Bài tập môn phát triển khả năng lãnh đạo

Phát triển khả năng lãnh đạo

BÀI TẬP CÁ NHÂN
Môn học: Phát triển khả năng lãnh đạo

ĐỀ SỐ 4

1


Phát triển khả năng lãnh đạo

Nêu và giải thích một cách chi tiết những bước bạn sẽ làm nếu bạn quyết định
thực hiện quy trình ra quyết định theo hướng khuyến khích nhân viên tham gia
tại tổ chức mình. Hãy đưa ra lập luận về quá trình và loại quyết định mà bạn
định thử nghiệm và giải thích lý do. Nêu lên những điểm có lợi và hạn chế của
quy trình mà bạn có thể dự đoán cả về lý thuyết và thực hành.

BÀI LÀM

PHẦN MỞ ĐẦU

Đưa ra quyết định là một trong những kỹ năng quan trọng nhất của người lãnh
đạo. Nhiều hoạt động của người lãnh đạo và quản trị liên quan đến việc ra và
thực hiện quyết định. Một quyết định có thể gây ảnh hưởng tích cực hoặc tiêu
cực đến một tổ chức, nó chi phối mọi hoạt động của các thành viên trong tổ
chức. Ra quyết định là một quá trình ý thức để lựa chọn một hay nhiều khả
năng nhằm đạt được những kết quả mong muốn.

Quá trình ra quyết định trong một tổ chức bao gồm: Xác định các vấn đề và cơ
hội, lựa chọn cách thức ra quyết định tốt nhất, xây dựng các giải pháp thay thế,

chọn ra các giải pháp tốt nhất, thực hiện các giải pháp đã chọn và đánh giá kết
quả của quyết định. Chủ đề này nghiên cứu việc ra quyết định theo hướng
khuyến khích nhân viên cùng tham gia trong quá trình ra quyết định và một loại
quyết định dự định thử nghiệm.

PHẦN NỘI DUNG

2


Phát triển khả năng lãnh đạo

I. Sự cần thiết của lãnh đạo tham gia
Lãnh đạo tham gia liên quan đến việc sử dụng các quy trình ra quyết định khác
nhau cho phép người khác có một mức độ ảnh hưởng nhất định đối với quyết
định của người lãnh đạo. Lãnh đạo tham gia có nhiều hình thức khác nhau.
Nhiều quy trình ra quyết định có thể được sử dụng để lôi kéo sự tham gia của
mọi người vào quá trình ra quyết định. Sau hơn 40 năm nghiên cứu về lãnh
đạo tham gia, các nhà nghiên cứu đã chỉ ra rằng lãnh đạo tham gia trong một số
trường hợp dẫn đến mức độ hài lòng cao hơn, nỗ lực cao hơn, kết quả làm việc
cao hơn.Cụ thể nó là một biện pháp thiết thực để động viên nhân viên. Mọi
người khi tham gia vào quá trình ra quyết định sẽ cảm thấy mình phần nào đó
đang làm chủ những quyết định của tổ chức. Từ đó họ cũng lo lắng và quan tâm
hơn đến sự thành công hay thất bại của kế hoạch. Tiếp đến, nó sẽ giúp nhà lãnh
đạo đào tạo và huấn luyện nhân viên một cách hiệu quả hơn. Cuối cùng, nó sẽ
cải thiện mối quan hệ giữa người lãnh đạo và nhân viên, nhân viên luôn có cảm
giác họ là một phần của tập thể, họ được làm chủ, không phải là người làm
công, họ được nhà lãnh đạo đánh giá đúng về bản thân họ, họ sẽ tự tin, cống
hiến những sáng kiến cho tập thể.

II. Những bước thực hiện quy trình

Bước 1: Xác định vấn đề
Hãy xác định chính xác vấn đề cần phải đưa ra để quyết định và đảm bảo rằng
đây là một quyết định cần phải giải quyết, việc đưa ra các ý tưởng, mục tiêu
cần phải rõ ràng, cụ thể và mang tính khả thi.

3


Phát triển khả năng lãnh đạo

Bước 2: Phân tích các tình huống quyết định
Trong bước này, nhà lãnh đạo sẽ phải thực hiện những nội dung sau:

Đánh giá tầm quan trọng của quyết định: Chất lượng quyết định có thể sẽ quan
trọng nếu quyết định đó mang lại kết quả quan trọng cho đơn vị hoặc tổ chức
của nhà quản lý. Một số phương án lại hiệu quả hơn các phương án khác.

Xác định những người có kiến thức và kỹ năng liên quan: Các quyết định chưa
được định hình và người lãnh đạo không sở hữu thông tin và kỹ năng cần thiết
để đưa ra quyết định sáng suốt thì quyết định cần có sự tham gia của những
người có thông tin liên quan. Hoặc ngược lại khi nhà lãnh đạo có đầy đủ kỹ
năng và thông tin hoặc quyết định đòi hỏi sự chấp nhận của cấp dưới là đương
nhiên thì sự tham gia của nhân viên trong quá trình ra quyết định sẽ trở nên vô
nghĩa và dễ gây sự không hợp tác và thậm chí là thù địch. Vì vậy, người lãnh
đạo cần xác định được những người có kiến thức và kỹ năng liên quan để khai
thác và sử dụng kiến thức, hiểu biết của họ trong quá trình ra quyết định.

Đánh giá khả năng hợp tác của các thành viên tham gia: Sự tham gia sẽ khó có

cơ hội thành công trừ phi những người tham gia tiềm năng sẵn sàng hợp tác
trong việc tìm kiếm giải pháp cho vấn đề. Sự hợp tác sẽ có khả năng thành
công hơn khi quyết định mang tính quan trọng cho cấp dưới và cấp dưới nhận
thức được rằng họ có một số ảnh hưởng đối với quyết định cuối cùng. Tuy
nhiên nhà lãnh đạo phải hết sức khéo léo vì nếu nhân viên hiểu rằng nhà lãnh
đạo đang cố gắng điều khiển họ thì sự tham vấn ý kiến sẽ không làm tăng chất
lượng và sự chấp nhận quyết định.

4


Phát triển khả năng lãnh đạo

Đánh giá khả năng quyết định được chấp nhận mà không có sự tham gia: Quy
trình tham gia sẽ tốn nhiều thời gian sẽ là không cần thiết nếu người lãnh đạo
có đủ kiến thức để đưa ra quyết định sáng suốt. Việc chấp nhận chuyên quyền
sẽ khả thi hơn nếu quyết định đó liên quan đến công việc mà mọi người muốn
làm, hoặc khi có một tình huống khủng hoảng xảy ra.

Đánh giá tính khả thi của việc tổ chức một cuộc họp: Tham vấn ý kiến cá nhân
hoặc tổ chức một cuộc họp thường cần có nhiều thời gian. Việc tổ chức một
cuộc họp sẽ rất khó nếu rất nhiều người muốn tham gia và họ làm việc ở nhiều
nơi. Do vậy, nhà lãnh đạo cần cân nhắc có cần thiết tổ chức lấy ý kiến hoặc tổ
chức họp hay không?

Bước 3: Khuyến khích sự tham gia
Khuyến khích mọi người bày tỏ các mối quan tâm: Trước khi tiến hành bất kỳ
sự thay đổi nào ảnh hưởng đến mọi người, cần tham khảo ý kiến của những
người đó. Một hình thức tham vấn ý kiến phù hợp đó là tổ chức các buổi gặp
mặt đặc biệt với những người sẽ bị ảnh hưởng bởi thay đổi để xác định mối

quan tâm của họ và giải quyết các mối quan tâm đó.

Đưa ra một đề xuất dự kiến: Sự tham gia sẽ tích cực hơn nếu bạn đưa ra đề xuất
dự thảo và khuyến khích mọi người đóng góp cải thiện đề xuất đó thay vì yêu
cầu mọi người phải góp ý cho một kế hoạch đã chi tiết và có vẻ như đã hoàn
chỉnh, khi đó có thể các thành viên nghĩ rằng việc lấy ý kiến chỉ là hình thức.

5


Phát triển khả năng lãnh đạo

Ghi lại các ý kiến và gợi ý: Khi một ai đó đưa ra một gợi ý, nên tiếp thu ý kiến
đó và thể hiện quan tâm đầy đủ chứ không bàng quan.

Tìm cách xây dựng dựa trên ý tưởng và gợi ý: Nhà lãnh đạo thay vì từ chối
thẳng thừng một đề xuất hoặc ý kiến có những nhược điểm rõ ràng, nên thảo
luận về những nhược điểm đó và sau đó xem xét các ý kiến đề xuất khác tốt
hơn nhưng lấy ý kiến ban đầu làm cơ sở.

Nên tế nhị khi thể hiện sự quan tâm đối với một đề xuất: Nếu nhà lãnh đạo
quan tâm đến một đề xuất, cần thể hiện sự quan tâm bằng cách lắng nghe, phân
tích tránh phủ nhận sạch trơn ảnh hưởng đến sự tự trọng của người đưa ra đề
xuất và làm họ có cảm giác không muốn đưa ra đề xuất nữa.

Lắng nghe các ý kiến phản đối mà không được bảo thủ: Để mọi người thể hiện
sự quan tâm và phê bình đối với kế hoạch hoặc đề xuất của nhà lãnh đạo cần
lắng nghe cẩn thận mà không có thái độ bảo thủ hoặc nóng giận.

Cố gắng sử dụng các gợi ý và giải quyết các mối quan tâm: Nhà lãnh đạo phải

thể hiện sự quan tâm thích đáng tới khả năng sử dụng các đề xuất, ý kiến và các
giải quyết các vấn đề mà người bạn hỏi ý kiến thổ lộ.

Thể hiện sự đánh giá cao các ý kiến gợi ý: Sự động viên, khích lệ và ghi nhận
của nhà lãnh đạo đối với các nhân viên sẽ là một nguồn động viên to lớn đối
với họ. Mọi người sẽ dễ dàng hợp tác hơn trong việc đưa ra quyết định và giải
quyết vấn đề nếu họ nhận được sự đánh giá thích đáng cho những đóng góp

6


Phát triển khả năng lãnh đạo

hữu ích của mình. Nên khen thưởng những cá nhân có những ý kiến hay và
hiểu biết sâu sắc. Cần cảm ơn và bày tỏ sự đánh giá cao các đề xuất hữu ích.
Giải thích tại sao một ý kiến hoặc đề xuất lại được sử dụng trong việc đưa ra
quyết định hoặc kế hoạch và ý kiến khác lại bị điều chỉnh để phù hợp hơn. Nếu
một ý kiến không được chấp nhận thì phải giải thích cho người đưa ra ý kiến đó
lý do tại sao ý kiến đó không khả thi.

Kết thúc bước 3 có thể coi là đã thành công quá trình khuyến khích sự tham gia
của nhân viên. Tuy nhiên, vẫn còn hai bước để kết thúc quá trình này.

Bước 4: Thực hiện các giải pháp
Làm rõ vấn đề: Nhà lãnh đạo phải đặt ra câu hỏi: Quyết định đưa ra là quyết
định gì? Hãy suy nghĩ chín chắn về những việc cần phải làm để thực hiện giải
pháp.
Xây dựng mục tiêu, ý tưởng rõ ràng và thời gian để thực hiện. Truyền đạt và
công khai mục tiêu cũng như các biện pháp thực hiện tới toàn bộ các thành viên
trong tổ chức để họ biết chính xác những việc họ cần làm và thời gian hoàn

thành.

Công bố các thông tin một cách rõ ràng cho các thành viên để thực hiện giải
pháp. Nếu nhân viên cùng tham gia vào việc thực hiện quyết định mà không
thông hiểu những kết quả mong muốn đạt được và vai trò của họ, thì việc thực
hiện sẽ không đạt hiệu quả như mong muốn.

7


Phát triển khả năng lãnh đạo

Luôn trao đổi kinh nghiệm và tìm kiếm sự hỗ trợ, tư vấn của mọi người. Hãy
chuẩn bị để xin được hỗ trợ về kinh nghiệm và tư vấn của người khác ngay từ
khi nhà lãnh đạo dự kiến làm thế nào để thực hiện một quyết định. Việc thực
hiện, nhất là đối với những quyết định phức tạp, đòi hỏi lên kế hoạch cẩn thận,
thường là đặc biệt. Không nên cố gắng tự làm tất cả mọi việc.

Lường trước những rủi ro có thể gặp phải. Luôn có nhiệt huyết và tính quyết
đoán trong quá trình thực thi quyết định. Một quyết định sáng tạo đòi hỏi sự
thực hiện phải có tính sáng tạo. Không nên áp dụng một qui trình thực hiện duy
nhất có tính “tiêu biểu” vào mọi quyết định.

Hãy là tấm gương cho mọi nhân viên noi theo, phải có tinh thần làm việc một
cách tích cực, tự đặt ra những mục tiêu để phấn đấu.

Đặt niềm tin vào đội ngũ những người đồng sự rằng mọi người trong tổ chức
luôn làm tốt hơn nữa, hãy để mọi người thực thi công việc để đạt được các mục
tiêu đã đặt ra, đừng tìm cách dừng lại việc thực hiện quyết định đã đặt ra.

Bước 5: Đánh giá kết quả của quyết định.
Nhà lãnh đạo cần xem xét việc thực hiện quyết định có được tiến hành theo
đúng những trình tự theo kế hoạch đã xây dựng? những mục tiêu đặt ra có đạt
được không?

Xem xét, đánh giá lại toàn bộ tính hiệu quả của quyết định và quá trình ra quyết
định.
8


Phát triển khả năng lãnh đạo

Tổng kết rút kinh nghiệm về những gì đã làm được và những gì chưa làm được,
có những chính sách động viên, khích lệ để ghi nhận sự đóng góp của các thành
viên trong tổ chức.

III.Lập luận về loại quyết định tham vấn ý kiến, những thuận lợi và hạn
chế
Thử nghiệm loại quyết định tham vấn ý kiến trong quá trình ra quyết định của
mình.

1. Lập luận về loại quyết định tham vấn ý kiến
-

Người lãnh đạo sẽ hỏi ý kiến người khác.

-

Người lãnh đạo sẽ đó tự mình đưa ra quyết định sau khi xem xét kỹ
lưỡng các đề xuất và mối quan tâm của mọi người

-

Tham vấn ý kiến thường diễn ra không chính thức trong quá tình tiếp
xúc lặp đi lặp lại với người khác.

-

Tham vấn có thể diễn ra trong một cuộc thảo luận ngắn trong hội trường,
sau một cuộc họp hoặc một sự kiện xã hội,…

-

Tham vấn ý kiến có thể về việc phân tích một vấn đề chứ không phải là
một sự lựa chọn giữa các giải pháp, hoặc tham vấn về một quyết định
cuối cùng trong số rất ít giải pháp được đưa ra sẵn.

-

Người lãnh đạo chọn giải pháp mang tính hiệu quả cao nhất.

-

Tham vấn ý kiến đảm bảo tính khách quan của quá trình ra quyết định.

9


Phát triển khả năng lãnh đạo

Trên thực tế, loại quyết định tham vấn ý kiến có thể được coi là:

-

Tham vấn ý kiến tỏ ra hiệu quả khi những người tham gia ý kiến có
những kiến thức và kỹ năng tốt trong vấn đề liên quan.

-

Những người tham gia ý kiến phải có cùng một mối quan tâm và mục
tiêu chung. Không có ý kiến tham gia mang tính lợi ích cá nhân.

-

Tham vấn ý kiến có thể được coi như "con dao hai lưỡi", nó có thể mang
lại hiệu quả cao vì tận dụng được những lợi ích của loại quyết định này
nhưng cũng có thể gây ra mâu thuẫn trong tổ chức và có thể dẫn đến phá
vỡ tổ chức.

-

Người lãnh đạo chọn loại quyết định này phải hết sức linh hoạt, khéo
léo. Phải rất khéo léo trong phản ứng khi không sử dụng được những ý
kiến đóng góp của mọi người để tránh xúc phạm tới tính tự trọng của
người tham gia như đã đề cập ở phần lãnh đạo tham gia.

-

Người lãnh đạo cũng cần có bộ óc thông minh, quyết đoán đủ tầm phân
tích được ý kiến nào là vì lợi ích chung của tập thể, nhóm, mang lại hiệu

quả cao, ý kiến nào không mang tính xây dựng, vì lợi ích cá nhân.

2. Thuận lợi của loại quyết định tham vấn ý kiến:
-

Sự tham vấn có thể làm tăng chất lượng của quyết định do tận dụng được
kiến thức, kỹ năng xử lý, các giải pháp khả thi, kinh nghiệm của những
thành viên trong nhóm.

-

Tham vấn có thể làm tăng khả năng chấp nhận của cấp dưới bằng cách
tạo cho họ cảm nhận về sự sở hữu quyết định, họ là người được quyết
định.

10


Phát triển khả năng lãnh đạo

-

Phát triển kỹ năng ra quyết định của cấp dưới bằng cách cho họ trải
nghiệm việc phân tích vấn đề, đánh giá giải pháp

-

Tham vấn ý kiến có thể hỗ trợ giải quyết xung đột và xây dựng nhóm.

-

Tham vấn ý kiến ngang cấp có thể tạo thuận lợi cho việc phối hợp và
hợp tác giữa các đơn vị.

-

Tham vấn ý kiến cấp trên cho phép người lãnh đạo hiểu được cảm nhận
của cấp trên về vấn đề và dự đoán được phản ứng với các đề xuất.

3. Hạn chế của loại quyết định tham vấn ý kiến
-

Tham vấn ý kiến tốn nhiều thời gian hơn các loại quyết định khác.

-

Tham vấn ý kiến thái quá đối với cấp trên sẽ cho thấy người lãnh đạo đó
thiếu tự tin và sáng tạo.

Ví dụ minh chứng cho tính hiệu quả của loại quyết định tham vấn ý kiến:
Việc xây dựng kế hoạch kinh doanh của một doanh nghiệp, đòi hỏi nhà lãnh
đạo phải tham vấn ý kiến của các phòng ban liên quan, bộ phận tổ chức cung
cấp các thông tin về khả năng các nguồn lực về con người, bộ phận kỹ thuật,
sản xuất cung cấp các thông tin về nguyên nhiên liệu để sản xuất, bộ phận
Marketing cho biết thông tin về thị phần hoạt động của đơn vị, bộ phận tài
chính cho biết thông tin về nguồn lực, tiền vốn để sản xuất ... Vì vậy để đưa ra
được một quyết định hợp lý và có tính khả thi nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra,
thay vì tự ý quyết định, nhà lãnh đạo cần tham khảo ý kiến của tất cả các bộ
phận liên quan trong tổ chức

PHẦN KẾT LUẬN
11


Phát triển khả năng lãnh đạo

Người lãnh đạo luôn phải ra quyết định, quyết định của người lãnh đạo giữ vai
trò vô cùng quan trọng vì nó không chỉ ảnh hưởng đến kết quả công việc của
anh ta và nhóm của anh ta mà còn liên quan đến rất nhiều cá nhân, tập thể khác.
Do vậy, một quyết định chính xác và khách quan là rất cần thiết, vì lẽ đó lãnh
đạo tham gia được nhiều nhà lãnh đạo ưa chuộng và sử dụng. Tuy nhiên trái đất
luôn vận động, cuộc sống, công việc và mọi vấn đề luôn thay đổi, sau khi học
tập và nghiên cứu môn học này, bản thân tôi cũng như các học viên khác trong
lớp sẽ vận dụng thành công các kiến thức cơ bản đã được học vào thực tiễn, là
một nhà lãnh đạo giỏi cần phải vận dụng hết sức linh hoạt, nhạy bén các
phương pháp, để lựa chọn loại quyết định phù hợp với từng tình huống và hoàn
cảnh.

TÀI LIỆU THAM KHẢO
- Tài liệu môn Quản trị hành vi tổ chức.
- Tài liệu môn Phát triển khả năng lãnh đạo.
-
- />-
-
-

12


Phát triển khả năng lãnh đạo

13