Hiệu quả hoạt động của văn phòng Hội đồng nhân dân – Ủy ban nhân dân huyện Lương Tài tỉnh Bắc Ninh (LV thạc sĩ)

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO

BỘ NỘI VỤ

TẠO
…………/…………

……/……

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

PHÙNG ĐỨC LUÂN

HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN
DÂN - ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN LƢƠNG TÀI TỈNH BẮC NINH

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG

HÀ NỘI - NĂM 2016


BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO

BỘ NỘI VỤ

TẠO
…………/…………

……/……

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

PHÙNG ĐỨC LUÂN

HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN
DÂN - ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN LƢƠNG TÀI TỈNH BẮC NINH
LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG
Chuyên ngành: Quản lý công
Mã số: 60 34 04 03
NGƢỜI HƢỚNG DẪN KHOA HỌC: TS. ĐOÀN THỊ HÒA

HÀ NỘI - NĂM 2016


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan Luận văn này là công trình nghiên cứu khoa học
độc lập của tôi. Trong Luận văn có tham khảo một số kết quả nghiên cứu
của các nhà khoa học, một số thông tin trong các Văn bản của nhà nƣớc
đã đƣợc chú thích.
TÁC GIẢ

Phùng Đức Luân


LỜI CẢM ƠN
Trước tiên Tôi xin chân thành cảm ơn sâu sắc cô giáo, Tiến sĩ ĐoànThị
Hòa, người đã trực tiếp chỉ bảo tận tình, hướng dẫn giúp đỡ tôi hoàn thành
Luận văn này. Xin chân thành cảm ơn các nhà khoa học, các thầy giáo, cô
giáo Học viện Hành chính Quốc gia đã nhiệt tình giảng dạy, truyền đạt cho
em kiến thức về quản lý công trong suốt thời gian tại Học viện.
Tôi xin chân thành cảm ơn các đồng chí lãnh đạo Huyện ủy, UBND

huyện Lương Tài, Ban quản lý các dự án xây dựng huyện, Văn phòng HĐNDUBND huyện đã tạo điều kiện thuận lợi, động viên giúp đỡ cho tôi tham gia
học tập nâng cao trình độ, nghiệp vụ chuyên môn.
Mặc dù đã rất cố gắng nhưng với thời gian và điều kiện nghiên cứu còn
hạn chế nên Luận văn không tránh khỏi còn nhiều sai sót. Kính mong được sự
tham gia đóng góp ý kiến của các thầy cô giáo và bạn bè đồng nghiệp.
Tôi xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, tháng 11 năm 2016
Tác giả

Phùng Đức Luân


MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN ............................................................................................ 1
LỜI CẢM ƠN .................................................................................................. 2
MỤC LỤC ........................................................................................................ 3
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT ................................................................ 6
DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU............................................................... 7
MỞ ĐẦU .......................................................................................................... 1
CHƢƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN PHÒNG VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA
VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN - ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP
HUYỆN ............................................................................................................. 7
1.1. Lý luận chung về Văn phòng ................................................................... 7
1.1.1.Khái niệm ............................................................................................ 7
1.1.2. Chức năng nhiệm vụ của Văn phòng ................................................. 8
1.1.3. Vị trí, vai trò của Văn phòng ............................................................ 11
1.2. Hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân cấp
quận, huyện ................................................................................................... 12
1.2.1. Chức năng của Văn phòng Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân
cấp quận, huyện.......................................................................................... 12

1.2.2. Nhiệm vụ của Văn phòng Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân
cấp quận, huyện.......................................................................................... 13
1.2.3. Nguyên tắc lãnh đạo, hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân
dân - Ủy ban nhân dân cấp quận, huyện ................................................... 18
1.2.4. Quan hệ phối họp của Văn phòng Hội đồng nhân dân - Ủy ban
nhân dân cấp quận, huyện với các đơn trong và ngoài cơ quan ............... 19
1.3. Hiệu quả hoạt động của Văn phòng và yêu cầu của cải cách hành
chính đối với việc nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng ................. 20
1.3.1. Khái niệm hiệu quả .......................................................................... 20


1.3.2. Các tiêu chí đánh giá hiệu quả hoạt động của Văn phòng .............. 21
Tiểu kết chƣơng 1 .......................................................................................... 22
CHƢƠNG 2 THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG ......... 23
HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN - ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN LƢƠNG
TÀI .................................................................................................................. 23
2.1. Khái quát chung về UBND huyện Lƣơng Tài và Văn phòng Hội đồng
nhân dân - Ủy ban nhân dân huyện Lƣơng Tài ............................................ 23
2.1.1. Khái quát về UBND huyện Lương Tài ............................................. 23
2.1.2. Khái quát về Văn phòng Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân
huyện Lương Tài......................................................................................... 31
2.2. Thực trạng hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân - Ủy ban
nhân dân huyện Lƣơng Tài ........................................................................... 35
2.2.1. Thực trạng hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân - Ủy
ban nhân dân huyện Lương Tài ................................................................. 35
2.3. Đánh giá hiệu quả hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân
- Ủy ban nhân dân huyện Lƣơng Tài ........................................................ 48
2.3.1. Trình độ, năng lực đội ngũ cán bộ, công chức làm việc tại Văn
phòng Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân huyện ................................ 48
2.3.2. Xây dựng kế hoạch chiến lược, chương trình công tác của Văn

phòng Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân huyện Lương Tài .............. 51
2.3.3. Công tác thu thập, xử lý và cung cấp thông tin ............................... 52
2.3.4. Công tác tổ chức hội họp ................................................................. 53
2.3.5. Việc ứng dụng CNTT và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng
trong hoạt động của Văn phòng ................................................................. 54
2.3.6. Mức độ đáp ứng trang thiết bị, cơ sở vật chất ................................. 56
2.3.7. Đánh giá chung ................................................................................ 58
Tiểu kết chƣơng 2 .......................................................................................... 65


CHƢƠNG 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN
PHÒNG Hội ĐỒNG NHÂN DÂN - ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN
LƢƠNG TÀI HIỆU QUẢ HƠN .................................................................. 66
3.1. Nhóm giải pháp đối với công tác quản lý nhà nƣớc .............................. 66
3.1.1. Thay đổi nhận thức về Văn phòng.................................................... 66
3.1.2. Hoàn thiện về thể chế ....................................................................... 66
3.2. Nhóm giải pháp đối với UBND, Văn phòng Hội đồng nhân dân - Ủy
ban nhân dân huyện Lƣơng Tài .................................................................... 67
3.2.1. Hoàn thiện đội ngũ cán bộ, công chức làm việc công tác tại Văn phòng ...... 67
3.2.2. Giải pháp hoàn thiện các hoạt dộng cụ thể của Văn phòng ............ 73
3.2.3. Tăng cường đầu tư trang thiết bị kỹ thuật ....................................... 80
3.2.4. Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin tại Văn phòng Hội
đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân huyện .................................................. 81
3.2.5. Đẩy mạnh việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu
chuẩn ISO ................................................................................................... 82
Tiểu kết chƣơng 3 .......................................................................................... 85
KẾT LUẬN .................................................................................................... 86
TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................................ 87
PHỤ LỤC 01 MẪU PHIẾU XỬ LÝ VĂN BẢN ......................................... 90
PHỤ LỤC 02 PHIẾU KHẢO SÁT .............................................................. 91

PHỤ LỤC 03 BẢNG TỔNG HỢP KẾT QUẢ KHẢO SÁT ..................... 96


DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

CVP

: Chánh Văn phòng

CV

: Chuyên viên

CNTT

: Công nghệ thông tin

UBND

: Ủy ban nhân dân

HĐND

: Hội đồng nhân dân

TT

: Thông tin

PVP

: Phó Văn phòng


DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU
Sơ đồ 2.1. Quy trình thu thập, xử lý thông tin Văn phòng Hội đồng nhân
dân - Ủy ban nhân dân huyện Lương Tài ....................................................... 37
Bảng 2.1. Bảng khảo sát đánh giá chất lượng công tác tổ chức hội họp của
Văn phòng Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân huyện Lương Tài. .......... 41
Bảng 2.2. Số lượng văn bản đến tại UBND huyện Lương Tài ....................... 44
Bảng 2.3. Số lượng văn bản đi tại UBND huyện Lương Tài .......................... 46
Bảng 2.4. Bảng khảo sát đánh giá chất lượng công tác thi đua khen thưởng
Văn phòng Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân huyện ............................. 48
Bảng 2.6. Bảng khảo sát số lượng cơ sở vật chất, trang thiết bị tại Văn
phòng Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân huyện ...................................... 56
Bảng 2.7. Bảng khảo sát chất lượng cơ sở vật chất, trang thiết bị tại Văn
phòng Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân huyện Lương Tài .................... 57
Bảng 2.8. Bảng khảo sát đánh giá hiệu quả hoạt động của Văn phòng Hội
đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân huyện Lương Tài ..................................... 58


1
MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Trong những năm qua dƣới sự lãnh đạo của Đảng, Nƣớc ta đang từng
bƣớc tiến hành cải cách nền hành chính trên các lĩnh vực, đặc biệt là cải cách tổ
chức bộ máy và đội ngũ cán bộ công chức hành chính. Việc đổi mới và hoàn
thiện phƣơng thức tổ chức, điều hành hoạt động của các cơ quan hành chính
Nhà nƣớc giữ một vai trò hết sức quan trọng, góp phần nâng cao hiệu quả phục
vụ và thúc đẩy sự phát triển kinh tế - xã hội của đất nƣớc. Đối với Chính phủ

của mỗi quốc gia đó là cải cách hành chính để đáp ứng nhu cầu thực tiễn khách
quan, Việt Nam cũng không nằm ngoài xu thế phát triển đó. Hiện đại hóa nền
hành chính đƣợc xác định là một trong những nội dung trọng tâm của công
cuộc cải cách hành chính Việt Nam. Cùng với cải cách hành chính của cả nƣớc,
tỉnh Bắc Ninh đang đẩy mạnh công cuộc cải cách hành chính để hội nhập, thu
hút đầu tƣ và phát triển kinh tế - xã hội. Tỉnh ủy, Hội đồng nhân dân (HĐND),
Ủy ban nhân dân (UBND) tỉnh Bắc Ninh đã, đang và sẽ tiếp tục thực hiện cải
cách hành chính, quản lý lề lối làm việc, nâng cao hiệu quả hoạt động của các
cơ quan hành chính các cấp, từng bƣớc thực hiện nền hành chính hiện đại, lấy
mục tiêu phục vụ nhân dân làm trọng tâm.
Văn phòng HĐND và UBND có nhiệm vụ tham mƣu tổng hợp, giúp việc
trực tiếp cho thƣờng trực HĐND và UBND; tham mƣu cho Chủ tịch, các phó
chủ tịch UBND về chỉ đạo, điều hành các công việc thƣờng xuyên; có trách
nhiệm thông báo những quyết định quản lý của HĐND và UBND của huyện đến
các phòng ban chuyên môn, UBND các xã thị trấn. Có thể nói Văn phòng
HĐND và UBND hoạt động giống nhƣ một cấp trung gian giữa các phòng ban
chuyên môn, thƣờng trực HĐND và lãnh đạo UBND các xã, thị trấn. Chính vì
vậy, hiệu quả hoạt động của HĐND và UBND huyện nói chung và của lãnh đạo
UBND huyện nói riêng, đòi hỏi Văn phòng phải nâng cao hiệu quả hoạt động, có
phƣơng thức diều hành khoa học, biện pháp kỹ thuật thích hợp.


2
Thực tế hoạt động của Văn phòng HĐND-UBND huyện Lƣơng Tài chƣa
thực sự hiệu quả, còn những tồn tại, hạn chế nhƣ: Nhận thức chƣa đúng về
chức năng, nhiệm vụ, vai trò của Văn phòng, phối hợp chƣa tốt, sự phân công
công việc còn có sự chồng chéo, bỏ trống, quy chế làm việc chƣa chặt chẽ,
hoạt động phục vụ nhân dân chƣa đƣợc coi trọng, việc ứng dụng thông tin còn
nhiều bất cập; trình độ, năng lực đội ngũ cán bộ, công chức, nhân viên còn
nhiều hạn chế, bố trí một số cán bộ, công chức chƣa khoa học; việc tham mƣu

đề xuất các giải pháp để thực hiện các chƣơng trình, kế hoạch chƣa đƣợc sâu
sắc, toàn diện, thiếu sự sắc sảo, nhạy bén; việc thực hiện báo cáo chƣa
nghiêm, nội dung báo cáo chƣa đảm bảo nội dung theo yêu cầu; việc quản lý
văn bản thiếu chặt chẽ, còn để làm thất lạc nhiều văn bản, không xác định
đƣợc trách nhiệm của cá nhân; còn lãng phí trong việc sử dụng tài sản công
……đã làm ảnh hƣởng không nhỏ đến hiệu quả hoạt động của Văn phòng
HĐND và UBND ở huyện Lƣơng Tài. Vì vậy, việc đánh giá một cách đầy đủ
thực trạng làm cơ sở đƣa ra các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động
của Văn phòng HĐND và UBND huyện Lƣơng Tài là yêu cầu cấp thiết, để
hoạt động chuyên nghiệp, hiện đại và phục vụ tốt sự lãnh đạo HĐND, UBND
huyện cũng nhƣ phục vụ nhân dân.
Từ những lý do trên tác giả chọn đề tài: “Hiệu quả hoạt động của Văn
phòng Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân huyện Lương Tài tỉnh Bắc
Ninh” nghiên cứu làm luận Văn thạc sĩ Quản lý công của mình.
2. Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài
Trong giai đoạn cải cách, hiện đại hóa nền hành chính hiện nay công tác
Văn phòng ngày càng đƣợc chú trọng. Những vấn đề chung về quản trị Văn
phòng đã đƣợc đề cập khá hệ thống qua các tài liệu của các tác giả nhƣ:
- Nguyễn Hữu Thân (chủ biên), “Quản trị hành chính Văn phòng”, NXB
thống kê, Hà Nội.


3
- Lƣu Kiếm Thanh (2009) “Hành chính Văn phòng trong cơ quan nhà
nước”. NXB thống kê, Hà Nội.
- Lƣu Kiếm Thanh (2009) “Nghiệp vụ hành chính Văn phòng”,NXB
thống kê, Hà Nội.
- Nguyễn Hữu Thân (chủ biên), “Quản trị hành chính Văn phòng”, NXB
thống kê, Hà Nội.
- Học viện hành chính Quốc gia (2006). “Điều hành công sở hành chính

Nhà nước”, NXB Khoa học và kỹ thuật Hà Nội.
- Nguyễn Đăng Thành (chủ biên) (2013), “Đo lường và đánh giá hiệu
quả quản lý hành chính Nhà nước những thành tựu trên thế giới và ứng dụng
Việt Nam”, NXB Lao động.
- Nguyễn Văn Thâm (2001), “Tổ chức điều hành hoạt động của các
công sở”, NXB chính trị Quốc gia.
- Nguyễn Văn Thâm (2001), “Tổ chức điều hành hoạt động của các
công sở”, NXB chính trị Quốc gia.
Các công trình nêu trên chủ yếu cung cấp những kiến thức lý luận cơ bản
nhất về Văn phòng và quản trị Văn phòng, khái niệm, chức năng, nhiệm vụ
của Văn phòng; các nghiệp vụ công tác Văn phòng và công tác Văn phòng
trong cơ quan hành chính Nhà nƣớc. Nhìn góc độ thực tiễn của hoạt động Văn
phòng thì các công trình trên chƣa đề cập đến.
Bên cạnh các sách chuyên khảo, giáo trình, còn nhiều đề tài luận Văn
thạc sĩ hành chính công nghiên cứu về hoạt động Văn phòng, cụ thể một số
luận Văn sau:
- Thái Thùy Linh (2010) “Nâng cao năng lực điều hành Văn phòng
UBND quận Hà Đông trong bối cảnh hiện nay”, Luận Văn thạc sĩ quản lý
hành chính công Học viện hành chính Hà Nội.


4
- Cấn Bảo Ngọc (2008) “Những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt
động của Văn phòng HĐND-UBND quận Hồng Bàng”, Luận Văn thạc sĩ
quản lý hành chính công, Học viện hành chính Hà Nội.
Nhìn chung các công trình nghiên cứu chủ yếu đề cập về chất lƣợng hoạt
động của Văn phòng HĐND-UBND quận, huyện, thị xã; Giải pháp nâng cao
hiệu quả hoạt động của Văn phòng cấp quận tại thành phố Hải Phòng. Trong
đó các công trình nghiên cứu nêu trên chƣa có công trình nào nghiên cứu hiệu
quả hoạt động của Văn phòng HĐND-UBND huyện Lƣơng Tài tỉnh Bắc

Ninh. Chính vì vậy việc nghiên cứu hiệu quả hoạt động của Văn phòng
HĐND-UBND huyện Lƣơng Tài tỉnh Bắc Ninh trong bối cảnh hiện nay là hết
sức cần thiết.
3. Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu
3.1. Mục đích nghiên cứu
Làm rõ và phân tích đánh giá thực trạng hoạt động của Văn phòng HĐNDUBND huyện Lƣơng Tài từ đó tìm ra nguyên nhân, tồn tại của Văn phòng.
Đề xuất một số giải pháp hoạt động của Văn phòng HĐND-UBND
huyện Lƣơng Tài hiệu quả hơn.
3.2. Nhiệm vụ nghiên cứu
Để đạt đƣợc mục tiêu nghiên cứu nêu trên, Luận văn thực hiện một số
nhiệm vụ cụ thể sau:
Làm rõ lý luận cơ bản về Văn phòng, hoạt động của Văn phòng.
Những vấn đề lý luận, pháp lý về tổ chức và hoạt động của Văn phòng
HĐND-UBND cấp quận, huyện.
Khảo sát, đánh giá thực trạng hoạt động của Văn phòng HDND-UBND
huyện Lƣơng Tài.
Xây dựng các giải pháp để hoạt động của Văn phòng HĐND-UBND
huyện Lƣơng Tài đạt kết quả tốt hơn.


5
4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu
4.1. Đối tượng nghiên cứu
Nghiên cứu hiệu quả hoạt động của Văn phòng HĐND-UBND huyện
Lƣơng Tài tỉnh Bắc Ninh.
4.2. Phạm vi nghiên cứu
Phạm vi không gian: Nghiên cứu cách thức, hoạt động, công việc của
Văn phòng. Đề xuất một số giải pháp về hoạt động của Văn phòng HĐNDUBND huyện Lƣơng Tài.
Phạm vi thời gian: từ năm 2011 - 2015
5. Phƣơng pháp luận và phƣơng pháp nghiên cứu

5.1. Phương pháp luận:
Phƣơng pháp luận của chủ nghĩa Mác - Lênin về nhận thức khoa học.
Phƣơng pháp này giúp cho ngƣời nghiên cứu có sự đối chiếu giữa lý luận và
thực tiễn một cách biện chứng, từ đó sẽ có cách nhìn về vấn đề một cách toàn
diện, là cơ sở cho những đánh giá cũng nhƣ kết quả mà đề tài đƣa ra.
5.2. Phương pháp nghiên cứu:
Để đạt đƣợc mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu nêu trên, luận văn sử dụng
một số phƣơng pháp nghiên cứu cụ thể nhƣ sau:
Phƣơng pháp nghiên cứu điều tra thực tế, phƣơng pháp thống kê;
Phƣơng pháp phân tích, tổng hợp;
Phƣơng pháp phân tích định tính, phân tích định lƣợng.
6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn
Hệ thống hóa cơ sở lý luận và cơ sở pháp lý về Văn phòng và hoạt động
của Văn phòng HĐND-UBND huyện Lƣơng Tài;
Kết quả nghiên cứu, đóng góp của Luận văn phần làm cơ sở để Văn
phòng HĐND-UBND huyện Lƣơng Tài tham khảo nhằm đáp ứng đƣợc đòi
hỏi của thực tế.


6
7. Cấu trúc của luận văn
Ngoài phần mở đầu, kết luận và tài liệu tham khảo, luận Văn đƣợc chia
thành 3 chƣơng nhƣ sau:
Chương 1. Cơ sở lý luận về Văn phòng và hiệu quả của Văn phòng Hội
đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân huyện Lƣơng Tài.
Chương 2. Thực trạng hoạt động Văn phòng Hội đồng nhân dân - Ủy
ban nhân dân huyện Lƣơng Tài.
Chương 3. Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn
phòng Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân huyện Lƣơng Tài.

7
CHƢƠNG 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN PHÒNG VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA
VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN - ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP HUYỆN
1.1. Lý luận chung về Văn phòng
1.1.1.Khái niệm
Mỗi cơ quan, tổ chức, đơn vị dù lớn hay nhỏ đều cần có sự hoạt động
của Văn phòng. Đó là bộ phận không thể thiếu trong cơ cấu tổ chức bất kỳ cơ
quan nào trong hệ thống cơ quan hành chính các cấp.
Khái niệm “Văn phòng” bao gồm các nội dung sau:
Một là: Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp trực tiếp của một cơ
quan chức năng, phục vụ cho điều hành của lãnh đạo.
Hai là: Văn phòng còn đƣợc hiểu là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị,
địa điểm gao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan, đơn vị đó.
Ba là: Văn phòng là nơi làm việc cụ thể của những ngƣời có chức vụ, có
tầm cỡ nhƣ nghị sĩ, tổng giám đốc, giám đốc,……
Bốn là: Văn phòng là một dạng hoạt động trong các cơ quan, tổ chức,
trong đó diễn ra việc thu nhận, bảo quản, lƣu trữ các loại văn bản, giấy tờ, tức
là công việc liên quan đến công tác Văn thƣ. [15, tr9]
Một số nội dung trên có những khía cạnh đúng nhƣng chỉ phản ánh
đƣợc một khía cạnh nào đó của thuật ngữ “Văn phòng”. Nhìn chung, công tác
Văn phòng bao gồm những việc liên quan đến tổ chức, quản lý các thông tin,
giấy tờ trong hoạt động cơ quan, tổ chức, đến việc xử lý các thông tin phục vụ
cho lãnh đạo. Tuy nhiên, hoạt động đó diễn ra không chỉ giới hạn trong phạm
vi nội bộ Văn phòng mà còn ở trong toàn cơ quan, tổ chức khi nó liên quan
đến vòng quay của các hồ sơ, văn bản, từ khi hình thành cho đến khi giải
quyết xong công việc.

8
Văn phòng là bộ máy cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lý và
tổng hợp thông tin phục vụ cho sự điều hành của lãnh đạo, đồng thời đảm bảo
cho các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt dộng chung của toàn cơ quan, tổ
chức đó. [15, tr12]
1.1.2. Chức năng nhiệm vụ của Văn phòng
1.1.2.1. Chức năng của Văn phòng
* Chức năng tham mƣu tổng hợp
Tham mƣu tổng hợp đƣợc hiểu là việc thu thập xử lý, tổng hợp thông tin,
đƣa ra những kiến nghị và những ý kiến đống góp phục vụ cho sự điều hành
của lãnh đạo. Ngoài ra công tác tham mƣu tổng hợp của Văn phòng còn bao
gồm cả hoạt động giám sát, đánh giá việc thi hành các kết luận, quyết định của
cấp trên, kịp thời báo cáo đề xuất những biện pháp giải quyết thích hợp.
Tham mƣu, tổng hợp là một trong những chức năng quan trọng của Văn
phòng. Thực hiện tốt chức năng này, Văn phòng sẽ giúp cho lãnh đạo không
phải mất thời gian điều hành những công việc đó, tập trung vào các công việc
chính quan trọng để chỉ đạo điều hành công việc khoa học và hiệu quả hơn;
đảm bảo sự đồng bộ, thống nhất, liên tục, sự phối hợp nhịp nhàng trong cơ
quan tuân thủ pháp luật, giữ vững kỷ luật, kỷ cƣơng; giữ vững đƣợc là vai trò
đầu mối trong quan hệ công tác với cấp trên, cấp dƣới, với các cơ quan, tổ
chức khác và nhân dân nói chung.
Thực hiện chức năng tham mƣu tổng hợp, Văn phòng tiến hành những
hoạt động có nội dung nhiều mặt và có tính chất tổng hợp trong việc tham vấn
về mặt tổ chức, điều hành công việc lãnh đạo, chỉ đạo và tổ chức công việc
của lãnh đạo cơ quan, tổ chức. Nhƣ vậy công tác tham mƣu bao gồm: Tham
vấn; tổng hợp là thống kê, xử lý thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý.
Việc tách hai nội dung trên đây là không cần thiết, trong nhiều trƣờng hợp là
không thể thực hiện đƣợc hoặc dẫn đến phiến diện, chủ quan trong hoạt động
ra quyết định quản lý. [15, tr12]

9
Hoạt động của cơ quan, tổ chức diễn ra phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác
nhau có tính chủ quan hoặc khách quan. Muốn có đƣợc những quyết định
đúng đắn, khoa học, ngƣời lãnh đạo không chỉ dựa vào ý chí chủ quan của
mình mà còn phải xét đến những yếu tố khách quan nhƣ ý kiến tham gia của
cấp quản lý, những ngƣời trợ giúp. Văn phòng có vai trò chủ yếu trong việc
thu thập, phân tích và tổng hợp những ý kiến đó. Hoạt động này mang tính
chất tham vấn và chuyên môn sâu nhằm giúp lãnh đạo lựa chọn quyết định tối
ƣu. Mặt khác, kết quả tham vấn phải xuất phát từ việc xử lý khoa học, đầy đủ
và chính xác thông tin đầu vào, đầu ra, kể cả những thông tin phản hồi và Văn
phòng thu thập đƣợc.
Nhƣ vậy nội dung tham mƣu, tổng hợp của Văn phòng là hai công việc
cùng nhằm một mục đích thống nhất là trợ giúp cho lãnh đạo, thủ trƣởng các
cơ quan đơn vị, tổ chức….. có cơ sở khoa học để lựa chọn quyết định quản lý
tối ƣu nhất phục vụ cho mục tiêu hoạt động của cơ quan. Hai hoạt động này
không thể tách rời, tham mƣu cần có sự tổng hợp và tổng hợp để tham mƣu.
* Chức năng hậu cần
Văn phòng vừa là đơn vị nghiên cứu, đề xuất ý kiến với lãnh đạo, vừa là
đơn vị trực tiếp thực hiện công việc sau khi lãnh đạo cho ý kiến phê duyệt.
Văn phòng mua sắm, quản lý, tổ chức sử dụng toàn bộ cơ sở vật chất, kỹ thuật
của cơ quan. Các điều kiện vật chất nhƣ nhà cửa, phƣơng tiện, trang thiết bị,
tài chính,…. Là một trong những yếu tố quan trọng đảm bảo vận hành bình
thƣờng công việc của mọi cơ quan, tổ chức…… Chúng phải đƣợc quản lý sắp
xếp, phân phối và không ngừng đƣợc bổ sung để cung cấp kịp thời, đầy đủ
cho mọi nhu cầu hoạt động của cơ quan, tổ chức đó. Đó chính là chức năng
hậu cần của Văn phòng, đây là công việc hoạt động quan trọng trong việc
nâng cao hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Nguyên tắc hoạt động
này là phải áp dụng phƣơng thức quản lý sao cho với chi phí thấp nhất mà đạt
hiệu quả cao nhất.

10
Hai loại công tác nêu trên luôn có mối quan hệ chặt chẽ với nhau đều
nhằm đáp ứng nhu cầu công tác của lãnh đạo, chỉ đạo của thủ trƣởng cơ quan.
1.1.2.2. Nhiệm vụ của Văn phòng
Ở mỗi đặc thù các cơ quan khác nhau nên Văn phòng của cơ quan đó có
thể đƣợc giao nhiệm vụ cụ thể khác nhau. Nhƣng nhìn chung Văn phòng đều
chung một số nhiệm vụ cụ thể chủ yếu sau:
- Xây dựng chƣơng trình công tác của cơ quan và đôn đốc thực hiện
chƣơng trình đó; bố trí sắp xếp chƣơng trình làm việc hàng tuần, quý, 6 tháng,
năm của cơ quan;
- Thu thập, xử lý, quản lý và tổ chức sử dụng thông tin để từ đó tổng
hợp, báo cáo tình hình hoạt động của các đơn vị trong cơ quan; đề xuất, kiến
nghị các biện pháp thực hiện phục vụ sự chỉ đạo và điều hành của thủ trƣởng;
Thực hiện nhiệm vụ tƣ vấn văn bản cho thủ trƣởng và chịu trách nhiệm
về tính pháp lý, kỹ thuật soạn thảo văn bản của cơ quan ban hành;
- Thực hiện công tác Văn thƣ - Lƣu trữ; giải quyết các văn thƣ, tờ trình
của các đơn vị và cá nhân theo quy chế của cơ quan; tổ chức theo dõi việc giải
quyết các văn thƣ tờ trình đó;
- Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại, giúp cơ quan, tổ chức trong công
tác thƣ từ, tiếp dân, giữ vai trò là chiếc cầu nối cơ quan, tổ chức mình với cơ
quan, tổ chức khác, cũng nhƣ với nhân dân nói chung;
- Lập kế hoạch tài chính, dự toán kinh phí hàng năm, hàng quý, dự kiến
phân phối hạn mức kinh phí, báo cáo kế toán, cân đối hàng quý, hàng năm;
chi trả tiền lƣơng, tiền thƣởng, chi tiêu nghiệp vụ theo chế độ nhà nƣớc và
quyết định của thủ trƣởng;
- Mua sắm trang thiết bị; xây dựng cơ bản, sửa chữa quản lý cơ sở vật
chất, kỹ thuật, phƣơng tiện làm việc của cơ quan; đảm bảo các yêu cầu hậu
cần cho hoạt động và công tác của cơ quan;

11
- Tổ chức thực hiện công tác y tế, bảo vệ sức khỏe; bảo vệ trật tự an toàn
cơ quan; tổ chức phục vụ các cuộc họp, lễ nghi khánh tiết, thực hiện công tác
lễ tân, tiếp khách một cách khoa học và văn minh;
Thƣờng xuyên kiện toàn bộ máy, xây dựng đội ngũ cán bộ công chức
trong Văn phòng, từng bƣớc hiện đại hóa công tác Hành chính - Văn phòng;
chỉ đạo và hƣớng dẫn nghiệp vụ Văn phòng cho các Văn phòng cấp dƣới hoặc
đơn vị chuyên môn khi cần thiết. [15, tr.13 - 14]
1.1.3. Vị trí, vai trò của Văn phòng
Một là: Tạo điều kiện thuận lợi cho các hoạt động của cơ quan, tổ chức.
Văn phòng đảm nhận vai trò là cầu nối thông tin, hỗ trợ sự phối hợp hoạt
động của các phòng, ban chuyên môn nhằm thực hiện mục tiêu chung của cả
cơ quan. Mặt khác Văn phòng có nhiệm vụ thu thập, xử lý, phân tích thông tin
từ đó có những dự báo chính xác phục vụ cho quá trình quản lý, điều hành
đơn vị của các nhà lãnh đạo. Đồng thời Văn phòng còn giúp lãnh đạo thoát
khỏi những việc mang tính sự vụ thông thƣờng; đảm bảo điều kiện vật chất kỹ
thuật cần thiết nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho các hoạt động của cơ quan.
Hai là: Tạo nề nếp làm việc khoa học trong cơ quan và nâng cao năng
suất lao động của đơn vị. Văn phòng giúp lãnh đạo xây dựng quy chế đảm
bảo việc thực hiện quy chế. Điều này thực hiện tốt sẽ tạo nên phong cách, nề
nếp làm việc khoa học, tránh tình trạng lộn xộn, chồng chéo giữa các đơn vị;
đồng thời tạo đƣợc tâm lý thoải mái, chủ động, tự giác trong thực thi công
việc của cán bộ, công chức. Ngoài ra Văn phòng còn phụ trách công tác theo
dõi thi đua khen thƣởng, đảm bảo điều kiện vật chất, tổ chức các hoạt động
văn hóa, thể thao… giúp cho cán bộ, công chức gắn bó với cơ quan, tạo động
lực cho họ phấn đấu, vì đó mà năng xuất lao động cũng đƣợc nâng cao.
Ba là: Cung cấp kịp thời thông tin trong quản lý. Văn phòng là bộ phận
thu thập và xử lý thông tin bƣớc đầu cho lãnh đạo. Thông tin đƣợc cập nhật

đầy đủ, chính xác và đƣợc phân tích một cách khoa học sẽ giúp lãnh đạo đƣa
ra các quyết định kịp thời, chính xác phù hợp với thực tế.


12
Nhƣ vậy, Văn phòng đóng vai trò quan trọng đối với hoạt động của các
cơ quan hành chính nhà nƣớc. Do vậy việc nâng cao hiệu quả hoạt động của
Văn phòng, đặc biệt là công tác tham mƣu tổng hợp của Văn phòng cần đƣợc
quan tâm chú trọng.
1.2. Hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân
dân cấp quận, huyện
1.2.1. Chức năng của Văn phòng Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân
dân cấp quận, huyện
Nghị định 14/2008/NĐ - CP ngày 04/02/2008 của Chính phủ quy định
tại Điều 7 các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, quận, thị xã trực
thuộc tỉnh “Văn phòng HĐND-UBND là cơ quan tham mƣu tổng hợp cho
UBND về hoạt động của UBND; tham mƣu, giúp UBND cấp quận, huyện về
công tác tham mƣu cho Chủ tịch UBND về chỉ đạo, điều hành của chủ tịch
UBND; cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của HĐND-UBND
và các cơ quan nhà nƣớc ở địa phƣơng; đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật cho
hoạt động của HĐND - UBND”.
Nhƣ vậy, với yêu cầu về chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng HĐNDUBND quận, huyện đƣợc quy định tại Nghị định 14 có thể thấy chức năng tham
mƣu tổng hợp cho UBND về hoạt động của UBND đƣợc đặt vị trí hàng đầu
Tham mƣu tổng hợp có nghĩa là tham mƣu ngay chính trong nhiệm vụ
tổng hợp, vì tổng hợp không chỉ đơn thuần là kết quả của phép cộng mà hàm
chứa tính chất tham mƣu đề xuất giải pháp xử lý công việc ngay trong công
tác tổng hợp chứ không phải tổng hợp riêng rẽ. Ngoài ra, tham mƣu tổng hợp
không chỉ ở một lĩnh vực nhất định nào đó mà phải về hoạt động ở một cấp
chính quyền bao gồm cả về kinh tế, xã hội, an ninh, quốc phòng, văn hóa, tài
nguyên, môi trƣờng… có nghĩa là tất cả những hoạt động của đời sống xã hội

diễn ra hàng ngày, hàng giờ ở địa phƣơng nhƣ thế nào thì hoạt động của


13
UBND phải thực hiện trách nhiệm và thẩm quyền quản lý đến đó. Muốn thực
hiện chức năng tham mƣu tổng hợp, đòi hỏi các cán bộ làm công tác này tại
Văn phòng phải có một trình độ năng lực tổng hợp thực sự về quản lý nhà
nƣớc, thƣờng xuyên cập nhật thông tin, hiểu biết phong phú về xã hội và sâu
sát tình hình địa phƣơng.
Chức năng tham mƣu tổng hợp của Văn phòng có điểm khác biệt so với
chức năng tham mƣu tổng hợp của các đơn vị chuyên môn trong UBND quận,
huyện. Nếu nhƣ các đơn vị chuyên môn tham mƣu cho lãnh đạo chuyên sâu
vào từng lĩnh vực cụ thể nhƣ công tác tài chính, kế hoạch, xây dựng cơ bản, tổ
chức cán bộ,…. Thì năng lực tham mƣu tổng hợp của Văn phòng chủ yếu về
tổ chức điều hành công việc trong cơ quan.
1.2.2. Nhiệm vụ của Văn phòng Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân
dân cấp quận, huyện
Tùy theo đặc thù mà mỗi quận, huyện có những quy định khác nhau về
nhiệm vụ cụ thể của Văn phòng. Tuy nhiên, nhìn chung Văn phòng HĐNDUBND quận, huyện có những nhiệm vụ chủ yếu sau:
1.2.2.1. Xây dựng kế hoạch, chương trình công tác
Kế hoạch, chƣơng trình công tác là sự định hình, dự báo mục tiêu, định
hƣớng và phƣơng thức thực hiện các mục tiêu định hƣớng đó của cơ quan, tổ
chức trong một khoảng thời gian nhất định. [15, tr.42]
Văn phòng có nhiệm vụ xây dựng chƣơng trình công tác tháng, quý, năm
và lịch làm việc hàng tuần của HĐND-UBND huyện. Chƣơng trình, kế hoạch,
lịch làm việc là cơ sở để thƣờng trực HĐND, lãnh đạo UBND quận, huyện
chỉ đạo, điều hành công việc một cách chủ động, có kế hoạch. Chƣơng trình,
kế hoạch, lịch làm việc giúp cho hoạt động của từng cán bộ, công chức
UBND quận, huyện có mục tiêu và nhiệm vụ cụ thể, rõ ràng, luôn luôn chủ
động, không bị cuốn vào những công việc sự vụ.

Ngoài ra Văn phòng còn có nhiệm vụ giúp UBND quận, huyện thƣờng
xuyên theo dõi kiểm tra, đôn đốc việc chuẩn bị các đề án của cơ quan chuyên


14
môn, UBND xã, phƣờng, thị trấn và các cơ quan, tổ chức liên quan; định kỳ 6
tháng và hàng năm báo cáo UBND quận, huyện kết quả công việc thực hiện
chƣơng trình công tác của UBND quận, huyện.
1.2.2.2. Công tác thu thập, xử lý và cung cấp thông tin
Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nƣớc, thông tin đóng một vai
trò quan trọng. Thông tin là đối tƣợng và là mục tiêu của cán bộ công chức
trong các cơ quan nhà nƣớc, là công cụ đắc lực của ngƣời quản lý. Nó là căn
cứ để ban hành các quyết định, các mệnh lệnh trong quan lý điều hành.
Thông tin sau khi thu thập phải xử lý, nghĩa là thông tin đƣợc kiểm tra,
phân tích đánh giá, xác định đối tƣợng cần khai thác, sử dụng; xử lý về mặt
kỹ thuật, bảo quản lƣu trữ. Thông tin cần sử dụng một cách có hiệu quản nhất
cho hoạt động của cơ quan, tổ chức.
Văn phòng có nhiệm vụ thu thập, xử lý, biên tập tin về tình hình các sự
kiện, các hoạt động và đang liên quan đến đối tƣợng bị quản lý nhằm thực
hiện tốt các công việc nhƣ:
Phục vụ cho lãnh đạo UBND huyện giải quyết các công việc hàng ngày;
Đáp ứng các yêu cầu về thông tin để lãnh đạo UBND quận, huyện quyết
định chủ trƣơng, biện pháp nhằm thực hiện chức năng nhiệm vụ của cơ quan;
Kiểm điểm việc thực hiện các quyết định, chỉ thị, chƣơng trình, kế hoạch
công tác đã đề ra.
Ngoài việc xây dựng các dữ liệu thông tin, lƣu trữ thông tin và tổ chức
phục vụ các yêu cầu khai thác, sử dụng thông tin, Văn phòng còn là đầu mối
cung cấp thông tin về hoạt động của UBND quận, huyện cho các tổ chức và
cá nhân theo quy định.
1.2.2.3. Công tác tổ chức hội họp

Hội họp là hình thức hoạt động của cơ quan hoặc tiếp xúc có tổ chức
mục tiêu của một tập thể nhằm quyết định một vấn đề thuộc thẩm quyền hoặc
thảo luận ý kiến để tƣ vấn, kiến nghị. [15, tr.48]


15
Văn phòng HĐND-UBND quận, huyện có nhiệm vụ tổ chức và phục vụ
các kỳ họp HĐND-UBND cấp quận, huyện; các phiên họp UBND cấp quận,
huyện; các cuộc họp, làm việc, tiếp khách của thƣờng trực HĐND, Chủ tịch,
các Phó chủ tịch UBND cấp quận, huyện theo quy định. Thực hiện tốt công
tác này sẽ giúp UBND quận, huyện hoạt động có hiệu quả hơn nhờ tạo đƣợc
sự phối hợp hành động trong công việc, nâng cao tinh thần tập thể; phát huy
sự tham gia rộng rãi vào các công việc của các cơ quan, đơn vị; khai thác trí
tuệ tập thể,….
1.2.2.4. Công tác xây dựng văn bản
Văn bản là phƣơng tiện ghi tin, chuyển tin hữu hiệu và chính xác. Thông
tin tồn tại trong văn bản bao gồm thông tin chính trị, kinh tế, xã hội, pháp lý
và quản lý…. Mọi cơ quan nhà nƣớc sử dụng văn bản nhƣ một phƣơng tiện
hữu hiệu để thực hiện truyền đạt các quyết định quản lý. Tuy vậy việc soạn
thảo, ban hành trong nhiều cơ quan còn nhiều bộc lộ sai sót cả về nội dung và
hình thức.
Văn phòng HĐND-UBND quận, huyện là bộ phận chịu trách nhiệm
chính trong việc trợ giúp lãnh đạo UBND quận, huyện soạn thảo và ban hành
văn bản đúng thẩm quyền, đúng trình tự và đạt đƣợc các yêu cầu về cả nội
dung và hình thức.
1.2.2.5. Công tác Văn thư - Lưu trữ
Công tác Văn thƣ có ý nghĩa đảm bảo cung cấp một cách kịp thời, đầy
đủ, chính xác những thông tin cần thiết, phục vụ nhiệm vụ quản lý nhà nƣớc
cơ quan đƣợc nhanh chóng, chính xác, có năng suất, chất lƣợng đúng đƣờng
lối, chính sách, nguyên tắc và chế độ; bảo đảm giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà

nƣớc và của cơ quan. Công tác văn thƣ là hoạt động bảo đảm thông tin bằng
văn bản phục vụ cho công tác quản lý bao gồm các nội dung: Xây dựng ban
hành văn bản, tổ chức quản lý giải quyết văn bản, quản lý sử dụng con dấu.


16
Công tác lƣu trữ tài liệu nhằm phục vụ công tác quản lý, nghiên cứu
khoa học và các nhu cầu cá nhân, đồng thời là phƣơng tiện để kiểm tra hoạt
động của bộ máy quản lý nhà nƣớc. Nội dung công tác lƣu trữ bao gồm các
khâu nhƣ: Sƣu tầm, thu thập, bổ sung tài liệu; phân loại, chỉnh lý tài liệu; xác
định giá trị tài liệu; thống kê, bảo quản tài liệu; xây dựng hệ thống cổng tra
tìm tài liệu; tổ chức phục vụ khai thác sử dụng tài liệu.
Công tác Văn thƣ - Lƣu trữ gắn liền với tất cả mọi chức năng của Văn
phòng, giúp cho lãnh đạo UBND quận, huyện và các cơ quan thuộc UBND
quận, huyện tiếp cận đầy đủ mọi thông tin theo sự phân công, chức năng,
hoàn chỉnh công đoạn cuối cùng của các văn bản đi, quản lý và giúp cho việc
tra cứu mọi thông tin thuận lợi, chính xác, đầy đủ.
1.2.2.6. Công tác lễ tân giao tiếp
Giao tiếp trong hành chính là hoạt động xác lập mối quan hệ và sự tiếp xúc
giữa con ngƣời với nhau thỏa mãn những nhu cầu nhất định của quản lý hành
chính. Lễ tân trong hành chính là những quy định về cách ứng xử, tiếp xúc trong
quan hệ chính thức đối với các cá nhân, tổ chức trong và ngoài cơ quan.
Việc giao tiếp đòi hỏi phải tuân theo những quy tắc xử sự nhất định để
đảm bảo phép lịch sự và sự lợi ích giữa các bên tham gia giao tiếp. Đối tƣợng
giao tiếp có thể là những khách bên ngoài hoặc nội bộ, là những ngƣời đến
giao dịch với cơ quan, công dân đến đƣa thƣ khiếu nại, tố cáo, …….Chính vì
vậy, hoạt động giao tiếp cần đảm bảo theo đúng nghi thức nhà nƣớc, phù hợp
với truyền thống dân tộc và tập quán quốc tế.
Đối với cơ quan quản lý hành chính nhà nƣớc nói chung và UBND quận,
huyện nói riêng, việc tổ chức công tác lễ tân, giao tiếp có ý nghĩa rất quan

trọng. Nó tạo nên không khí cởi mở, tạo đƣợc thiện cảm với các cơ quan, tổ
chức bên ngoài khi đến làm việc mà không mất đi sự nghiêm túc nơi công sở,
đồng thời tạo ra môi trƣờng giao tiếp thể hiện văn hóa, văn minh công sở đậm
nét của tổ chức. Do vậy cán bộ, công chức làm việc tại văn phòng có trách
nhiệm thực hiện tốt công việc nhƣ: Bảo vệ, lễ tân, khách đến liên hệ công tác,
khách đến hội họp và làm việc, hay việc nghe trả lời điện thoại…