không ngừng được bổ sung, hoàn thiện qua nhiều giai
đoạn. Quan điểm đó có vai trò định hướng quan trọng cho sự nghiệp xây dựng và phát
triển công tác lưu trữ Việt Nam và từ đó đã giúp chúng ta có cơ sở để khẳng định tác
dụng to lớn của tài liệu lưu trữ đối với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ đất nước.
1.2.2. Quan điểm của Đảng coi công tác lưu trữ là một mặt hoạt động xã hội
mang tính chính trị sâu sắc
Từ nhận thức đúng về giá trị của tài liệu lưu trữ, Đảng và Nhà nước ta đã rất coi
trọng công tác lưu trữ, coi đó là một mặt hoạt động không thể thiếu được và mang tính
chất chính trị sâu sắc, phục vụ đắc lực cho công tác lãnh đạo của Đảng và quản lý của


14

Nhà nước. Các lãnh tụ cách mạng của nước ta, đặc biệt là Chủ tịch Hồ Chí Minh từ rất
sớm đã nhận thức được ý nghĩa, tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ và do đó ngay trong
những thời kỳ khó khăn nhất cũng đã chú trọng khai thác, sử dụng tài liệu phục vụ cho
sự nghiệp cách mạng vẻ vang của Đảng, của dân tộc. Quan điểm của Đảng coi công tác
lưu trữ là một mặt hoạt động xã hội mang tính chính trị sâu sắc bắt nguồn từ nhận thức
tài liệu lưu trữ được sử dụng như là một công cụ phục vụ đấu tranh cách mạng và công
tác quản lý của Nhà nước. Trong các thời kỳ lịch sử khác nhau, tài liệu lưu trữ của Đảng,

của Nhà nước đều được đưa ra sử dụng nhằm phục vụ cho sự nghiệp đấu tranh cách
mạng, xây dựng và bảo vệ đất nước. Ngay cả trong những thời kỳ khó khăn Đảng và
Nhà nước ta vẫn luôn luôn coi trọng tài liệu lưu trữ và chủ trương phải coi việc đưa tài
liệu lưu trữ phục vụ cho các yêu cầu của cách mạng, của nhân dân là mục đích cuối cùng
và quan trọng của công tác lưu trữ.
Trong việc xây dựng nền lưu trữ cách mạng, trước hết Đảng và Nhà nước ta luôn
yêu cầu phải đề cao quan điểm chính trị của công tác này.
Tài liệu lưu trữ chứa đựng nhiều bí mật của Đảng và Nhà nước. Đảng ta coi việc
giữ gìn những bí mật có trong tài liệu lưu trữ và tổ chức công tác lưu trữ theo nguyên tắc
bảo mật là một vấn đề hết sức hệ trọng gắn liền với sự sống còn của Đảng, với vận mệnh
của dân tộc. Thực hiện nguyên tắc bảo mật trong công tác lưu trữ là một biểu hiện của
tính chính trị trong công tác này. Trong quá trình lãnh đạo công tác lưu trữ, Đảng và Nhà
nước ta đã ban hành nhiều văn bản chỉ đạo về việc giữ gìn bí mật quốc gia. Trong những
văn bản đó, vấn đề bảo vệ bí mật trong công văn tài liệu nói chung và tài liệu lưu trữ nói
riêng là công việc hết sức quan trọng mà các cơ quan, tổ chức Đảng, Nhà nước, …. luôn
được đòi hỏi phải thực hiện nghiêm túc, chặt chẽ.
Tính chính trị của công tác lưu trữ còn được biểu hiện ở một mặt rất cơ bản khác,
đó là việc coi trọng tính mục đích, tính phục vụ của công tác này. Công tác lưu trữ phải
hướng tới mục đích cuối cùng là đem tài liệu lưu trữ phục vụ tốt nhất cho các yêu cầu
của xã hội, cho lợi ích của Đảng, Nhà nước và quần chúng nhân dân; phải lấy việc tổ
chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ, phát huy tác dụng của tài liệu đối


15

với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ đất nước làm thước đo về chất lượng, hiệu quả hoạt
động và trình độ phát triển của lưu trữ nước nhà.
Đảm bảo tính chính trị và không ngừng đề cao tính chính trị của công tác lưu trữ là
một vấn đề mang tính nguyên tắc. Thực tế cho thấy quan điểm chính trị đã tạo nên định
hướng phát triển nhất quán của công tác lưu trữ Việt Nam thời gian qua. Quan điểm đó

đã góp phần thúc đẩy công tác lưu trữ nước ta không ngừng phát triển và đóng góp ngày
càng xứng đáng cho sự nghiệp xây dựng và bảo vệ đất nước.
1.2.3. Quan điểm bảo đảm tính toàn diện của hoạt động lưu trữ
Quan điểm toàn diện đã giúp cho sự nghiệp cách mạng của nhân dân ta phát triển
một cách bền vững lâu dài, giúp cho chúng ta huy động tốt nhất mọi nguồn lực của đất
nước và tạo nên sức mạnh tổng hợp đưa cách mạng Việt Nam đi từ thắng lợi này đến
thắng lợi khác.
Trong quá trình lãnh đạo công tác lưu trữ, quan điểm toàn diện luôn được Đảng và
Nhà nước ta quán triệt sâu sắc. Chủ trương phát triển ngành lưu trữ về mọi mặt như xây
dựng nhận thức chung đúng đắn về tài liệu lưu trữ và công tác lưu trữ; xây dựng hệ thống
tổ chức và đội ngũ cán bộ, công chức lưu trữ; xây dựng hệ thống thể chế, pháp Luật Lưu
trữ; xây dựng cơ sở vật chất – kỹ thuật của ngành lưu trữ; phát triển quan hệ hợp tác
quốc tế về lưu trữ; nghiên cứu và xây dựng hệ thống lý luận về lưu trữ học Việt Nam …
Trong quá trình chỉ đạo thực hiện các chức năng cơ bản của công tác lưu trữ, Đảng và
Nhà nước ta vừa chú trọng chức năng bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu nhằm tạo ra tiền
đề vật chất của công tác lưu trữ, vừa đặc biệt chú trọng chức năng tổ chức khai thác, sử
dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ phục vụ cho các nhu cầu rộng lớn của xã hội.
Như vậy, công tác lưu trữ nước ta đã từng bước trưởng thành, đạt được nhiều thành
tựu quan trọng và thực sự đã đóng góp to lớn cho sự nghiệp xây dựng và bảo vệ đất nước.
Đó là nhờ Đảng và Nhà nước ta đã thấm nhuần những nguyên lý mang tính cách mạng
và khoa học của chủ nghĩa Mác – Lênin và tư tưởng Hồ Chí Minh, từ đó đề ra những
quan điểm và vận dụng tốt những quan điểm đó vào thực tiễn lãnh đạo và quản lý công
tác lưu trữ qua từng thời kỳ.


16

1.3. Đánh giá chất lượng công tác lưu trữ
1.3.1. Chất lượng công tác lưu trữ
Khái niệm chất lượng công tác lưu trữ

Chất lượng công tác lưu trữ được thể hiện ở việc thực hiện đúng, đầy đủ và có hiệu
quả các quy định của pháp luật về công tác lưu trữ bao gồm lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ vào
lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử; bảo quản an toàn và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.
Nâng cao chất lượng công tác lưu trữ
Nâng cao chất lượng công tác lưu trữ là việc nâng cao chất lượng các khâu nghiệp
vụ của công tác lưu trữ để hồ sơ, tài liệu được thu thập, bổ sung đầy đủ, có nguồn nộp
lưu vào lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử nhằm quản lý thống nhất và đảm bảo việc bảo
quản an toàn tài liệu có giá trị, tránh tài liệu bị phân tán, hư hỏng và mất mát phục vụ tốt
nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu của toàn xã hội góp phần phát triển kinh tế - xã hội,
giữ vững an ninh quốc phòng đáp ứng yêu cầu công nghiệp hóa, hiện đại hóa.
1.3.2. Một số quy định về đánh giá chất lượng công tác lưu trữ
Một số văn bản quy định về đánh giá chất lượng công tác lưu trữ, bao gồm:
- Quốc hội, 2011. Luật Lưu trữ. Hà Nội, tháng 11 năm 2011.
- Thủ tướng Chính phủ, 2013. Nghị định số 01/2013/NĐ-CP Quy định chi tiết thi
hành một số điều của Luật Lưu trữ. Hà Nội, tháng 01 năm 2013.
- Thủ tướng Chính phủ, 2007. Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg Tăng cường bảo vệ và
phát huy giá trị tài liệu lưu trữ. Hà Nội, tháng 3 năm 2007.
- Thủ tướng Chính phủ, 2012. Chỉ thị số 15/CT-TTg Tăng cường sử dụng văn bản
điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước. Hà Nội, tháng 5 năm 2012.
- Bộ Nội vụ, 2007. Thông tư số 09/2007/TT-BNV Hướng dẫn về Kho lưu trữ chuyên
dụng. Hà Nội, tháng 11 năm 2007.
- Bộ Nội vụ, 2011. Thông tư số 09/2011/TT-BNV Quy định về thời hạn bảo quản
hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Hà Nội,
tháng 6 năm 2011.
- Bộ Nội vụ, 2012. Thông tư số 07/2012/TT-BNV Hướng dẫn quản lý văn bản, lập
hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan. Hà Nội, tháng 11 năm 2012.


17

- Bộ Nội vụ, 2013. Thông tư số 04/2013/TT-BNV Hướng dẫn xây dựng Quy chế
công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức. Hà Nội, tháng 4 năm 2013.
- Bộ Nội vụ, 2014. Thông tư số 10/2014/TT-BNV Quy định về việc sử dụng tài liệu
tại Phòng đọc của các Lưu trữ lịch sử. Hà Nội, tháng 10 năm 2014.
- Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, 2004. Công văn số 283/VTLTNN-NVTW
Hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính. Hà Nội, tháng 5 năm 2004.
- Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, 2015. Hướng dẫn số 822/HD-VTLTNN Hướng
dẫn quản lý văn bản đi, đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng. Hà Nội, tháng 8 năm
2015.
- Hướng dẫn báo cáo tổng kết hàng năm của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
1.3.3. Tiêu chí đánh giá chất lượng công tác lưu trữ
Hiện nay, chưa có tiêu chí đánh giá chung về chất lượng công tác lưu trữ vì công
tác lưu trữ có nhiều khâu nghiệp vụ khác nhau; tuy nhiên, trên cơ sở một số văn bản liên
quan đến việc đánh giá chất lượng công tác lưu trữ và các báo cáo về công tác lưu trữ có
thể đưa ra các tiêu chí đánh giá chất lượng công tác lưu trữ dựa trên các nội dung của
công tác lưu trữ như sau:
Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ
Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ cơ quan và thu thập, tiếp nhận
tài liệu vào Lưu trữ lịch sử của các cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức
thuộc nguồn nộp lưu tài liệu phải đúng hạn theo quy định như sau:
- Tại Điều 11 của Luật Lưu trữ năm 2011:
+ Đối với thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan: trong thời hạn 01
năm, kể từ ngày công việc kết thúc và trong thời hạn 03 tháng kể từ ngày công trình được
quyết toán đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản.
+ Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu
theo quy định để phục vụ công việc thì phải được người đứng đầu cơ quan, tổ chức đồng
ý và phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho Lưu trữ cơ quan. Thời gian giữ lại
hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá 02 năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu.
- Tại Điều 21 của Luật Lưu trữ năm 2011: